You are on page 1of 50
TAKLIMAT : SISTEM PEMFAILAN

TAKLIMAT :

SISTEM PEMFAILAN

PENGENALAN
PENGENALAN

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5

TAHUN 2007

BERKUATKUASA 30 April, 2007

PANDUAN PENGURUSAN

PEJABAT

PENGENALAN BHG. I BHG. II BHG. III BHG. IV BHG. V BHG. VI – Pengurusan Am
PENGENALAN BHG. I
PENGENALAN
BHG. I

BHG. II

BHG. III

BHG. IV

BHG. V

BHG. VI

Pengurusan Am Pejabat Pentadbiran Sumber Manusia Keperbadian Dan Keterampilan Pengurusan Perhubungan Pelanggan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Urusan Surat Kerajaan

BHG. VII Pengurusan Fail

BHG. VIII

Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan

BHG. IX

Pelupusan Rekod Awam Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi

BHG. X

Maklumat Inventori dan Bekalan Pejabat

BAHAGIAN VII : PENGURUSAN FAIL

BAHAGIAN VII :

PENGURUSAN FAIL

PEMFAILAN Berasal dari perkataan latin : fillum Seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir. Satu
PEMFAILAN
PEMFAILAN

Berasal dari perkataan latin : fillum

  • Seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir.

  • Satu folder di mana di dalamnya surat-suratan disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.

  • Alat yang dinomborkan dan didaftarkan mengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan satu-satu perkara atau subjek.

  • Tindakan memasukkan dokumen ke dalam alat tersebut.

PEMFAILAN Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula
PEMFAILAN
PEMFAILAN

Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir.

  • Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki.

PEMFAILAN
PEMFAILAN
PEMFAILAN Mengandungi dokumen, surat dan catatan minit. Meliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan.

Mengandungi dokumen, surat dan

catatan minit.

PEMFAILAN Mengandungi dokumen, surat dan catatan minit. Meliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan.

Meliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan.

PEMFAILAN Membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. Memperkemaskan Arahan
PEMFAILAN
PEMFAILAN
PEMFAILAN Membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. Memperkemaskan Arahan

Membantu agensi awam melaksanakan urusan

pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.

  • Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam.

  • Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan.

  • Membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka.

  • Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO.

PEMFAILAN Alat perhubungan
PEMFAILAN
Alat perhubungan
  • Menguruskan maklumat jabatan/agensi

  • Membantu membuat keputusan

  • Mengambil tindakan

  • Mengekalkan ingatan

  • Bahan rujukan utama

  • Bahan bukti

  • Bahan penyelidikan

PEMFAILAN TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82) TERHAD (TANDA
PEMFAILAN
PEMFAILAN

TERBUKA (Am 435 Pin. 1/80)

  • SAMPUL KECIL (Am 435A Pin. 1/82)

  • TERHAD (TANDA TERHAD) Putih

  • SULIT (Am 436) Hijau

  • RAHSIA (Am 437) Merah Jambu Berpalang Merah

  • RAHSIA BESAR (Am 438) Kuning Berpalang Merah

PEMFAILAN Peruntukan Undang-Undang Bhg.
PEMFAILAN
Peruntukan Undang-Undang Bhg.

‘A’ (PU.A)

  • Akta Arkib Negara

  • Akta Rahsia Rasmi 1972

  • Peraturan Pentadbiran

  • Arahan Perkhidmatan BAB 4 Sistem Fail

  • Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 PPP Bhg. VII

PEMFAILAN Fail manila kad tidak banyak gunakan ruang. Mudah disedia dan mudah disimpan. Murah dan mudah
PEMFAILAN
PEMFAILAN

Fail manila kad tidak banyak gunakan ruang.

  • Mudah disedia dan mudah disimpan.

  • Murah dan mudah diperoleh.

  • Cara mudah diperluas dan diguna berterusan.

  • Rekod mudah dicari bila perlu.

  • Cross reference maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan.

PEMFAILAN
PEMFAILAN
PEMFAILAN Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan

Mengandungi surat dan dokumen

lampiran berkaitan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

PEMFAILAN Fail Urusan Am ( house keeping files ) - Pentadbiran Am : 100 - Bangunan
PEMFAILAN
PEMFAILAN

Fail Urusan Am (house keeping files)

  • - Pentadbiran Am

: 100

  • - Bangunan dan Harta

(Aset Tetap)

: 200

  • - Kelengkapan dan Bekalan (Aset Alih)

: 300

  • - Kewangan

: 400

  • - Personel

: 500

PEMFAILAN
PEMFAILAN
PEMFAILAN Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan. Fail Urusan Fungsian (function

Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan

aktiviti asas jabatan.

PEMFAILAN Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan. Fail Urusan Fungsian (function

Fail Urusan Fungsian (function files)

  • - Pengurusan Kurikulum

: 600

  • - Pengurusan Kokurikulum

: 700

PEMFAILAN
PEMFAILAN
  • Terbuka

  • Terperingkat :

Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan

Arahan Keselamatan

  • - Rahsia Besar

  • - Rahsia

  • - Sulit

  • - Terhad

PEMFAILAN
PEMFAILAN
PEMFAILAN TERBUKA TERHAD - - SULIT RAHSIA - - Tiada had Pegawai yang menjalankan tugas Individu

TERBUKA

TERHAD

-

-

SULIT

RAHSIA

-

-

Tiada had Pegawai yang menjalankan tugas Individu Maruah Negara

RAHSIA

BESAR

-

Keselamatan

Negara

PEMFAILAN Rahsia Besar : Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara. Rahsia : Boleh membahayakan keselamatan negara.
PEMFAILAN Rahsia Besar :
PEMFAILAN
Rahsia Besar :

Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara.

  • Rahsia :

Boleh membahayakan keselamatan negara.

  • Sulit :

Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara.

  • Terhad :

Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran.

PEMFAILAN kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah
PEMFAILAN kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di
PEMFAILAN
kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan di

Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah

merupakan antara rahsia besar

dalam fail berwarna kuning dan

berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail.

PEMFAILAN Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”. Fail yang menyimpan maklumat
PEMFAILAN Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai
PEMFAILAN
Urusan berkaitan dengan
program pembangunan
kerajaan dianggap sebagai

maklumat berkelas “Rahsia”.

Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna

merah jambu dan berpalang (X)

merah memenuhi kulit hadapan fail.

PEMFAILAN dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’. Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan
PEMFAILAN
PEMFAILAN

dalam fail warna hijau muda

dan dicatat sebagai ‘SULIT’.

Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.

Begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam.

Maklumat berkenaan disimpan

PEMFAILAN TERHAD maklumat terhad.
PEMFAILAN
TERHAD
maklumat terhad.

Fail jenis ini berwarna putih.

Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat

yang terkandung di dalamnya .

Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai

PEMFAILAN jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah
PEMFAILAN
jabatan.
Fail-fail pentadbiran adalah

Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan

pengurusan harian sesebuah

tergulung dalam kategori ini.

Fail jenis ini berwarna putih.

PEMFAILAN Warna fail ialah kuning atau coklat.
PEMFAILAN
Warna fail ialah kuning atau
coklat.

Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya.

Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai- pegawai atau untuk perhatian

pegawai atasan.

PROSEDUR : PEMBUKAAN FAIL

PROSEDUR :

PEMBUKAAN FAIL

PROSEDUR Sebelum sesuatu fail dibuka, adalah menjadi tanggungjawab utama untuk menyemak dan memastikan fail berkenaan sudah
PROSEDUR
PROSEDUR

Sebelum sesuatu fail dibuka, adalah menjadi

tanggungjawab utama untuk menyemak dan memastikan fail berkenaan sudah dibuka ataupun belum dibuka. Kecuaian membuka fail kadang-

kadang akan menyebabkan perkara-perkara

berikut :

  • a. Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama.

  • b. Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan.

  • c. Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor yang sama.

PROSEDUR Untuk elak adalah menjadi tanggungjawab utama untuk mengikuti langkah-langkah berikut : a. Semak setiap surat/memo
PROSEDUR
PROSEDUR

Untuk elak adalah menjadi tanggungjawab utama untuk mengikuti langkah-langkah berikut :

  • a. Semak setiap surat/memo yang diterima mempunyai nombor rujukan fail.

  • b. Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat.

  • c. Semak panduan-panduan yang sedia ada seperti doket, abjad, senarai fail, buku daftar fail, komputer dan lain-lain panduan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, akan dapat memastikan fail sudah atau belum dibuka. Sekiranya fail belum dibuka barulah fail baru perlu

dibuka.

PROSEDUR
PROSEDUR
PROSEDUR Isi surat menentukan tajuk. Jelas, ringkas dan padat. Tidak guna singkatan seperti BPR, BPR, ANM,

Isi surat menentukan tajuk. Jelas, ringkas dan padat.

Tidak guna singkatan seperti BPR, BPR, ANM, PPR , MNI, BMW dll.

Elak guna perkataan/ejaan sama yang

mempunyai makna berlainan (homographs)

contohnya kabinet, bahagian kabinet dll.

Berdasarkan fungsi jabatan/agensi.

Nombor fail ikut kod sistem fail sedia ada.

PROSEDUR
PROSEDUR
PROSEDUR Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail. Daftarkan fail baru ke

Tajuk, nombor rujukan dan tarikh

pembukaan dicatat di atas kulit fail.

Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.

Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan.

Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat.

PROSEDUR
PROSEDUR

JBB1005 (S) / 100-09 / 09 / 003

PROSEDUR JBB1005 (S) / 100-09 / 09 / 003 Kod Sekolah Taraf keselamatan Kumpulan Utama Tajuk

Kod Sekolah

Taraf

PROSEDUR JBB1005 (S) / 100-09 / 09 / 003 Kod Sekolah Taraf keselamatan Kumpulan Utama Tajuk

keselamatan

Kumpulan Utama Tajuk Utama

Sub Tajuk Utama

(Aktiviti)

Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti)

TAJUK FAIL: TINDAKAN

TATATERTIB (SULIT)

PROSEDUR
PROSEDUR

JBB1005 / 100-09 / 10 / 004

PROSEDUR JBB1005 / 100-09 / 10 / 004 Kumpulan Utama Tajuk Utama Sub Tajuk Utama (Aktiviti)

Kumpulan Utama Tajuk Utama

Sub Tajuk Utama

(Aktiviti)

Kod Sekolah

Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti)

PROSEDUR
PROSEDUR

JBB1005 / FP : A-81679

Kod Sekolah

Nama Ringkas Bagi Fail Peribadi

Nombor Fail Peribadi

di Jabatan

PROSEDUR JBB1005 / 100-1 / 01 150 Pentadbiran Am PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 100-1 / 01
PROSEDUR
JBB1005 / 100-1 / 01
150
Pentadbiran Am
PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008
100-1 / 01
PROSEDUR
PROSEDUR
PROSEDUR Pertama : Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail. Akhir : Tarikh lampiran/surat terakhir

Pertama :

Tarikh kandungan pertama yang

dimasukkan ke dalam fail.

Akhir :

Tarikh lampiran/surat terakhir

dicatat sebelum fail ditutup.

Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail.

PENULISAN : KERTAS MINIT

PENULISAN :

KERTAS MINIT

PENULISAN
PENULISAN
  • Buka surat dan copkan tarikh terima.

  • Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10).

  • Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian.

  • Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.

  • Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan.

PENULISAN
PENULISAN
  • Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat.

  • Nombor kandungan diletakkan dalam bulatan.

  • Surat diterima, nombor dan bulatan perlu ditanda dengan warna merah.

  • Surat dihantar keluar, nombor dan bulatan perlu ditanda warna biru atau hitam.

PENULISAN Setiap fail perlu ada kertas minit. Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan
PENULISAN
PENULISAN

Setiap fail perlu ada kertas minit.

  • Kertas minit digunakan untuk mencatat

semua surat-surat masuk dan keluar serta

tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan.

  • Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah.

  • Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam.

PENULISAN
PENULISAN

Surat bertarikh …………. daripada …………… ..

..dikandung

pada

………………………
………………………

..

………

Surat bertarikh …………. kepada … ………… ..

..

………………………. dihantar pada

..

…………

PENULISAN
PENULISAN
  • Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor.

  • Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas.

PENULISAN Kertas Minit No. Fail : JBB1005/100-01/01/002
PENULISAN
Kertas Minit
No. Fail :
JBB1005/100-01/01/002

m.s : 1/1

Surat / 20 Memo Pekelling bertarikh
Surat /
20
Memo
Pekelling
bertarikh

Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP

J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)

5.4.2012

dimasukkan

pada

15.4.2012

Pen.Kanan Tadbiran,

Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.

  • 2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.

Terima kasih.

t.t. Ringkas tarikh

PENULISAN Kertas Minit No. Fail : JBA8011/100-01/01/002
PENULISAN
Kertas Minit
No. Fail :
JBA8011/100-01/01/002

m.s : 1/1

Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada

16.4.2012.

t.t. Ringkas

tarikh

PENULISAN
PENULISAN
PENULISAN Surat-surat tersalah masuk fail. Pindaan surat perlu mengandungi : Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah

Surat-surat tersalah masuk fail.

Pindaan surat perlu mengandungi : Tajuk Surat,

No.Rujukan Surat, Daripada,

Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah

Oleh dan Tarikh.

PENULISAN Tajuk Surat: .….…………………………… … ............. .. ….….…………………………………………. No.Rujukan Surat: .. .. .. ……….……… ……………… …
PENULISAN
PENULISAN

Tajuk Surat: .….…………………………… … .............

..

….….………………………………………….

No.Rujukan Surat:

.. .. ..

……….……… ……………… …

Daripada: ………… …………………… …………………

..

..

… … …….………………………….…………

..

..

Dipindah ke dalam Fail: .……………………………….

Dipindah oleh: ……………………….…………………….

Tarikh: ………….……………………………….………… ....

PROSEDUR : TUTUP BUKA FAIL

PROSEDUR :

TUTUP BUKA FAIL

PROSEDUR Membuka Sampul Kecil sebagai Tindakan Fail Sementara - Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka
PROSEDUR
PROSEDUR

Membuka Sampul Kecil sebagai

Tindakan Fail Sementara

- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu

buka sampul kecil.

- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan

apabila fail berkenaan dijumpai.

- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal.

- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru

perlu dibuka.

PROSEDUR
PROSEDUR
PROSEDUR Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter, mana yang terdahulu.

Fail perlu ditutup sekiranya telah

mengandungi 100 kandungan atau

ketebalannya 4 sentimeter, mana yang

terdahulu.

Di atas kulit fail yang telah ditutup itu

hendaklah dipalang dengan dakwat

merah dan dicatatkan perkataan

‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan

dakwat biru atau hitam menggunakan

dakwat kekal.

PROSEDUR JBB1005 / 100-1 / 01 150 Pentadbiran Am PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 100-1 / 01
PROSEDUR
JBB1005 / 100-1 / 01
150
Pentadbiran Am
PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008
100-1 / 01
PROSEDUR
PROSEDUR
PROSEDUR Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama

Di atas kulit fail yang baru pula

hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor

rujukan yang sama beserta dengan

catatan Jilid 2’ (Jld. 2).

JBB1005 / 100-1 / 01 Jld.2 151 Pentadbiran Am PEKELILING IKHTISAS 100-1 / 01
JBB1005 / 100-1 / 01 Jld.2
151
Pentadbiran Am
PEKELILING IKHTISAS
100-1 / 01
SEKIAN HUSSIN BIN HAMIDON PENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI B.A (Hons) Teknologi Maklumat (UPSI) 2005 DIPLOMA (edu)
SEKIAN
SEKIAN
SEKIAN HUSSIN BIN HAMIDON PENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI B.A (Hons) Teknologi Maklumat (UPSI) 2005 DIPLOMA (edu)

HUSSIN BIN HAMIDON

PENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI

B.A (Hons) Teknologi Maklumat (UPSI) 2005 DIPLOMA (edu) (IB Kuala Lumpur) 1992

KEJURULATIHAN : LEAD AUDITOR, INTERNATIONAL REGISTER OF CERTIFICATED AUDITORS (IRCA UK) 2011

TARIKH LAHIR : 22 OKTOBER 1971 TEMPAT LAHIR : JOHOR BAHRU, JOHOR ALAMAT BERTUGAS : PEJABAT PELAJARAN DAERAH PASIR GUDANG

d/a SK SERI KOTA PUTERI 4,

JALAN PENAGA, BANDAR BARU KOTA PUTERI, 81750 MASAI, JOHOR