IMPORTACIONES Y ASESORIAS TROPI S.A.S.

Manual de polticas y procedimientos usuario del sistema Siesa Enterprise MANEJO DE CONSULTAS FLEX
1. CASOS DE USO Previo a este proceso se debe tener movimiento en el sistema para que el resultado de la consulta traiga informacin Consulta de datos en el sistema con opcin de personalizar su presentacin de acuerdo con las necesidades de informacin del usuario. Consultar informacin de inventarios, compras y ventas, permitiendo armar un informe tal y como el usuario la solicite, siempre y cuando los campos estn disponibles. 2. RESPONSABLES DEL PROCESO Todos los usuarios que requieran consultar datos del sistema relacionados con sus funciones INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES: El acceso al sistema de consultas est restringido, de tal manera que solo se acceda a los datos relacionados con el ejercicio de sus funciones. 3. GLOSARIO DE TERMINOS CONSULTA FLEX: La consulta flex es una herramienta con la que cuenta Siesa Enterprise para una generacin de informes ms autnoma y sencilla para los usuarios del sistema, se pueden personalizar segn la necesidad del usuario y compartir con otros usuarios, adems se puede exportar a Excel. DRILL DOWN: Es una herramienta del sistema que permite al usuario ir al detalle de cualquier dato de un informe hasta el comprobante original. 4. POLITICAS CORPORATIVAS PARA ESTE PROCESO Tener especial cuidado al momento de compartir las consultas, con el fin de garantizar la reserva y confidencialidad de la informacin al interior y hacia el exterior de la compaa. 5. EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. CONSULTA FLEX Las consultas flex las podemos encontrar tanto en el mdulo comercial como en el financiero.
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Cuando el usuario se encuentra frente a una consulta flex, se muestra una pantalla con un icono en la parte superior derecha, que la identifica como una consulta flex como se muestra a continuacin, sealado en un recuadro rojo:
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a) EJEMPLOS DE RUTAS DE ACCESO EN SIESA ENTERPRISE Modulo financiero / Ventas de servicios / consultas y reportes Modulo financiero / Compras de servicio / consultas Modulo financiero / Cuentas x pagar / consulta Modulo financiero / Activos fijos / consulta. Modulo comercial / Compras / consultas Modulo comercial / Ventas / consultas y reportes Modulo comercial / Inventarios / consultas y reportes. Para explicar los campos de entrada tomaremos como ejemplo una consulta de existencias a la fecha, la cual se puede acceder por el modulo comercial / Inventario / Consultas y Reportes / Existencias a la fecha. Cuando ingresamos a una consulta Flex el sistema trae una predeterminada, que incluye algunos campos que contiene la base de datos, para este caso seleccionamos el botn Consultar para ver todas las existencias a la fecha. En lo posible debe utilizarse el filtro con los datos que se quiere revisar para agilizar la carga de la informacin, as como vemos a continuacin:

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Figura 1
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a) Oculta la columna de los grupos (figura 1) Al dar clic sobre este botn el sistema habilita o deshabilita una columna en la parte izquierda de la pantalla y tiene tantos niveles como agrupaciones hayan. Ejemplo: en la figura 1 existen 2 agrupaciones: tem y referencia y podemos ver que hay 2 niveles, los cuales tienen los smbolos + y -, el nivel 1 corresponde a tem y el 2 a Referencia, por lo tanto puedo dar clic en el - en el nivel 1 para que se oculte el detalle y quede solo el total por tem, o + para desplegar nuevamente el detalle, as mismo puedo hacer con las otras agrupaciones, en este caso con la referencia. Tener presente que este icono solo funciona si existen agrupaciones en la consulta. b) Exportar (figura 1) Este botn se utiliza para generar la informacin en un formato o archivo de acuerdo a las opciones de tipo de archivo que el usuario seleccione. Al dar clic el sistema activa una ventana del explorador de Windows para escoger la ruta en la que se quiera guardar el archivo. c) Selector de campos (figura 1) Al dar clic en este botn aparece la siguiente pantalla en la cual el usuario puede adicionar campos a la consulta, quitar lo que no quiere visualizar y agrupar por determinado campo

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Explicacin de los recuadros del selector de campos: Titulo: se ingresa el nombre que se le desea dar a la consulta, este sale en la parte superior del papel cuando se imprime, pero no es obligatorio digitarlo Notas: se ingresa alguna caracterstica o descripcin de la consulta, el contenido de este campo se visualiza en la parte inferior del papel cuando se imprime, tampoco es un campo obligatorio Campos: como su nombre lo indica, se muestran todos los campos disponibles para esta consulta, que an no estn incluidos en el recuadro de detalle para ser visualizados en la consulta. Para pasar un dato al recuadro detalle se da clic izquierdo sobre dicho campo y luego se da clic derecho sobre el mismo. En la parte inferior de Campos, podemos observar dos opciones adicionales Criterios tem y Descripciones tcnicas tems, al dar clic en cada una de ellas encontramos los campos asociados a estas, por ejemplo, si damos clic en Criterios tem, encontraremos todos los planes que definimos en la parametrizacin, ms los que cada empresa cree de manera independiente, los cuales tambin podrn ser incluidos en las consultas. Para volver a ver los campos normales, damos clic en Campos. Grupos: este recuadro permite agrupar por algunos campos, se pueden pasar tanto datos de Detalle como de Campos al recuadro grupo as: doy un clic al campo que deseo

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pasar y con clic sostenido lo arrastro hasta Grupos, en esta consulta se agrupar por el dato tem, en caso de querer desagrupar se hace lo mismo, con clic sostenido arrastro el campo ya sea hacia Detalle o hacia Campos. Detalle: se encuentran todos los campos que se visualizan en la consulta original, adems los campos que se encuentran en Detalle son los que efectivamente se muestran en el reporte. Para hacer la operacin contraria, es decir pasar de Detalle a Campos porque no quiero que se visualice en la consulta, se da un solo clic sobre el campo que deseo pasar y luego clic derecho y as me queda en Campos. Salvar como: inmediatamente el sistema muestra una pantalla donde solicita que se le ingrese el Nombre de la consulta, es obligatorio porque con este nombre queda grabado en el sistema, para volver a utilizar esta consulta cuando se quiera. d) Desagrupar (figura 1) Este botn se utiliza para desagrupar el ordenamiento de ttulos que el usuario haya realizado, para el ejemplo de las figuras anteriores al seleccionar esta opcin ya no aparecera el tem en la parte superior de la consulta sino en las columnas normales como aparecen los dems campos, como se muestra a continuacin:
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e) Desbordar (figura 1) Este botn se utiliza para ampliar una columna de valores o datos en particular, cuando en el formato de pantalla o en la ventana de trabajo se presenta incompleta por efectos de visualizacin. Veamos:

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f) Propiedades (figura 1): Este botn permite modificar la presentacin de la consulta en cuanto al tipo de letra y el color de fondo, al dar clic en ese botn aparece la siguiente pantalla y cuando se elija la configuracin deseada se selecciona el botn Aceptar

En la pestaa Titulo, se escoge el tipo de letra y color de fondo para el titulo, lo que podemos ver en amarillo en la figura 2

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En la pestaa Grupo, se escoge el tipo de letra y el color de fondo para los grupos, lo que podemos ver en azul en la figura 2. En la pestaa Detalle, se escoge el tipo de letra y el color de fondo para el detalle, lo que podemos ver en gris en la figura 2. En la pestaa Lneas, se puede cambiar la forma de las lneas tanto para el titulo como para los grupos y el detalle, el resultado se puede visualizar a continuacin: Figura 2
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g) Filtrar (figura 2) Este botn permite realizar un filtro adicional sobre los valores o datos de la consulta. Cuando se activa, se presenta automticamente un rengln nuevo sobre los ttulos de la consulta, como el rengln blanco que vemos a continuacin, que permite hacer seleccin de manera alfanumrica o numrica de la informacin.

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Figura 3
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Podemos filtrar por cada uno de los campos que tiene la consulta, posicionndonos en la columna correspondiente por la cual vamos a filtrar, por ejemplo, si quiero filtrar por referencia, me posiciono en el rengln blanco que vemos encima del ttulo Referencia escribo por ejemplo 03, y presiono Enter, automticamente el sistema me actualiza la consulta, mostrndome solo la informacin que contenga el filtro 03 en dicho campo, para quitar el filtro selecciona nuevamente el botn h) Imprimir (figura 3) Este botn permite imprimir los datos presentados en la consulta, en el orden, presentacin y agrupamiento dados por el usuario. Al activar el botn se presenta la ventana de impresin estndar de Microsoft Windows. Adicionalmente al lado derecho del botn de impresin, se presenta una "flecha abajo" que permite ajustar los parmetros de impresin y de pginas, los cuales tambin son estndar de Microsoft Windows. i) Vista previa (figura 3) Este botn permite hacer una vista previa del informe antes de ser impreso, al dar clic sobre este botn aparece la siguiente ventana:

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Esta ventana contiene los iconos exportar e imprimir que ya fueron explicados anteriormente, pero adems se pueden manejar las siguientes opciones: Este icono se utiliza para volver atrs, es decir a la consulta. Este se utiliza para buscar dentro del formato una palabra. Las flechas se utilizan para pasar pginas en caso que la consulta tenga varias, y la lupa se utiliza como Zoom, para agrandar y disminuir la imagen. j) Zoom (Figura 3) Permite visualizar todos los registros de una fila en forma vertical como se muestra a continuacin:

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k) Selector de decimales (figura 3) Este botn permite configurar el nmero de decimales a presentar en la consulta. Al dar clic en este icono el sistema trae una pantalla donde se indican las columnas y el nmero de decimales que se quiere manejar, incluye los botones Aceptar, Aplicar y cerrar. l) Gran total columnas. (figura 3) Este botn es utilizado para realizar la sumatoria de las

m) Posicin de los totales (figura 3) Este botn es utilizado para cambiar la posicin de los totales, es decir, si se desea ver en la parte superior o inferior de la consulta. n) Abrir (Figura 3) Este botn se utiliza para llamar una consulta previamente creada. El usuario deber seleccionar el nombre de la consulta que desea. o) Ver todos los informes (figura 3) Al dar clic en este icono permite al usuario filtrar las consultas creadas en el sistema, de tal manera que si aparece una cara se visualizan solo las consultas diseadas por el usuario, pero si salen dos caras se podrn visualizar tanto las consultas propias como las de los otros usuarios del sistema, siempre y cuando tengan permiso para verlas. p) Salvar (Figura 3) Este botn se utiliza para guardar un informe personalizado y pueden volver a visualizarse solamente invocando el nombre del reporte. Este icono se complementa con el anterior de tal forma que si hay activa una sola cara el informe se guardara solo para el usuario que la creo, pero si hay dos caras la consulta queda disponible para los dems usuarios. q) Eliminar (Figura 3) Cuando una consulta diseada por el usuario ya no se utiliza, se tiene el botn de eliminar con el fin de removerla del sistema, esto solo lo puede hacer el administrador del sistema o el propietario de la consulta, es decir quien la creo.

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5.2 CONSULTA DRILL DOWN En algunas consultas flex tambin se puede manejar el drill down, Veamos un ejemplo: Me posiciono en el detalle al que le quiera hacer este tipo de consulta, clic derecho y se despliega un men contextual el cual tiene la opcin movimiento como se observa a continuacin: Figura 4
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Aparece una pantalla como la siguiente:

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Sobre el movimiento tambin se puede dar clic derecho y llegar an a ms detalle
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En la parte inferior de la pantalla, existen unos filtros, como podemos ver en la Figura 4 de la pgina anterior, Tipo de inventario, Instalacin, tem, etc. Tambin se puede seleccionar en este caso, si deseo ver existencias diferentes a cero. Dichos filtros se utilizan para hacer ms exacta mi consulta y as facilitar la visualizacin y revisin de la misma, cabe anotar que dependiendo de cada consulta flex, los filtros varan. Para el caso especfico de consultas de inventarios, existe un campo llamado Cantidades en unidades de empaque, es indispensable seleccionar este campo si se quiere que las cantidades se muestren en fraccin de caja y no solo en unidades. Consultar (Figura 3) Como su nombre lo indica este botn se utiliza para consultar el informe cada vez que actualizo un filtro. Limpiar (Figura 3) Este botn es utilizado para limpiar los filtros que haya ingresado, al dar clic all, los campos de los filtros quedan en blanco. 6. OBSERVACIONES El sistema traer unas consultas flex predefinidas en el programa para la puesta en marcha, las cuales corresponden a los informes ms comunes usados por las empresas.

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