El Backlog o Acumulacion de Trabajo

El Backlog o Acumulacin de Trabajo
Juan Carlos Orrego Barrera Ingeniero Mecnico Especialista en Finanzas Preparacin y Evaluacin de Proyectos www.mantonline.com Medelln - Colombia
servicio@mantonline.com
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Que es el Backlog
Es la acumulacin de trabajos o son todos los trabajos, que han sido identificados, pero que no han sido completados, hace referencia al trabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hay una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.
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Flujo de la Orden de Trabajo

AVISO Falla
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PRIORIZACION
PRIORIZACION
PLANIFICACION
PLANIFICACION
PROGRAMACION
PROGRAMACION
EJECUCION Problema Resuelto

CONTROL
EJECUCION
CONTROL
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Puntos de Generacin del Backlog

Falla AVISO
PRIORIZACION
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PLANIFICACION
PROGRAMACION
BACKLOG
EJECUCION Problema Resuelto

CONTROL
Problema Resuelto
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Sntomas del Backlog

Alta accidentalidad Ausentismo en alza Estrs del personal Aumento de stocks de partes Altos costos de mantenimiento Ordenes de trabajo Duplicadas Disminucin o baja Disponibilidad Aumento de pagos en horas extras Reduccin del Tiempo medio entra Fallas Quejas permanentes de los clientes del rea
Nivel Optimo para el Backlog

Depende de cada empresa, mundialmente es aceptado entre 2 y 4 semanas.
Relativo
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Anlisis
La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones actuales Backlog Optimo 2 a 4 Semanas No hay suficiente trabajo disponible para elaborar una buena programacin
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Por que?
La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones actuales Backlog Optimo 2 a 4 Semanas No hay suficiente trabajo disponible para elaborar una buena programacin Poco personal Falta de control Presupuesto bajo Baja capacitacin Falta de programacin Poca o nula herramienta Desmotivacin del personal Escasa cantidad de repuestos
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Por que?
La gerencia de mantenimiento tiene mas trabajo del que puede manejar bajo las condiciones actuales Falta de control Backlog Optimo 2 a 4 Semanas No hay suficiente trabajo disponible para elaborar una buena programacin Baja capacitacin Demasiado personal Falta de programacin Exceso de trabajo contratado
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Los mayores generadores

El jefe El clima El clima laboral El jefe de mi jefe La falta de control El desconocimiento Repeticin de trabajos La falta de jerarquizacin El trabajo de emergencias Los repuestos poco confiables El software usado para mantenimiento ( Si su programacin fue inadecuada)
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Claves para el xito de la gestin del Backlog

Establecimiento de objetivos Configuracin de prioridades Establecimiento de responsabilidades Implementacin de procesos para cumplir los objetivos Medicin del desempeo Revisin de la interpretacin o ejecucin Auditora del proceso
Gestin del Backlog

1. La gestin de las ordenes de trabajo. 2. El desarrollo de las rdenes de trabajo, preparacin y procedimientos de reparacin. 3. Programacin del Trabajo. 4. Seguimiento de la ejecucin de los trabajos
Manejo del Backlog

Organizacin de actividades acumuladas por antigedad Zona A Zona B
Zona C
Zona D
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Manejo del Backlog

Priorizacin de actividades acumuladas segn prioridad inicial Zona B Prioridad 0 Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Prioridad 4
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Como calcularlo
Cuanto de lo programado bajo estas caractersticas representa ese tiempo en %
3 2 1 1 2
O.Ts = Ordenes de Trabajo HE = Horas Estimadas para realizar el trabajo IA = Indicador de Acumulacin ( % de Horas programadas del total de O.Ts)
Como calcularlo
3 2 1 1 2 10 100% 2 20%
Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenan programadas 3 OT que supuestamente tardaran 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir que IA=.100% Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenan programadas 4 OT que debian de tardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran 2 horas, entonces el IA=20%
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Como calcularlo
3 10 100% 2 2 20% 1 8 1 200 2 100
90% 80%
320
Representa el % de lo que en verdad se puede ejecutar de lo que se encuentre sobre esta lnea
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Como calcularlo
Si solo se cuenta con un tcnico y este trabaja en Colombia, es decir 48 horas a la semana, entonces
Semanas de Acumulacin = 320/48 = 6,67 semanas
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Como calcularlo
El N Total de tcnicos para realizar el trabajo pendiente en 6.67 semanas sera segn la ecuacin igual a:
= 320/ (6,67 * 48) = 1 Tcnico adicional Si deseamos que se haga en una semana, deberamos usar 6,67 = 7 tcnicos
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Que ms podemos encontrar?

Sobrecargas de trabajo Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo Eleccin de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal adicional
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A que nos ayuda?

Reduccin de costos de mantenimiento Reduccin en perdidas de produccin Aumento de la responsabilidad de los tcnicos Fortalecimiento de la unidad de mando
log Back
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Competitividad
Gracias Preguntas
Juan Carlos Orrego Barrera www.mantonline.com Medelln - Colombia

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EJECUCION Problema Resuelto

Sntomas del Backlog

Nivel Optimo para el Backlog

Los mayores generadores

Claves para el xito de la gestin del Backlog

Gestin del Backlog

Manejo del Backlog

Manejo del Backlog

Semanas de Acumulacin = 320/48 = 6,67 semanas

Que ms podemos encontrar?

A que nos ayuda?

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