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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

OBJETIVO Determinar los procedimientos para realizar los inventarios que se realizan en el hostal. ALCANCE Este procedimiento abarca los inventarios de licores, comida, insumos y bienes muebles del establecimiento. Incluye a la bodega en la que se guardan la materia prima para la produccin, as como donde se guarda insumos, vajillas, materiales de oficina. Los inventarios generales de fin de mes son responsabilidad del jefe de alimentos y bebidas Los inventarios de licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas que se encuentran en el bar, cocina o cafetera son responsabilidad del barman. POLITICAS Los inventarios generales se realizan una vez por mes, en el ltimo da del mismo. Este incluye tanto el inventario de licores, bebidas embotelladas, abastos, el de caf, cocina, hostal. Los inventarios de los licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas que se encuentren en el bar, cocina o cafetera se realizan todos lo das. Los inventarios de abastos se hace dos veces por semana (lunes y viernes). DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Para el inventario de los licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas: - El/la barman hace el inventario dos veces al da, una al comienzo del turno (del barman) y otro al cierre del turno de la noche. Estos inventarios sirven como un control para que el Jefe de alimentos y bebidas revise la rotacin y uso de los licores. - Los valores del inventario se anota en la hoja de inventario (ver documentos de soporte), el mismo que est ordenado de acuerdo al tipo de licor. Esta hoja contiene, adems de los nombres de los licores, otras materias primas e insumos: agua tnica, bebidas gaseosas, servilletas, sorbetes, granadina, cigarrillos. - En los dos inventarios que se hacen el turno, el barman tiene que hacerlos en un determinado orden, el mismo que puede ser por orden alfabtico, en como est ordenada la barra, como est ordenada la hoja del inventario del bar, etc. - Las mediciones de la cantidad de licor que hay en cada botella se lo hace de acuerdo a la figura (ver documentos de soporte). - Si es que hay licores que permanecen (por su preparacin) en otras reas (como la cocina), ir a esas reas y hacer las mediciones. Page 2 - Si es que cervezas, bebidas gaseosas u otras bebidas alcohlicas se almacenan en otras reas (cocina o cafetera), el barman tiene que ir a esas reas y hacer el conteo respectivo.

- No olvidar de llenar en la hoja de inventario la fecha, y el responsable del inventario en el turno. - Para cada una de las botellas en el bar (o cocina o cafetera) y los otros insumos escritos en la hoja de inventario del bar, hay una cantidad mnima a tener (establecida por su rotacin y uso). Si al final de la noche la cantidad inventariada es menor a la establecida, se hace una peticin escrita de la cantidad de botellas y otros insumos necesarios para el siguiente turno. - Estas botellas e insumos son entregados al siguiente da por el jefe de alimentos y bebidas u persona responsable de la bodega donde se encuentren. Esta persona tiene que hacer una comanda por lo que entrega y debe hacerla firmar por el barman que lo recibe. - El jefe de alimentos y bebidas hace tambin un inventario de los licores que no se guardan en la barra u otra rea del caf, sino en una bodega (que puede ser la misma que la de los abastos). Este inventario se lo hace dos veces a la semana (generalmente los lunes y viernes) y se anota en la hoja de inventario de licores de bodega. Si la cantidad inventariada es menor a la establecida como mnima necesaria tener en inventario, hacer la solicitud al proveedor respectivo. Inventario de abastos - Este inventario se lo hace un promedio de dos veces a la semana, generalmente los das lunes, viernes. Esto depende de cuan factible sea la compra y las necesidades de las compras que se necesite en la semana. - Para este inventario se requiere de las hojas de inventario de abastos, con las que el Jefe de alimentos y bebidas registra las existencias de los abastos. Hace una lista de las necesidades en funcin del men de comidas semanal, y las existencias faltantes. - Con esta lista se hacen las compras y pedidos a los proveedores para los siguientes das. Los pedidos a los proveedores se deben hacer tomando en cuenta el tiempo de entrega para que no haya faltantes en las bodegas. Para el inventario general - La noche en que se tiene que hacer el inventario, se saca toda lo respectivo a vajilla (platos, tazas, jarros, utensilios, etc.) a un lugar para que puedan ser registradas. Este lugar puede ser unas mesas unidas del restaurante. Si es que el jefe de alimentos y bebidas no est de turno en esa noche, indicar al jefe en turno que realice este y el siguiente punto. - Las cosas que se utilizan en la cocina (utensilios, ollas, sartenes, etc.) se deben colocar en un lugar para su registro, por ejemplo, encima de los mesones. Todo debe estar a la vista para que el registro sea lo ms fcil posible. - Todo el personal que trabaja en el caf y cocina en el turno en el que se hace el inventario tiene que participar en los dos puntos anteriores. Page 3 - Al siguiente da en la maana, antes de que se abra el caf, el jefe de alimentos y bebidas tiene que hacer pasar las cosas a sus respectivos lugares, previo el registro de los mismos en la hoja de inventario general. - Una vez terminado este inventario, hacer tambin el inventario de los muebles (mesas, sillas, vitrinas), cuadros, pizarrones, candelabros, focos, equipos de las diferentes reas (cocinas, mquina de caf, equipos de sonido, computadoras, etc.) y cualquier otro elemento que sea de registrar. Hacer esto en la hoja de inventario general. - Hacer el inventario del hostal. Para esto tiene que ir al rea del hostal y registrar

en la hoja de inventario del hostal que es parte de la hoja de inventario general. Esto incluye toallas, cobijas, sbanas. - No olvidar de registrar las camisetas, material de papelera. - Parte de este inventario es el inventario de licores del final de la noche arriba descrito. - Igualmente es parte de este inventario el de la bodega de abastos y diferentes insumos. - Estos inventarios generales deben ser pasados a la computadora y enviados va correo electrnico a la oficina de administracin general (asistente de gerencia) hasta cinco das despus del ltimo da del mes del cual se hacen los inventarios. Transferencias- traspasos- movimientos de inventario - Las transferencias son los movimientos de inventario por medio del cual se registra el paso de materias primas de la bodega general (o de abastos) a otras reas del local: a cocina, bar., cafetera. - De haber un sistema de computacin para el manejo de inventario, seguir los pasos indicados en manual de operaciones del sistema. De manejar los inventarios manualmente se debe registrar los traspasos en las hojas de inventarios. DOCUMENTOS DE SOPORTE 1. Hojas de inventario general 2. Figura de medidas de tragos 3. Hojas de inventario del bar 4. Hojas de inventario de licores en bodega 5. Hojas de inventario del hostal 6. Hojas de inventario de abastos 7. Men de comidas semanal