CAP.

1 LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION

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CAPITULO 1 LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION

1.1. INTRODUCCION Este captulo contiene algunos conceptos que no son imprescindibles para la lectura de los siguientes pero que pueden facilitar su comprensin. Est dedicado a las organizaciones (personas jurdicas) porque stas raramente pueden prescindir de los sistemas contables. Por supuesto, las personas tsicas tambin podran mantenerlos, pero es muy raro que lo hagan. 1.2. LAS ORGANIZACIONES Las organizaciones surgen de agrupamientos de personas que procuran obtener uno o mes fines de diverso tipo (econmico, cultural, sanitario, etc.). En rigor, las organizaciones definen sus propios objetivos, que resultan de los objetivos particulares de sus integrantes y de su poder relativo para imponerlos a los dems, La complejidad creciente de la vida moderna ha afectado la naturaleza, la forma jurdica, el tamao y el manejo de las organizaciones. Es as que a) los elementos del contexto varan permanentemente, afectando el accionar de las organizaciones que en l actan; b) han aparecido organizaciones con muchos integrantes , en las cuales: 1) su manejo no puede encararse en forma colectiva y debe dejarse en manos de unos pocos integrantes o de terceros: 2) los objetivos definidos para la organizacin no satisfacen a todos sus integrantes en igual medida: c) los gobiernos han ampliado su intervencin regulando algunos aspectos del funcionamiento de ciertas personas jurdicas con vistas a la proteccin de los intereses de quienes no intervienen directamente en su manejo.
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A veces miles como en el caso de algunos clubes deportivos, algunas cooperativas importantes, y las sociedades cuyas acciones se cotizan en el mercado de valores

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Estas y otras circunstancias hacen que el papel de los sistemas de informacin (del que la contabilidad forma parte) sea cada vez ms importante Sin Intentar un estudio profundo de la teora de la organizacin podemos afirmar sin 2 riesgo de equivocamos que en cualquier organizacin existen. a) un nmero de participantes que han contribuido a su formacin: b) uno o ms objetivos bsicos; c) ciertas metas especficas que se derivan de los objetivos bsicos: d) cierta actividad ejercida para lograr la consecucin de metas y objetivos que puede estar a cargo de participantes de Ta organizacin o de Terceros: e) recursos con que debe contar la organizacin para el logro de sus fines Son ejemplos de objetivos: a) en una empresa industrial y comercial: 1) maximizar sus ganancias; o (si esto es mal visto por el pblico y al empresario le importa): 2) obtener ganancias razonables junto con cierto reconocimiento de la gente; o (si ganar es difcil); 3) sobrevivir hasta que lleguen tiempos mejores; b) en un hospital: dar la mejor atencin sanitaria posible a muchas personas con los costos ms bajos que puedan lograrse. c) En una cooperativa: lograr que sus socios obtengan determinado bienes y 3 servicios al costo ms bajo posible . Digresin terminolgica: influidos por bibliografa italiana, algunos autores se han 4 referido a este conjunto de elementos empleando el vocablo hacienda , dndole as una connotacin ms amplia que la establecida por (a Real Academia Espaola, para
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Sea: Una universidad, una iglesia catlica, una tienda, el ejrcito, el estado en sentido amplio, una empresa que produce artculos para el hogar, un sanatorio o un cine club. 3 El ejemplo responde a la imagen ideal de una cooperativa. En los hechos hay quienes disfrazan de cooperativas a verdaderas sociedades comerciales. 4 Ver, por Ejemplo: AREVALO, Alberto, Elementos de contabilidad general, 8 Edicin, Ediciones Seleccin Contable, Bs. As., 1975, pg. 13

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quien hacienda es el cmulo de bienes y riquezas que uno tiene . En este libro evitaremos ese uso de la palabra hacienda por considerarlo antojadiza y generador de confusiones. 1.3- OPERACIONES DE LAS ORGANIZACIONES Para alcanzar los objetivos establecidos (y las metas especficas derivadas de ellos), las organizaciones deben actuar. As, una empresa Industrial y comercial desarrolla generalmente las siguientes actividades, que conforman su ciclo operativo. a) comprar materias primas y otros insumos; b) pagar tas compras realizadas teste paso puede ser posterior); c) transformar los insumos y producir nuevos bienes; d) vender los bienes producidos; e) cobrar las ventas efectuadas. Dada la dinmica de la actuacin de cada empresa, los actos operativos te superponen permanentemente (no se espera a que termine uno para empezar con el siguiente). La duracin especfica de cada ciclo depende, entre otros factores, del tipo de actividad y del ramo de actuacin de la empresa. Puede durar muy poco, como en el caso de la produccin y venta de helados, o muchos anos, como ocurre en una bodega que elabora vinos aejados o en una plantacin forestal. Por otra parte, las empresas que diversifican actividades tienen diversos ciclos operativos. Acotemos, finalmente, que la duracin de los ciclos operativos puede variar en el tiempo de 6 acuerdo con la situacin del contexto . 1.4. RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES Las organizaciones necesitan elementos que: a) les permitan efectuar las actividades especficas necesarias para cumplir con sus actividades;
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REAL ACADEMIA ESPAOLA, Diccionario de la lengua Espaola, Vigsima Edicin, Madrid, 1984, pg. 178 acepcin 2 6 Por ejemplo, si fuera necesario extender los plazos de cobranza a los clientes.

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b) le brinden una estructura permanente que sirva de base y facilite dichas actividades. Los primeros son recursos de rpida movilidad, que pueden incluir a) el dinero (moneda nacional o extranjera) en efectivo o depositado en bancos
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b) los insumos empleados para producirlos bienes o servicios cuya venta o prestacin hace al fin bsico de la organizacin (materias primas, materiales): c) los bienes en proceso de produccin: d) los bienes terminados y listos para la venta, asi como los adquiridos para su reventa en el mismo estado: e) los impones a cobrar surgidos de la venta de mercaderas o servicios, cuando sta 8 es a crdito t) los bienes en los que pudieran haberse invertido transitoriamente los excedentes temporarios de electivo (bienes de fcil comercializacin en bolsas o mercados, depsitos a corto plazo, etc). Ms permanentes son los recursos humanos (el plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo las actividades del ente) y los bienes (en muchos casos de elevado valor) que no estn destinados a la venta pero cuya tenencia es necesaria para poder operar Ejemplos: a) los edificios (de propiedad del ente) donde se llevan a cabo las actividades de produccin, comercializacin y administracin: b) los equipos, las mquinas y otros elementos utilizados en el proceso productivo: c) el mobiliario necesario para la ejecucin de labores comerciales y administrativas (escritorios, vitrinas, ordenadores, etc.); d) los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales (Patentes de invencin) o nombres (marcas comerciales); e) ciertos intangibles como et prestigio logrado por la empresa y/o sus productos, la clientela obtenida, etc.;
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En este libro, usamos la palabra o con su sentido lgico inclusivo, que en algunos textos se expresa y/o. Por Ejemplo: A ser pagada dentro de los treinta das de la fecha o en cuotas de importes fijos o variables.

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f) las participaciones permanentes en otros entes cuya actividad est Integrada con la 9 de la organizacin Hay tambin recursos afectados permanentemente a actividades secundarias, como un inmueble mantenido porua empresa industrial para su alquiler a terceros Claro est que el hecho de que la actividad sea secundaria no significa que se desvinculada del objetivo principal de la organizacin (en al caso, el inmueble podra ser mantenido porque su alquiler ayuda a alcanzar el objetivo amplio de obtener ganancias). No deben confundirse los recursos de la organizacin con los de sus integrantes Evitar la contusin es fcil en los entes sin fines de lucro y en las empresas organizadas jurdicamente bajo alguna forma societaria. En los casos da negocios personales con un nico dueo, el patrimonio afectado a la empresa debe diferenciarse de sus bienes personales. As, podr evaluaras el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueo. La valuacin de los recursos es uno de los problemas bsicos de la contabilidad y tiene que ver con la naturaleza de los bienes y el grado de dificultad de la tarea de asignarles valores. Este tema ser retomado en el cap. 4. 1.5. FUENTES DE LOS RECURSOS Los recursos empleados por una organizacin pueden tener diversas fuentes de financiacin, como por ejemplo: a) aportes de los propietarios, como en el caso de una mquina pagada con dinero aportado por los integrantes de una sociedad de responsabilidad limitada; b) crdito otorgado por el vendedor del recurso es el caso en que se adquieren materias primas a ser pagadas al proveedor a los treinta das da la fecha de su entrega, se encuentre la deuda documentada o no por medio de pagars. c) crdito otorgado por otros terceros, a diferencia del caso anterior, la financiacin 10 no est especficamente referida a un bien sino que el dinero se obtiene en 11 prstamo y puede destinarse a incrementar cualesquiera de los recursos necesarios

Ejemplo: En el caso de una empresa productora de prendas deportivas, su participacin accionaria en otra empresa que tiene a su cargo exclusiva de su produccin.

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d) el resultado de las propias operaciones del ente, cuando genera fondos utilizables para adquirir bienes. Los conceptos enunciados en los Incisos. b) y c) implican obligaciones (pasivos) del ente. Algunas fuentes de financiacin son transitorias: ocurre con las obligaciones que se contraen y cancelan en periodos reducidos, normalmente por la adquisicin de mercaderas Otras fuentes son estables. As sucede con: a) los aportes efectuados por los propietarios en forma explcita o a travs de la reinversin de parte de las ganancias obtenidas: b) los prstamos a largo plazo que puedan obtenerse para financiar en forma global la adquisicin de varios bienes. Salvo en casos excepcionales no es posible vincular los recursos con las fuentes de su financiacin. En general, la correlacin slo puede darse en trminos globales como stos: los recursos fueron financiados en un 70% con prstamos de terceros, en un 10% con aportes de tos propietarios y en un 20% a travs de la reinversin de ganancias. Tal como sucede con los recursos, no deben confundirse las deudas de una organizacin con las de sus integrantes. 1.6. LA ADMINISTRACION La administracin intenta combinarlos recursos de la organizacin de la manara que mejor satisfaga el cumplimiento de sus fines y los objetivos particulares de sus 12 integrantes . En el caso de las empresas, se espera que la administracin coadyuve a la obtencin de ganancias que conformen a sus propietarios.
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Ejemplo de excepcin a esta regla: determinados prstamos de organismos Internacionales de crdito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO deben ser aplicados a la realizacin de ciertas inversiones especficas. 11 Por ejemplo, de un prstamo recibido poda destinarse el 40% a aumentar la existencia de mercaderas, el 30% a instalar un nuevo mostrador y refaccionar el local de ventas, el 20% a soportar la concesin de mayores plazos a los clientes con el objetivo de Incrementar las ventas y el 10% a incrementar el electivo para afrontar obligaciones de prximo vencimiento 12 Las caracterizaciones de administracin, control, informacin, del proceso decisorio y de otros conceptos, que aparecen en los &1,6 y Sitges. no pretenden ser completas sino tan solo servir para una

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Dado el propsito de esta obra, de los mltiples aspectos que tiene la administracin nos interesan especialmente los relacionados con la toma de decisiones y el control, por ser stas las actividades que ms ponen en evidencia la utilidad de los sistemas contables 1.7. EL PROCESO DECISORIO El manejo de un ente implica la realizacin continua de las siguientes actividades a) detectar situaciones que requieren la adopcin de alguna decisin; b) identificar tos principales cursos posibles de accin , incluyendo (en situaciones extraordinarias) la posible cesacin de actividades o el cambio de objetivos o metas; c) evaluar los efectos esperados de cada uno de los cursos de accin identificados en 14 el paso anterior d) seleccionar un curso de accin, que puede consistir tanto en hacer algo como en 15 no hacer nada e) actuar de acuerdo con lo oportunamente decidido; f) captar los resultados reales de lo actuado; g) comparar los resultados reales con los esperados, establecer si hubo desviaciones importantes o no y, en caso afirmativo: 1) analizar sus causas; 2) tenerlas en cuenta cuando deban tomarse nuevas decisiones. La ilustracin 1.1 resume grficamente lo recin expuesto.
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mejor comprensin de las funciones del sistema contable. Sobre cada uno de los temas indicados hay numerosas obras especficas que los lectores interesados pueden consultar. 13 Decimos los principales porque hay casos en que el anlisis de los posibles efectos de todos los cursos alternativos de accin no podra completarse dentro del lapso disponible para tomar la decisin o es directamente imposible (esto ltimo ocurre cuando el nmero de alternativas es infinito, como en el caso en el que se debe fijar una tasa de inters) 14 Para esto se necesitan mecanismos de ponderacin, procedimientos para dar consideracin a las incertidumbres y pautas para comparar los posibles resultados de los distintos cursos de accin. 15 Algunas decisiones de rutina pueden automatizarse o computarizarse.

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1.1. El proceso decisorio

1.8. EL CONTROL DE GESTION La funcin directiva de controlar incluye la medicin y evaluacin del cumplimiento de los objetivos, metas y planes de la organizacin. Se trata de analizar las consecuencias de las acciones y de los hechos del contexto para detectar cundo, dnde, cmo y por qu se produjeron desviaciones respecto de lo previsto. El anlisis de las desviaciones desfavorables producidas deberla permitir: a) tomar las medidas correctivas para evitar su repeticin en el futuro; o b) corregir los planes del ente, si las desviaciones evidencian errores en la etapa de planeamiento; o c) llegado el caso, evaluar si las metas y los objetivos establecidos son realmente alcanzables y si puede ser aconsejable discontinuar la actividad del ente. Cuando las desviaciones son favorables, el anlisis de sus causas puede ser til como base para el estudio de su aprovechamiento en otras operado o para modificar los planes oportunamente efectuados. Es decir que los tres aspectos de este proceso de control son A) vigilar el funcionamiento de las actividades (normalmente por comparacin con planes u objetivos); B) detectar y sealar las desviaciones importantes que se produzcan; C) analizar e informar sus causas. Y, como aparece en la ilustracin 1,1, el proceso de control lleva a nuevas tomas de decisiones, realimentando el circuito toma de decisiones -accin-control. 1.9. LA INFORMACION, ASPECTO CLAVE DE LA DECISION En los desarrollos anteriores nos referimos a la informacin: a) como elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (informaciones sobre variables controlables, recursos, etc.); y

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b) como producto del proceso de control de gestin (informacin sobre las desviaciones respecto de lo programado que a su vez es empleada para tomar nuevas decisiones). Es decir que la informacin juega un papel esencial en la gestin administrativa. Para tomar buenas decisiones hay que tener buena informacin. A estos efectos, puede considerarse que la informacin es un conocimiento presen tado bajo una forma comunicable y que es til para la loma de decisiones, lo que implica que debe disminuir la incertidumbre. La informacin necesaria para tomar determinadas decisiones puede referirse tanto al ente que debe decidir cmo al contexto. La ilustracin 1.2 muestra algunos ejemplos de informaciones necesarias para el proceso decisorio, que se han clasificado en: a) informacin patrimonial (sobre los recursos y obligaciones del ente); b) otra informacin. Como veremos a lo largo de esta obra, la informacin patrimonial debera surgir del sistema contable. 1.10. EL CONTROL PATRIMONIAL Ademes de los controles de gestin (sobre las consecuencias de las decisiones de los administradores) hay otros que apuntan a la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de la sociedad, incluyendo a los que no son objeto de la toma de decisiones (control patrimonial). As, una organizacin necesita conocer, en cualquier momento y con un grado razonable de aproximacin a la realidad: a) el monto del efectivo que debera encontrarse en la caja; b) las unidades de cada mercadera que deberan hallarse en cada uno de los depsitos propios; c) el detalle de las maquinarias que forman parte de los recursos permanentes de la organizacin. d) los bienes (de cualquier tipo) que se encuentren en poder de terceros.

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Esta funcin de control es tambin aplicable a los bienes de terceros que pueden encontrarse en poder del ente, que son susceptibles de extravo, robo o destruccin, hechos que pueden generar obligaciones al tenedor Son ejemplos de estos bienes: a) las mercaderas recibidas para su venta en consignacin; b) matrices recibidas de un cliente que se emplean para la produccin de determinadas piezas que le son vendidas; c) materias primas recibidas para realizar trabajos por el sistema de fes -son Tambin esta informacin debera ser proporcionada por el sistema contable Por supuesto, los controles patrimonios tambin pueden motivar decisiones (ejemplo; investigar un faltante de mercaderas).
CUESTION DECISION INFORMACION NECESARIA PATRIMONIAL Compra de materias primas Comprar al contado o a crdito Fondos disponibles Deuda actual con el proveedor OTRA Condiciones de financiacin Descuentos ofrecidos por pago inmediato Margen no utilizado del crdito con el proveedor Tasa de inters de mercada Tasa de inflacin esperada Otros compromisos asumidos Pedidos de clientes pendientes de cumplimiento Demanda estimada Capacidad de produccin de la fbrica

Transformacin de bienes

Cantidad a producir

Bienes en existencia

Fijacin de condiciones de ventas

Precios Plazos

Fondos disponibles

Condiciones fijadas por la competencia Compromisos asumidos Tasa de inters de mercado Tasa de inflacin esperada

Intereses

Cuentas a cobrar

Otorgamiento de Cuentas a pagar descuernos

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Requerimiento de compra a crdito por parte de un cliente Vender o no vender Saldo de las cuentas del cliente Lmite de crdito otorgado Cumplimiento del cliente con sus obligaciones Condiciones de venta lijadas

1.2. Ejemplos de Informacin necesaria pare el proceso decisorio

1.11. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD De lo antes expuesto, surge que la contabilidad integra el sistema de informacin de una organizacin y brinda informacin til para la toma de decisiones y el control patrimonial. En los prximos captulos profundizaremos este concepto 1.12. RESUMEN Para lograr determinados fines, los seres humanos se agrupan en organizaciones, entes que fijan uno o ms objetivos bsicos, as como ciertas metas especficas que derivan de ellos. Ejercen cierta actividad para lograr tales objetivos y metas y requieren el empleo de determinados recursos. Asi, en una empresa industrial y comercial, las actividades que conforman un ciclo operativo incluyen la compra de insumos, su pago, su transformacin en nuevos productos, la venta de stos y el cobro de las ventas efectuadas. Para realizar sus operaciones, las organizaciones se valen de recursos, algunos de los cuales son da rpida movilidad (el efectivo, las existencias de insumos y productos, las cuentas a cobrar y las colocaciones temporarias de fondos) mientras que otros tienen carcter permanente (activos fijos, bienes intangibles, inversiones permanentes) Los recursos mencionados pueden financiarse con aportes de los propietarios asumiendo obligaciones con terceros o mediante la reinversin de ganancias No deben confundirse los recursos y tas obligaciones de una organizacin con los de sus integrantes.

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La administracin intenta combinar los recursos de la organizacin para lograr sus Fines La gestin administrativa incluye (a toma de decisiones, la ejecucin de lo decidido y el control de los resultados provocados por la accin y por los hechos del contexto. El proceso se esquematiza en la ilustracin 1.1. La informacin juega un papel esencial en la gestin administrativa. Es un elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (ver ejemplos en la ilustracin 1.2) y tambin una salida del proceso de control de gestin (informacin sobre las desviaciones respecto de lo programado que a su vez es empleada para tomar nuevas decisiones). El sistema contable deberla proporcionar la informacin para la toma de decisiones que se refiera a los recursos y obligaciones del ente y adems facilitar su control. 1.13. PREGUNTAS Y EJERCICIOS 1. Indique s las siguientes afirmaciones son correctas o incorrectas. Para que una aseveracin sea correcta debe serlo totalmente. a) Los objetivos de las organizaciones son los de sus participantes b) La contabilidad puede encontrar campo de aplicacin no slo en las empresas sino en otras organizaciones. c) Con el transcurso del tiempo, los gobiernos fueron aumentando las regulaciones sobre aspectos del funcionamiento de diversos tipos de organizaciones. d) Toda modificacin en los recursos de una empresa va acompaada por una modificacin de sus obligaciones. e) Decidir implica escoger una alternativa de un men preexistente. f) Cuanto mejor sea la calidad de la informacin obtenida, mejores decisiones podrn tomarse. g) Dada una desviacin negativa con respecto a lo planeado, debe modificarse la conducta futura de la organizacin. 2. Enuncie los pasos bsicos que conforman el ciclo operativito de una empresa con actividad exclusivamente comercial

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3. Enumere los recursos de rpida movilidad que debera poseer como mnimo una empresa que se dedica a la compraventa de repuestos para automotores. 4. Empleando nicamente las pautas expuestas en este captulo, clasifique los siguientes recursos y fuentes de la misma empresa referida en el planteo anterior: a) estanteras para almacenar los repuestos. b) computador empleado para llevar la contabilidad. c) cuenta a cobrar al cliente RAUL LOPEZ por venta de repuestos; d) ttulos pblicos adquiridos con un exceso temporario de fondos que sern vendidos en los prximos das; e) aporte de los accionistas; f) prstamo obtenido del BANCO BARRIAL a seis meses de plazo. g) cuenta a pagar al proveedor VOLTA AUTOOMOTORES S.A. por la compra de repuestos. 5. Enuncie los pasos tpicos del proceso decisorio. 6. Explique la relacin entre toma da decisiones, control y contabilidad. 7. Anuncie le relacin entre al sistema de Informaciones de un ente sin fines de lucro y su contabilidad. 8. Explique la diferencia (de objetos) entre control de gestin y control patrimonial. 9. Presente una lista de informaciones necesarias para decidir sobro el importe que una organizacin podra invertir transitoriamente en colocaciones a no ms de treinta das de plazo. 1.14. SOLUCIONES PROPUESTAS A LAS PREGUNTAS Y EJERCICIOS 1. a) Incorrecto. La coincidencia se da en pocos casos, pues los objetivos de las organizaciones resultan de un proceso poltico en el cual cada participante trata de imponer sus ideas, que se basan en sus propios fines, los cuales son diversos b) Correcto c) Correcto

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d) Incorrecto. Puede habar incremento de recursos sin un correlativo incremento de las obligaciones (por ejemplo, cuando se vende con ganancia o los propietarios aportan nuevos capitales) e) Incorrecto. Podran no existir decisiones programadas para el problema de resolver el caso. f) Correcto g) Incorrecto. No necesariamente debe ser as pues bien podran haberse producido errores de planificacin 2. Son los siguientes: a) comprar mercaderas, b) pagar las compras realizadas (este paso puede ser posterior); c) vender las mercaderas; d) cobrar las ventas efectuadas. 3. Los recursos de rpida movilidad mnimos serian efectivo, repuestos y cuentas a cobrar por ventas de repuestos. 4. La clasificacin es la siguiente: a) recurso permanente; b) recurso permanente; c) recurso de movilidad rpida; d) recurso de movilidad rpida (dada la intencin de su pronta venta); e) fuente estable; \ f) fuente transitoria; g) fuente transitoria. 5. Ver la ilustracin 1.1. 6. El control permite determinar si lo ejecutado en funcin de lo decidido se corresponde con lo planeado y a su vez proporciona informaciones para nuevas

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decisiones. La contabilidad interviene en la etapa de control pues procesa datos para generar informacin. 7. La contabilidad de cualquier ente forma parte de su sistema de informacin 8. El objeto del control de gestin son los resultados de las decisiones tomadas. El del control patrimonial, los recursos y obligaciones del ente (para su vigilancia). 9 Como mnimo deberan obtenerse estas informaciones: a) patrimoniales (deberan surgir de la contabilidad): 1) efectivo disponible; 2) cuentas a cobrar que vencen en los prximos treinta das; 3) cuentas a pagar que vencen en el mismo lapso; b) otras: 1) presupuesto de cobranzas, basado en la posibilidad efectiva de cobrar las cuentas que vencen en los prximos treinta das y en otros elementos (nuevas ventas, ventas al contado, etc.); 2) presupuesto de pagos, basado en los importes de las cuentas que vencen en los prximos treinta das y en otros elementos (compras al contado, pasivos devengados durante el lapso indicado, etc.); 3) alternativas de inversin posible, con indicaciones sobre su rentabilidad esperada, su liquidez y su seguridad.

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