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Artculo de la Semana: Asset Management - Semana 06-06-2012

LA MADUREZ COMO FACTOR DE XITO EN LA GESTIN INTEGRAL DE ACTIVOS

LA MADUREZ COMO FACTOR DE XITO EN LA GESTIN INTEGRAL DE ACTIVOS FSICOS PAS 55


Amendola, Luis., Ph.D Chairman1 Teaching & Consulting 2
PMM Institute for Learning 2 Universidad Politcnica de Valencia, Espaa Departamento de Proyectos de Ingeniera e Innovacin
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LA MADUREZ COMO FACTOR DE XITO EN LA GESTIN INTEGRAL DE ACTIVOS

INTRODUCCIN Webster's define la madurez como el estado de haber alcanzado el mximo desarrollo (Webster's, 2010). Aplicando el concepto de madurez a una organizacin, se puede entender como el estado donde la organizacin est en perfectas condiciones para conseguir sus objetivos. La madurez en la gestin de activos fsicos Asset Management, implicara que la organizacin se encuentra perfectamente acondicionada para gestionar en las totalidades de sus activos (tangibles e intangibles). Skulmoski, 2001, sin embargo, expone su idea de la madurez en el proyecto a nivel organizacional en funcin de cun receptivo sea la organizacin hacia la gestin de proyectos. Esta visin de la madurez en el proyecto est enfocada fundamentalmente en la accin. Para Skulmoski, competencia y madurez, son dos trminos ntimamente relacionados y orientados hacia la consecucin del xito en los proyectos. La Competencia se considera compuesta por una combinacin de conocimientos, habilidades y actitudes. Andersen & Jessen, 2003, basan su definicin de madurez en ambos conceptos. As, consideran que la madurez dentro de la organizacin de una compaa puede ser perfectamente expresada como suma de accin (habilidad para actuar y decidir), actitud (deseo de acometer cierta accin) y conocimiento (comprensin del impacto del deseo y la accin).

PILARES DE LA GESTIN DE ACTIVOS Las organizaciones gestin de activos de hoy en da se enfrentan ms que nunca al reto de asimilar fuertes y continuos cambios, no slo del entorno, sino tambin sociales, medios tecnolgicos, recursos de capital, nuevas regularizaciones y legislaciones. Es necesario, pues, tomar decisiones dentro del mbito de la organizacin para poder adaptarse a este cambiante y complejo mundo. Este proceso recibe la denominacin de Asset Management, que podemos definirla como el arte y la ciencia de poner en prctica y desarrollar todos los potenciales de una organizacin de mantenimiento, que le aseguren una supervivencia a medio y largo plazo y a ser posible beneficiosa. Es importante recordar que los pilares de la gestin de activos tienen que ir siempre de la mano de la innovacin y la creacin de valor aadido. Recuerdo cuando estaba en la industria

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del petrleo como gerente en Amrica y luego en la universidad industria en Europa y cuando cre como mximo directivo, junto a un grupo de grandes profesionales a PMM Institute for Learning, no estbamos creando una ptica ms, sino que estbamos aportando un valor aadido a lo que exista en ese momento, sus gafas en una hora.

Figura 1. Pilares en la Gestin de Activos

Cualquier organizacin que desee tener xito y busque beneficios, debe someterse a un sistema formal de asset management, es decir, seleccionar y definir perfectamente sus niveles de madurez en la organizacin que la har destacar frente a la competencia. Pilares fundamentales del Asset management: Diagnstico de Gestin: Definir la filosofa y misin de la empresa o unidad de negocio para evaluar el estado actual de los activos. Polticas y Estrategias: Establecer objetivos a corto y largo plazo para lograr la misin de la empresa, que define las actividades de negocios presentes y futuras de una organizacin. Informacin de la Gestin de Activos: Planificacin estratgica, Formular diversas estrategias posibles y elegir la que ser ms adecuada para conseguir los objetivos establecidos en la misin de la empresa, desarrollar una estructura organizativa para conseguir la estrategia.

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Implementacin y operacin: Asegurar las actividades necesarias para lograr que la estrategia se cumpla con efectividad. Verificacin y Acciones correctivas: Controlar la eficacia de la estrategia para conseguir los objetivos de la organizacin Dentro del proceso del asset management, est el saber qu herramientas tenemos que utilizar para posicionarnos con ventaja frente a la competencia y contribuir a crear valor. Si implementamos tcnicas y herramientas basadas en los estndares (PAS 55), vamos a poder conocer las que a mi juicio profesional son ms vlidas en la actualidad y de las que, tras su lectura, ms de uno comentar la sencillez y lgica que tienen en su planteamiento. Es cierto, la verdadera dificultad vendr en saber realizar, combinar y ponerlas en prctica en la organizacin. Personalmente me gusta comparar esta actividad con una bonita partida de ajedrez, donde el tablero es el marco de la estructura del sistema de gestin de activos (PAS 55), donde posicionar los elementos del estndar y las fichas son las herramientas y tcnicas de las que disponemos. Los movimientos que realicemos y la visin que tengamos ser lo que nos haga ganar la partida. Por tanto, la implantacin de la estrategia de gestin de activos consiste en la asignacin de acciones especficas a personas concretas de la organizacin de mantenimiento, a las que se les asignan los medios materiales necesarios, para que alcancen los objetivos previstos por la organizacin. REFLEXIONES PARA EL CAMBIO El concepto fundamental es que las sociedades modernas estn tipificadas en funcin de su habilidad para el cambio y por sus deseos de cambiar. Estos cambios generan necesidades. Y las necesidades constituyen el prerrequisito para el desarrollo. En nuestra sociedad moderna, los individuos experimentan numerosas necesidades continuamente. Y como resultado, tienen que dar prioridad a estas necesidades y decidir. De hecho, se puede considerar que la sociedad moderna vive inmersa en un proceso continuo de decisin. En la mayora de los procesos de decisin, el conocimiento ser el parmetro primordial. Sin embargo, este trmino, por s slo no es suficiente. Se necesita tener tambin una actitud hacia el problema y hacia el camino que conlleva a su resolucin. Generalmente, el trmino

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actitud se define como la orientacin, opinin o punto de vista que una persona tiene respecto a su alrededor. Hoy en da, se ha observado que, con frecuencia, las personas actan en base a lo que ellos creen que es verdad ms que lo que los hechos que revelan realmente que es cierto. La verdadera relacin entre accin, actitud y conocimientos est siendo an debatida a da de hoy. Desde el punto de vista tradicional, el conocimiento viene primero, luego actitud y por ltimo accin. Sin embargo, todava hoy existe mucha gente en el mercado que empieza con la accin, por ejemplo compra algo en el mercado del stock, despus se interesa por ese algo y por ltimo adquiere el conocimiento del comportamiento del mercado del stock. Aplicando estos conceptos al campo de la madurez en la gestin integral de activos fsicos Asset Management se tiene que, para evaluar dicha madurez, se puede cuestionar a las organizaciones en trminos de sus conocimientos tericos y prcticos del Asset Management, su actitud hacia la direccin y gestin de activos y la actual prctica que llevan a cabo de la misma. Sin embargo, en la prctica, la realidad es que no es posible la existencia de una organizacin completamente madura; nadie puede conseguir el estado de mxima madurez. Por ello, tiene sentido el evaluar el grado de madurez de las organizaciones de mantenimiento de Activo a travs de tcnicas, herramientas y normas como la PAS 55 Assessment Methodology (PAM). Por qu el Assessment? El propsito de un assessment, es determinar si el camino marcado est correctamente definido y si se est siguiendo. Este debe medir la efectividad de las practicas normales de la gestin de activos y revelar si son necesarias mejoras. A partir de ah, los planes de accin deben ser afinados no solo en cuanto a las estrategia de mantenimiento de activos, sino tambin en la manera en que las actividades de mantenimiento y la tecnologa son aplicadas. Cualquier cambio debe ser aplicado slo por el gusto de la direccin sino que se deben traducir en ventajas econmicas y valor aadido para la empresa.

Qu hace la metodologa de diagnstico? La metodologa contiene una serie de cuestiones para explorar el nivel de madurez en la gestin integral de los activos de las organizaciones, a travs de los elementos de la PAS

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55:2008. Los niveles de madurez estn alineados con los principios del manual internacional de gestin de infraestructuras IIMM (International Infrastructure Management Manual).

Figura 2. Niveles de Madurez

Cada pregunta y respuesta establecen compromisos en:

Cinco posibles respuestas asociadas con cada nivel de madurez Guas especficas sobre el por qu la pregunta se plantea, quien tiene la capacidad de responder a las preguntas, y evidencias que puedan ser revisadas para asistir al diagnstico del nivel de madurez.

Figura 3. Niveles de Madurez Alineados al International Infrastructure Management Manual Algunos de los cambios requeridos pueden ser externos a la funcin de mantenimiento y fuera del control del responsable de mantenimiento. El resultado del assessment son mejorados por un mtodo de comunicacin positivo y el involucramiento de todos los focos de opinin durante el diagnostico. El alcance del diagnostico debe incluir los clientes de mantenimiento y los proveedores. El clima de apertura resultante permite a las organizaciones realizar los cambios positivamente y mejorar la motivacin como equipo.

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Figura 4. Metodologa Assessment PAS 55

La medida de la madurez es, en la mayora de los casos, ms subjetiva que objetiva. Efectivamente, la mayor parte de los trabajos de madurez en las organizaciones de mantenimiento y confiabilidad se enfocan primordialmente en qu hacen las organizaciones y los componentes del equipo desde el punto de vista operacional. Alguna gente puede sentir que los mtodos usados para la revisin presupuestaria anual, una comunicacin frecuente y reuniones organizadas, quizs los crculos de calidad etc...,ya proveen de una adecuada revisin y desarrollo de las polticas de mantenimiento. Un Assessment bien conducido es el nico mtodo disponible para una asesora proactiva, diseados apropiadamente y seguidos por todos los involucrados. Es importante sealar que las normas PAS 55, UNE 20654-4 Gua de Mantenibilidad de Equipos,UNE200001-3-11 Gestin de la Confiabilidad, SAE JA1011 y SAE JA1012 RCM e implementacin, ISO 14224 Asset Documentacin, KPIs Maintenance Key Performance Indicators: prEN 15341, UNE 60300-1, 60300-2 Diseo y Confiabilidad, en su carcter de referencia fundamental, no estn completas ni abarcan todos los conocimientos. Se trata de

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una gua, ms que de una metodologa. Se pueden usar diferentes Metodologas y Herramientas para implementar el marco de referencia de las normas.

MEJORES PRCTICAS En el mundo globalizado de hoy en el que impera una alta competitividad, se hace necesario mantener las ventajas competitivas o reducir las distancias con los competidores. Esta es la razn por la que se ha de trabajar de una forma eficiente y eficaz, y para ello la alternativa que se puede adoptar es la aplicacin del Asset Management (PAS 55). No es tarea fcil ni sencilla, aunque si se desconoce, puede parecer un conjunto de ideas fcilmente aplicables y cmodas de implantar. La realidad es bastante distinta. Hasta el momento pocas compaas se embarcaban en este tipo de proyectos tan ambiciosos debido a la necesaria cooperacin de todos los niveles de la organizacin, desde la direccin hasta los propios operarios de mantenimiento y produccin y el cambio de mentalidad empresarial en cuanto a prcticas del Asset Management debe de mantenerse de forma permanente y que obliga a realizar moderadas inversiones en recursos humanos y materiales. El Asset Management no se puede aplicar de la noche a la maana y sus beneficios tardarn en responder alrededor de dos aos segn el tipo de organizacin. Por lo tanto, se trata de un proceso a medio y largo y que requiere paciencia en la espera. An as, la evolucin dentro del proceso se debe controlar para que la empresa pueda evaluarse y tener unas pautas a seguir. Aqu es donde nace el concepto de Madurez, escala de niveles en la que la organizacin asciende hacia la excelencia. Cada nivel posee unas caractersticas y un mtodo de evaluacin que permite pasar al siguiente. La organizacin de mantenimiento de la empresa debe seguir las especificaciones de cada uno de ellos, lo que le conllevar asumir riesgos, reestructurar la organizacin, cambiar las metodologas de trabajo hasta convertirlas en una nica y ser capaz de cambiar la cultura de todas las personas que la forman. Es importante que se comprendan desde el principio los riesgos que entraa la implementacin y que se tomen las medidas adecuadas desde las primeras fases de la planificacin para reconocer, evitar o reducir al mnimo estos riesgos.

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Algunos riesgos ms comunes son finalizar con retraso, salirse de presupuesto, o no cumplir los criterios de rendimiento. Existen otros riesgos relacionados con el equipo del portafolio de activo: reunir a un grupo de personas que desde el punto de vista individual pueden ser muy competentes pero que tienen problemas para trabajar juntos. Del mismo modo, puede haber riesgos relacionados con la gestin de los activos como, por ejemplo, una mala comunicacin, decisiones fundamentales que se toman por omisin o documentacin esencial que se pierde. La aplicacin de la gestin de activos supone al menos un 10% de ahorro en costes de produccin y mantenimiento, hasta un 50% de mejora en desviaciones de los planes de mantenimiento de activo o un 15% de reduccin de errores en el producto terminado. Estos beneficios se traducen, en una considerable mejora de la productividad y de calidad que debe permitir a las empresas una mayor tolerancia al cambio y una mejora en la rapidez de respuesta ante necesidades del mercado.

REFERENCIAS Andersen & Jessen, (2003), International Journal of Project Management 21, 457461, Project maturity in organizations, Norwegian School of Management BI, PO Box 580, N-1302 Sandvika, Amendola. L, (2010). Cundo saber que tu planta & organizacin requieren un Assessment?, Gerencia de Activos Fsicos PMM Metodologa + PAS 55 Amendola. L, (2009). Operacionalizando la Estrategia, Ediciones PMM Institute for Learning, ISBN: 978-84-935668-5-2, Valencia, Espaa. Amendola, L., Depool, T. (2009). La Gestin de Competencias en la Implementacin de una Project Management Office Caso Industria del Petrleo, Editorial: AEIPRO, 13 th International Congress on Project Engineering (Aeipro), ISBN: 978-84-613-3497-1, pg. 67-67. Badajoz, Espaa. British Standards Institution. (BSi) PAS 55:2008, Gestin de Activos Parte 1, ISBN: 978-09563934-0-1. British Standards Institution. (BSi) PAS 55:2008, Gestin de Activos Parte 2, ISBN: 978-09563934-2-5.

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Skulmoski, G., (2001). Project maturity and competence interface, Cost Engineering, vol. 43, no. 6, p. 11-18. Webster's, M., (2010). Advanced Learner's Dictionary, ISBN: 978-0-87779-855-2

LUIS AMENDOLA, Ph.D Chairman Engineering Management, Ph.D. Titulados en Estados Unidos y Europa, IPMA B Certified Senior Project Manager. Consultor Industrial e Investigador del PMM Institute for Learning y la Universidad Politcnica de Valencia Espaa, cuenta con una dilatada experiencia en la industria del petrleo, gas, petroqumica, Energa renovable (Elica) y empresas de manufacturas, Minera, colaborador de revistas tcnicas, publicacin de libros en Project Management y Mantenimiento. Participacin en congresos como conferencista invitado y expositor de trabajos tcnicos en eventos locales e internacionales en empresas y universidades. Publicacin de Libros y Revistas, Miembro de equipo de editorial de publicaciones en Europa, Iberoamrica, U.S.A, Australia, Asia y frica. Con veintiocho (30) aos de experiencia) en el sector. e-mail: luigi@pmmlearning.com ; luiam@dpi.upv.es

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