Polticas de Comprobacin de Gastos

1.- Despus de recibido el cheque que se aplicar a gastos a comprobar, tendrn un plazo mximo de VEINTE das naturales para entregar la documentacin que ampare el gasto ejercido, en el Departamento de Contabilidad, y la comprobacin de Recursos Especficos en el Departamento de Atencin a Clientes ,donde le sellarn de recibido.

Si no queda debidamente comprobado en el plazo anteriormente sealado se proceder a retener los vales de despensa, o bien al descuento va nmina del responsable del proyecto o en su caso del beneficiario (ver formato de responsiva).

Polticas internas de comprobacin. 1.- Las comprobaciones deben ser acordes a lo autorizado en las partidas que se sealan en el Clasificador por Objeto del Gasto. 2.- No se aceptan comprobaciones parciales, cambios de partidas, pagos con vales de despensa, gastos personales, vinos y licores ni aquellas que consideren propinas, evitar el mal uso de RFC solicitar nica y exclusivamente facturas por el monto autorizado. 3.-En la adquisicin de activo fijo y acervo bibliogrfico deber contar con el sello de la instancia correspondiente en la factura.

4.-En las comprobaciones de recursos especficos (ANUIES, MOVILIDAD EST., P.A.I, CONUPE, PIFI/FIUPEA, PIFI/FOMES, PIFOP, IDENTIDAD, PEF, CUPIA, PUC, ETC.) entregar comprobaciones en el departamento de control presupuestal y los gastos del fondo PROMEP debern contener el visto bueno de la divisin de investigacin y posgrado (rea Apoyo PROMEP). 5.-Ser motivo de sancin el hecho de presentar en la comprobacin documentos y recibos DUPLICADOS apcrifos los cuales sern turnados a la Dir. Gral. Jurdica para su seguimiento, en tanto se cuente con documentacin impresa por comprobar seguir en funcin sta poltica hasta que las facturas electrnicas entren en funcionamiento al 100%. As como verificar vigencia de facturas. 6.-Las fechas de las facturas de comprobacin deben comprender el perodo de la actividad para lo que fue solicitado. 7.-Cuando la UAEH deposita a proveedores o becarios, tendrn que solicitar copia del depsito correspondiente para realizar el trmite de factura y as poder comprobar, o en caso de los proveedores, proporcionar sus datos (correo electrnico personal) para la recepcin de los archivos XML y PDF de la factura, y enviarla al correo para su almacenamiento. 8.-Cuando exista diferencia entre el importe del cheque y el importe de la comprobacin se realizar el depsito en ventanilla por el concepto de DIFERENCIA DE GASTOS A COMPROBAR. 9.- Cuando la ejecucin del gasto sea en el extranjero debern anotar la moneda y tipo de cambio vigente en su momento, anexando algn documento comprobatorio de la transaccin en donde se haga mencin del tipo de cambio utilizado. 10.-Alumnos que realizan movilidad acadmica debern entregar facturas con requisitos fiscales. 11.-Las comprobaciones deben ser por cada cheque emitido de acuerdo al recurso otorgado (federal, estatal, ingresos propios y autogenerados). 12.-Los recursos de caja chica deben ser comprobados nicamente con gastos de conservacin y mantenimiento (NO INCLUIR GASTOS PERSONALES, NOTAS DE CONSUMO, RECIBOS POR CONCEPTO DE REUNIONES DE TRABAJO, VITICOS Y GASOLINA). 13.- En las comprobaciones de la partida de Combustibles y lubricantes se deber anexar la bitcora respectiva debidamente requisitada con el Visto Bueno del Responsable Administrativo correspondiente. 14.-La documentacin comprobatoria relativa al mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina, as como equipo de computo y comunicaciones, debern de indicar el bien mueble al que se le realiz el servicio, el nombre del resguardatario, la ubicacin, marca, modelo, nmero de serie y el nmero de inventario, como se especifica en la bitcora. 15.-En la documentacin comprobatoria deber estamparse el sello de responsabilidad por parte del titular de la entidad, con nombre y firma autgrafa en un espacio que no afecte la legibilidad del documento. 16.- Tratndose de facturas electrnicas se deber de anexar a la pliza correspondiente la representacin impresa del comprobante fiscal digital y el resumen del anlisis del archivo del sistema con terminacin *.XML, el cual ser almacenado en trminos de lo sealado en los artculos 28 cuarto prrafo y 30 cuarto prrafo del C.F.F. en el correo de la persona que comprueba

el gasto para despus ser renviado al correo comp_fact_electronica@hotmail.com , donde se identificar con el nmero de solicitud y ao correspondiente para su almacenamiento.

Requisitos para la comprobacin de gastos: Reporte de Gastos. Vale de Caja. Comprobantes con los requisitos fiscales, legibles, sin tachaduras, enmendaduras, etc. La comprobacin de gastos deber realizarse por cheque emitido y fondo, es decir en un reporte de gastos no incluir las comprobaciones de dos o ms cheques.

Gua de llenado del Reporte de Gastos

Concepto S.E./Ao Recurso Otorgado Nombre Fecha Reporte Fecha del vale

Detalle Numero de Solicitud electrnica contenido en el vale de caja y ao. Genrico (federal, Estatal, Autogenerados) as como los especficos (PROMEP, PIFI etc.) Beneficiario del cheque Da de entrega de comprobacin Importe (Cantidad y letra) que amparan las comprobaciones anexas Fecha de impresin contenida en el vale de caja

C.C. (nombre de la dependencia que tramita el recurso) Importe del Vale Diferencia Entre el importe del Cheque y el importe de las comprobaciones anexas

Extensin donde se localizan para notificar en caso de rechazo Partida Observaciones Impresa en vale de caja El beneficiario podr incluir alguna aclaracin sobre la documentacin comprobatoria anexa Firma del responsable de solicitar los recursos (dueo de nip)

Enterado

Reporte de gastos

Formato de recibo oficial y bitcora.

As como las Bitacoras correspondientes a : Combustibles y Lubricantes de Vehculos. Combustibles y Lubricantes de Maquinaria y Equipo. Mantenimiento de Vehculos. Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.

 Nota: el formato de estas bitcoras se podrn encontrar en la pgina institucional en la seccin de la Divisin de Administracin y Finanzas. Contabilidad. Aplicacin saldo deudores diversos. Da a conocer a los gestores del PAU (genricos y especficos) la integracin del saldo pendiente por comprobar, a una fecha determinada. Es responsabilidad de cada gestor el monitoreo constante de la actualizacin de su estado de cuenta mediante el uso de esta herramienta.