Tutorial para Moderadores HotConference.

Entrando na conferncia: Para entrar na Conferncia como Moderador basta colar ou digitar o Cdigo de Moderador e a senha, conforme exemplo abaixo. Obs.: Verifique se a opo YES I AM A MODERATOR esta ativada e clique em OK.

Em seguida aparecer a seguinte tela:

Perceba que os botes esto em ingls, para facilitar a navegao o Moderador poder alterar para o Portugus, para isto basta clicar no cone da bandeira dos EUA, localizada no canto superior direito da tela.

Nesta lista voc poder escolher o idioma desejado, o Portugus esta no final da lista. Obs.: A alterao do Moderador no ajusta o idioma do restante dos presentes, cada pessoa na sala deve ajustar o seu idioma caso necessrio.

Aps ajustar o Idioma, o Moderador dever ajustar seu udio e webcam, em nossas conferncias desaconselhvel a utilizao de webcam, at mesmo por questes de velocidade da transmisso dos dados, para ajustar essa etapa basta clicar no boto 4 X na parte superior da tela.

A imagem e texto centralizado na tela acima significa que ser utilizado webcam e udio ao mesmo tempo. Para desabilitar a Webcam e utilizar somente o udio o Moderador dever clicar na imagem e outra opo ir aparecer como o exemplo abaixo que significa Somente udio.

Aps esta configurao o Moderador dever abrir o Slide da apresentao, clicando no boto Apresentao na parte superior da tela conforme exemplo abaixo.

Aps clicar no Boto Apresentao o Moderador dever clicar no boto (Aba) Subindo localizado logo abaixo do boto Apresentao, voc pode visualizar este boto na mesma imagem circulada em vermelho da foto acima. Ento a Aba descer e aparecer a seguinte tela.

Obs.: A apresentao comercial j estar disponvel na sala para o Moderador.

Para abrir o Slide da Apresentao basta dar 2 cliques rpidos no arquivo que aparece na imagem acima. Junto com o Slide aparecero outras ferramentas flutuantes como as da imagem abaixo.

Antes de remover as janelas flutuantes o Moderador poder clicar em uma opo que remove a exibio do Cursor na tela durante a apresentao, evitando assim a distrao do convidado. Para isto o Moderador dever clicar no cone da seta, conforme figura abaixo.

Aps clicar no cone da seta, aparecer um X em vermelho indicando que a opo est marcada. Obs.: O Cursor no aparecer para os presentes na sala, mas o Moderador continua visualizando o mesmo.

Depois o Moderador dever remover as telas flutuantes para facilitar sua apresentao, para isto basta clicar nos botes correspondentes conforme imagem abaixo.

Aps remover as janelas flutuantes o Moderador poder fazer o teste de udio com os presentes.

Para isto basta pedir para que os presentes digitem a tecla 1 no Chat caso estejam ouvindo perfeitamente, o Moderador dever interagir com os presentes dando boas vindas aos convidados, distribuidores e Lderes e parabenizar os convidados e presentes pela atitude de estarem se dando uma oportunidade.

Esta interao inicial alm de mostrar profissionalismo e quebrar o gelo serve tambm para testar o volume e qualidade do udio, caso haja algum problema os presentes iro comunicar via Chat. Para falar com os presentes utilizando o sistema de udio o Moderador dever usar o Boto Fale aqui ou Talk Now que esta localizado na parte inferior da tela, para isso basta clicar uma vez no Boto e falar o tempo necessrio, quando terminar o assunto dever apertar outra vez para desativar o boto.

Aps clicar uma vez no Boto para falar o mesmo ficar vermelho conforme imagem abaixo.

Para saber se seu udio esta funcionando observe o desempenho na barra indicadora verde esquerda conforme a figura acima.

Caso o feedback dos presentes seja Negativo em relao ao som o Moderador poder ajustar o volume do seu udio clicando com o boto Direito do mouse na tela, ento aparecer uma pequena janela conforme o exemplo abaixo.

O Moderador dever clicar em Permitir somente se o udio no estiver funcionando, para ajustar o volume o Moderador dever clicar na figura do Microfone conforme exemplo abaixo e ajustar a barra deslizante para a direita aumentando assim o volume se necessrio. Obs. Mantenha a opo reduzir eco marcada.

Para salvar as mudanas de udio basta clicar no boto Fechar. Caso voc ainda continue com problema de volume de udio, voc poder verificar o ajuste em seu computador clicando no cone das configuraes de som localizado na parte inferior direita da sua tela conforme imagem abaixo.

Esta informao do volume tambm dever ser passada aos presentes caso algum deles esteja com problemas de udio. O Moderador dever manter o profissionalismo durante a utilizao do microfone, evitando o mximo possvel conversas paralelas ou barulhos de qualquer tipo em seu ambiente. Com o udio funcionando corretamente o Moderador dever orientar os presentes Convidados, Distribuidores e Lderes do formato correto dos Nick Names (Formato do nome dentro da sala) e das regras da sala como a no veiculao de dados pessoais como e-mail, msn, site, telefone ou cdigo de distribuidor. Aps estas informaes o Moderador poder colocar uma sequncia de msica ambiente at o momento do incio da apresentao comercial. Somente em 2 momentos o Moderador dever manter o Chat aberto: Antes do incio da apresentao comercial e no final para perguntas; durante a apresentao comercial o Chat dever ser bloqueado e ou a apresentao dever ser coloda no modo de tela cheia para evitar conversas paralelas que acabam desviando a ateno do convidado durante a apresentao. Obs.: Caso o Moderador se sinta inseguro em relao ao udio durante a apresentao no modo tela cheia o mesmo poder confirmar o udio uma nica vez durante a apresentao. Mas dever manter o chat bloqueado durante o restante da apresentao. Caso algum presente na sala divulgue informaes pessoais e ou tenha um comportamento inadequado como: Digitar palavres ou ofensas, o Moderador dever: 1) Observar e registrar o Nick Name da pessoa. 2) Bloquear o chat temporariamente. 3) Limpar a tela do chat imediatamente. 4) Relembrar a todos sobre as regras da sala. 5) Advertir individualmente via Chat a pessoa responsvel. Caso o presente repita o comportamento dever ser Banido da sala. Veja as imagens abaixo destes procedimentos.

1) Observar e registrar o Nick Name da pessoa.

2) Bloquear o chat temporariamente.

3) Limpar a tela do chat imediatamente.

4) Relembrar a todos sobre as regras da sala.

5) Advertir individualmente via Chat a pessoa responsvel. Para este procedimento o Moderador dever dar 2 cliques rpidos no nome da pessoa.

Logo em seguida o nome da pessoa aparecer no chat conforme exemplo abaixo:

Agora basta digitar o texto advertindo a pessoa.

Obs.: Neste tipo de texto fundamental que o Moderador coloque o nome da pessoa na frente da frase, para que ela saiba que a mensagem para ela e tambm explique que somente ele pode ler esta mensagem. Exemplo:

Ateno D - Joo RJ, esta uma Mensagem individual, se voc infringir novamente as regras da sala ser retirado da mesma!

Ateno D - Joo RJ, esta uma Mensagem ...

Para tirar uma pessoa da sala de conferncia o Moderador dever primeiramente selecionar a pessoa na lista dando 1 clique em cima do nome:

Com o nome selecionado clicar no boto correspondente.

Este boto silencia a pessoa, porm uma vez que o chat esteja bloqueado no se faz necessrio.

Este boto expulsa a pessoa da sala , mas ela consegue retornar caso queira.

Este boto expulsa a pessoa da sala, mas ela no consegue retornar, a no ser que reinicie o computador.

Nos casos em que a pessoa expulsa, aparece na tela dela a seguinte mensagem:

Antes de iniciar a apresentao comercial o Moderador dever informar os presentes que o chat ser bloqueado durante a apresentao e o Slide ser colocado no modo tela cheia. Veja o exemplo abaixo:

Observe abaixo como colocar no Modo Tela cheia. Obs(1).: No modo tela cheia mesmo sem o chat estar bloqueado, os presentes na sala no conseguem digitar no chat.

Obs(2).: Para o Moderador a tela no mudar, portanto o mesmo dever estar atento no modo do boto. Obs(3).: Para desativar o modo tela cheia basta clicar no mesmo boto novamente.

No est em tela cheia.

Est em tela cheia.

Se durante a apresentao comercial cair a conexo do Moderador, quando ele voltar a abrir o slide o mesmo no abrir onde parou, mas o Moderador poder contar com a ajuda de uma ferramenta para facilitar o encontro do ltimo slide mostrado, ou mais perto possvel dele.

Ao final da apresentao o Moderador dever desbloquear o chat, tirar do modo tela cheia e abrir o chat imediatamente para perguntas.

Aps clicar no modo de texto, o Moderador poder visualizar com maior facilidade a todas as perguntas. Conforme figura abaixo.

O Moderador poder utilizar do recurso de um vdeo para dar dinmica ao treinamento ou apresentao comercial. Para isso o moderador dever clicar no boto Show localizado na parte superior da sala conforme exemplo abaixo.

Depois dever clicar na Aba com o texto em vermelho Upload/Reproduzir arquivos de vdeo locais conforme figura acima. Ento a Aba descer apresentando os vdeos disponveis para exibio.

Para exibir o vdeo desejado basta dar 2 cliques rpidos no mesmo, conforme figura abaixo.

Obs.: Os vdeos utilizados j estaro disponveis na sala para o Moderador.

Aps iniciar a exibio do vdeo no aconselhvel colocar no modo tela cheia, pois este procedimento exige uma demanda maior de transmisso de dados, tornando assim a execuo do vdeo mais lenta.

Para parar o vdeo basta clicar no boto parar conforme figura abaixo.

Em casos emergenciais onde o Moderador no dispe de um outro Moderador na sala para auxiliar na administrao de qualquer situao, o mesmo poder delegar a situao para um Lder presente, dando a ele funes de Moderao. Para isto o Moderador dever clicar no cone com formato de estrela localizado ao lado do nome do lder escolhido na lista da sala. Veja a figura abaixo.

Aps clicar na estrela abrir uma janela onde o Moderador poder escolher quais funes habilitar para o Lder.

Esta janela possui uma grande quantidade de opes, mas as principais a serem utilizadas so: SIM Ativar a capacidade de limpar chat pblico para todos os membros. SIM Aivar a capacidade de chutar membros da sala. SIM Ativar a capacidade de usar o boto handsfree (Fale aqui) ou (Talk Now).

Aps marcar as principais opes basta clicar no boto Conceder permisses, conforme imagem acima. Obs(1).: Perceba a importncia neste caso, de alterar o idioma da sala para portugus assim que entrar na mesma. Obs(2).: Combine com o Lder a situao de moderao via chat privado ou MSN. Obs(3).: Em qualquer situao de bloqueio de chat, os demais moderadores presentes e Lderes com a funo de moderao continuam com o chat liberado.

Para finalizar a apresentao e sair da sala o Moderador dever: 1) Bloquear o chat para evitar aliciamentos na ausncia do Moderador.

2) Clicar no boto Sair ou Sign Out no canto superior direito da tela.

- Para um melhor desempenho do Moderador durante as apresentaes fundamental que o mesmo esteja presente na sala com pelo menos 40 minutos de antecedncia para testar as ferramentas e praticar todos os procedimentos citados acima. Caso haja qualquer dificuldade ou imprevisto o Moderador ter tempo hbil para resolver. - Este tutorial no possui descrio de todas as ferramentas da Hotconference, o critrio para as ferramentas utilizadas no tutorial foi elaborado conforme a necessidade de nosso tipo de trabalho. - Durante a Moderao aconselhvel deixar apenas a janela de conferncia e MSN abertas. - Qualquer alterao ou atualizao deste tutorial dever ser solicitada com prvia autorizao do conselho de Diamantes.