rea a Cargo Ubicacin Accin de control Informe Periodo

: rgano de control Institucional de XOL PERU SA. : Av. Industrial N178 Urb. Aurora Lima Lima - Ate : Examen Especial al Proceso de Importacin de la Empresa XOL PERU SA. : N 001-2012-1-1012 : 14 julio 2012 30 julio 2012

ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORIA DE GESTION

G
EQUIPO DE AUDITORIA CATEGORIA
Jefe de OCI Supervisor Jefe de Comisin Auditor Auditor Especialista

NOMBRES Y APELLIDOS
CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ CPC. SANDRA MAURICIO CHVEZ CPC. MIRIAM MEDINA VARGAS CPC. KATERYN LEYVA POCCORE CPC. GRESSLY MONTOYA SALAZAR CPC. GIANINA LLANOS CORDOVA

Examen Especial al Proceso de Importacin PERIODO: ENERO A DICIEMBRE 2011

IV. ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORIA DE GESTION REVISADO POR Jefe de OCI Supervisor
CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ CPC. SANDRA MAURICIO CHVEZ

FIRMA

FECHA 30.07.2012 30.07.2012

TRABAJO DE CAMPO FECHA INICIO 14.05.2012 RECIBIDO Rosa Pilco Senz CONTENIDO Logstica TERMINO 30.07.2012 FECHA 25.06.2012 FOLIOS 01-10

ARCHIVO OCI

INCL.

COD. G.A

EQUIPO DE AUDITORIA CATEGORIA

Jefe del OCI Supervisor Jefe de Comisin Auditor Auditor Especialista

NOMBRES Y APELLIDOS
CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ CPC. SANDRA MAURICIO CHVEZ CPC. MIRIAM MEDINA VARGAS CPC. KATERYN LEYVA POCCORE CPC. GRESSLY MONTOYA SALAZAR CPC. GIANINA LLANOS CORDOVA

XOL PERU S.A. AREA DE LOGISTICA

REFERENCIA GA.I. GA.II GA.III CONTENIDO CONCLUSION RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVALUACION DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR PROGRAMA DE AUDITORIA

GA.1 GA.2

DETERMINACION Y SELECCIN DE LA MUESTRA PRUEBAS DE AUDITORIA PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS

CONCLUSIONES:

Se concluye que el proceso de importacin se estaba desarrollando de manera incorrecta por parte del jefe de logstica y el gerente general que son los responsables directos de verificar y supervisar el cumplimiento de los contratos de importacin con ello se hace mencin que incumplieron el Reglamento Interno N022 1990 donde se establecen las funciones que el jefe de logstica que es el encargado de verificar el cumplimiento de los contratos de importacin a su vez incumplieron el Reglamento Interno N 056 1990 del MOF de la empresa y en el indica que sern suspendidos por una semana sin goce de haber. De continuar con el incumplimiento de las funciones se seguir un proceso administrativo .Esto se confirma con los memorndums dirigidos al personal en mencin lneas arriba. Causando a la empresa El un sobrecosto del 35%, lo que equivale a 350,000 ms de lo pactado en el contrato, Disminucin en las ventas de los productos de menaje en un 10% y la empresa tuvo que recurrir a financiamiento externo para poder cumplir con los obligados generadas por la variacin de lo presupuestado. Cumpliendo con el objetivo establecido en el programa estableciendo si los procedimientos administrativos se estn desarrollando de acuerdo con las normas, polticas, directivas e instructivos dados en la empresa. Determinando si los procedimientos de Importacin se han realizado de acuerdo a los requisitos establecidos y las metas propuestas por la Gerencia Comercial es. En concordancia con los niveles deseados por la Gerencia General, a fin de cumplir con el Plan Operativo Organizacional, As como si La Actividad de Control programada a ejecutarse cubre el perodo comprendido desde el mes de Enero a Diciembre del 2011. Se pone en manifiesto que el sistema de control interno esta desarrollado con el grado de solidez y confiabilidad. El examen se efectu de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas-NAGA normas de auditora gubernamental NAGU y otras normas tcnicas aplicadas a la naturaleza del examen.

RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVALUACION DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR

Cumpliendo con el programa de auditora y los objetivos especficos y generales se solicito en primera instancia el Manual de organizacin y funciones y de la verificacin del proceso de importacin se encontr la responsabilidad del jefe de logstica y gente general. Procediendo a comunicar a las altas gerencias sobre lo ocurrido y estos generando dos memorndums de sancin por una semana. A su vez evaluando el efecto a que esto con lleva.

Jefe de OCI : CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ Supervisor : CPC. SANDRA MAURICIO CHVEZ

HALLAZGO

CONDICION: Incumplimientos del Contrato N 003-2012. En el cual se detalla que la variacin en el costo de los productos ser en un 5% ms. CRITERIO: Reglamento Interno N022 1990: Establece las funciones que el jefe de logstica es el encargado de verificar el cumplimiento de los contratos de importacin. Reglamento Interno N 056 1990: Por incumplimiento del MOF sern suspendidos por una semana sin goce de haber. De continuar con el incumplimiento de las funciones se seguir un proceso administrativo. CAUSA: Incumplimiento de las funciones del Jefe de Logstica y del Gerente General, los cuales son responsables de verificar y supervisar el cumplimiento de los contratos de importacin. EFECTO: El sobrecosto del contrato en 35%, lo que equivale a 350,000 mas de lo pactado en el contrato. Disminucin en las ventas de los productos de menaje en un 10%. Que la empresa tenga que recurrir a financiamiento externo para poder cumplir con los obligados generadas por la variacin de lo presupuestado. COMUNICACIN DE HALLAZGO: Mediante cartas se informa al Gerente General y el Jefe de Logstica sobre el hallazgo. Los auditores revisan las descargas para ver porque motivo hubo esa variacin del contrato.

Memorandum 010-2012

Lima,30 de julio del 2012.

DE A MOTIVO

: DIRECTORIO : Jorge Cardenas Loyola. : SUSPENSION DE LABORES POR UNA SEMANA ESCRITO

-------------------------------------------------------Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para manifestarle nuestra decisin de formularle una suspensin de labores por una semana de manera escrita por la actitud al incumplir con sus funciones de verificar los contratos de importacin. La conducta descrita se encuentra tipificada en el Manual de organizacin y funciones de nuestro Reglamento Interno N0 0561990 y N0 022-1990 as como nuestra decisin se encuentra debidamente sustentada en el artculo 9 del Decreto Supremo 00397-TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Copia de esta comunicacin va a su archivo personal para los efectos legales pertinentes de continuar con su incumplimiento de labores.

----------------------------------------RodrigoTabja Ausejo Gerencia General _________________________

FIRMA Y SELLO.

Memorandum 011-2012

Lima, 30 de julio del 2012.

DE A MOTIVO

: DIRECTORIO : Luis Alberto Tabja Gonzalez : SUSPENSION DE LABORES POR UNA SEMANA ESCRITO

-------------------------------------------------------Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para manifestarle nuestra decisin de formularle una suspensin de labores por una semana de manera escrita por la actitud al incumplir con sus funciones de verificar los contratos de importacin. La conducta descrita se encuentra tipificada en el Manual de organizacin y funciones de nuestro Reglamento Interno N0 0561990 y N0 022-1990 as como nuestra decisin se encuentra debidamente sustentada en el artculo 9 del Decreto Supremo 00397-TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Copia de esta comunicacin va a su archivo personal para los efectos legales pertinentes de continuar con su incumplimiento de labores.

----------------------------------------RodrigoTabja Ausejo Gerencia General _________________________

FIRMA Y SELLO.

PROGRAMA DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTOS

HECH O POR

REF. P/T

FECH A

OBJETIVO GENERAL Establecer si los procedimientos de importacin se estn desarrollando de acuerdo con las normas, directivas e instructivos emanados por la empresa XOL PERU SA. Determinar si las importaciones que se han realizado durante el periodo enero - diciembre 2011 han cumplido con los requisitos y condiciones establecidos y propuestas por la Gerencia general de la empresa XOL PERU SA. As como, si los costos de los mismos, estn en concordancia con los niveles deseados y proyectados por la Gerencia, a fin de cumplir con el Plan Operativo de la empresa. PROCEDIMIENTOS GENERALES 1. Informar al Titular de la entidad respecto al inicio de la Actividad de Control, afn de que se sirva disponer se brinde las facilidades del caso a la comisin de auditora. 2. Comunicar al Jefe de logstica disponga las facilidades para cumplimiento de Actividad de Control. 3. Solicite formalmente y por escrito al Jefe de logstica de la empresa XOL PERU SA. lo siguiente: Relacin de las importaciones y/o documentacin realizadas durante el periodo enero diciembre 2011. Situacin de pagos a los proveedores de la mercadera importada. Solicitud de documentos de lneas de crdito para los respectivos pagos. Informacin sobre los contratos mercantiles de importacin. Gestin sobre notificaciones efectuadas a los proveedores de la mercadera importada. Gestin sobre notificaciones efectuadas a las agencias de aduanas con las que se trabajo durante el periodo enero diciembre 2011. 4. Solicite formalmente por escrito a la Gerencia General la informacin siguiente: Meta vs. Ejecucin del proceso de importacin del perodo Enero a Diciembre 2011 por la empresa XOL PERU SA. GLC GMS MMV SMC KLP DMS GMS GLC

DMS

SMC KLP DMS

GLC GMS

MMV

5. Solicite formalmente y por escrito al departamento de tesorera, la siguiente informacin: Reporte de los crditos y/o pagos aprobados por la empresa XOL PERU SA. Y las fuentes de financiamiento en el perodo, Enero a Diciembre 2011. Reporte de Liquidaciones de saldos de la empresa XOL PERU SA. A las agencias de aduanas que intervinieron en las importaciones del perodo, Enero a Diciembre 2011.
6. De la informacin recibida, establecer una muestra selectiva a los efectos de proceder a realizar el anlisis correspondiente en la empresa XOL PERU SA. GLC DMS

GMS

DMS SMC

OBJETIVO ESPECIFICO 1
Establecer si los procedimientos de importacin, se ha desarrollado de acuerdo la directiva, contratos mercantiles de importacin, manual, instructivo, u otra disposicin vigente.

KLP SMC GLC

PROCEDIMIENTOS
7. Revisar el cumplimiento del contrato entre los proveedores de la mercadera importada y el Departamento de Logstica de la empresa XOL PERU SA. 8. Revisar el cumplimiento del contrato mercantil de importacin entre las AGENCIAS DE ADUANAS y el departamento de Logstica de la empresa XOL PERU SA. 9. Visita de inspeccin a los ambientes del Departamento de Logstica de la EMPRESA XOL PERU SA. Oficinas y archivo. MMV GMS KLP

GMS

OBJETIVO ESPECIFICO 2
Determinar que los controles internos implementados permitan el cumplimiento de las Metas presupuestadas, proyectadas por las reas de Logstica (Cumplimiento estricto de los contratos mercantiles de importacin

KLP

SMC DMS SMC

realizados entre los proveedores las agencias de aduanas y la empresa XOL PERU SA.) y Gerencia General (Supervisin del cumplimiento de los contratos mercantiles de importacin) de la empresa XOL PERU SA..

GMS GLC MMV

PROCEDIMIENTOS
8. Verificar si la Gerencia ha cumplido las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo, esto implica el cumplimiento de su Manual de organizacin y funciones MOF. 9. Verificar si el Departamento de Logstica de la empresa XOL PERU SA. ha cumplido las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo, esto implica el cumplimiento de su Manual de organizacin y funciones MOF. 10. Realizar la visita de campo al domicilio de las Agencias de Aduanas que intervienen en el proceso de investigacin, para comprobar datos e informaciones que se encuentran en los files de cada uno de ellos, respecto a las importaciones de mercadera del periodo enero diciembre 2011.

PROCEDIMIENTOS FINALES 1. Otros procedimientos que se consideren necesarios segn las circunstancias. 2. Elaborar el informe de la Actividad de Control. 3. Presentar el informe a Gerencia General de la empresa XOL PERU SA. 4. Revisin y consideracin del informe 5. Remitir a las reas o Departamentos correspondientes.

CDIGO DMS SMC MMV KLP GMS

INTEGRANTES CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ CPC. SANDRA MAURICIO CHVEZ CPC. MIRIAM MEDINA VARGAS CPC. KATERYN LEYVA POCCORE CPC. GRESSLY MONTOYA SALAZAR

CARGO JEFE DE OCI SUPERVISOR AUDITOR INTEGRANTE AUDITOR INTEGRANTE AUDITOR ESPECIALISTA

GLC

CPC. GIANINA LLANOS CORDOVA

AUDITOR ESPECIALISTA

Preparado por: CPC XXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX Jefe de Comisin

Supervisado por: CPC Supervisor

Aprobado por: CPC. XXXXXXXXXXXXXXXXX

Gerente del rgano de Control Institucional

DETERMINACION Y SELECCIN DE LA MUESTRA

CRITERIO:

Reglamento Interno N022 1990: Establece las funciones que el jefe de logstica es el encargado de verificar el cumplimiento de los contratos de importacin. Reglamento Interno N 056 1990: Por incumplimiento del MOF sern suspendidos por una semana sin goce de haber. De continuar con el incumplimiento de las funciones se seguir un proceso administrativo. Incumplimientos del Contrato N 003-2012. En el cual se detalla que la variacin en el costo de los productos ser en un 5% ms.

PRUEBAS DE AUDITORIA

L & M AUDITORAS ASOCIADAS S.A.C Comunicacin

Lima, 30 de julio de 2012. Seores XOL PERU SA PRESIDENTE DIRECTORIO RODRIGO TABJA AUSEJO Por medio de la presente nos dirigimos a Ud. para manifestarle el hallazgo de responsabilidad del jefe de logstica y gerente general en el falta de cumplimiento del Reglamento Interno N022 1990 en donde se establecen las funciones que el jefe de logstica y el Reglamento Interno N 056 1990 del MOF. Quedamos de ustedes.

-----------------------------------------

CPC. DIALY MANOSALVA SANCHEZ

Jefe de OCI
_________________________

FIRMA Y SELLO.