CONTROL Definicion de maddock Es la medida de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente,

con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. En una definicin mas sintetica: Es la seleccin sistematica de datos para conocer la realizacin de los planes. En una definicin mas amplia: El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos: 1. Control automatico (feedback control). 2. Control sobre resultados (open control). Como ya se a sealado todo control implica, necesariamente la comparacin de lo obtenido con lo esperado, pero tal comparacin puede realizarse al final de cada periodo prefijado, osea, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos, no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado, tal procedimiento constituye el control sobre resultados. Sin embargo en la actualidad con base en los avances de la ciberntica en la que Robert Wiener ha estudiado con tanto xito los sistemas de comunicacin, es posible en muchos casos obtener una retroalimentacin de las informaciones que resultan del control mismo y utilizarlas para que la accin correctiva se inicie en forma automtica, con lo cual no hay que esperar hasta que se produzcan ntegramente los resultados para poner en obra la accin correctiva: un procedimiento previamente establecido va corrigiendo la accin constante con base en esos resultados y sin necesidad de detenerla.

IMPORTANCIA DEL CONTROL Cierra el ciclo de la Administrion. De hecho los controles son a la vez de medios de previsin.

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa

Se da en todas las dems funciones administrativas: hay control de la organizacin, de la direccin, la integracin. Etc. Es por ello un medio para manejarlas o adminiatrarla. SUS PRINCIPIOS Del carcter administrativo del control Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de control. La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacin, esta se podra dar sin el control, como ya se hizo notar. Cuanta mayor delegacin se necesite se requiere mayor control por lo mismo, el control como funcin solo responde al administrador. En cambio las operaciones son de carcter tcnico. Por lo mismo son un medio para auxiliar a la lnea en sus funciones por ello deben actuar como staff de ah la necesidad de convencer y no imponer los medios de control. La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. De los objetivos.

Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Costeabilidad. Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte. De la funcin controlada. La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. De los estndares El control es imposible si no existen estndares de alguna manera prefijados y sera tanto mejor cuanto mas precisos y cuantitativos sean dichos estndares. Si el control es comparacin de lo realizado con lo esperado, es lgico que de alguna manera, supone siempre una base de comparacin previamente fijada. En ocasiones esta base son realizaciones anteriores , meras estimaciones empricas, etc. Pero no se podra decir que se controla algo si lo obtenido no se valoriza y para ello se compara con algo, de ah la regla de definir y perfeccionar los estndares como un medio de preparar el control. Del carcter medial del control Aunque paresca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De el se produce espontneamente una regla: un control solo deber usarse si el

trabajo, gasto, etc. Que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del especialista en la tcnica de control del que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su tcnica y tratara de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo existe tambien el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque estos se produzcan a largo plazo ya porque sea imposible, o difcil al menos, cuantificarlos de ah la conveniencia de tratar de hacer esta cuantificacin. Del principio de excepcin El control administrativo es mucho mas eficaz y rpido cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado. Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario del cumplimiento de la previsiones y las desviasiones imposibles de evitar como lo excepcional; hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencin. Cuando el principio de excepcin se aplica principalmente en el rea de los factores estratgicos se obtienen resultados todava mas valiosos. De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requiere el control.

SU PROCESO Y REGLAS 1. a) b) c) d) Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control. Establecimiento de los medios de control Operaciones de recoleccin y concentracin de datos Interpretacin y valoracin de los resultados Utilizacin de los mismos resultados La primera y la ultima de estas etapas son esencialmente propias del administrador. La segunda ciertamente es del tcnico en el control de que se trate. La tercera suele ser del administrador, con la ayuda del tcnico. 2. Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratgicos.

Al respecto no existen reglas precisas sobre como escoger estos puntos estratgicos de control, por la infinita variedad de problemas y condiciones de cada empresa; sin embargo pueden ayudar a encontrar esos puntos, preguntas tales como las siguientes: Que mostrara mejor lo que se a perdido o no se ha obtenido? Que puede indicar lo que podra mejorarse? Cmo medir mas rpidamente cualquier desviasion anormal? Qu informara mejor sobre quien es responsable de las fallas? Qu controles son los mas baratos y aamplios a la vez? Cules son los mas fciles y automticos?

FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: A. Cantidad B. Tiempo. C. Costo Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. . Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del rea controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias de los artculos o de la materia prima que debe tener almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. CONTROL POR REAS FUNCIONALES Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria.

El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de las subfunciones. Control de produccin La funcin del control de produccin en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende de cuatro funciones: Control de calidad El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfaccin de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios. Control de inventarios Su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen control de inventarios permite: Calidad Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. Evitar perdidas considerables en las ventas. Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin.

Control de compras Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: a. Seleccin adecuada de los proveedores. b. Evaluacin de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante. c. Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. d. Determinacin del punto de pedido y de orden e. Comprobacin de precios

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: a. Compras innecesarias, excesivas y caras. b. Adquirir materiales de baja calidad. Control de ventas Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva. Control de finanzas Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Control presupuestal Un sistema de control presupuestal debe:

Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin.

Control contable Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa. El control contable debe:

Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

Control de recursos humanos Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos. TCNICAS DE CONTROL Las operaciones de control son tcnicas especializadas y de estas se clasifican las tcnicas de control de la siguiente manera: Administracin por objetivos:

Es una de las tcnicas ms modernas y que mayor impacto a causado en el campo de la administracin. Lo novedoso y lo especfico de la administracin por objetivos radica en la especial manera de coordinar diversos aspectos ya muy conocidos, en el nfasis especial que ha puesto en ellos, en los motivos que para ellos aducen y en su coordinacin con tcnicas tales como el control presupuestal. Una de las caractersticas fundamentales de la administracin por objetivos consiste en forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga. La administracin por objetivos se aplica a los jefes o administradores de todos los niveles, aun de los ms bajos.

Tcnicas de trayectoria critica

Tcnica PERT: Recibe su nombre de las siglas de program evaluation and review technique: tcnica de evaluacin y revisin de proyectos. Consiste en un instrumento en el que, con base en una red de actividades y eventos y, mediante la estimacin de tres tiempos, se evala la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. La tcnica PERT fue ideado en 1958 por Willard Fazard y aunque inicialmente esta tcnica fue creada para controlar y evaluar la duracin de proyectos por lo que se le conoci como PERT=tiempo, posteriormente se han introducido en ellas los costos de las actividades para efectos de control presupuestal y aun para estudiar el tiempo mnimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema PERT=costo. Tcnica CPM: La primera fase de esta tcnica es igual a la PERT (critical path method: mtodo de la ruta critica) del cual difiere porque trabaja en un tiempo probable de ejecucin, basado en experiencias previamente registradas, pero a la vez introduce costos estimados de las actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el proyecto al condensar ciertos tiempos para lograr un costo mnimo.

Tcnica RAMPS: Es la tcnica mas reciente entre los mtodos de ruta critica y fue inventado en 1961 por la Divisin de Tecnologa de Proceso de Informacin de CEIR, su nombre se forma tambin por las siglas Resource allocation and Multi Project Schedulling. = Programacin de proyectos mltiples y asignacin de recursos. Y tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados deben ser distribuidos en varios proyectos simultneos, total o parcialmente, para obtener una mxima eficiencia.