Manual Operaciones Babco Programas y Proyectosconcordia

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE CONCORDIA MANUAL DE OPERACIONES BANCO DE PROYECTOS MUNICIPAL
CDIGO: CI-210-17 VERSIN: 01 PGINA 1 DE 25
MUNICIPIO DE CONCORDIA
BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL MANUAL DE OPERACIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Enero de 2009
CONCORDIA UNIDA, COMUNITARIA Y PARTICIPATIVA www.concordia-antioquia.gov.co, e-mail: alcaldia@concordia-antioquia.gov.co Carrera 20 # 19-25, Plaza Principal Tel. 8446240 y 8446089 NIT 890982261-8
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ADMINISTRACIN MUNICIPAL
Juan Jairo Montoya Correa
Alcalde Municipal
Emilce Restrepo lvarez

Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos
Liliana Maritza Arias

Secretaria de Planeacin y Desarrollo Territorial
Juan Guillermo Posada Meja

Secretario de Hacienda y Desarrollo Econmico
Claribeth Caldern de Hernndez

Secretaria de Salud y Bienestar Social
Mercedes Velez Holgun

Diretora de Ncleo Educativo
Jose Ivan Garcs Ochoa

Diretor de La UMDRA
Concordia - Antioquia, Enero de 2009.
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MANUAL DE OPERACIN DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL TABLA DE CONTENIDO
Introduccin 1 2 3 4 5 BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL (BPIM) OBJETIVOS DEL BANCO DE PROYECTOS NORMATIVIDAD: Marco Legal CONCEPTOS BSICOS FUNCIONES DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL (BPIM) 6 7 8 9 10 11 12 MANEJO DE LA INFORMACIN DEL BPIM ORIGEN DE LOS PROYECTOS FUENTES DE FINANCIACIN METODOLOGAS A EMPLEAR PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN REPORTES DEL BANCO DE PROGRAMAS Y POYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL 13 14 OBSERVACIONES GLOSARIO DE TERMINOS Y DEFINICIONES 18 18 9 9 9 10 10 16 17 4 5 5 6 7 8
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INTRODUCCIN La administracin municipal Concordia Unida, Comunitaria y Participativa a travs del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal (BPIM) presenta el presente manual de operaciones como un nuevo instrumento que orienta a la comunidad, las entidades municipales y dems usuarios, en los procesos de formulacin, evaluacin, viabilidad, registro y seguimiento de los proyectos que buscan ser financiados o cofinanciados con recursos pblicos. Se presentan diferentes relaciones de gestin e informacin que deben existir entre las dependencias administrativas y tcnicas del ente territorial y sobre procedimientos diseados para operacin del banco. El banco de proyectos municipal a travs de la adopcin de las metodologas de formulacin de proyectos y la definicin de los procesos y procedimientos de registro, viabilidad, seguimiento entre otros, permitir implantar en la gestin pblica municipal la cultura de proyectos fundamental dentro de las competencias de planeacin, programacin, presupuestacin y evaluacin de la administracin municipal Concordia Unida Comunitaria y Participativa, y de las administraciones venideras.
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1.
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL (BPIM): El banco de programas y proyectos de inversin municipal es un instrumento dinmico de la planeacin que registra los programas y los proyectos viables tcnica, ambiental, socioeconmica y legalmente susceptibles de ser financiados con recursos pblicos en el territorio municipal. Permite concretar y darle coherencia a los planes de desarrollo, as como realizar labores de anlisis y ejecucin de las inversiones pblicas, y del seguimiento y evaluacin de los resultados. Los programas y proyectos constituyen la fuente esencial del sistema de informacin del banco de programas y proyectos de inversin del municipio. Los proyectos se formulan utilizando una metodologa establecida y son sometidos a un anlisis de viabilidad antes de proceder a su registro en el sistema de informacin adoptado por la oficina de proyectos municipal. El buen funcionamiento y operacin del banco de proyectos es responsabilidad de todas las entidades de la administracin incluidas las Secretaras Sectoriales, las entidades y organismos descentralizados del orden Municipal.
2.
OBJETIVOS DEL BANCO DE PROYECTOS: 2.1. Objetivo General: Mejorar la gestin desempeada por la administracin municipal, mediante la implementacin de metodologas de formulacin de proyectos y aplicacin de sistemas de informacin que faciliten el estudio, anlisis y ejecucin de los programas y proyectos de inversin pblica del Municipio de Concordia en la bsqueda de elevar la calidad de vida de la poblacin. 2.2. Objetivos Especficos: Conocer las necesidades de las comunidades, calcular la demanda de recursos para sus soluciones y apoyar la toma de decisiones en las etapas de los proyectos. Servir de instrumento para efectuar seguimiento, control y evaluacin de la inversin del Municipio. Mantener informacin actualizada que facilite la toma de decisiones y la coordinacin del trabajo interinstitucional. Servir de instrumento de gestin para la planeacin, la programacin y la presupuestacin de los recursos humanos, ambientales, financieros del Municipio de Concordia
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3. NORMATIVIDAD: Marco Legal:
La normatividad que soporta el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal est referida en aspectos de tipo presupuestal y relacionados con la planeacin, como son: Acuerdo Municipal 025 de Agosto 30 de 1996. Por medio del cual se crea y organiza el banco de programas y proyectos y sistemas de informacin para la planeacin del municipio de Concordia. Ley 38 de 1989. Crea el Banco de Proyectos de Inversin Nacional, confa al Departamento Nacional de Planeacin su diseo, montaje y operacin. Decreto Nacional 841 de 1990. Por medio de esta norma se reglament el funcionamiento del Banco Nacional de Proyectos BPIN. Ley Orgnica de competencia y recursos Ley 60 de 1993. Insiste en la cultura de los proyectos para garantizar la eficiencia de las transferencias a las entidades territoriales, en trmino de Situado Fiscal e Ingresos Corrientes de la Nacin. Ley 152 de 1994, Artculo 27. El Banco de Programas y Proyectos de inversin es un instrumento para la planeacin que registra los programas y proyectos viables tcnica, ambiental y socioeconmicamente susceptibles de financiacin con recursos del presupuesto general de la Nacin. Ley 152 de 1994 Artculo 49. Le compete a los Municipios del Departamento con una poblacin inferior a los 100.000 habitantes, organizar y poner en operacin los Bancos Locales de Programas y Proyectos, a ms tardar del 22 de junio de 1997. Ley Orgnica de la Planeacin, Ley 152 de 1994. Disposicin que inicia el desarrollo de la constitucin de 1991 en este campo especifico. Se refiere a tres reas de vital importancia, los planes de desarrollo territorial, los planes de accin sectorial y los Bancos Territoriales de programas y proyectos, como elementos que deben manejarse armnicamente a fin de impactar adecuadamente los resultados institucionales de las entidades del estado. Ordenanza 50 de Diciembre 20 de 1995: Por la cual se crea e institucionaliza el Banco de programas y Proyectos de Inversin Pblica del Departamento de Antioquia. Decreto Nmero 0806 de Agosto 10 de 2005 del Departamento Nacional de Planeacin Por la cual se organizan metodologas, criterios y procedimientos que permitan integrar los sistemas de planeacin y la red nacional de Bancos de Programas y Proyectos.
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4. CONCEPTOS BSICOS:
4.1. Programas: Un programa es una manera de agrupar proyectos o acciones, que contribuyan de manera individual al cumplimiento de un objetivo, y que requiere la aplicacin de todas las acciones de manera integral para el cumplimiento de dicho objetivo, generalmente sectorial. DNP, notas sobre las diferentes aplicaciones de los conceptos de programa y proyecto de inversin. 4.2. Proyecto: Es un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, con el fin de alcanzar un objetivo especifico concreto dentro de unos lmites de presupuesto y tiempo determinado. El Proyecto, es una herramienta que facilita la satisfaccin de las necesidades de la poblacin y que los requerimientos del desarrollo sean tenidos en cuenta en la programacin de inversiones pblicas. Por lo tanto sirven para articular la planeacin con las inversiones. 4.3. Etapas de un Proyecto: Todo proyecto de inversin para lograr los objetivos propuestos debe pasar por cuatro etapas: Preinversin, Inversin, Operacin y terminacin. a. Preinversin: Las tres actividades principales que deben desarrollarse en la etapa de preinversin son: identificacin, la preparacin de la o las alternativas de solucin y evaluacin ex - ante. En este estado deben desarrollarse todos los elementos de juicio (tcnica, institucional, econmica, social, ambiental, legal y poltica) necesarios para tomar una decisin de adelantar o acometer un proyecto 1) Identificacin: Consiste en la determinacin del problema que afecta a la comunidad, y que desea ser mitigado o resuelto con el proyecto, as como la determinacin de las causas que producen el problema y los efectos producidos por este. Esta etapa del proyecto termina con la identificacin de las posibles alternativas que le dan solucin al problema. 2) Preparacin: La preparacin consiste en realizar los estudios pertinentes para comparar las alternativas, con el fin de seleccionar entre ellas la ms adecuada para alcanzar el objetivo propuesto. Para la preparacin de las alternativas pueden realizarse estudios especficos, como son: estudio legal, de mercado, tcnico, institucional, administrativo, ambiental, y financiero.
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3)
Evaluacin Ex ante: Se entiende por evaluacin ex ante, el resultado del anlisis efectuado a partir de la informacin de las alternativas de solucin propuestas. Con base en este anlisis se selecciona la mejor alternativa de solucin o proyecto.
b.
Inversin: En la etapa de inversin se ejecutan o aplican los recursos del proyecto; y se realiza el seguimiento fsico - financiero que garantiza la correcta aplicacin de los recursos programados en la preinversin y que han sido asignados para la ejecucin del proyecto. Las etapas de la inversin son: Diseo, ejecucin y Terminacin. Operacin: En esta etapa el proyecto se pone en marcha y empieza a generar los beneficios, a travs de la produccin de los bienes y servicios para los que fue diseado. Se recomienda realizar seguimiento y evaluacin de resultados al proyecto para garantizar su correcta operacin. Terminacin: En esta etapa es necesario realizar la evaluacin de los resultados posteriores (Ex Post); sobre los efectos, impactos y resultados generados por el proyecto.
c.
d.
5.
FUNCIONES DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL (BPIM): a. Orientar y dirigir la capacitacin y asistencia tcnica en: Formulacin, evaluacin y gestin de proyectos con el fin de promover y consolidar la cultura del proyecto. Establecer un procedimiento claro y prctico que garantice la utilizacin del Banco de Programas y Proyectos de Inversin, como herramienta dinmica de apoyo a la poblacin, la programacin de las inversiones y la evaluacin de la Gestin de Gobierno. Inscribir los programas y proyectos que le sean remitidos por la Comunidad en general, las Secretaras y las Entidades competentes, previo concepto de viabilidad favorable. Remitir a las secretaras y Entidades de origen los programas y proyectos no viables con las observaciones realizadas por el Comit Tcnico Evaluador. Mantener actualizado el sistema de informacin sobre los programas y proyectos. Generar los listados de programas y proyectos de cada sector que estn radicados y/o registrados en el Banco para que sean la base del proceso de elaboracin del presupuesto y programacin de inversin.
b.
c.
d.
e. f.
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g.
Operar el Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de inversin (SSEPI) para seguimiento y evaluacin de las inversiones, Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT), y el Plan de Desarrollo, con el aporte y compromiso de cada Secretaria o Ente descentralizado responsable de la ejecucin de los programas y proyectos. Adoptar oportunamente las disposiciones legales vigentes relacionadas con el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal, la programacin de las inversiones y la planeacin, y velar por el cumplimiento de las mismas.
h.
6.
MANEJO DE LA INFORMACIN DEL BPIM: En la Oficina de Planeacin y Desarrollo Territorial Municipal se centralizan todos los estudios y documentos de respaldo de los proyectos de inversin registrados en el Banco de Proyectos, debidamente clasificados. Dicha informacin podr ser consultada por cualquiera de las diferentes dependencias municipales y organizaciones comunitarias y la comunidad en general. El Banco aplicar el Sistema de seguimiento y evaluacin de programas y proyectos de inversin (SSEPI) diseados por el departamento administrativo de planeacin nacional y asesorado por el Departamento Administrativo de Planeacin Departamental.
7.
ORIGEN DE LOS PROYECTOS: En la comunidad En la Administracin Municipal y sus Secretaras En las entidades adscritas o vinculadas al Municipio Los miembros de corporaciones pblicas de eleccin popular Las Organizaciones no Gubernamentales (ONG), y Las organizaciones gremiales de la produccin del trabajo.
8.
FUENTES DE FINANCIACIN: Transferencias de la nacin (Ley 60/93,ICN - SGP) Transferencias del Departamento (situado fiscal) Transferencias del sector elctrico Crdito Interno y Externo Recursos propios Recursos del balance Recursos de cofinanciacin Nacional y Departamental Donaciones Recursos de Cooperacin Tcnica Internacional Convenios con el sector privado Convenios con entidades regionales Fondo Nacional de Regalas (Ley 141/94)
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9. Entidades de apoyo a programas de Gobierno Organismos no Gubernamentales
METODOLOGAS A EMPLEAR: La metodologa de formulacin de proyectos a emplear ser la Metodologa General Ajustada desarrollada por el Departamento Nacional de Planeacin en la versin actualizada vigente y la Metodologa Municipal segn el caso. Estas metodologas se utilizarn de acuerdo al monto de los proyectos que se deseen radicar en el Banco de proyectos Municipal.
Metodologa Municipal Metodologa Ajustada Proyectos menores o iguales 11 SMMLV. Se Proyectos mayores a 11 SMMLV y/o cofinanciados tiene una ficha resumen por el Departamento o Nacin Estas metodologas sern suministradas por la Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Municipal. 10. PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS: La presentacin de los proyectos ser responsabilidad de la Comunidad, las Secretarias y las entidades descentralizadas del Municipio, independiente de la fuente de financiacin. Los proyectos originados en el Despacho del Alcalde, las diferentes Secretaras de la administracin Municipal, las entidades adscritas o vinculadas al Municipio, se deben formular en la metodologa correspondiente y dirigirse al comit evaluador de proyectos (Ver numeral 10.4) para su estudio y viabilidad. Una vez cumplidos los requisitos del comit evaluador podr ser enviado a la oficina de proyectos para su registro. Los proyectos originados en la comunidad, se deben inscribir en la ficha Proyecto Comunitario, la cual deber ser entregada en la Secretara competente segn el sector de inversin y/o el tipo especfico de gasto. Esta ser la encargada de formular el proyecto adecuadamente de acuerdo a la metodologa, dirigirlo al comit evaluador y, de resultar viable, enviarlo a la oficina de proyectos para el correspondiente registro. 10.1. Documentos y Formatos a Diligenciar: Para presentar un proyecto al Banco de Proyectos de Inversin Municipal, se debe anexar la siguiente informacin: Copia en medio magntico del Proyecto formulado en la metodologa general ajustada o copia impresa del proyecto formulado en Metodologa Municipal segn el caso. (Proyectos menores de 5 SMMLV.) Copia impresa de la Ficha EBI completamente diligenciada (para el caso de la Metodologa General Ajustada) Licencia ambiental, si se requiere, con el plan de manejo y mitigacin respectivo.
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Diseos, Planos, Presupuesto oficial de Obra, anlisis de precios unitarios y Cotizaciones. (Cuando se requieran). Los documentos de soporte que sean requeridos por la entidad sectorial competente y los necesarios para definir la viabilidad del proyecto.
10.2. Revisin de los Proyectos Presentados al Banco para su radicacin: La oficina de proyectos revisara que la informacin presentada contenga todos los documentos necesarios para el estudio, evaluacin y el registro del proyecto dentro de los sistemas de informacin utilizados por el banco de programas y proyectos municipal. La informacin se somete a revisin en lo relacionado con contenidos, cumplimiento de requisitos, calidad de la informacin, as como su relacin con el plan de desarrollo, el plan de accin y el presupuesto municipal vigente. Cumplidos todos los requisitos se procede a la radicacin del mismo, en los sistemas de informacin aceptados y en funcionamiento. Aquellos proyectos que solicitan cofinanciacin de otros entes territoriales diferentes al municipio, sern presentados al banco de proyectos de la entidad territorial respectiva acompaado de todos los documentos y soportes que sean necesarios para dar cumplimiento a los requisitos exigidos por el ente territorial; previo cumplimiento de los requisitos necesarios para optar al registro del proyecto en el banco de programas y proyectos del municipio de Concordia. 10.3. Parmetros y Criterios para Revisin de los Documentos: Se conformara un Comit Tcnico Evaluador de proyectos que como su nombre lo indica ser el responsable de evaluar el proyecto y emitir el concepto de viabilidad necesario para el registro en el banco de proyectos municipal o en su defecto emitir concepto de devolucin motivada por el cual se reserva el derecho de registro del proyecto en el banco. Velar por que los contenidos de informacin de los proyectos que ingresen al banco de proyectos municipal sean de calidad, veraces, correctos, pertinentes y suficientes y adems verificar la validez de los documentos anexos, de soporte o que sean requeridos con carcter de obligatorios. A. Parmetros: Los siguientes son los parmetros revisin. Nombre correcto del Proyecto el cual incluye el proceso, el objeto y la localizacin. Aplicacin adecuada de la metodologa de formulacin correspondiente. Documentos de respaldo necesarios: Licencia ambiental, si la requiere, con el plan de manejo y mitigacin respectivo; diseo, planos, presupuesto oficial de obras, anlisis de precios unitarios y cotizaciones si las requiere.
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Pertinencia con los programas y proyectos del Esquema de Ordenamiento Territorial, Plan de Desarrollo Municipal, o Plan de accin municipal. En el caso de actualizacin de un proyecto registrado con anterioridad y que no se ha ejecutado parcial o totalmente, se podr conservar el cdigo asignado previamente por el banco de proyectos evidenciando en el sistema de informacin las modificaciones presentadas con relacin a las caractersticas anteriores que presentaba el proyecto. Criterios: El proyecto formulado deber contener informacin coherente, suficiente y
pertinente y su viabilidad podr ser clasificado como: aceptable, insuficiente o deficiente. Calificacin de viabilidad. Se manejan tres criterios que son
B.
Coherencia: Las partes del proyecto deben estar articuladas en una cadena lgica entre las diferentes etapas del proyecto. Suficiencia: La informacin consignada debe ser clara y completa para realizar la evaluacin. En ella se encuentran todos los requisitos tcnicos y legales de presentacin de proyectos. Pertinencia: El problema planteado debe ser real e importante. El objetivo propuesto es realizable en tiempo y modo, y seguir siendo vlido durante la operacin del proyecto para lograr la situacin deseada. CUADRO DE CALIFICACIN DE VIABILIDAD: Cuando la informacin rene los criterios de pertinencia, Coherencia y Suficiencia, y si el proyecto cumple con los aspectos tcnicos, legales, sociales, comunitarios, econmicos, ambientales, de costos y financieros e institucionales Cuando la informacin rene los criterios de pertinencia, Coherencia pero se requiere ampliar la informacin porque est incompleta para cumplir con los aspectos tcnicos, legales, sociales, comunitarios, econmicos, ambientales, de costos y financieros e institucionales Cuando la informacin no rene los criterios de Pertinencia, coherencia y el proyecto no cumple con los aspectos tcnicos, legales, sociales, comunitarios, econmicos, ambientales, de costos y financieros e institucionales
Aceptable
Insuficiente
Deficiente
El Comit Tcnico de Evaluacin dispone de cinco (5) das hbiles para revisar el proyecto desde el momento de su recepcin, y dispondr de un tiempo de dos (2) das hbiles a partir de realizada la revisin para informar si el proyecto es o no viable. Si el proyecto es clasificado como aceptable se emite el Certificado de viabilidad.
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10.4. Conformacin del Comit Tcnico de Evaluacin (CTE): El Comit Tcnico de Evaluacin de Proyectos del municipio de Concordia estar integrado por Secretario (a) de Planeacin y Desarrollo Territorial, Secretario (a) de Hacienda y Desarrollo Econmico, Director (a) Local de Salud y Bienestar Social, Secretario (a) de Gobierno y de Servicios Administrativos, Director (a) del Ncleo Educativo, un representante del Consejo Municipal de Planeacin en caso de requerirse. El Secretario (a) de Planeacin y Desarrollo Territorial tendr el papel de secretaria del Comit. Este Comit constatar si el proyecto cumple con los aspectos tcnicos, legales, sociales, comunitarios, econmicos, ambientales, de costos y financieros e institucionales; una vez constate lo anterior, dispondr de un tiempo de dos (2) das hbiles a partir de realizada la revisin para informar si el proyecto es o no viable. El comit podr citar, si lo estima necesario o conveniente a la comunidad beneficiada y al responsable del proyecto para que presenten sus inquietudes y sugerencias, realice la exposicin del mismo y aclare los aspectos que sean de inters para l comit. Se tendr en cuenta las siguientes consideraciones sobre los aspectos a evaluar: Evaluacin Tcnica: Se verifica que las acciones definidas sean correctas y estn bien dimensionadas; que los recursos econmicos, financieros, humanos y de tiempo que se requiere para hacerlo estn acordes con las caractersticas del tipo de proyecto presentado y la programacin de ejecucin del mismo sea coherente y pertinente al mismo. Si es necesario se solicitar el concepto tcnico de un especialista sobre el proyecto para el concepto de viabilidad tcnica. Evaluacin Ambiental: Se verifica que cumpla con los requerimientos de las autoridades ambientales, que tenga licencia ambiental y/o plan de manejo o de mitigacin si se requiere. Evaluacin Social: Se valoran los beneficios que representa la ejecucin del proyecto para la poblacin beneficiada, del rea de influencia y la comunidad en general, teniendo en cuenta la prioridad de la necesidad, su impacto en las condiciones de vida y la participacin de la comunidad en el proyecto. Evaluacin Econmica: Se valoran costos y beneficios del proyecto con el fin de determinar las conveniencias de su ejecucin, los impactos en la calidad y nivel de vida de la poblacin beneficiada directa o indirectamente.
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Evaluacin Financiera: Se valoran los requerimientos de financiacin y el presupuesto del proyecto, la disponibilidad de los recursos por parte del Municipio y/o de la entidad cofinanciadora. Evaluacin institucional: Se establecen los requisitos institucionales que debe cumplir el proyecto para ser inscrito en el Banco, en especial, se evala que el proyecto est enmarcado dentro de los planes y programas municipales.
Se dejara constancia escrita acerca de la exposicin de motivos que llevaron a la calificacin aceptable, insuficiente o deficiente asignada a los proyectos que fueron evaluados por el comit tcnico evaluador. 10.5 Registro de Proyectos en el Banco: Los proyectos que han sido declarados viables sern registrados el banco de proyectos del municipio de Concordia asignndole un cdigo nico de clasificacin BPIM. Para esto se utilizara como sistema de informacin el software SSEPI (Sistema de Seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin). Los proyectos que presentan solicitud de cofinanciacin de recursos a la nacin o el departamento sern tramitados a travs de la oficina de planeacin y desarrollo territorial del municipio de Concordia. Se pueden registrar programas y proyectos en el BPIM en cualquier poca del ao. La Secretara de Hacienda y Desarrollo Econmico solicitar como un prerrequisito para exigir reserva presupuestal, una certificacin del Banco de Proyectos, donde se consigne el nombre del proyecto, la dependencia a la que pertenece y el nmero de registro del proyecto en el Banco. 10.6. Excepcin: Los proyectos dirigidos a atender en forma inmediata situaciones de emergencia, desastres y orden pblico no necesitan cumplir el trmite regular, pero no quedan exentos del registro ante el banco de proyectos del municipio de Concordia una vez atendida la situacin. 10.7- Asignacin del Cdigo de registro a un Proyecto en el Banco: Al ingresar el proyecto en el sistema de seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin (Sistema de Seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin) SSEPI se asigna automticamente un cdigo nico y consecutivo que presenta la siguiente estructura: ESTRUCTURA DEL CDIGO BPIM Y TAMAO DE SUS CAMPOS DEPARTAMENTO MUNICIPIO NMERO DE RADICACIN 2 dgitos 3 dgitos 4 dgitos
AO 4 dgitos
AO: Corresponde al ao calendario en que se REGISTRA el Proyecto en el BPIM.

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DEPARTAMENTO: Identifica el Departamento donde se localiza el Banco del Proyecto. El cdigo asignado por el DANE para el Departamento de Antioquia es el 05. MUNICIPIO: Identifica el Municipio donde se localiza el Banco del Proyecto. El cdigo asignado por el DANE para el Municipio de Concordia es el nmero 209 NMERO DE RADICACIN: Es el nmero consecutivo con el que representa el orden de ingreso al sistema de informacin que utiliza el Banco Municipal comenzando con el numero 0001. Por la propiedad de ser nico cada proyecto, el cdigo asignado tambin tiene el carcter de exclusividad, por lo tanto el nmero de 13 dgitos que dio origen al registro del proyecto deber ser conservado en cualquiera de los bancos de proyectos de los otros entes territoriales que puedan participar en la cofinanciacin del mismo. 10.8. Actualizacin de Proyectos en el BPIM: El contenido de informacin de un proyecto puede presentar variaciones que sean significativas para cumplir con su objetivo o afectar la ejecucin ptima del mismo; es decir cambios en la poblacin objetivo, poblacin afectada, ubicacin geogrfica, producto esperado, programacin y demanda de recursos entre otros, que ameritan la actualizacin o reformulacin del proyecto. El banco de proyectos del Municipio de Concordia podr exigir en los siguientes casos la actualizacin de un proyecto que se encuentre registrado: Cuando han transcurrido dos aos desde su registro en el Banco, sin que hayan sido actualizados, ni se hayan asignado recursos, y se quiera mantener el proyecto para acceder a recursos en la vigencia siguiente. Todo proyecto registrado en el BPIM al que no se haya asignado recursos ni haya sido actualizado durante dos (2) aos consecutivos ser excluido del Banco. Cuando la programacin de recursos para cada vigencia presupuestal y/o las fuentes de financiacin originalmente identificadas han cambiado, sin importar si el costo total del proyecto ha variado. Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a lo calculado inicialmente. Cuando cambien las cantidades, calidades o especificaciones de los productos programados en el proyecto. Cuando se presenten variaciones en la programacin de ejecucin de las actividades del proyecto. Cualquier otro caso no considerado que a juicio de la oficina de proyectos municipal amerite la actualizacin del proyecto acompaado de comunicacin motivada ante la secretaria o entidad responsable del mismo.
La actualizacin deber efectuarse en la Metodologa General Ajustada (MGA), la ficha EBI o el formato Municipal, segn el caso de acuerdo al tipo de actualizacin que
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sea necesaria realizar al proyecto, y definido por la oficina de proyectos del municipio de Concordia. 11. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN: 11.1. Responsables: La Entidad o dependencia responsable de la ejecucin del Proyecto realizar el seguimiento fsico, financiero y cronolgico a las actividades, productos e indicadores identificados en la formulacin del proyecto, verificando los siguientes aspectos: Determinar el cumplimiento eficaz de las metas fsicas programadas, permitiendo detectar y corregir fallas durante la ejecucin. Determinar la eficiencia y eficacia en la administracin de los recursos financieros as como el seguimiento y control a los costos de las actividades identificadas en el presupuesto de inversin del proyecto formulado. Controlar el cumplimiento al tiempo de ejecucin de las actividades programadas con el fin de evitar desfases en los costos y productos.
11.2. Seguimiento, Control y Evaluacin para Proyectos de Competencia Municipal: El banco de proyectos del municipio de Concordia podr exigir a la dependencia responsable de la ejecucin de un proyecto informes de seguimiento a la ejecucin en los aspectos fsico, financiero, cronolgico, legal y contractual. La informacin de seguimiento a los proyectos presentada por las entidades podr utilizarse para realizar el seguimiento al plan de accin municipal y la evaluacin del Plan de Desarrollo Municipal. Una vez aprobado el presupuesto de inversin municipal por parte del Concejo Municipal para la vigencia respectiva, las Secretaras Sectoriales y Entidades Descentralizadas del orden municipal, debern remitir al BPIM la programacin anual de los proyectos, a ms tardar el 30 de enero del ao en que se realiza la inversin. La Evaluacin Posterior o del Impacto ser realizada por la Dependencia que formul el proyecto. 11.3. Seguimiento, Control y Evaluacin para Proyectos de Competencia Departamental: Cuando el proyecto es cofinanciado totalmente con recursos del departamento, ser esta entidad territorial la encargada de realizar el seguimiento y evaluacin al proyecto. Para los proyectos cofinanciados entre el departamento y el municipio, el seguimiento tcnico-financiero ser realizado por el ente territorial responsable de la interventora del proyecto segn lo establecido en el convenio nter administrativo que lo respalda.
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Sin embargo esto no excluye la responsabilidad municipal de realizar seguimiento y control a los recursos de inversin pblica de su competencia. Ser competencia del Departamento efectuar la evaluacin posterior o de Impacto de aquellos proyectos que financie total o parcialmente en el territorio municipal 11.4. Seguimiento, Control y Evaluacin para proyectos de Competencia Municipal y Departamental, Cofinanciados por Otras Entidades: El banco de proyectos municipal ser el responsable de suministrar la informacin pertinente que sirva para realizar el seguimiento y control de los proyectos que se adelanten dentro del territorio del municipio de Concordia, a los entes territoriales que participan en la cofinanciacin de los mismos. 12. REPORTES DEL BANCO DE PROGRAMAS Y POYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL (BPIM): El banco de proyectos del municipio de Concordia ser el responsable de emitir los informes correspondientes al estado de los proyectos de inversin pblica que se encuentren en trmite, registrados, en ejecucin o terminados y adicionalmente informar sobre aquellos proyectos que por diversas razones fueron retirados del sistema de informacin vigente. Estos reportes adems suministran informacin que sirve para el control y seguimiento de la ejecucin fiscal y presupuestal de los proyectos de inversin pblica de competencia municipal, as como a los planes de accin, el plan de desarrollo y el esquema de ordenamiento territorial 12.1. Reporte del BPIM para Elaborar el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI): El banco de proyectos municipal ser responsable de emitir anualmente un listado de los programas y proyectos que se encuentren registrados y actualizados en el sistema de informacin vigente, a fin de que sea un insumo para el estudio que permitir elaborar el POAI. Este listado contendr: El nombre del proyecto, la entidad que lo registr, la estructura financiera y la ejecucin, si es el caso. 12.2. Informe anual del Plan Operativo de Inversin (POAI): El Banco de proyectos municipal participara conjuntamente con la Secretara de Hacienda y Desarrollo Econmico en la elaboracin del POAI. Se elabora un informe consolidado por programa o proyecto del POAI, desde el punto de vista de lo programado frente a la ejecucin tanto en unidades fsicas como monetarias, con base en la informacin producida en la fichas de evaluacin y seguimiento. Este informe se realiza con fines evaluativos.
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12.3. Reporte del BPIM para elaborar el seguimiento al Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT) y al Plan de Desarrollo Municipal: Le corresponde al Banco de Proyectos Municipal remitir a la oficina de Planeacin y Desarrollo Territorial del municipio de Concordia la informacin sobre los proyectos de inversin pblica municipal. El reporte debe contener: cumplimiento en la ejecucin de metas fsicas y financieras, estado del proyecto, posibles inconvenientes durante la ejecucin y correctivos a decidir, productos entregados o alcanzados, y de ser posible el estado de los indicadores de gestin, eficiencia, e impacto de los proyectos. 13. OBSERVACIONES: Todos los aos, en el mes de diciembre, la Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Municipal, har la relacin de aquellos proyectos que tengan ms de dos aos de antigedad desde la fecha de su registro y no han sido incorporados al presupuesto de inversiones del municipio. Esta relacin ser remitida el mismo mes a la entidad que present el programa o proyecto con el fin de que sta determine y actualice los programas o proyectos que desea mantener dentro del BPIM, de no hacerlo la Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial proceder a retirarlos del Banco. 14. GLOSARIO DE TERMINOS Y DEFINICIONES: Los conceptos adoptados son la base del presente Manual del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal. Actividad: Acciones necesarias en un proyecto para transformar determinados recursos en productos a partir de un conjunto de insumos y recursos, en un periodo determinado. Acciones que consumen recursos y tiempo, se les puede identificar un responsable y un producto resultante. Apropiaciones Presupuestales: Son las asignaciones de fondos pblicos para la ejecucin de proyectos de inversin. Banco de Programas y Proyectos: Es un instrumento para la planeacin que registra los programas y proyectos viables tcnica, ambiental y socioeconmicamente, susceptibles de ser financiados con recursos pblicos en el territorio del Municipio. Adicionalmente permite organizar informacin para concretar y darle coherencia a los programas de Gobierno, Planes de Desarrollo, Planes de accin y Presupuestos, as como para realizar labores de anlisis, seguimiento y evaluacin de resultados Beneficiarios: Grupo o grupos objetivos especficos de la poblacin hacia los cuales se dirige un proyecto, programa o plan. Beneficio: Corresponde al impacto positivo generado por el proyecto a la poblacin objetivo del mismo.
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CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los rganos debern llevar un registro de stos que permita determinar los saldos de apropiacin disponible para expedir nuevas disponibilidades Ciclo de Proyecto: Conjunto de etapas que comprende un proyecto: Preinversin, inversin, ejecucin, operacin y evaluacin expost Cdigo de Registro: Es el nmero que se le asigna a cada uno de los proyectos que se radican en el Banco Este Numero consta de 13 dgitos, los cuales se discriminan de la siguiente forma: el ao (4), el Departamento (2), el Municipio (3) y el radicado (4). Ejem 2008-05-209-0001 Cofinanciacin: Se refiere al proceso de financiar proyectos con recursos de diferentes fuentes, ya sea a travs de dos o ms entidades con recursos del Presupuesto General de la Nacin o a travs de entidades con recursos del Plan General de la Nacin y otros tipos de recursos. Comit Tcnico Evaluador (CTE): Ser el organismo responsable de evaluar el proyecto y emitir el concepto de viabilidad necesario para el registro en el banco de proyectos municipal o en su defecto emitir un concepto. Componente: Agrupacin de varias actividades comunes. Concejo Municipal: En cada municipio habr una corporacin administrativa, cuyos miembros sern elegidos popularmente para perodos de cuatro (4) aos, y que se denominar Concejo Municipal, integrada por no menos de siete (7) ni ms de veintin (21) miembros y sesionarn cuatro meses al ao y mximo una vez (1) por da as: febrero, mayo, agosto y noviembre Control: Es toda accin que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeo de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado, para la adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Control Ciudadano: Se realiza a travs de las veeduras ciudadanas Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
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Costo: Corresponde a los egresos necesarios para la realizacin del proyecto. Dentro de los costos tambin se incluyen los impactos negativos que un proyecto pueda generar sobre la poblacin objetivo del mismo. Costo Beneficio: Tcnica que nos permite calcular indicadores basados en la cuantificacin y valoracin de los costos y los beneficios imputados al proyecto. Costo de Oportunidad: Se refiere al costo de usar un activo o bien y est dado por el beneficio que se hubiera obtenido en su mejor uso alternativo Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT): Es una herramienta de planificacin que permite el desarrollo y crecimiento del municipio de forma armnica estableciendo los criterios de ocupacin del territorio y su intencionalidad se relaciona directamente con lo fsico, con lo cual se encara la planificacin fsica del municipio, la temtica de lo urbano el uso del suelo y el crecimiento del municipio. Y la relacin de estas con el entorno y su impacto socio-econmico, cultural y poltico-administrativo Etapa de Inversin o Ejecucin: Es la etapa en la cual se materializan las acciones que dan como resultado bienes o servicio, y culmina cuando el proyecto comienza a generar beneficios. Evaluacin de Proyectos: Se refiere a la comparacin, numrica o no, de los costos y los beneficios asociados con un proyecto: Proceso de comparacin de alternativas. Evaluacin Econmica: se refiere a la comparacin de los costos y de los beneficios asociados con el proyecto (situacin sin proyecto vs. Situacin con proyecto), comparacin que debe realizarse desde el punto de vista de la entidad que realiza el proyecto. Evaluacin Expost: Se refiere a la evaluacin de un proyecto una vez concluida su vida til. Evaluacin Social: Es la evaluacin de un proyecto desde la perspectiva de la sociedad en su conjunto, incorpora todos aquellos costos y beneficios asociados al proyecto que afectan a la sociedad. Evaluacin Tcnica: Es el anlisis que se requiere para saber si la alternativa escogida es tcnicamente viable. Ficha EBI: Es la ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin que resume las caractersticas centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la informacin de la alternativa
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seleccionada en la evaluacin del proyecto. Esta ficha deber ser diligenciada por las entidades para cada uno de los proyectos que requiera financiamiento del Plan General de la Nacin. Formulacin: Identificar el problema y preparar alternativas que buscan solucionar un problema o necesidad. Fuentes de Financiacin: Se refiere a los posibles orgenes de los recursos que sern utilizados en el proyecto. Funcionamiento u Operacin: Es la etapa del ciclo del proyecto durante la cual se generan bienes y servicios para los cuales fue diseado el proyecto. Es importante en esta etapa proveer los fondos necesarios para la adecuada operacin del proyecto ya que sin ellos el proyecto no dar los beneficios esperados. Horizonte de Evaluacin: Periodo que contempla el anlisis de las etapas de preinversin ejecucin y operacin. Identificacin del Problema: Anlisis de causas y efectos para determinar el problema o necesidad. Impacto: Es el cambio logrado en la situacin de la poblacin como resultado de los productos y efectos obtenidos con el proyecto. Se trata del nivel ms elevado de resultados o de la finalidad ltima del ciclo del proyecto, cuando se genera la totalidad de los beneficios previstos en su operacin Indicador: Un indicador es una seal que se puede observar y medir fcilmente. Son medidas especficas, verificables objetivamente, sobre los cambios o resultados de una actividad. Inversin: Es la etapa en la cual se ejecuta el proyecto. Esta etapa inicia con la decisin de realizar el proyecto, culminando cuando el proyecto comienza a generar beneficios Localizacin: Se refiere a la ubicacin especifica y/o geogrfica, en donde se deben tener en cuenta las dimensiones de tiempo y espacio; la variable tiempo puede significar oportunidad, calidad, vida o muerte entre otros y la dimensin espacio es importante desde el concepto de red de prestacin o mercado de bienes o servicios y su rea de influencia Manual: Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica los procedimientos que consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo Mantenimiento: Gastos destinados a mantener en operacin los bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de las actividades bsicas a travs de las cuales se desarrolla el objetivo estatal.
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Marco Lgico: Herramienta que al relacionar diferentes niveles de objetivos y resultados con los medios, as como los indicadores y factores externos, garantiza la consistencia, efectividad y articulacin entre planeacin y evaluacin. Metodologa Meta: Expresin cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener con la ejecucin de una accin en el proyecto. Metodologas: Son los procedimientos que indican cmo identificar, formular y evaluar un proyecto de inversin. Metodologa General Ajustada (MGA): Objetivo: Finalidad hacia la que se orientan las actividades o acciones de un plan, programa o proyecto. Operacin: Es la etapa dentro el ciclo del proyecto durante la cual se perciben los beneficios y resultados derivados de todas las inversiones realizadas en su ejecucin. Organizacin no Gubernamental (ONG): Perfil: Es la compilacin y anlisis de toda la informacin de origen secundario, relacionada con la elaboracin de un proyecto. Planes: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, polticas, directrices y tcticas en tiempo y espacio, as como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarn para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinmico sujeto a modificaciones en sus componentes en funcin de la evaluacin peridica de sus resultados Planeacin: En trminos pblicos es la orientacin adecuada de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de desarrollo econmico y social Planificacin: Es un conjunto de actividades que requieren de tiempo, informacin, tcnicas y organizacin; es construir el futuro que se desea, en consecuencia la planificacin es el esfuerzo realizado por la Administracin Municipal, como medio para tomar mejores decisiones en la seleccin de las diversas alternativas que se presentan inevitablemente Plan de Accin: Es una herramienta de gestin que permite a la Administracin Municipal, la priorizacin ordenada de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo que se ejecutaran por cada una de las dependencias y/o responsable o dueo del proceso en un periodo de un ao Plan de Desarrollo: Es la priorizacin ordenada de los programas y proyectos, que identifica responsables, metas y recursos para su ejecucin en un periodo de cuatro aos.
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Plan Financiero: Es el instrumento de planificacin y gestin financiera de mediano plazo, que tiene como base las operaciones efectivas de las entidades cuyo efecto cambiario, monetario y fiscal sea de tal magnitud que amerite incluirlas en el Plan. El Plan Financiero deber tomar en consideracin las provisiones de ingresos, gastos, financiacin y dficit compatibles con el Programa Anual de Caja y las polticas monetaria y cambiaria. Plan de Inversin: Programacin que se hace para ejecutar los recursos financieros con que cuenta la entidad. Debe hacerse cada cuatro aos Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI): Es un instrumento de gestin que permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal. Adems se encuentra dividido en programas, subprogramas y proyectos de inversin para ejecutar en una vigencia. Preinversin: Es la primera etapa del ciclo del proyecto, en ella se realizan los estudios necesarios para tomar la decisin de realizar o no el proyecto. Preparacin: Relacionar informacin de alternativas identificadas mediante un proceso orientado a obtener y analizar informacin, para la solucin de un problema o necesidad. Presupuesto: Documento que integra la informacin de los ingresos y egresos proyectados de todos los donantes, programas o instalaciones dentro de la misma institucin. En todos los presupuestos se clasifican los gastos a efectuar, por categora de actividad; gran parte de ellos tambin especifican los ingresos que esperan para cubrir estos gastos. Producto: Es resultado concreto que las actividades deben generar para alcanzar su objetivo ms inmediato. El producto constituye el primer nivel de resultados dentro el ciclo de maduracin de un proyecto, cuando se termina su ejecucin. Procedimiento: Descripcin de la secuencia lgica, de los distintos pasos de que se compone un producto. Igualmente, se entiende como procedimiento el conjunto de formalidades o trmites a que est sujeta la realizacin de los actos jurdicos civiles, procesales, administrativos y legislativos. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados Programa: Estrategia de accin cuyas directrices determinan los medios que articulados gerencialmente apoya el logro de un objetivo sectorial. Proyecto: Es la identificacin de acciones para el cumplimiento de metas, se requiere la utilizacin de recursos.
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Conjunto de obras que incluyen las acciones del sector pblico necesarias para alcanzar los objetivos y metas en un programa o subprograma de inversin tendientes a la creacin, ampliacin y/o conservacin de patrimonio nacional. Permite identificar el origen de los recursos que requiere la ejecucin de los proyectos de inversin fsica, necesarios para la construccin, ampliacin o remodelacin de inmuebles y los estudios de preinversin, ya sean por contrato o por administracin Proyecto de inversin: Unidad operacional de la planeacin del desarrollo que vincula recursos para resolver problemas o necesidades sentidas de la comunidad. Algunos proyectos de inversin pblica se pueden clasificar en : Proyectos de inversin de Capital Fijo Proyectos de Cooperacin Tcnica Proyectos de Inversin Mixta Proyectos que no forman Capital Fijo Proyectos de Transferencia de Tecnologa Proyectos ambientales, etc Radicacin: Es la accin por la cual la persona encargada de recibir la correspondencia le da al documento un nmero que debe ser consecutivo y cronolgico, es decir que el nmero de radicacin debe corresponder a una fecha especfica. Nmero nico e irrepetible Registro de Proyectos: Se refiere a la inclusin de los proyectos de inversin, debidamente formulados, evaluados y considerados como viables, en el Banco de Proyectos. Este es un requisito indispensable para que un proyecto pueda ser incluido en el Plan Operativo Anual de Inversin. Reserva Presupuestal: Corresponde a partidas o valores que quedaron pendientes de pago en la(s) vigencia(s) anterior(es) y que al final del perodo se constituyeron como reservas presupustales para cancelarlas en el momento que se reciba la cuenta por pagar y que se elabore y registre la respectiva orden de pago Sector. Se identifica como el espacio socioeconmico hacia el cual est orientado el ingreso. Sistema Presupuestal: Est constituido por un marco fiscal a mediano plazo, un plan operativo anual de inversiones y por el presupuesto anual del Municipio Sistema de Evaluacin para el Seguimiento y Medicin: Mtodo para verificar si se han alcanzado los resultados planificados en cuanto a eficiencia eficacia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad. SSEPI: Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de inversin (SSEPI)
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Subprograma: Desagregacin del programa en grupos homogneos de proyectos. Esta homogeneidad no responde a un criterio nico, puede definirse por tecnologa, ubicacin, tamao, etc, de acuerdo con las necesidades particulares de clasificacin de un programa. Subproyectos: son parte de los grandes proyectos de inversin que por sus caractersticas fsicas podrn constituir un proyecto independiente pero cuyos beneficios estn supeditados a la ejecucin del proyecto como un todo. Trmite: conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que han de efectuar los usuarios para obtener un determinado producto o para garantizar debidamente la prestacin de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulacin de una actividad de especial inters para la sociedad o la debida ejecucin y control de las actividades propias de la Administracin pblica. Viabilidad: Un proyecto es viable si es tcnicamente factible y econmicamente y socialmente es rentable. Viabilidad Econmica: Un proyecto es econmicamente viable si sus ingresos en valor presente son superiores a sus costos en valor presente. Viabilidad o Factibilidad Tcnica: Un proyecto es tcnicamente factible o viable si la implementacin de su diseo puede realizarse con los conocimientos y la tecnologa existente. Vida til: Periodo productivo de un proyecto
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BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL MANUAL DE OPERACIONES

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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Emilce Restrepo lvarez

Liliana Maritza Arias

Juan Guillermo Posada Meja

Claribeth Caldern de Hernndez

Mercedes Velez Holgun

Jose Ivan Garcs Ochoa

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AO: Corresponde al ao calendario en que se REGISTRA el Proyecto en el BPIM.

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