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UNIDAD II APLICACIONES DE LA PLANIFICACIN

CAPACIDAD: Comprende y aplica el proceso, los principios, naturaleza y caractersticas de la planificacin y los tipos de planes de acuerdo a su alcance y a su relacin con otras actividades de la empresa, y es capaz de aplicarlo en su prctica laboral.

2.1 DEFINICIN:

La planificacin es la primera fase del proceso administrativo.

Empecemos por definir:

Qu es el proceso administrativo?

Las diversas funciones que el administrador realiza, en conjunto, constituyen el proceso administrativo. Dichas funciones son:

Fuente: http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/admini1.jpg

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2.2 NATURALEZA DE LAS FASES (FUNCIONES) ADMINISTRATIVAS:

Cada una de las fases del proceso administrativo, supone una serie de acciones detalladas, de manera general, en el siguiente cuadro:

Cuadro 1 Desarrollo de las fases del proceso administrativo

Las empresas surgen con el propsito de ofrecer bienes y/o servicios a cambio de rentabilidad. Las funciones administrativas las dotan de la operatividad necesaria para el logro de dicho propsito.

Estas funciones, se realizan en forma sucesiva y a la vez cclica, dotando, de esta manera, de dinamismo y continuidad a todo el proceso.

Cuadro 2 Naturaleza cclica del Proceso Administrativo Fuente: http://blog.rhred.com/wp-content/uploads/2008/09/esquema_ce_adm_3.jpg

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Cada una de las funciones administrativas constituye una fase del proceso, tienen personalidad propia, pero influyen, repercuten y trascienden en la siguiente.

Siendo un proceso permanentemente dinmico que responde a un entorno de la misma caracterstica; el paso entre una fase y otra es casi imperceptible; sin embargo en cada una de ellas se desarrollan una serie de acciones que las caracterizan y las diferencian.

LA PLANIFICACIN O PLANEACIN, FASE QUE INICIA EL PROCESO, ES LA QUE MARCA LA PAUTA DE ACCIN PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EN LAS FASES SUCESIVAS.

Es de suma importancia su eficiente realizacin ya que, un error en esta etapa podra conducir a la empresa a realizar esfuerzos innecesarios o a resultados poco favorables. Las cuatro funciones administrativas estn estrechamente vinculadas entre s, logrando entre ellas una relacin de interaccin constante, esto permite una mayor consistencia en las decisiones tomadas durante su ejecucin y garantiza la continuidad del proceso.

La interrelacin entre las etapas del proceso administrativo permite mayor adaptacin y rapidez de respuesta de la empresa hacia los cambios del entorno, con el cual mantiene una relacin dual, interactiva y de retroalimentacin constante.

Cuadro 3 Interrelacin entre las fases del Proceso Administrativo

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Como se dijo en la Unidad I, la supervivencia de las organizaciones depende de su capacidad para adaptarse y responder a los cambios que presenta el entorno.

En la primera fase del proceso: LA PLANIFICACIN, la empresa fija sus objetivos en funcin a sus aspiraciones y a las exigencias de su entorno y plantea las actividades necesarias para el logro de dichos objetivos.

En la segunda fase del proceso: LA ORGANIZACIN, la empresa toma como insumo los objetivos y actividades planteadas en la primera fase y de acuerdo a ellos asigna los diferentes recursos, responsabilidades y grados de autoridad para su ejecucin.

En la tercera fase del proceso: LA DIRECCIN, el lder a travs de la motivacin y de un sistema de comunicacin eficaz, velar porque la organizacin en pleno tenga claros los objetivos y enrumbe sus actividades hacia su logro, para lo cual se fundamenta en el planteamiento hecho en las fases anteriores.

En la cuarta fase del proceso: EL CONTROL, se identifican los errores y las desviaciones que podran estar alejando a la empresa de los objetivos y se corrigen oportunamente para cerrar el ciclo de manera ptima.

Una vez que el ciclo termina, la empresa se plantear nuevos objetivos de manera que el proceso se repite de manera indefinida.

En esta unidad nos concentraremos en el desarrollo de las actividades para la primera fase:

PLANIFICACIN.

Fuente: www.democracialocal.org

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2.3 PROCESO DE PLANIFICACIN:

Como se dijo en la pgina 1 (Cuadro 1), el proceso de planificacin consiste en tres grandes pasos:

1. Establecimiento de Objetivos. 2. Programacin de actividades necesarias para el logro de dichos objetivos. 3. Establecimiento de plazos.

2.3.1 PRIMER PASO: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS:

QU ES UN OBJETIVO?

Son resultados que se desean perodo determinado.

alcanzar en un

Es el punto de partida del proceso de planeacin.

Fuente: www.mujeresdeempresa.com

La empresa debe declarar, explcitamente, aquello que pretende alcanzar en un perodo de tiempo.

Debemos tener claro que los objetivos marcarn el camino para la programacin de las actividades; por lo tanto, su correcto establecimiento es fundamental.

Reflejan, adems, la filosofa de la organizacin, dndole orientacin al desempeo y proporcionando los estndares para su medicin.

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CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR UN OBJETIVO:

a) Debe ser claro: El objetivo debe ser de fcil interpretacin por toda la compaa (directivos y empleados). Por ejemplo: Si una empres se planteara un objetivo como: Lograr el liderazgo en el mercado. Este objetivo no es claro, ya que existen varias formas en las que la empresa podra lograr el liderazgo: a travs de sus costos, de sus precios, de su servicio, de su participacin en el mercado, lo cual, no est siendo expresado en el enunciado. El planteamiento correcto sera: Ser el lder en. (Servicio, costos, precios, etc.)

b) Debe ser concreto: El objetivo debe sugerir, directamente, lo que la empresa desea lograr, sin caer en la ambigedad. Por ejemplo: Si una empresa se planteara un objetivo como: Aumentar las ventas. Una empresa puede aumentar las ventas en una unidad o en un milln de unidades, por lo tanto debe enunciarse en qu medida se desea tal aumento en las ventas. El planteamiento correcto sera: Aumentar las ventas en un%, con respecto al perodo anterior. Aumentar las ventas en. unidades con respecto al perodo anterior. Aumentar la facturacin de venta en.dlares, con respecto al perodo anterior. Obviamente el porcentaje, el nmero de unidades y la facturacin vara en funcin a las expectativas de la empresa.

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c) Debe ser medible: Un objetivo es, a la vez, un estndar de desempeo. El logro del objetivo ser fcilmente identificable siempre que ste haya utilizado en su enunciado, algn indicador.

Por ejemplo: Si una empresa se planteara un objetivo tal como: Mejorar los estndares de servicio al cliente. Cmo saber si se logr el objetivo? No es fcil de medir ya que se utiliz un trmino ambiguo y relativo como mejorar. El planteamiento correcto sera: Lograr un X % de satisfaccin del cliente con respecto al servicio. Este objetivo puede ser medido a travs de encuestas y/o sondeos.

d) Debe ser realizable y a la vez motivador: El objetivo debe, por s mismo, significar un reto. Por lo tanto no debe ser tan fcil de realizar que no motive a sus ejecutantes ni tan difcil que los frustre.

Por ejemplo: Si una empresa sabe que, dadas las condiciones del mercado, mximo puede lograr un incremento de facturacin del 30% en un perodo y se planteara un incremento mayor a ese. Los empleados sabran desde el inicio que es un objetivo imposible de alcanzar; por lo tanto, no se sentirn motivados ni a intentar alcanzarlo.

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QU ES UNA META?

Es un logro intermedio que permite el logro de un objetivo.

Por ejemplo: Una empresa se plantea como objetivo vender 50000 televisores en un ao. De acuerdo al grado de estacionalidad y a las condiciones del mercado, podra plantearse metas mensuales como las siguientes:

Ene.
2000

Feb.
3000

Mar. Abr.
2000 1800

May. Jun.
8000 4000

Jul.
6000

Ago.
5000

Sep.
2200

Oct.
3000

Nov. Dic.
3000 10000

El logro de las metas mensuales permitir el del objetivo anual.

2.3.2 SEGUNDO PASO: ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES:

Se deben establecer las acciones necesarias para el logro de los objetivos planteados. stas deben responder a las preguntas: Qu? Cundo? Cmo?

Por lo tanto, esta etapa incluye la seleccin de los medios y recursos adecuados para la ejecucin de las acciones. Deben contemplarse las distintas alternativas de accin existentes y, en base a un proceso decisorio, elegir la ms adecuada o conveniente, segn la situacin.

Para que este proceso decisorio sea lo ms asertivo tendr que ser lo ms racional y objetivo como sea posible y podr basarse en los siguientes recursos: a) Experiencia pasada. b) Sometimiento a prueba o experimentacin. c) Uso de modelos matemticos. d) Anlisis de posibles efectos de cada curso de accin.

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2.3.3 TERCER PASO: DETERMINACIN DE PLAZOS:

La fijacin de plazos para cada una de las actividades a realizarse sirve como medio de control, de manera que cada una de ellas se lleve a cabo en el momento oportuno.

Para ello se puede hacer uso de:

a) Cronogramas: Una matriz de doble entrada donde se concilian eventos y perodo de tiempo estimado para su realizacin.

Cuadro 4 Ejemplo de cronograma Fuente: www.definicionabc.com

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b) Diagrama de Gantt: Semejante al cronograma con la caracterstica particular de que la unidad de tiempo son meses, los que son divididos en cuatro semanas para permitir una visualizacin mucho ms simple.

Cuadro 5 Ejemplo de Diagrama de Gantt Fuente: www.revista.unam.mx

c) PERT (Program Evaluation Review Technique): Esta tcnica es utilizada, cuando se presentan mltiples actividades o eventos relacionados entre s y que se realizan en perodos variables, no necesariamente lineales. Consta de tres componentes bsicos: eventos, actividades y relaciones. Emplea redes que reflejan la ruta de cada evento y su tiempo de ejecucin. Los eventos son representados por crculos y las actividades para su realizacin son representadas por flechas.

Cuadro 6 Ejemplo de Diagrama PERT Fuente: www.proyectosfindecarrera.com

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2.4 TIPOS DE PLANES:

Los planes pueden ser clasificados en funcin a dos conceptos: su relacin con las actividades de la empresa y el alcance que pretenden.

2.4.1 EN FUNCIN A SU RELACIN CON LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA:

A. PLANES RELACIONADOS CON LOS MTODOS:

Procedimientos: Son secuencias, cronolgicamente ordenadas, de pasos o tareas especficas que han de realizarse de manera sucesivos. Describen la forma de llevar a cabo una actividad.

Usos comunes: Procedimiento de matrcula, procedimiento de atencin de reclamos, etc.

EJEMPLO: PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE RECLAMOS

1. Cliente llena solicitud de reclamos. 2. Recepcin de solicitudes. 3. Evaluacin y anlisis de solicitudes. 4. Derivacin a departamento correspondiente. 5. Recepcin de respuesta. 6. Comunicacin al cliente.

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B. PLANES RELACIONADOS CON EL TIEMPO:

Programas: Actividades necesarias, en un perodo de tiempo, para lograr un objetivo.

Fuente: http://iso90.files.wordpress.com/2010/11/tiempo2.jpg

Usos comunes: Cronogramas, PERT.

EJEMPLO: PROGRAMA PARA REALIZACIN DE EVENTO BENFICO

1. Bsqueda de auspiciadores. 2. Promocin de evento. 3. Impresin de afiches y volantes. 4. Bsqueda de financiamiento. 5. Bsqueda de local para el evento. 6. Alquiler de equipos y luces.

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C. PLANES RELACIONADOS CON EL COMPORTAMIENTO:

Polticas: Son pautas de accin que la organizacin establece para delimitar la actuacin de sus integrantes, aun cuando no cuente con la rigidez de las reglas. Usos comunes: Cmo tratar al cliente, como manejar los precios frente a un cliente, etc.

EJEMPLO DE POLTICAS: 1. 2. 3. La empresa no acepta devoluciones una vez cancelada la mercadera. Los problemas de los clientes se resolvern de inmediato. Los empleados participarn en todas las actividades extra laborales organizadas por la empresa. COMO SE PUEDE OBSERVAR, ESTAS POLTICAS PODRAN VARIAR SI LAS CIRCUNSTANCIAS SE PRESENTARAN DIFERENTES A LAS QUE SE ESPERA. ES POR ESTA RAZN QUE SE DICE QUE LAS POLTICAS SON FLEXIBLES.

Reglas: Son guas especficas de accin. Absolutamente inflexibles. Pretenden guiar el comportamiento en base a acciones especficas para situaciones especficas. Son tambin llamadas normas.

Usos comunes: Horarios, tratamiento de mermas, devoluciones, etc.

EJEMPLO DE REGLAS: El horario de entrada, para todos los empleados, es a las 8 am. Es obligatorio asistir a la empresa con el uniforme de la empresa. En caso de requerir algn permiso deber gestionarse, en primera instancia con el jefe inmediato superior. COMO SE PUEDE OBSERVAR, LAS REGLAS TIENEN UNA NATURALEZA INNATA DE RIGIDEZ, NINGUNA CIRCUNSTANCIA HAR QUE SE DEJEN DE CUMPLIR. SON OBLIGACIONES.

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D. PLANES RELACIONADOS CON EL DINERO:

Presupuesto: Son estimados, ya sea de ingresos o de egresos de dinero, en un perodo determinado.

Usos comunes: Cunto se estima que se invertir en una determinada campaa o cunto se espera ganar mensualmente a lo largo de un programa de ventas.

EJEMPLO: PRESUPUESTO DE GASTOS DE PROMOCIN

CONCEPTO Movilidad Viticos Diseo de volantes y afiches Impresin de volantes y afiches Gastos de representacin

COSTO (Expresado en soles) 300.00 200.00 150.00 80.00 250.00

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2.4.2 EN FUNCIN A SU ALCANCE:

PLANEACIN ESTRATGICA: - Es la de ms amplio alcance. - Se proyecta a un plazo ms largo (un ao). - Es definida por los altos directivos, en coordinacin con las reas ya que abarca la totalidad de la empresa.
Fuente: http://hojeandovida.files.wordpress.com/

PLANEACIN TCTICA: - Se proyecta a un mediano plazo. - Su alcance es a nivel departamento o rea. - Se define en cada departamento o rea de la empresa, al nivel intermedio.
Fuente: http://joseangelf.net/

PLANEACIN OPERATIVA: - Se define en el nivel operativo. - Se proyecta a corto plazo, inmediato. - Se realiza para cada actividad o evento.

Fuente: http://cibercafenike1.bligoo.com.mx/

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Definicin de plazos: Los plazos estn determinados en funcin del grado de incertidumbre y manejo de variables intervinientes en un determinado perodo.

a) Largo Plazo b) Mediano Plazo

Se presenta un escenario de incertidumbre, en el cual, los modelos o proyecciones matemticas tienen muy poco alcance. Se puede lograr cierto grado de validez con el uso de modelos y proyecciones. Existe un mayor grado de certeza, gracias a la inmediatez de un futuro bastante previsible.

c) Corto
Plazo

Como se puede apreciar, el planeamiento estratgico seala la lnea general de accin. El planeamiento tctico, escoge un camino especfico, dentro de las alternativas existentes y en funcin al contexto de la empresa. El planeamiento operativo seala el detalle de las actividades a realizarse.

EJEMPLO DE PLANEACIN ESTRATGICA, TCTICA Y OPERATIVA

OBJETIVO

Incrementar las ventas en un 20%, con respecto al ao anterior.

PLANEACIN ESTRATEGICA

Luego de haber seguido los pasos previos se selecciona la estrategia de Penetracin de mercado.

PLANEACIN TCTICA

Dentro de las alternativas existentes se escoge penetrar el mercado a travs de promociones, en este caso, un sorteo.

PLANEACIN OPERATIVA

1. Sondeo de mercado para investigar qu premio atraera al pblico objetivo. 2. Cul va a ser la modalidad del sorteo? Con cupones o utilizando la etiqueta del producto u otra modalidad. 3. Bsqueda y eleccin de proveedores del premio y negociacin. 4. Seleccin de medios de difusin. 5. Seleccin de lugares donde sern depositados los cupones. 6. Impresin y distribucin de los cupones. 7. Seleccin de la locacin en la que ser exhibido el premio. 8. Desarrollo del mensaje publicitario, etc.

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2.5 CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN:

a) Siempre se orienta hacia el futuro. b) Es un proceso continuo y permanente. c) Busca ser una manera objetiva y racional de tomar decisiones.

d) Es cclica ya que al terminarse el proceso ya se est iniciando otro. e) Es situacional ya que se basa en el contexto circunstancial de las organizaciones. f) Permite escoger determinados cursos de accin dentro de un amplio rango de alternativas. g) Reduce la incertidumbre ya que exige un anlisis situacional de la empresa y de sus posibilidades futuras. h) Contribuye a la integracin de las reas de la empresa ya que tiene la facultad de combinar actividades. i) Es un proceso flexible. Da paso a cambios y correcciones ya que una caracterstica implcita del futuro es que es incierto. j) Tiene naturaleza sistmica, ya que involucra a la organizacin como un todo y a cada una de sus partes coordinadas e interrelacionadas (reas).

Fuente: http://www.uca.es/planificacion.jpg
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BIBLIOGRAFA
AMARU, Antonio Csar (2009). Fundamentos de Administracin. Teora general y proceso administrativo. Pearson Educacin, Mxico.

CHIAVENATO, Idalberto (2008). Introduccin a la Teora General de la Administracin. Mc. Graw Pearson Educacin, Mxico.

ROBBINS Stephen; COULTER, Mary (2005). Administracin. Pearson Educacin, Mxico.

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