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Auditora de los Activos Fijo

CONTENIDO
INTRODUCCION CARACTERSTICAS DEL EXAMEN Administracin y Control del Activo Fijo ACTIVO F IJO Objetivo General Objetivos Especficos

PAUTA GENERAL DE REFERENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO Objetivo I: Existencia y Propiedad Objetivo II: Condiciones de Mantenimiento Objetivo III: Destinacin Objetivo IV: Gravmenes LISTADO DE COMPROBACION TECNICO Objetivo I: Existencia y Propiedad Objetivo II: Condiciones de Mantenimiento Objetivo III: Destinacin Objetivo IV: Gravmenes

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INTRODUCCION
El objetivo de Auditora, seala en sus aspectos especficos lo siguiente: 1.- Administracin y Control de Activos Fijos El propsito de la Auditora al Activo Fijo, es entregar informacin a la Gerencia, sobre las condiciones en que se administra y controlan los bienes de capital. Por otra parte, si es del caso, presentar las observaciones, conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin, que permita incrementar la eficiencia de cada unidad de la empresa, como el patrimonio de la misma. El esquema metodolgico que se expone a continuacin, tiene como finalidad servir de gua para el desarrollo de los programas de auditora.

CARACTERISTICAS DEL EXAMEN

ADMINISTRACION Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO Existencia y propiedad de los bienes. Condiciones de mantenimiento. Destinacin de los bienes: Distribucin interna de los Bienes. Altas y Bajas Enajenaciones de Activo Fijo. Comodatos y otras asignaciones. Gravmenes a la propiedad.

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ACTIVO FIJO
OBJETIVO GENERAL Constatar y evaluar las herramientas de control interno, disponibles y utilizadas en los organismos de la Administracin, para la proteccin de los activos fijos. OBJETIVOS ESPECFICOS OBJETIVO ESPECFICO I: Existencia Constatar y evaluar los instrumentos y mecanismos para la verificacin de la existencia y propiedad de los activos fijos de la empresa OBJETIVO ESPECFICO II: Mantenimiento Determinar y evaluar los mecanismos de verificacin y administracin para el mantenimiento y buen uso de los bienes corporales de la empresa. OBJETIVO ESPECFICO III: Destinacin Estudiar los mecanismos de destinacin y asignacin administrativa de bienes corporales del Servicio o empresa; evaluar su funcionamiento y coherencia con la actividad y fines de la empresa. OBJETIVO ESPECFICO IV: Gravmenes Identificar la existencia y funcionamiento de elementos de control asociados a la evaluacin, verificacin y advertencia de gravmenes sobre activos fijos de la institucin o empresa. Nota: Para estos efectos y de modo referencial, se considera Activo Fijo el conjunto de bienes tangibles, muebles e inmuebles, que ingresan a la empresa para ser utilizados en la actividad propia de la organizacin PAUTA GENERAL REFERENCIAL PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO: A continuacin se sealan, a modo de referencia para el alcance y elaboracin de un programa de actividades, aquellas reas y mecanismos cuya existencia y funcionamiento debieran considerarse, segn el objetivo especfico al cual se encuentran asociados y de acuerdo a la situacin particular de cada empresa.

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OBJETIVO I EXISTENCIA Y PROPIEDAD

ACTIVIDADES Verificacin de procedimientos de elaboracin y actualizacin de Inventarios PUNTOS DE INTERS Existencia de Inventarios Para bienes corporales muebles: inventario normal Para bienes corporales inmuebles: inventario jurdico nominal; unidades responsables. Para bienes litigiosos: inventario de juicios; unidades responsables. Actualizacin de inventarios y registros. Productos, derivados del inventario, dirigidos a la gestin y salvaguarda Cumplimiento de las normas que rigen el Sistema de Contabilidad General de acuerdo a los Boletines Tcnicos del Colegio de Contadores. Procedimientos e instrucciones contenidas en Normativas Legales, etc. Oportunidad del registro Existencia y funcionamiento de una unidad responsable Existencia de la unidad. Funciones. Procedimientos. Corresponde poner atencin a los aspectos relacionados con el cumplimiento de los fines de la unidad: capacidad de deteccin OBSERVACIONES Los bienes normalmente son inventariados de acuerdo a un procedimiento normal y peridico. Sin embargo, existen bienes, como los inmuebles y los sometidos a un juicio contencioso, cuya existencia es consignada por otros medios: escrituras pblicas, registros de departamento de bienes races o fiscala, expedientes judiciales de la institucin, etc. La dispersin de los antecedentes no debe obstar a la existencia de funcionarios o unidades responsables de su control de existencia y actualizacin. La contabilidad debe ser registrada de acuerdo a Principios Contables Generalmente Aceptados, lo cual se norma a travs de los Boletines Tcnicos que publica el Colegio de Contadores AG.

Verificacin del registro contable

 Planes y programas. Eficacia y oportunidad de las acciones. Existencia de funciones incompatibles.

de alteraciones, criterios de focalizacin de la actividad, poltica y herramientas de manejo de inventarios, incompatibilidades, etc..

OBJETIVO II CONDICIONES DE MANTENIMIENTO

ACTIVIDADES Verificacin de polticas de mantenimiento y reparaciones. PUNTOS DE INTERS Existencia de una poltica de mantenimiento. Existencia de procedimientos, instrucciones o recomendaciones. Grado de aplicacin de la poltica y/o de las instrucciones. Criterios para determinar la irreparabilidad de un bien. Criterios de calidad para la adquisicin de bienes. Criterios de resguardo y garanta por desperfectos y obsolescencia. Seguros. Vinculacin del plan de adquisiciones con la necesidad de reposicin de bienes del Servicio. Existencia. Funcionamiento. Procedimientos. Incompatibilidades. Tecnologas de gestin aplicadas a las adquisiciones. OBSERVACIONES Anlisis de aquellas situaciones de bienes, que impliquen detrimentos patrimoniales.
Presuntamente causado por funcionarios o terceros ajenos a la entidad. Derivados de casos fortuitos o de fuerza mayor

Verificacin de polticas de adquisiciones.

El resguardo de los bienes de la empresa debe comprender las causas de la adquisicin de un bien, su calidad, las garantas existentes, el apoyo tcnico, as como las conductas funcionarias que afectan la integridad de los mismos.

Existencia y funcionamiento de unidad responsable.

El proceso de la adquisicin y administracin de bienes cuenta con tecnologas de gestin modernas, las cuales vinculan ms fuertemente que antes a las unidades de presupuesto, finanzas, inventarios, mantenimiento y adquisiciones. Cuando no se efecta una revisin de los materiales y maquinarias por una unidad

Verificacin de mecanismos de revisin de materiales.

Unidad encargada de la revisin del estado de materiales y maquinarias.

Procedimientos de revisin o verificacin peridicos. Verificacin de mecanismos de revisin de edificios y obras. Existencia de unidades o procedimientos de revisin peridicos del estado de edificios u obras institucionales.

especfica, deben existir criterios y procedimientos para su realizacin por las unidades que los tienen asignados. Aunque se trata de actividades extraordinarias, stas deben efectuarse, y para ello se debe contar con personal capacitado, propio o contratado

OBJETIVO III DESTINACIN

ACTIVIDADES Verificacin de procedimientos de ejecucin y evaluacin de inventarios PUNTOS DE INTERS Existencia de procedimientos de ejecucin de inventarios que permitan detectar cambios o alteraciones en la asignacin o destino de los bienes. Existencia de procedimientos o tecnologas de evaluacin de inventarios. OBSERVACIONES La elaboracin de inventarios, por s misma, no constituye una herramienta de resguardo como tampoco de gestin. Su realizacin est orientada a la toma de decisiones, la que influir en las polticas de adquisiciones, presupuestacin, y mantenimiento, as como en la administracin financiera de los recursos asignados. Debe considerarse que la asignacin inadecuada de los bienes de la empresa afecta el como podra ser la disposicin de bienes o su enajenacin a valores indebidos. Corresponde verificar el cumplimiento de la normativa para dar de baja bienes, y especialmente la referida a vehculos Existen bienes, especialmente inmuebles, que en virtud de situaciones de hecho, de actos formales de autoridad, o de contratos, vigentes o no, se encuentran en manos de terceros, dejando de prestar el servicio que

Verificacin de procedimientos para la asignacin, disposicin y enajenacin de bienes.

Existencia de inventario o mecanismo de deteccin de bienes asignados a terceros.

Procedimientos y criterios para la asignacin de los bienes a reas, negocios, labores o funcionarios determinados. Procedimientos para la disposicin de bienes: Enajenaciones. Baja de bienes. Traslados Inventarios especiales o mecanismos de deteccin de bienes en poder de: Otras Unidades; Terceros; Funcionarios.

origin su adquisicin

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OBJETIVO IV GRAVMENES
ACTIVIDADES Verificacin de informacin sobre gravmenes y otras cargas legales que soportan los bienes de la empresa PUNTOS DE INTERS Existencia de Ttulos de propiedad u otros derechos. Existencia de documentos contractuales en los que se fijen los gravmenes. OBSERVACIONES Los gravmenes son cargas que, en virtud de un contrato o una ley, deben soportar los bienes de una servicio, tales como las servidumbres, los usufructos, las prohibiciones de disponer o usar, las condiciones especiales para su utilizacin, o limitaciones para enajenarlos. Resulta importante, cuando existen gravmenes que afectan a bienes de la empresa, sopesar la conveniencia de aceptarlos previo a su constitucin, as como tambin, contar con algn medio que advierta oportunamente sobre su cesacin, para no someter el patrimonio de la empresa a limitaciones innecesarias

Existencia de instancias de evaluacin de conveniencia y de advertencia

Instancia de evaluacin de conveniencia. Instancia o mecanismo de advertencia.

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Listado de Comprobacin Tcnico

OBJETIVO I: EXISTENCIA Y PROPIEDAD DE LOS BIENES:
1.- Existen normas y procedimientos referidos al control de los bienes de activo fijo? Estn debidamente separadas las funciones de custodia, operacin y registro de estos bienes? 2.- Los procedimientos de control utilizados son extensibles a la adquisicin de bienes, recepcin de donaciones, recepcin y/o dacin de bienes en comodato? 3.- Respecto de las propiedades (terrenos, edificios, bienes de uso y otros):

tienen como respaldo facturas, escrituras, ttulos de propiedad o certificado de

dominio vigente?

Estos documentos se guardan en forma adecuada para impedir su prdida o

destruccin? 4.- Existen mecanismos de control para la transformacin y fabricacin propia de bienes de Activo Fijo? (por ejemplo, muebles) 5.- Los procedimientos existentes permiten conocer en forma oportuna: la identidad, ubicacin y uso de los bienes del Activo Fijo? la situacin de un bien cuando queda en desuso?. NOTA: El Auditor debe verificar que los bienes estn marcados (codificados) para una fcil identificacin. 6.- Se efectan verificaciones peridicas del inventario de los Activos Fijos?

 Si la respuesta es afirmativa, Cada cunto tiempo se realiza dicho Inventario? 7.- Se concilian, por lo menos una vez al ao, los inventarios fsicos con los registros de la contabilidad? 8.- Existen controles fsicos y administrativos de los bienes del activo fijo? 9.- Los procedimientos para el registro contable del Activo Fijo se ajustan, cuando

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corresponda, a las normas que sealan los Boletines Tcnicos y a las Normativas Legales Vigentes? respecto de adquisiciones de bienes de uso? sobre criterios de valuacin aplicables a las incorporaciones de bienes de uso? sobre ajustes por Correccin Monetaria ? sobre depreciacin de los bienes en uso ? sobre bienes cedidos en comodato? sobre erogaciones capitalizables? 10.- El sistema contable dispone de registros auxiliares que reflejen el costo neto de los bienes, que constituyan un patrn de comparacin de los inventarios fsicos? 11.- Dada la multiplicidad de operaciones que se generan respecto del rubro la contabilizacin del Activo Fijo se lleva a cabo mediante un proceso computarizado? 12. La empresa cuenta con vehculos en Leasing ? 13. Si la respuesta a la pregunta 12 es afirmativa, que tipo de Leasing es? y como ha sido registrado? 14. La empresa cuenta con vehculos recibidos en usufructo, comodato, depsito u otro ttulo no traslaticio de dominio (por ejemplo, proyectos desarrollados con Organismos Nacionales o Internacionales)? Dichos vehculos tienen un distintivo que lo diferencie con los vehculos propios? Cuntos vehculos arrendados tiene la Institucin? Estn vigentes los contratos? 15. La empresa dispone de bienes inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios?.

OBJETIVO II: CONDICIONES DE MANTENIMIENTO:

1.- Se efecta mantenimiento preventivo de los bienes? 2.- Se asigna, formalmente, responsabilidad por la permanencia y mantenimiento de los bienes, a los usuarios de stos? 3.- Existe una Unidad encargada de las actividades de administracin y control de los bienes de Activo Fijo?

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4.- La entidad tiene cubierto por seguros, sus activos fijos, contra riesgos generalmente asegurables (incendios, robos, accidentes, daos a terceros y otros)? Estn vigentes las plizas? 5.- La recepcin de vehculos est a cargo de una persona responsable y capacitada para verificar que ste cumpla con las normas, que para vehculos motorizados se consignan en la Ley del Trnsito? 6.- Cuando se recepciona un vehculo se constata la documentacin que debe traer: Permiso de circulacin? Placas de patente? Inscripcin en el registro de vehculos motorizados? Revisin tcnica? Seguro automotriz? Seguro vehicular, que cubra la totalidad de los daos? 7.- Existe una normativa vigente que se refiera a los siguientes aspectos: Hoja de vida del vehculo? Mantencin y reparaciones? Control del Combustible? Informacin que debe contener la bitcora? 8.- El responsable de la administracin de los vales de bencina: Lleva un control detallado de los cupones de combustibles recibidos y entregados a los distintos conductores de vehculos fiscales? Se verifica el kilometraje, teniendo presente el rendimiento del motor y la capacidad del estanque, antes de entregar cupones nuevamente? Se mantienen debidamente resguardado los cupones de bencina para stock? (Caja de Fondos). 9.- La Autoridad responsable y los choferes encargados:

 se preocupan de mantener los vehculos en ptimas condiciones mecnicas? Se lleva una planilla Control de mantencin de cada Vehculo con el detalle de los trabajos realizados y repuestos utilizados? Se compara la salida de repuestos de bodega, con los realmente utilizados en la mantencin o reparacin de los vehculos? 10.- Todas las personas autorizadas para conducir vehculos de la empresa tienen: su licencia de conducir vigente Tipo A o B segn corresponda?

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11.- Existe un Manual de Procedimientos para casos de accidentes de vehculos?. Dicho Manual est actualizado? 12.- Respecto del uso de vehculos arrendados: Se encuentran actualizados los contratos? Estn autorizados o visados por la persona responsable? 13.- Se entrega a la Unidad de Planificacin y Presupuesto de la empresa la informacin respecto a gastos de mantencin, reparaciones, combustibles y otros, para justificar las necesidades presupuestarias? 14.- Si la empresa dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios: Existe una normativa respecto a mantencin de estos bienes inmuebles?

OBJETIVO III: DESTINACION Y ASIGNACION DE BIENES:

1.- Existen normas que regulen los traslados internos de los bienes, por prstamos, comodatos, envos a servicio tcnico, a reparaciones, etc.? 2.- Se formalizan los cambios de responsable de los bienes, derivados del traslado o el alejamiento (retiros) de funcionarios? 3.- Existe en cada Unidad, Depto. u Oficina, un registro de los bienes en uso bajo su responsabilidad?. 4.- Respecto de los bienes en comodato: Existen disposiciones para la entrega? Los procedimientos establecen la exigencia de emitir un documento por parte de quien recibe el bien, en el que formaliza el compromiso de cumplir las

condiciones u obligaciones bajo las cuales se convino el comodato? Se actualizan y se deprecian anualmente, cuando corresponde? 5.- Si la empresa dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios? Estos inmuebles estn ocupados por funcionarios activos? A los funcionarios que corresponde se les descuenta el arriendo en las respectiva remuneracin asignada al cargo?

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OBJETIVO IV: GRAVAMENES :

1.- Existen gravmenes que afecten a algn bien del Activo Fijo como terrenos, edificios, vehculos u otros? Si la respuesta anterior es afirmativa : Cul es su origen? Est debidamente autorizado y documentado? NOTA: Con todo, los Auditores debern efectuar exmenes selectivos de inventarios, con el objeto de asegurar la existencia, condiciones y restricciones de los mismos..

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CATEDRA

AUDITORIA TRIBUTARIA

TEMA

RUBRO DEL ACTIVO FIJO

ALUMNOS

HERNAN MORAGA A. HERNAN RIVERO