Instituto de Investigacin Sanitaria IdiPAZ

Mapa de Procesos rea de Gestin

Elaborado por:
Unidad Tcnica FIBHULP Febrero 2009

Revisado por:
Director de la FIBHULP Mayo 2009

Aprobado por:
Comisin de Oficio representativa de IdiPAZ Junio 2009

Mapa de Procesos IdiPAZ

NDICE

1. INTRODUCCIN Y METODOLOGA: ..................................... 2 2. MISIN, VISIN Y OBJETIVOS DEL IdiPAZ. .................. 3 3. PROCESOS ESTRATGICOS, CLAVE Y DE APOYO DE IdiPAZ ..................................................................................................... 5 ANEXOS ....................................................................................................... 21

Mapa de Procesos IdiPAZ

1. INTRODUCCIN Y METODOLOGA: La elaboracin de un Mapa de Procesos en el IdiPAZ tiene la finalidad de servir de apoyo para identificar, analizar y mejorar los procesos llevados a cabo en el rea de gestin del mismo.

Un proceso no es ms que la sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea. Se puede definir proceso como el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformacin de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) aadiendo valor".

Los pasos que se han seguido para reconocer y mejorar los procesos en el rea de gestin de IdiPAZ son los que se reflejan en el siguiente diagrama:

DEFINIR MISIN, VISIN Y OBJETIVOS DE IdiPAZ IdIPaz

IDENTIFICAR CLIENTES

IDENTIFICAR PROCESOS ESTRATGICOS, CLAVE Y DE SOPORTE

ESTABLECER EL PLAN DE ANLISIS Y MEJORA DEL PROCESO

Mapa de Procesos IdiPAZ

2. MISIN, VISIN Y OBJETIVOS DEL IdiPAZ.

El Instituto de Investigacin Sanitaria IdiPAZ nace con la misin de llevar a cabo actividades de investigacin en las lneas priorizadas, potenciando la colaboracin con otros centros y grupos de investigacin concibindose as como un espacio de investigacin biomdica multidisciplinar y

traslacional orientado a la investigacin bsica, clnica y epidemiolgica y en servicios de salud

La visin de IdiPAZ es constituirse como un referente en la investigacin biomdica traslacional en la Comunidad de Madrid y a nivel estatal e internacional.

Para la consecucin de la misin y visin propuestas, en el Plan Estratgico de IdiPAZ se definen tres ejes estratgicos sobre los que se definen las lneas estratgicas para IdiPAZ en este periodo:

EJES ESTRATGICOS

ILUSTRATIVO
Conjunto de medidas enfocadas a integrar armnicamente la investigacin bsica, clnica y de salud pblica, potenciando la investigacin traslacional con una mejor transferencia de los avances cientficos obtenidos en la prevencin y tratamiento de los problemas de salud ms prevalentes

Conjunto de medidas encaminadas a obtener la excelencia organizativa y de gestin en el IdIPAZ estableciendo mecanismos que posibiliten una utilizacin adecuada y eficiente de los recursos con los que cuenta IdIPAZ para la investigacin

ORGANIZACIN INTERNA DE IdIPAZ

TRASLACIN Y TRANSFERENCIA

ACTIVIDAD CIENTFICA
Conjunto de medidas que aseguren la calidad cientfica de la actividad investigadora realizada en el Instituto

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Dentro del eje estratgico Organizacin Interna IdiPAZ en el Plan Estratgico se desarrolla un Plan de Accin enfocado a la actualizacin estructural del rgano de gestin que entre sus principales acciones incluye la realizacin del presente Mapa de Procesos: ILUSTRATIVO

Para la realizacin del mismo se ha partido de las principales funciones del rgano de gestin recogidas en sus estatutos: Promocionar y coordinar la realizacin y desarrollo de programas de investigacin cientfica aplicada a la Biomedicina y las Ciencias de la Salud. Facilitar la investigacin y la formacin del personal investigador en colaboracin con la Universidad Autnoma de Madrid y con aquellas otras Instituciones, pblicas y privadas que dirigen sus actividades a este campo. Proyectar a la sociedad y al entorno sanitario los avances de la investigacin, la informacin y la experiencia. Promover la utilizacin ptima de los recursos puestos al servicio de la investigacin, asegurando su eficacia, eficiencia y calidad

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 El desarrollo de la investigacin y la gestin del conocimiento inspirados en el principio de legalidad, los principios ticos y la deontologa profesional. Facilitar la financiacin y gestin de los procesos de investigacin Cualquier otro relacionado con los ya citados que se acuerde por el Patronato de la Fundacin, y de modo genrico llevar a cabo cuantas actuaciones sean conducentes al mejor logro de sus fines.

3. PROCESOS ESTRATGICOS, CLAVE Y DE APOYO DE IdiPAZ

Segn la definicin anterior, un proceso son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios (outputs) a partir de determinados inputs. Dentro de este apartado los pasos a seguir son:

a) Identificacin de procesos estratgicos, fundamentales y de soporte. b) Construccin del mapa de procesos. c) Asignacin de procesos clave a sus responsables. d) Desarrollo de instrucciones de trabajo de los procesos.

Se puede hablar de tres tipos de procesos: Procesos estratgicos:

son

aquellos

que

proporcionan

directrices a todos los dems procesos y son realizados por la direccin o por otras entidades.

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 Procesos clave: ataen a diferentes reas de IdiPAZ y tienen impacto en el cliente creando valor para ste. Son las actividades esenciales del Instituto, su razn de ser. Procesos de soporte: dan apoyo a los procesos fundamentales que realiza el Instituto.

Teniendo en cuenta esta definicin y las funciones fundacionales de la FIBHULP recogidas en el primer apartado del presente documento se han identificado los siguientes procesos que se han plasmado en un mapa de procesos.

MAPA DE PROCESOS
ESTRATGICOS

PLAN ESTRATGICO

CUADRO DE MANDO DE INDICADORES

MANUAL DE CALIDAD

PLAN DE MEJORA

CLAVE

GESTIN DE CONVOCATORIAS

GESTIN ECONMICA DE I+d+I

GESTIN DE EECC

DIFUSIN DE RESULTADOS TRANSFERENCIA DE RESULTADOS

SOPORTE

COMPRAS CONTRATACIN CESIN DE USO FORMACIN

APOYO METODOLGIC O

Una vez definidos los procesos se deben asignar los propietarios o responsables de los mismos. Los propietarios son los encargados de la supervisin y control de los procesos, es decir, los que se hacen responsables de su correcto funcionamiento.

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A continuacin se describen los procesos fundamentales realizados en el IdiPAZ.

Procesos Clave Gestin de Convocatorias

Procedimiento para la concesin de ayudas propias de la Fundacin: La Fundacin anualmente con el objeto de incentivar y fomentar la investigacin biomdica en el Hospital, concede distintas ayudas con financiacin propia de la FIBHULP englobadas dentro del Programa de fomento e incentivacin de la investigacin. Este programa consiste en la concesin, mediante un rgimen de concurrencia competitiva, de una serie de ayudas para promover la investigacin de la FIBHULP, recogidas en los Planes de Actuacin anuales de la Fundacin. Las ayudas son publicitadas a travs de los tablones de anuncios del Hospital y de la Fundacin y su adjudicacin se realiza siguiendo los principios de transparencia y concurrencia pblica competitiva. En la convocatoria de dichas ayudas constan principalmente los siguientes apartados cuyos contenidos y procedimientos dependen de la ayuda que se convoque: Objeto. Modalidad de la ayuda de la convocatoria. Condiciones. Requisitos de los solicitantes. Prioridades. Forma y plazo de presentacin de las solicitudes. Relacin de candidatos admitidos y no admitidos. Evaluacin y seleccin de las solicitudes. Resolucin y notificacin. Financiacin. Entrada en vigor. Otras normas.

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Gestin de las ayudas externas en concurrencia competitiva en curso:

Recepcin de Informacin por la responsable de proyectos Distribucin electrnica de las convocatorias a los investigadores Preparacin del proyecto Aprobacin de la Comisin de Investigacin Aprobacin del Comit tico de Investigacin Clnica Firma Gerencia HULP

Comprobacin de la documentacin entregable al organismo financiador por parte de la Fundacin y envo (se solicita la confirmacin de entrega) Se gestionan las alegaciones en el caso de no admisin y no concesin

Gestin Tcnica

Gestin Econmica

Firma y aceptacin de la ayuda

Los procesos descritos se realizan desde la Unidad de Investigacin hasta el momento de la firma y la aceptacin de la ayuda. A partir de ese momento la gestin de la misma se realiza desde la FIBHULP.

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Gestin Econmica
La gestin econmica de la I+D en la Fundacin se realiza a travs del sistema de contabilidad analtica por proyecto (identificados a travs de un cdigo de siete dgitos) y por Investigador Principal. La Fundacin realiza el seguimiento econmico de los proyectos mediante el control de las facturas emitidas y la financiacin disponible, garantizando tambin que el gasto se impute a la partida correspondiente (Bienes y servicios, personal o viajes). De igual forma, desde la Fundacin se realiza la gestin econmica de los Ensayos Clnicos, las donaciones, los contratos de prestacin de servicios, los contratos de patrocinios y los acuerdos de colaboracin. A continuacin se describe brevemente la gestin del presupuesto de funcionamiento de la Fundacin y la elaboracin de las cuentas anuales. Gestin del presupuesto

Relacin necesidades de crdito

Bsqueda de recursos

Aprobacin del gasto por el Patronato

Recepcin de la Factura

Contabilizacin del Gasto

Pago de la factura

Elaboracin de las cuentas anuales

Verificacin y correccin de los datos

Elaboracin informe

Cierre del ejercicio

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Gestin de Ensayos Clnicos

Verificacin y correccin de los datos

SIN FINANCIACIN EXTERNA

Financiacin

CON AYUDAS PBLICAS

Redaccin del contrato

Revisin del contrato

Investigacin Financiada por Entidades Pblicas

Firma del contrato

Gestin Tcnica

Gestin Econmica

Centro de Coste

Difusin de resultados

Elaboracin de la Plantilla de la Memoria Cientfica

Revisin de la misma por parte del Director de la Unidad de I+D y del Director de la FIBHULP Envo de la plantilla de recogida de datos a cada uno de los grupos de investigacin

Recepcin de la plantilla rellena Revisin/cotejacin de la informacin recibida con otras bases de datos (ISI, pubmed) Elaboracin de la Memoria Presentacin y difusin de la misma

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Transferencia de resultados
El instituto dispone de un procedimiento de transferencia de resultados en el que se detallan y explican los pasos a seguir para la proteccin y transferencia de los resultados de la investigacin generados en el instituto. A continuacin se recoge un breve esquema de dicho procedimiento:

Deteccin de las invenciones susceptibles de proteccin Informacin a la FIBHULP y al rgano de Gobierno del Instituto Evaluacin preliminar previa

Evaluacin preliminar previa externa

Redaccin y presentacin de la solicitud de patente a nivel nacional Redaccin y presentacin de la solicitud de patente a nivel internacional (PCT)

Abandono de la patente

Localizacin de socios para continuar con la proteccin de la patente

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Procesos de Apoyo o Soporte Gestin de Compras:

Con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 175 b) de la Ley30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico (LCSP), conforme a la cual la FIBHULP forma parte del sector pblico en los trminos del artculo 3.1.f) de dicha Ley, y tiene la consideracin de poder adjudicador a pesar no ostentar el carcter de Administracin Pblica, la FIBHULP, al objeto definir los procedimientos internos para la adjudicacin de los contratos no sometidos a regulacin armonizada dispone de unas instrucciones internas aprobadas mediante acuerdo del Patronato de la Fundacin de fecha 25 de junio de 2008, en vigor desde el 1 de julio de 2008 de aplicacin a todos aquellos expedientes de contratacin iniciados a partir de esa fecha.

Procedimiento simplificado para contrataciones. Nivel 1 El Procedimiento Simplificado se aplicar para las contrataciones comprendidas en el Nivel 1. Se distinguen en este nivel, dos sub niveles, a saber: - Contratos de importe igual o inferior a 18.000 - Contratos de importe superior a 18.000 e inferior a 50.000

No
Contratos de importe igual o inferior a 18.000 Supera los 18.000 y es inferior a 50.000

Contrata el Presidente o Vicepresidente d e la Fundacin de manera solidaria

S
Supera los 12.000 y es financiado por subvencin pblica

Si es privado S Se exige disponer de al menos tres presupuestos, adjudicndose el contrato al que se corresponda con la oferta ms favorable

No Contrata el Director de la Fundacin

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Procedimiento General para contrataciones. Nivel 2 El Procedimiento General se aplicar a los contratos del Nivel 2; es decir: Suministros: entre 50.000 y 206.000 Servicios: entre 50.000 y 206.000 Obras: entre 50.000 y 5.150.000 No obstante, podr aplicarse a propuesta del rea promotora del contrato, a contrataciones cuyo importe sea inferior a 50.000 .
Elaboracin del Pliego de Condiciones Bsicas

Todas las ofertas superan el presupuesto mximo de licitacin

Se declara el desierto el procedimiento de licitaciones

No La Fundacin publica la informacin relativa a la licitacin (salvo contratos de obra< 200.000 y contratos restantes <60.000)

Adjudicacin por procedimiento negociado

Contratacin por la Comisin Delegada del Patronato de la Fundacin

Procedimiento de compras de importe menor imputables a proyectos

Eleccin del proveedor por parte del investigador

Revisin por parte del investigador de que se le ha entregado el material en las condiciones adecuadas previo pago de la factura

Entrega de la factura firmada a la FIBHULP indicando el proyecto al que imputarla

Comprobacin por parte de la FIBHULP, sellado de la factura y tramitacin para su pago al proveedor

Imputacin del gasto a proyecto de forma inmediata

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Cesin de Uso:
Procedimiento para la cesin de uso del equipamiento:
Gerente del hospital rellena la hoja de solicitud de cesin

Revisin de la hoja de solicitud de cesin por parte de la FIBHULP. Firma y sello.

Envo de la hoja de solicitud de cesin al rea de Suministros y Gestin Econmica del Hospital

Inventariado del equipo en el al rea de Suministros y Gestin Econmica del Hospital

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Contratacin:
Procedimiento de contratacin de personal investigador con cargo a proyecto
El investigador que solicita el personal cumplimenta la solicitud de personal

La Fundacin convoca la ayuda y la publicita

La Comisin de Seleccin compuesta por el Dtor. de la Fundacin, el Presidente de la Comisin Cientfica y el investigador que solicita la contratacin evala y selecciona al adjudicatario

Se emite la resolucin firmada por el Presidente de la Comisin Delegada de la Fundacin

Se firma la concesin de la ayuda por parte del Dtor. de la Fundacin y el Adjudicatario

La contratacin de personal propio de la Fundacin se realiza mediante una convocatoria generalmente publicitada a travs de Infojobs, Madri+d u otros canales. La seleccin se realiza a travs de la Directora Tcnica de la Fundacin junto con el Director de la Fundacin o con el responsable que se designe.

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Formacin

Cada una de las entidades que integran el Instituto llevar a cabo la gestin de Plan de Formacin a travs de las estructuras que tiene destinadas a esta finalidad.

ESTRUCTURAS DE COORDINACIN Y PLANIFICACIN DE LA FORMACIN EN LAS DISTINTAS ENTIDADES INTEGRANTES DEL INSTITUTO

HULP

UAM

Unidad de Docencia

Comisin Local de Docencia

Comisin de Formacin Continuada

Comisin de Docencia

Servicio de Personal de Administracin de Servicios Formacin Continuada Personal Administrativo y de Servicios (PAS)

Comit de Evaluacin y Calidad de la Docencia

Unidades de Calidad y Formacin (UCF)

Formacin de pregrado

Formacin Sanitaria Especializada

Formacin Continuada

Formacin de 3 ciclo

Adems, se crea el rea de Formacin del IdiPAZ que adems de disear, planificar y evaluar las actividades formativas impartidas por el propio Instituto, tendr un papel de coordinacin de todo el Plan de Formacin, incluyendo la oferta formativa procedente de las otras entidades, para lograr as un Plan de Formacin coherente que cumpla con los objetivos propuestos.

A continuacin se detalla en mayor medida el proceso (flujograma) para la realizacin de la formacin mdica continuada. En relacin con este procedimiento, se dispone tambin de un procedimiento de deteccin de necesidades formativas en el plan de formacin mdica continuada (PR-FMC01. Deteccin de necesidades formativas del centro) aprobado por el Subdirector de Docencia del Hospital.

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Procedimiento de la Formacin Mdica Continuada

AGENCIA LAIN ENTRALGO

COORDINACIN FMC

HOSPITAL SUBDIRECCIN DE DOCENCIA

HOSPITAL GESTIN ECONMICA

Solicita la Programacin del Plan Anual de FC

Delega la programacin de actividades de formacin del personal facultativo

Generacin de la Previsin de acciones formativas

Elaboracin del borrador del Plan Anual de Formacin Mdica Continuada que contemple las distintas reas de conocimientos y lneas del Plan Estratgico HULP

Aprobacin del Plan por la Comisin de Formacin Continuada Priorizacin y confirmacin de la propuesta por los rganos Directivos

Remisin a la Agencia Lain Entralgo para su inclusin en el Plan de necesidades de Formacin descentralizada Reunin del Subcomit de FC para la Atencin Especializada. Presentacin de las propuestas del plan descentralizado

Aprobacin de la propuesta por el Comit de FC y elevacin al Direcdtor General par asu ratificacin

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AGENCIA LAIN ENTRALGO

COORDINACIN FMC

HOSPITAL SUBDIRECCIN DE DOCENCIA

HOSPITAL GESTIN ECONMICA

La Direccin General de RRHH aprueba la Dotacin Econmica del Plan de FC

Posicionamiento del Crdito 1er Semestre: 75% 2 Semestre: 25%

Ejecucin del Plan

Oferta centralizada de la ALE

Iniciativas de Coordinadores de actividades de formacin

Realizacin de ajustes. Ejecucin del plan actualizado Envo de cambios al Plan Descentralizado

Acreditacin de acciones formativas

Difusin a travs de web, e-mail y papel del Plan anual de formacin + Instruccin para la puesta en marcha

Puesta en conocimiento de la Subdireccin de Docencia Puesta en conocimiento de la Gestin Econmica

Elaboracin de convocatorias

Apoyo de material didctico

Reserva de aulas

Confirmacin del programa mensual de acciones formativas por coordinadores

Servicio de Reprografa

Seleccin y reserva de aulas por parte de coordinadores

Ajustes de la convocatoria

Seleccin y reserva de aulas propias

Gestin de Asistencia al cursillista / docente

Difusin mensual de la convocatoria actualizada de acciones formativas (web y papel)

Puesta en conocimiento de la Subdireccin de Docencia, Direccin de Enfermera, Comisin de Docencia, Direccin H. Cantoblanco

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AGENCIA LAIN ENTRALGO

COORDINACIN FMC

HOSPITAL SUBDIRECCIN DE DOCENCIA

HOSPITAL GESTIN ECONMICA

Imparticin de la Accin Formativa

Asistencia de alumnos (recogida de firmas y cuestionarios de satisfaccin)

Envo de la Nota de Pago a profesores

Aplicacin del Crdito Emisin de Certificados Acreditativos

Liquidacin del Crdito

Emisin de Informes

Envo Informe 1er semestre con el grado de ejecucin del Plan a la ALE

Presentacin de informes bimensuales a Comisn de FC.

Puesta en conocimiento de la Subdireccin de Docencia

Puesta en conocimiento de la Direccin de FC

Revisin de datos para alimentar el Cuadro de Mando

Envo a ALE de Memoria de actividades anual

Generacin de la Memoria de actividades formativas

Fin

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AGENCIA LAIN ENTRALGO

COORDINACIN FMC

HOSPITAL SUBDIRECCIN DE DOCENCIA

HOSPITAL GESTIN ECONMICA

Acreditacin de Acciones Formativas

Recepcin de las Solicitudes de Acreditacin de los cursos del Plan anual

Comprobacin de la calidad de la accin formativa en cuanto a objetivos, programa y pertinencia

Valoracin formal por Secretara Tcnica

Remisin de Solicitudes de Acreditacin de actividades presenciales o mixtas

Admisin a trmite con n de expediente y peticin de subsanaciones de la solicitud Valoracin cuantitativa y cualitativa de las acciones formativas por tres evaluadores externos

No Positiva

Si

Propuesta de la Comisin de Formacin Continuada

Resolucin del Director General

Comunicacin de resultados de Acreditacin

Difusin HULP

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ANEXOS

Legislacin contratacin (Cd: 2.01) Plan de Actuacin anual de la Fundacin 2008 (Cd: 1.19) Procedimiento de transferencia de resultados (Cd: 1.12) Documentos solicitud de beca de formacin FIBHULP (Cd: 1.126)
o o o o Solicitud becario Convocatoria de ayuda para de formacin/beca para la realizacin de un proyecto Carta de evaluacin del Comit de Seccin para la concesin de la ayuda para la realizacin de un proyecto Resolucin de la ayuda para la realizacin de un proyecto Concesin y aceptacin de la ayuda para la realizacin de un proyecto

o Plan de Formacin (Cd: 0.07) PR_FMC_Deteccin de necesidades Formativas (Cd: 1.83) Procedimiento Cesin de Uso (Cd: 2.18)

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