Aplicacin de la Informtica en el rea Administrativa Contable

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Pgina N - 1 Ficha Control de Existencia Esta ficha sirve para llevar un control de entradas y salidas (compra y venta) de mercancas. En la parte superior se lleva el control de la cantidad mxima y mnima que debe haber en existencia, el tipo de unidad que se maneja. Partes de la Ficha: Articulo: En esta columna se coloca el nombre del artculo Cdigo: Se refiere al nmero de referencia. Ubicacin: Lugar de ubicacin que le corresponde a ese artculo. Unidad: Se refiere a la unidad de medida del artculo, como por ejemplo, bulto, caja, juego, estuche, gruesa, docena, galn, kilo, entre otros. Mnimo: Este se utiliza para sealar la cantidad menor del artculo en existencia con la cual se pueden servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. Mximo: Este se utiliza para sealar la cantidad mayor de ese artculo que debe existir sin sacrificar espacio en el almacn ni abultar innecesariamente la inversin. Proveedores: Es el lugar para anotar el nombre y direccin del proveedor del artculo. Fecha: En esta columna se utiliza para anotar la fecha en la que se llev a cabo la operacin Comprobante: Espacio para registrar el numero del comprobante que respalda la operacin registrada: factura, nota de entrada, nota de salida, nota de debito o crdito, entre otros Cantidades: Seccin que comprende a su vez tres columnas (la primera es para registrar las entradas, la segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia la existencia remanente despus de cada operacin) Precio unitario: Seccin con dos columnas (en la primera se anota el precio unitario de las entradas, y en la segunda, el de las salidas de cada una de las unidades de referencia). Monto: Seccin que comprende tres columnas, en el debe se registra el costo de las unidades que entran, en el haber se asientan el costo de las unidades que salen segn el mtodo empleado, y en la columna de saldo se anota el costo remanente del movimiento, que representa el costo de la existencia de ese artculo).

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Pgina N - 2 Ficha Modelo Control de Existencia
CONTROL DE EXISTENCIA UBICACIN: PROVEEDOR: Fecha Comprobante Cantidades Entrada Salida Existencia 1 2 Valor Unitario Entrada Salida Debe Monto Total Haber Saldo 3 4 UNIDAD: ARTICULO: MINIMO: REF: MAXIMO:

FRMULAS: 1: Existencia_Inicial = (Entrada Salida) 2: Existencia = (Existencia_Inicial + (Entrada Salida)) 3: Saldo_Inicial = (Debe Haber) 4: Saldo = (Saldo_Inicial + (Debe Haber)) Contabilizar las siguientes transacciones en la Ficha Modelo #01 Distribuidora Zuly, S.A. realiz durante el mes de Junio las siguientes operaciones de compra-venta con uno de sus artculos. En el inventario de mercancas para el da 05-07 de la Distribuidora Zuly, S.A, se hallaron 590 unidades del artculo M-385, con un valor de Bs. 1.354.500. Fecha Junio 05 Junio 09 Junio 12 Junio 16 Junio 21 Junio 23 Junio 25 Junio 27 Junio 30 Junio 31 Comprobante N 324 N 351 Fact. 1267 N 385 Fact. 1279 Fact. 1285 N 420 Fact. 1294 Fact. 1298 N 473 Operacin Compra Compra Venta Compra Venta Venta Compra Venta Venta Compra Cantidad 130 60 52 85 94 44 215 80 50 100 Precio Unit. 6000 6100 6100 6050 6050 6050 6250 6250 6250 6300 Costo total 780000 366000 317200 514250 568700 266200 1343750 500000 312500 630000

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Ejercicio evaluativo.En el inventario de mercancas para el da 01-07 de la Compaa BETA, se hallaron 800 unidades del artculo M-421, con un valor de Bs. 2.400.000. El movimiento de este artculo durante el mes de Julio fue el siguiente: Compras: 06-07 13-07 20-07 27-07 Ventas: 03-07 10-07 17-07 24-07 31-07 600 unidades a Bs. 3100 cada una 1000 unidades a Bs. 3120 cada una 700 unidades a Bs. 3120 cada una 900 unidades a Bs. 3150 cada una 500 unidades a Bs. 6000 cada una 600 unidades a Bs. 6300 cada una 700 unidades a Bs. 6300 cada una 400 unidades a Bs. 6300 cada una 400 unidades a Bs. 6350 cada una

Registre los movimientos de las operaciones en la ficha de control de existencias.

CONTROL DE EXISTENCIA UBICACIN: PROVEEDOR: Fecha Comprobante UNIDAD:

ARTICULO: MINIMO: Valor Unitario Entrada Salida Debe

REF: MAXIMO: Monto Total Haber Saldo

Cantidades Entrada Salida Existencia

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Pgina N - 4 FICHA MODELO #02.- CONTROL DE EFECTIVO Es responsabilidad de la gerencia organizar y dirigir todas las operaciones de un negocio. Esta tarea requiere sistemas de control adecuados para asegurar que todas las transacciones comerciales sean realizadas eficazmente y de acuerdo con el plan adoptado. Los procedimientos detallados que implanta la gerencia para controlar tales operaciones se conocen como control interno. Diario Auxiliar de Salidas de Efectivo Es un diario especial elaborado para registrar los pagos de efectivo. Tambin este diario auxiliar presenta al lado izquierdo una columna para notar la fecha de las operaciones; contiene adems cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones mas frecuente de salidas de efectivo, tales como compras al contado, descuentos obtenidos en compras, pagos a proveedores, comisiones de vendedores, entre otros. Para aquellas salidas de efectivo por operaciones menos frecuentes o espordicas, se reserva una seccin con dos columnas: una para anotar el nombre de la cuenta que se debita, y la otra para asentar el respectivo monto de la operacin. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del efectivo que sali en cada transaccin realizada. Ficha Diario Auxiliar Entrada de Efectivo
Descuentos en Ventas Rebaja en Ventas Cuentas por Cobrar Ingresos por Servicios Otras Entradas Cuenta Bs. Total

Fecha

Ventas

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Ficha Diario Auxiliar Salidas de Efectivo

Fecha

Compras

Descuentos en compras

Rebaja en Compras

Cuentas por Pagar

Comisiones por Vendedores

Otras Entradas Cuenta Bs. Total

Ejercicio.- La empresa de Vicente Zambrano efecta, en el perodo contable comprendido entre el 2 y el 31 de Marzo, las siguientes operaciones en Efectivo. Entradas: 02 Vendi mercancas al contado por Bs. 170.000 07 Mario Serrano cancel su cuenta de Bs. 200.000 07 Carlos Linares cancel su cuenta de Bs. 300.000 y se le concedi un descuento del 2% por pronto pago. 21 Alfonso Camargo cancel su cuenta de Bs. 150.000 31 David Ojeda cancel su cuenta de Bs. 460.000 y se le concedi un descuento del 2% por pronto pago. 31 Vendi mercancas al contado por Bs. 510.000 con rebajas del 5%. Salidas: 03 10 17 24 31 31 Compr mercanca al contado por Bs1.430.000 Compr artculos de escritorio por Bs. 125.000 Cancel a Lus Palma Bs. 280.000 y obtuvo un descuento de 1% por pronto pago Cancel a Bazar Amrica Bs. 340.000 Cancel gastos varios de venta por Bs. 37.000 Liquido su cuenta a Marcos Prez por Bs. 230.000 y obtuvo un descuento del 2%

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Pgina N - 6 31 31 Cancel Bs. 180 por comisiones a los vendedores Adquiri mercanca al contado por Bs. 500.000 y obtuvo rebaja del 10%

Ejercicio Evaluativo Distribuidora Junin, S.A. efecta, en el perodo contable comprendida entre 01 y el 31 de enero, las siguientes operaciones en Efectivo. Entradas: 01 Vendi mercancas al contado por Bs. 340.000 06 Yessica Garca cancel su cuenta de Bs. 400.000 06 Carlos Lpez cancel su cuenta de Bs. 600.000 y se le concedi un descuento del 4% por pronto pago. 20 Vannesa Martell cancelo su cuenta de Bs. 300.000 30 Jos Prez cancel su cuenta de Bs. 920.000 y se le concedi un descuento del 2% por pronto pago. 31 Vendi mercancas al contado por Bs. 1.020.000 y con rebaja del 10% Salidas: 02 Compr mercancas al contado por Bs. 2.860.000 09 Compr artculos de escritorio por Bs. 250.000 16 Cancel a Miranda Rivas Bs.560.000 y obtuvo un descuento del 2% por pronto pago 23 Cancel a Club Amigo Bs. 680.000 30 Cancel gastos varios de ventas por Bs. 37.000 30 Liquid su cuenta a Pedro Torres por Bs. 460.000 y obtuvo un descuento del 4% 30 Cancel Bs. 360.000 por comisiones a vendedores 31 Adquiri mercancas al contado por Bs. 500.000 y obtuvo rebaja del 20%.

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Pgina N - 7 FICHA MODELO #03.- FONDO DE CAJA CHICA

Para ejecutar un buen control sobre las salidas de efectivos todas ellas deben hacerse mediante cheques, acept las de caja chica. Se entiende por caja chica un fondo de efectivo destinado a cancelar gastos relativamente pequeos, tales como pasaje urbano, franqueo postal, propinas, timbres fiscales, etc., que deben pagarse en efectivo o no ameritan hacer un cheque por ser cantidades triviales. Cuando se establece un fondo de Caja chica, se hace una estimacin de la cantidad de dinero necesaria para cancelar los gastos que se van a consumir durante un periodo breve, no mas de un mes. Para crear este fondo se pide un cheque y se carga a la cuenta de Caja chica por una cantidad ligeramente mayor que el calculo estimado; se cambia el cheque y se entrega el dinero a una persona de la oficina encargada de la caja chica, responsable de este efectivo y de hacer los pagos hasta por una cantidad predeterminada.. El encargado de la caja chica guarda el dinero en la caja de seguridad. Al hacer cada pago debe llenar una salida de caja o comprobante de caja chica. Cada uno de estos comprobante obra como recibo y debe estar firmado por la persona que recibi el dinero. Cada vez que se hace un pago, el comprobante se anota en el Registro de caja chica y luego se coloca, con el dinero, en la caja del fondo. De esta manera la caja siempre tendr los comprobantes de pago, el dinero remanente, y ambos debern sumar el importe del fondo asignado.

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Comprobante de caja chica N Pagado a: Por concepto de: Importe Bs. Cargar a: Fecha: de de 200

Pago recibido por:

Aprobado por:

Ejercicio: Las operaciones realizadas por la empresa distribuidora Cedeo, S.A., que el 1 de Abril del ao 2007 emiti el cheque N 35452, por Bs. 100000, para crear un fondo de caja chica para cancelar en efectivo gasto hasta por Bs. 5000. El asiento para crear el fondo es el siguiente:

Abril 01

Caja chica Banco

100000 100000 Cheque N 35452

Establecimiento de fondo de caja chica

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Supongamos que el encargado de caja chica efectu los siguientes pagos durante el mes de abril:

Abril 03 06 09 14 17 21 24 27 28 29
0

Compro papel y timbres fiscales Pag por copia de una llave Pago lavado de cortinas Pago reparacin de una maquina de escribir Pagos refrigerios para empleados de oficina Compro lpices y sujetadores de papel Pag limpieza de ventanas Pag recibos de agua mineral Compro un candado Compro Filtros para la cafetera

Bs. 1700 300 3400 5000 4200 2800 4500 3700 4900 3500

El responsable de caja chica debe preparar un comprobante de caja a cada uno de los pagos realizados. El siguiente es un modelo del comprobante que debe hacerse para la operacin realizada el da 3.

Comprobante de caja chica N 01 IPOSTEL Fecha: 03 de abril de 200 7

Pagado a:

Por concepto de: Papel y timbre fiscal Importe Bs.

Cargar a:

Gastos varios de administracin

1700

Pago recibido por:

Aprobado por:

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Realice en la ficha modelo las transacciones de los pagos durante el mes de abril:

FICHA MODELO CAJA CHICA

REGISTRO DE CAJA CHICA SALIDAS Gastos Entradas varios Adm. Gastos mant. Inst. equipos y Pagos diversas cuentas Monto

Fecha

Concepto

de

Compra

Saldo

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Pgina N - 11 FICHA MODELO #04: Clculo exacto del costo comercial unitario esta ficha destinada al conocimiento del precio comercial unitario de las mercancas ocasionados. En la parte superior de la ficha se lleva el control del N de la factura, de la nota de pedido el nombre del proveedor y la fecha de transaccin. PARTES DE LA FICHA: cantidad de artculos en esta columna se anotara la cantidad de unidades recibida por cada artculo. Descripcin en esta columna el nombre de cada uno de los artculos recibidos Precio unitario: en esta columna se anotara el precio valor de cada unos de los artculos adquiridos al precio de la compra en el almacn del vendedor. costo origen en esta columna se anotara el precio total de la compra de cada artculo, el cual se obtendr multiplicado el nmero de unidades por su precio unitario. Flete y seguro: en esta columna se anotara la parte proporcional del valor del flete y seguro pagado por la compra de los artculos adquiridos. Derechos aduaneros: en esta columna se anotara la parte proporcional del valor de los impuestos arancelarios pagados por los artculos adquiridos. Otros gastos: en esta columna se anotara la parte proporcional del valor de los gastos de cualquier naturaleza distinta de los anteriores (intereses bancarios por otorgamiento de carta de crdito) compradas, por razn de sus costos y los gatos

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Pgina N - 12 Total de gastos: en esta columna se anotara la suma de todos los gastos efectuados en cada uno de los artculos o mercanca adquiridos. Costo total: en esta columna se anotara la suma del precio total de adquisicin ms el total de gastos de cada uno de los artculos adquiridos. Costo unitario: en esta columna se anotara el precio del costo comercial por unidad comprada el cual se obtendr dividiendo el costo total entre el nmero de unidades por cada artculo. Comprobacin: se suman vertical mente todas las columnas de gastos, la suma horizontal de estos locales deben ser iguales a la suma vertical de la columna de total de gastos, la suma vertical de la columna de costo total debe ser igual al total vertical del costo de origen ms la columna de total de gastos. Calculo exacto del costo comercial unitario.
Revisado por:

Pedido N Cantidad De artculos Descripcin

Proveedor: Precio Unitario Costo de Origen

Ciudad: Flete y Seguro Derechos aduanales

Factura N: Otros Gastos Total de Gastos

Fecha: Costo Total Costo Unitario

TOTALES

Los gastos de compra correspondientes a esta factura fueron los siguientes:

Fletes y Seguro 7180 Derechos Aduanales 10500 Otros Gastos 5300

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Pgina N - 13 Ejercicio.- Contabilizar las siguientes transacciones en la Ficha modelo Recibimos de Snchez y Compaa de Caracas segn nota de pedido N 382, factura N 189, los siguientes artculos: 240 Mangueras de 15 metros a Bs. 3.580 c/u 180 Picos de manguera a Bs. 575 c/u 248 Cajas de arandelas a Bs. 256 la caja 534 Tubos conectores de a Bs. 1200 c/u 325 Kg. de tornillos 1 * 2mm a Bs. 225,75 el Kg. 628 Metros de tubos de asbesto de a Bs. 935,80 el metro 100 Cajas de tuercas de a Bs. 1956 c/caja 55 Cajas de clavos de acero de 2 a Bs. 567 c/caja 35 Cajas de estao a Bs. 1298 c/caja 100 Cilindros MD a Bs. 3896 c/u Los gastos de compra correspondientes a esta factura fueron los siguientes: Fletes y Seguro 7180 Derechos Aduanales 10500 Otros Gastos 5300

Formulas:

Total _ de _ Gatos Flete _ y _ Seguros Derechos _ Aduanales Otros _ Gastos

Costo _ Unitario Costo _ Total Cantidad _ de _ Artculos

Otros _ Gastos

Costo _ de _ Origen * Otros _ Gastos Total _ de _ Costo _ de _ Origen Costo _ de _ Origen * Total _ de _ Derechos _ Aduanales Total _ de _ Costo _ de _ Origen

Derechos _ Aduanales

Costo _ Total Costo _ de _ Origen Total _ de _ Gastos

Flete _ y _ Seguro Costo _ de _ Origen * Total _ de _ Flete _ y _ Seguro Total _ de _ Costo _ de _ Origen

Costo _ de _ Origen Cantidad _ de _ Artculos* Pr ecio _ Unitario

Ejercicio Evaluativo: Construir un pedido de 20 artculos, con los gastos de compra, flete y seguro por separado, comprobar la exactitud de las operaciones efectuadas.

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Pgina N - 14 FICHA MODELO #05.- PARTES DEL LIBRO DIARIO Esta ficha sirve para controlar las operaciones mercantiles en riguroso orden cronolgico y viene a ser un libro de entrada de los acontecimientos en la contabilidad de las operaciones del negocio. PARTES DEL LIBRO DIARIO: Fecha: en que esta columna se anota las transacciones. Referencias: se escribe el nmero de folio del libro mayor, al cual fue pasada la partida que aparece la misma lnea. Cuentas y explicaciones: cada asiento debe llevar una explicacin breve, pero clara para indicar la operacin que registra, sin dejar lugar a dudas. Debe: se anotan rodos los cargos. Haber: se colocan todos los abonos.

Ejercicio #01 La seorita Judith Gmez se ha establecido en un negocio de tipografa denominado tipografa Judith, para le ejecucin de trabajos tipogrficos por encargo, de diferentes oficinas de la localidad. Los trabajos de imprenta se los realiza una empresa local. Al comenzar el ejercicio econmico, en los libros de su contabilidad aparecan las siguientes cuentas, mostrando los saldos indicados: Efectivo: Cuentas x cobrar Materiales Mobiliarios Vehculos Cuentas x pagar Judith Gomes capital Total 3000 2000 1000 4000 6000 5000 11000 16000

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Pgina N - 15 En el transcurso del ejercicio econmico, el cual vamos a suponer de un mes, realizo las siguientes transacciones: 1. compra materiales a crdito, por un total de Bs. 100. 2. contabiliza servicios prestador a su cliente por Bs. 1000 a crdito 3. registra gastos varios por Bs. 2000 4. paga el alquiler del local Bs. 600. 5. cancela a sus acreedores Bs. 1000 en efectivo. 6. cobra al contado, por servicios prestados a sus clientes Bs. 6000 7. la imprenta que le trabaja le enva una factura por Bs. 1000 la cual queda deberle. 8. reembolsa a un cliente Bs. 100 por concepto de un trabajo defectuoso. 9. efecta la correspondiente reclamacin a la imprenta y esta admite descontar los bs. 100 de la factura mencionada en el numero 7. 10. constata que en el mes se consumieron materiales por un total de Bs. 300. 11. toma para su uso personal Bs. 2000 a cuenta se las utilidades. Primeramente elaboremos la hoja de trabajo, para mostrar los efectos de cada una de las operaciones indicadas fundamental de la contabilidad:

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Pgina N - 16 -

Concepto Debe(-) Efectivo Cuentas x cobrar Materiales Vehculos Mobiliarios Cuentas x cobrar Judith Gmez cuenta capital Operaciones del mes: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Totales de saldos Sumas iguales para verificar

Activo = Haber (+) Debe(+)

Pasivo + Haber (-) Debe(+)

Capital Haber (-)

23100

23100

6100

6100

18100

18100

Verificacin de la ecuacin: Activos Pasivos Capital 17100 5000 12100

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Pgina N - 17 -

Utilidad del mes:

capital inicial Capital final

Bs. 11000 12.100 Bs. 11000

Veamos ahora cuales serian los asientos en el libro diaria, para registra las anteriores operaciones:

Fecha 99 1

Cuentas y explicaciones
-------------------1--------------------Materiales Cuentas x pagar FACN..de..a 30 das.

Ref.

Debe

Haber

4 6

100 100

2 Cuentas por cobrar: fulano Ingresos Servicios prestados a crdito

2 8

1000 1000

..3 Gastos varios Efectivo Seg. Recibo.de.

9 1

2000 2000

..4 Gastos varios Efectivo Alquiler del local..seg..recibos.

9 1

600 600

..5.. Cuentas por cobrar: zulano Efectivo Abono a cuenta..seg..recibos.

6 1

1000 1000

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Pgina N - 18 6
..6..

Efectivo Ingreso Servicios prestados al contado 7

..7..

1 8

6000 6000 100

Costo de los servicios Cuentas por pagar Fac..de..a30dias 8

..8.. INGRESO EFECTIVO Reembolso a ..Por trab.Defc.

10 3

100

8 1

100 100

.9.. Cuentas por pagar Ingreso Nota de crepor Mat. Defc

6 8

100 100

10

..10..

Costo de los servicios Materiales Consumidos en el mes.. 11

..11..

10 3

300 300

Judith Gmez.. cuenta cap Efectivo Retiro para uso personal

11 1

2000 2000