Manual de Procedimientos DC 2da Parte1

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION PRE PD 001

CONTROL DE VERSIONES
Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
09/09/2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________
Revis: Profesional de Defensa _______________________________________________
Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________
La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 6400090 6916859 Fax: 6408081 6916870 Bogot, D.C. www.defensacivil.gov.co
PREVENCION
ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

Repblica de Colombia
PRE-PD-001
Versin 1 Pgina No. 2 de 61
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5.
OBJETIVO .............................................................................................2 ALCANCE..............................................................................................2 CONDICIONES GENERALES...............................................................3 DESARROLLO ......................................................................................3 DOCUMENTOS RELACIONADOS .......................................................6
1. OBJETIVO Servir como instrumento rector para el diseo y realizacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, de una herramienta que permita coordinar y planear el control y atencin de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas y el medio ambiente, asimismo, impartir normas e instrucciones sobre las obligaciones, deberes y responsabilidades de los organismos operativos que conforman el SNPAD. Establecer las directrices para la elaboracin de los planes locales de emergencia, segn la Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLECs). 2. ALCANCE Partiendo de la premisa que La Prevencin y Atencin de los Desastres es una Responsabilidad de Todos y la definicin del Sistema como el Conjunto de instituciones pblicas, privadas y comunitarias que integran sus recursos tcnicos, cientficos, administrativos, organizativos, etc., cada una desde el mbito de su competencia que tengan responsabilidades en las tareas de prevenir, reducir, evitar y/o atender las emergencias o desastres, se concluye que todas las entidades o instituciones deben hacer planes de Emergencia y Contingencia. El Plan de Emergencia es un plan general que da normas para cualquier tipo de emergencia. El Plan de Contingencia es un plan especfico para cada amenaza, pero enmarcado en los lineamientos que le d el correspondiente Plan de Emergencia. La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas
PREVENCION

PRE-PD-001
3. CONDICIONES GENERALES El Plan de Emergencia es un documento que determina la estructura jerrquica y funcional de las autoridades y organismos llamados a intervenir y establece el sistema de coordinacin de las instituciones, los recursos y medios tanto pblicos como privados, necesarios para cumplir el objetivo propuesto. El Plan debe incluir polticas, acciones y programas, tanto de carcter sectorial como del orden nacional, regional y local, que se refiera entre otros a la fase de prevencin, atencin y desarrollo en relacin con los diferentes tipos de desastre o calamidad. Este Plan debe contener todos los elementos necesarios para establecer un sistema para la prevencin y atencin de desastres en el territorio a que se hace referencia. El Plan de Contingencia es el conjunto de acciones secuenciales que deben ser cumplidas por cada grupo de trabajo durante cada una de las etapas del desastre, as como los procedimientos para realizarlos y los recursos disponibles para tal fin; estos planes deben ser elaborados para un escenario de riesgo especfico. El Plan de Emergencia y Contingencia se debe elaborar de acuerdo a la Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLECs) SNPAD PLECs. 4. DESARROLLO Asumiendo que los planes nacionales son muy generales y no pueden salirse de normas legales, doctrina de administracin de desastres y costumbres aceptadas en nuestro medio y para darle curso a los planes del nivel operativo, se determina el siguiente procedimiento para la elaboracin a partir del nivel regional: Los Comits Locales del Sistema Nacional para la Prevencin Atencin de Desastres SNPAD, del cual es integrante la Defensa Civil Colombiana, elaboran su plan de emergencia con sus correspondientes anexos institucionales, sin que se presenten contradicciones entre el Plan y sus anexos. Como el plan de emergencia tiene un aparte en que se identifican las amenazas de esa comprensin territorial, para cada una de ellas se elaborar su respectivo plan de contingencia.

PREVENCION

PRE-PD-001
Siguiendo los lineamientos del plan de emergencia regional, el Comit Operativo elabora el propio siguiendo el mismo proceso interactivo con las instituciones para los correspondientes anexos. En la misma secuencia, para cada AMENAZA debe elaborar un Plan de Contingencia, con sus anexos, siguiendo el mismo procedimiento de elaboracin interinstitucional. El PLECs debe ser evaluado peridicamente para determinar si los escenarios, procedimientos, recursos e informacin en general corresponden a la realidad y amenazas actuales en cada municipio, esta evaluacin y seguimiento al plan debe ser efectuada con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD.

PREVENCION

PRE-PD-001
ACTIVIDAD
Inicio
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Fijar pautas, normas, directrices para la elaboracin del Plan
Por medio de directivas se determinan las directrices para actuar a nivel nacional ante una posible emergencia
Prevencin y Accin Integral
Decreto Ley 2341 de 1971 Decreto 919 de 1989 Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLECs).
Elabora un diagnstico de necesidades y registro de amenazas
Con base en las necesidades, se elabora un inventario de amenazas por regin
Estadsticas de emergencias Zonas potenciales de emergencias Ciclo de las calamidades
Elabora plan y lo presenta para revisin al Comit, conjuntamente con los CLOPADs y CREPADs
De acuerdo al diagnstico se elabora un Plan por cada Amenaza
Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres SNPAD
Polticas del SNPAD Decreto 919 de 1989 Planes de emergencia y contingencia
Evaluacin y Seguimiento
El PLECs debe ser evaluado peridicamente con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD. Estadsticas de emergencia
Informes, cuadros estadsticos de emergencias
Fin

PREVENCION

PRE-PD-001
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Decreto Ley 2341 de 1971 Decreto 919 de 1989 Estadsticas de emergencias atendidas Inventario de Amenazas en Zonas Potenciales de Emergencias Ciclo de las calamidades y los desastres CDIGO

INVENTARIO DE AMENAZAS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRES DEPARTAMENTOS

AMAZONAS
AMENAZAS Inundaciones Deslizamientos Inundaciones
RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Riberas de los ros Amazonas, Putumayo, Caquet, Apaporis, Mirit.
Medelln, Dabeiba, Amag, Andes.
ANTIOQUIA
Amag, Puerto Berro, Puerto Triunfo, La Pintada, Bolombolo, Puerto Valdivia, Taraz, y Caucasia. Intermedio; alto en el Valle de Aburr por densidad poblacional y urbanstica y en el noroccidente del Vientos Huracanados departamento. Incendios Forestales Zona de Urab. Avalanchas Valle de Aburr. Sismos
Dabeiba.
ARAUCA
ATLANTICO
Inundaciones Sismos Deslizamientos Arroyos Inundaciones Sismos
Arauca, Cravonorte, Puerto Rondn, Fortul, Saravena. Occidente del departamento. Soledad, Tubar.
Barranquilla, Soledad.
Suan, Santa Luca, Manat, Malambo.
BOGOTA D.C.
Incendios Forestales Inundaciones Deslizamientos
Alto por densidad poblacional y urbanstica: sistemas de fallas del Borde Llanero y Salinas, fallas locales de Bogot, Alto del Cabo, Torca y Santa Brbara. El Lago, Chapinero, Los Mrtires, La Candelaria. Ultimos episodios clasificados como terremotos:1827, 1917.
Cerros orientales y de Suba.
BOLIVAR
Inundaciones Deslizamientos Mar de Leva Deslizamientos
Zonas aledaas ros Juan Amarillo y Tunjuelito al sur y occidente. Cerros orientales. La Boquilla, San Juan Nepomuceno, Sur del Depto. Cartagena barrio el Bosque Alto, Las Colinas. Cartagena: Bocagrande, La Boquilla, Marbella. Rondn, Santa Mara, La Capilla, Paz del Ro,
DEPARTAMENTOS
AMENAZAS
BOYACA
Inundaciones Incendios Forestales Sismos Sismos
CALDAS
Volcanes
Inundaciones
RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Labranzagrande, Chiscas, Pajarito, Muzo, Aquitania, Sogamoso. Corrales, La Capilla, Pajarito, Puerto Boyac, Pez, Marip, Somondoco, Campohermoso. Aquitania, Villa de Leyva, Siachoque, Paipa, Duitama, Tibasosa, Tasco, Arcabuco. Oriente del departamento. Alto en todo el departamento. muy alto en Manizales por densidad poblacional y urbanstica; sistema de fallas de Romeral. Ruiz, Machn: Manizales, Chinchin.
La Dorada, Guarinocito.
Deslizamientos Avalanchas Inundaciones

CAQUETA
Deslizamientos Inundaciones
CASANARE
Deslizamientos Sismos
CAUCA
Manzanares, Belalcazar, Marmato, Manizales. Supa. Valparaso, Puerto Solano, Miln, Curillo, Puerto Rico, San Vicente del Cagun, Puerto Arango. Morelia, Beln de los Andaquies, El Paujil. Man, Orocue, San Luis de Palenque, Paz de Ariporo, Pore, Hato Corozal, Villanueva. Sabanalarga, va a Yopal, El Morro, Aguazul, El Pauto, Tmara, Recetor, Chmaza.
Volcanes Inundaciones Avalanchas
Alto en todo el departamento, muy alto en Popayn por fallas y densidad poblacional y urbanstica.
Purac, Huila: Regiones aledaas, cuencas de los ros que nacen all. Tmbo, Puerto Tejada, Pez. Caloto, Piendam, Balboa.
CESAR
Inundaciones Vendavales Inundaciones
La Gloria, Gamarra.
Tamalameque, Valledupar, Badillo, Guaymaral. Tierralta, Valencia, Ceret, San Pelayo, Lorica, San Bernardo del Viento, Montera, Chim, Momil, Pursima, Cinaga de Oro, Montelbano, Buenavista, Ayapel, Pueblo Nuevo. San Bernardo del Viento, San Antero, Moitos, Puerto Escondido. Cqueza, El Colegio, Fmeque, Gachet, Guayabal, La
CORDOBA
Mar de Leva Deslizamientos
DEPARTAMENTOS
CUNDINAMARCA
AMENAZAS
Sismos Inundaciones Avalanchas Inundaciones Sismos
CHOCO
RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Vega, Puerto Salgar, Soacha, Utica, Villeta, Cucunub, La Calera, Silvania. Intermedio: al oriente por sistema de fallas del Borde Llanero, al occidente por sistema de fallas Salinas. Puerto Salgar, Gachet, Guayabetal. Utica, regin del Guavio. Bagad, Llor, Bojay, todo el departamento. Todo el departamento, especialmente noroccidente: Baha Solano.
Riosucio.
GUANIA GUAJIRA
Deslizamientos Maremotos Avalanchas Inundaciones Sequas Tormenta tropical Inundaciones Inundaciones Inundaciones
GUAVIARE
HUILA
Volcanes Sismos Deslizamientos Avalanchas Inundaciones
Costa Pacfica: Baha Solano y El Valle. Bagad. Todo el departamento -Puerto Inrida, San Rafael. Todo el departamento. Uribia, Manaure, Maicao, Riohacha. Riohacha, Maicao, Barrancas, San Juan del Cesar, Villanueva, Uribia. San Jos del Guaviare, todo el departamento. Neiva, El Agrado, Acevedo, Suaza, Guadalupe, Aipe, Altamira, Campoalegre, Colombia, Palermo, Pitalito, Rivera, Timan, Yaguar. Huila: Cuenca ro Pez. Purac: suroccidente.
Todo el departamento.
Santa Mara. Guadalupe, Gigante. El Banco, Guamal, San Sebastin, San Zenon, Santa Ana, Plato, Tenerife, Pedraza, El Pin . Poblacionales al occidente de la Sierra Nevada. Villavicencio, Puerto Lpez, Barranca de Upa, Cabuyaro. Villavicencio y zonas aledaas a falla del Borde Llanero Restrepo. Galeras: muy alto en Jenoy y Nario, alto en Pasto, Consac, La Florida y regiones aledaas al cauce del ro Azufral. San Juan de la Costa, Tumaco, Iscuand, Barbacoas, El Charco; ultimo episodio 1979. Todo el departamento.
MAGDALENA
Vendavales Inundaciones
META
Sismos Avalanchas Volcanes

NARIO
Maremotos Sismos
DEPARTAMENTOS
AMENAZAS Sismos Inundaciones
NORTE DE SANTANDER
Deslizamientos
PUTUMAYO
Inundaciones Deslizamientos Sismos Desliz. y Avalancha.
RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Alto en todo el departamento ; muy alto en Ccuta, Arboledas, Pamplona. Tib, Sardinata, Puerto Santander, Tres Bocas, Campo Dos, La Gabarra, San Martn de Loba; Puerto Villamizar, Aguas Claras, Villa del Rosario, Cchira, Corregimientos de Ccuta. Ccuta, Sectores de Tucunare, Palmera, Santo Domingo, Los Patios: sectores de la Cumbre, Daniel Jordn, en Toledo: Vereda Irma, El Retiro; Labateca, Herrn, Pamplona. Puerto Ass, Puerto Leguzamo, San Miguel, Orito. San Francisco, Mocoa.
QUINDIO
Alto en todo el departamento, muy alto en Armena por densidad poblacional y urbanstica.
Pijao y Gnova.
Sismos
RISARALDA
Deslizamientos Inundaciones
Alto en todo el departamento, muy alto en Pereira y Dosquebradas por densidad poblacional y urbanstica.
Pereira, Dosquebradas, Marsella. La Virginia, Pereira, Santa Rosa de Cabal.
SAN ANDRES Y PROVIDENCIA
Huracanes
Temporada: agosto a octubre.

Sismos Deslizamientos Inundaciones Inundaciones Todo el departamento, alto en Bucaramanga, Cepit, Mesa de los Santos, Betulia y Zapatoca. Bucaramanga, Jess Mara, Landzuri, Mlaga, Rionegro, San Vicente, Surat, Tona, Vlez, San Benito. Barrancabermeja, Puerto Wilches, El Plaon, Capitanejo. San Marcos, San Benito, Caimito, Sucre, Guaranda, Majagual, Corozal. Tol, San Onofre, Morroa, Sincelejo, Coloso, Corozal, San Pedro, San Marcos. Golfo de Morrosquillo en sus principales centros poblados de Tol y Coveas. Ruiz : Murillo, Herveo, Lbano, Mariquita, Honda Tolima : Juntas, Pastales, Ibagu.
SANTANDER
SUCRE
Vendavales Marejadas Volcanes
DEPARTAMENTOS
TOLIMA
AMENAZAS Incendios Forestales Inundaciones Sismos Deslizamientos Sismos
VALLE DEL CAUCA
Inundaciones
VAUPES VICHADA
Avalanchas Deslizamientos Inundaciones Inundaciones
RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE Rovira, Chaparral, Ataco. Prado, Natagaima, Purificacin, Honda, Coyaima, Flandes, Surez, Ambalema, Cajamarca, Cocora. Todo el departamento. Anzoategui, Ataco, Casablanca, Coello, Faln. Alto en Cali por densidad poblacional y urbanstica; todo el departamento, falla Romeral. Andaluca, Buga, Cali, El Cerrito, Florida, Ginebra, Palmira, Tulu, Trujillo, Pradera, Sevilla, Yumbo, Buenaventura. Buenaventura, Florida, Ginebra, Palmira.
Cali, Dagua, El Dovio, Sevilla, Tulu, Yumbo.
Mit, todo el departamento Todo el departamento
CICLO DE LAS CALAMIDADES Y LOS DESASTRES

FENOMENOS QUE ORIGINAN CALAMIDADES Y DESASTRES ANTROPICO N A T U R A L E S
S
Hidrometeorolgicos
Lluvias torrenciales Heladas Crecientes sbitas Inundaciones Avalanchas Marejadas Vendavales Tormentas elctricas Tormentas tropicales Huracanes Sequas (Incendios forestales)
Geolgicos
Derrumbes Deslizamientos Movimientos en masa ERUPCIONES VOLCNICAS Flujos de lodo Terremotos Movim. Licuacin suelo Ssmicos Maremotos (tsunamis)
Accidentes Incendios Contaminacin Deforestacin Epidemias Desplazados Fuga txicos Actos terroristas
amenaza
PREVENCION MITIGACION
E s c e n a r i o d e r i e s g o
PREPARACION ALERTA - ALARMA

E s c e n a r i o d e r i e s g o
impacto Vulnera -
bilidad
Ncleos poblacionales, bienes, viviendas, estructuras de servicios, medio ambiente, ecosistema.
calamidad o desastre
respuesta
atencin
rehabilitacin , reconstruccin
Planes de Ordenamiento Territorial Planes de Emergencia y Contingencia
PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCION PRE PD 002

Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
09/09/2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa
________________________________________________
Revis: Profesional de Defensa ____________________________________________________
Aprob: Director General de la Defensa Civil Colombiana ____________________________________________________

PREVENCION
PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIN

PRE-PD-002
TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO .............................................................................................2 ALCANCE..............................................................................................2 CONDICIONES GENERALES...............................................................3 DESARROLLO ......................................................................................3 DOCUMENTOS RELACIONADOS .......................................................6
6. OBJETIVO Planificar las actividades de Prevencin y Atencin de Emergencias Coordinar las acciones para enfrentar las situaciones de desastre Fijar tareas de prevencin de acuerdo a la misin de cada entidad del SNPAD 7. ALCANCE Comprende desde la citacin de las entidades que conforman el Comit Operativo Nacional (Cruz Roja, Bomberos, DGPAD, Polica Nacional, Fuerzas Militares, Gobernadores, Alcaldes) hasta la elaboracin de las respectivas actas de la reunin 8. CONDICIONES GENERALES Se tienen en cuenta los informes de prevencin y atencin de emergencias de las diferentes entidades que conforman el Comit, los informes del estado del tiempo y proyecciones futuras que emite el IDEAM, as como los compromisos de soluciones a problemas inminentes del territorio nacional. 9. DESARROLLO Dependiendo de la necesidad por inminente emergencia o desastre, se cita a reunin a todos los integrantes del Comit Operativo Nacional CONAD

PREVENCION

PRE-PD-002
ACTIVIDAD
Inicio
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Elaboracin oficio para citacin a reunin de los Miembros del Comit Operativo Nacional
Se elabora el oficio para citar a los miembros del CONAD, el cual contiene el sitio, la hora y la agenda a tratar en el Comit Operativo Nacional
Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana
Oficios, informes de emergencias
El Comit se rene y establece compromisos y plazos de ejecucin
En la reunin de todos los miembros del CONAD, se definen polticas y tareas a seguir para contrarrestar una posible emergencia
Miembros del Comit e invitados especiales
Elabora el acta correspondiente y la enva a las Entidades del CONAD
Se elabora un acta con los temas tratados, las lecciones aprendidas y las tareas por cumplir
Director General como Presidente del CONAD
Acta de reunin
Monitorea el cumplimiento de los trabajos que se hayan impuesto en la reunin.
Se hace un seguimiento a las tareas impuestas en el CONAD
Director General como Presidente del CONAD
Fin

PREVENCION

PRE-PD-002
10. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Decreto 919 del 1 de mayo de 1989 Citaciones al Comit Operativo Nacional - CONAD Actas de reunin CDIGO

PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCION PRE PD 003

Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
09/09/2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________
Revis: Profesional de Defensa ______________________________________________
PREVENCION
PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIN

PRE-PD-003
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5.
OBJETIVO ...........................................................................................18 ALCANCE............................................................................................18 CONDICIONES GENERALES.............................................................18 DESARROLLO ....................................................................................19 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................20
11. OBJETIVO Emitir normas e instrucciones para que los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, contacten, orienten y unifiquen criterios y doctrina en los organismos operativos de sus correspondientes jurisdicciones. As mismo verificar el buen funcionamiento tanto operativo como administrativo. Capacitar y revistar sobre aspectos del Plan Estratgico Institucional, conformacin y operatividad de las agrupaciones operativas y administrativas, consolidar la organizacin, examinar la capacidad para cumplir la misin y en general aquellos aspectos que enmarcan la misin de la Entidad y las tareas especficas de la misma
12. ALCANCE Comprende desde la elaboracin de la Circular correspondiente en el mes de enero de cada ao, hasta la evaluacin de los respectivos informes sobre las inspecciones operativas realizadas durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada ao. 13. CONDICIONES GENERALES Teniendo en cuenta las polticas de la Direccin y el Plan Estratgico, se dispone que los seores Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, ejecuten dos Inspecciones Operativas por semestre a las Juntas de sus respectivas jurisdicciones, durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada ao.
PREVENCION

PRE-PD-003
14. DESARROLLO ACTIVIDAD

Inicio
DESCRIPCIN
Se elabora la Circular, la cual contiene las directrices y fechas para la realizacin de las inspecciones operativas por parte de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Elaboracin de la circular para la realizacin de las Inspecciones Operativas a las Juntas de DCC.
Circular
Envo de la Circular y el formato de Inspecciones a las Seccionales y Oficinas Operativas
Se enva la circular y el formato respectivo para que sea diligenciado y devuelto a la oficina de Prevencin
Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas DCC
Formato de Inspecciones
Se consolida la informacin y se elabora la Resolucin correspondiente
Consolidada la informacin, se elabora la Resolucin y se enva a las Seccionales, Of. Operativas y al Grupo de Presupuesto para el pago, segn el Plan de Compras Para cada inspeccin operativa se elabora el informe respectivo y la planilla de gastos para su legalizacin.
Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana y Grupo de Pre supuesto
Resolucin
Elabora y enva a Prevencin los informes de las Insp. operativas programadas en el mes
Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas DCC
Informes operativos del plan visitas
Se controla y verifica el cumplimiento de las inspecciones
Recibidos los informes se verifican y se archivan para su consulta.
Fin
PREVENCION

PRE-PD-003
15. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO Decreto Ley 919 de 1989 Resolucin No. 455 del 28 de agosto de 2008. Circular sobre Inspecciones Operativas Formatos de inspecciones Operativas Resolucin sobre Inspecciones Operativas Informes de Inspeccin Operativa de las Seccionales y Oficinas Operativas.
CDIGO
PROCEDIMIENTO ATENCIN DE EMERGENCIAS
ATN PD 001
Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
23/09/2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Auxiliar de Tcnico _______________________________________________
Revis: Representante de la Direccin _______________________________________________
Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana _____________________________________________________

PROCEDIMIENTO DE ATENCIN DE EMERGENCIAS

ATENCIN DE EMERGENCIAS ATN-PD-001

TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ...........................................................................................22 ALCANCE............................................................................................22 CONDICIONES GENERALES.............................................................22 DESARROLLO ....................................................................................24 DOCUMENTOS RELACIONADOS ........... Error! Marcador no definido.
1. OBJETIVO
Coordinar las acciones de atencin de emergencias para lograr salvaguardar la vida y los bienes del conglomerado social del Territorio Nacional, realizando acciones de Bsqueda, localizacin y rescate de las personas, sus bienes y entorno, as como de los servicios vitales y sistemas estratgicos, en caso de riesgo, emergencia, siniestro o desastre que comprometan a gran parte a la poblacin. Fomentar una adecuada gestin de la Institucin, con el fin de garantizar un servicio eficaz y eficiente en cumplimiento a la normatividad vigente y a la constitucin.
2. ALCANCE
El presente procedimiento va desde el impacto y/o recibo de la informacin, hasta la desmovilizacin de recursos y posterior reunin para estudio de caso, incluyendo su ejecucin en el proceso del manejo de la cadena de Socorro, las actuaciones del personal voluntario, los grupos especializados y el apoyo que da la entidad al manejo coordinado de la emergencia.
3. CONDICIONES GENERALES
1. La atencin de la emergencia se har con base en la metodologa de Sistema de Comando de Incidentes y se debern observar los principios y estructura desde el principio hasta el fin de la emergencia. 2. Ningn voluntario podr actuar a titulo personal o sin la autorizacin de la Seccional, La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Repblica de Colombia Oficina Operativa y/o Junta de Defensa Civil.

3. Todo procedimiento que se realice en la atencin de la emergencia se deber reportar inmediatamente al Funcionario de Servicio. 4. No se podr emplear menores de edad ni voluntarios incapacitados fsicamente, en actividades operativas que impliquen alto riesgo para la integridad fsica del voluntario. 5. No se permitir el ingreso a la zona de impacto a los voluntarios que no porten los respectivos equipos de Proteccin Personal. 6. La aprobacin y la revisin de los protocolos se realiza mediante reunin de Funcionarios y en presencia del Director Seccional o Tcnicos de la Oficina Operativa. 7. Los documentos generados por fuentes externas, como son: Normas, libros, folletos, artculos, ya bien sea en medio fsico magntico; debern reposar en medio magntico en la Direccin Seccional u Oficina Operativa; para consulta de los funcionarios operativos. 8. Los documentos externos sern identificados a travs del listado de documentos externos. 9. Este procedimiento se aplicar slo cuando la Emergencia afecte a la poblacin.


4. DESARROLLO
La Defensa Civil Colombiana coordinar los apoyos requeridos para proporcionar los servicios de atencin de la emergencia, bsqueda y salvamento, socorro, atencin prehospitalaria, transporte; as como una Adecuada distribucin de recursos y responsabilidades de los cuerpos de Auxilio del sector pblico, privado y social, independientemente del tipo de Riesgo, emergencia, siniestro o desastre. En caso de emergencias, los procedimientos operativos se aplicarn de acuerdo a lo determinado en el Decreto 919 del 1 de mayo de 1989. Teniendo en cuenta que se deber a tender cualquier tipo de emergencia que comprometa a la poblacin.
ACTIVIDAD
Inicio
DESCRIPCIN
Inicio del evento emergencia o incidente ocurrido inesperadamente que genere riesgo a la comunidad. Recepcin del comunicado a travs de la lnea de Emergencias 144 a nivel nacional Comcel y Movistar. Recepcin a travs de la lnea fija de la Seccional u Oficina Operativa. Recepcin a travs de la Red local o red integrada de Emergencias. Recepcin del llamado a travs de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de Comunicaciones. Verificar la realidad de la situacin u evento e informar. Quien reporta debe suministrar datos especficos (Comunidad, Autoridad, Institucin, , etc.) Tipo de Incidente Localizacin Hora de Ocurrencia
RESPONSABLE
Eventos de tipo natural, socio natural o antropicos.
REGISTROS/DTOS
Reporte y Activacin
Comunidad, institucin Junta Defensa Civil o medio de comunicaciones
Decegrama, Fax, Correo electrnico, Bitcora de radios, etc.
Verificacin de la Informacin
Juntas de Defensa Civil, Seccional u Oficina Operativa
Fax, Radio, Bitcora de radios, etc.

Repblica de Colombia ACTIVIDAD
A
NO

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Confirmacin
SI
FIN
El hecho es real? Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. Posibles requerimientos Que accin esta adelantando o esta en capacidad de adelantar. Atender inmediatamente y eficazmente a la comunidad frente a la emergencia. Comunicado al Funcionario de Servicio. Llamado va telefnica, (celular, fijo, etc.) Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Convocatoria funcionario de servicio a Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comits, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Llamadas telefnicas a Presidentes, lideres y Comandante Grupo GER indicando las Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. La Junta de Defensa Civil hace el Control de la Emergencia.
Primer respondiente por intermedio del radioperador
Bitcora de sala de radio
Atencin Inicial
Juntas de Defensa Civil
Informes presentados por las Juntas de Defensa Civil
Informe a Funcionario
Radiooperador de Turno, Juntas de Defensa Civil con radio
Bitcora Funcionario de Servicio
Control de Emergenci
Juntas de Defensa Civil
Reporte Juntas de Defensa Civil, Reporte de Gestin Operativa
SI
FIN
NO

B

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Activacin Otras Juntas
Segundo llamado del funcionario de servicio a las juntas de la localidad activando comits, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. Activacin de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa.
Funcionario de Servicio
Activacin Brigadas
Funcionario de Servicio, Funcionario Coordinador de la Brigada y/o Director Seccional
Apoyo de la seccional para el control de la emergencia
Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente Coordinacin de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo.
Activacin CLOPADCREPAD-CLE-CRE
Convocar al CLOPAD, CREPAD, CLE o CRE, para activar el plan Local/Regional de emergencias y contingencias. Evaluar y analizar las necesidades de la comunidad frente a la emergencia.
Funcionario Seccional, Director Seccional
EDAN
Presidente JDC, Funcionario, CLOPAD/CREPAD/ CLE/CRE
Arribo de voluntarios
Concentracin de los voluntarios en rea de reunin dispuesta por el funcionario de servicio.
Presidente JDC en sitio, Comandante Grupo GER, Comandante Brigada Seccional u Oficina Operativa

C

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Organizacin del rea de la Emergencia
Establecimiento de las Zonas de Aislamiento Localizacin y Sealizacin del Puesto de Mando Unificado y dems reas para control de la emergencia (rea de refugio seguro, instalacin de MEC modulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos, etc.) Ubicacin rea de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehculos, Otros Recursos etc.). Arribo a la zona por parte del funcionario de servicio reunin de P.M.U. para coordinaciones interinstitucionales con otras entidades de acuerdo al tipo de emergencia). Organizacin de la estructura bsica de comando para el manejo de las operaciones de acuerdo a la complejidad del incidente (metodologa sistema de comando de incidentes) Designacin del oficial de seguridad Designacin del jefe de operaciones Designacin jefe de rea de espera. Organizacin de los grupos de ingreso y relevo.
Presidente JDC en sitio, Comandante Grupo GER, Comandante Brigada Seccional
Asume el Mando el Funcionario de Servicio
Actas de reunin de PMU
Organizacin del personal en la Emergencia
Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional
Protocolos Operativos Nacionales,Regional, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia

D

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Ingreso a la zona de impacto de los grupos operativos. Ingreso al Sitio del Incidente A la orden del funcionario y/o jefe de operaciones Programacin de relevos. Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia
SI
Control de Emergencia
Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.
Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional
NO
FIN
Activacin del Director Seccional u Oficina Operativa
Transferencia de mando al Director Seccional y desplazamiento de funcionarios de apoyo. de acuerdo a la complejidad del evento si la complejidad y/o duracin amerita realizar relevo. Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.
Director Seccional
SI
Director Seccional Funcionario de Servicio Comandantes GER y Comandante Brigada Seccional
NO
FIN

E

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Activacin del Director General
Activacin a Direccin General por parte del Director Seccional si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia apoyo de seccionales u oficinas Operativa cercanas de acuerdo al lugar del evento a nivel regional. Arribo del voluntariado de apoyo a puntos de encuentro, (aeropuerto, Terminal de Transportes y/o puntos designados por el Director Seccional) Traslado de voluntarios al sitio del incidente organizacin de los voluntarios para la atencin de la emergencia. Transferencia de mando al Director General y desplazamiento de funcionarios de apoyo de la direccin general. de acuerdo a la complejidad del evento Si la complejidad y/o duracin amerita realizar relevo.
Director Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia
Desplazamiento de Apoyo
Director Seccional
Transferencia del Mando
Director General
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de Respuesta a Emergencias, Metodologa de Sistema de Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos Normalizados Guas Tcticas Operativas segn sea el caso y nivel de la Emergencia
SI
Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.
Director General
NO
FIN

F

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Activacin de Apoyo Internacional
Si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia por parte del Sistema Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres.
Director General
Desmovilizacin de Recursos
Desmovilizacin de los recursos Una vez se levantan todas las operaciones desde el P.M.U. Bajo la coordinacin del funcionario a cargo o del Director General.
Director General
Evaluacin de la Atencin
Evaluar emergencia e informar al responsable de la Direccin
Director General
Acta de Cierre del Incidente
FIN
Fin del Evento


5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Constitucin poltica de Colombia Ley 46 de 1988 Decreto Ley 919 de 1989 Decreto 93 de 1998 Ley 9 de 1989 Decreto Distrital 332 Decreto 2341 de 1971 Decreto 3398 del 24 de Diciembre de 1968 CDIGO
PROTOCOLO INTERNO DE RESPUESTA A INCIDENTES 1. OCURRENCIA DEL EVENTO: INICIO DEL INCIDENTE 2. RECEPCIN LLAMADA DE EMERGENCIA POR COMUNIDAD, AUTORIDAD, DIRECCIN GENERAL U OTRO MEDIO. A DIRECCIN SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA 2.1. Recepcin del comunicado a travs de la lnea de Emergencias 144 Recepcin a travs de la lnea fija disponible de la Seccional u oficina Operativa. Recepcin a travs de la Red de Apoyo o red de Emergencias Recepcin del llamado a travs de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de Comunicaciones 2.2. Verificacin de la Informacin Quien reporta (Comunidad, Autoridad, Institucin, etc.) Tipo de Incidente Direccin Hora de Ocurrencia Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. Posibles requerimientos Que accin esta adelantando o esta en capacidad de adelantar. 3. Comunicado al Funcionario de Servicio. Llamado va telefnica, (celular, fijo, etc.) Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa 3.1. Confirmacin del Funcionario de Servicio a Director Seccional 3.1.1. Que accin ha tomado 3.1.2. Que accin esta adelantando 3.1.3. Que tiene planeado hacer 4. CONVOCATORIA FUNCIONARIO DE SERVICIO A Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate 4.1. Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comits, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. 4.2. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Llamadas telefnicas a Presidentes y Comandante Grupo GER indicando las Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. 5. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA JUNTA, COMIT O GRUPO DE DEFENSA CIVIL 5.1. si supera capacidad de respuesta se solicita el apoyo de otras juntas por intermedio del Funcionario de servicio 6. SEGUNDO LLAMADO DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO A LAS JUNTAS DE LA LOCALIDAD ACTIVANDO COMITS, GRUPOS, AGRUPACIONES Y/O DESTACAMENTOS. 6.1. Activacin de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa 6.2. Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente
6.3. Coordinacin de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo 7. CONCENTRACIN DEL VOLUNTARIADO EN REA DE REUNIN DISPUESTA POR EL FUNCIONARIO DE SERVICIO. 7.1. Establecimiento de las Zonas de Aislamiento 7.2. Localizacin y Sealizacin del Puesto de Mando Unificado y dems reas para control de la emergencia (rea de refugio seguro, instalacin de MEC modulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos, etc.) 7.3. Ubicacin rea de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehculos, Otros Recursos etc.) 8. ARRIBO A LA ZONA POR PARTE DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO 8.1. REUNIN DE P.M.U. PARA COORDINACIONES INTERINSTITUCIONALES DE ACUERDO AL TIPO DE EMERGENCIA 9. ORGANIZACIN DE LA ESTRUCTURA BSICA DE COMANDO PARA EL MANEJO DE LAS OPERACIONES DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL INCIDENTE (METODOLOGA SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES) 9.1. DESIGNACIN DEL OFICIAL DE SEGURIDAD 9.2. DESIGNACIN DEL JEFE DE OPERACIONES 9.3. DESIGNACIN JEFE DE REA DE ESPERA. 9.4. ORGANIZACIN DE LOS GRUPOS DE INGRESO Y RELEVO 10. INGRESO A LA ZONA DE IMPACTO DE LOS GRUPOS OPERATIVOS 10.1. A LA ORDEN DEL FUNCIONARIO Y/O JEFE DE OPERACIONES 10.2. PROGRAMACIN DE RELEVOS. 11. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR SECCIONAL Y DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS DE APOYO. 11.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 11.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIN AMERITA REALIZAR RELEVO 12. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA DIRECCIN SECCIONAL 12.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO 13. ACTIVACIN A DIRECCIN GENERAL POR PARTE DEL DIRECTOR SECCIONAL 13.1. SI SE SUPERA LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA EMERGENCIA 13.2. APOYO DE SECCIONALES CERCANAS DE ACUERDO CON UBICACIN GEOGRAFICA DEL LUGAR DEL EVENTO 14. ARRIBO DEL VOLUNTARIADO DE APOYO A PUNTOS DE ENCUENTRO, (AEROPUERTO, TERMINAL DE TRANSPORTES Y/O PUNTOS DESIGNADOS POR EL DIRECTOR SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA) 14.1. TRASLADO DE VOLUNTARIOS AL SITIO DEL INCIDENTE 14.2. ORGANIZACIN DE LOS VOLUNTARIOS PARA LA ATENCIN DE LA EMERGENCIA 15. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR GENERAL Y DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS DE APOYO DE LA DIRECCIN GENERAL. 15.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 15.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIN AMERITA REALIZAR RELEVO 16. CONTROL DE LA EMERGENCIA 16.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO 17. DESMOVILIZACIN DE LOS RECURSOS
17.1. UNA VEZ SE LEVANTAN TODAS LAS OPERACIONES DESDE EL P.M.U. 17.2. BAJO LA COORDINACIN DEL FUNCIONARIO A CARGO O DEL DIRECTOR GENERAL. NINGN VOLUNTARIO PODR ACTUAR A TITULO PERSONAL O POR INICIATIVA PROPIA EN LAS ACTIVIDADES DE LA EMERGENCIA. CUALQUIER COORDINACIN SE REALIZAR CON EL VISTO BUENO DE LA SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA Funcionario de Servicio Coordinador de Emergencias Director Seccional EL ANTERIOR PROTOCOLO DE RESPUESTA INTERNA SE AJUSTA AL PROTOCOLO DE RESPUESTA A EMERGENCIAS
PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA ATN PD 002

Versin
01
Fecha (DD/MM/AAAA)
01-10-2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Profesional de Defensa _______________________________________________
Revis: Profesional de Defensa ______________________________________________
Aprob: Director General _______________________________________________

DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA

Versin
ATENCION ATN-PD-002
Pgina No. 36 de 61 1
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5.
OBJETIVO.................................................................................................36 ALCANCE .................................................................................................36 CONDICIONES GENERALES ..................................................................36 DESARROLLO..........................................................................................37 DOCUMENTOS RELACIONADOS ...........................................................39
1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es contribuir a la reconstruccin del tejido humano, mediante los planes proyectos y programas que ayuden al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin ms vulnerable.
2. ALCANCE El proceso va desde el planeamiento y la elaboracin de directrices, implementacin del programa hasta el seguimiento del mismo Desde la elaboracin de directiva hasta el registro estadstico de los resultados obtenidos. 3. CONDICIONES GENERALES Para desarrollar el procedimiento de accin Social se debe tener en cuenta la Directiva1573 de julio de 2008 actividad y enviar las fotos y registros informe y estadstica a la Direccin General. De acuerdo a la directiva emitida por la Direccin General las seccionales debern tener un plan bandera de Accin Social con base en el diagnostico de la poblacin vulnerable de la jurisdiccin que deber ser trabajado y divulgado para ser conocido y de esta manera poder realizar proyectos para conseguir dinero. Esto debe ser reportado a la Direccin General. Todos los programas que desarrollan en las seccionales deben ser informados para poder hacer el seguimiento, la supervisin y la retroalimentacin para cumplir a cabalidad con el objetivo numero 4 del plan estratgico de la institucin. La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

Versin
ATENCION ATN-PD-002
4. DESARROLLO ACTIVIDAD
Inicio
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Elaboracin de Directiva
Elaborar documento con las directrices pertinentes para la realizacin de los planes.
Oficina de Prevencin y Accin integral
Directivas y Circulares y Oficios
Eleccin plan de trabajo
Seleccin del programa a realizar.
Directores seccionales
Programas y documentos
Anlisis de necesidades
Realizar diagnostico de necesidades para trabajar.
Directores seccionales Oficina de Prevencin y Accin integral Oficina de Prevencin y accin integral
Registro de necesidades
Elaboracin resolucin asignacin presupuestal
Elaboracin resolucin asignacin presupuestal.
Resolucin
Elaboracin plan de inversin
Elaboracin plan de inversin donde se indique la actividad a realzar el costo unitario y total en que se va a invertir. Se aprueba el plan para que hagan los debidos contratos.
Informe plan inversin
Aprobacin plan de inversin
Oficina de Prevencin y accin integral y Subdireccin administrativa y financiera


Versin
ATENCION ATN-PD-002
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Informes de actividades realizadas
Reporte de actividades realizadas.
Informes y formato de eventos de accin Social.
FIN


Versin
ATENCION ATN-PD-002
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Directiva permanente 15 73 de julio 18 de 2008 CDIGO

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA DIRECCION GENERAL
PROCEDIMIENTOS ELABORACIN PROGRAMAS DE CAPACITACIN
CAPACITACION PD 001
Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
24/09/2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Tcnico de Servicios ____________________________________________________
Revis: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprob: Director General Defensa Civil
________________________________________________

Calle 52 No. 14-67 Conmutador: 6400090 6916859 Fax: 6408081 6916870 Bogot, D.C.
www.defensacivil.gov.co
CAPACITACION
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION

CAP-PD-001
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5.
OBJETIVO .......................................................................................... 41 ALCANCE ........................................................................................... 41 CONDICIONES GENERALES ............................................................ 41 DESARROLLO.................................................................................... 42 DOCUMENTOS RELACIONADOS..................................................... 43
1.
OBJETIVO
Establecer lineamientos sobre los procesos de capacitacin que maneja la Escuela y que se deben implementar en cada uno de los centros de capacitacin de las Seccionales de acuerdo a los parmetros y metodologa establecida.
2.
ALCANCE
Desde el anlisis de los diferentes procesos que implementa la escuela y las necesidades de capacitacin de las Seccionales hasta la elaboracin de la Directiva.
3.
CONDICIONES GENERALES
Se debe realizar un planeamiento de los programas de capacitacin a implementar para el ao siguiente con base en la Directiva del ao anterior y las necesidades de capacitacin de las Seccionales que es necesario fortalecer. De acuerdo a los requerimientos y necesidades se elabora el programa de capacitacin y se enva a las Direcciones Seccionales para su conocimiento. Se debe tener en cuenta en la planificacin la asignacin de cupos por cada Seccional. Cada programa de capacitacin debe contar con su respectivo Plan de Leccin.

CAPACITACION

CAP-PD-001
4.
DESARROLLO
ACTIVIDAD
Inicio
DESCRIPCIN
Con base en la Directiva anterior y las necesidades de capacitacion de las Seccionales se elabora Directiva y cronograma anual de cursos El Subdirector Acadmico, Inspector de Estudios e instructores analizan y verifican informacin
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Elaboracin borrador Directiva Anual y proyecto cronograma de cursos
Inspeccin de Estudios
Directivas anteriores
Revisin y anlisis de programas a cumplir
Subdireccin Acadmica e Inspeccin de Estudios
Borrador Directiva
Presentacin proyecto Directiva
Revisin proyecto, anlisis y observaciones para hacer ajustes.
Borrador Directiva
Presentacin al Director General borrador en limpio
Revisin, observaciones y aprobacin El Director General aprueba y firma Directiva
Inspeccin de Estudios Inspeccin de Estudios
Borrador Directiva
Elaboracin Directiva y cronograma definitivos
Directiva
Radicacin y envo a Direcciones Seccionales
Director General Directiva anual.
firma
Directiva
Ejecucin programa de capacitacin a nivel Escuela de capacitacin y Seccionales
Ejecucin programas capacitacin
de
Directiva Anual
FIN

CAPACITACION

CAP-PD-001
5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO CAP-FT-001 CAP-FT-002
Programacin cursos Cupos para capacitacin Directiva anual Planes de leccin

PROCEDIMIENTO EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
CAP PD 003
Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
24/09/2008
Descripcin
Creacin
Revis: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________
Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana
________________________________________________
CAPACITACION
PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION

CAP-PD-003
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5.
1.
OBJETIVO
Desarrollo de habilidades y destrezas para mejorar la capacidad de respuesta a emergencias a voluntarios de la Defensa Civil Colombiana. 2. ALCANCE la
El alcance de este procedimiento va desde el cronograma de capacitacin hasta ejecucin de cada uno de los programas de capacitacin.
3.
Para la ejecucin del programa de capacitacin de la Escuela, debe enviarse con anticipacin comunicacin a travs de Decegramas y correos electrnicos a las Seccionales con el fin de convocar por Seccionales al personal participante. Para el desarrollo de los cursos se alistan elementos, equipos, material didctico, y manuales para cada uno de los participantes.

CAPACITACION

CAP-PD-003
4.
DESARROLLO ACTIVIDAD
Inicio
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Elaboracin decegrama y correo electrnico a Seccionales con requisitos
Con base en el cronograma de cursos de la ESCAP se elabora decegrama y correo electrnico a Seccionales para convocar al personal
Cronograma
Recepcin inscripciones
Se reciben los correos y decegramas de inscripcin
Auxiliar de Servicios
Cronograma
Elaboracin listado preliminar y verificacin cumplimiento
Con base en las inscripciones se elabora un listado del personal propuesto
Cronograma
Coordinacin con Seccionales
Se realizan coordinaciones con las Seccionales para recepcin voluntarios en la Direccin General Se recibe el personal en la Direccin General y se traslada el grupo a la Escuela de Capacitacin para su instalacin. Los participantes diligencian el formato de Hoja de Matricula. Se da cumplimiento al contenido programtico del respectivo curso
Decegramas correos electrnicos
Recepcin de los participantes
Inspeccin de Estudios y administrativa
CAP-FT-006
Desarrollo del proceso de capacitacin
Fin
Inscripciones, listas Formatos de evaluacin

CAPACITACION

CAP-PD-003
5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO
Cronograma anual de capacitacin Decegramas y correos para convocatoria semanal Listas y notas participantes Carpeta curso Hoja de matricula Listado de asistentes CAP-FT-006 CAP-FT-007

PROCEDIMIENTO EVALUACIN DE LA CAPACITACIN
CAP PD 004
Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
24/09/2008
Descripcin
Creacin
Revis: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________
Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana
________________________________________________

CAPACITACION
PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION

CAP-PD-004
TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5.
6.
OBJETIVO
Determinar a travs de un proceso de evaluacin el logro de los objetivos propuestos para el curso.
7.
ALCANCE
Desde el inicio de cada proceso de capacitacin en donde se evala al instructor, tema, logstica y material hasta la terminacin del curso en donde se realiza una evaluacin final de todo.
8.
Cada participante debe contar con un formato de evaluacin que incluya instructor, leccin, aspectos logsticos y acadmicos. Las evaluaciones se desarrollan al finalizar cada curso por cada participante, posteriormente se desarrolla una socializacin de los resultados con la finalidad de realizar las acciones correctivas para los prximos cursos. Durante la ejecucin de la capacitacin, diariamente se realiza al finalizar las lecciones del da una retroaliemantacin de aspectos como aulas, alojamiento, alimentacin, instructor, lecciones y de acuerdo con los resultados se toman las acciones correctivas inmediatas del caso con la finalidad de corregir las desviaciones que se presenten.

CAPACITACION

CAP-PD-004
9.
DESARROLLO
DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
ACTIVIDAD
Inicio
Diligenciamiento del formato de evaluacin
Durante el proceso de capacitacin los participantes al trmino de las lecciones realizan la evaluacin del instructor y la leccin. Al finalizar el proceso de capacitacin en el mismo formato los participantes evalan en forma general todo el proceso.
Formato
Evaluacin de todo el proceso
Formato
Socializacin resultados
Se da a conocer a cada uno de los instructores la evaluacin como realimentacin del proceso
Formato
Archivo
Los formatos de evaluacin quedan archivados en la carpeta correspondiente al curso.
Carpeta curso
Fin

CAPACITACION

CAP-PD-004

NOMBRE DEL DOCUMENTO Encuesta de satisfaccin de capacitacin CDIGO CAP-FT-005

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
SEG PD 005
Versin 01 Fecha (DD/MM/AAAA) 29/09/2008 Descripcin Creacin
Elabor: Coordinador de Calidad _______________________________________________
Revis: Representante de la Direccin ______________________________________________

SEGUIMIENTO A LA GESTIN SEG-PD-005

TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ...........................................................................................53 ALCANCE............................................................................................53 CONDICIONES GENERALES.............................................................53 DESARROLLO ....................................................................................55 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................56
1.
OBJETIVO
Definir los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme.
2.
ALCANCE
Comprende desde la identificacin del servicio no conforme hasta su tratamiento final.
3.
El concepto de no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito; por lo tanto, un servicio no conforme es aquel que posee una o varias no conformidades es decir que se incumple con uno o varios de sus requisitos. El servicio no conforme se puede presentar en la ejecucin de cada uno de los procesos misionales; es decir se puede presentar en la capacitacin, la prevencin o la atencin de emergencias incluyendo la accin social y humanitaria. En todos los casos se deben realizar acciones para evitar que en el futuro se presenten no conformidades en los servicios prestados por la Entidad.
3.1. Capacitacin: En capacitacin un servicio no conforme se presenta cuando los contenidos previstos para cada uno de los programas no son cubiertos o cuando la metodologa, el material, los instructores y la organizacin no cumplen las expectativas esperadas por el cliente, es La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas


decir que la encuesta de evaluacin tenga un promedio inferior a 3.5, lo que equivale a un 70% sobre la mxima puntuacin que es 5. En el momento en que uno de los anteriores eventos se presente, el dueo del proceso debe: Realizar un anlisis de accin, tendiente a la eliminacin de las causa que generaron los eventos, esto en caso que se haya detectado el incumplimiento posterior al servicio (accin correctiva); en caso que los incumplimientos se detecten antes de su ocurrencia, el responsable del proceso acordar con el cliente los esquemas a travs de los cuales se desarrolla el servicio (accin preventiva).
3.2. Prevencin: Para la prevencin un servicio no conforme consiste en la generacin de planes de contingencia y emergencias que no se encuentran acordes a las necesidades de la comunidad amenazada, en este caso se ha se ha de realizar un anlisis de accin, tendiente a la eliminacin de las causa que generaron los eventos. Es responsabilidad del dueo del proceso de prevencin designar los funcionarios que desarrollarn los anlisis de causalidad. 3.3. Atencin: En la atencin se presenta una no conformidad cuando se reciben quejas o reclamos relacionados con la oportunidad del servicio, la aplicacin de los protocolos inadecuados, o el empleo de recursos no aptos para la prestacin del servicio.


4.
DESARROLLO
DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
ACTIVIDAD
INICIO
Identificar evento no conforme
El responsable de la prestacin del servicio, detecta la actividad o servicio que no es conforme de acuerdo a los requerimientos de cada uno de los servicios.
Servidor Pblico
Clasificar situacin
De acuerdo con el tiempo de ocurrencia se clasifica el tipo de reporte a desarrollar. Si es un servicio que se detecta antes de su prestacin y que no ha ocasionado efectos sobre el cliente se reporta una accin preventiva. En caso que sea una situacin que ya haya ocurrido y que se relacione directamente con el cliente del servicio se reporta como accin correctiva. Para este evento es necesario que se desarrolle el procedimiento de SEG-PD-003 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. El Lder del proceso designa quein debe hacer seguimiento a las acciones desarrolladas a fin de prevenir su ocurrencia posterior, y debe apoyarse del porceso de control interno para asegurar su eficacia. Si la actividad de seguimiento arrojo que la accin fue efectiva, se informa al responsable de la ejecucin que ya finalizo el plan y se genera informe.
Lder del proceso
Reporta situacin
Lder del proceso
Reporte de situacin SGEFT-001
Desarrollar acciones
Personal involucrado
1. El auditor o el Jefe de Control Interno
Realizar seguimiento
Reporte de situacin SGE-FT-001 2. Informe de seguimiento
FIN
Responsable del seguimiento
Informe de seguimiento


5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
CDIGO SEG-PD-003 SGE-FT-001
NOMBRE DEL DOCUMENTO Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora Reporte de situacin
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
SGE PD 003
Versin
1
Fecha (DD/MM/AAAA)
25/09/2008
Descripcin
Creacin
Elabor: Coordinador de Calidad _______________________________________________
Revis: Representante de la Direccin ______________________________________________



TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO ...........................................................................................53 ALCANCE............................................................................................53 CONDICIONES GENERALES.............................................................53 DESARROLLO ....................................................................................55 DOCUMENTOS RELACIONADOS .....................................................56
1. OBJETIVO
Establecer un mtodo para identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales del Sistema de Gestin de la Calidad y definir acciones preventivas o correctivas para evitar su recurrencia o prevenir su ocurrencia.
2. ALCANCE
Comprende desde la notificacin de las situaciones presentadas, hasta la actualizacin de su seguimiento en el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002
3. CONDICIONES GENERALES
Las situaciones que se pueden presentar dentro de la entidad son: a. No conformidades generadas por auditoras internas, auditoras externas o incumplimiento de los procesos b. Quejas c. Reclamos d. Incumplimientos reiterativos en los objetivos de los procesos o los de la entidad e. Presentacin de servicios no conformes en ms de una oportunidad en una misma rea misional. Las anteriores situaciones hacen necesario que en la entidad se generen acciones correctivas, cuando su aparicin sea real, y acciones preventivas cuando su La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas


ocurrencia es potencial, la decisin frente a la aplicacin de cada tipo de accin, es responsabilidad del responsable del proceso. El auditor interno ser quien formule los hallazgos generados por las auditorias internas, las dems situaciones sern formuladas por el Jefe de Control Interno. La responsabilidad del anlisis y de la implementacin de las acciones recaer sobre el lder de proceso directamente relacionado. El Jefe de Control Interno o el auditor segn corresponda ser el encargado de hacer el seguimiento sobre el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002, el registro de este seguimiento queda en el Reporte de Situaciones SGE- FT- 001 El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de vigilar que tanto los planes de accin como los seguimientos se efecten en las fechas establecidas y de presentar informes sobre el estado de avance de los planes de accin a la Direccin General.
4. DESARROLLO
El procedimiento que se describe a continuacin, an cuando es responsabilidad del Representante de la Direccin, debe ser conocido por todos los miembros de la entidad y por lo tanto debe ser interpretado de manera adecuada.

INICIO Se recibe la notificacin de parte de quien haya detectado la generacin de la misma Servidor Pblico

DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Comunicacin
Recibir notificacin sobre la presentacin de situacin
Registrar situacin
Se debe registrar teniendo en cuenta la informacin solicitada en el reporte de situacin SGEFT-001.
Servidor Pblico
1 Analizar situacin
EL servidor pblico enva el reporte diligenciado al lder del proceso generador de la situacin y el analizar las causas de la accin en este evento deben participar mnimo 2 personas. Puede utilizarse lluvia de ideas para determinar causas.
Lder del proceso
Priorizar ideas
A travs de la votacin se eligen las ideas que realmente sean la causa real de la generacin del problema y se diligencia el reporte.
Generar plan de accin
La dependencia que se encuentra analizando la situacin genera un plan en el que se determine la actividad a desarrollar los responsables y las fechas de ejecucin de las acciones, debe ser claro y que aporte a la situacin detectada.
Validar plan
El auditor o el Jefe de Control Interno segn corresponda, revisa el plan generado y valida que las actividades generadas realmente cierren la situacin presentada.
NO
El auditor o el Jefe de Control Interno
Es aprobado el plan? SI

A

DESCRIPCIN
Una vez el plan es avalado auditor o el Jefe de Control Interno segn corresponda, lo enva al Lder del Proceso para que lo ingrese en el consolidado y se inicie el proceso de seguimiento, informando a los responsables de la ejecucin. El responsable de la ejecucin de las actividades del plan ejecuta de acuerdo a lo programado
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Lder del proceso involucrado
Formalizar plan
1. Reporte de situacin 2. Consolidado de situaciones SGE-FT-002 3. Comunicaciones
Ejecutor de actividades
Responsable establecido en el plan
Evidencias de ejecucin
Realizar seguimiento
El auditor o el Jefe de Control Interno realiza el seguimiento de acuerdo con lo programado.
3. El auditor o el Jefe de Control Interno
Reporte de situacin SGE-FT-001 4. Informe de seguimiento
No Es efectivo el plan?
1
Si
En caso de ser un seguimiento positivo se registra en el reporte, de encontrar que no se ha cerrado o que no es efectivo se devuelve y se debe iniciar desde el anlisis de la situacin. Si la actividad de seguimiento arrojo que la accin fue efectiva, se informa al responsable de la ejecucin que ya finalizo el plan y se genera informe.
El auditor o el Jefe de Control Interno
Cerrar accin
Responsable del seguimiento
Informe de seguimiento
Consolidar informacin
FIN
El Representante de la Direccin actualiza el consolidado de situaciones cerrando las acciones o generando nuevas fechas de cierre para las que queden abiertas.
Representante de la Direccin
Consolidado de situaciones SGE-FT-002
NOMBRE DEL DOCUMENTO Reporte de situaciones Consolidado de situaciones Informe de Seguimiento CDIGO SGE-FT-001 SGE-FT-002

Manual de Procedimientos DC 2da Parte1

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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION PRE PD 001

Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________

Revis: Profesional de Defensa _______________________________________________

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

Fijar pautas, normas, directrices para la elaboracin del Plan

Prevencin y Accin Integral

Elabora un diagnstico de necesidades y registro de amenazas

Con base en las necesidades, se elabora un inventario de amenazas por regin

Prevencin y Accin Integral

Estadsticas de emergencias Zonas potenciales de emergencias Ciclo de las calamidades

De acuerdo al diagnstico se elabora un Plan por cada Amenaza

Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres SNPAD

Polticas del SNPAD Decreto 919 de 1989 Planes de emergencia y contingencia

Prevencin y Accin Integral

Informes, cuadros estadsticos de emergencias

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

INVENTARIO DE AMENAZAS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRES DEPARTAMENTOS

AMENAZAS Inundaciones Deslizamientos Inundaciones

Medelln, Dabeiba, Amag, Andes.

Inundaciones Sismos Deslizamientos Arroyos Inundaciones Sismos

Incendios Forestales Inundaciones Deslizamientos

Inundaciones Deslizamientos Mar de Leva Deslizamientos

Inundaciones Incendios Forestales Sismos Sismos

Deslizamientos Avalanchas Inundaciones

Volcanes Inundaciones Avalanchas

Inundaciones Vendavales Inundaciones

Mar de Leva Deslizamientos

Sismos Inundaciones Avalanchas Inundaciones Sismos

Volcanes Sismos Deslizamientos Avalanchas Inundaciones

Sismos Avalanchas Volcanes

AMENAZAS Sismos Inundaciones

Inundaciones Deslizamientos Sismos Desliz. y Avalancha.

SAN ANDRES Y PROVIDENCIA

Temporada: agosto a octubre.

Vendavales Marejadas Volcanes

AMENAZAS Incendios Forestales Inundaciones Sismos Deslizamientos Sismos

VALLE DEL CAUCA

Avalanchas Deslizamientos Inundaciones Inundaciones

Mit, todo el departamento Todo el departamento

CICLO DE LAS CALAMIDADES Y LOS DESASTRES

PREPARACION ALERTA - ALARMA

Ncleos poblacionales, bienes, viviendas, estructuras de servicios, medio ambiente, ecosistema.

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCION PRE PD 002

Elabor: Tcnico para Apoyo de Seguridad y Defensa

Revis: Profesional de Defensa ____________________________________________________

Aprob: Director General de la Defensa Civil Colombiana ____________________________________________________

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIN

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIN

Direccin de Prevencin y Accin Integral de la Defensa Civil Colombiana

Oficios, informes de emergencias