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Fase de Ejecucin de la Auditoria Interna - Auditor Calidad ISO9000

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Auditor Calidad ISO9000

Pgina principal Segunda Clase: Document acin de la Norma Clase 3: La audit ora- ISO 19011 Cuart a clase: Fases de la audit oria Int erna

Durante la fase de ejecucion de la Auditoria se tienen tres puntos principales: la reunin de apertura, la recoleccin de evidencias y la reunin de cierre. A continuacin veremos cada uno de estos pasos.

Reunin de apertura de la auditora

Lo primero que debe hacer el equipo auditor al llegar al lugar en que se har la auditoria es tener una reunin con los auditados que algunas veces se llama conferencia de preauditoria o reunin de apertura de la auditoria. De acuerdo a la ISO 19011, los propsitos de esta reunin de apertura son: Confirmar el plan de auditoria y los canales de comunicacin Proveer un resumen de las actividades de la auditoria y responder preguntas del auditado Confirmar los canales de comunicacin Proveer una oportunidad al auditado para expresar sus ideas sobre la auditoria Casi siempre los temas que se tocan son los siguientes Presentar al auditado los miembros del equipo auditor Establecer los canales de comunicacin y el rol de los guas Comunicar al auditado el plan de auditoria, para esto: Revisar el alcance y el propsito de la auditoria Reafirmar los estndares que se usan como base Describir los mtodos y procedimientos a ser usados durante la auditoria Informar al auditado cmo los resultados sern reportados Confirmar la logstica Confirmar la hora y fecha de la reunin de cierre de la auditoria, as como las reuniones diarias breves con los auditados

La idea general es establecer el mejor clima para desarrollar un buen trabajo durante la auditoria. Siempre se pregunta quines deben asistir a esta reunin? La respuesta es que el equipo auditor completo, y por el auditado debe estar presente un representante de gerente y personas relacionadas con el proceso a auditar y con la logstica de la auditoria. La duracin de no debera pasar de 30 minutos y es dirigida por auditor Lder En la siguiente presentacin ver un instructivo que nos delinea las pautas para el desarrollo de la reunin de apertura de la auditoria.

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Aqu vern un video bastante instructivo sobre esta reunin inicial. Observen la descripcin que hacen sobre cmo se llevar la auditoria. Posiblemente en la prctica usted puede dar menos explicaciones, si trabaja con personas que ya tienen experiencia.

Reunin de apertura

Recoleccin y anlisis de Datos

La recoleccin y anlisis de datos es la actividad que consume ms tiempo en el proceso de auditora. La tarea del auditor es recoger evidencia , analizar lay evaluarla contra el criterio de auditoria, sacar conclusiones de la comparacin y reportar los resultados a la gerencia. Hay diferentes formas en la cuales se puede recoger la evidencia objetiva:a) examinando documentos y registros, entrevistando empleados, examinando fsicamente productos, o situaciones, observando el trabajo que se realiza.

Plan de recoleccin de datos

Se debe desarrollar un plan para recolectar evidencia especifica necesaria para verificar la conformidad del proceso con los requerimientos. El plan contiene espacio para identificar las personas entrevistadas y para anotar los resultados de los diferentes exmenes. El auditor debera realizar preguntas abierta que que resulten en datos verificables. Los datos recogidos pueden ser cuantitativos o cualitativos, pero deben ser verificables. Hay varios mtodos que
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se utilizan para la recoleccin de evidencia objetiva en la auditoria. A continuacin veremos los principales.

a) Examen de documentos
Los documentos especifican lo que debera haberse hecho; son son instrucciones escritas o procedimientos que establecen una practica o le dicen a la persona como hacer un trabajo. Ejemplo son las instrucciones de trabajo, las guas procedimientos, diagramas, dibujos, formatos en blanco etc. Los registros muestran lo que se hizo. Tcnicamente un registro es un tipo de documento cuyo propsito es recolectar informacin acerca de la salida de un proceso. Ejemplo de registro son los anlisis de agua residuales, las facturas de consumo de energa, los registros de accidentes, etc. Las razones para examinar los documentos y los registros son: Asegurar que los documentos logran adecuadamente los requerimientos de mas alto nivel como polticas, cdigos y estndares Asegurar que los registros provean evidencia objetiva para demostrar la aceptabilidad del producto y la implementacin apropiada de los controles Proveer al auditor con un entendimiento del proceso bajo investigacin. El examen de estos documentos puede revelar evidencia objetiva acerca de documentacin incompleta, conflictiva o incorrecta, as como la debida implementacin del SGA Los documentos deben estar al da y disponible para las personas que lo necesitan. Algunas veces un auditor observa que un documento no concuerda con la realidad debido a que ha sido cambiado el proceso y no la documentacin, que ha quedado desactualizada. El procedimiento de control de documentos ha sido violentado.El acceso a los registros debe ser controlado a fin de que solo las personas autorizadas puedan acceder a estos. Normalmente el auditor lee un procedimiento y entonces observa la realidad para ver si se cumple lo escrito en el documento. Tambin puede comprobar lo que dicen los registros, por ejemplo, si un registro establece que entren al personal, el puede preguntarle a uno o varios de los que tomaron el entrenamiento, para comprar la veracidad del registro.

b) Examen fsico
El auditor puede tomar medidas por el mismo para verificar que se cumplen los puntos del sistema de Gestin Ambiental. Por ejemplo, puede el mismo realizar un anlisis de las aguas residuales a ver si lo que obtiene cumple con la meta que se ha impuesto al proceso. Tiene que tener cuidado con el uso de esta posibilidad de recopilar informacin, ya que debe conocer como se realizan los anlisis que trata de ejecutar. En caso de que no tenga experiencia debe pedir a un experto que haga el anlisis para tener la evidencia objetiva.

c) Observaciones de Actividades de trabajo

Un auditor observa el trabajo en proceso para ver si cumple con los requerimientos. Observacin significa mirar o estar presente sin participar activamente. La presencia del auditor puede distraer a la persona que esta haciendo el trabajo o hacer que este cambie su forma habitual de actuar, por lo que el auditor necesita minimizar cualquier interferencia o intromisin directa en el trabajo. Al observar debe tener en cuenta: Ver la entrada y la salida del proceso para juzgar su efectividad Cuando revisa documentos debe verificar contenido, tipo, alcance, formado, que sea legible, y actualizado. Cmo el documento ha sido llenado y distribuido y el mtodo pro el cual las modificaciones han sido realizadas. Se debe verificar que los empleados estn familiarizados con las polticas y procedimientos, que sepan su responsabilidades y roles, y que han sido entrenado adecuadamente. Al verificar equipos, debe anotar, el tipo, condicin uso y cualquier identificacin o numero. Debera establecer que el equipo trabaja apropiadamente y ha sido calibrado (si esto aplica) El auditor debera ver si el proceso se realiza de acuerdo a un procedimiento documentado por individuo autorizados para realizar el trabajo.

d) Patrones y tendencias de datos

Durante la auditoria se rene informacin que puede revelar una tendencia o patrn de comportamiento que lleva al
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auditor a determinar si se debe a hechos aislados o si es un comportamiento sistemtico. Por ejemplo, cuando se ha reunido la informacin se observa que hay copias viejas y nuevas de diez procedimientos en el proceso. Esto muestra un patrn que nos dice que no se recogen las copias desactualizadas y quedan en la planta. Determinar el patrn es importante porque permite saber si estamos ante un hecho aislado o un comportamiento sistmico que debe ser tratado a nivel general.

d) Entrevistas
Mucha informacin se obtiene a travs de entrevistas, las cuales se realizan por medio a la formulacin de preguntas. Los resultados que se obtienen depende de la calidad con que se formulen las preguntas. El auditor debe evitar preguntas cerradas, que se puedan contestar con un si o un no y debe plantear preguntas abiertas que obligan al entrevistado a ampliar su respuesta y por tanto a ofrecer mayor informacin. Por ejemplo, si un auditor observa que una parte del procedimiento de purga de caldera no se cumple y le pregunta al entrevistado. El procedimiento XXXX se cumple??? l respondera si o no. Pero si el auditor Preguntara, Dgame las dificultades que usted ve en la aplicacin de tal parte del procedimiento, el entrevistado ampliar la informacin que ofrece. Algunas recomendaciones para la realizacin de entrevistas son: Haga sentir cmodo al entrevistado, como si el fuera parte del proceso de auditoria Explicar el propsito de su presencia, Demostrar conocimiento, competencia y dominio del tema dela auditoria, sin mostrarse un sabelotodo Utilizar Preguntas abiertas, la tcnica de los cinco porqu Investigue los que le ha dicho. Establezca sus conclusiones dejando saber al entrevistado lo que ha concluido. Pero nunca discuta con el entrevistado. ( hay tres formar de corroborar la informacin recibida: Otra persona dice lo mismo, otro miembro del equipo auditor oye lo mismo, un documento o registro verifica los que se ha dicho) Explquele su siguiente paso y despdase cordialmente. Una vez concluida la fase de recoleccin de informacin se procede a organizar la informacin a fin de plantear las conclusiones de la auditoria, para esto se necesita recopilar la evidencia objetiva, que ser el soporte para las conclusiones. Esta evidencia puede ser confirmada por: 1) registros y documentos, 2) afirmaciones verbales, 3) observaciones repetidas, 4) mediciones y pruebas, y 5) por simulacin. En este video ver cmo se llevan a cabo las entrevistas en un plan de auditoria interna, luego le pedimos como asignacin que escriba sus impresiones sobre la forma en que condujo el auditor interno las entrevistas, que cambiara, que cree que l hizo bien.

ejemplo de entrevistas auditoria

Los hallazgos que encuentra el auditor deben ser clasificados en funcin de su gravedad, su frecuencia y el riesgo asociado con el hallazgo. Se pueden determinar como no conformidades aquellas cosas que violan alguna clausula de la norma; como observaciones aquellas cosas que deben ser tomadas en cuentas y aquellas que estn de acuerdo con la norma se establecen como conformes.
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Ejemplos de no conformidades en un sistema de Gestin de Calidad:

1 Un indicador que no cumple con el objetivo.

2 En documento que debiendo estr firmado correctamente, no lo est. Puede ser desde una entrada en almacn firmada por algn operario que no tiene esa potestad, a la omisin de la firma de un registro. 3 Un registro fuera de fecha. Un procedimiento de calidad dice que hay que medir la temperatura de una determinada mquina, diariamente a las 12:00 h., si un da la temperatura no se mide o se mide a las 15 h. esta desviaciones suponen No Conformidades. 4 La revisin de la direccin no se realiza en la fecha programada. Es una No Conformidad. 5 No cumplir con el plazo de respuesta a los clientes, fijado en la el SGC. 6 Atender verbalmente la reclamacin de un cliente, si en el SGC se determina que todas las contestaciones a las reclamaciones deberan hacerse por escrito. 7 El equipo de telemando tiene que registrar diariamente una serie de datos a las 14:00 y resulta que el domingo no los tom. 8 Un accidente laboral, es un no conformidad en el sistema de prevencin de riesgos laborales. En este video puede ver como se tratan las no conformidades

No conformidades

Le mostramos las no conformidades ms frecuentes que aparecen en la norma

noconformidadesfrecuentes
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Reunin de cierre
La reunin de cierre,tambin llamada conferencia post auditoria, concluye la fase de ejecucin in situ de la auditoria. En esta el auditor lder, presenta un borrador de lo que ser el reporte final de la auditoria. El equipo auditor debe mantener como registro: las personas que acudieron a esta reunin, la agenda tratada y la minuta de lo que se discuti. Una agenda comn para este tipo de reuniones es: El propsito y alcance de la auditoria Informacin de soporte categorizacin y prioridad de los resultados limitaciones del muestreo Detalles de los hallazgos Actividades de seguimiento Fecha para entrega del reporte final

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