4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

UNIDAD 1 . TEORIA DE LAS BASES DE DATOS

BASE DE DATOS RELACIONAL
En la actualidad, el concepto de base de datos esta asociado con la idea de una gran cantidad de datos que es almacenada junto con su correspondiente descripcin. La idea bsica en la implantacin de una base de datos es la de que los mismos datos pueden ser aprovechados para tantas aplicaciones como sea posible. Pero en las organizaciones mas sencillas, encontramos casi siempre una coleccin de datos organizados para una aplicacin determinada. Son ejemplos de bases de datos: las fichas de los libros de una biblioteca, las fichas de los pacientes en un consultorio medico, las fichas de los clientes de un banco, etc.

Base de datos relacional es una coleccin de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o innecesarias, que puede ser accedidos por diferentes usuarios de diversas formas o vistas. Interrelacionados: significa que los datos que forman parte de la base de datos deben tener relacin entre si. Sin redundancias perjudiciales: significa que se debe evitar las repeticiones innecesarias Una vez que tenemos definida la base de datos, es importante detenerse en la conceptualizacion de tres trminos bsicos en la estructura de un archivo de base de datos. Campo, Registro y Tabla. Cada ficha es un Registro con la informacin correspondiente de un libro, un paciente o un cliente. Los registros individuales de una base de datos se descomponen a su vez en Campos. Ficha o registro 001-001 001-002 002-003 CORTAZAR JULIO ECO HUMBERTO LOCKE JHON
El nombre del autor es un campo

RAYUELA LA ISLA EL PIRAMIDE

El titulo del libro es un campo

TABLA

El N de cdigo es un campo

Un conjunto de registros forma una tabla. Podemos definir a un Campo, como la mnima unidad de informacin o dato. A partir de esta definicin podemos desencadenar el concepto de registro, que lo podemos definir como el conjunto de caractersticas de un objeto, o como es mas sencillo definirlo, como un conjunto de campos, referidos a un mismo objeto. Practica
Considerando el conjunto de datos formados por la informacin presentada, indique en que casos utilizara una BASE DE DATOS REALACIONAL y en cuales podran emplear una planilla electrnica de calculo para gestionar y administrar la informacin? 1. 2. 3. 4. 5. 6. Las notas de Matemtica de los alumnos de 4to ao. La gua telefnica. El estado de las cuentas de los clientes de un banco. La situacin individual en lo referente a los datos personales administrativos y de rendimiento escolar de todos los alumnos de una institucin educativa. El listado de los invitados a una fiesta.

SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS

Los sistemas de gestin de base de datos (SGBD); (en ingls: DataBase Management System, abreviado DBMS) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propsito general de los sistemas de gestin de base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirn en informacin relevante, para un buen manejo de los datos. Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD: Abstraccin de la informacin. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento fsico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. As, se definen varios niveles de abstraccin.

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (fsico o lgico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, ser necesario vigilar que aquella informacin que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultnea. Por otra parte, la base de datos representa una realidad determinada que tiene determinadas condiciones, por ejemplo que los menores de edad no pueden tener licencia de conducir. El sistema no debera aceptar datos de un conductor menor de edad. En los SGBD existen herramientas que facilitan la programacin de este tipo de condiciones. Seguridad. La informacin almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta informacin se encuentra segura frente a usuarios malintencionados, que intenten leer informacin privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la informacin; o simplemente ante las torpezas de algn usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categoras de permisos. Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la informacin almacenada. Los SGBD proveen mecanismos para garantizar la recuperacin de la base de datos hasta un estado consistente conocido en forma automtica. Respaldo. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la informacin almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. Control de la concurrencia. En la mayora de entornos (excepto quizs el domstico), lo ms habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar informacin, bien para almacenarla. Y es tambin frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultnea. As pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la informacin, que podra derivar en inconsistencias. Manejo de Transacciones. Una Transaccin es un programa que se ejecuta como una sola operacin. Esto quiere decir que el estado luego de una ejecucin en la que se produce una falla es el mismo que se obtendra si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho ms simple que si no se dispusiera de ellos. Tiempo de respuesta. Lgicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la informacin solicitada y en almacenar los cambios realizados. Ventajas Proveen facilidades para la manipulacin de grandes volmenes de datos. Entre stas: Simplifican la programacin de chequeos de consistencia. Manejando las polticas de respaldo adecuadas garantizan que los cambios de la base sern siempre consistentes sin importar si hay errores en el disco, o hay muchos usuarios accediendo simultneamente a los mismos datos, o se ejecutaron programas que no terminaron su trabajo correctamente, etc. Permiten realizar modificaciones en la organizacin de los datos con un impcto mnimo en el cdigo de los programas. Permiten implementar un manejo centralizado de la seguridad de la informacin (acceso a usuarios autorizados), proteccin de informacin, de modificaciones, inclusiones, consulta. Las facilidades anteriores bajan drsticamente los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad del sistema desarrollado si son bien explotados por los desarrolladores. Usualmente, proveen interfases y lenguajes de consulta que simplifican la recuperacin de los datos. Inconvenientes 1. Tpicamente, es necesario disponer de una o ms personas que administren la base de datos. Esto puede llegar a incrementar los costos de operacin en una empresa. Sin embargo hay que balancear este aspecto con la calidad y confiabilidad del sistema que se obtiene. 2. Si se tienen muy pocos datos que son usados por un nico usuario por vez y no hay que realizar consultas complejas sobre los datos, entonces es posible que sea mejor usar una planilla de clculo. 3. Complejidad: los SGBD son software muy complejos y las personas que los utilicen deben tener conocimiento de las funcionalidades del mismo para poder aprovercharlo al mximo. 4. Tamao: la complejidad y la gran cantidad de funciones que tienen hacen que sea un software de gran tamao, que requiere de gran cantidad de memoria para poder correr. 5. Coste del hardware adicional: los requisitos de hardware para correr un SGBD por lo general son relativamente altos, por lo que estos equipos pueden llegar a costar gran cantidad de dinero. SGBD libres PostgreSQL MySQL Firebird SQLite Apache Derby

SGBD no libres dBase Fox Pro IBM Informix

4 Base de Datos
Microsoft Access Microsoft SQL Server Open Access Oracle Paradox Progress (DBMS)

Prof. Myriam Marecos

Normalizacin de bases de datos El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relacin al modelo relacional. Las bases de datos relacionales se normalizan para: Evitar la redundancia de los datos. Evitar problemas de actualizacin de los datos en las tablas. Proteger la integridad de los datos.

En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relacin, aunque para que una tabla sea considerada como una relacin tiene que cumplir con algunas restricciones: Cada columna debe tener su nombre nico. No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados. Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo.

BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS

ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS Antes de comenzar con la utilizacin de un programa en particular, es importante destacar las caractersticas de lo que se denomina Administrador de Base de Datos. Podemos denominar como administrador de Base de datos al programa utilizado para la organizacin y gestin de informacin bajo un estructura determinada. Este Administrador de Base de datos, es decir el programa, es tambin conocido como Gestor de Base de Datos . El procesamiento de los datos en Access se realiza mediante la manipulacin de ciertos objetos especficos. Un objeto es un elemento que se puede identificar. Los objetos que maneja el Access son: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Objetos. Tablas: conjunto de registros donde se almacena el conjunto de datos de la base de datos. Estos estarn organizados en filas y columnas. Vern cierta similitud con la presentacin de una planilla de calculo Consultas: permite visualizar la informacin almacenada en una o varias tablas de la Base de datos, que se ajusta a distintas pautas de ordenamiento, seleccin y condicin. La informacin proporcionada por una consulta se denomina HOJA DE RESPUESTAS DINAMICA por que cualquier datos modificado sobre ella ser automticamente actualizado ya sea en una o mas tablas. Se utilizar para mostrar, modificar y analizar datos siguiendo distintos criterios (condiciones). Tambin se pueden usar como origen de registros para formularios e informes Formularios: Son considerados como la principal interfaz entre el usuario y la base de datos. Se disean con la finalidad de presentar y editar la informacin almacenada, el ingreso de los nuevos registros. etc. Es un elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de forma mas cmoda y visiblemente mas atractiva. Las imgenes solo se pueden ingresar desde un formulario. Informes: es la manera mas apropiada de obtener una copia impresa de la informacin que puede extraerse de una base de datos. Macro: es la automatizacin de ciertos comandos Objetos: a travs del leguaje de programacin Visual Basic se puede generar aplicaciones de base de datos.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

Tablas

Consultas

Formulario

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Tablas
Debemos identificar las caractersticas de una tabla. Visualmente la podemos identificar como una planilla de calculo, teniendo en cuenta la estructura de filas y columnas. Cada fila se corresponde a un registro o ficha. Los registros se dividen en campos (columnas) Los campos podramos decir en primera instancia que se pueden dividir en dos partes El nombre de campo (Titulo fijo de ese campo) El dato propiamente dicho. (variable)

La tabla es la estructura bsica de un sistema de bases de datos

El conjunto de campos conforman el registro, y el conjunto de registros conforman la tabla. Mediante la utilizacin de un administrador de Base de Datos, podr entre otras cosas, consultar los datos ordenndolos por cualquier campo, realizar consultas con criterios determinados, actualizar varios registros al mismo tiempo, imprimir datos parciales de una tabla, etc.

Una base de datos comienza con el diseo de una tabla

Campos

Registros

Nombre de Campo

DATO

Diseo de una Base de Datos

El primer paso en el diseo de una Base de Datos es determinar el objetivo que tendr. Realizar un borrador en papel con los objetivos y el uso que tendr la base, sera la primera tarea. A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que se hagan, se podr comenzar a construir las tablas que formarn la Base de Datos. Luego se dividir ese objetivo en sub.-temas estableciendo una tabla para cada tema. Este proceso es muy delicado ya que de ello depender el buen funcionamiento. Es muy importante no introducir muchos campos en una misma tabla, sino dividir la informacin en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.

Para cada tabla se definan los campos y sus propiedades. Cada campo debe estar relacionado con el tema de la tabla Evitar incluir como campo, datos que podran calcularse, por ejemplo totales. No se deben repetir los campos en distintas tablas, para evitar esta redundancia de datos, seleccionar un campo en comn que permita relacionar ambas tablas. Identifique un campo que sea Clave o principal, que le permitir individualizar nicamente a cada registro, sin posibilidad de duplicaciones, puede ser un cdigo, o un legajo o un numero correlativo.

Luego se determinar como se relacionaran las tablas 4

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Determinar cuales sern los campos comunes que tendrn las tablas, de forma tal que puedan relacionarse todas.

Al introducir los datos seguramente descubrir posibles mejoras. El diseo puede ser refinado y modificado en todo momento.

UNIDAD 2 . ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS

Vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Access, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven.

Abrir el Access
Veamos las dos formas bsicas de abrir Access 1) Desde el botn Inicio Programas - Microsoft Access. situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla

2) Desde el icono de Access del escritorio.

Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

1) Hacer clic en el botn cerrar 2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. 3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial
Al abrir Access aparece una pantalla inicial como sta, que contiene elementos comunes como el resto de las aplicaciones que funcionan bajo el entorno Windows. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante y adems depende de la versin.

Barra de titulo: Permite visualizar el nombre de la aplicacin. Cada vez que se abra una nueva ventana esta mostrara en su barra de titulo el nombre del OBJETO del sistema de gestin de base de datos correspondiente.

Barra de Men: Contiene las distintas opciones que se encuentran disponibles. Visualiza funciones y comandos especificos.

Barra de herramientas: Contiene distintos botones que permiten ejecutar en forma directa los comandos y funciones mas usuales

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitir empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva.

Las barras.
La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables.

La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

UNIDAD 3. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Crear una base de datos.
Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Nueva base de datos... O bien hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

4 Base de Datos
3 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. 4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo. 5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. 7 Hacer clic sobre el botn Crear.

Prof. Myriam Marecos

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana correspondiente a la base de datos: Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitir crear o modificarlos.

Cerrar la base de datos.

Para cerrar una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1- Ir al men Archivo. 2- Elegir la opcin Cerrar. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.

Abrir una base de datos.

Para abrir una base de datos ya existente, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Abrir... O bien hacer clic sobre el botn Abrir herramientas. de la barra de

3 Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. 4 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. 5 Hacer clic sobre el archivo deseado. 6 Hacer clic sobre el botn Abrir.

UNIDAD 4. CREAR, GUARDAR Y CERRAR TABLAS.

7

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Aqu veremos cmo crear tablas de datos para poder introducir los datos en la base de datos y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access.

Crear una tabla de datos.

Para crear tablas de datos, que son los objetos ms importantes de cualquier base de datos podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creacin de la tabla. Otro empezando la tabla en blanco. Nuestra explicacin se basar en el segundo mtodo, para comprender mejor todas las operaciones a realizar sobre creacin de tablas. Para crear una tabla sin asistente, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. 2 Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

3 Seleccionar Vista Diseo. 4 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

4 Base de Datos
Aparecer la ventana de diseo de la tabla:

Prof. Myriam Marecos

Nombre que se ha asignado al campo

Botn de lista desplegable que permite visualizar la lista de tipos de datos que se podrn asignar a un campo de la lista

rea para introducir aclaracin sobre el campo. Esta frase descriptiva se visualizara en la Barra de Estado en el momento de ingreso de datos. Aqu se especifican las propiedades de cada campo.

Si observas la pantalla, cada fila se utiliza para la creacin de los campos de la tabla, debiendo indicar, nombre, tipo y descripcin. 6 En la primera fila escribir el nombre del primer campo. 7 Pulsar la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo. 8 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. 9 Pulsar la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo. Esta tercera columna no es importante utilizarla ya que nicamente es una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir. 10 Hacer clic sobre la segunda fila de la columna Nombre del campo para especificar otro campo, y repetir los pasos anteriores a partir del 6 hasta completar todos los campos de la tabla.

ATENCION - DEFINICION DE NOMBRE DE CAMPO

El nombre de cada campo puede escribirse tanto en letras maysculas como en minsculas. Procurar que describa el contenido que tendr ste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de admiracin (!), el acento grave y los corchetes ([ ]). No pueden comenzar por un espacio en blanco.

ATENCION - DEFINICION DE TIPO DE DATOS

A diferencia de una planilla creada en Excel, una tabla creada en Access deber definirse durante el diseo el nombre de cada columna (campo) y el tipo de dato que podr almacenar dicho campo. Access permite operar con los siguientes tipos de datos.

TIPO DE DATO
TEXTO MEMO NUMERICO FECHA/HORA

CONTENIDO
Cualquier secuencia de caracteres, cuya longitud varia de 0 255 caracteres. Cadena de caracteres, frases y prrafos, cuya longitud puede variar entre 0 y 64.000 caracteres. Nmeros. El rango de valores permitidos depende del valor asignado a la propiedad Tamao del campo que se haya especificado. Expresiones de fechas, horarios e intervalos de tiempo.

4 Base de Datos
MONEDA AUTONUMERICO

Prof. Myriam Marecos

Datos que representan cantidades numricas, expresadas con 4 decimales de precisin. Valor generado en forma automtica. Se trata de un nmero que se va incrementado para cada nuevo registro de la tabla. Resulta ideal para numerar registros por orden de ingreso. Es un tipo de dato al cual el usuario no tiene acceso, es decir que no lo puede modificar. Dato de tipo Boolean (verdadero o falso). En general, se lo utiliza cuando se quiere indicar que se ha registrado la ocurrencia de un hecho, por ejemplo el estado de una cuenta puede estar pago o no. Imgenes, grficos u otros objetos OLE (Object Linking and Embedding, vinculacin e incrustacin de objetos) procedentes de las distintas aplicaciones para el entorno Windows. La informacin almacenada en un campo de este tipo puede ocupar hasta un gigabyte. Una direccin de vinculo a un documento World Wide Web.

SI/NO

OBJETO OLE

HIPERVINCULO

ATENCION - PROPIEDADES DE CAMPO

La asignacin de valores a las propiedades de un campo permite personalizar sus atributos. Estas propiedades varan segn el tipo de dato especificado; algunas poseen valores predeterminados.

A) TAMAO: La propiedad tamao del campo permite especificar la longitud mxima del contenido de un campo cuyo tipo haya sido definido como Numrico o Texto. Si se trata de un campo de tipo Texto a esta propiedad se le puede asignar un valor comprendido entre 0 y 255. El valor predeterminado para el tipo texto es de 50 caracteres. Si en cambio es de tipo Numrico, los formatos posibles son: Byte: establece que el campo podr contener valores pertenecientes al subconjunto delos nmeros enteros cuyos valores extremos son 0y 255. No admite fracciones. Entero: establece que el campo podr contener valores pertenecientes al subconjunto de los nmeros enteros cuyo valores extremos son -32.768 y 32.767. No admite fracciones. Entero Largo: establece que el campo podr contener valores perteneciente a una ampliacin del conjunto anterior cuyo valores extremos son -2.147.483.648 y 2.147.483.647. No admite fracciones. Simple: establece que el campo podr contener nmeros reales perteneciente al intervalo cerrado cuyo valores 38 38. extremos son 3,4 x 10 a 3,4 x 10 ( No incluye nmeros irracionales) Doble: establece que el campo podr contener nmeros reales perteneciente al intervalo cerrado cuyo 308 extremos son 1.797 x 10 a 1.797 x 10308 Id de replica: indica que el campo contendr un identificador nico global, con una capacidad de almacenamiento de 16 bytes. Decimal: Almacena nmeros entre Valor Byte Entero Entero largo Simple Doble Id. de rplica Decimal

-1028 y 1028 -1
Descripcin P. decimal Tamao Ninguna Ninguna Ninguna 7
308

Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite fracciones). 32.768 y 32.767 (no admite fracciones). 2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). De 3,4 x 10 a 3,4 x 10 De 1,79 x 10
308 38 38

1 byte 2 bytes 4 bytes 4 bytes 8 bytes 16 bytes 12 bytes

a 1,79 x 10

15 N/D
38

Identificador global nico (GUID) Almacena nmeros entre -10 y -1 y 10 1(.ADP) 28 28 Almacena nmeros entre -10 y 10 -1 (.MDB)
38

28

B)

FORMATO: Los valores asignados a la propiedad formato permiten controlar la forma en que
sern visualizados e impresos los datos contenidos en el campo. Los posibles formatos de los datos

10

4 Base de Datos
dependen del tipo que se haya especificado para el campo.

Prof. Myriam Marecos

FORMATOS ESTNDAR PARA CAMPO DE TIPO FECHA/HORA

Valor Fecha general Descripcin (Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sbado, 3 de Abril de 2004. Ejemplo: 3-Abr-04. Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 15/03/04

Fecha larga Fecha mediana Fecha corta

FORMATOS ESTANDAR DE TIPO NUMERICO O MONEDA

Valor Nmero general Moneda Fijo Estndar Porcentaje Cientfico Euro () Descripcin (Predeterminado) Muestra el nmero tal como se introduce. Presenta el valor ingresado precedido por un $, utiliza el separador de miles; muestra los nmeros negativos entre parntesis. Muestra al menos un dgito en la parte entera y dos posiciones decimales. Utiliza el separador de miles y dos posiciones decimales Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje %; con dos dgitos decimales. Utiliza la notacin cientfica estndar. Aade el smbolo Euro

Para los campos de tipo SI/NO, podemos elegir entre los formato: VERDADERO/FALSO o ACTIVADO/DESACTIVADO o SI/NO

OTRAS PROPIEDADES DE UN CAMPO.

Lugares decimales. Permite establecer la cantidad de decimales con que sern visualizados los datos contenidos en campos de tipo Numrico (excepto Id. de replica) y Moneda. El rango de valores que se puede asignar a esta propiedad varia entre 0 y 15. Mascara de entrada. Permite definir una plantilla, o mascara de edicin, que el usuario visualizara en el momento en que efecte la introduccin de datos en el campo. Esta propiedad puede aplicarse a campos de tipo Numrico (excepto Id. de replica), Texto, Moneda y Fecha/Hora. Por ejemplo, para un campo de tipo Fecha, podemos generar una mascara del estilo: (_/_/_). Titulo. Hace posible establecer el texto que se visualizara como cabecera del campo en el modo Vista Hoja de datos. Valor predeterminado. Asigna un valor inicial al campo, excepto para aquellos que se hayan definido como campos de tipo Autonumrico, Id. de replica y Objetos OLE. Regla de validacin. Hace posible especificar una condicin que deber cumplir todo dato almacenado en el campo. Por ejemplo: en un campo numrico, la condicin>9.999 Y <100.000 requiere que el numero ingresado sea de cinco cifras. Los valores alfanumricos deben indicarse encerrados entre comillas(), y los del tipo Fecha, entre caracteres numerales (#). Se pueden establecer condiciones compuestas por otras simples mediante el uso de los operadores lgicos Y (conjuncin) y O (disyuncin). Texto de validacin. Permite indicar el texto que debe visualizarse cada vez que un dato ingresado en un campo no cumpla la condicin especificada como regla de validacin. Requerido. En los casos en que a esta propiedad se le asignas el valor Si, no se admite que el campo pueda contener un valor Nulo. Permitir longitud cero. Para los campos de tipo Texto, Memo e Hipervnculoes conveniente asignar el valor Si, a esta propiedad. De este modo, se permito al usuario introducir en el campo cadenas de longitud cero; en caso contrario, Access concierte cualquier cadena de longitud cero compuesta por espacios en blanco en un valor especial llamado valor Nulo no puede ser igual a otro valor Nulo y en

11

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

consecuencia, no se pueden relacionar tablas mediante campos que contienen estos valores. Indexado. Asigna un ndice a un campo de tipo Texto, Numrico, Fecha/Hora, Moneda o Autonumrico, lo cual producir como consecuencia una mayor rapidez en el proceso de acceso a los datos contenidos en el campo.

ATENCION - CAMPO CLAVE

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal a alguno de sus campos.

La potencia de una base de datos reside en su capacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina clave principal. Access impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal. La clave principal nos ayuda a gestionar los datos con mayor efectividad. Por definicin, una clave es el campo que identifican a todos los registros de forma nica. La clave principal desempea cuatro funciones: 1. Evita las entradas duplicadas en el campo que define la clave, ya que no pueden existir dos registros con la misma clave. 2. Mantiene un ordenamiento de los registros con la misma clave 3. Acelera las operaciones de bsqueda y ordenamiento 4. Permitir la relacin entre tablas
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. 2 Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla. Tambin podr guardarse la tabla sin una clave principal y designarla en otro momento.

Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 3 Escribir el nombre de la tabla. 4 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello

Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Cerrar. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.

12

4 Base de Datos ATENCION - LA VALIDACION DE LOS DATOS

Access permite que los datos se controlen y evalen

Prof. Myriam Marecos

a medida que se los ingresa. La

aceptacin o no de los datos que pueden ser almacenados en un campo depende de la expresin que se haya asignado a la propiedad Regla de Validacin del campo. En la composicin de estas expresiones lgicas, se pueden usar operadores de distinto tipo.

OPERADORES
Los operadores mas usuales que intervienen en la elaboracin de las reglas de validacin son: OPERADORES Y, O <, >, <=, >=, = y <> ENTRE li Y ls COMO contenido SIGNIFICADO Conjuncin y disyuncin Menor, Mayor, Menor igual, Mayor igual, Igual y distinto Establece si el dato se encuentra entre el limite inferior(li) y superior (ls) conectados mediante el operador lgico Y Verifica que un campo de tipo texto o memo coincida con un contenido especificado. Admite el uso de ciertos smbolos comodines: ? un carcter cualquiera, * varios caracteres, # un digito cualquiera.

Ejemplos de reglas de validacin para campos:

Valor de Regla de validacin <>0 0 O >100 Como "K???" <#1/1/96# >=#1/1/97# Y <#1/1/98# Como "casado" O Como "soltero" Como "casad*" O Como "solter*" Valor de Texto de validacin Introduzca un valor distinto de cero. El valor debe ser 0 o mayor que 100. El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K. La fecha debe ser anterior a 1996. La fecha debe pertenecer al ao 1997. Permite el ingreso de las palabras casado o soltero Permite el ingreso de las palabras casada/o o soltera/o

ATENCION - MASCARAS DE ENTRADA

La mascara de entra da datos constituye otro de los recursos disponibles para evitar que se realicen ingresos incorrectos de datos en la tabla, ya que estas mascaras presentan al usuario un formato predefinido. Al crear una mascara de entrada es posible, caracteres especiales para indicar que determinados opcionales. No es posible definir mascara de entrada para campos de tipo Autonumrico, memo, objeto ole, hipervnculo o si/no. Las mascaras se generan con caracteres especiales y se componen de tres partes: por ejemplo, utilizar

datos son obligatorios y otros

;
Cadena de definicin de la mascara de entrada

;
Es opcional y sirve para definir el caracter que se utilizara para indicar al usuario las posiciones en las cuales se pueden introducir valores. El caracter predeterminado es -

Es opcional y admite dos valores posibles: un 0 para especificar que el formato establecido en la cadena de definicin de mascara ser incorporado al campo y un 1 para indicar lo contrario.

13

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Caracteres especiales mas usuales para la definicin de mascaras de entrada: Carcter 0 9 # L ? A a & C .y, < > ! \
Ingreso obligatorio de un Dgito Ingreso opcional de un Dgito o espacio Ingreso opcional de un dgito o espacio, signos ms + y menos Ingreso obligatorio de una Letra Ingreso opcional de una Letra Ingreso obligatorio de una Letra o digito Ingreso opcional de una Letra o digito Ingreso obligatorio de un carcter o un espacio Ingreso opcional de un carcter o un espacio Separador decimal y e indicador de miles. Estn sujetos a la configuracin de Windows Convierte los caracteres ingresados a minsculas Convierte los caracteres ingresados a maysculas Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

Descripcin

Ejemplo de Mascara de Entrada

Mascara de Fecha Corta: 00/00/00;0;_ Mascara de Cdigo Postal: 0000;0;_ Mascara para N Telfono de celulares: 150000-0000;0;_ Mascara para N de Legajo que debe contener 2 Letras obligatorios, guin y 3 nmeros (de los cuales el ltimo digito es opcional). Por ejemplo los legajos pueden ser: FE-145 MA-25: LL-009;0;_

UNIDAD 5. MODIFICAR TABLAS.

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: 1 Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseo, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado. 2 Hacer clic sobre el botn Diseo de la ventana de la base de datos.

3 Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla para aadir otro campo. 4 Guardar la tabla.

Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de datos para la introduccin de valores, hacer clic sobre el botn Diseo de la barra de herramientas.

14

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Introducir y modificar datos de una tabla.

Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de que no lo estuviera. 2 Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado. 3 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos o doble clic sobre ella.

Aparecer la ventana de Hoja de datos: Indicador de registro activo

Botn de acceso al primer registro de la tabla Botn de acceso al registro anterior Botn de acceso al ltimo registro Botn que permite agregar un nuevo registro Cantidad total de registro en la tabla

Numero de registro activo

Botn de acceso al registro siguiente

Cada fila nos sirve para introducir un registro. 4 Escribir el valor del primer campo del registro. 5 Pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. 6 Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar ENTER para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, se almacenar dicho registro, no haciendo necesario guardar los registros de una tabla. 7 Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la Hoja de datos para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero

1 Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro gris de la izquierda del registro. 2 Hacer clic. El registro quedar seleccionado. 3 Pulsar la tecla SUPR del teclado. Si lo que queremos es modificar algn valor introducido tenemos que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

15

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

UNIDAD 6. RELACIONES
En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

16

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access primero deberemos acceder a la ventana Relaciones, para ello: 1 Estar en la ventana de la base de datos en la cual queremos realizar las relaciones. 2 Ir al men Herramientas. 3 Elegir la opcin Relaciones... O hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. 4 Seleccionar una tabla que pertenecer a la relacin haciendo clic sobre sta. Aparecer dicha tabla remarcada. 5 Hacer clic sobre el botn Agregar. 6 Repetir los pasos 5 y 6 hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. 7 Hacer clic sobre el botn Cerrar. Ahora aparecer la ventana de Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

Para realizar la relacin: 7 Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal. 8 Pulsar el botn del mouse y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla secundaria. 9 Soltar el botn del ratn.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos de relacin. Atencin!!! Siempre deben ser campos que contengan la misma informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin. 10 Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. 11 Si se considera necesario, activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 12 Hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana de relaciones.

17

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Aadir tablas en la ventana relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana de relaciones: 1 Estar situados en la ventana de relaciones.

2 Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas o del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas 3. Aadir las tablas necesarias. 4 Cerrar el cuadro de dilogo de Mostrar Tablas y crear la relacin

Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas: 1 Estar en la ventana de relaciones. 2 Men Relaciones - Modificar relacin... Aparecer la ventana Modificar relaciones estudiado anteriormente. 4 Realizar los cambios deseados. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si lo que queremos es borrar la relacin: 1 Seleccionar la relacin (o sea la lnea que una a las tablas ) 2 Presionar la tecla Supr.

ATENCION! INTEGRIDAD REFERENCIAL.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Localidad que me indica en qu localidad vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Localidad, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Localidades es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una localidad tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una localidad que no exista en la tabla Localidades.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar registros en cascada: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la Localidad Capital por Cap. Fed. en la tabla Localidades, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Capital se cambiarn a Cap. Fed..

18

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la Localidad Capital en la tabla Localidades, automticamente todos los habitantes de Capital se borrarn de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una localidad, ni eliminar una localidad si sta tiene habitantes asignados.

UNIDAD 7. LOS FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros de una tabla o consulta. Aqu veremos cmo crear un formulario y manejarlo para la edicin de registros de tablas creadas con Access.

Crear un formulario.
Para crear formularios, podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creacin del formulario. Otro empezando el formulario en blanco. Nuestra explicacin se basar en el primer mtodo. Para crear un formulario, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre la opcin Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. 4 Hacer clic sobre el botn Nuevo ventana de la base de datos. 5 Seleccionar de la

Asistente para formularios.

6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla queremos realizar el formulario.

Nota: Se puede elegir tambin una consulta.

7 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer paso del Asistente para formularios

19

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

8 Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario utilizando los siguientes botones: para aadir el campo seleccionado al formulario. para aadir todos los campos al formulario. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del formulario de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del formulario.

Si queremos realizar un formulario a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir el paso 8 con la segunda tabla.
9 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 10 Elegir la distribucin del formulario. Las distribuciones ms utilizadas son la de Columnas y Justificado, ya que las dems se parecen mucho al aspecto de tablas. Haciendo clic en cada opcin aparece a la izquierda la muestra 11 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

Aparecer el cuadro siguiente

12 Elegir el estilo del formulario. Haciendo clic sobre cada estilo de la lista aparece a la izquierda la muestra. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

Aparecer el ltimo paso del asistente para formularios

20

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

14 Escribir el nombre que le queremos dar al formulario.

15 Hacer clic sobre el botn Finalizar.

Por ltimo aparecer el formulario creado preparado para la edicin de registros.

Manejar formularios.
Para manejar un formulario, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.

Aparecer el formulario seleccionado. A continuacin tiene un posible formulario, aunque dependiendo de la distribucin y del estilo elegidos a la hora de crearlo puede variar:

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros:

En primer lugar, observando la barra nos indicar en qu registros estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. En el recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 1 nos indica el nmero total de registros que en este caso es uno.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinado de la siguiente forma: 1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. 2 Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. 3 Pulsar ENTER.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA

21

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Buscar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access. Para hacer uso de esta herramienta: 1 Ir al men Edicin. 2 Elegir la opcin Buscar... O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

3 En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar. 4 Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a buscar. 5 En el recuadro Coincidir elegir una de las siguientes opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l.

Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.

6 Si queremos especificar un poco ms la bsqueda, hacer clic sobre el botn Ms y se ampliar el cuadro anterior tal como vemos en la parte derecha. 7 En el recuadro Buscar elegir una de las siguientes opciones: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia arriba. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia abajo. 8 Activar la casilla Maysculas y minsculas si queremos que Access diferencie a la hora de buscar entre maysculas y minsculas.

9 Hacer clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda.

Access se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. 10 Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente. 11 Y as sucesivamente hasta que deseamos terminar la bsqueda en cuyo caso, hacer clic sobre el botn Cancelar.

22

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

MODIFICAR EL ASPECTO DE UN FORMULARIO La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn . El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos eliminar el encabezado o el pie con el men Ver la opcin encabezado o pie de formulario.

El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. de la barra de herramientas.

23

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin sino, este otro . , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, ,

o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto

Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo Botn de comando abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro.

para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, Marco de objeto independiente un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.

Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista preliminar y a la hora de imprimir. Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas. Tambin podemos agregar un subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). Lnea para aadir una lnea en el formulario. para aadir un rectngulo al formulario.

Rectngulo

UNIDAD 8. LAS CONSULTAS.

Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran nicamente los datos que le especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer segn la consulta). Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temtica por ser las que ms se utilizan.

24

4 Base de Datos
Consultas de accin.

Prof. Myriam Marecos

Son consultas que realizan cambios a los registros en una sla operacin. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

Crear consultas de seleccin.

Para crear una consulta de accin, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botn Nuevo Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Seleccionar Vista Diseo. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. de la ventana de la base de datos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. 6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta. 7 Hacer clic sobre el botn Agregar. 8 En el caso de realizar una consulta a partir de ms de una tabla, volver a realizar los pasos 6 y 7. 9 Una vez aadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana de diseo de consultas.

Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas con su correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE tendremos que especificar los criterios para realizar la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo a utilizar. 10 Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrcula. Se abrir la lista desplegable de campos. 11 Seleccionar el campo deseado.

25

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. 12 Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo. 13 Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los campos deseados. 14 Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable para elegir una ordenacin ascendente o descendente. En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir la operacin en las columnas correspondientes.

Nota: Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo.
15 Especificar los criterios de bsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio de bsqueda se define de la forma que le indicamos a continuacin. Por ejemplo, si queremos los alumnos de Capital, en la columna Localidad y fila Criterios pondremos Capital para formar la condicin Localidad = "Capital" Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y y O. En una condicin O el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple una de las condiciones de la expresin y en una condicin Y para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresin. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para ms de un campo el resultado ser el de una condicin Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69. Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, ordenados por Apellidos pero nicamente aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.

16 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo para darle nombre a la consulta. 17 Escribir el nombre de la consulta. 18 Hacer clic sobre el botn Aceptar. 19 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .

Ejecutar una consulta.

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseo de la consulta o bien desde la ventana de la base de datos. Desde la ventana de la base de datos: 1 Seleccionar la consulta a ejecutar. 2 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.

26

4 Base de Datos
Desde la ventana de diseo de la consulta:

Prof. Myriam Marecos

1 Hacer clic sobre el botn

de la barra de herramientas.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una modificacin de datos se realizar dicha modificacin sobre la tabla relacionada.

Modificar el diseo de una consulta.

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: 1 Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a modificar. 2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Seleccionar la Consulta a modificar. 4 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.

CONSULTA CON CAMPOS CALCULADOS

27

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Consultas de accin.
Las consultas de accin son consultas que realizan cambios en muchos registros en una sola operacin. A continuacin te explicamos cada uno de los tipos de consultas de accin.

Consultas de eliminacin.
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. Para crear una consulta de eliminacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Eliminacin. La ventana de diseo se modificar ligeramente: de la barra de herramientas.

Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda aunque se borrarn los registros enteros. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar, se asignar el valor directamente al especificar el campo de bsqueda.

Atencin: si no indicamos un criterio de bsqueda, se eliminarn todos los registros de la tabla. Cuando ejecutamos una consulta de eliminacin nos avisa del borrado de registros.

Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. Para crear una consulta de actualizacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Actualizacin. La ventana de diseo se modificar ligeramente: de la barra de herramientas.

30

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en el campo de la columna. Cuando ejecutamos una consulta de actualizacin nos avisa que la tabla se modificara

Consultas de datos anexados.

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden registros de una tabla al final de otra tabla. Para crear una consulta de datos anexados: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo datos anexados. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Nombre de a tabla. 5 Elegir la tabla a la que vamos a aadir los registros. 6 Hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana de diseo se modificar ligeramente. de la barra de herramientas.

Funciona igual que una consulta de seleccin. Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar, se asignar directamente el nombre de la tabla donde vamos a aadir los registros. Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de la modificacin que va a realizar.

31

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra tabla. Para crear una consulta de creacin de tabla: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo creacin de tabla. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 4 Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin y funciona igual. de la barra de herramientas.

Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin. Tambin nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

ATENCION - LAS CONDICIONES

A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condicin.

Los operadores de comparacin

Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin que podemos utilizar son: Significado igual que distinto de menor que menor o igual mayor que mayor o igual

Operador = <> < <= > >=

El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Entre valor1 Y valor2 Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:

32

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Formar expresiones.
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin. Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Operadores. operador +, se utiliza para sumar dos nmeros. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros. operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros. operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente ) operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante. operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero. operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones. Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida. Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000) Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA' Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#

Nombres de campos. los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ]. por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento ]

Uso del parntesis. Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ). Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1) El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores acten en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la

33

4 Base de Datos
prioridad de los operadores.

Prof. Myriam Marecos

UNIDAD 9. INFORMES.
Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los datos de las tablas o consultas de forma impresa. Son tiles para obtener listados con el formato que queramos, aadiendo cabeceras y pies de pgina, totales parciales o finales, etc... En esta unidad veremos cmo Crear informes sencillos a partir de tablas creadas con Access.

Crear un informe.
Para crear informes, podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creacin del informe. Otro empezando el informe en blanco. Nuestra explicacin se basar en el primer mtodo, utilizando el asistente. Para crear un informe, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre la opcin Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. 4 Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 5 Seleccionar Asistente para informes. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla queremos realizar el informe. Nota: Se puede elegir tambin una consulta. 7 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer paso del Asistente para formularios: 8 Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario utilizando los siguientes botones: para aadir al informe el campo seleccionado . para aadir todos los campos. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del informe. Si queremos realizar un informe a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. A continuacin repetir el paso 8 con la segunda tabla. 9 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.

34

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 10 Elegir algn campo que nos servir para agrupar los datos a imprimir. Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma poblacin salgan juntos, y aadir al final de cada poblacin una lnea o un campo resumen, se elige el campo Poblacin. 11 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

Aparecer el cuadro para determinar el orden de los registros: 12 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe. El botn de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ ser en orden ascendente y si pone ZA ser en orden descendente. En caso de querer ordenar por ms de un campo, utilizar el segundo recuadro, as se ordenara por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenara por el segundo y as sucesivamente. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente. Aparecer el siguiente paso: El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que ms nos guste, en el recuadro distribucin tenemos esos formatos, pinchando sobre alguno, aparece a la izquierda una muestra de cmo queda el formato seleccionado. 14 Elegir la distribucin y orientacin. 15 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

Aparecer el siguiente paso: Al igual que el formato, se puede elegir el estilo de varios predefinidos. 16 Elegir el estilo deseado. 17 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

Aparecer el ltimo paso del asistente para informes:

35

4 Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

18 Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidir con el ttulo que aparecer al principio de la pgina. 19 Hacer clic sobre el botn Finalizar y aparecer el informe creado preparado para la impresin. Nota: Si quisiramos cambiar algo del diseo habra que hacer clic en la opcin correspondiente de la pantalla, y as acceder a la pantalla de diseo.

Imprimir un informe.
Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botn Aparecer el informe seleccionado. Si nos interesa imprimirlo: 4 Ir al men Archivo. 5 Elegir la opcin Imprimir... O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas. En el caso de acceder desde el men, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 6 En el recuadro Intervalo de impresin, especificar si queremos imprimir todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. 7 En el recuadro Copias, especificar el nmero de copias a imprimir. 8 Hacer clic sobre el botn Aceptar. de la ventana de la base de datos.

36