Tema 13 Como hacer una presentacin

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ndice
1. Para iniciar 1.1 Objetivo del tema 1.2 Qu hara usted? 2. Lo que debo saber 2.1 Conceptos bsicos 2.2 Pasos 2.3 Consejos 59 72 74 57 57

3. Manos a la obra 3.1 Caso prctico 3.2 Herramientas 75 79

4. Para terminar 4.1 Repaso de conceptos vistos 4.2 Para profundizar en el tema 82 82

Bibliografa Acerca del autor

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Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

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Como hacer una presentacin

Autores: Katie Carlone, Nick Morgan y Linda A. Hill

Parte 1: Para iniciar

1.1 Objetivo del tema Este tema contiene informacin con la cual usted aprender a:

Preparar una presentacin eficaz hecha a medida de su pblico y situacin. Hacer una presentacin eficaz que genere accin. Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la presentacin.

1.2 Qu hara usted? Roberto apag el video y sacudi la cabeza en seal de frustracin. Por qu esa presentacin haba resultado tan aburrida? Haba estudiado a su pblico, investigado el tema y trabajado durante horas para desarrollar una charla clara y concisa. Cuando revis el video nuevamente, not algunos puntos problemticos: Su mirada estaba dirigida a los apuntes, el pblico pareca perdido y l tampoco resultaba muy carismtico. Roberto saba que l era ingenioso, amigable y hasta un buen transmisor de historias. Se preguntaba cmo podra aplicar su propia personalidad a una presentacin para atraer mejor la atencin del pblico. Qu hara usted? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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Qu podra hacer usted? En principio Roberto, podra haber mantenido mayor contacto visual con la audiencia, utilizado un tono informal y haber consultado sus apuntes slo cuando lo necesitara. Luego, podra haber preparado algunas imgenes para ilustrar los puntos clave de su charla. Las imgenes habran ayudado a que el pblico se mantuviera atento. Por ltimo, podra haber incorporado ancdotas o ejemplos relevantes que respaldaran su material, sin distraer del mensaje general. Implementar estas medidas le habra permitido realizar una presentacin ms atractiva y eficaz. En este tema, usted aprender cmo preparar, practicar y presentar informacin para lograr los resultados deseados. Comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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Parte 2: Lo que debo saber

2.1 Conceptos bsicos El objetivo de las presentaciones Las presentaciones constituyen una forma poderosa de comunicar su mensaje a un grupo. Representan la oportunidad de reunir a su pblico en una sala para participar de un dilogo interactivo. Use las presentaciones para:

Persuadir al pblico para que adopte un determinado curso de accin. Transmitir algo que desea que el pblico sepa. Adaptar la informacin a las necesidades de un pblico en particular. Abrir un foro de discusin de ideas polmicas o desafiantes. Saber cmo reacciona la gente ante una situacin o idea. Obtener compromiso. Hacer que el pblico participe en el diseo de la solucin para un problema.

Distintos tipos de presentaciones

De ventas beneficios, caractersticas y razones para comprar. Para persuadirRazones para seguir una determinada idea o curso. Para informar del estado de algo De un proyecto, de un grupo de tareas o de la venta de un producto. Para mostrar un productoCmo funciona una cosa. De estrategia o planificacin comercialCules son las metas.

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Las presentaciones no sirven para brindar informacin detallada. Su objetivo determina el tipo de presentacin que debe elegir. Tambin deber adaptar su presentacin a lo siguiente:

El tamao de la audiencia (grande, mediana, pequea). La formalidad de la situacin. La frecuencia de la reunin (nica vez, ocasional, frecuente). El momento del da y otras caractersticas particulares de la ocasin.

a) Preparacin b) Partes de la presentacin

Organizacin de una presentacin

c) Ensayo d) Durante la presentacin e) Evaluacin

a) Cmo preparar la presentacin Defina su objetivo El objetivo de su presentacin es el resultado que usted desee obtener: persuasin, discusin, aprobacin, comentarios o ventas. Formlese estas preguntas: "Por qu realizo esta presentacin?" y "Qu deseo que mi audiencia haga como consecuencia de ella?"

Desea informar, persuadir o vender? Desea que la audiencia comprenda, aprenda o realice alguna accin?
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Desea que la audiencia se comprometa? Incluya ejemplos y detalles que lo ayuden a lograr su objetivo. Omita todo elemento que resulte extrao, que pueda distraer o interferir.

Su objetivo tambin lo ayuda a determinar lo siguiente:

Si vale la pena realizar la presentacin. Si es conveniente realizar la presentacin para este pblico en particular en estas circunstancias especficas. Qu decir y cmo decirlo. Qu seguimiento se necesita. Posibles objeciones.

Comprenda a su pblico La presentacin es un dilogo interactivo entre usted y el pblico. Tiene que poder contestar las siguientes preguntas:

El tema es controvertido, conocido o nuevo para la audiencia? Quines componen la audiencia y qu relacin tienen con el tema? Qu informacin posee el pblico sobre el tema? Qu debe saber? Qu espera la audiencia del evento? Y de la presentacin? Est la audiencia acostumbrada a un cierto tipo de presentacin? Qu sabe el pblico sobre usted? Qu opinin tienen sobre usted? Por qu asisten a la presentacin? Van por eleccin o por obligacin? La audiencia demostrar entusiasmo? Corts? Aptica? Hostil? Existen otros obstculos, antecedentes o expectativas que sea necesario tener en cuenta?

Comprenda el contexto de su presentacin El contexto de la presentacin es muy importante para saber la respuesta que producir en el pblico. Debe tener en cuenta lo siguiente:

La situacin es formal o informal? Cuando realice la presentacin: En qu momento del da se encuentra, el pblico habr terminado de comer, trabajar o hacer alguna tarea activa? El pblico estar cansado o activo? Quin hablar antes que usted? Quin hablar despus? Cmo podra afectar esto la reaccin del pblico? Usted es el primer o ltimo orador del programa? del da? Prev responder preguntas o entregar copias de su presentacin? De cunto tiempo dispone para la presentacin? Puede comunicar el mensaje en ese tiempo? El lugar fsico de la presentacin requerir que usted adapte su charla? Qu control tiene sobre el entorno fsico?

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Establecer la estructura y los contenidos En general, la manera ms fcil de proceder es dividir el discurso en etapas.
Identifique los argumentos que sustentan su mensaje. Identifique en qu puntos es importante lograr la participacin, reaccin, acuerdo o aprobacin del pblico.

Defina el mensaje principal (objetivo).

Primera Etapa

Segunda Etapa

Tercera Etapa

El mensaje principal que eligi es realmente el ms importante? Recoge los objetivos de la presentacin? Los argumentos son comprensibles para toda su audiencia? Los contenidos convencern para que estn de acuerdo con usted? Las conexiones lgicas son explcitas? Qu argumentos debe desarrollar? Qu argumentos opuestos debe neutralizar?

Recuerde incluir slo los detalles que lograrn persuadir. Si no est seguro sobre el impacto de algn punto, exclyalo. b) Partes de una presentacin Todas las presentaciones constan de cuatro partes: la introduccin, el problema o necesidad, la solucin y la accin que se tomar. Durante la introduccin utilice un "gancho" (un comentario, pregunta, ancdota relevante, afirmacin o ejemplo) para lograr el inters y atencin de la audiencia. Ejemplo En los minutos de la introduccin de una presentacin, utilice un "gancho", y consiga la participacin del pblico, para atrapar su atencin. Presentador: Hoy estamos aqu para profundizar el tema de las transiciones de liderazgo. Cuntos de ustedes pasaron a desempear un nuevo papel gerencial en el ltimo ao? ...Bueno, es casi un cuarto de la audiencia. Quizs un poco ms. Y cuantos tuvieron un ...Un tercio, o casi la mitad. nuevo supervisor durante el ltimo ao?

Bien. Veamos cuntos pasaron a desempear un nuevo papel o tuvieron un nuevo supervisor durante los ltimos dos aos?...Casi todos!

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As que, como ven, TODOS participamos en transiciones de liderazgo. Y cuanto ms hagamos para que estas transiciones resulten exitosas, mejor! Tambin utilice la introduccin para hacer lo siguiente:

Definir el objetivo de la presentacin. Establecer su credibilidad. Qu aspecto de mi trayectoria impresionar a esta audiencia en particular? Haga que otra persona con autoridad o credibilidad haga una introduccin a la presentacin que usted realizar. Describir la importancia del tema para la audiencia: Qu importancia tiene ese tema en particular para el pblico? Anticipar muy brevemente los principales puntos que cubrir.

La segunda parte de su presentacin es el enunciado de un problema o necesidad Aqu debe:

Aclarar a la audiencia por qu su mensaje es importante. Plantear un problema o necesidad claros que usted y la audiencia resolvern conjuntamente. Incorporar argumentos relevantes, ejemplos y una variedad de material que respalde la idea de la presentacin sin distraer del objetivo. Involucrar a la audiencia solicitando sus sugerencias y abordando sus necesidades y preocupaciones. Si procede, comprobar la respuesta de la audiencia hacia su presentacin solicitando comentarios al respecto.

La tercera parte de su presentacin, la solucin, aclara a la audiencia cmo cree usted que debe resolverse el problema o satisfacerse la necesidad. Aqu deber:

Ayudar a la audiencia a visualizar los beneficios de la solucin. Involucrar a la audiencia en el desarrollo de una accin. Expresar la solucin en trminos de las necesidades de la audiencia. Asegurarse de que la urgencia de la solucin satisface la necesidad existente.

Para concluir necesita instar a actuar enfticamente. Aqu deber:

Repetir el mensaje principal de la presentacin. Retomar, en las conclusiones, los puntos nombrados en la introduccin. Recomendar una accin determinada. Sugerir un acuerdo. Obtener compromiso o aceptacin. Realizar el cierre.

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Cmo captar el inters Para mantener un nivel de inters elevado en la audiencia:

Variedad de tonos de voz, tiempos, velocidad y lenguaje corporal. Ancdotas personales. Comparaciones. Humor. Ejemplos. Citas. Ilustraciones. Testimonios brindados por expertos. Estadsticas. Cuadros y grficos. Participacin de la audiencia. Energa, lenguaje corporal y contacto visual.

Haga que su presentacin resulte persuasiva Combine lgica, emocin y credibilidad personal para convencer a su audiencia. Su persuasin es en gran medida producto de su entusiasmo y creencia personal en el tema.

Cunto debe durar la presentacin? A menudo, deber acomodar su presentacin en un esquema horario desarrollado por otras personas. En otros casos, usted controlar el tiempo y podr determinar la duracin ptima de la presentacin.

Haga que la presentacin se extienda lo que sea necesario para comunicar su mensaje principal en forma clara y completa. Tmese slo el tiempo necesario para que resulte clara y completa dentro del tiempo asignado. Es mejor exponer menos puntos, pero exponerlos bien. Si no dispone de tiempo para aclarar o hacer entendible algn punto a su audiencia, resrvelo para otra presentacin. Es mejor terminar temprano que dejar la charla incompleta o apresurar su final. Planifique qu eliminar si se le agota el tiempo. Deje tiempo al final para que formulen preguntas como acto de cortesa.

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Uso de imgenes Las investigaciones demuestran que las personas retienen el 75% de lo que aprenden en forma visual, adems, una imagen es tres veces ms efectiva para transmitir informacin que las palabras. Las palabras e imgenes en conjunto son seis veces ms efectivas que las palabras solas.

Utilice imgenes para ayudar a la audiencia a:

Conservar la atencin. Recordar hechos. Comprender ideas, relaciones o diagramas fsicos. Darse cuenta de que usted est pasando a otro tema.

Las imgenes siempre ayudan a enfatizar un punto, pero existen varias reas en las que resultan particularmente eficaces.

Para introducir. Ayudan a concentrarse en el objetivo de la presentacin. Para presentar la agenda. Enumerar los elementos principales. Para resaltar puntos clave. Utilice palabras y frases fciles de recordar o ilustre los puntos con cuadros o grficos. Para revisar un proceso estructurado. Para cerrar. Una imagen poderosa del mensaje que desea que recuerden.

El nmero de imgenes debe ser el mnimo necesario. Y no utilice muchas diapositivas con texto que le sirva de gua, en lugar de eso, aprndase bien el discurso.

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Elija el soporte de exposicin de las imgenes Dispone de una gran variedad de soportes de exposicin de imgenes, incluyendo transparencias, diapositivas, presentacin electrnica, rotafolios y copias impresas. Debe considerar la flexibilidad, costo y adecuacin. Soportes Transparencias Ventajas
Flexibles Fciles de crear Permiten mantener las

Desventajas
Puede resultar incmodo

luces encendidas de la sala para conservar contacto visual continuo Para situaciones formales e informales Diapositivas
Fciles de crear Adecuadas para

colocar y cambiar cada transparencia Constituyen tecnologa antigua

Lleva tiempo producirlas Requieren una sala a

presentaciones formales

oscuras y el contacto visual es mnimo.

No siempre se proyecta

Presentacin electrnica

Fcil de crear, actualizar,

transportar

claramente.
La tecnologa puede

fallar, de modo que deber contar con un conjunto de diapositivas de respaldo Rotafolios

Flexibles Fciles de crear Incentivan la interaccin tiles para presentaciones informales y breves Brindan espacio para tomar apuntes y pueden usarse para posterior referencia. Pueden contener informacin de contexto complementaria

No resultan eficaces

para grupos numerosos Difciles de transportar

Pueden convertirse en el

Copias impresas

centro de atencin de la audiencia y hacer que sta deje de prestar atencin a su discurso

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Si elige utilizar copias impresas, ya sea solas o en combinacin con otro tipo de soporte, debe distribuirlas despus de la presentacin de modo que la audiencia cuente con un resumen de los puntos clave para repasarlos. Evite entregar material de lectura durante la presentacin. Esto distrae a la audiencia. Imgenes eficaces No todas las imgenes mejoran la presentacin. Para resultar eficaces, las imgenes deben:

Ser simples. Utilizar grficos, conos y smbolos para reforzar o comunicar conceptos. Emplear palabras clave, no oraciones completas. Contener slo un concepto por diapositiva o transparencia. Contener slo entre tres y seis ideas en cada hoja de rotafolio. Emplear color, de ser posible, pero no en exceso.

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c) Ensayo Supere el temor a realizar la presentacin La clave para lograr una presentacin exitosa reside en poder superar el temor.

Ensaye la presentacin y aprndasela bien. Comprenda a su audiencia. Conozca a los miembros de la audiencia individualmente. Prevea las preguntas y objeciones ms probables. Preprese fsica y mentalmente.

Ensaye para la presentacin

Ensaye con los equipos e imgenes que realmente utilizar en el evento. Ensaye toda la presentacin cada vez que practique. Ensaye en voz alta, y a ser posible, frente a un amigo o colega. Ensaye hasta que la presentacin no suene como memorizada. Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.

Preprese fsica y mentalmente

Visualcese realizando una presentacin exitosa. Reptase afirmaciones positivas. Utilice tcnicas de respiracin y ejercicios de liberacin de tensin para reducir el estrs. Formlese la pregunta: "Qu es lo peor que puede suceder?" y luego preprese para esa posibilidad. Acepte el nerviosismo como algo natural y no trate de contrarrestarlo con alimentos, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.

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d) Durante la presentacin Lograr un mejor desempeo si se expresa de forma eficaz, utiliza su voz de manera efectiva y proyecta una imagen positiva. Cmo expresarse de forma eficaz

D a su presentacin un tono informal. No memorice un discurso escrito en forma de guin. Hable refirindose a sus apuntes slo si lo necesita. Evite utilizar trminos que puedan no ser familiares para la audiencia. Prese de frente a su audiencia y mantenga el contacto visual. Camine alrededor del pblico o muvase cuando desee ejercer control, lograr mayor participacin o desee convertirse en parte del grupo. Observe a la audiencia en busca de gestos no verbales que puedan manifestar su respuesta a la presentacin. Gesticule de manera relajada y natural, NO se ponga a jugar con llaves o monedas que lleve en los bolsillos. Respire. Le ayudar a relajarse y reduce las expresiones de relleno.

Cmo utilizar su voz de manera efectiva Las investigaciones demuestran que la voz y el tono representan un tercio del aspecto emocional del mensaje que recibe su audiencia.

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Mantenga su tono de voz en un estilo natural e informal. Verifique la acstica de la sala cuando ensaye. Utilice micrfono para grupos numerosos o espacios grandes y practique con anterioridad para encontrar un volumen de voz que le resulte cmodo. Evite tanto el discurso rpido como el extenso. Sea expresivo: No hable de forma montona. Eleve y baje el tono de voz. Vocalice: Pronuncie las palabras claramente.

Cmo proyectar una imagen positiva Su confianza y compromiso con el mensaje se reflejan en su comportamiento y lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, haga lo siguiente:

Proyecte confianza mediante su imagen y vestimenta. Trate de que sus expresiones faciales transmitan inters a la audiencia. Establezca contacto visual con los miembros de la audiencia y mantngalo.

Cmo responder a las preguntas

Prevea las preguntas que pueden surgir. Para ello concntrese en las preocupaciones del pblico y en cmo podran interpretar la presentacin. Repase su charla con otra persona y pregntele qu preguntas le gustara hacer. Haga saber a su audiencia en qu momento aceptar que le formulen preguntas y por qu.

Cundo debo responder las preguntas? Si responde las preguntas al final de la presentacin, podr completar su charla y garantizar que la audiencia tenga un panorama completo.

Trate de que la transicin al momento de preguntas y respuestas sea clara. Si la audiencia es numerosa o si se est grabando la presentacin, repita la pregunta para que la audiencia la escuche. Conserve el control de la sesin: reformule la pregunta y ofrezca la respuesta a todo el grupo, no slo al miembro que la formul. Puede ir respondiendo las preguntas a medida que surgen o puede programar intervalos de preguntas intercalados con la presentacin.

Responder las preguntas en momentos especficos durante la presentacin le brinda lo mejor de las dos opciones anteriores. Puede incluir este tipo de intervalos cuando desee conocer las reacciones o ideas de la gente.

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Qu sucede si no s responder alguna pregunta? Si no sabe la respuesta a alguna pregunta, dirija a la persona a una fuente que contenga la respuesta u ofrzcale conseguir la respuesta. Realizar presentaciones con un grupo Debe disponer a los oradores durante la presentacin, en funcin de sus reas de experiencia en relacin con el tema o de sus puntos fuertes y dbiles respecto de la presentacin. Por ejemplo, las personas con mejores aptitudes para presentar son los mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en los cuales la persuasin es ms importante. De ser posible, organice un ensayo grupal antes de la presentacin para que cada persona conozca la presentacin de los dems. e) Cmo evaluar su presentacin Evale antes de la presentacin Antes de la presentacin, practquela frente a audiencias de prueba y solicteles sus comentarios. Rena personas similares al perfil de su audiencia. Por ejemplo, si la presentacin est dirigida a expertos en el tema, busque un experto. Evale durante la presentacin Durante la presentacin, busque indicios que lo ayuden a medir la reaccin de la audiencia. El lenguaje corporal puede indicar inters o aburrimiento. Las preguntas que los integrantes del pblico formulan pueden ayudarlo a identificar reas de su presentacin que necesitan ser aclaradas. Haga que otra persona de la audiencia tome apuntes sobre la reaccin del pblico hacia usted. En muchos casos es adecuado preguntar directamente a la audiencia su opinin respecto a la charla. Por ejemplo: "Se entiende hasta aqu?" Y por supuesto, evale despus de la presentacin Despus de la presentacin, evale la eficacia general. Solicite a algunos de los participantes que le expresen sus comentarios. Elija personas dignas de confianza. Tome apuntes de lo que result bien y de lo que necesita mejorar.

Logr su objetivo? Logr la venta? Persuadi a la audiencia de adoptar su recomendacin? Se mostr la audiencia interesada y atenta? Si tuviera que realizar la presentacin nuevamente qu cambios debera introducir para mejorarla? Qu lecciones generales aprendi sobre realizar presentaciones?

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2.2 Pasos Pasos para preparar una presentacin 1. Defina sus objetivos.

Analice su objetivo. Desea informar, persuadir o vender? Desea que la audiencia comprenda, aprenda o realice alguna accin? Cundo y cmo desea que acte la audiencia? Sea explcito al definir sus objetivos. Por ejemplo: "Deseo que la audiencia solicite que sus subordinados directos participen en la presentacin del sistema piloto del primer trimestre".

2. Elija una estrategia acorde a su objetivo.

Incluya toda informacin que le ayude a lograr su objetivo. Omita todo elemento que resulte extrao, que pueda distraer o interferir en el mensaje.

3. Conozca su audiencia.

Antes de realizar la presentacin, determine el nivel de conocimientos, inters y posicin de su pblico, as como la capacidad que tendr para actuar en relacin con lo que usted presente. Es esencial que toda la presentacin se haga pensando en la audiencia. Si no conoce al grupo, solicite al coordinador de la reunin informacin de contexto.

4. Ajuste la presentacin a la audiencia.

En los casos en que el pblico sea diverso, intente abordar las distintas perspectivas de forma explcita para conservar el inters. En los casos de que la audiencia se muestre hostil, comience acentuando las preocupaciones que sta tiene en comn con usted. Para animar a una audiencia aptica, exhausta o ansiosa por ir a comer, comience con una afirmacin sorprendente o una ilustracin llamativa.

Pasos para crear una presentacin 1. Genere una lista de ideas. 2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan. 3. Elija la cantidad de puntos que conformarn los argumentos del tema para su audiencia dentro del tiempo disponible. Es mejor exponer menos puntos, pero exponerlos bien. Si no dispone de tiempo para aclarar o explicar algn punto a su audiencia, resrvelo para otra presentacin.

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Si no est seguro de cunto durar su charla, prepare material de respaldo adicional tal como estadsticas, comparaciones o ejemplos que puedan ser omitidos si no dispone de tiempo suficiente.

4. Organice los puntos.

Para mantener atenta a la audiencia, trate de que la lgica de la presentacin sea clara en todo momento. Exprese su punto ms slido al principio o al final. En la introduccin, exprese hacia dnde apunta y qu desea probar o demostrar. En el desarrollo, sustente sus principales puntos con ejemplos, imgenes y ancdotas. En intervalos adecuados, repase brevemente lo que ya coment y explique hacia dnde se dirige a continuacin. Para cerrar, presente sus conclusiones e inste a la audiencia a actuar.

5. Prepare una lista de posibles preguntas y objeciones y decida cmo las abordar en caso de que surjan. 6. Prepare sus imgenes y material de respaldo. Estos materiales pueden ayudar a su audiencia a:

Recordar hechos. Comprender ideas, relaciones o diagramas fsicos. Darse cuenta de que usted est pasando a otro tema.

Pasos para practicar y evaluar 1. 2. 3. 4. Ensaye. Obtenga comentarios valorativos antes de su presentacin. Evale el progreso de su presentacin mientras la est realizando. Evale su presentacin despus de haberla finalizado.

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2.3 Consejos Consejos para preparar una presentacin Identifique el objetivo de la presentacin, ste determinar todo lo dems. Aprenda todo lo que pueda sobre su pblico, sus prejuicios y expectativas. Aborde el tema desde la perspectiva de la audiencia. Adapte la presentacin teniendo en cuenta el contexto: entorno fsico, momento del da y eventos significativos que puedan afectar a su pblico.

Consejos para organizar una presentacin - Trate de que la lgica de su presentacin sea clara en todo momento. - Exprese su punto ms slido al principio o al final. - En la introduccin, exprese hacia dnde se dirige y qu desea probar o demostrar. - En intervalos adecuados, repase brevemente lo que ya coment y explique hacia dnde se dirige a continuacin. - Resuma sus puntos principales y presente sus conclusiones durante el cierre. Consejos para realizar presentaciones eficaces - No memorice un discurso escrito en forma de guin. Hable naturalmente, y consulte sus notas si es necesario. - Prese de frente a su audiencia y mantenga el contacto visual. - Camine alrededor del pblico o muvase cuando desee ejercer control, lograr mayor participacin o desee convertirse en un miembro ms del grupo. - NO juegue con llaves o monedas que lleve en los bolsillos. - Gesticule en forma relajada y normal. - Emplee la voz en forma eficaz. - Concntrese en su mensaje y su audiencia. Consejos para responder a las preguntas - Si sabe la respuesta, responda clara y brevemente. - Si no conoce la respuesta a alguna pregunta, dirija a la persona a otra fuente, ofrzcale conseguir la respuesta o pregunte si alguien de la audiencia puede responder la pregunta. - Prevea las preguntas y argumentos. No los rechace ni evada. - Si las preguntas comienzan a impedir el progreso de su presentacin, antelas en una pizarra blanca o rotafolios y abrdelas al final de la reunin.

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Parte 3: Manos a la obra

3.1 Caso Prctico En equipos de 5 personas, se discutir la siguiente situacin prctica en el que jugarn el papel de un gerente, tomarn decisiones y al final se compararn las soluciones de cada equipo. Situacin: Oscar y su presentacin para Mascotas

Todos los aos, Oscar y su grupo de administracin de productos presentan nuevos productos en una conferencia nacional para la empresa Mascotas, fabricante de productos para mascotas. Para preparar el equipo de ventas de 150 miembros de la compaa con el fin de promover los nuevos productos dirigidos a los clientes minoristas, los gerentes de lnea de productos destacan las caractersticas y beneficios de los nuevos productos. Este ao, Oscar y su grupo anunciarn un nuevo producto emocionante: el Cazador de Rastros, una "mochila" para que los perros transporten sus propios alimentos y el agua durante las caminatas con sus dueos. El Cazador de Rastros posee un nuevo e innovador sistema de compartimientos. Oscar deber explicar esta caracterstica en forma clara de modo que los representantes de ventas puedan mostrarla a los clientes. Oscar debe realizar su presentacin justo despus de la hora de la comida. En las semanas anteriores a la conferencia, comienza a preparar imgenes que espera aumenten la comprensin de los representantes de ventas respecto del nuevo producto y los inspiren a venderlo. Qu tipo de imagen debe utilizar Oscar? Explore todas las opciones. Una diapositiva en PowerPoint que enumere las 10 razones principales por las cuales la mochila Cazador de Rastros es mejor que cualquier otra mochila para perros de la competencia. Un rotafolios que ilustre dos o tres diagramas de pasos fciles de visualizar que muestren cmo funciona la caracterstica de compartimientos de Cazador de Rastros.

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Una imagen en transparencia que compare el nuevo sistema de compartimientos de Cazador de Rastros con el de su principal competidor y enumere varias ventajas del sistema de Cazador de Rastros.

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Oscar decide utilizar algunas transparencias que combinan palabras y fotos. Tambin elige entregar a los miembros de la audiencia copias impresas que detallan las especificaciones importantes de Cazador de Rastros, a medida que stos ingresan a la sala de conferencias. Luego, ensaya su charla. Oscar es un presentador nervioso por naturaleza, por lo que repasa varias habilidades de oratoria pblica. Por ejemplo, utilizando una grabadora, practica cmo mantener un tono de voz natural e informal y tambin cmo encontrar un volumen de habla que le resulte cmodo. Como ltimo paso del proceso de ensayo, Oscar visualiza cmo responder a las preguntas que formule la audiencia. Entonces recuerda que todava no decidi cundo aceptar que le formulen preguntas. En qu momento de la presentacin debe permitir Oscar que le formulen preguntas? Explore todas las opciones. Para asegurarse que la audiencia permanece atenta, Oscar debe permitir que le formulen preguntas durante la presentacin cada vez que un miembro de la audiencia levante la mano. Para asegurarse de brindar primero el "panorama general", Oscar debe solicitar a la gente que reserve las preguntas para el final de la presentacin, despus de finalizada su charla. A fin de medir continuamente las reacciones de la audiencia a sus mensajes, Oscar debe permitir que le formulen preguntas en momentos especficos y designados a tal fin durante la presentacin.

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_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Oscar decide permitir que le formulen preguntas en momentos especficos durante su presentacin. Llega el da de la presentacin. Los representantes de ventas toman sus copias impresas e entran al auditorio. Cuando Oscar hace una pausa en uno de los momentos designados de su charla, muchos representantes de ventas formulan preguntas. Como la audiencia es numerosa, Oscar repite y reformula cada pregunta y luego contesta para todo el grupo. Oscar concluye su presentacin con un resumen de las especificaciones y beneficios del nuevo producto. Luego recoge sus materiales y regresa a la habitacin del hotel. Una vez all, repasa la presentacin y se pregunta si result exitosa en trminos generales. Se pregunta cmo podra determinar los posibles puntos dbiles de sus habilidades de presentacin.

Cul de las siguientes opciones indicara un punto dbil en las habilidades de presentacin de Oscar? Explore todas las opciones. Muchos miembros de la audiencia de Oscar formularon numerosas preguntas durante el curso de la presentacin. Oscar recuerda haber concluido su charla con un resumen de los beneficios clave de Cazador de Rastros. Durante la presentacin, los representantes de ventas ignoraron las copias impresas que haban recibido al ingresar al auditorio.

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Despus de valorar varios factores, Oscar decide que su presentacin result exitosa en muchos aspectos, si bien toma nota mentalmente de concluir la charla del ao prximo invitando a actuar enfticamente.

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Las habilidades para una presentacin eficaz son esenciales para todo gerente. Los presentadores hbiles planifican cuidadosamente las imgenes y otros elementos de su charla y tambin ensayan las presentaciones con anticipacin. Adems, estructuran la charla de modo que les posibilite lograr mejor su objetivo; por ejemplo: deciden cul es el mejor momento para permitir que les formulen preguntas. Por ltimo, para identificar las reas que podran necesitar mejoras, siempre evalan sus presentaciones. Brindar una presentacin atractiva requiere una preparacin cuidadosa. Pero una presentacin exitosa bien vale el esfuerzo extra.

Conclusiones del caso _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO HACER UNA PRESENTACIN

Formulario para planificar la presentacin

Una vez que planific lo que desea decir, utilice este formulario para ayudarse a organizar el contenido con mayor eficacia, identificar las imgenes o material de respaldo que mejorarn su presentacin y estimar el tiempo que necesitar. Es posible que deba revisar el contenido si parece exceder las limitaciones de tiempo. Su contenido Introduccin
Exprese su objetivo. Anticipe los puntos principales.
Haga que la audiencia desee escucharlo.

Imgenes/Material de respaldo

Tiempo

Desarrollo
Comunique los puntos principales de su

presentacin.

Conclusin
Resuma el contenido. Desafe a la audiencia a actuar.

1998 del Presidente y los Miembros de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Tema 13 Como hacer una presentacin

Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO HACER UNA PRESENTACIN

Formulario logstico
Complete este formulario antes de su presentacin para confirmar que no olvid ningn detalle logstico. Tema de la presentacin: Fecha: Presentador/es: Lugar de la presentacin: Coordinador y nmero telefnico de la reunin: Persona de contacto y nmero telefnico del lugar: Cantidad de gente que asistir: Copias impresas: Disposicin de la sala
Auditorio Aula Conferencia Otro: En forma de herradura Sesiones separadas Mesas: Al frente, a los lados o atrs Podio Escenario

Equipos y materiales
Computadora/s: Proyector de transparencias/ Bombillas de repuesto Mesa de proyeccin Otros: Cable/s alargador/es Rotafolio/ Grabador/ Indicadores Proyector de VCL Equipos de video/ Videograbadora y monitores Lnea/s telefnica/s Micrfono

Otros

1998 del Presidente y los Miembros de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO HACER UNA PRESENTACIN

Formulario de objeciones
Complete este formulario antes de su presentacin para identificar posibles objeciones o cuestiones que puedan surgir y preparar respuestas adecuadas. Miembro de la audiencia/Grupo Cuestiones u objeciones del pblico Respuestas potenciales
(Reconocer, abordar y resolver)

1998 del Presidente y los Miembros de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos Recuento de los principales temas de la sesin.

4.2 Para profundizar en el tema La clave para realizar mejores presentaciones: Analizar las audiencias The Key to Making Better Presentations: Audience Analysis por Michael Hattersley. Artculo de Harvard Management Update, Octubre de 1996.

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Bibliografa
Kroeger, pp. 14-15. Morrisey, Sechrest, y Warman, pgs. 54-56, 74-75, 86 y 87, 117-119 Seymour, pg. 5.

Acerca de los autores En la empresa Polaroid, Katie Carlone es Gerente Senior de Formacin con ms de 14 aos de experiencia en facilitar herramientas y organizar talleres que permiten a los profesionales de ventas y marketing lograr sus metas de desempeo. Se especializa en analizar las necesidades de formacin y desarrollar soluciones eficaces y prcticas, tales como la herramienta para la gestin del conocimiento, que facilita el aprendizaje "justo a tiempo" y agiliza la introduccin de nuevos productos en el mercado. Nick Morgan ha trabajado como escritor de discursos para lderes polticos, empresariales y educativos, asesor a compaas y universidades en el rea de comunicacin y, dado que cuenta con un doctorado en retrica, ense oratoria pblica en las Universidades de Lehigh y Princeton. Ha editado artculos en publicaciones regionales y nacionales incluyendo The Philadelphia Inquirer y la revista Fast Company. Actualmente es presidente de Public Words y editor del boletn Harvard Communications Update.

Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha ayudado a los directores a crear las condiciones para una gestin eficaz en las organizaciones actuales, cada vez con menos niveles jerrquicos intermedios y ms diversas. Adems, es profesora y presidente de la Iniciativa de Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es autora del best-seller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados programas interactivos de Harvard Business School Publishing.

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