Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Colegio Universitario de los Teques Cecilio

Acosta Fundacin Misin Sucre Aldea Universitaria Casa de las Misiones III PNF: Administracin Trayecto II, Perodo I U.C: Organizacin y Sistemas

Profesor: Migdalia Andrade

Alumnas: Neisy Morantes Norkarelys Ibarra Daniela Martnez Nathaly Martnez Ocumare del Tuy 08 de Abril del 2013 C.I:19.493.041 C.I:19.685.232 C.I:19.958.780 C.I:19.027.250

Siderene Rebolledo C.I:22.798.035

INTRODUCCIN

Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso que a travs de sus diferentes pasos nos gue en la construccin de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de anlisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cules son los medios que se utilizarn para lograr nuestros objetivos. Los Formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a quin est dirigido y cmo quieren que se les devuelva la informacin, tendremos un panorama acerca del diseo funcional del formulario, los campos necesarios, la programacin a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la informacin a los encargados de recopilarla y analizarla. Este informe, en primer lugar establece el concepto de formularios, designando sus objetivos, fase del diseo, consideraciones para la elaboracin de los formularios y su sistema de control, sirviendo de gran ayuda para el estudio de dicho tema.

Definicin:
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un instructivo.

Objetivos:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artculos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos bsicos como nombres, apellidos y correo electrnico. Pero existen otros casos en los que necesitamos ms datos de los usuarios, como puede ser la inscripcin a un evento, en la que podemos solicitar, adems de nombres, apellidos y correo electrnico, otros datos como la empresa a la que representar, la direccin de la empresa, la direccin de su sitio web, etc.

Su Importancia, radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

El uso o funcin
La funcin del formulario es que sirve para guardar informacin en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clsico es el de las pginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar informacin. Usos de los formularios.- Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de informacin, como por ejemplo:

Crear un formulario de registro para conocer quines son sus usuarios. Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.

Disear un formulario web para actualizar una base de datos. Desarrollar una herramienta de bsqueda para buscar en el sitio web. Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso. Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio A travs de los formularios haremos clic en Botones, seleccionaremos Casillas

de verificacin, teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas desplegables. Despus de rellenar un formulario, a travs del botn denominado

Enviar la informacin se enviar a un "gestor de formulario" que puede hacer varias cosas con los datos:

Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos ms tarde. Enviar los datos por correo electrnico directamente al administrador de la web.

Aadir la informacin desde los formularios a la base de datos Introducir directamente los datos en una pgina web del sitio. Es importante crear una pgina de confirmacin que informe al usuario de que

los datos han sido recibidos y aceptados. Igualmente esta pgina de confirmacin proporciona al usuario un enlace para volver a la pgina principal o a la pgina desde la que se hizo la encuesta.

Diseo:
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario

exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan el mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el formulario El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la Fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Fase pre-diseo:

En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del prediseo y proceder a realizar la fase del diseo. Se determin la necesidad de la existencia del impreso? Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? Son necesarias todas las copias previstas? Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos est reducida al

mnimo? Est autorizado el diseo del formulario? Cul es el departamento origen? Cul es la finalidad del formulario? Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad? Es necesario un subtitulo? Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

Fase del diseo:

Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr, origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y resultados esperados. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado: Manual: requiere espacios adecuados para que la informacin quede suficientemente clara y se eviten errores de interpretacin. A mquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una mquina de escribir, aunque no exista una estandarizacin. En impresora de equipo de cmputo: las formas son creadas en la computadora previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos. Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?

Se encuentra en una posicin adecuada? Los datos fijos se comprenden fcilmente?

El lenguaje es claro?

Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se refieren? Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? Las lneas son las adecuadas? Se han aplicado las lneas adecuadamente?

 Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo? Se identifican todas las copias del formulario? Est el formulario identificado mediante un cdigo numrico? Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria? Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico? Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? Son correctos los espaciados horizontales y verticales? Se han especificado correctamente los mrgenes? Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario? Viene el formulario identificado con un nmero impreso? Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su auto seguimiento? Se usan casillas "A" y "Desde"? Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseo:

Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.

Consideraciones para su elaboracin:

A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de formularios: 1. Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones. 2. Mimegrafo: Se emplean estncils o plantillas hechas a mquina, impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. 3. Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos hasta completar textos para su impresin. 4. Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda grabado en una placa metlica plana. 5. Roto grabado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de ejemplares. 6. A mquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con mquina de escribir elctrica o mecnica. 7. Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de

presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos, diskettes o cintas.

Sistemas de control de Formularios

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Consideraciones generales de los sistemas de control Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. Nivel de organizacin. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos necesarios. Control de formularios. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que

componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

Referencias Bibliogrficas
Buscador: Google Pginas web: http://mbtenias.blogspot.com/2009/05/como-se-disena-un-formulario-y-su.html http://mbtenias.blogspot.com/2009/05/sistema-de-control-de-formularios.html http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-formularios.shtml