SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE SENA

DOCUMENTOS COMERCIALES

INSTRUCTOR: JAQUELINE OVALLE GRUPO: 801103 GAES 3

INTEGRANTES:

HASBLEIDY HERNANDEZ ANDREA BARAHONA NELCY HERNANDEZ ESTEFANIA TORRES HOLMAN VERDUGO CRISTINA MEDINA MAYRA ALEJANDRA PEA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

CONTABILIDAD Y FINANZAS

BOGOTA DC. 18-NOV-2009

DOCUMENTOS COMRCIALES

Es el desarrollo de las operaciones comerciales que utilizan una serie de documentos que a la vez contiene la informacin de base para dichas transacciones, sirve de soporte para el trabajo contable. Tiene el significado econmico que son lo negociables y no negociables NEGOCIABLES: Son los que sustituyen el dinero en efectivo y son
1. CHEQUE: Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurdica, previa presentacin, firma y entrega del cheque al mismo banco. Un cheque contiene los siguientes datos: Nombre del banco del banco girado Serie y nmero de cheque Ciudad y fecha de expedicin Nombre del beneficiario Valor en nmero y letras Firma del girador Nmero de la cuenta corriente

CHEQUE CRUZADO:

Un par de lneas paralelas y oblicuas, que se trazan uno de los ngulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante su consignacin; es decir, no se puede cobrar

por ventanilla.

CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO: Si, en medio de este par de lneas paralelas trazadas en uno de los ngulos superiores del cheque, se escribe nombre de beneficiario o a la indicacin especifica de ser cobrado nicamente por est, el cheque no puede ser endosado a otra

persona para su cobro.

CHEQUE DE GERENCIA: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos. Pues que este cheque nicamente se hace efectivo al primer

beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total garanta para el beneficiario.

2. Letra

Es un documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente es decir respalda el compromiso del deudor de pagar el dinero

de cambio

3. Pegare

Es un titulo valor por el cual una persona quien se denomina suscriptor se compromete a pagar cierta suma de dinero en una fecha determinada a otra persona que se llama beneficiario este instrumento es utilizado por las empresas de financiamiento comercial establecimientos bancarios como respaldo de los crditos que otorgan

4. Libranza
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelacin de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.

5. FACTURA LIBRANZA: Es un titulo-valor que el vendedor entrega al comprador.

NO NEGOCIABLES: Todos aaquellos documentos que sirven de base para los registyros de contabilidad.

COTIZACIN: es una transaccin comercial expedida por el vendedor al cliente, contiene informacin del bien o servicio que se ofrece y la negociacin. DECORAMOS LTDA Carrera 15 N 26-80 Telfono: 6819477 Santaf de Bogot Cotizado a: Valido hasta: Va : Descripcin
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

COTIZACIN N 146 Fecha Tiempo de entrega: Flete: unidad cantidad Forma de pago: Seguros: Precio Valor

Observaciones

Aprobaciones

Cotizado por

Subtotal Impoventas IVA Total Empaque

PEDIDO: es el compromiso formal de una compra, contiene informacin del objeto de la compra El objetivo es dejar constancia del bien o servicio que el cliente a adquirido El pedido contiene:
1. Nmero: consecutivo del pedido 2. Nombre del cliente : persona natural o jurdica interesada en la compra 3. Fecha del pedido 4. Direccin del cliente 5. Forma de entrega o envo: personal, martima, area, terrestre 6. Nombre del vendedor 7. Forma de pago: de acuerdo con la cotizacin 8. Descripcin del objeto del pedido: cantidad, descripcin precio, descuentos, recarhos y valor total. 9. Firma de los responsables: comprador y vendedor

DECORAMOS LTDA N Carrera 15 N 26-80 Telfono: 6819477 Santaf de Bogot

PEDIDO

146

Nombre o razn social Direccin y ciudad de despacho Orden cliente: Pedido

21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

Fecha_______________________ Lnea: Nombre: Condiciones de pago: cantidad Precio Valor

Cantidad Despachada

unidad

31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.

Observaciones

Cliente

Vendedor

Subtotal IVA Total Aprobacin

REMISION
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.

Nombre de la Empresa
Nit
Sucursal

REMISIN Nm.:
Vence:

Ciudad Nit Direccin Telfono

Fecha Razn Social Fax

Ciudad
F.Ped::

Referencia

Producto

Cant.:

Peso

Total

Observaciones: Aceptado: Vendedor:

Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256

FACTURA: Es un documento que refleja la entrega de un producto o servicio

*RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Comprobante de consignacin son documentos afiliados al sistema y

representan ventas de contado puesto que una vez firmado por el tarjetahabiente puede ser consignado previa deduccin de un porcentaje por comisin que esta entre el 5% y 10% este valor constituye un gasto financiero para el vendedor y un ingreso para la entidad financiera que emita las tarjetas de crdito

Nota debito comercial: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Nota crdito comercial: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

KARDEX
El kardex de mercancas esta formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico.

Entradas de almacn

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Tienen los informativos y soportes Los informativos son

COTIZACIN: es una transaccin comercial expedida por el vendedor al cliente, contiene informacin del bien o servicio que se ofrece y la negociacin. DECORAMOS LTDA Carrera 15 N 26-80 Telfono: 6819477 Santaf de Bogot Cotizado a: Valido hasta: Va : Descripcin
41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60.

COTIZACIN N 146 Fecha Tiempo de entrega: Flete: unidad cantidad Forma de pago: Seguros: Precio Valor

Observaciones

Aprobaciones

Cotizado por

Subtotal Impoventas IVA Total Empaque

PEDIDO: es el compromiso formal de una compra, contiene informacin del objeto de la compra El objetivo es dejar constancia del bien o servicio que el cliente a adquirido El pedido contiene:

10.Nmero: consecutivo del pedido 11.Nombre del cliente : persona natural o jurdica interesada en la compra 12.Fecha del pedido 13.Direccin del cliente 14.Forma de entrega o envo: personal, martima, area, terrestre 15.Nombre del vendedor 16.Forma de pago: de acuerdo con la cotizacin 17.Descripcin del objeto del pedido: cantidad, descripcin precio, descuentos, recarhos y valor total. 18.Firma de los responsables: comprador y vendedor

DECORAMOS LTDA N Carrera 15 N 26-80 Telfono: 6819477 Santaf de Bogot

PEDIDO

146

Nombre o razn social Direccin y ciudad de despacho Orden cliente: Pedido

61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75.

Fecha_______________________ Lnea: Nombre: Condiciones de pago: cantidad Precio Valor

Cantidad Despachada

unidad

76. 77. 78. 79. 80.

Observaciones

Subtotal

REMISION
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.

Nombre de la Empresa
Nit
Sucursal

REMISIN Nm.:
Vence:

Ciudad Nit Direccin Telfono

Fecha Razn Social Fax

Ciudad
F.Ped::

Referencia

Producto

Cant.:

Peso

Total

Observaciones:

KARDEX
El kardex de mercancas esta formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico.

LOS SOPORTES SON: FACTURA COMERCIAL es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. RECIBO DE CAJA MENOR El recibo de Caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo, denominado Caja menor , que puede ser de $100.000, $200.000 o $500.000; de acuerdo con las necesidades de la Empresa.

RECIBO DE CAJA MENOR El recibo de Caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo, denominado Caja menor , que puede ser de $100.000, $200.000 o $500.000; de acuerdo con las necesidades de la Empresa.

COMPROBANTE DE EGRESO: se diligencia cuando por diferentes conceptos la empresa realiza erogaciones de dinero, en todo comprobante se debe escribir el valor en nmeros y letras El objetivo es dejar constancia de los dineros entregados por la empresa El comprobante de egreso contiene:
1. Nmero: consecutivo del comprobante 2. Identificacin del cheque: banco comercial

DECORAMOS LTDA Carrera 15 N 26-80 Telfono: 6819477 Santaf de Bogot BANCO: BENEFICIARIO. NIT/CC:

COMPROBANTE DE EGRESO N

CHEQUE Fecha _____/_____/__________ Valor

POR CONCEPTO DE

CDIGO

DEBITO

CREDITO

Total Firma de recibido Cedula /NIT

Elaborado Por

Aprobado Por

Contabilizado Por

Comprobante de consignacin son documentos afiliados al sistema y

representan ventas de contado puesto que una vez firmado por el tarjetahabiente puede ser consignado previa deduccin de un porcentaje por comisin que esta entre el 5% y 10% este valor constituye un gasto financiero para el vendedor y un ingreso para la entidad financiera que emita las tarjetas de crdito

Notas debito y crdito Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

2. CHEQUE: Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que page determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurdica, previa presentacin, firma y entrega del cheque al mismo banco. Un cheque contiene los siguientes datos: Nombre del banco del banco girado Serie y nmero de cheque Ciudad y fecha de expedicin Nombre del beneficiario

Valor en nmero y letras Firma del girador Nmero de la cuenta corriente

CHEQUE CRUZADO: Un par de lneas paralelas y oblicuas, que se trazan uno de los ngulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante su consignacin; es decir, no se puede cobrar

por ventanilla.

CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO: Si, en medio de este par de lneas paralelas trazadas en uno de los ngulos superiores del cheque, se escribe nombre de beneficiario o a la indicacin especifica de ser cobrado

nicamente por est, el cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.

CHEQUE DE GERENCIA: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos. Pues que este cheque nicamente se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece

total garanta para el beneficiario.