LA ORGANIZACIN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo.

A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organizacin diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a travs de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relacin al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a travs del cual se crea la estructura orgnica de la institucin, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificacin u elaboracin del nivel corporativo estratgico( misin, visin, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuacin). PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN. Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente en el acto de construir una organizacin. Desde el periodo clsico de la administracin se han establecido quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institucin segn Melinkoff, se pueden enumerar en orden jerrquico de la siguiente manera. 1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organizacin debe establecer los fines permanentes o (teologa) hacia los cuales se encamina la organizacin. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o institucin. En la actualidad, diversos enfoques de la administracin denominan misin a esta constelacin a fines mas generales y permanentes. As se habla de la misin de la universidad, de la misin del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc. Principios de los canales de Supervisin bien definida: segn este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de comunicacin. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarqua mayor. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparacin de los subordinados, el medio ambiente fsico. Principio del equilibrio direccin-control: este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para s el control de funcionamiento de la organizacin sea total o de la parte de sta que delegue. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. Principio de fijacin de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debera ser menor. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento. Principio de la excepcin: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerrquico correspondiente.

2.

3.

4.

5.

6. 7. 8.

9.

10. 11.

12. 13.

14. 15.

Principio de identificacin: este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institucin y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificacin adecuada, para evitar confusiones con otras hechos o cosas semejantes. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo slo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboracin y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia. Principio de jerarqua o de escala jerrquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el ltimo subordinado y que sta debe funcionar claramente a travs de toda organizacin. Principio de especializacin: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o rea de actividades. Principio de centralizacin descentralizacin: se enuncia diciendo que hay centralizacin cuando la adopcin de decisiones y la responsabilidad estn centradas en la direccin superior de la institucin y que hay descentralizacin cuando, por delegacin de autoridad, la adopcin de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de direccin intermedias. Una buena descentralizacin distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecucin y concentra en la direccin superior las decisiones de poltica y de orden normativo. ETAPAS El proceso de organizar busca establecer la estructura orgnica ms eficiente y eficaz, utilizando los principios cientficos de la administracin. Una buena organizacin debe satisfacer, adems, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su funcin dentro del organismo con el mnimo de esfuerzo, el menor costo y el mximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organizacin. Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institucin. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la descripcin de las diferentes clases de cargos que existirn dentro de la organizacin. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. Preparar el manual de la organizacin y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las actividades. Conseguir y acondicionar el rea fsica para los funcionamientos de la organizacin.