Gua implantacin ISO 21500 Guidance on Project Management 10 de Agosto 2012

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

Project Charter
1. Justificacin y descripcin del proyecto.
Ttulo del proyecto y descripcin (En qu consiste?) Ttulo: Gua de implantacin ISO 21500 Guidance on project management Antecedentes: En el ao 2012 (31/8 segn informacin en la pgina ISO) est prevista la publicacin de la nueva norma ISO 21500 sobre la que se han creado importantes expectativas como elemento unificador de las diferentes metodologas y marcos de trabajo existentes en la actualidad en gestin de proyectos (PMI, PRINCE2, BS, DIN, etc..) y como impulsador de la profesin de direccin de proyectos (existi un precedente con la ISO 10006 pero no tuvo aceptacin). Para ello se ha creado un Comit de Proyecto (ISO /TC 236 Project Management) en el que participan 33 pases y 5 como observadores y en el que PMI tiene un papel relevante ocupando la secretara del Comit. Mara del Acebo Snchez-Macin lanz a travs del grupo PMI Madrid Chapter de Linkedin la propuesta de crear un grupo de anlisis de la ISO 21500, la cual tuvo bastante aceptacin y postulacin de voluntarios para colaborar en esta iniciativa.

Descripcin: Elaborar y promover la difusin tanto a nivel nacional como internacional de una gua de ayuda para la implementacin de la ISO 21500 Guindance on project management en una organizacin. La gua tendr dos partes bien diferenciadas: 1. Metodologa para realizar un proyecto mediante una secuencia cronolgica de los procesos (representado en un diagrama de Gantt) aportando tcnicas, herramientas, modelos y mtricas as como ejemplos de los modelos utilizando para ello un proyecto (Realizar una paella en Domingo basada en el artculo de Javier Garca Barros). 2. Requisitos que ha de cumplir la organizacin para implementar la ISO 21500, puntos ms importantes a tener en cuenta y pasos que se deben seguir en el tiempo con una planificacin tipo.

Direccin del Proyecto y nivel de autoridad

Mario Coquillat de Travesedo y Mara del Acebo Snchez-Macin , voluntarios del PMI Madrid Spain Chapter
Nivel de Autoridad: En caso de conflicto con otras de las organizaciones implicadas en la elaboracin y/o difusin de la norma se trasladarn al sponsor del proyecto (presidente del PMI Madrid Spain Chapter).

Business case (Por qu se est haciendo?)

Si bien en los ltimos aos ha aumentado en Espaa el desarrollo de la profesin del Director de Proyectos (por ejemplo en el ao 2011 se ha producido un incremento de ms del 45% de nmero de socios en el PMI Madrid Chapter) se ha considerado que la publicacin de la ISO 21500 puede convertirse en un factor determinante que impulse la implantacin de la gestin de proyectos en relacin a los siguientes aspectos: 1. 2. Crear un estndar que englobe las diferentes metodologas y marcos de trabajo existentes en la actualidad (PMI, PRINCE2, BS, DIN, etc..) definiendo un lenguaje universal en gestin de proyectos, clave para el mercado global y la internacionalizacin de nuestras compaas. Describir a grandes rasgos los conceptos y los procesos que se consideran buenas prcticas en gestin de proyectos, lo que facilitar el conocimiento de los mismos a la gerencia de las empresas y a los sponsors de los proyectos, necesario para el entendimiento y apoyo a sus Directores de Proyecto. Contribuir a la implantacin de la gestin de proyectos en cualquier organizacin que trabaja por proyectos, con independencia de su sector y tamao favoreciendo en consecuencia el beneficio de la sociedad (por ejemplo a travs de las ONG)

3.

Este proyecto tratar de cubrir todas estas expectativas y convertirlas en requerimientos del proyecto .

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

Project Charter
2. Objetivo y Criterios de xito del Proyecto.
Objetivos: Creacin de una Gua de Ayuda en la Implantacin de la Norma ISO 21500, destinada a entidades interesadas en seguir dicha norma en la direccin de los proyectos desarrollados en sus organizaciones. Promover la implantacin de esta gua en empresas a nivel internacional que trabajan por proyectos mejorando la eficiencia en la gestin de los mismos.

Criterios de xito: - Gua publicada cumpliendo el alcance definido y en el tiempo planificado. - Gua publicada con la calidad adecuada al pblico objetivo al que se dirige: entidades que deseen implementar la Norma ISO 21500 en la direccin de los proyectos desarrollados en sus organizaciones. Debe por tanto ser coherente con otros estndares y estar elaborada con el rigor de una publicacin cientfica.(para medir

esta calidad, se efectuar una encuesta postproyecto, que recoger el nivel de satisfaccin de las organizaciones de la muestra) - Gua til y viable para implementar por parte de las entidades objetivo que la podrn emplear. (para medir este criterio, se efectuar una encuesta postproyecto, que recoger el nivel de satisfaccin de las organizaciones de la muestra, as como el nivel de uso alcanzado por la Gua.)

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

Project Charter
3. Alcance.
Existen dos alcances diferenciados: Alcance 1: Enfoque a proyectos (principal usuario: Directores de Proyecto) Este alcance es una gua que utilizara un PM que empezara un proyecto conteniendo: - Procesos ubicados en el tiempo (a ser posible en un Gantt) ordenados de izqda. a dcha. (frente al PMBOK que est ordenado de arriba hacia abajo) - Cada proceso tendr inputs, outputs y tcnicas y herramientas (obtenidas del PMBOK o de otros libros de buenas prcticas) - Cada proceso tendr modelos para que un Director de Proyectos con poca experiencia y sin certificacin (PMP, PRINCE2) pueda tomarlos de partida desarrollando a posteriori los suyos propios, adaptndolos a su negocio - Cada modelo llevar un ejemplo resuelto basado en nuestro proyecto Realizar una paella en Domingo - Cada proceso tendr KPIs (mtricas) que le permita medir al Director de Proyectos la eficiencia de ese proceso. Luego l determinar que mtricas considerar y en que procesos.

Project Charter
Alcance 2: Enfoque a empresas que ejecutan proyectos (ms usuarios: Project Managers, Gerentes, PMOs, Sponsors)
Este alcance es una gua que utilizara el responsable de la implementacin del sistema de gestin de proyectos en la organizacin (un Director de Proyectos, una PMO, un gerente): - Requisitos que tiene que tener la organizacin (por ejemplo un sistema de gestin documental, un sistema de aprobacin de cambios, criterios de seleccin de proyectos crticos o estratgicos, entre otros.) - Puntos ms importantes a tener en cuenta para el xito de la implantacin. Aqu se considerarn los modelos o checklists, incluso una posible encuesta previa (tipo modelo de madurez) que permita conocer el punto de partida y, en funcin del mismo, definir el plan de accin. - Pasos que se deben seguir en el tiempo con una planificacin tipo, as como mtricas (KPIs) para monitorizar dicha implantacin. - Este proyecto de implantacin se podra plantear como un proyecto siguiendo la gua del alcance 1.

Project Charter
Aplicacin de la Gua: La Gua ser de fcil aplicacin, vlida para diferentes sectores y tipos de empresas (independientemente de su tamao o madurez en la implantacin de metodologas de Direccin de proyectos). Entregables del Proyecto: - Project Charter. - WBS - Cronograma - Plan de respuesta a riesgos - Gua de Aplicacin. - Encuesta para completar alcance del proyecto. - Plan de Difusin. - Plan de seguimiento (con nueva encuesta postproyecto) de aceptacin/uso/implantacin de la Gua. - Logotipo (propuesta adjunta)

Project Charter
Supuestos: Publicacin de la ISO 21500 en Septiembre de 2012. (Oficialmente prevista publicacin 31.08.2012) Publicacin del PMBOK-5 en Diciembre 2012. La iniciativa no requerir presupuesto en la fase de elaboracin de la gua, si bien se estn analizando las posibilidades de financiacin (subvenciones, patrocinios, etc..) para potenciar la fase de difusin.

Restricciones: Tiempo dedicado: Trabajo realizado por voluntarios. Deslocalizacin del equipo de trabajo (equipo virtual) Otra restriccin importante para la difusin internacional del proyecto es la presentacin de una ponencia en el PMI Global Congress 2013 (Estambul 22-24/04/2013). Pendiente nueva publicacin de las focus areas (reas de interes) para ver si encaja el proyecto dentro de las mismas. El lenguaje utilizado debe ser coherente por el generado en la Spanish Traslation Task Force 21500 (publicacin cercana a la versin en ingls).

Restricciones
La publicacin de la gua debe ser posterior (pero sin que exista demasiado tiempo entre ambas) a la publicacin de la ISO 21500. Si bien la fecha terica es el 31/08/12, se considera probable el retraso de la publicacin de la Norma y se deben tener en cuenta otras fuentes (ver ejemplo adjunto) y ajustar en funcin el planning del proyecto. Actualmente se encuentra en la etapa 60.00 International Standard under publication por lo que su publicacin es inminente.

Fuente: Australian Mirror Committee (http://www.mb12.org.au/)

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

Project Charter
4. Planificacin (pendiente de una posible reduccin de plazo)
Fase Inicio
Organizacin Equipo de Proyecto 14.04.2012 Desarrollo Project Charter 11.05.2012 Validacin Project Charter 08.06.2012

Fase Diseo
Estructura temporal procesos Subject Group Desarrollo y Lanzamiento de Encuesta
15.06.2012 15.09.2012 15.09.2012

Recogida de datos encuesta y anlisis

Fase Desarrollo
Desarrollo Primera Versin Gua de Ayuda 28.09.2012 Comentarios Asesores Externos e 14.11.2012 integracin de los mismos Lanzamiento Gua: 15.11.2012.

Difusin

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

5. Presupuesto
Se tratar de realizar la iniciativa en su conjunto con Presupuesto 0. Para ello: Se contar con el trabajo de voluntarios de PMI como miembros del equipo. Se contar con el trabajo voluntario de asesores expertos en la Direccin de Proyectos y en el desarrollo de la ISO 21500. Se contar con el trabajo voluntario del Sponsor del Proyecto, el Presidente del PMI Madrid Spain Charter. PMI Madrid Spain Charter apoyar la iniciativa para el desarrollo de las encuestas planteadas y su divulgacin. La empresa Bull, Architect of an Open World, presta sus instalaciones en Madrid para las reuniones presenciales necesarias.

Se utilizarn plataformas de Software libre para la Direccin del Proyecto, la Divulgacin del mismo y la Comunicacin de los miembros del equipo.
Se recogern las consideraciones de expertos en la materia, que participarn en el desarrollo de la iniciativa, a travs de sus comentarios en las redes sociales y en los blogs creados para el proyecto. Se requieren 11.500 EUR para la Fase de Difusin, que se intentarn alcanzar a travs de Subvenciones y Patrocinios. Se debe analizar si realmente se precisa dinero o se puede realizar a costo 0.

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

6. Equipo de Proyecto (I)

Para organizar el trabajo y realizar el WBS, se divide el alcance tanto del proyecto como del anlisis en base a los 10 Subject Groups incluidos en el borrador de la Norma ISO 21500. Se identifican inicialmente los siguientes roles en el proyecto: Sponsor del Proyecto: Francisco Javier Rodriguez Blanco, Presidente del PMI Madrid Spain Charter. Liderar la iniciativa y desbloquear los conflictos que surjan, para alcanzar los objetivos del proyecto. Direccin del proyecto: Mario Coquillat y Maria del Acebo Snchez-Macin. Realizarn funciones similares a las de un miembro del equipo en relacin al subject group asignado, as como coordinar las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto y liderar la comunicacin con los stakeholders de la iniciativa. Miembros del equipo de proyecto (ver estructura equipo de proyecto) . Ser responsable tanto del anlisis del subject group que se le ha asignado en la matriz RAM como de las tareas asociadas a dicha rea de conocimiento en el proyecto (por ejemplo el rea de stakeholders realizar el "anlisis stakeholders" y el rea de alcance el "WBS"). Asimismo tienen la labor de aprobar el trabajo realizado por el resto de los miembros del equipo de proyecto Community manager (Javier Garca Barros) . Liderar la difusin del proyecto en las redes sociales (blogs, Linkedin, Twitter) analizando su impacto. Analistas del inters de las empresas en la implantacin de la ISO 21500. (Jorge Yaco PMI Madrid & Cristian Soto PMI Santa Cruz). Liderarn la elaboracin de una encuesta a los socios de los captulos del PMI (inicialmente planteado en el PMI Madrid Chapter y en el PMI Santa Cruz ) y posteriormente analizar los resultados. Esto se considerara un entregable del proyecto y un input a tener en cuenta en la gua a elaborar.

Asesores Externos:. Expertos en Direccin de Programas y Proyectos y en la norma ISO 21500, aportarn sus consideraciones y mejoras y validarn los entregables desarrollados en el trascurso del proyecto.

Equipo de Proyecto (II)

Coach del Proyecto (Jos Moro). Guiar el equipo de proyecto al cumplimiento de los objetivos, as como apoyar en la difusin y en el soporte tecnolgico. Coordinador con los pases de PMI de Amrica Latina (Cristian Soto). Supervisar bajo la coordinacin de los Directores del Proyecto (Maria del Acebo Snchez-Macin y Mario Coquillat) las actividades de los responsables de cada uno de los pases. Funciones: -Mantener la relacin con los responsables correspondientes para conocer las acciones de comunicacin llevadas a cabo en sus Captulos o Pases. - Revisar las dudas que puedan tener en nuestros entregables, de forma que el equipo pueda contestarlas lo antes posible. - Animarles en la publicacin de artculos de inters en el blog, as como enviarles las comunicaciones con acciones de inters en el proyecto (como por ejemplo la realizacin de un webinar o la publicacin de una entrada en el blog). -Promover la vinculacin con los entes de normalizacin locales para asegurar la implementacin de la ISO 21500 en cada pas -Asegurar la difusin de la encuesta a travs de los responsables correspondientes as como integrar el anlisis de los resultados por pas. Responsables asignados en cada pas del Comit de Amrica Latina (ver estructura Comit Amrica Latina) Funciones: - Promocionar la iniciativa en sus pases. - Validar los entregables del proyecto como asesores externos - Escribir artculos de inters para el Blog - Ponerse en contacto con el ente de normalizacin local y reportar los avances - Promover la encuesta y realizar un anlisis de los resultados correspondientes a su pas Integrador Spanish Traslation Task Force 21500 con el proyecto. (Pedro Dubi). Como coordinador por parte de Aenor (Espaa) del Comit espejo que trabaja en la traduccin en espaol de la ISO 21500 (lo lidera Argentina) integrar el entregable de ese equipo con los entregables del proyecto. Asimismo apoyar al coordinador a promover la vinculacin con los entes de normalizacin locales para asegurar la implementacin de la ISO 21500 en cada pas

Equipo de Proyecto. Matriz RAM

Subject Group Integration Stakeholders Scope Responsable Jess Guardiola Mario Coquillat Sancho Espaa

Resource
Time Cost Risk Quality Procurement

Javier Garca Barros

Santiago Penabella Maria Blanco Mario Coquillat Paloma Giraudo Nicols Martn

Communication

Mara del Acebo Snchez-Macin

Equipo de Proyecto. Estructura

Francisco Javier Rodriguez Blanco (Sponsor)

Comit de Seguimiento
Project Managers Mario Coquillat Mara del Acebo Snchez-Macin Jess Guardiola Sancho Espaa

Asesores Externos Jorge Yaco Cristian Soto

Javier Garca Barros

Equipo de Proyecto
Mara Blanco

Santiago Penabella Paloma Giraudo

Nicols Martn

Comit de Amrica Latina. Estructura

Project Managers Mario Coquillat Mara del Acebo Snchez-Macin

Comit de Seguimiento
Coordinador Cristian Soto Colombia: Luis Fernando Cruz Caicedo Mxico: Felipe Cruz Uruguay: Nelson Nogueira STTF 21500: Pedro Dubi Chile: Jaime Orellana

Venezuela: Leandro Pacheco

Puerto Rico: Sandra Fonseca

Comit de Amrica Latina

Paraguay: Oscar Gonzlez Argentina: pendiente Bolivia: Roger Ramirez

Repblica Dominicana: Isis de la Rosa Costa Rica: Edgar Vsquez

Stakeholders (Quin se ve afectado o tiene influencia en el proyecto?)

Usuarios finales de la Gua de Ayuda desarrollada: Direccin de las entidades, PMOs, mandos intermedios funcionales, PMOs y Directores de Proyectos) La Gua ha de estar dirigida a estos perfiles que la utilizarn, tanto para el mejor conocimiento de lo que a Direccin de Proyectos se refiere, como a la relacin de pasos necesarios en la implantacin de la Norma ISO 21500 en el desarrollo de sus proyectos. Asociaciones de gestin de proyectos y consultores involucrados en la elaboracin y/o difusin de la ISO 21500. Se tratar de involucrarles en esta iniciativa y comunicarles adecuadamente nuestros objetivos para conseguir sinergias. Asesores externos. Validarn las conclusiones del anlisis as como entregables clave (por ejemplo el project charter). Proceden de diferentes sectores (Comit de Direccin de Sector Industrial, Sanidad, Universidades, PMI, Administracin Pblica, Formacin, Participantes en la elaboracin de la norma, Consultora, Soluciones PPM). Sponsor del proyecto. (Francisco Javier Rodrguez Blanco) Apoyar la iniciativa desde la presidencia del PMI Madrid Chapter facilitando los recursos disponibles en el mismo, validar las decisiones principales del proyecto y ayudar a desbloquear los conflictos que puedan surgir. PMI Madrid Chapter. Apoyar y difundir la iniciativa, facilitando plataforma para elaborar encuestas. Otros captulos PMI. Facilitarn la difusin y elaboracin de encuestas. En particular los Captulos de Amrica Latina. Miembros de las redes sociales (Linkedin, Twitter) y blogs. Favorecern la difusin del proyecto y darn su punto de vista a travs de los comentarios a los entregables. Sociedad. Se favorecer de la difusin y aplicacin de las buenas prcticas en gestin de proyectos.

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin

Comunicaciones virtuales del equipo bajo demanda. Se emplear herramienta de Comunicacin Interna Yammer. Gestin de tareas utilizando la herramienta Gedpro.

Reuniones presenciales mensuales del equipo de Proyecto.

Informes de seguimientos mensuales, dirigidos a Stakeholders y al Comit de America Latina. Actualizacin de los blogs en castellano e ingls, bajo demanda: http://grupoiso21500.blogspot.com.es/ http://iso21500analysis.blogspot.com.es/

Cuenta Twitter para comunicar de forma inmediata novedades y avances de inters @grupo_iso21500

INDICE

1. Justificacin y descripcin del proyecto

2. Objetivo y Criterios de xito del proyecto

3. Alcance

4. Planificacin
5. Presupuesto 6. Equipo de Proyecto 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicacin 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

8. Riesgos y oportunidades de alto nivel (oportunidades y amenazas)

Se identifican los siguientes riesgos del proyecto, para los cuales se definir un plan de respuesta: Internos:

Amenaza. Incumplimiento de plazos por el equipo de proyecto.

Amenaza. Lo ambicioso del proyecto tanto en campo de aplicacin (sectores de negocio, tamao de empresa, tipos de proyecto) como de difusin (nacional e internacional) puede llevar a la realizacin de una gua demasiado generalista as como dificultar el cumplimiento de los objetivos definidos.

Externos: Amenaza. Gua no til ni aplicable.

Amenaza. Gua no aceptada.

Amenaza. Conflicto con otras asociaciones de gestin de proyectos y consultores implicados en la elaboracin, difusin e implementacin de la ISO 21500.

Amenaza. Falta de captacin de los requerimientos de nuestros stakeholders, de manera que el producto final no cubra sus expectativas por falta de comunicacin y/o integracin de forma adecuada en los entregables.
Amenaza. Las variaciones en la fecha de publicacin de la norma vinculado a la necesidad de difundir la gua poco despus de la misma pueden llevar a una replanificacin del proyecto. Oportunidad. Ser capaces de difundir la gua en las organizaciones y en concreto a sus gerentes puede facilitar la implantacin de la ISO 21500 en las mismas y en consecuencia las buenas prcticas en gestin de proyectos, potenciando el desarrollo de la profesin de Director de proyectos.