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Base de datos relacional es una coleccin de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o innecesarias, que puede ser accedidos por diferentes usuarios de diversas formas o vistas. Interrelacionados: significa que los datos que forman parte de la base de datos deben tener relacin entre si. Sin redundancias perjudiciales: significa que se debe evitar las repeticiones innecesarias Una vez que tenemos definida la base de datos, es importante detenerse en la conceptualizacion de tres trminos bsicos en la estructura de un archivo de base de datos. Campo, Registro y Tabla. Cada ficha es un Registro con la informacin correspondiente de un libro, un paciente o un cliente. Los registros individuales de una base de datos se descomponen a su vez en Campos. Ficha o registro 001-001 001-002 002-003 CORTAZAR JULIO ECO HUMBERTO LOCKE JHON
El nombre del autor es un campo
TABLA
El N de cdigo es un campo
Un conjunto de registros forma una tabla. Podemos definir a un Campo, como la mnima unidad de informacin o dato. A partir de esta definicin podemos desencadenar el concepto de registro, que lo podemos definir como el conjunto de caractersticas de un objeto, o como es mas sencillo definirlo, como un conjunto de campos, referidos a un mismo objeto. Practica
Considerando el conjunto de datos formados por la informacin presentada, indique en que casos utilizara una BASE DE DATOS REALACIONAL y en cuales podran emplear una planilla electrnica de calculo para gestionar y administrar la informacin? 1. 2. 3. 4. 5. 6. Las notas de Matemtica de los alumnos de 4to ao. La gua telefnica. El estado de las cuentas de los clientes de un banco. La situacin individual en lo referente a los datos personales administrativos y de rendimiento escolar de todos los alumnos de una institucin educativa. El listado de los invitados a una fiesta.
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Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (fsico o lgico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, ser necesario vigilar que aquella informacin que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultnea. Por otra parte, la base de datos representa una realidad determinada que tiene determinadas condiciones, por ejemplo que los menores de edad no pueden tener licencia de conducir. El sistema no debera aceptar datos de un conductor menor de edad. En los SGBD existen herramientas que facilitan la programacin de este tipo de condiciones. Seguridad. La informacin almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta informacin se encuentra segura frente a usuarios malintencionados, que intenten leer informacin privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la informacin; o simplemente ante las torpezas de algn usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categoras de permisos. Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la informacin almacenada. Los SGBD proveen mecanismos para garantizar la recuperacin de la base de datos hasta un estado consistente conocido en forma automtica. Respaldo. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la informacin almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. Control de la concurrencia. En la mayora de entornos (excepto quizs el domstico), lo ms habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar informacin, bien para almacenarla. Y es tambin frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultnea. As pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la informacin, que podra derivar en inconsistencias. Manejo de Transacciones. Una Transaccin es un programa que se ejecuta como una sola operacin. Esto quiere decir que el estado luego de una ejecucin en la que se produce una falla es el mismo que se obtendra si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho ms simple que si no se dispusiera de ellos. Tiempo de respuesta. Lgicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la informacin solicitada y en almacenar los cambios realizados. Ventajas Proveen facilidades para la manipulacin de grandes volmenes de datos. Entre stas: Simplifican la programacin de chequeos de consistencia. Manejando las polticas de respaldo adecuadas garantizan que los cambios de la base sern siempre consistentes sin importar si hay errores en el disco, o hay muchos usuarios accediendo simultneamente a los mismos datos, o se ejecutaron programas que no terminaron su trabajo correctamente, etc. Permiten realizar modificaciones en la organizacin de los datos con un impcto mnimo en el cdigo de los programas. Permiten implementar un manejo centralizado de la seguridad de la informacin (acceso a usuarios autorizados), proteccin de informacin, de modificaciones, inclusiones, consulta. Las facilidades anteriores bajan drsticamente los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad del sistema desarrollado si son bien explotados por los desarrolladores. Usualmente, proveen interfases y lenguajes de consulta que simplifican la recuperacin de los datos. Inconvenientes 1. Tpicamente, es necesario disponer de una o ms personas que administren la base de datos. Esto puede llegar a incrementar los costos de operacin en una empresa. Sin embargo hay que balancear este aspecto con la calidad y confiabilidad del sistema que se obtiene. 2. Si se tienen muy pocos datos que son usados por un nico usuario por vez y no hay que realizar consultas complejas sobre los datos, entonces es posible que sea mejor usar una planilla de clculo. 3. Complejidad: los SGBD son software muy complejos y las personas que los utilicen deben tener conocimiento de las funcionalidades del mismo para poder aprovercharlo al mximo. 4. Tamao: la complejidad y la gran cantidad de funciones que tienen hacen que sea un software de gran tamao, que requiere de gran cantidad de memoria para poder correr. 5. Coste del hardware adicional: los requisitos de hardware para correr un SGBD por lo general son relativamente altos, por lo que estos equipos pueden llegar a costar gran cantidad de dinero. SGBD libres PostgreSQL MySQL Firebird SQLite Apache Derby
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Microsoft Access Microsoft SQL Server Open Access Oracle Paradox Progress (DBMS)
Normalizacin de bases de datos El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relacin al modelo relacional. Las bases de datos relacionales se normalizan para: Evitar la redundancia de los datos. Evitar problemas de actualizacin de los datos en las tablas. Proteger la integridad de los datos.
En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relacin, aunque para que una tabla sea considerada como una relacin tiene que cumplir con algunas restricciones: Cada columna debe tener su nombre nico. No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados. Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo.
Consultas
Formulario
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Tablas
Debemos identificar las caractersticas de una tabla. Visualmente la podemos identificar como una planilla de calculo, teniendo en cuenta la estructura de filas y columnas. Cada fila se corresponde a un registro o ficha. Los registros se dividen en campos (columnas) Los campos podramos decir en primera instancia que se pueden dividir en dos partes El nombre de campo (Titulo fijo de ese campo) El dato propiamente dicho. (variable)
Registros
Nombre de Campo
DATO
Para cada tabla se definan los campos y sus propiedades. Cada campo debe estar relacionado con el tema de la tabla Evitar incluir como campo, datos que podran calcularse, por ejemplo totales. No se deben repetir los campos en distintas tablas, para evitar esta redundancia de datos, seleccionar un campo en comn que permita relacionar ambas tablas. Identifique un campo que sea Clave o principal, que le permitir individualizar nicamente a cada registro, sin posibilidad de duplicaciones, puede ser un cdigo, o un legajo o un numero correlativo.
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Determinar cuales sern los campos comunes que tendrn las tablas, de forma tal que puedan relacionarse todas.
Al introducir los datos seguramente descubrir posibles mejoras. El diseo puede ser refinado y modificado en todo momento.
Abrir el Access
Veamos las dos formas bsicas de abrir Access 1) Desde el botn Inicio Programas - Microsoft Access. situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla
La pantalla inicial
Al abrir Access aparece una pantalla inicial como sta, que contiene elementos comunes como el resto de las aplicaciones que funcionan bajo el entorno Windows. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante y adems depende de la versin.
Barra de titulo: Permite visualizar el nombre de la aplicacin. Cada vez que se abra una nueva ventana esta mostrara en su barra de titulo el nombre del OBJETO del sistema de gestin de base de datos correspondiente.
Barra de Men: Contiene las distintas opciones que se encuentran disponibles. Visualiza funciones y comandos especificos.
Barra de herramientas: Contiene distintos botones que permiten ejecutar en forma directa los comandos y funciones mas usuales
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A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitir empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva.
Las barras.
La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.
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3 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. 4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo. 5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. 7 Hacer clic sobre el botn Crear.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana correspondiente a la base de datos: Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitir crear o modificarlos.
3 Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. 4 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. 5 Hacer clic sobre el archivo deseado. 6 Hacer clic sobre el botn Abrir.
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Aqu veremos cmo crear tablas de datos para poder introducir los datos en la base de datos y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access.
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Aparecer la ventana de diseo de la tabla:
Botn de lista desplegable que permite visualizar la lista de tipos de datos que se podrn asignar a un campo de la lista
rea para introducir aclaracin sobre el campo. Esta frase descriptiva se visualizara en la Barra de Estado en el momento de ingreso de datos. Aqu se especifican las propiedades de cada campo.
Si observas la pantalla, cada fila se utiliza para la creacin de los campos de la tabla, debiendo indicar, nombre, tipo y descripcin. 6 En la primera fila escribir el nombre del primer campo. 7 Pulsar la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo. 8 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. 9 Pulsar la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo. Esta tercera columna no es importante utilizarla ya que nicamente es una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir. 10 Hacer clic sobre la segunda fila de la columna Nombre del campo para especificar otro campo, y repetir los pasos anteriores a partir del 6 hasta completar todos los campos de la tabla.
TIPO DE DATO
TEXTO MEMO NUMERICO FECHA/HORA
CONTENIDO
Cualquier secuencia de caracteres, cuya longitud varia de 0 255 caracteres. Cadena de caracteres, frases y prrafos, cuya longitud puede variar entre 0 y 64.000 caracteres. Nmeros. El rango de valores permitidos depende del valor asignado a la propiedad Tamao del campo que se haya especificado. Expresiones de fechas, horarios e intervalos de tiempo.
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MONEDA AUTONUMERICO
SI/NO
OBJETO OLE
HIPERVINCULO
A) TAMAO: La propiedad tamao del campo permite especificar la longitud mxima del contenido de un campo cuyo tipo haya sido definido como Numrico o Texto. Si se trata de un campo de tipo Texto a esta propiedad se le puede asignar un valor comprendido entre 0 y 255. El valor predeterminado para el tipo texto es de 50 caracteres. Si en cambio es de tipo Numrico, los formatos posibles son: Byte: establece que el campo podr contener valores pertenecientes al subconjunto delos nmeros enteros cuyos valores extremos son 0y 255. No admite fracciones. Entero: establece que el campo podr contener valores pertenecientes al subconjunto de los nmeros enteros cuyo valores extremos son -32.768 y 32.767. No admite fracciones. Entero Largo: establece que el campo podr contener valores perteneciente a una ampliacin del conjunto anterior cuyo valores extremos son -2.147.483.648 y 2.147.483.647. No admite fracciones. Simple: establece que el campo podr contener nmeros reales perteneciente al intervalo cerrado cuyo valores 38 38. extremos son 3,4 x 10 a 3,4 x 10 ( No incluye nmeros irracionales) Doble: establece que el campo podr contener nmeros reales perteneciente al intervalo cerrado cuyo 308 extremos son 1.797 x 10 a 1.797 x 10308 Id de replica: indica que el campo contendr un identificador nico global, con una capacidad de almacenamiento de 16 bytes. Decimal: Almacena nmeros entre Valor Byte Entero Entero largo Simple Doble Id. de rplica Decimal
-1028 y 1028 -1
Descripcin P. decimal Tamao Ninguna Ninguna Ninguna 7
308
Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite fracciones). 32.768 y 32.767 (no admite fracciones). 2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). De 3,4 x 10 a 3,4 x 10 De 1,79 x 10
308 38 38
a 1,79 x 10
15 N/D
38
Identificador global nico (GUID) Almacena nmeros entre -10 y -1 y 10 1(.ADP) 28 28 Almacena nmeros entre -10 y 10 -1 (.MDB)
38
28
B)
FORMATO: Los valores asignados a la propiedad formato permiten controlar la forma en que
sern visualizados e impresos los datos contenidos en el campo. Los posibles formatos de los datos
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dependen del tipo que se haya especificado para el campo.
Para los campos de tipo SI/NO, podemos elegir entre los formato: VERDADERO/FALSO o ACTIVADO/DESACTIVADO o SI/NO
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consecuencia, no se pueden relacionar tablas mediante campos que contienen estos valores. Indexado. Asigna un ndice a un campo de tipo Texto, Numrico, Fecha/Hora, Moneda o Autonumrico, lo cual producir como consecuencia una mayor rapidez en el proceso de acceso a los datos contenidos en el campo.
La potencia de una base de datos reside en su capacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina clave principal. Access impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal. La clave principal nos ayuda a gestionar los datos con mayor efectividad. Por definicin, una clave es el campo que identifican a todos los registros de forma nica. La clave principal desempea cuatro funciones: 1. Evita las entradas duplicadas en el campo que define la clave, ya que no pueden existir dos registros con la misma clave. 2. Mantiene un ordenamiento de los registros con la misma clave 3. Acelera las operaciones de bsqueda y ordenamiento 4. Permitir la relacin entre tablas
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. 2 Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla. Tambin podr guardarse la tabla sin una clave principal y designarla en otro momento.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 3 Escribir el nombre de la tabla. 4 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello
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aceptacin o no de los datos que pueden ser almacenados en un campo depende de la expresin que se haya asignado a la propiedad Regla de Validacin del campo. En la composicin de estas expresiones lgicas, se pueden usar operadores de distinto tipo.
OPERADORES
Los operadores mas usuales que intervienen en la elaboracin de las reglas de validacin son: OPERADORES Y, O <, >, <=, >=, = y <> ENTRE li Y ls COMO contenido SIGNIFICADO Conjuncin y disyuncin Menor, Mayor, Menor igual, Mayor igual, Igual y distinto Establece si el dato se encuentra entre el limite inferior(li) y superior (ls) conectados mediante el operador lgico Y Verifica que un campo de tipo texto o memo coincida con un contenido especificado. Admite el uso de ciertos smbolos comodines: ? un carcter cualquiera, * varios caracteres, # un digito cualquiera.
;
Cadena de definicin de la mascara de entrada
;
Es opcional y sirve para definir el caracter que se utilizara para indicar al usuario las posiciones en las cuales se pueden introducir valores. El caracter predeterminado es -
Es opcional y admite dos valores posibles: un 0 para especificar que el formato establecido en la cadena de definicin de mascara ser incorporado al campo y un 1 para indicar lo contrario.
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Caracteres especiales mas usuales para la definicin de mascaras de entrada: Carcter 0 9 # L ? A a & C .y, < > ! \
Ingreso obligatorio de un Dgito Ingreso opcional de un Dgito o espacio Ingreso opcional de un dgito o espacio, signos ms + y menos Ingreso obligatorio de una Letra Ingreso opcional de una Letra Ingreso obligatorio de una Letra o digito Ingreso opcional de una Letra o digito Ingreso obligatorio de un carcter o un espacio Ingreso opcional de un carcter o un espacio Separador decimal y e indicador de miles. Estn sujetos a la configuracin de Windows Convierte los caracteres ingresados a minsculas Convierte los caracteres ingresados a maysculas Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
Descripcin
3 Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla para aadir otro campo. 4 Guardar la tabla.
Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de datos para la introduccin de valores, hacer clic sobre el botn Diseo de la barra de herramientas.
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Botn de acceso al primer registro de la tabla Botn de acceso al registro anterior Botn de acceso al ltimo registro Botn que permite agregar un nuevo registro Cantidad total de registro en la tabla
Cada fila nos sirve para introducir un registro. 4 Escribir el valor del primer campo del registro. 5 Pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. 6 Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar ENTER para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, se almacenar dicho registro, no haciendo necesario guardar los registros de una tabla. 7 Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la Hoja de datos para terminar con dicha tabla.
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UNIDAD 6. RELACIONES
En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.
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Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. 4 Seleccionar una tabla que pertenecer a la relacin haciendo clic sobre sta. Aparecer dicha tabla remarcada. 5 Hacer clic sobre el botn Agregar. 6 Repetir los pasos 5 y 6 hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. 7 Hacer clic sobre el botn Cerrar. Ahora aparecer la ventana de Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para realizar la relacin: 7 Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal. 8 Pulsar el botn del mouse y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla secundaria. 9 Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos de relacin. Atencin!!! Siempre deben ser campos que contengan la misma informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin. 10 Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. 11 Si se considera necesario, activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 12 Hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana de relaciones.
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2 Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas o del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas 3. Aadir las tablas necesarias. 4 Cerrar el cuadro de dilogo de Mostrar Tablas y crear la relacin
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas: 1 Estar en la ventana de relaciones. 2 Men Relaciones - Modificar relacin... Aparecer la ventana Modificar relaciones estudiado anteriormente. 4 Realizar los cambios deseados. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si lo que queremos es borrar la relacin: 1 Seleccionar la relacin (o sea la lnea que una a las tablas ) 2 Presionar la tecla Supr.
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar registros en cascada: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la Localidad Capital por Cap. Fed. en la tabla Localidades, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Capital se cambiarn a Cap. Fed..
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Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la Localidad Capital en la tabla Localidades, automticamente todos los habitantes de Capital se borrarn de la tabla de Habitantes.
Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una localidad, ni eliminar una localidad si sta tiene habitantes asignados.
Crear un formulario.
Para crear formularios, podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creacin del formulario. Otro empezando el formulario en blanco. Nuestra explicacin se basar en el primer mtodo. Para crear un formulario, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre la opcin Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. 4 Hacer clic sobre el botn Nuevo ventana de la base de datos. 5 Seleccionar de la
6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla queremos realizar el formulario.
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Si queremos realizar un formulario a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir el paso 8 con la segunda tabla.
9 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 10 Elegir la distribucin del formulario. Las distribuciones ms utilizadas son la de Columnas y Justificado, ya que las dems se parecen mucho al aspecto de tablas. Haciendo clic en cada opcin aparece a la izquierda la muestra 11 Hacer clic sobre el botn Siguiente.
12 Elegir el estilo del formulario. Haciendo clic sobre cada estilo de la lista aparece a la izquierda la muestra. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente.
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Manejar formularios.
Para manejar un formulario, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.
Aparecer el formulario seleccionado. A continuacin tiene un posible formulario, aunque dependiendo de la distribucin y del estilo elegidos a la hora de crearlo puede variar:
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros:
En primer lugar, observando la barra nos indicar en qu registros estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. En el recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 1 nos indica el nmero total de registros que en este caso es uno.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinado de la siguiente forma: 1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. 2 Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. 3 Pulsar ENTER.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA
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Buscar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access. Para hacer uso de esta herramienta: 1 Ir al men Edicin. 2 Elegir la opcin Buscar... O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
3 En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar. 4 Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a buscar. 5 En el recuadro Coincidir elegir una de las siguientes opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
6 Si queremos especificar un poco ms la bsqueda, hacer clic sobre el botn Ms y se ampliar el cuadro anterior tal como vemos en la parte derecha. 7 En el recuadro Buscar elegir una de las siguientes opciones: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia arriba. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia abajo. 8 Activar la casilla Maysculas y minsculas si queremos que Access diferencie a la hora de buscar entre maysculas y minsculas.
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El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. de la barra de herramientas.
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Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin sino, este otro . , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, ,
o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto
Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo Botn de comando abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro.
para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, Marco de objeto independiente un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.
Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista preliminar y a la hora de imprimir. Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas. Tambin podemos agregar un subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). Lnea para aadir una lnea en el formulario. para aadir un rectngulo al formulario.
Rectngulo
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Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros en una sla operacin. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. 6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta. 7 Hacer clic sobre el botn Agregar. 8 En el caso de realizar una consulta a partir de ms de una tabla, volver a realizar los pasos 6 y 7. 9 Una vez aadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana de diseo de consultas.
Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas con su correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE tendremos que especificar los criterios para realizar la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo a utilizar. 10 Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrcula. Se abrir la lista desplegable de campos. 11 Seleccionar el campo deseado.
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Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. 12 Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo. 13 Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los campos deseados. 14 Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable para elegir una ordenacin ascendente o descendente. En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir la operacin en las columnas correspondientes.
Nota: Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo.
15 Especificar los criterios de bsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio de bsqueda se define de la forma que le indicamos a continuacin. Por ejemplo, si queremos los alumnos de Capital, en la columna Localidad y fila Criterios pondremos Capital para formar la condicin Localidad = "Capital" Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y y O. En una condicin O el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple una de las condiciones de la expresin y en una condicin Y para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresin. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para ms de un campo el resultado ser el de una condicin Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69. Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, ordenados por Apellidos pero nicamente aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila.
Aparecer el cuadro de dilogo para darle nombre a la consulta. 17 Escribir el nombre de la consulta. 18 Hacer clic sobre el botn Aceptar. 19 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .
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Desde la ventana de diseo de la consulta:
de la barra de herramientas.
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una modificacin de datos se realizar dicha modificacin sobre la tabla relacionada.
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Consultas de accin.
Las consultas de accin son consultas que realizan cambios en muchos registros en una sola operacin. A continuacin te explicamos cada uno de los tipos de consultas de accin.
Consultas de eliminacin.
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. Para crear una consulta de eliminacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Eliminacin. La ventana de diseo se modificar ligeramente: de la barra de herramientas.
Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda aunque se borrarn los registros enteros. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar, se asignar el valor directamente al especificar el campo de bsqueda.
Atencin: si no indicamos un criterio de bsqueda, se eliminarn todos los registros de la tabla. Cuando ejecutamos una consulta de eliminacin nos avisa del borrado de registros.
Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. Para crear una consulta de actualizacin: 1 Estar situado en la ventana de diseo de la consulta. 2 Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Actualizacin. La ventana de diseo se modificar ligeramente: de la barra de herramientas.
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Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en el campo de la columna. Cuando ejecutamos una consulta de actualizacin nos avisa que la tabla se modificara
Funciona igual que una consulta de seleccin. Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar, se asignar directamente el nombre de la tabla donde vamos a aadir los registros. Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de la modificacin que va a realizar.
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Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin. Tambin nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Entre valor1 Y valor2 Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:
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Formar expresiones.
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin. Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Operadores. operador +, se utiliza para sumar dos nmeros. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros. operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros. operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente ) operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante. operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero. operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones. Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida. Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000) Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA' Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#
Nombres de campos. los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ]. por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento ]
Uso del parntesis. Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ). Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1) El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores acten en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la
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prioridad de los operadores.
UNIDAD 9. INFORMES.
Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los datos de las tablas o consultas de forma impresa. Son tiles para obtener listados con el formato que queramos, aadiendo cabeceras y pies de pgina, totales parciales o finales, etc... En esta unidad veremos cmo Crear informes sencillos a partir de tablas creadas con Access.
Crear un informe.
Para crear informes, podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creacin del informe. Otro empezando el informe en blanco. Nuestra explicacin se basar en el primer mtodo, utilizando el asistente. Para crear un informe, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre la opcin Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. 4 Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 5 Seleccionar Asistente para informes. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla queremos realizar el informe. Nota: Se puede elegir tambin una consulta. 7 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el primer paso del Asistente para formularios: 8 Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario utilizando los siguientes botones: para aadir al informe el campo seleccionado . para aadir todos los campos. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del informe. Si queremos realizar un informe a partir de los datos de ms de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. A continuacin repetir el paso 8 con la segunda tabla. 9 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 10 Elegir algn campo que nos servir para agrupar los datos a imprimir. Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma poblacin salgan juntos, y aadir al final de cada poblacin una lnea o un campo resumen, se elige el campo Poblacin. 11 Hacer clic sobre el botn Siguiente.
Aparecer el cuadro para determinar el orden de los registros: 12 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe. El botn de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ ser en orden ascendente y si pone ZA ser en orden descendente. En caso de querer ordenar por ms de un campo, utilizar el segundo recuadro, as se ordenara por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenara por el segundo y as sucesivamente. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente. Aparecer el siguiente paso: El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que ms nos guste, en el recuadro distribucin tenemos esos formatos, pinchando sobre alguno, aparece a la izquierda una muestra de cmo queda el formato seleccionado. 14 Elegir la distribucin y orientacin. 15 Hacer clic sobre el botn Siguiente.
Aparecer el siguiente paso: Al igual que el formato, se puede elegir el estilo de varios predefinidos. 16 Elegir el estilo deseado. 17 Hacer clic sobre el botn Siguiente.
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18 Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidir con el ttulo que aparecer al principio de la pgina. 19 Hacer clic sobre el botn Finalizar y aparecer el informe creado preparado para la impresin. Nota: Si quisiramos cambiar algo del diseo habra que hacer clic en la opcin correspondiente de la pantalla, y as acceder a la pantalla de diseo.
Imprimir un informe.
Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botn Aparecer el informe seleccionado. Si nos interesa imprimirlo: 4 Ir al men Archivo. 5 Elegir la opcin Imprimir... O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas. En el caso de acceder desde el men, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 6 En el recuadro Intervalo de impresin, especificar si queremos imprimir todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. 7 En el recuadro Copias, especificar el nmero de copias a imprimir. 8 Hacer clic sobre el botn Aceptar. de la ventana de la base de datos.
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