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ManualdelParticipante
12/01/2010 UniversidadTecnolgicadeQuertaro(UTEQ) M.N.,Ing.JorgePerdomoRivera
Contenid do
LaAdministracindePr royectos .......................... .................... .................... .................... .................... ..............9 tProject............................................ .................... .................... .................... .................... ..............9 Microsoft TringulodelProyect to.................................... .................... .................... .................... .................... ..............9 BasesdeDatosdeMi icrosoftProject.............. .................... .................... .................... .................... ............10 Verlosda atosnecesar rios................................. .................... .................... .................... .................... ............10 Vistas............................................................... .................... .................... .................... .................... ............10 Tablas.............................................................. .................... .................... .................... .................... ............11 Filtros ............................................................... .................... .................... .................... .................... ............11 ogramaMicr rosoftProjec ct................. .................... .................... .................... .................... ............11 Cmopro Seguimien ntoyCierre....................................... .................... .................... .................... .................... ............11 Elementosaconsiderarparadefinir runproyecto................. .................... .................... .................... ............12 Definirlos sobjetivosdel d proyecto o................... .................... .................... .................... .................... ............12 Definirlas ssuposicionesdelproye ecto............. .................... .................... .................... .................... ............13 Definirlas sdelimitacio onesdelproyecto.......... .................... .................... .................... .................... ............13 Prepararunplandeadministraci a ndelmbit to................ .................... .................... .................... ............14 Crearunplan p deproy yecto.............................. .................... .................... .................... .................... ............15 IniciandoMicrosoftProject P ............................. .................... .................... .................... .................... ............15 Crearunproyecto p nuevo................................ .................... .................... .................... .................... ............15 Abrirunaplantillaoun u archivoex xistente....... .................... .................... .................... .................... ............16 e proyectonuevo n enunarchivoexis stente .......... .................... .................... .................... ............16 Basarel Basarel e proyectonuevo n enunaplantilla... .................... .................... .................... .................... ............16 Introdu ucirinformac cinclavede elproyecto.................... . .................... .................... .................... ............17 Configu urarelcalendariodelproyecto........ .................... .................... .................... .................... ............17 Lasesta adsticasdel lproyecto...................... .................... .................... .................... .................... ............18 Guarda arunproyec cto................................... .................... .................... .................... .................... ............18 Abrirunproyectoexistente e ........................ .................... .................... .................... .................... ............18 Cerrarunproyecto o...................................... .................... .................... .................... .................... ............18 Vincula aroalmacen nardocumen ntosrelacion nadosconelproyectoen nMicrosoftProject....... ............19 Estable ecerunvncu ulodesdeelarchivodeMicrosoft M Pr roject........... .................... .................... ............19 Enero,2010 0 Pgina2
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Almace enarenelar rchivodeMicrosoftProje ect.............. .................... .................... .................... ............19 Elentornode d trabajode eMicrosoftProject........ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr radeTtulo........................................ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr radeMen........................................ .................... .................... .................... .................... ............20 LasBar rrasdeHerra amientas........................ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr raEstndar........................................ .................... .................... .................... .................... ............20 LaBarr radeFormat to.................................... .................... .................... .................... .................... ............22 LaBarr radeVistas........................................ .................... .................... .................... .................... ............23 LaEsca alaTemporal...................................... .................... .................... .................... .................... ............24 Lasbar rrasdedesplazamiento .................... .................... .................... .................... ............24 ..................... Latabla adetareasyelreadegrfico........ .................... .................... .................... .................... ............24 Obtene erayuda............................................ .................... .................... .................... .................... ............24 Manipulaci ndelainformacindelproyecto.... .................... .................... .................... .................... ............25 Introducir ryOrganizarunalistade etareas...... .................... .................... .................... .................... ............25 Especif ficarlastareasysusdura aciones....... .................... .................... .................... .................... ............25 Incorpo orarunatare eaaunproy yecto ............ .................... .................... .................... .................... ............25 Especif ficarunatare eaquetiene elugarunavez v ............... .................... .................... .................... ............26 Especif ficarunatare earepetitiva a.................. .................... .................... .................... .................... ............26 Especif ficarunadur racin............................. .................... .................... .................... .................... ............27 Crearun u Hito............................................... .................... .................... .................... .................... ............28 Tareascondicionad dasporeles sfuerzo ......... .................... .................... .................... .................... ............29 arunatareadelaListade d Tareas..... .................... .................... .................... .................... ............29 Elimina Crearun u calendario oparaunatarea............ .................... .................... .................... .................... ............30 Asignar runcalenda arioaunatarea.............. .................... .................... .................... .................... ............31 Estable ecerdependenciasydeli imitacionesdetareas.... .................... .................... .................... ............31 Crearuna u depende enciaentretareas t enunproyecto .... .................... .................... .................... ............31 Estable ecertiempodeadelanto oodepospo osicinentretareas........ .................... .................... ............33 Asignar runafechalmite l parauna u tarea..... .................... .................... .................... .................... ............34 Estable ecerunafech hadecomienzoofinesp pecficapara aunatarea ..................... . .................... ............35 Delimit tacininflexible................................ .................... .................... .................... .................... ............35 Enero,2010 0 Pgina3
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Interrumpireltrabajoenunatarea t ............ .................... .................... .................... .................... ............36 Tareadividida d .............................................. .................... .................... .................... .................... ............36 Estructura arlastareas senunesquemalgico..................... . .................... .................... .................... ............36 Mostra aryocultarla assubtareas s.................. .................... .................... .................... .................... ............38 Modific carunalistadetareas...................... .................... .................... .................... .................... ............39 Copiar, ,moveroeli iminarlatar rea:.............. .................... .................... .................... .................... ............39 Estructurade d descompo osicindeltr rabajo(EDT) ).................. .................... .................... .................... ............39 Utilizar rcdigosper rsonalizados sdeestructu uradedesco omposicindel d trabajo.. .................... ............40 Volveranumerarloscdigosde d tareas..... .................... .................... .................... .................... ............42 emapersona alizados........ .................... .................... .................... .................... ............42 Vercdigosdeesque Crearun u cdigode eesquema...................... .................... .................... .................... .................... ............43 Asignar rcdigosdeesquemaatareasorec cursos.......... .................... .................... .................... ............44 Paraas signaruncon njuntodec digosdeesq quema........ .................... .................... .................... ............44 Proyectosysubproyecto os................................... .................... .................... .................... .................... ............45 Proyect toprincipal....................................... .................... .................... .................... .................... ............45 Subpro oyecto................................................ .................... .................... .................... .................... ............45 Archivo oconsolidad do.................................... .................... .................... .................... .................... ............45 Insertarsubproyec ctosenunpr royectoprincipal ............ .................... .................... .................... ............46 Mostra aruocultarlastareasde eresumenaniveldepro oyecto.......... .................... .................... ............47 Estimarla asnecesidad desderecurs sos.............. .................... .................... .................... .................... ............47 Informaci inderecursosyestable ecerlosper odoslabora ables............ .................... .................... ............49 Especif ficarinforma acinbsicadelosrecur rsos............. .................... .................... .................... ............51 Introdu ucirinformac cinparaun nrecursodetrabajo....... .................... .................... .................... ............51 Introdu ucirinformac cinparaun nrecursoma aterial.......... .................... .................... .................... ............51 Utilizar rnotas............................................... .................... .................... .................... .................... ............52 Perodoslab borables............................................. .................... .................... .................... .................... ............52 Asignaruncalendario obaseaunrecurso r ........ .................... .................... .................... .................... ............53 Cambia arlosperod doslaborable es................. .................... .................... .................... .................... ............53 Estimarco ostos................................................. .................... .................... .................... .................... ............54 Establece ertasasdepa agoytarifas spararecurs sos............... .................... .................... .................... ............54 Enero,2010 0 Pgina4
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Introdu ucirtasasderecursos ........................ .................... .................... .................... .................... ............55 Introdu ucirungrupo odetasaspo orrecurso... .................... .................... .................... .................... ............55 Introdu ucirvariosgr ruposdetas sasporrecur rso............... .................... .................... .................... ............55 Introdu uciruncosto oporuso........................ .................... .................... .................... .................... ............56 Introdu uciruncosto oporusoporrecurso..... .................... .................... .................... .................... ............56 Introdu ucirvariosco ostosporuso oporrecurs so................. .................... .................... .................... ............56 Introdu uciruncosto odeasignaci inderecur rsosnico.... .................... .................... .................... ............56 Estable ecercostosfijos f detarea as................. .................... .................... .................... .................... ............57 Establece ercostosdematerial......................... .................... .................... .................... .................... ............57 Introdu ucirtasasderecursosma ateriales..... .................... .................... .................... .................... ............57 Introdu ucirunatasa aporrecurso omaterial.... .................... .................... .................... .................... ............57 Introdu ucirvariasta asasporrecu ursomateria al.................. .................... .................... .................... ............58 Costopor p usodere ecursosmat teriales........ .................... .................... .................... .................... ............58 Introdu uciruncosto oporusoporrecursoma aterial......... .................... .................... .................... ............58 Introdu ucirvariosco ostosporuso oporrecurs somaterial.. .................... .................... .................... ............59 Definircundosehan h deacum mularcostos.................... . .................... .................... .................... ............59 Asignarunrecurso.......................................... .................... .................... .................... .................... ............60 runnicore ecursodetra abajoatiem mpocompleto................. .................... .................... ............61 Asignar Asignar runnicore ecursodetra abajoatiem mpoparcial... .................... .................... .................... ............61 Asignar rungrupode d variosrecursosdetrabajo............ .................... .................... .................... ............61 Asignar rlatasadeconsumo c paraunrecurs somaterial.. .................... .................... .................... ............62 Elimina arunrecurso o..................................... .................... .................... .................... .................... ............62 Elimina arlaasignaci indeunrecursoaunatarea.......... .................... .................... .................... ............62 Elimina arunrecurso odelaListaderecursos ................... .................... .................... .................... ............63 Costeodelproyecto p com mpleto............................ .................... .................... .................... .................... ............63 Elcostode d tareasyre ecursos ........................... .................... .................... .................... .................... ............63 Laprogramacinysusdetalles....................... .................... .................... .................... .................... ............64 Verenpantallaelproyecto p com mpleto........ .................... .................... .................... .................... ............64 Laesca alatemporal...................................... .................... .................... .................... .................... ............65 Compro obarlasfech hasdecomie enzoyfinde elproyecto..................... . .................... .................... ............65 Enero,2010 0 Pgina5
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Identifi icarelCamin noCrtico........................ .................... .................... .................... .................... ............65 Cambia araunavista adiferente..................... .................... .................... .................... .................... ............66 Vercam mposdiferen ntesenunavista........... .................... .................... .................... .................... ............66 Mostra arinformaci nespecfica amedianteun u filtro....... .................... .................... .................... ............67 Ordena arinformaci nenunavi ista.............. .................... .................... .................... .................... ............67 Agrupa arinformaci nenunavista.............. .................... .................... .................... .................... ............68 Ajusteyconclusin c delaprogram macindelproyecto....... .................... .................... .................... ............69 Inserci ndemrge enesdeholg gura............. .................... .................... .................... .................... ............69 Administr racindecostos................................ .................... .................... .................... .................... ............69 Anlisis sdeloscostosdelproye ectoenlavis staDiagrama adeGantt.. .................... .................... ............69 Reducc cinmanualdeloscosto os................. .................... .................... .................... .................... ............70 Controldelacargadetrabajode d losrecurs sos.............. .................... .................... .................... ............70 Grfico odeRecurso os.................................... .................... .................... .................... .................... ............70 VistaUsodeRecur rsos................................. .................... .................... .................... .................... ............70 Resoluc cinmanual ldeconflicto osderecursos ................ .................... .................... .................... ............70 Reducc cindeltiem mpototal......................... .................... .................... .................... .................... ............71 Lneadebase b delplan ndelproyec cto............... .................... .................... .................... .................... ............71 Guarda arunplanpr revisto............................ .................... .................... .................... .................... ............72 Guarda arunplanpr rovisional....................... .................... .................... .................... .................... ............72 Redefin nicindelalnea l debase................. .................... .................... .................... .................... ............72 Elimina acindelalneadebase e................... .................... .................... .................... .................... ............73 Elimina acindeplan nesprovision nales........... .................... .................... .................... .................... ............73 A Administrar yrealizarun nseguimiento................ .................... .................... .................... .................... ............73 ntodelprog gresorealde elastareas.. .................... .................... .................... .................... ............74 Seguimien Compro obarsilasta areasseest nrealizando odeacuerdoconelplan n .................. .................... ............74 Escribir rlasfechasreales r decom mienzoyfin ndeunatare ea................ .................... .................... ............75 Escribir rladuracin nrealdeuna atarea......... .................... .................... .................... .................... ............75 Actualizarelprogre esodeunatarea t enform madeporce entaje ........... .................... .................... ............76 Actualizareltrabajorealporperododetie empo.......... .................... .................... .................... ............76 Compro obarsilasta areastienenmasomenostrabajodelplaneado................... .................... ............77 Enero,2010 0 Pgina6
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Compararlainform macinrealde d lastareas sconlalnea adebase..... .................... .................... ............77 Consult tadeltrabaj joenlasbarrasdetareas................. .................... .................... .................... ............78 Muestr radelaslne easdeprogre eso.............. .................... .................... .................... .................... ............78 Seguimien ntodeltraba ajorealdelo osrecursos.................... . .................... .................... .................... ............79 Escribir reltrabajototal t realrea alizadoporun u recurso... .................... .................... .................... ............79 Actualizareltrabajorealdeun nrecursopor rperodode etiempo...... .................... .................... ............80 Compro obarlavaria acinentreel e trabajoprevistoyelre ealdeunrec curso ........... .................... ............80 Comparar rloscostosreales r conelpresupuest to................ .................... .................... .................... ............80 Escribir rmanualmenteloscosto osrealesdetareas ......... .................... .................... .................... ............81 Actualizarloscosto osrealespor rperodode etiempo...... .................... .................... .................... ............81 Compro obarsilasta areascuesta anmsomenosdelopr resupuestado o................. .................... ............82 Verloscostostotalesdelproye ecto............. .................... .................... .................... .................... ............83 Analiza arloscostosconlatablaValoracum mulado.......... .................... .................... .................... ............83 Procedimientosparacompensarlacargadetrabajo t deun u recurso .... .................... .................... ............84 Buscarrecursossobreasignado osysusasign nacionesdetareas........ .................... .................... ............84 Reducireltrabajode d unrecurs so ................. .................... .................... .................... .................... ............85 Reasign nartrabajoaotrorecurs so................ .................... .................... .................... .................... ............85 Retrasa arunatarea...................................... .................... .................... .................... .................... ............85 Cambia arlosdasylashoraslab borablesdeunrecurso.. .................... .................... .................... ............86 Aplicarelformatoalproyecto p ........................ .................... .................... .................... .................... ............87 rformatoauna u categor adebarrasdeGantt..... .................... .................... .................... ............87 Aplicar Aplicar rformatoauna u categor adetareasenlalistade etareas....... .................... .................... ............88 Aplicar rformatoaltexto t .............................. .................... .................... .................... .................... ............89 Aplicar rformatoala acuadrcula a................... .................... .................... .................... .................... ............89 Aplicar rformatoala aslneasdedependenci ia................. .................... .................... .................... ............90 Aplicar rformatoalo oscuadrosdel d Diagrama adeRed..... .................... .................... .................... ............90 Comunica arydistribuirinformaci ndelproye ecto.............. .................... .................... .................... ............91 Imprim mirinformacindelproye ecto ............. .................... .................... .................... .................... ............91 Distribu ucindeinfo ormacinde elproyectoen e lnea....... .................... .................... .................... ............91 Configu urarunsiste emadegrupo osdetrabajo................. .................... .................... .................... ............92 Enero,2010 0 Pgina7
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Publica arinformaci nenformatoWeb....... .................... .................... .................... .................... ............93 Publica arinformaci nenformadegrfico.. .................... .................... .................... .................... ............93 Comunica acinconlos sgruposdetrabajo t ........ .................... .................... .................... .................... ............94 Intercambiarmens sajesutilizan ndocorreoelectrnico... .................... .................... .................... ............94 Intercambiarmens sajesutilizan ndoMicrosof ftProjectCe entral........... .................... .................... ............95 Conect tarelequipo oalsistemade d correoelectrnicode elgrupodetrabajo t ........ .................... ............96 Mensaj jesdelgrupo odetrabajo o................... .................... .................... .................... .................... ............96 Asignar rEquipo............................................ .................... .................... .................... .................... ............96 ActualizarEquipo........................................ .................... .................... .................... .................... ............97 .................... .................... .................... .................... ............98 EstadodelEquipo........................................
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Microso oftProjec ct
Microsoft Project P es un n programa o software e para la gestin de pro oyectos. Est ta aplicacin n permite organizar la a informaci n acerca de e la asignacin de tiem mpos a las ta areas, los co ostos asocia ados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, m del d proyecto para que se puedan re espetar los plazos sin p yconseguiraslosobjet tivosplantea ados. excederelpresupuesto Microsoft Project P es una herramie enta de administracin n de proyec ctos eficaz y flexible que puede utilizarparacontrolarproyectossim mplesocomplejos.Leay yudarapro ogramaryre ealizarunseg guimiento detodaslasactividades sparasuperv visarsuprog greso.
Este tro de e tiempo, dinero d y m mbito forma an el tring gulo del pro oyecto. Al ajustar a uno de estos elementos se s ven afect tados los otr ros dos. Aun nque los tre es elementos s son impor rtantes, norm malmente unodeellos stendrms sinfluenciaen e elproyec cto. Enero,2010 0 Pgina9
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Larelacinentre e estoselementos e difiere d deun nproyectoaotro,ydete erminalacla asedeproblemasque encontrar y las solucio ones que pue ede implementar. Si sab be dnde en ncontrar de elimitaciones y dnde podrserfle exible,leser rmsfcilplanear p yad dministrarelproyecto.
Cadavistapresenta p una aclasedeinf formacindiferente. d Lastablasylosfiltrosajus stanlainform macin.El cambio de vistas, v tablas s o filtros pu uede ocultar informaci n, pero no la elimina. Seguir S esta ando en la basededato osyseguiractualizndose.
V Vistas
Son las com S mbinacin de euna o ms vistas (Diagr rama de Gan ntt, Hoja derecursos, et tc.) y, si procede, una t tabla y un filtro. Las vistas v permi iten especif ficar, organizar y exam minar la info ormacin en n diversos f formatos. Ex xistentresti iposdevista as: 1. Los diagramas d o los grficos representa an la inform macin grfic camente. La as vistas Diagrama de Gant tt,Diagrama adered,Gr ficoderecu ursosyCalen ndariosondiagramasogrficos. g Enero,2010 0 Pgi ina10
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 2. Las hojas h representan la info ormacin en n filas y colu umnas. Cada a fila contien ne informacin acerca de tareas o recursos espec cficos. Cada a columna contiene c un campo en el que se especifica infor rmacin con ncreta sobre e las tareas o los recur rsos. En Microsoft Proj ject, las columnas se deno ominannorm malmenteca ampos. 3. Los formularios f representan n la informac cin en un formato f similar al de un n formulario de papel. Losformularios f muestranlainformacin ndeunatareaodeunrecurso r indiv vidual.
Tablas
Son el conju S unto de columnas que muestra m informacin esp pecfica de ta areas,recur rsos y asigna aciones en unavistade ehoja.
Filtros
Especifican la informaci in de una tarea t o de un u recurso que q se debe e mostrar o resaltar en una vista. Porejemplo o,cuandoseaplicaelfilt troTareascr rticas,slose s muestranlastareascrticas.
Porejemplo o: Si tre es pintorestrabajan t dos s das en una a tarea,con un esfuerzo o de 8 horas s diarias,el trabajo t de cada arecursoes16horas(2das*8hora as). Elesfuerzototaldelosrecur rsoses24ho orasalda(3 3pintores*8horas). Eltra abajototalen e latareaes s48horas(2 2das*8ho oras*3pinto ores).
La comprensin de esta a frmula es s importante e para saber en qu form ma los camb bios que realiza en las t tareas afectanalaprogramacinde elproyecto.
Seguimi ientoyCierre C
Unavezcrea adalalistade d tareasyproporcionad p dalainform macindepro ogramacin, ,segenerael e plan.Se podrverun nmodeloco ompletodelproyecto,co onsufechadefinalizaci inylasfech hasdecomienzoyfin decadatare ea.Lossiguie entespasosson: Enero,2010 0 Pgi ina11
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Revis sar el camin no crtico pa ara detectar r posibles pr roblemas. Un camino cr rtico es una a serie de tarea as vinculada as que debe en realizarse a tiempo para que el proyecto o finalice en n la fecha prog gramada. Si se retrasa cualquier c tarea de un camino c crtic co, puede re etrasarse la fecha de finalizacindelproyecto. p Evalu uar y optim mizar el plan n. Antes de e iniciar el proyecto y de forma peridica p du urante su ejecu ucin, se deber evaluary ajustar el e plan del pr royecto cons siderando elmbito, los s recursos ylaprogramaci p n. Actualizar Micro osoft Project t en cuanto al a progreso de las tareas. A cambio, mostrar el e plan del yectoactualizado.Sepue edeactualizarelplanpe ersonalment te,opuedehacerloeleq quipocon proy Micr rosoft Proje ect Central o mediante correo electrnico. e Una vez que q el plan n ha sido actualizado,serevisaparacomprobarelefectodeloscambios.Estelpro oyectoporencima e del presupuesto? E Est program mado que algn a miem mbro del equ uipo trabaje e horas extr ra? Va a finalizartardeelproyecto? redelproyec cto.Evaluarlasleccione esquesehan naprendidoylasmejore esprcticas. . Cierr
Para que los s objetivos resulten r efic caces, es importante qu ue todos los participante es del proye ecto estn oficialmente e de acuerdo con ellos. . A menudo o, el adminis strador del proyecto cre ea un docum mento de objetivos qu ue se convierte en un na parte permanente del d proyecto o. Tras crea ar un docum mento de objetivosen nunprogram madiferente edeMicroso oftProject,puede p adjun ntarloalarch hivodeproy yectopara t tener acceso oaldeform masencilla. Pgi ina12
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Hayqueten nerencuentalassiguien ntesreasde elproyectopara p identificarsuposicio onessubyac centes: Entre egasdeotro osproyectos sodepartam mentos:Sielproyectova aadepende erdeltrabajo odeotras personas, son conscientes dichas pers sonas de es sta depende encia y estn n de acuerd do con las asdeentreg gaestablecid das? fecha Disponibilidad y uso de recu ursos (incluy yendo perso onas, materi iales y equip pamiento): Si S algunas de la as personas que van a trabajar en n el proyecto o estn bajo o otro cargo o, a cargo de quin estn n?Y,haaprobadoesapersonalautilizacin u de eestosrecur rsos? Dura aciones de la as tareas: E Estn fundam mentadas las estimacion nes de tarea as en una inf formacin slid daoenconje eturas? Costos del proye ecto: Qu importancia a tiene el costo en el pr royecto? Q Quin debe aprobar a el presupuestooaumentarlosi s esnecesar rio? Tiem mpo disponib ble: Si se est trabajan ndo teniend do presente una fecha lmite cono ocida, se pued decompletardeformarealista r toda aslastareasconunnivelaceptablede d calidad? Resu ultados:Cum mpleelresu ultadoesperadolasexpe ectativasdelclienteyde eotrosparti icipantes? Si se e deben hac cer concesio ones en el re esultado, e estn de acu uerdo los pa articipantes sobre los aspe ectosdelresultadoenqu uesehande ehacerlasco oncesionesen e primerlu ugar?
Estos son un nos pocos ej jemplos de los l asuntos a considerar rantes de empezar un proyecto p complejo. El xitodelpro oyectodepe endeenltim motrminodelaidentif ficacindesuposicionesydelareali izacinde planesalternativosdeseguridad,as scomodell levaracaboelproyectotalcomofu ueplaneado. .
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Recu ursos (mater riales, instalaciones, equipamiento y personal, , as como los costos as sociados), como ounpresupuestopreestablecido. mb bito,comounrequisitode d realizaci ndetresmo odelosdelproducto. p
Un cambio en una de estas e delimit taciones afe ecta normalm mente a las otras dos, y tambin afecta a a la calidad tota al. Por ejem mplo, si decr rece la dura acin del pr royecto (pro ogramacin), puede aum mentar el nmero de trabajadore es necesario os (recursos) y reducirse el nmero o de caractersticas que pueden o (mbito). El E administr rador del pro oyecto dete ermina enton nces si este ajuste es incluirse en el producto aceptable. Este concep pto se deno omina "deli imitaciones triples de administrac cin del pro oyecto" o "tringulodelproyecto" ". Durante el proceso de planificac cin, se de eben enume erar las de elimitaciones s del proye ecto para d que todo os los partic cipantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad o asegurarse de de hacer observacion nesacercade elasmismas s. Tambin es importante T e que los pa articipantes se pongan de d acuerdo sobre la for rma en que se ha de responder a delimitacio ones inespe eradas que puedan p surg gir durante el proyecto o. Por ejemp plo, si los costos labor rales resulta an superiore es a los prev vistos, los pa articipantes pueden desear reducir el mbito delproyecto odeciertasmanerasesp pecficaspre edefinidas.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Un plan p para determinar las s acciones a emprender cuando se identifique i un u cambio del d mbito (porejemplo,inf formardelmismo m alpat trocinadoreimpartirunaordendecambio c delcontrato). c
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. Haga aclicenNue evo. 2. EnelcuadrodedilogoInfo ormacindel lproyecto,escriba e oseleccioneuna afechadeco omienzoo fecha adefinpara aelproyecto o 3. Si de esea progra amar a part tir de la fec cha de com mienzo del proyecto p en el cuadro Fecha de comienzo,escrib baoseleccio onelafechaenquedese eecomenzar relproyecto o 4. Si de esea program mar a partir de la fecha de fin del proyecto p en el cuadro Programar P a partir de, haga a clic en Fecha de fin de el proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin, escriba o sele eccione la fecha adefinapa artirdelacualdeseepro ogramarelproyecto p 5. Haga aclicenAceptar 6. Haga aclicenGua ardar 7. EnelcuadroNom mbredearchivo,escriba aunnombre eparaelpro oyectoy,aco ontinuacin,hagaclic enGuardar. G
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Guardarun u proyecto
1. Haga aclicenGua ardar 2. Sieslaprimeravez v queguardaelarchiv vodelproyecto,escribaunnombreenelcuadro oNombre dearchivoyhag gaclicenGua ardar. Nota: Si no ha establec cido un plan previsto pa ara el proyec cto, cuando vaya a guardarlo el pro ograma le s deseagua ardarunalneadebase. preguntarsi
A Abrir unproyectoexistente e
1. Haga aclicenAbrir EnelcuadroBus scaren,hagaclicenlaunidad u ocar rpetaqueco ontengaelproyecto.Enlalistade carpetas,abrala acarpetaquecontengaelproyectoquedesea.Sinoencuentraelproyectoenla s,realiceuna absqueda. listadecarpetas 2. Haga adobleclicen e elproyectoquedeseaabrir. Sugerencias S s: Para abrir un proyecto o creado en n otro progra ama, haga clic c en el for rmato de archivo que deseaenelcuadroTipo odearchivoy,acontinua acin,hagadobleclicen nelnombredelarchivoenlalista decarpetas.Tambinpuedeescribi irlaextensi nenelcuadroNombre edearchivo(porejempl lo,escriba *.mptparaencontrar e lo osarchivosde d lasplantillasdeMicro osoftProject). Paraabrirunproyectoque q hayauti ilizadorecientemente,haga h clicenelnombredel d archivoen e laparte inferior del men Arch hivo. Si la lis sta de archi ivos utilizad dos recientemente no aparece, a hag ga clic en Opciones en n el men Herramienta as, seleccion ne la ficha General y marque m la casilla c de ve erificacin A Archivos usa adosrecient temente.
Cerrarun nproyecto
EnelmenArchivo, A hag gaclicenCerrar. Nota: Si ha realizado r cambios en un n proyecto yno los ha guardado, g el programa le epreguntarsi desea g guardarlos.
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Vincular o almace V enar docu umentos relaciona ados con el proyec cto en Mi icrosoft Project
Unavezcrea adounarchivo,puedeadjuntar a almismo m losdo ocumentosrelacionados r sconelproy yecto.Por ejemplo,puedevincular ralproyecto oelplandeadministraci a indelmbitooelplandeadminist tracinde afacilitarelacceso a alosmismos.Pu uedehacerque q losdocumentosdeayuda a seanaccesibles a riesgospara desdeelpro oyectoagreg gandounhip pervnculoaunapginaWeboaunarchivooca arpetadesu uequipoo delared.Ta ambinpued dealmacena arlosdocum mentosenun nanota.
Nota: Si lo desea, d puede agregar una lnea de texto adicio onal para qu ue aparezca en la Sugere encia, por ejemplo,"Le eerelda27/5".HagaclicenSugere encia y,aco ontinuacin, ,escribaeltexto.
4. Haga aclicenInse ertarobjeto 5. Haga aclicenCrea ardesdeunarchivo 6. En el cuadro Arc chivo, escriba la ruta y el e nombre de e archivo de el document to que desee e insertar, gaclicenEx xaminarpara alocalizarloyselecciona arlo ohag 7. Enelcuadrodedilogo d Insertarobjeto,desactivela acasilladeverificacinVincular V alar rchivo 8. Activ velacasillade d verificaci nMostrarcomo c iconoy,acontinuacin,hagaclicenAcep ptar 9. Repitalospasosanteriorespara p agregar rmsarchiv vosalanota9. 10. Para agregar tex xto descriptivo que apa arezca cuand do el cursor r se site so obre el icono o de nota (por ejemplo, "D Documentos s de planes del proyecto"), haga clic c en el es spacio en bl lanco que rode eaaliconoqueacabade einsertaryescriba e eltex xtoquedese ee.
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LaBarradeTtulo o
Muestraelnombre n delaaplicacin(MicrosoftProject)yel lnombredelproyectoactivo. a Aladerecha d se encuentranlosbotonesdeminimizar,maximiza arycerrarla aventana.
LaBarradeMen
Presenta los s mens por r medio de los cuales accedamos a la as diferente es opciones que ofrece Microsoft Project.
LaBarraEstndar r
Enlasiguien ntetablasedescriben d algunosdelos selementos squesepres sentanenes stabarra: Enero,2010 0 Pgi ina20
Descripc cin Abreunarchivonue evodeProject Abreunarchivoexis stente Guardaunarchivo Imprime eeldocumen nto
Gu uardar
Imprimir
Ortografa
Cortar
Cortaeltextoselecc cionadoyloguardaenel e portapape eles Copiaeltextoselecc cionadoyloguardaenel e portapapeles Pegaelcontenido c delportapape eles
Copiar
Pegar
Deshace elaltimaac ccin Inserta un hipervnculo de enl lace con otr ro documen nto o pginaweb w
Inf formacinde e Muestra aelcuadrode d dilogoIn nformacinde d laTarea laTarea T No otasdela Tarea
Muestra alafichaNot tasdelcuadrodedilog goInformaci n delaTar rea Abreelcuadro c dedi ilogoAsignarRecursos Agrupalas l tareasse egndiversoscriterios Aumentalavista Reducelavista Muestra aelasistente edeOffice
Asignar Recursos
Agruparpor Acercar
Ale ejar
Ayudade Microsoft
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LaBarradeForma ato
Enlasiguien ntetablasedescriben d algunosdelos selementos squesepres sentanenes stabarra: Bo otn
Descrip pcin Anula la a sangra ap plicada a un na tarea para situarla en un nivelsuperiordelesquema Aplica una u sangra a una tare ea para situa arla en un nivel n inferiordelesquem ma Muestra alassubtare easdelatarearesumenseleccionad da Ocultalas l subtareasdelatarea aresumense eleccionada Muestra a todas las subtareas de d todas las tareas resumen delproy yecto
Muestra aeltipodefuente f selcc cionadaypermitecambi iarla Muestra a el tama o de fuent te seleccion nada y permite cambiarlo Poneen nnegritaeltexto t selccio onado Poneen ncursivaeltexto t selecci ionado Subraya aeltextosel leccionado Alneaalaizquierda aelelement todelcampo oselecciona ado Centrael e elementodelcamposeleccionado s o Alneaaladerechaeltextodelcamposeleccionado Aplicael e filtroespecificadoporelusuario Activaodesactivael e autofiltro Activa el e Asistente para dar fo ormato a las s estructuras s del Diagram madeGantt
Cu ursiva
Su ubrayado
Alinearaal De erecha
Filtro Au utofiltro
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LaBarradeVistas s
La Barra de L e vistas mue estra los ico onos de las vistas ms utilizadas, en e los que puede p hacer r clic para m mostrar la vista. Aparec ce a lo largo del borde iz zquierdo de la l ventana de e Microsoft Project y proporciona l medios adecuados los a para cambiar de vista con n slo hacer r clic en los iconos que aparecen a en ella. Si la v vista que de esea mostrar no aparece en la Barra de vistas, ha aga clic en Ms M vistas en n la Barra de e vistas y, d despus, sel leccione la que q desee en n el cuadro de d dilogo Ms M vistas. Si S no desea que q Microso oft Project m muestre la Barra B de vista as, haga clic c en Barra de e vistas en el l men Ver. En la siguie E ente tabla se describe ca ada una de la as vistas que e aparecen en e la Barra de d vistas y muestra m el i icono de cad da una de ell las. Nota: Esta tabla N t no con ntiene todas las l vistas de e Microsoft Project, P nic camente las que se mues stran en la B Barra de vistas de maner ra predeterm minada. Vista Nom mbre De escripcin
Ca alendario mensual que muestra las s tareas y su us duraciones. Utilice Cale endario es sta vista de tareas par ra mostrar las tareas programada as en una se emanaoenun u intervalodesemanas sconcretos. Diag grama deGantt G Lis sta de tareas e informacin relacionada y un diagrama d que muestra tareas y durac ciones en fu uncin del tie empo. Utilic ce esta vista de tareas pa araintroduci iryprogram marunalistadetareas. Diagrama, an nteriormente e conocido como Dia agrama de red, que muestra toda as las tareas s y sus dep pendencias. Utilice esta a vista de tareas para cr rear y ajusta ar la progra amacin en formato de diagrama de eflujo. Lis sta de tarea as que mue estra los rec cursos asign nados agrupados bajo ca ada tarea. Utilice U esta vista para ver v qu rec cursos se encuentran as signadosata areasespecf ficasyparadefinir d elperfildeltraba ajo.
Lis sta de tareas e informacin relacionada y un diagrama d que muestra Ganttde las s barras de Gantt G de lnea de base y de program macin de cada tarea. segu uimiento Ut tiliceestavis stadetareaparacompa ararlaprogr ramacinpr revistacon laactual. Grf ficode recu ursos Hoja ade recu ursos Usode ursos recu Gr rfico que muestra m la asignacin, los costos o el traba ajo de los recursos. Utilice esta vista para mo ostrar inform macin sobr re un solo recursoosobr reungrupoderecursos salolargodeltiempo. Lis sta de recu ursos e info ormacin re elacionada. Utilice esta a vista de recurso para introducir i y modificar in nformacin acerca del recurso r en un nformatosim milaraldeuna u hojadeclculo. c Lis sta de recursos que muestra la asig gnacin, el costo c o la inf formacin de el trabajo de e cada recurso a travs del d tiempo. Utilice esta vista para mostrar inform macin acer rca del costo o y de la asig gnacin de trabajo t de Pgi ina23
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project ca adarecursoyparadefini irelperfilde elasasignac ciones.
LaEscala aTempora al
Algunas vist A tas disponen n de una esc cala tempora al en la part te superior que q consta de d dos comp ponentes: unaescalatemporalprincipalenlapartesuperioryunasec cundariadebajodesta a.Lasescalas sprincipal ysecundaria asepuedenajustardeforma f indep pendiente,lo ocualpermi iteverelpro oyectoconel e nivelde detalledese eado.
Latablade d tareasyelreadegrfico
La tabla de e tareas mu uestra informacin ace erca de las tareas del proyecto, por p ejemplo o, cundo comienzan y finalizan, su s longitud y los recurso os asignados s a ellas. Cad da columna corresponde e con una caracterstic cadelatarea,cadafilarepresenta r una u tarea.La aintersecci ndeunafila aconunaco olumnase reconoceco omoCampo. La parte de grfico mue estra grfica amente cada a una de las tareas, gen neralmente en e forma de e barra de t tarea. La po osicin de la a barra en la a lnea de ti iempo, as como c su lon ngitud, indica a cundo co omienza y f finaliza esa tarea. Adem ms, la posic cin de una barra de ta area en relac cin a otra indica i si las tareas se sucedenosisesuperpo onen.
Obtenerayuda a
Microsoft Project P dispo one del siste ema de ayu uda estndar de Micros soft, que inc cluye el Asistente de Office,deun naayudaenlneaydela asfichasde Contenido,Asistente A pa araAyudaendice. Adems Mic A crosoft Project posee los elemento os Vista Rp pida, que muestra m una visin glob bal de sus capacidades s, un Tutoria al que gua al a usuario pa aso a paso en e la progra amacin de proyectos se encillos, y unMapade elProyectoque q ofreceli ineamientos sgeneralesde d gestindeproyectos squepuedensermuy utilesenlaformulacin, f ,controlyse eguimientodeproyecto osengeneral. Aestoselem mentosselle egahaciendo oclicenelmen m (A Ayuda)ysele eccionandoIntroduccin n.
Se pueden obtener S o todas las ayuda as por medio de elegir los comando os del men Ayuda. Buena parte delcontenid dodeestemanual m estbasado b enlo oselementosdeayudanombrados n de d Microsof ftProject.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project De esta manera se pue eden especificar dos cla ases de tare eas en Micr rosoft Projec ct: tareas que tienen lugarunave ezytareasre epetitivas. Sugerencias S s: Con Micro osoft Project t, es posible e utilizar un esquema para p organizar la progra amacin a medida que e se van introduciendo las tareas o esperar hasta haber introducido o todas las tareas t del proyecto.Al lcrearunes squemadelaprogramac cindelproyectosesim mplificasuor rganizacin,deforma que resulta a ms senci illo crear, administrar a y mantene er el proyec cto. Obtene er informaci in sobre esquemas. Puede inser rtar una tar rea entre tareas existen ntes seleccio onando la fila f debajo de d la cual desea d que aparezca la nueva tarea a. En el men n Insertar, haga h clic en Nueva tarea a y escriba el e nombre de d la tarea enlafilainsertada. Nota: Los id dentificadore es de las tar reas se vuelv ven a nume erar automt ticamente cuando se in nserta una t tarea.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 6. A la derecha de e Diariamen nte, Semana almente, Mensualment te o Anualm mente, espe ecifique la frecu uenciadelatarea. 7. En Intervalo de e repeticin n, escriba la l fecha de e comienzo o en el cua adro Comie enzo y, a continuacin,se eleccioneTer rminardespusdeoTer rminarel. 8. Siha aseleccionad doTerminar rdespusde e,escribaelnmero n deocurrencias o delatarea. 9. Siha aseleccionad doTerminar rel,escribalafechaenla aquedeseaqueterminelatareare epetitiva. Notas: Losidentific cadoresdela astareassevuelven v anu umerarauto omticament tecuandose einsertauna atarea. Si desea apl S licar un cale endario a la tarea repeti itiva, en Cale endario para a programar r esta tarea, , haga clic enelcalend darioquedes seeutilizar. Si no escrib S be una fecha a en el cuad dro Comienz zo, Microsof ft Project ut tilizar la fe echa de com mienzo del proyecto. Si la tarea repetitiva S r va a a tener lug gar en algun nos das no laborables, Microsoft Project P le pr regunta si desearepro ogramarlasveces v queoc curraentale esdas.
Puede especificar la duracin exact ta de una ta area o una nueva n durac cin estimad da para reem mplazar la duracin estimada que Microsoft Project P asigna a cada tarea de ma anera predet terminada.C Cuando se introduceun natarea,Mi icrosoftProjectleasigna aautomticamenteuna aduracines stimadadeun u da;un signodeinte errogacindespus d deladuracinindicaquees sestimada.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Una duraci n estimada a es una du uracin para a la cual la informaci n de que dispone d slo o permite determinar un valor pro ovisional no o definitivo. Para que ot tros miembr ros del equip po puedan reconocer r su estado de inmediato o, una duracin estimada est claramente marc cada como tal t mediante e un signo deinterroga acin(?)colo ocadoinmed diatamenteacontinuacindelauni idaddedura acin. Sugerencia:Puedeprog S gramarlasta areasmsef ficazmentesi s especificaladuracinylosvnculo osdecada una y perm mite que Microsoft Proj ject calcule automtica amente las fechas de comienzo c y fin. Para conseguirlamayorflexibilidadposibleenlapro ogramacin,eviteeluso odedelimita acionesinflex xibles.
CrearunHito
Un hito con nsiste simple emente en una u tarea qu ue se utiliza a para identificar evento os significativos en la programaci n,comopu uedeserlafi inalizacinde d unafaseprincipal. p Siescribe e unaduracinde ecerodas para una tarea, Microso oft Project mostrar m el smbolo s de hito h deeseda. en el e Diagrama de Gantt al comienzo
Un hito es una u tarea sin n duracin (cero ( das) que q se utiliza a para ident tificar sucesos significat tivos en la programaci n,comolafinalizacindeunafaseimportante. UnaFaseesungrupode etareasrela acionadasqu uecompletaunaetapaimportantede d unproyecto. Paracrearun u hitohacer r: 1. En el e campo Du uracin, haga clic en la duracin de e la tarea que q desee co onvertir en un hito y escri iba0d. 2. Presionelatecla aENTRAR. Los Hitos so on puntos de e referencia que marcan n acontecim mientos impo ortantes en un proyecto o y que se utilizan par ra controlar el progre eso del pro oyecto. Las s tareas co on duracin n cero se muestran automticam mente como o hitos pero o el usuario tambin pu uede marcar r como hito o cualquier otra o tarea concualquie erduracin. Aunqueuna A atareaconuna u duracin n0semarca aautomtica amentecom mohito,pued deconvertircualquier t tarea enunhito. rcualquierta areacomohito: h Paramarcar 1. Haga aclicenlata areaenelca ampoNombredetarea 2. Haga aclicenInfo ormacindelatarea 3. ElijalafichaAvanzadoyactivelacasilladeverificaci inMarcarlatareacom mohito Sugerencia: Para ver to S odos los hit tos, haga cli ic en Hitos en la lista Filtro. Para volver a ve er todo el agaclicenTodaslastare easenlalist taFiltro. proyecto,ha Enero,2010 0 Pgi ina28
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Sugerencia: En general para elimina S ar un eleme ento de una vista se sele ecciona la fila completa haciendo clicensuide entificador(nmero ( ubi icadomsalaizquierda adecadavis sta),loquesombrea s tod daelrea, luego haga clic c enel bo otn derecho o del ratn y en el men desplegado seleccione e eliminar ta area, en el caso de una a tarea, y eliminar e recu urso en el caso c de un recurso. Est to eliminar toda la inf formacin relativaalre ecursootare eaeliminado o.
Crearuncalendar rioparaunatarea
UnCalendar riodetareas sesuncalen ndariobasequesepued deaplicaratareas t individualesparacontrolar la programa acin de es stas tareas, , normalme ente independiente del l calendario o del proye ecto o de cualquierca alendarioderecursosas signados.Demanerapre edeterminad da,todaslas stareasseprograman con el calen ndario del pr royecto. Si hay h recursos s asignados, las tareas se s programa an de acuerd do con los calendarios de recursos s asignados. Los calenda arios de tare eas definen excepciones s nicas o especficas e paraprogramartareasindividuales, ,comolama aquinariaqu uefuncionadurante d elperodo p nola aborable. 1. 2. 3. 4. 5. EnelmenHerr ramientas,hagaclicenCambiar C cale endariolaboral. Haga aclicenNue evo. EnelcuadroNom mbre,escrib baelnombre edelnuevocalendario. c Paracomenzarcon c uncalendariopredeterminado,hagaclicenCrearnuevo ocalendario obase. Para crear un nu uevo calenda ario base a partir p de un calendario existente, haga clic en Hacer H una copia adely,acon ntinuacin,en e elnombr redelcalend darioqueapareceenelcuadro. c 6. Haga aclicenAceptar. 7. Haga aloscambio osnecesarios senelcalendario: o Para cam mbiar el calen ndario en d as especficos, seleccion ne los das que q desee ca ambiar en elcalendario. o Para sele eccionar das s no adyace entes, mante enga presion nada la tecla a CTRL y haga clic en losdas. o Parasele eccionardas sadyacentes s,presionela ateclaMAYSyhagaclicenelprim meryenel ltimod aquedesee ecambiaren nelcalendar rio. o Paracam mbiarundadelaseman naenelcalendarioentero,hagaclic cenlaabrev viaturadel dasituad daenlafilasuperiordel lcalendario. 8. EnEs stablecerfechasseleccionadascom mo,hagaclicenPredeter rminadas,Pe erodonolaborableo Pero odolaborablenopredet terminada. 9. ParacambiarelPerodolabo orablenopr redetermina ada,escribalashorasen nlasquedes seaqueel traba ajo comienc ce en los cua adros Desde e y las horas s en las que desea que el trabajo te ermine en loscuadrosHast ta. 10. Haga aclicenAceptar. Nota a:Despusdecrearuncalendarioba ase,necesita aasignarloaunatarea.
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A Asignar un u calendarioaunatarea
Un calendario de tarea as define ex xcepciones exclusivas o especficas s para pero odos laborables y no laborablescorrespondie c entesaunatarea, t unata arearepetiti ivaounatar readeresum menrepetitiv va. Unavezcrea adouncalen ndariodetareas,sedeb beasignaralas l tareas. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. mbredetare ea,seleccion nelatareaalaquedese eeasignarun ncalendario. 2. EnelcampoNom 3. Haga aclicenInfo ormacindelatarea y,acontinu uacin,enlafichaAvanz zado. 4. EnelcuadroCale endario,hag gaclicenelcalendario c que q deseeut tilizarparala atarea. ve la casilla de verificacin La programacin om mite los cale endarios de recursos pa ara que el 5. Activ calen ndariodetareasanuletodosloscale endariosderecursos,siprocede. Nota a: Si decide e que Micr rosoft Proje ect omita lo os calendar rios de recursos, una tarea se programar aunque los recu ursos asignados a la mis sma tengan establecido perodo no laborable lcorrespond dientecalend darioderecursos. enel
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Las depende encias entre e tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas t vinculadas. Las t tareas se vin nculan defin niendo una dependencia d a entre sus fechas f de co omienzo y de d fin. Por ej jemplo, la t tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concl luir antes del comienzo o de la tarea a "Decidir mens". Existencuat trotiposdedependencia d asentretare easenMicro osoftProject t: Dependen ncia entretare eas Finacomien nzo ( (FC)
Representacin n Visual
Descripcin n Latarea(B) ( nopuede ecomenzarhastaquefin nalicela tarea(A). . Latarea(B) ( nopuede ecomenzarhastaqueco omience latarea(A A).
Finafin(FF) )
Latarea(B) ( nopuede efinalizarha astaquefina alicela tarea(A). . Latarea(B) ( nopuede efinalizarha astaquecom miencela tarea(A). .
Comienzoafin C ( (CF)
Para estable ecer relacio ones entre tareas, t utilic ce depende encias entre tareas. Pri imero, selec ccione las t tareas relac cionadas, vin nclelas y, a continuacin, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La t tarea cuyocomienzo c ofin f dependedeotratare eaeslasuce esora.Latareadelaque edependela asucesora eslapredec cesora.Porejemplo, e sivincula v "Colg garelreloj"a"Pintarlapared", p ento onces"Colga arelreloj" eslasucesoray"Pintarlapared"lapredecesora a. Una vez vin nculadas las tareas, los cambios rea alizados en las fechas de d la predec cesora afecta arn a las f fechas de la a sucesora. De D forma predeterminada, Microso oft Project cr rea una dependencia de e tarea de f a comien fin nzo. Puesto que una de ependencia de d fin a com mienzo no fu unciona en todas t las sit tuaciones, puedecamb biarelvncul loentretare easacomien nzoacomien nzo,finafinocomienzo oafinparamodelar m el proyectode eformarealista. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nedosoms stareasque edeseevincu ular. 3. Haga aclicenVinc culartareas Pgi ina32
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Deformapr redetermina ada,Microso oftProjectcr reaunvnculodetareadel d tipodefin f acomienzo.Puede cambiareste evnculopo orunvnculo odecomienz zoacomienz zo,definafin f odefinacomienzo. Para cambia ar el vnculo o entre tarea as, haga dob ble clic en la a lnea de vnculo entre las tareas que q desee cambiarenelDiagramadeGantt. Aparecer el A e cuadro de e dilogo De ependencia entre tareas s. Si aparece e el cuadro de dilogo Estilos de barra, proba ablemente se s deba a qu ue no ha he echo clic exa actamente en e la lnea de d tarea y te endr que cerrarelcua adrodedilo ogoyhacerclicdenuevoendichal nea. Otraformaes e desdeelcuadro c deIn nformacinde d tarea: 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. Selec ccionedelalistadetare easlaTareaSucesora S 3. 4. 5. 6. Haga aclicendependenciasde d tareas Selec ccionelafich hadePredecesoras Paracadatareapredecesora aajusteeltipodeladep pendencia Haga aclicenAceptar Nota a: Si desea desvincular d tareas, seleccinelas en n el campo Nombre de e tarea y haga clic en Desv vinculartareas .Lastareassevo olvernaprogramarenfuncindelosvnculosconotras tarea asodelasdelimitacione es.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project En una depe endencia Fin n a Comienz zo con retra aso de 1d la segunda ta area se posp pone al trm mino de la primera eas agregan ndo tiempo de posposicin a la tarea t prede ecesora, y En Microsoft Project, retrase tare ecificando tiempo de ad delanto. Tam mbin puede e escribir el tiempo t de adelanto o superponga tareas espe deposposicinenformadeporcentajedelatarea. 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. 2. En el campo No ombre de tarea, seleccio one la tarea para la que e desea esta ablecer un tiempo t de adela antoodepo osposicin,yhagaclicen nInformaci ndelatare ea 3. Haga aclicenlafichaPredece esoras. 4. EnelcampoPos s,escribaeladelanto a olaposposici nquedeseecomodura acinoporc centajede ladu uracindela atareaprede ecesora. Escri iba el adela anto en form ma de nme ero negativo o (por ejem mplo, 1d pa ara indicar un u da de adela anto)oenfo ormadepor rcentaje. Escri ibalaposposicinconunnmeropo ositivoocon nunporcent taje. 5. Haga aclicenAceptar. Sugerencia: Puede agregar rpidam S mente un perodo de tiempo de pos sposicin o de d adelanto a la tarea sucesora haciendo dobl le clic en la lnea de vnculo del diagrama de Gantt y escrib biendo la cantidad de t tiempo corr respondiente a la posposicin o al l adelanto en e el cuadro o de dilogo o Dependen ncia entre t tareas.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 7. Haga aclicenAceptar. Sugerencia: Puede arrastrar el smb S bolo de fech ha lmite en el Diagrama a de Gantt para p cambia ar la fecha lmite.
Nota: Si selecciona una a fecha de comienzo c pa ara una tare ea en el campo Comienzo del Diagrama de astra una ba arra de Gan ntt para cam mbiar la fech ha de comie enzo, Micros soft Project establece Gantt o arra una delimita acin No comenzar ante es del (NCAD) basada en e la nueva fecha f de comienzo. Si selecciona s una fecha de d fin para una tarea, , Microsoft Project asig gna autom ticamente una delimit tacin No f finalizar antesdel(NFAD D).
Delimitac cininflexible
Unadelimita acininflexibleesaquel llaquenoes sflexiblepor rquevincula aunatareaaunafecha. Lasdelimitacionesinflex xiblesson: Debe efinalizarel(paratodos slosproyect tos). Debe ecomenzarel(paratodo oslosproye ectos). Nofi inalizarante esdel(secon nsiderainfle exibleparaproyectospro ogramadosapartirdela afechade fin). Nofi inalizardesp pusdel(seconsiderain nflexibleparaproyectosprogramado osapartirde d lafecha deco omienzo). Pgi ina35
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project No comenzar c an ntes del (se considera c inflexible para a proyectos programado os a partir de la fecha defin). No comenzar c de espus del (se ( consider ra inflexible para proye ectos progra amados a pa artir de la fecha adecomien nzo).
Tareadiv vidida
Puededividirunatareavariasveces s. Para quitar una divisin en una ta area, arrastr re una parte de la barra de Gantt t hasta que entre en rte. contactoconlaotrapar Siutilizauncalendariopara S p especif ficarladivisincomope erodonolab borableenvez v dedividirlatarea, n laborablenoaparecer rcomotare eadivididaen e elDiagram madeGantt t. elperodono
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Un Esquema a es una estructura jerrquica de un n proyecto que q muestra a la disposicin de algun nas tareas en agrupaciones de ma ayor volume en. En Micro osoft Project, las subtar reas se sita an bajo las tareas de resumenme ediantelaap plicacindesangras. Una Tarea de Resumen n es una ta area que se compone de d subtareas y que tam mbin resum me dichas subtareas.Se S puedeutilizarlafunci indenivele esdeesquemadeMicro osoftProject tparacreartareasde resumen. Microsoft M Pr roject deter rmina autom mticamente e la inform macin de la a tarea de resumen (duracin,costo,etc.)utilizandolainformacin i delassubta areas. Una subtare ea es una tarea que form ma parte de e una tarea de d resumen. La informa acin de las subtareas se incluye en e la tarea de resume en. Puede designar d sub btareas utili izando la fu uncin de niveles n de esquemade eMicrosoftProject. P Paraorganiz zarelesquem ma,seutiliza anlosboton nesdeesque ema: Aplicar A sang gra
Anular A sangra
Mostrarsub btareas
Mostrartodaslassubtareas
Paracrearuna u tareaderesumenofase: f 1. 2. 3. 4. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. aclicenlaprimeratarea aquedeseeconvertiren nsubtarea. Haga EnelmenInser rtar,hagacli icenNuevatarea. En la a fila inserta ada, escriba el nombre de la nueva a tarea de re esumen en el e campo No ombre de tarea a. 5. EnelcampoNom mbredetare ea,seleccion nelastareas squedeseeconvertir c en nsubtareas. paraap plicarsangra aaestastare eas.
6. Haga aclicenAplicarsangra
Sugerencia: Utilizando el S e mouse (ra atn) puede aplicar o an nular una sa angra rpida amente en una u tarea. S Seleccione la tarea y sit te el puntero sobre la primera p letradel nombr re de la tare ea.Cuando el e puntero se convierta a en una flec cha de dos puntas, p arra astre hacia la a derecha para aplicar la sangra a la tarea o arrastrehac cialaizquierdaparaanu ularla.Paradeshacer d nivelesdeesqu uema,anule elassangras sdetodas
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project las subtarea as y de las ta areas de resumen del siguiente nive el hasta que e todas vuelv van al mismo o nivel de esquema. c de d tareas en n orden jer rquico no crea autom mticamente dependenc cias entre Notas: La colocacin t tareas. Paracreardepen ndenciasent tretareases sprecisovincularlastar reas. En Microsof ft Project, to odas las subt tareas de un na fase o sub bfase deben n estar direct tamente debajo de la t tarea deres sumenparaque q seaninc cluidasenlafaseosubfa ase.
Mostraryocultarlassubtareas
En un esque ema, puede mostrar u ocultar o las subtareas de e una tarea de d resumen. Por ejemplo, tal vez deseeoculta arlassubtar reasparamo ostrarsolam mentelastar reasdenivelsuperiorydespusimp primiresa v paracr vista rearuninfor rmederesumendelpro oyecto;otalvezdeseemostrar m nic camentelassubtareas que le inter resen. Al mo ostrar todas las subtarea as, podr ve er rpidamente todas la as tareas de todos los nivelesdeesquemaexis stentesento odoelproye ecto.
aBarradevista,hagaclic cenDiagram madeGantt 1. Enla 2. En el campo Nombre de tar rea, seleccio one la tarea de resumen n que conten nga las subtareas que eamostraruocultar. dese 3. Haga aclicenMos strarsubtare eas ocult tarlassubta areas. par ramostrarla assubtareasoenOculta arsubtareas para
Sugerencias S s:Tambinpuede p mostr raruocultar rsubtareashaciendo h clic cenelsmbolo deesquemadela t tarea de re esumen. Los smbolos de esquem ma indican si una tare ea de resum men tiene subtareas mostradas onotienesubtareasmostradas. m Puede reorg ganizar fcilm mente las fa ases de un proyecto p en una program macin esqu uematizada. Al mover o eliminar una tarea de d resumen, , se mueven o se elim minan autom mticamente e todas las subtareas asociadasaella. Las vistas Us so de recurs sos y Uso de e tareas mue estran la asig gnacin de recursos r y ta areas con un na sangra similar a la de d las subtareas. Puede e mostrar u ocultar o asign naciones del mismo modo que las subtareas. s Para mostra ar u ocultar asignacion nes indepen ndientemente de las subtareas, s haga h clic en n Mostrar asignacionesoenOcultarasignacio ones.
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Nota: El bot tn de la ba arra de herr ramientas que desea pu uede estar oculto o temp poralmente. Quiz no aparezca po or falta de espacio e para mostrar todos los boto ones. Haga clic en Ms botones botnquedesee. d y elija el
Sugerencia: Para agreg S gar una nu ueva tarea entre tarea as existente es, haga clic en el n mero de identificaci n de la tare ea y presione e la tecla INS SERTAR. Des spus de ins sertar una ta area nueva, las tareas sevuelvenanumerarau utomticamente.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project ellugarnic codeunatareaenlaest tructuradelproyecto.Para P trabajar rconcdigo osEDT,pued deagregar unacolumnaaunavista adehoja. arcdigosED DT: Paramostra 1. Selec ccioneunavista v dehoja aquemuestr retareas. - Para P mostrar r la Hoja de tareas, en el e men Ver, , haga clic en Ms vistas s. En el cuad dro Vistas, h clicenHoja haga H detare easyelijaAp plicar. - Para P mostrar relDiagramadeGantt,enelmenVer,hagaclicenDiagramadeGantt t. 2. Haga a clic en el campo a la derecha de el cual desee e insertar una u columna a para el cdigo EDT, como o por ejem mplo el ca ampo Nom mbre de ta area para insertar c digos de esquema inme ediatamente ealaizquier rdadelosno ombresdeta areas. 3. EnelmenInser rtar,hagacli icenColumn na. 4. EnelcuadroNom mbredecam mpo,hagaclicenEDT. 5. EnelcuadroAlin neardatos,haga h clicenIzquierda. 6. Haga aclicenAjus steperfecto.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project o Haga clic en Nm meros (ordenados) para a mostrar un n cdigo EDT T numrico para este nivel. . o Haga clic en Maysculas (ordenadas) para mostrar cdigos s EDT alfabticos en may sculas, por ejemplo, A, A B y C par ra las tres primeras p tar reas de resumen del proye ecto. o Haga clic en Minsculas (o ordenadas) para mostrar cdigos EDT alfabticos en minsculas, por ejemplo, a, , b y c para las tres primeras p tar reas de resumen del proye ecto. o Haga clic en Caracteres (de esordenados) para mo ostrar cualqu uier combin nacin de nme eros y de le etras en may ysculas y en e minsculas; por ejem mplo, Arq1, Const1 e Insp1 1 y para las s tres prime eras tareas de resumen n del proye ecto. La sele eccin de Carac cteres (deso ordenados) proporcion na la mxim ma flexibilidad para introducir cdig gos EDT pers sonalizados. Microsoft Project P mues stra un aste erisco (*) en el campo EDT hasta h que escriba e o int troduzca un na cadena de d caracteres para este nivel del cdig goEDT. 4. En la a columna Longitud, L ha aga clic en la a primera fila y, a continuacin, es scriba o sele eccione el nmeromximo odecaracter resenlacad denadecdigodeprime ernivel.Por rejemplo,es specifique anintroducir rseobligator riamentetre escaracteres senesteniv veldelcdig goEDT.La 3paraquedeba longitudtotalde euncdigoEDT E puedeser s dehasta255caracteres. 5. En la a columna Separador, haga clic en la l primera fi ila y, a continuacin, es scriba o seleccione un carc cterparasepararlacadenadecdig goparaunnivel n delaca adenadecdigoparaelsiguiente nivel l.Demanera apredeterm minada,elcarctersepar radoresunpunto. p Suge erencias: Pued detenerdife erentescarac cteresdeseparadorent trecadanive eldecdigo. . Pued de escribir un u carcter diferente d de e un punto, un signo menos, m un sig gno ms o una barra oblic cua;porejem mplo,puedeescribirunsmbolode"y" " comercia al(&)ounsignodenm mero(#). Pued deprescindir rdecarcterseparadorentrenivele esdecdigo o.Enelcamp poLongitud, ,hagaclic enun nnmero.En E elcampoSeparador,elimine e elca arcterseparador. 6. Repitalospasos35porcad dacadenade ecdigoque edeseeespe ecificar. 7. Espe ecifiqueunacadenadecdigo c paracada c niveldetareascon nsangradelesquema. 8. Si no o desea que e Microsoft Project asig gne un cdig go EDT cada vez que in ntroduzca una u nueva tarea a,desactivelacasilladeverificacin nGenerarc digoEDTpa aralanuevatarea. 9. Si de esea utilizar el mismo c digo EDT para p tareas diferentes, d desactive d la casilla de ve erificacin Verif ficarexclusiv vidaddelosnuevoscdigosEDT.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. 4. 5. 6. EnelmenInser rtar,hagacli icenColumn na. EnelcuadroNom mbredecam mpo,hagaclicenCdigo odeesquem ma. EnelcuadroAlin neardatos,haga h clicenIzquierda. Haga aclicenAjus steperfecto.
Crearuncdigode eesquem ma
Ademsdelaestructura A adeesquem maqueespecifiquecontareas t dere esumenysubtareasyco oncdigos de esquema integrado os y EDT, puede p espe ecificarse un na estructur ra alternativ va para el proyecto oscdigosdeesquema.Loscdigos sdeesquem masonetique etaspersona alizadaspara atareaso utilizandolo recursos que comparten n caracterst ticas; puede en utilizarse para agrupa ar las tareas o recursos de d modos ad de costos s para tarea as o por cd digos de trabajo para alternativos, como por cdigos de contabilida recursos. An ntes de aplicar un cd digo de esquema perso onalizado a tareas o re ecursos, agr regue una columnadecdigodeesquema e ala avistadeho ojaparaverloscdigosde d esquema. 1. Para definir un conjunto c de cdigos de esquema, muestre m una vista de hoj ja, como la vista v Hoja de ta areas u Hoja a de recurso os, que cont tenga las tareas o recursos que de esea organizar con un cdig godeesquema: - Para P mostrar r la vista Ho oja de tareas s, en el men n Ver, haga a clic en Ms vistas. En el cuadro V Vistas, hagaclic c enHojadetareasyelijaAplicar. - Para P mostrar rlavistaHoj jaderecurso os,enelmen nVer,haga aclicenHoja aderecurso os. 2. EnelmenHerr ramientas,elijaPersonal lizaryhagaclic c enCamp pos. e cuadro Ca ampo, haga clic en el cdigo de es squema que e desee defi inir, como Cdigo C de 3. En el esqu uema1. 4. Haga aclicenCam mbiarnombr re. 5. En el cuadro Nuevo nombre e para, escriba un nomb bre para el cdigo de esquema pers sonalizado quedeseecrear. aclicenAceptar. 6. Haga 7. Haga aclicenDefi inircdigode d esquema. . 8. Paraespecificarelcdigode eesquemapara p tareasde d primerniv vel,hagaclic cenlaprime erafilade laco olumnaSecuenciay,aco ontinuacin,seleccioneel e tipodeca arcter: - Haga H clicenNmerospa aramostrarun u cdigode eesquemanumrico n pa araestenivel. - Haga H clic en Maysculas s para mostrar cdigos de esquema alfabticos en maysculas, por e ejemplo, A,ByCparalas stresprimerastareasderesumendel d proyecto o. - Haga H clic en Minsculas s para mostrar cdigos de esquema alfabtico os en minsc culas, por e ejemplo, a,bycparalas stresprimer rastareasde eresumendelproyecto. . - Haga H clic en n Caracteres s para most trar cualquie er combinac cin de nm meros y de letras en m maysculas yenminscu ulas;poreje emplo,Arq1, ,Const1eIn nsp1paralas stresprimerastareas d resumendelproyecto de o.Laselecci ndeCaract terespropor rcionalam ximaflexibilidadpara in ntroducirc digosdeesq quemaperso onalizados. Enero,2010 0 Pgi ina43
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Nota: Micros N soft Project muestra un n asterisco (* *) en el cam mpo de cdig go de esque ema hasta q definaunacadenade que d caracteres sparaestenivel n delcd digodeesquema. 9. En la a columna Longitud, L ha aga clic en la primera fila y, a cont tinuacin, se eleccione un n nmero para el nmero de caracteres en el cd digo de esqu uema de prim mer nivel. Por ejemplo, escriba 3 para que deban n introducir rse obligatoriamente tr res caracter res en este nivel del cdigo c de esqu uema.Lalongitudtotalde d uncdigo odeesquem mapuedeser rdehasta25 55caracteres. 10. En la a columna Separador, haga clic en la l primera fi ila y, a continuacin, es scriba o seleccione un carc cterparasepararlosniv velesdecdigodeesque ema.Demanerapredet terminada,el e carcter sepa aradoresunpunto. Suge erencias: Pued detenerdife erentescarac cteresdeseparadorent trecadanive eldecdigo. . Pued de escribir un u carcter diferente d de e un punto, un signo menos, m un sig gno ms o una barra oblic cua;porejem mplo,puedeescribirunsmbolode"y" " comercia al(&)ounsignodenm mero(#). Pued deprescindir rdecarcterseparadorentrenivele esdecdigo o.Enelcamp poLongitud, ,hagaclic enun nnmero.En E elcampoSeparador,elimine e elca arcterseparador. 11. Repitalospasos810porca adaniveldecdigodeesquemaque edeseeespe ecificar. 12. Para impedir qu ue los usuar rios puedan introducir cdigos sin todos los niveles n del cdigo c de esqu uema que ha aya definido o, active la casilla de ve erificacin Permitir P slo o nuevos cdigos con valor resentodos slosnivelesdemscara. . 13. Haga aclicenAceptar.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. En el e men Ver, , haga clic en e la vista de d hoja, com mo la vista Hoja H de tare eas o la vista a Hoja de recursos,queco ontengalastareas t orecu ursosquede eseaorganizarconunc digodeesquema. 2. Para insertar un na columna que muestr re el cdigo de esquem ma que ha definido, sele eccione el camp posituadoaladerechadellugardo ondedeseeinsertar i elca ampodecd digodeesqu uema,por ejem mplo, el cam mpo Nombre e de tarea para p insertar r cdigos de e esquema inmediatam mente a la izqui ierdadelosnombresde etarea. 3. EnelmenInser rtar,hagacli icenColumn na.ApareceelcuadrodedilogoDe efinicindecolumna: c 4. En el e cuadro No ombre de campo, c haga a clic en el nombre del campo de e cdigo de esquema personalizadoqu uehayadefinido. 5. EnelcuadroTtu uloescribael e nombrequ uedeseeasig gnaralacolumna. teelformatodelcampo odecdigosdeesquema aqueestagregando: 6. Ajust - En E elcuadroAlinearttulo,hagaclicenIzquierda,CentrooDerechapar raalinearelttulocon relacinalmargen m delca ampo. E el cuadro Alinear dat tos, haga clic c en Izquierd da, Centro o Derecha pa ara alinear el e nmero - En d esquemaconrelacin de nalmargendelcampo. - En E elcuadroAncho,escr ribaoselecc cioneunanc choparaelcdigo c dees squemaoha agaclicen A Ajuste perfec ctoparaajus starelancho odelacolum mnaalttulo o. 7. Haga aclicenAceptar.
Proyectoprincipal
El Proyecto principal es e un proye ecto que co ontiene otro os proyectos s (que se denominan d proyectos tos).Tambi nsedenom minaproyecto oconsolidad do. insertadososubproyect
Subproye ecto
Elsubproyectoesunpr royectoinser rtadoenotr roproyecto.Lossubproy yectosseutilizancomounmedio omplejos en partes ms s fciles de manejar. Ta ambin se denominan d proyectos de dividir proyectos co insertados.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project proyectos originales, de e modo que todos los ca ambios que se realicen en los proye ectos inserta ados en el archivo cons solidado se reflejarn en el archivo o de origen. Los proyectos insertado os se pueden vincular entres.Los sarchivosco onsolidadostambin t sedenominan d archivos a prin ncipalesdeproyecto. p
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project actualizar el arc chivo de pro oyecto original con los s cambios realizados en n el subpro oyecto del proy yectoprincip pal. 10. Haga aclicenInse ertar. Notas: Los subproy yectos se tr ratan como tareas de resumen r en el proyecto o principal. Se pueden aplicar y anular las sa angras de la as tareas de resumen de e un subpro oyecto en el esquema para cambiar r su orden en la jerarq qua de tar reas. Sin em mbargo, si se s aplican o anulan la as sangras de las tareas en un subproyecto o, y ste est vinculad do a su archivo de origen, los cambios c efe ectuados tambin se mostrarnen e elarchivo odeproyecto ooriginal. Cuando se consolidan c proyectos p en n un proyect to principal, los recursos permanecen en los ar rchivos de proyectoind dividuales.No N sepuedeasignarunrecurso r deun u subproyec ctoaotrosu ubproyecto.
Para mostra ar slo una parte del es squema, hag ga clic en Mostrar niveldeesquemahastaelquedese eever.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project seg n se aprueban y obtie enen los rec cursos, puede actualiza ar la inform macin en la a Hoja de recursos. Tambi in puede realizar r asignaciones pr reliminares de tareas y la program macin de recursos. Agre egar una not ta sobre los requisitos de d los recurs sos propues stos: si desea a utilizar las s notas de recursos de Mic crosoft Proje ect para intr roducir infor rmacin rela ativa a recursos especf ficos en la os propuesto os. Esta inf formacin puede p inclui ir suposiciones sobre ttulos t de lista de recurso ajos, grupos s de aptitude es, requisito os de disponibilidad, cali idad, clase, marca, rend dimiento y traba otras scaractersticas. Impr rimir la lista de recursos s: Si ha utilizado Micros soft Project para prepar rar un borra ador de la lista de recurso os propuesto os e introducir especif ficaciones en las notas s de recurso os, puede rimir la Hoja a de recurso os con nota as para su inclusin i co on el programa de prop puesta de impr recursos. arrollar las estimaciones e s de los recu ursos propue estos: En est te momento o puede enu umerar los Desa tipos s y cantidad des de recur rsos. Para lo os recursos humanos, h co onoce los tt tulos de tra abajos, los grup posdeaptitu udesyelniveldeexperiencia.Tamb binconoceeltipo,mar rca,costoycapacidad c de los l recursos de equip po necesarios. Asimism mo, conoce e las cantid dades de materiales m cons sumibles req queridos. Pu uede espec cificar y recopilar esta informacin sobre rec cursos en Micr rosoftProjec ctyenviarlacomopartedelapropu uestaderecu ursos. Obte ener aproba acin para los recurso os estimado os: si procede, despu us de com mpletar la prop puestaderec cursosyesta arendisposicindeenv viarlaalospa articipantesparasuaprobacin. Actualizarelbor rradordelalistaderecu ursos:Despu usdeobten nerlaaproba acindelosrecursos, pued de actualizar r la lista de recursos en n la Hoja de recursos, se egn sea ne ecesario, par ra reflejar los cambios c efec ctuados durante el proc ceso de apro obacin. O bien, b si no ha creado todava una lista de recurso os en la Ho oja de recu ursos, puede e hacerlo ahora a y com menzar la asignacin a preliminar y la programaci n de recur rsos mientra as trabaja en los procesos de asign nacin de personalyadqui isicin. rsos: en func cin de la ap probacin despus de obtener o la Actualizar las estimaciones de los recur mism ma,ydisponerdeinform macinnuev vasobrelalistaderecur rsosyotroscambiospro ocedentes delproceso p deaprobacin, a por p partede eotrosparticipantesyco olaboradore esexpertos. Agre egarunanotasobrelosrequisitos r de erecursosaprobados:Despus D deobtener o laap probacin de lo os recursos, puede rev visar o agre egar notas sobre recursos basnd dose en los s cambios resultantesdelproceso p deaprobacin. a Estainforma acinpuedeincluirsupo osicionessob brettulos de trabajos, t grupos de aptitudes, requisitos de disponi ibilidad, calidad, clase e, marca, rend dimientoyot trascaracter rsticas. Desa arrollar el plan de adm ministracin de recursos s: Identificar r y estimar los requisit tos de los recursos. Reunir r informaci n de divers sas fuentes, incluida la informacin n histrica, y realizar estim maciones preliminares para p determ minar los tipo os y cantida ades de recu ursos necesa arios para estab blecerlastareasdelpro oyecto. Pgi ina48
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 10. Mod dificar una duracin: d Mientras M con ntina reun niendo infor rmacin rela ativa al pro oyecto en parti icular y otro os proyectos s similares, puede p perfe eccionar las estimacione es de duraci in de las tarea as. La precisin de las estimacione es de durac cin est es strechament te relacionada con la precisindelosrequisitosdelosrecurso os. 11. Desa arrollarelpla andeadmin nistracinde erecursos:para p utilizarlo ocomodirectrizparaad dministrar elus sodelosrecursosalolargodelproy yecto.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 8. Estab blecer costo os de material: para est tablecer los costos de recursos r con nsumibles ta ales como sumi inistros. Mic crosoft Proje ect puede ca alcular los costos c totale es de estos recursos r ma ateriales a parti irdelastasa asdepagosylascantida adesquesehan h introduc cido. 9. Estab blecer los perodos la aborables para p el pro oyecto y lo os recursos: para esta ablecer la dispo onibilidad de todos los recursos de el proyecto y de los recursos individ duales. Pued de indicar vacaciones, prog gramaciones s de trabajo o, fechas de e comienzo y fin del proyecto p y diferentes d unidadesderecu ursosalolar rgodelproy yecto. 10. Estab blecerperodoslaborab bles,dasnolaborablesyvacaciones s:paraestab blecerlosda asyhoras de tr rabajo de re ecursos indiv viduales. Pue ede configur rar calendar rios de recur rsos individu uales para indic carprograma acionesderecursos r noestndar, e va acacionesyotros o perodosnolabora ables. 11. Espe ecificar la disponibilida d d de los recursos r durante todo el proyect to: Puede ajustar a la dispo onibilidad de e los recurso os durante todo t el proy yecto. Puede e cambiar las fechas de comienzo y fin n del trabajo del recur rso en el proyecto. Tambin pued de cambiar la disponib bilidad de unidadesendife erentespero odosdelpro oyecto. 12. Espe ecificaroactualizarlosnombresdelosrecursosenelproyec cto Unaveziden ntificados,aprobados a yconseguidoslosrecurso os,sepuede enespecifica arnuevosno ombresde recursos y actualizar a los s existentes en la Hoja de d recursos de Microso oft Project. Este E proceso o crea una lista bsica de los recu ursos mater riales, huma anos y de equipamient e to que realizarn las tareas t del proyecto. os estn constituos por el personal l, equipamie ento y material utilizado os para com mpletar las Los Recurso t tareas deun nproyecto. El Recurso material m con nsiste en los suministros s y otros ele ementos con nsumibles ut tilizados par ra realizar lastareasde eunproyect to. 1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. nEntrada. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen 3. Para especificar r un nuevo nombre de recurso, en n el campo Nombre de el recurso, escriba e el nombrequedes see. 4. Paraactualizarun u nombrede d recursoexistente,enelcampoNombre N delrecurso r quecontenga el no ombre que desea actu ualizar (por ejemplo, "Ingeniero 1" "), escriba el e nuevo no ombre de recurso(porejem mplo,JuliaPrez). P esea denom minar grupos s de recurso os, en el campo Grupo correspond diente al no ombre del 5. Si de recurso,escribaelnombredel d grupo. Nota:Puede eseleccionarunrecurso odetrabajode d lalibretadedireccion nesdecorre eoelectrnic co.Enuna vista de tar v reas, como Diagrama D de e Gantt, haga clic en Asignar A recu ursos y, a continuacin, elija Direccin. Seleccione S el e recurso de e la libreta de direccio ones de corr reo electrn nico. Si selec cciona un Enero,2010 0 Pgi ina50
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project nombre de alias de grupo en la libr reta de direcciones de correo c electrnico, los nombres n de todos los miembros del d alias se in ntroducen en la lista de recursos. Vuelva V a mos strar la vista a Hoja de rec cursos. (Si lo desea, ta ambin pued de dejar abierto el cua adro de dilogo Asignar r recursos). Los nuevos nombres aparecentambinenlaHojaderec cursos,dond depuedeseg guiraadiendoinformac cindelosre ecursos.
Nota: Puede e especificar r la capacida ad mxima en e forma de porcentaje (50%, 100% %, 300%) o de decimal (0,5;1;3).
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 5. EnelcampoTipo oderecurso o,seleccione eMaterialpa ararecursosmateriales. 6. Los campos c Dire eccin de co orreo electr nico, Grupo de trabajo o e Inicio de e sesin en Windows estn n desactivados para este e recurso o, mientras que el cam mpo Etique eta de mate erial est activ vado. 7. En el campo Etiq queta de ma aterial, escriba la etique eta (por ejemplo, metro os, tonelada as o cajas) paraelrecurso. aclicenAceptar 8. Haga Nota:Elcam mpoCapacidadmximaest e desactiv vadoparare ecursosmateriales.
Utilizarnotas n
Se puede agregar nota S as a los recu ursos. Las notas n puede en modificar rse, eliminarse y verse segn se desee. 1. EnelmenVer,hagaclicenHojaderec cursos. 2. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nEntrada. 3. EnelcampoNom mbrederecurso,selecci ioneunrecu urso. 4. Haga aclicenNotasdelrecurs so. 5. EnelcuadroNot tas,escriba,modifiqueoelimineelcontenidode d lanotay,acontinuac cin,haga clicen e Aceptar. Paraverlanota n delrecu urso,siteelcursorsobr reeliconoNotas N enelcampoIn ndicadores.
Paraveruna anotaderec cursolargaen e sutotalid dad,hagado obleclicenel e iconoNota as. Nota:Tambinpuedein ncluirestano otacuandoimprima i lavista v ouninf forme.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project calendariodel d proyecto o,quegenera almenteesel e calendario oestndar,puede p espec cificarlosda asyhoras no laborable es normales s, como fine es de seman na y noches, , y los das festivos exc cepcionales, como los das festivo os de la organizacin o n. El calend dario estn ndar del pr royecto es el calenda ario base predetermin nadoparalo osrecursosdel d proyecto.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Si ha ace clic en Perodo P labo orable no predet., escrib ba las horas en las que desee que el trabajo comi ience en los s cuadros Desde D y las horas en la as que desee que el tra abajo termine en los cuad drosHasta. 7. Haga aclicenAceptar
Estimarcostos
La estimaci n de costo os es el pro oceso de de esarrollar los costos ap proximados de recursos s y tareas necesarios para p comple etar las actividades del proyecto. Microsoft Project P le ay yuda a estim mar estos costos. Para a obtener un nas estimaciones realistas de costos s, puede rev visar los dato os histricos s que va a utilizar como base para la introducc cin de informacin de costos en Microsoft M Pro oject. A cont tinuacin, puederevisa aryajustarsus s costosparacrearun npresupuest toexacto. El mtodo de d estimaci n de costos ms conven niente para su proyecto odepende de el alcance delmismo, delniveldeprecisinne ecesarioyde elasprctica asdesuorga anizacin. Pasosasegu uir: 1. Estab blecer tasas de pago y tarifas t para recursos: Si desea intro oducir tasas y tarifas por r uso para recursos como, por ejemplo o, personas y equipo, para p que Mic crosoft Project calcule los l costos total lescorrespondientesalosrecursos,lastareasasignadasyla atotalidaddel d proyecto o. 2. Estab blecercosto osfijosdetareas:Siintro oduceunacantidadesta ablecidaparaelusooad dquisicin de re ecursos com mo, por ejem mplo, equipo o, Microsoft t Project puede incorpo orar este costo fijo al costo ototaldelas stareasderesumen r ydelproyectocompleto. 3. Estab blecer costo os de material: Si piensa a utilizar recursos consu umibles, por ejemplo suministros. Micr rosoft Projec ct puede cal lcular los co ostos totales s de estos re ecursos materiales a partir de las tasas sdepagosylascantidad desquesehan h introducido. 4. Cambiar las tablas de tasas s en una asignacin de recursos: Si i desea aplic car tasas de e recursos intro oducidasentablas t detas sasdiferente es.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Introducir un u costo po or uso: Si desea d introducir las ta arifas que los recursos s pueden ca argar por asignacinde d tarea. Introducir un costo de asignacin a de d recursos nico: Si des sea introduc cir una cantidad de costo total de nacin de re ecursos que e no requier ra trabajo. Por P ejemplo, si un recurso ha de recursos para una asign realizar un desplazamie ento para completar c una asignaci n, los pasa ajes de avi n se puede en asignar como un costo de asign nacin de re ecursos nico o porque no o requerirn trabajo. Co onviene obse ervar que, e establece en e cero, Mic crosoft Proje ect no pued de asignar a la misma dado que el trabajo del recurso se t tarea el mis smo recurso como recur rso normal basado b en ta asas. Si se in ntroduce tra abajo para el e recurso, seperderel e costonic co.
Introduci irtasasderecurso os
Introducir un grupo detasas por re ecurso si des sea introducirslo una tasa t estnda ar y una tasa a de horas extraporrecurso. Introducirva ariosgrupos sdetasaspo orrecursosideseaintroducirmsde eunatasaestndar e yun natasade horasextraporrecurso.Porejempl lo,puedeestableceresc calasdepago odiferentes sparatiposdiferentes d detrabajoeincorporarcambiosdetasasenelfuturo. f
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 10. EnelmenVent tana,hagacl licenQuitar rdivisin.
Nota:Sideseaintroduci iruncostofijo f paratodo oelproyect to(porejemplo,sisloest e interesa adoenlos alesdelproy yectoperono n enloscos stosanivelde d tarea,osi s deseaagre egarcostosindirectos costosgloba del proyecto o, por ejemp plo el costo de utilidade es), haga clic c en Opciones en el me en Herramientas y, a continuacin,enlaficha aVista.Enel e cuadroOpcionesdees squema,activelacasilladeverificac cinTarea de resumen n del proyecto y, a con ntinuacin, haga clic en Aceptar. En el camp po Nombre de tarea, seleccione la opcin Tarea de resumen del pro oyecto. En el e campo Co osto fijo, esc criba un cost to para el proyecto.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. En el e campo No ombre del recurso, sel leccione un recurso material o es scriba un no ombre de recursomaterial lnuevo. 4. Enelcasodeunrecursomaterialnuevo o,hagaclicenMaterialen e elcampoTipo 5. En el e caso de un u recurso material m nue evo, escriba a un nombr re de unidad d de medid da para el recursomaterial lenelcampoEtiquetade d material. 6. EnelcampoTasaestndar,escribaunatasa. aTABparamoverse m alca amposiste enoestvisi ible. 7. Presionelatecla
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 4. Enelcasodeunrecursomaterialnuevo o,seleccione eMaterialen nelcampoTipo. T 5. En el e caso de un u recurso material m nue evo, escriba a un nombr re de unidad d de medid da para el recursomaterial lenelcampoEtiquetade d material. 6. EnelcampoCos sto/Uso,escr ribaunvalor rdecosto.
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Tambin se T e puede con ntrolar la disponibilidad d de los recursos intro oduciendo diferentes d valores v de Unidadeseintervalosdefechaenla afichaGene eraldelcuad drodedilog goInformacindelrecur rso A su vez las Unidades son s el nmero de unidades o cantid dad de un re ecurso asign nado a una tarea. t Por ejemplo, en n una tarea de albailer ra, se podran asignar dos d unidade es, es decir, dos albaile es. Si slo dispone de un albail, podra asign nar el 50% de d unidades s (la mitad del d tiempo de d un fontanero) a la t tarea. La ca apacidad mxima m es el e nmero mximo m de unidades disponibles d para el rec curso. Por ejemplo, si tiene t tres albailes trab bajando en un u proyecto, , lacapacida admximaes e 300%, es decir, d tres albailestra abajandoatiempocomp pleto. Asignar un nico A recurs so de trabajo a tiempo completo si desea esta ablecer el nivel de esfue erzo de la asignacin como c tiempo completo o esfuerzo 100% en la tarea. ste es el valor predetermin nado para t todas lasasi ignacionesde d recursos.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Asignar un nico recur A rso de traba ajo a tiempo o parcial si desea estab blecer el niv vel de esfue erzo de la asignacincomo c tiempo oparcialenestatarea.Aunque A elre ecursoseade d tiempoco ompleto,pue edehaber t tareas que slo s requier ran un esfue erzo a tiemp po parcial. Si S el recurso o es un recu urso a tiemp po parcial, puedeindica arestehech hoenelcalendariooenladisponibil lidaddeunid dadesdeest terecurso. Asignar un grupo A g de var rios recursos s de trabajo o si deseaest tablecer el nivel n de esfu uerzo de la asignacin a para el grup po de recurs sos. Si prefie ere realizar un u seguimie ento de las unidades u por grupos de recursos, asigneunida adessuperio oresal100% %. Asignar la ta A asa de consumo para un u recurso material m si es st asignand do un recurs so material. Utilice el campo Unid dades para indicar la ca antidad de material qu ue se va a utilizar u para esta asigna acin; por ejemplo,40toneladas.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 6. EnelcampoUnidades,escribaunporce entajemayor rde100. Nota a:Estacantid daddeberepresentarelniveldees sfuerzoqueeste e grupode d trabajodedicaral traba ajo. Por ejemplo, si el recurso r es Operadores, O stos son tres t y desea a asignarlos a tiempo completo,escrib ba300%. 7. Haga aclicenAsig gnar
Eliminarunrecurso
En ocasione es durante la a programac cin del proyecto se decidir elimin nar la asigna acin de un recurso a unatareaoeliminarunrecursodela l listadere ecursos.
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Costeodelpro oyectocomplet c to
Puedeverlo oscostosact tuales,previ istos,realesyrestantesdelproyectoparadeter rminarsiseajustanal presupuesto o global. Est tos costos se s actualizan cada vez que Micros soft Project t vuelve a calcular c el proyecto. 1. EnelmenProy yecto,hagaclic c enInform macindelproyecto. p 2. Haga aclicenEsta adsticas. 3. EnCostoenlafilaActual,ve eaelcostoto otalplaneadodelproyec cto. Sugerencias S s: Una vez qu ue ha establecido una l nea de base e y comienza a realizar el seguimien nto de los costos reale es, puede co omparar los s campos Pr revisto y Re eal para determinar si los costos to otales del proyectoseajustanalasprevisione es. Amedidaqu ueprogresaeltrabajoreal,tambin npuedecom mpararlavariacinentre eloscampo os Actualy Restanteparacomprobarsivaaten nersuficient tedineroparacompletarelproyecto o.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. 2. 3. 4. EnelmenVer, E V hagaclic cenDiagram madeGantt E elmenVer, En V hagaclic cenTablayseleccioneCosto C E elmenVer, En V hagaclic cenHojade erecursos E elmenVer, En V hagaclic cenTablayseleccioneCosto C
S Sugerencias s: Tambinpuedevercm T mosedistribuyenloscos stosalolarg godeladura acindeuna atareaenlavistaUso de tareas mostrando m los detalles de e los costos. . En el men Ver, haga clic c en Uso de d tareas. En n el men Formato,eli ijaDetallesyhagaclicen nCosto. Puedeverlo oscostosderecursosmsdetallada amentehacie endoclicenUsoderecu ursosenelmen m Ver, seleccionand do Detalles en el men Formato y eligiendo e a continuacin c n Costo. Asim mismo, puede ver los costos totales de recur rsos mostrad dos grficam mente haciendo clic en Grfico de recursos en n el men V seleccio Ver, onandoDeta allesenelmen m Format toyeligiendo oacontinua acinCostooCostoacum mulado.
Sitienequedesplazarse S ehaciaabajo oparaverla afechadefin ndelproyec ctoyhaesqu uematizadolastareas j jerrquicam mente, puede e ver slo las tareas de e resumen de nivel sup perior. Haga a clic en el ttulo del Pgi ina64
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project campo de id dentificacin n (la celda situada s en el e extremo superior s izqu uierdo del Diagrama D de e Gantt) y elijaOcultar rsubtareas.
Para ver tar reas a un niv vel de esque ema especfi ico, haga clic c en el ttulo o de la colum mna de iden ntificacin (elcamposi ituadoenelextremosuperiorizquie erdodelDiagramadeGantt).Hagaclic c en elniveldeesquema e que edesee. yelija
Laescalatempora al
La Escala Te emporal esel e rea de la vista del Dia agrama de Gantt G que muestra m las unidades u de tiempo, y lasbarrasqu uerepresent tangrficam mentelaasig gnacindeti iempodelas stareas. Paramodific carlayajustarlahagado obleclicsobrelaescalatemporalohagamenFormatoyseleccione s EscalaTemp poral. En la ficha Escala E Temporal seleccio one el forma ato para la escala e princi ipal y secundaria entre unidades, etiqueta,int tervalo,aline eacin,etc. Enlaparteinferiordela afichavisualiceleselecc cinenelcu uadrodevist taprevia. En la ficha Perodo P no laborable se eleccione el formato par ra llas opcio ones ubicaci n del dibuj jo, color y t trama. Enlaparteinferi iordelafich havisualicele eseleccinen e elcuadro odevistapre evia.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. Sigalasinstrucci ionesdelAsistentepara adiagramasdeGanttparaaplicarfo ormatoalastareasde larutacrtica. ordefectoMicrosoft M Pro ojectmuestr raenelDiag gramadeGa anttlastarea asnocrticasdecolor Nota:Po azulylas stareascrti icascolorroj jo. S Sugerencias s: Es posible filtrar la prog gramacin de d manera que q aparezcan solament te las tareas s crticas. En n el men Proyecto, el lija Filtro pa ara y haga clic en Tarea as crticas. En la lista Filtro haga clic c en Todas las tareas paramostra ardenuevotodas t lastar reas. Una vez filtradas las tareas crticas s, puede ord denarlas por duracin para p que se muestren de d la ms larga a la ms m corta. Ordenar O las tareas crtic cas le ayuda ar a observar dnde debe d esforz zarse para reducirlastareas.
Nota: El ca ambio de vista no agr rega ni quit ta informac cin del pro oyecto, slo o cambia el tipo de informacin nquesemue estraenpan ntalla.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Para aplicar una tabla que no n se encuen ntre en el su ubmen Tab bla, haga clic c en Ms tab blas, en la tabla adetareaorecursoque edeseey,acontinuacin c n,enAplicar r. Nota:Obser rvequelosttulosdecam mpovaranal a cambiarentre e tablas.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3 En el cua 3. adro Primer criterio, hag ga clic en el campo por el e que desea a ordenar lo os datos y, acontinu uacin,hagaclicenAsce endenteoDe escendenteparaespecif ficarelorde en. 4 Especifica 4. arlasopcion nesdeorden nacin. Pa ararealizarlaordenaci nmediante euncampoadicional, a ha agaclicenese e campo en el cuadro o Segundo criterio c y, a continuacin, haga clic c en Asce endente o Descendenteparaespeci ificarelorde en. Pa ara reenum merar las tar reas perman nentemente, active la casilla c de ve erificacin Renumerarta areasperma anentemente e. araordenarlastareasco onsuestruc cturadeesquemadefor rmaquelassubtareas Pa permanezcan n con sus tareas de resumen, active a la ca asilla de ve erificacin e del d esquema. Conservarlaestructura Pa ara restable ecer la orde enacin con los valores s predeterm minados, hag ga clic en Restablecer. Nota: Al ha acer clic en Restablece er nicamen nte se restablecen los valores predeterminados de las opciones de e ordenacin del cuadr ro de dilog go Ordenar. Si las tarea as se reorde enan constantemente utilizando la a casilla de e verificaci n Reenume erar tareas permanente emente, au unque hicier ra clic en Restablecernoserestab bleceraelorden o denum meracindelastareas.
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A Adminis stracindecosto os
Antes de terminar una programacin, debe as A segurarse de e que los co ostos de los recursos y los l costos f se atie fijos enen al pre esupuesto. Utilice Microsoft Proje ect para an nalizar si se e ha sobrep pasado el presupuesto oytambinpararecorta arloscostos s.
GrficodeRecurso os
La vista Grfico de recu ursos muestr ra un grfica a de barras que q represe enta la cantidad total de e esfuerzo urso emplea ar en cada una de las tareas del proyecto en un interva alo especfic co. Puede que un recu mostrarlavista v ymodif ficarlosinte ervalosparaverundaen e particular r,unmeso un u cuatrime estre.Para ello.
1. Haga aclicsobreel e iconoGrf ficodeRecursos ubicadoen nlabarrade evistas. 2. Use la barra de desplazamie ento horizon ntal ubicada en la parte inferior del panel izquierdo para irdeunrecursoaotro. 3. Use la barra de desplazamie ento horizon ntal del pane el derecho para p avanzar r o retroceder sobr el inter rvalodedura acindelpro oyecto. Nota:Puede ecambiarlaescalatemp poralparapo odervisualiz zartramosde d tiempomayoresome enores.
HagacliceneliconoUso oderecurso os
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Elimineunaasignacin:Siunrecurs sotrabajasimultneame enteendosomstarea as,relvelode d unade ellasydecid dasivaasus stituirlo. Modifique la as unidades de asignaci in: Si un re ecurso puede terminar la l tarea con un 50% de esfuerzo, cambieahor ralasunidad desdeasignacinparaque q quedere eflejado. Alargue una A a tarea: dec cida si un recurso r pue edecompletr ra otra tare ea con un menor m porce entaje de unidadesde easignacinsiseleotorgamstiem mpo. Modifique una u relacin de dependencia: Si nin ngn otro re ecurso puede realizar la as tareas en conflicto, t vez nece tal esite crear una u relacin de depend dencia en la que una ta area deba te erminar ante es de que comiencelasiguiente.si s seeliminaahoralacon ncurrenciade d tareasseelima e elconflicto. Divida una tarea: t Si una a parte de una u tarea muestra un co onflicto, sus spenda su ej jecucin has sta que el recursoest libre.
Guardarun u planprevisto p
Cuando se haya h especif ficado toda la informaci in necesari ia para el pr royecto y se est preparado para comenzar el e trabajo re eal, se puede guardar una u lnea de e base de la a informaci n del proyecto para compararla con el prog greso real de d ste. Con la lnea de d base, puede realizar r un seguim miento del progreso de el proyecto, , de manera a que puede realizar la as correccio ones que es stime necesarias. Por ejemplo, pu uede compro obar las tare eas que han n comenzad do ms tarde e de lo plan neado, la cantidad de t trabajo quehanrealizad dolosrecurs sosysielpre esupuestomarcha m segnloprevisto o. 1. 2. 3. 4. ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenGuardarlneadebase. EnelmenHerr Haga aclicenProy yectocompl letoparagua ardarunaln neadebasedelproyecto. Haga aclicenTare easseleccion nadasparaagregar a nuev vastareasaunalneade ebaseexiste ente. Haga aclicenAceptar.
Sugerencia: Para crear un S u presupue esto, primer ramente asig gne los recursos y espec cifique la inf formacin de las tasas o los costos s fijos y, a co ontinuacin, , guarde una a lnea de ba ase. La infor rmacin de costos c del plan previst to puede servir como un u presupue esto. Esta informacin no n se puede e guardar en n un plan provisional. Nota: Si cua ando se guarda el archivo por prim mera vez tod dava no ha especificado o toda la inf formacin bsicadelproyecto,pue edeguardarlosinunaln neadebase. .
Guardarun u planprovisiona p al
Despus de guardar una lnea de base b de la in nformacin del d proyecto o, puede gua ardar hasta 10 planes escomopun ntosdecontr rolduranteel e proyecto. provisionale 1. 2. 3. 4. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenGuardarlneadebase. Haga aclicenGua ardarplanpr rovisional. EnelcuadroCop piar,hagacli icenelnombredelplan nprovisionalactual. En el e cuadro En n, haga clic en e un nomb bre para el siguiente pl lan provisional, o espec cifique un nuev vonombre. 5. Haga aclicenProy yectocompl letoparagua ardarunpla anprovisiona alparatodoelproyecto. 6. Haga aclicenTare easseleccion nadasparaguardar g unapartedelaprogramaci n. 7. Haga aclicenAceptar.
Nota: Un pla an provision nal guarda la as fechas de e comienzo y fin de las tareas t en los s campos Co omienzo y Fin.Puedemostrar m estasfechasdeplanprovisio onalagregan ndoloscamposComienzoyFinaun natabla.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project incompletalainformaci incontenid daenlalnea adebaseac ctualy,porlotanto,noesconvenie entehacer elseguimien ntoenrefere enciaaella. Redefinirlalneadebas seborraelplan p originalylainforma acinqueha ayaintroduci idohastaah horasobre susfechasycostos. Sugerencia: Obtenga un S na copia del archivo de el proyecto antes a de red definir la ln nea de base, por si la necesitapar raconservar runhistorias soregistrode d todoslop pscambiosefectuados. e 1. 2. 3. 4. EnelmenHerr ramientas,elijaSeguimie entoyhagaclicenGuardarlneadebase. Haga aclicenProy yectocompl letoparagua ardarunaln neadebasedelproyecto. Haga aclicenTare easseleccion nadasparaagregar a nuev vastareasaunalneade ebaseexiste ente. Haga aclicenAceptar.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Si mantiene S e actualizada a la informa acin del pr royecto, pod dr ver siem mpre el esta ado ms rec ciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con c anticipacin problem mas que pu ueden afecta ar al xito delproyecto oyutilizarMicrosoft M Pro ojectparaen ncontrarsolu uciones.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Nota:Siintr roduceunaduracin d rea almayoroig gualqueladuracinprog gramada,latareasecon nvierteen 100%completada,yladuracin d pro ogramadaigualaentoncesaladurac cinreal.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. Enla apartedefa asetemporaldelavista,enelcampo oTrabajore eal,escribael e trabajorea aldecada recursoasignado o. S Sugerencias s: Si es irrelevante conoce S er qu recur rso de los asignados a una u tarea re ealiza el trab bajo, escriba a un valor para el trabajo combina ado realizad do en la tare ea por todos s los recurso os en el cam mpo Trabajo real de la t tarea. Micro osoft Projec ct divide el trabajo t real y el trabajo o restante entre e los rec cursos en fu uncin de cundoest nprograma adosenlatareaydeltra abajorestant tedecadaasignacin. a Tambin pu T uede escribir r el trabajo real para la a semana de e una en un na. En el me en Ver, haga clic en Z Zoom, y de espus en 1 mes para mostrar la a escala tem mporal en incrementos i s de una se emana. A continuacin,escribaeltrabajorealparalasem manaenelca ampoTrabajoreal.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. EnelmenVer,hagaclicenGanttdese eguimiento. La vista Gantt de e seguimiento muestra las variacion nes de las ta areas grficamente,lo que facilita lade eteccindevariaciones v en e laprogramacin. 2. En el men Ver, , elija Tabla y haga clic en e Variacin n. Si es nece esario, presio one la tecla TAB para verlo oscamposde d variacin. . Nota: Antes s de que apa arezcan varia aciones, tendr que actu ualizar las fe echas de com mienzo y fin reales de lastareas,lo osvaloresre ealesdetrab bajoolasdu uracionesrea ales.MicrosoftProjectcalcula c otros sdatosde lastareasto omandocom mobaselainformacinque q escriba.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 4. Si de esea la lnea a de progres so siempre en pantalla seleccione la casilla de e verificacin n Mostrar siem mpre la lnea a de progres so actual y a continuac cin los bot tones de op pcin. En la fecha de estad dodelproye ectooEnlafecha f actual l. 5. Si de esea que las lneas de pr rogreso aparezcan a intervalos regu ulares duran nte el proyec cto, active lacasilladeverif ficacinMos strarlneasde d progresoaintrvalos syconfigurelasopcione es. esea que se muestren la as lneas de progreso en n una fecha concreta, se eleccione la casilla de 6. Si de verif ficacinMos strarlaslnea asdeprogre esoseleccion nadas. 7. Si de esea mostrar el avance del d proyecto o con respec cto a la lnea a de base, se eleccione el botn de activ vacinPlanreal r oPlanPrevistodela aseccinMo ostrarlneasdeprogreso oenrelacin nconel. 8. Haga aclicenAceptar. Nota: Puede e modificar la aparienci ia de las lneas de prog greso seleccione la ficha a Estilos de Lnea del cuadro de Dilogo Lne eas de Prog greso, que se s despliega a selecciona ando del men Herram mientas la opcinSegu uimientoylu uegoLneasde d Progreso.
Sugerencia:Siesirrelev S vanteconoce erqurecursodelosasi ignadosaun natareareal lizaeltrabaj jo,escriba a por todos los recurso os en el cam mpo Real de e la tarea. un valor para el trabajo realizado en la tarea Microsoft Project divide e el trabajo real y el tra abajo restan nte entre los s recursos en e funcin de d cundo amadosenlatareaydeltrabajores stantedecad daasignaci n. estnprogra Enero,2010 0 Pgi ina79
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S Sugerencias s: Puededefin nirelcostofijodeunata areaparaqueseacumul lealprincipi iooalfinalde d latareaoparaque seprorratee eenladurac cindelatar rea.Hagacli icenDiagram madeGantt tenelmen Ver.Enelmen m Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En E el campo o Acumulac cin de cost tos fijos, escriba o sele eccione el mtododeacumulacin a nquedesee. . Adems de una tasa est A tndar, en ocasiones o los costos de asignacin incluyen i una a cantidad fija f que se carga para un u recursocada c vez que e el recurso se asigna a una tarea,como c gastos de equipam miento, de instalacin, de entrega o de alquiler. Puede especificar e este e costo por p uso haciendo clic en n Hoja de er y, a contin nuacin, esc cribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Us so para el recursos en el men Ve recursocuyo ocostoporusodeseemodificar. m
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Desa activelacasilladeverific cacinMicro osoftProject tsiemprecalculaloscostosreales. Haga aclicenAceptar. EnelmenVer,hagaclicenUsodetare eas. EnelmenVer,elijaTablayhagaclicen nCosto. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenCos sto. EnelmenForm mato,elijaDe etallesyhag gaclicenCos storeal. Para especificar los valores de costo re eal para una a tarea, sele eccione un da d u otro perodo de tiempoenlapar rtedeescala atemporalde d lavistay,acontinuac cin,escribaunvalorenelcampo Costorealparalatarea. 8. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un da u otr ro perodo de d tiempo a parte de es scala tempo oral de la vista y, a conti inuacin, escriba un valor en el cam mpo Costo en la realparaelrecurso. Sugerencia: Puede espe S ecificar valo ores reales en e otros inc crementos de d tiempo, como c seman nas. En el menVer,haga h clicenZoom, Z yhag gaclicenelincrementoque q desee. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
S Sugerencias s: Para ver la informacin n del costo total, t costo previsto y variacin v pa ara el proye ecto complet to, puede mostrar la tarea de re esumen de proyecto. En E el men Herramientas, haga clic c en Opcio ones y, a continuacin, en la ficha Vista. Bajo o Opciones de d esquema (para el pro oyecto actua al), active la casilla de v verificacin Tareaderes sumendelproyecto p y,acontinuaci n,hagaclic cenAceptar. Puedeverlo osrecursosasignados a aunatareayloscostosde d losrecursosrelaciona adosconesa atarea.En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. t En el men Ver, , elija Tabla y haga clic en Costo. Arrastre A la
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project barradediv visinhaciala l derechaycomparelo osvaloresde eloscampos sCostototal l,Costoprev visto,Real yRestantepara p losrecu ursosasignad dosaesatar rea.
Nota: Paracambiar c la fe echa de clc culo, en el men m Proyecto, hagaclic c en Informa acin del pro oyecto. En elcuadroFe echadeestado,escribala l fechaque edeseeutiliz zary,acontinuacin,hagaclicenAc ceptar. S Sugerencias s: Mueva el pu untero del mouse m (ratn) sobre el nombre de un campo para p obtener una descripcin del mismo; por ejemplo, coloque el puntero p sobr re el campo o VAF y hag ga clic en Ay yuda sobre VAF para obteneruna adescripcin ndelcampo. En la vista Uso de tar reas, puede ver los datos de valo or acumulad do durante perodos de e tiempo, e, semanalm mente, mens sualmente, trimestralm mente o anu ualmente. En el men Formato, diariamente haga clic en n Estilos de detalle y de espus en la a ficha Deta alles de uso. En la lista Campos dis sponibles, mantenga presionada p la tecla CTRL, haga clic en los campos de valo or acumulado que desee e mostrar Enero,2010 0 Pgi ina83
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project (como CRTR R, CPTR, VC C o VP) y, a continuaci n, haga cli ic en Mostr rar. Haga do oble clic en la escala t temporal pa aramodificarlosperodo osdetiempo oqueseven n. Paravervar riacionesdecostospara atodoelpro oyecto,pued demostrarla atareadere esumendelproyecto. En el men Herramien ntas, haga clic c en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, bajo Opc ciones de esquema,se eleccionelacasilladeve erificacinTa areaderesu umendelpro oyecto.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Puede ver la a cantidad de d trabajo de d un recurs so que se en ncuentra asi ignada a tar reas concret tas y a un perodo de tiempo dete erminado. En E el men Formato, ha aga clic en Estilos E de de etalle. Haga clic en la f ficha Detalles de uso y en la lista Campos disponibles s, haga clic en Asignac cin porcen ntual y, a continuacin,enMostra ar.
Retrasarunatarea a
Un modo se encillo de res solver una sobreasignac s cin de recu ursos consist te en retrasa ar la tarea as signada al recursohast taquestedisponga d de etiempopar ratrabajarenella.Paraello,puedeagregaruntiempo t de retraso a la tarea, observar el efect to en la asig gnacin del recurso r y, a continuaci n, ajustar an ms el retraso,sifu ueranecesar rio. Enero,2010 0 Pgi ina85
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Elretrasode eunatarearetrasarasimismolasfechas f deco omienzodesus s sucesora asypuedeaf fectarala f fecha de fin n de la programacin. Para P que est to no ocurra a, retrase pr rimero las ta areas con margen m de demora per rmisible (las s tareas no crticas) y slo s hasta la a cantidad de d demora disponible para p cada t tarea. Prueb beaagregarretrasosadiferentes d ta areasparave erlosefecto ossobrelapr rogramacin n. 1. EnelmenVer,hagaclicenMsvistas. 2. Enla alistaVistas, ,hagaclicen nAsignacin nderecursos sy,acontinuacin,haga aclicenAplicar En la a parte supe erior derecha a de fase te emporal, la sobre s asigna acin para un recurso ap parece en rojo. . En el diagrama de barras que aparece debajo, los mrgenes de d demora para las tare eas a que estasignadoelrecursoapa arecengrfic camenteenformadeba arrasdemargendedem morafinas contiguasalasbarras b deGanttnormales. e campo No ombre del recurso r en la parte sup perior izquie erda de la vista, v haga clic en el 3. En el nombredelrecu ursosobreas signadoaun natareaque edeseeretra asar. 4. En el campo Ret traso por redist. (parte inferior izqu uierda de la vista) correspondiente a la tarea quedeseeretras sar,escribala l cantidadde d tiempoquedesearet trasarlatare ea. 5. Para asegurarse de que las tareas suces soras no res sultarn afec ctadas, no especifique e un u tiempo deposposicinmayor m queel e margende edemorapermisiblepar raesatarea. 6. Paravolveraunavistanica a,enelmenVentana,haga h clicenQuitardivisi in.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project cuadro Cale endario. Haga clic en Ace eptar y, a co ontinuacin, , modifique los das y ho oras en el ca alendario. En el men Ver, haga clic en Hoja a de recurso os y seleccione el nuev vo calendario base en el campo Calendariobase b paraca adarecursoal a quedesee easignarelcalendario. c
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project En vez de se eleccionar manualment m te barras de Gantt y apl licarles form mato, puede crear o mo odificar un estilodebar rra.Cualquie ercambioqu uerealiceen nelestiloafe ectaratodaslasbarras sdelacateg gora. 1. E EnelmenVer, V hagaclic cenDiagram madeGantt. . 2. En E elmenFormato, F hag gaclicenEst tilosdebarr ra. 3. Para P modificarunestiloexistente,enelcampoNombre,ha agaclicenelnombredelestilode b barra. 4. Haga H clicenlafichaBarr rasenlapart teinferiordelcuadrode edilogoEst tilosdebarra a. 5. Para P crear un u nuevo estilo, haga clic en la col lumna Most trar para tareas y desp pus en la flecha que aparece junto o a la selecc cin para ele egir una nue eva categora a, por ejemp plo Tareas c crticas oTer rminadas. 6. Si S estcreandounnuevo oestilo,escr ribasunombreenelcampoNombr reydespus shagaclic e lafichaBa en arras. 7. Bajo B Parte in nicial, Parte central y Parte P final, seleccione s las formas, tramas o tip pos, y los c colores paralabarra. 8. Haga H clicenAceptar. A Sugerencia:Paracambia S arelformatodeunabarradeGantt tindividual,seleccionelatareayha agaclicen Barra en el men Formato. Haga clic en la fich ha Forma de e la barra y despus d cam mbie el form mato de la barradeGantt. Para cambia ar la ubicacin y el texto o de un barra de Gantt individual, seleccione s la a tarea y ha aga clic en Barra en el men Forma ato. Haga clic en la ficha a Texto de la barra, sele eccione la ub bicacin y el campo a l listadespl legable. mostrardela
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. E En el cuadro o Cambiar, haga h clic en n el tipo de informacin que desee cambiar y despus s seleccione lasopcionesde d formatopara p esainfo ormacin. 4. Para P cambiar el formato o de otro tip po de inform macin sin cerrar c el cua adro de dilo ogo, haga c en un nu clic uevo tipo en el cuadro Cambiar y, , a continua acin, selecc cione las opciones de formatoadec cuadas. H clicenAceptar. A 5. Haga S Sugerencias s: Para cambia ar el format to de una ta area individu ual, seleccione la tarea, haga clic en Fuente en n el men Formatoydespus d seleccionelasopcionesdeformato f para aeltexto. Para copiar rpidament te el format to de texto de una tarea a otra, seleccione s la a tarea cuyo o formato deseacopiar,hagaclicen e Copiarformato ylu uegoseleccio onelatareaalaquedes seaaplicarese e formato.
Nota: Este tipo de formato no ca ambiar si cambia c los datos d poste eriormente. Tendr que e cambiar individualme enteelform matoquehay yaagregado.
A Aplicar fo ormatoalacuadrcula
Para que el proyecto pueda ser ledo con mayor m facilidad, Micros soft Project t le permite e mostrar cula.puede eelegirculde d ellasdese eamostrarymodificarsu s formato. distintostiposdecuadr EnelmenVer, V hagaclic cenlavistaquedeseca ambiar. 1. E 2. En E elmenFormato, F hag gaclicenCu uadrcula.2. Enero,2010 0 Pgi ina89
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 3. S Seleccioneunnombrede ecuadrculadelalistaCambiar C laln nea. 4. Seleccione S unestilodefo ormatodela alistaTipoy/o y Color. 5. Si S desea que la apariencia de la cuadrcula cambie c automticamen nte dependiendo del in ntervalopre eseleccionad do,establezc caloascomo oeltipoyco olordelacu uadrculaenlaseccin A intervalos. Por ejempl lo, si desea un color verde para las s lneas alter rnas del Diagrama de G Gantt, selecc cione2paraelintervalo. 6. Haga H clicenAceptar. A
Sugerencia:Sideseacam S mbiarlaapa arienciadeun u cuadroen nparticularen e elDiagram madeRedseleccione s elcuadroyluego l selecc cioneCuadro odelmenFormato F yre ealiceloscam mbiosdesea ados.
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Imprimir rinformacindelproyecto p
Una vez que ha introducido la info ormacin b sica acerca a del proyec cto puede im mprimirla y revisar el plan. Con el fin de d facilitar la identificac cin del pro oyecto, pued de agregarle e encabezad dos, pies de e pgina y nmeros de pgina. Si S desea re evisar reas s especfica as del plan, puede ca ambiar a otra o vista, personalizar rlaparaquemuestren nicamentelainformacin nquenecesitaeimprim mirla.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project La co opia de info ormacin co omo imagen n esttica y su almacen namiento en n formato de d archivo compatibleconWeb. W Ladi istribucinde d document tosenelWe ebrelacionad dosconelproyecto.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project Medianteel M e correoele ectrnico Una vez co onectado electrnicame ente y vinc culado, un grupo g de trabajo pued de utilizar el correo electrnicoespecialpar ra: Asign nartareas. Acep ptarorechaz zarasignacio onesdetare eas. Solic citaryenviar rinformesdeestado. Envia aryrecibiractualizacion a nesdetareas s.
Aunquelosrequisitosvaran,paracomunicarse A c eatravsde eunsistema adecorreoelectrnico, e eljefede proyectoytodos t losmie embrosdelgrupo g detra abajodeben: Estar rconectadosaunared. Utiliz zarunsistem madecorreo oelectrnico ode32bitscompatibleconMAPI. Insta alarWGsetup.exeensus sequipos.
Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 1. S Seleccione la as filas del proyecto p que e desee copiar o muestr re el rea qu ue desee co opiar en la p pantalla. 2. En E elmenEdicin, E elijaCopiarimag gen. 3. En E Represent tarimagen,especifiquecmodesea aqueserepresentelaim magen: P copiar la informac Para cin que se e va a most trar en la pantalla, p po or ejemplo, para una d diapositiva deMicrosoftPowerPoint t,hagaclicen e Parapantalla. P copiarla Para ainformaci ntalycomo osevaaimprimir,haga aclicenPara aimpresora. P copiar la informacin como un archivo de imagen GIF, Para G para utilizarla en un na pgina W oenotrosprogram Web mas,hagaclic cenParaarc chivodeima agenGIFydespus d espe ecifiquela rutayelnom mbredelarch hivoalque E Copiar, ha aga clic en Filas F en pant talla para co opiar todas las partes vis sibles del plan o haga 4. En c enFilasseleccionada clic s asparacopia arlafilaquehaseleccion nado. 5. Para P copiar informacin n de un int tervalo de tiempo t dist tinto del qu ue muestra la escala temporal, en n Escala tem mporal introd duzca la fech ha de comie enzo y fin en n los cuadros Desde y H Hasta. 6. Haga H clicenAceptar. A 7. Cambie C al pr rograma en el que dese ea pegar la informacin i n de Microso oft Project y pegue la im magenutiliz zandoelcom mandoPegar rdelprogram ma.
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project estos mensa ajes en sus bandejas b de e entrada de e correo elec ctrnico y envan las res spuestas a la bandeja deentradadel d correoelectrnicodeljefedepr royecto. Si utiliza cor S rreo electrnico, el proc ceso general para interc cambiar mensajes del grupo g de trabajo es el siguiente: 1. El jefe de proye ecto asigna tareas t a los miembros del d grupo de trabajo y enva actualizaciones utiliz zandomensa ajesAsignarequipoyAc ctualizarequ uipoenMicr rosoft 2. Med diante el uso o de un siste ema de corre eo electrni ico, un miem mbro del gru upo de traba ajo recibe mensajes Asigna ar equipo y Actualizar equipo y le es da respu uesta. El miembro del grupo de traba ajodeberes sponderalosmensajesyslopuede everlastare easquetiene easignadas. . 3. El jef fe de proyec cto utiliza el sistema de e correo elec ctrnico par ra ver y resp ponder a me ensajes de los miembros m del d grupo de e trabajo. El E jefe de proyecto pue ede utilizar la program macin del proy yectoparain ncluirlainfor rmacincon ntenidaenla arespuestadel d integrant tedelequipo.
A Asignar Equipo E
Una vez asig gnadas tarea as a un miem mbro del gru upo de traba ajo en Micro osoft Project, puede notificrselo a esa persona enviando o un mensaje Asignar eq quipo. La pe ersona que reciba r la solicitud Asignar equipo puede aceptar o rechaz zar las asign naciones de tareas. Para a asignar un na tarea a un n miembro del grupo sigalossiguientespasos s: 1. Aseg grese de qu ue se han as signado las tareas t en el plan del pro oyecto, y qu ue los recurs sos que se estn nutilizandoestnidenti ificadoscorr rectamentecomopartedelgrupodetrabajo. 2. EnelcampoNom mbredetare ea,hagaclic cenlastarea asconasign nacionesnue evasquedes seeenviar alos srecursosco onelmensajeAsignareq quipo. 3. EnelmenHerr ramientas,elijaGrupode etrabajoyhaga h clicenAsignar A equi ipo. aclicenTare easeleccionaday,acontinuacin,enAceptar. 4. Haga
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Unive ersidadTecn nolgicadeQuertaro Q Ad dministraci ndeProyec ctosconelMS M Project 5. Side eseaincluirun u ttulodeasuntodistintode"Asig gnarequipo" ",escribaelasuntodela asolicitud enelcuadroAsu unto. 6. Side eseacambiar relmensaje epredetermi inado,escrib baelquedeseeenelre eademensa ajes. 7. Si es st utilizando o el correo electrnico e para p comunicarse con el e grupo de trabajo, t aseg grese de espe ecificar los nombres de correo elect trnico de lo os recursos asignados en e el campo o Para y, a continuacin,pr resionelateclaENTRAR. .Losrecurso osqueyaest tnasignado osalatareaperoque nohayanconfirm madosusasignaciones,aparecern a automticam menteenlalistadelcam mpoPara. 8. Haga aclicenEnviar. Si est utili S izando el correo electrnico para a comunicar rse con el grupo g de tr rabajo, el campo c de indicadores mostrar un sobre par ra las tareas para las qu ue haya solic citado un re ecurso. Este indicador permanecehastaquere ecibalasrespuestasdetodos t losrec cursossolicit tados. SiestutilizandoMicros S softProjectCentralpara acomunicar rseconelgrupodetraba ajo,Microso oftProject e el recurso acepta la asignacin, salvo s que la rechace de e forma explcita. Si esto sucede, supone que recibir un mensaje de Microsoft Project P Cent tral al respecto procede ente del recurso. A cont tinuacin, debeajustar rlaasignaci nenMicrosoftProject. Nota: Si not tifica a vario os recursos o a todos los s recursos as signados al mismo tiempo, Microso oft Project enva un me ensaje difere ente Asignar r equipo a ca ada recurso. Si se asigna un recurso o a ms de una u tarea, cadatareaaparece a enel e mensajeAsignar A equip poquerecib beelrecurso o. Nota: Si est t utilizando o el correo electrnico para comun nicarse con el grupo de e trabajo, cuando un recurso ace epte o rec chace la solicitud s de e asignacin n nueva o cambiada a, puede incorporar automticam mentelares spuestaalaprogramaci n.Abralarespuesta r asumensajeAsignarequ uipo.Haga clic en Actu ualizar proy yecto para marcar la asignacin a de tarea co omo confirm mada o rec chazada y actualizarlainformacin ndelaasign nacinsegn nseanecesa ario.
A Actualiza arEquipo
Cuando se cambian c asig gnaciones ex xistentes, los cambios re ealizados se han de com municar a los s recursos asignados. Los L puede comunicar c electrnicam e mente media ante Microsoft Project Central o por correo electrnico. Para comunicar a un miembro m de el grupo cam mbios en las s asignaciones siga los siguientes s pasos: ombre de tarea, haga cl lic en las tareas con asi ignaciones cambiadas c que q desee 1. En el campo No aralosrecursosconelmensaje m Act tualizarequipo. envia 2. EnelmenHerr ramientas,elijaGrupode etrabajoyhaga h clicenActualizar A eq quipo. 3. Si de esea cambia ar el asunto predeterminado para la actualizacin, escriba el que de esee en el cuad droAsunto. 4. Side eseacambiar relmensaje epredetermi inado,escrib baelquedeseeenelre eademensa ajes. 5. Haga aclicenEnviar. Enero,2010 0 Pgi ina97
Estadode elEquipo
Mediante la a opcin es stado del Equipo E pued de enviar un mensaje a los recur rsos solicit ndoles la actualizacindelastare easquetiene enasignadas.Lalistade emensajesmuestra m lastareas t alasqueestn os recursos, horas de tr rabajo, fechas de comie enzo y fin, y la cantidda a de tarea restante r y asignadas lo completada. El mensaje solicita de e los recurs sos que actu ualicen su informacin y se la env ven. Para enviarunmensajedees stadodeequ uiposigalos ssiguientespasos: p 1. EnelmenVer,hagaclicenDiagramade d Gantt. m Est tado del equ uipo de una a sola tarea, , en el camp po Nombre de tarea, 2. Para enviar un mensaje aclicenlata areadelacualdeseaobt tenerinform macindees stado. haga 3. Paraobtenerelestadodeto odaslastare eas,seleccionetodaslas stareasonin nguna.Paraenviarun mensaje de las tareas sele eccionadas, mantenga presionada p la tecla CTR RL y haga clic c en los nombresdelastareas t enelcampoNom mbredetarea. 4. EnelmenHerr ramientas,elijaGrupode etrabajoyhaga h clicenEstado E delequipo. e 5. Para enviar un mensaje slo de la tarea seleccion nada, haga clic en Tare ea seleccionada, para envia ar una solic citud para todas las tareas del proyecto, p ha aga clic en Todas las tareas, a continuacin,eli ijaAceptar. unto,escriba aelasuntode d lasolicitud ddeestado. . 6. EnelcuadroAsu 7. Enelreademe ensajes,escr ribaelmensa aje. 8. Haga aclicenEnviarparasolic citarelestad doalosrecu ursosasignad dos.
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