PRESUPUESTO BASE CERO

Concepto

El presupuesto base cero es una metodologa de planeacin y presupuesto que trata de reevaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin. Proporciona informacin detallada sobre los recursos econmicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos. El proceso de elaboracin del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de Decisin y clasificarlos segn su orden de importancia, mediante un anlisis de costo beneficio.

Importancia

El Presupuesto Base Cero tiene gran importancia porque en su elaboracin: Se establecen programas, se fijan metas y objetivos, se toman decisiones relativas a la poltica bsica de la organizacin, se analizan en detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para implantar un programa,

se seleccionan las alternativas que permitan obtener los resultados deseados, y se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes.

Caractersticas

Enfoca la atencin hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reduccin del ao anterior. Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz. El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqu se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignacin de recursos. Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores. Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u operacin, el cual debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas, evaluacin de resultados, consecuencias de la no adopcin del paquete y beneficios obtenidos. Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opcin que permite obtener los resultados deseados. Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades. Este mtodo se puede adaptar a cualquier organizacin, tanto para la industria como para el gobierno.

Objetivos

Es un mtodo de presupuestario que trata de revaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin. En este mtodo deben ser justificados todos los gastos para cada nuevo periodo y por cada unidad de organizacin. Responde a las siguientes preguntas: POR QU DEBE GASTARSE? LA MEJOR ELEGIDA ES LA MEJOR? Consiste en identificar actividades organizacionales y clasificarlos mediante anlisis y evaluacin del costo beneficio. En consecuencia, este mtodo puede ser aplicado a toda actividad, funcin u operacin donde sea posible determinar la relacin COSTO-BENEFICIO.

Ventajas

Favorece la eficiente ubicacin de fondos, con base en necesidades y beneficios para la organizacin. Evita que los costos salgan de control. Permite a la administracin encontrar EFECTIVO para mejorar sus operaciones. caminos COSTO-

Incrementa la motivacin del personal al brindarle mayor iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones. Incrementa la comunicacin y la coordinacin dentro de la organizacin. Identifica y elimina operaciones innecesarias. Destierra la prctica bastante usual de inflar los presupuestos pensando que luego sern recortados, cubriendo as a los administrativos.

Desventajas

Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisin, es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere mucho tiempo. Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos. Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe ser entendido por los administradores. Dificultad en determinar quin har la clasificacin, a qu nivel de la organizacin ser jerarquizado cada uno de los paquetes y, qu mtodos y procedimientos se utilizarn. Implica utilizar anlisis, imaginacin y creatividad para programar, defender y fundamentar las acciones a realiza en cada unidad de la organizacin.

Paquetes de decisin

Es un documento que identifica y describe una funcin o una actividad especfica en tal forma que la direccin pueda evaluarlo y clasificarlo en comparacin con otras actividades que compitan por los mismos recursos. Requiere de un anlisis detallado de las funciones incluyendo alternativas, tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo para decidir sobre su aprobacin o rechazo. Los paquetes de decisin se evaluarn y clasificarn en orden de importancia mediante un anlisis sistemtico.

Clasificacin de paquetes de decisin

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Los paquetes de decisin se pueden clasificar en dos grupos: 1. De eliminacin mutua.Aquellos que presentan diversas

alternativas para realizar la misma actividad, eligindose la mejor, excluyendo los paquetes restantes. 2. De incremento.- Son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo. Finalidad: Identificar y presentar los paquetes de decisin en orden de importancia y beneficios para ayudar en la evaluacin y determinacin de los niveles presupuestales. Quin los prepara: Todos los gerentes que preparan paquetes de decisin o realizan la clasificacin de paquetes de decisin. A quines se presentan: Segn lo especifiquen los niveles superiores de la gerencia.

Diferencia entre el presupuesto base cero y el presupuesto tradicio nal

CASO PRCTICO Ejemplo de Presupuesto Base Cero

PAQUETE PARA INCREMENTAR VENTAS DE COMPUTADORAS Y ACCESORIOS. Metas: Ventas nacionales. Anuncios y promocin. Servicios de mercadotecnia.

Definicin del programa: Lograr una operacin de ventas nacionales en un plazo de un ao de tal manera que los clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre ventas se aumente un 15% Promover las ventas de produccin mediante publicidad y propaganda en peridicos y en la televisin cundo la mayora de la gente se encuentre en sus hogares por ejemplo a las 15:00 horas y otra opcin podra ser la seccin amarilla. Proporcionar a la gerencia investigacin de mercados la cual podr contener los factores que influyen en la compra de los productos, opinin del consumidor, como sus ingresos y precios de bienes similares.

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios Beneficios:

 Este es el nivel mnimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio de ventas nacionales de computadoras y accesorios. Personal: 4 agentes de ventas regionales (todas las regiones) 3 agentes de ventas para la zona norte y sur del pas Costo $38,000.00.

PAQUETE PARA INCREMENTAR LAS VENTAS DE COMPUTADORAS Y ACCESORIOS Consecuencias de la no aprobacin: La disminucin de dos agentes de ventas producir una carga de trabajo para los 3 agentes que pueden cubrir en toda la repblica. La eliminacin de un agente de anuncios podr provocar que los gerentes de ventas no puedan coordinar toda la planeacin, publicitarios. creacin y ejecucin de los anuncios

Paquetes incrementables Volver a aadir a los dos agentes de ventas con costos de $4,000.00 recomendado. Aadir un gerente de anuncios con costos de $2,000.00. Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios.

Paquete alternativo

 Contratacin de un publicista experto que ponga en practica los programas de publicidad. Esto resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta un gerente de anuncios que puede desempear esa funcin. Recursos requeridos para 2004 $ 44,000.00 (personal 9) para 2004 $ 38,000.00 (personal 7) cambios $6,000.00 (personal -2)

El mtodo de planeacin y presupuesto base cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial puesto que contando con esta herramienta de operacin se tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que la entidad en su conjunto de utilizar ms informacin para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera ms efectiva y de reducir los costos en forma lgica y no arbitrariamente en forma integral.