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Creacin de Tabla
Captulo siguiente: 2 - Reglas para la creacin de nombre de campos Tabla: Se define como un objeto de la base de datos de ACCESS, que permite realizar una coleccin organizada de informacin referente a un tema especifico y que se encuentra constituido por columnas (campo) y filas (registros), los cuales permiten el ingreso de informacin. Seleccionado en Objetos: Tabla y se de pulsar el botn New
Se colocan los campo previamente determinados dependiendo de la necesidad, el nombre de los campos lo determina el usuario. Se debe de ingresar cada campo completamente, determinando el nombre, tipo de dato y propiedades de cada campo
Captulo anterior: 1 - Creacin de Tabla Captulo siguiente: 3 - Llave Principal 1.Cada campo debe de tener un mximo de 64 caracteres en el nombre. 2.No pueden existir dos campos con el mismo nombre en una tabla. 3.No se debe de utilizar guin menor ni dejar espacios en blanco. 4.Se puedo utilizar maysculas para escribir los nombres de los campos: Cod_Carrera 5.Se puede utilizar el guin mayor para separar los nombres de los campos: Cod_Carrera 6.No se puede iniciar el nombre de un campo con espacios en blanco 7.No utilizar un punto como espacio de un campo 8.Definir el tamao del campo de acuerdo a la informacin que almacenara
3. Llave Principal
Captulo anterior: 2 - Reglas para la creacin de nombre de campos Captulo siguiente: 4 - Llave Fornea - Access crea automticamente un ndice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas. - No admite valores duplicados en los mismos, - El orden de los campos en una clave principal de mltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla. - Si no se crea ninguna clave principal cuando se esta guardando la tabla aparecer automticamente - si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numrico a la tabla y se establecer dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creara ninguna clave principal.
- Si no se establece una llave principal no se podr realizar ninguna relacin y la bsqueda y ordenamiento se realizara mucha mas lentos. - No acepta valores Nulos. - Para crear una llave principal, debe de estar en Vista de Diseo, ubique el cursos en el campo que se desee y haga clic en el botn derecho del mouse y automticamente se despliega una ventana (1) en la cual se podr seleccionar la llave para el campo deseado,
- Se puede seleccionar la llave principal a travs del botn que se encuentra situado en la barra de herramientas (2) - Tambin se puede seleccionar una llave a travs del men. Para ello debe de colocar el cursos en el campo deseado, seleccionarlo: EDICION, CLAVE PRINCIPAL.(3)
4. Llave Fornea
Captulo anterior: 3 - Llave Principal Captulo siguiente: 5 - Grabar la Tabla - Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como esta relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos. - Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se selecciona la Llave Primaria se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave Fornea, utilizando el botn de Barra de Herramientas, Mouse o utilizando el Men y la opcin Edit. (Debe de aparecer una flecha)
- Si los campos no son continuos: - Seleccionar el primer campo - Presionar Control y sin soltarlo se debe seleccionar el otro campo (Seleccionar la Llave Externa de la misma Forma que la Llave Principal)
- La Llave Fornea tambin se determinar en el momento de las relaciones entre las tablas en la cual la Llave Primaria se realizar la unin con el otro campo de otra tabla y automticamente se vuelve una llave fornea
5. Grabar la Tabla
Captulo anterior: 4 - Llave Fornea Captulo siguiente: 6 - Relaciones entre Tablas - Seleccionar Archivo, Guardar (1) o se puede presionar el disket que se encuentra localizado en la barra de herramientas. (2) - Se debe de escribir seguidamente el nombre de la tabla y pulsar Enter
- En el caso que no se haya definido una Clave Principal, le aparecer el siguiente mensaje, en el cual se debe de cancelar y definir una Campo Clave y volverlo a grabar
- Active el men Relaciones - Se activa un ventana que mostrara la tablas a escoger - Seleccione la tabla - Haga clic en botn agregar
Tambin se puede realizar desde la barra de herramientas, un botn llamado Mostrar Tabla para que presente la ventana
- Seguidamente presentara todos las tablas que se eligieron, para que se realice todas las relaciones posibles. - Arrastre el campo CLAVE PRINCIPAL de una Tabla hacia el campo (principal o externa) de la otra tabla, dependiendo del tipo de relacin. De esta manera se realiza el enlace entre ambas.
- Al momento de arrastrar el nombre del campo hacia la ubicacin de la clave principal de la otra tabla, presenta un cuadro de dialogo que permite definir el tipo de combinacin. nSe debe de activar el botn Exigir Integridad Referencial. Integridad Referencia es un sistema de Reglas que utiliza Access para garantizar que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son validas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente Datos relacionados. La relacin de uno a varios se presenta de esta manera cuando se activa Exigir Integridad Referencial
-Cerrar la ventana de Relaciones y se despliega un mensaje donde indica que si no desea guardar las relaciones y se debe de poner que Yes (Si).
Permite seleccionar un valor de una lista, con el fin de no escribirlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados. Tambin permite ingresar un nuevo valor. nLos cuadros combinados se realizan, a travs de haber identificado las Llaves Forneas, las cuales hacen referencia a otra tabla donde se encuentra la Llave Primaria. nPROCESO: nDebe de estar colocado en la Vista de Diseo del Formulario nIdentificar la llave Fornea (1) e identificar la Tabla de donde se encuentra la Llave Primaria (2)
- Seleccionar el campo, que en este caso seria CodCarrera. El campo debe de aparecer como se muestra a continuacin.
- Se debe de eliminar el campo con las teclas Delete, Supr o Back Space.
- Se debe de seleccionar el botn que se encuentra en el cuadro de Herramientas (1) , si no aparece el cuadro de Herramientas presionar este botn. - Colocar el cursor en el formulario donde se desea agregar el cuadro combinado y de un clic. Access muestra la siguiente pantalla
Seleccin el botn SIGUIENTE Se debe de elegir de la Tabla de donde es la Llave Primaria, que en este caso seria Carreras
Seleccin el botn SIGUIENTE nSeleccione el campo que desee para el listado de los datos, para ello elija que campo desea pasar y con los botones cambia de rea de disponibles a campos seleccionados. > Traslada un campo >> Traslado todos los campos < Regresa un campo << Regresa todos los campos
Seleccin el botn SIGUIENTE - Seguidamente mostrara una pantalla donde debe de escribir el nombre del campo
(Nombre del Cuadro Combinado) Finalizar Se debe de procurar que el nombre de los cuadros combinados sean cortos para facilitar la escritura de la formula. PROCESO lFormulario (Vista Diseo) lSeleccionar el campo de Cuadro Combinado lClic Derecho del Mouse lPropiedades lOther / All lName lCambio de Nombre
- Se borra la etiqueta que trae el Cuadro de Texto - Se debe de escribir la formula en el cuadro de texto con el nombre del cuadro combinado =[Nombre del Cuadro Combinado].[Column](Numero de la columna), en este caso seria =[a].[column](1), esta formula es la que se escribe en el Cuadro de Texto.
- Automticamente cuando se cambia la eleccin del cuadro combinado cambia el contenido del cuadro de Texto
A.
B.
- Automticamente se abrira una nueva ventana en la cual: -Seleccionar Barra de Herramientas (3) -Seleccionar las operaciones a efectuar -Nueva (4)
- Se elige otra pestaa que en este caso seria comando (1) y se selecciona nSe arrastra el comando hasta la barra personalizada(2) - Se aplica, cerrar al formulario
- Seleciona nuevamente el formulario (1) - Herramientas - Personalizar - Barra de Herramientas - Propiedades nAutomatica se despliega una ventana donde tendra que elegir el nombre de la Barra de Herramientas (2) - Cerrar Ventana Propiedades - Cerrar Ventatna Personalizada
- Tambien se puede seleccionar de la siguiente forma: - Abrir Formulario en Vsita de Diseo - Propiedadesde la tabla (1) - Barra de Herramientas, elegir la barra creada (2)
- En este momento se despliega el cuadro que contiene la mayor parte de las herramientas que utilizar para modificar el formulario - Active el botn Asistente para Controles
- Inserte un texto para el ttulo en el Encabezado de Formulario - Inserte un texto para el Encabezado de Pagina - Modifique las etiquetas en la seccion de Detalles - Agregar Botones de Comandos: - Haga clic en Boton de Comando - Automaticamente se abrira la siguiente ventana
- Seleccione la opcin adecuada, segn el botn que se desee crear. - Continue el proceso haciendo clic en el botn Siguiente
- Defina si desea imagen o texto para la presentacin del boton. - Haga clic en Siguiente - Escriba el nombre que le dar al boton (1) - Haga clic en Finalizar (2)
- Repita el procedimiento para cada uno: Agregar un nuevo registro y eliminar registro - Utilizando el asistente de controles, agregue otros botones de comandos - Exploracion de registro: - Ir al Primer Registro (1) - Ir al Ultimo Registro (2) - Ir al Registro Anterior (3) - Ir al Registro Siguiente (4) - Operaciones con Formularios - Salir del Formulario (5) - Imprimir el Formulario (6) - Actualizar Datos del Formulario (7) - Otros ....
- Hay que Ordenar toda la distribucin de la tabla ya que el calendario se posicion sobre todos los campo - Sobre el Calendario debe de realizar un clic con el boton derecho y seleccionar propiedades.(1) - Seleccionar la ficha que dice Otra (2) - Colocar un nombre facil de utilizar (3) - Cambiar la Tabulacion de Si a No (4)
definirse en el campo de CostoProduccion, ya que al momento de ingresar el costo se debe generar el precio de venta. - Clic sobre el derecho sobre el Calendario - Se elige Generar Evento (1) - Automaticamente generara una nueva ventana en la cual se elige Generar Codigo (2) - Se despliega un nueva ventana donde se realiza el evento (3)
- Realizacion del Evento - Private Sub Fechacalendario1_Click() - Indica el inicio del evento (Private Sub) el campo que ejecuta el evento (Fechacalendario1) y la accion que ejecuta el evento (Click()) - If Fechacalendario1 > Now() Then - Compara que la fecha seleccionada no sea mayor a la del sistema - MsgBox "Debe seleccionar una fecha menos o igual a la del sistema" - Define el mensaje que se mostrara en la pantalla - Fecha.SettFocus - Hace que se seleccione de nuevo el campo que se llama fecha para volver a ingresar o seleccionar una fecha en el objeto calendario - Else nInicio de lo que se va a hacer si la fecha selecionada no es mayor a la del sistema - Fecha = Fechacalendario1
- Asisgnacion de la fecha seleccionada al cmapo fecha para que la guarde - Refresh - Actualiza la informacin del formulario que se esta usando - End If - Fin del If - End Sub - Fin del evento para el campo Fechacalendario
- Elija la tabla consulta de donde se obtendran los datos. Para ello haga clic en flechas de despliegue de la ventana rotulada: Elija la tabla o consulta donde proceden los datos del objeto. nSeleccione el nombre (1) nSelecciones los campos que involucran en el informe. Esto se logra haciendo clic en el campo y luego haciendo clic en el boton Flecha:
(2)
>> Traslada todos los campos (3) < Regresa un campo (4) (5)
Ahora el asistente le pregunta si desea agregar algun nivel de agrupamiento. Por medio de esta opcion puede crear prioridades en el informe. Este procedimiento es opcional
- Al finalizar haga clic en el boton Siguiente - El siguiente cuadro permite crear ordenamientos en base a un campo - Puede ordenar los registros en forma ascendente o descendentes, en base a uno o mas campos
- Al finalizar el procedimiento debe hacer clic en el boton Siguiente - Defina el tipo de distribucion que desee aplicar al informe. Este puede ser en columnas, tabular y justificado. Ademas puede definir el tipo de orientacion ya sea horizontal o vertical
- Al finalizar el procedimiento debe hacer clic en el boton Siguiente - Defina algun diseno especial para el informe.
- Resumen Total
- Haga clic en Siguiente nAhora ha llegado el momento de ponerle nombre al informe. Tambien este cuadro puede definir que procedimientos desea que se ejecute al finalizar el informe. Para ello tenemos dos opciones. La primera es ver el informe en Vista Previa y la segunda es ir a la vista diseno para modificar el informe. Haga clic en el boton Finalizar.
- Escoger pie de grupo SI y encabezado de grupo SI (3) - Luego me voy a propiedades del pie del campo y en formar nueva pgina, marco despus de la seccin (4)
Informe de 3 Hojas
- Se puede observa que ya fue creada la macro, para cada consulta se debe de seguir el mismo proceso que se ha realizado anteriormente
- Pulse aceptar - Dee star forma crea el formato externo de su panel de control.
-Pulse sobre Nuevo... -Muestra la siguiente ventana -Seleccione la flecha y de clic sobre formularios (1) Ambos espacios deben llevar el Mismo texto - Aguegar Formulario - Proceso: - Debe de Cambiar el tipo de Comando a la opcion Abrir el formulario en modo Edicion - Se debe de elegir en formulario los formularios que se desean ingresar en el menu - El nombre del Formulario debe de ser igual al de Texto como se muestra en la grafica siguiente - Se pulsa el boton aceptar
- Se abre muestra esta ventana con los formularios elegidos - Se pulsa el boton cerrar de Modificaciones de Panel de Control - Muestra la Ventana de Adminstrador de Panel de Control (1) - Pulse el boton de Cerrar - Se presentar el campo de la siguiente forma (1) - Se pulsa el boton de formulario (2) - Se presentara asi (3) - Se Selecciona el menu que en este caso el nombre que se le asigno fue Men (4) - Al momento de presionar cualquiera de los botones se despliega el informe al cual se le llamo - Ejemplo - Estudiantes (5) - Asignacion de Curso (6)