Manual procedimientos contables GNA

I
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MED

TITULO DE LA TESIS:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
LA EMPRESA G.N.A. REPRESENTACIONES S.A.
ASESORA DE SERVICIOS DE MIGRACION.

Tesis de Grado previo a la obtencin del titulo de
Licenciada en Contabilidad y Auditoria

ELABORADO POR:
Ximena Alexandra Salas Estrella

DIRECTOR DE TESIS:
Lic. Fabin Arico

Quito Enero, 2006

II

DERECHOS DE AUTOR
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA
G.N.A. REPRESENTACIONES S.A. ASESORA DE SERVICIOS DE
MIGRACION.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TITULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA.
AUTOR:
XIMENA ALEXANDRA SALAS ESTRELLA

Quito Ecuador
2006

III

DECLARACIN DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD

El presente tiene como objeto certificar la autenticidad del trabajo realizado en la
empresa G.N.A. Representaciones S.A. asesora de servicios de migracin con lo cual
Ximena Alexandra Salas Estrella portadora de la cdula de identidad #
171228292-8 me responsabilizo como autor, del presente Manual de
Procedimientos Contable, el mismo que es producto de la investigacin, y
conocimientos recopilados dentro y fuera de la empresa, al igual que me
responsabilizo de las conclusiones y recomendaciones realizadas para la empresa.

IV

Pedid, y se os dar; buscad, y hallareis; llamad, y se os abrir.
Mateo 7:7

"lt0Nl00 )0h0\ I0 tNl0, \ t0ll 0 0I; ) 0I hl"

IN0 37:

V

AGRADECIMIENTO

El camino para alcanzar este objetivo fue largo, pero con perseverancia lo he
logrado, debo agradecer a mis padres, que me apoyaron en los momentos de
flaqueza. Debo agradecer a mis maestros que con sus enseanzas he logrado
fortalecerme en el campo profesional y por ltimo a mis compaeros con quienes
luego de largas jornadas de estudio he concluido exitosamente mi carrera.

VI
DEDICATORIA

En esta meta universitaria he derrochado mucho esfuerzo, paciencia y amor, de todo
y cada una de las personas que apoyaron el sueo que hoy es una realidad, Dios
puso a mi lado personas tan especiales con dones y talentos increbles, mi corazn se
llena de alegra al saber que tengo el privilegio de conocerlos porque ellos aportaron
en este camino.

A mis padres por apoyarme todo el tiempo con su paciencia, aliento y consejos
permitieron continuar mi estudio.

Para Saskya, gracias por tu amistad y colaboracin Dios me ha regalado, una amiga
y eso vale ms que el trabajo realizado.

Y Gracias principalmente a Dios a quien debo todo lo que soy y ser cada da y por
permitirme cumplir mi sueo.

VII

CAPITULO I
Pg.

1. Manual de Procedimientos Contables 1
1.1 Antecedentes 1
1.1.1 Antecedentes Histricos 3
1.1.2 Antecedentes Cientficos 5
1.1.3 Antecedentes Prcticos 5
1.1.4 Importancia Prctica del Estudio 5
1.1.5 Situacin Actual del Tema de Investigacin 7
1.2 Limitacin del Estudio 9
1.3 Alcance del trabajo 9
1.4 Apoyo a la teora 10
1.5 Objeto del Estudio 10
1.6 Objetivo General de la Investigacin 11
1.7 Objetivos Especficos 11
1.8 Idea a defender del Estudio 12
1.8.1 Impacto Social 12
1.9 Mtodos de la Investigacin 13
1.9.1 Mtodos 13

I N D I C E
VIII
CAPITULO II
Pg.
2. Marco Referencial 17
2.1 Introduccin 17
2.2 Contabilidad Empresarial 20
2.2.1 Empresas y Sociedades 20
2.2.2 Concepto de Contabilidad 23
2.2.3 Importancia de la Contabilidad 25
2.2.4 Elementos de la Ecuacin Contable 25
2.2.5 El ciclo Contable 29
2.2.5.1 Estructura del Ciclo Contable 29
2.2.6 Principios Bsicos de Contabilidad 37
2.2.7 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (N.E.C) que se utilizan en
La empresa G.N.A Representaciones S.A. 39
2.3 Marco Legal 41
2.3.1 Los Manuales Contables 41
2.3.2 Que es un Manual de Procedimientos 41
2.3.3 Objetivo del Manual 42
2.3.4 Anlisis Foda 46
2.3.5 Procedimientos de un Manual Contable sistema de Contabilidad 47
2.4 Rgimen Legal 58
2.4.1 Ley de Compaia 58
2.4.2 Ley de Rgimen Tributario 61
2.5 Finanzas y Contabilidad 75

IX
CAPITULO III

Pg.
3. Diagnostico de G.N.A Representaciones S.A. 77
3.1 Sector de la Migracin 77
3.2 Factores explicativos de la Migracin 78
3.3 Definicin del Negocio 79
3.4 Anlisis Foda aplicado a G.N.A. Representaciones S.A. 80
3.5 Organigrama de la empresa, Misin, Visin 85
3.5.1 Organigrama de la Empresa 85
3.5.2 Misin 86
3.5.3 Visin 86
3.6 Tipo de Financiamiento 86
3.7 Control Interno 87
3.7.1 Integridad y valores ticos 87
3.7.2 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad 87
3.7.3 Control Administrativo 88
3.7.4 Control Contable 89
3.8 Revisin de Estados Financieros 90
3.8.1 Procedimientos actuales de la Compaa 91
3.8.2 Problemas que se presentan por los actuales procedimientos
Contables y Tributarias 94
3.9 Proceso Contable 95
3.9.1 Anlisis de la Situacin Actual 95
3.9.2 Plan de Cuentas Actual 96
X
CAPITULO IV
Pg.
4. Diseo de la propuesta 99
4.1 Objetivo General 100
4.2 Estructura del Manual 100
4.2.1 Objetivos Especfico 100
4.3 Estructura organizativa de G.N.A Representaciones S.A.(Propuesta) 102
4.4 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A) 103
4.4.1 Principios Generales 103
4.4.1.1 Conceptos Bsicos 104
4.4.1.2 Conceptos Esenciales 105
4.4.1.3 Conceptos Generales de operacin 106
4.5 El Control Interno y la Contabilidad 109
4.6 Definicin de cuentas y Subcuentas 111
4.6.1 Cuentas 111
4.6.2 Las Subcuentas 111
4.7 Plan de cuentas 112
4.7.1 Definicin 112
4.7.2 Importancia 113
4.7.3 Ventajas 113
4.7.4 Caractersticas 113
4.7.5 Estructura de Plan de Cuentas 115
4.8 Plan de Cuentas (Propuesto) 117
4.9 Descripcin de Funciones asignadas en el rea Contable 121
4.9.1 Funciones contable 121
XI
4.10 Procedimientos 126
4.10.1 Polticas contables a establecer en la compaa 127
4.10.2 Jornalizacin 131
4.10.3 Mayorizacin 132
4.10.4 Balance de Comprobacin 132
4.10.5 Ajustes 132
4.10.6 Revisiones contables y tributarias 133
4.10.7 Declaracin de Impuestos 134
4.11 Descripcin de Contabilizaciones 135
4.12 Presupuestos 144
4.12.1 Aplicacin de los Presupuestos en la empresa 145
4.12.2 Funciones de los Presupuestos 146
4.12.3 Importacin de los Presupuestos 146
4.12.4 Objetivos de los Presupuestos 147
4.12.5 Finalidad de los Presupuestos 147
4.13 Detalle de los procesos que se debe seguir en G.N.A
Representaciones S.A. 148
4.13.1 Ventas 148
4.13.2 Polticas Generales en Ventas y Cuentas por Cobrar 149
4.13.2.1 Ingreso de datos para facturar 150
4.13.2.2 Ingreso datos de clientes 151
4.13.3 Procedimientos para Cuentas por Cobrar 151
4.13.3.1 Concepto 151
4.13.3.2 Origen 152
4.13.3.3 Presentacin de Cuentas por Cobrar en Estados Financieros 153
XII
4.13.3.4 Registros de Cuentas por Cobrar 154
4.13.4 Funcin de la Facturacin 154
4.14 Sistema Contable 155
4.14.1 Definiciones de Sistema de Contabilidad 155
4.14.2 Manejo del Sistema Contable Autorizado (TMAX) 156
4.14.3 Plan de Cuentas y Directorio 157
4.14.3.1 Creacin de nuevas cuentas 158
4.14.3.2 Esquema de Integracin 159
4.14.4 Los Periodos 160
4.14.5 Creacin de Comprobantes 161
4.14.5.1 Elaboracin de Comprobantes en el Sistema Contable 162
4.14.5.2 Requisitos de todo comprobante 163
4.14.5.3 Comprobante Nota de dbito Bancario en aplicacin
Contable (N/D) 164
4.14.6 Emisin de Diario General 164
4.14.7 Conciliacin bancaria 165
4.14.7.1 Estado de Cuentas 167
4.14.7.2 Formulario Conciliacin Bancaria (Propuesto) 168
4.14.8 Fondo de Caja Chica 170
4.14.8.1 Formulario del informe de egreso fondo de Caja Chica
(Propuesto) 171
4.14.8.2 Formulario comprobante de Egresos (Propuesto) 173
4.14.9 Comprobante de Ingreso 174
4.14.9.1 Objetivos de Control de los comprobantes de Ingreso 174
4.14.9.2 Formulario de comprobante de Ingreso (Propuesto) 175
XIII
4.14.10 Obligaciones Bancarias 177
4.14.11 Proceso de Facturas de Proveedores Pagos 178
4.14.11.1 Tipos de proveedores 178
4.14.11.2 Cuentas por pagar a proveedores y vencimientos 179
4.14.11.3 Contabilizacin de las transacciones con proveedores 180
4.14.12 Ventas al contado 182
4.14.13 Ventas a Crdito 183
4.14.13.1 Polticas de la empresa 183
4.14.13.2 Obtencin del crdito 183
4.14.13.3 Trmite para apertura de crdito 184
4.14.13.4 Control para una venta a crdito 185
4.14.14 Sistema de facturacin 186
4.14.14.1 Formulario Factura (Propuesto) 187
4.14.15 Cobranzas 188
4.14.15.1 Movimiento de cobranzas 188
4.14.15.2 Polticas de Cobranzas 188
4.14.15.3 Cuentas Incobrables 189
4.14.15.4 Evaluacin de la cartera 191
4.14.15.5 Valores a posterior 191
4.14.15.6 Cheques protestados 192
4.14.16 Proceso de Nmina 193
4.14.16.1 Polticas de la contratacin de Personal 193
4.14.16.2 Nomina Rol de Pagos 194
4.14.16.3 Contabilizacin de Nomina 195
4.14.16.4 Anticipo y prstamos a trabajadores 198
XIV
4.14.17 Gastos de Viaje 199
4.14.17.1 Formulario informe de gastos (Propuesto) 200
4.14.18 Depreciaciones 201
4.14.19 Elaboracin y presentacin de Estados Financieros 202
4.14.20 Reportes a la Gerencia 203
4.14.21 Estados Financieros 204

CAPITULO V
Pg.
5 Conclusiones y Recomendaciones 205
5.1 Conclusiones 205
5.3 Recomendaciones 207
Bibliografa general 210
Glosario 212
Anexos

1
CAPITULO I

1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

1.1. ANTECEDENTES:

La falta de informacin contable dentro de una empresa origina retrasos, prdidas y
hasta la quiebra. Para la verificacin y control de los recursos econmicos
administrativos y financieros, se requiere una investigacin sobre los procedimientos
y registros para su correcta actividad financiera, ms aun si se trata de una empresa
especializada en la asesora de visas de residencia.

La Asesora Migratoria que se Ofrece es:
1. Evaluacin del perfil frente a los requerimientos migratorios y anlisis de las
mejores opciones para la aplicacin de las visas de residencia bajo los
diferentes programas federales y provinciales.
2. Asistencia y representacin a travs de consultores autorizados para la
aplicacin y obtencin de la Visa de Residencia Permanente.
3. Asistencia para seleccin de guarderas, escuelas, colegios, y/o universidades.
4. Asesoramiento para arribo, acomodacin y locacin.
5. Asesoramiento para bsqueda de empleo o establecimiento de negocios, de
acuerdo al perfil y requerimiento del cliente.
2
Categoras de Visas de residencia permanente que se ofrecen:

Categora Independiente (Profesionales)
Categora de Reunificacin Familiar
Categora de Negocios (Empresario, inversionista, Empleado Autnomo)

Las Visas de Residencia permanente le permite a la persona y familia establecerse
en el Canad con los mismos derechos que el ciudadano canadiense.

Para la visas de residencia el tiempo que toma desde el ingreso del archivo hasta la
emisin de la visa de residencia permanente flucta ente 18 y 24 meses. Lo
importante es evitar atrasos, riesgo que se minimiza con G.N.A. Representaciones
S.A., que te garantiza un proceso gil y seguro.

Sobre el sin numero de los problemas existentes dentro de la organizacin
estructural contable financiera y administrativa de la empresa G.N.A.
Representaciones S.A. no existe definicin clara sobre las responsabilidades de los
jefes y subalternos, lo cual puede originar una falta de informacin gerencial que
afecten a las operaciones dentro de la empresa, lo que podra originar inclusive una
quiebra, puesto que la empresa no posee una contabilidad al da, no existe
administracin comprometida peor aun un organigrama estructural ni funcional
(asignaciones , tareas y responsabilidades del personal) en cada una de sus reas, los
3
directivos buscan su satisfaccin personal aun con riesgo de la destruccin de la
empresa, por esta razn no se ha cumplido ni los objetivos ni las metas trazadas
durante el ao por todo esto antes mencionado es necesario e indispensable la
elaboracin de un Manual de Procedimientos Contables para esta empresa.

1.1.1 Antecedentes Histricos

Canad tiene una economa sumamente dinmica, que crece de manera sostenida,
generando en consecuencia un gran numer de plazas de empleo anualmente. Cada
caso es una experiencia individual, frente a la cual, el rol de la empresa es el de
orientar y asesorar a sus clientes para su mejor adaptacin e insercin en el mercado
laboral canadiense.

En lo referente a estudios Canad subsidia fuertemente la educacin superior que
reciben sus residentes, lo que constituye un enorme atractivo para quienes quieren
dar a sus hijos una educacin superior de primer nivel a costos convenientes. Existen
adems condiciones de financiamiento sumamente blandas, a travs de crditos que
se comienzan a pagar solamente cuando el graduado ha encontrado trabajo.

Canad otorga anualmente 300.000 visas de residencia permanente, tanto como en
sus diferentes categoras, como en funcin de su demanda laboral y desarrollo
demogrfico y econmico.
4
G.N.A. Representaciones S.A., actualmente representa a consultores internacionales
de migracin canadiense, debidamente registrados y calificados por la Asociacin
Canadiense de Consultores de Inmigracin (Canadian Society Of Inmigration
Consultants) (SCIC).

La empresa fue constituida en el ao 2004 tiempo en el cual esta no tuvo unos
adecuados sistemas informticos ni, los procedimientos contables administrativos y
control interno adecuado. La empresa est afectada por una serie de disposiciones e
inconvenientes de ndole tcnico y administrativo, financiero. Tales circunstancias
no han permitido la eficiencia en los procesos de informacin contable-financiera,
tales hechos provocan en los directivos frecuente preocupacin por la falta de
informacin para la toma de decisiones.

Es necesario, por lo tanto realizar un diagnostico del sistema contable financiero
informtico y del control Interno, para as determinar las causas del mal manejo en
los gastos y desembolsos, falta de objetivos y de una planificacin para la
recuperacin de la inversin.

Tomando en cuenta las funciones definidas y a los responsables de las diferentes
reas y departamentos de la empresa, nos ayudaran al cumplimiento de los objetivos
planteados por cada uno de las reas de la empresa, que no dan solucin al esfuerzo
y calidad por la ausencia de personal eficiente y eficaz.
5
1.1.2 Antecedentes Cientficos

La implementacin de procedimientos en la empresa constituye un servicio de
importancia para la gerencia en la complementacin de normas administrativas, a fin
de lograr la coordinacin de actividades, la planeacin y el control de operaciones
diarias, la contabilidad por reas de responsabilidad dentro del negocio, los proyectos
especficos del negocio, la informacin sobre la administracin del negocio a los
propietarios y la presentacin de datos contables, de esta forma lograr una mayor
eficacia y eficiencia de la empresa, por ende mayor rentabilidad para la compaa.

1.1.3 Antecedentes Prcticos

G.N.A. Representaciones S.A. con una visin y misin del negocio y con
departamentos que son manejados por personal que no cuenta con un manual de
procedimientos que ayude en la efectividad, supervisin y control por parte del
gerente y los dems puestos jerrquicos. Adems, con documentos formales que no
han generado una base de manejo porcentual en las actividades administrativas y
financieras en la compaa que requiere de dicho manual.

1.1.4. Importancia Prctica del Estudio

Una empresa que tiene procesos definidos y controles adecuados maneja sus fondos
6
en forma ms eficiente que produce mejores resultados con mayores beneficios para
la misma.

Cuando G.N.A. Representaciones S.A. tenga un sistema interno especializado de los
documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones
realizadas por los responsables de cada una de sus reas la empresa durante un
perodo determinado proyectando un crecimiento ms eficaz de los recursos,
obtendr beneficios para los empleados mediante el pago de sus salarios a tiempo,
para los accionistas mayores ganancias sobre el capital invertido, para los
proveedores, el poder ofrecer sus productos y servicios por lo que se sern sus pagos
oportunos. Para los clientes la de recibir un servicio con calidad.

Los procedimientos contables para poder conocer la situacin econmica-financiera
de una empresa en un perodo determinado, as como analizar e informar sobre los
resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuadas a los inters y objetivos
trazados por la empresa. Por lo que nos permite determinar con exactitud la
situacin real de: cunto se tienen, cunto nos deben o debemos, cul es el volumen
de compras, ventas, gastos, etc. Por lo que, es una herramienta que ayudarn a
presentar informacin til para la toma de decisiones por parte de la junta general de
accionistas.

7
1.1.5. Situacin Actual del Tema de Investigacin

G.N.A. Representaciones S.A. fue constituida en el ao 2004, en la actualidad tiene
una posicin fuerte en el mercado, para la migracin de los ecuatorianos a otros
pases debido a que su mano de obra es mejor remunerada.

La Junta General de Accionistas esta conformado por tres personas, una de ellas vive
en el extranjero, otro es el accionista principal y es parte de la gerencia y
administracin de la empresa y, el tercero es nuevo y esta en proceso de integracin.

Antes que sea conformada como empresa esta, estuvo operando como persona
natural durante 4 aos, al ver el crecimiento de la oficina y con la experiencia en dar
soporte y asistencia en diversas areas a quienes buscan en otros pases
oportunidades de mejor calidad de vida, desarrollos profesionales, negocios o
educacin para ellos y/o sus familias, de forma legal, econmica y segura se decide
conformar la Sociedad Annima la que lleva operando un ao y nueve meses.

La empresa desde que fue constituida, no tiene informes contables de la actividad, ni
un sistema de apoyo que ayude a medir resultados financieros. En los siete primeros
meses del ao 2005 no tena organizada el rea contable, esto ocasiono retrasos en
pagos tributarios, falta de toma de decisiones importantes, cartera vencida de
clientes y proveedores, atrasos en ingresos y egresos. Razn por, la cual no se pudo
8
conocer los resultados y evitar costos administrativos y financieros como intereses y
multas.

A partir del mes de marzo de este ao la empresa promociono nuevamente su
producto en medios de comunicacin por cambios de representacin en Canad, la
empresa no obtuvo los resultado planeados. No se consider las tres nuevas
competencias, lo que provoco un dficit econmico y adems por los gastos de
gerencia (personales) excesivos, y nuevas adquisiciones de activos fijos (Vehculo),
ocasionando problemas en pagos a proveedores, a empleados y acreedores.

Utilizando en la parte Financiera la normativa legal, se lograr que el contador
pueda realice el registro de los hechos econmicos y permita al usuario un proceso
gil y oportuno de la informacin. Lo que originar que el proceso financiero sea
rpido, apoyado en herramientas informticas para la obtencin de informacin
financiera oportuna y razonable para la toma de decisiones. Optimizando los
recursos existentes, consecuentemente garantizar una permanencia en el mercado.

Se debe considerar que el manual de procedimientos contables es un aporte y un
instrumento necesario en la gestin administrativa financiera de la empresa G.N.A.
Representaciones S.A., herramienta que le permitir presentar informacin que
permita la toma de decisiones estratgicas en forma acertada encaminada ha
satisfacer a sus clientes, cumplir con sus proveedores, alcanzar los objetivos de los
9
accionistas, lograr que el personal sea comprometido con las metas y objetivos de la
empresa tambin se pretende cumplir con lo que establece las Normas Ecuatorianas
de Contabilidad (N.E.C.), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptado
(P.C.G.A.), la Ley de Rgimen Tributario, etc.

1.2 LIMITACIN DEL ESTUDIO

La falta del manual procedimientos contables ha creado un vaci en el control
interno tanto en lo administrativo, financiero y por ende en lo contable, lo cual
imposibilita mantener un orden y un criterio contable adecuado, la falta de este
manual y la aplicacin puede ocasionar que el personal se mantenga reacio al cambio
y esto a la vez podra generar retrasos en el estudio.

1.3 ALCANCE DEL TRABAJO

El manual de Procedimientos Contables para la empresa G.N.A. Representaciones
S.A. incluir aspectos tales como:

Diseo
Procedimientos de las operaciones
Registro
Plan de Cuentas
Control Interno
10
Informes Financieros

1.4 APOYO A LA TEORIA

El Manual de Procedimientos Contables es el sistema de control, aparte de ser una
poltica de gerencia, se constituye en una herramienta de apoyo para las directivas
de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados,
con calidad y eficiencia ya que afianza las fortalezas de la empresa frente a la
gestin.

En razn de esta importancia que adquiere el sistema Contable para cualquier
entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los
cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios
que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia,
efectividad, eficacia y economa en todos los procesos.
1

1.5 OBJETO DEL ESTUDIO
La informacin contable financiera de la empresa y los resultados obtenidos hasta el
momento no han sido los esperados por la gerencia. Adems no demuestra la real

1
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
11
situacin econmica de la compaa por lo tanto el objetivo de este estudio es disear
el Manual contable para la empresa G.N.A. Representaciones S.A. que ayudar a
corregir los problemas y permitir optimizar los recursos humanos, materiales y
financieros. As como, tambin analizar e informar sobre los resultados obtenidos,
para poder tomar decisiones adecuadas para la empresa.

1.6 OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACION

Elaborar Manual de Procedimientos Contables para G.N.A. Representaciones S.A.
sustentado en los principios contables generalmente aceptados (P.C.G.A.) y las
normas ecuatorianas de contabilidad (N.E.C.), para mejorar la estructura financiera y
una correcta asignacin y delimitacin de funciones de cada una de las reas y del
personal que labora en la empresa.

1.7 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.- Conocer la Misin, Visin, polticas y estrategias de la compaa.
2.- Analizar la situacin actual en cuanto a los procedimientos del Sistema
contable y administrativo, proponer mejorase en el sistema de cartera y de
proveedores e identificar falencias del proceso contable.
3.- Determinar y analizar de las reas criticas de la empresa y proponer
soluciones mediante la implementacin del Manual.
12
4.- Presentar la propuesta del manual mediante la aplicacin de normas y leyes
contables y tributarias que se relacionen con las actividades de la empresa.
5.- Proponer alternativas de soluciones a las falencias de los procesos contables.

1.8 IDEA A DEFENDER DEL ESTUDIO

Hablar de un manual de procedimientos contables es apoyar y asesorar este tipo de
empresas y que toda innovacin positiva implica una serie de nuevas necesidades a
todo nivel. El cual se regir para establecer el proceso contable para la toma
adecuada de decisiones para el cumplimiento de los objetivos esperados, para todo
este procedimiento necesitamos contar con un capital humano con mente abierta al
cambio que dinamice el proceso sobre la base de informacin para llevar acabo esta
actividad econmica financiera.

Con la problemtica existente para la elaboracin y ejecucin del manual de
procedimientos contables para una empresa Asesora de Migracin G.N.A.
Representaciones S.A. estoy segura de que todas las expectativas existentes me
permitirn llegar al objetivo propuesto. Buscaremos opciones para cumplir con
calidad y para alcanzar el xito esperado.

1.8.1 Impacto Social

13
Mediante la implementacin de un Manual de Procedimientos Contables la empresa
esta en condiciones de satisfacer las necesidades de los accionistas o dueos en la
medida que les permita contar con informacin financiera para la toma de decisiones
que se puedan realizar a futuro para la bsqueda de un equilibrio entre los diferentes
departamentos, secciones de la empresa y sus empleados.

1.9 METODOS DE LA INVESTIGACION

Para realizar de forma positiva un Manual de Procedimientos Contables en la
Empresa G.N.A. Representaciones S.A. se aprovechara los conocimientos obtenidos
en los diferentes niveles de instruccin en la Escuela de Contabilidad y Auditora
tomando apoyado adems de leyes, normas, principios que resguarden esta
investigacin utilizando las tcnicas:

De Induccin
De Observacin
De Anlisis
De Deduccin
De Sntesis
Estadstico

1.9.1 Mtodos:

14
Los mtodos utilizados para el presente estudio son los siguientes:

Mtodo de Induccin

El mtodo de induccin que se va aplicar en la investigacin, dentro de la empresa
ser la realizacin del diagnstico en la situacin actual del problema, mediante un
anlisis, ordenado coherente y lgico con la finalidad de llegar a conclusiones cuyo
contenido esta dentro de la misma estructura de la empresa.

Mtodo de Observacin

El mtodo de observacin ha desarrollarse en la investigacin se lo har durante todo
el trabajo de campo, de manera que este tipo de metodologa permita identificar el
problema hasta la identificacin de las alternativas de solucin, este mtodo es
importante en la investigacin ya que muchos de los funcionarios de la empresa no
estn aplicando la observacin como mtodo de conocimiento por lo cual se debe
obtener informacin sistemtica para obtener futuros resultados.

Mtodo de anlisis

Se aplicar en la investigacin una revisin en la literatura, en los archivos y en toda
la documentacin de la empresa que esta directamente relacionada con el rea
15
contable, adems se analizar documentos de aspecto legal, tambin conceptos
tericos de Contabilidad de manera que permita conocer la realidad y as establecer
las causas efectos de los elementos que componen el objeto de la investigacin.

Mtodo de deduccin

El mtodo deductivo ha implantarse en el estudio de la investigacin en la empresa
ser la bsqueda y evaluacin en las alternativas de solucin en los procedimientos
contables a travs de una planeacin estratgica mediante un anlisis y evaluacin
para su implantacin.

Mtodo de sntesis

En la investigacin de la empresa, estar enmarcado a la estructura final del
documento de la propuesta, de manera que se identifique el objeto mediante la
interrelacin de elementos con relacin al problema de investigacin, de manera que
se pueda sealar cuales procesos anteriores se utilizar en la investigacin hasta
llegar al objeto deseado.

Mtodo estadstico

El mtodo estadstico que se implementar en la investigacin del problema en la
empresa, ser en el anlisis cuantitativo y cualitativo de los datos, con la finalidad
16
con el objeto de determinar la cantidad de cada proceso y a su vez como esta
compuesto y as definir la mejor opcin para el desarrollo de mejores procesos para
beneficio de la empresa.

17
CAPITULO II

2. MARCO REFERENCIAL

2.1 INTRODUCCIN

La calidad de vida en Canad es elevado, este forma parte de los pases
industrializados del grupo de los ocho G8, Canad ocupa el primer sitio en
crecimiento econmico.

La inmigracin es un proceso complejo. Se necesita ayuda profesional para tener
xito.

Sin un representante profesional que este bien informado y conozca del tema, no se
podr estar seguro de que la informacin recibida es verdadera y/o confiable. El
80% de las aplicaciones presentadas directamente FRACASAN, por cuanto la
oficina de visas a menudo buscan alguna justificacin para rechazar al aplicante o
por exceso de trabajo. Si los documentos y aplicaciones no se preparan
correctamente, sern rechazadas, lo que conlleva tiempo y dinero perdido y una
frustracin.
18
Cada caso ser planificado estratgicamente desde el principio por un gua para que
culmine con xito. Su entrevista de inmigracin es extremadamente importante y
impactantemente significativa en el resultado de su aplicacin; la persona debera
estar bien preparada.

Los clientes reciben una gran cantidad de informacin relevante, as como tambin
materiales audiovisuales e impresos, lo que les ayuda durante el proceso, estos
recursos han sido desarrollados por la empresa, sobre la base de aos de experiencia
en servicio de inmigracin, colocacin y empleo en Canad.

Se asiste a los clientes a alcanzar sus metas inmediatas y de largo plazo, mediante un
apoyo activo, de instruccin y contacto personal, se ha diseado un paquete
especifico para la categora independiente de profesionales, en este paquete se
considera el anlisis y preparacin de sus aplicaciones y expediente. La empresa si
sus documentos de apoyo son suficientes para efectos de obtencin de la visa de
residencia permanente, se organiza los documentos en orden lgico y se provee una
lista detallada. Se asegura que los documentos sean aceptados y tengan el formato
adecuado, informa y proporciona anlisis del mercado laboral cuando se requiere
para su apoyo y aplicacin.

EFECTOS DE LAS CRSIS ECONMICA

19
Tras la profunda crisis econmica de finales de los aos noventa, una considerable
cantidad de ciudadanos decidieron salir del Ecuador y buscar oportunidades de
empleo en otros pases para conseguir mayores ingresos para alcanzar mejores
niveles de vida. Para efectos de inmigracin, existen bsicamente dos categoras o
clases:

1. Categora familia
2. Categora econmica

No slo es la pobreza la causante de la inmigracin en nuestro pas, factores como el
de ahorrar dinero en un corto perodo, poca orientacin acerca de la situacin por la
que atraviesan otros pases, mejoramiento del estndar de vida, buscar nuevos
horizontes, superar problemas personales, entre otros, son tambin causas que
generan este entorno socioeconmico.

En los ltimos cinco aos la inmigracin ilegal de ecuatorianos a pases como
Estados Unidos, Canad, Espaa e Italia ha superado cualquier otra poblacin de
Latinoamrica. Cientos de miles de ecuatorianos ahora viven escondidos, huyendo de
la posibilidad de una extradicin, o en otros casos buscan la forma de legalizar su
situacin.

Las remesas de los inmigrantes es hoy uno de los recursos ms importantes que tiene
20
el Ecuador para capitalizarse. Estas son la segunda fuente de ingresos para el pas
con cerca de US $1.600 millones de dlares anuales, siendo una cantidad en
aumento.

2.2 CONTABILIDAD EMPRESARIAL

La Contabilidad empresarial, ha ocupado el lugar ms destacado, debido al papel
importante que la empresa aporta a la economa del Pas. El hecho de que estas
unidades creen ms o menos riqueza repercute en la totalidad de la economa. De ah
que se la considere el ncleo de la contabilidad.
2

2.2.1 Empresas y Sociedades

La Empresa

Las empresas pueden ser afectadas por muchas leyes o reglamentos, estas leyes y
reglamentos tienen ms relacin con los aspectos tributarios de una entidad, que con
sus aspectos financieros y contables y el efecto sobre los estados financieros es
indirecto. Su efecto indirecto es normalmente el resultado de la necesidad de revelar
un pasivo contingente, debido a una acusacin o determinacin de ilegalidad.

2
http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cf001/INICIO.HTML

21
Ciertos actos ilegales tienen un efecto directo e importante sobre la determinacin de
las cifras de los estados financieros. Otros, pueden, en circunstancias especificas,
tener efectos importantes, pero indirectos sobre los estados financieros.

Clasificacin de las empresas

Existen varios tipos de empresas que se clasifican de acuerdo al tipo de actividad,
tamao, capital y al nmero de propietarios, que se detalla a continuacin

De acuerdo con la actividad
Agropecuarias
Mineras
Industriales
Comerciales
Servicios

Naturaleza o tipo de capital
Privadas
Publicas
Mixtas

22
De acuerdo con el tamao
Pequeas
Medianas
Grandes

De acuerdo con el nmero de propietario
Individuales
Sociedades

Clasificacin de las sociedades

De acuerdo con la forma de asociarse, las sociedades pueden ser:

Sociedad colectiva
Sociedad en comandita simple
Sociedades en comandita por acciones
Sociedad de responsabilidad limitada
Sociedad annima
Sociedades mixtas
Sociedades accidental o cuentas en participacin

Ley de compaas

23
Art. 143 (ex 155). - [Definicin].- La compaa annima es una sociedad cuyo
capital, dividido en acciones negociables, esta formado por la aportacin de los
accionistas que responden nicamente por el monto de sus acciones.

Las sociedades o compaas civiles annimas estn sujetas a todas las reglas de las
sociedades o compaas mercantiles annimas.
3

Definicin empresa de servicios

Son aquellas que se dedican a la generacin y venta de productos intangibles
destinados a satisfacer necesidades complementarias de seguridad, proteccin,
desarrollo, tecnificacin, mantenimiento, custodia de valores, etc.
4

2.2.2 Concepto de Contabilidad

Contabilidad Conceptos

3
Ley de compaasActualizacin a enero de 2005, VI 3, Quito-Ecuador, Pg. 28.
4
ZAPATA Pedro, Contabilidad General , 3era Edicin, McGRAW-HILL Interamericana , Pg. 4.
24
Se define a la contabilidad como la tcnica de registrar cronolgicamente las
transacciones econmicas que realiza una empresa en un periodo determinado, con el
objeto de establecer al final de ese periodo, la situacin financiera de la empresa y las
utilidades o perdidas producidas por efecto de las transacciones efectuadas. En
consecuencia, la Contabilidad permite registrar todos los hechos y situaciones que
acontecen en la empresa y en determinado momento informa cual es su situacin y
cuales los resultados obtenidos.

Contabilidad Financiera

Es un sistema de informacin destinado a proporcionar informacin a terceras
personas relacionadas con la empresa, como accionistas, inversionistas, a fin de
facilitar sus decisiones.
5

Contabilidad Administrativa

Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, con
orientacin programtica, destinada a facilitar las funciones de plantacin, control y
toma de decisiones.
6

5
http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cf001/INICIO.HTML
6
ZAPATA Snchez, Pedro, Contabilidad General , tercera Edicin, McGRAW-HILL
Interamericana S.A., Pg. 4.
25
2.2.3 Importancia de la Contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad
de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr
mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los
servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin
de carcter legal.

La contabilidad es una tcnica importante para la elaboracin y prestacin de la
informacin financiera de las transacciones comerciales, financieras y econmicas
realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios
pblicos y privados, y se utilizan en la toma de decisiones.

Los sistemas contables comunican informacin econmica, es una forma de saber en
que estado se encuentra la empresa.

2.2.4 Elementos de la Ecuacin Contable

Los elementos que intervienen en la Ecuacin Contable son:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Lo que en trminos generales significa:

26

Activo.- Es todo lo que posee o le adeudan la empresa. Es un recurso econmico
propiedad del negocio, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro, ejemplo:

Caja
Bancos
Cuentas por Cobrar
Documentos por Cobrar
Mercaderas
Activos Fijos
Pagos por adelantado

Pasivo.- Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la empresa,
propietario(s), socios, accionistas; segn el caso), ejemplo:

Obligaciones Patronales por pagar
IESS por Pagar
Impuesto a la renta por pagar
Cuentas por pagar
Documentos por Pagar
Hipotecas por pagar
Cobros por adelantado
27
Capital.- Es el aporte: en dinero y/o en bienes, efectuados por le o los propietarios,
socios o accionistas de la empresa; segn el caso, (o tambin se establece por
diferencia entre el activo y el patrimonio).

Patrimonio.- Esta integrado bsicamente por las siguientes cuentas:

Capital ( Conocimiento tambin como capital social)
Reservas (Legales, Facultativas, Estatutarias) segn el caso
(+) Utilidades no distribuidas (Ejercicios Anteriores)
Utilidad del ejercicio
(-) Perdida del presente ejercicio econmico, etc.

Ingresos.- Son todos los ingresos monetarios, los que van a estar en funcin de la
actividad de la empresa y su estructura (en un ejercicio econmico).

Ingresos Operacionales
Ingresos No Operacionales:
a) Ingresos Financieros
Intereses cobrados por ventas a crdito
Intereses ganados por inversiones realizadas
Por diferencia cambiara
b) Otros Ingresos
Arriendos Cobrados
Comisiones ganadas por ventas (generalmente en consignacin)
28
Utilidad en ventas de Activos Fijos

Gastos.- Son todos los gastos monetarios, que significan desembolsos para la
empresa, los que van a estar en funcin de su organizacin (en un ejercicio
econmico).

Gastos Operacionales
1. Sueldos y/o Salarios
2. Beneficios sociales de Ley
3. Suministros de Oficina
4. Servicios de :Agua, Luz, Telfono, Fax
5. Mantenimiento y reparaciones
6. Publicidad y propaganda
Gastos No Operacionales
a) Gastos Financieros
Intereses pagados por compra a crdito
Intereses, comisiones y otros gastos bancarios
Por diferencia cambiara
b) Otros Gastos
Comisiones Pagadas
Perdida en venta de Activos Fijos

29
Utilidad.- Es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los
gastos incurridos en la generacin de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior
implica que los ingresos superen a los gastos para que pueda registrarse una utilidad.

Prdida.- Es el resultado que los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a
sus gastos.

Perodo Contable.- El perodo contable ms usual es el que abarca doce meses y
puede o no coincidir con el ao natural.
7

2.2.5 El Ciclo Contable

A fin de vincular el aspecto legal y las disposiciones tcnicas con el ciclo contable,
se exponen sntesis o transacciones de los cuerpos legales vigentes: leyes,
reglamentos y estatutos. As mismo, se referencia las disposiciones establecidas en
los principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) y normas tcnicas
de contabilidad.

2.2.5.1 Estructura del Ciclo Contable

7
CANTU, Gerardo Guajardo Contabilidad Financiera Mxico MC GRAW-HILL pagina 27
30
PRIMER PASO: Reconocimiento de operaciones

Prueba evidente
Requiere Anlisis
Se archiva cronolgicamente

SEGUNDO PASO: Jornalizacin

Registro Inicial
Requiere Criterio Y Orden
Se presenta como asiento

TERCER PASO: Mayorizacin

Clasificacin valores y obtienen
saldos de cuentas
Requieren Criterio y Orden
Brinda idea del Estado de cada cuenta

CUARTO PASO: Comprobacin

Resumen significativo

Documento Fuente
Transaccin Comercial
(Comprobante)

JORNALIZACION
(Libro Diario)

MAYORIZACION
(Libro Mayor)

BALANCE
(Suma y Saldos)

31
Despeja dudas
Valida el cumplimiento de P.C.G.A

PRODUCTO: Estados Financieros

Estados Financieros
Estado Resultados
Estado de Situacin
Estado de Flujo de Caja
Estado de Supervit

Financiero
Econmico

Primer paso: Reconocimiento de Operaciones
Documento Fuente
Transaccin Comercial
(Comprobante)

AJUSTES DE
CUENTAS
(Hoja de Trabajo)

ESTADOS
FINANCIEROS
(INFORMACION)

INFORMES CONTABLES
(ANALISIS
FINANCIEROS)

32
Intercambio de bienes y/o servicios, informacin que se obtienen del documento de
origen o fuente, el mismo que sirve de soporte contable para su verificacin en el
momento requerido. Constituye el inicio del proceso; el reconocimiento implica
entrar en contacto con la documentacin de sustento (facturas, recibos, notas de
crdito, etc.) y efectuar el anlisis que conlleve a identificar la naturaleza y alcance
de la operacin y las cuentas contables afectadas.

En este paso se tomara en cuenta lo siguiente:

Anlisis
Criterio
Orden

Segundo paso: Jornalizacin (Libro Diario)

Es el registro y control por vez primera en libros apropiados de las transacciones
comerciales que se dieron en el tiempo, mediante la formalidad de asientos
contables.

Asientos contables

Es la formula tcnica de registro o anotacin de las transacciones, bajo el principio
de partida doble (que tienen cuenta deudora y acreedora y sus valores).
33
Libro Diario

Es el principal registro contable en la cual se anotan todas las transacciones en orden
cronolgico en forma de asiento, incluso se lo procesara a travs del computador.

Tercer paso: Mayorizacin (Libro Mayo)

Agrupa sistemticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran en el
libro diario (Jornalizacin), respetando la ubicacin de las cifras, de tal suerte que si
un valor esta en el debe, ha de pasar al debe de la cuenta correspondiente.

Libro Mayor

Es el registro fundamental que se mantiene a nivel de cada cuenta segn sea el caso,
con el propsito de conocer su movimiento y saldos en forma particular, tomar en
cuenta la clasificacin de datos, Criterio y orden.

Se reconoce la existencia de dos tipos de libros mayores:
1. Libro mayor principal: Para cuentas de control general
2. Libro mayor auxiliar: Para las subcuentas y auxiliares.

Cuarto paso: Balance de Comprobacin (Sumas y Saldos)
34
Listado y verificacin de todas las cuentas del libro mayor con sus respectivas sumas
y saldos.

Se aconseja que mensualmente se verifique el cumplimiento del principio de partida
doble y otros relacionados con la valuacin, consistencia, etc.; al efecto ser
necesario elaborar un balance de comprobacin, el cual se prepara con los saldos de
las diferentes cuentas del libro mayor principal.

Balance de Comprobacin.- Conseguir que los saldos deudores se equiparen a los
acreedores constituye un avance significativo en pro del objetivo del Balance de
Comprobacin; sin embargo, es en este instante cuando el criterio y conocimiento del
contador deben ponerse en juego, ya que es el momento de analizar y comprobar la
precisin y actualizacin de los saldos, muchos de los cuales, por diversas causas,
estn desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados.

Nota: Cualquiera sea la razn, causa u origen de saldos incorrectos, estos deben ser
corregidos mediante

ajuste contable.

35
Ajustes de Cuentas.- Actualizar los valores de las cuentas generalmente se efectan
al finalizar un perodo contable. Los ajustes permiten presentar saldos razonables a
travs de la depuracin oportuna y apropiada de todas las cuentas, que por diversas
causas no presenten valores que puedan se comprobadas y, por ende, no denoten la
verdadera situacin y estado actual del negocio o empresa. Los principales ajustes se
causa por efectos de:

1. Saldos incorrectos
2. Omisiones
3. Errores
4. Desactualizacin
5. Usos indebidos
6. Prdidas fortuitas
7. Prepagados y precobrados
8. Desgaste de activos Fijos (Depreciacin)
9. Posibles Incobrables

Quinto paso: Elaboracin de estados financieros

Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin, cambios o variaciones
de la empresa, ocurrido en un ejercicio econmico.

36
En esta etapa se generan los informes que presentan la situacin financiera de un
negocio, dichos informes son los siguientes:

Estado de situacin financiera
Estado de prdidas y ganancias
Estado de supervit
Estados de flujo de efectivo.

Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que
representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los
mismos plazos de liquidacin del activo.

El Balance de Situacin (Inicial y final) presenta la situacin de una empresa es
decir sus recursos de operacin as como sus deudas a corto/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tipo de beneficio o
fracaso durante un perodo determinado.

Estado de Flujo de caja demuestra el comportamiento del dinero (al inicio y al final
de un ejercicio econmico), con el objeto de no ocasionar desequilibrio econmico.

37
Estado de Supervit son las variaciones de las utilidades retenidas de aos anteriores,
ms o menos las utilidades o perdidas del presente ao, elabora bsicamente para
conocimiento de los socios o accionistas de la empresa.

Sexto Paso: Interpretacin (Anlisis Financiero)

En esta etapa se analiza los estados financieros del negocio, comparando la
situacin financiera actual con la de perodos previos y con la de otras compaas del
mismo giro del negocio.
8

Evaluacin y diagnostico econmico-financiero de la empresa, mediante la relacin
de ciertos ndices que permite analizar con objetividad el comportamiento de las
cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de decisiones.

2.2.6 Principios Bsicos de Contabilidad

Los principios contables se dividen en tres grupos as:

8
CANTU, Gerardo Guajardo Contabilidad FinancieraMxico McGRAW-HILL Pg. 29.

38
BASICOS.- Son fundamentales ya que orientan la labor de los profesionales
contable.
ESENCIALES.- Sirven de base para otros principios y se relacionan con la
contabilidad financiera.
GENERALES DE OPERACIN.- Determinan el registro, medicin y
presentacin de la informacin financiera.

Para efecto de nuestra investigacin sealaremos los Conceptos bsicos:

1. Ente Contable
2. Equidad
3. Medicin de recursos
4. Perodo de tiempo
5. Esencia sobre la forma
6. Contabilidad del ente contable
7. Medicin en trminos monetarios
8. Estimaciones
9. Acumulacin
10. Precio de intercambio
11. Juicio o criterio
12. Uniformidad
13. Clasificacin y contabilizacin
14. Significatividad

39
2.2.7 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) que se utilizan en la
empresa G.N.A Representaciones S.A.

Enumeramos todas las Normas de Contabilidad Ecuatorianas, se reconoce con un SI
a las que aplican en G.N.A. Representaciones S.A.

NEC. DESCRIPCION RESPONSABLE APLICA
1 Presentacin de estados financieros. Contador General Si
2 Revelacin en los estados financieros
de bancos y otras instituciones
financieras similares. Contador General No
3 Estados de flujo de efectivo. Gerente Financiero Si
3 Contingencias y sucesos que ocurren
despus de la fecha del balance. Reemplaza N.E.C. 26 No
5 Utilidad o prdida neta por el perodo,
errores fundamentales y cambios en
las polticas contables. Contador General Si
6 Revelacin de partes relacionadas. Gerencia General No

7 Efectos de las variaciones en tipos de
cambios de moneda extranjera. Gerencia Financiera Si
8 Reportando informacin financiera
por segmento. Gerencia Financiera Si
9 Ingresos Contador General Si
40
10 Costo de financiamiento. G/Fin Con/Gen No
11 Inventarios. Bodeguero Con/Gen No
12 Propiedad planta y equipos. Contador General Si
13 Contabilizacin de la depreciacin. Contador General Si
14 Costo de investigacin y desarrollo Mercadeo No
15 Contratos de construccin. Gerente General No
16 Correccin monetaria integral de
estados financieros. Contador General No
17 Conversin de estados financieros
para efectos de aplicar el esquema de
dolarizacin. Contador General No
18 Contabilizacin de las inversiones. Gerente Financiero No
19 Estados financieros consolidados
y contabilizacin de invinversiones
en subsidiarias. Contador General No
20 Contabilizacin de inversiones en
asociaciones. Contador General No
21 Combinacin de negocios. Contador General No
22 Operaciones discontinuas. Contador General No
23 Utilidades por accin. Contador General No
24 Contabilizacin de subsidios del
Gobierno y revelacin de informacin
referente a asistencia gubernamental. Contador General No
25 Activos intangibles. Contador General No
26 Provisiones, activos y pasivos
41
Contingentes Contador General Si
27 Deterioro de valores de los activos. Contador General Si

2.3 MARCO LEGAL

2.3.1 El Manual Contable

El manual contable para la compaa G.N.A. Representaciones S.A. ser realizado,
para instalar un sistema en el cual los empleados desempean un papel dentro de la
organizacin, interrelacionndose con los dems individuos y envindole a los dems
sus experiencias que le permita controlar todas sus recopilaciones de todas las
transiciones diarias de operaciones contables, financieras y administrativas y le
suministre informacin referente a: ventas, cuenta por cobrar, costo, gastos, etc.

2.3.2 Qu es un Manual de Procedimientos

Manual de procedimientos.- El manual de procedimientos es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada,
ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
42
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organizacin.

Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control
interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los
cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las reas,
generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,
control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin
empresarial.
9

2.3.3 Objetivo del Manual

Los objetivos fundamentales de los manuales son los siguientes:

PLANIFICACION

Segn Henry Fayol indica que la planificacin es. La preparacin del plan de
accin, es un punto difcil y quiz el ms importante de toda empresa y en ella

9
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

43
intervienen todos los departamentos y todas las funciones, sobre todo la funcin
administrativa.
10

Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar
una adecuada organizacin. Se piensa en las actividades que puedan realizarse en el
futuro integrar polticas y decisiones que los directivos puedan adoptar ante
determinadas situaciones.

ORGANIZACIN

Organizar es el proceso de integrar en una estructura coordinada las actividades
necesarias para alcanzar los objetivos de una empresa; dotando a esta estructura con
personal calificado y competente, y proveer de los elementos fsicos necesarios para
el diseo de sus funciones.
11

El proceso administrativo comprende las relaciones de PODER que representa:
P lanear: estratgica y operativamente.
O rganizar: disear y redisear la estructura.
D ecidir la ejecucin de actividades y dirigir el talento humano.
E valuar y controlar resultados eficaces.
R eprogramar y reportar mediante un sistema de informacin.

10
FAYOL, Henri, Principios de Administracin Pg.
44
En el Sistema de Evaluacin de Eficacia Organizacional se aplica este enfoque del
anlisis de capacidad administrativa en cada una de las siguientes variables
estratgicas seleccionadas:

Capacidad del trabajo humano y potencial.
Eficiencia actual y potencial del capital
Eficiencia de los recursos fsicos actual y potencial
Productividad, calidad y capacidad de innovacin tecnolgica actual y potencial.
Eficacia en la interaccin con variables externas estratgicas:

1. Mercadeo
2. Clientes
3. Competidores
4. Ventas

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS.- Son catorce:

1. UNIDAD DE MANDO: Una sola persona debe mandar a todos los
subordinados.

11
STRONG, Earl P. Administracin y Conduccin de Empresas Ediciones, Tronquel, Pg. 53
45
2. AUTORIDAD: Toda empresa debe tener una persona que los dirija.
3. UNIDAD DE DIRECCIN: Un programa para cada actividad.
4. CENTRALIZACIN: Todas las actividades deben ser manejadas por una sola
persona.
Actualmente encontramos que debido a las estructuras esto no resulta muy
funcional para las empresas.
5. SOBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Se debe buscar
beneficiar a la mayora.
6. DISCIPLINA: Se debe lograr la disciplina para el buen funcionamiento de la
empresa.
7. DIVISIN DEL TRABAJO: Se indicar a cada quien el trabajo que debe de
realizar.
8. ORDEN: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
9. JERARQUA: Se debe respetar la autoridad de cada nivel jerrquico.
10. JUSTA REMUNERACIN: Pago justo de acuerdo al trabajo realizado.
11. EQUIDAD: Los beneficios deben ser compartidos; empresa-trabajadores.
12. ESTABILIDAD: El empleado debe sentir seguridad en su trabajo.
13. INICIATIVA: Se debe permitir al empleado que determine como se hacen las
tareas.
14. ESPIRIT DE GRUPO : Todos deben colaborar entre s.
46
2.3.4 ANALISIS FODA

El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situacin actual de la empresa u organizacin, permitiendo de esta manera obtener un
diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con los
objetivos y polticas formulados.

El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. De entre estas cuatro variables,
tanto fortalezas como debilidades son internas de la organizacin, por lo que es
posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas
son externas, por lo que en general resulta muy difcil poder modificarlas.

El FODA nos va a ayudar a analizar nuestra empresa siempre y cuando podamos
responder tres preguntas:

1. Lo que estoy analizando, es relevante?
2. Est fuera o dentro de la empresa?
3. Es bueno o malo para mi empresa?

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

47
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que
cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, etc.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a
la competencia recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente.

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a
atentar incluso contra la permanencia de la organizacin.

2.3.5 Procedimientos de una Manual Contable en el Sistema de Contabilidad

1. Tener conocimiento de la empresa.
48
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catlogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Disear formularios para todas las operaciones.
6. Disear reportes
7. Preparar los libros y balances

Sistema Contabilidad

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una Empresa como resultado de sus operaciones, valindose de
recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le
permitir a la misma tomar decisiones financieras. Ya que el sistema no es ms que
normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar
informacin financiera de una compaa, por medio de la organizacin ,
clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que
se nos suministre.

49
Para su eficiencia es preciso que su estructura-configuracin cumpla con los
objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que
integre de tal manera el esquema general de compaa.

La empresa debe crear mecanismos de control para los Informes que expresan la
situacin de compaa. Estos estn integrados por:

1. El Balance General
2. Estado de Perdidas y Ganancias

Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1. Estado de Flujo de Caja
2. Estadsticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera
cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa
50
Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia,
estratificacin, etc.
12

Los libros de Contabilidad

Son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan
los formularios. Se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las
obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos
necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y estados
demostrativos de ganancias y prdidas. El Departamento de Contabilidad es el centro
de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin
financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern recibidas.

Control interno

Muchos Expertos interpretan el termino de Control Interno como los pasos que da
un negocio para evitar el fraude, tanto por malversacin de activos como por
presentacin de informes financieros fraudulentos.
13

12
http://www.monografias.com/trabajos2/sistdecont/sistdecont.shtml

13
Whittington O. y Pany Kart Auditoria un Enfoque Integral, McGraw-Hill, Pg.171.
51
El control interno es el grupo de controles, practicas contables y administrativas las
cuales ayudan a asegurar que en una organizacin se tomen las decisiones aprobadas
y apropiadas.
14

El Control Interno y ambiente de control interno varan dentro de todas las
organizaciones dependiendo su tamao y su operacin, ms en lo que las empresas
estn de acuerdo es en implementar el control interno como medio de control y
proteccin de sus activos, lo que se hace efectivo con polticas, cdigos de conducta
y sobre todo con el buen ejemplo de su gerencia al crear normas de conducta y tica.

Es importante reconocer que dentro del Control Interno existen limitaciones que
son inherentes al negocio por errores en las instrucciones, fatiga o distraccin, el
control interno es interpretado como los pasos que da un negocio para evitar el
fraude, tanto por malversacin de activos como por presentacin de informes
financieros fraudulentos.

Es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiero
Promover la eficiencia de las operaciones.

14
VSCONEZ Jos Vicente Contabilidad Intermedia DIMAXI, Quito 2000 pagina 315.
52
El control interno se clasifica en:
Control interno administrativo
Control interno contable.

Control interno administrativo.- mtodos, medidas y procedimientos que tienen
que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Comprende todo plan de organizacin de la empresa, determinando en su
organigrama las funciones del personal y sus responsabilidades; contempla adems
los mtodos y procedimientos que se orienten a planificar y controlar las operaciones
empresariales.
15

Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.

Es el conjunto de mtodos y procedimientos que se orientan en la autorizacin de
las operaciones, la proteccin de los activos, la exactitud y legalidad de los registros

15
53
contables, basados en transacciones reales relacionadas con la finalidad misma de la
empresa.
16

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:
Activos Caja chica, Ventas, Gastos, Ingresos Etc.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes caractersticas:

Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la
responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del
departamento de contabilidad el hacer los registro de las informaciones y de
mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando
menos tres persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

16
54
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma
de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente
contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restriccin.
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y
prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Trasferencias
Venta de Cartera al banco

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas. Entre las medidas
de control podemos citar:

1. Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre
diario de estos ingresos.
55
2. La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al
rea de caja.
3. Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia
estricta a todos los cobradores de manera que:

1. Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al
cobro.
2. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin
antes mencionada.
3. Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o
preferiblemente por el departamento de cobros y crditos.
4. Formas prenumerados.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que
los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento
de contabilidad.

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requiere uso de un cheque.
56
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por
diferentes conceptos.

Entre las medidas de control estn:

1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2. Que estos volantes estn prenumerados
3. Manejados por una sola persona
4. La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales,
para esto fue creada la caja chica.
5. Depositar el dinero de la caja general
6. Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante
en la instalacin de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de
lograr las polticas establecidas por la empresa.
17

17
http://www.monografias.com/trabajos2/sistdecont/sistdecont.shtml

57
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizarse el
pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Los formularios que
podemos utilizar para un buen control de las ventas son:

Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago -
al contado, crdito (tarjeta de crdito), con cheques o Pagares.
Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficiente para ser distribuidas en
los diferentes departamentos y clientes.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

1. Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente.
2. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
3. Que los pagos que ha recibido el vendedor sean entregados a contabilidad
para su trmite correspondiente.
4. Adems dependiendo el cliente requiere abrir la carpeta con todos los
documentos e informacin del cliente.

58
2.4 REGIMEN LEGAL

Para un buen desenvolvimiento de la empresa G.N.A. Representaciones S.A. se hace
necesario cumplir con las regulaciones emitidas por parte de los entes de control,
podemos mencionar a la Superintendencia de Compaas, Servicios de Rentas
Internas y otros, a continuacin especificamos algunas de estas normativas.

2.4.1 Ley de Compaas

Art. 143 (ex 155). - [Definicin].- La compaa annima es una sociedad cuyo
capital, dividido en acciones negociables, esta formado por la aportacin de los
accionistas que responden nicamente por el monto de sus acciones.
Las sociedades o compaas civiles annimas estn sujetas a todas las reglas de las
sociedades o compaas mercantiles annimas.
18

Art. 144 (ex 156).- [Administracin. Denominacin. Contravenciones].- Se
administra por mandatarios amovibles, socios o no.

La denominacin de esta compaa deber contener la indicacin de compaa
annima o Sociedad annima, o las correspondientes siglas. No podr adoptar una

18
Ley de compaasActualizacin a enero de 2005, VI 3, Quito-Ecuador, Pg. 28, 29,30.

59
denominacin que pueda confundirse con la de una compaa preexistente. Los
trminos comunes y aquellos con los cuales se determinan la clase de la empresa,
como comercial, industria, agrcola, constructora, etc., no ser de uso
exclusivo e irn acompaadas de una expresin peculiar.

Las personas naturales o jurdicas que no hubieren cumplido con las disposiciones de
esta Ley para la constitucin de una compaa annima, no podrn usar en anuncios,
membretes de carta, circulares, prospectos u otros documentos, un nombre, expresin
o siglas que indiquen o sugieran que se trata de una compaa annima.

Los que contravinieren a lo dispuesto en el inciso anterior, ser sancionado con
arreglo a lo prescrito en l articulo 445. La multa tendr el destino indicado en tal
precepto legal. Impuesta la sancin, el Superintendente de Compaa notificada al
Ministerio de Salud Pblica para la recaudacin correspondiente.
19

Art. 146. - (ex 158).- [Constitucin e inscripcin].- La compaa se constituir
mediante escritura publica que, previo mandato de la Superintendencia de Compaa,
ser inscrita en el Registro Mercantil. La compaa se tendr como existe y con
personera jurdica desde el momento de dicha inscripcin de dicha inscripcin.
Todo pacto social que se mantenga reserva ser nulo.
20

19
Ley de compaas, Actualizacin a enero de 2005, VI 3, Quito-Ecuador, Pg. 28, 29,30.
20
Ley de compaas, Actualizacin a enero de 2005, VI 3, Quito-Ecuador, Pg. 28, 29,30.

60
Art. 150. - (ex 162).- [Contenido de la escritura de fundacin].- La escritura de
fundacin contendr:

1. El lugar y fecha en que se celebre el contrato;
2. El nombre, nacionalidad y domicilio de las personas naturales o jurdica que
constituyan la compaa y su voluntad de fundarla;
3. El objeto social, debidamente concretado;
4. Su denominacin y duracin;
5. El importe del capital social, con la expresin del nmero de acciones en que
estuviere dividido, el valor nominal de las mismas, su clase, as como el
nombre y nacionalidad de los suscriptores del capital;
6. La indicacin de lo que cada socio suscribe y paga en dinero o en otros
bienes; el valor atribuido a estos y la parte de capital no pagado;
7. El domicilio de la compaa;
8. La forma de administracin y las facultades de los administradores;
9. La forma y las pocas de convocar a la junta general;
10. La forma de designacin de los administradores y la clara enunciacin de los
funcionarios que tengan la representacin legal de la compaa;
11. Las normas de reparto de utilidades;
12. La determinacin de los casos en que la compaa haya de disolverse
anticipadamente; y,
13. La forma de proceder a la designacin de liquidadores.
21

21
Ley de compaasActualizacin a enero de 2005, VI 3, Quito-Ecuador, Pg. 28, 29,30.
61
2.4.2 Ley de Rgimen Tributario

De la Contabilidad

Art.28.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de compaas extranjeras y las sociedades, segn la
definicin del Art. 94 de la Ley de Rgimen Tributario Interno, estn obligadas a
llevar contabilidad.

Igualmente, estn obligados a llevar contabilidad, las personas naturales que realicen
actividades empresariales y que operen con un capital propio que, al 1ro. de enero de
cada ejercicio impositivo, hayan superado los USD 24,000 o cuyos ingresos brutos
anuales del ejercicio fiscal inmediato anteriores hayan sido superiores a USD 40,000.
Se entiende como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos que posea
el contribuyente, relacionados con la generacin de la renta gravada.

Las personas naturales que, de acuerdo con el inciso anterior, hayan llevado
contabilidad en un ejercicio impositivo y que luego no alcancen los niveles de capital
propio o ingresos brutos anuales antes mencionados, no podrn dejar de llevar
contabilidad sin autorizacin previa del Director Regional del Servicio de Rentas
Internas.

62
La contabilidad deber ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador publico legalmente autorizado.

Los documentos sustentados de la contabilidad debern conservarse durante el plazo
establecido en el numeral 2) del Art. 94 del Cdigo Tributario, sin perjudicar de los
plazos establecidos en otras disposiciones legales.
22

Agente de retencin

Art. 67.- Agentes de retencin.- Sern agentes de retencin del impuesto a la
renta:
a) Las entidades sector pblico, segn la definicin del Art. 118 de la Constitucin
Poltica del Ecuador, las sociedades, las personas naturales y las sucesiones indivisas
obligadas a llevar contabilidad, que realicen pagos o acrediten en cuenta valores que
constituyan ingresos gravados para quien los perciba;

b) Todos los empleadores por los pagos que realicen en concepto de remuneraciones,
bonificaciones, comisiones y ms emolumentos a favor de los contribuyentes en
relacin de dependencia, y;

22
Ley de regimen Tributario Interno Corporacion de Estudios y Publicaciones.
63
c) Los contribuyentes dedicados a actividades de exportacin por todos los pagos que
efecten a sus proveedores de cualquier bien o producto exportable, incluso aquellos
de origen agropecuario.
23

Impuesto a la renta anual

Base Imponible

Art. 38.- Tarifa para sociedades.- Las sociedades calcularn el impuesto causado
aplicando la tarifa del 15% sobre el valor de las utilidades que reinviertan en el pas y
la tarifa del 25% sobre el resto de utilidades.

Las sociedades debern efectuar el aumento de capital por lo menos por el valor de
las utilidades reinvertidas perfeccionndolo con la inscripcin en el respectivo

Registro Mercantil hasta el 31 de diciembre del ejercicio impositivo posterior a aquel
en el que se generaron las utilidades materia de reinversin. De no cumplirse con esta
condicin la sociedad deber proceder a presentar la declaracin sustitutiva en la que
constar la respectiva reliquidacin del impuesto. De no hacerlo la sociedad, el

23
64
Servicio de Rentas Internas proceder a la reliquidacin del impuesto, sin perjuicio
de su facultad determinadora.
24

Art. 36.- Conciliacin tributaria.- Para establecer la base imponible sobre la que
se aplicar la tarifa del impuesto a la renta, las sociedades y las personas naturales
obligadas a llevar contabilidad, procedern a realizar los ajustes pertinentes para
determinar la conciliacin tributaria y que fundamentalmente consistirn en que la
utilidad lquida del ejercicio ser modificada.
25

Impuesto al Valor agregado

Art. 52.- Objeto del impuesto.- Establece el impuesto al valor agregado (IVA),
que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importacin de bienes
muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercializacin, y al
valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prev esta
Ley.
26

Art. 54.- Transferencias que no son objeto del impuesto.- No se causar el IVA
en los siguientes casos:
1. Aportes en especie a sociedades;

24
25
26
65
2. Adjudicaciones por herencia o por liquidacin de sociedades, inclusive de la
sociedad conyugal;
3. Ventas de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo;
4. Fusiones, escisiones y transformaciones de sociedades;
5. Donaciones a entidades del sector pblico y a instituciones y asociaciones de
carcter privado de beneficencia, cultura, educacin, investigacin, salud o
deportivas, legalmente constituidas; y,
6. Cesin de acciones, participaciones sociales y dems ttulos valores.
27

Art. 58.- Base imponible general.- La base imponible del IVA es el valor total de
los bienes muebles de naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se
presten, calculado a base de sus precios de venta o de prestacin del servicio, que
incluyen impuestos, tasas por servicios y dems gastos legalmente imputables al
precio.

Del precio as establecido slo podrn deducirse los valores correspondientes a:
1. Los descuentos y bonificaciones normales concedidas a los compradores segn los
usos o costumbres mercantiles y que consten en la correspondiente factura;
2. El valor de los bienes y envases devueltos por el comprador; y,
3. Los intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos.
28

27
66
Art. 64.- Facturacin del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA tienen la
obligacin de emitir y entregar al adquirente del bien o al beneficiario del servicio
facturas, boletas o notas de venta, segn el caso, por las operaciones que efecte, en
conformidad con el reglamento. Esta obligacin regir aun cuando la venta o
prestacin de servicios no se encuentren gravados o tengan tarifa cero. En las
facturas, notas o boletas de venta deber hacerse constar por separado el valor de las
mercaderas transferidas o el precio de los servicios prestados y la tarifa del
impuesto; y el IVA cobrado.

El no otorgamiento de facturas, boletas, notas o comprobantes de venta constituir un
caso especial de defraudacin que ser sancionado de conformidad con el Cdigo
Tributario.
29

Objeto del Impuesto y hecho imponible

Art. 114.- Alcance del impuesto.- Sin perjuicio del alcance general establecido en
la Ley, en cuanto al hecho generador del Impuesto al Valor Agregado se deber
considerar:
El Impuesto al Valor Agregado grava a los servicios prestados en el Ecuador por
personas naturales nacionales o extranjeras domiciliadas en el pas, sociedades,
sucursales de compaas extranjeras u otros establecimientos permanentes de

28
29
http://www.sri.gov.ec/pages/legislacion/ley_regimen_tributario_interno/lrti.html

67
sociedades extranjeras, a sociedades o sucursales de compaas extranjeras u otros
establecimientos permanentes de sociedades extranjeras establecidas en el Ecuador y
a personas naturales.
30

Retencin del Impuesto al valor agregado a personas naturales no obligadas a
llevar contabilidad

Agentes de retencin del Impuesto al Valor Agregado.- Son agentes de retencin
del IVA: las entidades y organismos del sector pblico segn la definicin del Art.
118 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, as como las sociedades
y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad a las que el Servicio de
Rentas Internas las haya calificado y notificado como contribuyentes especiales. La
retencin se efectuar sobre el IVA que deben pagar en sus adquisiciones de bienes o
servicios.

As mismo, se constituye en agente de retencin del IVA toda sociedad o persona
natural obligada a llevar contabilidad que adquiera bienes o servicios cuyos
proveedores sean personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
31

Retencin en la fuente

30
Ley de Rgimen Tributario Interno Corporacin de Estudios y Publicaciones Pg. 41
68
Art. 70.- Momento de la retencin.- La retencin en la fuente deber realizarse al
momento del pago o crdito en cuenta, lo que suceda primero. Se entender que la
retencin ha sido efectuada dentro del plazo de cinco das de que se ha presentado el
correspondiente comprobante de venta, de acuerdo con lo previsto en el Art. 49 de la
Ley de Rgimen Tributario Interno reformado por el Art. 28 de la Ley de Reforma
Tributaria. El agente de retencin deber depositar los valores retenidos en una
entidad autorizada para recaudar tributos, en los plazos establecidos en el presente
Reglamento.

Para los efectos de la aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario Interno y este
Reglamento, se entender que se ha acreditado en cuenta, el momento en el que se
realice el registro contable del respectivo comprobante de venta.
32

Retencin en la fuente a trabajadores en relacin de dependencia

Art. 79.- Forma de realizar la retencin.- Los empleadores efectuarn la
retencin en la fuente por el impuesto a la renta de sus trabajadores en forma
mensual. Para el efecto, deber sumar todas las remuneraciones que corresponden al
trabajador, proyectadas para todo el ejercicio econmico y deducir los valores a
pagar por concepto del aporte individual al Seguro Social. Sobre la base imponible
as obtenida, se aplicar la tarifa contenida en la tabla del Art. 36 de la Ley de
Rgimen Tributario Interno con lo que se obtendr el impuesto a causarse en el

31
Ley de Regimen Tributario Interno Corporacion de Estudios y Publicaciones.
69
ejercicio econmico. El resultado obtenido se dividir para 12, para determinar la
alcuota mensual a retener por concepto de impuesto a la renta.

En el caso de que en el transcurso del ejercicio financiero se produjera un cambio en
las remuneraciones del trabajador, el empleador efectuar la correspondiente
reliquidacin para propsitos de las futuras retenciones mensuales.

Si por cualquier circunstancia se hubiere producido una retencin en exceso para
cualquier trabajador, el agente de retencin no podr efectuar ninguna compensacin
o liquidacin con las retenciones efectuadas a otros trabajadores.
33

Sujeto de retencin

Art. 68.- Contribuyentes sujetos a retencin.- Son contribuyentes sujetos a
retencin en la fuente, las personas naturales, las sucesiones indivisas y las
sociedades, inclusive las instituciones financieras pblicas y las empresas pblicas,
que perciban ingresos sujetos al pago del impuesto a la renta.
34

Cumplimiento con el reglamento de facturacin

La empresa G.N.A Representaciones S.A. tienen la obligacin de tener la
documentacin de acuerdo al reglamento de facturacin al momento de recibir la

32
33
34
70
factura de los proveedores y revisar si esta cumple con lo determinado en este
reglamento. Con esto podemos evitar sanciones por parte del Servicio de Rentas
Internas. Por lo que vamos hacer referencia algunos artculos relacionados y
requisitos en las facturas.

Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestacin de servicios:

a) Facturas;

b) Notas o boletas de venta;

c) Liquidaciones de compra de bienes y prestacin de servicios;

d) Ticketes emitidos por mquinas registradoras;

e) Boletos o entradas a espectculos pblicos;

f) Los documentos a los que se refiere el artculo 13 de este Reglamento.
35

Art. 2.- Documentos complementarios.- Son documentos complementarios a los
comprobantes de venta, los siguientes:

a) Notas de crdito;

b) Notas de dbito; y,

c) Guas de remisin.
36

35
Ley de Rgimen Tributario Interno Corporacin de Estudios y Publicaciones.
71
Art. 7.- Sustento del Crdito Tributario.- Para ejercer el derecho al crdito
tributario del Impuesto al Valor Agregado, se considerarn vlidas las facturas,
liquidaciones de compras de bienes y prestacin de servicios, y aquellos documentos
a los que se refiere el Art. 13 de este Reglamento, siempre que se identifique al
comprador mediante su nmero de RUC o cdula de identidad, nombre o razn
social, denominacin o nombres y apellidos, se haga constar por separado el
Impuesto al Valor Agregado y se cumplan con los dems requisitos establecidos en
este Reglamento.

Art. 8.- Sustento de Costos y Gastos.- Sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo 12
de este Reglamento, para sustentar costos y gastos a efectos de la determinacin y
liquidacin del Impuesto a la Renta, se considerarn como comprobantes vlidos los
determinados en los artculos 1 y 13, siempre que cumplan con los requisitos
establecidos en este Reglamento.

Tambin sustentarn gastos para efectos de la determinacin y liquidacin del
Impuesto a la Renta, las cuotas o aportes que realice el contribuyente a condominios,
asociaciones, gremios y otras organizaciones a las que deba pertenecer o afiliarse
para poder desarrollar su actividad econmica, siempre que en los comprobantes de
pago est plenamente identificado el condominio o la organizacin con su
denominacin, nmero de RUC y direccin y se identifique tambin a quien realiza
el pago con su nombre, razn social o denominacin, nmero de RUC cdula de

36
Ley de Rgimen Tributario Interno Corporacin de Estudios y Publicaciones Pg. 41
72
identificacin y direccin. Estos comprobantes debern tambin ser preimpresos y
prenumerados.

Art. 9.- Facturas.- Se emitirn y entregarn facturas en los siguientes casos:
Cuando las operaciones se realicen para transferir bienes o prestar servicios a
sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crdito tributario.
En operaciones de exportacin.

Art. 10.- Notas de venta.- Se emitirn y entregarn notas de venta en operaciones
con consumidores o usuarios finales. El emisor identificar al comprador
exclusivamente cuando ste requiera sustentar costos y gastos o cuando el monto de
la transaccin supere al valor establecido en el Art. 19 de ste Reglamento.
Art. 11.- Liquidaciones de compras de bienes y prestacin de servicios.- Las
liquidaciones de compras de bienes y prestacin de servicios se emitirn y entregarn
por las sociedades, segn la definicin del Artculo 94 de la Ley de Rgimen
Tributario Interno y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, en las
siguientes adquisiciones:

De servicios ocasionales prestados en el Ecuador por personas naturales extranjeras
sin residencia en el pas, las que sern identificadas con su nmero de pasaporte y
nombres y apellidos. En este caso, los entes pagadores retendrn en la fuente, tanto el
73
Impuesto al Valor Agregado como el Impuesto a la Renta, de conformidad con lo
dispuesto en la Ley de Rgimen Tributario Interno;

De servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni
establecimiento permanente en el pas, las que sern identificadas con su nombre o
razn social. En este caso, los entes pagadores retendrn en la fuente tanto el
Impuesto al Valor Agregado como el Impuesto a la Renta que correspondan de
conformidad con la ley;

De bienes muebles corporales y prestacin de servicios a personas naturales no
obligadas a llevar contabilidad, que por su nivel cultural o rusticidad no se
encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta;

Para que la liquidacin de compras y prestacin de servicios, d lugar al crdito
tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas naturales obligadas
a llevar contabilidad debern haberse efectuado la retencin del Impuesto al Valor
Agregado, su declaracin y pago, cuando corresponda.

Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar contabilidad,
no estn facultadas para emitir liquidaciones de compras de bienes y prestacin de
servicios.
37

37
Ley de Rgimen Tributario Interno Corporacin de Estudios y Publicaciones Pg. 3-4
74
Art. 17.-Requisitos impresos para las facturas, notas de venta, liquidaciones de
compras de bienes y prestacin de servicios, notas de crdito y notas de dbito.-

Estos documentos debern contener los siguientes requisitos preimpresos:
1. Nmero de autorizacin de impresin del comprobante de venta, otorgado por el
Servicio de Rentas Internas;
2. Nmero del Registro nico de Contribuyentes del emisor;
3. Apellidos y nombres, denominacin o razn social del emisor, en forma completa
o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podr incluirse el
nombre comercial, si lo hubiere;
4. Denominacin del documento, de acuerdo al Artculo 1 del presente Reglamento;
5. Numeracin de trece dgitos, que se distribuir de la siguiente manera:
a) Los tres primeros dgitos corresponden al cdigo del establecimiento conforme
consta en el Registro nico de Contribuyentes;
b) Separados por un guin (-) los siguientes tres dgitos corresponden al cdigo
asignado por el contribuyente a cada punto de emisin dentro de un mismo
establecimiento; y,
c) Separado tambin por un guin (-) constar el nmero secuencial de siete dgitos.
Podrn omitirse la impresin de los ceros a la izquierda del nmero secuencial,
pero debern completarse los siete dgitos antes de iniciar la nueva numeracin.

1. Direccin de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda;
2. Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y ao, segn la
autorizacin del Servicio de Rentas Internas.
3. Datos de la imprenta o del establecimiento grfico que efectu la impresin:
75
a) Nmero de autorizacin de la imprenta o establecimiento grfico, otorgado por
el Servicio de Rentas Internas;
b) Nmero de Registro nico de Contribuyentes;
c) Nombres y apellidos, denominacin o razn social, en forma completa o
abreviada, segn conste en el RUC. Adicionalmente podr incluirse el nombre
comercial o de fantasa.

Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregar al
comprador, debiendo constar la indicacin "ADQUIRENTE", "COMPRADOR",
"USUARIO" o cualquier leyenda que haga referencia al comprador. La copia la
conservar el emisor o vendedor, debiendo constar la identificacin "EMISOR",
"VENDEDOR" o cualquier leyenda que haga referencia al emisor. Se permitir
consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de venta la leyenda:
original- adquiriente / copia- emisor, siempre y cuando el original se diferencie
claramente de la copia.
38

2.5 FINANZAS Y CONTABILIDAD

La gerencia requiere en todo momento o en una fecha determinada, conocer que ha
sucedido; es decir que cantidad de dinero liquido dispone hay, que bienes se han
adquirido, que inversiones se han efectuado, que obligaciones se han contrado y
cuales son sus deudores, con que capital se opera, que gastos se han realizado y que
rendimiento o ingreso se ha tenido. Todo esto se pueden contestar cuando la

38
Ley de Rgimen Tributario Interno Corporacin de Estudios y Publicaciones.
76
empresa lleva un correcto registro contable, adecuado a las necesidades de
informacin correcta y le servir como una herramienta adecuada para alcanzar estos
objetivos.

77
CAPITULO III

3. DIAGNOSTICO DE G.N.A REPRESENTACIONES S.A.

3.1. SECTOR DE LA MIGRACION

En trminos generales la migracin es un fenmeno benfico con ventajas
potenciales tanto para los pases de origen como para los pases de destino; sin
embargo, y para que estos beneficios se concreten, es esencial que la migracin sea
ordenada. La migracin es un complejo fenmeno histrico. Grandes flujos
migratorios han crecido en los aos recientes como resultado, en parte, de las
asimetras entre las economas y los mercados laborales, as como de factores
polticos y sociales, desastres naturales, rpido crecimiento de poblacin, barreras al
comercio y la inversin y conflictos civiles.

Las industrias y las infraestructuras de muchos pases de destino son construidas y
mantenidas, en parte, por mano de obra migrante. Las remesas de los migrantes son
una fuente substancial de divisas, e incluso de ingreso nacional, para los pases de los
migrantes. Las transferencias de dinero que los migrantes envan a sus familias en el
pas, constituye uno de los aspectos ms relevantes de la reorganizacin productiva.

78
El Ministro de Inmigracin de Canad ha publicado cifras de inmigracin. En el ao
2004, Canad recibi 203,947 inmigrantes sin contar refugiados. 53,448 inmigrantes
y sus familias recibieron su residencia bajo la categora de profesionistas (skilled
workers) para un total de 123,379.

El Ministro de Inmigracin, est estudiando el reporte de la comisin para regular a
consultores de inmigracin. Entre las recomendaciones est el establecer una
licencia, cdula para poder ejercer as como cursos, exmenes y cdigo tico.

El Ministro de Finanzas present el presupuesto del Gobierno Federal 2002, el cual
incluye $1,000 Millones de dlares distribuidos en los prximos 5 aos para reforzar
la evaluacin de turistas visitantes, refugiados e inmigrantes al Canad. Ahora ser
ms importante que las personas interesadas en inmigrar al Canad tengan la
informacin necesaria para presentar solicitudes de residencia efectivas.

3.2. FACTORES EXPLICATIVOS DE LA MIGRACIN

En primer lugar, enumeraremos y describiremos brevemente algunos factores que
son comunes a los diferentes momentos en que la migracin ha cobrado una
importancia destacable:

79
1. Ciclos de estancamiento y crisis econmica. Las migraciones han coincidido
histricamente con perodos de estancamiento y crisis en los pases de origen.
2. Perspectivas de mejora econmica en otro lugar. Al hilo de la vivencia de
perodos de crisis, la perspectiva de un futuro mejor ha sido un factor
determinante de la migracin. No significando ello un cambio inmediato en
los niveles de renta, pero s la posibilidad de alcanzarlo transcurrido un
tiempo.
3. Contextos pacficos estables en los lugares de destino. El destino perseguido
por aquellos dispuestos a emigrar han sido pases atravesando situaciones
estables y pacficas que hacan atractivo y previsible el resultado del viaje.
4. Existencia de espacios econmicos para trabajadores y tierras para recibir a
nuevos pobladores. La migracin ha tenido tradicionalmente destinos donde o
bien exista espacio laboral para quienes llegaban, sectores econmicos sin
ocupar o tierras sin cultivar.
5. Importancia de las redes. En todas las etapas las migraciones han tenido un
componente nacional; es decir, la migracin de los nacionales de un mismo
pas se produce hacia destinos concretos, en los que los primeros en llegar
van "abriendo camino", haciendo ms sencilla la llegada de otros de sus
conciudadanos en sucesivas oleadas.

3.3 DEFINICION DEL NEGOCIO

80
La compaa se dedica al asesoramiento sobre asuntos migratorios de negocios,
educacin, salud, econmicos trabajo y asuntos legales en el Ecuador y en el exterior
para personas que desean residir en el extranjero, estudio y ejecucin para el
desarrollo de programas de computacin o de Internet, vdeo conferencia; la
importacin o exportacin y comercializacin de bienes que la compaa
representante o tenga como propios. Tambin podr representar a empresas y /o
productores nacionales o extranjeros que desean establecer negocios en el Ecuador;
pudiendo en general, para el cumplimiento de sus objetivos sociales, realizar toda
clase de actos y contratos permitidos por la ley y las buenas costumbres.

DOMICILIO

La empresa es de nacionalidad ecuatoriana y su domicilio principal se establece en el
Distrito Metropolitano de Quito ubicado en las calle Repblica del Salvados N24-
164 y Suiza. Por resolucin de la junta se puede constituir sucursales, agencias,
delegaciones o representaciones en cualquier lugar del pas.

3.4 ANALISIS FODA APLICADO A G.N.A. REPRESENTACIONES S.A.

Hay que tomar en cuenta segn las estadsticas de los ltimos aos, el volumen de
desplazamiento de las personas econmicamente activas, pero que han estado en la
desocupacin o en el subempleo ha ido creciendo aceleradamente. Por todo esto, los
ecuatorianos que estn inmersos en esta situacin han recurrido al coyoterismo para
81
poder migrar al exterior, siendo esto un mtodo si bien es cierto peligroso, es el ms
usado por los inconvenientes que se presentan por las vas legales.

Ante esta necesidad G.N.A. Representaciones S.A. se encuentra con el firme
propsito de proveer al mayor nmero de personas calificadas asesoramiento para
obtener visas de residencia en Canad en forma legal. De esta manera evitar la
explotacin de las personas que recurren a los coyoteros, exponiendo sus propias
vidas as como de sus familiares.

Podemos concluir que la finalidad de la empresa es la de brindar una de las mejores
opciones de visado al Canad, a las personas que califican con todas las garantas y
beneficios requeridos.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

FORTALEZAS

Dentro de las fortalezas que considera la empresa G.N.A. Representaciones S.A.
estn las siguientes:

82
El asesoramiento profesional con personal altamente capacitado para realizar
los trmites indispensables con la finalidad de obtener las visas de
permanencia permanente.
Misin y Visin de G.N.A. Representaciones S.A. claramente establecidos.
Asistencia en la bsqueda de empleo una vez que llegue al Canad a travs de
su red de consultores profesionales sobre el mercado laboral.
Asistencia en la preparacin y coordinacin de entrevista con la autoridad de
migracin.
Asistencia para tomar cursos de Ingles y/o Francs tales como IELTS-TEF
Asistencia de Post Arribo: recogida en el aeropuerto y ayudarle a su
establecimiento.
La Poltica de la empresa es tomar y representar nicamente aquellos, casos
en los que tengan la certeza que tienen ms del 90% de probabilidades de
xito, esto se conoce mediante una evaluacin previa del interesado, donde se
mostraran las alternativas del xito de su proceso.
Reconocimiento en el mercado.

DEBILIDADES

Dentro de las debilidades que considera la empresa G.N.A. Representaciones S.A.

83
La empresa solo esta dedicada a sector profesional, que goce de un ttulo
universitario o tecnologa tiene restriccin para las personas bachilleres o sin
titulo profesional.
La restriccin al no poseer experiencia laboral menor de 4 aos ya que
tendra dificultad para el puntaje.
Al no aprobar la prueba de fondos para ingresar a Canad que es de USD
6.000 por aplicante principal, USD 2.000 por cada dependientes.
El tiempo del proceso muy largo tienen una duracin de 8 a 14 meses
aproximadamente, si ya tiene todos los requisitos ingresados en la embajada.
Costos elevados del paquete, en el caso del Ecuador USD 2.400 ms IVA y
dos cuotas a Canad cada una de USD 700 que se enviaran cuando su carpeta
ya este completa.
Dificultades en los chequeos mdicos ya que Canad trata de filtrar a
aquellos aplicantes o sus dependientes que padezcan de enfermedades
infecto-contagiosas o muy costosas de cubrir.

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

OPORTUNIDADES

Dentro de las oportunidades que considera la empresa G.N.A. Representaciones S.A.

Manejar base de datos para obtener clientes calificados.
84
Realizar lanzamiento en medios de comunicacin, universidades, empresas.
Contar con empresas colocadoras de empleo para que el cliente tenga una
estabilidad laboral desde que sale del pas.
Posibilidad de abrir ms sucursales en el pas y fuera del mismo ya que el
producto es para todas las personas que tienen documentos y requisitos
calificados.
Compromiso de la empresa en la reorganizacin y modernizacin de acuerdo
a las necesidades.

AMENAZAS

Dentro de las amenazas que considera la empresa G.N.A. Representaciones S.A.

Aumento en la puntuacin necesaria para calificar como inmigrante
independiente (aumento ms de los 67 puntos. Esto dificultara la calificacin
de muchos profesionales.
Inestabilidad poltica, econmica y legal del pas de origen.
Falta de control en la operacin de empresas, personas naturales que no son
calificadas ni legalmente constituidas.
Falta de organizacin y estrategias de ventas.
85
Falta de controles internos
Falta de comunicacin, coordinacin, e integracin.

3.5. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA, MISION, VISION

3.5.1 Organigrama de la Empresa

rea de Direccin
Presidencia.
Gerencia General.

rea de Apoyo y Control
Gerencia Financiera.
Gerencia de Ventas.
Jefe de Procesos.

rea de lnea
Ejecutivos Administrativos, Crdito y Finanzas
Ejecutivos de Ventas

86
3.5.2. Misin

Ayudarle a alcanzar sus metas y su mximo potencial, a travs de la aplicacin y
obtencin de la visa de Residencia Permanente para su establecimiento en lograr
ofreciendo oportuna y correcta sobre las opciones disponibles para cada caso
especfico.

3.5.3. Visin

G.N.A. Representaciones desea ser una de las principales corporaciones dando
servicios a ecuatorianos y latino americanos quienes viajan al extranjero, servicio
que incluye en primer lugar, la necesidad de asesoramiento y soporte en orden para
obtener visas residencia permanente, de trabajo, preparacin acadmica y educacin,
al igual que la certificacin de empleados a ser contratados en el exterior; y
complementariamente a producto y servicios como seguros internacionales y salud,
con un sistema de transferencia de dinero entre otros.

3.6. TIPO DE FINANCIAMIENTO

La empresa cubre sus pagos con tarjeta de crdito corriente y diferido de 3 a 18
meses con todas las tarjetas. Pagos al contado con el 10 % de descuento en efectivo,
cheques posfechados y crdito directo con la oficina por medio de la firma de letras
de cambio.
87
3.7 CONTROL INTERNO

En G.N.A. Representaciones S.A. no existe ni procesos de control establecidos por
escrito ni en prctica normal ya que las actividades que realizan los empleados estn
sujetos a la honestidad con la que se ejecutan los procesos diarios en el rea contable,
administrativo y financiero, en los mismos se presentan errores que se pueden llamar
como de ndole involuntarios, por lo cual el control interno es dbil.

3.7.1 Integridad y valores ticos

La efectividad del Control Interno depende directamente de la integridad de los
valores ticos del personal que es responsable de crear, administrar y monitorear los
sistemas de control. La Gerencia debe establecer normas de conducta, y de tica para
que los empleados no realicen actos que seran considerados deshonestos, no ticos
o ilegales. Para ser efectivas estas normas deben ser comunicadas por los medios
convenientes, como polticas oficiales, el buen ejemplo y cdigos de conducta.

3.7.2. Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

El personal dentro de la empresa necesita tener una clara visin de sus
responsabilidades, de las reglas y regulaciones que rigen sus acciones. La gerencia
desarrolla descripciones del trabajo de los empleados y define claramente la
autoridad y la responsabilidad dentro de la organizacin. Tambin pueden
88
establecerse polticas que describan las prcticas de negocios apropiadas, el
conocimiento y la experiencia del personal clave y el uso de los recursos.

3.7.3. Control Administrativo

En G.N.A. Representaciones S.A. no cuenta con un control interno eficiente en el
que se observe una delegacin de funciones a sus empleados. Actualmente, por
cubrir las necesidades de la empresa, los empleados realizan trabajos que no les
corresponden o que no estn asignadas a su perfil laboral.

La falta de un manual al igual que organigramas de funciones dentro de la empresa
no permite determinar los niveles de responsabilidad y de ejecucin de las
operaciones, y de compromisos en casos de errores o problemas. En relacin a la
duplicidad de funciones es otra de las grandes falencias, que tiene la compaa. La
implementacin de un manual de procesos acorde a sus necesidades permitir
evaluar y corregir estas falencias.

Utilizar o adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los
planes.
Delimitacin de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin de los recursos.
Direccin y administracin del personal.
89
Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control
interno.
Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin.
Seleccin de personal acorde a las necesidades de la empresa.
Instrucciones momentneas por escrito.
Evitar uso de efectivo.
Uso mnimo de cuentas bancarias.
Registro adecuado de toda la informacin.
Conservacin de documentos.
Definicin de metas y objetivos claros.
Control de visitas a potenciales clientes.
Analizar posibles Proveedores (Precios y Plazos)

3.7.4 Control Contable

El control contable dentro de la empresa como base esencial, no tiene polticas o
procedimientos adecuados. El registro de las transacciones u operaciones estn a
criterio del contador, esta actividad no tiene controles que faciliten su trabajo como
autorizaciones o aprobaciones y delimiten sus responsabilidades.

Los procedimientos de control de G.N.A. Representaciones S. A. no se tiene por
escrito.

90
Con la implementacin y utilizacin de un sistema de contabilidad integrado,
ayudara a que las operaciones sean registradas en forma lgica y ordenada, as
conllevara en orden automtico:

Sistema de Contabilidad Automatizado
Registro de facturas emitidas.
Registro de facturas recibidas.
Diarios Generales.
Cuentas auxiliares.
Balance de comprobacin.
Balance de situacin.
Estado de Perdidas y Ganancias.
Informe econmico y financiero de los Estados Financieros.
Supervisin, control y comprobacin de la contabilidad.
Informes contables manuales extra contables
Control de Cartera Vencida.
Control Proveedores.
Control de Crditos Aprobados.

3.8. REVISIN DE ESTADOS FINANCIEROS

Se realiz un anlisis para tener conocimiento ms profundo de la informacin
contable y se pudo determinar que no existe la aplicacin de procedimientos
contables, la contabilidad no esta actualizada en consecuencia no se puede elaborar
91
una proyeccin de la situacin econmica y financiera. No se puede analizar el
pasado y sus efectos, debido a que reportes no son confiables y no existe un plan de
cuentas estructurado de acuerdo a sus necesidades.

No cuenta la empresa con un manual de procedimientos administrativos contables,
donde se indique los niveles de responsabilidad y los procedimientos a seguir para
las operaciones.
Los gastos estratgicos de publicidad son excesivos, no tienen un anlisis,
comparacin, ni proyeccin del rubro.

La cuenta personal del gerente general, concebida como cuenta por cobrar empleado
es un rubro muy significativo y con probabilidad de posible prdida.

La cuenta por cobrar clientes (Cartera) no hay un detalle individualizado por cliente.
Cuando se genera el crdito y el cobro de la cuenta no se carga y abona al cliente
que corresponde, esto da origen a una alta e irreal cartera. Adems, existen clientes
que no deben y el reporte presenta saldo para cobrar, as como tambin hay clientes
que no abonan o cancelan y en el reporte extracontable su saldo es cero.

3.8.1 Procedimientos Actuales de la Compaa

92
El fundamento econmico de G.N.A. Representaciones S.A. esta basado en el aporte
que dan los posibles clientes a ser calificados por la embajada de Canad.

Poltica de pagos a la firmar del contrato la suma de US $ 2.400, correspondiente a
honorarios Ecuador, despus vienen dos pagos pertenecientes para Canad la primera
cuota es de US $700 que se debe cancelar cuando todos lo requisitos son entregados
por el cliente y la carpeta esta lista para ingresar a la embajada; la segunda cuota,
despus de pasar los exmenes mdicos y haber sido notificado con una carta en la
que le otorgan la visa de residencia.

La empresa esta con proyeccin de extenderse dentro del territorio nacional por
medio de sucursales siendo la matriz en Quito y en futuro cercano extenderse con el
mismo mecanismo a nivel internacional.

Durante el presente perodo contable se han detectado pagos a proveedores sin sus
respectivos respaldos tributarios, ni contables.

Existen pagos a terceros por honorarios y a empleados por comisiones en ventas que
no tienen las respectivas retenciones en la fuente y del IVA. Lo que refleja la
rotacin de personal sin experiencia ni conocimiento en el rea contable.

93
Tambin existen pagos al Gerente realizados en gastos directamente sin soportes
concepto de anticipos para gastos de representacin, de viaje, de publicidad y de
gestin que no han sido respaldados. Estos valores se cargaron a la cuenta personal,
hasta que entregue los respaldos. La persona que estaba encargada de la area
contable no realiz un seguimiento para su liquidacin.

Las declaraciones mensuales de Impuestos no han sido presentadas y pagados
oportunamente; esto ha generado intereses y multas. Adems, no se realizaron
retenciones de ley ni se tomo encuenta valores del crdito tributario.

Se determino que dinero por concepto de conferencias y cobros de paquetes a
clientes no fueron depositados en la cuenta de la compaa estos fueron entregados
al gerente para gastos de la oficina. En ninguno de los dos casos estn respaldados y
no fueron contabilizadas.

Los gastos de personal (Gerente) representan el 80% sobre el total de gastos. Las
cuentas por cobrar al Gerente corresponden a gastos no soportados ni liquidados por
lo que deberan registrarse al gasto (No deducibles).

La cuenta por pagar a los proveedores ha aumentado su saldo por problemas de
iliquidez y esto ha provocado que los proveedores nos cierren el crdito y que la
compaa tenga que pagar al contado.

94
El Sistema contable que tienen la empresa es el TMAX, ste no esta en su versin
original razn por lo que no se cruza entre pagos de clientes y bancos esto ha creado
dificultad ya que de la contabilidad se realiza en excel por lo que demanda doble
trabajo, tiempo y recursos.

Muchas de las gestiones de la empresa son realizadas por la gerencia para realizar
gastos lleva cheques de la oficina, pero al gastar no comunica oportunamente al
departamento de contabilidad si son gastos personales o de la empresa para su
respectivo registro y control. Situacin que ha provocado inconvenientes con la
persona que se encarga actualmente del rea contable.

3.8.2 Problemas que se presentan por los actuales Procedimientos Contables y
Tributarios

1. No existen Estados Financieros actualizados que reflejen la real situacin
econmica y financiera de la empresa.
2. Saldo de cuentas por cobrar empleados de ejercicios anteriores que no han
sido cobrados ni cancelados,
3. Ingresos de dinero para cancelacin de facturas que no reflejan su integridad
en el momento de conciliar bancos.
4. Riesgo Tributario por la incorrecta aplicacin de las normas establecidas por
el Servicio de Rentas Internas (SRI) adems por falta de pagos de impuestos .
5. Saldos incorrectos en las cuentas de clientes.
95
6. Registros de transacciones no actualizadas.
7. Preparacin de un presupuesto y flujo de caja no oportunos.
8. Falta de control en la facturacin de cada uno de los cierres de contratos que
tienen los vendedores y de terceros.
9. Movimientos bancarios de importancia sin justificacin.
10. Dependencia alta de deudas o convenios de deudas difciles de mantener.
11. Programa de incentivos y comisiones excesivos.
12. Sistema de contabilidad desordenado.
13. Falta de distribucin apropiada de funciones y sistema de autorizaciones y
aprobacin de transacciones.
14. Saldos o transacciones sin soporte o no autorizadas.
15. Falta de documentos originales, soporte de gastos nicamente a travs de
copias.

3.9. PROCESO CONTABLE

3.9.1 Anlisis de la situacin Actual

El sistema de informacin contable es la combinacin del personal, los registros y los
procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de
informacin financiera.

96
La contabilidad no debe informar solamente el atrs y el adentro de las empresas,
debe permitir presupuestar el futuro y el entorno de las mismas. As, la contabilidad
se constituye en un instrumento para el control estratgico, permitir evitar una crisis
al posibilitar predecirlas con la suficiente anticipacin para poder rreorientar.

Para ello deber realizar:
1. Registros con bases en sistemas y procedimientos adaptados a las diversas
operaciones que pueda realizar un determinado ente.
2. Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.
3. Cumpliendo los objetivos que se ha trazado la empresa.
4. Implementar procedimientos de control interno de manera formal y verificar
su cumplimiento.

3.9.1.1 Plan de Cuentas (Actual)

El plan de cuentas que mantiene G.N.A. Representaciones S.A. actualmente no
permite realizar la separacin o personalizacin de algunos rubros que los mantiene
unificados por lo que no permite visualizar correctamente el movimiento de la cuenta
y especial mente la cuenta de clientes no podemos saber por cada uno de los
aplicantes cuanto debe si no que el sistema nos da un solo valor por todos ellos, por
lo que se conoce que cliente debe.

97
P L A N D E C U E N T A S

G.N.A. REPRESENTACIONES.

(Que Existente en la Empresa)

CODIGO N O M B R E

1 Activo

11 Activo Corriente
1101 Activo Disponible
110101 Caja - Bancos
110102 Bancos
11010201 Banco Pichincha y Produbanco
1102 Cuentas por Cobrar
110201 Cartera Clientes
1103 Deudores Empleados
110301 Prstamos Empleados
1104 Cuentas por Cobrar Accionistas
110401 Prstamos a Accionistas
1105 Inventarios
110501 Mercaderas
12 Activo Fijo
1201 Propiedad, Planta y Equipo
120101 Muebles y Enseres de Oficina
1202 Depreciacin Acumulada
120201 Depreciacin Acumulada. Muebles y Enseres Oficina
13 Activos Diferidos
1301 Costo de gastos de constitucin
130101 Gastos de Constitucin y Organizacin
1302 Amortiz. Acumulada. Cargos Diferidos
130201 Amortizacin Acumulada. Gastos Constitucin y Organ.

2 Pasivo

21 Pasivo Corriente
2101 Cuentas por Pagar
210101 Proveedores Electrodomsticos
2102 Cuentas por pagar al personal
210201 Sueldos y Comisiones por pagar
2103 Cuentas por Pagar al I.E.S.S.
98
2104 Impuestos por pagar
210401 Cuentas por pagar al S.R.I.
2105 Provisiones Sociales
210501 Dcimo Tercer Sueldo
210502 Dcimo Cuarto Sueldo
210503 Vacaciones
210504 Fondos de Reserva

3 Patrimonio

31 Capital Suscrito y/o Asignado
3101 Capital Social Pagado
310101 Capital Social
32 Reserva de Capital
3201 Reservas
320101 Reserva Legal
34 Resultados
3401 Utilidades no Distribuidas
3402 Prdidas Acumuladas
35 Resultados del Ejercicio
3501 Utilidad Presente Ejercicio
3502 Prdida Presente Ejercicio

4 Ingresos

41 Ventas

42 Ingresos Varios

5 Compras
51 Compras

6 Gastos Operacionales

99
61 Gastos Administrativos

6101 Sueldos y Beneficios
6102 Atenciones al Personal
6103 Gastos Bancarios
6104 Cuotas y Contribuciones
6105 Correo
6106 Gastos de Constitucin
6107 Gastos de Depreciacin
6108 Gastos de Oficina
6109 Intereses y Multas
6110 Mantenimiento de Equipos de Oficina
6111 Tasas e Impuestos
6112 tiles de Computacin y Oficina

62 Gastos de Venta y Distribucin

6202 Arriendo
6203 Atenciones a Clientes
6204 Combustibles y Lubricantes
6205 Comisiones al Personal y a Terceros
6206 Gastos Cuentas Incobrables
6207 Movilizaciones y Viticos
6208 Publicidad y Propaganda
6209 Telfono
6210 tiles de Oficina
6211 Fletes y Transportistas

7 Gastos no Operacionales
71 Gastos Financieros

7101 Intereses Sobregiro

100
CAPITULO IV

4. DISEO DE LA PROPUESTA

Manual de Procedimientos Contables para la Empresa G.N.A.
Representaciones S.A. asesora de servicios migracin

4.1. OBJETIVO GENERAL

Este manual tiene por objeto facilitar las operaciones Contables tanto para el
personal capacitado de la empresa como para las personas que no tienen
conocimiento profundo del rea contable, no es intencin del presente manual
imponer normas en las aplicaciones Contables, lo que pretende es orientar
fundamentalmente a la ejecucin y normas dentro de sus procesos.

4.2. ESTRUCTURA DEL MANUAL

4.2.1 Objetivos Especficos

El manual Contable realizado para G.N.A Representaciones S.A. consiste en
normar la poltica de la Compaa en cuanto a su organizacin y procedimientos
101
contables, constituyendo el elemento bsico, a travs del cual las personas se guiarn
en el cumplimiento de las funciones asignadas al cargo que desempean, y pretende:

1. Delimitar funciones y responsabilidades capaces de entrar en conflicto.
2. Asegurar la continuidad de las actividades a travs del tiempo, ya que las
operaciones son definidas por el manual y no por las personas que las
ejecutan.
3. Normas de trabajo contable y administrativo.
4. Capacitar al personal.
5. Aumentar la eficiencia de las funciones y procedimientos, a travs de su
continuo anlisis para utilizar y reducir el tiempo inactivo.
6. Establecer un compromiso por parte del personal a asumir sus
responsabilidades.
7. Ejercer un control efectivo, ya que al existir instrucciones por escrito, la
vigilancia del cumplimiento de esas instrucciones se ajustan al control interno
por excepcin solamente ante los procesos que escapan a la rutina normal
(Solo autorizado por el Gerente General).
8. Brindar informacin objetiva y oportuna de las actividades de la
Compaa.

El Manual se complementa con los Manuales de Sistemas Computarizados del
Usuario y con los memorandos de polticas y procedimientos emitidos por la
Gerencia General. Adems est sujeto a las actualizaciones que sean necesarias por
modificacin, aumento o cambio de los procedimientos.
102
4.3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE G.N.A. REPRESENTACIONES
S.A. (Propuesta)

La estructura organizativa del G.N.A. Representaciones S.A. se encuentra formada
por las siguientes unidades:

.

JUNTA GENENRAL DE
ACCIONISTAS
Sr. Esteban Chiriboga
Sr. Diego Valdivieso
GERENTE GENERAL
Sr. Esteban Chiriboga
JEFE DE PROCESOS
Srta. Kathy Granda
GERENTE DE VENTAS
Sra. Maria L. Garca
GERENTE FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
Ing. Edmundo Vera
ASISTENTE
CONTABLE
ADMINISTRATIVA
Srta. Ximena Salas
MENSAJERO
Sr. Mario Dvila
CONTADOR
Lic. Patricio
Pazmio

FREE LANDS

ASISTENTE Y
RECEPSIONISTA
Srta. Sofa Bravo

103
4.4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
(PCGA)

Son conceptos bsicos que establecen las delimitaciones e identificacin del ente
econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la
informacin econmica y financiera de la empresa a travs de los Estados
Financieros.

4.4.1. Principios Generales

La Contabilidad se llevar por el sistema de Partida Doble, sujecin a las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y a las Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC).

El principio fundamental es el de la Partida Doble, esto significa que toda
transaccin que realice una empresa ser registrada en cuentas deudoras que son las
que reciben valores y en cuentas acreedoras que son las que entregan valores. Tanto
en el Debe como en el Haber se registrarn el mismo valor.

104
Los Principios de Contabilidad vigente en nuestro pas se clasifican en tres grupos:
1. Conceptos Bsicos
2. Conceptos Esenciales
3. Conceptos Generales de Operacin

4.4.1.1. Conceptos Bsicos

Son aquellos que orientan la accin de la profesin contable y deben considerarse en
la aplicacin de los principios contables, estos conceptos bsicos son:

Ente contable
Equidad
Medicin de Recursos
Perodo de tiempo
Esencia sobre la forma
Continuidad del ente contable
Medicin en trminos monetarios
Estimaciones
Acumulacin
Precio de Intercambio
Juicio o criterio
Uniformidad
105
Clasificacin y Contabilizacin
Significatividad
(Anexo 1)

4.4.1.2. Conceptos Esenciales

Especifican que debe aplicarse al reconocimiento y medicin de hechos ciertos que
afectan la posicin financiera y los resultados de las operaciones de las empresas.
Estos conceptos establecen las bases para la contabilidad acumulativa, los conceptos
esenciales son:

Determinacin de resultados
Ingresos y realizacin
Registro inicial
Registro inicial de activos y pasivos
Realizacin
Reconocimiento de costos y gastos
Asociacin de causa y efecto
Distribucin sistemtica y racional
Reconocimiento inmediato
Aplicacin de los principios de reconocimiento de costos y gastos
106
Efectos de los principios de registro inicial realizacin y reconocimiento de
costos y gastos
Unidad de medida
Conservatismo
nfasis en los resultados
(Anexo 2)

4.4.1.3 Conceptos Generales de Operacin

Guan la seleccin y medicin de los acontecimientos en la contabilidad, la
presentacin de la informacin a travs de los estados financieros, estos son:

Registro de intercambios.
Precios de intercambio.
Adquisicin de activos.
Costos de Adquisicin.
Valor equitativo o justo.
Adquisicin de grupo de activos en un intercambio.
Adquisicin de un negocio en intercambio.
Venta de activos.
Medicin de activos vendidos.
Registro de pasivos.
107
Medicin de pasivos.
Disminucin de pasivos.
Medicin de las disminuciones de pasivos
Compromisos.
Ingresos de intercambio.
Medicin de los ingresos.
Reconocimiento de ingresos y gastos cuando el producto es cobrable a travs de
un largo perodo sin una seguridad razonable de cobro.
Medicin de ingresos y gastos en los mtodos de ventas a largo plazo y
recuperacin de costos.
Gastos directamente asociados con ingresos de intercambios.
Medicin de costos y gastos.
Registro de inversiones y retiro de recursos.
Medicin de inversiones y retiro de recursos.
Adquisicin de un negocio por medio de emisin de acciones o participaciones.
Medicin de la adquisicin de un negocio por medio de emisin de acciones o
participaciones.
Fusin de intereses.
Medicin de la fusin de intereses.
Inversiones de activos no monetarios hechos por los fundadores o accionistas
principales de una fusin.
Registro de transferencias no recprocas.
Medicin de transferencias no recprocas.
Retencin de cantidades registradas
108
Registro de algunos acontecimientos favorables.
Medicin de acontecimientos favorables.
Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias.
Medicin de acontecimientos desfavorables.
Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias.
Medicin de las prdidas por baja en el precio de las inversiones transitorias.
Daos causados por terceros.
Medicin de daos causados por terceros.
La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se
registra.
Retencin de las cantidades registradas.
Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos
pagaderos en moneda extranjera.
Medicin de los aumentos de pasivos.
Registro de la produccin.
Medicin de la produccin.
Costos de produccin y de prestacin de servicios.
Medicin de costos de produccin y de presentacin de servicios.
Costo de los productos y servicios.
Medicin de los costos de produccin y servicios.
Gastos provenientes de una distribucin sistemtica y racional.
Medicin o determinacin de gastos mediante la distribucin sistemtica y
racional.
Gastos que se reconocen de inmediato.
109
Medicin de los gastos que se reconocen de inmediato.
Registro del ingreso a la terminacin de la produccin de ciertos artculos.
Medicin del ingreso por el valor neto de realizacin del producto.
Casos fortuitos.
Medicin de los casos fortuitos.
El ingreso se origina principalmente por los intercambios.
Origen de los gastos.
Efectos de la contabilizacin de activos y pasivos que no son recursos ni
obligaciones.
Capital de trabajo.
Costumbre o rutina de revelacin.
(Anexo 3)

4.5. EL CONTROL INTERNO Y LA CONTABILIDAD

Todo sistema de informacin contable en las organizaciones, permite registrar,
procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y consolidar la
informacin de sus cuentas de activos, pasivos y patrimonio relacionados.

Uno de los caminos que tiene la gerencia al momento de alcanzar los objetivos
impuestos por la organizacin es recopilar la mayor cantidad de informacin en
todos sus niveles. Todos los sistemas de informacin contable y la manera en que
110
estos mantienen un control interno en la presentacin de los informes financieros
determinan, la veracidad de la informacin presentada para los auditores.

Por lo tanto un sistema de informacin de contabilidad debe contener entre otros
procesos los siguientes:

Describir oportunamente las operaciones con suficiente detalle para
permitir su clasificacin apropiada de las transacciones en la presentacin
de informes financieros.
Identificar y registrar todas las transacciones validas.
Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar su
valor monetario apropiado en los estados financieros.
Determinar el perodo en el cual ocurrieron las transacciones para permitir
el registro de las transacciones en el perodo de contabilidad apropiado.
Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas
en los estados financieros.
Adems del sistema tpico de diarios, mayores y otros mecanismos de la
tenedura de libros.
Un sistema de informacin de contabilidad debe incluir un cdigo de
cuentas y un manual de polticas y procedimientos de contabilidad como
ayuda para las polticas de comunicacin.
Un cdigo de cuentas es un listado clasificado de todas las cuentas en uso,
acompaadas de una descripcin detallada del propsito y contenido de
cada una.
111
Un manual de polticas y procedimientos de contabilidad establece
claramente por escrito los mtodos y formas de tratar las transacciones.

4.6. DEFINICION DE CUENTAS Y SUBCUENTAS

4.6.1. Cuenta.

Es un termino nombre o denominacin objetiva usado en contabilidad para registrar,
clasificar y resumir los incrementos y disminuciones de naturaleza similar
originados por las transacciones comerciales que corresponde a los diferentes rubros
integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los Costos y los Gastos.

Los nombres de las cuentas sern explcitos permitiendo entender y apreciar la
naturaleza y el alcance de las cuentas as:

Bancos, Inventarios, Proveedores, Propiedad Planta y Equipo, IESS, Compras entre
otras cuentas contables.

4.6.2. Las Subcuentas.

112
Cuenta de segundo grado que integra una cuenta de control o de primer grado, dada
por la divisin racional de los grupos, efectuada bajo algn criterio de uso
generalizado de la siguiente manera:

Las cuentas de Activo se las desagrega bajo el criterio de liquidez.
Las cuentas de Pasivo se las desagrega bajo el criterio de exigibilidad.
Las cuentas de Patrimonio se las desagrega bajo el criterio de inmovilidad.
Las rentas se las divide en Operacionales, No Operacionales y Extraordinarios.
Los gastos se las dividen en Operacionales, No Operacionales y Extraordinarios.
Las cuentas contingentes se las desagrega en Deudoras y Acreedoras.
Las cuentas de orden se las desagrega en Deudoras y Acreedoras.

4.7. PLAN DE CUENTAS

4.7.1 Definicin

Es la lista de cuentas ordenadas metdicamente, ideadas de manera para una
empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamientos contables para el
logro de sus fines.

El plan de cuentas constituye un listado lgico y ordenado de las cuentas de mayor
general y de las subcuentas aplicables a una entidad especifica con su denominacin
y cdigos.
113
No se puede hablar de un plan de cuentas uniforme para todas las empresas, su
estructura depender del tamao de las necesidades de la empresa y de quien lo
elabore.

4.7.2 Importancia

El plan de cuentas como mtodo de consulta produce beneficios ya que tendrn un
instrumento que facilite sus tareas y le permite las presentaciones a gerencia de
estados financieros y estadsticas de gran utilidad.

4.7.3 Ventajas

Facilita el archivo de las fichas u hojas que representan cuentas, para as
evitar futuras prdidas de tiempo por demora en su localizacin.
Tiene flexibilidad ya que permite la incorporacin de nuevas cuentas dentro
del plan por nuevas operaciones.
Permite mediante la lectura del cdigo el reconocimiento del carcter de la
cuenta en orden alfabtico y numrico.
Permite ser amplio y funcional ya que se puede incorporar nuevas categoras
o jerarquas.

4.7.4 Caractersticas
114
Es conveniente agrupar y clasificar las cuentas, de acuerdo a niveles especficos,
indicados a continuacin:

Activo Estado de
Pasivo Situacin Financiera.
Patrimonio

Ingresos Estado de
Gastos Prdidas y Ganancias.

Movimiento de cuentas Patrimoniales
- Capital Social
- Reservas:
Reservas Legal Estado de
Reserva Facultativa Cambios en el
Reserva de Capital Patrimonio
- Utilidades Retenidas
Utilidad o Prdida anos anteriores
Utilidad o Prdida del ejercicio

115
Ingresos y Desembolsos de Efectivo:
- Actividades de Operacin Estado de
- Actividades de Inversin Flujo de Caja
- Actividad de Financiamiento

4.7.5 Estructura del Plan de Cuentas.

Acorde a la empresa con visin de futuro en sus transacciones, el plan de cuenta debe
ser personalizado y sobre todo que cubra las necesidades de informacin de la
empresa con las siguientes caractersticas:

Sistemtico en el ordenamiento y presentacin.
Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.
Homogneo en los agrupamientos practicados.
Claro en la denominacin de las cuentas seleccionadas.

Dentro de la organizacin el mtodo de codificacin utilizado es de serial simple lo
que facilita la identificacin de los elementos en los Estados Financieros utilizando
la numeracin del 1 al 7 segn corresponde:

1.- Cuentas de Activo.
2.- Cuentas de Pasivo.
3.- Cuentas de Patrimonio.
116
4.- Ingresos.
5.- Costos.
6.- Gastos Operacionales.
7.- Gastos no Operacionales.

Los cdigos de las cuentas se organizaran o determinaran de la siguiente forma:

Grupo Subgrupo Cuenta Subcuenta Auxiliar Descripcin
2 2 Pasivo
21 1 Pasivo Corriente
2101 01 Cuentas por Pagar
210101 01 Proveedores
21010101 01 Corpmunab.

Uno de los elementos indispensables dentro de un plan de cuentas es tomar en cuenta
sus necesidades de negocio actuales y a futuro, el plan de cuentas esta ntimamente
ligado a todas las reas de la organizacin por lo que es de especial cuidado conocer
la necesidades de todos los departamentos que conforman la empresa con esta
consideracin el plan de cuentas para G.N.A. Representaciones S.A. ser el
siguiente:

117
4.8 PLAN DE CUENTAS (PROPUESTO)

CODIGO N O M B R E

1 Activo
11 Activo Corriente
1101 Efectivo en Caja y Bancos
110101 Caja General
110102 Caja Chica
110102 Bancos
11010201 Banco Pichincha
11010202 Banco Pichincha Limited
11010203 Banco Produbanco
1102 Inversiones Temporales
110201 Inversiones Financieras
1103 Documentos por Cobrar
110301 Cartera Clientes G.N.A. (Modulo de Cartera)
110401 Cartera Clientes G.N.A. (Modulo de Cartera)
110501 Cuentas por cobrar Empleados
11050101 Bravo Sofa
11050102 Chiriboga Esteban
11050103 Dvila Mario
11050104 Garca Maria Lorena
11050105 Granda Kathy
11050106 Salas Ximena
11050107 Vera Edmundo
110401 Cuentas por cobrar Accionistas
11040102 Valdivieso Andrs
1105 Provisin Cuentas Incobrables
110501 Provisin Cuentas Incobrables G.N.A.
1106
1107 Pagos Anticipados y otros Activo Corriente
110701 Seguros
110701 Retenciones
110702 Anticipos Impuestos a la Renta
110703 Impuestos Retenidos
110704 IVA credito tributario

12 Activo Fijo
1201 Propiedad, Mobiliario y Equipo
120101 Terrenos
120102 Edificios
120104 Equipos de Oficina
120105 Equipos de Computacin
120106 Vehculos
118
120201 Depreciacin Acumulada. Edificios
120202 Depreciacin Acumulada. Equipos de Oficina
120203 Depreciacin Acumulada. Equipos de Computacin
120204 Depreciacin Acumulada. Vehculos

1301 Cargos diferidos
130102 Programas de Computacin
130201 Amort. Acumul. Programas de Computacin
1303 Otros Activos no corrientes
130301 Garantia Oficina

2 Pasivo
21 Pasivo Corriente
2101 Obligaciones Financieras
210101 Sobregiros Bancarios
210102 Prstamos Bancarios
210201 Proveedores
21020101 Locales
21020102 Internacionales
2103
2104 Oligaciones Tributarias
210401 Retenciones en la Fuente
21040101 RTF 1%
21040102 RTF 5%
21040103 RTF 8%
210402 Impuesto Valor Agregado (I.V.A.)
21040201 I.V.A. 30%
21040202 I.V.A. 70%
21040203 I.V.A. 100%
210403 Impuesto a la Renta Empleados (R.F.)
210404 Impuesto a la Renta Sociedades
2105 Obligaciones por Pagar IESS
21050101 Prstamos al I.E.S.S.
21050102 Aporte Individual
21050103 Aporte Patronal
2106 Gastos Acumulados por Pagar
210601 Sueldos por Pagar
210602 Comisiones por Pagar
210703 Vacaciones
2108 Ingresos anticipados
210801 Anticipo Clientes G.N.A. (Visa, Traducciones, Cursos )

119

22 Pasivos No Corrientes
2201 Obligaciones Financieras
220101 Prstamos B. Largo plazo
2202 Prstamo de Accionistas
220201 Accionistas
22020102 Valdivieso Diego

3 Patrimonio
31 Capital Social
310101 Capital

32 Aportes Futuras Capitalizacin
3201 Aportes Futuras Capitalizaciones

33 Reservas
3301 Reservas
330102 Reserva Facultativa

34 Resultados anos anteriores
3401 Resultado ano 2004
3402 Resultado ano 2005

3501 Resultado del ejercicio

4 Ingresos
41 Servicios
4101 Ingreso por Servicio
410101 Visas
410102 Clases de Ingles
410103 Traducciones
410104 Otros Servicios
42 Ingresos Financieros
4201 Intereses

49 Otros Ingresos
4901 Otros Ingresos

5 Costos


61 Gastos administrativos y Ventas
120
6101 Remuneracion y Beneficios
610101 Sueldos Unificado
610102 Bono de Responsabilidad
610103 Comisiones
610104 Movilizaciones
610108 Aportes al I.E.S.S.
610109 Vacaciones
610110 Bonificacin Especial
6102 Otros Gastos del Personal
610201 Uniformes
610202 Refrigerio Personal
610203 Festejos
6103 Arriendos
610301 Arriendos
6104 Combustible y Lubricante
610401 Combustible
610402 Lubricante
6105 Impuestos y Contribuciones
610501 Super Intendencia de Compaias
610502 Camara de Comercio
610503 Camara Ecuatoriana Canadiense
610504 Municipio
6106 Comision Tarjetas de Credito
610601 Diners
610602 Master Card
610603 Visa
6107 Publicida y Propaganda
610701 Radio
610702 Television
610703 Vallas Publicitarias
610704 Obsequios
610705 Promosiones
6108 Gastos de Viaje
610801 Compra de Ticket Aereos
610802 Hospedaje
610803 Alimentacion
610804 Movilizacion
610805 Otros Viaticos
6109 Utiles y Suministros de Oficina
610901 tiles de Computacin
610902 tiles de Escritorio y Oficina
610903 tiles de Aseo y Limpieza
6110 Honorario a Profecionales
611001 Contador
611002 Traductor
611003 Profesor de Ingles
611004 Comisiones a Terceros
6111 Renta de Equipo para Conferencia
611101 Renta de Equipo
611102 Renta de sillas
6112 Servicios
121
611201 Agua
611202 Luz
611203 Telefono
611204 Celular
611205 Fax
611206 Internet
6113 Correo
611301 Nacional
611302 Internacional
6114 Mantenimiento
611401 Mantenimiento de Edificios
611403 Mantenimiento de Equipos de Computacion
6115 Donaciones
611501 Donaciones
6116 Otros Gastos
611601 Fotocopias de Documentos
611602 Impresos y Papelera
611603 Impresiones a Scaner

66 Otros gastos
6601 Perdida en Venta de Activos

6602 No deducibles
660201 Intereses y multas impuesto
660202 Intereses y multas IESS

64 Gastos Bancarios y Financieros

6401 Intereses Sobregiro Ocasionales

6402 Servicios Bancarios

7 Gastos No Operacionales

4.9. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ASIGNADAS EN EL REA
CONTABLE

4.9.1 Funciones Contables

122

Es un Instrumento para el control en la empresa y se plasma en la separacin de las
actuaciones que conforman la toma de decisiones. Un mecanismo eficiente de
control ser el responsabilizar a ciertos individuos de la organizacin a coordinar
los mtodos y medidas adoptadas en el negocio, para proteger y salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus
operaciones promover la eficiencia y la productividad en las operaciones estimular la
adhesin a las prcticas ordenadas en la empresa. Por medio, de esto determinar si
los recursos estarn disponibles para ejecutar las actividades y los objetivos trazados.

La empresa esta conformada por tres personas que son las responsables: Gerente
Financiero, Contador y Asistente Financiera-Contable.

CARGO

GERENTE
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
Ing. Edmundo Vera
ASISTENTE CONTABLE
ADMINISTRATIVA
Srtas. Ximena Salas
CONTADOR
Lic Patricio Pazmino
123

ASISTENTE FINANCIERA CONTABLE.- Es una persona la que se encargara de dar
soporte tanto al Gerente Financiero como al Contador, debe tener formacin contable
tanto como en bachillerato y universitario.

FUNCIONES

1. Digitacin de comprobantes Contables en el Sistema Contable (TMAX)
2. Cuadre de cartera y responsabilidad de archivos de contabilidad.
3. Elaboracin de facturas, emisin de cheques, liquidacin de compras.
4. Elaboracin de comprobantes ingreso y egreso
5. Elaboracin de formularios de impuestos al Servicio de Rentas Internas
(SRI), preliminares.
6. Elaboracin de roles de pagos.
7. Elaboracin de conciliacin bancaria.
8. Registro de caja chica.
GERENTE
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
Ing. Edmundo Vera
ASISTENTE CONTABLE
ADMINISTRATIVA
Srtas. Ximena Salas
CONTADOR
124
9. Cobros de cartera de clientes y elaboracin de papeletas de depsito.
10. Elaboracin pagos a proveedores y servicio bsicos.
11. Otras actividades en lo que se refiere a cotizaciones y adquisiciones de
equipos de oficina y suministros que el personal requiera.

CONTADOR GENERAL: Es la persona que debe tener una formacin superior en
Contabilidad y Auditora, es el funcionario del departamento de contabilidad,
responsable de que se lleven correctamente los registros de contabilidad y sus
respaldos. De la preparacin de los informes financieros y estadsticos que sean
necesarios.

GERENTE
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
Ing. Edmundo Vera
ASISTENTE CONTABLE
ADMINISTRATIVA
Srtas. Ximena Salas
CONTADOR
125
FUNCIONES

1. Revisar las conciliaciones bancarias.
2. Revisin de mayores.
3. Revisin, elaboracin y declaracin de las obligaciones Tributarias.
4. Elaboracin de Flujos de caja.
5. Elaboracin y revisin de Estados Financieros.
6. Aprobacin de Pagos a proveedores.
7. Revisin de todos los registros contables que ha realizado en el sistema el
asistente.
8. Elaboracin de ajustes.
9. Reuniones con la Gerencia General para los anlisis de los balances
10. Reuniones con el departamento de Ventas para saber si las metas fueron
cumplidas y analices de cartera.

GERENTE
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
Ing. Edmundo Vera
ASISTENTE CONTABLE
ADMINISTRATIVA
Srtas. Ximena Salas
CONTADOR
126
GERENTE FINANCIERO.- Tener a su cargo todo el control financiero de la empresa,
supervisar las tareas del Contador. De acuerdo a la tendencia moderna que es
organizar separadamente el departamento de Contabilidad, con un alto funcionario a
cargo del mismo, que algunas veces responde de su gestin ante el Gerente General.

FUNCIONES

1. Informes de la situacin Financiera de la empresa sobre la base de los estados
financieros.
2. Negociacin para lneas de crdito y seguros para los equipos de la oficina.
3. Negociacin de pagos con los proveedores.
4. Elaboracin de presupuestos.
5. Elaboracin proyecciones de ventas y la coordinacin de reuniones semanales
con el personal ventas y otras reas de la empresa.
6. Controlar el cumplimiento de las obligaciones con los organismos de control.

4.10. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos contables son indispensables para la empresa G.N.A.
Representaciones S.A. as como el manejo de registros contables de acuerdo a las
normas y principios.

127
4.10.1 Polticas contables a establecer en la compaa

a.) Preparacin para los Estados Financieros

Los estados financieros son los informes que se elaboran al finalizar un perodo
contable, con el propsito de conocer la real situacin econmica financiera de la
empresa.

Por su vital importancia, la informacin que proporciona deber ser comprensible y
confiable, que refleje con veracidad la informacin que es la base para la toma de
decisiones por parte de la gerencia.
Los estados financieros ms importantes y utilizados son:

Estado de Situacin General
Estado de prdidas y ganancias
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de flujos de efectivo

Los estados financieros en la empresa se obtendrn directamente del sistema
contable despus de haber realizado el proceso de cierre del ejercicio econmico.

128
Los Estados Financieros debe ser preparados de acuerdo a las Normas Ecuatorianas
de Contabilidad (NEC 1), los Estados Financieros son una presentacin de la
situacin financiera de una empresa, para un amplio rango de usuarios en la toma de
decisiones econmicas.

A menos que se especifiquen lo contrario, todas las cifras presentadas en los estados
financieros sern expresadas en dlares estadounidenses.

b.) Manejo de Ingresos y gastos directos de la empresa
La empresa creara segn la naturaleza del ingreso y de los desembolsos o egresos
cuentas para el registro de cada una de las transacciones relacionadas directamente
por el giro del negocio.

c.) Comprobantes de respaldo

Las transacciones que realice la empresa y que debern ser registradas en el sistema
contable, sern respaldadas con los comprobantes de ingreso, egreso y diarios
contables que emite el programa los cuales son numerados de manera ascendente y
no pueden ser modificadas en forma manual.

d.) Obligaciones Tributarias

129
La empresa deber cumplir con todas las disposiciones tributarias emitidas por el
servicio de Rentas Internas en su calidad de contribuyente.
Para el cobro de los servicios prestados por honorarios se deber emitir la factura
correspondiente ms el valor del 12% del IVA.

Para el pago de facturas por gastos administrativos se deber realizar la retencin en
la fuente y del IVA correspondiente conforme a los porcentajes y condiciones
establecidas por la Ley.

La empresa esta en la obligacin de hacer las declaraciones de IVA, retencin en la
fuente mensualmente y la presentacin del impuesto a la renta de manera anual todo
esto ante el Servicio de Rentas Internas (SRI).

En la Superintendencia de compaas deber presentarse una copia de la declaracin
del Impuesto a la Renta ms los informes de Gerencia y Comisario de cada ejercicio.

e.) Identificacin de cuentas

Es obligatoria la identificacin clara y precisa de las cuentas por cada cliente que
ingresa en la oficina con la finalidad de evitar confusin con los clientes. Cada
130
registro contable y documento de soporte debe estar claramente identificado con el
nombre del aplicante.

f.) Registros Contables.

Todas las transacciones contables que se realicen, ingresos recibidos abonos o pagos
realizados deben ser reportadas y manejadas por el departamento contable para el
correspondiente registro y control.

g.) Archivo.

Despus del registro de las transacciones es indispensable la impresin del respectivo
comprobante por duplicado al que se adjuntar los documentos respaldados que sern
revisados y sumillados por la persona quien los elaboro, el responsable del
departamento contable y del Gerente Financiero para despus ser archivado en forma
ordenada y cronolgica.

Deben abrirse carpetas de archivos por ingresos, egresos, notas de dbito, crdito,
conciliaciones, arqueo de caja (caja-Chica), proveedores, liquidacin de compras y
diarios contables en donde se almacenaran los originales en forma consecutiva y
cronolgica.

131
Es importante tener carpeta o file independiente por cada cliente en donde se
almacenaran todos los documentos para los trmites de la visa y algunos duplicados
de los registros que servirn para informarle al cliente sus abonos y pagos

4.10.2 Jornalizacin.

La Jornalizacin es un proceso de registro de cada una de las transacciones que
realiza la empresa en el libro diario mediante la forma de asiento contable bajo el
principio de la partida doble.

a. Contabilizacin de gastos de administracin, de ventas, y financieros.

Los gastos de administracin, ventas y financieros se asignan directamente a los
gastos de la empresa pues forman parte de las operaciones que se relacionan con el
giro del negocio.

Administracin: Todos aquellos gastos relacionados con el personal y servicios
necesarios para cumplir las actividades administrativas de la empresa.

Venta: Los gastos de venta tales como publicidad, proveedura, comisiones.

132
Financieros: Intereses, comisiones por crdito o financiamiento cuyo objeto es
financiar la operacin de la empresa.

4.10.3 Mayorizacin

La mayorizacin es la accin de trasladas sistemticamente y de manera clasificada
los valores de cada una de las subcuentas que han registrado movimientos en el libro
diario dentro de un determinado perodo.

El proceso de mayorizacin en la empresa deber ser automatizado por el registro de
las transacciones realizadas en el sistema contable.

4.10.4 Balance de Comprobacin

Representa un listado o resumen ordenado de todas las cuentas y subcuentas
cumpliendo el principio de partida doble y otros relacionados con la valuacin ,
consistencia, entre otros que han intervenido en un ejercicio econmico con la
sumatoria de sus respectivos movimientos, es decir presenta los saldos deudores o
acreedores que generan cada cuenta y subcuenta.

4.10.5 Ajustes

133
Dentro del proceso de contabilizacin, puede registrarse errneamente una o varias
transacciones, mediante la elaboracin de asientos de ajuste o contra asientos
contables se rectifica dichos errores de tal manera que se deja evidencia de las
correcciones realizadas.

4.10.6 Revisiones Contables y Tributarias

1. Descripcin oportuna de las operaciones con suficiente detalle para permitir
su clasificacin apropiada de las transacciones en la presentacin de Informes
financieros.
2. Un sistema de Informacin de Contabilidad debe incluir un cdigo de
cuentas.
3. Registro diario de cada y una de las transacciones realizadas y archivo de los
documentos contables
4. Revisin de que los documentos de respaldo cumplan con las normas
tributarias vigentes antes de realizar los pagos.
5. Identificacin clara y precisa de cada uno de los aplicantes para colocar los
documentos y el nmero de su cuenta.
6. Verificacin del Contador del cumplimiento de las obligaciones tributarias y
su correcta contabilizacin.
7. Para la elaboracin, preparacin y presentacin de las declaraciones de
impuestos mensuales se debe adjuntar el mayor de las cuentas relacionadas
que respalden los impuestos presentados y pagados al Servicio de Rentas
Internas (SRI).
134
8. Revisin por parte de la gerencia del balance mensual presentado.
9. Firmas de responsabilidad del personal que participa en el proceso contable y
de la gerencia de la compaa.

4.10.7 Declaracin de Impuestos

La empresa est en la obligacin tributaria de presentar mensualmente los
formularios 103 de retenciones en la fuente realizadas y 104 de declaracin del
Impuesto al Valor Agregado sobre ventas a clientes, compras y retenciones a
proveedores.

Los pagos se realizarn en la fecha determinada por el SRI de acuerdo al calendario
establecido conforme al noveno dgito del RUC

Como se sealo anteriormente la preparacin de las declaraciones deben estar
soportados por documentos de respaldo correspondiente (Formularios de retenciones
realizadas) y conciliadas con los movimientos registrados durante el mes de la
declaracin detallados en las correspondientes cuentas contables.

Anualmente la empresa deber presentar el formulario 101 de Impuesto a la renta

135

4.11. DESCRIPCION DE CONTABILIZACIONES

Se realizar una breve descripcin de las contabilizaciones de las principales cuentas
de G.N.A. Representaciones S.A., para conocer algo ms el movimiento de cada una
de las cuentas que intervienen en el ciclo contable que detallo a continuacin:

ACTIVOS CORRIENTES

CAJA GENERAL.- Esta cuenta es el activo ms lquido de la empresa, controla el
movimiento del dinero recaudado y entregado, esta representado por los billetes,
monedas y cheques a favor de la empresa, esta ubicado en activos corrientes.
Debe. Esta cuenta se debita por todos los valores que ingresan a la empresa por
pagos de clientes en cheque o efectivo.
Haber. La cuenta caja se acredita por todos los valores que egresan, generalmente
por depsitos bancarios, pago de gastos en efectivo.

Control Interno sobre el efectivo: Salvaguardar el efectivo y lograr una
contabilizacin precisa.
Para alcanzar estos objetivos hay que tomar encuenta las siguientes medidas:
1. Determinar por escrito los procedimientos de recaudacin, custodia y
desembolsos de efectivo con registros.
2. Segregar las funciones del flujo de dinero, especialmente las que se refieren a
la recaudacin del efectivo y al registro contable.
136
3. Establecer polticas destinados a:
Conseguir que el efectivo recaudado durante el da sea depositado a
ms tardar el siguiente da, en forma intacta.
Arqueo de caja.- Constatar que los valores monetarios fsicos, en
poder del encargado de la caja estn en la cantidad exacta.
Exigir que todo desembolso se haga a travs de cheque girado a
nombre del beneficiario, y para el libramiento consten por lo menos la
firma de dos funcionarios autorizados.

CAJA-CHICA.- Es un fondo de caja menor, es una cuenta de Activo corriente
destinado para gastos menores que no justifican la emisin de cheque.
Debe. Se debita por la emisin del cheque girado con el fin de crear o aumentar
dicho fondo.
Haber. Se acredita por su disminucin parcial o total.

Arqueo de Caja Chica.-. Es un examen especial que se hace en cualquier momento,
precisamente para verificar la forma en que se esta manejando este fondo.

BANCOS. La cuenta bancos pertenece activo corriente y controla el movimiento de
los fondos que la empresa tiene en instituciones financieras controlada por medio de
depsitos, retiros mediante cheques girados, notas de crdito, y notas de dbito.
Debe. Se debita cuando se depositara los pagos de clientes por cierre de contrato,
trasferencias de dinero de clientes que estn fuera del pas, y notas de crdito
emitidas por los bancos, por venta de cartera realizada al Banco.
137
Haber. Se acredita cuando se emite cheques para satisfacer pagos que realiza la
empresa a proveedores, devolucin a clientes, sueldos etc., y notas de dbito
emitidas por los bancos.
Saldo. Corresponde al valor disponible en las cuentas corrientes.
Formas de Control de la cuenta Bancos.- unos controles mnimos por las
siguientes normas.
Seleccionar las instituciones bancarias
Seleccionar al funcionario que debe encargarse de manejar las chequeras y
mantener los registros auxiliares.
Asignar las responsabilidades de firmas autorizadas.
Determinar las medidas de seguridad a observar para ejecutar los depsitos.
Fijar plazos y personas que deben realizar las conciliaciones bancarias.

La Conciliacin Bancaria

Mensualmente el banco enva el resumen del movimiento de las cuenta para
mantener informado sobre el saldo esta se debe realizar peridicamente
(semanalmente).

Para el efecto, el saldo de libros debera coincidir con el estado de la cuenta del
banco.

INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES. Esta cuenta pertenece al activo
138
corriente, registra el movimiento de los valores que posee la empresa en valores o
ttulos negociables, controla las inversiones en los diferentes certificados y/o ttulos
en las instituciones Financieras.
Debe. Esta cuenta se debita por la compra de papeles financieros.
Haber. Se acredita por la venta o vencimiento de los papeles fiduciarios.
Saldo. Corresponde al valor de papeles que posee la empresa a una fecha
determinada.

DOCUMENTOS POR COBRAR. Estas cuentas pertenecen al activo corriente y
controla los valores que adeudan a la empresa como documentos firmados: pagares o
letras de Cambio.
Debe. Se debita por la los valores que originan la deuda a favor de la empresa.
Haber. Se acreditan por los valores que abonan o cancelan los deudores.
Saldo. El saldo demuestra los valores pendientes de cobros, se verifica mediante la
fecha de cancelacin del documento firmado.

CUENTAS POR COBRAR. Estas cuentas pertenecen al activo corriente y controla
el movimiento de los crditos concedidos por la empresa por el cierre de un contrato.
Debe. Se debita por la emisin de facturas a los clientes por la prestacin de
servicios, por comisiones ganadas, prstamos a empleados y otras.
Haber. Se acreditan por los cobros parciales o totales que pagan los clientes,
prestamos a empleados y otras.
Saldo. El saldo demuestra los valores pendientes de cobros, se verifica mediante
cuentas auxiliares individuales.
139
PAGOS ANTICIPADOS. Esta cuenta esta dentro de activos corrientes, los mismos
estn representados por impuestos, seguros, intereses y otros, los mismos que se
convertirn en gastos en perodos inferiores a un ao.
Debe. Se debita por los valores anticipados o pagados por anticipado.
Haber. Se acredita mediante la amortizacin mensual, cargando al gasto respectivo
dentro de un perodo.
Saldo. Esto representa los valores que por pagos anticipados tienen la empresa en un
momento determinado pendientes de amortizar .

PROPIEDAD MOBILIARIO Y EQUIPOS.- El activo fijo est representado por
los bienes y derechos de larga duracin que son utilizados en la operacin de la
empresa y no estn destinados para la venta.
Debe. Se dbita cuando se compra o ingreso de activos fijos.
Haber. Estas cuentas se acreditan por el canje, donacin, venta y baja de activos
fijos.
Saldo. Corresponde al saldo en los libros contables y auxiliares de cuentas.

DEPRECIACION ACUMULADA.- Los activos fijos pierden su valor por el uso o
por la obsolescencia, disminuyendo su potencial de servicio.
La depreciacin se calcula y registra de acuerdo en la Ley de Rgimen Tributario
ser deducible la depreciacin, conforme a la naturaleza de los bienes, a la duracin
de su vida til y la tcnica contable aplicada en la empresa.
Debe. Ajuste por error en las depreciaciones y venta del activo
140
Haber. Registro de las depreciaciones por el uso de los activos.
Naturaleza.- Acreedora.

ACTIVOS DIFERIDOS Y OTROS.- Controla cuentas que por su propia naturaleza
no han sido consumidos totalmente en un solo perodo (Hay que diferirlos).
Activos Intangibles.- Son activos inmateriales que no tienen existencia fsica como
patentes, derechos de llave, crdito mercantil, franquicias y otros.
Debe.- se debitan por el valor de compra.
Haber.- Se acreditan por el valor de la parte devengada o consumida en el periodo.
Naturaleza.- Deudora.

AMORTIZACIONES. Los activos intangibles estn sujetos a amortizacin, el
clculo del valor amortizado en cada perodo tiene como base la vida til del activo,
este valor se obtiene dividiendo el costo para el nmero de aos de vida til.
Debe. Ajuste por terminacin de la Amortizacin, ajustes o venta del activo.
Haber. Registro de los amortizaciones por el uso del activo.
Naturaleza.- Acreedora

PASIVOS CORRIENTES

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR. En estas cuentas se registran los
movimientos de crditos que terceras personas otorgan a la empresa, los mismos que
deben ser canceladas en un plazo determinado y menor a un ao.
Debe. Se debitan los abonos o cancelaciones totales de los crditos concedidos.
141
Haber. Se acredita por los nuevos valores adquiridos como obligaciones.
Saldo. El saldo acreedor indica el valor pendiente de pago.

OBLIGACIONES POR PAGAR. La empresa tiene obligaciones de pago
inmediato que forman parte del pasivo corriente, como: sueldos por pagar,
provisiones patronales, IESS por pagar, impuestos por pagar y otros, valores que
deben ser pagados en los plazos establecidos por la Ley.

PASIVOS LARGO PLAZO

DOCUMENTOS POR PAGAR. La empresa adquiere bienes y servicios a crdito
documentado, esta transaccin est respaldada por letras de cambio o pagars a largo
plazo.
Prstamos Bancarios. Cuando la empresa no tiene liquidez a financia a travs de
prstamos otorgados por los bancos, los mismos que se respaldan con un documento
firmado, prendas, hipotecas, etc.
Debe. Se debita por los abonos parciales o totales que efecte la empresa sobre el
crdito concedido.
Haber. Se acredita por el valor de las obligaciones que adquiere la empresa a travs
de letras de cambio y pagars.
Saldo. Representa el valor pendiente de pago, se verifica mediante la fecha de
cancelacin del documento firmado.

142
PATRIMONIO

PATRIMONIO.- Equivale a los aporte iniciales de capital de los socios o
accionistas (el que consta en la escritura de constitucin), adems las de Reservas y
Resultado acumulados (utilidades o prdidas).

CAPITAL.- En esta cuenta se registra el aporte inicial hecho por los accionistas en
al momento de la constitucin de la empresa.

Capital Suscrito. Es el que determina la responsabilidad de los accionistas y
consiste en la parte que cada accionista se obliga a pagar en la constitucin o en
aumentos de capital.

Capital Social Pagado. Es el que ha sido efectivamente cubierto por los accionistas
en la forma establecida en los estatutos.
Debe. Reduccin del capital y Terminacin de la sociedad
Haber. Capital Inicial y Ampliacin de capital

APORTES FUTURAS CAPITALIZACIONES.- Esta cuenta se registra las
aportaciones que harn los accionistas con el fin de capitalizar o realizar aumentos de
capital.
Debe. Aumentos de capital con escritura pblica
Haber. Aportacin de accin.
143

RESERVAS.- Las reservas son apropiaciones o segregacin de las utilidades
liquidas obtenidas por la empresa en un ejercicio econmico, otras reservas se
presentan por efecto de ajustes a ciertos activos.
Las reservas se clasifican en:
Reserva legal
Reserva estatutaria
Reserva facultativa o especial
Reserva de capital
Debe. Absorcin de prdidas y capitalizaciones.
Haber. Incremento

UTILIDAD O PRDIDA ACUMULADA DE EJERCICIOS ANTERIORES.
Como su nombre lo indica registra los resultados acumulados en aos anteriores.
Las prdidas acumuladas se pueden compensar al trmino del ejercicio en curso con
el saldo acreedor de la cuenta Reserva de capital.

Utilidad o Prdida del Ejercicio. Est cuenta refleja el resultado obtenido para la
empresa en el ejercicio en curso.
Debe. Reparticin total o parcial entre los accionistas y por el cierre de cuentas de
Ingresos
Haber.- Por el cierre de las cuentas de gasto.
144

INGRESOS

INGRESOS.- Controla los valores que ingresa o recibe la empresa: por venta,
comisiones, intereses ganados y otros, servicios prestados.
Debe.- Se debata por ajuste, por el cierre de las cuentas de ingreso.
Haber.- Se acredita por las ventas y otros servicios generados en la actividad de la
empresa.

GASTOS

GASTOS.- Controla los gastos o desembolsos realizados: por compras, gastos del
personal, gastos administrativos, de ventas, financieros y otros.
Debe.- Se debata por todos los gatos ocasionados en la actividad de la empresa.
Haber.- Se acredita por ajustes y por cierre de gastos.
Naturaleza.- Deudora

4.12 PRESUPUESTOS

De acuerdo con las operaciones de G.N.A. Representaciones S.A. es importante que
elabore un Presupuesto. A continuacin se indicaran algunos conceptos que
145
constituyen la teora de presupuestos tales como: principios, conceptos, trminos y
temas que permitirn tomar las decisiones acertadas en la empresa.
La estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y
de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

El buen empresario debe planear con inteligencia el tamao de sus operaciones, los
ingresos y gastos, con la mira puesta en la obtencin de utilidades, cuyo logro se
subordine a la coordinacin y relacin sistemtica de todas las actividades
empresariales.

El presupuesto involucra a las reas de, Administracin, Contabilidad y Gerencia
por eso se debe tomar en cuenta lo siguiente:

4.12.1 Aplicacin de los Presupuestos en la Empresa.

En G.N.A. Representaciones debe realizarse un presupuesto anual, el mismo que es
revisado mensualmente a fin de comparar los datos reales con el presupuesto, de esta
manera controlar gastos y mejorar la atencin al cliente, pues el presupuesto es un
plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, fijar polticas, examinar su
cumplimiento y replantear con las metas que justifica su implantacin expresada en
valores y trminos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo pensando
en funcin de cumplir y hacer cumplir los objetivos propuestos.
146
4.12.2 Funciones de los Presupuestos

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control financiero de
la empresa.
El control presupuestario es medir si los propsitos, planes y programas se
cumplen y buscan correctivos en las variaciones correspondientes para verificar
los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos
dentro de la empresa.
Se puede determinar si los recursos estarn disponibles para ejecutar las
actividades y se procura la consecuencia de los mismos

4.12.3. Importancia de los Presupuestos.

Los presupuestos, son herramientas muy tiles para la mayora de las empresas
porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones.

Hay que tomar encuenta que por la situacin del medio econmico en el que
predomina la incertidumbre, se deben planear las actividades para no minimizar
riesgos a futuro

147
Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y es
imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de
presupuestacin.

Las partidas del presupuesto sirven como gua la ejecucin de programas de
personal en un determinado perodo, y sirve como norma de comparacin una vez
que se hayan completado los planes y programas.

4.12.4 Objetivos de los Presupuestos.

Planear integrar y sistemtica las ventajas y las limitaciones en el proceso de todas
las actividades que la empresa debe desarrollar en un perodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades
en los diferentes departamentos, buscando equilibrio entre los diferentes
departamentos y secciones de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas
previstas.

4.12.5 Finalidad de los Presupuestos.

148
PLANEACION.- Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes
conociendo el camino a seguir estableciendo objetivos.

CONTROL.- Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa, midiendo si los
propsitos, planes y programas se cumplen y correctivos en las diferencias.

COORDINACIN.- Coordinar y relacionar las actividades buscando el equilibrio entre
los diferentes departamentos de la empresa.

ORGANIZACIN.- Estructura de las funciones y actividades del personal de la oficina
con eficiencia y productividad.

DIRECCION.- Guiar las acciones de los subordinados segn los planes estipulados.
Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

4.13. DETALLE DE LOS PROCESOS QUE SE DEBE SEGUIR EN G.N.A
REPRESENTACIONES S.A.

4.13.1. Ventas :

FACTURACIN Y RECUPERACIN DE CARTERA INGRESOS

Luego de observar el proceso operativo de G.N.A. Representaciones S.A. se
establece que los ingresos de la empresa, dependen de la cantidad de clientes que
149
ingresen el da de conferencia en el que se expone el producto, despus de escuchar
la charla estos requieren una cita personalizada, en muchos casos los clientes firman
el contrato se emite la factura con lo que se cierra el contrato.

4.13.2 Polticas Generales en Ventas y Cuentas por Cobrar

El departamento de Ventas deber notificar al cliente con anticipacin el
vencimiento de su Letras de Cambio y Cheques posfechados con el fin de evitar
inconvenientes con el cliente.
Los contrato tanto en espaol como en ingles deben ser entregadas a cada uno de
los titulares, aclarar posibles dudas y finiquitar el contrato con la firma
correspondiente.
El departamento de ventas deber ofrecer al cliente los diversos pagos que puede
cancelar el servicio como son: crdito personal en efectivo, tarjeta de crdito a 3,
6, 9,12 y 18 meses, cheques posfechados, y crdito documentado como letras de
cambio o pagares.
Se pueden ofrecer descuentos especiales a personas que han sido conocidas de
aquellos clientes que estn en el proces as, tambin como el bono que se emite
el da que se realiza las conferencias.
Contabilidad bebe chequear que todos los contratos emitido estn debidamente
firmados y canceladas por los clientes.
El pago de comisiones debe efectuarse el quince de cada mes a los ocho das de
la emisin de la factura o de la liquidacin de Ventas y despus que los clientes
realice los pagos.
150
La Asistente de Ventas Ganar US $ 2,oo a partir de que aya conseguido que
vengan ms de 15 personas para la Conferencia.
El departamento de Ventas debe sacar copias de los pagos realizados por cada
uno de los clientes que ha cerrado contrato para adjuntar en las Carpetas de cada
uno.

4.13.2.1 Ingreso de datos para facturar

TMAX puede imprimir tres tipos de facturas: el que viene incluido en el paquete
(TMAX), el definido por el usuario. (Preimpresa) y el formato Standard (Normal)
dibujado por el programa. Este proceso permite definir el formato de la factura
preimpresa haciendo uso de un programa de tratamiento de texto.

Esta opcin nos permite elaborar la correspondiente factura a clientes con el detalle
de:

Cdigo interno del sistema del cliente.
Cdigo interno del vendedor.
Fecha de venta o emisin de la factura.
Forma de pago.
Precio.

151
Es responsable de la emisin de la factura dentro del sistema el Asistente de
Contabilidad con la supervisin del ejecutivo de ventas.

4.13.2.2 Ingreso datos de clientes.

Esta base de datos permite fortalecer el departamento de ventas para realizar un
seguimiento de lo diferentes clientes que la empresa desea llegar, para los cual es
indispensable que los datos que se ingresen sean controlables.

La creacin del cliente dentro de la base de datos nos exige un nombre, numero de
contacto (telfono Oficina, de casa y celular) entre otros datos personales, el que se
asigna un cdigo interno del sistema, cuenta contables.

4.13.3 Procedimientos para Cuentas por Cobrar

Los procedimientos de cuentas por cobrar tienen tal importancia por eso se debe
observar las siguientes consideraciones como parte de los procedimientos, los que
detallo a continuacin:

4.13.3.1 Concepto
152
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto. Es el
movimiento de crditos concedidos y los abonos realizados por los clientes.

4.13.3.2 Origen

De acuerdo a su origen se pueden formar dos grupos de cuentas por cobrar:
1. A cargo de clientes
2. A cargo de otros deudores

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de los
clientes. Los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar an
cuando no estuvieren facturadas a la fecha de cierre de operacin de la empresa sin
embargo para cumplir con las disposiciones legales tributarias, los servicios
prestados debern estar debidamente facturados.

En el segundo grupo, deber mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo
de otros deudores, agrupndolas por concepto y de acuerdo con su importancia, estas
cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue
constituida la empresa, tales como, prstamos a empleados, venta de activos fijos,
153
impuestos pagados por anticipado, anticipo a terceros, si los rubros no son
significativos se pueden mostrar como otras cuentas por cobrar.

4.13.3.3 Presentacin de Cuentas por Cobrar en Estados Financieros

El contador de G.N.A. Representaciones S.A. debe dejar claramente establecido en el
Balance General o en las notas a Estados Financieros, el monto por cobrar con
detalle de los deudores; se debe especificar si las cuentas por cobrar tienen algn tipo
de restriccin que recaigan sobre ellas, restricciones que podra condicionar su
recuperabilidad u otras razones como personas que van a retrasar el proceso de cobro
estos deben estar claramente especificadas.

Si la empresa tuviera cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera
(Especialmente moneda Canadiense) deber revelarse este hecho en el cuerpo del
balance general o en una nota a los estados financieros estableciendo el monto y el
tipo de cambio utilizado.

El Contador de G.N.A. deber efectuar las estimaciones para cuentas incobrables, las
mismas que sern mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas
154
por cobrar. En caso de que se presenten el saldo neto, debe mencionarse en nota a los
estados financieros, la cantidad estimada como cuenta incobrable y las mismas estn
aplicadas de acuerdo a las Normas establecidas en la Ley de Rgimen Tributario
Interno y a la realidad financiera.

4.13.3.4 Registro de Cuentas por Cobrar

Para el sistema contable de G.N.A Representaciones S.A., las cuentas por cobrar
estarn controladas por una cuenta de mayor, de activo corriente que detalla a todos
los deudores, se sustenta por las ventas a crditos, se disminuyen por los cobros, su
saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro, las mismas que
debern ser cobradas en las fechas pactadas con el cliente (en el caso de Letras,
cheques posfechados).

4.13.4 Funcin de la Facturacin.

La facturacin permite notificar al cliente la cantidad que debe por la prestacin de
servicios. Estas funciones son realizadas por el departamento financiero, el objeto
es controlar y contabilizar los ingresos procedentes de la prestacin de los servicios,
esta se ejecuta en el momento que la persona aceptado todas las clusulas
155
estipuladas, al cierre del contrato se realiza la cancelacin de acuerdo a las opciones
de financiamiento que dispone la empresa.

4.14. SISTEMA CONTABLE

4.14.1 Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Un Sistema de Contabilidad es un sistema integrado de informacin en forma
estructurada y organizada, lo que permite que la informacin de una empresa refleje
los resultado de sus operaciones, ayudndose con la recoleccin de informacin
como los formularios, reportes, libros diarios que presentados a la Gerencia en
forma de Estados Financieros y otros reportes le permitirn a la misma tomar
decisiones.

Los Sistemas de Contabilidad son normas o procedimientos para controlar las
operaciones y facilitar organizacin de la informacin financiera con la clasificacin
y cuantificacin de las operaciones administrativas y financieras que se suministre.

156
4.14.2. Manejo del sistema contable automatizado (TMAX).

Las facilidades, entre otros que dispone este sistema son:

El Plan de cuentas con cdigos libre hasta nueve niveles de control por lo que el
usuario puede llevar contabilidad independiente, consolidable o no, diferentes grupos
de cuentas por cobrar y pagar.

El usuario puede realizar Balances Generales y Estados de Ganancia y Prdidas
escogiendo en cada caso los niveles contables adecuados.

Las transacciones son validas al momento de ingresar y pueden ser registradas
inmediatamente despus, sin embargo, un archivo de PENDIENTES permitir
registrar de modo diferido transacciones de difcil ubicacin contable, con datos
dudosos incompletos para la posterior revisin y archivo por parte del contador o la
persona responsable de la empresa.

En la contabilidad con la aplicacin del modulo de cuentas por cobrar estn referidas
con un mismo cdigo del Directorio las aplicaciones, evitan la duplicidad de datos de
clientes, proveedores, empleados, personas, entidades relacionadas, etc.

157
El Manual de Usuario puede ser ledo en la pantalla del computador mientras se usa
el programa, al presionar una tecla de funcin por lo que aparece en la pantalla todo
lo que el usuario debe saber sobre la parte del programa que esta operando
evitndose estudiar un largo manual impreso.

TMAX ofrece un formato Estndar para la impresin de facturas y adems, el
usuario puede definir los diferentes formatos que desee.

Un conjunto de programas de mantenimiento permitir realizar al usuario, sin
asistencia alguna del productor: la recuperacin de ndices perdidos por interrupcin
elctricas o de otro tipo; la modificacin de perodos ya cerrados y el paso de saldos
de esos perodos a los siguientes; el cambio de los datos iniciales de una empresa; la
duplicacin de su plan de cuentas.

4.14.3 Plan de Cuentas y Directorio

El plan de cuentas es un archivo se almacena la codificacin de las cuentas del
sistema. Consta del cdigo y nombre de cada cuenta y de los datos propios de cada
aplicacin.

158
El Directorio es un Archivo de uso general en el que puede incluirse o no datos
registrados en el Plan de Cuentas. En el queda registrado el Nombre de la cuenta
(cliente, proveedor, vendedor, etc.), la direccin, nmero telefnico y observaciones.

El cdigo contable consta de hasta 20 caracteres que son nmeros o puntos de fin de
nivel (.) Ejemplo: 5.01.01

Las cuentas cuyos cdigos terminan en punto son consideradas cuentas de control de
las cuentas que se originan al agregar caracteres numricos a la derecha del punto
(Cuentas de Detalle).

La pantalla presenta dos segmentos:
En la primera (Plan Contable) se puede ver un listado de cuentas de la empresa.
En la segunda (Subcuentas) aparece un rbol de los niveles de subcuentas de la
empresa.

Es responsabilidad del Contador General por una sola vez determinar los parmetros
y nivel de cuentas y subcuentas que utilizar para su trabajo con el sistema
automatizado al inicio del mismo.

4.14.3.1 Creacin de nuevas Cuentas.
159
Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando nuevas cuentas
que en el futuro debern agregarse al sistema.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementacin de un catalogo de cuenta similar.
Mediante esta pantalla se puede ver, modificar y borrar todas las cuentas y
subcuentas del plan contable de la empresa.
El plan de cuentas es accesible mediante el icono Contabilidad el que muestra
el plan contable con el que trabaja la aplicacin y su gama de posibilidades de
modificarlo y personalizarlo.

4.14.3.2 Esquema de Integracin

Cada aplicacin informa a la Contabilidad a travs del archivo de pendientes. En
ste se almacena los movimientos antes de pasar a los archivos definitivos y
actualizar los saldos de las cuentas. Cuando los movimientos de Cuentas por cobrar,
Cuentas por Pagar y Facturacin se archivan definitivamente, es decir, pasan del
archivo de pendientes ala archivo definitivo, el sistema genera un comprobante que
afectara tanto a la cuenta contable bajo la cual se encuentra estas aplicaciones como a
otras cuentas contables es pacificadas dentro de la aplicacin.

En el caso de bancos, sus movimientos pueden ser ingresados directamente en el
archivo de Pendientes de Contabilidad o bien copiados del archivo definitivo de
Cuentas Bancarias.
160

--------- Copia de movimientos
______ Generacin de movimientos

4.14.4 Los perodos

TMAX permite la apertura de hasta 100 perodos (del 0 al 99) dentro de cada
ejercicio contable. Lo usual es hacer 13 perodos por cada ejercicio contable: uno por
cada mes y uno para el cierre o para la carga inicial de saldos.
CONTABILIDAD

BANCOS
CUENTAS POR
PAGAR

CUENTAS
POR COBRAR
FACTURACION
CLIENTES
PROVEEDORES

161
4.14.5 Creacin de comprobantes

mediante el men principal permite ejecutar los diferentes mdulos a que tiene
acceso la persona encargada del manejo del Sistema integrado de Contabilidad. En
este proceso podr introducir al Pendiente de contabilidad nuevos movimientos o
modificarlos los ya existentes. Entre estos ltimos se encuentran los ya ingresados y
generados por los procesos de Archivar Cuentas por cobrar y pagar, y Facturacin.

En cuanto a los movimientos de bancos puede incorporar al Pudiente de Contabilidad
haciendo uso de la Tecla F7. La creacin de asientos es una de las partes principales
del programa ya que los datos que se ingresen sern los que proporcionen despus la
visin correcta de la Contabilidad. Es a partir de estos datos que se obtiene la
informacin necesaria para elaborar los diferentes informes de diario o el libro de
mayor general.

De esta forma se facilita la insercin de asientos siguiendo un orden correlativo.
Es responsabilidad del Contador General la creacin de nuevos comprobantes
contables segn las necesidades de la empresa, los mismos que debern ser
respaldados con un informe al Gerente Financiero y Gerente General de la necesidad
de su creacin dentro del sistema automatizado.
Ejemplo:

162
CD Comprobante de diario.
CE Comprobantes de Egreso.
G Diario General.
CI Comprobante de Ingresos.
RP Roles de Pago (Ecuasoursing)
ND Notas de Dbito
NC Notas de Crdito

4.14.5.1 Elaboracin de comprobantes en el sistema Contable.

En la opcin con la que se esta trabajando toda operacin deber ser respaldada por
un comprobante que permita su contabilizacin y que sirva para conocer los
diferentes datos que la contabilidad requiere se ingresa el tipo de comprobante que se
solicita en el Encabezado as:

En el casillero de comprobante N se escribir la inicial del documento que se va ha
elaborar as por ejemplo:

CE Comprobantes de Egreso.
FC Facturas.
CI Comprobante de Ingresos.
NC Nota de Crdito Ventas.
163
ND Nota de Dbito Bancarias.
RP Roles de Pago.

Ingreso de la fecha del documento que respalda la creacin del comprobante.
En la lnea de comandos elegir la opcin Incluir:
Incluir Ingreso del Beneficiario.
Ingreso de un detalle del proceso del comprobante.
Numero de cheque.
Ingreso de la cuenta contable numrica.
Ingreso de la cantidad o valor del documento soporte del comprobante.
Gravar la transaccin.

Es responsabilidad del Asistente de Contabilidad el ingreso de todos los
comprobantes contables dentro del sistema automatizado debidamente cuadrados.

4.14.5.2 Requisitos de todo Comprobante

Numeracin automtica
Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
Redaccin clara, sin errores.
Original, y las copias necesarias
Adems de todos los que dicta el Servicio de Rentas Internas (SRI).
164
4.14.5.3 Comprobante Nota de Dbito Bancaria en aplicacin Contable
(ND).

La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y
contra un acreedor o cliente, puede emitirse en tres ejemplares.
El original se enva a la persona que debe cargar con su importe.

El duplicado al igual que la factura se emplea para los registros en el mayor auxiliar
respectivo.

El triplicado para los registros en el libro de entrada original.

Es responsabilidad del Asistente de Contabilidad el ingreso de todos los
comprobantes contables dentro del sistema automatizado con el respectivo respaldo
autorizado por el Contador General.

4.14.6 Emisin de Diario General.

El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al
sistema contable y sirve para registrar las transacciones procesadas en partida doble,
es decir separando las cuentas y valores del dbito y las cuentas y valores del crdito;
el total del dbito necesariamente ser igual al total del crdito, para mantener el
principio de la partida doble.
165
Es una lista de los comprobantes archivados (no incluye los que aun estn en el
Pendiente), ordenados por nmero. Se muestran los totales de cada comprobante y el
total general. Los dbitos y Crditos en cada caso, deben ser idnticos entre si.

Adems, si se han listado todos los comprobantes, los totales deben ser idnticos a
los totales de dbitos y crditos del Resumen del Diario General. Caso contrario la
contabilidad esta descuadrada y debe utilizar la opcin Cuadrar saldos del Men de
Procesos.

Es responsabilidad del Contador General la revisin del reporte y las respectivas
correcciones contables dentro del sistema automatizado.

4.14.7 Conciliacin bancaria.

Es el proceso que permite comparar los movimientos que aparecen en el estado de
cuentas del banco con los movimientos ingresados por la persona encargada de
digitar para obtener as el informe de Conciliacin bancaria.

Ingresados estos datos, el sistema presentara una lista que incluye los movimientos
archivados hasta el momento y no conciliados, identificados por el da, tipo, nmero
e importe.

166
La columna concilia ser utilizada para indicar al sistema si los movimientos
conciliados (presione enter) o no (deje en blanco) con el estado de cuentas del
banco. Una vez comparados todos los movimientos presiones ESC para pasar a
imprimir el informe

Los tipos asignar a los movimientos que esta introduciendo los posibles son:

CH Cheque
ND Nota de Dbito
NC Nota de Crdito
DP Depsito
AN Anulacin: permite dejar constancia de que el movimiento ha sido anulado,
su importe no afecta el saldo de la cuenta.
AC Anulacin Crdito
AD Anulacin Dbito

Mantener las conciliaciones bancarias al da es una tarea importante en cuanto puede
detectar errores de contabilizacin que impliquen inadecuado manejo de fondos o
proveer informacin errnea e incompleta.

Ser de responsabilidad del Contador General la conciliacin bancaria mensual, y es
de responsabilidad del Asistente de Contabilidad la informacin de los saldos diarios
de los diferentes bancos al Gerente Financiero.

167
Tomar medidas adecuadas para verificar la exactitud de los saldos bancarios
mostrados en el mayor general (Verificacin)

4.14.7.1 Estado de Cuentas

Es una lista de las cuentas ordenadas por cdigo, cada una con su saldo hasta el
perodo anterior y sus movimientos del perodo seleccionado. Muestra al final de
cada cuenta, su saldo actual.

PROCESO DE CONCILIACIN

ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE 1. Recibe del banco el extracto bancario
y cheques pagados, compara todos los cheques y transferencias bancarias
individuales como aparecen en el mayor acumulado de bancos suministrado por
sistema en cuanto a nombres, fechas y cantidades, contra las transacciones mostradas
en el estado bancario; adems se cruzan los depsitos que figuran en el extracto
bancario en cuanto a fechas y cantidades selladas por el banco y se cruzan las
partidas conciliatorias del mes anterior, efecta ajustes.

Prepara la conciliacin en original y 3 copias, y la enva al Contador junto con el
extracto bancario; archiva los cheques pagados luego de revisar selectivamente los
168
endosos. Para efectuar las conciliaciones se considerarn las fechas de cierre
mensual establecidas por la compaa.

CONTADOR 2. Revisa la conciliacin bancaria y entrega al Gerente Financiero.
3. Aprueba y enva a para su distribucin:
Original y Extracto - Auxiliar de Contabilidad
Copia (1) - Gerente Financiero

GERENTE FINANCIERO 4. Recibe de Contabilidad la Copia (1) de la conciliacin
bancaria, efecta seguimiento de partidas conciliatorias y archiva por banco y fecha

4.14.7.2 Formulario Conciliacin Bancaria (Propuesto)

169

CONCLACON BANCARA

AL DE.DEL..

BANCO: CUENTA No- .
MES: .

TOTAL
SALDO SEGN LIBRO BANCOS:

(+) NOTAS DE CRDITO

COMPROB.No FECHA CONCEPTO VALOR

(-) NOTAS DE DBITO


SALDO CONCILIADO AL..... DE.................DEL.................

SALDO SEGN BANCO:

(+) DEPOSITOS EN TRNSITO


(+) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS

CHEQUE.No FECHA BENEFICIARIO VALOR

SALDO CONCILIADO AL.......... DE..................DEL..................

_______________________ ________________________
PREPARADO POR REVISADO Y APROBADO POR

170
4.14.8 Fondo de Caja Chica.

Es para atender gastos exclusivamente pequeos, los reembolsos de los fondos fijos
de caja chica se los har nicamente cuando se agote y previa la presentacin de los
recibos debidamente autorizados, se gira un nuevo cheque por dichos gastos, para
reponer el fondo.

PROCESO DE CONTROL DE FONDO DE CAJA CHICA

ASISTENTE CONTABLE ADMINISTRATIVA 1. Elabora por duplicado el comprobante
de egreso y que los pagos, son menos de un monto por el valor $ 20 dlares.
Original - Contabilidad
Copia (1)- Archivo G.N.A. Representaciones

Entrega el dinero al beneficiario y recepta la firma de recib conforme adjuntando la
documentacin de soporte.

Cuando los egresos sumen ms o menos el 75% del fondo fijo, revisa, adjunta los
comprobantes de egreso, los soportes y enva a al Gerencia Financiero para su
aprobacin y la respectiva autorizacin.

171
GERENCIA FINANCIERO 2. Recibe el informe de egresos de fondo fijo adjunto los
comprobantes de egreso y soporte, autoriza y aprueba el informe de egresos de fondo
fijo y autoriza la reposicin para la emisin de cheque, entrega a la asistente
Administrativo contable, encargada del fondo y emite un nuevo cheque.

NOTA.- Se debe efectuar arqueos imprevistos de estos fondos.

4.14.8.1 Formulario del Informe de Egreso Fondo de Caja Chica
(Propuesto).

172

NFORME DE EGRE8O8 DEL FONDO FJO

No.000001
DEL.. AL.

FECHA
DIA MES AO
CUENTA
COMPROB.
No.-
BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

TOTALES

ELABORADO
REVISADO Y
APROBADO FECHA
DIA | MES AO
|

173
4.14.8.2 Formulario Comprobante de Egreso (Propuesto).

COMPROBANTE DE EGRE8O

N.-0000001 {1}

LUGAR Y FECHA:______________________________________ POR:
BENEFICIARIO: ________________________________________
CONCEPTO: ___________________________________________
_____________________________________________________
LA CANTIDAD DE: ______________________________________

CODIGO CUENTAS CONTABILIZACION

CHEQUE

DEBITO CREDITO

CH/N.-
_________
BANCO:_______
______________

_______________________

TOTALES
RECIBIDO

RUC:
CONTABILIZADO REVISADO AUTORIZADO C.I. :
SELLO

NOTA: (1) Preimpreso o con numeracin interna.

174
4.14.9 Comprobante de Ingreso

El formato de ingreso se imprime por cada depsito o nota de crdito seleccionada.
La seleccin se realiza solo sobre los movimientos ya archivados.

4.14.9.1 Objetivos de Control de los Comprobantes de Ingreso.

Establecer controles sobre la facturacin de contado y recibos de cobro, los que
deben depositarse sin demora e intactos en las cuentas corrientes bancarias de la
compaa.

PROCESO DE CONTROL DE INGRESOS

CAJERO (Asistente Administrativo Contable) 1. Recibe el dinero en efectivo y
cheques a la vista revisa, endosa los cheques y elabora el depsito.
2. Recaudacin diaria.- Efectuar el depsito de los valores en la cuenta corriente de
la compaa y la codificacin contable de la transaccin.
3. Asistente Administrativa Contable.- Ingreso al sistema, prepara el comprobante
de ingreso con su respectivo depsito y su codificacin.

CONTADOR 4. Revisa el depsito efectuado y la codificacin contable, firma la
aprobacin.
Se adjunta los soportes y se distribuye:
175
Original a file de Cliente
Copia contabilidad

4.14.9.2 Formulario de Comprobante de Ingreso (Propuesto).

176

COMPROBANTE DE NGRE8O N.-0000001 {1}

LUGAR Y FECHA:______________________________________ POR:
RECIBO DE: ___________________________________________
CONCEPTO: ___________________________________________
_____________________________________________________
LA CANTIDAD DE: ______________________________________

CODIGO CUENTAS CONTABILIZACION
EFECTIVO CHEQUE

DEBITO CREDITO

CH/N.-
_________
BANCO:_______
______________

_______________________

TOTALES
T/CREDITO:

___________________
_________________ __________ __________________ f). CLIENTE
CONTABILIZADO REVISADO AUTORIZADO RUC:
C.I. :

NOTA: (1) Preimpreso o con numeracin interna.

177
4.14.10 Obligaciones Bancarias

Se mantendrn registros adecuados de las obligaciones bancarias. Todas las
emisiones de las obligaciones bancarias, se harn slo cuando haya evidencia
de que la transaccin fue autorizada por los ejecutivos apropiados.

GERENCIA 1. Tiene la necesidad de financiacin externa

FINANCIERO. Analiza las alternativas de financiacin y sugiere la contratacin de la
ms adecuada a la Gerencia General.

GERENCIA G. 2. Analiza la alternativa sugerida y aprueba la contratacin si es
conveniente una vez aprobada efecta la contratacin del prstamo. El contrato es
suscrito por el representante legal de la compaa.

GERENCIA FINANCIERA 3. Recibe de la institucin financiera la documentacin
referente a la operacin efectuada (liquidacin, nota de crdito, etc.) y registra
vencimiento adems recibe el contrato de prstamo, lo archiva por operacin y enva
fotocopia al Gerente General.

Al vencimiento se asegura que se cumplan con los requisitos de convenios de
prstamos, contratos, etc.

GERENCIA FINANCIERA 4. Recibe la Gerencia General la fotocopia del contrato de
prstamo y ordena la elaboracin del comprobante de diario.
178
ASISTENTE ADMINISTRATIVA CONTABLE 5. Prepara el comprobante de diario para
registrar el pasivo.

4.14.11 Proceso de Facturas de Proveedores-Pagos

Selecciona proveedores, los mismos que deben tener buenos precios, excelente
calidad y tiempo para pago de la factura, los productos y servicios que ofrece cada
uno de los proveedores.

Los proveedores entregan los productos solicitados, dejan su factura y en el tiempo
que se estipulo se pago efectuando las retenciones segn corresponda. Se debe crear
una cuenta que est asociada con el cdigo cuentas interno del mdulo de
proveedores.

4.14.11.1 Tipos de Proveedores

Los tipos de proveedores, esta clasificacin la realizo sobre la base de la
investigacin de acuerdo a la necesidad de la empresa la que se detalla a
continuacin:
179
Suministros de oficina
Equipos de computacin
Servios de imprenta
Servicios bsicos
Compra venta de servicios en general
Publicidad

4.14.11.2 Cuentas por Pagar a Proveedores y Vencimientos.

Los crditos otorgados por los proveedores estn determinados por la cantidad de
compras efectuadas, la cancelacin se difiere y pagan luego que se haya vencido, los
crditos pueden vencer de 1 a 30 das.

Para una mejor ilustracin graficaremos con pantallas del sistema, observaremos los
movimientos de la cuenta del proveedor y los das vencidos si existe o los das que
falten por vencer.

El trmino cuentas por pagar, se utiliza para describir las obligaciones a corto plazo
que surgen de la compra de bienes y servicios en el curso ordinario del negocio. Las
transacciones tpicas que crean estas cuentas incluyen la adquisicin de mercadera,
activos fijos y suministros de oficina.
180
Los posibles tipos de transacciones que se va a efectuar puedes ser:

FC Factura
ND Nota de Dbito
NC Nota de Crdito
AB Abono
CA Cancelacin

Referencia: Permite al usuario escribir cualquier comentario breve referente a la
transaccin que se esta ingresando.

Emisin y Vencimiento: Se refiere respectivamente, a la fecha en que se emite el
documento y a la fecha de vencimiento del mismo. El programa presenta valores por
defecto en estos campos, los mismos pueden ser modificados segn las necesidades
del usuario.

4.14.11.3 Contabilizacin de las transacciones con Proveedores

Entregada la factura del proveedor por la compra de bienes o servicios, el contador
registra en el sistema contable, efectuamos una ilustracin de la provisin y luego de
la cancelacin al proveedor

181
Provisin cuentas por pagar

CUENTAS DEBE HABER
------ 1 -------
Utiles de computacin 450,00
IVA en compras 54,00
Proveedores 499,50
Retencion en la Fuente 4.5
Total 504,00 504,00

Para registrar la entrega de tiles de computacin a proveedor, segn factura 001-
001-xxxxx de Compucintas SA.

Cancelacin cuentas por pagar

CUENTAS DEBE HABER
------ 1 -------
Proveedores 499,50
Cta. Cte. Banco Pichincha 499,50
Total 499.5 499.5

Para registrar cancelacin de la factura 001-001-xxxxx de Compucintas SA.
Ingreso datos de vendedores.

Es una opcin del sistema necesaria ya que nos permite una creacin de un cdigo
para cada uno de los ejecutivo y de terceros (Free Land), registrando su nombre, el
porcentaje de comisin por ventas, conferencias y el cupo de ventas asignado a cada
ejecutivo.
182
4.14.12 Ventas al Contado

Se establece un control sobre las ventas que se realiza con cada uno de los clientes
despus de cierre del contrato el cual obtendr un 10% de descuento o un bono 300
dlares si el da de la conferencia se le entrego que tienen el valor de US $ 300, oo y
si el da de firmar del contrato nos trae un referido se le dar US $ 100, oo de
descuento en su pago total.

Asiento contable registro de la venta

Cdigo Cta. Nombre Cuenta Debe Haber
------ 1 -------
11020142 Rojas Mara de los ngeles (Clientes) 2.688.00
21030202 Impuesto Valor Agregado (I.V.A) 288.00
4101 Ingreso por Servicio 2,400.00

Total 2.688.00 2,688.00

Asiento contable registro de cobro.

------ 1 -------
11010201 Banco Pichincha 2,688.00
11020142 Rojas Mara de los ngeles (Clientes) 2,688.00

Total 2,688.00 2,688.00

183
4.14.13 Ventas a Crdito

La empresa cobra sus servicios tambin a crdito corriente, diferido de 3 a 18 meses
y crdito directo con la oficina median la firma de letras de cambio tambin en este
caso obtendr los descuentos de bonos, y de referidos.

Objetivo.

Proporcionar la autorizacin de crditos y la recuperacin de las cobranzas
otorgadas a ttulo personal.
4.14.13.1 Polticas de la Empresa

G.N.A. Representaciones S.A. se propone extender a sus clientes crditos inmediatos
y con las mejores facilidades, y sin intereses pero ante todo, manteniendo los niveles
de seguridad sin que tener que llegar a procesos legales.
El personal que labora en la Compaa no puede servir como garante.

4.14.13.2 Obtencin del Crdito

El crdito se concibe por la confianza y las garantas que el deudor ofrece.
184
No puede ser aprobado sin establecer un plan de pagos (letras de cambio o
cheques posfechados).
Condiciones del lugar de pago, fechas establecidas y forma de cmo va ha
cancelar la deuda.

4.14.13.3 Trmites para apertura de Crdito

Ejecutivos de Ventas son las personas que tiene contacto con los interesados y
los que piden que se conceda crditos al cliente.
Llenar la solicitud de crdito para efectuar la investigacin sobre la situacin
financiera del cliente.
En base a la solicitud de crdito presentada por cada cliente, se pide las
correspondientes referencias comerciales y bancarias en la que se verificara
todos los datos suministrados. (Anexo 8 )
La verificacin de la informacin debe firmar la persona encargada en la
parte posterior de la solicitud de crdito como constancia de veracidad
presentada.
El Gerente financiero es el responsable de la aprobacin y el no otorgar
crditos con montos excesivos.
En caso de aprobar o negar la solicitud de crdito el Ejecutivo de Ventas
deber comunicar a su cliente.
En caso de ser aprobado el crdito se har firmar letras de cambio o cheques
posfechados segn lo resuelva Gerente Financiero.
185
Asiento contable registro de la venta a Crdito Personal

------ 1 -------
11020142 Rojas Mara de los ngeles (Clientes) 2.688.00
21030202 Impuesto Valor Agregado (I.V.A) 288.00
4101 Ingreso por Servicio 2,400.00

Total 2.688.00 2,688.00

Asiento contable registro cobro de entrada o cuota inicial.

------ 1 -------
11010201 Banco Pichincha 807.00
11020142 Rojas Mara de los ngeles (Clientes) 807.00

Total 807.00 807.00

4.14.13.4. Controles para una Venta a Crdito.

Revisin y Aprobacin de Crdito por el Gerente Financiero Y Gerente General.
Verificacin de la informacin entregada por el cliente
Control de la secuencia numrica de los formularios de clientes

186
4.14.14. Sistema de facturacin

VENDEDOR 1. Recibe a los clientes para generar la venta del servicio en el cual
tienen que abrir un archivo, con todos los datos e informacin del cliente y en el
Excel originar el nmero de directorio que le corresponde el sistema esta integrado.

RESPONSABLE 2. Genera el registro en el sistema computarizado y tambin prepara
el resumen mensual de ventas persona encargada el vendedor.

FACTURACION el mismo que esta enlazado en red con el departamento de
contabilidad persona encargada Asistente administrativa contable.
La factura se distribuye:
Original - cliente
Copia (1) - cobranzas, contabilidad
Copia (2) - SRI
Copia (3) Archivo de cliente

Revisa el informe de comisiones enviado por los Vendedores con relacin al
comprobante de diario de las ventas y revisa si estn pagados todos los clientes que
se detalla en el informe y se adjunta:
Copia (1) de las facturas emitidas en el mes.
Registra en un auxiliar de cuentas por cobrar el mismo que debe conciliarse
mensualmente, investiga diferencias y son aprobadas por un funcionario apropiado.

CONTADOR 3. Revisa en el mdulo de facturacin si est FACTURADO
187
4.14.14.1 FORMULARIO FACTURA (Propuesto).

Accesoria en Residencia para Negocios, Empleos y Estudios en Canad

Repblica del Salvador N34-164 y Suiza RUC:
Telfono: 2268 914 / 227-3507 Factura N.- 001-001-00000
Fecha: Autorizacin S.R.I :

CLIENTE:. CONDICIONES DE PAGO
CIUDAD:.. CONTADO el valor del IVA
DIRECCION: CREDITO
TELEFONO: CH/N.-
CI/RUC: BANCO
LUGAR
CODIGO

DESCRIPCION VALOR TOTAL

SUMAN:
SERVICIOS CON IVA
DESCUENTO 10% EN EFECTIVO
DESCUENTO EN BONOS
OTROS DESCUENTOS
SUBTOTAL
IVA 12%
TRASNFERENCIA CON TARIFA 0%

TOTAL

____________________ ____________________
VENDEDOR CLIENTE
CI:

NOTA: Deben ser autorizado por el Servicio de Rentas Internas (S.R.I.).

188
4.14.15. Cobranzas

Una de las fuentes de ingresos de la compaa es la proveniente de la recuperacin
de cartera o cuentas por cobrar.

4.14.15.1. Movimiento de Cobranzas.

Por un crdito concedido por la empresa no se puede realizar una gestin de cobro
indebida que ocurra la perdida de cliente, debe ser definida como una cobranza
enrgica pero cordial, evitando prolongaciones indebidas en el cobro, los clientes
que nos pueden ayudar con posibles referidos.

4.14.15.2 Polticas de Cobranzas.

No cambiar plazos de pago de los establecidos a la aprobacin del crdito a
menos que sea de fuerza mayor o con autorizacin del Gerente General.
Est prohibido a los Ejecutivos de ventas o a personas autorizadas, a recibir
cheques girados al portador o a nombre de cualquiera de los empleados de la
Compaa esta debe estar girado a favor de G.N.A. Representaciones S.A.
Mantener una secuencia numrica tanto en facturas como en ingresos de caja
realizados por la asistente administrativa como al mensajero. Es
responsabilidad del Contador General, el preparar y tomar arqueos
sorpresivos a las mencionadas personas.
189
Est prohibido a personas de otros departamentos, a recibir pagos de clientes,
si previamente no est autorizado por el Gerente Financiero.
Los Ejecutivos de Ventas iniciaran las gestiones de cobro el da del
vencimiento de la cartera a su cargo con ayuda de los reportes realizados por
Contabilidad.
Reuniones para analizar la morosidad de la cartera si es que hubiera deudores.
Establecer un acuerdo de pago con el cliente (en caso de ser necesario), con
autorizacin del Gerente Financiero.

4.14.15.3 Cuentas Incobrables.

Las empresas prestan servicios a crdito podran presentar cuentas incobrables, razn
por la cual la Ley de Rgimen Tributario Interno establece el clculo del 1% anual de
provisin sobre los crditos comerciales pendientes de recaudacin, En el ejercicio
corriente, el efecto tributario de registrar el cambio de una estimacin contable,
depende si sta es deducible o no. As tenemos que, si se trata de la provisin de
incobrables (mientras la provisin del ejercicio no supere el 1% de las cuentas por
cobrar originadas en dicho ejercicio y mantenidas pendientes de cobro al cierre del
mismo) el cambio en la estimacin es deducible; caso contrario es no deducible.

Modelo de asiento contable:

ASIENTO CONTABLE

190

DESCRIPCION DEBE HABER
------ 1 -------
Cuentas Incobrables xxxxxxx
Provicion de cuentas incobrables xxxxxxxx
v/Anual de provision

Una cuenta podr considerarse incobrable, hasta tanto no se demuestre que:
Cundo se han agotado todos los recursos de cobro tanto del Ejecutivo de
ventas, como del Gerente Financiero, adicionalmente este proceso debe estar
debidamente documentado, con informacin de los tramites que han
realizado.
El cliente que haya desaparecido del lugar de residencia donde estuviere
ubicado y no puede ser localizado.
El cliente haya sido embargado y que an as no cubra su crdito pendiente
deber presentar situacin por la que no ha podido cancelar.
Por disposiciones de ley.

El Art. 10 de la Ley de Rgimen Tributario Interno indica, que sern deducibles las
cuentas incobrables considerando:

5. a La provisin para crditos incobrables, ser del 1% anual sobre los crditos
comerciales concedidos en dicho ejercicio, sin que la provisin acumulada puede
exceder del 10% de la cartera total.
191
5. b La eliminacin definitiva de los crditos incobrables se realizar con cargo a
esta provisin y a los resultados del ejercicio, cuando se cumpla:
En caso de quiebra o insolvencia del deudor.
No se reconoce el carcter de crditos incobrables a los crditos concedidos
por la sociedad al socio, a su cnyuge o a sus parientes dentro del cuarto
grado de consanguinidad y segundo de afinidad.

4.14.15.4 Evaluacin de la cartera.

Informe que mensualmente el Gerente de Ventas entregar a la Gerencia
Financiera.
Promedio de ingreso de clientes tanto en conferencias como en cierre de
contratos.
Pago mensual promedio.

4.14.15.5 Valores a posterior

La ley de cheques que rige en nuestro pas, prohbe el concepto y manejo de
los cheques posfechados sin embargo, es conocimiento comercial, el
entregar-recibir estos documentos para garantiza la cuenta por cobrar y no se
recibirn valores a futuro de terceros
192
Consecuentemente, el saldo pendiente de cobro se mantendr como
cuentas por cobrar clientes. Y no se tomar en cuenta para las decisiones
financieras.
En ningn momento la entrega de valores a futuro (cheques Posfechados)
por parte de los clientes, no debe considerarse como valor cancelado razn
por la cual no se realizara el ingreso hasta determinar que el cheque fue
acreditada en la cuenta bancaria de la oficina.
Luego de la recepcin de los valores a futuro se endosara con el siguiente
sello de control. (Anexo 9)
El Asistente Administrativo Contable llevar un archivo cronolgico de los
valores a futuro y los depositar en el banco en la fecha establecida o
mencionada cartera se realizara operaciones al Banco Pichincha Limited.
(Anexo 13)

4.14.15.6 Cheques protestados.

Una vez que el Banco notifica a la empresa el protesto de cheque,
contabilidad recibe la nota de dbito y el cheque protestado.
Contabilidad emite nota de dbito por cheque protestado y remite el Gerente
de Ventas para su cobro, es responsable de la custodia y control de los
cheques protestados. (Anexo 7)
Es responsabilidad del Contador General el preparar y tomar arqueos
sorpresivos de estos documentos.
193
Asistente Contable Administrativa entregara un reporte de cheques
protestados mensualmente al Gerente Financiero.

4.14.16. Proceso de Nmina

G.N.A. Representaciones S.A. tiene sus empleados bajo los servicios de una
colocadora, y reciben todos los beneficios de Ley, todos estn afiliados al Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social, para cubrir cualquier eventualidad con los
trabajadores.

Para incentivar al personal se tomara en cuenta lo siguiente razn de eficiencia, que
hace referencia los siguientes aspectos.

Incentivos directos e indirectos
Calificacin de mritos
Normas de rendimiento
Ascensos y promociones
Aumento de salario.

4.14.16.1 Polticas de la Contratacin de Personal
G.N.A. Representaciones S.A. lo concerniente a la contratacin del personal tiene
las siguientes polticas:
194
El encargado de la seleccin del personal se encargara la Tercializadora llamada
Ecuasoursing.
La contratacin ser por medio de la colocadora, pero la seleccin del personal
la efectuara gerente de la empresa.
El perfil de los aspirantes ser comprobados con la experiencia y los documentos
de soportes.
Los aspirantes deben tener valores profesionales y ticos.
Demostrar conocimientos previos en las actividades a desempear.
El personal contratado tendr un contrato de prueba de tres meses, el gerente o
persona encargada evala al empleado y toma la decisin del caso.
Despus de pasar los tres meses se firma un contrato por un ao.

4.14.16.2 Nmina Rol de Pagos

La nmina de empleados de G.N.A. Representaciones S.A. y que es elaborada por la
empresa Tercializadora Ecuasoursing, reciben todos los beneficios de Ley, las
remuneraciones son justas y a tiempo de esta forma se mantiene un buen ambiente de
trabajo y se refleja en la productividad.

Los beneficios que se pagan son los siguientes:
Sueldo unificacin, bono de eficiencia, cursos de capacitacin, se paga en las fechas
determinadas en la Ley.

195
Los empleados no reciben horas extras, con excepcin del mensajero ya que el no
recibe comisiones ni bono de eficiencia el resto del personal son considerados como
empleados de confianza y todos estn sujetos a cumplimento de metas. Esto es
beneficioso tanto para la empresa y el empleado ya que se optimiza el tiempo y
realizan sus tareas dentro del horario normal.

Las comisiones este son pagadas con una liquidacin de compra cada quincena.
El consumo celular es pagado a todos los empleados de la oficina esto es cargada a
un plan corporativo que se tienen con Movistar el cual es descontado de la cuenta
corriente y se enva a la cuenta servicios bsicos de la oficina

Para entender ms sobre el trmino empleados de confianza podemos sealar lo
siguiente. En las obras administrativas tradicionales el concepto de confianza se
refiere por lo general a unidades auxiliares, de servicio o de apoyo que no estn
directamente implicadas en el producto final de la organizacin. As, es probable que
los departamentos de personal y contabilidad se designen como de confianza y los
departamentos de manufactura y ventas como de lnea. El trmino de confianza tiene
tambin a menudo la connotacin de que da consejos, o tiene autoridad de naturaleza
tcnicamente competente.

4.14.16.3 Contabilizacin de Nomina

196
La elaboracin de la nomina es de la Tercializadora Ecuasoursing la que enva una
factura detallada los descuentos y pagos por cada uno de los empleados, los
descuentos enviado en un listado mensual de las novedades del personal ( horas
extras, faltas, etc.) y verifica con los documentos fuentes.

Obtiene los datos para descuentos por:
- Prstamos empresa
- Anticipos a sueldo
- Prestamos al IESS
- Descuentos de Fybeca y Supermaxi por crdito en compras de los empleados

Estos descuentos son enviados por la Asistente Administrativa Contable
Posteriormente la que se encarga la contabilizacin de la nmina, y de la emisin del
cheque para que la tercializadora. Los pagos del sueldo de los empleados son
depositados en las cuentas de los empleados, esto se encarga Ecuasourcing.
(Anexo 12)

197
REGISTRO DEL ROL MENSUAL

CUENTA PARCIAL DEBE HABER
------ 1 -------
SUELDO 3,014.00
COMISIONES 2,700.00
LUNCH 320.00
APORTES IESS 528,28
PRESTAMOS IESS 81.00
ANTICIPO DE OFICINA 250.00
PRESTAMOS DE OFICINA 100.00
OTROS DCTOS. 190.00
FYBECA 115.00
SUPERMAXI 75.00
SUELDOS POR PAGAR 4884,72
ECUASOURSING

TOTAL 6,034.00 6,034.00

PROVISIONES

------ 1 -------
GASTO DMO TERCER SUELDO 470,83
GASTO DMO. CUARTO SUELDO 90,41
GASTO APORTES PATRONAL IESS 686,48
GASTO FONDOS DE RESERVA 470,83
DMO TERCER SUELDO X PAGAR 470,83
DMO. CUARTO SUELDO X PAGAR 90,41
APORTES IESS X PAGAR 686,48
FONDOS DE RESERVA X PAGAR 470,83

TOTAL 1,718.56 1,718.56

198
PAGO DE SUELDOS

------ 1 -------
SUELDOS POR PAGAR
4.884,72

Ecuasoursing 4884,72
BANCOS 4884,72
Banco del Pichincha 4.884,72
TOTAL 4884,72 5,234.73

4.14.16.4 Anticipo y Prstamo a Trabajadores.

EL EMPLEADO 1. Para la concesin de anticipos de acuerdo a la poltica establecida
es hasta el 40% de la remuneracin, solicitaran verbal y escrito al Gerente General
quien autorizar.

Para la concesin de prstamos, solicitan por escrito indicando el monto requerido y
la forma de pago y autoriza la Gerencia General y remite a Contabilidad para el
Trmite respectivo.

CONTABILIDAD 2. Cuando se trata de anticipos, luego de la autorizacin
correspondiente, prepara el comprobante de egreso entrega el cheque y obtiene la
firma de conformidad.

Adicionalmente: en el caso de Anticipo de Sueldo el da de pago de la segunda
quincena, se descontar del sueldo el valor entregado como anticipo.
199
4.14.17 GASTOS DE VIAJE

GERENTE GENERAL 1. En base a los presupuestos de viaje se prepara la solicitud de
reservaciones y pasajes en original y una copia y se distribuye:
Original - Gerencia Adm. Financiera
Copia (1)- Archivo de Contabilidad
Adems solicita un anticipo para gastos de viaje a justificar con respaldo de
los recibos de los consumos realizados.

GERENCIA 2. Recibe el original de la solicitud de reservaciones

ASISTENTE ADMINISTRATIVA.- pasajes autorizada, y efecta el trmite con la
Agencia de Viajes sobre los pasajes y documentos relacionados al viaje.
Una vez que recibe los documentos y pasajes entrega a la persona interesada.

Posteriormente recibe la factura de la agencia de viajes, la revisa y obtiene la
aprobacin y la autorizacin del Gerente General y se enva a Contabilidad para el
proceso de pago.

SOLICITUD DE REEMBOLSOS DE GASTOS DE VIAJE 3. Al trmino del viaje prepara
el informe de gastos, dentro de los 8 das subsiguientes a la fecha de retorno,
detallando los gastos diarios realizados por los diferentes conceptos, obtiene la
aprobacin y Autorizacin DEL Gerente Financiero y del Gerente y enva a
Contabilidad para su registro.

200
En caso de que el informe de gastos arroje un valor a favor de la compaa, este debe
ser devuelto; en el caso contrario, cuando sea favorable al funcionario o empleado,
debe solicitar el reembolso de dicho valor.

4.14.17.1 Formulario Informe de Gastos (Propuesto).

201

4

NFORME DE GA8TO8

AO MES DIA

NOMBRE: __________________ DEPARTAMENTO_____________
No- 0000001

DESCRIPCION Y
LUGAR
TRANSPORTE ALOJAMIENTO COMIDAS VIATICOS OTROS TOTAL

1.-TOTAL DE GASTOS
2.-PAGADOS EMPRESA
3.-ANTICIPOS
TOTAL 2 Y 3
SALDO A FAVOR EMPRESA
SALDO A FAVOR FUNCIONARIO

__________

_________ _________________

APROBADO AUTORIZADO
SU FIRMA

4.14.18 Depreciaciones

Es el desgaste de los activos fijos, pierden su valor por el uso o por obsolescencia
disminuyendo su potencial de servicio, por medio de este proceso se asigna al gasto
202
la parte proporcional de depreciacin de cada ao para depurar resultados y
actualizar el valor del activo fijo.

Los porcentajes de depreciacin de conformidad con la Ley de Rgimen Tributario
Interno y todas las compaas del pas, son los siguientes:
Inmuebles, naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual
Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual
Vehculos, equipos de transporte y equipo caminero mvil 20% anual
Equipos de computo y software 33% anual
El mtodo de depreciacin que se utiliza ser el de lnea recta.

ASIENTO CONTABLE:

------ 1 -------
Gastos en Depreciacin XXX
Depreciacin Acum.de Equipos Of. XXX
V/ 10% annual depreciado del ao xxxx
------ 2 -------

Gastos en Depreciacin XXX
Depreciacin Acum. De vehiculos XXX
V/ 20% anual depreciado del ao xxxx

4.14.19 Elaboracin y Presentacin de Estados Financieros.

203
Son informes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el propsito de
conocer la real situacin econmica financiera de la empresa.

El departamento de contabilidad est obligado a emitir reportes mensuales y anuales
dependiendo a quien estn dirigidos, los cuales deben ser elaborados aplicando los
principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y las normas
ecuatorianas de contabilidad (NEC), procedimientos y polticas internas de la
empresa, as por ejemplo detallamos a continuacin los reportes presentados durante
el ejercicio econmico.

4.14.20. Reportes a la Gerencia

El departamento de contabilidad emite mensualmente a la gerencia los siguientes
reportes:
Estados de situacin
Balance de prdidas y ganancias
Anexos a los estados financieros
Flujo de efectivo
Anualmente emite los siguientes reportes:
Anlisis y cuadre de las cuentas de balance
Estado de situacin, balance de prdidas y ganancias ajustados al cierre del
perodo econmico
Anlisis financieros

204
Todos stos reportes son de gran importancia para la administracin, ya que de ello
depender la toma de decisiones, por eso deben ser elaborados correctamente y con
responsabilidad por parte del contador

4.14.21 Estados Financieros

Los Estados Financieros son informacin de presentacin financiera del perodo para
proveer informacin, para un amplio rango de usuarios en la toma de decisiones, los
principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), son conceptos bsicos
que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, as como en la
NEC 1 en las que nos indica la presentacin de los estados financieros las bases de
calificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin econmica y
financiera de la empresa a travs de los balances.

Los estados financieros bsicos que utiliza G.N.A. Representaciones S.A. son, el
Estado de Situacin, Balance de Prdidas y Ganancias, los cuales son emitidos
mensualmente, revisados y analizados por la administracin de la empresa.

205
CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

Actualmente en la empresa no exista un Manual de Procedimientos
Contables que sirva como una gua para cada uno de los procesos financieros
a cumplirse, mediante esta investigacin se logro dicho manual.
La seguridad en la informacin que presta el sistema de contabilidad
(TMAX) es mnima ya que no se cuenta con un sistema contable
automatizado, las correcciones realizadas en el Manual determinan personas
y funciones especificas para cada proceso, minimizando las falencias que
puedan existir en el sistema luego de la aplicacin del manual contable.
De acuerdo a lo escrito en el presente Manual se ha tomado lo mejor de las
teoras y enunciados para fortalecer un esquema de normas y procedimientos
que satisfagan las necesidades del cliente y los objetivos de la empresa.
La empresa no posee un sistema con mdulos integrados, se manejan por
separados la parte contable y por otra parte para los clientes, lo cual dificulta
el proceso contable.
El presente Manual se desarrollo con la finalidad de que el rea contable
cuente con una herramienta de Procedimientos Contables con el propsito de
que permita la operatividad, funcionalidad y eficiencia en la atencin de los
206
requerimientos de las transacciones financieras de una manera rpida y
oportuna de igual forma la informacin sea entregada en los plazos
establecidos.
El rea contable no mantiene un control en sus procesos que son la parte
fundamental de la empresa para la toma de decisiones.
Las funciones que debe realizar el Contador General como su Asistente en
determinados casos como el cobro de todo lo que sea referente a dinero
cobros y Flujo de Efectivo lo realizaba el Gerente Financiero con la ayuda y
supervisin del Contador General.
Por no tener la empresa un plan de cuentas acertado para sus necesidades
restringe su capacidad de uso.
La relacin que mantiene el rea de ventas con los dems departamentos que
ayudan al cumplimiento de sus metas no esta acorde con los procesos que
estn dentro de sus funciones como es vender y no ser parte de la recepcin ,
gerencia o de contabilidad por cumplir un determinado cupo de ventas que se
ve reflejado en sus ingresos mensuales.
La parte relacionada a Crdito no mantiene un control interno ya que el
vendedor no justifica la aprobacin del crdito (Letras de Cambio) con la
firma autorizada que es El Gerente General por lo que hay casos que la
gerencia no ha tenido la informacin de todos los crditos que otorga la
empresa y el momento en que el Contador le entre el informe de Cartera el
Gerente se entera de mencionados crditos.
Las Cobranzas no mantienen una secuencia lgica en sus procesos como es
la verificacin del crdito concedido, plazos y garantas del mismo, por lo
que se ha recurrido al cobro por intermedio del vendedor que es la persona
207
que conoce y esta en contacto con el cliente cambiando as las funciones que
este tiene como objetivo primordial que son las ventas.
Por lo anterior citado puedo concluir que con la existencia de un Manual de
Procedimientos Contables para la empresa brindar o permitir obtener los
resultados deseados y satisfactorios, en apoyo a los principios, normas y
procedimientos vigentes.

5.2 RECOMENDACIONES

Implementar, difundir y actualizar el Manual de Procedimientos
Contables en la empresa G.N.A REPRESENTACIONES S.A. Existirn
una igualdad establecida en la ejecucin de los procedimientos, registros
contables realizados y ayudara al trabajo diario de todos los empleados ya
que estn definidas las funciones y responsabilidades del departamento
financiera

Se debe adquirir un sistema contable completo debidamente autorizado
del proveedor (con licencia) para que sea aprovechando a lo mximo, ya
que este ofrece mdulos, los que facilitara la obtencin de reportes
integrados permitiendo una informacin mas efectiva para el control en
la empresa es una ayuda a la toma de decisiones acertadas con respecto al
giro del negocio.
El presente Manual se sugiere sea aplicado par un mejor desenvolvimiento
de las actividades contables en la empresa G.N.A. Representaciones S.A.
Realizar un anlisis de las cuentas contables y mejorar la presentacin de
los informes con datos reales, y lo que facilitara conocer la situacin real
208
de sus ingresos y egresos. para que sea de mayor facilidad paro los
directivos
Todo proceso contable deber ser realizado por el departamento de
contabilidad y no tendrn incidencia otras reas o Gerencias delimitando
funciones y procesos acorde al presente Manual.
Los procesos y funciones deben ser delegados por el Gerente General por
escrito tomando en cuenta las funciones de cada uno de los funcionarios o
empleados.
Todo financiamiento de crdito que otorgue G.N.A. Representaciones S.A.
deber cumplir con lo establecido en sus polticas y normas que haya
establecido la empresa o el manual.
Los ejecutivos de ventas no interferirn en las diferentes reas que
manejan el proceso de la venta realizada.
Efectuar un seguimiento al Manual de Procedimientos Contables, el
mismo que debe estar acorde con los cambios que se presenten en la
empresa, y en la Legislacin Ecuatoriana acorde con todo el sector
empresarial.
Se debe controlar el cumplimiento de las polticas y procedimientos del
Manual para optimizar tiempo y recursos.
El departamento de ventas debe efectuar mayor seguimiento a los
clientes, agotar todos los esfuerzos para vender una mayor cantidad, de
esta forma lograr un mejor rendimiento de rendimiento.
Durante la siguiente investigacin se encontr las siguientes falencias:

Pagar el sueldo justo a los empleados por las actividades que desempeen,
de esto depende mucho el rendimiento de los mismos.
Fomentar las buenas relaciones laborales entre los empleados de la
empresa, de esta forma crear un buen ambiente de trabajo.
209
La seleccin del personal debe efectuar a travs de la tercerizadora, para
que realicen las pruebas del caso, de esta manera el personal contratado
sea el idneo para el puesto ofrecido.
Los empleados deben contar con los instrumentos de trabajo adecuados,
de esta forma se realizarn las actividades gilmente y podrn atenderse
satisfactoriamente al cliente.
Entrenamiento del personal de apoyo de contabilidad por lo que se
recomienda que sea una persona que tenga una formacin contable.

210
BIBLIOGRAFA GENERAL

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2. BRAVO Valdivieso Mercedes Contabilidad General Nuevo da, Quito 2002.
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10. GOXNES Antonio y GOXNES Mara ngeles Contabilidad General Ocano, Barcelona
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211
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28. ZAPATA Snchez, Pedro, Contabilidad General , tercera Edicin, McGRAW-HILL
Interamericana S.A.

212
GLOSARIO
Accionistas.- Una persona o empresa que posea una o varias acciones de una
sociedad annima. Titular o propietario de una o ms acciones.
Activo.- Propiedad o recurso econmico posedo por un individuo o empresa, son
todos aquellos que presentan en efectivo y todos los bienes de propiedad del negocio
o empresa.
Activos Fijos.- Los activos tangibles que tienen vida relativamente larga y que se
utilizan en la produccin o venta de otros activos o servicios.
Activos Netos.- Activos menos pasivos.

Administracin.- Conjunto de funciones que tienen por finalidad el cumplimiento
de los objetivos de una empresa.
Agentes de Retencin.- Personas que debe retener, por mandato de ley, impuestos y
otras contribuciones.
Ao Fiscal.- El conjunto de doce meses constitutivos que constituyen el periodo
contable.
Asientos de Ajuste.- Asientos de diario que se contabilizan para asignar los
ingresos al perodo en que se ganan y para hacer una adecuada confrontacin de
ingresos y gastos.
Balance.- Operacin contable que muestra en trminos monetarios la situacin
patrimonial de una empresa en una fecha determinada, que generalmente coincide
con la del cierre econmico. Brinda una imagen de la empresa, integrada por activo o
estructura econmica y pasivo o estructura financiera, valor de las acciones y
utilidades retenidas. Tambin se les conoce como estado financiero.
39

39
FINCOWSKY, Enrique Benjamn McGRAW-HILL Mxico, Pg. 545
213
Balance de Comprobacin.- Es trasladar sistemticamente de manera clasificada
los valores que se encuentran en cada cuenta que han intervenido en un ejercicio
econmico.
Balance de Situacin.- Reflejo de la situacin econmica y financiera de la
empresa, en una fecha determinada.
Bancos.- Es una cuenta de activos corrientes, que controla el movimiento de los
valores monetarios que se depositan y se retiran del banco en donde la empresa tiene
su cuenta.
Bienes.- Son las cosas materiales e inmateriales, susceptibles de tener un valor. Caja
Bancos.- Cuenta en la que se registra el movimiento de dinero y las cuentas
corrientes de la empresa.
Calidad.- Totalidad de los rasgos y caractersticas de un producto o servicio que se
relaciona con sus capacidades para satisfacer determinadas necesidades.
Capital.- Esto representa el capital lquido o neto que tiene la empresa o negocio,
tambin es la diferencia restando el pasivo del activo.
Capital Autorizado.- Es el monto fijado en la escritura de constitucin o en una
reforma al estatuto, hasta el cual la Junta General de Accionistas podr resolver la
suscripcin y emisin de acciones ordinarias o preferenciales.
Capital Pagado.- Aportes de capital por parte de los accionistas, sus documentos
fuente constituyen la emisin de acciones o participaciones. Es el que ha sido
efectivamente cubierto por los accionistas en la forma establecida en el contrato
social o en una reforma de estatutos, en base al cual los accionistas podrn ejercer
sus derechos.
Ciclo Contable.- El conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en
cada perodo contable, durante la vida de una empresa.
214
Cliente.- El comprador de un bien o un servicio.
Compaa.- Reunin de personas naturales que legalmente constituidas obtienen
personera jurdica.
Contabilidad.- El arte de registrar, clasificar, informar e interpretar la informacin
financiera de una organizacin.
Contador.- Persona que tiene a su cargo la contabilidad de una empresa
(profesional con instruccin superior).
Contribuyente.- Persona natural o jurdica que paga los impuestos o gravmenes
fiscales por mandato de la Ley.
Controlar.- Comparar lo que se plane contra lo que se ha ejecutado. Incluye la
asignacin de responsabilidades y, la medicin de las previsiones en cuanto a
variaciones y causas de las mismas.
Cuenta.- Agrupacin de valores de la misma naturaleza. El medio contable utilizado
para registrar y resumir los aumentos y disminuciones de una partida de activos,
pasivos, capital contable, ingresos o gastos.
Cuenta por Cobrar.- Crditos a favor de la empresa. Una cantidad que se tiene
derecho a cobrar a un deudor por concepto de venta a crdito de bienes o servicios.
Cuenta por Pagar.- Deudas de la empresa, que tiene con un acreedor, por la compra
a crdito de bienes o servicios.
Debe.- Corresponde al registro en el lado izquierdo de la cuenta, se denomina dbitos
o cargos por lo tanto debitar o cargar una cuenta.
Deudor.- Una persona o empresa que tiene adeudos con nosotros.
Diario.- El libro de primer registr en el cual, se asientan las transacciones por
primera vez y con base en el cual las transacciones son pasadas a las cuentas del libro
mayor.
215
Diario General.- El libro de primer registro, para asentar cualquier tipo de
transacciones sea de contado o crdito que realiza la empresa.
Direccin.- Funcin que aplica el proceso de influir sobre los seres humanos de
modo que contribuyan al logro de las metas de la organizacin y del grupo.
Efectivo.- Comprende el efectivo de caja y bancos.
Eficacia.- Capacidad de una organizacin para cumplir los objetivos propuestos.
Eficiencia.- Uso adecuado de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado.
Ejecutar.- Colocar en marcha los planes. Poner en obra una cosa.
Empresa.- Es la unidad de produccin legalmente constituida por una serie de
elementos personales y materiales, los mismos que estn asentados en un lugar
determinado para obtener un bienestar econmico, ofreciendo bienes o servicios para
satisfacer las necesidades del consumidor, excepto las asociaciones y fundaciones
que no tienen fines de lucro y buscan satisfacer las necesidades de la comunidad.
Estados de Resultados.- Un estado financiero que nuestra los ingresos obtenidos en
un negocio, los gastos que originaron la obtencin de esos ingresos y la resultante
utilidad o prdida neta.
Estados Financieros.- Son informes que se elaboran al finalizar un perodo contable
con el propsito de obtener resultados sobre situacin econmica y financiera de la
empresa.
Estrategia.- Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situacin.
Flujo de Efectivo.- Consiste las principales actividades operativas de la empresa,
relacionadas con la operacin.
216
Funcin.- Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades
administrativas que integran una institucin, definidas a partir del ordenamiento que
la crea.
Gasto.- Desembolso necesario para cumplir los objetivos de la empresa. Bienes o
servicios consumidos en la operacin de una empresa.
Impuestos.- Contribuciones que pagan todos los habitantes de la nacin y que
recauda el Gobierno para hacer frente a los gastos que requiere el cumplimiento de
las funciones a cargo del Estado.
Incobrables.- Cuentas de cobro difcil o problemtico.
Jerarqua.- Orden de precedencia establecido entre los integrantes de una
organizacin, derivado de la distribucin de autoridad y responsabilidad.
Liderazgo.- Facultad de influir en las personas para que se esfuercen
voluntariamente en lograr metas o seguir a un lder para conseguir objetivos
especficos.
Libro Diario.- El libro diario es documento numerado, que le permite registrar o
jornalizar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa.
Mayor General.- El mayor general que contiene las cuentas que aparecen en los
estados financieros del negocio.
Misin.- Premisa fundamental que orienta a una organizacin hacia lo que aspira y
puede ser.
Nmina.- Lista de personas o cosas. Lista de empleados u obreros de una empresa.
Organizar.-Asignar los recursos humanos, econmicos y financieros,
estructurndolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.
Partida Doble.- Constituye uno de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, considerndose como el ms prctico y til para la presentacin de los
217
Estados Financieros. Es decir que cada operacin que se registre debe tener dos
anotaciones uno en el debe y otra en el haber para que exista equilibrio.
Pasivo.- Una deuda que se tiene. Son todas las obligaciones o deudas que tienen la
empresa o negocio con terceras personas.
Pasivo Circulante.- La deuda u obligacin que debe ser pagada o liquidada dentro
de un ao o en un ciclo de operacin.
Pasivos Corrientes.- Llamado tambin pasivo a largo plazo, representan deudas u
obligaciones de la empresa con terceras personas y cuyo vencimiento es superior a
un ao.
Patrimonio Neto.- Es la diferencia entre el activo y el pasivo ms los aportes para
futuras capitalizaciones, en el caso de que estos aportes no estuvieran registrados en
el rubro patrimonio.
Prdida.- Resultado negativo de una operacin en particular o del conjunto de las
operaciones correspondientes a un ejercicio econmico. La prdida se da cuando los
gastos o egresos son mayores que los ingresos.
Polticas.- Serie de principios y lneas de accin que guan el comportamiento hacia
el futuro.

Planes.- Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
Plan de Cuentas.- Esta lista de cuentas ordenadas e identificadas metdicamente,
de manera especifica para un mejor manejo, que sirva de base al sistema contable
para el logro de sus fines.
Presupuesto.- Estimacin programado en forma sistemtica de los ingresos y
egresos que manejan una organizacin en un perodo determinado.
218
Programas.- Cada una de las partes especficas de un plan al cual se le asigna los
recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.
Proveedores.- Personas u organizaciones que se encargan del suministro o
abastecimiento a las instituciones pblicas o privadas de todo lo que necesitan para
su funcionamiento.
Prever.- Determinar de manera anticipada lo que va a producir. Ver con
Anticipacin algo.
Provisin de Incobrables.- La ley faculta a las empresas a constituir una reserva
para crditos incobrables. El porcentaje autorizado para fines tributarios anuales es el
1% de aquellos crditos pendientes de cobro. La acumulacin de estas reservas no
puede exceder del 10% del saldo de la cartera.
Objetivos.- Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la
empresa. Se debe observar con mayor detenimiento los siguientes objetivos:
supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
Remuneracin.- Sueldo, Salario estipulado a favor del personal.
Reserva.- Son apropiaciones o segregaciones de las utilidades liquidas obtenidas por
la empresa en un ejercicio econmico. Son aquellas que fortalecen al capital de
accionistas para cualquier tipo de contingencias y que sirven para capitalizarse.
Retencin.- Suma que se deduce al cancelar por la compra o adquisicin de bienes y
servicios.
Control Interno.- Los mtodos y procedimientos adoptados por el negocio para
controlar sus operaciones y proteger sus activos el desperdicio, fraude y hurto.
219
Sociedad Annima.- Una sociedad mercantil que se constituye de acuerdo con la
Ley General de Sociedades Mercantiles.
Subcuenta.- Cuenta de segundo grado que integra una cuenta de control o de primer
grado.
Sueldo.- Remuneracin mensual que se abona al personal que trabaja en relacin de
dependencia.
Utilidad.- Beneficio o ganancia que produce una empresa o una determinada
operacin en particular.
Utilidad Neta.- Beneficio lquido que produce la explotacin en una empresa o una
determinada operacin. Para su clculo se deduce de la ganancia bruta las cargas o
gastos en que se incurren con el fin de obtener una utilidad.
Venta.- Es un contrato mediante el cual una persona propietaria o poseedora de una
cosa u objeto se obliga a entregarla en propiedad a otra persona, la que se obliga por
su parte a pagar el precio conveniente. Se anota la adquisicin del artculo en la
factura.
Visin.- Percepcin de la realidad y de las oportunidades a las que puede acceder una
persona o una empresa.

Anexo 1
Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
(PCGA)

Conceptos Bsicos

2
Conceptos Bsicos
Ente Contable: Lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad
econmica.
Equidad: El registro de los hechos econmicos y su informacin se basan en la
igualdad para todos los sectores, sin excepcin.
Medicin de Recursos: Se fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que
poseen valor econmico y por tanto susceptible de ser valuados en trmino
monetarios.
Perodo de tiempo: Proveer informacin por perodos especficos, con la finalidad
de poder establecer comparaciones y realizar anlisis que permitan una adecuada
toma de decisiones.
Esencia sobre la forma: Se basa en la realidad econmica de las transacciones, an
cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia econmica y siguiera diferentes
tratamientos, con la finalidad de que la informacin refleje de mejor manera la
actividad econmica expuesta.
Continuidad del ente contable: Parten de la continuidad de las operaciones del ente
contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se
aplicarn tcnicas de reconocido valor, en atencin a las particulares circunstancias
del momento.
Medicin en trminos monetarios: Cuantifica en trminos monetarios los recursos,
las obligaciones y los cambios que se producen en ellos.

3
Estimaciones: Involucra asignaciones o distribuciones en ciertas partidas, en
perodos de tiempo, cortos de actividades completas y conjuntas. La continuidad,
complejidad, incertidumbre, y naturaleza de los resultados inherentes a la actividad
econmica imposibilitan el poder cuantificar ciertos rubros, para lo cual se usa las
estimaciones.
Acumulacin: Depende de la medicin de recursos y obligaciones econmicas y
sus cambios a medida que stos ocurran. Para determinar la utilidad neta peridica y
la situacin financiera se debe registrar estos cambios.
Precio de Intercambio: Se base en precios a los cuales los recursos y obligaciones
econmicas son intercambiados basados en los precios de intercambio.
Juicio o criterio: Involucran una importante participacin del juicio o criterio del
profesional contable.
Uniformidad: Deben ser aplicados uniformemente de un perodo a otro. Cuando se
presenten cambios se deber dejar constancia expresa de tal situacin. La
uniformidad permite una mejor utilizacin de la informacin y de la presentacin de
los estados financieros.
Clasificacin y Contabilizacin: Son hechos econmicos cuantificables que deben
ser clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, para ser comprobables
o verificables.
Significatividad: Se interesa en la informacin que pueda afectar las evaluaciones o
decisiones sobre los datos presentados.

Anexo 2

(PCGA)

Conceptos Esenciales

2
Conceptos Esenciales
Determinacin de resultados: Es el proceso de identificar, medir y relacionar los
ingresos, costos y gastos de una empresa por un perodo contable determinado. Los
ingresos se determinan en forma independiente, con la aplicacin del principio de
realizacin. Los costos y gastos se determinan con la aplicacin de los principios del
reconocimiento de ellos.
Ingresos y realizacin: Es la entrada bruta de beneficios econmicos durante el
perodo que se originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa,
cuando estas entradas dan como resultado aumentos de patrimonio distinto a los que
se derivan de contribuciones de los propietarios del patrimonio. El ingreso no incluye
la recepcin de activos comprados, los desembolsos de prstamos, las inversiones de
los accionistas o los ajustes de ingresos de aos anteriores.
Registro inicial: Determina la informacin que debe registrarse en el proceso
contable, el momento de registro y las cantidades a las cuales se registran.
Registro inicial de activos y pasivos: Se registran sobre la base de hechos a travs
de los cuales la empresa adquiere recursos o incurre en obligaciones con otras
entidades. Los activos y pasivos son registrados por el precio de intercambio.
Realizacin: El principio de realizacin se refiere cuando los activos son vendidos o
los servicios son prestados. Los ingresos por ventas de activos distintos al giro
normal del negocio se los reconoce en la fecha de la venta. El ingreso bajo el

3
principio de realizacin es registrado por la cantidad recibida. Este principio requiere
que el ingreso est devengado antes de ser registrado.
Reconocimiento de costos y gastos: Son disminuciones brutas en activos o
aumentos brutos en pasivos, que pueden cambiar el patrimonio de sus propietarios.
Los gastos son costos que estn relacionados con ingresos del perodo ya sea directa
o indirectamente.
Asociacin de causa y efecto: Se reconocen como tales sobre la base de una
presumible asociacin directa con ingresos especficos. Estn relacionados a un
ingreso particular y se reconocen como tales acompaados del reconocimiento del
ingreso.
Distribucin sistemtica y racional: En ausencia de un medio directo para
relacionar la asociacin de causa y efecto, los costos se asocian como gastos de
perodos especficos, sobre la base de distribuir costos en forma sistemtica y
racional entre los perodos. El costo de un activo que provee beneficios en un perodo
se reconoce como gasto en ese perodo. Este mtodo debe ser razonable a un
observador imparcial y debe aplicrselo sistemticamente.
Reconocimiento inmediato: Los costos y gastos ocasionan el cargo a resultados de
muchos costos incurridos en el perodo en el que fueron pagados o cuando los
pasivos para pagarlos fueron acumulados, requiere de partidas mantenidas como
activos en perodos anteriores y que no proporcionan beneficios futuros y sean
cargados a gastos.

4
Aplicacin de los principios de reconocimiento de costos y gastos: Se debe
analizar para determinar si puede estar asociado con los ingresos corrientes sobre la
base de causa y efecto, si no debe aplicarse a una distribucin sistemtica y racional.
Si ni la asociacin de causa y efecto ni la distribucin sistemtica y racional puede
aplicarse, los costos se reconocen como gastos en el perodo en el cual fueron
incurridos o en el que se produce la prdida.
Efectos de los principios de registro inicial, realizacin y reconocimiento de
costos y gastos: La medicin de activos, pasivos y cuentas de resultados de un ente
contable se basa en sus intercambios. Bajo los principios de registro inicial,
realizacin y reconocimiento de costos y gastos los activos son llevados en los
registros contables y presentados en los estados financieros, al costo de adquisicin o
por la porcin no expirada o no amortizada de los mismos. Cuando los activos son
vendidos la diferencia entre el ingreso realizado y lo no amortizado del costo de
adquisicin se reconoce como aumento o disminucin en los activos netos de la
empresa.
Unidad de medida: En el Ecuador el dlar cumple las funciones de unidad de
cambio, unidad monetaria y de medida de acumulacin de valores.
Conservatismo: Ante posibles errores de medicin se recomienda seguir una
poltica de subestimacin en lugar de sobrestimacin de la utilidad neta y los activos
netos.

5
nfasis en los resultados: Determinacin del resultado neto que puede producir
alguna deficiencia en el balance general como efecto de la aplicacin de un mtodo
contable generalmente aceptado.

Anexo 3

(PCGA)

Conceptos Generales de
Operacin

2
Conceptos Generales de Operacin
Registro de intercambios: Son generalmente registrados cuando las transacciones,
transferencias de recursos u obligaciones han ocurrido o los servicios han sido
prestados.
Precios de intercambio: Los efectos en activos, pasivos y resultados son medidos a
los precios establecidos en tales actos.
Adquisicin de activos: Los recursos en intercambio se registran como activos en la
empresa.
Costos de adquisicin: Los activos comprados en intercambios son medidos al costo
de adquisicin. Los intereses causados en la adquisicin de activos forman parte del
costo de los mismos.
Valor equitativo o justo: Es la cantidad en la que podra ser intercambiado un
activo o liquidado un pasivo.
Adquisicin de grupo de activos en un intercambio: El precio total de intercambio
es distribuido entre los activos individuales, basados en su valor justo.
Adquisicin de un negocio en intercambio: La compra de un negocio a travs de
un intercambio es medido al precio de dicho intercambio, es medido a su valor justo.
Venta de activos: Las disminuciones en activos se registran cuando son entregados
en intercambios.

3
Medicin de activos vendidos: Constituye el costo histrico o de adquisicin de los
activos, ajustados por depreciacin, amortizacin u otros cambios.
Registro de pasivos: Cuando al efectuarse las transacciones se incurre en
obligaciones para transferir activos o proveer servicios en el futuro.
Medicin de pasivos: Por las cantidades asignadas en los intercambios o cantidades
a ser pagadas.
Disminucin de pasivos: Se registran cuando son saldados por medio de pagos, o
sustituidos por otros pasivos.
Medicin de las disminuciones de pasivos: Se mide por las cantidades registradas
que se relacionan con tales pasivos.
Compromisos: Los acuerdos para el intercambio de recursos en el futuro, que a la
fecha constituyen compromisos no cumplidos para ambas partes, no se registran
hasta que una de las partes cumpla.
Ingresos de intercambio: Se registran cuando los productos son vendidos, los
servicios son prestados o los recursos de la empresa son usados por otros.
Medicin de los ingresos: Se miden a los precios establecidos en los intercambios.
Reconocimiento de ingresos y gastos cuando el producto es cobrable a travs de
un largo perodo sin una seguridad razonable de cobrabilidad: La recuperacin
de cuentas por cobrar a travs de un largo perodo puede impedir una estimacin
razonable de la cobrabilidad de las cuentas.

4
Medicin de ingresos y gastos en los mtodos de ventas a largo plazo y
recuperacin de costos: El producto cobrado mide los ingresos, los costos y gastos
son determinados por la cantidad que resulta al multiplicar el costo del activo
vendido por el valor cobrado sobre el precio de venta total.
Gastos directamente asociados con ingresos de intercambios: Los costos de
activos vendidos o servicios prestados se reconocen cuando el ingreso se registra.
Medicin de costos y gastos: Se basa en la cantidad registrada de los activos que
salen de la empresa o en los servicios prestados.
Registro de inversiones y retiro de recursos: La transferencia de activos o pasivos
entre una empresa y sus propietarios se registran cuando sucede.
Medicin de inversiones y retiro de recursos: Se determina los aumentos en el
patrimonio por la cantidad de efectivo recibido; pasivos cancelados; el valor
equitativo de activos recibidos se determina por el valor justo de las acciones o
participaciones emitidas. Las disminuciones en el patrimonio se determinan por el
efectivo pagado; la cantidad de activos transferidos diferentes de efectivo y el valor
actual descontado del pasivo incurrido.
Adquisicin de un negocio por medio de emisin de acciones o participaciones:
Se registra cuando sucede a travs de la emisin de acciones o participaciones.
Medicin de la adquisicin de un negocio por medio de emisin de acciones o
participaciones: Se determina al valor equitativo del negocio adquirido, se
determina a su valor justo.

5
Fusin de intereses: La combinacin de negocios efectuados mediante emisin de
acciones comunes se contabiliza como fusin de intereses y no como adquisicin de
un negocio por otro, se registra en la fecha de inscripcin de la escritura.
Medicin de la fusin de intereses: Los activos, pasivos y patrimonio de las
compaas individuales pasan a ser los activos, pasivos y patrimonios de la compaa
legal. Se determina a la fecha de combinacin por la compaa superviviente.
Inversiones de activos no monetarios hechos por los fundadores o accionistas
principales de una fusin: Se determina al costo para los fundadores principales o
accionistas a su valor justo a la fecha de transferencia y se registra cuando sucede.
Registro de transferencias no recprocas: Se registra cuando se adquieren activos,
se dispone de los activos, cuando es evidente su prdida o cuando aparece la
existencia de pasivos.
Medicin de transferencias no recprocas: Los activos no monetarios recibidos se
registran a su valor justo a la fecha en que fueron recibidos, los activos no
monetarios entregados son contabilizados por su valor justo, los pasivos aceptados
por la cantidad a pagar o a su valor actual descontado.
Retencin de cantidades registradas: Los activos que han aumentado se mantienen
en los registros contables en las cantidades registradas hasta que son intercambiados.
Los pasivos que pueden ser pagados por menos a las registradas se mantienen hasta
que son pagados.

6
Registro de algunos acontecimientos favorables: Los acontecimientos diferentes
de transacciones de intercambio no se registran cuando hay aumento de precios en el
mercado de inversiones o cuando la cotizacin en moneda extranjera haya bajado.
Medicin de acontecimientos favorables: Se determinan los aumentos de los
precios por la diferencia entre la cantidad registrada de las inversiones y el precio
mayor de mercado y cuando existe disminucin de pasivo, se determina por la
diferencia entre las cantidades de pasivo registradas y las cantidades de activos o en
aumento de pasivos.
Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias:
Se debe registrar cuando causan disminucin en los precios de mercado, en la
utilizacin de activos en el aumento de pasivos.
Medicin de acontecimientos desfavorables: Se ajustan al precio menor de
mercado o al valor recuperable resultante de acontecimientos externos.
Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias: Si el precio de
mercado de las inversiones transitorias como activos circulantes o corrientes es
menor que el costo y es evidente que la baja no se debe a una condicin temporal
esta prdida se registrar.
Medicin de las prdidas por baja en el precio de las inversiones transitorias: Se
determinaran por la diferencia entre la cantidad registrada y el precio menor de
mercado.

7
Daos causados por terceros: El efectos de daos sobre los activos de la empresa
se registran cuando se produce.
Medicin de daos causados por terceros: Las cantidades de los activos se
disminuyen al valor de recuperacin y se registra una prdida por el valor del ajuste
correspondiente.
La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se
registra: Las reducciones en el precio de mercado de los activos no corrientes no se
registran hasta que los activos se realicen o se determine que son inservibles o no
tengan valor.
Retencin de las cantidades registradas: Los activos no corrientes que han
disminuido, se mantienen en los registros contables, a las cantidades registradas hasta
cuando se les declare inservibles o carentes de valor.
Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos
pagaderos en moneda extranjera: Se deben registrar los aumentos en las
cantidades requeridas corrientemente par satisfacer obligaciones de proveer servicios
o entregar recursos en moneda extranjera.
Medicin de los aumentos de pasivos: El registro de los aumentos de pasivos
debido a acontecimientos externos diferentes de transferencias, se determina por las
diferencias entre el pasivo registrado y la cantidad requerida para satisfacer dicho
pasivo.

8
Registro de la produccin: El valor agregado no se registra en la poca de
produccin. Los costos histricos de adquisicin como tambin los costos de
produccin en proceso se trasladan a los diferentes activos o gastos como actvidades
que indican en la empresa el uso de los bienes o servicios en el perodo. Los costos
de activos se cargan a resultados cuando los bienes o servicios se venden
posteriormente.
Medicin de la produccin: El valor agregado en el proceso de produccin se
traslada o distribuye entre los activos y entre los gastos de una manera sistemtica y
racional.
Costos de produccin y de prestacin de servicios: Estos costos incluyen:
El valor de los activos que se consumen totalmente durante el perodo del proceso de
produccin y de prestacin de servicios.
La distribucin sistemtica y racional del costo de los activos parcialmente
consumidos durante el proceso de produccin o de prestacin de servicios.
Medicin de costos de produccin y de presentacin de servicios: El costo de
produccin de artculos y de prestacin de servicios mide de acuerdo con el valor
registrado de los activos usados directa e indirectamente.
Costo de los productos y servicios: Los costos incluyen costos directos e indirectos.
Los costos de producir artculos y prestar servicios durante un perodo y que no son
asignados a los mismos, son cargados a gastos durante ese perodo.

9
Medicin de los costos de produccin y servicios: Se miden mediante la suma de
los costos productivos de manufactura y prestacin de servicios que se asignan a las
unidades de productos o servicios de manera sistemtica y racional.
Gastos provenientes de una distribucin sistemtica y racional: Los gastos estn
relacionados con los perodos contables por la distribucin del costo de activos a
travs de su vida til.
Medicin o determinacin de gastos mediante la distribucin sistemtica y
racional: Los gastos se distribuyen en funcin de las cantidades registradas como
activos y se imputan al perodo o perodos que sern tiles.
Gastos que se reconocen de inmediato: El costo de los activos es cargados a gastos
inmediatamente al adquirirse.
Medicin de los gastos que se reconocen de inmediato: Son medidos en base al
costo de adquisicin de los mismos.
Registro del ingreso a la terminacin de la produccin de ciertos artculos: En
el caso de la produccin el ingreso puede ser registrado a la terminacin de la
produccin cuando su precio de venta sea fijo y el costo de comercializacin y
distribucin sea insignificante.
Medicin del ingreso por el valor neto de realizacin del producto: El ingreso
registrado a la terminacin de la produccin se mide por el valor neto de realizacin
del producto. El valor neto de producto es igual a su precio de venta menos los costos
esperados de comercializacin y distribucin.

10
Casos fortuitos: Son registrados cuando ellos ocurren.
Medicin de los casos fortuitos: Cuando los casos fortuitos ocurren o se producen,
los valores de los activos se ajustan a su valor de recuperacin a la vez que se registra
la prdida.
El ingreso se origina principalmente por los intercambios: El ingreso resulta de la
produccin y rara vez de transferencias no recprocas y por acontecimientos externos
que no sean transferencias: Estos ingresos est acompaado por aumentos en el
activo o por disminucin en el pasivo, como en el caso de ingresos no devengados.
Origen de los gastos: Tienen su origen en:
Intercambios: Los gastos son costos asociados directamente con los ingresos cuando
los activos son vendidos o los servicios son prestados, incluyendo el costo del
proyecto o servicio.
Transferencias no recprocas con personas diferentes de los dueos.
Acontecimientos externos que no involucran transferencias.
Produccin:
Costos de producir los bienes o de prestar servicios no incluidas en el costo de los
bienes y servicios.
Gastos originados por la distribucin sistemtica y racional del costo de los activos a
travs de su vida til.
Gastos reconocidos al adquirir bienes y servicios
Costos de los productos al ingreso al termino de su produccin o a la medida que
avanza la obra.

11
Casos fortuitos.
Efectos de la contabilizacin de activos y pasivos que no son recursos ni
obligaciones: La contabilizacin de los activos y pasivos, resulta en aumentos y
disminuciones en activos y pasivos y en cuanto al efecto en el estado de resultados,
est restringido a aumentos y disminuciones de gastos
Capital de trabajo: El capital de trabajo se obtiene del Total de Activos Corrientes
menos Pasivos Corrientes
Costumbre o rutina de revelacin: Se debe informar sobre las bases de medicin o
valuacin de activos significativos, restricciones sobre activos y patrimonio de los
socios o accionistas, pasivos contingentes y otras exposiciones de importancia que
ayuden a la interpretacin de la informacin financiera.

Anexo 4

Plan de Cuentas

Actual

P L A N D E C U E N T A S

G.N.A. REPRESENTACIONES.

(Que Existente en la Empresa)

CODIGO N O M B R E

1 Activo

11 Activo Corriente
1101 Activo Disponible
110101 Caja - Bancos
110102 Bancos
11010201 Banco Pichincha y Produbanco
110201 Cartera Clientes
110301 Prstamos Empleados
110401 Prstamos a Accionistas
1105 Inventarios
110501 Mercaderas
12 Activo Fijo
1201 Propiedad, Planta y Equipo
1301 Costo de gastos de constitucin
130101 Gastos de Constitucin y Organizacin
130201 Amortizacin Acumulada. Gastos Constitucin y
Organizacin

2 Pasivo

21 Pasivo Corriente
210101 Proveedores Electrodomsticos
2102 Cuentas por pagar al personal
210201 Sueldos y Comisiones por pagar
2104 Impuestos por pagar
210401 Cuentas por pagar al S.R.I.
210503 Vacaciones

3 Patrimonio

31 Capital Suscrito y/o Asignado
310101 Capital Social
3201 Reservas
34 Resultados
3401 Utilidades no Distribuidas
3402 Prdidas Acumuladas
3501 Utilidad Presente Ejercicio
3502 Prdida Presente Ejercicio

4 Ingresos

41 Ventas

42 Ingresos Varios

5 Compras
51 Compras


61 Gastos Administrativos

6102 Atenciones al Personal
6103 Gastos Bancarios
6104 Cuotas y Contribuciones
6105 Correo
6106 Gastos de Constitucin
6107 Gastos de Depreciacin
6108 Gastos de Oficina
6109 Intereses y Multas
6111 Tasas e Impuestos
6112 tiles de Computacin y Oficina

62 Gastos de Venta y Distribucin

6202 Arriendo
6203 Atenciones a Clientes
6204 Combustibles y Lubricantes
6205 Comisiones al Personal y a Terceros
6206 Gastos Cuentas Incobrables
6207 Movilizaciones y Viticos
6208 Publicidad y Propaganda
6209 Telfono
6210 tiles de Oficina
6211 Fletes y Transportistas

7 Gastos no Operacionales

71 Gastos Financieros

7101 Intereses Sobregiro

Anexo 5

Comprobante de Ingreso

INGRESO
G.N.A. Representaciones S.A.
Ruc:
COMPROBANTE DE INGRESO NO- 000856
Fecha: Quito, Agosto 16 del 2005
Concepto : Cancelacion fact. 899 por cierre de contrato.
Codigo Cuenta Referencia Debe Haber
11010201 Banco del Pichincha Cierre de Contrato Contado 2,688.00
11020160 Teresa Estrella Cierre de Contrato Contado 2,688.00
Totales 2,688.00 2,688.00
Realizado Por: Revisado
X.S. P.P

Anexo 6

Comprobante de Egreso

EGRESO
Ruc:
Direccion: Republica del Salvador N34-164
COMPROBANTE DE EGRESO No- E-001056
Fecha: Quito, Agosto 16 del 2005 Valor: 188,70
Banco: Banco Pichincha Cheque : 000158 cta.cte. 30376656-04
Paguese A: Mario Davila
La cantidad de : Ciento Ochenta y ocho con 70/100
Concepto : Cancelacion fact. 6795 mantenimiento de equipos de Oficina.
6122 Mantenimiento de Eq. Cancelacion Fact. 6795 170.00
21030202 Imp. Valor Agrega. Cancelacion Fact. 6795 20.40
21030201 Retencion Fuente Cancelacion Fact. 6795 1.70
11010201 Banco Pichincha Cancelacion Fact. 6795 188.70
Totales 190.40 190.40
Realizado Por: Revisado Contabilizado Recibi Conforme:
X.S. P.P X.S. C.I. ..

Anexo 7

Comprobante de Debito

Bancario.

Ruc:
NOTA DE DEBITO BANCARIO No. ND-0006
Fecha: Quito, Septiembre 16 del 2005
Concepto : N/D por servicios bancarios.
11010201 Banco del Pichincha Banco Pichincha 4.00
6114 Gastos Bancarios Banco Pichincha 4.00
Totales 4.00 4.00
Realizado Por: Revisado
X.S. P.P

Anexo 8

Solicitud de Crdito
Para

G.N.A. Representaciones
S.A.

2

SOLICITUD DE CREDITO G.N.A.
REPRESENTACIONES S.A.

Ciudad: Fecha:
Nombre del Cliente:
Direccin:
Telfono Casa: Celular:
Telfono Oficina:
CI.
Correo Electrnico
Negocio:

Accionistas Propietarios (nmero de acciones, porcentajes de participacin):

Tarjetas de crdito :

Bancos e Instituciones de crdito (nmero de cuentas):

Nombre Garante : (Nombre, Cedula,
Direccin, Telfono):

Situacin Laboral (Nombre de la empresa Donde trabaja

Forma de pago: (Cheques, Letras )

Fechas de Pago:

Anexo 9

Endoso para Depositar en

Cuenta Corriente

2

SOLO PARA DEPOSITAR EN LA CTA. CTE.

No.

DEL BANCO ..

ULTIMO BENEFICIARIO
G.N.A REPRESENTACIONES S.A.

..
Firma autorizada

Anexo 10

Carta para el Banco

por compra de

Cheque para Canad

Quito, 10 de abril del 2005.

Seore:
Banco del Pichincha Limited
Atn: Adriana Montalvo Oficial de Crdito
Ciudad.-

Estimada Adriana:

Por la presente, autorizo realizar un debito de la cuenta corriente No. 3037665604 de
GNA Representaciones S.A. por al suma de US $ 700,=, con el fin de que se sirva
emitir un cheque internacional a la orden de R.B. Global Immigration Consultants
Ltd. Autorizo debitar de la misma cuenta corriente el costo de emisin de este cheque.

Sin Otro Particular, agradecemos de antemano su atencin.

Atentamente,
GNA Representaciones S.A.

Esteban Chiriboga
Presidente Ejecutivo

Anexo 11

Reporte Financiero

29-Apr-05
SALDO EN BANCOS: Contable Disponible
Produbanco - Produnet 29-abr-05 (120.13) (120.13)
Banco del Pichincha - (Todo 1.com a 18-abr-05) (479.15) (479.15)
SUBTOTAL SALDOS BANCOS: (599.28) (599.28)
DEPOSITOS EN PROCESO - HASTA PROX. SEMANA:
Voucher AE - Mnica Portilla (vie.29 abr) 1,326.64 Pichincha
Conferencia jueves 28 (vie.29 abr) 260.00 Produ
Primer pago Srta. Maritza Rivera (vie.29 abr) 400.00 Pichincha
Voucher AE - Atul Kumar (lun.2 mayo) 1,184.50 Pichincha
Voucher Diners - Hugo Proao (vie.6 mayo) 1,310.96 Pichincha 2,147.03
Voucher Diners - Marco Bayas (vie.6 mayo) 836.07 Pichincha
TOTAL: 5,318.17
OTROS INGRESOS PROYECTADOS: Montos
Cuarto aporte de capital Juan J. Romero 5,000.00
SUBTOTAL: 5,000.00
# CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS: Pichincha Produb.
1138 Lydia Herrera (Esteban) 250.00
1133 CPU System 54.39
1081 Transky 20.20
1080 Talentto 43.43
1077 Insa 69.36
1073 All State 25.53
91 EDS 43.74
92 Transky 6.32
TOTAL: 462.91 50.06
Fondos disponibles hoy: (1,112.25)
Fondos adicionales esta semana: 5,318.17
Otros ingresos - proxima semana: 5,000.00
TOTAL FONDOS A CORTO PLAZO: 9,205.92
PAGOS PENDIENTES: Montos Abr.29 May.6 May.13
All State: fact.82454 (abril 2005) 25.53 25.53
All State: fact.80661 (marzo 2005) 25.53 25.53
Alquiler sillas: fact.109 6.77 6.77
Alquiler sillas: fact.110 6.77 6.77
Andinatel: 1700 y 1800 (mayo 4) 137.06 137.06
Banco Solidario - intereses 5,700.00 5,700.00
Banco del Pichincha Ltd - dividendo abril 290.00 290.00
Banco del Pichincha G.Surez - dividendo 465.00 465.00
Fernando Borja: reembolso fotos 40.00 40.00
REPORTE FINANCIERO DE
GNA REPRESENTACIONES S.A.
PAGOS AUTORIZADOS
Bellsouth: fono Isabela 126.32 126.32
Copymax: fact.811 46.56 46.56
COORDINAMOS: fact.1921 222.00 222.00
COORDINAMOS: fact.1938 1,339.89 1,339.89
CCQ: ene-abril 2005 114.00 114.00
C.C.E.C. (cuota 2005-2006) 16.67 16.67
CPU System: fact.10357 190.92 190.92
DINERS ESTEBAN - ABRIL
DINERS ESTEBAN - MARZO 4,000.00 4,000.00
DINERS ESTEBAN - FEBRERO 3,000.00 3,000.00
El Comercio - anuncio domingo 106.56 106.56
EEQ: mayo 5 69.16 69.16
EDS - fact.16224 (vto.mayo 8) 51.70 51.70
Ecuacopia: fact.18385 39.96 39.96
EDS: fact.16028 (vto.28.04) 85.38 85.38
Edison Cano: fact.1278 61.56 61.56
Edison Cano: fact.1266 123.12 123.12
Patente municipal 340.35 340.35
INSA: fact.29345 21.70 21.70
INSA: fact.29857 21.70 21.70
INSA: fact.27863 117.00 117.00
S.R.I.: Impuesto a la Renta 907.00 907.00
S.R.I.: IVA Y RETENCIONES SEP-NOV.2004 4,858.23 4,858.23
Midiam: fact.2458 111.00 111.00
M Dos R: fact.3528 (marzo) 83.45 83.45
M Dos R: fact.3591 (abril) 83.45 83.45
Servipapel: fact.21466 23.34 23.34
Revista Sociedad: fact.104 259.50 259.50
Talentto: fact.1943 53.86 53.86
Transky: fact.385 8.43 8.43
Turisvisin: fact.2984 (mayo 13) 126.00 126.00
Turisvisin: fact.2959 (abr.29) 126.00 126.00
Turisvisin: fact.2896 (abr.13) 199.00 199.00
Import. Tomebamba (T.Prado) - 4/40 (mar.22) 841.12 841.12
Import. Tomebamba (T.Prado) - 5/40 (abr.22) 841.12 841.12
UNIGRAF: fact.3503 (cruzar con devoluc. X tarjetas) 32.22
UNIGRAF: fact.3367 (cruzar con devoluc. X tarjetas) 32.22
Carlos Villarreal: devolucin diferencia contr.bsico 162.40 162.40
Wilson Valencia: pago mensual 144.67 144.67
Diego Valdivieso - seguro mdico 2 meses - courier 94.30 94.30
Fabin Valdivieso - dividendo 534.00 534.00
TRAMITE CAMBIO RAZON SOCIAL 1/2 650.00 650.00
TRAMITE CAMBIO RAZON SOCIAL 2/2 650.00 650.00
TRAMITE REGISTRO DE MARCAS 800.00 250.00 250.00
SUELDOS ABRIL 3,508.16 3,508.16
SUBTOTAL: 32,043.80 5,297.45 13,222.79 13,159.12
SALDOS DIARIOS: 4,205.92 (1,091.53) (9,314.32) (22,473.44)
PAGOS CANADA RECIBIDOS - CONTRATOS BMH x INGRESAR:
1 Aguirre Luca 700.00
2 Aguirre Sara 700.00
3 Arcos Manuel Alexander 700.00
4 Asqui Patricia 700.00
5 Borja Fernando 700.00
6 Buenao Pablo 700.00
7 Burbano Luis A. 700.00
8 Burbano Sergio 1,400.00
9 Cevallos Juan Carlos 650.00
10 Cisneros Adriana 705.00
11 Chvez Ma. Vernica 700.00
12 Darquea Paola Andrea 700.00
13 Ehlers Ral 700.00
14 Endara Francisco 700.00
15 Enrquez Francisco 700.00
16 Erazo Vanessa 700.00
17 Espinosa Doris 700.00
18 Espinosa Nstor 700.00
19 Galrraga Mercedes 700.00
20 Galarza Eddie 630.00
21 Garca Mara Fernanda 700.00
22 Gmez Fausto 700.00
23 Guamn Mara 700.00
24 Herrera Diana 700.00
25 Hidalgo Edwin 630.00
26 Landeta Henry 700.00
27 Lpez Milton 700.00
28 Meneses Santiago 700.00
29 Morales Anbal 700.00
30 Muoz Jorge 700.00
31 Oliveros Carlos 700.00
32 Oate Julio 700.00
33 Ontaneda Graciela 700.00
34 Ortega Ana Mara 700.00
35 Ortega Erika 490.00
36 Pacheco Mara Fernanda 700.00
37 Pez Lourdes 705.00
38 Paredes Andrs 154.00
39 Porras Santiago 625.00
40 Puente Edgar 700.00 (Pgdo: $1.260+$630); ECU:$1736
41 Ramos Silvia 700.00
42 Reyes Edwin 625.00
43 Rivadeneira Csar 700.00
44 Rivera Anabella 700.00
45 Rodas Rosita 700.00
46 Romero Luis 700.00
47 Saruz Evelyn 700.00
48 Serrano Laura 700.00
49 Sevilla Alfonso 650.00
50 Solano Byron 700.00
51 Solano Victoria 700.00
52 Sosa Santiago 700.00
53 Trujillo Nicols 700.00
54 Vsquez Valeria 700.00
55 Vlez Rosa 700.00
56 Villarreal Carlos 630.00
57 Zabala Rodrigo 700.00
58 Zambrano Roberto 700.00
SUBTOTAL: 40,094.00 40,094.00
SUBTOTAL: -
PAGO DE IMPUESTOS CANADIENSES:
SUBTOTAL: -
REQUERIMIENTO DE INGRESOS ADICIONALES
PARA CUBRIR PAGOS: 62,567.44
PROXIMOS PAGOS:
TOTAL: -
TOTAL REQUERIMIENTOS INMEDIATOS: 62,567.44
Valor neto promedio por contrato: 1,028.30 ($1250 - $120 comisiones - 9% costo fin)
NUMERO DE CONTRATOS REQUERIDOS: 61
COMENTARIOS:
1 El da de hoy hay que enviar el cheque de sueldos a Ecuasourcing, para lo cual se solicitar un sobre-
giro al Banco del Pichincha, respaldado por los ingresos por vouchers que habr durante la prxima
semana.
2 El lunes vence el sobregiro de Produbanco, por lo tanto, se est enviando un depsito para cubrir el
saldo del sobregiro existente a la fecha. Van a estar reacios de dar nuevos sobregiros en lo inmediato,
ya que me han hecho saber su preocupacin por la disminucin de los saldos promedios.
3 Los pagos resaltados son los ms emergentes a la fecha, en funcin de la presin de cobro que estn
ejerciendo los indicados proveedores.
4 En general, se ha logrado mantener hasta hoy una relacin armoniosa con todos los proveedores, a pe-
sar de los retrasos que estamos experimentando. Sin embargo, algunos ya muestran un mayor males-
tar y amenazan con suspender sus servicios.
Edmundo Vera R.
Gerente Financiero

Anexo 12

Rol de Pagos del Personal

ANEXO No. 7
G.N.A. REPRESENTACIONES S.A.
Anexo: Rol de Pagos de Ecuasoursing
NOMBRES Y APELLIDOS ACTIVIDAD NUMERO SUELDO COMISIONES COMPONENTE
S
LUNCH TOTAL
D/TRABA. UNIFICADO VENTAS SALARIALES INGRESOS NOMBRES Y APELLIDOS APORTE PREST. PRESTAMOS ANTICIPOS TOTAL VALOR A
PER.IESS IESS. OFICINA FYBECA SUPERMAXI EGRESOS RECIBIR

GARCIA MARIA LORENA VENTAS 30 700.00 8.00 40.00
GARCIA MARIA LORENA 98,175 50.00 55.00 259.18
DAVILA MARIO MENSAJERA 30 8.00 40.00
DAVILA MARIO 23,375 15.00 18.00 80.38
VERA EDMUNDO G.FINANCIERO 30 8.00 40.00
VERA EDMUNDO 42,075 42.08
BRAVO SOFIA RECEPCION 30 8.00 40.00
BRAVO SOFIA 28.05 80.00 22.00 145.55
GANDO JUDY VENTAS 30 8.00 40.00
GANDO JUDY 18.7 18.00 36.7
GRANDA KATHY PROCESOS 30 8.00 40.00
GRANDA KATHY 32.73 100.00 17.00 177.23
CHIRIBOGA ESTEBAN GERENTE 30 2,000.00 8.00 40.00
CHIRIBOGA ESTEBAN 252.45 50.00 375.45
SALAS XIMENA ASISTENTE 30 8.00 40.00
SALAS XIMENA 32.73 32.73

TOTALES 64.00
TOTALES 528.23 100.00 250.00 75.00 1,149.30

Seccin 2.
NOMBRE DMO.3ER DMO.4TO. APORTE FONDOS DE
SUELDO SUELDO PATRONAL RESERVA
GARCIA MARIA LORENA 87.50 11.30 127.58 87.50
DAVILA MARIO 20.83 11.30 30.38 20.83
VERA EDMUNDO 37.50 11.30 54.68 37.50
BRAVO SOFIA 25.00 11.30 36.45 25.00
GANDO JUDY 16.67 11.30 24.30 16.67
GRANDA KATHY 29.17 11.30 42.53 29.17
CRIRIBOGA ESTEBAN 225.00 11.30 328.05 225.00
SALAS XIMENA 29.17 11.30 42.53 29.17
TOTAL
470.83
90.41
686.48 470.83
ROL DE PAGOS DEL PERSONAL
MES : SEPTIEMBRE 2005
PARTE No. 1
350.00 1,098.00
250.00 298.00
450.00 498.00
300.00 348.00
200.00 248.00
350.00 398.00
700.00 2,748.00
350.00 398.00
2,950.00 2,700.00 320.00 6,034.00
33.00
23.00 838.82
24.00 217.62
455.93
15.50 202.45
211.3
27.5 220.77
48.00
25.00 2,372.55
365.28
(P R O V I S I O N ES )
OTROS DESCUENTOS
81.00 115.00 4884.72

Anexo 13

Operaciones Banco del

Pichincha Limited

DETALLE DE CARTERA ENTREGADA AL BANCO DEL PICHINCHA LIMITED POR UNA OPERACION DE CREDITO
FECHA OP: 11/15/2004 TASA DE INTERES: 14.66% Comision: 1.50%
# No.cta.cte. No.cheque Vencimiento Cuentacorrentista MONTO BANCO Dias V.Neto
1 003701126-9 700241 12/30/2004 Pablo Buenao 350.00 Pichincha 45 338.55
2 3001313104 186 12/1/2004 Diego Acosta (Sebastian Guamani) 117.00 Pichincha 16 114.50
3 3001313104 187 1/1/2005 Diego Acosta (Sebastian Guamani) 117.00 PIchincha 47 113.08
10 0200001701-5 13 1/5/2005 Liliana de Morales (Anibal Morales) 233.33 Produbanco 51 225.15
18 0200505609-4 182 12/10/2004 Henry Landeta 233.33 Produbanco 25 227.51
29 000512338-5 669 4/5/2005 Alexander Arcos 170.00 Pichincha 141 158.36
39 296231-4 536 12/15/2004 Fernando Borja 202.53 Pacifico 30 197.08
45 01933588-4 373 12/30/2004 Miguel Gomez (Fausto Gomez) 173.60 Pichincha 45 167.92
53 02-00201588-5 3 12/7/2004 Laura Serrano 136.71 Produbanco 22 133.46

Total: 10,368.67 9,682.51
DESTINO DE LA OPERACIN: Valor operacion: 9,829.96
Valor comision: 147.45
Favor acreditar a la cta.cte.30376656-04
Atte,
Edmundo Vera Esteban Chiriboga
GNA Representaciones S.A. GNA Representaciones S.A.

Manual procedimientos contables GNA

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