MANUALES ADMINISTRATIVOS Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin, a travs de la especificacin de bases jurdicas,

atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc. CLASIFICACION DE MANUALES Los manuales administrativos reflejan en general la organizacin de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser: - Manual de Organizacin. - Manual de Procedimientos. - Manual de Historia de la Organizacin. - Manual de Polticas. - Manual de Contenido Mltiple. - Manual de Trmites, etc. OBJETIVOS Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser: - Presentar una visin en conjunto de la institucin. - Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. - Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo. - Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. - Orientar al personal de nuevo ingreso. La elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos requiere de la aplicacin de una metodologa que permita obtener informacin completa y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusin en la interpretacin del contenido. ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

1. Planeacin del Trabajo 2. Aplicacin de Tcnicas de Investigacin 3. Anlisis de la Informacin 4. Estructuracin 5. Validacin de la Informacin 6. Autorizacin del Manual 7. Distribucin 1.- Planeacin del trabajo: Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms representativas como son: - Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad. - Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. - Los Manuales Administrativos existentes. - Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente. Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronolgico, las actividades necesarias para la elaboracin de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin del Manual. 2.- Aplicacin de Tcnicas de Investigacin: Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo. Investigacin documental. Consiste en recopilar documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarn en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurdico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Observacin. Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades, con la finalidad de

complementar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental. Cuestionarios. La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisin de la misma depender del diseo y la presentacin del cuestionario, as como de la disposicin del personal al que se aplica. Entrevistas. Consiste en obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: - Utilizar una entrevista libre, dirigida o ambas. - Tener claro el objetivo de la entrevista. - Concertar previamente cita con el servidor pblico. - Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista. - Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda. 3.- Anlisis de la Informacin: En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: - Conocer el hecho o situacin. - Describir ese hecho o situacin. - Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. - Examinarlos crticamente. - Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. - Precisar las relaciones entre cada elemento. Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: Qu trabajo se hace?, Para qu se hace?, Quin lo hace?, Cmo se hace?, Con qu se hace?, Cundo se hace? Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el Manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu?

Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede continuar con las etapas de: 4.-Estructuracin: En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos. 5.-Validacin de la Informacin: Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas. 6.-Autorizacin del Manual: Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento. 7.-Distribucin. Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. MANUAL DE ORGANIZACION El manual de organizacin es un documento normativo que permite conocer la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurdico, atribuciones, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinacin, organigramas, etc. Adems, define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin. Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se clasifican en: - Manual General de Organizacin. Refleja toda la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad, a partir de la descripcin del primer nivel. - Manual Especfico de Organizacin. Comprende las funciones y responsabilidades de un rea en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION La informacin que contendr el Manual de Organizacin depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos: - Portada. - ndice. - Presentacin.

- Antecedentes de la Dependencia o Entidad. - Marco Jurdico. - Atribuciones de la Dependencia. - Estructura Orgnica. - Descripcin de Puestos. - Directorio. - Firmas de Autorizacin. DESCRIPCIN DEL CONTENIDO Portada: Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos: - Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo. - Ttulo y alcance del documento. - rea responsable de su elaboracin. - Lugar y fecha de elaboracin. ndice o contenido: Incluye la relacin de los captulos que conforman el Manual aplicndose lo siguiente: - Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto. - Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos. - Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina. Presentacin: Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente: - Importancia de contar con un Manual. - Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo. - Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar. Antecedentes: Comprende una breve descripcin del origen de la Dependencia o Entidad, del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la actualidad. Marco Jurdico: Es una relacin de los ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se mencionen las fechas de publicacin o vigencia y se presente de acuerdo a un orden como es: - Constitucin. - Tratados. - Ley Orgnica de la Administracin Pblica Estatal. - Leyes. - Cdigos.

- Reglamentos. - Convenios. - Acuerdos. Atribuciones: Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas las Leyes. Estructura Orgnica: Es la representacin grfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y asesora. Descripcin de puestos o funciones: Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica, que le permiten a la institucin cumplir con sus atribuciones legales. Las funciones incluidas en un Manual de Organizacin debern denotar actividades de direccin, programacin, operacin, supervisin, asesora, etc., todas sern presentadas inicialmente en verbo infinitivo, describindolas brevemente. Ejemplo: - Disear y difundir las bases para la determinacin, implantacin y evaluacin de las acciones del Programa Estatal de Desarrollo Administrativo en las Dependencias y Entidades Pblicas Estatales. - Asesorar en la elaboracin de estudios y en el establecimiento de acciones orientadas a que las funciones de los servidores pblicos sean ms eficientes. - La descripcin del puesto se integra con los siguientes elementos: - Identificacin. Indica el nombre del puesto y su tramo de control. - Descripcin General. Describe brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos. - Ubicacin en la estructura organizacional. Presenta un organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los puestos subordinados, remarcando aquel que se describe. - Descripcin de funciones. Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto. - Niveles de coordinacin. Seala la relacin que existe entre un puesto con las reas internas de la Dependencia, o en su caso, con organismos externos a la misma. Ejemplo de coordinacin interna: CON: El Director General de Auditora Gubernamental. PARA: Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar actividades.

Ejemplo de coordinacin externa: CON: Las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal. PARA: Solicitar y recibir informacin, as como coordinar actividades. Directorio: Relacin de los principales funcionarios que componen la estructura de la Dependencia, Subsecretara, Direccin, etc. Firmas de Autorizacin: Representa la formalizacin del Manual y comprende las firmas del titular o del jefe del rea a la que corresponde el Manual y de la que lo realiz.