LA ENTREVISTA

En que consiste la entrevista como una tcnica de auditora? La Entrevista es una conversacin entre dos o ms personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestin determinada, teniendo un propsito profesional. Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interaccin verbal dentro de un proceso de accin recproca. Como tcnica de recoleccin va desde la interrogacin estandarizada hasta la conversacin libre, en ambos casos se recurre a una gua que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversacin. EL ENTREVISTADO deber ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el rea objeto de la auditora. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir. EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista. Algunas caractersticas de la entrevista son: Generalmente slo dos personas hablan. Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema. La entrevista tiene un propsito definido que puede ser: Obtener informacin, darla, guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones, etc.

Propsitos de la Entrevista: Existen cuatro propsitos bsicos y principales que cumple la Entrevista en la auditora: Obtener informacin de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditora Facilitar la recoleccin de informacin Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuar durante el proceso de la auditora (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.) Permite aclarar preguntas, orientar la investigacin y resolver las dificultades que puede encontrar la persona entrevistada. Es una

herramienta y una tcnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condicin, situacin y personas. Ventajas de la entrevista: La Entrevista es una tcnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos La informacin que el entrevistador obtiene a travs de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas A travs de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los nfasis, etc., que aportan una importante informacin sobre el tema y las personas entrevistadas.

Desventajas: Limitaciones en la expresin oral por parte del entrevistador y entrevistado. Se hace muy difcil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o cientfico. Es muy comn encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real. Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

La habilidad del entrevistador estar en saber identificar y manejar estas desventajas, de manera que no afecten el objetivo de la entrevista Preparacin de la entrevista Las entrevistas son una de las fuentes primarias de informacin para los equipos de auditora; por lo que se deben preparar con anticipacin. Antes de embarcarse en una entrevista, el auditor debe revisar la informacin disponible sobre la entidad auditada y especficamente sobre la actividad u proceso, objeto de la auditora. En la preparacin de la entrevista se debe tener en cuenta lo siguiente: Revisin de la informacin disponible, acerca del rea, actividad o proceso objeto de la auditora. Seleccin cuidadosa de los entrevistados. Elaboracin y coordinacin del calendario con suficiente anticipacin, para asegurar la participacin de los entrevistados. Determinacin del tiempo estimado de duracin de la entrevista.

Determinacin del tipo de entrevista a realizar Preparacin de preguntas especficas y lneas de investigacin.

La preparacin de la entrevista no se debe considerar c omo un sacrificio del tiempo asignado a la auditora, mas al contrario, la forma en que se organice la misma, tendr efectos sobre el volumen y la calidad de la informacin obtenida. Tipos de Entrevista Considerando la complejidad del tema a tratar se pueden identificar diferentes tipos de entrevistas, entre los tipos mas conocidos tenemos: Entrevista estructurada: Llamada tambin formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rgidamente estandarizada, se plantean idnticas preguntas y en el mismo orden a varios entrevistados, por ejemplo de una misma rea de trabajo o que realizan actividades similares, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o ms alternativas que se les ofrecen. Para orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interaccin personal. Entre las ventajas que tiene este tipo de entrevista, se mencionan: La informacin es ms fcil de procesar, simplificando el anlisis comparativo. El entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la tcnica. Hay uniformidad en la informacin obtenida.

Entre las desventajas se tienen: Es difcil obtener informacin confidencial. Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.

Entrevista no estructurada: Es ms flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigacin rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulacin se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del problema, los objetivos y las variables; elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulacin

para adaptarlas a las diversas situaciones y caractersticas particulares de los sujetos de estudio. Entre las ventajas de este tipo de entrevista se tienen: Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas. Permite profundizar en temas de inters. Orienta posibles hiptesis y variables cuando se exploran reas nuevas.

Entre sus desventajas se mencionan: Se requiere de mayor tiempo. Es ms costoso por la inversin de tiempo de los entrevistadores. Se dificulta la tabulacin de los datos. Se requiere mucha habilidad tcnica para obtener la informacin y mayor conocimiento del tema.

Preguntas de la entrevista Durante la preparacin de la Entrevista se deben elaborar las preguntas claves que guiarn la misma. Estas preguntas se debe centrar en el tema objeto de la auditora y de la entrevista misma, para esto es necesario conocer los diferentes tipos de preguntas que se pueden utilizar en una entrevista. Tipos de preguntas El entrevistador puede hacer cinco clases de preguntas: preliminares o introductorias, informativas, de anlisis o de evaluacin, y de admisin o confirmacin. En una entrevista, donde el objeto es obtener informacin, solo tres de las cinco clases de preguntas deben ser normalmente utilizadas: Introductorias, informativas y preguntas personales. Si el entrevistador tiene razonable fundamento o causa para creer que el entrevistado no est siendo honesto, preguntas de anlisis o de evaluacin pueden ser utilizadas. Finalmente, si el entrevistador decide con razonable fundamento o causa que el entrevistado esta respondiendo con vacilacin, puede utilizar preguntas de confirmacin o admisin. Preguntas Preliminares o Introductorias: Son usadas por el entrevistador con dos propsitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo y del proceso de la entrevista y obtener de este verbalmente un acuerdo de cooperacin durante la entrevista. Son de carcter general y pueden tocar aspectos personales y profesionales, como por ejemplo,

acerca de su profesin o especialidad, antigedad en la entidad y en el puesto, etc. Luego de haber establecido el clima propicio se pasar a utilizar las preguntas diseadas y posibilitar as un mayor dilogo. Preguntas Informativas: Una vez que el formato apropiado de la entrevista est establecido, el entrevistador entonces trata de obtener la informacin verdadera sobre el tema de inters para la auditora. Hay esencialmente tres tipos de preguntas que pueden ser hechas: cerradas, abiertas y deliberadas (con el propsito de obtener una respuesta esperada). Preguntas Cerradas Esta forma de pregunta es la que se puede contestar con un si o un no. Generalmente, una pregunta limitada debera evitarse porque no invita a discusin y falla al no indicar qu est pensando el entrevistado. Cuando se usa, la pregunta cerrada debera estar seguida por: por qu?, cmo? o dnde?, para que a la persona que responda se le exija explicar sus puntos de vista. En una entrevista, estas preguntas son hechas de forma cerrada con el propsito de reconfirmar los hechos, obtener informacin no obtenida previamente, obtener nueva evidencia, y mantener una buena relacin con el entrevistado. Preguntas abiertas Esta forma de pregunta exige elaboracin: ej: Cmo se realiza esta actividad?. Estas preguntas pueden tomar dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta. Preguntas de Evaluacin o de Anlisis: Cada tipo de pregunta es usada en una secuencia lgica, para maximizar el desarrollo de la informacin. Si el entrevistador tiene razn para creer que el entrevistado no est siendo honesto, entonces puede hacer preguntas de evaluacin o de anlisis. Asimismo, la entrevista deber llevar a un final lgico. Por medio de la observacin de las reacciones del entrevistado a estas preguntas, el entrevistador puede evaluar la credibilidad del entrevistado con algn grado de precisin. Estas evaluaciones podran ser la base que el entrevistador decida acerca de realizar preguntas de admisin para obtener evidencia acerca de un hecho irregular.

Preguntas de Admisin o de Declaracin: Las preguntas de admisin o de declaracin estn reservadas especficamente cuando se tiene evidencia razonable acerca la existencia de hechos irregulares o deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto de la auditora. Estas preguntas no deben violar los derechos y libertades de la persona que est siendo entrevistada. Caractersticas de las buenas preguntas La gran herramienta a que podemos echar mano para comunicarnos y obtener informacin es la pregunta. Pero no se trata aqu de formular cualquier pregunta ni hacerlo de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversacin. La pregunta se inserta dentro de una verdadera secuencia comunicacional, una cadena o secuencia de comunicacin entre dos o ms personas, con un objetivo determinado. Las buenas preguntas usualmente tienen las siguientes caractersticas: a) Reto Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre las operaciones objeto de la entrevista. Las preguntas no deben ser tan fciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado. b) Brevedad Las preguntas deberan incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema, pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier posibilidad de malentendidos. c) Claridad Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben disearse para obtener informacin sobre el objeto de la auditora. d) Relevancia Las preguntas deben hacerse con un propsito definido en mente. Se deben evitar las preguntas tramposas o trucos. e) nfasis en los puntos principales Las preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la entrevista, haciendo nfasis en aquellos puntos que el auditor considera son claves para el desarrollo de la auditora.

Normas para la Entrevista Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas: 1. Al iniciar la entrevista Presntese de forma amistosa D una visin general de los temas que se cubrirn en la entrevista. Inicie con preguntas amplias y generales.

2. Durante la entrevista Mantenga una relacin amable y relajada. Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificacin y cordialidad. Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz. Djelo concluir su relato, aydelo luego a completarlo concretando hechos y responsables. Sondee las respuestas para obtener ms informacin. Procure formular las preguntas con frases fcilmente comprensibles, evite formulaciones embarazosas con carcter personal o privado. Acte con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos. Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensin. Evite hacer preguntas que slo requieran un s o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto. Lleve la conversacin de forma fluida.

3. Al finalizar la entrevista Ofrezca la oportunidad para comentarios que necesiten elaboracin o no preguntados durante la entrevista. Agradezca al entrevistado por su tiempo e informacin. Informe al entrevistado cmo se usarn los datos. Tome en cuenta las inquietudes del entrevistado. Algunas veces podra continuar haciendo otra entrevista, logre el consentimiento para esta posibilidad.

En resumen, la entrevista es una de las tcnicas mas utilizadas durante una auditora, su fin principal es obtener informacin, esto se cumple mediante el empleo de un conjunto de herramientas y tcnicas, que suponen de los profesionales el manejo de conocimientos generales acerca de la comunicacin humana, del lenguaje, el uso de la pregunta como medio principal para la obtencin de informacin, y estar atentos a expresiones no verbales.