MAPA DE RIESGOS AGN - 2013

TIPO DE PROCESO

MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS

VALORACION DEL RIESGO

TIPO DE CONTROL TIPO DE IMPACTO PROBABILIDAD

CONTROLES

VALORACIN CONTROLES
Esta la frecuencia de la ejecucion y el seguimiento EFICACIA CONTROL Herramienta Efectiva Estan definidos los responsbles y del seguimiento Existe Manual para el manejo

RIESGO RESIDUAL
OPCIN DE MANEJO VALORACIN RIESGO RESIDUAL

ACCIONES DE MEJORAMIENTO
FECHA IMPLEMENTACIN

Hay herramienta para el control

RESPONSABLE

PERIODICIDAD

ZONA RIESGO

OBJETIVO DEL PROCESO

CONTEXTO ESTRATGICO FACTORES Y CAUSAS

DESCRIPCIN DEL RIESGO

CONSECUENCIA

CONTROLES

ACCIONES MITIGACIN DEL RIESGO

INDICADOR

GESTIN ESTRATGICA

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

ESTRATGICO

30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 30/04/2013 11/04/2013

15

15

30

15

25

ALTO

REDUCIR

Desentralizacin del Control: Otorgamiento de responsabilidades, autoridad y capacidad para 1 decidir, sin criterios bien definidos, sinque exista rendicin oportuna de cuentas.

Definicin equivocada de las responsabilidades y autoridades de los servidores con respecto a la operacin del Sistema Integrado de Gestin. Duplicidad de funciones en los grupos de trabajo. Traslado inadecuado e innecesario de actividades. Corrupcin interna. Inadecuada manipulacin de la informacin divulgada al interior y exterior del AGN. Perdida de autoridad o capacidad gerencial para la toma de decisiones en contra de contravienen las normas y procedimientos.

DGE

REDUCIR RIESGO

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

ESTRATGICO

GESTIN ESTRATGICA

Orientar la actuacin del AGN para el cumplimiento a la misin institucional, mediante la formulacin de polticas, directrices y estrategias, promoviendo la transparencia y la relacin con los Clientes y la Ciudadana, y determinando y suministrando los recursos necesarios para su operacin y mejora.

15

15

30

15

25

ALTO

DGE SGE UCI

REDUCIR RIESGO

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

ESTRATGICO

GESTIN ESTRATGICA

Orientar la actuacin del AGN para el cumplimiento a la misin institucional, mediante la formulacin de polticas, directrices y estrategias, promoviendo la transparencia y la relacin con los Clientes y la Ciudadana, y determinando y suministrando los recursos necesarios para su operacin y mejora.

15

15

30

15

25

ALTO

DGE SGE UCI

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA

Fijar los criterios, y normas tcnicas y jurdicas, para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 con sus disposiciones. Realizar actividades que permitan la inspeccin, el control y la vigilancia de los procesos archivsticos en las entidades Pblicas. Fijar los criterios, y normas tcnicas y jurdicas, para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 con sus disposiciones. Realizar actividades que permitan la inspeccin, el control y la vigilancia de los procesos archivsticos en las entidades Pblicas.

ASUMIR RIESGO

INACEPTABLE

CORRUPCION

PREVENTIVO

OCASIONAL

MODERADO

15

15

15

25

MEDIO

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA

PREVENTIVO

MODERADO

15

15

15

25

MEDIO

GIV SNA

ADMINISTRACIN DEL ACERVO DOCUMENTAL

ASUMIR RIESGO

Externo (i) El interes de los anticuarios o comerciantes de documentos antiguos,

15

15

30

15

25

ALTO

GIFDH

ADMINISTRACIN DEL ACERVO DOCUMENTAL

Externo (i) Falta de interes por parte de la Superintendencia de notariado y registro en atender lo dispuesto en la ley 594 de 2000, en el sentido de conformar los archivos generales notariales en los circulos Manejar tcnicamente los documentos considerados como Patrimonio documental en cada una de las fases de su ciclo vital, para su conservacin y consulta de informacin. Interno: (i) Debilidad en la estructura fisica u organizacional. (ii) El recurso humano que maneja no sea lo suficientemente idoneo. (iii) El no confropntar lo expresado en las tablas con el archivo fsico correspondiente. Externo (i) Interes de las entidades en que no se registre toda la informacin que reposa en sus archivos por evitar o impedir el trabajo tcnico correspondiente. (i) Ausencia de un proceso de seleccin de contratistas (ii) Falta de claridad en las metas y entregables de los diferentes contratos de prestacin de servicios que impiden los controles adecuados

15

15

30

15

25

ALTO

GIFDH

ADMINISTRACIN DEL ACERVO DOCUMENTAL

30

25

BAJO

GIFDH

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTCOS

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

15

30

15

25

MEDIO

GAP

10

15

15

15

25

MEDIO

GAP

Cada transaccion

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTCOS

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

REDUCIR

MISIONAL

POSIBLE

Desarrollar la gestin de los proyectos y prestar los servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus clientes.

Interno: (i) No existen estndares por actividades y perfiles de cargos (ii) No existe una clasificacin de complejidad de tipologas documentales para su gestin (iii) No existe una metodologa de preparacin de ofertas (iv) No existe un estandar de calculo de contratistas por actividad a desarrollar

Contratar ms contratistas de los requeridos para favorecer a terceros o para lucrarse.

8,00

N/A

N/A

N/A

(i) No obtener la recuperacin de costos y gastos esperada (ii) Cobrarle ms de lo necesario a las entidades contratantes

Reuniones periodicas de seguimiento de proyectos

Definicin de estndares y metodologas requeridas

Cada transaccion

MISIONAL

POSIBLE

REDUCIR RIESGO

8,00

Desarrollar la gestin de los proyectos y prestar los servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus clientes.

Favorecer la contratacin de personas no aptas para el servicio requerido o con calificacin inferior a otros candidatos

N/A

N/A

N/A

No obtener los resultados esperados en el tiempo establecido Costo para el AGN se incrementa significativamente

(i) Definicin clara de metas y entregables por actividad (Pago asociado) (ii) Renovacin de contratos por cumplimiento de metas y calidad

(i) Definir formalmente el Procedimiento de Control y Seguimiento a contratistas

Cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

REDUCIR

MISIONAL

POSIBLE

8,00

N/A

N/A

N/A

Validar o aprobar tablas de retencion y (i) Perdida del patrimonio documental, valoracion documental que no correspondan a (ii) perdida de dinero que las entidades la realidad documental de los archivos. invierten en trabajos archivisticos incompletos o insuficiente, (iii) Vulneracin de los derechos ciudadanos.

(i) Visitas de los funcionarios del AGN a los archivos y entidades que presentan las tablas, (ii) Asesorar y capacitar a los miembros de los consejos departamentales de archivo en el tema de Tablas de retencion y de valoracion documental para garantizar la correcta evaluacion por parte de ellos.

Cada transaccion

ASUMIR RIESGO

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MISIONAL

POSIBLE

Manejar tcnicamente los documentos considerados como Patrimonio documental en cada una de las fases de su ciclo vital, para su conservacin y consulta de informacin.

Interno: (i) Debilidad en la estructura fisica u organizacional. (ii)El recurso humano que maneja no sea lo suficientemente idoneo.

Venta, alteracin, eliminacion de documentos del fondo notarial para favorecer un tercero.

(i) Vulneracin de los derechos ciudadanos en razn a que esta documentacion contempla valores adminsitrativos, por ser bsico para demostrar la propiedad.

Que la Superintendencia de Notariado asuma lo dispuesto a en la ley para la conformacin de los archivos notariales.

BAJO

2,00

N/A

N/A

N/A

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MISIONAL

POSIBLE

BAJO

Manejar tcnicamente los documentos considerados como Patrimonio documental en cada una de las fases de su ciclo vital, para su conservacin y consulta de informacin.

Interno: (i) Falta de control en el acceso a los documentos historicos. (ii) Omitir el sello institucional que se le impone a los documentos a su ingreso al archivo.

Venta o cambio de documentos del acervo documental historico con fines de lucro personal.

(i) Prdida del Patrimonio Documental de la Nacin.

(i) Carnetizacion de los usuarios de la documentacin historica, (ii) Registro de los documentos solicitados y su devolucin, (iii) Documentos sellados con el escudo de la republica de colombia. (iv) Camaras de circuito cerrado de televisin en sala, y (v) Restringir la entrada de elementos como maletines, bolsos, bolsas, paquetes, sobres etc a las (i) Identificacin plena de los usuarios, (ii) Registro en el libro y en la base de datos de los usuarios, (iii) Registro de los documentos solicitados y su devolucin, (iv) Restringir la entrada de elementos como maletines, bolsos, bolsas, paquetes, sobres etc a las salas de consulta, y (v) Camaras de circuito cerrado de televisin en sala. (vi) Microfilmacin parcial (vii) Indices parciales de las escrituras publicas. (i) Revisin de las tablas de retencin y de valoracin por parte de los funcionarios del AGN (ii) Se tienen expedientes por cada entidad a la cual se le evalua la tabla.

2,00

N/A

N/A

N/A

Trimestral

REDUCIR

MISIONAL

POSIBLE

8,00

N/A

N/A

N/A

Interno: Inadecuados Informes de Gestin sin alto impacto por la falta de normatividad sancionatoria por el incumplimiento de la normatividad archivstica para el correcto cumplimiento del proceso de inspeccin y vigilancia. Procesos debiles en su estructuracin y alcance, que no posibilitan una buena supervisin por parte de la alta direccin. Falta de segregacin de funciones en el proceso de vigilancia.

Aprovechamiento de las debilidades de las Perdida de credibilidad y reconocimiento del instituciones vigiladas para ejercer autoridad AGN como entes autorizados para el ejercicio excesiva en beneficio propio o de terceros. (O de inspeccin, control y vigilancia. no ejercer)

Implementacin de la respectiva normatividad sancionatoria a los incumplimientos de la normtividad archivistica. Informes de Gestin del Grupo de Inspeccin y Vigilancia. Informes semestrales CTA.

8,00

Lesiona la imagen, credibilidad, transparencia y la probidad

N/A

N/A

N/A

la

DEC SNA

Implementar una plataforma tecnologica robusta que permita el monitoreo de forma sistematizada para todo el SNA. La fase I finaliza en diciembre de 2013 y la fase II en diciembre de 2014. Trazar las estratgias para la efectiva asignacin de recursos y formulacin de directrices y normas que le permitan a la Entidad y a los Consejos Territoriales realizar la labor de inspeccin y vigilancia a las Entidades objeto de la Ley 594 de 2000.

Trimestral

MISIONAL

POSIBLE

Externo: Carencia de mecanismos adecuados para la adaptacin de las nuevas normas que rigen el pas. Estructura organizacional. Baja delegacin de funciones. Falta de conocimiento tcnico de la funcin archivistica y su impacto en la el las organizaciones del Estado.

Extralimitacion de funciones.

Seleccin de funcionarios idoneos y tecnicamente experimentados. Procesos documentados en calidad y debeda segregacin de funciones

Tener presente el carcter tcnico del perfil a asignar.

Trimestral

POSIBLE

BAJO

4,00

N/A

N/A

N/A

Interno: (i) Ausencia de polticas para la delegacin de responsabilidad y autoridad con respecto a la ejecucin de los procesos de la Entidad.

Ausencia de normas internas: Extralimitacion de funciones.

Corrupcin interna. Inadecuada manipulacin de la informacin divulgada al interior y exterior del AGN. Perdida de autoridad o capacidad gerencial para la toma de decisiones en contra de contravienen las normas y procedimientos.

Normas y dispocisiones emanadas por la Direccin General en aras de garantizar la claridad en la ejecucin de las actividades propias de la Entidad. Informes Gerenciales.

Verificar que las Normas establecidas en el AGN son suficientes para garantizar la adecuada y eficiente gestin de la Entidad en terminos de eficacia, eficiencia y efectividad.

Trimestral

POSIBLE

BAJO

4,00

N/A

N/A

N/A

Interno: (i) Ausencia de polticas para la delegacin de responsabilidad y autoridad con respecto a la ejecucin de los procesos de la Entidad.

Ausencia de normas internas: Extralimitacion de funciones.

Normas y dispocisiones emanadas por la Direccin General en aras de garantizar la claridad en la ejecucin de las actividades propias de la Entidad. Informes Gerenciales.

Verificar que las Normas establecidas en el AGN son suficientes para garantizar la adecuada y eficiente gestin de la Entidad en terminos de eficacia, eficiencia y efectividad.

Semestral

Orientar la actuacin del AGN para el cumplimiento a la misin institucional, mediante la formulacin de polticas, directrices y estrategias, promoviendo la transparencia y la relacin con los Clientes y la Ciudadana, y determinando y suministrando los recursos necesarios para su operacin y mejora.

POSIBLE

BAJO

4,00

N/A

N/A

N/A

Interno: (i) Estructura organizacional centralizada. (ii) Ausencia de polticas para la delegacin de responsabilidad y autoridad con respecto a la ejecucin de los procesos de la Entidad.

Lesiona la imagen, credibilidad, transparencia y la probidad.

la

(ii) Se tiene los procedimientos documentados; (iii) En el proceso participan varias

Solicitar a las reas los informes de gestin requeridos y de manera permanente y poder determinar adecuadamente las decisiones.

SEGUIMIENTO ACCIONES

GRADO DE EXPOSICIN

efectividad del control

PROCESO

Nmero

IMPACTO

MAPA DE RIESGOS AGN - 2013

TIPO DE PROCESO

MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS

VALORACION DEL RIESGO

TIPO DE CONTROL TIPO DE IMPACTO PROBABILIDAD

CONTROLES

VALORACIN CONTROLES
Esta la frecuencia de la ejecucion y el seguimiento EFICACIA CONTROL Herramienta Efectiva Estan definidos los responsbles y del seguimiento Existe Manual para el manejo

RIESGO RESIDUAL
OPCIN DE MANEJO VALORACIN RIESGO RESIDUAL

ACCIONES DE MEJORAMIENTO
FECHA IMPLEMENTACIN

Hay herramienta para el control

RESPONSABLE

PERIODICIDAD

ZONA RIESGO

OBJETIVO DEL PROCESO

CONTEXTO ESTRATGICO FACTORES Y CAUSAS

DESCRIPCIN DEL RIESGO

CONSECUENCIA

CONTROLES

ACCIONES MITIGACIN DEL RIESGO

INDICADOR

GESTIN FINANCIERA

11

15

15

30

15

25

ALTO

GGF

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

15

15

30

15

25

ALTO

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

APOYO

15

15

30

15

25

ALTO

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

POSIBLE

ASUMIR

APOYO

14

15

15

30

15

25

ALTO

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

15

15

15

30

15

25

ALTO

Todas las areas

Cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Estructura organizacional centralizada, para la construccion de los estudios previos. (ii) Incompetencia o desconocimiento de la normatividad en contratacion por parte de la instancia de aprobacion.

Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media geometrica.

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Decisiones ajustadas a interes particulares.

(i) Para la adquisicion de bienes y servicios excepto de la prestacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestin de la entidad, los criterios habilitantes y de ponderacion se construyen por un cuerpo colegiado conformado por expertos del area financiera, juridica y tcnica que requiere el bien o servicio, con el VBo del servidores publicos responsables en cada una de las areas mencionadas. (ii) En caso de la prestacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestin de la entidad, la entidad tiene establecido un procedimiento para certificar la idoneidad de los contratistas.

11/04/2013

POSIBLE

ASUMIR

APOYO

BAJO

2,00

N/A

N/A

N/A

Anual

BAJO

GCA, Comunica ciones

11/04/2013

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Estructura organizacional centralizada, con exceso de cargas de trabajo por falta de estudios de tiempos y movimientos. (ii) Incompetencia o desconocimiento de la normatividad en contratacion por parte de la instancia de aprobacion . (iii) Inoportunidad, inconsistencias, desactualizacin o no publicacion del plan de compras en la pgina del SECOP y de la entidad. (iv) Tiempos restringidos para la presentacion de las propuestas, los cuales no estan acordes con la magnitud del trabajo.

Pliegos de condiciones hechos a la medida de (i) Detrimento patrimonial. una firma en particular. (ii) Decisiones ajustadas a interes particulares. (iii) Menoscabo de la Mision Institucional,

(i) Manual de contratacin actualizado, socializado y en el se establecen las responsabilidades del rea, (ii) Para el caso de cargos claves en el proceso de adquisicion de bienes y servicios, realizar anualmente un diagnstico de tiempos y movimientos e implementar el plan de mejoramiento que resulte; (iii) Anualmente se da capacitacion a los involucrados en el proceso de adquisicion de bienes y servicios. (iv) Publicacion oportuna del plan de compras por parte de GCA en el SECOP y la pgina del AGN en un sitio de fcil acceso al ciudadano.

2,00

N/A

N/A

N/A

BAJO

2,00

N/A

N/A

N/A

(ii) Sobrestimacin de las necesidades de los 13 bienes y/o servicios requeridos.

11/04/2013

Depcia Solicitante GCA OAP DG

cada transaccion

POSIBLE

ASUMIR

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Desconocimiento por parte de las personas que intervienen en el proceso. (ii) Bienes y servicios de caracteristicas tecnicas altamente especializadas. (iii) Colusion

(i) Los bienes y servicios adquiridos no satisfacen las necesidades de la entidad y afectan negativamente el patrimonio

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Decisiones ajustadas a interes particulares. (iii) Menoscabo de la Mision Institucional,

(i) Manual de contratacin actualizado, socializado y en el se establecen las responsabilidades del rea, (ii) En el proceso participan varias instancias que revisan y aprueban los estudios, a traves del SIG. (iii) Verificacin de las existencias en el almacen del bien a adquirir. (iv) La aprobacion del plan de compras y sus modificaciones son avalados por el Comite Directivo y aprobado por el Director.

11/04/2013

Depcia Solicitante GCA OAP DG

Cada transaccion

POSIBLE

ASUMIR

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Desconocimiento tcnico del bien o servicio requerido. (ii) Planeacin inadecuada (iii) Alta especificacin del bien o servicio.

(i) Estudios previos o de factibilidad direccionados o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratacion. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular). 12 (ii) El precio de los bienes o servicios adquiridos supera ostensiblemente valores de mercado. (iii) Violacion de la disposiciones contractuales, legales y reglamentarias vigentes.

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Celebracion indebida de contratos. (iii) Prdida de imagen y credibilidad institucional, (iv) Menoscabo de la Mision Institucional, (vi) Sanciones disciplinarias y/o fiscales (v) Sentencias condenatorias de carcter penales.

(i) Manual de contratacin actualizado, socializado y en el se establecen las responsabilidades del rea, (ii) Se tiene los procedimientos documentados; (iii) En el proceso participan varias instancias que revisan y aprueban los estudios; en el AGN se tiene la herramienta Sistema de Informacion Gerencial para la toma de decisiones (SIG) (iv) Para el caso de bienes o servicios de caracteristicas altamente especializados en los procedimientos se tiene establecido que se solicite una opinin de un experto que avale la necesidad del bien o servicio a adquirir.

APOYO

BAJO

2,00

N/A

N/A

N/A

Cada transaccion

Lograr la sostenibilidad y crecimiento financiero, brindando el apoyo logstico adecuado a la operacin del AGN, optimizando los recursos, garantizando su mantenimiento y administrar el talento humano del AGN en las actividades de seleccin, vinculacin, formacin, bienestar, evaluacin del desempeo y remuneracin.

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

11/04/2013

POSIBLE

ASUMIR

Interno: (i) Ausencia de control que permite el beneficio personal, (ii) Desconocimiento en materia presupuestal del ordenador del gasto. (iii) Inadecuada segregacin de funciones. (iv) Colusion.

Inclusion de gastos no autorizados para beneficio de un tercero

Detrimento patrimonial por desfinanciacion de la partida.

(i) Todos los procesos y procedimientos estan documentados y se mantiene la segregacin de funciones,

APOYO

BAJO

2,00

N/A

N/A

N/A

SEGUIMIENTO ACCIONES

GRADO DE EXPOSICIN

efectividad del control

PROCESO

Nmero

IMPACTO