Microsoft Access 123

MICROSOFT ACCESS Baze de date

O baz de date este o colecie de informaii referitoare la un anumit subiect care au fost strnse, organizate i memorate n scopul folosirii lor ulterioare. Sistemul care permite: strngerea organizarea memorarea regsirea informaiilor dintr-o baz de date se numete sistem de gestiune a bazelor de date, pe scurt SGBD. Un SGBD poate fi convenional, cnd informaiile sunt stocate pe foi de hrtie care sunt depuse n dosare, registre, rafturi, fiete, ncperi etc. computerizat, cnd informaiile sunt stocate pe suport magnetic. Programul Access este un sistem de gestionare a bazelor de date computerizat. El permite nu numai stocarea datelor ntr-un mod organizat, dar i gestionarea lor. Access are funcii cu ajutorul crora se pot face: cutri n baza de date sortarea datelor dup anumite criterii scoaterea numai anumitor date analiza datelor generarea de rapoarte. Limbajul bazelor de date Cuvintele cheie n alctuirea unei baze de date sunt: field (rubric sau cmp), record (nregistrare). Sa considerm urmatorul exemplu. Catalogul de cri al unei biblioteci este o baz de date. Fiecrei cri i corespunde o fi din catalog care conine titlul crii, autorul ei, editura, data publicrii i, posibil, alte informaii. Fiecare element de pe fi constituie o rubric sau un cmp (field) n programul Access. ntreaga fi, cu toate rubricile ei, este o nregistrare (record) pentru o anumit carte. Deci Field (cmp, rubric) - un tip de informaie care este folosit pentru a crea o baz de date.

124 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Record (nregistrare) - o colecie de cmpuri care alctuiesc o dat de intrare ntr-o baz de date. Instrumentele bazelor de date n Access Programul Access permite lucrul asupra bazelor de date cu ajutorul a patru tipuri de instrumente: tabele, formulare, cereri i rapoarte. Pentru nelegerea termenilor folositi facem o scurta descriere a acestora:

Tables (Tabele) cuprind coloane (care reprezinta rubricile) i linii (care reprezinta nregistrrile). Este modul cel mai simplu pentru organizarea unei baze de date. Forms (Formulare) permit organizarea datelor pe cte o nregistrare. Queries (ntrebri, cereri) sunt ntrebri pe care un utilizator le adreseaz unei bazei de date pentru a cuta informaii. De exemplu, baza de date care conine situaia colar a studenilor unui an de studii poate fi interogat pentru a afla care sunt studenii care au media general mai mare sau egal cu 8 n vederea acordrii bursei. Reports (Rapoarte) sunt rezumate ale informaiilor din baza de date. Acestea sunt folosite pentru a comunica informaii din baza de date ntr-un mod organizat i vizual.

Ce trebuie fcut nainte de a crea o baz de date? Primul lucru care trebuie fcut nainte de a trece la crearea unei baze de date este stabilirea informaiilor care vor fi introduse n baza de date. Deoarece unele baze de date pot deveni foarte complexe, este recomandabil de a se stabili de la nceput, cu foarte mare grij, structura acestora. De asemenea, este bine s se aib n vedere, nc din faza de proiectare a bazei de date, nu numai structura datele care vor fi introduse ci i cum vor fi folosite acestea. Adic, se va anticipa la ce ntrebri va trebui s rspund baza de date i ce rapoarte vor fi generate cu ajutorul ei. De exemplu, pentru a alctui o baz de date pentru stocarea adreselor persoanelor cunoscute trebuie s calculai de cte rubrici avei nevoie. Pe o foaie de hrtie scrieti numele acestor rubrici: Numele Prenumele Adresa (str., nr., bloc, scara, etaj, ap.) Localitatea (sectorul) Codul Telefon Telefon mobil Fax

Microsoft Access 125

E-mail

Crearea unei baze de date folosind Access

Pentru deschiderea programului se d un dublu clic pe pictograma Access,

dac aceasta se aflat pe desktop, sau se parcurge drumul cunoscut Start, Programs, Microsoft Office, Microsoft Access. ntr-o fereastr de dialog intitulat Microsoft Access programul propune alternativele: Create a New Database Using (Creai o nou baz de date folosind): Blank Access database (O baz de date vid) Access database wizards, pages, and projects (Asistentul de baze de date, pagini, proiecte) Open an Existing Database (Deschidei o baz de date existent) Ultima comand este selectat implicit.

Pentru a crea o nou baz se selecteaz opiunea Blank Access database i se d clic pe OK. n fereastra File New Database se stabilete:

126 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

la rubrica Save in, locul undeva fi salvat baza de date; la rubrica File name, numele bazei de date; la rubrica Save as type se ls opiunea implicit Microsoft Access

Databases (*.mbd).

Dup terminarea acestor selectri se apas butonul Create. Apare o fereastr cu numele dat bazei de date (n cazul nostru Exemplu) care are aspectul din figura de mai jos. Butonul Tables este apsat i n partea dreapt sunt afiate trei opiuni pentru a crea un tabel.

Microsoft Access 127

Cele trei opiuni sunt: Create table in Design view Create table by using wizard Create table by entering data

Putem ncepe crearea unui nou tabel dnd un dublu clic pe una din aceste opiuni sau apsnd butonul New. n cazul n care s-a ales aceast a doua alternativ se deschide o fereastr cu numele New Table care permite creare unui nou tabel n unul din urmtoarele moduri: Datasheet View Design View Table Wizard Import Table Link Table

128 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Observaie. Dac la deschiderea programului Access, n fereastra Microsoft Access, se alege comanda Access database wizards, pages, and projects i apoi se d clic pe OK, n fereastra New, la rubrica Databases, avem de ales mai multe opiunii de tipuri predefinite de baze de date. Alegerea acestora ne furnizeaz modele de tabele de baze de date ale cror etichete de cmpuri sunt scrise n limba englez.

Tabele (Tables)
Instrumentul numrul unu de lucru al bazelor de date este tabelul. Tabelul este un obiect Access destinat pstrrii datelor despre un anumit subiect. Pentru fiecare subiect identificat la analiza construciei bazei de date se va crea un tabel. Tabelele sunt identificate printr-un nume i apar listate n fereastra Database, atunci cnd acionm butonul Tables. ntr-un tabel datele sunt organizate pe rnduri i coloane. Un rnd corespunde unei nregistrri, iar o coloan conine cmpurile nregistrrilor n care sunt memorate informaii de acelai tip. Orice tabel trebuie s conin o cheie principal (Primary key). Aceasta este prima rubric din nregistrare folosit pentru indexarea bazei de date. Cheia principal poate fi un numr sau o liter. Cum se creeaz un tabel ? Putem crea un tabel n Access cu ajutorul asistentului pentru tabele (Table Wizard) sau prin fore proprii. Prima metod este mai uoar i mai rapid, asistentul ghidndu-ne i sugerndu-ne anumite soluii. Ea se recomand pentru nceptorii care doresc s-i construiasc o baz de date. Metoda are dezavantajul c furnizeaz modele de tabele n care numele cmpurilor sunt scrise n limba englez. Folosind posibilitatea redefinirii numelor de cmpuri putem rescrie aceste nume n limba romn. A doua metod se adreseaz celor mai avansai i permite un control mai amnunit al proprietilor tabelului creat. Crearea unui tabel cu Table Wizard Pentru a crea un tabel folosind ajutorul asistentului pentru tabele, n fereastra New Table selectm comanda Table Wizard i apsm butonul OK. Caseta de dialog care apare, intitulata Table Wizard conine trei rubrici: Samples Tables Samples Fields Fields in my new table S le analizm pe rnd. Sample Tables (Exemple de tabele) ne propune modele de tabele, cu posibilitatea de alegere ntre categoria Business (Afaceri) i Personal. Pentru

Microsoft Access 129

exemplificarea procedeului optm pentru categoria Business i din aceasta selectm modelul Students (Studeni). Sample Fields (Exemple de cmpuri) ne propune modelele de rubrici de care am avea nevoie pentru un tabel cu adresele studenilor din facultate. De exemplu (n parantez sunt trecute nlocuirile lor n limba romn): Address ID (cheia primara pentru identificarea adreselor) FirstName (Prenumele) Midlle Name (Iniiala) LastName (Numele) ParentsNames (Numele prinilor) Address (Adresa) City (Oraul) PostalCode (Codul potal) PhoneNumber (Numrul de telefon) StudentNumber (Numrul matricol) Notes (Observaii)

Fields in my new table (Cmpuri n noul meu tabel) va conine cmpurile dorite n noul tabel pe care-l construim. Pentru aceasta selectm cmpurile dorite din Simple Fields i le transferm, unul cte unul, n rubrica a treia cu ajutorul butonului . Dac dorim transferul tuturor rubricilor propuse de program apsm butonul . sau, pentru Anularea introducerii unui cmp se face cu butonul orientat invers toate cmpurile, cu butonul . Butonul Rename Field (Redenumirea cmpurilor) ne ofer posibilitatea de a schimba numele cmpurilor. Folosim aceast facilitate pentru a scrie n limba romn denumirile cmpurilor selectate.

130 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Apsm Next. n caseta Table Wizard dm numele tabelului nou creat, Studenti, i lsm asistentul s stabileasc cheia primar. Exist posibilitatea ca aceasta s fie aleas de noi.

Apsm Next. n caseta Table Wizard putem stabili legtura dintre tabelul nou creat i alte tabele ale bazei de date. Aceast opiune apare numai dac baza de date mai are i alte tabele create anterior. Apsm Next. n caseta Table Wizard avem de ales ntre: Modify the table design (Modific forma tabelului). Enter data directly into the table (Introduc datele direct n tabel) (opiune preselectat). Enter data into the table using a form the wizard creats for me (Introduc datele n tabel folosind un formular pe care asistentul l creeaz pentru mine).

Microsoft Access 131

Alegem una dintre cele trei opiuni i apsm Finish (Sfrit). Dac alegem opiunea a doua ne apare tabelul pe care ncepem s-l completam. n cazul alegerii opiunii trei ne apare un formular care ne ajut s scriem datele n tabel.

Crearea unui tabel in forma Design View n fereastra New Table selectm Design View i dm OK. Cnd fereastra Table este afiat se ncepe definirea rubricilor acestuia. Pentru fiecare rubric care trebuie inclus n tabel se specific numele acesteia, n cmpul Field Name, i tipul de date pe care-l va contine, n Data Type. Al treilea cmp care exist, Description, este opional. Se folosete pentru descrierea rubricii.

132 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Tipuri de date folosite de Access Access folosete opt tipuri de date. Text - pentru rubricile cu text sau numere care nu sunt folosite n calcule (de exemplu, numerele de telefon). Memo - pentru rubricile cu fragmente de text, cum ar fi mai multe propoziii. Number (Numar) - pentru numerele care vor fi folosite n calcule. Data/Time (Data calendaristica / Timp) - pentru rubricile care conin date calendaristice sau timpi. Currency (Valut) - pentru datele care reprezint o valoare ntr-o anumit valut. AutoNumber - pentru rubricile care conin un numr ntreg care este crescut n mod automat. Yes/No (Da/Nu) - pentru rubricile n care valorile pot fi adevrate sau false. De exemplu, ntr-o baz de date cu studenii facultii putem avea o rubric cu Da/Nu care s arate dac studentul respectiv este bursier sau nu. OLE Object (Obiecte OLE) - este pentru rubrici cu obiecte inserate. Se folosete cnd se conecteaz un fiier din alt program, de exemplu o foaie de lucru Excel.

Completarea rubricilor Se d clic pe prima celul din rubric. n stnga rndului n care se lucreaz va apare o sgeat selector. Se tasteaz numele rubricii. De regul, la o baz de date prima rubric este cheia principal, care este o secven de numere. Se d acestei rubrici numele ID (de la identificare) sau INTRARE.

Microsoft Access 133

Se apas Enter sau Tab pentru a trece n coloana Data Type (Tipul datei). Programul Access insereaz iniial, prestabilit, ca tip de dat Text i afieaz un buton cu o sgeat n jos. Dnd clic pe acest buton se deschide lista derulant Data Type din care se poate alege tipul datei din rubrica respectiv. Pentru prima rubric, pe care am numit-o ID, se alege AutoNumber. Cu Enter sau Tab se trece n coloana Description (Descriere) n care se poate da o descriere a rubricii, de exemplu, la prima rubric, cheia principal. Se trece la linia urmtoare folosind Enter, Tab sau mouse-ul i se repet operatiile descrise mai sus. Proprietile fiecrei rubricii sunt afiate n partea de jos a ferestrei Table. Pentru a le modifica, se selecteaz rubrica respectiva i se apas tasta F6. Cu sgeile n sus sau n jos se alege proprietatea dorita, de regul, dimensiunea i formatul datelor numerice. nainte de a termina tabelul, trebuie stabilit care rubric este cheia principala. Pentru aceasta se d clic pe linia rubricii care se dorete a fi declarat cheie principal Primary Key (Cheie Principal) de pe bara cu i apoi se d clic pe butonul instrumente de lucru Va apare o mic form de cheie la stnga numelui rubricii, indicnd c aceasta este cheia principal. Salvarea, nchiderea i deschiderea tabelelor Salvarea tabelului se face cu comanda Save As din meniul File sau executnd clic pe butonul Save de pe bara Standard. n caseta de dialog care apare se las, de regul, opiunea de a salva tabelul n baza de date curent i se introduce numele acestuia. Se da clic pe OK sau se apas Enter. Pentru a nchide tabelul se deschide meniul File i se selecteaz comanda Close sau se d dublu clic pe csua meniului de control a ferestrei Table pentru a putea accesa comanda Close. Se revine n fereastra Database, unde de data aceasta apare i tabelul nou creat. Pentru a deschide tabelul n vederea completrii lui cu noi date se d dublu clic pe numele tabelului sau se selecteaz numele tabelului i se execut clic pe Open.

134 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Formulare (Forms)
Formularele constituie cel de al doilea instrument pentru crearea unei baze de date. Folosirea formularelor uureaz mult munca de introducere a datelor. Crearea unui formular ataat unui tabel Se deschide baza de date. n fereastra Database se selecteaz tabelul cruia i se va ataa un formular. Se apas butonul Forms i se d comanda New. Caseta de dialog New Form ne propune mai multe posibiliti de a crea formulare dintre care menionm Design View Form Wizard AutoForm: Columnar AutoForm: Tabular AutoForm: Datasheet

Crearea unui formular folosind Form Wizard n caseta de dialog New Form selectm Form Wizard. n partea din stnga apare o descriere a aciunii seleciei fcute: This wizard automatically creats your form, based on the fields you select (Acest asistent va crea automat formularul tu, bazat pe cmpurile pe care le selectezi.) n partea de jos a ferestrei New Form, din lista derulant pus la dispoziia noastr de Access, selectm tabelul sau interogarea cruia i ataam formularul. n stnga listei derulante putem citi textul explicativ:

Microsoft Access 135

Choose the table or query where the objects data comes from. (Alege tabelul sau interogarea de unde provin datele). Dup efectuarea seleciilor apsm butonul OK. Fereastra Form Wizard (1/4) are un design asemntor cu cel al ferestrei Table Wizard. Selectm cmpurile dorite i apsm Next.

n noua fereastr Form Wizard (2/4) suntem chestionai asupra modului n care s arate formularul: What layout would you like for your form? (Ce plan ai dori s aib formularul tu?) Avem de ales ntre: Columnar, Tabular, Datasheet, Justified. Dup alegerea fcut apsm Next.

136 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Urmtoarea fereastr Form Wizard (3/4) ne propune mai multe stiluri pentru formulare: What style would you like? (Ce stil ai dori?) Alegem, de exemplu, Standard i apsm Next.

Fereastra Form Wizard (4/4) ne ntreab care s fie numele formularului What title do you want for your form? i permite alegerea ntre: a) Open the form to view or enter information (deschide formularul pentru vizualizare sau introducerea informaiilor); b) Modify the forms design (modific forma sa). Alegem prima opiune i apsm butonul Finish.

Microsoft Access 137

Access ne pune la dispoziie un formular poziionat pe prima nregistrarea a tabelului selectat. Parcurgerea nregistrrilor se face apsnd butoanele cu sgei din zona Record. Parcurgerea rapid a setului de nregistrri pn la prima sau ultima nregistrare se face apsnd butoanele cu sgei i o linie vertical. Pentru a introduce o nou nregistrare se apas butonul cu sgeat i asterix.

Asistentul pentru crearea formularelor, Form Wizard, permite o mulime de variante pentru crearea unui formular. Folosind una dintre opiunile AutoForm putem crea rapid formulare cu un design standard. Salvarea unui formular se face cu comanda Save As din meniul File. n fereastra Save As se introduce numele formularului i se preciz dac formularul va fi salvat mpreun cu baza de date (opiune prestabilit) sau ca fiier separat. Dup comanda OK se constat apariia numelui formularului salvat n fereastra Database.

138 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Deschiderea unui formular se face executnd dublu clic pe numele formularului dorit n fereastra Database. nchiderea unui formular se face cu comanda Close din meniul File.

Cutarea datelor dintr-o baz de date folosind formularele Se deschide formularul. Se selecteaz rubrica n care se dorete s se fac cutarea dnd clic pe numele ei. Se deschide meniul Edit i se d comanda Find. n caseta de dialog Find in Field (Gsete n cmpul), la rubrica Find What (Ce s gsesc), se tasteaz datele care se doresc a fi gsite n baza de date. Datele pot fi un cuvnt, o fraz sau un numr. Se las (deocamdat) celelalte opiuni aa cum sunt selectate i se d comanda Find First (Gsete prima (nregistrare)).

Access va gsi prima nregistrare n care apare data respectiv. Pentru gsirea urmtoarelor nregistrri se d comanda Find Next (Gsete urmtoarea (nregistrare)). La terminarea nregistrrilor care satisfac criteriul introdus apare o caset de dialog cu un mesaj de avertisment.

Microsoft Access 139

Interogri (Queries)
Ce este o interogare? Interogarea este un obiect Access ce reprezint o ntrebare pe care o formulm n legtur cu informaiile dintr-o baz de date. Rezultatul unei astfel de interogri este o mulime de nregistrri aparinnd unui tabel sau mai multor tabele de date. Aceast mulime de nregistrri poart numele de setul dinamic rezultat al interogrii sau pe scurt setul dinamic rezultat. Este important de reinut caracterul dinamic al setului rezultat. Aceasta nseamn c dac n tabelele surs apar modificri, automat setul dinamic rezultat va fi actualizat cu ultimele valori. Rolul interogrilor este s extrag din tabelele bazei de date numai informaiile care ne sunt necesare la un moment dat. Modul de funcionare al unei interogri este bazat pe condiiile de selectare impuse de proiectantul bazei de date. Tipuri de interogri: pentru selecie - selecteaz din tabele datele care satisfac anumite condiii; de aciune - efectueaz modificri n mai multe nregistrri printr-o singur operaie; de sintez - prezint informaiile ntr-o form compact (sintez). Crearea unei interogri Pentru crearea unei interogri pentru selecie: 1. Se deschide baza de date din care se dorete obinerea de informaii pe baza unei interogri. 2. n fereastra Database, se acioneaz butonul Queries.

140 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

3. Se apas butonul New. 4. Caseta de dialog New Query ne prezint mai multe posibiliti de a crea o interogare, dintre care primele dou sunt: Design View Simple Query Wizard.

Crearea unei interogri folosind Simple Query Wizard n New Query selectm Simple Query Wizard i nchidem fereastra apsnd OK. Fereastra Simple Query Wizard (1/2) are trei rubrici: Tables/Queries (Tabele/Interogri) Available Fields (Cmpuri disponibile) Selected Fields (Cmpuri selectate)

Microsoft Access 141

n rubrica Tables/Queries alegem din lista derulant tabelul sau interogarea din care vrem s selectm un set de nregistrri care satisfac anumite condiii. Rubrica Available Fields (Cmpuri disponibile) prezint numele cmpurilor din tabelul sau interogarea selectat. Cu un clic selectm numele cmpului dorit i apsm pentru trecerea cmpului selectat n rubrica Selected Fields (Cmpuri pe butonul selectate). Trecerea simultan a tuturor cmpurilor se poate face apsnd butonul . n caz de renunare la un cmp se selecteaz acesta n fereastra Selected Fields i se apas butonul . Renunarea la toate cmpurile selectate se face apsnd butonul . La terminare seleciilor dorite se apas butonul Next. n a doua fereastr Simple Query Wizard (2/2) stabilim numele interogrii i avem de ales intre dou opiuni: Open the query to view information. (Deschide interogarea pentru a vedea informaiile.) Modify the query design. (Modific planul interogrii.) La terminare se apas butonul Finish.

142 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Access prezint din tabelul selectat numai acele nregistrri care corespund cmpurilor selectate la rubrica Selected Fields.

Crearea unei interogri folosind Design View Se deschide baza de date dorit, se alege opiunea Queries i se d comanda New. n fereastra New Query se selecteaz Design View (Planul vizualizrii) i se d OK. n fereastra de dialog Show Table avem la dispoziie pentru afiarea tabelelor din baza de date trei butoane: Tables (Tabele) Queries (Interogri)

Microsoft Access 143

Both (Ambele). Apsm butonului dorit i selectm din lista care apare tabelul pe care l vom folosi pentru interogare. Acionm apoi butonul Add. Repetm aceste operaii pentru toate tabelele pe care dorim s le folosim n cadrul interogrii. La terminarea acestor operaii, pentru nchiderea ferestrei Show Table, acionm butonul Close.

Fereastra Query se compune din dou seciunii: o seciune n partea de sus pentru tabele; o seciune n partea de jos pentru alegerea cmpurilor de vizualizat i specificarea condiiilor de selectare a nregistrrilor. Aceast seciune este numit grila QBE (Query By Example - Interogare prin exemplu).

144 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Selectarea cmpurilor Adugarea unui cmp ntr-o interogare: 1. Se selecteaz numele cmpului dorit dintr-un tabel aflat n partea de sus a ferestrei Query. Se apas butonul stng al mouse-ului i trage numele cmpului ntr-o celul din rndul Field al grilei QBE. 2. Cnd mouse-ul este deasupra celulei, se elibereaz butonul mouse-ului. 3. Se repet paii 1 i 2 pentru toate cmpurile dorite. 4. Se marcheaz cu un semn de validare casetele de control din rndul Show, pentru cmpurile pe care le dorim s le vizualizm n foaia de date (Datasheet) a interogrii. Observaie. Access ofer patru moduri pentru adugarea unor cmpuri ntr-o interogare: antreneaz i depune (drag and drop), care a fost prezentat mai sus; scrierea direct a numelui cmpului din tabel ntr-o celul liber a rndului Field din grila QBE; activarea unei celule libere din rndul Field printr-un clic cu mouse-ul i selectarea numelui cmpului din lista derulant care apare; dublu clic pe numele cmpului din lista corespunztoare a tabelului. Specificarea condiiilor de selectare Condiiile de selectare sunt expresii logice care conin, ca operanzi, nume de cmpuri din tabelele interogate. Ele sunt evaluate pentru fiecare nregistrare i n setul dinamic rezultat va fi inclus numai nregistrarea pentru care valoarea logic a expresiei este True (Adevrat). Specificarea, ntr-o interogare, a condiiilor de selectare: 1. Deschidem baza de date i apsm butonul Queries. Selectm interogarea dorit i apsm butonul Design. 2. Selectm celula din rndul Criteria al grilei QBE aflat n coloana cmpului n care dorim s specificm un criteriu de selecie. 3. Introducem valoarea pe care cmpul din coloana respectiv trebuie s o aib pentru ca nregistrarea s fie inclus n setul rezultat, apoi apsm Enter. 4. Vizualizm setul rezultat comutnd n meniul View pe Datasheet (sau acionm butonul Design View aflat la nceputul barei Query Design). n Access putem s crem interogri complexe prin adugarea unor condiii suplimentare i prin combinarea acestora. Introducerea unei condiiei suplimentare: alturi de condiia existent nseamn conjuncie AND (i), sub condiia existent nseamn disjuncie OR (sau). Sortarea nregistrrilor

Microsoft Access 145

Sortarea este operaia de rearanjare a nregistrrilor dintr-un tabel sau dintr-un set rezultat. Pentru o sortare trebuie precizat cmpul sau cmpurile dup ale cror valori se face sortarea i criteriul de sortare. Avem posibilitatea de a ordona nregistrrile ascendent sau descendent. Pentru sortarea nregistrrilor: 1. Comutm pe modul Query Design. 2. Dm clic pe celula din rndul Sort corespunztoare cmpului pe care-l vom folosi pentru sortare. 3. Din lista derulant care apare alegem Ascending sau Descending. 4. Comutm n modul Datasheet View pentru a vedea rezultatul sortrii.

146 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Rapoarte (Reports)
Rapoartele sunt folosite pentru comunicarea datelor din baza de date construit ntr-o form sintetic. Crearea unui raport Se deschide baza de date. n fereastra Database se apas butonul Reports i se d comanda New. n fereastra New Report Access ne propune crearea rapoartelor n mai multe moduri, din care cel mai simplu este folosirea asistentului pentru rapoarte Report Wizard.

Construcia unui raport folosind Report Wizard Fereastra Report Wizard permite crearea rapid a unui raport n ase pai: 1. Report Wizard (1/6) are aceeai nfiare ca i celelalte ferestre de la asistenii pentru tabele, interogri sau formulare. n cadrul ei se alege tabelul cruia i se asociaz raportul i stabilesc cmpurile care vor apare n raportul respectiv.

Microsoft Access 147

2. Report Wizard (2/6) permite alegerea nivelelor i ordinului de prioritate pentru cmpurilor selectate.

3. n Report Wizard (3/6) se poate stabili, pentru maxim patru cmpuri, modul de sortare: ascendent sau descendent.

148 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

4. n Report Wizard (4/6), la rubrica Layout, se stabilete forma n care s arate raportul, iar la rubrica Orientation se alege orientarea lui (Portrait sau Landscape).

Microsoft Access 149

5. Report Wizard (5/6) permite alegerea stilului n care s fie prezentat raportul.

6. n ultima fereastr Report Wizard (6/6) se stabilete numele raportului. Se las opiunea prestabilit Preview the report i se aps Finish pentru ncheierea operaiei de editare a raportului.

150 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Access afieaz pe ecran cum va arta raportul care este gata de tiprit.

De mare utilitate practic sunt opiunile AutoReport: Columnar sau AutoReport: Tabular din fereastra New Report. Ele permit crearea rapid de rapoarte ntr-un format standard coloan, respectiv linie. Crearea unui raport pentru generarea etichetelor potale Opiunea Label Wizard (Asistentul pentru etichete) din fereastra New Wizard permite obinerea de etichete potale asociate unui tabel. Construcia raportului de generare de etichete potale se face n cinci pai: 1. Label Wizard (1/5) permite alegerea tipului de etichet. 2. n Label Wizard (2/5) se alege fontul folosit, mrimea corpului de liter, grosimea acestuia. 3. Label Wizard (3/5) se construiete prototipul etichetei. 4. Label Wizard (4/5) permite indicarea cmpurilor dup care s se poat face sortarea etichetelor. 5. n Label Wizard (5/5) se stabilete numele raportului. Se las opiunea prestabilit See the lables as they will look printed i se apas Finish pentru terminarea operaiei de editare a raportului generator de etichete potale. Salvarea, deschiderea i nchiderea rapoartelor se face la fel ca la celelalte obiecte Access.

Microsoft Access 151

Exemple de aplicaii practice

Aplicaia 7: ACCESS Tematica: 1. Construcia i gestionarea unei baze de date folosind Microsoft Access. 1. Folosind Windows Explorer, creai n catalogul dv. un subcatalog cu numele BD Access. 2. Creai o baz de date Access cu angajaii unei firme de construcii. Baza de date trebuie s conin urmtoarele cmpuri: ID (Cheia principal) Numele Prenumele Data naterii Domiciliul Funcia Data angajrii Salariul Concediu (rubric de tip logic, Yes/No, care va conine informaia dac angajatul a efectuat sau nu concediul de odihn n anul calendaristic curent). 3. Deschidei Access, alegei opiunea Blank Database, dai bazei numele Firma i salvai-o n subcatalogul BD Access. 4. Creai tabelul bazei de date folosind modul Design View. Salvai tabelul cu numele Salariai. Completai primele 5 nregistrri ale tabelului n modul Datasheet View. 5. Creai un formular ataat tabelului Salariai folosind Form Wizard. Formularul trebuie s cuprind toate rubricile tabelului. Numele lui este Formular Salariai. Cu ajutorul acestui formular completai n continuare baza de date cu nc cel puin 5 nregistrri. 6. Folosind modul Design View, realizai urmtoarele interogri asupra bazei de date (n parantez sunt trecute numele care trebuiesc date interogrilor): Salariaii firmei care au domiciliul n Bucureti i sunt zidari (Zidari din Bucureti). Salariaii firmei nscui n perioada 1 ianuarie 1960 - 31 decembrie 1969 (Nscui n deceniul 6).

152 Nicolae Dne Utilizarea calculatoarelor

Salariaii firmei angajai n anul 1996 (Angajai n 1996). Salariaii firmei care au salarii cuprinse ntre 2.000.001 i 3.000.000 lei (Salariu 2-3 milioana). Salariaii firmei care nu au efectuat concediul n anul calendaristic curent (Concediu NO).

7. Realizai un raport asociat bazei de date folosind Report Wizard, cu numele Plata salariai. Raportul trebuie s conin cmpurile: Numele, Prenumele, Funcia i Salariul.

Mai jos este prezentat ca exemplu tabelul unei baze de date construite conform cerinelor de mai sus.
ID Numele Prenumele 1 Anton 2 Bica 3 Danciu 4 Dinu 5 Dinu 6 Enache 7 Toma 8 Voicu 9 Voicu 10 Serban 11 Alexe 12 Barbu 13 Voicu George Aurel Sanda Marin Andrei Gheorghe Mariana Petre Andrei Radu Dan Traian Marius Data Domiciliul nasterii 25/12/1950 Bolintin 23/8/1962 Bucuresti 14/11/1965 Bucuresti 19/6/1970 Bolintin 21/9/1966 Ploiesti 13/10/1964 Bucuresti 21/1/1968 Bucuresti 15/1/1960 Bucuresti 14/5/1966 Glina 27/4/1955 Bucuresti 15/4/1970 Bolintin 23/6/1972 Bucuresti 29/8/1971 Glina Functia zidar sofer contabil dulger sofer inginer contabil zidar zugrav zidar zugrav inginer sofer Data Salariul Concediu angajarii 1/5/1992 2400000 Yes 4/2/1994 2100000 No 1/3/1995 3000000 Yes 15/7/1993 2000000 Yes 12/4/1996 1800000 No 1/3/1992 5000000 Yes 30/11/1993 4500000 No 1/1/1992 2200000 Yes 9/10/1995 1900000 No 13/5/1994 2700000 No 15/5/1996 2300000 Yes 12/6/1996 7000000 No 5/11/1995 2200000 Yes

153

Microsoft Access

Test 3: ACCESS Tematica: 1. Construcia i gestionarea unei baze de date folosind Microsoft Access. 1. Folosind Windows Explorer, creai n catalogul dv. un subcatalog cu numele Access. 2. Creai o baz de date Access cu studenii unei grupe. Baza de date trebuie s conin urmtoarele cmpuri: ID (Cheia principal) Numele Prenumele Data naterii (scris n format romnesc: ziua/lina/anul, de exemplu 25/01/1985 pentru 25 ianuarie 1985) Domiciliul Analiza Algebra Mecanica Media generala Bursa (cmp logic care ia valorile DA sau NU) 3. Dai bazei de date numele Grupa i salvai-o n subcatalogul dv. care are numele Access. 4. Tabelul bazei de date se numete Studenti. 5. Creai un formular ataat tabelului Studenti. Formularul trebuie s cuprind toate rubricile tabelului. Numele formularului este Formular Studenti. 6. Realizai urmtoarele interogri asupra bazei de date (n parantez sunt scrise numele ce se vor acorda acestor interogri): Care sunt studenii grupei care au domiciliul n Bucureti? (Bucureti) Care sunt studenii care au mplinit vrsta de 20 de ani in anul 2000? (20 ani) Care sunt studentii ce au note peste 7 la Analiz i Algebr i nu au burs? (AA7 Fara bursa) 7. Realizai un raport asociat bazei de date cu numele Raport Studeni care s prezinte studenii bursieri. Raportul trebuie s conin cmpurile Numele, Prenumele, Media generala. Bibliografie Pentru MS Office: 7. Sherry Kinkoph, Ghidul bobocului pentru Microsoft Office, Editura Teora, Bucureti, 1995. Pentru Microsoft Access

Microsoft Access

154

11. Mihai Anton Cerghizan, Access 2.0, Editura Tehnic, Bucureti, 1995.