PRESUPUESTO COMO MEDIDA DE CONTROL.

Materia: Catedrtico: Presentado por:

Rina Mariela Recinos Ramrez Henry Giovanni Padilla Hernndez Elena Beatriz Morales Santos William Alexander Mndez Rivera Pablo Del Transito Zepeda Lpez 31 de octubre de 2008 Contenido N de Pg.

Teora Administrativa II
Licdo. Isaac Castro

Introduccin ______________________________________________ 3 Objetivos_________________________________________________ 4 Antecedentes______________________________________________ 5 Definiciones de Presupuestos_________________________________ 6-8 El Presupuesto en el Tiempo_________________________________ 9 Funcin de los Presupuestos__________________________________ 9 El presupuesto y las Funciones Administrativas___________________ 9 Importancia de los Presupuestos________________________________ 10-12 Objetivos de los Presupuestos__________________________________ 12 Interrelacin, diagnostico, propsito, objetivos, estrategias de los Presupuestos________________________________________________ 13 Finalidad de los Presupuestos___________________________________ 13 Clasificacin de los Presupuestos________________________________ 14-20 Principios de Presupuestacin___________________________________ 21-22 Ventajas y desventajas de los Presupuestos_________________________ 22-23 Usuarios de los Presupuestos____________________________________ 23 El presupuesto y el proceso Administrativo_________________________ 23-26 Motivos del Fracaso de la Presupuestacin__________________________ 26-27 Calendario Presupuestal_________________________________________ 28 Organizacin del Presupuesto_____________________________________ 29-30 reas Crticas para elaborar el Presupuesto___________________________ 31 Estructura de los Presupuestos_____________________________________ 32

Caractersticas de los Presupuestos__________________________________ 33-34 Ejercicio de Presupuesto___________________________________________ 35-36 Definicin de Trminos___________________________________________ 37-42 Bibliografa_____________________________________________________ 43 Conclusin______________________________________________________ 44

INTRODUCCIN
El objetivo de la presente investigacin documental es presentar un resumen coordinado de los conceptos que constituyen la teora de los presupuestos desde las perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, trminos y temas que permitirn a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como gua.

La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirn ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualizacin de los presupuestos.

Aqu se tratan algunos conceptos acerca de la Formulacin de presupuestos empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia del presupuesto, Objetivos de la elaboracin del Presupuesto, Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestacin, Motivos del fracaso de la Presupuestacin, el calendario Presupuestal y algunos trminos y definiciones sobre Presupuestos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Conocer los diferentes tipos de presupuestos que existen as como tambin cual es la importancia principal para la elaboracin de estos. OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer como estn clasificados los presupuestos, cuales son las ventajas y desventajas y tambin como se relaciona con las cinco funciones de la administracin. conocer ms a fondo la principal funcin de los presupuestos y a la vez los roles que estos desempean.

ANTECEDENTES
El presupuesto tuvo su origen en Inglaterra a fines del siglo XVIIII cuando fue implementado por el ministerio de finanzas como un instrumento de administracin pblica. Sirvi para controlar los gastos de un periodo fiscal determinada situacin que motiv al resto de pases europeos para implementarlos y adoptarlos en sus estructuras de Gobierno. En Estados Unidos la aplicacin del presupuesto se inicio en el periodo comprendido entre 1812-1825, al implantar un presupuesto rudimentario en el Gobierno, seguidamente el sector privado se interes en utilizar los presupuestos para ejercer un mejor control sobre sus gastos, posteriormente el gobierno de los Estados Unidos introduce en la administracin publica el sistema de planeacin de presupuestos.

El fin de ejercer control sobre los gastos, los cuales se generalizaron en la mayora de los pases del continente Americano fue positivo. En El Salvador el presupuesto ha adquirido importancia a partir de 1939 en la administracin del General Maximiliano Hernndez Martnez mediante la creacin de la Direccin General del presupuesto dependencias del Ministerio de Hacienda.[1]

1. QU ES UN PRESUPUESTO
Es la expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de estrategias necesarias para lograrlo. Es la estimacin programada en forma sistemtica de las condiciones de operacin y de los resultados que obtendrn por un organismo en un periodo determinado. Es el mtodo sistemtico y formalizado para desempear las responsabilidades directivas de planeacin, coordinacin y control de las operaciones de la empresa expresado en trminos monetarios. El presupuesto es un mecanismo de control que comprende un programa financiero, estimado para las operaciones de un periodo futuro.[2] Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.[3] Actualmente se concibe el presupuesto como un proceso que tiene relacin con otros. Cuando la administracin trabaja con el sistema de planeacin estratgica, por ejemplo, es necesario analizar el comportamiento interno y externo de la organizacin, definir la misin, la visin, los objetivos, las estrategias, las polticas, los programas, el presupuesto y los procedimientos, y evaluar y controlar todo el sistema.

Cuando se recurre al sistema presupuestario con el inters de prever el futuro de las organizaciones, ser igualmente necesario emplear varias herramientas de la planeacin, pues no puede concebirse esta tcnica como la sola acumulacin de cifras para elaborar estados financieros proyectados, sino como un proceso integral en el cual se inserta una parte sustancial constituida por la misin, la visin, los objetivos, las polticas y las estrategias, y una parte procedimental relacionada con las tcnicas para predeterminar las cifras que conforman el presupuesto. En uno u otro caso, es indispensable establecer un conjunto de etapas que proporcionan buenos resultados: crear una cultura presupuestaria y analizar las ventajas y limitaciones del sistema, analizar el comportamiento de la empresa, evaluar las fuerzas ambientales no controlables, definir las actividades que realizan las personas y conformar un comit encargado de analizar las diferentes etapas del sistema, elaborar un manual y conocer diferentes herramientas de anlisis de la informacin. Estos aspectos no deben olvidarse al trabajar con un sistema formal de presupuestos. Debido a su importancia, cada etapa deber estudiarse profundamente, definir sus procedimientos y analizar sus bondades y limitaciones.

Un presupuesto es la expresin cuantitativa y cualitativa de un plan de accin que propone la administracin de acuerdo con la investigacin del mercado, el diagnstico organizacional y las metas deseadas para un periodo futuro, lo cual permite llevar los objetivos y estrategias a la accin del da a da. Un presupuesto puede contener la informacin tanto financiera como no financiera sobre los planes, y acta como un programa a seguir la organizacin en un periodo siguiente. Los presupuestos financieros cuantifican las expectativas en trminos de utilidades o beneficios esperados, flujos de caja y posicin financiera a futuros. Los presupuestos que no son financieros permiten la construccin de los presupuestos financieros pues incluyen pronsticos como nuevos mercados, unidades a vender, porcentaje de ventas por periodos, unidades a fabricar por producto, consumos y estndares de consumos de produccin, nmero de horas de mano de obra, costos indirectos de fabricacin, gastos operacionales de venta y administrativos, y en general contienen informacin de soporte de todos los conceptos incluidos en el presupuesto.

Por lo general las organizaciones competitivas tienen un ciclo presupuestal en el cual: 1. Se planea el desempeo de la organizacin en conjunto, as como el de sus sub unidades, con base en el acuerdo logrado por el equipo sobre las metas que se proponen alcanzar. 2. Se suministra un marco de referencia, un grupo de expectativas especficas en las cuales se comparan los resultados en tiempo real. 3. Se analizan las variaciones y se toman decisiones para llegar a la meta propuesta. 4. Se retroalimenta tomando en cuenta los escenarios actuales.[4]

2. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. EL PRESUPUESTO Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

3. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionalas hacia lo que verdaderamente se busca. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.[5] El uso de los presupuestos en las empresas pblicas privadas, y tercer sector no es nuevo. Desde que se plantea el problema del riesgo y la incertidumbre, los hombres de negocios necesitan prever el futuro de las entidades a su cargo. Para ello toman como referencia los propsitos y objetivos de la organizacin en el tiempo y disean un sistema que relacione a la perfeccin los objetivos y los recursos financieros

disponibles, los informes peridicos y procedimientos de control. El sistema en s tiene varias ventajas significativas: sirve a la gerencia como herramienta de aplicacin de las funciones administrativas; con su informacin oportuna disminuye el riesgo y la incertidumbre por cuanto pueden tomarse las mejores decisiones y evitar el fracaso en los negocios; compromete a todo el personal en la consecucin de los objetivos y las metas, mediante la asignacin apropiada de responsabilidades. Adems, tiene un marco conceptual muy amplio y unos principios fundamentales, se basa en tcnicas y procedimientos y permite predecir el futuro en la organizacin, por lo cual se le concede cierto carcter cientfico.[6] El sistema presupuestario es considerado como el plan ms importante en la empresa porque permite visualizar, el futuro, facilita la prediccin de las necesidades oportunamente para que la empresa no tenga ningn desfase en cada una de sus secciones o departamentos. Los principales rubros presupuestarios que debemos de tener en cuenta en una empresa son los siguientes: Presupuesto de ventas Presupuesto de Produccin Presupuesto de compras Presupuesto de materiales Presupuesto de mano de obra Presupuesto de gasto de produccin Presupuesto financieros. Estos presupuestos tienen como propsito la anticipacin de efectivo y sus posibles medios para satisfacerlos, entre estos se puede mencionar. Presupuestos o flujos de efectivo Estado de resultados proyectados Balance general proyectado y otros datos Estadsticos financieros que demuestren la situacin econmica de la empresa. [7]

4. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

 Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

INTERRELACIN, DIAGNOSTICO, PROPSITO, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS DE LOS PRESUPUESTOS

5. FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

6. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Segn la flexibilidad, 2) Segn el periodo de tiempo que cubren, 3) Segn el campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Segn el sector en el cual se utilicen.

Los diversos presupuestos de la gestin manufacturera dependen del tamao pronosticado de operaciones productivas y stas, a su vez, se concretan para responder a las expectativas comerciales y a diferentes objetivos financieros, como la maximizacin de utilidades y el mximo empleo de los medios tecnolgicos disponibles. Con este marco de referencia es axiomtico que si las empresas son dinmicas con el fin de contestar a las cambiantes y en ocasiones impredecibles condiciones ambientales, ni las ventas ni la produccin pueden ser estticas y, por consiguiente, sera imperdonable creer que presupuestar es la simple operacin matemtica sustentada en multiplicar los recursos percibidos y gastados durante la vigencia anterior por los ndices de inflacin esperados. Cuando se considera que la Presupuestacin es la extensin de hechos histricos, pasaran a un segundo plano la revisin de las estrategias, la evaluacin de las polticas y la formulacin de objetivos interpretativos de las capacidades y restricciones empresariales, en cuyo caso la gerencia sencillamente procura defenderse del embate inflacionario. En consecuencia, los presupuestos fabriles constituyen la visin monetaria de las estrategias y polticas instauradas por la direccin en las reas de inventarios, intensidad del control de calidad, programas de mantenimiento, distribucin fsica de planta, modernizacin de procesos productivos, abastecimiento, sistematizacin de operaciones, racionalizacin de los procesos administrativos vinculados a la manufactura y sistemas de remuneracin. [8]

6.1 SEGN LA FLEXIBILIDAD

Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la Presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos.

6.2 SEGN EL PERIODO DE TIEMPO

A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

6.3 SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA

De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El

presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el presupuesto de presupuestos. PRESUPUESTOS FINANCIEROS:

En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. Presupuesto de Tesorera Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
Presupuesto Ondulante: Es un plan que esta disponible para un periodo continuo, conforme transcurre un lapso de aade el correspondiente periodo para el futuro. Presupuesto Financiero: Parte del presupuesto maestro que corresponde la siguiente: a) Presupuesto de activo fijo: es un plan preliminar para la toma de decisiones de inversiones a largo plazo. b) Presupuesto de efectivo de programacin de ingresos y de desembolsos.

c) Balance general presupuestado: programacin de las cantidades del balance general d) Presupuesto para el periodo correspondiente al ejercicio contable.

e) Estado de cuentas de flujo de fondos presupuestados. Programacin de flujos de entrada y flujos de salida de efectivo de una actividad particular para el periodo del presupuesto. Presupuestos basados en la actividad: a) Se enfoca en los costos de las actividades necesarias para producir y vender productos o servicios. b) Separa los costos indirectos en costos conjuntos de actividades separadas. Presupuesto Kaizen: a) Basado en sus mejoras futuras b) Los costos influyen mejoras al proceso de productos y servicios, pero que todava no se han implementado en la operacin presupuestaria. Presupuestos flexibles, variaciones y control de la administracin a) Diferencia de desempeo. 1. Diferencia entre el desempeo actual y el mejor. 2. Nivel de desempeo que puede ser logrado. b) Variaciones: 1. Diferencia entre el desempeo actual y el mejor nivel de desempeo para variables financieras. 2. Tipos de variaciones 1. Favorable: aumento en los ingresos de operacin en relacin con el presupuesto. 2. Desfavorable: disminucin en los ingresos de operacin en relacin con el presupuesto 3. Variacin del volumen de ventas: iv. Diferencia entre la cantidad del presupuesto flexible y la cantidad del presupuesto esttico. 5. Variacin de precios.[9]

6.4 SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA EN EL CUAL SE UTILIZAN

Presupuestos del Sector Pblico

Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares, Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

7. PRINCIPIOS DE LOS PRESUPUESTOS Principios de Previsin Son tres: 1) Predictibilidad, 2) Determinacin cuantitativa y, 3) Objetivo. Principios de Planeacin Se destacan: 1) Previsin. 2) Costeabilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5) Confianza, 6) Participacin, 7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad.

Principios de Organizacin Son: 1) Orden y 2) Comunicacin. Principios de Direccin Se destacan: 1) Autoridad y 2) Coordinacin. Principios de Control

Son: 1) Reconocimiento, 2) Excepcin, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos.

Los principios son verdades que rigen la actuacin de las personas dentro de una empresa para la realizacin de las actitudes. Para los presupuestos se pueden mencionar los siguientes: A) Principio del objetivo: Puede resolverse algo siempre y cuando se busque un objetivo. B) Principio de precisin: Son planes de accin y deben de expresarse de manera concreta y precisa. C) Principio de unidad: Debe de existir un solo presupuesto para cada funcin y todas las que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados. D) Principio de oportunidad: Los planes deben finalizarse antes de finalizar el periodo presupuestario para tener tiempo de tomar las medidas contundentes a los fines establecidos de la empresa en la explicacin que sigue, la manipulacin de variadas pertinentes que por parte de la administracin implica una corriente de decisiones bien concebidas dirigida hacia el logro de los objetivos empresariales de largo alcance por proyecciones futuras, se quiere decir que las decisiones importantes de la administracin deben estar fundamentalmente relacionadas con el futuro empresarial a largo plazo, en contraste con las decisiones formadas al azar por deliberadas que sean debemos entender que las corrientes de las decisiones importantes de la direccin administrativa nos debe encaminar primordialmente al desarrollo de estrategias realistas para alcanzar nuestros objetivos empresariales.[10]

8. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS Ya hemos visto las generalidades de los presupuestos y ahora nos corresponde hablar sobre las ventajas y desventajas de los mismos.

A continuacin se presentan los principales beneficios y sus respectivas limitaciones. Ventajas: Se tiene una visin del futuro en cuanto a: 1. Objetivos 2. Mercados 3. Productos 4. Procesos de fabricacin etc. Sirven de base para la toma de decisiones y fijacin de polticas para seguir con las proyecciones futuras. Desventajas: Pueden variar de acuerdo a nuestro entorno socio-econmico La cantidad proyectada no es suficiente para la inversin. Nos limitan a seguir un patrn definido.

USUARIOS DE LOS PRESUPUESTOS El empresario debe plantear la manera de obtener utilidades con la ejecucin de unidades en formas coherentes y cronolgicas. As como el empleado tendr que distribuir sus ingresos mediante lo establecido de un orden de prioridades de las cuales prevalecen la alimentacin la salud y la vivienda; si despus de obtener estas necesidades que son bsicas e imprescindibles tenemos otras necesidades las cuales son vestuario, educacin y recreacin, tarea nada fcil para las amas de casa las cuales tienen fama de ser quienes mejores prepararan y ejecutan y controlan el presupuesto familiar, por eso se dice que son las mejores administradoras de los ingresos familiares. Toda persona natural est sujeta a un presupuesto de acuerdo a sus ingresos mensuales, ideando mecanismos y empleando estrategias para enfrentar las circunstancias inciertas. EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO. La funcin de los buenos presupuestos en la administracin de un negocio se comprende mejor cuando estos, se relacionan con los funcionamientos de la

administracin misma o sea comparte de las funciones administrativas estas son planeacin, organizacin y control. La planeacin y el control, como funciones de gestin administrativa son rasgos esenciales del proceso de elaboracin del presupuesto, adems la organizacin y la direccin permiten asignar recursos y pones en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro unos limites razonables mediante se comparan resultados reales frente a los presupuestos se determinan variaciones y se proporcionan a la administracin elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas.

LAS CINCO FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN Constituidas en el proceso administrativo y ejercidas en forma consistente; el resultado seria una administracin en un presupuesto administrativo se vale de enlaces y la retroalimentacin. Por ejemplo: La planificacin debe proceder a la actividad de organizar y controlar debe seguir a las dems funciones. Sobre la planificacin y el control estos procesos constituyen el centro principal de un sistema de control integral de utilidades y elaboracin de un presupuesto. SISTEMA DE PLANEACION Y CONTROL DE LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA. Flujos de Entrada Planeacin y Control de las Operaciones Flujos de Salida

Productos

Contribuciones Social

Decisiones de Planeacin Decisiones de Actividad Control Seguimiento Gente

Capital Materiales

Inversin

Rendimiento sobre la Inversin Utilidad

De la empresa en la aplicacin que sigue la manipulacin de variables pertinentes por parte de la administracin de una empresa; implica tomar una corriente de decisiones objetivas dirigidas hacia el logro de largo alcance para futuras inversiones. Esto quiere decir que las decisiones importantes de la administracin de una empresa deben estar fundamentalmente relacionadas con las proyecciones de la empresa las cuales deben encaminarnos primordialmente al desarrollo de estrategias realistas para alcanzar ptimos resultados. [11]

9. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La Presupuestacin puede fracasar por diversas razones: Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

 Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la ilusin del control es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la Presupuestacin. Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.

10. CALENDARIO PRESUPUESTAL Es la agenda en la cual se definen a travs del tiempo la ejecucin y el control (evaluacin) del presupuesto. Depende del tipo de organizacin y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.

11. ORGANIZACIN DEL PRESUPUESTO Toda organizacin al formular sus planes, deber delimitar especficamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cmo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las dems personas. Un plan orgnico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha.[12] La elaboracin de los presupuestos comerciales de las empresas no puede limitarse a la simple suposicin de que su futuro mercantil es la prolongacin de los hechos pasados. Esto tendr validez s y slo si las tendencias histricas muestran un crecimiento constante manifiesto en el mejoramiento gradual de la participacin en el mercado. Si esta circunstancia no se da, sera equivocado utilizar como presupuesto los resultados obtenidos durante el ltimo periodo de operaciones empresariales y ajustarlo segn los ndices de precios establecidos para medir la inflacin. Concebir as los presupuestos implica la adopcin de posturas gerenciales justificables cuando la empresa no tiene mayores posibilidades de expandir su comercio, cuando reporta elevados grados de empleo de la capacidad instalada, encara competidores poderosos e interviene en un sector econmico saturado o refleja la incertidumbre de su crecimiento. Si esto se da, son explicables la cautela en los pronsticos, la concentracin de esfuerzos en la eficiente atencin de los clientes actuales y la instauracin de estrategias de marketing que garanticen la supervivencia. Si los mercados son dinmicos, propensos a cambios, fluctuantes y sometidos a la concurrencia de fuerzas econmicas que se nutren de procesos irreversibles, como la globalizacin, la apertura comercial y la menor intervencin estatal en los asuntos de inters gerencial, los presupuestos no pueden concebirse como la extensin de las realizaciones histricas, y su preparacin tiene que basarse en el

4iagnstico concienzudo de la potencialidad empresarial, de las capacidades y de los factores ambientales que constituyen el motor del futuro mercantil o las barreras del mismo. El diagnstico de la situacin interna de la organizacin examina temas como la consolidacin de la imagen corporativa, el grado de posicionamiento comercial, la capacidad de generar valor agregado, el prestigio de marca, el estado financiero y la utilizacin de la capacidad instalada, en tanto que el diagnstico del entorno auspicia el conocimiento de los aspectos que contribuyen a la implantacin de polticas sobre productos, precios y distribucin, y proporciona a la direccin la informacin esencial de la competencia y los consumidores para utilizarla en la proyeccin de la demanda potencial del mercado, las ventas del sector y los volmenes de negocios de la empresa. La medicin apropiada del mercado en cuanto a unidades a vender, poblacin de consumidores, canales de distribucin (intermediarios) y zonas geogrficas, es crucial porque de ella dependen no slo el desarrollo de productos y la formulacin de estrategias de marketing sobre precios, promocin, publicidad y distribucin, sino la definicin de polticas de inversin en tecnologa, financiamiento de las operaciones, de abastecimiento y de planeamiento de la produccin.[13]

REAS CRTICAS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

ESTRUCTURA DE LOS PRESUPUESTOS

CARACTERISTICAS DE LOS PRESUPUESTOS. La formulacin de un presupuesto debe ser en funcin de las caractersticas de la empresa. Las siguientes son caractersticas principales. a) Seccionar en tantas partes el presupuesto como responsables en funcin hayan en la empresa. b) Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable para que sean fcilmente comprobables. c) Elaborar los presupuestos en coordinacin y proyeccin de ser ejecutables.

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS: Para continuar con las generalidades de los presupuestos se explicar a continuacin los criterios de clasificacin ya que as existe una diferencia entre ellos y obedece a las caractersticas particulares de los mismos la cual se muestra en el siguiente cuadro diagnostico.

- Publicas _ Por el tipo de empresa - Privadas

_ Por su forma - Fijas CLASIFICACIOO DE LOS PRESUPUESTOS - A largo plazo

- Flexibles

_ Por su duracin

- A corto plazo

_ Por su Funcin que desempea - Operativo -Financiero Como se puede ver en el cuadro sinptico existen diferentes tipos de presupuestos lo cual es justificable para cada empresa y su propsito en la formacin y ejecucin del presupuesto. A continuacin explicaremos todo tipo de presupuesto por tipo de empresa. Presupuestos Pblicos: Son aquellos que realizan los ministerios, instituciones autnomas, instituciones municipales, etc. Para controlar los impuestos que son los ingresos por tazas municipales, impuestos, derechos y permisos entre otros. Privadas: Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como herramientas administrativas y que sirven para la toma de decisiones, proyecciones y gastos a futuros.[14]

EJERCICIO PROPUESTO Se pide elaborar el plan presupuestal para eso nos dan los siguientes datos: Existencias: Yardas de tela 5,000 a $ 1.10 c/u Conos de hilo 200 a $2.00 c/u Vietas 3,000 a $0.10 c/u Se espera vender durante el ao: Camisas 50,000 a $ 9.00 c/c Blusas 40,000 a $10.00 c/u Faldas 30,000 a $12.00 c/u Elementos necesarios para producir Cada camisa 1.60 yardas de tela, 0.70 de conos de hilo, y 1 vieta. Cada blusa 1.20 yardas de tela, 0.06 de conos de hilo, y 1 vieta. Cada falda 0.07 yardas de tela, 0.05 conos de hilo, y 1 vieta. Al final del ao esperamos tener 10,000 yardas de tela, 200 conos de hilo, y 5,000 vietas; 4,000 faldas, 5,000 blusas y 5,000 camisas.[15]

Desarrollo:

11. DEFINICIN DE TERMINOS

Objetivos: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son bsicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad. Polticas: Serie de principios y lneas de accin que guan el comportamiento hacia el futuro. Planes: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos. Estrategia: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situacin. Programa: Cada una de las partes especficas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas. Organizar: Asignar los recursos humanos, econmicos y financieros, estructurndolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas. Ejecutar: Colocar en marcha los planes. Controlar: Comparar lo que se plane contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignacin de responsabilidades y, la medicin de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas. Prever: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.[16]
Diagnstico: Proceso de investigacin y anlisis sistemtico de eventos relacionados con una organizacin, que permite identificar las causas que los generan a fin de formular planes mediante los cuales proponer soluciones que propicien su crecimiento y desarrollo. Manual de presupuesto: Gua escrita que indica cmo confeccionar los presupuestos; y contiene los siguientes requisitos: 1. Objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, y la responsabilidad de cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada una rea de responsabilidad presupuestal. 2. Periodo del presupuesto y periodicidad para generar los informes de actuacin. 3. Toda la organizacin se pondr en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administracin. 4. Instrucciones para el diligenciamiento de los formatos diseados con el fin de elaborar el presupuesto.

La principal ventaja del manual es ser un medio informativo muy valioso para los integrantes de la organizacin, porque delimita la autoridad y la responsabilidad de cada participante. Misin: Descripcin de la razn de ser de una compaa. En su enunciado expresa el objetivo de la empresa como un todo y se basa en el conocimiento que tiene la administracin sobre las necesidades de recursos. Refleja la naturaleza del negocio y permite establecer su identidad y direccin. Tambin contempla los valores, las creencias o la filosofa de la administracin. Propsitos: Trmino que en algunos casos sustituye a misin. Se refiere a situaciones deseadas en las organizaciones. Variables controlables: Eventos, fenmenos o actividades que puede planear y manejar la administracin.

Variables no controlables: Eventos o fenmenos sobre los cuales la administracin no tiene control. Algunos administradores consideran que con este tipo de variables no puede hacerse nada. Sin embargo, lo mejor sera anticiparlas, evaluar su influencia en la organizacin y formular planes que tengan relacin con ellas. Es decir, deben identificarse las oportunidades para aprovecharlas y las amenazas para minimizar sus repercusiones desfavorables. Visin: Descripcin del sueo idealizado de la organizacin. Meta a alcanzar a largo plazo. Ciclo de vida: Comportamiento comercial previsto para un producto o servicio segn la etapa en que se encuentra (introduccin, crecimiento, madurez y declinacin), que requiere para cada una de ellas determinacin de oportunidades y amenazas, de cuyo conocimiento surge la adopcin de estrategias de mercadotecnia para maximizar las utilidades. Descuentos por cantidad: Deducciones aplicadas a los precios de lista, en dinero o en unidades de compra, que se otorgan a los clientes para estimular las adquisiciones en grandes cantidades o para promover preferencias frente a la competencia. Lnea de productos: Grupo de productos que renen atributos comunes, satisfacen necesidades homogneas, tienen usos complementarios, se ubican en una escala de precios o se comercializan a travs de los mismos canales. Marketing: Actividad desarrollada por las organizaciones econmicas dirigida a la satisfaccin de necesidades, carencias y preparacin mediante el planeamiento de procesos de intercambio.

Posicionamiento comercial: Situacin competitiva lograda por una empresa mediante sus productos.

Presupuesto de ventas: Volumen de ventas expresado en trminos monetarios que es factible lograr por una empresa, que integra informacin sobre cantidades y precios por clase, forma y marca de producto, y que representa la palestra para el planeamiento de las compras, la produccin, el financiamiento, los inventarios y la liquidez. Potencial del mercado: Volumen total (fsico o monetario) de compras estimado para un grupo definido de clientes en una rea geogrfica claramente delimitada, durante un tiempo establecido, en un mercado especfico y en condiciones especiales creadas por un programa de marketing (productos, precios, promocin y distribucin). Pronstico de ventas: Es el nivel de ventas que espera alcanzar una empresa, segn el anlisis de sus capacidades y debilidades, y con base en el programa de marketing. Promocin: Parte de la estrategia de marketing utilizada para informar y persuadir al mercado acerca de los productos y servicios ofrecidos por una compaa. Publicidad: Formas impersonales de comunicacin transmitidas a travs de medios pagados por un patrocinador conocido.

Segmentacin de mercados: Proceso seguido para identificar grupos de compradores con diferentes deseos o requerimientos y que muestran caractersticas homogneas en cuanto a sexo, edad, grado de escolaridad y posicin econmica. Capacidad mxima: Capacidad terica de ingeniera o de diseo, basada en el supuesto del pleno empleo de los medios productivos. Capacidad prctica: Nivel de utilizacin de la capacidad de produccin instalada en que se opera con la mayor eficiencia. Costos directos: Son los que se identifican claramente en una actividad, un nivel organizacional o un producto.

Costo de produccin: Material directo, de la mano de obra y de los gastos indirectos asigna dos por unidad de producto. Estacin de trabajo: Sitio o lugar de trabajo del proceso industrial donde se transforman los insumos o se ensamblan las partes o componentes de un producto. Estndar: Coeficiente de consumo de materias primas o de requerimiento de mano de obra por parte de un producto especfico. Inventarios de seguridad: Existencias de bienes que poseen las empresas para atender pedidos extras o como mecanismo de proteccin contra variaciones imprevisibles de la oferta y la demanda. Manufactura: Funcin esencial de un sistema de produccin que abarca las operaciones y los servicios de mantenimiento directos implcitos en la preparacin de un producto. Margen de contribucin: Diferencia entre las ventas y los costos variables que es necesario crear para financiar los costos fijos y generar utilidades. Integra los costos

Plantilla laboral: Nmero de operarios comprometidos directamente en las tareas productivas, en cuya determinacin intervienen las especificaciones tcnicas de los equipos y las exigencias laborales derivadas de los planes de produccin. Programacin lineal: Se refiere a la utilizacin de procedimientos matemticos aplicables a la solucin de problemas relacionados con la ptima utilizacin de recursos productivos limitados, como es el caso de la mezcla de productos factibles de fabricar. Proceso de produccin: Conjunto de operaciones de produccin ejecutadas de manera secuencial, con el propsito de obtener las especificaciones tcnicas definidas para un producto o una lnea de productos. Sistema de produccin: Comprende la articulacin y la sincronizacin de los elementos materiales, fsicos y humanos que convergen a la preparacin de productos por ubicar en los canales de comercializacin.

BIBLIOGRAFA
BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogot. Segunda Edicin.

NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis to guide capital expenditure decisions. Research Report 43. New York. 1967.

SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teora y aplicaciones. Universidad Distrital. Bogot. 1989.

Estudiantes de 9 Semestre de Administracin de Empresas con nfasis en Economa Solidaria. Fundacin Universitaria Luis Amig Sede Regional Palmira Colombia.

CONCLUSION

Comprendimos que los presupuestos son el mtodo sistemtico y formalizado para desempear las responsabilidades directivas de planeacin, coordinacin y control de las operaciones de la empresa expresado en trminos monetarios. Adems que son un mecanismo de control que comprende un programa financiero, estimado para las operaciones de un periodo futuro.

[1] Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de

Bachillerato. [2] Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de Bachillerato.
[3] SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teora y aplicaciones. Universidad Distrital. Bogot. 1989.

[4] BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc
Graw Hill Internacional, S.A . Tercera Edicin.

[5] NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis to guide capital expenditure

decisions. Research Report 43. New York. 1967.

[6]BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc Graw Hill Internacional, S.A . Tercera Edicin.

[7] Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de

Bachillerato. [8] BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc
Graw Hill Internacional, S.A . Tercera Edicin.

[9] Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de

Bachillerato. [10] Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de Bachillerato. [11] Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de Bachillerato.

[12] Estudiantes de 9 Semestre de Administracin de Empresas con nfasis en Economa Solidaria. Fundacin Universitaria Luis Amig Sede Regional Palmira Colombia.

[13] BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Mc
Graw Hill Internacional, S.A . Tercera Edicin.

Presupuesto de Empresa Privada, Generalidades del Presupuesto, Tercer ao de Bachillerato. Ejercicio propuesto, Presupuesto de empresa privada y desarrollo realizado por el grupo de trabajo. [16] SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teora y aplicaciones. Universidad Distrital. Bogot. 1989.