Excel 2003 的基本使用

本節之學習重點包括以下諸項(若對 Excel 使用已經有基礎的讀者可跳過此節):
(1) 學習如何進入及離開 Excel 軟體之使用。
(2) 了解 Excel 的操作環境。
(3) 了解 Excel 檔案的結構,包括活頁簿(Book)、工作表(Worksheet)、欄(Column)、列(Row)、範圍(Range)
及格位(Cell)。
(4) 學習如何以不同方法定位格位與選取範圍。
(5) 學習如何在 Excel 中輸入包括文字(Text)、數字(Number)、日期(Date)、時間(Time)、公式(Formula)
等不同型態資料。
(6) 學習 Excel 函數之基本使用。
(7) 學習 Excel 的統計圖繪製功能
以下依序說明。
1. 進入及離開 Excel 及使用環境的了解
欲進入 Excel 使用環境有兩種方式:一是在「開始¾程式集」中找到名為 Excel 的圖示(如圖 3.1.1)(註:
Microsoft Excel 的位置會因個人設定而有差異);另一種方式為以滑鼠雙按執行 Excel 類型的檔案(副
檔名為.xls)。

圖 3.1.1 進入 Excel 之使用
進入 Excel 後,使用者可以看到如圖 3.1.2 的使用環境。
一般工具列

功能表

格式工具列
資料編輯列

工作區

狀態列

圖 3.1.2 Excel 的工作環境
在圖 3.1.2 的視窗中,包含以下幾個部分:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

功能表:包含 Excel 的所有功能選項。
一般工具列:包括一般性之功能按鈕。
格式工具列:包括與格式相關的功能按鈕。
資料編輯列:在此可編輯指定格位的內容。
狀態列:在此即時顯示相關操作狀態。
工作區:在此可觀看或編輯工作表內容。

欲離開試算表環境之使用,使用者可選取(以滑鼠左鍵單按功能名稱即可選取)功能表中的
「檔案」

再選取其中的「結束」項即可。在本書中,對於上述操作將以「檔案結束」表示,意即從功能表中
先選取檔案,再選取結束項。(如圖 3.1.3 所示)

圖 3.1.3 離開 Excel 的方式

2. Excel 的檔案結構及工作表、欄、列、格位之定位
在 Excel 的工作區中即可看到一由橫的列及縱的欄所組成的工作表(Sheet1)。使用者點選工作區
下方的分頁夾,可切換到其他工作表的使用(系統預設包括 Sheet1、Sheet2、Sheet3 共 3 個工作表,可
透過功能表之「插入工作表」操作方式增加)。Excel 所處理的檔案稱為活頁簿(Book),其由最多 256
個工作表構成,而每一工作表最多可有 256 欄、65536 列。使用者可以圖 3.1.2 中的水平與垂直拉桿
定位到工作表中不同的位置。
為區別不同的欄與列,Excel 以 A, B, C…的編號表示不同的欄(因為英文字母只有 26 個,第 27
欄以 AA 表示,第 28 欄以 AB 表示,其餘以此類推),而以整數編號指定列數。例如在圖 3.1.4 中,
格位 C2 顯示的內容即為文字「期中考」
,而數字「53」則出現在 D6 位置。

C2

D6
B3:D6
圖 3.1.4 Excel 的格位與範圍
若使用者想指定一長方形區域的格位範圍,則可以該長方形區域兩對角格位編號藉由「:」連接,
例如「B3:D6」即可代表成績資料,如圖 3.1.4 所示。
如前所述,一活頁簿由工作表組成,工作表由數個欄、列組成,活頁簿檔案最小的組成單位為格
位,Excel 的檔案即為一活頁簿。對於工作表、欄、列、區域及格位選取如表 3.1.1 所示,工作表、欄、
列、區域、格位等可視為活頁簿的組成物件。
表 3.1.1 選取活頁簿的物件的方式
動作目的

操作方式

選取工作表

以滑鼠左鍵單點工作表名。

選取欄

以滑鼠左鍵單點欄標題。

選取列

以滑鼠左鍵單點列標題。

選取區域

以滑鼠拖曳選取一範圍或於資料編輯列中輸入範圍設定,如
A3:D5。(如圖 3.1.5)

選取格位

以滑鼠點選指定格位或於資料編輯列中輸入格位編號,如 A3。

格位資料輸入
區域或格位選取

圖 3.1.5 格位資料輸入
使用者可嘗試在工作表的格位中輸入不同型態的資料。輸入方式有兩種:一是直接在格位處雙按
滑鼠使試算表處於可輸入狀態;另一種方式為選取格位後,在圖 3.1.5 的格位資料輸入區中輸入資料。
當使用者對活頁簿作任何改變後,在嘗試離開 Excel 時,系統會提醒使用者儲存檔案。使用者也
可選取「檔案儲存檔案」之方式儲存,或選取「檔案另存新檔」方式存成其他檔名。檔案儲存視
窗如圖 3.1.6 所示。

圖 3.1.6 儲存活頁簿檔案
3. 在 Excel 中輸入不同型態的資料
在圖 3.1.7 中的工作表為一學生成績計算之例,其中包含 4 種資料型態,分別為文字、數字、日
期/時間、公式。各項資料的輸入方式如下:

日期/時間資料

文字資料

文字資料

公(函)式資料
公式資料

數字資料

圖 3.1.7 Excel 中不同資料型態的資料
(1) 文字資料:若使用者輸入中文字、英文(a~z; A~Z)字、特殊符號或數字(但不能全為數字),則 Excel
會將之視為文字資料。比較特殊的是有些文字資料與數字資料難以區分,例如圖 3.1.7 的 A3:A6
範圍中的學號,使用者並不打算將之視為數字以作運算,而是要將之視為文字資料,則可在輸入
的數字前加上單引號「‘」,如「’8001」,則系統會將之視為文字資料。
(2) 數字資料:若使用者在格位中輸入數字,則系統會將之視為數字資料。數字資料可以有小數部分,
也可以包含若干特殊符號,如代表貨幣的「$」
、代表千分位的「,」
、代表負數的「( )」及「-」等。
(3) 日期/時間資料:若使用者在格位中輸入 Excel 認定的日期或時間格式之資料,則 Excel 會將之視
為日期/時間資料,例如「2005/4/21」
,Excel 會將之視為西元 2005 年 4 月 21 日,若使用者想知道
有哪些格式是被允許的,可使用「格式儲存格…」之操作打開如圖 3.1.8 的視窗,即可得知有
哪些日期格式可以選取(若想知道有哪些時間格式是被允許的,其操作類似)。如同前述,有些資
料看起來是數字但處理上以文字資料處理,同樣的,有些資料格式上看起來像是日期或是時間格
式,但我們希望將之視為文字資料,則使用者可在輸入資料前加上單引號「‘」
,如「’2005/4/21」,
則系統會將之視為文字資料。
(4) 公式資料:如前所述,試算表軟體最大的特色是可以進行格位間的運算,而非只是為了編輯表格
(否則只要使用 Word 中的表格功能即可)。基本上,使用者希望作格位間的計算,可有兩種方式:
一是使用運算公式;另一是使用 Excel 提供的函數。例如我們希望將圖 3.1.7 中 B3、C3、D3 三格
中的資料取平均並將結果輸出在 E3 格位上,則可以在 E3 格位中輸入「=(B3+C3+D3)/3」即可,
Excel 以首字是否為「=」
,判定該格位是否為公式或函數。 若使用者希望在格位中使用函數,則
可直接輸入「=AVERAGE(B3:D3)」即可。

圖 3.1.8 設定資料格式
前述不同型態資料之格式設定,均可透過功能表之「格式儲存格…」之操作,打開如圖 3.1.8
的視窗,在其中作修改。

4. 使用 Excel 中的函數
Excel 提供的函數很多,在本章第三節中將專節介紹與財務金融相關的函數。在使用上,使用者亦
無須記憶函數名稱與函數功能參數,只需透過以下步驟尋求與使用線上輔助即可。

Step 1:在格位中輸入等號或滑鼠單按「

」。

Step 2:拉下最近使用過的函數列表,如圖 3.1.9,在其中選取適當函數。
Step 3:若表列中無所需函數,則選擇「其它函數」一項,可出現如圖 3.1.10 的視窗。

圖 3.1.9 最近使用過的函數列表

圖 3.1.10 選擇函數的視窗
Step 4:在圖 3.1.10 中使用者可分類選取需求的函數,包括「最近用過的函數」

「全部函數」(將函數
依英文字母順序排列)或「不同類別的函數」 (如圖 3.1.10 中的財務、日期與時間、數學與三角函數…
等不同類別)。以目前用到的函數—Average 為例,使用者可以在「最近用過的函式」

「全部」或「統
計」類別中找到。
Step 5:在找到 Average 函數並點選「確定」後,即可出現如圖 3.1.11 的視窗,其中包含該函數使用
的簡要說明。若對於該函數希望得到更多的輔助使用訊息,可點選圖 3.1.11 視窗左下角之「函數說明
(H)」選項,以得到關於該函數的線上輔助說明。

圖 3.1.11 函數操作視窗

Step 6:使用者可點選「

」鍵,以在工作表中以滑鼠拖曳方式設定運算範圍(B3:D3),如圖 3.1.12。

圖 3.1.12 函數輸入之選擇

Step 7:選妥運算範圍後,再按下「

」鍵,回到圖 3.1.13 的視窗即完成函數的輸入參數設定,並可看

到輸出結果。

圖 3.1.13 完成函數輸入
上述運算在輸入參照格位變動後,Excel 會自動即時更新運算結果,此「牽一髮動全身」的功能

讓試算表成了一名副其實的試算環境。
此外,試算表還有一很強的功能,即當公式被複製時,其參照格位會相對改變,例如我們希望計
算其它三位同學(8002, 8003, 8004)的平均成績,可直接將 E3 格位複製到 E4、E5、E6 即可。複製方
式有二:
(1) 使用功能表的複製、貼上功能。首先選取欲複製的來源格位(E3),選擇功能表「編輯複製」(或
使用「Ctrl+C」快速鍵)功能將格位內容複製到作業系統的剪貼簿中,再選取複製的目的格位(E4:E6),
選擇功能表「編輯貼上」(或使用「Ctrl+V」快速鍵)功能即可。
(2) 直接將 E3 格位「下拉」到 E6。使用者將滑鼠移到欲複製格位的右下角,使出現「+」符號,此
時以滑鼠拖曳方式將滑鼠拉到 E6 格位。
使用者可以發現,在複製完後,公式格位內容會相對改變。例如 E4 之內容為「=AVERAGE(B4:D4)」

而非複製來源的「=AVERAGE(B3:D3)」
,這省下不少麻煩,因為本應用例的目的就是希望 Excel 作相
對的改變,此稱為「相對參照」。
但有時候,我們可不希望 Excel 自作聰明,例如老師希望將三項成績分別以 30%, 30%, 40%的權
重得到最後成績,並把權重放在 B8、C8、D8 格位,然後在 E3 中輸入「=B3*B8+C3*C8+D3*D8」,
此即將 3 項成績依權重加總計分(=80*0.3+ 87*0.3+90*0.4),得到 85.67。此時若以複製方式將 E3 複製
到 E4、E5、E6,則得到如圖 3.1.14 的錯誤結果,因為 E4 現在的格位內容為「=B4*B9+C4*C9+D4*D9」,
而 B9、C9、D9 之內容為 0。換言之,我們並不希望權重的列號相對改變,為此,我們需要使用「$」
符 號 將 不 希 望 相 對 參 照 的 欄 或 列 號 「 鎖 定 」, 變 成 「 絕 對 參 照 」; 意 即 , 在 E3 中 輸 入
「=B3*B$8+C3*C$8+D3*D$8」,然後再複製即可,輸出結果如圖 3.1.15 所示。

圖 3.1.14 以複製方式複製公式格位可能會得到非預期的結果

圖 3.1.15 以絕對參照方式修正公式後得到正確的結果
5. Excel 的統計圖繪製功能
除了表格運算之外,試算表軟體的另一項重要功能是,可以針對資料繪製相關統計圖。例如將前
述表格中的資料以長條圖表示,將如圖 3.1.16 所示。以下我們逐步介紹其操作,使用者自可舉一反
三。
個人成績
100
90
80
70
60
分數 50
40
30
20
10
0

平常成績
期中考
期末考

8001

8002

8003

8004

學號

圖 3.1.16 Excel 的長條圖
Step 1:選取欲將之繪成統計圖的資料範圍,在此例為「A3:D6」
,如圖 3.1.17。(使用者亦可在後階段
選取,但將因此無法於 Step 3 中預覽)。

圖 3.1.17 選取繪製統計圖的資料範圍

Step 2:選取「插入¾圖表…」使出現如圖 3.1.18 的畫面。

圖 3.1.18 Excel 的圖表精靈可引導使用者逐步完成圖形繪製
Step 3:在圖 3.1.18 視窗中使用者可以選取「圖表類型」
,如「直條圖」

「折線圖」

「圓形圖」…等,
每一種「圖表類型」中又可選取次類別,例如圖 3.1.18 的直條圖包括 7 種副圖表類型。若這麼多類型
還不夠,使用者可以選擇「自訂類型」
,使用系統內建的自訂類型(如圖 3.1.19)或由使用者自訂。基於
不同目的,使用者會使用不同圖表類型,最常見的是長條圖,欲表現趨勢時會選取折線圖(如經濟指
標的時間數列)、表現比例關係時會使用圓形圖(如投資組合中不同類別資產之權重)、作財務報表五力
分析時會使用雷達圖、繪製股價時會選擇股票 K 線圖等。使用者在圖 3.1.18 的視窗中,可藉由按下
「按住不放可預覽範例」之按鍵,預覽圖形的表現結果,以決定何種圖形是最適合的。

圖 3.1.19 使用者甚至可以自訂統計圖表類型
Step 4:按「下一步」按鍵,Excel 的圖表精靈會將使用者帶至如圖 3.1.20 的「圖表資料來源」視窗以
選擇來源資料,使用者按下「

」鍵,即可在工作表中選取圖表資料來源。若繪圖的資料以逐列方

式排列,則可在「數列資料取自:」後的選鈕中選「列」,選取結果如圖 3.1.21 所示。圖 3.1.20 為以
學號分群之繪圖結果,圖 3.1.21 為以每次考試成績類別分群之繪圖結果。

圖 3.1.20 以學號分群之繪圖結果

圖 3.1.21 以每次考試成績類別分群之繪圖結果
Step 5:按「下一步」按鍵,Excel 的圖表精靈會將使用者帶至如圖 3.1.22 的「圖表選項」視窗以設定
圖表屬性,包括圖 3.1.22 所示的「標題」設定、圖 3.1.23 的「座標軸」設定、圖 3.1.24 的「格線」設
定、圖 3.1.25 的「圖例」設定、圖 3.1.26 的「資料標籤」設定及圖 3.1.27 的「資料表」設定。標題設
定可供設定圖表標題、X 軸標題、Y 軸標題。座標軸設定可以設定是否顯示類別軸。格線設定可以設
定是否顯示格線以及格線密度。圖例設定可以設定是否顯示圖例以及決定圖例顯示位置。資料標籤設
定可以設定是否顯示標籤設定以及顯示內容。資料表設定可以設定是否顯示資料表與顯示位置。

圖 3.1.22 設定圖表標題與類別軸標題

圖 3.1.23 設定圖表座標軸顯示

圖 3.1.24 設定圖表格線顯示

圖 3.1.25 設定圖表圖例是否顯示與顯示位置

圖 3.1.26 設定圖表資料標籤

圖 3.1.27 設定圖表是否顯示資料表
Step 6:按「下一步」按鍵,Excel 的圖表精靈會將使用者帶至如圖 3.1.28 的「圖表位置」視窗以決定
要將圖表放在新的工作表或原來的工作表中。

圖 3.1.28 設定圖表位置之視窗
至此,我們已經完成 Excel 的基本使用說明,自下節起,將說明 Excel 的進階使用部分。

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