Tribunal Regional do Trabalho da 7 Regio - Cear

Manual de Procedimentos para Controle Patrimonial

Fortaleza - CE 2010

EXPEDIENTE
Comisso de Elaborao

DAVID CAPELO DE CARVALHO ELIZABETH MARIA CHAGAS COSTA MOURA WILMA SOCORRO COSTA PARENTE

Reviso

INOCNCIO RODRIGUES UCHA JOS OSVALDO SEVERIANO DOS SANTOS DEBORAH REGINA CENEVIVA VICENTINI EDUARDO DE BAYMA REBOUAS MARCOS ANTONIO LOYOLLA

Colaborao

Editorao Eletrnica e Diagramao

DDOC ASCOM

Capa

B823m

Brasil. Tribunal Regional do Trabalho. (Regio, 7). Manual de Procedimentos para Controle Patrimonial do TRT 7 Regio. Fortaleza, 2010. 22p.; 21cm. 1. Gesto de Patrimnio 2. Manual de Procedimentos 3. Tribunal Regional do Trabalho da 7 Regio. I - Ttulo CDU 351.711:341.682

SUMRIO APRESENTAO....................................................................5 1 DISPOSIES GERAIS......................................................7 2 MATERIAL.............................................................................7 2.1 BENS MVEIS.......................................................................7 2.1.1 MATERIAL DE CONSUMO. ...................................................8 2.1.2 MATERIAL PERMANENTE....................................................8 2.1.3 CLASSIFICAO....................................................................8 3 PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE.......................................................................................9 4 AQUISIO. ..........................................................................9 5 RECEBIMENTO.................................................................10 5.1 RECEBIMENTO PROVISRIO..........................................10 5.2 RECEBIMENTO DEFINITIVO (ACEITE).........................11 6 REGISTRO PATRIMONIAL............................................11 7 TOMBAMENTO.................................................................11 8 DISTRIBUIO E CONTROLE PATRIMONIAL......12 9 RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAO..............................................................................12 10 MOVIMENTAO DE MATERIAL.............................14 11 LEVANTAMENTO FSICO. ...........................................14

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12 INVENTRIO....................................................................14 12.1 OBJETIVOS. .......................................................................15 12.2 TIPOS DE INVENTRIO...................................................15 13 ALIENAO, DESFAZIMENTO E RENNCIA.......16 14 BAIXA PATRIMONIAL. ..................................................18 15 IMVEIS.............................................................................19

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APRESENTAO Apraz-me apresentar ao corpo de magistrados e de servidores do TRT da 7 Regio o presente Manual de Procedimentos, que tem como escopo disciplinar e regulamentar o registro e manejo dos bens materiais de propriedade do Regional, sejam eles imveis ou mveis, entendidos estes como o conjunto de mveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em geral, matrias-primas e outros bens utilizveis ou passveis de utilizao nas suas atividades, de modo a fixar as responsabilidades dos diversos setores e agentes pblicos em seu registro e manuseio. Fruto do trabalho de abnegados servidores, e preenchendo lacuna histrica, o presente manual vem somar-se a outros normativos que esta administrao fez tornar-se realidade em nosso Regional, como a Consolidao dos Provimentos, o Regulamento do Processo Administrativo Disciplinar e o Estatuto de tica Profissional do Servidor do TRT da 7 Regio, todos buscando estabelecer marcos normativos capazes de a um s tempo dar maior organicidade aos servios aqui executados, e um maior grau de segurana jurdica a quantos demandam os nossos sistemas judiciais e administrativos. Que seja longa a vida deste novo normativo, e muito frutfera a sua existncia. Jos Antonio Parente da Silva Desembargador Presidente do TRT 7 Regio

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL DO TRT 7 REGIO 1 DISPOSIES GERAIS O presente instrumento dispe acerca do controle patrimonial de bens mveis e imveis que integram o patrimnio do Tribunal Regional do Trabalho da 7 Regio. Os procedimentos aqui descritos foram estabelecidos com base na Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964, na Lei Federal n 8.666, de 21 de junho de 1993, Decreto n 99.658, de 30 de outubro de 1990, Decreto n 6.087, de 20 de abril de 2007, bem como nos procedimentos administrativos relativos matria em foco, adotados por outras instituies. 2 MATERIAL Para fins deste Manual, material designao genrica de mveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessrios, utenslios, veculos em geral, matrias-primas e outros bens utilizados ou passveis de utilizao nas atividades do Tribunal. Quanto sua natureza e finalidade, os materiais so classificados na forma disposta no Plano de Contas da Administrao Pblica Federal, conforme aspectos e critrios de classificao em naturezas de despesas contbeis da Secretaria do Tesouro Nacional.
2.1 BENS MVEIS

So agrupados como Material de Consumo ou Material Permanente.

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2.1.1 MATERIAL DE CONSUMO

aquele que, em razo de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a 02 (dois) anos. Sua aquisio realizada em despesa de custeio e no possui controle aps sua distribuio. Materiais que apresentem baixo valor monetrio, baixo risco de perda e/ou alto custo de controle patrimonial devem, preferencialmente, ser considerados como materiais de consumo. Material de consumo armazenado em estoque de almoxarifado considerado integrante do patrimnio do Tribunal.
2.1.2 MATERIAL PERMANENTE

aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade fsica e/ou tem uma durabilidade superior a 02 (dois) anos. Sua aquisio realizada em despesa de capital e possui controle individualizado. Para fins de controle patrimonial, imvel considerado material permanente.
2.1.3 CLASSIFICAO

Quanto forma de utilizao, um bem mvel classificado em:

a) de uso individual, quando apenas uma pessoa o utiliza contnua e constantemente; b) de uso coletivo ou comum, quando for utilizado por vrias pessoas.

Quanto situao patrimonial, um bem classificado como:

a) Bom - quando estiver em perfeitas condies e em uso normal; b) Ocioso - quando, embora esteja em perfeitas condies, no est sendo usado;

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c) Recupervel - quando estiver avariado e sua recuperao for possvel e orar, no mximo, at cinquenta por cento de seu valor de mercado; d) Antieconmico - quando estiver avariado e sua recuperao orar mais do que cinquenta por cento de seu valor de mercado ou seu rendimento for precrio, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; e) Irrecupervel - quando no mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido perda de suas caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de sua recuperao.

3 PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE As requisies de material de consumo de uso comum devem ser dirigidas Diviso de Material e Patrimnio mediante sistema informatizado no perodo de 01 a 10 de cada ms. As requisies sero atendidas, no mximo, at o dia 20 de cada ms. A quantidade de material a ser fornecida controlada, levando-se em considerao o consumo mdio mensal das unidades requisitantes. A unidade interessada na utilizao de material permanente deve formalizar pedido de compra Secretaria de Administrao, Oramento e Finanas, respeitando os trmites processuais, aps verificar previamente junto Diviso de Material e Patrimnio a disponibilidade do material. As requisies que no puderem ser atendidas sero encaminhadas Secretaria de Administrao, Oramento e Finanas para anlise de viabilidade e oportunidade de aquisio. 4 AQUISIO Os materiais componentes do patrimnio do Tribunal so adquiridos mediante compra, doao, permuta, cesso ou produo interna assim definidas:

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a) Compra - aquisio remunerada de material com utilizao de recursos oramentrios; b) Doao - modalidade de aquisio em que os materiais so entregues gratuitamente ao Tribunal por entidades pblicas ou privadas; c) Permuta - troca de materiais entre o Tribunal e outros rgos ou entidades da Administrao Pblica. d) Cesso - ocorre quando materiais so entregues ao Tribunal com transferncia gratuita de posse e direito de uso, por rgos ou entidades da Administrao Pblica. e) Bens Gerados em Produo Interna - so aqueles produzidos no prprio rgo.

5 RECEBIMENTO Compete Unidade de Almoxarifado, em conjunto com a Unidade de Patrimnio, o recebimento de bens mveis e materiais adquiridos. Ao dar entrada no Almoxarifado, o bem deve estar acompanhado:
a) no caso de compra, de Nota Fiscal, Fatura ou Nota Fiscal/Fatura correspondente; b) no caso de recebimento em doao, permuta ou cesso, pelo termo ou outro documento comprobatrio que oriente o registro do bem no Sistema de Controle de Material; c) no caso de bem produzido internamente, por documento com estimativa do custo de sua produo ou valor de avaliao de mercado. 5.1 RECEBIMENTO PROVISRIO

o ato pelo qual o material entregue ao Tribunal no local previamente designado, no implicando aceitao. Este procedimento transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservao do material do fornecedor Unidade recebedora. A prova do recebimento constituda pela assinatura do responsvel no documento fiscal e serve apenas como ressalva ao fornecedor, para os efeitos do item 4, alnea a e de comprovao da data da entrega.

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5.2 RECEBIMENTO DEFINITIVO (ACEITE)

o ato pelo qual o servidor competente ou comisso designada, declara, na Nota Fiscal ou em outro documento hbil, que o material recebido satisfaz s especificaes contratadas, consoante o art. 73 da Lei 8.666/93. 6 REGISTRO PATRIMONIAL Procedimento administrativo que consiste em incluir no cadastro patrimonial do Tribunal as caractersticas, especificaes, nmero de tombamento, valor de aquisio e demais informaes sobre um bem permanente adquirido. O Registro Patrimonial atribui uma conta patrimonial do Plano de Contas da Administrao Pblica Federal a cada material de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado o constante do respectivo documento fiscal, de doao, permuta, cesso, produo interna ou avaliao. 7 TOMBAMENTO Consiste na formalizao da incluso fsica de um material permanente no acervo do Tribunal, com a atribuio de um nmero nico de registro patrimonial. O nmero de tombamento aposto mediante gravao, fixao de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro mtodo adequado s caractersticas fsicas do bem e nico para todas as unidades do Tribunal. Na fixao de plaqueta, devero ser observados os seguintes aspectos:

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a) apor em local de fcil visualizao para efeito de identificao, preferencialmente na parte frontal do bem; b) evitar fixar plaqueta em partes que no ofeream boa aderncia; c) evitar reas que possam acarretar a deteriorao da plaqueta.

Materiais permanentes e materiais de consumo recebidos, mediante qualquer processo de aquisio, devem ser incorporados ao patrimnio do Tribunal antes de serem distribudos s Unidades que iro utiliz-los. 8 DISTRIBUIO E CONTROLE PATRIMONIAL A Diviso de Material e Patrimnio distribui o material permanente de forma a atender o pedido gerador de sua compra. Nenhum material permanente pode ser distribudo a qualquer servidor sem a respectiva Carga Patrimonial, que se efetiva com assinatura aposta em Termo de Movimentao de Bens. Carga Patrimonial a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio. Somente servidor investido em funo de confiana pode se responsabilizar pela Carga Patrimonial. Descarga Patrimonial se efetiva com a transferncia de responsabilidade pela guarda do material. necessria comunicao Diviso de Material e Patrimnio com a informao do nmero do tombamento e o motivo. Em caso de ausncia de Aceite no Termo de Movimentao Patrimonial, a Diretoria de Material e Patrimnio informa a Diretoria Geral para devidas providncias. 9 RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAO Ao servidor responsvel pela Carga Patrimonial cabe zelar pelo uso,

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guarda e conservao, devendo comunicar qualquer irregularidade ocorrida com o bem. Compete ao responsvel pela Carga Patrimonial:
a) solicitar Diviso de Material e Patrimnio, no incio de suas atividades na unidade para a qual foi designado, que seja lavrado o Termo Geral de Responsabilidade dos Bens que sero mantidos sob sua guarda; b) conferir e certificar o Material Permanente existente sob sua guarda e solicitar Diviso de Material e Patrimnio a Descarga Patrimonial do Termo de Responsabilidade assumido, quando dispensado das atribuies na unidade para a qual foi designado; c) adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares s normas constantes deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle do Material Permanente existente em sua unidade; d) realizar conferncia peridica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente do inventrio anual; e) supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens localizados em sua Unidade.

Compete a todos os servidores do Tribunal:

a) dedicar cuidado aos bens do Acervo Patrimonial do Tribunal, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendaes e especificaes de seu fabricante; b) adotar providncias que preservem a segurana e conservao dos bens mveis existentes em sua Unidade; c) manter os bens de pequeno porte em local seguro; d) comunicar, o mais breve possvel, Chefia imediata ou Unidade de Segurana a ocorrncia de qualquer irregularidade envolvendo o patrimnio do Tribunal, providenciando, em seguida, a comunicao escrita.

Todo servidor poder ser chamado responsabilidade pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material que esteja ou no sob sua guarda.

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10 MOVIMENTAO DE MATERIAL A movimentao de material deve ser precedida de registro no instrumento de controle no perodo ocorrido entre sua incorporao e desincorporao patrimonial. A Diviso de Material e Patrimnio supervisiona e controla a distribuio do material solicitado, promovendo os cortes necessrios nos pedidos de fornecimento das unidades requisitantes. Nenhum Material Permanente poder ser movimentado sem a respectiva carga, que se efetiva com o termo de responsabilidade, assinado pelo consignatrio. A movimentao de materiais s poder ocorrer com a cincia da Diviso de Material e Patrimnio. 11 LEVANTAMENTO FSICO Procedimento administrativo que certifica a existncia de um bem em uma unidade deste Tribunal. Deve ser verificada a coincidncia da descrio do material com os registros de controle patrimonial. No levantamento fsico de um bem permanente, deve ser verificada a integridade e afixao do Nmero de Tombamento, cujo comprometimento deve ser imediatamente comunicado Diviso de Material e Patrimnio. O levantamento pode abranger um ou certo conjunto de bens ou a totalidade de bens existentes em uma ou mais unidades do Tribunal. 12 INVENTRIO Procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos fsicos, que consiste no arrolamento fsico-financeiro de todos os

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bens existentes em uma ou mais unidades do Tribunal, no estoque de Almoxarifado, no depsito de Patrimnio e em todo o Tribunal.
12.1 OBJETIVOS: a) verificar a exatido dos registros de controle patrimonial, mediante a realizao de levantamentos fsicos em uma ou mais unidades do Tribunal; b) verificar a adequao entre os registros do sistema de controle patrimonial e os do Sistema Integrado de Administrao Financeira - SIAFI; c) fornecer subsdios para a avaliao e controle gerencial de Materiais Permanentes. 12.2 TIPOS DE INVENTRIO: a) de verificao - realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa da Diviso de Material e Patrimnio ou a pedido do responsvel pela carga patrimonial; b) de transferncia - realizado quando da mudana de um titular de funo de confiana detentor de Carga Patrimonial; c) de criao - realizado quando da criao de uma unidade; d) de extino - realizado quando da extino ou transformao de uma unidade; e) anual - realizado para comprovar a exatido dos registros de controle de todo o patrimnio do Tribunal.

Durante a realizao de qualquer tipo de inventrio, fica vedada toda e qualquer movimentao fsica de bens localizados nas unidades abrangidas pelos trabalhos, exceto mediante autorizao da Presidncia ou Diretoria Geral. Os inventrios esto a cargo do responsvel pela carga patrimonial e ou por comisso especfica. A Diviso de Material e Patrimnio deve apresentar ao inventariante o Termo Geral Contbil da unidade onde se realizar o inventrio.

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O inventrio anual realizado por uma Comisso de Inventrio, composta de, no mnimo, trs membros. Para auxiliar a Comisso, podem ser convocados estagirios e funcionrios de empresas prestadoras de servios para desenvolver tarefas administrativas sob superviso do Presidente da Comisso. No desempenho de suas funes, a Comisso de Inventrio competente para:
a) requisitar servidores, mquinas, equipamentos, transporte, materiais e tudo mais que for necessrio ao cumprimento das tarefas da Comisso; b) identificar a situao patrimonial e o estado de conservao dos bens inventariados, discriminando em relatrio os suscetveis de desfazimento para cincia da Unidade de Patrimnio; c) propor ao Diretor Geral a apurao de irregularidades constatadas; d) relacionar e identificar com numerao prpria da Comisso os bens permanentes que se encontram sem nmero de tombamento, cdigo de barras, plaqueta metlica ou outro tipo de etiqueta que comporta o nmero de patrimnio ou ainda, sem o devido registro patrimonial para que a Diviso de Material e Patrimnio tome as devidas providncias; e) solicitar o livre acesso em qualquer recinto para efetuar levantamento e vistoria de bens.

As informaes bsicas para elaborao do relatrio de inventrio podem ser obtidas atravs de:
a) levantamento fsico dos bens; b) cadastro de bens mveis.

A Comisso designada para realizar o inventrio anual deve apresentar ao Diretor Geral um relatrio, circunstanciando todas as irregularidades e demais aspectos observados nos trabalhos. Toda documentao de quaisquer inventrios deve ser arquivada na Diretoria Geral. 13 ALIENAO, DESFAZIMENTO E RENNCIA O Material Permanente considerado por comisso especfica ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel, cuja permanncia ou

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remanejamento no mbito do Tribunal seja julgado desaconselhvel ou inexeqvel, passvel de alienao, por meio de venda, doao ou permuta, ou desfazimento, por meio de inutilizao ou abandono. A Diviso de Material e Patrimnio efetua, periodicamente, levantamento de bens suscetveis de alienao ou desfazimento, excetuando-se os equipamentos de informtica, que ficam a cargo da Secretaria de Tecnologia da Informao. A alienao ou qualquer outra forma de desfazimento dos bens considerados genericamente inservveis fica a cargo de comisso composta de, no mnimo, trs membros, designada pela Presidncia do Tribunal. Compete ainda aos Juzes de 1 Instncia, delegados pela Presidncia do Tribunal, designar comisso de reaproveitamento, movimentao, alienao e outras formas de desfazimento de material e homologar parecer da comisso, dando aos bens a destinao legal que entender cabvel. O desfazimento de bens, havendo existncia de interesse pblico e autorizao da Presidncia do Tribunal, depender de avaliao prvia feita por comisso e de licitao via leilo ou outra modalidade de desfazimento prevista para a Administrao Pblica. A avaliao prvia ser feita considerando-se o preo de mercado ou, na impossibilidade de obt-lo, pelo valor histrico corrigido ou valor atribudo por avaliador competente. A licitao ser dispensada e a avaliao prvia dever ser feita pelo valor de aquisio ou pelo custo de produo nos seguintes casos de alienao:
a) doao, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, aps avaliao de sua oportunidade e convenincia scioeconmica relativamente escolha de outra forma de alienao, no devendo acarretar quaisquer nus para o Tribunal; b) permuta, permitida exclusivamente entre rgos ou entidades da Administrao Pblica.

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A alienao por doao deve ser devidamente justificada pela autoridade competente, observando-se o seguinte quanto destinao do material:
a) Ocioso e Recupervel, para rgos ou entidades pblicas da esfera federal direta, autrquica ou fundacional, ou outro rgo integrante de qualquer Poder da Unio; b) Antieconmico, para Estados e Municpios mais carentes, empresas pblicas, sociedades de economia mista, instituies filantrpicas, desde que, reconhecidas de utilidade pblica pelo governo federal e organizaes da sociedade civil de interesse pblico. c) Irrecupervel, para instituies filantrpicas, desde que, reconhecidas de utilidade pblica pelo governo federal e organizaes da sociedade civil de interesse pblico.

Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao, a Diviso de Material e Patrimnio ou Comisso devidamente autorizada pela autoridade competente deve determinar a renncia ao direito de propriedade, a consequente baixa da Carga Patrimonial e sua inutilizao ou abandono, na forma de destinao a depsitos pblicos adequados, mediante termos de inutilizao ou de justificativa de abandono, os quais integraro o respectivo processo de desfazimento. A inutilizao consiste na destruio parcial ou total de material que oferece ameaa vital para pessoas, risco de prejuzo ecolgico ou inconvenientes de qualquer natureza para a Administrao do Tribunal, sempre que necessrio, feita mediante assistncia de setores especializados, de forma a ter sua eficcia assegurada. Os smbolos nacionais, armas, munio e materiais pirotcnicos sero inutilizados em conformidade com a legislao especfica. 14 BAIXA PATRIMONIAL Retirada de bem do patrimnio do Tribunal, mediante registro de transferncia para o controle de bens baixados, feita exclusivamente

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pela Diviso de Material e Patrimnio do Tribunal. O Nmero de Tombamento de um bem baixado no ser aproveitado para qualquer outro bem. A autorizao de efetivao da Baixa Patrimonial compete ao Presidente do Tribunal ou ao Diretor Geral em processo administrativo com a devida justificativa. Para fins de registro no SIAFI, a Unidade de Patrimnio da sede deve encaminhar todos os documentos relativos Baixa Patrimonial de materiais Unidade de Contabilidade. 15 IMVEIS Os imveis em uso especial pelo Tribunal Regional do Trabalho da 7 Regio so cadastrados no sistema SPIUNET da Secretaria do Patrimnio da Unio pela Diviso de Material e Patrimnio, a quem cabe promover a atualizao dos dados cadastrais, sempre que necessrio, mediante as informaes constantes das cpias de documentos e processos de aquisio, construo, reforma, locao e avaliao dos imveis, a serem fornecidas pelos setores do Tribunal. A Diviso de Material e Patrimnio deve cadastrar no sistema SPIUNET os valores de avaliao dos imveis constantes dos laudos fornecidos pela Diviso de Engenharia e remeter os referidos laudos Superintendncia do Patrimnio da Unio no Cear - SPU/CE, bem como providenciar o arquivamento neste Tribunal de cpias dos mesmos. A Diviso de Material e Patrimnio deve promover, a cada dois anos, perante a Diretoria Geral, o processo de reavaliao patrimonial dos bens imveis da Unio Federal afetados ao Tribunal Regional do Trabalho da 7 Regio, devendo a Diviso de Engenharia realizar as reavaliaes e emitir os respectivos laudos devidamente assinados por Engenheiro Civil.

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A Diviso de Material e Patrimnio deve manter sob a sua guarda cpias de todos os documentos e processos referentes aquisio, reforma, construo, locao e avaliao dos imveis em uso pelo Tribunal, que devem ser remetidas pelos setores, arquivando-os em pastas prprias, procedendo da mesma forma no que concerne correspondncia mantida com a Superintendncia do Patrimnio da Unio no Cear - SPU/CE.

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