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10 tips para que los profesionales de TI administren su tiempo

Escrito por: Rich Hein el lunes, 17 de septiembre de 2012 y tiene 0 comentario

La mayora de la gente aprende tcnicas para administrar su tiempo conforme ganan experiencia, pues se dan cuenta de que es algo necesario para realizar su trabajo. Sin embargo, como siempre ocurre, cuanto ms invierte en ello, mayor ser la recompensa. Para cumplir con sus objetivos a corto y largo plazo, la administracin del tiempo es crtica para dar prioridad a las tareas, programar citas, correos electrnicos, proyectos y mucho ms, sin mencionar las responsabilidades familiares. Qu pasos puede dar usted para recuperar algo de su tiempo? Como muchas habilidades, puede perfeccionar sus prcticas para la administracin del tiempo con un poco de diligencia y prctica. Para ayudarle en su bsqueda de hacer ms, CIO ha reunido esta til lista para ayudarle a aprovechar al mximo su ocupado da. 1. Planear es la clave: Haga listas y utilice las herramientas a su disposicin El ritmo al que la mayora de nosotros trabajamos es impresionante y documentar las ideas y las tareas es una forma de asegurarse de que las cosas se vayan al limbo. Cuando haga listas, recuerde registrar tanto como pueda esto le ayudar a retomar el rumbo ms rpido cuando revise su tarea ms tarde. La mayora de nosotros tiene una table, un smartphone o una laptop con nosotros durante el da y la noche. Cada uno de stos tiene alguna herramienta de administracin del tiempo integrada o preinstalada, y existe la posibilidad de que las herramientas estn siendo subutilizadas. Por ejemplo, Outlook, tiene tareas, una forma de conservar, rastrear y mantener listas y notas junto con un calendario, una gran herramienta para la planeacin de proyectos, citas y recordatorios. El iPad y Android tienen notas y calendarios integrados, as como miles de aplicaciones de administracin del tiempo disponibles en sus tiendas de aplicaciones. Si usted es de la vieja escuela, llevar una notebook y un pequeo pad siempre es una buena idea. Cualquiera que sea el medio, organice sus tareas y sus ideas. Cundo debe usted organizar y hacer su lista? Una opcin es organizar su lista de pendientes al final del da laboral. Piense en los eventos del da y planee cuidadosamente su estrategia para el da siguiente. Esto puede ahorrarle muchas noches sin dormir. Otra opcin es crear una lista que incluya todas sus tareas, personales y de trabajo. Una vez que su lista est completa, revsela y hgase estas preguntas: Necesita programar citas? Puede delegar estas tareas a alguien ms? Es necesaria esa junta? No permita que sus listas sean demasiado largas o se salgan de control; stas deben ser categorizadas o reducidas antes de ejecutarlas, si es posible. Aqu lo importante es documentar sus pendientes en algn lugar de modo que usted los saque de su cabeza y se enfoque en la tarea que realiza. 2. La multitarea no funciona 10 tips para que los profesionales de TI administren su tiempo 1

En un reciente artculo publicado en el Huffington Post, Zheng Wangs, un investigador y profesor de comunicacin de la Universidad Estatal de Ohio, plasm sus ideas sobre la multitarea: "Existe el mito entre algunas personas que la multitarea los hace ms productivos. Pero parece que tienen una percepcin errnea de los sentimientos positivos que reciben de la multitarea. No estn siendo productivos slo se sienten ms satisfechos emocionalmente con su trabajo". La gente es ms efectiva cuando se concentran en una cosa a la vez. Se dice a menudo que es mejor terminar un trabajo que comenzar cinco. 3. Establezca prioridades siempre Vea sus listas e identifique sus principales prioridades. Aborde sus tareas ms importantes o que requieran mucho trabajo mental en un momento de su da en el que est ms alerta mentalmente. Para muchos, ese momento es por la maana, pero para otros podra ser cuando todos ya se han ido de la oficina. 4. Establezca metas y plazos Las tareas y los proyectos necesitan plazos y metas con stos usted puede medir su progreso y xito. Los plazos son crticos para el resultado de cualquier proyecto o tarea. Si no se establece un plazo realista y se administra bien, habr ms razones para estar estresado. No darse usted o a su equipo el tiempo suficiente, puede derivarse en una presin extrema para todas las partes involucradas. Siempre dese un poco ms de tiempo del que cree necesita para evitar contratiempos innecesarios. Apegarse a sus plazos le ayudar a hacer ms rpidamente. Establezca objetivos que se sean Especficos, Puedan Medirse, se Enfoquen en la Accin, Realistas y con un Plazo Especfico. Establezca metas a largo y corto plazo. Es fcil perderse en el microcosmos del da las metas ayudan a mantener las cosas en contexto y ayudan a tener un panorama ms completo. Considrelas el mapa de caminos de su carrera y una parte necesaria de su trabajo diario. Si usted quiere tener xito, necesita establecer y esforzarse por alcanzar sus objetivos. Le da direccin y le permite enfocarse en lo que es importante. En resumen: siempre tenga metas, objetivos y plazos claramente definidos. 5. Aproveche al mximo su tiempo Todos tenemos algo de tiempo durante el da que podemos usar mejor; por ejemplo, cuando nos trasladamos a la oficina, cuando nos ejercitamos y estamos en la regadera. Tambin es un excelente momento para dar prioridad a algunos de los puntos de su lista. 6. Lleve el control de cunto tiempo invierte Un paso importante hacia la administracin del tiempo es saber cundo tiempo se invierte. Tome uno o dos das de su semana y documente cada actividad y tarea que realiza. Esto parece ms difcil de lo que es. Existen muchas aplicaciones de productividad que lo harn para muchas de las plataformas. Hemos listado algunas para que usted comience: Usuarios de iPhone aTimeLogger 10 tips para que los profesionales de TI administren su tiempo 2

 Eternity Time Log Lite iTimeSheet Lite

Usuarios de Android Android Time Card Free Time Recording TimeCatcher

PC o Mac Google Calendars Toggl Harvest Tick

Una vez que tenga toda la informacin frente a usted, tendr claro dnde puede ahorrarse tiempo. A menudo la gente se sorprende por lo que puede revelar este sencillo experimento. 7. No deje las cosas para despus Posponer las cosas para despus literalmente lo lleva a ninguna parte, as que no postergue las tareas importantes o espere hasta el ltimo minuto para preparar su presentacin. Es parte de nuestra naturaleza humana evitar las tareas que no nos son placenteras; para evitar esto, pruebe usar el sistema de recompensas. Planee algo divertido o relajante despus de una tarea difcil, como tomarse un descanso de diez minutos o ir a caminar o trabajar en algo que realmente le sea atractivo. 8. Recargue sus bateras Coma bien, haga ejercicio regularmente y duerma lo suficiente. Cuando est saludable y todo est bien esto a menudo se toma por hecho; parece algo sencillo pero para muchos de nosotros es algo difcil de hacer. 9. Elimine las distracciones No importa dnde trabaje, las distracciones vienen en la forma de correo electrnico, medios sociales, juntas y colegas que quieren hablar sobre el ltimo episodio de su serie favorita, de los eventos de actualidad o de sus hijos. Qu puede hacer para limitar estas distracciones y concentrarse en las tareas inmediatas? Si se ha tomado el tiempo para monitorear cmo invierte su da, sabr dnde comenzar, pero algunas otras cosas que usted puede hacer incluyen poner en silencio su telfono durante sus horas de trabajo, o establecer intervalos especficos para consultar su correo electrnico. Algunas personas utilizan audfonos con cancelacin de ruido o escuchan msica para opacar los sonidos de la oficina, mientras otros usan un letrero de "no molestar" en su oficina o cubculo. Tiene colegas o un jefe que les gusta interrumpir mientras usted trata de ser productivo? Una excelente forma de evitar esto es pasar a su oficina o cubculo justo antes de comenzar a trabajar en algo. Dgales que est por entrar a una junta o que se pondr a trabajar en una tarea que requiere de su completa atencin, y pregunte si hay algo que necesitan discutir antes de que usted se ponga a trabajar. Requiere un pequeo esfuerzo extra de su parte pero la recompensa es que no lo interrumpirn cuando intenta ser productivo.

10 tips para que los profesionales de TI administren su tiempo

10. Delegue responsabilidades Siempre est corriendo o retrasado? No come o lo hace en su escritorio mientras trabaja? Existe la posibilidad de delegar. No poder delegar adecuadamente puede ser un factor que limite su carrera. Un da tiene 24 horas y cada nosotros somos slo una persona. El fundador de Virgin group y billonario Richard Branson dijo esto, "Aprend a delegar desde muy joven. De hecho, salirme de la oficina me ha ayudado a buscar la siguiente gran empresa". Sin importar si usted piensa que puede hacerlo mejor o no, algunas cosas deben delegarse para que usted pueda enfocarse en las prioridades y tomar nuevas responsabilidades. Delegar no es un proceso sencillo, requiere pensarse y dar seguimiento. A continuacin, seis pasos para delegar tareas y proyectos:

1. Sepa quin es la gente a la que puede recurrir. Cules son sus puntos ms fuertes/dbiles? 2. Establezca objetivos y d a conocer sus expectativas 3. Establezca revisions y plazos 4. Infrmeles qu recursos estn a su disposicin 5. Est disponible para responder a las preguntas. Visite los puntos de revisin y vea cmo est avanzando la tarea. 6. Permita un poco ms de tiempo del necesario. La cantidad de tiempo que usted requiere para realizar una tarea a menudo es diferente para alguien que no realiza la misma tarea regularmente.

Delegar es parte de la administracin de TI y vital para la administracin del tiempo, y que ofrece un importante avance en productividad.

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