Datos

Esenciales en Gobierno de Juntas

David A.H. Brown Guatemala Inc. Brown Governance 22 de febrero de 2013

Resumen de la Sesin

Principios y tendencias de Gobierno: contexto basado en principios, modelos, roles, lnea clara La Junta como Lder y Mayordomo: direccin, planicacin estratgica, presupuestos, renovacin de la junta. La Junta como Monitor: supervisar y controlar ejecutoria, tablas de resultados y tablas de control, evaluaciones La Junta como Informante: comunicaciones, inversionistas, divulgacin, responsabilidades

Resumen de la Sesin

Principios y tendencias de Gobierno: contexto basado en principios, modelos, roles, lnea clara La Junta como Lder y Mayordomo: direccin, planicacin estratgica, presupuestos, renovacin de la junta. La Junta como Monitor: supervisar y controlar ejecutoria, tablas de resultados y tablas de control, evaluaciones La Junta como Informante: comunicaciones, inversionistas, divulgacin, responsabilidades

El Gobierno CorporaQvo es
Cadbury Commi,ee Report (UK 1992)

Modelo de Gobierno Reformado

Un sistema independiente y por encima del sistema operaQvo (el sistema que entrega productos y servicios) Un sistema que debe ser dirigido por personas diferentes al sistema operaQvo, as que:
la junta dirige el gobierno, la gerencia dirige la operacin

Sistema que determina la asignacin de los escasos recursos para su uso ms efec<vo (economas)

Teora de la Agencia
Principales

Principales y Agentes

Principales son las personas: Que crean la organizacin Que Qenen un propsito para la organizacin: necesidades que puedan alcanzar Que contribuyen (invierten u ofrendan) recursos y capital

Teora de la Agencia
Principales

Agentes

Principales y Agentes

Teora de la Agencia
Principales Junta Agentes

Principales y Agentes

Teora de la Agencia
Direccin
(Lder)

Principales Junta Agentes

Direccin
(Mayordomo)

Direccin

La Direccin es el Qmn de la corporacin Esto logra las necesidades no alcanzadas de los principales (propsitos) con las mejores ideas de los agentes (usos) Dirigiendo a travs de un plan estratgico: El plan estratgico es la herramienta principal Llevar a cabo la mayordoma a travs de evaluacin de riesgos; polQcas y presupuestos son otras herramientas clave

Las 4 herramientas clave de Direccin para la Junta

Plan Estratgico: Misin, Visin, Valores, Metas, Obje8vos Riesgo: Ape8to y Tolerancia Evaluacin de Riesgos MRE* y Mapa *Manejo de Riesgo
Empresarial

Gente y Pol8cas: Director Nacional, Junta, Seleccin de Comits y Delegados; Pol8cas de la Junta: Cdigo de Conducta, Riesgo, Recursos Humanos

Presupuesto: Plan Financiero de Operaciones Anual

Hacia dnde nos dirigimos? Qu obstculos y oportunidades nos podremos encontrar por el camino?

Quin har qu?

Cmo financiaremos nuestros esfuerzos?

Teora de la Agencia
Direccin
(Lder)

Principales Junta Agentes

Control
(Informar)

Direccin
(Mayordomo)

Control
(Monitorear)

Control
El Control es obtener una seguridad razonable, o alcanzar una conanza razonable de que la corporacin va, en general, en la direccin aprobada la Junta debe alcanzar esto Esto sigue los recursos de los principales segn son usados por los agentes y son responsables de su uso Los estados nancieros son la herramienta principal Tambin lo es el informe completo de la Junta

Las 4 herramientas clave de Direccin para el Control

Informes Anuales: Estados Financieros Auditados, Narra8vas de Gerencia y Gobierno Informe de Ejecutoria: Tablas de Control y Tablas de Resultados (Trimestrales); Indicadores de Ejecutoria Clave, Auditora Interna e Informe de Riesgos

Evaluaciones: Director Nacional, Junta, Comits, Miembros, Individuos Finanzas: Interinas (Trimestral) Estados Financieros

Dnde estamos comparado con dnde dijimos que estaramos?

Cmo nos medimos y cun bien hemos mitigado los riesgos y aprovechado las oportunidades?

Cun bien han ejecutado el Director nacional y la Junta?

Cmo estamos comparado con el presupuesto?

Se v algo as
Hacia dnde nos dirigimos?
Plan Estratgico

Direccin ..Control

Informe Anual

Dnde estamos comparado con dnde dijimos que estaramos? Cmo nos medimos y cun bien hemos mitigado los riesgos y aprovechado las oportunidades? Cun bien han ejecutado el Director nacional y la Junta?

Qu obstculos y oportunidades nos podremos encontrar por el camino?

Ape8to de Riesgo y Tolerancia

Direccin ..Control

Tabla de Control de Ejecutoria o Tabla de Resultados

Quin har qu?

Gente y Pol8cas

Direccin ..Control

Evaluacin de: Junta, Director Nacional y Comits

Cmo financiaremos nuestros esfuerzos?

Presupuesto

Direccin ..Control

Estados Financieros e Interinos

Cmo estamos comparado con el presupuesto?

Roles de la Junta: Prinicpales y Secundarios

Principales Lder Mayordomo Monitor Informante Secundarios Voluntarios Levantar fondos

Roles de la Gerencia
Operar el negocio de da a da: sistema operacional: Cadena de suministros, compras Procesamiento, manufactura, instalaciones, InformQca Personal, reclutamiento, entrenamiento, compensacin Mercadeo: empaque del producto, jacin de precios, distribucin, promocin Responsabilidades conjuntas para la direccin estratgica y supervisin . . . Cualquier cosa que no est asignada a alguien ms!

Otras Preguntas

Rol del Presidente de la Junta? Rol de los Donantes?

Rol del Presidente de la Junta

Dirigir la Junta Establecer el orden del da (en conjunto con el DN y los Presidentes de Comits) y moderar las reuniones de la Junta Establecer: reglas y directrices Atender: divergentes, representaQvos Normalizar: convergentes, obtener consenso luego votar Ejecutoria: solidaridad y unin en torno a las decisiones

Dilogo
Vamos a pracQcar!

Resumen de la Sesin

Principios y tendencias de Gobierno: contexto basado en principios, modelos, roles, lnea clara La Junta como Lder y Mayordomo: direccin, planicacin estratgica, presupuestos, renovacin de la junta. La Junta como Monitor: supervisar y controlar ejecutoria, tablas de resultados y tablas de control, evaluaciones La Junta como Informante: comunicaciones, inversionistas, divulgacin, responsabilidades

El Principio de Realizacin
La Junta es nalmente responsable porque el Ministerio logre su propsito, ante sus principales, inversionistas, reguladores y ms all, y as debe estar totalmente involucrada en entender el Ministerio y su modelo de negocio

Rol de la Junta en el Liderazgo

Cul es nuestro Propsito? Cules son nuestras Prioridades? Cules son nuestras medidas de ejecutoria clave / crQcas?

Rol de la Junta en la Mayordoma

Cun bien el presupuesto anual reeja el plan (propsito, prioridades y xito en la ejecutoria)? Cun claramente se enQenden a nivel del DN los lmites en la aprobacin delegada e informes? Al nivel de los comits? Cun bien se evalan los grandes riesgos?

Las 4 herramientas clave de Direccin para la Junta

Plan Estratgico: Misin, Visin, Valores, Metas, Obje8vos Riesgo: Ape8to y Tolerancia Evaluacin de Riesgos MRE* y Mapa *Manejo de Riesgo
Empresarial

Gente y Pol8cas: Director Nacional, Junta, Seleccin de Comits y Delegados; Pol8cas de la Junta: Cdigo de Conducta, Riesgo, Recursos Humanos

Presupuesto: Plan Financiero de Operaciones Anual

Hacia dnde nos dirigimos? Qu obstculos y oportunidades nos podremos encontrar por el camino?

Quin har qu?

Cmo financiaremos nuestros esfuerzos?

Planicacin Estratgica

Estrategias y Acciones Medidas Valores

Metas ObjeGvos

Visin y Misin

Hacia dnde nos dirigimos?

PLANIFICACIN ESTRATGICA LA RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA
Consultar con el DN al establecer Metas y ObjeQvos que apoyen la Visin y Misin de EE Internacional Revisar y aprobar el Plan Estratgico incluyendo todas sus partes (Metas, ObjeQvos, Estrategias, Medidas) Monitorear la implementacin del Plan Estratgico prestando especial atencin a las medidas de los resultados Revisar y aprobar planes y presupuestos de capital u operacional mulQ-anual y las enmiendas que se le hagan, o desviaciones materiales, asegurando consistencia con la visin y misin

Hacia dnde nos dirigimos?

PLANIFICACIN ESTRATGICA LA RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL
Desarrollar Metas y ObjeQvos en consulta con la Junta Desarrollar un Plan Estratgico, incluyendo ObjeQvos, Estrategias y Medidas, para ser aprobado por la Junta Implementar Plan Estratgico, dentro de los parmetros aprobados por la Junta y dentro del presupuesto Desarrollar y ejecutar estrategias, polQcas y presupuesto

Riesgos
SUPERVISIN DE RIESGOS LA RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA
Entender los riesgos que enfrenta EE en [su Pas] Desarrollar tolerancia para los riesgos, en acuerdo con los Comits de la Junta y el DN Monitorear el manejo de riesgos, centrndose en los resultados y el rendimiento acordes con las tolerancias aprobadas

SUPERVISIN DE RIESGOS LA RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL

IdenQcar los riesgos estratgicos que enfrenta EE en [su Pas] Desarrollar tolerancias de riesgos, en acuerdo con la Junta Evaluar y manejar los riesgos estratgicos que enfrenta EE en [su Pas] Informar a la Junta (y/o Comits de la Junta) sobre la gesQn de riesgos, uQlizando tolerancias aprobadas como puntos de referencia

Riesgos

Gente
LA RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA
Asegurar la renovacin efecQva de la Junta Reclutar y supervisar al Director Nacional Cerciorarse de que existe un proceso para la designacin, el desarrollo, la evaluacin y la sucesin de personal del ministerio y voluntarios Delegar en el Director Nacional la autoridad (la aprobacin especca y los niveles de informacin de autoridad) para administrar y supervisar el Ministerio de EE

Gente
RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL
Manejar las operaciones diarias Supervisar los negocios y asuntos del ministerio Delegar los niveles de autoridad de aprobaciones e informes al personal dentro del Ministerio Obtener la aprobacin para cualquier decisin que resultar en desviaciones materiales de las estrategias, negocios, planes operacionales y polQcas previamente aprobadas por la Junta

RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA

PolQcas

Asegurar la implementacin del gobierno as como de las polQcas operacionales y estratgicas dentro del marco donde opera el Director Nacional

RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR NACIONAL

Desarrollar y recomendar polQcas operacionales y estratgicas donde sean apropiadas Operar dentro de las polQcas aprobadas, incluyendo la ejecucin de los acuerdos contractuales, o buscar excepciones a la polQca cuando sea necesario

Presupuesto
RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA
Revisar y aprobar el presupuesto de acuerdo al plan estratgico (usted obQene lo que planica, apoya, mide y recompensa)

RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL

Desarrollar un presupuesto para ser aprobado por la Junta Administrar la organizacin basado en el presupuesto

El Papel de la Junta en:

LA SUCESIN Y RENOVACIN DE LA JUNTA

Renovacin de la Junta
La Junta de Directores es responsable de renovarse a s misma

1.Evaluacin de necesidades

7. Evaluar

2. Atributos del Perl

6. Entrenar/ Desarrollar

Composicin de la Junta: El Ciclo para Completarla

3. Reclutar prospectos

5. Elegir/ Nombrar

4. Seleccionar

Perl de Habilidades
Habilidades y conocimientos para saQsfacer las necesidades, idenQcadas a parQr de descripciones de trabajo, vinculado al plan estratgico Experiencia y antecedentes para complementar la mezcla de la actual Junta Resultados de directores calicados y mejores comunicaciones

El ABC Para Hacer un Perl de la Junta

A. Cree un Inventario pQmo
Cules son nuestro objeQvos principales?

De dnde venimos y hacia dnde vamos? Qu conocimientos, experiencias y habilidades necesitamos? Cules anidades debemos considerar?

B. Evale los Directores Existentes Contra el Inventario

Dnde ha estado y qu ha aprendido? Qu anidades representaQvas trae? Cmo usted piensa y acta?

C. Determine la diferencia entre el Inventario pQmo y los Directores existentes

A B = C
Brown Governance Inc. (1991-2012)

Qu expectaQvas de carcter tenemos?

Acercamiento por Portafolio: Un Ejemplo

Miembro con experiencia Experiencia legal Experto nanciero y mente nanciera Experiencia en RH / experiencia en compensacin EjecuQvo experimentado Experiencia en liderato en Ministerio o Negocio Director orientado al Mercadeo Director con una visin hacia la tecnologa Persona con SenQdo Comn que pregunte por qu y por qu no

Consejos
1. Cada organizacin es nica con respecto al plan estratgico, composicin de la Junta, situacin y Qempo 2. Mantenga un banco de candidatos cualicados 3. Evite la tentacin de llenar vacantes en la Junta con personas que conoce tmese el Qempo para evaluar qu necesita el Ministerio 4. No excluya al Director Nacional del proceso 4. Profundice en el Carcter El Carcter es tan importante, si no ms importante que las habilidades las habilidades se pueden ensear el carcter toma toda una vida para desarrollarlo

Reclute buscando Carcter Capacite para lograr Habilidades!

Dilogo
PracQquemos

Resumen de la Sesin

Principios y tendencias de Gobierno: contexto basado en principios, modelos, roles, lnea clara La Junta como Lder y Mayordomo: direccin, planicacin estratgica, presupuestos, renovacin de la junta La Junta como Monitor: supervisar y controlar ejecutoria, tablas de resultados y tablas de control, evaluaciones La Junta como Informante: comunicaciones, inversionistas, divulgacin, responsabilidades

Las 4 herramientas clave de Direccin para el Control

Informes Anuales: Estados Financieros Auditados, Narra8vas de Gerencia y Gobierno Informe de Ejecutoria: Tablas de Control y Tablas de Resultados (Trimestrales); Indicadores de Ejecutoria Clave, Auditora Interna e Informe de Riesgos

Evaluaciones: Director Nacional, Junta, Comits, Miembros, Individuos Finanzas: Interinas (Trimestral) Estados Financieros

Dnde estamos comparado con dnde dijimos que estaramos?

Cmo nos medimos y cun bien hemos mitigado los riesgos y aprovechado las oportunidades?

Cun bien han ejecutado el Presidente y la Junta?

Cmo estamos comparado con el presupuesto?

El Papel de la Junta en el Monitoreo

Cules son las diferencias principales entre el plan y lo que se est haciendo, y entendemos por qu? Cun conables son nuestros informes nancieros y los dems? Cun seguros son nuestros sistemas de auditora externos e internos? Qu tan bien se ajustan las evaluaciones y las compensaciones con los planes y ejecutoria?

Monitoreando la Ejecutoria
RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA Revisar y aprobar los indicadores de ejecutoria propuestos Monitorear el manejo de ejecutoria, centrndose en los resultados de ejecutoria acordes con las tolerancias aprobadas RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL IdenQcar indicadores clave de ejecutoria basado en los resultados en reas clave de riesgo/metas y presupuesto Informar a la Junta y EE Internacional sobre los indicadores de ejecutoria, uQlizando tolerancias aprobadas como puntos de referencia

Evaluacin (el Ministerio)

RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA Aprobar y monitorear los resultados a travs de una tabla de resultados (Scorecard) que lo incluya todo, diseada para informar a la Junta RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL Preparar e informar los resultados del ministerio a travs de una tabla de resultados (Scorecard) que lo incluya todo, diseada para informar a la Junta y a EE Internacional

Ejemplo de una Tabla de Resultados

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Ingreso Bruto (comparacin histrica, actual y presupuesto) Ganancia Bruta (comparacin histrica, actual y presupuesto) Iglesias AcQvas (histrica, actual y proyectada) Personal (histrica, actual y proyectada) Eventos de Entrenamiento (por Qpo: A la fecha Vs. meta) Profesiones de fe reportadas (comparado con los que oyeron) Donantes acQvos (histrico, actual y proyectado) % del personal levantando su sostenimiento (actual Vs. meta) Nmero de das de dinero en el banco (actual Vs. meta) Nmero promedio de iglesias que asisten a eventos (actual Vs. meta) 11. % de gastos administraQvos (actual Vs. metas a travs del Qempo)

Ganancia Bruta
400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 No Restringido Restringido Venta de Materiales

Ganancia Bruta
450000 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0

No Restringido Restringido Venta de Materiales

Iglesias AcQvas
160 140 120 100 80 60 40 20 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 YTD Meta 2013

Personal
400 350 300 250 200 150 100 50 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Meta YTD 2013 Tiempo Completo Tiempo Parcial Voluntarios

Eventos de Entrenamiento
120 100 80 60 40 20 0 EEX EPN EEJ Clsico E2 TMO
10 15 50 35 25 15 80 80 100 75 60 75

Eventos YTD Meta

Profesiones de Fe Reportadas
6000 5000 4000 3000 2000 1000 0
100 135 500 525 350 450 3020 2900 2500 2000 1500 5000

P de F Escucharon

EEX

EPN

EEJ

Clsico

E2

TMO

Donantes AcQvos
Total Donantes AcGvos
600 500 400 300 200 100 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 YTD Meta 2013
425 454 433 459 560 524

54% de la meta 75% en el ao

306

Donantes AcQvos
400 350 300 250 200 150 100 50 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Meta YTD 2013
100 150 110 105 110 101 200 150 300 350 325 312 325 380

Menos de $100 $100 - $1000 $1000 - $10000 Ms de $10000

Personal Que Ha Levantado Su Sostenimiento

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Acutal Meta 2013
50% 62%

-2% desde Q2

 140 120 100 80 60 40 20 -

Nmero de Das de EfecQvo en el Banco

120 90 days 76 days -5 das desde Q2 Va desde 90 a 120 das

Actual

Meta 2013

Estndar

Nmero Promedio de Iglesias que Asisten a Eventos

12 10 8 6 4 2 - Actual Meta 2013
8 10

+2 desde 2012

% Gastos AdministraQvos
30.0% 25.0% 20.0%
16.5%

15.0% 10.0% 5.0% 0.0% Actual

15.5%

Va desde 15% a 20%

Meta 2013

Estndar

Evaluacin (la Gente)

RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA Aprobar los procedimientos (recomendados por el Gobierno y el Comit de Nominaciones) para velar por la evaluacin de la Junta y el Director Nacional Asegurar que se lleve a cabo la evaluacin del Director Nacional, la Junta y los Comits de la Junta RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL Trabajar junto con la Junta (a travs del Comit de Nominaciones-GNC) en la evaluacin anual de la ejecutoria del Director Nacional

Evaluacin del DN 5 Pasos

Paso 1: Planicacin Estratgica

Paso 5: Evaluacin de Trabajo Formal

Paso 2: Planicacin de Negocio

Paso 4: Evaluacin de Trabajo Informal

Paso 3: Mandato de Ejecutoria/ Descripcin del Trabajo

Dilogo
PracQquemos

Resumen de la Sesin

Principios y tendencias de Gobierno: contexto basado en principios, modelos, roles, lnea clara La Junta como Lder y Mayordomo: direccin, planicacin estratgica, presupuestos, renovacin de la junta La Junta como Monitor: supervisar y controlar ejecutoria, tablas de resultados y tablas de control, evaluaciones La Junta como Informante: comunicaciones, inversionistas, divulgacin, responsabilidades

El Principio de la Comunicacin
La Junta asegura un sistema efecQvo de ujo de informacin en ambas vas dentro de la organizacin recogiendo informacin conable de, y dirigida a la gerencia.

6 Cs en la Comunicacin Informacin Correcta, de la Fuente Correcta, disponible para la Gente Correcta, al Tiempo Correcto, en el Lugar Correcto, usando el Mtodo Correcto de diseminacin

El Principio de la Transparencia
La Junta asegura que los principales, y cuando sea relevante otros inversionistas, puedan ver claramente el modelo de negocio, propsito, direccin, control y nalmente la ejecutoria de la organizacin, y la Junta debe entender cmo stos logran las expectaQvas de los prinicipales.

El Dilema de la Divulgacin
Deber de divulgar: los principales Qenen la expectaQva legQma de transparencia y rendicin de cuentas Deseo de permancer en silencio: el Ministerio Qene la necesidad legQma de proteger informacin sensiQva Se require un balance riguroso de decisin La solucin muchas veces se inclinar a posponer la divulgacin de, o minimizar el impacto de, noQcias desfavorables.

Informes Supervisin Financiera

RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA Aprobar cualquier estado nanciero anual o interino (por recomendacin de los Auditores o del Comit de Finanzas) Aprobar cualquier cambio en las polQcas o prcQcas de contabilidad (por recomendacin de los Auditores o del Comit de Finanzas) Validar la efecQvidad de los controles internos y la informacin recibida por la Junta (por recomendacin de los Auditores o del Comit de Finanzas)

Informes Supervisin Financiera

RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL Preparar estados nancieros anuales o trimestrales Seleccionar los controles y las polQcas y prcQcas de contabilidad Seleccionar y asegurar la efecQvidad de los controles internos y los sistemas de informacin Informar sobre las metas nancieras y presupuestos proyectados aprobados por la Junta

Informes Comunicacin con los Inversionistas

RESPONSABILIDAD DE LA JUNTA Cerciorarse que existe una comunicacin efecQva entre la Junta y los donantes, miembros y otros inversionistas RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR NACIONAL Comunicarse proacQvamente con los miembros, donantes y otros inversionistas en representacin del Ministerio

Dilogo
PracQquemos