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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

INFORMTICA PARA OFICINAS

MDULO: SOFTWARE PARA OFICINAS

GUA DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE DESARROLLO EDUCATIVO

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

LIC. RAL S. ALEMN SALAZAR


DIRECTOR GENERAL

ING. ANA LILIA MARTNEZ MUOZ


DIRECTORA DE PLANEACIN ACADMICA

Edicin, agosto de 2012

Diseado por:

Lic. Ricardo Lpez Navarro Lic. Norma Vzquez Armas

La presente edicin es propiedad del Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California, prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra.

En la realizacin del presente material, participaron: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS, Teresa Lpez Prez; COORDINACIN DE EDICIN, Roque Juan Soriano Moreno; EDICIN, Elvia Mungua Carrillo / Paola A. Macas Garca.

PRESENTACIN INSTITUCIONAL

Impartir educacin de calidad del nivel medio superior, con un enfoque humanista, propedutico y de capacitacin para el trabajo, dentro de un ambiente que fomente los valores universales, la creatividad y la efectividad de las actividades acadmicas, deportivas, sociales y culturales; con el propsito de alcanzar la excelencia, la formacin integral del educando y la consolidacin de nuestra Institucin como un sistema educativo de vanguardia, es nuestra Misin. Para lograrla son mltiples las acciones que da a da realiza el personal docente, administrativo y tcnico del Colegio, quienes con el liderazgo y entrega de la Direccin General suman esfuerzos para mantener la calidad del servicio educativo que proporcionamos a los jvenes de Baja California, mejorndola continuamente. Comprometidos as, conscientes de la dificultad que existe para que nuestros alumnos tengan acceso a una bibliografa suficiente y pertinente al entorno econmico y social que viven y les rodea, es que la Institucin, con el afn de que todos los jvenes dispongan oportunamente de materiales didcticos y bibliogrficos modernos y adecuados para el mejor desarrollo de los programas de las asignaturas del Plan de Estudios y con el apoyo otorgado por el Gobierno Federal a travs de la Secretara de Educacin Pblica y el Gobierno del Estado, ponemos a la disposicin de los estudiantes, textos como el que presentamos en esta ocasin, aprovechando as, la experiencia de sus docentes para fortalecer el proceso enseanza-aprendizaje y lograr el acceso a la excelencia educativa que pretendemos. Este material que desea fortalecer el componente de formacin para el trabajo, tiene la intencin de brindar elementos para la prctica enseanza-aprendizaje y es producto de un gran esfuerzo institucional que conjuga la participacin de los docentes en el diseo, del personal de la Direccin de Planeacin Acadmica en la revisin tcnica y edicin, y de la Direccin Administrativa a travs de la Unidad de Diseo Grfico e Imprenta en su impresin, reproduccin y distribucin a todos los planteles.

NDICE

INTRODUCCIN

SUBMDULO 1:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO ........................................................................ 1

SUBMDULO 2:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN PARA ELABORAR HOJAS DECLCULO ............. 71

SUBMDULO 3:

UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIN EN LA ELABORACIN DE BASES DE DATOS ................................................................... 147

BIBLIOGRAFA:

................................................................................ 227

Mdulo

Introduccin
En la dinmica laboral actual se presenta una creciente automatizacin de los procesos de la informacin, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias para resolver la problemtica que este contexto demanda. La capacitacin en Informtica para Oficinas te proporciona las herramientas necesarias para que adquieras conocimientos y desarrolles habilidades y destrezas, as como una actitud responsable que te permita incursionar en los sitios de insercin laboral en el mbito de la Informtica, de manera exitosa. As mismo, podrs desarrollar competencias relacionadas, principalmente, con la participacin en los procesos de comunicacin en distintos contextos, la integracin efectiva a los equipos de trabajo y la intervencin consciente, desde tu comunidad en particular, en el pas y el mundo en general, todo con apego al cuidado del medio ambiente. La capacitacin se inicia en el tercer semestre, con el mdulo Software para Oficinas, que te permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de clculo y bases de datos, mediante el empleo de programas de cmputo. En el mdulo de cuarto semestre, Configuracin y Mantenimiento de Computadoras, desarrollars las competencias: Instalar y configurar componentes fsicos y lgicos de una computadora, aplicar mantenimiento a los componentes lgicos y fsicos de una computadora, instalar y configurar una red de rea local para compartir recursos de hardware y software y administrar los recursos y detectar los problemas de una red de cmputo. Con el mdulo de quinto semestre, Creacin y Edicin de Objetos, desarrollars las competencias: Utilizar software de aplicacin para elaborar presentaciones electrnicas, para editar imgenes y para elaborar animaciones de objetos y videos. Con el mdulo denominado Pginas Web, que corresponde al sexto semestre, desarrollars las competencias: Disear pginas Web en lenguaje HTML, utilizar software de

aplicacin para el diseo de pginas Web, publicar pginas Web y establecer comunicacin va Internet. Todas estas competencias te dan la posibilidad de que al egresar, te incorpores al mundo laboral o desarrolles procesos productivos independientes, de acuerdo con tus intereses profesionales o las necesidades en tu entorno social. La capacitacin se compone de cuatro mdulos, el primer mdulo consta de tres submdulos, el segundo consta de cuatro submdulos, el tercero tres submdulos y el ltimo consta de tres submdulos. Todos los mdulos tienen una duracin de 112 horas, dando un total de 448 horas para toda la capacitacin de Informtica para Oficinas. El mapa de la capacitacin est compuesto por mdulos y submdulos, los cuales se dividen de la siguiente manera:

3ER. SEMESTRE

4TO. SEMESTRE

5TO. SEMESTRE

6TO. SEMESTRE

MDULOS
Software para oficinas (112 hrs.) Configuracin y Creacin y edicin mantenimiento de de objetos computadoras (112 hrs.) (112 hrs.) SUBMDULOS Instalar y configurar componentes fsicos y lgicos de una Utilizar software de computadora. aplicacin para (40 Hrs.) elaborar Aplicar presentaciones mantenimiento a los electrnicas. componentes lgicos (24 Hrs.) y fsicos de una computadora. (40 Hrs.) Instalar y configurar una red de rea local Utilizar software de para compartir aplicacin para editar recursos de hardware imgenes. y software. (40 Hrs.) (16 Hrs.) Administrar los Utilizar software de recursos y detectar aplicacin para los problemas de una elaborar animaciones red de cmputo. de objetos y videos. (16 Hrs.) (48 Hrs.) Pginas web (112 hrs.)

Utilizar software de aplicacin para elaborar documentos de texto. (32 Hrs.)

Diseo de pginas Web en HTML (48 hrs.)

Utilizar software de aplicacin para elaborar hojas de clculo. (40 Hrs.) Utilizar software de aplicacin para elaborar bases de datos. (40 Hrs.)

Utilizar software de aplicacin para el diseo de pginas Web. (48 Hrs.) Publicar pginas Web y establecer comunicacin va Internet (16 Hrs.)

Submdulo

PROPSITO:

Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las caractersticas de la aplicacin del procesador de textos a la forma de trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de documentos de texto.

COMPETENCIAS:

1. Adaptar las caractersticas de la aplicacin de la hoja de clculo a la


forma de trabajo del usuario. 2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de documentos de texto.

CONTENIDOS:
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Cambiar las opciones del procesador de textos. Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es seleccionado. Crear estilos que correspondan al formato requerido. Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente de datos en los campos de combinacin utilizados. Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas. Insertar referencias en los documentos. Insertar comentarios en los documentos.

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ACTIVIDAD 1 Lee el texto Introduccin para que posteriormente realices un resumen.

INTRODUCCIN Un procesador de textos (tambin conocido como procesador de palabras), es una aplicacin en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e imprimirlos por medio de una computadora. Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar el tipo y tamao de letra, insertar objetos grficos, as como corregir la ortografa e incluso la gramtica de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes programas dedicados a esto. Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro o Corel Word Perfect, otros los encontramos en lnea, tal es el caso de Google Docs, Zoho Writer, ThinkFree, y otros ms que podemos encontrar al navegar en Internet. WORD 2007 Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos ms utilizado, nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versin 2007, misma que tiene muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versin 2003. En los ltimos meses, se ha estado dando la transicin de la versin de Word 2003 a Word 2007, la cual se est dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este cambio ha generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la actualizacin. En realidad son pocas las diferencias: Se sustituyen los mens y barras de herramientas por lo que conoceremos como Cinta. El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una nueva forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las anteriores es .doc).

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Las pantallas que te mostraremos a continuacin pueden no coincidir exactamente con las que vers en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, tal y como se ver ms adelante.

Botn Office Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el men principal y contiene opciones que estn disponibles con todas las pestaas de la cinta de opciones. Cinta de opciones

Esta cinta, tambin llamada banda, agrupa las herramientas por tareas y muestra los comandos que se usan ms a menudo. Cuenta con tres elementos bsicos: Las pestaas o fichas. Son las que estn visibles en la parte superior de la cinta. Se forman por diversos grupos. Los grupos. Estn en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de comandos. Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo.

En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle clic se abrir un cuadro de dilogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo. Pestaa Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior: Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.). No como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.

Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de dilogo similar al de versiones anteriores de Word.

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Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido para la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer, etc. En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el botn Office, lo que antes era el men Archivo, en esta nueva versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja con el logo de Office.

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Despus de haber realizado la lectura, redacta tu resumen

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1.1

Cambiar las opciones del Procesador de Textos. ACTIVIDAD 2

Ingresa a Word 2007, Abre la seccin de OPCIONES DE WORD revisa el men de opciones que te muestra y responde cada una de las preguntas que se te presentan.

Podemos personalizar la manera como trabajamos con Word, al entrar en las opciones de Word, que podrs encontrar al presionar el botn Office.

Te encontrars con las ventanas correspondientes a lo siguiente: Ms frecuentes. Cambia las opciones ms populares de Word. Mostrar. Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al imprimirlo. Revisin. Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto. Guardar. Personaliza el respaldo de documentos. Avanzadas. Cambia las opciones avanzadas para trabajar con Word. Personalizar. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido y los mtodos abreviados de teclado. A continuacin, una descripcin de algunas de las opciones con las que cuenta Word, tomando en cuenta el listado anterior.

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Ms frecuentes

Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una minibarra con opciones de formato, aqu puedes decidir si aparece o no.

Para cuando trabajes con Macros, ser necesario activar la ficha Programador. Es en esta seccin donde lo podrs hacer. En esta seccin puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus colores en Combinacin de colores, est la tpica combinacin azul, o puedes elegir entre plata o negro. Puedes cambiar la configuracin del usuario as como el idioma de Word.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al imprimirlo.

Mostrar

Puedes modificar las opciones de presentacin de la pgina, como mostrar el espacio en blanco que se muestra en el diseo de impresin. Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de prrafo y otras marcas de formato en pantalla. Puedes modificar lo que se imprimir, como fondos, texto oculto, imgenes de fondo, etc.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Cambiar el modo como Word corrige y aplica formato al texto.

Revisin

Una de las caractersticas ms utilizadas en los procesadores de textos es el corrector de ortografa, sin embargo; muchas veces nos confiamos en que no nos marca algunas palabras que estn mal escritas porque Word las reconoce como correctas. Por ejemplo: La Revolucin cambio al pas. Word no marcar la palabra cambio porque es una palabra correctamente escrita en nuestro idioma, aunque en este caso debe llevar acento grfico sobre la letra o para dar sentido a la frase: La Revolucin cambi al pas.

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En esta seccin, puedes: Cambiar las opciones de autocorreccin Hacer que Word no marque las palabras en maysculas Omitir la ortografa en palabras que contengan nmeros Omitir las direcciones de Internet Omitir las palabras repetidas Cambiar otras opciones para ortografa y gramtica

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Personalizar la forma de guardar documentos.


Guardar

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Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato *.doc para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores de MS Office Word. Puedes cambiar la ubicacin donde se guardan de forma predeterminada tus documentos. Se puede cambiar tambin el tiempo de retardo para guardar informacin para autorecuperar informacin en caso de que sea necesario.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Word.


Avanzadas

Son muchas las opciones que podemos modificar en esta seccin: Las opciones de edicin Al momento de cortar, copiar y pegar, podemos decidir si queremos mantener o no el formato de origen Es aqu donde podemos decidir cuntos archivos queremos que recuerde Word

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Podemos hacer que aparezcan o no las barras de desplazamiento Hay opciones para cuando necesitamos imprimir

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Personalizar la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de teclado.

Personalizar

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En esta parte, podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso rpido. Originalmente, Word contiene slo los elementos para Guardar, Rehacer y Deshacer; pero hay algunas operaciones que realizamos con mayor frecuencia, por ejemplo: Vista preliminar e Impresin se tienen que aadir por separado. Observa que en el listado de la izquierda estn los comandos que puedes utilizar y a tu derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar segn lo requieras. Puedes incluir separadores. Si no encuentras un comando, bscalo en Comandos disponibles, ah se encuentran agrupados. Puedes verificar y cambiar algunas combinaciones de teclas.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Qu beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 3
Identifica en el siguiente diagrama, los elementos que componen la pantalla principal del Microsoft Word.

Coloca sobre cada una de las lneas en el diagrama de arriba, el nmero que le corresponda al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a continuacin:
1.2.3.4.5.6.Botn Office Regla Barra de estado Botn minimizar Cinta de opciones Barra de desplazamiento 7.8.9.10.11.12.Botn maximizar o restaurar Barra de herramientas de acceso rpido Zoom Barra de ttulo Botn cerrar Vistas de documento

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ACTIVIDAD 4
Elabora la siguiente prctica, apoyndote en esta gua de aprendizaje y tu profesor

Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicacin. Entra a Microsoft Word 2007. Redacta 2 prrafos sobre el tema de tu eleccin. Cambia mrgenes a 2.5 izquierdo y derecho. Cambia el color de fondo de pantalla a gris. Agrega tus datos como usuario. Verifica que el idioma del programa sea Espaol de Mxico y de no ser as, corrgelo. 8. Activa la opcin para que aparezcan las pginas del documento de manera continua. 9. Resalta el ttulo del documento y activa la opcin para que aparezca resaltado. 10. Escribe algunas direcciones de Internet o correo electrnico y desactiva la opcin para que no se pueda utilizar el vnculo. 11. Activa la opcin para que aparezcan las marcas de prrafo, guiones y espacios. 12. Activa las opciones para que se corrija la ortografa. 13. Guarda el archivo en la carpeta Software de aplicacin, creada en tu memoria USB con el nombre OPCIONES POPULARES, en formato Word 2003. 14. Guarda nuevamente el archivo en tu memoria USB, en la misma carpeta que el punto anterior con el nombre OPCIONES POPULARES 2, en formato Word 2007. 15. Explica brevemente, redactando en el cuaderno cul es la finalidad de guardar el archivo en un formato diferente. Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se deber realizar desde las opciones de Word.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

ACTIVIDAD 5
Realiza la prctica que se menciona a continuacin, apoyndote en esta gua de aprendizaje y tu profesor

Retomando la prctica anterior, realiza los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Abrir el documento, trabajado anteriormente. Agrega como encabezado el nombre y grupo del alumno. Agrega como pie de pgina el nmero de pgina. Copia y pega los prrafos anteriores en la parte inferior del documento. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido, agregando cinco botones (los ms utilizados) y activa la opcin de mtodo abreviado.

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1.2

Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es seleccionado.

ACTIVIDAD 6
Lee el texto Hipervnculo y posteriormente responde las preguntas que se te presentan

Hipervnculo Un hipervnculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una ubicacin de un archivo, a otro archivo, o a una pgina HTML del World Wide Web o de una Intranet. Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin en el documento actual Para poder establecer un vnculo con un lugar del documento actual, se requiere la utilizacin de Marcadores.

Qu es un marcador? Un marcador es un elemento o una ubicacin de un documento que se identifica y se le asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rpidamente a una ubicacin especfica, en este caso, para que por medio de un hipervnculo podamos llegar a un punto especfico de un documento slo con presionar un botn del mouse. Cmo se agrega un marcador? Para agregar un marcador, basta con seleccionar un elemento (el cual puede ser una palabra o enunciado) o una ubicacin (que puede ser el inicio de una pgina) y asignarle un nombre de marcador. Automticamente, Word sabr si seleccion texto o slo se posicion en una ubicacin. 1. 2. Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas insertar un marcador. En la pestaa Insertar, busca el grupo Vnculos y haz clic en Marcador.

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3. 4.

En nombre del marcador: Escribe o selecciona un nombre. Haz clic en agregar.

Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir nmeros; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar el carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: "Primer_ttulo".

Mostrar los marcadores Normalmente, los marcadores no son visibles en los documentos. No obstante, quiz desees mostrar los marcadores mientras trabajas en un documento. Word utiliza corchetes para representar marcadores alrededor de un elemento o un cursor en forma de I para representar un marcador en una ubicacin. Los marcadores no se imprimen. 1. 2. Al presionar el botn Office, entra a las Opciones de Word, y en la categora Avanzadas, busca la seccin Mostrar contenido de documento. Activa la casilla de verificacin Mostrar marcadores.

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Insertar hipervnculos Ya sabemos cmo manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervnculos. 1. En el documento actual, inserta un marcador en la ubicacin a la que deseas ir o el nmero de marcadores que necesites. 2. Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el hipervnculo. 3. Haz clic en Hipervnculo del grupo Vnculos en la pestaa Insertar (en el mismo lugar de los Marcadores).

4. Abajo de Vincular a: haz clic en lugar de este documento. 5. En la lista, selecciona el marcador al que deseas vincular.
Nota: El texto que aparece en la parte superior, es el texto que se seleccion para representar el hipervnculo. En caso de ser un objeto el seleccionado, no se apreciar ningn texto activo.

Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin especfica en otro documento 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abre el archivo al que deseas ir e inserta un marcador. Luego abre el archivo desde el que deseas establecer el vnculo y selecciona el texto o el objeto que quieres convertir en hipervnculo. Abre el cuadro de dilogo Hipervnculo. Abajo de Vincular a: haz clic en Archivo o pgina Web existente. Busca y selecciona el documento con el que quieres establecer el vnculo. Haz clic en Marcador... y selecciona el marcador que desees.

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Insertar un hipervnculo que vaya a una pgina Web 1. 2. 3. Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de dilogo Hipervnculo. Haz clic en Archivo o pgina Web existente, abajo de Vincular a: Selecciona el archivo al que deseas crearle el vnculo, o bien, puedes realizar cualquiera de las siguientes opciones: Si conoces la direccin de una pgina Web existente, puedes escribirla directamente y Word crear automticamente el vnculo (por ejemplo, al escribir http://www.cobachbc.edu.mx) Puedes teclear la direccin de la pgina donde dice Escriba el nombre del archivo o de la pgina Web. Si cuentas con conexin a Internet, puedes hacer clic en Pgina Web, cambiarte al navegador, abrir la pgina y regresar a Word. Manipulacin de hipervnculos Se puede acceder a las opciones que tiene cada hipervnculo, posicionndote en l con el mouse, dando clic derecho aparecer un cuadro de dilogo como el que se observa a la derecha. Para modificar el hipervnculo, slo debers seleccionar la opcin Modificar hipervnculo Es probable que no se quiera escribir la pgina de Internet, por lo que se puede sustituir por otro texto ms corto o ms entendible. En lugar de decir http://www.cobachbc.edu.mx puede decir Pgina del Colegio. Esto se puede hacer de la siguiente manera:

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1.

Si ya tienes tu pgina escrita, entra a modificarla.

2.

En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la pgina y da clic en Aceptar. O bien, sobrescribiendo el texto del hipervnculo con el nuevo texto.

3.

ACTIVIDAD 7
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Qu entiendes por hipervnculo? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2.- Qu entiendes por marcador? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- En qu circunstancias utilizaras los marcadores en los documentos de Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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4.- En qu circunstancias utilizaras los hipervnculos en los documentos de Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 5.- Cul es la diferencia entre un hipervnculo y un marcador? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

6. Cules son los diferentes hipervnculos que puedes agregar en los documentos de Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 8
Disea el documento que se te pide a continuacin, siguiendo las instrucciones que se te indican. Disea un documento que sirva como catlogo musical donde establezcas los siguientes gneros musicales: 1. Balada 2. Pop 3. Rock 4. Ranchero 5. Reggaeton En donde cada categora te traslade por medio de un hipervnculo a una lista de 3 intrpretes correspondientes a su gnero, donde ste a su vez te proporcionar las alternativas para ver el video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la cancin del video. Ejemplo:

Catlogo Musical
1. 2. 3. 4. 5. Balada Pop Rock Ranchero Reggaeton

Intrpretes
1. Cantante 1 2. Cantante 2 3. Cantante 3 Video Video Video Letra Letra Letra Volver

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Verifica que los hipervnculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento y espera a que el maestro lo revise. Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar un hipervnculo que consistir en cambiar el video de un cantante, de preferencia de la misma cancin. Finalmente, debers eliminar alguno de tus hipervnculos que creaste.

1.3

Crear estilos que correspondan al formato requerido.

ACTIVIDAD 9
Realiza la lectura de Estilos y posteriormente responde las preguntas que se te presentan.

Estilos Un estilo es un conjunto de formatos que estn identificados por un nombre. La ventaja de utilizar estilos es que con un slo clic se pueden aplicar varias caractersticas de formato al mismo tiempo. Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por ejemplo: el estilo Ttulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y prrafo alineado a la izquierda. Adems, se pueden crear estilos personalizados con las caractersticas de formato que necesitemos o deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente. Aplicar estilos Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Estilo.

Desde all, tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilos, haciendo clic en el botn que aparece en la esquina inferior derecha.

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En el grupo de herramientas, aparecen estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el estilo deseado. Si haces clic en el botn , puedes ver la totalidad de estilos predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo Estilos, slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir, sin ningn tipo de formato. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro de verificacin Mostrar vista previa.

El botn Inspector de Estilos abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado, haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

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Debajo puede observarse el botn Mostrar Formato .

En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineacin, el tamao de la fuente, etc. Tambin podemos ver los atributos referentes al Prrafo, como la alineacin, nivel de esquema, etc.

Crear, modificar y borrar estilos Crear un estilo Para crear un estilo de una manera fcil lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento. Para esto, debemos hacer clic en el botn Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrir el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar. El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las caractersticas del formato que tenemos definido hasta ese momento.

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En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New Roman, tamao 12 y alineacin a la izquierda. Si ahora quisiramos aadir el estilo negrita no tendramos ms que hacer clic en el botn correspondiente. Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo tienes que seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de estilos y pulsar la tecla Enter. Modificar un estilo Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar, al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin Modificar estilo... Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

Aqu puedes modificar las caractersticas del formato que desees, para lo cual existen unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo de fuente, el tamao, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado, sangras.

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Propiedades de los estilos Conocer estas opciones nos puede ayudar a sacar ms provecho de los estilos: Tipo de estilo: Estilo basado en: Estilo del prrafo siguiente: Agregar a la lista de estilos rpidos Actualizar automticamente

Tipo de estilo El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y carcter), Tabla y Lista. El tipo de estilo: Carcter afecta a caracteres y tiene definidas caractersticas como: el tamao de los caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carcter no puede contener caractersticas de formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto, esas caractersticas estn deshabilitadas en el cuadro de dilogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un smbolo que aparece detrs de su nombre. El tipo carcter tiene como smbolo una "a" subrayada. El tipo de estilo: Prrafo. Puede contener todas las caractersticas del estilo Carcter, adems, caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El tipo Prrafo tiene el siguiente smbolo que lo identifica: .

El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener caractersticas como el cuadro "Iniciar en" donde se indica el nmero o letra en el que empezar la lista, fuente, estilo, sangras, etc. El tipo Lista tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de lista. El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las caractersticas del estilo Carcter adems, caractersticas de las tablas como: tipo de bordes, etc. El tipo Tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula. Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De esta forma, el estilo tomar las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms las nuevas que aadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas caractersticas. Segn el tipo de estilo sea Prrafo, Carcter o Tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro despegable "Estilo basado en". Estilo del prrafo siguiente Este cuadro slo est disponible para el tipo de estilo Prrafo. Permite definir el estilo que tendr el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla Enter dejar de aplicarse el estilo que hemos definido y

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se aplicar el que pongamos en "Estilo del prrafo siguiente". Esto se suele utilizar por ejemplo en los ttulos en los que el prrafo siguiente ser del estilo normal. Agregar a la lista de estilos rpidos Si no marcas esta casilla el nuevo estilo slo estar disponible en el documento actual, si la marcas estar disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual. Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estar disponible tambin en los nuevos documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla Normal. Los documentos que existan antes de agregar a la plantilla no tendrn accesible el nuevo estilo, slo est accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga acceso a un estilo creado despus debemos hacerlo con el Organizador. Actualizar automticamente Word vuelve a definir automticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente el estilo. Adems aplica la modificacin a todos los prrafos del documento actual que tengan ese estilo. Borrar un estilo Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al seleccionar el tringulo que aparece en esa pantalla, se desplegar un men con la opcin Eliminar. Al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente de los prrafos que tuvieran aplicado ese estilo.

ACTIVIDAD 10
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Qu entiendes por estilo en el Procesador de Textos Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2.- En qu circunstancias utilizaras los estilos en los documentos de Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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3.- Cundo crees que sera necesario crear tus propios estilos en Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 4.- Cules tipos de estilos puedes definir o crear en Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 11
Realiza la siguiente prctica en la computadora, tomando en cuenta las instrucciones que se te indican y auxilindote de la gua y del profesor.

Captura el siguiente texto: Procesador de textos Un procesador de textos es una aplicacin informtica que nos permite elaborar documentos de texto y aplicar diferentes formatos de una manera profesional y con calidad. As mismo, nos brinda la posibilidad de insertar diferentes objetos como tablas, imgenes, grficas, archivos, sonidos, etc. Utiliza los estilos predefinidos siguientes: 1. Al ttulo del texto le aplicars estilo ttulo. 2. Al cuerpo del texto le aplicars estilo nfasis. Crea dos nuevos estilos personalizados: 1. Para el ttulo, en donde la fuente sea de tipo Calibri, de color rojo y tamao 18, alineacin centrada, negrita, y mtodo abreviado Ctrl+PT. 2. Para el prrafo con tipo de fuente Tempus Sans ITC, tamao 14, color azul, con letra cursiva, alineacin justificada y que responda al mtodo abreviado con combinacin de teclado Ctrl+PA. Verifica que los estilos funcionen correctamente, guarda el documento y espera a que el maestro la revise. Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar o eliminar un estilo de los que creaste.

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1.4

Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente de datos en los campos de combinacin utilizados.

ACTIVIDAD 12
Realiza la lectura Combinar correspondencia, y posteriormente responde las preguntas que te presentan.

Combinar correspondencia Esta opcin nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto que se repetir en todas las cartas y Word se encargar de generar los datos variables que cambian en cada carta, segn la persona. De esta forma, podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres para invitaciones, etc. Conceptos previos Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila (rengln) y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente y un campo ser por ejemplo, el nombre del cliente, otro sera la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

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Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntando y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opcin deseada. Primero, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.). Seleccionamos Cartas y hacemos clic en Siguiente, para que aparezca el segundo paso del asistente.

En el paso 2, definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento.

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Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios). Utilizar una lista existente. Aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contacto. Escribir una lista nueva. Aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (sta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Al hacer clic en la opcin Crear..., se abre el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones y aqu podremos comenzar a llenar nuestros registros. Tambin podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Observa cmo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo, puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrars una manera sencilla para modificar estos elementos.

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Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.

Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente: En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y aadimos los campos de combinacin. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar: Un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con el paso 5 del asistente. En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para finalizar, hacer clic en Siguiente.

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Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la opcin Imprimir.... Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento, por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores, cerramos el panel de tareas. La pestaa Correspondencia Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones, tal como vimos con el asistente.

Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como vimos con el asistente.

Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

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Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos. Esta opcin la detallamos ms adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre y , esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. Ver datos combinados

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Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacemos clic en este botn, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con los datos. La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono resaltados. , los campos del origen de datos aparecern

Desplazarse por los registros El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando as como, permite ir directamente a un registro determinado, escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el ltimo registro.

Buscar un registro Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento. En estos casos, se utiliza el botn , el cual permite ir a un registro concreto, indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

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Aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos a continuacin:

En Buscar: escribimos el dato que queremos encontrar. En Buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor. Si elegimos Todos los campos, buscar el dato en toda la lista. Hacer clic en el botn buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen. Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas, tal como se muestra en la imagen.

Destinatarios de combinar correspondencia Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

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En el cuadro que se observa arriba, aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los que se combinarn con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o lo que se haya diseado). La segunda columna contiene casillas de verificacin que indican los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla. Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar entrada, donde podemos introducir un valor y un campo, y se posicionar en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo.

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Filtrar destinatarios Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinacin (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono , a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones: (Todos): se seleccionan todos los valores de poblacin. (Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin. Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Avanzado...): abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:

En la pestaa Filtrar registros se pone la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin. En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin. En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).

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Vaco: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin: No vaco, en Comparado con: no pondremos nada. En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la comparacin es Vaco o No vaco. Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan. Podemos utilizar varias condiciones, unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color. Ordenar destinatarios Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.

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Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los registros y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos, rellenar en Luego por: Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar. Combinar al imprimir La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo que se observa a la derecha.

Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...). En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En hasta: se pone el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo, del segundo al quinto (desde: 2 hasta: 5); a partir del segundo (desde: 2 hasta: en blanco); los tres primeros (desde: en blanco hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

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Combinar en correo electrnico La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad ahorra mucho trabajo. Al hacer clic en l aparece un cuadro de dilogo. En ste, adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a enviar. En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la direccin de email del destinatario. En Asunto: Se escribe el texto que figurar en el asunto del mensaje. En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos. Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.

ACTIVIDAD 13
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Qu entiendes por Combinar correspondencia en los documentos de Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2.- En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando hablamos del Documento Principal? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando hablamos del Origen de Datos? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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4.- Qu representan los registros y los campos en el origen de los datos de la combinacin de correspondencia? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 5.- Qu son los destinatarios en la Combinacin de correspondencia en los documentos de Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 6.- En qu consiste el proceso de filtrar destinatarios en la combinacin de correspondencia en Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7.- Describe brevemente el procedimiento para crear el documento principal de la combinacin de correspondencia: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 14
Realiza el siguiente ejercicio de combinacin de correspondencia, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Origen de datos. Debers generar el origen de los datos, con un mnimo de 5 registros, utilizando el comando Correspondencia, Escribir nueva lista. Asignar los campos necesarios para generar todos los formatos de correspondencia. Guardar con un nombre significativo. Carta personalizada. Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.

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Guardar con un nombre significativo y verificar su funcionamiento. Sobre personalizado. Elaborar un documento principal tipo sobre, para que automticamente ponga el nombre del destinatario del sobre. El remitente debe aparecer en todos los sobres. Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos de destinatario de un sobre. Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento. Etiquetas postales. Elaborar un documento principal tipo etiqueta, para que automticamente ponga los datos requeridos en la etiqueta. Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos en la etiqueta. Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.

1.5

Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.

ACTIVIDAD 15
Realiza la lectura Plantillas, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan. PLANTILLAS Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc. Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx). La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo, est utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos. Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no se recuerda cmo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La prxima vez que se abra Word con un documento nuevo se crear automticamente.

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Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc., las cuales aprendern a utilizarlas y posteriormente, vern cmo poder modificarlas para adaptarlas a sus necesidades, tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. As mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con controles ms complejos que veremos en el tema Compartir documentos.

Utilizacin de las plantillas de Word Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botn Office. Si se hace de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que se puede ver en la siguiente imagen:

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms habituales cuando est creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. Tambin permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuacin. Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla: Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio Web de Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta pgina Web se pueden descargar las plantillas que deseemos. Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro de la computadora.

La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas ms usadas en la computadora.

Mis plantillas, es donde aparecern las plantillas que hayan creado.

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El cuadro de dilogo que se muestra en la pantalla siguiente, muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla de su inters. Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word, utilizando la plantilla y no deseamos modificar la plantilla.

Se ver un documento como el que se observa en la imagen de arriba, en el que se tendr que sustituir los nombres genricos de la plantilla como: Direccin por lo que se desee, y escribir los datos adecuados en los lugares donde lo solicite. CEI [Escriba su nmero de telfono] [Escriba su direccin] [Escriba su direccin de correo electrnico] [Escriba su sitio Web] Objetivos [Escriba los objetivos] Formacin acadmica [Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el grado] [Escriba la lista de logros] Experiencia [Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el cargo] [Escriba el nombre de la compaa] | [Direccin de la compaa] [Escriba las funciones]

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Cualificaciones [Escriba la lista de aptitudes] As, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora slo nos restara guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se desee sin tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial. Modificar plantillas Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla, primero hay que abrirla, para ello desde el botn Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrir un cuadro de dilogo como el que se muestra a continuacin:

Seleccionar la categora donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax Profesional. Si no se dispone de esa plantilla, se puede utilizar otra parecida. Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, as una vez modificada la plantilla, la guardar como plantilla y no como documento Word. Haremos clic en Crear y se abrir la plantilla Fax profesional (tendr el diseo que se observ en el punto anterior). Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos. Por ejemplo, sustituir Compaa por el nombre de nuestra organizacin, as ya no tendremos que introducir cada vez. Tambin se puede cambiar el tamao y el tipo de letra de "Fax", etc. Al final, obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen. Ahora slo nos queda guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.

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Crear plantillas a partir de documentos Word 2007 Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento. As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos que: Disear el documento Word 2007 Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir campos del estilo "Haga clic aqu..." , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla. Guardar como plantilla Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como ya vimos en el punto anterior, automticamente Word 2007 nos colocar en la carpeta Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General. Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.

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Elementos que se guardan en una plantilla Como hemos ido viendo en esta unidad, en una plantilla se guarda un documento base con todas sus caractersticas de formato; pero hay otras cosas que tambin se guardan en la plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarn con ella. Si se modifican las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos, estas modificaciones tambin se guardarn en la plantilla. Si se crean o modifican entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla. Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2007. Temas Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseo y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creacin de documentos profesionales bien diseados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrnico o en la Web. Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos: vnculos, colores o grficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas, lneas horizontales, colores de hipervnculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles. Para cambiar rpidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema. A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de herramientas personalizadas, macros, configuraciones de men o teclas de mtodo abreviado. Tambin se pueden seleccionar opciones para aplicar colores ms brillantes al texto y a los grficos, animar determinados grficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la animacin de grficos del tema, muestra la pgina Web en un explorador Web. Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaa Diseo de Pgina y hacer clic sobre el botn Temas:

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A continuacin, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Ms temas en Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre l y ya podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imgenes de fondo, etc. del tema.

ACTIVIDAD 16 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por una plantilla? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2. Qu es lo que se guarda en una plantilla? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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3. Cul es la principal caractersticas de una plantilla? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 4. Cules son las plantillas de las que dispone Word 2007? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 5. Qu actividades puedes realizar con el panel nuevo? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

6. Qu diferencia encuentras entre las plantillas instaladas y las plantillas desde Microsoft Office on line? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7. Qu diferencia encuentras entre las plantillas ms destacadas y Mis Plantillas? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 8. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una plantilla: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 9. Qu entiendes por tema? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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10. Qu diferencia encuentras entre un tema y un plantilla? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 11. Qu elementos personalizan los temas? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 17
Realiza el siguiente ejercicio de plantillas, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio 1: Elabora un folleto, haciendo uso de las plantillas predefinidas de Microsoft Word, tomando en cuenta las siguientes instrucciones: 1. Elige la plantilla Folletos. 2. Reemplaza la informacin que no variar, como el nombre de la empresa. 3. Elige Guardar como en el men Archivo. Seleccione Plantilla de documento en el cuadro Guardar como tipo: (las extensiones de los nombres de archivo deben cambiar de .doc a .dot). Guarda el archivo con otro nombre para proteger el original. 4. Abre el documento que guardaste en el punto anterior, que seguramente estar en la pestaa General, o en los archivos guardados recientemente. 5. Ahora modifica la informacin por la que te indique tu maestro. 6. Grabar el documento pero ahora como un documento Word (.doc).

1.6

Insertar referencias en los documentos.

ACTIVIDAD 18
Realiza la lectura Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan.

Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices

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Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra: Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como ndice. ndice, es un ndice alfabtico.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos (tal como esta gua). De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. Conceptos bsicos ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama ndice a lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, por tal motivo, utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qu temas trata el libro. Insertar marcas de ndice Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice. Podemos marcar las entradas del ndice de dos formas: Automtica y Manual:

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De forma automtica Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice. El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas: Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice. En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos", en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos "capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que en la primera palabra de la entrada, la "c" est en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto, la tomara como otra frase. En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice. Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada "Vehculos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2. Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice. Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo. Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automticamente. Abrimos el documento a marcar. Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice.

Aparece el dilogo de ndice.

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Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el archivo donde tenemos el listado. Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice.

De forma manual Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos: Comenzando desde el principio del documento, selecciona las frases o palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca. Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X. Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento. Por defecto, el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada o hacer referencia a un intervalo de pginas. Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva. Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado. Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo. Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas. Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

Insertar ndice Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automticamente, podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos colocarnos en el

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lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento. Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir en Tipo: Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En Formatos: podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice. Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice. Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice, presionando sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos modificar el formato de cada uno de ellos, seleccionndolo y presionando sobre Modificar... Tablas de contenido Habamos dicho al principio, que una tabla de contenidos est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. 2.

Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

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Mtodos para preparar una tabla de contenidos 1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word. Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos, recuerda que hay desde Ttulo 1 a Ttulo 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos. Crear el documento en vista esquema. Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema. Crear estilos de ttulos personalizados. Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente, hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC. Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados, una vez que estemos en la pestaa Tabla de contenido, en el dilogo Tabla de contenido debemos pulsar sobre el botn Opciones... Nos aparece el dilogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2, etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente. Generar la tabla de contenidos

2.

3.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por tanto, ya estn definidos los elementos que formarn la tabla de contenido, slo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de contenido. Word dispone de dos modelos de tablas automticas. Eligiendo uno de ellos, se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.

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Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra que deberemos sustituir; pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el cuadro de dilogo que se observa en la derecha. En Formatos: podemos escoger diversos estilos y en Vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado. Adems, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina.

Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen; pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc. Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba, podemos pulsar sobre Restablecer. Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre lo indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido..., podremos guardar el estilo de nuestra tabla y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

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Actualizar la TDC Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fcil y cmoda.

Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC: Desde la pestaa Referencias disponemos del botn. Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente, donde tenemos la opcin Actualizar campos.

Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones, nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de la izquierda para seleccionar si deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o toda la tabla.

Notas al pie y notas al final Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. Accedemos a la pestaa Referencias.

Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no tendremos que realizar ms acciones; pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo Notas al pie y notas al final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie. Aparece el dilogo que vemos en la imagen anterior. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin.

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Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.

Adems, en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre como subndice. Podemos incluir una marca personal, pulsando en Smbolo...

Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus, seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.

ACTIVIDAD 19 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Define ndice: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

2.- Define tabla de contenido: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- Qu diferencia encuentras entre un ndice y una tabla de contenido? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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4. Cules son las dos formas en que se pueden marcar las entradas del ndice? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 5. Menciona los pasos que tienes que seguir para insertar un ndice: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 6.- Cules son los mtodos para preparar una tabla de contenido? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7.- Cules son las dos opciones posibles para actualizar una tabla de contenido? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 8.- Qu entiendes por notas al pie y notas al final? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 9.- Para qu crees que sirven las notas al pie? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 20
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Utilizando un archivo que te proporcionar el profesor, realiza las siguientes actividades. 1. Entra a Microsoft Word 2007 y abre el archivo proporcionado por el profesor. 2. Revisa el archivo y determina los siguientes puntos: a. Ttulo b. Subttulos c. Temas 3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel correspondientes y al inicio del documento genera la tabla de contenido. 4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de ndice, y al final del documento genera el ndice en tres columnas. 5. Localiza en el documento las imgenes o grficos e inserta el ttulo de ilustracin a cada una de ellas, y en la hoja siguiente del ndice genera el ndice de ilustraciones. 6. Localiza en el documento algn tema en especfico, busca en Internet ms informacin y en una cita, anota la pgina donde encontraste la informacin.

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1.7

Insertar comentarios en los documentos.

ACTIVIDAD 21
Realiza la lectura Comentarios y posteriormente resuelve las preguntas que se te presentan.

Comentarios Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vea el resto de personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento; pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir. Insertar un comentario Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario. Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario.

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario. Dependiendo de la vista en que estemos, se nos mostrar de una manera o de otra. Por ejemplo, estando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con una lnea discontinua enlazada al texto comentado. El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo, en la imagen que se observa a la izquierda de un comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (D es la inicial del nombre de usuario) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor y enseguida se muestra el texto del comentario. En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin. Para ello, deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical. El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como podemos observar en la siguiente imagen.

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Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin, por ejemplo, en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un rengln ms abajo muestra el comentario. Modificar el autor de los comentarios Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Control de cambios, all seleccionaremos Cambiar nombre de usuario. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo, que es el que vimos al principio del curso:

En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que deseemos. En el campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre. Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botn Aceptar. El prximo comentario que introduzcamos en el documento tendr la identidad que hayamos puesto en este dilogo. Veamos el resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios. Comentario anterior: Nos lleva al comentario que est antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente: Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.

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Buscar un comentario Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio, desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5. Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor. Modificar la apariencia de los comentarios Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botn y seleccionar Opciones... Aparece el dilogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre los comentarios est dividida en dos secciones: En la seccin de Marcas en la ltima opcin podemos modificar el color de los comentarios. Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor. Adems de modificar el color en la seccin Globos, podemos modificar el Ancho, el Margen y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseo de impresin y Web (Siempre, Nunca o Slo para formato o comentario).

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Tambin existe un recuadro de seleccin donde podemos marcarlo o no para que aparezca una lnea discontinua de conexin al texto al que se refiere el globo. Mostrar/ocultar comentarios En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.

Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar, podemos marcar o desmarcar la opcin que inserta Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no se vern.

Imprimir comentarios Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse. En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos existe la opcin Orientacin del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automtico: Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel. Conservar: Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos. Forzar horizontal: Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos.

Adems de esto, en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener seleccionada la opcin Documento con marcas.

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ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Qu son los comentarios en los documentos de Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2.- En qu momento es recomendable utilizar los comentarios en Microsoft Word? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- Describe brevemente el procedimiento para insertar comentarios en Microsoft Word: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 23
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Haciendo uso del ejercicio de la actividad 20, compltalo, insertando por lo menos 5 comentarios en el documento.

Agrega tu opinin personal con un comentario.

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INSTRUMENTOS DE EVALUACIN I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIN: NOMBRE DEL CANDIDATO: IECL

Cdigo
Perfil de la NTCL que se evala
Utilizar UNIDAD 1 Utilizar software de aplicacin para la elaboracin de documentos.

Ttulo

software de aplicacin para elaborar documentos de texto.

Utilizar software de aplicacin para elaborar hojas de clculo. Utilizar software de aplicacin para elaborar bases de datos

Unidad: Cdigo

Ttulo

Nivel

Elementos: Referencia Cdigo


Intento de evaluacin 1 Domina el contenido Juicio de la Evaluacin del Submdulo 1

Ttulo
Intento de evaluacin 2 No domina el contenido Con letra Con nmero Intento de evaluacin 3

Resultado de Aprendizaje R.1.1 R.1.2 R.1.3 R.1.4 R.1.5 R.1.6 R.1.7

Juicio de evaluacin Con letra Con nmero

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Cambiar las opciones del procesador de textos. CONTENIDO 1.- Cambia las opciones ms frecuentes. 2.- Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al imprimirlo. 3.- Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto. 4.- Personaliza la forma de guardar documentos. 5.- Personaliza las opciones avanzadas para trabajar con Word. 6.-Personaliza la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados de teclado. Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es seleccionado. CONTENIDO 1.- Establece marcadores. 2.- Crea hipervnculos dentro del mismo archivo. 3.- Crea hipervnculos a otros archivos. 4.- Crea hipervnculos a pginas Web. 5.- Modifica hipervnculos. 6.- Elimina hipervnculos. 7.- Confirma la ejecucin de los hipervnculos. Crear estilos que correspondan al formato requerido. CONTENIDO 1.- Utiliza estilos predefinidos por el procesador de palabras. 2.- Crea estilos personalizados para ttulo. 3.- Asigna el estilo a una combinacin de teclas. 4.- Crea estilos de prrafos personalizados. 5.- Asigna el estilo de prrafo a una combinacin de teclas. 6.- Comprueba la aplicacin de las opciones anteriores. S NO N/A S NO N/A S NO N/A

Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin de la fuente de datos en los campos de combinacin utilizados. CONTENIDO 1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato requerido, para combinar la correspondencia. 2.- Crea cartas modelo para la combinacin de correspondencia. 3.- Crea sobres para la combinacin de correspondencia. 4.- Crea etiquetas para la combinacin de correspondencia. 5.- Crea origen de datos. 6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la correspondencia). 7.- Genera documentos de correspondencia. 8.- Imprime los documentos de correspondencia. Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas. CONTENIDO 1.- Elige la plantilla a modificar. 2.- Reemplaza la informacin correspondiente. 3.- Aplica formato a la plantilla. 4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo. S NO N/A S NO N/A

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5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras. 6.- Guarda el documento como plantilla. Insertar referencias en los documentos. CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Crea entradas de ndice. Genera ndices para las entradas. Muestra y oculta entradas de ndices. Genera tablas de contenidos. Modifica las opciones de ndice y tablas de contenido. Da formato a los ndices, utilizando los diferentes estilos de ttulo. Comprueba el funcionamiento de los ndices y tablas de contenido. Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de palabras. S NO N/A

Insertar comentarios en los documentos. CONTENIDO 1.- Inserta comentarios en documentos de Word. 2.- Manipula las opciones para insertar comentarios. S NO N/A

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Submdulo

PROPSITO:

Al trmino del mdulo, el alumno ser competente para adaptar las caractersticas de la aplicacin de hoja de clculo a la forma de trabajo del usuario y para implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de hojas de clculo.

El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que apliques las caractersticas avanzadas de la hoja electrnica de clculo as como automatizar operaciones.

COMPETENCIAS:
Adaptar las caractersticas de la aplicacin de hoja de clculo a la forma de trabajo del usuario. Implementar operaciones automatizadas en la elaboracin de hojas de clculo.

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Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Hojas de Clculo

CONTENIDOS:

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Modificar las opciones de Excel. Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel. Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas. Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo. Crear temas que correspondan al formato requerido. Trabajar con listas de datos. Filtrar el contenido de un rango de datos. Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

ACTIVIDAD 1 En binas, lean las competencias que alcanzarn al trmino del submdulo, posteriormente respondan las preguntas y terminen comentando sus respuestas a travs de una discusin guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.
1.- Qu competencia voy a desarrollar? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 2.- Para qu me va a servir? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3- En qu momento creo que puedo aplicar la competencia? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

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INTRODUCCIN

Qu es una hoja de clculo? Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas. Con una hoja de clculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas, ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando. Podemos tambin, representar la informacin en forma de grficas. Por tanto, la hoja de clculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organizacin de grandes cantidades de datos, como para niveles estratgicos y de toma de decisiones al crear representaciones grficas de la informacin sintetizada. Las compaas de software han creado muchas hojas de clculo. Algunas de ellas tienen mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos e incluso, existen hojas de clculo disponibles en Internet: Microsoft Excel: del paquete de oficina Microsoft Office. Calc: incluida en OpenOffice.org. IBM/Lotus 1-2-3: en el paquete Lotus SmartSuite. Corel Quattro Pro: en el paquete Word Perfect Office de Corel. KSpread: de KOffice, paquete gratuito de Linux. Numbers: en el paquete iWork de Apple Gnumeric: integrada en Gnome Office Google Docs& Spreadsheets: disponible en Internet.

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ACTIVIDAD 2 Realiza una bsqueda electrnica de los siguientes conceptos bsicos de la hoja electrnica de clculo.
1. Cmo definiras una hoja de clculo? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 2. Define los conceptos siguientes: Celda: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Celda Activa: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Columna: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Fila: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Rango: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Libro: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 3.- Menciona cuatro caractersticas de la hoja electrnica: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 4. Menciona cuatro ventajas de la hoja electrnica: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

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5. Define Excel 2007: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 6- Menciona cuatro actividades que puedas hacer en Excel 2007: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7.- Expresa con tus propias palabras los beneficios del uso de la hoja electrnica de clculo: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 3 Lee el texto Escritorio de Excel, posteriormente coloca el nmero que representa el elemento de la pantalla en el lugar que corresponda. Escritorio de Excel
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial; puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, a continuacin se describen cada uno de sus elementos fundamentales:
1. rea de Trabajo: Es la cuadrcula compuesta por filas y columnas 2. La barra de ttulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

3. La barra de acceso rpido: Contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido. 4. La Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido. Pulsando la tecla ALT, entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones, indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.

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5. El Botn Office: Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. 6. La barra de frmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente. 7. La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. 8. Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. 9. Celda Activa: Cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede introducir: valores constantes, frmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser: textos, nmeros, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de clculo. 10. Columnas: Las columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto. 11. Filas: Las filas se identifican por nmeros. 12. Ayuda:Se encuentra en la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante. 13. Zoom: Se uutiliza para ajustar el tamao de visualizacin de la hoja de trabajo. 14. Barra de Estado: Indica lo que est pasando en el programa. Por ejemplo: Si est guardando un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una lnea de cuadros azules enseguida de la palabra listo. La barra de estado tambin te permite saber si las siguientes funciones del teclado se encuentran activas: BloqNum (NUM), BloqMays (MAY) o Bloqdespl. (DESP). 15. Barra de referencia de la celda: Muestra el lugar en donde se encuentra ubicada la celda activa en ese momento.

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2.1

Modificar las opciones de Excel.

ACTIVIDAD 4 Ingresa a Excel y revisa cada una de las opciones avanzadas, posteriormente contesta las preguntas que a continuacin se te presentan:
Para que puedas ingresar a las opciones avanzadas de Excel es necesario que realices lo siguiente: 1. Selecciona la barra de acceso rpido, da clic en la flecha y selecciona la opcin de ms comandos

2. Te presenta la ventana en donde puedes modificar cada una de las opciones de Excel:

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Opciones ms frecuentes:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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Opciones relativas al clculo de frmulas:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________


En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 79

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Opciones para que Excel corrija y aplique el formato a su texto.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________


En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Opcin para guardan los libros.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Opciones avanzadas para trabajar con Excel.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


En qu momento pudieras aplicar estas opciones?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Opcin de Personalizar

En esta opcin vamos a personalizar la barra de acceso rpido, de tal forma que slo coloques los botones que ms utilizas.

Para modificar la barra realiza lo siguiente:

1.- En la opcin de comandos disponibles: selecciona el men de opciones que deseas personalizar.

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2.- En personalizar barra de herramientas de acceso rpido puedes seleccionar para todo los documentos. Esto es que la barra que modifiques estar disponible en todos los documentos que crees.

3.- Selecciona el botn que desees que aparezca en tu barra, despus da clic en agregarpara pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic en el botn de quitar si deseas eliminarlo de la lista que ests generando.

4.- Observa cmo los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra de opciones.

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

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Da clic en aceptar para que se instale la barra de herramientas en el escritorio de Excel.

Agrega ms botones a la barra de acceso rpido y redacta tus comentarios sobre el proceso que seguiste.
____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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2.2

Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel.

ACTIVIDAD 5 Lee el texto Frmulas, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuacin:

FRMULAS Qu es una frmula? Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las frmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una calculadora comn, en una hoja de clculo se tiene la ventaja que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se indica una sola vez, y despus se indica que lo realice sobre los datos deseados. Creacin de una frmula 1. Ingresa a Excel 2. Captura la tabla siguiente y completa 10 filas de datos: Una frmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de informacin en una celda. A 1 2 3 4
PRODUCTO

B
PRECIO

C
CANTIDAD

D
TOTAL

Teclados Reguladores Web cam

9.00 19.50 27.00

5 3 2

3. La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicacin de PRECIO por CANTIDAD. Por tanto, es aqu donde se puede crear una frmula en lugar de hacer varias multiplicaciones. Siempre para comenzar una frmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuacin es el contenido de la frmula. En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi.

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La frmula que se escribi en la celda D2 (la primera), puede servir para los siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando rpidamente el contenido hacia abajo, o con el mtodo de copiar celda y pegar.

Al copiar una frmula automticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha, por lo que en cada rengln o columna se tendra la frmula correspondiente y sera equivalente a escribir la frmula celda por celda, slo que ms rpido y ms sencillo.

De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y adems se tienen otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD, automticamente la operacin de la frmula se actualiza.

La otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por ejemplo, si agregramos una columna ms de IVA 10% y SALDO, tendramos lo siguiente:

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4. Agrega otras dos columnas con sus encabezados y datos correspondientes, como se indica a continuacin:

5. 6. 7. 8.

Calcula el IVA 10% de la columna de TOTAL Calcula el saldo sumando la columna de TOTAL con la columna de IVA 10% Graba con el nombre de ACTIVIDAD5 Solicita al docente querevise tu actividad.

ACTIVIDAD 6 Lee el texto Variables y Constantes, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuacin:

VARIABLES Y CONSTANTES Celdas variables Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda de una hoja de clculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de entrada sea parte de la tabla de datos, las frmulas de las tablas de datos deben hacer referencia a la celda de entrada. Constantes Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones o los valores resultantes de ellas, no son constantes. Por ejemplo, la operacin que se realiza para hacer una conversin cotidiana como cambiar pesos por dlares, la cantidad de pesos que se quieran cambiar es lo que va a variar; pero el tipo de cambio es fijo (al menos por un da), por tanto, sta es nuestra constante. Entonces podemos hacer lo siguiente:

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CONSTANTE (FRMULA)

Resultado de la frmula Variable

La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra, mientras que nuestra constante se encuentra incluida en la frmula y es el tipo de cambio representado con el nmero 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una celda; sin embargo, estar representado de la misma manera en la frmula. Prioridades de los operadores Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es: 1) 2) Multiplicaciones y divisiones Sumas y restas

Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el resultado deseado. Por ejemplo:

Frmula =2+4*5 =(2+4)*5 =5+6/4+3*2 =(5+6)/(4+3)*2 =((5+6)/(4+3))*2

Resultado 22 30 12.5 3.14285714 3.14285714

Direccionamiento de celdas Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algn dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucin a esto podra ser que se hiciera una frmula por cada celda, pero no es una solucin eficiente, porque mientras ms datos se tengan ms larga ser esta tarea. Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dlares:

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1. Ingresa a Excel

2. Captura la table siguiente:

3. Calcula la columna de PRECIO DLLS, dividiendo la columna PRECIO MN ENTRE EL VALOR DEL DLAR.

4. Despus copia el valor de la celda hacia abajo, debe aparecerte como se muestra en la siguiente figura: La frmula que est en la celda D7 est correcta, lo nico que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna o rengln al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda. La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente se agrega el signo $ antes de la direccin C7. Posteriormente copia la frmula y te dar el resultado correcto.

5. Ahora s, al copiar la frmula, el valor de C3 se mantendr:

6. Graba con el nombre de ACTIVIDAD6 7. Solicita al docente que revise tu actividad.

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Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7). Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.

ACTIVIDAD 7 Lee el texto Funciones Predefinidas posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Funciones predefinidas Excel es una hoja de clculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma sencilla, mediante la identificacin de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto.Todas las funciones tienen en comn el nombre de la funcin, la cual la identifica con una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entreparntesis. Veremos que puede haber alguna funcin que no tenga ningn tipo de argumento, pero siempre existirn los parntesis despus del nombre de la funcin. Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones, es ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado. Excel organiza las funciones en distintos grupos para su mejor localizacin. En el botn aparece un cuadro donde tambin podemos ver una explicacin sobre la funcin que requerimos.

A continuacin, se muestran algunas de ellas: Funciones de fecha y hora: AO, DA, FECHA, HORA, HOY, MES, MINUTO.

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Funcionesdematemticasy trigonometra:

COS, EXP, GRADOS, LOG, PI, POTENCIA, RAZ, SENO.

Funcionesdeestadstica:

CONTAR, CONTAR.SI, FRECUENCIA, MAX, MIN, MODA, PROMEDIO.

Funcionesdetexto: CARACTER, CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC, SUSTITUIR. Funcioneslgicas: FALSO, NO, O, SI, Y.

A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la funcin, una pequea explicacin de para qu sirve, la explicacin de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qu sirve cada una de ellas y un pequeo ejemplo de cmo utilizar esta funcin. Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos en las siguientes funciones:

Funciones estadsticas de uso comn SUMA Suma todos los nmeros de un rango de celdas. SUMA(nmero1,nmero2, ...) Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Frmula =SUMA(3,2) =SUMA(A1:A3) =SUMA(A3:A5,2) Suma 3 y 2 Suma los tres primeros nmeros Suma los tres ltimos nmeros y 2 Descripcin Resultado 5 26 40

PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales pueden ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.

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PROMEDIO(nmero1,nmero2,) Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. Frmula =PROMEDIO(3,2,5,10) =PROMEDIO(A2:A3) =PROMEDIO(A2:A3,A5) =PROMEDIO(A3:A5,10) Descripcin Promedio de 3, 2, 5 y 10. Promedio del segundo y tercer nmero. Promedio del segundo, tercer y ltimo nmero. Promedio de los tres ltimos nmeros y 10. Resultado 5 8 6 12

MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. MAX(nmero1,nmero2, ...) Nmero1, nmero2, ... valor mximo. Frmula =MAX(A1:A5) =MAX(A1:A5,30) MIN Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. MIN(nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2, ... mnimo. Frmula =MIN(A1:A5) =MIN(A1:A5,0) son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el

Descripcin El mayor de los nmeros de la tabla El mayor de los nmeros de la tabla y 30

Resultado 27 30

Descripcin El menor de los nmeros de la tabla El menor de los nmeros de la tabla y 0

Resultado 2 0

CONTAR Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.

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CONTAR(ref1,ref2;...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. Tomemos en cuenta la siguiente tabla:

Frmula =CONTAR(A1:A6) =CONTAR(A4:A6) =CONTAR(A1:A6,2)

Descripcin Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista. Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en las tres ltimas celdas de la lista. Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la lista, adems del valor de 2.

Resultado 2 (A2 y A4) 1 (A4) 3

Una vez estudiadas las funciones lgicas, podremos hacer uso de funciones combinadas que se encuentran incluidas en Excel, como SUMAR.SI, CONTAR.SI, CONTARA,CONTAR.BLANCO, entre muchas ms, las cuales son de mucha ayuda si las logramos utilizar adecuadamente. Funciones lgicas Son lasfunciones que nos permiten preguntar sobre el valor de otras y actuar segn la respuesta obtenida. SI La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida. SI(prueba_lgica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.

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Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin:
= > < >= <= <> Igual a Mayor que Menor que Igual o mayor que Igual o menor que Diferente de

Ejemplo: En la celda A2 escribiremos la edad de una persona y en la celda B2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad", en el caso que la edad sea igual o superior a 18; en cambio, si la edad es menor de 18, aparecer el mensaje "Menor de edad". La funcin que deberamos escribir sera: =SI(A2>=18,"Mayor de edad","Menor de edad") Observemos que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad". Otra forma de escribirlo sera: =SI(A2<18,"Menor de edad","Mayor de edad") Los argumentos de la funcin tambin pueden ser frmulas o valores de celdas. Si te fijas, el texto debe llevar comillas, por lo que si quieres mostrar una celda en blanco podemos poner =SI(A2<18,Menor de edad,).

Funcin Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI. Y(valor_lgico1,valor_lgico2, ...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: En la celda A2, introduciremos la edad y en la B2 la estatura de una persona en metros. La edad debe ser mayor a 16 aos y la estatura superior a 1.70, por lo que la funcin Y devolver un FALSO en caso de que alguno de los datos no se cumpla y se escribira de la siguiente forma en la celda C2:

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=Y(A2>16,B2>1.7) Edad 17 16 15 Estatura 1.80 1.70 1.90 Valor de la funcin Y VERDADERO FALSO FALSO

Podemos utilizar la funcin SI, aprovechando el resultado que nos arroja la funcin Y para enviar un sencillo mensaje, como Puede entrar o No puede entrar. La funcin escrita en la celda C2, podra ser: =SI(Y(A2>16,B2>1.7),"Puede pasar","No puede pasar")

Bien podra ser el proceso de seleccin para un equipo de bsquetbol o voleibol. Observemos que toda la funcin Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la funcin SI. Tambin observemos la diferencia en los resultados si cambiamos los operadores, ya que si en la estatura escribiramos B2>=1.7, se aceptaran personas que midan 1.70, tal vez este ltimo operador sera el ms adecuado; pero eso va a depender de la finalidad de nuestra frmula. Funcin O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSOS.Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin SI. Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del SI y la parte que est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se realizar en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la funcin O sea verdadera. O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...) Valor_lgico1,valor_lgico2,... son entre 1 y 30 condiciones que deseamos comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar a la persona que sea mayor de 16 aos o mida ms de 1.70. De esta manera con que se cumpla una de las dos condiciones, la funcin devolver VERDADERO y enviar un FALSO slo cuando las dos condiciones no se cumplan. Escribimos lo siguiente en C2: =O(A2>16,B2>1.7)

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Edad 17 13 15 20

Estatura 1.80 1.60 1.90 1.65

Valor de la funcin O VERDADERO FALSO VERDADERO VERDADERO

Utilizando de igual manera la funcin SI, podramos escribir lo siguiente en la celda C2: =SI(O(A2>16,B2>150),"Puede pasar","No puede pasar")

ACTIVIDAD 8 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por una funcin? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 2. Qu diferencia existe entre una frmula y una funcin? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3. Qu caractersticas tienen las celdas que cuenta la funcin CONTAR? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 4. En qu momento aplicaras una funcin lgica? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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5. Explica a qu se refieren los tres parmetros que contiene la funcin SI: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 6. Cul es la diferencia entre la funcin O y la funcin Y? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

7.- Qu diferencia encuentra entre la funcin MAX y MIN?


_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 8 Qu diferencia encuentras entre la funcin SUMA y la funcin PROMEDIO? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 9 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1. Captura los datos como se muestra en la imagen siguiente:

2.

Calcula la columna de CAL. PARCIAL IIIcon la funcin SUMA, observa cmo se calcula en la siguiente imagen:

3.

Calcula la columna de PROMEDIO (parcial I, parcial II y Cl. parcial III) con la funcin que le corresponde, observa cmo se calcula el promedio en la siguiente imagen:

99

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4.

En la columna de ALERTA utiliza la funcin SI para indicar qu materia reprobaste o te felicite porque aprob la materia. Observa la siguiente imagen:

Cuando presiones ACEPTAR te debe de quedar de la forma siguiente:

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5. 6. 7.

Por ltimo calcula el promedio ms alto que tuviste en el parcial Icon la funcin MAX y la calificacin ms baja en el SEMESTRAL con la funcin MIN Graba con el nombre de actividad9 Solicita al profesor que revise tu actividad.

ACTIVIDAD 10 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:


En Matemticas I, aprendiste a utilizar la frmula general para la solucin de ecuaciones de segundo grado.

b 2 b 2 4ac x 2a

Recuerda que el discriminante (b2 4ac) es lo que est dentro de la raz cuadrada, y nos puede proporcionar tres posibles valores:

Un valor mayor que cero indica que la ecuacin tiene dos soluciones reales. Si el resultado es cero, tiene una solucin. Si obtenemos un valor negativo, la ecuacin no tiene solucin en nmeros reales (por la raz de un nmero negativo).

Elabora una hoja de clculo donde mediante una frmula enves un mensaje que informe si el discriminante result negativo, pero si el valor de ste es mayor o igual que cero, calcular las soluciones de la ecuacin de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente que sepas que Excel cuenta con la funcin =RAIZ(nmero), la cual obtiene la raz de un nmero, en el parmetro nmero se le puede dar un valor numrico, frmula o el valor de una celda. Este es un ejemplo de cmo puede quedar, pero podemos disearla a tu gusto y conveniencia.

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Observa la ubicacin de las variables a, b y c, estn en B5, E5 y H5 respectivamente, entonces escribimos la frmula para obtener el discriminante en C7: =(E5*E5)-(4*B5*H5) Lo que equivale a la frmula b2 4ac Luego escribiremos una frmula para emitir un mensaje en caso de tener un resultado positivo, uno negativo o cero, para lo que en I7 podemos escribir: =SI(C7=0,"T.C.P.",SI(C7>0,"Ecuacin de segundo grado","No hay soluciones")) Si te fijas, hay una funcin SI dentro de otro SI, a esto se le conoce como funciones o ciclos anidados, es decir, una funcin dentro de otra. La funcin verifica que si el discriminante (C7) es cero, determina a un trinomio cuadrado perfecto, si no lo es, contina la verificacin preguntando si C7 es positivo, lo cual nos dara una ecuacin con dos soluciones y por ltimo, si no es ninguna de las dos, pues slo queda que C7 sea negativo por lo que mandar el mensaje de que no hay soluciones. Por ltimo, si quieres saber cules son las soluciones x1 y x2, puedes evaluarla con la frmula general, aprovechando que ya tienes el valor del discriminante en C7. Escribe en D9 lo siguiente: =SI(C7>=0,(-E5+RAIZ(C7))/(2*B5),"Raz negativa") Ahora en I9 escribe: =SI(C7>=0,(-E5-RAIZ(C7))/(2*B5),"Raz negativa") Debes tener en cuenta la importancia de los parntesis, -b se suma y resta con la raz del discriminante y despus se divide entre 2a, el uso de parntesis es forzoso. Lo que la funcin hace es evaluar la frmula general slo para valores iguales o mayores que cero, pues de lo contrario, directamente enva el mensaje de que se trata de una raz de un nmero negativo. Observa que la nica diferencia en las dos frmulas es el signo que antecede a RAIZ(C7), que es la raz del discriminante.

Graba con el nombre de actividad10 7. Solicita al profesor que revise tu actividad.

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ACTIVIDAD 11 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:


Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dlares y dlares a pesos. En una celda capturars el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una ms para obtener tu resultado.

Graba con el nombre de actividad11 Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.3

Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas.

ACTIVIDAD 12 Lee el texto Libros en Excel posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Libros en Excel Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o ms hojas de clculo.Hay que recordar que una hoja de clculo es el documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro que puede utilizarse para organizar distintos tipos de informacin relacionada entre s. Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de ms de una hoja de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la misma hoja de clculo con sus datos correspondientes.

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Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que puede contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde estn ubicadas las etiquetas que identifican a cada una de las hojas.Excel comienza a trabajarun nuevo archivo, conteniendo tres hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente grfico.

Hojas

Podemos notar cul es la hoja activa slo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su color y el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos un clic en la hoja a la que queramos cambiar. Insertar una nueva hoja Para insertar una hoja: 1. 2. 3. Hacer clic en el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja. Seleccionar la opcin Insertar del men contextual. Seleccionar el icono Hoja de clculo. O presionar el icono a la derecha de Hoja3 o la combinacin Mays+F11.

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Para insertar varias hojas: 1. Mantener presionada la tecla MAYS (Shift) y, a continuacin, seleccionar tantas etiquetas de hoja de clculo existentes como las que deseas agregar al libro con un clic del mouse. Por ejemplo, si deseamos agregar tres hojas, simplemente seleccionamos tres hojas. Con el botn secundario del mouse, seleccionar la opcin Insertar del men contextual. Seleccionar el icono Hoja de clculo.

2. 3.

NOTA: Las nuevas hojas se insertarn a la izquierda de la hoja activa.

Eliminar hojas Este proceso implica borrar hojas que puedan tener informacin y que sta se pueda perder definitivamente, por lo que se debe tener cuidado al momento de realizar el proceso.

El procedimiento para eliminar hojas es muy parecido: 1. 2. Seleccionar las hojas que deseemos eliminar. En el men Edicin, haz clic en Eliminar hoja.

1. 2.

Seleccionar las hojas que queramos eliminar. Con el botn secundario del mouse, seleccionar la opcin Eliminar.

Cambiar el nombre a una hoja Para cambiar el nombre a una hoja sigue cualquiera de los siguientes pasos:

1. 2. 3. O 1. 2.

Seleccionar la hoja a la que deseemos cambiar de nombre. Con el botn secundario del mouse, seleccionar la opcin Cambiar nombre, en el men contextual. Escribir el nuevo nombre y presiona Enter.

Dar doble clic en la etiqueta de la hoja a la que queramos renombrar. Escribir el nuevo nombre y presionar Enter.

En ambos casos, podremos escribir el nuevo nombre directamente en la pestaa de la hoja .

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Agregar color a etiquetas de hojas Se puede cambiar la presentacin de las etiquetas, distinguindolas por algn color. 1. Hacer clic en el botn secundario en la etiqueta de hoja y a continuacin, en Colordeetiqueta.

2. Elegir el color que se desee y hacer clic en Aceptar.

La hoja activa estar solamente subrayada por el color elegido, mientras que la en hoja inactiva, su fondo ser del color seleccionado.

Hojas Inactivas

Hoja Activa

Establecer fondo a una hoja Una hoja tambin puede tener una imagen de fondo, o un relleno slido, para el caso de las hojas que contienen datos. Para establecer un fondo debemos realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la hoja en la que quieras agregar una imagen de fondo o trama.

2. 3.

En la pestaa Diseo de pgina, presionar el botn Fondo Seleccionar el archivo de grficos que vamos a utilizar como trama de fondo. El grfico se repetir para rellenar una hoja.

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Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, slo notars que el men cambia, el lugar donde estaba Fondo, ahora lo ocupa Eliminarfondo.

Mover o copiar hojas De la misma manera que existen varias formas de insertar y eliminar hojas, existen diferentes maneras para mover y copiar hojas. Se puede mover una o ms hojas en el mismo libro e incluso en diferentes libros. Para mover o copiar hojas: 1. 2. Abrir el libro que recibir las hojas. Cambiar al libro que contiene las hojas que deseamos mover o copiar y, a continuacin, seleccionamos las hojas. En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn derecho del mouse y luego en Mover o copiar hoja. En el cuadro Al libro, haz clic en el libro que recibir las hojas.

3. 4.

NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro. 5. En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la hoja delante de la que deseemos insertar las hojas copiadas o movidas. Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la casilla de verificacin Crear una copia.

6.

La forma ms fcil de mover hojas es dar clic y mantener presionado para arrastrar la hoja a la ubicacin deseada. Algo muy importante que se debe tomar en cuenta es que si se mueve una hoja de clculo,

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las operaciones o grficas que estn basados en datos de la misma se pueden volver imprecisos o errneos, por lo que hay que tener cuidado con las hojas que se movern o copiarn. Ocultar y mostrar hojas Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple requerimiento personal. Al ocultar una hoja, sta simplemente no aparecer donde estn las etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo estn en los mismos mens anteriores. Para ocultar hojas: 1. 2. Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar. En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn derecho del mouse y da clic en Ocultar. Las etiquetas desaparecern.

Para mostrar las hojas ocultas: 1. 2. Hacer lo mismo, slo que ahora da clic en Mostrar Aparecer el cuadro Mostrar con las hojas que actualmente estn ocultas, seleccionar las que quieras mostrar y dar clic en Aceptar.

Seleccin y edicin de hojas Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Es decir, lo que se vio anteriormente se puede aplicar no solamente a una hoja: sino a varias hojas al mismo tiempo. Para seleccionar: Una sola hoja Se debe: Hacer clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o ms adyacentes

hojas

Hacerclic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantener presionada la tecla MAYS (Shift) y hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja.

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Dos o ms hojas NO adyacentes

Hacerclic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de las dems hojas

Todas las hojas de un libro

Hacer clic con el botn secundario del mouse sobre cualquier etiqueta y elegir la opcinSeleccionar todas las hojas en el men contextual.

Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicar a todas por igual. Por ejemplo, si estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que escribamos lo estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estar aplicando simultneamente en las otras dos hojas. As mismo, los formatos de celdas, tipos de letras, fondos, etc., se estarn aplicando en las hojas seleccionadas.

ACTIVIDAD 13 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.

Cules son las formas de seleccionar varias hojas en un libro? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Cul es el procedimiento para cambiar el color de fondo de una etiqueta? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2.

3.

Qu pasa si al seleccionar dos o ms hojas, escribimos algo en una celda? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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4.

Cmo le pones fondo a una hoja? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5.-Cmo eliminas una hoja? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6.- Cmo mueves o copias el contenido de una hoja? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 14 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1. Realiza una hoja de clculo donde podamos cambiar automticamente de hojas (haremos uso de hipervnculos, que se trataron en el primer mdulo). 2. En la primer hoja, asgnale el nombre de INICIO e inserta cinco figuras geomtricas (Tringulo, Cuadrado, Trapecio, Crculo, Pentgono regular).

3. Inserta igual nmero de hojas, una para cada figura. 4. Al hacer clic en la figura, nos debemos cambiar a la hoja correspondiente, usando hipervnculos. En cada hoja escribe la frmula para encontrar el rea de la figura y agrega un botn que nos lleve al Inicio. Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuacin de la recta olas cnicas y su ecuacin caracterstica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemticas III).

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Observa cmo nos cambiamos a la hoja correspondiente al crculo, en ella encontraremos la frmula y el botn que nos llevar a la hoja Inicio.

5. Graba con el nombre de ACTIVIDAD 14 6. Solicita al profesor que revise tu actividad.

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2.4

Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo.

ACTIVIDAD 15 Lee el texto Validacin de datos posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Validacin de datos Cuando se est utilizando un sistema de computadora es comn que cuando algn proceso no est permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en una tienda, si se intenta vender un producto que se termin en inventario, la computadora podra arrojar un mensaje que diga No hay existencia del producto. Otro ejemplo sera al intentar dar como fecha el 30 de febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar un mensaje de advertencia diciendo algo como Fecha invlida. Excel cuenta con la validacin de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de datos que no estn permitidos en nuestra hoja de clculo. Qu pasara si intentas pasar tus calificaciones a Excel? Si no realizas la validacin, podras ingresar calificaciones como un 11 un -3, pero si aprendes este tema, podremos restringir que la celda slo reciba valores de 0 a 10. Esto no slo es vlido con nmeros, podemos restringir el ingreso de texto, fechas, nmeros o personalizar a tu conveniencia.

Designar entradas de celda vlidas 1. 2. Seleccionar las celdas que desees validar. En la pestaa Datos, haz clic en Validacin de datos

3.

Especifica el tipo de validacin que desees:

Podremos darnos cuenta que en el cuadro Permitir:podemos elegir entre diferentes opciones, Nmero entero, Decimal, Fecha, HorayLongituddetexto mostrarn las mismas opciones, mientras que laLista mostrar opciones un poco diferentes y Personalizada espera una validacin para alguna frmula en especial.

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En el caso de las primeras, se esperar primero alguna restriccin que est en el cuadro Datos, tal como se muestra en la figura de la derecha, y dependiendo de la restriccin, sern los valores que se esperarn. Por ejemplo, si quiero permitir valores que estn en el rango de 6 a 10, pues en Datos se tiene que poner entre, luego, como valor mnimo se debe dar el 6 y el 10 como valor mximo. Si se quiere permitir un texto o nmero especfico, en Datos se tendra que elegir iguala y en la nica opcin de valor, dar el dato deseado.

En el ejemplo podemos ver que se est restringiendo a que slo se acepten valores entre el cero y el diez.

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Mensaje Entrante En la misma pantalla podemos modificar el mensaje de entrada. Seleccionar la pestaa Mensaje de entrada y enseguida introduce los datos mostrados en el cuadro Ttulo y Mensajedeentrada. Si dejas marcada la casilla de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar celda, el mensaje aparecer al seleccionar las celdas validadas con el fin de dar aviso al usuario que las celdas permiten slo algunos valores.

Si no quieres que aparezca este mensaje, simplemente desactiva la casilla de verificacin.

Mensaje de Error Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrar cuando se intente ingresar un dato que no est permitido.

Sin embargo; la ventaja de esta caracterstica es que podemos personalizar esta ventana. Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar.

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Enseguida, abre la ventana de Validacin de datos, podremos ver que cuenta con un cuadro donde se puede modificar el Ttulo y el Mensaje de error: pero tambin tiene las opciones de Estilo, las cuales tienen sus propias caractersticas, aunque el mensaje sea exactamente el mismo: Grave Los valores que se introduzcan NO se aceptarn hasta que se d un valor permitido o cancelar el proceso.

Advertencia En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo requiere lo podr introducir contestando S.

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Informacin Aqu solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se est permitiendo el dato.

Formatos condicionales Cuando preparamos una hoja de clculo es comn que sea necesario controlar los resultados de ciertas cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo, sera importante saber cuando la produccin de manzanas disminuye de tal manera que no podemos surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel nos permite asignar un formato condicional. Este formato considera el valor de la celda y asigna el formato en funcin de los resultados esperados. Para asignar un formato condicional seleccione de la pestaa Inicio, la opcin Formato condicional.

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Vers varias opciones donde se condiciona el formato de la celda de acuerdo a determinado valor. Por ejemplo, si queremos que Excel nos avise con un color cuando nuestras ventas diarias no rebasen los 500 pesos, seleccionamos la opcin Es menor que Las cajas de dilogo cambiarn dependiendo de la opcin que elijas.

Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto formato. Pero nosotros tenemos la opcin para darle el formato que deseemos. Para eso, en el botn Formato condicional, seleccionamos la opcin Nueva regla.

Aparece un cuadro de dilogo donde estn todas las opciones donde, por ejemplo, si quieres resaltar tus buenas calificaciones que estn entre 9 y 10, tienes que seleccionar Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan, Valor de la celda estar entre 9 y 10.

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Presionamos el botn Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso se abrir el cuadro de dilogo siguiente:

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ACTIVIDAD 16 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.

Para qu sirve la validacin de datos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Da un breve ejemplo en el que pudieras utilizar la validacin de datos: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2.

3.

Cul es la diferencia entre el Mensaje de error y el Mensaje entrante? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Mencionalos estilos de error en la validacin de datos: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Para qu crees que sirve el formato condicional?: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4.

ACTIVIDAD 17 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Elabora tu boleta de calificaciones validando la informacin que ingreses, es decir, slo nmeros del cero al diez para el parcial I y II, enviars un mensaje de error donde diga Slo calificaciones de 0 a 10. Nmeros del 0 al 5 para el parcial III y semestral, enviars un mensaje de error donde diga: Slo calificaciones de 0 a 5.

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Puedes utilizar el Ejercicio 1 realizado en Frmulas y Funciones (Resultado 2.2).

Realzalo de la siguiente forma:

Marca las celdas a las cuales le vas a validar los datos

Selecciona la opcin VALIDACIN DE DATOS del men DATOS

Selecciona la opcin de validacin de datos para que te muestre la ventana en la que tienes que llenar las opciones como se muestra en la imagen siguiente:

Da clic en aceptar para que se graben los cambios


Ahora puedes capturar los datos, si intentas meter valores fuera del rango que indicaste te mostrara el siguiente mensaje de error:

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Graba con el nombre de ACTIVIDAD17 Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.5

Crear temas que correspondan al formato requerido.

ACTIVIDAD 18 Lee el texto Temas, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Temas Los temas son los que se muestran en la galera Temas. Aunque un tema puede ser un tipo de archivo independiente, cada documento que se cree en la Versin de Office 2007 tiene un tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado). Los temas integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos del tema se aplican a todas las partes del documento, incluido el texto y los datos. En Excel 2007, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haz clic en Temas y podemos buscar ms en Ms temas en Microsoft Office Online.

Colores del tema Cambiar los colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema) es el cambio ms drstico que puede hacer en un documento de Office, salvo cambiar el tema. Con un solo clic puede cambiar la tonalidad de un documento de informal a formal, o viceversa, cambiando los colores del tema.

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Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales son para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre ser visible sobre colores oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre ser visible sobre colores claros. Los seis colores siguientes son colores de nfasis que siempre son visibles sobre los cuatro colores de fondo posibles. Los dos ltimos colores, que no se muestran en la imagen siguiente, estn reservados para los hipervnculos visitados (hipervnculo visitado: hipervnculo de un destino que se ha visitado. Una vez que se visita un hipervnculo, cambia de color). Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a menudo son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda cambiar los colores en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la apariencia adecuada. Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre del tema representan los colores de nfasis e hipervnculo de ese tema. Si cambia cualquiera de estos colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el botn Colores y junto al nombre Tema se actualizarn segn corresponda. Los colores del tema se muestran en todas las galeras de colores junto con un conjunto de tonos y matices que se basa en dichos colores. Puede seleccionar colores de este juego ampliado para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema, tambin cambia la galera de colores y los colores aplicados a todo el contenido del documento que utiliza los colores del tema. En la galera Colores del tema se muestran todos los conjuntos de colores de los temas integrados. Para crear sus propios colores del tema, en el grupo Temas, haga clic en Colores y luego en Crear nuevos colores del tema.

Estilos de celda de Excel Un estilo de celda es un conjunto definido de caractersticas de formato, como fuentes (fuente: diseo grfico aplicado a todos los nmeros, smbolos y caracteres alfabticos. Tambin se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes tamaos, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita), tamaos de fuente, formatos de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para impedir que otras

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personas realicen cambios en determinadas celdas, tambin puede utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas. Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. Tambin puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo propio. Los estilos de celda se basan en el tema (combinacin de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una seleccin nica de documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.

ACTIVIDAD 19 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.

Qu son los temas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Qu son los temas integrados? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2.

3.

Qu representa los cuatro primeros colores horizontales del tema? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Qu representan los seis colores siguientes? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4.

5.

Los dos ltimos colores qu representan?


______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

6. Qu es un estilo de celda?
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 20 Ingresa a Excel Abre la prctica de la boleta de calificacin Aplcale un tema Grbala con el nombre de ACTIVIDAD20 Llama a tu profesor para que te revise.

2.6

Trabajar con listas de datos.

ACTIVIDAD 21 Lee el texto Tablas de datos, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Tablas de datos (listas de datos) Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista, aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas.

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Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Hojas de Clculo

Cmo planear una lista? Cuando planees una lista, considera la informacin que contendr la lista y cmo trabajars con la informacin hoy y en un futuro, antes de empezar a introducir informacin en la hoja de clculo haz las siguientes consideraciones: Identifica el propsito de la lista. Determina el tipo de informacin que debe contener la lista. Planea la estructura de la lista. Determina los campos que conforman un registro. Anota los nombres de los campos. Los nombres de los campos pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Los nombres de campo aparecen en la primera fila de una lista. Determina cualquier formato especial de nmero que requiera la lista. Casi todas las listas contienen texto y nmeros. Se debe considerar que algunos campos requieren prefijos o formato especial de nmeros. Como Excel elimina cualquier cero al principio de un nmero, se debe introducir un apstrofo (), como en el caso de tu matrcula de Cobach, por ejemplo, si escribes en Excel 00403343, se eliminarn los primeros ceros, por lo que hay que escribir 00403343 para que se conserven.

Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. SeleccionarTabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

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Utilizar Software de Aplicacin para Elaborar Hojas de Clculo

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin. La lista tiene encabezados. Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en la tabla, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y pulsar en el icono Formulario, el cual por default, no est en la cinta de opciones por lo que habr que agregarla tal como lo vimos al inicio de este mdulo.

Cuando est listo, podremos ver este icono.

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Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto, introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Luna en el campo Apellidos, escribimos Luna en Apellidos y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de apellido Luna.

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Modificar la estructura de la tabla Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los datos seleccionados; pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos Estilo de la tabla en la pestaa de Diseo de la tabla.

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Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc.,como a cualquier celda de la hoja de clculo. En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

Ordenar una tabla de datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece, pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por grupo ms el primer apellido, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar segn), y Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro podemos ver que la ordenacin se har del grupo con el nmero de menor nmero al mayor, una vez hecho esto, se ordenarn por apellido. As tendremos todos los grupos ordenados y a su vez, cada grupo estar ordenado alfabticamente.

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Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

ACTIVIDAD 22 Contesta correctamente las siguientes preguntas:


1. Qu es una tabla? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Cules son los puntos que debes de considerar para planear una lista? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Cules son los pasos que tienes que seguir para modificar una tabla? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2.

3.

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4.

Qu es el estilo de la tabla? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Cmo puedes ordenar una tabla de datos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Cules son los pasos a seguir para crear una tabla? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

ACTIVIDAD 23 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Crea una lista con 5 campos (nombre, apellidos, edad, fecha de nacimiento, telfono y correo electrnico) Captura 20 registros completos Modifica los datos de la tabla (por lo menos 3 registros) Ordena los datos de la tabla de acuerdo a la edad Aplcale un estilo a la tabla Graba con el nombre de Actividad23 Llama a tu profesor para que te revise.

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2.7

Filtrar el contenido de un rango de datos.

ACTIVIDAD 24 Lee el texto Filtros, presentan: posteriormente contesta las preguntas que se te

Filtros Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Para tener una idea de qu campos son mayores que otros, tomando en cuenta que hay diferentes tipos de datos como: texto, fecha, numrico, moneda, etc., veremos la siguiente tabla: Lpez 6/5/2005 00405432 $15,000 es mayor que es mayor que es mayor que es mayor que Chvez 15 de diciembre, 2004 311264 $1,250

Ahora s, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que los caracterizan:

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Si presionas en la flecha de cualquiera de los campos, se desplegar el siguiente men donde algunas de las opciones mostradas son: Ordenar de menor a mayor. Ordena la lista de acuerdo al campo seleccionado en orden ascendente. Ordenar de mayor a menor. Ordena la lista de acuerdo al campo seleccionado en orden descendente. Ordenar por color. Filtros de nmero.

En la parte de abajo estn seleccionados los valores de los registros, si queremos filtrar de acuerdo a un valor activamos o desactivamos la casilla. Si seleccionamos solamente el 6:

Por lo que mostrar slo los registros cuya calificacin sea 6.

Si seleccionamos Filtros de nmero al momento de desplegar la informacin en cualquiera de los campos, aparece una serie de opciones de donde elegiremos la que necesitemos.

Diez mejores

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Personalizar

ACTIVIDAD 25 Contesta correctamente las siguientes preguntas:


1. Qu entiendes por filtros? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Qu son los rangos con filtros? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Cules son los comandos para aplicar filtros? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2.

3.

ACTIVIDAD 26 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente: 1.- Abre tu archivo ACTIVIDAD23, que hiciste en la actividad anterior. 2.- Aplica filtros solamente para tus amigos que van a cumplir aos en el presente mes. 3.- Graba con el nombre de ACTIVIDAD24 4.- Llama a tu profesor para que te revise.

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2.8

Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

ACTIVIDAD 27 Lee el texto Grficos, presentan: posteriormente contesta las preguntas que se te

Grfico Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Excel ofrece 14 tipos de grficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un grfico hay que basarse en la forma del rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas. Un grfico se puede crear directamente en una hoja de clculo que se mostrar en pantalla y se guardar como parte de la misma: a esto se le llama grfico incrustado. O bien, se puede crear un grfico como un documento separado en su propia ventana. Los grficos se vinculan a los datos de la hoja de clculo a partir de los que se generaron y se actualizarn cuando se actualiza la hoja de clculo. Insertar un grfico Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada grupo durante el semestre:

La seleccionamos y en la pestaa Insertar encontraremos el siguiente grupo:

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Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botn de la esquina inferior para que se muestre el siguiente cuadro:

Seleccionaremos, slo a manera de prctica, la grfica de Columnas 2-D.

Aparece la siguiente grfica y la cinta de opciones cambia:

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Observemos que la grfica tom tambin los valores de los grupos, y lo que necesitamos son slo los promedios. En la tabla podemos ver que est remarcada, basta con elegir el rango y ajustarlo slo a los promedios y quedar listo.

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Para modificar el diseo de nuestro grfico, podemos ver el grupo Diseos de grfico de la pestaa Diseo. Ttulos En este cuadro estn las opciones para agregarle un texto tanto al eje de categoras (X) y (Y), as como al ttulo del grfico, obviamente las categoras (X) se presentarn en forma horizontal en la parte inferior y superior (en caso de que exista segundo eje). El eje de categoras (Y) se mostrarn en forma vertical a la izquierda, y en caso de que tenga un segundo eje de valores, el texto aparecer a la derecha.

Rtulos de datos Cada punto representado en la grfica, ya sea por una barra o una lnea se basa en un dato que proviene de la hoja de clculo, este valor recibe el nombre de Rtulo. Al seleccionar la pestaa Rtulo de datos las opciones que se ofrecen variarn de acuerdo a las casillas de verificacin que se elijan.

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Clave de leyenda, lo que har simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura anterior correspondiente al punto Leyenda) en los rtulos de la grfica.

Leyenda El cuadro que aparece abajo de la grfica es precisamente la leyenda a la que nos referimos. Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla de verificacin Mostrar leyenda. La ubicacin se puede modificar slo con un clic en cualquiera de las diferentes opciones que hay en esta columna. Eje Las opciones en esta pestaa sirven para mostrar u ocultar tanto el eje principal como el secundario. Para hacerlo, slo activa o desactiva las casillas de verificacin correspondiente a los ejes.

Lneas de divisin Simplemente son lneas que se marcan en el grfico para el eje de categoras (X) y (Y), en el eje principal y secundario. Si activamos las casillas de verificacin, irn apareciendo las lneas de divisin correspondientes. Si seleccionamos la casilla Valor, la grfica quedar, mostrando los valores de cada dato de la siguiente manera. Escala Se refiere a la cantidad de divisiones que llevar la grfica, as como las dimensiones de dichas divisiones, tal como lo haramos al trazar una grfica en matemticas, donde nosotros podemos decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc. Aqu podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imgenes.

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ACTIVIDAD 28 Contesta correctamente las siguientes preguntas:


1. Qu es un grfico? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ En qu se tienen que basar para crear un grfico? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Qu es un grfico incrustado? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un grfico: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2.

3.

4.

5.-

Qu representan las siguientes opciones en los grficos de Excel? Ttulos:


______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Rtulos de datos: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Leyenda:
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Lneas de Divisin:
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Escala: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 29 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrs este resultado. Modifica las opciones del grfico para que la leyenda est abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos de 25 unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un tamao de letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los rtulos de datos. El resultado debe ser algo como la siguiente grfica:

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150 125 100 75 50 25 0 E mp le a d o 1 Em p le a d o 2 Em p le a d o 3 Em p le a d o 4 Em p le a d o 5


110 98 112 10 9 10 2 89 97 93

10 5

10 7 10 1 97

10 2 10 4 96 88

10 5 94

10 4

10 0

T rim e s tre 1

T rim e s tre 2

T rim e stre 3

T rime s tre 4

ACTIVIDAD 30 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Utilizando grficos de dispersin XY, obtn las graficas de las funciones y=x, y=x2, y y=x . Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parmetros de la funcin y observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un nmero o si le sumas o restas una cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, oy=x+3. Podemos hacer algo parecido a esto:
3

Y =x
1 0 .0 0

8 .0 0

6 .0 0

4 .0 0

2 .0 0

0 .0 0 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4

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ACTIVIDAD 31 Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:


Traza la siguiente grfica. Observemos y lee detenidamente la explicacin que se encuentra bajo la imagen.

Donde las entradas de los valores de x varan, en este caso, de 0 a 360. Los valores de y estn dados por la funcin =SENO(nmero), la cual viene incluida en Excel, slo que esta funcin evala radianes, por lo que una simple conversin que se vio en segundo semestre (Bloque VI) basta para obtener los resultados correctos =SENO(nmero*PI()/180), donde =PI() es el valor numrico de (3.14159).

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INSTRUMENTOS DE EVALUACIN I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIN: NOMBRE DEL CANDIDATO: IECL Cdigo Perfil de la NTCL que se evala
Utilizar software de aplicacin para elaborar documentos de texto. UNIDAD 1 Utilizar software de aplicacin para la elaboracin dedocumentos. Utilizar software de aplicacin elaborar hojas de clculo. para

Ttulo

Utilizar software de aplicacin para elaborar bases de datos

Unidad: Cdigo

Ttulo

Nivel

Elementos: Referencia Cdigo


Intento de evaluacin 1 Domina el contenido Juicio de la Evaluacin del Submdulo 2

Ttulo
Intento de evaluacin 2 No domina el contenido Con letra Con nmero Intento de evaluacin 3

Resultado de Aprendizaje R.2.1 R.2.2 R.2.3 R.2.4 R.2.5 R.2.6 R.2.7 R.2.8

Juicio de evaluacin Con letra Con nmero

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Modificar las opciones de Excel. CONTENIDO 1.- Establece las opciones para personalizar la barra de herramientas de acceso y los mtodos abreviados del teclado. 2.- Manipula las opciones ms populares de Excel (opciones principales para trabajar con Excel, opciones al crear nuevos libros y opciones para personalizar la copia de Microsoft office). 3.- Manipula las opciones relativas al clculo de frmulas, rendimiento y tratamiento de errores. 4.- Manipula y establece el modo en que Excel corrige y aplica el formato a su texto. 5.- Personaliza la forma como se guardan los libros de trabajo en Excel. 6.- Establece y modifica las opciones avanzadas para trabajar con Excel. Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel. CONTENIDO 1.- Elabora frmulas, utilizando variables y constantes. 2.- Elabora frmulas, utilizando referencias relativas, absolutas y mixtas. 3.- Elabora frmulas, utilizando referencias a otras hojas. 4.- Elabora frmulas, utilizando referencias a otros libros. 5.- Utiliza funciones de fecha y hora. 6.- Utiliza funciones de matemticas y trigonomtricas. 7.- Utiliza funciones de estadstica. 8.- Utiliza funciones de texto. 9.- Utiliza funciones lgicas. Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas. CONTENIDO 1.- Inserta una hoja nueva al libro de trabajo. 2.- Cambia de nombre a las etiquetas de las hojas. 3.- Agrega color a las etiquetas de las hojas. 4.- Establece fondo a las hojas del libro. 5.- Mueve una hoja de lugar. 6.- Copia hojas del libro de trabajo. 7.- Oculta hojas del libro de trabajo. 8.- Muestra las hojas ocultas del libro. 9.- Eliminas hojas del libro. 10.- Selecciona y editas hojas adyacentes del libro. 11.- Selecciona y edita hojas no adyacentes del libro. 12.- Selecciona y edita todo el libro. Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo. CONTENIDO 1.- Aplica las reglas de validacin para la introduccin de valores permitidos en las celdas. 2.- Configura y establece mensajes entrantes en la validacin. 3.- Configura y establece mensajes de error en la validacin. 4.- Comprueba la aplicacin de las reglas de validacin. Crear temas que correspondan al formato requerido CONTENIDO 1.- Crea temas en los libros de la hoja electrnica de clculo. S NO N/A S NO N/A S NO N/A S NO N/A S NO N/A

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2.- Aplica formato condicional para las celdas de acuerdo al valor dado. 3.- Comprueba la aplicacin de las actividades anteriores. Trabajar con listas de datos. CONTENIDO 1.- Crea listas de datos en los libros de la hoja de clculo. 2.- Ordena listas de datos generadas en la hoja de clculo. 3.- Realiza el llenado de series. 4.- Aplica subtotales a un lista o rango especfico de celdas. Filtrar el contenido de un rango de datos. CONTENIDO 1.- Utiliza el autofiltro para organizar una tabla de datos. 2.- Utiliza filtros avanzados para organizar un rango de datos. 3.- Ordena la informacin filtrada de acuerdo a los criterios establecidos. 4.- Elimina o borra filtros que ya no se ocupen. Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes. CONTENIDO 1.- Crea grficas para representar los datos de una hoja de clculo. 2.- Selecciona el tipo adecuado de grfica de acuerdo con los datos proporcionados. 3.- Asigna ttulos a las grficas. 4.- Establece el eje secundario de las grficas. 5.- Configura las lneas de divisin de las grficas. 6.- Agrega leyendas y rtulos a las grficas. 7.- Modifica las escalas. 8.- Cambia el tipo de marco de las grficas. 9.- Modifica el aspecto de la grfica. 10.- Modifica el diseo de la grfica. 11.- Cambia la ubicacin de la grfica. S NO N/A S NO N/A S NO N/A

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Submdulo

PROPSITO:

Al trmino del mdulo el alumno ser competente para utilizar software de aplicacin en la elaboracin de bases de datos.

El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que aprendas a disear, estructurar y crear una base de datos. Por lo que como proyecto elaborars el diseo de una base de datos en Microsoft Access con las caractersticas siguientes: En equipo de tres integrantes Cada equipo seleccionar un tema diferente. (Biblioteca, Boutique, Restaurant, Zapatera, Revistas, Control Escolar, Tarjetas de Crdito, Venta de Celulares, etc) 3 tablas Las tablas tienen que estar relacionadas por el campo principal. 2 consultas con criterios diferentes 3 formularios (uno por tabla) 2 Informes (uno por consulta) COMPETENCIAS: Utilizar software de aplicacin en la elaboracin de bases de datos

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CONTENIDO
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Modificar las opciones de Access. Crear base de datos para administrar informacin. Editar y modificar bases de datos. Disear formularios personalizados. Realizar consultas a la informacin de las bases de datos. . Disear informes personalizados. Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas. Importar y exportar datos. ACTIVIDAD 1

En binas lee la competencia que alcanzars al trmino del submdulo, posteriormente responde las preguntas y termina comentando tus respuestas a travs de una discusin guiada por el docente a la vez que atiendes las explicaciones y ejemplos del mismo.
1.- Qu competencia voy a desarrollar? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 2.- Para qu me va a servir? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3- En qu momento creo que puedo aplicar la competencia? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 148

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ACTIVIDAD 2 Lee el texto Introduccin, posteriormente contesta las preguntas que se encuentran al final de la lectura. INTRODUCCIN
UnaBase de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especfica. as, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillascomomantenerunregistrodenuestracoleccindediscosdemsica,hastallevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Microsoft Access esunpotentesistemadeadministracindeBasesdeDatos

relacionales que no son otra cosa ms quedocumentoscombinadosdondesedivide la informacin por partes de objetos especializados. As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra

lasTABLAS, se crea una para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. LasCONSULTASseutilizanparalocalizaryrecuperar los datosespecficosque cumple unas determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, adems, actualizar varios registros al mismo tiempo, as como realizar operaciones de muy diversas ndole con los datos almacenados en las tablas. Porotrolado,losFORMULARIOSpermiten visualizar, introducirymodificarlos

datosdelastablasdeunaformamuysencillayamena. Alabrirunformulario,Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistenteparaformularios,omanualmentedesdeel principio por el propio usuario. Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen clculos basadosen los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catlogos, listas de nombres y direcciones oetiquetas postales. Todosloselementosanteriores(yalgunos ms,como MacrosyMdulos)estn

organizados en Access en la ventana Base de Datos.

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En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la pgina que corresponde a cada una de las categoras de objetos que hemos descrito anteriormente.

/ Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros estn ordenados para su fcil localizacin y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos digital. Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas gestores de bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan informacin y permiten su posterior consulta. Dnde se utilizan las bases de datos? Bsicamente en cualquier lugar donde se trabaje con una computadora. La agenda telefnica que tiene tu telfono celular es una base de datos, tu boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compaa de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avin. En fin, las aplicaciones actuales son muchsimas.

De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de textos y hojas de clculo, las bases de datos no son la excepcin. Slo por mencionarlos, aqu te mostramos los nombres de algunos de ellos:

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Oracle. MySQL. Foxpro. Access. Interbase. Microsoft SQL Server.

Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es ste el que estudiaremos en este mdulo. Caractersticas de las bases de datos

Una base de datos se compone de tablas. No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro. Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas). Existe una relacin entre las tablas, se lleva a cabo por medio de la clave principal o campo llave.

Ventajas de las bases de datos

Obtener ms informacin: La base de datos facilita al usuario obtener ms informacin debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios (si se tiene el privilegio). Compartir los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si estn autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido como por ejemplo la direccin de un cliente, todos los usuarios que pueden acceder ese dato, vern inmediatamente el cambio efectuado. Se refuerza la estandarizacin: Debido a lo que se mencion previamente, es ms fcil estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc. Consistencia: Al controlarse la redundancia, cuando actualizas un dato, todos los usuarios autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estn trabajando en distintos sistemas. Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones. Seguridad:La Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de seguridad para distintos tipos de Usuarios. En COBOL esta opcin tendra que programarse. Flexibilidad y rapidez al obtener datos - Aqu el usuario puede fcilmente obtener informacin de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones

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ACTIVIDAD 3 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por una base de datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2. En qu se puede aplicar una base de datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

3. Menciona los elementos primarios de una base de datos: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Cmo se les conoce a los programas que manejan las bases de datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5. Menciona 3 caractersticas de las bases de datos: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

6. Menciona 3 programas de bases de datos: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 152

Utilizar Software de Aplicacin en la Elaboracin de Bases de Datos

7. Menciona 5 ventajas de utilizar las bases de datos: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 4 Lee el texto ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007, posteriormente realiza la actividad que se encuentra al final de la lectura.
ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007 Arrancar y cerrar Access 2007 La forma tpica es dar doble clic en el icono de Access si ste se encuentra en el escritorio o en el men Inicio si ya se haba abierto recientemente. Si no lo est, presionamos el botn Inicio, luego a Todos los programas y buscamos la carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ah, encontraremos el icono de Microsoft Access.

La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta:

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Si damos un clic en Base de datos en blanco, nos pedir con anticipacin el nombre de nuestra base de datos.

Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y accedemos a la pantalla principal.

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

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La barra de acceso rpidocontiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar, Imprimiro Deshacer. La Cinta de Opciones La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido. En algunos momentos, algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Panel de exploracin:El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos. El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botn Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario ) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana.

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
En el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo.

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ACTIVIDAD 5 Coloca el nmero del nombre, dentro de cada recuadro segn le corresponda

1. Barra de acceso rpido 2. Botn office 3. Cinta de opciones 4. Panel de exploracin 5. Botones de comando 6. Cinta de opciones 7. Botones de control 8. Botones de visitas 9. Barra de estado 10. Barra de titulo

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3.1

Modificar las opciones de Access

ACTIVIDAD 6 Ingresa a Access 2007, Abre la seccin de OPCIONES DE ACCESS revisa el men de opciones que te muestra y responde cada una de las preguntas que se te presentan.

Para que puedas ingresar a las opciones ms frecuentes de Access es necesario que sigas los pasos siguientes:

1.- Clic en la flecha de la barra de acceso rpido. . 2.- En la ventana que despliega selecciona ms comandos para que ingreses a la ventana de opciones de Access.

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Desde esta ventana puedes modificar todas las opciones de Access.

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Opciones ms Frecuentes

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

En qu momento pudieras aplicar estas opciones? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Opciones para la base de datos actual

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En qu momento pudieras aplicar estas opciones? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Opciones para la hoja de datos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En qu momento pudieras aplicar estas opciones? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Opciones para diseadores de objetos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En qu momento pudieras aplicar estas opciones? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Opciones de revisin

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En qu momento pudieras aplicar estas opciones? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Opciones avanzadas de Access

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opcin: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En qu momento pudieras aplicar estas opciones? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

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Opcin de Personalizar. En esta opcin vamos a personalizar la banda de opciones, de tal forma que slo coloques los botones que mas utilizas.

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Para modificar la barra de herramientas sigue los pasos siguientes: 1.- En la opcin de comandos disponibles: selecciona el men de opciones que deseas personalizar.

2.En personalizar barra de herramientas de acceso rpido puedes seleccionar para todo los documentos. Esto es que la barra que modifiques estar disponible en todos los documentos que crees.

3.- Selecciona el botn que desees que aparezca en tu barra, despus da clic en agregarpara pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic en el botn de quitar si deseas eliminarlo de la lista que estas generando.

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4.- Observa como los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra de opciones.

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

Agrega ms botones a la barra de acceso rpido y redacta tus comentarios sobre el proceso que seguiste.

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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3.2

Crear base de datos para administrar informacin.

Conceptos bsicos de Access

ACTIVIDAD 7 Mediante unabsqueda enInternet, define los siguientes conceptos bsicos de Microsoft Access: Base de datos: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Access: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Tabla: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Campo: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Registro: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Campo llave: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Consultas: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

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Formulario: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Informe: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 8 Para que puedas crear las tablas de tu base de datos es necesario que realices la lectura Crear una tabla de datos.
Crear una tabla de datos Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos. Las tablas, al igual que en Excel, se forman de columnas y renglones. Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el Nombre, otro sera la Direccin, otro la Fecha de Nacimiento. Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los campos agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente). Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le podemos llamar Base de Datos.

En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser: CAMPOS

Cdigo 100 REGISTROS 200 300

Nombre Daniel Ayala Toms Rentera Armando Rodrguez

Direccin Av. Lomas del Ro Calle Independencia Av. Puente Chico

Fecha de Nac. 10 deoctubre 29 de enero 12 de agosto

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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Existen diferentes formas de crear una tabla: El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta seccin de la gua. Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.

Clave principal Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen anterior puedes ver que por default viene nombrada como Id y est representada por una llave (tal vez porque clave y llave se escriben igual en ingls: key). Este campo es importante porque es como la tabla distinguir todos los registros de la tabla, asegurndose de que no se repitan. Adems, es indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas. Si por algn motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con que presionemos el botn Clave Principal ubicado en la pestaa Diseo en el Grupo Herramientas. El campo clave nunca tendr valores repetidos. Rellenaremos la rejilla, definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla, disearemos una donde se capturen las calificaciones de los alumnos de un grupo del COBACH. Observa que el campo clave es la matrcula, ya que en una misma institucin, cada alumno tiene su propia matrcula y sta no se repite. En COBACH, tu matrcula empieza con el ao cuando ingresaste seguido de un nmero consecutivo formado de cinco dgitos. Por ejemplo, 009 12345. Entraste en 2009, y eres el alumno 12345 que se inscribi. Cada campo debe tener un tipo de datos correspondientes, los diferentes tipos de datos los puedes observar al presionar el tringulo en cada tipo de datos. Cada tipo de datos tiene sus propias caractersticas, por ejemplo, puedes definir si el formato de nmero va a tener varios decimales.

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ACTIVIDAD 9 Ingresa a la ayuda de Access y llena la siguiente tabla descriptiva de los tipos de campos que puedes utilizar:
TIPO CONTENIDOYUSO TAMAO

Texto

Memo Numrico

Fecha/Hora

Moneda

Autonumrico

S/No

ObjetoOle

Hipervnculo

Datos adjuntos

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ACTIVIDAD 10 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por una Tabla de datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. De qu estn formadas las tablas en una base de datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Qu representan cada uno de los componentes de una tabla? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. De qu estn formadas las tablas en una base de datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Cules son las diferentes formas de crear una tabla? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6. Qu es la clave principal y que representa? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 11 Organzate en equipo de tres integrantes para qu empieces a realizar tu proyecto,selecciona el tipo de negocio para el que vas a crear tu base de datos (no tienen que repetirse). Cada integrante va a realizar una tabla con 7 campos y 20 registros para posteriormente establecer una relacin entre ellas. Sigue los pasos que a continuacin se te indican para crear la tabla.
Antes de empezar a crear tu tabla es recomendable que realices una lista de los campos que vas a trabajar as como el tipo de campo de cada dato. Por ejemplo una base de datos para una video va a tener: Una tabla para el registro de las pelculas. Otra tabla para las membrecas de los usuarios Una ltima tabla para llevar el control de los prstamos. La tabla para el registro de pelculas va a tener los campos siguientes:

CAMPO Pelcula Actor principal Gnero Clasificacin Duracin Idioma Subtitulada Resea Texto Texto Texto Texto Numero Texto Si/no Memo

TIPO

En base al ejemplo anterior escribe en la tabla siguiente los campos que vas a utilizar en tu tabla. CAMPO TIPO

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Comencemos abriendo el programa Access:


1. Selecciona el men inicio y la opcin todos los programas 2. Ir a la carpeta Microsoft Office y selecciona Microsoft Access 3. Aparecer la siguiente pantalla, presiona el botn Base de datos en blanco

4. Enseguida, escribe el nombre de la base de datos y da clic en el botn Crear.

(Te sugiero que el nombre de la base de datos sea el nombre del producto que vas a trabajar.)

5. A continuacin se activar la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a capturar los campos de la tabla, pero se recomienda que se trabaje a partir de diseo de tabla. Para eso cierra esta ventana.

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6. Para trabajar desde la ventana de diseo de tabla selecciona el men crear y da clic en Diseo de Tabla

7. En la ventana siguiente Introduce los campos de tu tabla y selecciona el tipo de campo, en la columna de descripcin puedes agregar un breve comentario sobre el tipo de dato que vas a introducir en ese campo, como se muestra en la ventana siguiente:

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8. Para guardar tu tabla slo da clic en el botn de guardar y escribe el nombre de tu tabla y presiona el botn aceptar. (Te sugiero que el nombre que asignes tenga relacin con los datos que vas a registrar en la tabla.)

Despus de grabar tu base de datos deber de quedar de la siguiente forma:


Puedes observar que en la barra de exploracin aparece el nombre de la tabla que acabas de grabar.

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9.- Despus de crear de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para realizar este procedimiento selecciona la tabla y da doble clic sobre ella

Captura en cada campo los datos correspondientes segn la indicacin de tu maestro. HASTA ESTE PUNTO DEBES DE TENER TERMINADA LAS TRES TABLAS DE TU PROYECTO (una por integrante de equipo).

ACTIVIDAD 12 Almacena las tres tablas que hiciste en equipo (recuerda que fue una tabla diferente por cada integrante de equipo) en una sola memoria USB para que las puedas juntar todas en una base de datos. Para realizar este proceso es necesario que sigas los pasos que se te indican en el punto 3.8 importar y exportar datos que se encuentra ms adelante. Conserva la base de datos con las tres tablas que acabas de generar porque continuaremos trabajando con ellas.

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3.3

Editar y modificar bases de datos.

ACTIVIDAD 13 Lee el texto Modificar tablas de datos, posteriormente preguntas que se te presentan.
Modificar tablas de datos Modificar el diseo de una tabla Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificacin en su diseo. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

contesta las

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada con anterioridad. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo: Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo: Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn Diseo. O bien de la pestaa

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Seleccionar toda la fila correspondiente al campo, haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.

Introducir y modificar datos en una tabla Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual.

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar Enter para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Enter para introducir los datos del segundo registro. En el momento que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla. Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla DELETE del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

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Si lo que queremos es modificar algn valor introducido, no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo, haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones, realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: Para ir al primer registro de la tabla. Para ir al registro anterior en la tabla. Para ir al registro siguiente en la tabla. Para ir al ltimo registro de la tabla. Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. Buscar y reemplazar datos Muchas veces necesitaremos buscar algn registro, conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde

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queremos buscar y finalmente, hacer clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio: Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones: Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porqu coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.

Si activamos la casilla Maysculas y minsculas difiere a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Jos no encontrar Jos). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.

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ACTIVIDAD 14 Menciona los pasos que tienes que seguir para realizar las siguientes actividades:

1. Modificar una tabla: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. Aadir un campo: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Eliminar un campo: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. Las 3 formas de introducir datos a una tabla: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Buscar y reemplazar datos en una tabla: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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ACTIVIDAD 15 Es importante que las tablas se encuentren relacionadas, por lo que es necesario que habrs tu base de datos y sigas los pasos que a continuacin se describen para que puedas establecer la relacin entre las 3 tablas.

1. Abre la base de datos. 2. Selecciona la pestaa de Herramientas de base de datos. 3. Selecciona el botn de Relaciones del grupo Mostrar u ocultar.

4.- En la ventana que a continuacin te presenta debers de seleccionar las tablas que vas a relacionar(en este caso son las tres) despus da clic en aceptar

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5.- Tus tablas deben de quedar agregadas de la siguiente forma:

6.- Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botn del mouse, arrstralo hasta el campo principal de la tabla secundaria. Al momento se soltar el botn del mouse aparecer el cuadro de dilogo Modificar relacionesque se observa abajo.

En el cuadro aparecer el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave, los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad referencial.
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7.- Haz clic en el botn Crear. Se crear la relacin y aparecer en la ventana de relaciones.

8.- Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas y cierras la ventana desde el botn cerrar que se encuentra al final de la banda de relaciones.

Contina conservando en tu memoria USB trabajando con ella.

tu base de datos ya que vamos a seguir

3.4

Disearformulariospersonalizados.

ACTIVIDAD 16 Lee el texto Los formularios a la vez que vas creando los formularios de tu base de datos. Debers de generar 3 formularios uno por cada tabla que tienes en tu base de datos, grbalos con el mismo nombre de las tablas.
Los formularios Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En este apartado veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo.

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Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaa Crear.

A continuacin se describen cada una de ellas: Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario, utilizando el asistente.

Crear formularios

1. Abre tu base de datos en la que tienes almacenada tus tres tablas para que puedas crear el formulario.

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2. Selecciona la base de datos a la que le vas a crear el formulario.

3. Da clic en Crear, enseguida en Formulario.

4. Automticamente, se creara el formulario con todos los campos que integran la tabla.

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5. Adems se activa la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar formato, Fuente, Formato, Lneas de divisin, controles como logotipo, titulo, fecha y hora, aspectos de lneas.

6. Tambin puedes utilizar la galera de Autoformato, la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y bordes, (aqu debes darle el formato que quieres que tenga tu pantalla cuando consultes tu tabla, utiliza tu creatividad).

7. Despus de aplicar el diseo que desees selecciona el botn Ver del grupo Vistas para que se genere el formulario, como lo muestra la imagen:

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8. Cuando termines de disear el formulario, grbalo, dando clic en el botn , de la Barra de herramientas de acceso rpido, si es la primera vez que la guardas debers asignarle el nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo: MEMBRESAS.

9. Puedes observar que en tu base de datos aparece tu formulario. Nota que el icono del formulario es diferente al de las tablas.

10. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos. 11. Cierras tu base de datos

Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario, posicionndonos en ste, en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin en el men contextual. O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.

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ACTIVIDAD 17 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por un formulario? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. Cules son las 4 formas de crear un formulario? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un formulario __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. Menciona los pasos que tienes que seguir para editar un formulario __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Para qu sirve la galera de autoformato? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6. Menciona los pasos que tienes que seguir para grabar el formulario __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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3.5

Realizar consultas a la informacin de las bases de datos.

ACTIVIDAD 18 Lee el texto Consultas a la vez que vas creando las consultas de tu base de datos. Debers de generar 2 Consultas con criterios diferentes.
Consultas Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Crear una consulta Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: 1. Abre tu base de datos.

2. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta que se encuentra en la pestaa Crear:

3. Muestra la ventana en la que tienes que seleccionar las tablas que deseas consultar, ahora selecciona la tabla y da clic en aceptar

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4. Despus de que agregues las tablas te debe aparecer la ventana siguiente

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrcula donde definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que se muestre en la consulta. Cada fila tiene un propsito: Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Criterios: Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por tanto, est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y y O. En este ejemplo colocamos un <6, lo cual indica que queremos que se nos muestre a los alumnos que en la primera calificacin obtuvieron menos de 6. 192

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5. Aadir campos Para aadir campos a la cuadrcula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del mouse arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

Como puedes observar ya aadimos los campos de las tablas que queremos consulta.

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6. Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta: Haciendo clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido, o bien Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn cerrar.

Puedes observar que el icono de la consulta es diferente al de las tablas y formularios.

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7. Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin, haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseo de la Consulta, haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostr los alumnos que obtuvieron menos de 6. Modificar el diseo de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el men contextual seleccionar Vista Diseo.

Combinar tablas Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho, si aadimos a la zona de tablas relacionadas, stas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.

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Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas. En el ejemplo se enlazan las dos tablas con un campo llave.

Aparece el recuadro donde podemos modificar las relaciones entre tablas.

Las tablas estn enlazadas por medio del campo llave.

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Cuando dos o ms tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.

ACTIVIDAD 19 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por una consulta? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una consulta: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Para qu sirven los criterios al momento de crear una consulta? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. Cmo puedes aadir un campo? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 5. Menciona los pasos que tienes que seguir para modificar una consulta: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

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3.6

Disear informes personalizados.

ACTIVIDAD 20 Lee el texto Informes a la vez que vas creando los Informes de tu base de datos. Debers de generar 2 Informes uno por cada consulta que tienes en tu base de datos, grbalos con el mismo nombre de las consultas.
INFORMES Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar). Existen diferentes formas de crear un informe, a continuacin se describen cada una de ellas: Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

Crea un informa con el asistente para informes 1. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes encontrar en el men crear.

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2. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana vamos a introducir los campos que queremos en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarn los datos del cuadro Tablas/Consultas, ste ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin, seleccionamos los campos, haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn .

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Ya que hayas seleccionado los campos que van a formar tu informe das clic en el botn

3. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.

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Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las calificaciones por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus necesidades. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn doble clic sobre el campo). (o directamente hacer

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn . Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el agrupamiento. botn podemos refinar el

4. En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente.

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5. Luego elegimos la distribucin y podemos ver el aspecto que tendr nuestro informe.

6. En la siguiente pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe:

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7. Aparece la ltima pantalla del Asistente para informes. En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.

8. Por ltimo haces clic en finalizar. Puedes observar en el panel de exploracin que el informe tiene un icono diferente a las tablas, consultas y formularios,

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9. Por ltimo tu informe queda de la siguiente forma:

Modificar el diseo del informe

Si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
La vista diseo de informe La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo: .

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El rea de diseo consta normalmente de las siguientes secciones: Encabezado del informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. Encabezado de pgina. Aqu ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. Detalle. En ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. Pie de pgina. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. Pie de informe. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar: Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin. Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaa Diseo de informe Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

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Esta barra es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.

El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hbrido entre la vista Informes y Diseo, y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora. Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes, hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones, utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo, haciendo clic sobre el botn .

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

La seccin Controles y campos Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismos controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control, haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin 206

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necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta : sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo contamos con el botn .

Grupo de opciones : Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Botn de alternar : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de opcin : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.

Casilla de verificacin

Cuadro de texto : Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad (=).

Cuadro combinado

, Cuadro de lista

, Grupo de opciones

, Botn de

comando y Control pestaa : Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Control imagen cambiar de registro. : Para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al

Marco de objeto independiente : Para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente cambia de un registro a otro. Salto de pgina final de la pgina. : Para insertar una imagen u otro objeto que

: Produce un cambio de pgina, aunque no se haya llegado al

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Tambin podemos agregar un subinforme ,el cual es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior. Lnea : Para aadir una lnea en el informe. : Para aadir un rectngulo al informe. .

Rectngulo

Por ltimo, podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.

Imprimir un informe Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente: Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y coloca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.

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Abrir el cuadro de dilogo Imprimir Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office, se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.

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Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc. Por ltimo, pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada. Abrir el informe en vista previa: Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.

Para abrir la vista previa tienes dos opciones: Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el mouse en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable. Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual. O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.

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En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

El botn pantalla,

reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola

permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla. podemos elegir

Enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.

Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS. Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

ACTIVIDAD 21 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por un informe? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 2. Menciona las 4 formas que existen para crear un informe: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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3. Para qu sirven la vista diseo de informe? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. Menciona 3 opciones con las que cuenta la pestaa diseo de informe __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5. Menciona para qu sirve la seccin controles y campos:

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________


6. Menciona 5 opciones de la seccin controles y campos:

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________


7. Menciona los pasos que tienes que seguir para imprimir un informe:

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

3.7

Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas.

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ACTIVIDAD 22 Lee el texto Los Macros, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan al final de la lectura.

Las macros Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access, nos impedir ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

Crear una Macro Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte. Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa Crear. Se abrir la Vista de diseo de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma dinmica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.

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Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin, Argumentos y Comentario. En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin. Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre. En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin. para

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posicin. Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tarde, podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

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Acciones ms utilizadas

ACTIVIDAD 23 Acude a la ayuda de Access para que puedas investigar cada una de las acciones ms utilizadas en macros y completa la siguiente tabla descriptiva:
ACCIN Abrir Consulta. DESCRIPCIN

Abrir Formulario.

Abrir Informe.

Abrir Tabla.

Buscar Registro.

Buscar Siguiente.

Cancelar Evento

Cerrar.

Cuadro Msj.

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Detener Macro.

Detener Todas Macros.

Ejecutar Comando.

Ir A Registro.

Maximizar.

Minimizar.

Salir.

ACTIVIDAD 24 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por un macro? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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2. Para qu sirven los macros? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un macro: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Cuales con las actividades que puedes realizar al tener terminado un macro?

________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3.8

Importar y exporter datos.

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ACTIVIDAD 25 Sigue los pasos que aqu se te indican para que puedas importar las tablas de tus compaeros de equipo a tu base de datos.
Importar datos Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.Para ello, sigue los siguientespasos:

1. Abre la base de datos a la que le quieres agregar algn objeto como tablas, informes, formularios o consultas.

2. Ahora selecciona la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una opcin de la seccin Importar.

3. Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access. Sin embargo; puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de Word. Seleccionamos Access ya que vamos a importar una tabla de una base de datos.

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4.

se abrir la siguiente ventana de dilogo:

Con el botn examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access nos da dos opciones: Elegimos la primera y nos muestra la ventana siguiente:

Puedesobservar las tablas que existen en la bases de datos.

5. Aqu tienes que seleccionar la tabla que quieres importar a la base de datos que tienes abierta en este momento. Ya seleccionada la tabla que quieres importar das clic en aceptar.

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Como puedes observar se importa la tabla de prstamos a la base de datos que est abierta.

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Exportar datos El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una base de datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF. Tomemos el ejemplo de la tabla Direcciones:

En el grupo Exportar, seleccionamos la opcin Excel. Esto har que la tabla de Access la convirtamos a una tabla de Excel.

Llegaremos al siguiente cuadro de dilogo donde le diremos dnde queremos guardar, el nombre que asignaremos y el formato (Excel 2007 o anteriores). Incluso, podemos exportar con el formato original o al menos la mayor parte.

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Es todo, slo aparecer una ventana de confirmacin.

El archivo ya est en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estar del siguiente modo:

ACTIVIDAD 26 Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. Qu entiendes por importar datos? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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2. Para qu sirve la opcin de exportar datos en Access? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 3. Menciona los pasos que tienes que seguir para importar un archivo: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 4. Menciona los pasos que tienes que seguir para exportar un archivo: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 27

Imprime tu base de datos que desarrollaste en el transcurso de este mdulo con las caractersticas siguientes: En equipo de tres integrantes Portada 3 tablas 3 formularios (uno por tabla) 2 consultas con criterios diferentes 2 Informes (uno por consulta) Impreso Engrapado.

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INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIN: NOMBRE DEL CANDIDATO: IECL Cdigo Perfil de la NTCL que se evala
Utilizar software de aplicacin para elaborar documentos de texto. UNIDAD 1 Utilizar software de aplicacin para la elaboracin dedocumentos. Utilizar software de aplicacin para elaborar hojas de clculo. Utilizar software de aplicacin elaborar bases de datos. para

Ttulo

Unidad: Cdigo

Ttulo

Nivel

Elementos: Referencia Cdigo


Intento de evaluacin 1 Domina el contenido Juicio de la Evaluacin del Submdulo3

Ttulo
Intento de evaluacin 2 No domina el contenido Con letra Con nmero Intento de evaluacin 3

Juicio de evaluacin Resultado de Aprendizaje Con letra R.3.1 R.3.2 R.3.3 R.3.4 R.3.5 R.3.6 R.3.7 R.3.8 Con nmero

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Modificar las opciones de Access. CONTENIDO 1.- Manipula las opciones ms comunes de Access (opciones principales para trabajar con Access, para crear bases de datos y para personalizar la copia de Microsoft Office). 2.- Manipula y establece las opciones de la base de datos actual. 3.-Manipula las opciones para personalizar la apariencia de las hojas de datos (colores predeterminados, efectos de cuadrcula y celda y fuente predeterminada). 4.- Manipula las opciones para crear y modificar objetos de bases de datos en Access (diseo de la tabla y diseo de la consulta). 5.-Manipula las opciones para cambiar la forma en que Access corrige el contenido de las bases de datos (opciones de autocorreccin y para corregir ortografa). 6.- Manipula las opciones avanzadas de personalizacin de Access (opciones de edicin, mostrar, imprimir, general y avanzadas). Crear base de datos para administrar informacin. CONTENIDO 1.- Crea una base de datos para administrar la informacin de un sistema. 2.- Disea las tablas necesarias para administrar la informacin de la base de datos. 3.- Define los campos necesarios para las tablas de la base de datos, especificando los tipos de datos y propiedades de los campos. 4.- Define los campos clave o llave de las tablas de la base datos. Editar y modificar bases de datos. CONTENIDO 1.- Edita la base de datos para su modificacin. 2.- Modifica el diseo y estructura de las tablas. 3.- Modifica las consultas realizadas. 4.- Modifica los formularios de la base de datos. 5.- Modifica los informes de la base de datos. Disear formularios personalizados. CONTENIDO 1.- Disea formularios personalizados para los elementos de la base de datos. 2.- Disea formularios para la captura de datos de las tablas. 3.- Inserta imgenes o fotos en los formularios para la captura de datos de las tablas. 4.- Disea formularios para las consultas de la base de datos. 5.- Modifica y aplica formato a los formularios de la base de datos. Disear informes personalizados. CONTENIDO 1.- Disea informes personalizados para las tablas de la base de datos. 2.- Disea informes personalizados paras las consultas de las bases de datos. 3.- Inserta imgenes o fotos a los informes de la base de datos. 4.- Modifica y aplica formato a los informes de la base de datos. S NO N/A S NO N/A S NO N/A S NO N/A S NO N/A

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5.- Imprime los informes diseados para la base de datos. Realizar consultas a la informacin de las bases de datos. CONTENIDO 1.- Crea relaciones entre las tablas de la base de datos. 2.- Realiza consultas a la informacin de la base de datos. 3.- Disea consultas de accin y de resumen. 4.- Disea consultas de referencias cruzadas. 5.- Disea consultas para formar expresiones. 6.- Disea consultas para la combinacin de tablas. Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas. CONTENIDO 1.-Crea macros para la realizacin de acciones predefinidas por el administrador de bases de datos. 2.- Comprueba la aplicacin de las macros en la base de datos. 3.- Elimina las macros que no son necesarias o que ya no se utilicen. Importar y exportar datos. CONTENIDO 1.- Importa datos a la base de datos desde archivos o bases de datos creados en otra aplicacin. 2.- Exporta datos de la base de datos hacia un archivo o base de datos de otra aplicacin. S NO N/A S NO N/A S NO N/A

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BIBLIOGRAFA

1.-

ANDERSON, Virginia. Access 2007 Paso a Paso. Editorial Mac Graw Hill

2.-

HART-DAVIS, Guy. Excel 2007 Paso a Paso. Editorial McGraw Hill.

3.-

HART-DAVIS, Guy. Word 2007 Paso a Paso. Editorial Mc Graw Hill.

4.-

LEONHARD,Bott y Woody.La Biblia de Office 2007. Editorial Anaya multimedia

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PLANTELES
Baja California Camal Ciudad Morelos Ejido Nayarit El Florido Ensenada Estacin Coahuila Extensin Mtro. Rubn Vizcano Valencia Extensin Maneadero del Plantel Ensenada Extensin Primer Ayuntamiento Extensin Tecate Guadalupe Victoria La Mesa Mtro. Jos Vasconcelos Caldern Mtro. Rubn Vizcano Valencia Mexicali Miguel Hidalgo y Costilla Nueva Tijuana Nuevo Len Primer Ayuntamiento Playas de Rosarito Profr. Arturo David Velzquez Rivera Rosarito San Felipe San Quintn Tecate Tijuana Siglo XXI Valle de Guadalupe

CENTROS EMSAD
El Hongo El Rosario Punta Colonet Real del Castillo San Vicente Trabajadores No. 1 Trabajadores No. 2 Trabajadores No. 3 Valle de la Trinidad Valle de las Palmas

ESTE MATERIAL FUE ELABORADO BAJO LA COORDINACIN Y SUPERVISIN DE LA DIRECCIN DE PLANEACIN ACADMICA Y REPRODUCIDO POR LA UNIDAD DE DISEO GRFICO E IMPRENTA DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA. Blvd. Anhuac 936, C. Cvico, Mexicali, B. C.

AGOSTO DE 2012

Esperamos recibir de los usuarios, en especial de los maestros y alumnos del Colegio, cualquier observacin que a su juicio sea necesario hacernos llegar, ms an si se tratara de errores u omisiones.

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