Sistemas de Informacin en Salud Pblica

Diseo y Construccin
Definicin y clasificacin de procesos bsicos sobre sistemas de informacin en salud pblica, desde su diseo hasta su construccin. gersonortega@gmail.com

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Contenido 1. Qu es un sistema de informacin en salud?......................................................................................... 3 2. Contexto General del Sistema de Informacin en Salud Pblica .............................................................. 3 3. Modelo Funcional del Sistema de Informacin en Salud Pblica ............................................................. 4 4. Organizacin Operativa de los Sistemas de Informacin en Salud ........................................................... 5 6. Metodologa para el diseo de Sistemas de Informacin en Salud Pblica.............................................. 9 7. Descripcin General de los Sistemas de Informacin en Salud Pblica (Ejemplo)................................. 10 8. Identificacin General de las Fuentes de Datos (Ejemplo)...................................................................... 11 9. Conclusiones y Recomendaciones........................................................................................................... 12

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1. Qu es un sistema de informacin en salud? Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo en el rea de la Salud. Dichos elementos formarn parte de alguna de las siguientes categoras: Personas, Datos, Actividades o tcnicas de trabajo, Recursos materiales en general (generalmente recursos informticos y de comunicacin, aunque no necesariamente). Todos estos elementos interactan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automticos) y dan lugar a informacin ms elaborada, que se distribuye de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin, en funcin de sus objetivos.1 2. Contexto General del Sistema de Informacin en Salud Pblica El sistema de informacin en salud pblica se concibe como un sistema organizado de recursos tcnicos y humanos, mediante el cual se identifica, recoge, procesa, analiza y difunde informacin relacionada con las prioridades de salud pblica, provenientes de diversas fuentes e instituciones. El cual considera tres ejes fundamentales: Vigilancia: Proceso dinmico y progresivo que permite la recoleccin sistemtica de datos, consolidacin ordenada y evaluacin de estos y la difusin oportuna de los resultados a quienes estn en posicin de tomar decisiones relacionadas con la Salud Pblica. Monitoreo: Ejercicio contino de recoleccin y anlisis de informacin que tiene como propsito proponer reorientaciones tcnicas durante su ejecucin. De forma anloga, esta actividad debe evidenciar las reas de accin ms urgentes. Investigacin: Proceso sistemtico, organizado y progresivo, cuyo propsito es ofrecer respuestas a las diferentes necesidades de conocimiento.

Tomado de http://www.idsn.gov.co/site/index.php/areas/planeacion/sis

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*UGD o UPGD: Es la entidad pblica o privada del orden territorial que interacta con la poblacin y que est en capacidad de realizar el registro. 3. Modelo Funcional del Sistema de Informacin en Salud Pblica El Sistema de Informacin en Salud Pblica corresponde a un modelo distribuido de sistemas o subsistemas organizados que permite el anlisis de la situacin en salud de la Poblacin desde diferentes perspectivas con el fin de orientar y soportar la toma de decisiones.

Caractersticas Bsicas Todos los sistemas sern abiertos. Todo sistema est formado por elementos que a su vez pueden ser propios y autnomos. Un sistema interacta con otros medios o sistemas que pueden afectar al sistema objeto de estudio. Para llegar a la solucin del problema se debe ubicar muy bien el sistema objeto de estudio y sus interrelaciones con otro sistema. Recomendacin: La poblacin es el objeto principal de estudio para cada uno de los Sistemas de Informacin, por lo cual se puede homogenizar las nomenclaturas de los datos que son atributos de la persona Ej. Datos de Identificacin Personal EPS, IPS, Datos de Ubicacin. Esto permitir estandarizar y ordenar los Datos y disminuir el Tiempo en procesos de Extraccin, Transformacin y Cargue.

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4. Organizacin Operativa de los Sistemas de Informacin en Salud Los datos registrados en la fuente primaria se deben enviar a otra instancia superior dependiendo del requerimiento y finalidad de los datos, por un proceso normado y controlado.

5. Arquitectura General del Sistema de Informacin en Salud Pblica El Sistema de Informacin de Salud Pblica, se concibe a travs de la integracin funcional de nueve componentes o procesos base: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identificacin de las fuentes primarias generadoras de dato. Procesos de transferencia y flujo de los datos. Procesos de extraccin, transformacin y cargue de datos (ETL). Procesos de almacenamiento. Procesos de control de la calidad de los datos. Procesos de produccin/explotacin. Procesos de anlisis. Procesos de disposicin/visualizacin. Procesos de seguimiento y control del Sistema de Informacin

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Identificacin de fuentes generadoras del dato: Los indicadores o informacin relevante generalmente se construyen con datos que se generan en los procesos operativos de la prestacin de servicios privados o pblicos a la poblacin objeto de estudio, monitoreo o evaluacin (registros sistemticos de sistemas transaccionales), o en mecanismos no sistemticos de recoleccin de informacin, tales como: encuestas, censos, entrevistas u otros. A estos medios de generacin de datos se les llama fuentes primarias. Algunas de estas fuentes pueden estar disponibles y cumplir con los criterios de validez de la fuente, otras fuentes pueden existir pero no cumplir con todos los criterios de validez y otras ser necesario crearlas. Recomendacin: Realizar un inventario de fuentes generadoras del dato e Identificar el Proceso que genera los datos dentro de la institucin con el fin de evaluar la capacidad tcnica y tecnolgica para la generacin de los mismos. Transferencia y flujo de los datos: En este proceso se debe definir y formalizar el medio de entrega formatos de archivos Excel, TXT, Base de Datos u otros y la periodicidad de transferencia de datos: diaria, semanal, mensual, trimestral u otra. Recomendacin: La transferencia podra hacerse utilizando como canal Internet mediante la implementacin de aplicativos web y/o servicios web. Proceso de extraccin, trasformacin y cargue (ETL): Este proceso permite mover los datos desde mltiples fuentes a un almacn de datos, reformatearlos, limpiarlos y cargarlos a otra base de datos, data mart o bodega de datos. Este proceso se puede llevar a cabo con el apoyo de herramientas que permitan la manipulacin y depuracin de datos Ej. Access y/o Excel. Nota: Este proceso es un factor clave para depurar e implantar mltiples fuentes y darles calidad Almacenamiento: Incluye los procesos manuales o automticos para recibir los datos provenientes de las fuentes y cargar los datos en la estructura de almacenamiento definida. Recomendacin: Llevar registro de nmero de fuentes de las cuales se ha recibido datos, nmero de registros recibidos, nmero de registros tiles (que pasaron las validaciones) fechas de recepcin, etc. Control de calidad: El deterioro de la calidad de la informacin de las variables, dificulta la elaboracin de informes confiables sobre la situacin de salud de la poblacin, por lo tanto es necesario la 6

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implementacin de un proceso analtico que determine que tan confiable son los datos almacenados para el clculo de indicadores y/o informes requeridos en las prioridades de salud pblica. Nota: La calidad de datos es un problema universal que existe en todas las organizaciones, y generalmente obedece, no a una mala gestin en particular, sino a la ejecucin normal de los procesos asociados con el manejo de informacin en la organizacin. Produccin y explotacin: En sta etapa es donde se comienza a aplicar las herramientas (Excel - Access) existentes para extraer y dejar organizados los datos de la base en funcin de los requerimientos de informacin para los anlisis; es decir, definir la estructura de los datos de tal forma de que la variables o campos seleccionados sean tiles para el anlisis. En esta etapa disponemos de herramientas que nos permiten realizar un proceso de explotacin de los datos Ej.: EpiInfo, EpiData, SIGEpi, Tableau, Excel (Tablas Dinmicas), ExcelXLS STAT, CPS y R Anlisis: Sobre los resultados que arrojan las herramientas de procesamiento, el equipo de anlisis de salud pblica de cada prioridad, debe interpretarlos desde el criterio de su conocimiento y experiencia. En este punto es donde se decide que se dispone para conocimiento del pblico y los usuarios en general y adems se formulan las recomendaciones especficas de poltica en el manejo de la prioridad. Visualizacin o disposicin: Una vez realizados los procesos de explotacin y se han aplicado las herramientas adecuadas para este proceso, viene una etapa donde lo realizado en la etapa anterior se puede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor visualizacin de los resultados, y ayudan a conocer lo que est sucediendo de una manera grfica y capaz de aprovechar los conceptos de colores y grficas que facilitan la visualizacin de los resultados. La visualizacin a los usuarios debe realizarse a travs de un portal de informacin fundamentalmente. Sin embargo, la visualizacin tambin puede estar acompaada a travs de otros medios. Recomendacin: Para el componente de visualizacin se recomienda disponer de una herramienta que funcione como tablero de mando de Indicadores es decir que permita centralizar, almacenar, organizar y difundir los indicadores utilizando la tecnologa disponible a travs de un Portal y/o una Plataforma Web de Indicadores. Seguimiento y Control: Realizar asistencia tcnica y conceptual a las fuentes de datos. Concertar plan de trabajo para entregas parciales y finales de datos e informacin. Realizar la revisin de Calidad, Cobertura, Actualizacin y Oportunidad de los Datos Revisin de indicadores Crtica de los procesos Retroalimentacin de los procesos

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6. Metodologa para el diseo de Sistemas de Informacin en Salud Pblica La definicin de un Sistema de Informacin para salud pblica, requiere de una metodologa que en forma secuencial y lgica vaya desarrollando los pasos que van desde la conceptualizacin hasta tener la maqueta del sistema: 1. Precisin del objetivo (objetivo general del programa)- Actores: Salud Pblica 2. Identificacin de Indicadores e Informacin relevante para estudio Actores: Salud Pblica 3. Identificar las fuentes generadoras del de dato (instituciones responsables del registro primario UPGD) Actores: Salud Pblica y Soporte Tcnico 4. Identificacin de fuentes (existentes o creadas) Actores: Salud Pblica y Sistemas 5. Evaluacin de la fuente de datos (estructura estandarizada, aseguramiento calidad del registro de los datos) Actores: Soporte Tcnico 6. Identificar o definir la herramienta para el registro de datos (si es manual debe haber formatos estndar para orientar el registro, y si es automatizado debe haber una interfaz de usuario amigable.) Actores: Soporte Tcnico 7. Definir el proceso de transferencia y envo de los datos Actores: Soporte Tcnico

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7. Descripcin General de los Sistemas de Informacin en Salud Pblica (Ejemplo)
Sistema de Informacin Nombre de la Fuente* ETL Almacenamiento

Registro Individual de Prestacin de Servicios-RIPS (Morbilidad) Sistema de Vigilancia Nutricional

RIPS
Registro diario de vigilancia nutricional

Estadsticas Vitales-Nacido Vivo

Certificado Nacido Vivo

Estadsticas Vitales-Defunciones (Mortalidad)

Certificado de Defuncin

Plan Ampliado de Inmunizaciones-PAI

Aplicacin Web PAIWEB

Salud Infantil

Registro AIEPI

SIVIGILA

Fichas notificacin SIVIGILA

Se realiza mensual de los archivos planos (txt) remitidos por la unidad primaria generadora del dato Se realiza mensual de los archivos Excel remitidos por la unidad primaria generadora del dato No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central de la cual se puede consultar la informacin No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central de la cual se puede consultar la informacin No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central de la cual se puede consultar la informacin No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central de la cual se puede consultar la informacin Se realiza semanalmente de los archivos generados por el software SIVIGILA y remitidos por la unidad primaria generadora del dato

Base de Datos Relacional segn estructura resolucin 3374 de 2000 (SQL Server-Access) Base de Datos Relacional segn estructura de reporte (Access) Base de Datos Centralizada Aplicacin Web RUAF- ND

Base de Datos Centralizada Aplicacin Web RUAF- ND

Base de Datos Centralizada Aplicacin PAIWEB

Base de Datos Relacional Aplicacin Web AIEPI- IDSN

Base de Datos Distribuida Software de Escritorio SIVIGILA

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8. Identificacin General de las Fuentes de Datos (Ejemplo)
Nombre de la Fuente Proceso que genera los datos La prestacin de servicios de salud por los prestadores institucionales o independientes. Las defunciones ocurridas en los prestadores institucionales o domicilios Los partos atendidos por los prestadores institucionales o domiciliario La aplicacin de Biolgicos por los prestadores institucionales o grupos de vacunacin La toma de citologas a la poblacin Femenina La prestacin de servicios de salud por los prestadores institucionales a poblacin menor de cinco aos La prestacin de servicios de salud por los prestadores institucionales o independientes. La ocurrencia de un evento de notificacin obligatoria en los prestadores institucionales. Institucin responsable del registro primario IPS Pblicas y Privadas Flujo de datos Los RIPS deben ser enviados a los pagadores como soporte de la factura de cobro por los servicios prestados y a los entes territoriales para procesos de vigilancia en salud pblica. El certificado de defuncin DANE deben ser registrados en la plataforma Web RUAF.ND para consulta de los entes territoriales para procesos de vigilancia en salud pblica El certificado de nacido Vivo DANE deben ser registrados en la plataforma Web RUAF.ND para consulta de los entes territoriales para procesos de vigilancia en salud pblica El registro de vacunacin se debe registra en la plataforma Web PAIWEB para consulta de los entes territoriales para procesos de vigilancia en salud pblica El registro Bethesda es de carcter institucional y se debe generar un informe y ser enviado a los entes territoriales Los datos de AIEPI deben ser registrados en la aplicacin Web de AIEPI del IDSN para procesos de vigilancia en salud pblica El registro diario de nutricin se debe diligenciar en la plataforma Web PAIWEB para consulta de los entes territoriales para procesos de vigilancia en salud pblica Los eventos de notificacin obligatoria se deben enviar al ente territorial para procesos de vigilancia y notificacin al ente nacional Herramienta para el registro de datos Historia Clnica o Registro Fsico de RIPS y Facturacin Aplicativo WEB RUAFND Periodicidad de la transferencia Mensual Archivos Planos (txt) segn resolucin 3374 Semanal Ocurrencia del evento

RIPS

Certificado Defuncin DANE

IPS pblicas y privadas

Certificado Nacido Vivo PAI Web Registro diario de vacunacin Registro Bethesda

IPS Pblicas y Privadas que atienden partos

Aplicativo WEB RUAFND

Semanal- Ocurrencia del evento

IPS Pblicas y Privadas que aplican Biolgicos IPS Pblicas y Privadas que toman citologas

Aplicativo PAI WEB

Semanal- Ocurrencia del evento

No Dispone

Mensual

Registro AIEPI

IPS Pblicas y Privadas

Aplicativo Web AIEPI IDSN Historia Clnica y/o Registro en plantilla Excel Ficha de diligenciamiento por evento en el Software de Escritorio Sivigila

Mensual

Registro diario de vigilancia nutricional

IPS Pblicas y Privadas

Mensual

Fichas notificacin SIVIGILA

IPS Pblicas y Privadas

Semanal (periodo epidemiolgico)

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9. Conclusiones y Recomendaciones El sistema de informacin en salud se caracteriza por usar datos y no por crearlos (registro primario) ya que estos son generados por las instituciones en sus procesos operativos provenientes de registros fsicos, base de datos locales, aplicaciones o historias clnicas, y solo si las fuentes de datos son insuficientes acuden a fuentes propias como encuestas, censos, tcnicas cualitativas, investigaciones, trabajo de campo y otros. La poblacin es el objeto principal de estudio para cada uno de los Sistemas cuya informacin se genera en los procesos operativos de la prestacin de servicios privados o pblicos, por lo cual se puede homogenizar las nomenclaturas de los datos que son atributos de la persona Ej. Datos de Identificacin Personal EPS, IPS, Datos de Ubicacin. Esto permitir estandarizar y ordenar los Datos y disminuir el Tiempo en procesos de Extraccin, Transformacin y Cargue. Los procesos de Extraccin, Transformacin Cargue y Calidad del Datos son los grandes olvidados de las Instituciones. Pero son un factor clave, porque abarcan aspectos tan importantes como la recoleccin automtica de datos procedentes de sistemas diversos, el control de la gestin de los datos basados en reglas parametrizables, la limpieza de datos, deteccin de duplicados, enriquecimiento con datos adicionales, estandarizacin de valores y formatos, correccin de datos, consolidacin, sincronizacin y migracin de modelos y sistemas. En aras de lograr el mejoramiento de la calidad, cobertura y oportunidad de los datos registrados en las fuentes se recomienda implementar una estrategia de monitoreo, seguimiento y evaluacin que permita identificar las fallas ms frecuentes en el diligenciamiento de los datos y confrontar-verificar los datos contra otros registros mdicos institucionales (Historia Clnica, Libros de partos, egresos, defunciones, RIPS, PAIWEB, Certificado Nacido Vivo, entre otros). Cada sistema de informacin en salud pblica genera uno o varios indicadores los cuales son producto de diferentes fuentes y procesos; que a su vez pueden servir de insumo para otros sistemas, por lo tanto se recomienda desarrollar una aplicacin que permita centralizar, almacenar, organizar y difundir los indicadores utilizando la tecnologa disponible a travs de un Portal y/o una Plataforma Web de Indicadores. Se recomienda considerar el almacenamiento multidimensional (Bodegas de Datos, Data Mart, Cubos de Datos) como una alternativa tecnolgica para agilizar la consulta de grandes cantidades de datos y facilitar la generacin de informes.

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