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以下依序說明。
一般工具列 功能表
格式工具列
資料編輯列
工作區
狀態列
在圖 3.1.2 的視窗中,包含以下幾個部分:
欲離開試算表環境之使用,使用者可選取(以滑鼠左鍵單按功能名稱即可選取)功能表中的
「檔案」
,
再選取其中的「結束」項即可。在本書中,對於上述操作將以「檔案結束」表示,意即從功能表中
先選取檔案,再選取結束項。(如圖 3.1.3 所示)
C2
D6
B3:D6
圖 3.1.4 Excel 的格位與範圍
若使用者想指定一長方形區域的格位範圍,則可以該長方形區域兩對角格位編號藉由「:」連接,
例如「B3:D6」即可代表成績資料,如圖 3.1.4 所示。
如前所述,一活頁簿由工作表組成,工作表由數個欄、列組成,活頁簿檔案最小的組成單位為格
位,Excel 的檔案即為一活頁簿。對於工作表、欄、列、區域及格位選取如表 3.1.1 所示,工作表、欄、
列、區域、格位等可視為活頁簿的組成物件。
表 3.1.1 選取活頁簿的物件的方式
動作目的 操作方式
選取工作表 以滑鼠左鍵單點工作表名。
選取欄 以滑鼠左鍵單點欄標題。
選取列 以滑鼠左鍵單點列標題。
選取區域 以滑鼠拖曳選取一範圍或於資料編輯列中輸入範圍設定,如
A3:D5。(如圖 3.1.5)
選取格位 以滑鼠點選指定格位或於資料編輯列中輸入格位編號,如 A3。
格位資料輸入
區域或格位選取
圖 3.1.5 格位資料輸入
使用者可嘗試在工作表的格位中輸入不同型態的資料。輸入方式有兩種:一是直接在格位處雙按
滑鼠使試算表處於可輸入狀態;另一種方式為選取格位後,在圖 3.1.5 的格位資料輸入區中輸入資料。
當使用者對活頁簿作任何改變後,在嘗試離開 Excel 時,系統會提醒使用者儲存檔案。使用者也
可選取「檔案儲存檔案」之方式儲存,或選取「檔案另存新檔」方式存成其他檔名。檔案儲存視
窗如圖 3.1.6 所示。
圖 3.1.6 儲存活頁簿檔案
3. 在 Excel 中輸入不同型態的資料
在圖 3.1.7 中的工作表為一學生成績計算之例,其中包含 4 種資料型態,分別為文字、數字、日
期/時間、公式。各項資料的輸入方式如下:
日期/時間資料 文字資料
文字資料 公(函)式資料
公式資料 數字資料
圖 3.1.8 設定資料格式
前述不同型態資料之格式設定,均可透過功能表之「格式儲存格…」之操作,打開如圖 3.1.8
的視窗,在其中作修改。
4. 使用 Excel 中的函數
Excel 提供的函數很多,在本章第三節中將專節介紹與財務金融相關的函數。在使用上,使用者亦
無須記憶函數名稱與函數功能參數,只需透過以下步驟尋求與使用線上輔助即可。
Step 1:在格位中輸入等號或滑鼠單按「 」。
圖 3.1.9 最近使用過的函數列表
圖 3.1.10 選擇函數的視窗
圖 3.1.12 函數輸入之選擇
到輸出結果。
圖 3.1.13 完成函數輸入
上述運算在輸入參照格位變動後,Excel 會自動即時更新運算結果,此「牽一髮動全身」的功能
讓試算表成了一名副其實的試算環境。
此外,試算表還有一很強的功能,即當公式被複製時,其參照格位會相對改變,例如我們希望計
算其它三位同學(8002, 8003, 8004)的平均成績,可直接將 E3 格位複製到 E4、E5、E6 即可。複製方
式有二:
(1) 使用功能表的複製、貼上功能。首先選取欲複製的來源格位(E3),選擇功能表「編輯複製」(或
使用「Ctrl+C」快速鍵)功能將格位內容複製到作業系統的剪貼簿中,再選取複製的目的格位(E4:E6),
選擇功能表「編輯貼上」(或使用「Ctrl+V」快速鍵)功能即可。
(2) 直接將 E3 格位「下拉」到 E6。使用者將滑鼠移到欲複製格位的右下角,使出現「+」符號,此
時以滑鼠拖曳方式將滑鼠拉到 E6 格位。
使用者可以發現,在複製完後,公式格位內容會相對改變。例如 E4 之內容為「=AVERAGE(B4:D4)」 ,
而非複製來源的「=AVERAGE(B3:D3)」
,這省下不少麻煩,因為本應用例的目的就是希望 Excel 作相
對的改變,此稱為「相對參照」。
但有時候,我們可不希望 Excel 自作聰明,例如老師希望將三項成績分別以 30%, 30%, 40%的權
重得到最後成績,並把權重放在 B8、C8、D8 格位,然後在 E3 中輸入「=B3*B8+C3*C8+D3*D8」,
此即將 3 項成績依權重加總計分(=80*0.3+ 87*0.3+90*0.4),得到 85.67。此時若以複製方式將 E3 複製
到 E4、E5、E6,則得到如圖 3.1.14 的錯誤結果,因為 E4 現在的格位內容為「=B4*B9+C4*C9+D4*D9」,
而 B9、C9、D9 之內容為 0。換言之,我們並不希望權重的列號相對改變,為此,我們需要使用「$」
符 號 將 不 希 望 相 對 參 照 的 欄 或 列 號 「 鎖 定 」, 變 成 「 絕 對 參 照 」; 意 即 , 在 E3 中 輸 入
「=B3*B$8+C3*C$8+D3*D$8」,然後再複製即可,輸出結果如圖 3.1.15 所示。
圖 3.1.14 以複製方式複製公式格位可能會得到非預期的結果
圖 3.1.15 以絕對參照方式修正公式後得到正確的結果
5. Excel 的統計圖繪製功能
除了表格運算之外,試算表軟體的另一項重要功能是,可以針對資料繪製相關統計圖。例如將前
述表格中的資料以長條圖表示,將如圖 3.1.16 所示。以下我們逐步介紹其操作,使用者自可舉一反
三。
個人成績
100
90
80
70
60 平常成績
分數 50 期中考
40 期末考
30
20
10
0
8001 8002 8003 8004
學號
,如圖 3.1.17。(使用者亦可在後階段
Step 1:選取欲將之繪成統計圖的資料範圍,在此例為「A3:D6」
選取,但將因此無法於 Step 3 中預覽)。
圖 3.1.17 選取繪製統計圖的資料範圍
Step 2:選取「插入¾圖表…」使出現如圖 3.1.18 的畫面。
圖 3.1.19 使用者甚至可以自訂統計圖表類型
選擇來源資料,使用者按下「 」鍵,即可在工作表中選取圖表資料來源。若繪圖的資料以逐列方
圖 3.1.21 以每次考試成績類別分群之繪圖結果
圖 3.1.23 設定圖表座標軸顯示
圖 3.1.24 設定圖表格線顯示
圖 3.1.25 設定圖表圖例是否顯示與顯示位置
圖 3.1.26 設定圖表資料標籤
圖 3.1.27 設定圖表是否顯示資料表
圖 3.1.28 設定圖表位置之視窗
至此,我們已經完成 Excel 的基本使用說明,自下節起,將說明 Excel 的進階使用部分。