Informe Los archivos en la televisin digital Junio 2003 2 INDICE 1 Bajemos a los archivos .............. 3 2 Cmo convertir las cintas en activos digitales ... 5 2.1 Es ms rpido producir una pieza que archivarla ..... 6 2.2 No guardar la cinta . slo el contenido .......... 7 2.3 Un asunto delicado: los derechos de uso ......... 8 3 Cambie primero la manera de pensar . y despus el hardware ..................... 10 3.1 Direccin del proyecto ...................... 11 3.2 Imperativo editorial ....................... 13 4 Conozca lo que tiene: metadatos ........ 14 4.1 Qu son los metadatos? ................... 14 4.2 Por qu son importantes los metadatos? .......... 15 4.3 Definicin de un ncleo de datos ............... 16 5 No crea a su Departamento de Informtica .... 18 5.1 Principio1: disear primero los procesos ........... 18 5.2 Principio 2: no hacer nada no es una opcin ........ 18 5.3 Principio 3: aspectos clave de una solucin de componentes 19 6 Por dnde empezar? ................ 20 6.1 Los siete principios de la priorizacin ............. 20 6.2 Ventajas ............................... 22 6.3 Formatos .............................. 23 6.4 Flujo de trabajo digitalizado .................. 25 7 Qu vale su archivo? Cunto cuesta? ........ 27 8 El departamento jurdico es su socio ......... 30 8.1 Patrimonio audiovisual nacional ................. 30 8.2 Uso del material de archivo .................... 31 8.3 Problemas concretos de los derechos de autor ........ 31 8.4 Labor de la UER en la accin legal a nivel nacional ..... 32 8.5 Posible cooperacin con las sociedades recaudadoras ... 33 9 Cooperacin internacional ............... 35 10 Conclusiones ...................... 37 10.1 Una nueva visin ........................... 38 10.2 Recomendaciones derivadas del Informe ............ 40 3 1 Bajemos a los archivos Algunos creen que los archivos no son atractivos. Tradicionalmente han sido el final de la cadena de produccin. Cuando se termina el glamour, los programas se hacinan en las videotecas. Estos programas forman el "Archivo de radiotelevisin (en contraposicin al archivo de documentos, por ejemplo). Este Informe se centra en los "Archivos de radiotelevisin, y se refiere a ellos como los "archivos. La gente percibe los archivos como interminables estanteras cargadas de cintas y rollos de pelcula, generalmente ubicados en stanos y mantenidos por gente agradable cuya memoria se retrotrae a un siglo. La idea profesional de los archivos es la de un almacn seguro de materiales seleccionados, con datos y derechos de emisin explcitos. Sin embargo, los archivos valen billones. Junto a los edificios que posee y al personal que emplea, los archivos son uno de los principales activos que tiene una televisin. El mundo digital transformar los archivos, y en este Informe se describe la naturaleza de esa transformacin, el valor de los archivos de radiotelevisin, y cmo los miembros de la UER (Unin Europea de Radiodifusin) tienen que tratarlos en la prxima dcada. Los autores exponen una visin de futuro de cmo los archivos digitales pueden contribuir a la programacin de una televisin, y creen firmemente que una televisin de xito en la era digital pondr a los archivos en el centro de la cadena de produccin, fsica y mentalmente. Los autores han enfocado estos temas desde la doble perspectiva de preservar la herencia audiovisual de un pas y de proporcionar a los editores recursos para enriquecer los programas. 1 As pues, la utilizacin y el acceso continuo son los temas clave que dictan el enfoque de las televisiones para gestionar los archivos digitales. Como punto de partida, he aqu un supuesto que resultar familiar:
1 Vase adems en http://www.ebu.ch/union/publications/diffusion.php el informe relacionado en "Diffusion (2003), publicado tambin en versin escrita 4 Escenario analgico Un avin Concorde se estrella poco despus de despegar. Una televisin inglesa quiere hacer un programa de debate para el da siguiente acerca de los problemas planteados por el accidente. Qu ocurre? Un editor decide rpidamente la forma que va a tener el programa y el material de archivo que necesita: - el historial de seguridad del avin - el historial de seguridad del aeropuerto, etc. Sin embargo, la bsqueda de imgenes tendra que hacerse durante la noche, y la videoteca no opera las 24 horas del da. El problema se agrava porque los Informativos usan un sistema diferente que no es accesible a la videoteca principal. Aunque pudiera hallarse el material a tiempo, tendra que trasladarse a la oficina del editor y cargarse en una cabina de edicin. A falta del material solicitado por el editor, las nicas alternativas son cancelar el programa o hacer un tipo de programa diferente del que se concibi originalmente. Moraleja: Incluso un archivo analgico bien llevado puede fallar a la hora de entregar el material adecuado de forma lo suficientemente rpida para ilustrar un programa improvisado. Al final de este informe replanteamos este mismo ejemplo en un entorno digital integrado para demostrar los resultados tangibles de las propuestas realizadas, y enumeramos una serie de recomendaciones concretas para impulsar a los altos directivos a digitalizar un archivo. 5 2 Cmo convertir las cintas en activos digitales En la medida de lo posible, los fondos audiovisuales de las televisiones miembros de la UER deben transformarse de objetos analgicos guardados en estanteras a activos digitales. Tienen que almacenarse y distribuirse en formato electrnico, medio a travs del cual pueden contribuir activamente a la planificacin y cuenta de resultados del canal. Muchos editores y directores ya estn recibiendo con entusiasmo los sistemas de produccin y emisin digital. Al mismo tiempo, los archivos de las televisiones estn viviendo en un mundo hbrido. Por una parte, deben afrontar archivos creados con la nueva tecnologa. Por otra parte, estn obligados a garantizar el acceso continuo a las grabaciones analgicas registradas en formatos cada vez ms vulnerables, y con necesidad de equipos de visionado obsoletos y/o desclasificados. Las televisiones deben tratar de que los sistemas de produccin y archivo digital se planifiquen, se instalen y se utilicen de forma coherente. Los autores creen que la migracin a una esfera exclusivamente digital es la clave para el uso a largo plazo de los archivos. Es ms, slo un archivo completamente digital permite aprovechar al mximo sus contenidos, especialmente en un entorno multicanal. Los autores fomentan la adopcin de formatos normalizados. 2 Adems, debe sealarse que, en un entorno digital, las televisiones estn comprando cada vez ms archivo, habida cuenta de la facilidad de manejo y almacenamiento. Hacen falta procedimientos adecuados para garantizar que el material generado digitalmente se maneje con eficacia. Las televisiones estn siguiendo caminos paralelos al digitalizar y simultneamente comprar material digitalizado. Para que un material sea considerado como activo digital, deben plantearse varias cuestiones: Qu tenemos? ..... Necesito una informacin catalogrfica correcta Puedo usarlo? ...... Necesito un formato televisivo accesible Tengo derechos? .... Necesito conocer las limitaciones de uso Antes de transformar un archivo analgico en digital es importante calibrar la calidad de la coleccin existente y, si es necesario, marcar los criterios para la digitalizacin.
2 Los autores saben que se puede guardar y mantener material analgico durante un considerable perodo de tiempo (por ej. la pelcula), pero que el formato digital ofrece ms ventajas. 6 2.1 Es ms rpido producir una pieza que archivarla Los catlogos y las bases de datos son la primera llamada que hace cualquiera que quiera buscar y recuperar material. Ello es especialmente cierto en el mundo audiovisual y digital, donde es difcil mirar en las estanteras para localizar el material. Los catlogos bien hechos y los metadatos garantizan la mxima reutilizacin de los materiales apropiados con rapidez y eficacia, y facilitan la vida a los usuarios al encaminarles hacia el material adecuado de forma rpida y fcil. Sin embargo, la catalogacin sigue siendo el elemento que consume ms tiempo en cualquier departamento de documentacin, y ello puede causar frustraciones a la hora de proporcionar un servicio de calidad. Antes de que una televisin se ponga a pensar en una estrategia de digitalizacin, los catlogos tienen que estar en orden. Deben utilizarse normas de catalogacin en lnea con la UER o con publicaciones internacionales. 3 Se debe maximizar una catalogacin eficiente para minimizar las veces que un catalogador o documentalista se sienta a visionar o escuchar una grabacin en tiempo real para crear una entrada de catlogo completa o segmentada en minutados (clips o shots). Como ya hemos dicho, la catalogacin es una operacin que consume mucho tiempo. Segn estimaciones aproximadas basadas en la experiencia de miembros de la UER, puede aplicarse a la tarea de catalogar sin metadatos adicionales un ratio de 1:8 en el caso de materiales televisivos, y un ratio de 1:3 para materiales de radio. Un minuto de programa tarda ocho minutos en catalogarse. Catalogar lleva un montn de tiempo En la vida real, los ratios mencionados ms arriba significan que un programa matutino en estudio de 3 horas de duracin conlleva 24 horas de catalogacin para archivo. Esto es un coste aadido para la empresa que no se suele contabilizar en el presupuesto del programa. La WDR (Alemania) cataloga materiales de televisin sobre la base de piezas editadas. Los reportajes polticos se contabilizan a un ratio de 1:8, los magazines regionales a un ratio de 1:4. El canal comercial RTL (Alemania) cataloga con precisin de cdigo de tiempo, as que el ratio se multiplica a 1:24. Una hora de programa se lleva 24 horas de catalogacin, es decir, tres das laborables. En otras palabras: es fcil que cueste ms tiempo archivar la pieza que producirla.
3 Se recomienda usar las normas elaboradas por la UER, como P/FRA (para radio), P/META como base, y tambin tener en cuenta las Normas de Catalogacin de la IASA. 7 Todo metadato o informacin suplementaria debe capturarse en origen, en la medida de lo posible. Es decir, periodistas y editores tienen que introducir listas de minutados, detalles de localizacin, gente que participa, guiones e informacin sobre derechos mientras trabajan en una pieza. Esta labor es fundamental, ya que no se considera como funcin editorial escribir informacin sobre un programa mientras se est produciendo, sobre todo en el rea de informativos. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo cuesta mucho ms trabajo reunir toda la informacin sobre un programa, y cada vez es ms costoso, ya que se gasta tiempo y recursos en obtener informacin que originalmente estaba disponible. Adems, el historial de la emisin tiene que registrarse en tiempo real. Esto conlleva el uso de diversas interfaces para transmitir informacin y metadatos entre los distintos sistemas. En la medida de lo posible deberan emplearse soluciones tcnicas como el reconocimiento de voz y la captura automatizada de imgenes fijas. 2.2 No guardar la cinta . slo el contenido Para ser denominado correctamente "activo digital, el medio sobre el que se graba el objeto (cinta, CD, DVD, etc.) debe ser seguro, apropiado y estable. Adems, en el mundo digital el formato de fichero elegido debe satisfacer normas internacionales. Los archivos de radiotelevisin mantienen una amplia variedad de material de audio, de imagen, fotogrfico y otros, sobre un abanico de formatos. Parte del material est digitalizado, otra parte sigue siendo analgica, algunos tienen un solo formato, y otros se conservan en varios formatos. Cuando los formatos se modernizan y las imgenes se generan digitalmente, es deseable racionalizar los fondos y reconvertirlos a un nico formato normalizado. En el futuro, cuando los archivos y los sistemas de produccin se hayan migrado a un sistema integrado, los miembros de la UER debern preocuparse de que los diferentes ficheros sean compatibles con las normas internacionales. A medida que se vayan llevando a cabo proyectos de digitalizacin en las televisiones, tanto catalogadores como editores se percatarn inmediatamente de las ventajas que tiene el acceso en tiempo real y la conservacin de los materiales ntegros. Permitir a mltiples usuarios acceder simultneamente a los ficheros, as como garantizar que el fichero original slo se utiliza para copiar, y no est expuesto al riesgo de ser editado o borrado por otros usuarios. Adems, procesar colecciones de fondos y digitalizarlas con una norma aceptable facilita una reutilizacin extensiva de los programas. 8 Los fondos analgicos se deteriorarn, o los soportes se quedarn obsoletos. Un almacenaje seguro, controlando el medio ambiente, retrasar el proceso, pero la decadencia es inevitable. Las televisiones han intentado varios mtodos de garantizar el acceso continuo a sus fondos mediante migraciones, repicados, e incluso en cmaras selladas. Pero la comunidad de archivos de radiotelevisin se dio cuenta que el sistema ms seguro y viable era centrarse no en el soporte eterno sino en el fichero eterno. Este fichero slo se puede producir mediante la digitalizacin. 4 Hay que sealar que la introduccin de ficheros digitales no reemplaza las disciplinas tradicionales de los archivos profesionales. En el entorno televisivo, los conocimientos tradicionales de los catlogos bibliotecarios estn anticuados. La introduccin de ficheros digitales obliga a los servicios de archivo a enfrentarse al reto de la gestin de ficheros digitales. Adems hay que implantar polticas viables de gestin y mantenimiento a fin de garantizar la conservacin continuada del material digital. Digitalizar archivos es slo una parte del proceso de operar exclusivamente en un entorno digital. 2.3 Un asunto delicado: los derechos de uso No basta con saber qu imgenes se conservan y son buscables en las bases de datos si no est claro que esas imgenes puedan reutilizarse o venderse a otra televisin. La gestin de los derechos de uso exige que la organizacin tenga claro qu derechos tiene y qu puede hacer legalmente con el material que conserva en el archivo. A menudo sucede que una televisin est obligada por ley a conservar determinados materiales sobre los que no tiene derechos de reutilizacin, lo cual conlleva unos costes que no le proporcionan un beneficio inmediato. Para evitar caros malentendidos sobre el posible uso de las imgenes hay que tener disponible inmediatamente informacin sobre los contratos, por lo menos al mismo tiempo que las imgenes se ponen a disposicin de los usuarios. Para conseguir esto, los departamentos de archivo tienen que trabajar en estrecha cooperacin con los servicios jurdicos de la empresa, a fin de garantizar que el legado de imgenes y los futuros contratos sean accesibles y estn disponibles, y para enriquecer toda entrada de catlogo en el sistema de gestin de activos. Ninguna televisin previsora puede permitirse sistemas separados para la informacin sobre los derechos que slo sean legibles por los servicios jurdicos o el departamento de contrataciones. Los departamentos de servicios jurdicos tienen que integrarse, o por lo menos tener vnculos formales, con el rea de archivo para garantizar una informacin clara acerca de los derechos a efectos de reutilizar el material
4 Vase el captulo 6 para ms detalles. 9 digital. Es fundamental que se determine lo antes posible la informacin global y explcita de los derechos de uso del material de archivo. La informacin de los derechos es parte de los metadatos. Estos datos tienen que introducirse en el sistema en la fase de peticin y adquisicin, y no cuando se pide el material. Esto refuerza ms an la idea de que la recogida de metadatos es un componente fundamental dentro del proceso de produccin. Los pinginos no tienen abogados que defiendan sus derechos de imagen. Y los animales no siguen la moda. Por estas razones la BBC ha lanzado su nuevo Sistema de Gestin de Contenidos en Bristol, sede de su unidad de historia natural, porque consideraron que las imgenes de naturaleza eran el mejor material para ser reutilizado. Podan prescindir del problema de los derechos personales y centrarse en el contenido. 5 El acceso tanto al material emitido como al no emitido, e incluso el no utilizado, tiene implicaciones legales. Los tradicionales problemas sobre el material de archivo, como la integridad y la autenticidad, cobran un especial relieve en el entorno digital habida cuenta de que es muy fcil repicar en digital. Hay que examinar los temas tcnicos y legales para garantizar que la accesibilidad al material digital no se limita por imprevisiones en la planificacin.
5 No obstante, la BBC sigue necesitando tratar todo otro tipo de derechos. 10 3 Cambie primero la manera de pensar .. y despus el hardware Resulta tentador creer que digitalizar los archivos y trasladarse a la produccin digital sea fundamentalmente un asunto tcnico. Esto es un grave error. Probablemente el asunto ms importante sea dirigir la gente y los procesos que sostienen el entorno digital. Ello no implica subestimar la importancia de temas tcnicos, legales y financieros, sino ms bien aclarar que para el personal de archivo y produccin el entorno digital les exige una manera radicalmente distinta de trabajar, nuevos conocimientos y procesos innovadores. Archivar ya no es una actividad discreta que se realiza despus de la emisin y que llevan a cabo un grupo de bibliotecarios con una formacin tradicional. En un entorno digital la catalogacin y al archivo son procesos activos, dinmicos y que aaden valor al producto, totalmente integrados en el proceso de produccin de programas, y llevados a cabo por un personal que posee un rango de tcnicas ms diversificadas que complementan las tcnicas asociadas a los tradicionales catalogadores y archiveros. No cabe duda de que el proceso tradicional de catalogacin cambiar de forma drstica a medida que los entornos de archivo y produccin digitales se hagan realidad. La operacin de catalogar seguir siendo igual de rigurosa que antes, pero cambiarn los medios de obtener un archivo correctamente catalogado cuando la tecnologa integrada soporte tanto a la produccin como al archivo. Los documentalistas de radiotelevisin tienen que tener una mayor cualificacin profesional. En muchos de los pases de la UER hay escasa o ninguna formacin profesional que ofrezca los conocimientos que requiere un entorno digital. Por lo tanto, es probable que las televisiones se siten en primera fila de esta industria en desarrollo. En cambio, puede que no sea apropiado seguir usando el trmino "archivero, "documentalista o "catalogador. Hoy da estas personas son "gestores de media o " "gestores de informacin ("media manager o "knowledge manager), adems de catalogadores. 11 Nuevas funciones del documentalista/gestor de media En los sistemas informticos En el mundo digital lo ms importante es la gestin de los ficheros y de la informacin. La precisin, exhaustividad y oportunidad de los datos reunidos, repercutirn directamente en la integridad del archivo y, por tanto, en la capacidad de reutilizar con rapidez y facilidad las imgenes archivadas. En el diseo de procesos El reto de los gestores de media es inculcar a los equipos de produccin la necesidad de registrar ms y mejor informacin de lo que se haca en el pasado, y por tanto la necesidad de cambiar los modos de trabajo. Ellos debern disear el proceso ms efectivo y eficaz, y despus asegurarse de que la tecnologa lo respalda. Un cambio cultural a estos niveles ser obviamente un proceso evolutivo que durar aos, con funciones y tecnologa que mejorarn con el tiempo a medida que usuarios y gestores aprendan. Sin embargo, los directivos de gestin tienen que tener una idea clara desde el principio, especialmente al definir las futuras funciones y las necesidades de formacin para los "gestores de media. La formacin deber empezar lo antes posible. Sin embargo, es imposible formar en un vaco. Por tanto, es fundamental que las televisiones establezcan proyectos piloto dentro de sus organizaciones para definir las necesidades concretas de formacin y para llevar a cabo el proyecto de conjunto. No conocer cada detalle de las necesidades no es razn para un retraso. Digitalizar los archivos de radiotelevisin tiene dos implicaciones importantes para la alta direccin de la empresa. 3.1 Direccin del proyecto Habida cuenta de los plazos de tiempo, y que los objetivos del proyecto afectan a las estructuras tradicionales de la empresa, una direccin firme del proyecto es punto clave para su xito. La gestin de un proyecto de estas caractersticas slo puede llevarse a trmino con el claro y decidido apoyo de la alta direccin de la empresa. El desafo de permitir el acceso mltiple a las imgenes se acenta en las noticias del da: normalmente los servicios informativos intentan guardarse una exclusiva para su programa principal y no les gusta verla emitida antes en otro programa. Asimismo, las fuentes confan en determinados redactores, y si su material se usa en un contexto inesperado se negarn a volver. 12 El apoyo de la alta direccin supone Defender la iniciativa global Dentro de la organizacin y ante el rgano ms elevado de gestin. Por ejemplo, en el caso de la BBC el Director General obtendra el apoyo del Consejo de Administracin. Dirigir la comunicacin Dentro y fuera de la organizacin, sobre todo en lo que se refiere a nuevas funciones y flujos de trabajo. Delegar Garantizar que los gestores del proyecto estn plenamente autorizados para realizar los objetivos del proyecto y han definido claramente las responsabilidades y plazos. El gestor del proyecto tiene que tener una visin clara y una buena comunicacin con los dems afectados por el proyecto. Para ganar popularidad con los usuarios, pueden servir de "embajadores para la causa editores con importantes estudios de caso de un buen uso del archivo, o tcnicos que presionen por sistemas compatibles. La alta direccin de la empresa debera elegir al jefe de proyecto no tanto por su cualificacin como documentalista, sino ms bien por sus tcnicas de gestin. Marginalmente, hay consultoras especializadas en este tipo de gestin de proyectos. Sin embargo, antes de contratar una empresa externa vale la pena recordar que, como norma general, todo el conocimiento necesario reside dentro de la televisin. Adems, cualquier relacin con una consultora externa debe establecerse sobre una base de asociacin. Como parte del proceso de toma de decisiones, la experiencia de ScreenSound Australia proporciona algunos detalles tiles. 6
6 Algunos informes estn disponibles en la pgina oficial de ScreenSound: http://www.screensound.gov.au/ScreenSound/Screenso.nsf/HeadingPagesDisplay/PreservationP apers+&+Presentations?OpenDocument Vanse sobre todo M. Tuite, "Digital Archiving and Delivery at ScreenSound, Australia (13 junio 2001), y R. Pymm, "Keeping the culture: archiving and the 21st Century (2000). 13 3.2 Imperativo editorial Como en toda inversin importante, hay que tener resultados para justificar una iniciativa de digitalizacin, y la manera ms directa de obtenerlos es utilizar el material de emisin. En una situacin ideal, en la parrilla de programacin habra que dejar huecos para programas basados en archivo. Aunque el material de archivo ya se usa ampliamente -por ej. normalmente en una televisin pblica europea, la emisin de noticias contiene aproximadamente un 30% de material de archivo- debe estimularse a los productores para que se inventen modos innovadores de revitalizar este material. No basta con la simple reemisin. Un ejemplo son los paquetes actualmente en antena en BBC Prime, que estn grabados enteramente con imgenes de archivo de la Path. Un paso ms son los canales basados exclusivamente en archivo, llamados comnmente "canales digitales. Por ejemplo, la ZDF alemana lanz en 1997 los canales ZDFinfo y ZDFdoku, seguidos ms tarde por ZDFtheaterkanal, los tres con propuestas editoriales basadas en la utilizacin de material de archivo. Los autores de este informe desean sealar que las campaas para encargar materiales originales (brutos) son cada vez ms fuertes, porque tanto directores de programas como productoras prefieren material en bruto. As pues, la exigencia de utilizar material de archivo de forma continuada debera formar parte de una poltica empresarial, y no confiar a productores o canales individuales el encargo de realizar programas basados completamente en archivo. Un ejemplo de xito: la RAI La digitalizacin hecha por la RAI (Italia) ha sido un xito notable. A medida que en los ltimos aos se daba alta prioridad a la digitalizacin de los archivos, el uso de material de archivo se ha incrementado enormemente. Este incremento se debi en parte a la posicin estratgica de los nuevos canales digitales de la RAI como canales basados en archivo. Asimismo, el uso de archivo en los principales canales tradicionales tambin se increment mucho gracias a su mejor accesibilidad y como resultado de la poltica empresarial. 14 4 Conozca lo que tiene: metadatos Hay dos lecciones globales que deben aprenderse de las televisiones que ya han empezado a digitalizar sus archivos y que se encaminan a tcnicas de produccin digital: Gestionar los metadatos es tan importante como gestionar el audio digital o la esencia (essence) del vdeo. No hay que subestimar las complejidades de gestionar los metadatos. 4.1 Qu son los metadatos? Para las televisiones, los metadatos son la informacin que describe un programa. As pues, los metadatos abarcan un conjunto muy grande de informacin. Las televisiones no son las nicas que tienen que manejar metadatos. Puede decirse que es metadato la informacin que describe a cualquier producto. Muchas empresas necesitan poner sus metadatos a disposicin de sus clientes. Por ejemplo, las especificaciones tcnicas de los componentes de la lanzadera espacial de la NASA estn disponibles en una serie de documentos para aquellas empresas que quieran ofrecer un contrato de suministro. Otro ejemplo menos tcnico: los metadatos de un buen salchichn estn impresos en su exterior, la esencia est dentro. En trminos generales, conviene pensar en dos tipos de metadatos: tcnicos y descriptivos. Tipologa de los metadatos Metadatos tcnicos (MT): Es la informacin tcnica sobre un programa, como los niveles de vdeo en el caso de un programa televisivo, o los niveles de audio para un programa de radio. Metadatos descriptivos (MD): Esta informacin describe el contenido de un programa. Generalmente estos datos vienen suministrados en papel, en forma de impresos. Por ejemplo, la presentacin que se da a las revistas de televisin es una concisa descripcin de lo que trata el programa. Los MD tambin incluyen informacin administrativa como las fechas de emisin del programa, necesarias para que el departamento de derechos pague a los artistas por cada emisin. 15 4.2 Por qu son importantes los metadatos? Para archivar el material que se vaya a reutilizar en futuros programas hay dos cosas tienen que estar en su sitio: Debe reunirse informacin lo suficientemente detallada acerca del programa, de modo que cualquiera pueda identificarlo en el futuro. La descripcin del programa tiene que estar vinculada a su esencia, de modo que cualquiera que encuentra un programa pueda or el audio o visionar el vdeo correcto. Fundamentalmente, esto es para garantizar que todos los metadatos comparten la misma referencia, y que esa referencia forma parte del fichero de audio o vdeo. Estas referencias suelen denominarse UID o identificadores nicos (UID = Unique Identifiers). 7 Si los metadatos no se gestionan eficazmente, una televisin puede estar montando una "chatarra digital (por parafrasear a un colega de Noruega). Tendramos un enorme almacn de ficheros de audio y vdeo, pero no habra manera de recuperar lo que contienen los ficheros. En el mejor de los casos, la reutilizacin del material sera dificultosa y llevara mucho tiempo, con lo que se perderan los principales beneficios de la produccin y almacenamiento digitales. Potencialmente, hay una enorme cantidad de informacin que puede asociarse a un programa. Sin embargo, es posible definir un ncleo de metadatos que identifiquen un programa. Si todava no han empezado, las televisiones deberan disear los modelos de datos de su organizacin. Bsicamente, un modelo de datos define las piezas sueltas de informacin utilizadas dentro de la organizacin. Algn dato es muy fcil de definir, por ejemplo, "Productor. Otra informacin es ms problemtica; por ejemplo, "Ttulo, que puede cambiar varias veces durante el proceso de produccin. Una vez diseados, los modelos de datos deben publicarse. Aunque disear los niveles de datos de una empresa es tarea difcil y que lleva mucho tiempo, y aunque normalmente no se publique, compartir esa informacin internamente es esencial para desarrollar al mximo el potencial del entorno digital.
7 La Society of Motion Picture and Television Engineers (SMPTE) ha definido la norma UMID (Unique Material Identifier), mientras que la Unin Europea de Radiodifusin (UER) ha definido la norma USID (Unique Source Identifier). 16 Compartir la informacin externamente facilita el intercambio de programas entre televisiones. Una televisin slo puede empezar a considerar el intercambio electrnico de media cuando se han diseado y estn disponibles los modelos de datos. Ya se ha trabajado mucho en especificar un ncleo de datos. El proyecto de la UER sobre "P-Meta (Metadata Exchange Standards) define muchos trminos para ayudar a disear el modelo de datos y para facilitar el intercambio de media. 8 El proyecto P-FRA (Future Radio Archives), tambin de la UER, est estrechamente unido al proyecto P-Meta. Concretamente, el P-FRA expone: ". considerar todas las fases del ciclo de audio para emisin: produccin, parrilla de programacin, registros para archivo, almacenamiento, recuperacin del archivo y reutilizacin. Hay que investigar y resolver una mezcla de temas tcnicos y de gestin para que la UER elabore una recomendacin para el uso seguro, prctico y barato de ficheros electrnicos en los archivos de audio. 9 4.3 Definicin de un ncleo de datos No obstante, acordar y definir una serie de datos fundamentales no basta para gestionar eficazmente los metadatos. Son necesarias otras tres condiciones: 1. Precisin y amplitud de los datos En cada programa tiene que ser obligatorio rellenar la totalidad de los campos correspondientes al ncleo de datos. Garantizar que se completan esos campos tambin garantiza que el material puede intercambiarse entre
8 Para ms informacin, vase el proyecto P-Meta de la UER. Los informes generales con lo bsico de P-Meta y los metadatos especficos para radio pueden encontrarse en: http://www.ebu.ch/departments/technical/technical_publications http://www.ebu.ch/tech_32/tech_32xx.html Ms informacin tcnica se encuentra en: http://www.ebu.ch/departments/technical/technical_publications http://www.ebu.ch/tech_info/tech_ref_data.html 9 Hay informacin disponible en: http://www.ebu.ch//departments/technical/pmc/pmc_fra:html Siga el vnculo "deliverables para los documentos de referencia. 17 televisiones de forma normalizada. Esto es asunto de cada televisin, pero no debe subestimarse su dificultad. 2. Compartir una referencia comn entre metadatos y esencia Para que funcionen las referencias compartidas entre televisiones, es fundamental establecer normas para los UID (identificadores nicos), ratificarlas y ponerlas en prctica. Hay que insistir en que se ha hecho mucho trabajo en esta rea pero, igual que con el ncleo de metadatos mencionados antes, hay que convenir normas y ponerlas en prctica. 3. Uso de normas Una vez establecidos los identificadores nicos, tendrn que utilizarse de forma normalizada. Tambin esto hay que convenirlo en cada televisin. 10
10 La Society of Motion Picture and Television Engineers (SMPTE) ha definido la norma UMID (Unique Material Identifier), mientras que la Unin Europea de Radiodifusin (UER) ha definido la norma USID (Unique Source Identifier). Pueden usarse ambas normas, pero la UER respalda la USID. 18 5 No crea a su Departamento de Informtica A los departamentos de Informtica les resulta tentador lanzar una lista detallada de propuestas tcnicas y problemas. Este no es el propsito de este captulo. El propsito e s aclarar los principios que deben sustentar la tecnologa en la que se apoya el entorno digital. Desde el principio es vital reconocer la diferencia entre tecnologas de emisin y tecnologas de informacin. Ambas se emplearn en el archivo digital, y desempean funciones diferentes. 5.1 Principio 1: disear primero los procesos Gestionar un entorno digital consiste, sobre todo, en disear y utilizar los mejores conceptos de flujo de trabajo y los procesos profesionales. La tecnologa slo se utiliza para apoyar el proceso. Es fundamental que primero se pongan en marcha los procesos, y despus se evale la tecnologa para comprobar cmo respalda a esos procesos. 5.2 Principio 2: no hacer nada no es una opcin Un entorno digital conlleva una sofisticada arquitectura informtica, desde luego mucho ms sofisticada de lo que se requiere en el mundo analgico. As, es tentador esperar que un fabricante elabore un sistema total que "haga todo, y entonces comprarlo. Esto puede ser un gran error. Cuanto ms se espera, ms crece la "basura digital. Adems, es difcil que un solo sistema pueda soportar uno tras otro los procesos profesionales, porque el proceso en s mismo es complicado y difiere de una televisin a otra. Sin embargo, los sistemas de "gestin de activos (asset management) son en este momento el tema de moda entre los informticos. La gestin de activos consiste en gestionar el audio y/o vdeo, as como la informacin descriptiva sobre dicho audio y/o vdeo. El asunto clave es si ello es posible con un solo gran sistema, o si es mejor desplegar varios sistemas para lograr el mismo objetivo. 19 Las televisiones tendrn que sopesar cuidadosamente cmo ser de duradera la popularidad de los grandes sistemas. Afortunadamente en algunas reas especializadas la tecnologa es lo suficientemente sofisticada como para utilizarse ahora. Si se sigue este camino, una televisin estar desplegando una solucin "de componentes: diferentes sistemas haciendo lo mejor en su especialidad, para soportar actividades especficas dentro del proceso global. 5.3 Principio 3: aspectos clave de una solucin de componentes Dado que una solucin de componentes slo soporta determinadas actividades dentro del proceso global, cada componente debe ser: Capaz de crecer o debe poder ampliar los componentes para abordar una actividad concreta en la organizacin Capaz de intercambiar informacin con otros componentes o los componentes deben soportar estndares de conectividad genricos y comunes, e intercambiar formatos o los componentes deben utilizar modelos de datos compatibles y configurables. Hay que sealar otro punto crucial en lo referente al intercambio de imgenes entre televisiones. Habr que desarrollar un modelo de seguridad eficaz para proteger las imgenes que se intercambian y el mecanismo de intercambio. Habida cuenta de lo enorme de dicha empresa y la cantidad de tiempo que abarca, las televisiones tienen que trabajar con los fabricantes para garantizar que se desarrollen productos adecuados. La UER est excepcionalmente situada para representar a sus miembros y coordinar dichas negociaciones. 20 6 Por dnde empezar? La cuestin ya no es si una televisin se lanzar a digitalizar o no, sino ms bien cundo empezar el proceso y a qu nivel. La cuestin est en por dnde empezar, qu cintas acometer primero, y qu errores evitar. Hay muchas y variadas razones detrs de toda migracin al entorno digital, y cada televisin debe examinar qu rea es la ms importante en su decisin de comenzar el proceso. Dado el nivel de la empresa, debera seguirse la mejor prctica en la conservacin digital. En este captulo examinaremos la mejor teora y prctica en materia de conservacin digital. Aunque parezca trivial, es importante establecer desde el principio por qu se digitaliza y qu se quiere obtener. Esto puede variar de una televisin a otra, y depende de la herencia particular de cada una. Las prioridades que suelen darse son las siguientes: -- precios, recolocacin, ingresos -- incremento de presencia a travs de la Web -- conservacin, patrimonio -- facilitar nuevos procesos de produccin -- rapidez de acceso y bsquedas tipo "autoservicio -- ahorro de espacio La lista de las principales prioridades debe consensuarse como la idea principal del proyecto, y a medida que se desarrolla el proyecto debe releerse a menudo para centrarse en la idea original. 6.1 Los siete principios de la priorizacin Las televisiones rara vez podrn digitalizar sus colecciones completas, sobre todo por razones de costo (en este caso una notable excepcin es la RAI de Italia). Tambin queremos mencionar la reciente encuesta de PRESTO, 11 donde se seala que las diez mayores televisiones de Europa conservan un total de 13,5 millones de cintas de audio, vdeo y film que necesitan digitalizacin. Basndose en esas cifras, se calcula que el total de fondos europeos de material emitido asciende a ms de 50 millones de horas. El grado en que una televisin digitaliza sus archivos depende del nivel de financiacin disponible, ya sea mediante canales internos, externos o en cooperacin. La naturaleza y funcin del archivo dictarn el nivel de
11 Este informe, y otros de PRESTO, se encuentran en la pgina Web del proyecto: http://presto.joanneum.ac.at/projects.asp#d2 21 financiacin adicional que pueda obtenerse de terceras partes, ya sean fondos gubernamentales o comerciales. 12 Los siete principios de priorizacin son, sin orden de preferencia: Costo Acceso a los programas Vulnerabilidad Singularidad Metadatos Copyright Patrimonio Las televisiones necesitan un acceso rpido a sus fondos para reemitirlos o para usarlos como material en bruto para nuevos programas o nuevos medios como Internet. Esto puede llevar a que se digitalice primero el material ms reciente y ms reutilizable. Puede que haya que priorizar los materiales conservados en soportes obsoletos mientras todava se disponga de los equipos tcnicos para visionarlos dentro de la televisin. 13 Debe darse especial prioridad a los materiales nicos o con un valor patrimonial indudable, sobre todo si no pueden hallarse en otro sitio. En algunos casos, las televisiones han extrado muestras de sus fondos para hacer tomar conciencia interna y externa del alcance y finalidad de la coleccin, y para atraer financiacin adicional. 14 Series modelo o emisiones de CD/DVD ilustran la riqueza del archivo y la necesidad de digitalizarlo para garantizar su futura reutilizacin y valoracin. Responsabilidades institucionales La responsabilidad depende de si el archivo de radiotelevisin forma parte del archivo nacional o no. Aparte de una funcin nacional ms amplia, casi todos los archivos de radiotelevisin tienen el cometido de suministrar material para reemitirlo y para otras formas de reutilizacin. Se recomienda que las selecciones de la produccin en curso sean lo ms amplias posible.
12 Para ms detalles, vase el captulo 7. 13 Para ms detalles, vase IASA TC-03: http://www.iasa-web.org/iasa0013.htm 14 Un ejemplo famoso es la edicin de las grabaciones de los Beatles "Live at the BBC, realizada en 2001. Adems de ser un xito comercial, dirigi una sutil llamada de atencin sobre el valor inherente de los archivos. En la campaa publicitaria mundial, la BBC no se olvid de citar que las grabaciones provenan del archivo de la BBC. 22 Algunos materiales de archivo se usan con ms frecuencia, mientras que otros duermen el sueo de los justos. Se recomienda hacer un anlisis de las peticiones en curso para determinar qu material tiene una elevada demanda. Una vez identificado, puede darse prioridad de digitalizacin al material usado con frecuencia. Aunque tenga sentido identificar bloques de materiales y digitalizarlos sistemticamente, tambin debe tenerse en cuenta la posibilidad de digitalizar a peticin o sobre la marcha. La IASA - Informe del grupo de trabajo sobre criterios de seleccin Otros criterios que afectan a las prioridades de la digitalizacin son los de si hay o no registros catalogrficos de los fondos analgicos. Si los fondos estn catalogados con metadatos adecuados, entonces ser ms fcil digitalizar lo analgico sistemtica y rpidamente. Si hay que catalogar los fondos, se aadir tiempo y dinero al costo del proyecto. 15 Los derechos de autor tambin pueden afectar a la priorizacin. En resumen, hay muchos asuntos que influirn en el establecimiento de prioridades, y las decisiones tomadas se vern afectadas por una serie de factores. En ltima instancia, la decisin acerca de las prioridades ser tomada por directivos o editores para ver en qu materiales se centran y qu cantidad de dinero estn dispuestos a invertir en la digitalizacin. 6.2 Ventajas La digitalizacin ofrece a las televisiones enormes ventajas al garantizar la conservacin a largo plazo de sus fondos de imgenes. Con ello se evita el acceso cada vez ms limitado a los equipos de visionado analgico, se eliminan de los almacenes las cintas daadas o peligrosas (pelcula de nitrato de celulosa), y se facilita el acceso mltiple y simultneo a las imgenes mediante un amplio abanico de sistemas de recuperacin (bsquedas, emisin y ficheros continuos). El asunto del acceso se perfecciona ms al proporcionar a los editores material que antes era inaccesible o desconocido, para reemitirlo o reutilizar su contenido en la programacin. Muchos proyectos de digitalizacin tambin incluyen la creacin de una copia adicional de seguridad del material digitalizado para almacenarla en otro lugar geogrfico. La principal desventaja de esto suele ser el costo -sobre todo el de digitalizar o convertir las cintas de vdeo almacenadas- aunque otros factores como el patrimonio, prestigio y singularidad pueden afectar el resultado.
15 El Archivo Digital YLE (Radio Finlandia), por norma, no digitalizar material sin catalogar. 23 Los archivos de radiotelevisin contienen un amplio abanico de materiales, y el reto de digitalizarlos requiere racionalizar los fondos a fin de potenciar al mximo la utilizacin a travs de medidas de conservacin, de extraccin de metadatos y de gestin del control documental. La digitalizacin tambin permite reubicar el viejo almacn analgico en sitios de almacenamiento ms baratos fuera del edificio principal, liberando espacio muy valioso para oficinas o estudios en los edificios de emisin. Los formatos de los ficheros estn sujetos a obsolescencia y evolucin, y deben adoptarse normas para minimizar riesgos. El alto costo de almacenaje, sobre todo de material vdeo, exige que se apliquen criterios de seleccin como los mencionados anteriormente. Las televisiones estn introduciendo de forma creciente sistemas de produccin y emisin digital, y migrando fondos de archivo a formatos compatibles. Esto permite su creciente integracin en el nuevo flujo de trabajo digital. La digitalizacin de imagen fija (documentos, fotografas) o audio requiere un enfoque diferente aunque los principios sean los mismos. 16 Los autores entienden que la digitalizacin significa convertir un objeto analgico en un fichero digital, o transferir la seal analgica a un formato media digital (por ej. CD-A o DigiBeta). El objetivo final de la digitalizacin es operar en un entorno sin cintas. 6.3 Formatos En cualquier proyecto de digitalizacin es de vital importancia adoptar normas internacionales abiertas, no propietarias, y almacenar el material generado digitalmente. Al adoptar estndares comnmente aceptados, las televisiones se garantizan la mxima accesibilidad de su material a largo plazo, y que cualquier metadato incrustado en el material puede exportarse con facilidad a las bases de datos u otros sistemas digitales de forma estructurada y coherente y con el mnimo de intervencin humana. El reciente debate sobre la cooperacin Microsoft/AOL en las aplicaciones de visionado continuo de imgenes ha puesto de manifiesto los problemas de poner gratuitamente a disposicin de usuarios de PC aplicaciones de visionado disponibles globalmente pero propietarias. En el mundo del audio, la UER ha respaldado un formato as, concretamente el BWF (Broadcast Wave Format), 17 que incluye metadatos descriptivos y de control de calidad incrustados en el fichero. Pero en el mundo del vdeo esto todava no se ha producido. La UER est trabajando actualmente en el MXF (Metadata eXchange Format), que permite crear ficheros de vdeo en
16 Lo mismo sirve para cualquier nuevo medio a medida que los medios van evolucionando, como el teletexto analgico y digital, contenidos de Internet o aplicaciones mviles. 17 Se recomiendan otras lecturas sobre este tema en la pgina Web de la UER: Richard Chalmers, "The Broadcast Wave Format, an introduction http://www.ebu.ch/trev_274-chalmers.pdf 24 baja resolucin para bsquedas. 18 En el mundo del vdeo todava no se ha adoptado una norma, aunque el MXF de la UER est ganando terreno. 19 El Media Player de Microsoft mencionado anteriormente, ya disponible en casi todos los PC de ofimtica, no cumple la norma MXF por razones obvias. Las televisiones deben evitar cuidadosamente la tentacin de caer en soluciones aparentemente "baratas y con una perspectiva muy a corto plazo. Los autores opinan que las imgenes deben comprarse y digitalizarse con la mxima resolucin posible, e idealmente requieren que se cree un fichero lineal. La digitalizacin debe emprenderse slo una vez, tanto por razones de costo como de gestin. Los ficheros comprimidos crearn problemas en su utilizacin posterior, y debera aplicarse el principio general de moverse de la edicin lineal a una versin comprimida y a una versin continua. 20 Otros formatos utilizados por las televisiones son jpeg y tiff para fotografas e imgenes escaneadas, y .xml, .html y .pdf en los departamentos de Informtica e Internet. Muchas televisiones mantienen archivos documentales de la empresa, que pueden complementar a los archivos de emisin. Para digitalizar colecciones de documentos empleadas en el registro y la gestin de los derechos, pueden utilizarse soluciones escaneadas. Algunos formatos internacionales De almacenamiento: DLT, LTO, CD-ROM, CD-A, DAT, DVD, Servidores De ficheros: BWF, MXF, Real Video, Windows Media De identificacin: UMID de la SMPTE, USID de la UER
18 El MXF (Media eXchange Format) proporciona un formato bsico y una serie de plantillas para crear ficheros que se pueden leer y escribir con descodificadores, y que son legibles por el AAF (Advanced Authoring Format), con el fin de promover el intercambio de imgenes basado en familias de compresin y formatos comunes de contenido. Los ficheros MXF estn diseados para una escritura secuencial y para el acceso con lectura secuencial y aleatoria. Adems de ofrecer una mejor interoperabilidad (pueden trabajar con audio y vdeo entre diferentes equipamientos y diferentes aplicaciones), su otra contribucin importante es el transporte de metadatos. Al desarrollar el MXF desde el principio como un formato nuevo de fichero, se ha pensado mucho la puesta en prctica y la utilizacin de metadatos. Esto no slo es importante para el buen funcionamiento de los ficheros MXF, sino que tambin permitir nuevas y poderosas herramientas para la gestin de media y para mejorar el flujo de trabajo durante la creacin de contenidos, al eliminar la introduccin repetitiva de metadatos. 19 El 18 de junio de 2003 se dio un empujn importante para la adopcin del MXF y BWF (Broadcast Wave Format), cuando la World Broadcasting Union (WBU) -que reagrupa la Broadcasting Union, incluida la UER- respald firmemente ambos formatos. La WBU urgi a la SMPTE para que terminara su trabajo sobre especificaciones. Vase ms informacin acerca del MXF en: Bruce Devlin: "MXF: the Material eXchange Format, en http://www.ebu.ch/trev_291- devlin.pdf 20 Esto significa, en trminos de calidad degradante, que la lnea puede ser Linear BWF (material fuente) ->MPEG 1LII ->MP3 -> RealAudio. 25 6.4 Flujo de trabajo digitalizado Como hemos dicho antes, la etapa de planificacin es crucial para cualquier proyecto de digitalizacin, ya se trate de convertir el archivo analgico o de introducir un sistema de produccin digital. Los autores recomiendan que se formen grupos de trabajo interdisciplinares en el seno de la organizacin, y ello incluye al personal de archivo, de produccin y de ingeniera o informtica; todos ellos deben cooperar para garantizar que en el proyecto se toman en cuenta todos los temas relativos a la creacin, gestin y explotacin del material digital. Idealmente, el mtodo preferido es la digitalizacin masiva. Sin embargo, es sabido que ser necesario un cierto grado de digitalizacin a peticin. Como norma general deben tener prioridad las consideraciones de conservacin, para preservar los materiales antes de que se destruyan para siempre. Cada proyecto ser diferente en cada televisin y tendr sus necesidades nicas, pero en general deben contemplarse los siguientes temas durante el proceso de planificacin: Esta lista debe usarse en cualquier flujo de trabajo digitalizado: Seleccin ......... Criterios, cantidad, calidad Preparacin fsica ..... Conservacin, personal especializado Captura ........... Tiempo real, FTR Catalogacin ........ Nivel de detalle Creacin de metadatos . Automtica, manual Almacenamiento ..... Formatos, on-line, near online, compresin Acceso ........... Servidor Web, almacenamiento del sitio Web Migracin .......... Estrategia de conservacin Por ltimo, un tema que debe contemplarse es el de la cooperacin. 21 Algunas televisiones, como la NRK de Noruega, se han asociado, en este caso con la Biblioteca Nacional de Noruega, para avanzar en la digitalizacin de materiales vulnerables envejecidos, que se transferirn a la Biblioteca Nacional como lo ordena la ley noruega del Depsito Legal. Otras televisiones se han asociado en proyectos, que a menudo implican financiacin parcial de la Unin Europea, especialmente los proyectos FIRST, ECHO y PRESTO. 22
21 Vanse ms detalles en el captulo 9. 22 Las siguientes pginas son tiles a este respecto: Film-First Film Preservation: http://www.film-first.org Proyecto ECHO: http://pc-erato2.iei.pi.cnr.it/echo Proyecto PRESTO: http://presto.joanneum.ac.at/Public/brochure.pdf 26 Estudios de caso Muchas veces se obtienen detalles muy tiles a partir de casos prcticos en situaciones comparables. Entre los ejemplos de proyectos de conservacin digital en miembros de la UER se incluyen los siguientes ya documentados: ARD/ORF : Euromedia Proyecto puesto en marcha en la SWR/ARD (Alemania) y la ORF (Austria). Vase I. Buscher: "Digital video archives - facing the facts. Three successful implementations of Media Archive. El autor trabaja para la empresa suministradora, TecMath. http://www.ebu.ch/trev_280-buscher.pdf Radio Suecia L. Jonsson describe la utilizacin de ficheros BWF en Radio Suecia en: http://www.ebu.ch/trev_274-jonsson.pdf YLE, Finlandia P. Gronov y M. Petj describen la experiencia del archivo de audio digital en: http://222.ebu.trev_280-gronow.pdf NRK, Noruega La siguiente Nota describe el proyecto de la NRK para el archivo digital de radio, en unin con el Archivo Nacional de Noruega: http://www.iasa-web.org/Grimstad_digitalradioarchive.pdf
27 7 Qu vale su archivo? Cunto cuesta? No basta con teorizar sobre la digitalizacin y la gestin de archivos digitales de imgenes en el siglo XXI. El debate y la discusin deben basarse en realidades. De los diversos temas que enfrentan las televisiones europeas (tecnologa, privatizacin, competencia), la financiacin sigue centrando cualquier discusin. En una televisin los archivos se consideran como activos, y en cuanto tales son objetos de gran valor financiero, creativo y cultural. Sin embargo, a menos que se conserven y se gestionen eficazmente, ser imposible extraer ningn provecho de lo que se invierta en ellos. El archivo Disney se ha valorado en 17 billones de dlares. La decisin tomada hace 15 aos por David Eisner se tradujo en el esfuerzo de Disney por comercializar y relanzar a la venta para las nuevas generaciones su extenso catlogo de pelculas archivadas. El archivo Kirch se ha valorado en 6 billones de euros. En su contabilidad, la BBC ha valorado su archivo en 500 millones de libras esterlinas, basndose solamente en los costos necesarios para reemplazarlo fsicamente si fuera destruido. Tambin es importante sealar que el valor financiero no siempre es la razn ms importante o persuasiva para garantizar la conservacin continuada de los archivos de radiotelevisin. El contexto y la accesibilidad tambin pueden aumentar su valor. Como hemos dicho antes, el lanzamiento de BBC 7 se bas en la presencia de amplios fondos de Radio4 en los archivos de la BBC. Cmo pagarn las televisiones la digitalizacin? Qu ocurre si no pueden permitirse digitalizar? Cul es el valor financiero de la digitalizacin? Estas distintas preguntas deben contemplarse bajo los aspectos de costo y beneficio. La necesidad de que las televisiones definan la situacin de sus archivos es real. Forman parte del patrimonio cultural nacional de su pas? Son simples colecciones de programas emitidos, almacenadas para su reemisin? A falta de instituciones nacionales de lo audiovisual, realizan esa funcin por defecto los archivos de radiotelevisin? Cuando se enfrenten a esas cuestiones, las televisiones empezarn a ver en qu medida las diversas opciones de financiacin pueden o no estar abiertas y disponibles para sus archivos. Sin embargo, tambin hay implicaciones y condiciones en la obtencin de esa financiacin. En trminos generales, los archivos deberan ser capaces de devolver beneficios al esfuerzo inversor. Los archivos pueden usarse para generar ingresos o para complementar dficits en los programas. En cambio, puede que algunas televisiones garanticen la conservacin de sus fondos mediante la 28 digitalizacin para evitar la publicidad negativa de ser acusados de destruir el patrimonio nacional. El tema del legado tambin es un factor cuando los directivos quieren iniciar un proyecto importante. La financiacin puede ser interna mediante la asignacin de una partida extra, o externa mediante agencias de financiacin nacionales o locales con lneas internacionales, nacionales o regionales (por ejemplo, Memoriav en Suiza). 23 En Europa, en muchos casos la financiacin se ha dado en una sola partida, y entonces los gestores del proyecto deben asegurarse de que cubren todo el terreno preparatorio necesario, ya que la oportunidad de revisar la digitalizacin puede que no vuelva a darse. La financiacin para la conservacin tambin puede ser una inversin anual, y en ese caso puede traducirse en una digitalizacin unida a un trabajo de conservacin. Cualesquiera sea la fuente de financiacin, debe amarrarse bien para garantizar que no vaya a parar a otros proyectos. La nica excepcin posible sera utilizar fondos de conservacin para reducir costos en un rea asociada, como es el escaneado de informacin sobre los derechos. Una vez obtenida la financiacin, una exigencia clave es planificar detalladamente todo proyecto que contemple tanto la esencia como los metadatos. Antes de comenzar cualquier trabajo, deben articularse los niveles de catalogacin y digitalizacin. Debe disearse un borrador de plan financiero que incluya todos los riesgos conocidos y anticipados. El plan financiero debe contemplar con anticipacin todas las vas de acceso y las corrientes potenciales de ingresos, garantizando el acceso a copias on-line u off-line de las imgenes. El costo por uso de una pieza tambin ilustrar el valor de la digitalizacin. Deben disearse los flujos de trabajo y deben incluirse datos de muestra para garantizar que el proyecto est bien trabado en sus tiempos y puede medirse con precisin. Debe decidirse si la digitalizacin se subcontrata o si se lleva a cabo en casa. Ambas opciones tienen ventajas, pero el costo de realizar la operacin en casa puede ser mayor. Ello se compensa con la desventaja de que la organizacin no adquiere conocimientos especializados y experiencia en el proceso de digitalizacin. EMPIECE YA! Leer las secciones tcnicas debe convencernos de que, aunque la tecnologa est en evolucin, ya es lo suficientemente madura como para que una organizacin empiece a digitalizar y a aprender sobre los flujos de trabajo en un entorno digital. Siempre es ms difcil recortar financiacin a un proyecto en marcha que a uno potencial. La gestin de los costos es clave en cualquier proyecto. Las televisiones europeas generalmente reciben la mayor parte de sus ingresos en forma fija, as que tienen poco margen para controlar costos variables e inevitablemente crecientes, sobre todo en pocas de graves limitaciones presupuestarias. PRESTO ha mostrado que digitalizar una hora de material audiovisual puede costar entre 100 C (audio) y 2.000 C (film). Sin embargo, los costos por
23 Vanse ms detalles en www.memoriav.ch 29 utilizacin reducirn esta cifra. El objetivo de todo proyecto de digitalizacin debe ser reducir el costo por uso incrementando la accesibilidad y reutilizacin del material digitalizado. Deben explorarse aquellas soluciones tcnicas que disminuyan el costo por uso, como los sistemas de gestin de archivo (Archive Management Systems) y gestin de contenidos (Content Management Systems). En estos casos, el gran costo inicial se amortiza con el mayor uso gracias a la recuperacin (retrieve) y gestin electrnica. Esto slo puede darse con un proyecto bien gestionado y con cuidadosos controles. Es posible que no se disponga de la financiacin completa para digitalizar todo el archivo, as que habr que aplicar un criterio de seleccin. 24 Otro tema que puede tener repercusin en la financiacin es el de la propiedad. Si un gobierno nacional proporciona fondos para digitalizar una coleccin, puede que imponga la condicin de cambiar la propiedad de la coleccin, o de que sta se ponga a disposicin del pblico. Muchas televisiones se han resistido a ello argumentando la exclusividad del contenido, y tambin para evitar futuros problemas de tener que suministrar instalaciones de acceso al pblico en general (Los intentos de la BBC para trabajar con el Archivo Nacional de Sonido de la British Library ilustran este aspecto de la cuestin). Una dificultad aadida es el material que por su contenido tendra una baja prioridad de digitalizacin pero que est en muy malas condiciones. En toda asociacin es necesario llegar a un debate y compromiso, y la UER puede actuar como agente de confianza y distribuir fondos propios de financiacin para proyectos de digitalizacin. Por ltimo, vale la pena sealar que durante un perodo de transicin casi todas las televisiones operarn en un entorno dual analgico/digital. Esto originar algunas dificultades, y en algunos casos se traducir en mayores costos durante el perodo de transicin, ya que hay que mantener tanto el sistema analgico como el digital, pero no debe obviarse que la finalidad ltima es operar en un mundo exclusivamente digital. Este perodo tambin ofrece a las televisiones la oportunidad de aprender a gestionar eficazmente las versiones digitales.
24 Vase el captulo anterior para las prioridades. 30 8 El departamento jurdico es su socio Los archivos de radiotelevisin se caracterizan por una doble funcin. En primer lugar, y como los dems archivos, son parte del patrimonio nacional. En cuanto tales, pueden ser tiles para acadmicos e investigadores, exactamente de la misma manera que lo son los libros o cualquier otro registro en papel. En segundo lugar, y esta es su funcin principal y tambin lo que los diferencia de los archivos de papel, son una "fuente viva de materiales de programas desde el momento en que esos materiales se reutilizan cada da. Estas caractersticas especiales de los archivos de radiotelevisin sugieren otra distincin importante, es decir, entre el material fsico o soporte de las imgenes o el sonido y los derechos de autor asociados. Aunque el propietario del material fsico normalmente tambin sea el propietario de los derechos, esto no siempre es as. As pues, para una televisin el tema de la propiedad de los derechos es de mxima importancia. 8.1 Patrimonio audiovisual nacional La preocupacin por los temas legales no slo se da en el uso actual del material de archivo para emisin u otros servicios, sino tambin en lo que hace la televisin para conservar dicho material. Segn la ley nacional que regule la conservacin de los distintos materiales de carcter histrico, la nocin de "material de archivo puede referirse slo al soporte de los materiales. Respecto de la salvaguardia de producciones de archivo transfirindolas desde los viejos soportes fsicos (cinta magntica o de celuloide), que se deterioran fsica o qumicamente con el tiempo, hacia soportes modernos (digitales), el Consejo de Europa tambin ha llevado a cabo algunos trabajos a fin de proteger este material para la posteridad, principalmente con la intencin de hacer accesibles estos archivos para fines cientficos y de investigacin. En septiembre de 2001, el Consejo adopt el texto de una Convencin Europea para la Proteccin del Patrimonio Audiovisual (para pelculas), y un Protocolo (para produccin de televisin), por el que se obliga a los pases signatarios a introducir un sistema de "depsito legal de dichas producciones. Las televisiones emisoras pueden designarse como los organismos de archivo para sus propias producciones. 25
25 Puede obtenerse una copia aqu: http://book.coe.int/GB/CAT/LIV/HTM/11858.htm o tambin en la pgina de la UER: http://www.ebu.ch/departments/legal/pdf/leg_ref_coe_convention_heritage_protocole_081101. pdf 31 8.2 Uso de material de archivo Los derechos de autor son un derecho de propiedad. El propietario de los derechos puede otorgar a otros un permiso no exclusivo o incluso exclusivo, limitado o no. Sin embargo, el propietario de los derechos no est obligado, y mucho menos la ley puede obligarle a conceder esos permisos. En Europa Occidental muchas televisiones que mantienen sus propios archivos y poseen el material de archivo son los propietarios de los derechos de esos materiales. Pero en muchos casos tendrn que renegociar primero algunos derechos con las personas que han contribuido a la produccin, que en su momento concedieron slo derechos de emisin limitados, o que hoy pueden reclamar con razn que los derechos que otorgaron en su da no cubran usos recientemente inventados, como por ejemplo la explotacin va Internet. En muchos de los antiguos pases socialistas, el sistema de derechos de autor vigente hasta principios de los aos 90 automticamente alienaba al productor los derechos de una produccin audiovisual. Cuando el productor original ya no existe, le corresponde al siguiente en la lista (normalmente, la televisin nacional), que es quien detenta ahora los derechos. Sin embargo, la cosa puede complicarse no slo si no hay una sucesin clara en la lista, sino tambin debido a los cambios en la legislacin de los derechos de autor. 8.3 Problemas concretos de los derechos de autor En la prctica los problemas ms graves surgen en los siguientes casos: Es prcticamente imposible (ya que sucede demasiado a menudo) que los productores de televisin identifiquen, sigan la pista y negocien con cada persona que contribuye a la elaboracin de un programa o sus herederos, o El esfuerzo administrativo que se requiere sera completamente desproporcionado para los beneficios que podran esperarse de tener perfectamente claros los derechos de autor, y por tanto sera prohibitivo econmicamente, o Aunque se entienda que la utilizacin est permitida bajo antiguos contratos, la remuneracin previamente fijada para la emisin en todo el territorio nacional ser demasiado elevada en relacin a una emisin fragmentada compartida por cientos de nuevos canales televisivos. En la medida en que empresas interpuestas u otros organismos representativos poseen actualmente los derechos que ya no detentan los productores de las televisiones, parece que la habilitacin de derechos, o el reajuste en la remuneracin, pueden llevarse a cabo de la manera habitual 32 mediante negociaciones contractuales, y no habr necesidad de medidas legislativas especiales. Sin embargo, sigue habiendo propietarios individuales de derechos. Aunque se pudiera encontrar a todos los propietarios de derechos, si uno solo de los propietarios de derechos de un programa no quiere negociar, o simplemente dice que no por las razones que sea, todo uso del programa se invalida. La obtencin de derechos en la prctica En el Seminario sobre Derechos de Autor celebrado por la UER en Junio de 1999 se inform de que la verificacin y obtencin de derechos por una televisin europea en un caso difcil puede llevar dos aos, con unos costos administrativos de 60.000 C, mientras que un caso normal puede llevar hasta seis meses de tiempo y costar hasta 15.000 C por ao. 8.4 Labor de la UER en la accin legal a nivel nacional La nica medida realista es hallar soluciones contractuales y legales complementarias a nivel nacional en cada pas, puesto que los problemas son especficos de las determinadas situaciones nacionales en cada pas. No obstante, sera muy deseable un marco regulador de la UER a fin de evitar distorsiones competitivas y de garantizar que las televisiones de todos los Estados miembros tienen las mismas oportunidades para usar sus propias producciones de archivo. Varios comits y grupos de la UER (incluido el Comit Legal y su Grupo de Derechos de Autor) han examinado cuestiones concretas acerca de las posibilidades que tienen las televisiones de usar sus propias producciones de archivo. Imgenes de noticias de Eurovisin En este tipo de materiales, hay que recordar que segn las normas de Eurovisin en vigor, los miembros de la UER tienen derecho a usar las imgenes de noticias de Eurovisin sin limitacin de tiempo. Lo mismo se aplica a la seal (la produccin) de otros programas de Eurovisin, sujeta, desde luego, a cualquier derecho adicional de terceras partes que pueda haberse establecido por separado. Adems, los miembros tienen derecho a autorizar el uso de la seal de Eurovisin a terceras partes, sin el consentimiento de la organizacin productora, si la duracin total de uso autorizada no supera ocho minutos. 33 Salvaguardar las medidas legislativas correctoras Respecto al resto de material de archivo, la UER ha empleado mucho tiempo y energa en llamar la atencin de los legisladores acerca de la necesidad de proporcionar una solucin legislativa, en la medida que sea necesario en cada pas. En la Declaracin del Consejo de Europa de septiembre de 1999 se obtuvo el reconocimiento poltico de dicho principio: "Declaracin sobre la explotacin de producciones protegidas de radio y televisin conservadas en los archivos de radiotelevisin. 26 Tambin es importante tener en cuenta que la Directiva 2001/29/EC acerca de los Derechos de Autor en la Sociedad de la Informacin 27 no afecta a la posibilidad de que los Estados miembros establezcan disposiciones legislativas para garantizar que las televisiones puedan utilizar sus propios archivos en emisiones nuevas y servicios a peticin, a cambio de la remuneracin equitativa adecuada. En los pases tambin hay cierta manga ancha a la hora de decidir los detalles de arreglos transitorios para disponer de nuevos derechos a peticin. Estas medidas legislativas se aplicaran en el caso de aquellos propietarios de derechos para los que no ha sido mandatado ningn organismo representativo oficial que detente y gestione sus derechos individuales en cuestin. 8.5 Posible cooperacin con las sociedades recaudadoras A continuacin de la discusin en la reunin del Grupo de Derechos de Autor sobre la posible cooperacin con las sociedades recaudadoras, la UER ha iniciado discusiones bilaterales con varias asociaciones internacionales que representan a distintos grupos de propietarios de derechos de autor, como la IFPI (International Federation of the Phonographic Industry), o la GESAC (Groupement Europeen des Societs dAuteurs et Compositeurs). Se espera que a finales de 2003 se haya progresado mucho en hallar una base comn para posibles soluciones, lo cual allanara el camino para acuerdos de ese tipo a nivel nacional. Pero en muchos pases no existe ninguna sociedad recaudadora, o se ha creado muy recientemente, mucho despus de la fecha de las producciones en cuestin. Aun cuando se hayan habilitado todos los derechos con las sociedades recaudadoras, la produccin sigue sin poderse utilizar legalmente slo con que no se encuentre a uno de los propietarios de derechos, o si uno se niega a cooperar sobre una base razonable. Esta es la razn por la que los
26 Vase http://cm.coe.int/dec/1999/678/a2.htm y en la pgina de la UER http://www.ebu.ch/departments/legal/pdf/leg_ref_coe_decl_archives_090999.pdf 27 Vase http://europa.eu.int/comm/internal_market/en/intprop/docs/index.htm en varios idiomas. 34 pases tienen que elegir un mecanismo legal simplificado y adecuado, que pueda aplicarse en el grado y caso necesarios. En la UER hay ejemplos de miembros con experiencia prctica (Gran Bretaa, Francia, Dinamarca, Italia, Holanda, Polonia, Lituania) respecto de las posibilidades de utilizar sus propias producciones de archivo, as como de las implicaciones legales concretas. 28
28 El documento es un anexo a las actas de la 95 Sesin Ordinaria del Comit Legal (Ginebra, 17/18 octubre 2002), y puede obtenerse en el Departamento Legal. 35 9 Cooperacin internacional La UER cuenta con 71 miembros activos procedentes de 52 pases y Estados diferentes, todos los cuales tienen experiencia directa de emitir y conservar o archivar por lo menos una parte de sus producciones. En este informe queremos plantear el tema de la cooperacin, y especialmente el inters del Grupo en las medidas que pueden y deberan tomarse para permitir el flujo ms libre de informacin y programas entre miembros de la UER. Muchos de los puntos investigados en otros captulos -desde la tecnologa hasta la eleccin de metadatos y el marco legal- apuntan en esta direccin. Los miembros de la UER, deberan garantizar entre s el libre acceso 29 a sus archivos? En caso afirmativo, cmo puede lograrse? El Grupo tambin se pregunta si los miembros de la UER deberan cooperar de un modo ms formal con otros organismos internacionales de archivos, sobre todo la IASA (International Association of Sound and Audiovisual Archives) y la FIAT (Federacin Internacional de Archivos de Televisin). En el seno de la comunidad de archivos hay una gran riqueza de informacin y conocimientos sobre la digitalizacin, conservacin y acceso. La UER est en una situacin nica para coordinar futuros talleres y actos especficos dedicados a esta experiencia y conocimientos, con la esperanza de fomentar un progreso real en el acceso continuado al legado y valor de los archivos de radiotelevisin. Las reas que se identifican especialmente como posibles vas de exploracin y desarrollo por parte de los diferentes departamentos y grupos de trabajo existentes en la UER son las siguientes: Definicin de las necesidades comunes de los usuarios Definicin conjunta de normas Discusin conjunta con los fabricantes acerca de las normas tcnicas, sobre todo de los medios digitales Interinidades y traslados temporales Grupos de trabajo sobre metadatos e intercambio de ficheros Formacin profesional Grupos de presin a nivel europeo La UER podra, por ejemplo, recopilar una base de datos de equipos excedentes u obsoletos que podran valer para miembros de la UER menos acaudalados. Se podra iniciar un proyecto que facilitara el traslado provisional de miembros de la UER a archivos de otras televisiones para aprender procedimientos, polticas y proyectos que se estn usando. Tambin se podra crear un "catlogo especializado de archivos de miembros de la UER.
29 Libre acceso aqu significa "libertad de bsquedas hasta una cantidad determinada de tiempo. 36 En el actual panorama financiero se requieren asociaciones y demandas de financiacin entre pases para proyectos de preservacin del patrimonio, en los que la UER podra aportar su influencia y conocimientos. Siete de los principales organismos internacionales y organizaciones no gubernamentales que se ocupan de archivos audiovisuales y de radiotelevisin han constituido la CCAAA (Co-ordinating Council of Audiovisual Archives Associations), que es una plataforma para expresar opiniones colectivas. Entre sus miembros se cuentan los siguientes: IASA (International Association of Sound and Audio-Visual Archives) FIAT/IFTA (Fedration International des Archives de Tlvisin / International Federation of Television Archives) AMIA (Association of Moving Image Archivists) FIAF (International Federation of Film Archives) Gran parte de la comunidad de archivos de radiotelevisin pertenece a alguno de esos organismos. Por ltimo, los autores quieren hacer un llamamiento a la UER para que presione en el seno de la Unin Europea y organismos similares con la finalidad de financiar y garantizar la digitalizacin y conservacin del patrimonio cultural audiovisual de los nuevos miembros de la UER. 37 10 Conclusiones Los archivos de una televisin son uno de sus principales activos, y el mundo digital transformar la manera de gestionarlos. En realidad, el mundo digital transformar a los mismos archivos. Este informe se refiere tanto a la digitalizacin de los actuales archivos analgicos como a la produccin de programas en un entorno digital. En l se subrayan los temas principales y se propone una serie de recomendaciones que ayuden a las televisiones en la transicin a un entorno digital. El informe termina describiendo cmo en un mundo completamente digitalizado el archivo y la produccin de programas van de la mano para ofrecer una programacin ms enriquecida. En otras palabras, los directivos de las televisiones no pueden permitirse planificar y mantener por separado el entorno de la produccin y el del archivo. El objetivo de los archivos seguir siendo preservar el material y ponerlo a disposicin de los editores de programas con rapidez y facilidad. Sin embargo, lo que se archivar ser ms bien la seal (es decir, la esencia audiovisual) y no el soporte (CD o cintas Betacam). La esencia se conservar en formato electrnico, lo cual centra la responsabilidad de las televisiones en asociar todos los metadatos con la misma esencia. Slo se podr recuperar el material de esta manera. Si no se gestionan eficazmente los elementos de los metadatos en el entorno digital, se crear una "basura digital. Esto se aplica tanto a las iniciativas de digitalizar el archivo analgico existente como a la creacin de programas en un entorno digital. Digitalizar el archivo analgico requiere inversiones considerables que a su vez exigen beneficios. Esta rentabilidad slo ser completa si se dedica parte de las emisiones a programas basados en material de archivo, porque al final es ms barato utilizar material de archivo que hacer programas nuevos. Adems, en un entorno multicanal es fundamental que se exprima al mximo el potencial de los archivos si el canal de televisin quiere respetar sus limitaciones financieras. Producir programas en un entorno digital requerir nuevas formas de trabajo y nuevas funciones. Aunque stas todava estn en evolucin, est claro que los archivos y la produccin trabajarn ms unidos, porque para la futura reutilizacin de materiales es fundamental que la informacin se introduzca en origen. Por tanto, hacen falta "gestores de media (media managers) que renan una serie de conocimientos nuevos: combinar las tcnicas tradicionales de catalogacin con la administracin de sistemas informticos y con tcnicas de gestin de la informacin. 38 Hace falta un montn de trabajo preliminar para potenciar al mximo el entorno digital. Lo ms importante para empezar inmediatamente es el diseo de un modelo de datos y dirigir las nuevas funciones de los documentalistas en cooperacin con los equipos de produccin. Por ltimo, nadie duda que el mundo digital ha llegado. Gestionar la transicin desde lo analgico ser un proceso largo y a veces difcil. No obstante, las televisiones deben empezar el viaje ya. 10.1 Una nueva visin El mundo digital ha desdibujado la frontera entre las operaciones de produccin y de archivo. Tradicionalmente las operaciones de archivo se consideraban como una funcin de apoyo, y eran la primera puerta a la que se llamaba para buscar materiales y el destino final de los programas terminados (y a menudo olvidados!). En un mundo ideal, las televisiones tienen que ir a la total integracin de produccin y archivo. Las consecuencias son de largo alcance. El concepto tradicional de los archivos que hemos mencionado antes -grandes almacenes de cintas- dejar de existir. En el mundo real, el archivo de imgenes tiene que ir lo ms cerca posible de la produccin. La direccin de las televisiones tiene que definir con exactitud hasta dnde llegar la integracin de personal y tecnologa. Los directivos que hayan ledo este informe deben cambiar y comunicar este cambio. Para llevar los archivos al mundo digital hay que convencer a la gente. A modo de resumen, mostramos a continuacin el ejemplo del Concorde en un entorno completamente digitalizado: Escenario digital Dando por hecho que una televisin haya introducido con xito el mejor flujo de trabajo para gestionar el entorno digital, y haya desarrollado un sistema de gestin de activos digitales para respaldar los nuevos procesos, as es cmo funcionara un programa sobre el accidente del Concorde: El editor usa su PC para acceder al sistema de gestin de activos. Teclea algunas palabras clave (Concorde, seguridad area, etc.). El sistema busca en todo el papeleo sobre programas anteriores (es decir, los metadatos descriptivos), y muestra al editor una lista de programas en los aparecen las palabras clave entre los metadatos. 39 El editor selecciona las partes de esos programas que quiera escuchar. Es posible acceder a esas partes importantes solamente si en el programa archivado los metadatos han registrado dnde est un determinado reportaje dentro del programa (es decir, si se han registrado los puntos de entrada y de salida y los metadatos descriptivos del reportaje correspondiente). Las partes seleccionadas de los programas estn disponibles a travs del PC en muy baja resolucin. El editor visiona los clips y elige los que va a incluir en el programa de maana. Pincha en el icono de descargar, y el material de alta resolucin se descarga directamente a una estacin de edicin. El proceso se repite a medida que los invitados aceptan o declinan la invitacin a participar en el programa. Por ltimo, una vez confirmados los participantes, el editor monta el programa, hace todas las EDL necesarias y produce una versin terminada. El sistema memoriza la procedencia de los clips y compila una nueva serie de metadatos adecuados para el nuevo programa. Obviamente esta informacin tendr que incrementarse con detalles de los participantes en el estudio, msica adicional, etc., pero ya no hay que teclear otra vez ningn detalle para el material extrado del archivo. El programa as completado se transfiere electrnicamente al sistema digital de emisin (play out). El programa va en antena, y los reportajes pregrabados que el editor ha montado se insertan para ilustrar el debate en el estudio. Despus de la emisin, los detalles tcnicos y de contenido (participantes, etc.) se transfieren electrnicamente a los departamentos de derechos de autor y/o financiero, en caso que sea necesario hacer algn pago. La comunicacin de la msica utilizada se hace automticamente desde el sistema de emisin. Despus, se pasa una copia del programa emitido (es decir, el debate en directo con los reportajes pregrabados) al rea de almacenamiento digital, junto con todos sus metadatos asociados. Ahora ya est disponible para cualquiera que desee incorporar partes del programa a una futura emisin. 40 10.2 Recomendaciones derivadas del informe Captulo Concepto Recomendacin 2 Cambiar a activos digitales Cambiar a activos digitales Transformar los fondos de archivo en activos de media. Fichas catalogrficas precisas, formatos accesibles e informacin clara sobre derechos. Capturar todos los metadatos electrnicamente y en su origen. 3 Funciones en la organizacin Insistir en que los documentalistas se cualifiquen profesionalmente. Identificar necesidades de formacin 3 Funciones en la organizacin Respaldar la funcin de "Gestor de media 3 Funciones en la organizacin Adecuar el ttulo del puesto a la nueva funcin 3 Funciones en la organizacin Identificar un gestor senior para: Liderar la iniciativa Llevar la comunicacin dentro de la empresa Garantizar que los gestores del proyecto estn debidamente facultados 3 Funciones en la organizacin Dejar huecos en la programacin para programas basados en archivo, y estimular a los productores para que propongan maneras innovadoras de utilizar el archivo 4 Metadatos Empezar a trabajar en el modelo de datos de su organizacin. No espere a que el modelo est completo para publicarlo 4 Metadatos Asegurarse de que el modelo de datos se aplica en toda la organizacin 5 Informtica y tcnica Disear los flujos de trabajo y procesos que mejor satisfagan el entorno digital. Centrarse en la eficiencia y eficacia en el trabajo 5 Informtica y tcnica Centrarse en arquitecturas basadas en sistemas de componentes 5 Informtica y tcnica Hacer que la UER presione a los fabricantes para que desarrollen productos adecuados 6 Preservacin Hay que hacer la conservacin digital en la resolucin ms alta posible, es decir, mejor en formatos lineales que en formatos comprimidos 6 Preservacin Las prioridades deben decidirse segn las directrices publicadas 6 Formatos Utilizar formatos normalizados de archivo Conversin masiva Planificar un proyecto de digitalizacin masiva 7 Financiacin Planificar una financiacin diversificada 7 Financiacin Definir la situacin de los archivos como requisito previo a las solicitudes de financiacin 8 Jurdico Presionar en pro de una legislacin nacional adecuada 8 Jurdico Presionar en la Unin Europea en pro de un marco legal sencillo sobre el que pueda basarse una legislacin nacional 41 8 Jurdico Actualizar la habilitacin de derechos de uso 9 Internacional Utilizar la experiencia de otros miembros de la UER 10 Conclusiones Empezar ya Global Cambiar Archivos y Produccin al mismo ritmo Global Deje de pensar en la esencia, piense solamente en el contenido Traduccin del ingls de M Luisa Vzquez Telemadrid Espaa