LA CONTABILIDAD Y LOS FLUJOS DE INFORMACIN 1.-Qu es la Contabilidad?

La Contabilidad es el lenguaje de informacin cuantitativa especfica que utilizan las organizaciones modernas de todo tipo, tengan o o no fines de lucro, sean privadas, estatales o mixtas. La Contabilidad necesita ser analizada desde dos aspectos: 1. como disciplina de estudio, y 2. como un Sistema de Informacin. La Contabilidad como disciplina de estudio No debe confundirse Tenedura de Libros con Contabilidad. La primera se ocupa de aspectos contables mecnicos (partida doble). La Contabilidad en cambio, es una disciplina tecnolgica que se ocupa no slo del cmo se hacen las cosas, sino tambin del por qu se hacen o deberan hacerse de determinada manera. Este ltimo aspecto de la Contabilidad es el que permite alcanzar la calidad de la informacin contable. Si slo fuese abordada en su cmo se estara en presencia de una simple tcnica. Si bien hoy ms que nunca las computadoras tienen la capacidad de automatizacin, acumulacin de datos y velocidad de procesamiento superiores a las del hombre, lo que no pueden hacer es pensar. Esta actividad es esencialmente humana. Con ambos aspectos reunidos, tendremos el cmo y el por qu hacemos las cosas, buscando fundamento de las acciones contables. La Contabilidad como sistema de informacin La Contabilidad es un elemento bsico de la administracin de cualquier empresa. Ello resulta claro si se considera que: a) Administrar es combinar los elementos de un ente de modo tal que ello permita satisfacer en la mayor medida posible sus objetivos y los de quines en l participan. b) El proceso administrativo implica tomar decisiones, actuar conforme a las mismas y controlar los resultados de la accin. c) La toma de decisiones (seleccin de una alternativa entre varias) requiere, para el logro de mejores resultados, una adecuada informacin. d) Tal informacin incluye datos obtenidos en el ente (control de resultados de operaciones anteriores) y otros recogidos del contexto en que el mismo acta. e) Muchos de esos datos son procesados mediante la Contabilidad. En funcin a lo anterior, puede intentarse la siguiente definicin: La Contabilidad es un elemento del sistema de informacin de un ente que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolucin del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactan con l en cuanto se refiere a su relacin actual o potencial con el mismo. Los terceros o entidades que toman decisiones y que necesitan informacin contable por relacionarse con la empresa, pueden ser, por ejemplo: Acreedores (actuales y potenciales), Inversores (socios o acciones actuales y potenciales) Entidades financieras y bancarias Organismos gubernamentales de controles impositivos, previsiones, o de otra naturaleza. Clientes (actuales y potenciales) Personal de la empresa Otros interesados.

La Contabilidad es un sistema de informacin que permite: Conocer el patrimonio de una organizacin y sus variaciones Controlar el desarrollo de la actividad Medir los resultados. Objetivo El objetivo fundamental de la Contabilidad es brindar informacin, a los fines de: 1) Con respecto a ejercicios pasados, poder efectuar un anlisis comparativo. 2) Con respecto al ejercicio presente, poder determinar la Situacin Econmica (dada por el Estado de Resultados), Situacin Financiera (dado por el Estado de Evolucin del Patrimonio Neto) y Situacin Patrimonial (dada por la exposicin del Activo, Pasivo y Patrimonio Neto). 3) Con respecto a ejercicios futuros, poder proyectar los estados contables y tomar as las decisiones que correspondan. La Contabilidad es una disciplina tcnica consistente en un sistema de informacin destinado a constituir la base importante para la toma de decisiones y el control de la gestin.

2.- DOCUMENTOS COMERCIALES Concepto: Se llama documentacin comercial al conjunto de comprobantes que respaldan las operaciones comerciales de la empresa y que constituyen su constancia escrita, sirviendo la misma como fuente de informacin de las registraciones contables.

Formas de emisin de los documentos Las operaciones comerciales suponen: una parte que compra (cliente, comprador) y otra que vende (empresa, vendedor). una parte que paga (cliente que debe: deudor) y otra que cobra (empresa que vende: acreedor). Cada una de las partes tiene que tener un comprobante de la operacin efectuada. Es decir que la documentacin que respalda las operaciones se emite por duplicado:

El emisor del documento conserva el DUPLICADO

El receptor del documento conserva el ORIGINAL

Ciertas operaciones no generan original y duplicado, como por ejemplo las factura de servicio con la leyenda para el contribuyente.

Importancia a) Dejan constancia de las operaciones realizadas b) Individualizan a las personas que intervienen c) Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la relacin jurdica entre las partes) d) Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente de Registracin) e) Contribuyen a una correcta tarea de control fiscal. No todos los comprobantes corresponden a operaciones que modifican el Patrimonio de la organizacin. La funcin de algunos es informar y controlar aspectos de la operacin realizada, y no generan un registro contable. No por ello son menos importantes, y deben ser correctamente archivados.

Archivo y conservacin Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisin Por ley, deben ser conservados durante 10 aos, a partir de la emisin.

Partes de un Comprobante a) Encabezamiento: Lugar y fecha de emisin Nombre y domicilio del comprador y vendedor Nombre y nmero de orden del comprobante. Identificacin del Modelo A, B o C (segn corresponda) Nmero de inscripcin del vendedor en Ingresos Brutos Fecha de inicio de actividades. Nmero de C.U.I.T. y posicin frente al I.V.A. del vendedor y del comprador. b) Detalle Descripcin de las mercaderas vendidas (cantidad, descripcin, precio unitario y total) Condiciones de venta Total Bruto, I.V.A. Inscripto e importe neto a pagar o Total, segn el modelo. c) Delimitacin de responsabilidad Firmas o iniciales de las personas que intervienen Nombre de la imprenta que imprimi, fecha de emisin del formulario, nombre y nmero de CUIT de la imprenta que confecciona el modelo de formulario, habilitacin municipal y numeracin de los documentos impresos. Para los modelos A y B el nmero de Cdigo de Autorizacin de Impresin (CAI) y la fecha de vencimiento. Sistema de identificacin de datos (Cdigo de Barras) 1.- REMITO Concepto: Es el documento que confecciona el vendedor y acompaa la entrega de las mercaderas vendidas. Formas de Emisin Original: Para el comprador Duplicado: Para el vendedor, firmado por el comprador. Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador) Importancia Comprador: Controla las mercaderas recibidas con la Nota de pedido Vendedor: Constancia de que el comprador recibi conforme Empresa de Transporte Constancia de que el transportista entreg las mercaderas.

2.-FACTURA Concepto: Es el documento que el vendedor entrega al comprador comunicndole el importe de las mercaderas vendidas o prestacin servicios a crdito o al contado. Formas de Emisin Original: Para el comprador Duplicado: Para el vendedor Triplicado: Tambin para el comprador, para que ste lo ponga a disposicin de la A.F.I.P., en caso de que la operacin implique la discriminacin y pago del I.V.A. detallado. Para operaciones en que no corresponda discriminar el I.V.A. no se requiere triplicado. Importancia Vendedor: Registra la venta a plazo o al contado y el compromiso de jpago del Comprar, si la condicin es en cuenta corriente. Comprador: Registra la compra a plazo o al contado y la deuda contrada, si la condicin es en cuenta corriente. 6

Modelos de Facturas Modelo A: La emiten los Responsables Inscriptos en el I.V.A. destinada a otros Responsables Inscriptos, discriminando el I.V.A. Esta Factura tradicional puede ser reemplazada por el Ticket Factura A que emiten las Impresoras Fiscales aprobadas por la A.F.I.P. Modelo B: (No se discrimina el I.V.A.). La emiten los Responsables Inscriptos en el I.V.A. destinada a Monotributistas, Consumidores Finales, Exentos y No Responsables. La Factura tradicional B pueden ser reemplazada por la emisin del Ticket Factura B, que emiten las Impresoras Fiscales, autorizadas por la A.F.I.P. Modelo C: La emiten loso monotributistas y los Exentos por Ley, destinada a Monotributistas, Responsables Inscriptos, Exentos, No Responsables y Consumidores Finales.

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I.V.A.) Es un impuesto nacional al consumo, que se establece en todo el territorio de la Nacin y en lneas generales, aplica una alcuota del 21% sobre las ventas, las obras, locaciones y prestaciones de servicios. Este impuesto lo pagamos todos, cada vez que hacemos una compra o nos prestan algn servicio, al pedir un ticket o una factura. Al pedir el comprobante de compra garantizamos que el impuesto que pagamos sea efectivamente ingresado al Estado para hacer frente a las necesidades pblicas (salud, educacin, seguridad, vivienda, entre otras). Es decir, todas las personas que intervienen en una operacin de compraventa de bienes y servicios, cobran y pagan el I.V.A. El importe que se cobra de I.V.A. se denomina Dbito Fiscal. La suma que se paga de concepto del I.V.A. se denomina Crdito Fiscal. La diferencia resultante entre el Debito Fiscal y el Crdito Fiscal, es depositada mensualmente en una Institucin Bancaria a favor de la Administracin Federal de Ingresos Pblicos (A.F.I.P.). Ej. Se realiza una operacin de compraventa de un Responsable Inscripto a otro Responsable Inscripto (Factura A) por valor de $20.000,- + I.V.A. 21% (tasa general) Total Bruto o Subtotal I.V.A. Resp. Insc. 21% TOTAL FACTURADO $ 20.000 $ 4.200 $ 24.200

Total Bruto= 20.000 x 21 : 100 = 4.200

3.- NOTA DE DEBITO Concepto: Es el comprobante que enva el vendedor al comprador comunicndole que aument su deuda por motivos que en l se especifican. Motivos: Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.) Por haberse facturado de menos (cantidad o precio) Por el cobro de intereses. Formas de Emisin Original: Para el comprador Duplicado Para el vendedor Importancia Comprador: Registrar el aumento de su deuda. Vendedor: Permite salvar errores ajustndolos a la realidad y registrar un importe a su favor.

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4. NOTA DE CRDITO Concepto: Es el comprobante que enva el vendedor al comprador comunicndole que disminuy su deuda por motivos que en l se especifica. MOTIVOS Devolucin de las mercaderas Por haberse facturado de ms (cantidad o precio) Por bonificaciones, quitas o descuentos realizados. Anulacin de operaciones Formas de Emisin Original: Para el comprador Duplicado: Para el vendedor Importancia Comprador: Registrar una disminucin en su deuda Vendedor: Permite salvar errores ajustndolos a la realidad y registrar una disminucin en la cuenta corriente del comprador.

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5.-RECIBO Concepto: Es el comprobante que enva el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagars u otros valores. Formas de Emisin Original: Comprador o pagador Duplicado: Vendedor o Beneficiario Importancia Vendedor o Beneficiario: Medio de registracin y control de los ingresos de dinero y otros bienes. Comprador o Pagador: Medio de prueba y de registracin de egreso de dinero y otros bienes.

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6.- PAGAR Concepto: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero, en un plazo determinado. Personas que intervienen Librador, Pagador o Firmante: Es la persona que firma el pagar y promete pagarlo (deudor) Beneficiario: Es la persona cuyo nombre figura en el pagar para que a ella o a su orden se realice el pago (acreedor). Tenedor: Es la persona que tiene el documento por habrselo transferido el beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o endosarlo nuevamente. Endosante: Es la persona o personas que transfieren el pagar. Importancia Permite realizar las operaciones sin entregar dinero en forma inmediata (a crdito) Permite obtener prstamos de dinero. Ofrece seguridad para su cobro Permite su negociacin antes del vencimiento. Partes de un Pagar Taln: Queda en poder del librador y representa una deuda documentada. Cuerpo: Se entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar. Endoso Es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro de un documento, firmando al dorso del mismo. Formas de Emisin En blanco o simple: El beneficiario se limita a firmar al dorso del documento, con aclaracin de firma y N de DNI. O CUIT. Completo: Adems de la firma debe indicarse la fecha y los datos personales del nuevo beneficiario.

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7.- BOLETA DE DEPSITO o NOTA DE CRDITO BANCARIA Concepto: Es el documento que el Banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero, cheques, giro y otros valores al cobro, en calidad de depsito en cuenta corriente o caja de ahorro. Importancia Para el cliente: Permite controlar y contabilizar el depsito efectuado. Para el Banco: Sirve para acreditar en la cuenta del cliente el depsito realizado.

8.- CHEQUE Concepto: Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorizacin para girar en descubierto o emitir cheques con fecha diferida.

Partes de un Cheque Taln de cobro: Sirve para cobrar el cheque en la ventanilla del Banco. Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario, con o sin el taln de cobro. Personas que intervienen Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y ordena su pago. El Banco: Es la institucin contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo. Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque y puede cobrarlo. Endosante: Recibe el cheque y lo transfiere por medio del endoso. Importancia Evita los riesgos que significa manejar dinero en efectivo Sirve como prueba de pago, ya que queda registrado en el Banco Permite realizar pagos entre personas ubicadas en distintos lugares Es utilizado como instruye te de crdito (cheque diferido)

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Tipos de cheques En la prctica comercial se utilizan dos tipos de cheques: a. Cheque Comn o Tradicional: Se utiliza como medio de pago, el que lo recibe podr cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo. b. Cheque de Pago Diferido: Es utilizado como instrumento de crdito, se puede endosar y podr ser emitido en plazos de 1 a 360 das. Los Bancos deben entregar 2 tipos de chequeras a sus clientes, una por los cheques comunes y otra por los de pago diferido. Presentacin para el pago El trmino de presentacin de pago de un cheque es el siguiente: Cheque comn: 30 das, corrido a partir de su emisin. Cheque diferido:30 das corridos, a partir de su fecha de pago. En algunas entidades este plazo es de 60 das corridos.

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3.-Estados contables bsicos

Balance General Concepto: El balance General es un estado contable que nos permite conocer la situacin patrimonial, econmica y financiera de un comerciante o empresa a una fecha determinada (Ejercicio Econmico). Situacin Patrimonial: Describe la formacin del Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. Situacin Econmica: Expone el resultado del ejercicio (Prdida o Ganancia), permitiendo una correcta distribucin del mismo. Situacin Financiera: Muestra la solvencia de la empresa y permite una correcta toma de decisiones. El Cdigo de Comercio establece que los comerciantes debern realizar anualmente el Balance General, disponiendo que los comerciantes al por menor no tienen obligacin de hacerlo son cada tres aos.

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