Manual para la administracin de subvenciones

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Manual para la administracin de subvenciones

Sumario
Introduccin Captulo 1 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global Captulo 2 Solicitud de Subvenciones Globales Captulo 3 Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto de subvencin Captulo 4 Informes Anexos*
A Hoja de trabajo del Memorando de acuerdo para los clubes B Memorando de acuerdo para los clubes C Memorando de acuerdo para los clubes (India) D Modelo de Memorando de acuerdo para una organizacin colaboradora E Enunciados de los requisitos de las reas de inters F Suplemento sobre el plan de monitoreo y evaluacin de Subvenciones Globales G Suplemento sobre becas H Orientacin previa a la partida para becarios e integrantes de equipos de capacitacin profesional I Las bases de la sostenibilidad J Suplemento de la solicitud de Subvenciones Globales para proyectos de microcrdito K Suplemento del informe de Subvenciones Globales para proyectos de microcrdito L Itinerario del equipo de capacitacin profesional
* Los anexos y los Trminos y condiciones para el otorgamiento de Subvenciones de La Fundacin Rotaria estn disponibles en www.rotary.org/es/grants. Es posible que no todos los anexos estn disponibles de inmediato.

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Los rotarios aportamos nuestra labor, conocimientos y contribuciones financieras a nuestras comunidades para satisfacer sus necesidades bsicas como suministro de agua potable, desarrollo econmico, salud, educacin, paz y seguridad. Las Subvenciones Globales de la Fundacin financian proyectos en estas reas. Este manual explica cmo planificar un proyecto sostenible y con resultados mensurables, cmo solicitar una Subvencin Global para financiarlo y cmo administrar debidamente los fondos de la subvencin. Se incluyen, adems, recursos tiles para poner en prctica el Memorando de acuerdo (MDA) para los clubes. El manual est dirigido principalmente a los representantes de los clubes que asistirn al Seminario distrital sobre administracin de subvenciones, pero tambin ser de utilidad para los distritos que soliciten una Subvencin Global.

La presente es la edicin 2012 del Manual para la administracin de subvenciones. Lainformacin contenida en esta publicacin se basa en el Memorando de acuerdo para los clubes, los Trminos y condiciones para el otorgamiento de Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales de La Fundacin Rotaria y The Rotary Foundation Code of Policies. Se ruega consultar dichos documentos para informarse sobre las directrices vigentes. Los cambios que el Consejo de Fiduciarios efecte en dichos documentos anularn la normativa estipulada en esta publicacin.

Dudas o preguntas?
Si tiene dudas sobre... Administracin de subvenciones; certificacin Subvenciones Distritales, Subvenciones Globales Este manual; sesiones de capacitacin Enve un correo electrnico a... qualification@rotary.org contact.center@rotary.org leadership.training@rotary.org

Panorama general de las subvenciones de LaFundacin Rotaria

La Fundacin Rotaria ofrece tres tipos de subvenciones: Subvenciones Distritales, Subvenciones Globales y Subvenciones Prediseadas. Si bien este manual est dedicado a las Subvenciones Globales, a continuacin se describen todas brevemente.

Subvenciones Distritales
Las Subvenciones Distritales financian proyectos y actividades que respaldan la misin de la Fundacin con resultados a corto plazo en los mbitos local e internacional. Los clubes remiten sus solicitudes de financiacin al distrito, y ste administra y distribuye los fondos. Cada distrito establecer su propia normativa sobre cmo y cundo los clubes deben remitir sus solicitudes de financiacin, as como sobre cualquier otro requisito adicional que decidan establecer. Para obtener ms informacin, comunquese con su Comit Distrital de La Fundacin Rotaria.

Visite learn.rotary.org y consulte el curso Introduccin a la Visin Futura para obtener informacin sobre la evaluacin de proyectos y seleccionar la subvencin ms apropiada.

Subvenciones Globales
Las Subvenciones Globales financian proyectos y actividades de mayor alcance con las siguientes caractersticas:

Se relacionan con una de las reas de inters. Responden a una necesidad identificada por la comunidad beneficiaria. Incluyen la participacin activa de la comunidad beneficiaria. Son sostenibles despus de que los clubes o distritos rotarios han concluido su labor.

Se obtienen resultados mensurables.

Manual para la administracin de subvenciones 0.1 Panorama general de las subvenciones de LaFundacin Rotaria

REAS DE INTERS
Los proyectos que reciben fondos de Subvenciones Globales de LFR deben encuadrarse dentro de las siguientes reas.

 Fomento de la paz y la prevencin y resolucin de

conflictos

Prevencin y tratamiento de enfermedades Suministro de agua y saneamiento Salud materno-infantil Alfabetizacin y educacin bsica Desarrollo econmico y cvico

Las Subvenciones Globales pueden financiar las siguientes actividades: Proyectos humanitarios que afronten las necesidades de las comunidades y ofrezcan resultados sostenibles y mensurables. Capacitacin profesional a nivel local o financiacin de un equipo conformado por profesionales que viajan al exterior para adquirir conocimientos o impartir capacitacin a sus colegas locales. Este tipo de capacitacin es muy eficaz en conjuncin con proyectos humanitarios. Becas para estudiantes de postgrado cuyas metas profesionales se correspondan con una de las reas de inters.

Manual para la administracin de subvenciones 0.2 Panorama general de las subvenciones de LaFundacin Rotaria

Subvenciones Prediseadas
Las subvenciones prediseadas hacen posible que los clubes rotarios trabajen con los socios estratgicos de La Fundacin Rotaria en actividades previamente diseadas. El Fondo Mundial y el socio estratgico financian ntegramente estas actividades.

Diferencias entre las Subvenciones Distritales y las Subvenciones Globales

En la versin electrnica de este manual, el texto resaltado en naranja corresponde a enlaces a recursos disponibles en learn.rotary.org.
Por norma general, los proyectos financiados mediante Subvenciones Globales tienen un mayor alcance y los clubes y distritos cuentan con un mayor nivel de responsabilidad en lo relativo a la administracin de los fondos, la presentacin de informes a la Fundacin y el monitoreo y evaluacin de los resultados obtenidos.

Subvenciones Distritales
Respaldan la misin de La Fundacin Rotaria Sin presupuesto mnimo Impacto a corto plazo Pueden financiar becas para estudiantes de cualquier nivel en instituciones acadmicas locales o del exterior Incluyen la participacin activa de los rotarios Cumplen los requisitos para el otorgamiento dela subvencin

Subvenciones Globales
Se relacionan con una de las reas de inters de Rotary Presupuesto mnimo de US$30,000 Impacto sostenible a largo plazo Pueden financiar becas para estudiantes de postgrado en una institucin acadmica del exterior Incluyen la participacin activa de los rotarios Cumplen los requisitos para el otorgamiento de la subvencin Resultados mensurables

Certificacin del club

El proceso de certificacin sirve para que La Fundacin Rotaria confirme que su club cuenta con los controles financieros y de custodia de fondos necesarios para administrar debidamente los fondos de sus subvenciones. La administracin incluye aspectos como la seleccin de los proyectos o actividades, la solicitud de una subvencin, la puesta en prctica de controles para la custodia de los fondos y la presentacin de informes a la Fundacin sobre los resultados del proyecto. Para solicitar Subvenciones Globales o Subvenciones Prediseadas, los clubes debern recibir la certificacin anual de su distrito. Los distritos decidirn tambin si solicitar esta certificacin para recibir fondos procedentes de Subvenciones Distritales. Para completar el proceso de certificacin, los clubes debern: 1. Enviar a su presidente electo u otro representante del club al Seminario distrital sobre administracin de subvenciones. 2. Leer y aceptar los trminos del Memorando de acuerdo para los clubes y remitir al distrito una copia firmada tanto por el presidente como por el presidente electo del club. 3. Aceptar todo requisito adicional establecido por el distrito.

Se recomienda que el club enve ms de un representante al Seminario sobre administracin de subvenciones.

Manual para la administracin de subvenciones 0.3 Panorama general de las subvenciones de LaFundacin Rotaria

Para conservar su certificacin, los clubes debern cumplir los trminos del MDA para los clubes (anexo B) y los trminos y condiciones de la subvencin. EL MDA es un acuerdo entre el club y su distrito en el que se indican los requisitos mnimos para la administracin de sus subvenciones establecidos por la Fundacin. Es posible que los requisitos estipulados en la normativa establecida por su club o la legislacin local vigente sean ms estrictos. Dirija sus consultas a su Comit Distrital de La Fundacin Rotaria.

Manual para la administracin de subvenciones 0.4 Panorama general de las subvenciones de LaFundacin Rotaria

1 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Antes de solicitar una Subvencin Global de La Fundacin Rotaria, los clubes deben elaborar un proyecto que sea resultado de una slida relacin de colaboracin, se base en la evaluacin de las necesidades de la comunidad, y haya sido diseado para obtener resultados viables, mensurables y sostenibles.

Socios colaboradores
Para llevar a cabo una Subvencin Global se debe contar con un patrocinador local y un patrocinador internacional. Por lo general, el patrocinador local se encarga de la evaluacin de la comunidad y de la implementacin y administracin de los gastos del proyecto, por conocer a fondo la realidad local y su proximidad a la sede del proyecto. Los patrocinadores, si as lo desean, tienen la opcin de involucrar en el proyecto a una tercera entidad, por ejemplo, una organizacin no gubernamental, un grupo de la comunidad o una entidad gubernamental. La organizacin colaboradora podra aportar a la subvencin capacidad tcnica, infraestructura, incidencia poltica, capacitacin, educacin u otro tipo de apoyo. Se recomienda hacer las averiguaciones del caso para asegurarse de que la organizacin colaboradora goza de buena reputacin. Antes del inicio del proyecto, los patrocinadores debern suscribir un Memorando de Acuerdo (MDA) con toda organizacin colaboradora. En el anexo 4 figura un modelo de MDA.

Para recibir fondos de una subvencin de la Fundacin, todos los proyectos deben ser emprendidos y administrados por rotarios.

Es esencial que los socios de un proyecto mantengan una comunicacin fluida y frecuente, ya que facilita la toma conjunta de decisiones, contribuye a una mejor supervisin de los fondos y del proyecto, y consolida los vnculos de cooperacin para futuros proyectos. Los socios colaboradores debern establecer el mtodo y la frecuencia de las comunicaciones que mantendrn sobre las actividades de la subvencin y el avance del proyecto. Fuentes de posibles socios colaboradores

ProjectLINK Grupo de Accin Rotaria relacionado con una de las reas de inters Convencin de RI Matchinggrants.org/global LinkedIn Ferias de proyectos Viajes personales Lderes distritales (pueden promocionar el proyecto en las reuniones internacionales que asisten)

Manual para la administracin de subvenciones 1.1 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Contacte con posibles socios colaboradores de todo el mundo para implementar un buen proyecto de servicio internacional a travs de las nuevas herramientas en lnea que ofrece RI para compartir informacin sobre el proyecto y solicitar fondos, voluntarios o donaciones en especie.

Evaluacin de las necesidades de la comunidad

Antes de planificar las actividades de una subvencin, deber evaluar las necesidades de la comunidad beneficiaria. El propsito de la evaluacin es recopilar informacin sobre los recursos y carencias locales, determinar si tales carencias ya se estn abordando y, de ser el caso, de qu manera, e identificar las acciones ms acertadas para el beneficio de la comunidad. Sugerimos seguir estos principios generales al efectuar la evaluacin:

Integrar a todas las partes interesadas. Deben obtenerse las impresiones

de una muestra representativa de la comunidad, incluidas las personas que planificarn, participarn y se beneficiarn del proyecto.

Tener en cuenta la informacin suministrada por la poblacin local. De esta

manera podrn identificarse las carencias o necesidades que los miembros de la comunidad estn dispuestos a abordar.

Aprovechar los recursos humanos locales. Los proyectos cuentan con recursos
Se presentan ocasiones cuando el patrocinador internacional propone un proyecto ya establecido al patrocinador local, el cual acepta la propuesta para no ofender a los rotarios del exterior, a pesar de que no cuenta con la voluntad ni los conocimientos necesarios para implementar el proyecto. Cuando los proyectos se elaboran en base a las necesidades de la comunidad beneficiaria, existe mayor posibilidad de que ste sea llevado a buen trmino por los rotarios locales y que los residentes de la comunidad lo mantengan una vez concluida la subvencin.
monetarios limitados, por lo tanto, es necesario determinar cmo podran contribuir los participantes al mejoramiento de la comunidad. Todas las partes interesadas pueden y deben apoyar al esfuerzo comn.

Planificar a largo plazo. Los residentes de la comunidad deben establecer

objetivos a largo plazo para seguir manteniendo los resultados del proyecto una vez agotados los fondos de la subvencin. Si a travs de la evaluacin se identifican varias necesidades, determine qu carencias o problemas son ms apremiantes para los miembros de la comunidad y cmo podra ayudar su club a solucionarlos. Considere qu necesidad podra atender mejor con una subvencin de la Fundacin y los recursos del club. Para el efecto, tome en cuenta los siguientes factores: capacidad tcnica de los rotarios, ubicacin de la sede del proyecto, tiempo necesario para llevarlo a cabo y los recursos financieros. Para ms sugerencias sobre cmo recopilar informacin, consulte la publicacin Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES).

Plan del proyecto

Deber elaborar un plan detallado en el que se delinee detalladamente cmo se llevarn a cabo las actividades del proyecto y la implementacin de las normas de RI y La Fundacin Rotaria. El plan deber incluir las tareas necesarias para completar la actividad, quin es responsable de stas, cmo se desembolsarn los fondos y un cronograma.

Manual para la administracin de subvenciones 1.2 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Establecimiento de un comit del proyecto

A fin de asegurar que varias personas estn al tanto de los detalles del proyecto, participen en la toma de decisiones y compartan la supervisin del proyecto, todo club o distrito patrocinador deber designar un comit integrado por un mnimo de tres rotarios as como un contacto principal, quien estar a cargo de toda la correspondencia con la Fundacin relacionada con la subvencin. Funciones y responsabilidades. Adems de asignar las funciones a los integrantes del comit del proyecto tanto del patrocinador local como internacional, determine las funciones que realizarn los contactos principales, la organizacin colaboradora (si corresponde) y los beneficiarios. Conflicto de inters. Al seleccionar a los integrantes del comit y asignar las funciones, deber evitar toda posibilidad de conflicto de inters, real o percibida (consultar el MDA del club, seccin 1C). Ningn rotario con intereses personales en el proyecto (empleado o miembro de la directiva de la organizacin colaboradora, propietario de un negocio que proveer los suministros del proyecto, fiduciario de una universidad donde cursar estudios un becarios, etc.) podr integrar el comit del proyecto, y todo posible conflicto de inters deber revelarse al solicitarse la subvencin. Continuidad. Documente el procedimiento adoptado para el reemplazo de los integrantes del comit, y seleccione como contacto principal a una persona que participar activamente en el proyecto durante todo el perodo de la subvencin. Si un club estuviera interesado en que el presidente tambin participe, ste tambien podra formar parte del comit del proyecto.

Soluciones sostenibles
Los fondos de las Subvenciones Globales se invierten en proyectos que conducen a un cambio permanente. Los proyectos sostenibles son de distinta naturaleza, pero tienen en comn las siguientes caractersticas: NECESIDADES DE LA COMUNIDAD: Los proyectos sostenibles son planeados debidamente, cuentan con la intervencin de varias partes, y complementan las necesidades y valores de los beneficiarios. Los patrocinadores de las subvenciones debern:

Demostrar el mtodo de captacin de retroalimentacin entre los beneficiarios usado Indicar las organizaciones locales, los grupos de la comunidad o las agencias
gubernamentales que coordinaron las actividades del proyecto MATERIALES/TECNOLOGA: En los proyectos sostenibles se utilizan materiales durables que sean asequibles, disponibles e inocuos al medio ambiente. Los patrocinadores debern:

Indicar si los materiales del proyecto se adquirieron localmente Verificar que los repuestos (si corresponde) puedan obtenerse fcilmente
FINANCIAMIENTO: Los proyectos sostenibles cuentan con una fuente de financiamiento complementaria para mantener los resultados una vez concluida la subvencin. Los patrocinadores debern:

Recomendar o apoyar actividades que generen ingresos a fin de que la comunidad pueda
seguir financiando el proyecto, o

Demostrar que se cuenta con los medios necesarios para garantizar el continuo
financiamiento del proyecto CONOCIMIENTOS: Los proyectos sostenibles contribuyen al desarrollo de la capacidad en las comunidades, ya que sus residentes adquieren nuevos conocimientos, destrezas y prcticas. Los patrocinadores debern:

Garantizar que las nuevas iniciativas incluyan un componente de capacitacin, educacin o

campaas de sensibilizacin en la comunidad

Demostrar cmo se transferirn las nuevas destrezas a los futuros beneficiarios

Manual para la administracin de subvenciones 1.3 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

MOTIVACIN: Los proyectos sostenibles ofrecen incentivos tangibles que despiertan el sentido de pertenencia entre los miembros de la comunidad, en cuanto a las actividades y los resultados del proyecto. Los patrocinadores debern:

Constatar que los beneficiarios cumplirn funciones concretas en la implementacin de los

objetivos del proyecto

Identificar a personas que ocupen cargos de liderazgo para monitorear los resultados y
garantizar la continuidad de los servicios MONITOREO/EVALUCIN: Los proyectos sostenibles son diseados con el propsito de obtener resultados mensurables y definidos. Los patrocinadores debern

Establecer objetivos definidos y datos de referencia pertinentes Identificar los aspectos clave del proyecto que se medirn y el mtodo de captacin de datos
Las Subvenciones Globales deben abarcar las recomendaciones arriba mencionadas. De no recibir fondos de la subvencin para este fin, los patrocinadores debern demostrar cmo se implementarn tales prcticas con los servicios y recursos disponibles en la comunidad, informacin que les pedir proporcionar en la solicitud de la Subvencin Global. Para ver ejemplos de proyectos que han incorporado estas prcticas de sostenibilidad a sus actividades, visite learn.rotary.org y consulte el curso Desarrollo de una Subvencin Global o dirija sus consultas a un miembro del personal.

Consulte con expertos tcnicos

Para los proyectos deben formularse planes que sean tcnicamente factibles con metas alcanzables. Se recomienda que los comits del proyecto de ambos patrocinadores consulten con rotarios calificados del club o regin a fin de obtener asesora sobre los aspectos tcnicos del proyecto. Por ejemplo, de tratarse de un proyecto de suministro de agua, lo ideal sera consultar con un ingeniero civil u organizaciones colaboradoras que posean la competencia y los recursos necesarios para planificar e implementar el proyecto. El Equipo de Asesores Tcnicos de La Fundacin Rotaria es un grupo de rotarios dispuesto a colaborar con clubes y distritos de todo el mundo en la planificacin y puesta en marcha de las Subvenciones Globales. El equipo apoya a los rotarios y es una garanta para los fiduciarios de la Fundacin de que los fondos de las subvenciones se destinarn a proyectos bien pensados y viables y se utilizarn de la manera prevista.

Determine los resultados mensurables

Durante el proceso de planificacin, los patrocinadores debern seleccionar los mtodos que utilizarn para medir los logros y resultados del proyecto. Antes de fijar las metas, consulte el anexo E Enunciados de los requisitos de las reas de inters. La seleccin y la captacin de datos deben realizarse de conformidad con las mediciones estndares de la Fundacin (ver anexo E) que correspondan a las actividades del proyecto, las que deben complementarse con otras mediciones concretas que identifique el patrocinador. El plan de monitoreo y evaluacin debe incluir un cronograma especfico para medir los logros y resultados del proyecto, para el efecto deber:

Establecer datos de referencia. Mediante la evaluacin de las necesidades de la comunidad

se determinar el trabajo que se llevar a cabo, la ubicacin y el pblico objetivo, los cuales servirn de datos de referencias antes de iniciar el proyecto as como de punto de comparacin para medir los resultados y las metas establecidas.

Ser especfico. Determine a quin exactamente beneficiar el proyecto y visualice cmo se

desarrollar.

Establecer puntos de referencia para evaluar el avance hacia las metas del proyecto. Determinar los mtodos de medicin que se usarn.
Manual para la administracin de subvenciones 1.4 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

No olvide incluir las actividades de monitoreo y evaluacin en el presupuesto del proyecto. Se recomienda presupuestar entre 5 y 10 por ciento de los fondos del proyecto para gastos de viajes, servicios ofrecidos por personas/agencias externas y suministros. Los gastos de monitoreo y evaluacin son admisibles y razonables en los presupuestos de las Subvenciones Globales.

Plan modelo de monitoreo y evaluacin Datos de referencia

En un campamento de refugiados, 10.000 nios no tienen acceso a actividades organizadas, lo que su interaccin queda limitada a miembros de su propia comunidad tnica y religiosa.

Medias concretas del proyecto

Dentro del primer ao del proyecto, 1.000 nios habrn participado por lo menos en una actividad que involucre a otros grupos tnicos y religiosos.

Mtodos de captacin de datos

Contar los participantes de las actividades, asegurarse de no duplicar el conteo. Incluir informacin demogrfica en la inscripcin. Incluir composicin tnica y afiliacin religiosa en los datos que se recopilen de los participantes. Documentar la composicin de la junta supervisora, las actas de las reuniones y el nmero de asistentes. Contar a los participantes en las actividades y asegurarse de no duplicar el conteo. Incluir informacin demogrfica en la inscripcin. Hacer el seguimiento de los participantes que completan el ciclo de capacitacin de partera. Consultar los registros de personal del hospital estatal.

Dentro del primer ao del proyecto, todas las comunidades tnicas y religiosas estarn representadas en el grupo de participantes. Dentro de los primeros seis meses del proyecto, se establecer una junta supervisora compuestas de representantes de las diversas comunidades tnicas y religiosas, la cual se reunir mensualmente. Al trmino de los dos aos del proyecto, 2.000 nios habrn participado por lo menos en una actividad que incluya a participantes de varios grupos tnicos y religiosos.

El ndice de mortalidad infantil asciende a 15por ciento en un hospital estatal de una ciudad, el cual cuenta con tan solo dos parteras capacitadas.

Durante los dos primeros aos del proyecto, se capacitarn a 20 personas, 10 de las cuales trabajarn como parteras en el hospital estatal. El currculo incluir atencin prenatal preventiva.

Durante los dos primeros aos del proyecto, Consultar sistema de facturacin y registros se establecer en el hospital estatal una financieros del hospital. escala gradual para el pago de servicios de atencin prenatal, parto y alumbramiento. Consultar las historias Dentro de los tres primeros aos del proyecto, el ndice de mortalidad infantil en clnicas del hospital. el hospital se habr reducido a 8 por ciento o menos.

Manual para la administracin de subvenciones 1.5 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Plan financiero
Antes de recibir la subvencin, los clubes deben tener un plan financiero a fin de que los fondos de las subvenciones se administren de manera adecuada y uniforme, se promueva la transparencia y se reduzcan los errores involuntarios y el riesgo del uso indebido de los fondos. El plan financiero debe incluir medidas para

Desembolsar debidamente los fondos de la subvencin durante la

Los distritos tambin tienen un plan financiero que deben evaluar anualmente, y remitir el correspondiente informe a los clubes durante los tres primeros meses del ao rotario.
implementacin del proyecto

Mantener registros financieros completos y precisos Administrar una cuenta bancaria bajo control del club
Recuerde que si los fondos no se emplean adecuadamente, el club ser responsable de rectificar la situacin.

Presupuesto
Al preparar un presupuesto, tome en cuenta las metas del proyecto as como los recursos de recaudacin de fondos de los que dispone el club. Elabore un presupuesto preliminar, determine cul es el monto disponible en el FDD y en efectivo, y modifique el presupuesto de manera acorde. Deber presentar junto con la solicitud un presupuesto detallado y pormenorizado del proyecto. Al determinar el costo de los materiales y servicios, solicite al menos tres cotizaciones u ofertas para asegurarse de que va a obtener los mejores materiales y servicios al mejor precio. Cuando seleccione al proveedor, recuerde documentar la razn por la que ste fue seleccionado y conserve la documentacin relacionada con todas las ofertas recibidas en el expediente de la subvencin. Para garantizar que la licitacin de ofertas se realice de manera imparcial, el club deber identificar a los rotarios que estn relacionados con los proveedores seleccionados y asegurarse de que no formen parte del comit del proyecto.

Los distritos deben informar anualmente a los clubes sobre el uso del FDD.

Financiamiento
Los clubes y distritos podrn financiar proyectos y actividades de Subvenciones Globales mediante:

El Fondo Distrital Designado, en cuyo caso las aportaciones son equiparadas

100 por ciento por La Fundacin Rotaria

Contribuciones en efectivo de los rotarios (donaciones directas a LaFundacin

Rotaria efectuadas por rotarios o fondos obtenidos en actividades de recaudacin llevadas a cabo por rotarios), equiparadas en un 50 por ciento con partidas del Fondo Mundial (monto mnimo: US$15.000)

Contribuciones en efectivo efectuadas por personas ajenas a Rotary

(donaciones de otras organizaciones o entidades; siempre y cuando no provengan de una organizacin colaboradora ni de un beneficiario del proyecto) Las contribuciones enviadas a La Fundacin Rotaria nunca debern ser recaudadas entre los residentes de la comunidad beneficiaria. Los rotarios no podrn solicitar fondos a los beneficiarios a cambio de la subvencin ni como parte del monto recaudado por los rotarios que ser equiparado por la Fundacin.

Manual para la administracin de subvenciones 1.6 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Los patrocinadores podrn solicitar a los beneficiarios que contribuyan una cantidad simblica a una cuenta comunitaria para fomentar su participacin en el proyecto, pero los fondos recaudados no debern cubrir los costos del proyecto. Estos fondos debern utilizarse para proporcionar servicios adicionales (como por ejemplo, cada hogar en que se instale un pozo tubular deber contribuir un dlar, dinero que usar para las reparaciones una vez agotados los fondos de la subvencin). Las contribuciones en efectivo enviadas a la Fundacin para subvenciones siempre se acreditarn a los donantes. Los rotarios podrn reclamar como suyas las contribuciones efectuadas por terceros siempre que cuenten con la expresa autorizacin de los donantes y presenten constancia de dicho acuerdo. Para ms informacin, dirija sus consultas a contact.center@rotary.org.

Cuenta bancaria
Los clubes debern mantener una cuenta bancaria bajo su control que se utilice exclusivamente para recibir y desembolsar los fondos de la subvencin. Puesto que las subvenciones no tienen como fin generar ingresos para los clubes, los fondos de la subvencin debern depositarse en una cuenta que devengue bajo o nulo inters. En el nombre de la cuenta deber figurar el club rotario, y para toda transaccin se requerir la firma de dos rotarios signatarios (receptores de fondos).
Prepare un plan de sucesin para transferir la custodia de la cuenta bancaria de la subvencin que controla el club, en caso de que un signatario no pueda seguir ejerciendo sus funciones. Deber notificar a la Fundacin si se produce un cambio de signatarios en el curso del proyecto.

Con una cuenta corriente podr efectuar los diversos desembolsos que se necesitan para las transacciones de una subvencin, y contar con documentacin como los extractos bancarios.

Conservacin de documentos
El mantenimiento de registros detallados garantiza el cumplimiento del MDA para los clubes, las leyes locales y las prcticas empresariales habituales. Haga copias de todos los documentos para asegurarse de que las actividades del club puedan seguir desarrollndose an en caso de un siniestro como un incendio u otro tipo de catstrofe. Aun cuando las leyes locales requieran la presentacin de documentacin original a la Fundacin, deber conservar copias de tales documentos. Conserve todos los documentos exigidos por el MDA para los clubes en un lugar sobre el cual tenga conocimiento y acceso ms de una persona. Recuerde que todos los documentos originales relacionados con los gastos subvencionados, incluidos los comprobantes de pago y estados de cuenta bancarios debern conservarse por un mnimo de cinco aos despus de cerrarse el expediente de la subvencin, o por un tiempo mayor si as lo exige la ley vigente. Los becarios y los equipos de capacitacin profesional debern conservar recibos por gastos de US$75 en adelante que sean compatibles con su presupuesto. Consulte el anexo Suplemento sobre becas para ms informacin sobre presupuestos.

Inventario
Es necesario que establezca un sistema de inventario para hacer el seguimiento de todo el material y los bienes adquiridos, fabricados o distribuidos a travs de la subvencin, incluida la persona o entidad propietaria de dichos bienes. Tenga en cuenta que los clubes rotarios no pueden ser propietarios de los bienes subvencionados, por lo tanto, stos pertenecern legalmente a los beneficiarios.
Manual para la administracin de subvenciones 1.7 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Se recomienda, asimismo, establecer un registro para asentar la ubicacin o el destino dado a los bienes de la subvencin, ya que de esta manera tanto los patrocinadores como la comunidad tendrn a mano esa informacin incluso despus de implementado el proyecto. Un ejemplo son los pozos tubulares, susceptibles a cambios geolgicos lo cual implica un mayor riesgo de contaminacin por arsnico, por lo que las autoridades gubernamentales deban quizs inspeccionar la calidad del agua peridicamente. A continuacin se dan ejemplos de documentos que deben conservarse. Documentos requeridos para Subvenciones Globales, Prediseadas y Distritales

Toda correspondencia sobre la subvencin, incluidos correos electrnicos Documentacin sobre beneficiarios
Evaluacin de las necesidades Convenios

Documentacin relacionada con la subvencin

Documentacin financiera Estados de cuenta bancaria Cotizaciones de los proveedores Recibos y facturas Inventario Fotografas

Documentacin sobre proveedores

Cotizaciones de materiales Convenios

Documentacin sobre becarios

Recibos y facturas Convenios

Informacin relacionada con las Subvenciones Distritales remitida por los clubes
Pedidos de fondos o solicitudes Cotizaciones de los proveedores Recibos y facturas Informes Documentacin miscelnea que exija el distrito

Documentacin sobre capacitacin profesional

Recibos y facturas Convenios

Leyes locales
Aunque La Fundacin Rotaria se esfuerza por cumplir las regulaciones nacionales, en algunos pases o regiones las leyes son ms estrictas que los requisitos establecidos por La Fundacin Rotaria. Es responsabilidad de los patrocinadores local e internacional (clubes y distritos participantes) estar familiarizados con las leyes y reglamentaciones locales y cumplirlas debidamente. Si por el contrario, aunque las leyes locales no sean tan estrictas, los clubes debern cumplir, de todos modos, todos los requisitos de la Fundacin. En casos en que las leyes locales sean incompatibles con los requisitos establecidos por LaFundacin Rotaria (por ejemplo: el nombre de la cuenta bancaria), stos sern analizados casos por caso. Para ms informacin, contacte con el personal de LFR.

Manual para la administracin de subvenciones 1.8 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

Preguntas para tener en cuenta: Se ajusta la actividad a los criterios de las reas de inters?

Es una actividad sostenible?

Cuenta el proyecto con el apoyo decidido de la comunidad?

Cmo se medirn los resultados del proyecto?

A quines beneficiar el proyecto?

Manual para la administracin de subvenciones 1.9 Planificacin de un proyecto de Subvencin Global

2 Solicitud de Subvenciones Globales

La Fundacin Rotaria administra las Subvenciones Globales mediante un proceso en dos fases (propuesta y solicitud). Este sistema asegura que los patrocinadores cumplan los requisitos de las Subvenciones Globales antes de que dediquen tiempo a completar el plan y a cumplimentar la solicitud.

Primeros pasos
El primer paso del proceso de solicitud ofrece a los patrocinadores la oportunidad de confirmar que su actividad cumple los requisitos de las Subvenciones Globales. Recomendamos que los patrocinadores, antes de iniciar el proceso de solicitud de una Subvencin Global, se comuniquen con el Comit de La Fundacin Rotaria de su distrito para hablar sobre su actividad y las opciones disponibles para su financiacin.

Solicitud de Subvenciones Globales

En las prximas pginas se indican ejemplos de las preguntas que deber responder en la solicitud de una Subvencin Global para cada uno de los tres tipos de actividades. Si su proyecto de Subvencin Global incluye ms de un tipo de actividad, deber responder a las preguntas de cada una de las solicitudes que correspondan. Las preguntas estn sujetas a cambios. El propsito de este documento es darle una idea de informacin que deber proporcionar al completar la solicitud de Subvencin Global y no es una rplica exacta de la solicitud en lnea. Las solicitudes de las subvenciones estarn disponibles en www.rotary.org/es/grants a partir de enero de 2013.

Manual para la administracin de subvenciones 2.1 Solicitud de Subvenciones Globales

Solicitud para proyecto humanitario

Objetivos
Describa brevemente los objetivos de esta Subvencin Global.

Quines sern los beneficiarios de esta Subvencin Global?

Dnde tendr lugar el proyecto?

Cundo espera comenzar la implementacin del proyecto?

Qu necesidades de la comunidad abordar su proyecto? Qu sistema emple para identificar dichas necesidades? Incluya los resultados de las encuestas o estudios realizados.

Describa el modo en que el proyecto abordar las necesidades de la comunidad.

Describa la participacin de la comunidad local en la planificacin del proyecto. Se alinea su proyecto con alguna iniciativa local ya en marcha?

Si corresponde, describa los programas de educacin, capacitacin o sensibilizacin de la comunidad y quin estar a cargo de ellos. Qu proceso se seguir para seleccionar a los participantes?

reas de inters
Las Subvenciones Globales deben apoyar las metas de al menos una de las reas de inters de Rotary. Indique el rea de inters pertinente y las metas que desea alcanzar. Cmo alcanzar dichas metas?

Cmo medir el impacto alcanzado? (tendr que proporcionar una unidad de medida, un objetivo, el mtodo de medicin y el calendario de mediciones)

Quin ser responsable de recopilar la informacin para el monitoreo y la evaluacin?

En las solicitudes de Subvenciones Globales que incluyan actividades de microcrdito correspondientes al rea de inters de Desarrollo econmico y cvico se deber aadir el Suplemento para proyectos de microcrdito.

Manual para la administracin de subvenciones 2.2 Solicitud de Subvenciones Globales

Participantes
Comit de Subvenciones Globales
Indique el club o distrito rotario del pas o regin geogrfica en que se llevar a cabo el proyecto (patrocinador local) y un club o distrito de fuera de dicho pas o regin (patrocinador internacional). Cada patrocinador deber designar un Comit de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales ser la persona de enlace principal. Indique los nombres de los integrantes del Comit de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de inters que pudiera afectar a sus integrantes.

Organizacin colaboradora
*Indique el nombre de la organizacin colaboradora

*Cargue el Memorando de acuerdo firmado por los patrocinadores principales y la organizacin colaboradora (formato PDF).

*Describa el proceso seguido para la seleccin de esta organizacin. Qu recursos o conocimientos especializados aportar al proyecto?

Colaboradores
*Indique todos los colaboradores adicionales que participarn en el proyecto como clubes rotarios, clubes Rotaract, Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad o personas a ttulo individual.

Voluntarios
*Los fondos de las Subvenciones Globales pueden emplearse para costear los gastos de los viajes internacionales de un mximo de dos voluntarios. Estas personas podrn ofrecer capacitacin o colaborar en la implementacin del proyecto siempre y cuando el patrocinador local confirme que no es posible encontrar personas con estos conocimientos o experiencia en la comunidad. *Describa las responsabilidades de los voluntarios y las tareas especficas que llevar a cabo cada uno de ellos.

*Cargue el currculum vitae, en formato PDF, de cada uno de los voluntarios.

*Cargue el itinerario diario de los voluntarios. Incluya informacin sobre sus arreglos de viaje y las actividades que llevarn a cabo.

*Solo si corresponde.

Manual para la administracin de subvenciones 2.3 Solicitud de Subvenciones Globales

Participantes (continuacin)
Participacin de los rotarios
Explique el papel de los patrocinadores locales e indique sus responsabilidades especficas.

Explique el papel de los patrocinadores internacionales e indique sus responsabilidades especficas.

Describa el papel de los miembros de la comunidad local en la implementacin del proyecto. Qu incentivos (por ejemplo: remuneracin econmica, premios, acreditacin de la capacitacin profesional recibida o ascensos) les ofrecer para lograr su participacin?

Indique qu residentes de la comunidad estarn a cargo de monitorear los resultados del proyecto y asegurar el mantenimiento de los servicios. Qu ayuda se ofrecer a esas personas para que desempeen esos cargos de liderazgo?

Presupuesto
Proporcione un presupuesto detallado de las actividades del proyecto que incluya los gastos de alojamiento, compra de equipos, suministros, monitoreo y evaluacin, operaciones, personal, administracin del proyecto, publicidad, rtulos, viajes o matrcula escolar.

Cargue todos los documentos, como ofertas de los proveedores o facturas pro forma, que comprueben los gastos indicados anteriormente.

Describa el procedimiento seguido para seleccionar los rubros del presupuesto. Piensa adquirir artculos a proveedores locales? Ha llevado a cabo un proceso de licitacin por concurso para seleccionar a los proveedores? Se ajustan los rubros del presupuesto a los valores culturales y estndares tecnolgicos locales?

Cmo mantendrn los beneficiarios los artculos adquiridos con los fondos de la subvencin? Si corresponde, confirme que las piezas de recambio necesarias se consiguen en el mercado local y que los beneficiarios cuentan con los conocimientos necesarios para operar los equipos.

A la conclusin del proyecto, quin ser el propietario de los artculos adquiridos con los fondos de la subvencin, incluidos los equipos, bienes y materiales? Recuerde que stos no podrn ser propiedad ni de un club rotario ni de un rotario en particular.

Financiamiento
Indique todas las fuentes de financiamiento.

Ha identificado una fuente local de financiamiento que asegure los resultados del proyecto a largo plazo? Incluir prcticas que generen ingresos para financiar el mantenimiento del proyecto?

Manual para la administracin de subvenciones 2.4 Solicitud de Subvenciones Globales

Solicitud para equipo de capacitacin profesional

Objetivos
Describa brevemente los objetivos de esta Subvencin Global.

Quines sern los beneficiarios de esta Subvencin Global?

Indique el equipo o equipos que sern financiados. Incluya el nombre del equipo y si ste recibir o impartir capacitacin, el lugar en que tendr lugar sta y las fechas de viaje.

Qu necesidades de capacitacin de la comunidad abordar su proyecto? Qu sistema se emple para identificar dichas necesidades? Incluya los resultados de las encuestas o estudios realizados.

Indique los objetivos especficos de la capacitacin, incluida la mejora esperada en los conocimientos o destrezas de los beneficiarios.

Describa la participacin de la comunidad local en la planificacin del proyecto. Se alinea su proyecto con alguna iniciativa local ya en marcha?

Qu apoyo ofrecer a los beneficiarios para mantener al da los conocimientos adquiridos mediante la capacitacin?

Cargue el itinerario diario del equipo. Incluya tanto los viajes como las actividades de capacitacin.

reas de inters
Las Subvenciones Globales deben apoyar las metas de al menos una de las reas de inters de Rotary. Indique el rea de inters pertinente y las metas que desea alcanzar. Cmo alcanzar dichas metas?

Cmo medir el impacto alcanzado? (tendr que proporcionar una unidad de medida, un objetivo, el mtodo de medicin y el calendario de mediciones)

Quin ser responsable de recopilar la informacin para el monitoreo y la evaluacin?

Manual para la administracin de subvenciones 2.5 Solicitud de Subvenciones Globales

Participantes
Comit de Subvenciones Globales
Indique el club o distrito rotario del pas o regin geogrfica en que se llevar a cabo el proyecto (patrocinador local) y un club o distrito de fuera de dicho pas o regin (patrocinador internacional). Cada patrocinador deber designar un comit de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales ser la persona de enlace principal. Indique los nombres de los integrantes del comit de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de inters que pudiera afectar a sus integrantes.

Integrantes del equipo de capacitacin profesional

Indique los nombres de los integrantes del equipo.

El lder del equipo debe ser un rotario a menos que resulte conveniente que ste no lo sea.

Organizacin colaboradora
*Indique el nombre de la organizacin colaboradora.

*Cargue el Memorando de acuerdo firmado por los patrocinadores principales y la organizacin colaboradora (formato PDF).

*Describa el proceso seguido para la seleccin de esta organizacin. Qu recursos o conocimientos especializados aportar al proyecto?

Colaboradores
*Indique todos los colaboradores adicionales que participarn en el proyecto como clubes rotarios, clubes Rotaract, Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad o personas a ttulo individual.

Participacin de los rotarios

Explique el papel de los patrocinadores locales e indique sus responsabilidades especficas.

Explique el papel de los patrocinadores internacionales e indique sus responsabilidades especficas.

*Solo si corresponde.

Manual para la administracin de subvenciones 2.6 Solicitud de Subvenciones Globales

Presupuesto
Proporcione un presupuesto detallado de las actividades del proyecto que incluya los gastos de alojamiento, compra de equipos, suministros, monitoreo y evaluacin, operaciones, personal, administracin del proyecto, publicidad, rtulos, viajes o matrcula escolar.

Cargue todos los documentos, como ofertas de los proveedores o facturas pro forma, que demuestren los gastos indicados anteriormente.

Describa el procedimiento seguido para seleccionar los rubros del presupuesto. Piensa adquirir artculos a proveedores locales? Ha llevado a cabo un proceso de licitacin por concurso para seleccionar a los proveedores? Se ajustan los rubros del presupuesto a los valores culturales y estndares tecnolgicos locales?

Cmo mantendrn los beneficiarios los artculos adquiridos con los fondos de la subvencin? Si corresponde, confirme que las piezas de recambio necesarias se consiguen en el mercado local y que los beneficiarios cuentan con los conocimientos necesarios para operar los equipos.

A la conclusin del proyecto, quin ser el propietario de los artculos adquiridos con los fondos de la subvencin, incluidos los equipos, bienes y materiales? Recuerde que stos no podrn ser propiedad ni de un club rotario ni de un rotario en particular.

Financiamiento
Indique todas las fuentes de financiamiento.

Ha identificado una fuente local de financiamiento que asegure los resultados del proyecto a largo plazo? Incluir prcticas que generen ingresos para financiar el mantenimiento del proyecto?

Manual para la administracin de subvenciones 2.7 Solicitud de Subvenciones Globales

Solicitud del integrante del equipo de capacitacin profesional

Los integrantes del equipo debern completar la solicitud en lnea y responder a las preguntas que se indican a continuacin.

Perfil
Informacin personal

Datos de contacto

Datos de la persona de contacto en caso de emergencia

Seguro
Compaa aseguradora Nmero de la pliza Telfono

Conocimientos de idiomas
Indique los idiomas que habla, incluida su lengua materna:

Informacin sobre el integrante del equipo

Explique en qu medida su experiencia y antecedentes educativos o profesionales se relacionan con las metas del rea de inters seleccionada.

Cul ser su papel? Indique de qu manera participar en esta capacitacin.

Cargue su currculum vitae ms reciente en formato PDF.

Manual para la administracin de subvenciones 2.8 Solicitud de Subvenciones Globales

Solicitud de beca
Objetivos
Describa brevemente los objetivos de esta Subvencin Global.

Quines sern los beneficiarios de esta Subvencin Global?

Cules son las fechas aproximadas del viaje del becario?

Qu proceso sigui para seleccionar a este candidato?

Explique los motivos por los que el candidato merece recibir una beca financiada mediante una Subvencin Global.

reas de inters
Las Subvenciones Globales deben apoyar las metas de al menos una de las reas de inters de Rotary. Indique el rea de inters pertinente y las metas que desea alcanzar. Cmo alcanzar dichas metas?

Participantes
Comit de Subvenciones Globales
Indique el club o distrito rotario del pas o regin geogrfica en que se llevar a cabo el proyecto (patrocinador local) y un club o distrito de fuera de dicho pas o regin (patrocinador internacional). Cada patrocinador deber designar un comit de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales ser la persona de enlace principal.

Indique los nombres de los integrantes del comit de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de inters que pudiera afectar a sus integrantes.

Candidato
Proporcione los datos de contacto del candidato a la beca.

Consejero anfitrin
El consejero anfitrin ofrecer su apoyo al becario tanto antes como durante el perodo de la beca. Indique el nombre de la persona que servir como consejero anfitrin del becario.

Manual para la administracin de subvenciones 2.9 Solicitud de Subvenciones Globales

Participantes (continuacin)
Colaboradores
*Indique todos los colaboradores adicionales que participarn en el proyecto como clubes rotarios, clubes Rotaract, Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad o personas a ttulo individual.

Participacin de los rotarios

Explique el papel de los patrocinadores locales e indique sus responsabilidades especficas.

Explique el papel de los patrocinadores internacionales e indique sus responsabilidades especficas.

Presupuesto
Proporcione un presupuesto detallado de las actividades del proyecto que incluya los gastos de alojamiento, compra de equipos, suministros, monitoreo y evaluacin, operaciones, personal, administracin del proyecto, publicidad, rtulos, viajes o matrcula escolar.

Cargue todos los documentos, como ofertas de los proveedores o facturas pro forma, que comprueben los gastos indicados anteriormente.

Financiamiento
Indique todas las fuentes de financiamiento.

*Solo si corresponde.

Manual para la administracin de subvenciones 2.10 Solicitud de Subvenciones Globales

Solicitud del candidato a la beca

Los becarios debern completar la solicitud en lnea y responder a las preguntas que se indican a continuacin.

Perfil
Informacin personal

Datos de contacto

Datos de la persona de contacto en caso de emergencia

Seguro
Compaa aseguradora Nmero de la pliza Telfono

Antecedentes acadmicos
Indique las dos instituciones educativas en las que se matricul ms recientemente, su ubicacin, el campo de estudio y los grados/ttulos otorgados:

Conocimientos de idiomas
Indique los idiomas que habla, incluido su idioma materno:

Informacin sobre la beca

Proporcione los siguientes datos sobre el programa acadmico de la institucin educativa en que estudiar: Nombre de la institucin educativa Ciudad Idioma(s) en que se llevar a cabo la instruccin Programa acadmico Pas Sitio web Fechas de inicio y conclusin de los estudios

Describa los cursos acadmicos e incluya enlaces para encontrar datos adicionales sobre el programa en el sitio web: Explique en qu medida sus antecedentes acadmicos o su experiencia profesional o como voluntario se alinean con las metas de Rotary en el rea de inters seleccionada. Cules son sus planes tan pronto concluya el perodo de la beca? En qu medida se alinean sus metas profesionales a largo plazo con las metas de Rotary en el rea de inters seleccionada? Cargue la prueba de admisin en formato PDF.

Manual para la administracin de subvenciones 2.11 Solicitud de Subvenciones Globales

3 Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto de subvencin

Plan de implementacin del proyecto
Los colaboradores en la subvencin, la comunidad beneficiada, los socios del club y las dems partes interesadas deben mantener una comunicacin constante para que la actividad avance del modo planeado y todos los interesados aborden, oportuna y conjuntamente, los problemas o dificultades que surjan. Como mnimo, el club o distrito patrocinador local y el club o distrito patrocinador internacional debern:

Comunicarse entre s con frecuencia para evaluar la marcha de la subvencin Notificar a La Fundacin Rotaria tan pronto como surja cualquier duda Obtener la aprobacin de la otra parte y de la Fundacin antes de modificar el
alcance o presupuesto del proyecto

Enviar informes a la Fundacin

Consulte peridicamente el plan durante la implementacin del proyecto para confirmar que avanza del modo previsto por todas las partes.

Monitoreo y evaluacin del proyecto

Para obtener ms informacin sobre cmo redactar el resumen de un proyecto, consulte la publicacin Comunidades en accin (605A-ES).
Evale si el plan de implementacin se est siguiendo estrictamente y anote todo cambio necesario para asegurar la implementacin exitosa tanto del proyecto actual como de los proyectos futuros. Si se produjera un cambio en el alcance o presupuesto de una Subvencin Global, los clubes debern notificar a la Fundacin y solicitar su aprobacin antes de ponerlo en prctica. Tome como referencia las metas fijadas durante la etapa de planificacin para evaluar el xito y el impacto del proyecto. Establezca el sistema de recopilacin de datos que seguir durante la implementacin del proyecto a fin de que se efecte un seguimiento organizado de los avances logrados. Las evaluaciones peridicas descubrirn los aspectos positivos y negativos de la actividad, e identificarn las mejores prcticas para futuras actividades financiadas por subvenciones. Los datos de las evaluaciones tambin servirn para informar sobre los resultados obtenidos a los beneficiarios, donantes, rotarios, distritos y La Fundacin Rotaria. Consulte el suplemento sobre el plan de monitoreo y evaluacin para obtener informacin sobre los requisitos establecidos por La Fundacin Rotaria.

Manual para la administracin de subvenciones 3.1 Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto de subvencin

El suplemento sobre becas incluye informacin sobre cmo evaluar a los becarios financiados mediante Subvenciones Globales.

Plan financiero
Los fondos no podrn ser cedidos ni su administracin asignada a los beneficiarios, organizaciones colaboradoras u otras entidades no rotarias.
El plan financiero trazado durante la etapa de planificacin del proyecto facilita el seguimiento de los fondos de la subvencin, promueve la transparencia, protege contra el uso indebido de los fondos y facilita las labores de presentacin de informes. Todos los componentes del plan financiero servirn de gua para el mantenimiento de registros.

Desembolso de los fondos

Tras la aprobacin de una solicitud de Subvencin Global, su club recibir los fondos directamente de La Fundacin Rotaria. El coordinador de la subvencin ser su contacto con la Fundacin.

Registros financieros
Distribuya puntualmente y de acuerdo con la finalidad establecida los fondos de la subvencin siguiendo el plan de desembolsos. Los desembolsos debern efectuarse siempre que sea posible mediante un cheque u otro medio de pago del que quede constancia. Si una persona realiza pagos por medio electrnico, conserve las constancias de que stos fueron aprobados por ambos signatarios. Mantenga un registro detallado de todos los recibos y anote todas las transacciones en un libro mayor indicando su fecha, importe y motivo. Adems de los desembolsos, el libro mayor tambin podr incluir ingresos como los procedentes de intereses devengados o devoluciones recibidas.

Los acuerdos de subvenciones se suscriben nicamente entre la Fundacin y los clubes y/o distritos, estando sujetos a las leyes del estado de Illinois (dado que LFR es una corporacin establecida en dicho estado) y de Estados Unidos. Los patrocinadores de la subvencin tambin deben cumplir las leyes de su propio pas.

Revisiones, visitas y auditoras

Adems de aportar su asesoramiento tcnico a los rotarios, el Equipo de Asesores Tcnicos de la Fundacin evala los proyectos de Subvenciones Globales en nombre del Consejo de Fiduciarios de La Fundacin Rotaria. Durante el desarrollo del proyecto, podrn llevarse a cabo los siguientes tipos de evaluaciones:

Revisin tcnica. Evaluacin de la viabilidad tcnica de un proyecto basndose

solo en la solicitud (no incluye una visita al lugar del proyecto ni comunicacin con sus patrocinadores).

Visita al proyecto. Evaluacin in situ de la viabilidad tcnica de un proyecto

propuesto (visita por adelantado), de la implementacin de un proyecto en curso (supervisin interina) o del impacto y resolucin de un proyecto finalizado (supervisin posterior a la conclusin del proyecto). Un asesor tcnico visita la sede del proyecto y se rene con los patrocinadores y representantes de la comunidad beneficiada.

Auditora. Evaluacin de la administracin financiera y la custodia de los

fondos de la subvencin. Un asesor tcnico visita la sede del proyecto y se rene con los patrocinadores y representantes de la comunidad beneficiada.

Manual para la administracin de subvenciones 3.2 Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto de subvencin

Los proyectos para los cuales se soliciten Subvenciones Globales por ms de 100.000 dlares con cargo al Fondo Mundial, sern objeto de una visita de un asesor tcnico y la solicitud se someter a consideracin del pleno del Consejo de Fiduciarios de La Fundacin Rotaria. Los proyectos para los cuales se soliciten Subvenciones Globales por importes de 15.000 a 100.000 dlares podrn tambin ser objeto de la revisin de un asesor tcnico, dependiendo de su magnitud o de las dificultades tcnicas del proyecto propuesto. Adems de las evaluaciones peridicas, los fiduciarios requieren que cada ao se evale al azar cierto porcentaje de las subvenciones.

Manual para la administracin de subvenciones 3.3 Implementacin, monitoreo y evaluacin de un proyecto de subvencin

4 Informes
Los patrocinadores principales de toda subvencin deben presentar informes sobre el uso de los fondos, a travs de Ingreso/Rotarios. Los informes parciales sobre la marcha del proyecto debern presentarse dentro de los 12 meses de haberse recibido el primer pago de la subvencin y cada 12 meses en adelante. El informe final deber remitirse dentro de los dos meses de concluido el proyecto. Ver el modelo adjunto. Todo saldo de fondos deber devolverse a La Fundacin Rotaria. Los patrocinadores de subvenciones con informes pendientes no podrn presentar nuevas solicitudes hasta ponerse al da con todos los informes anteriores. Los plazos para la presentacin de informes figuran en el sistema en lnea. La Fundacin remite, adems, una serie de recordatorios a los patrocinadores principales de la subvencin cuando se producen demoras en los informes. Se envan tambin copia de tales comunicaciones a los lderes de zona, distrito y club para mantenerlos al tanto de la situacin y se aseguren de cumplir con todos los requisitos para la presentacin de informes.

18 meses: Los patrocinadores principales reciben un recordatorio sobre los

informes que tuvieran pendientes de haber transcurrido 18 meses o ms desde que se efectuara el pago de la subvencin y la recepcin del ltimo informe aprobado.

24 meses: Se enva a los patrocinadores principales una segunda notificacin

de no haber presentado un informe adecuado, en la cual se les advierte que sus clubes podran ser dados de baja si no cumplieran con los requisitos de presentacin de informes en los prximos seis meses.

30 meses: Se notifica a los clubes patrocinadores principales que la Directiva

de Rotary International recomendar su baja. En cuanto a subvenciones para becarios y equipos de capacitacin profesional, el club o distrito patrocinador es responsable del uso de los fondos de la subvencin por parte de los beneficiarios no rotarios y de presentar los informes correspondientes a la Fundacin. Notifique a los beneficiarios sobre dichas responsabilidades y mantnganse en contacto frecuente con ellos para verificar que estn usando los fondos de la subvencin para los fines previstos. Para ms informacin, consulte el documento Suplemento sobre becas financiadas con Subvenciones Globales. Aviso: Si va a solicitar una beca de Subvencin Global, y si usted o el copatrocinador tuvieran informes pendientes, el becario no podr recibir fondos de la Subvencin Global.

Los fondos devueltos de las Subvenciones Globales se acreditarn al Fondo Mundial.

Manual para la administracin de subvenciones 4.1 Informes

Elementos de un informe sobre Subvenciones Globales Propsito de la subvencin Metas del proyecto o la actividad Evaluacin de las metas y cmo stas
abordaron las reas de inters

Informes adicionales de becarios e integrantes de equipos de capacitacin profesional Informes al club o distrito
patrocinador cada 12 meses durante el curso de la subvencin

Resultados del plan de monitoreo y

evaluacin

Informe final inmediatamente

despus de concluido el perodo de viaje

Participacin en la subvencin de ambos

patrocinadores

Nmero de beneficiarios del proyecto/

actividad y beneficios obtenidos

Desglose de los fondos utilizados, incluidos

pagos a proveedores

Papel desempeado por las organizaciones

colaboradoras (si corresponde)

Extracto bancario en el que se indique

el cierre de la cuenta (de tratarse de una cuenta para un proyecto especfico) o que todos los fondos e intereses de la subvencin fueron desembolsados.

Los formularios para los informes estarn disponibles en lnea.

Manual para la administracin de subvenciones 4.2 Informes

Al alcance de la mano
Acceda a Ingreso/Rotarios para Tomar cursos y aprender ms sobre Rotary Actualizar los datos del club y descargar informes Consultar los informes semestrales (SAR) y pagar las cuotas Ingresar las metas anuales del club y monitorear sus logros Acceda a Ingreso/Rotarios haciendo clic en el enlace del ngulo superior derecho de la pgina de inicio de RI, y efecte all todos sus trmites relacionados con Rotary. www.rotary.org/es/memberaccess

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1000-ES(313)