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Gestin Documental Segura http://www.ksitdigital.com info@ksitdigital.

com

Quines somos?
Fabricante de software especializado en Firma Digital, Factura Electrnica y Cifrado de la Informacin. Premiados en dos ocasiones por el SIMO como empresa innovadora. Pertenecemos al grupo de trabajo del DNI-e a nivel nacional. Asociados en ASIMELEC pertenecemos al grupo de trabajo de Factura Electrnica y DNI-e. Referente en INTECO en soluciones de seguridad que mejoran la eficiencia de las empresas Presentes en mltiples foros para la difusin de la firma digital: CEIN, ADER (Agencia desarrollo econmico de La Rioja), Elkargi, Izenpe, Cmaras de Comercio, Plan Avanza

Algunas referencias

Impacto

N de ficheros firmados y enviados al mes Empresa involucradas Particulares afectados por la recepcin de eFactura Empresas multiplicadoras (Canal de distribucin) Profesores formados en entidades educativas Alumnos potenciales en nuevas lneas educativas Jornadas laborales ahorradas

Entre 500.000 y 1 milln Entre 3000 y 5000 Entre 40.000 y 50.000 personas Entre 30 y 50 (Espaa Sudamrica) Entre 200 y 300 (FP) Entre 500 y 1000 Entre 1 y 4 al mes (depende volumen)

HACIA LA OFICINA SIN PAPELES

Oficina sin papeles

Espacio. El papel ocupa un espacio muy valioso. Coste. Tiene un coste elevado, en material y tiempo. El papel no es colaborativo, no es dinmico. El acceso a la informacin es lento. No es ecolgico No permite el acceso multipuesto

Algunos datos
Segn Deloitte & Touche un cargo medio ocupa una media de 3 horas semanales buscando o archivando papel.

Entre el 50% y el 70% del espacio de la oficina se dedica al papel.


La mitad de este papel es duplicado y el 80% nunca se acceder de nuevo.

El ROI de la Gestin Documental puede ser inferior a un ao

Qu es la Gestin Documental?

Gestin Documental NO ES
Un conjunto de archivos sin cohexin ni organizacin. Un elemento para cumplir con la legalidad.

ES
Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa

Una herramienta que mejora la eficiencia.

Reduce los costes de la bsqueda de la informacin.


Aporta informacin precisa sobre procesos de la empresa. Sistema de archivado unificado de la informacin.

Gestin Documental Qu es?


Un sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin, clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin.

Almacenamiento Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos? Recuperacin Clasificacin Seguridad Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin? Cmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado? Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella? Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)? Cmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los documentos? Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos documentos? Si ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr colaborar en esas tareas? Cmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la autentificacin?

Custodia
Distribucin Workflow Creacin Autenticacin

Gestin Documental Ventajas


Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro La organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio. Eliminacin de desplazamientos Reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo Ahorro de espacio fsico Resolucin del problema de localizacin de documentos...
Uso racional de los recursos Facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Se reduce drsticamente la duplicidad de documentos archivados o fotocopias innecesarias. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica. Productividad y valor aadido Ahorro de costes Genera productividad y valor aadido adicionales.

FIRMA DIGITAL EN LA EMPRESA

Qu aporta la Firma Digital?

Identidad. La documentacin deja de ser annima.

Integridad. Nos aseguramos que el documento no ha sido alterado.

Qu necesita la empresa para FIRMAR DIGITALMENTE?

Certificado Digital Software que integre la firma en el documento.

DIGITALIZACIN CERTIFICADA

Digitalizacin Certificada

En Espaa, la Digitalizacin Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Elementos necesarios: Se debe utilizar un software homologado.

El proceso implica la realizacin de firmas electrnicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas deTimestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrnico apropiado.

ASPECTOS LEGALES
Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre: aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Aadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrnicos, con el consiguiente ahorro de costes. EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalizacin certificada que obtiene copias digitales firmadas electrnicamente.

Digitalizacin Certificada
Aspectos a tener en cuenta
La digitalizacin de facturas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada. La homologacin del software exige ciertos requisitos que se detallan en la RESOLUCIN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, sobre procedimiento para la homologacin de software de digitalizacin contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007. En el proceso interviene una entidad auditora que verifica el cumplimiento de todos los requisitos, antes de remitir la solicitud de homologacin a la AEAT (Agencia Estatal de Administracin Tributaria), cuyo departamento de Informtica Tributaria tiene asignada la capacidad de resolucin del expediente. Por otro lado cabe la posibilidad de digitalizar otros documentos segn se prev en los artculos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, o en el artculo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Para ello conviene seguir ciertas recomendaciones, de forma que las soluciones permitan cumplir los requisitos de diferentes normativas.

Digitalizacin Certificada
Soluciones homologadas
http://www.aeat.es/wps/portal/Navegacion2?channel=fcfefe2cc8dc6110VgnVCM1000004ef01e0a____&ve r=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_ES&menu=0&img=0

RESUMEN

Hay grandes ahorros de tiempo. Cualquier documento es susceptible de ser digitalizado. Incrementamos la seguridad y cumplimos la LOPD mediante el cifrado. Permite amortizar rpidamente la inversin.

INDICE DE CONTENIDOS

ATECNA Archivos + Documentos


Gestin documental integrada Digitalizacin Certificada

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PRESENTACIN CORPORATIVA

ATECNA, es una empresa pionera en la prestacin del servicio de gestin integral de archivos y documentos.

Avalada por 12 aos de experiencia es lder en custodia, digitalizacin y gestin documental en el segmento PYMES.
Gestiona el mayor depsito de archivo privado de Navarra. La Gestin Documental es nuestra razn de ser .

Somos una empresa de Economa Social

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ATECNA se crea con la misin de dar respuesta a las necesidades de optimizacin de costes y recursos (de personal, espacio y tiempo) que todas las empresas destinan a la gestin de sus archivos y documentos. En este sentido, en ATECNA hemos consolidado una imagen de marca de referencia y diferenciada en base a tres atributos:

SEGURIDAD
CONOCIMIENTO SERVICIO INTEGRAL

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Ubicacin y Cobertura
Nuestras instalaciones se encuentran en Esquroz de Galar, en el polgono Comarca 2.

Entre nuestros clientes se encuentran empresas de todos los tamaos, desde multinacionales, hasta despachos o asesoras con estructuras de personal reducidas.
Tambin de todos los sectores.

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GESTIN DOCUMENTAL INTEGRADA

Gestin Documental Integrada

Una buena gestin de recursos en la empresa incluye: Gestin de recursos econmicos y financieros. Gestin de edificios, equipos y materiales. Gestin de la Tecnologa, vigilancia. Gestin de alianzas y colaboraciones . Gestin de la informacin y el conocimiento. Factores como la competitividad de la empresa, el cumplimiento de la legalidad, el correcto funcionameniento de los procesos, dependen de la gestin y la seguridad de los sistemas que los soportan. El modelo EFQM tiene en cuenta las medidas de la empresas orientadas a gestionar la informacin.

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Requisitos: lo indispensable en un DMS


System)

(Document Management

IMPORTACIN de documentos sencilla y rpida. ALMACENAMIENTO seguro y a largo plazo. Garanta de conservacin. ACCESO rpido y eficaz. Potente motor de bsqueda basado en Base de datos ODBC (SQL, ORACLE, MySQL) ACCESO desde cualquier ubicacin 24horas, 365 das. Facilidad de INTERACCIN con los documentos archivados, generacin de flujos de trabajo parametrizables.

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Requisitos: lo indispensable en un DMS


System)

(Document Management

CAPACIDAD FUNCIONAL, se adapta a mi empresa y no mi empresa al producto.

TECNOLGICAMENTE, cual es el futuro de mi producto. Tecnologa y garanta de evolucin.


Debemos medir la capacidad de INTERACCIN con Office, Internet, otras bases de datos.. REFERENCIAS a nivel local territorial y sectorial Garanta de PROTECCIN DE DATOS basada en una eficaz gestin de usuarios.

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Tan fcil como el 1, 2, 3

- Fcil de instalar, configurar e integrar

- Administracin y mantenimiento comprensible y accesible

Necesidad de formacin mnima para usuarios

- Garanta de retorno de la inversin

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Garanta de soporte

El 95 % de las incidencias se resuelven el mismo da. Todas las incidencias son atendidas y respondidas por personal de ATECNA. Conocimiento y trato directos. Base de conocimiento. Todas las propuestas de mejora compartidas, votadas y aplicadas. 3 Pilares para un soporte eficaz: ATECNA DocuWare Espaa DocuWare Alemania

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Personas de contacto competentes in situ


Disponible en todo el mundo con servicios de asistencia locales

Atencin al cliente Garantizada


Asociaciones y certificaciones de tecnologa

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Problema: informacin aislada


1 proceso 4 bsquedas

Papel

Correo electrnico

Archivos electrnicos

Registro de datos ERP

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Solucin: gestin documental integrada


Un archivador central para toda clase de documentos

Papel

Correo electrnico

Archivos electrnicos

Registro de datos ERP

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Ventaja: visin general de todo el proceso

Solicitud

Oferta

Pedido

Factura

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Referencias nacionales e internacionales

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DIGITALIZACIN CERTIFICADA Y FACTURA ELECTRNICA

NORMATIVA
El marco normativo que define las capacidades de aplicacin de la firma electrnica tanto a nivel legal como fiscal: Ley Firma Electrnica Diciembre/2003 Factura Telemtica RD 1496/2003 Digitalizacin Certificada Orden 962/2007 A nivel fiscal, la Agencia Tributaria ha regulado tanto el uso de los medios digitales como la posibilidad de digitalizar documentos originalmente emitidos en papel.

A efectos prcticos, deben recordarse los siguientes puntos:


El uso de la firma electrnica reconocida dota a un documento digital del mismo nivel de validez jurdica que su equivalente en papel. Las empresas pueden emitir sus facturas en soporte digital si acompaan stas con una firma electrnica. Las empresas pueden digitalizar las facturas recibidas vinculando la imagen generada a una firma electrnica y eliminar el original en papel.

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GARANTA
Las solucin de digitalizacin certificada est homologada por las Agencias Tributarias Espaola, Alemana, Estadounidense, Francesa y Britnica entre otras.

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VENTAJAS
Aplicable a cualquier documento de nuestra empresa: facturas, contratos, nminas, presupuestos, La certificacin de la AEAT garantiza que el sistema es fiable a largo plazo, independientemente del software utilizado en el futuro:
www.aeat.es > Inicio > e-factura > Digitalizacin certificada de facturas

Implantacin definitiva de la factura electrnica, sin asumir ningn coste econmico ni funcional extra. Entrega de documentos a organismos oficiales para su consulta y gestin mediante el mdulo de grabacin adicional.

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ESQUEMA DEL PROCESO E-FACTURA


Recepcin de los documentos XML Metadatos

Escaneo en memoria (Ramdisk)

ConvertToPdfandSign

.pdf

.tif

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REQUISITOS DEL SISTEMA


Se digitalizan y firman electrnicamente, generando un documento en formato PDF/A vinculado a un XML con los metadatos de la indexacin de dicho documento. El resultado es entregado al cliente peridicamente, por un medio de comunicacin seguro, para su almacenamiento y/o integracin con su sistema ERP.
REQUISITOS

Software de digitalizacin certificada homologado por AEAT. Escneres documentales de produccin. Certificado digital.

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COSTE DE LA INVERSIN Y AHORROS


COSTE aproximado de almacenamiento y gestin de una factura entrante en papel: 2,00 COSTE aproximado de la digitalizacin certificada para facturas entrantes: (5 pgs. / factura) 1,00

Ejemplo de facturas anuales de una empresa:


28.000 AHORRO anual (1,00 / factura): 28.000,00

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Digitaliza y Certifica
Terceros: clientes, proveedores, colaboradores,...

Administracin central

Recepcin y firma
Auditores, Administracin Pblica,...

Delegaciones

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Nuestra Visin de la Gestin Documental


Que puede hacer DocShare para ayudarnos.

Versin 1.0

Tpicos

La gestin de la informacin es uno de los pilares del xito empresarial para compaas de cualquier tamao.
Sin embargo, en la sociedad actual, la enorme cantidad de documentos que debe manejar una empresa, bien en formato papel o en formato electrnico, hace que la mayor parte de la informacin disponible sea inaccesible, quede obsoleta y se pierda constantemente tiempo en rehacer y buscar documentacin.

TOPICOS La falta de una poltica de gestin de la documentacin hace que: El conocimiento y los procedimientos de la empresa queden en la prctica en la cabeza de los empleados. No existan evidencias sobre las acciones o trabajos realizados ni sobre la comunicacin mantenida con un cliente.

TOPICOS De esta forma se dificulta la formacin de nuevos empleados y no se comparte la informacin para que pueda ser aprovechada ante nuevos proyectos o clientes. Por otro lado la gestin documental a nivel individual hace que se manejen mltiples versiones de un mismo documento, lo que implica desconocimiento sobre la actualizacin de los documentos y la autorizacin de los mismos.

NUESTRA VISION Coincidimos plenamente en lo anteriormente mencionado. Sigue sin estar claro que es la gestin documental. Qu debe hacer un GD?.

- Mdulo de digitalizacin

- Mdulo de entrada e integracin.


- Mdulo de indexacin. - Mdulo de seguridad. - Mdulo de consulta. - ltimamente relacionado con Flujos de trabajo.

NUESTRA PROPUESTA Fcil para el usuario. No intrusivo, transparente. Rpido.

Valido para todo tipo de entradas


- Fax, Email, papel, documentos digitales, firma digital Que genere valor aadido. Que ahorre costes.

EXISTE GESTIN DOCUMENTAL

MAS ALL DE LA FACTURA?! Actualmente la mayora de los proyectos estn relacionados con la factura. Resuelven: - Digitalizacin certificada con firma digital. - Reconocimiento y extraccin. - Almacenar.

POR QU NO EXTRAPOLAR ESTE PROCESO?

Como sabemos que funciona, lo podramos aplicar tambin en: - Nminas. - Comunicados (Hacienda, ayuntamiento, juzgados, etc ) - Faxes. - Justificantes de transporte.

- Catlogos comerciales.
- Etc

COMO PUEDE AYUDAR DOCSHARE?

Indexando automticamente.
Bsquedas ajustadas a cada usuario. Bsquedas avanzadas.

Gestionando versiones.
Integrndose con las herramientas mas comunes, Word, Excel, Outlook, Open Office, Mdulo de digitalizacin. Mdulo de formularios.

Metadatos.
Acceso a travs de la web.

Y PARA QUE ADEMAS SEA SEGURA?

Control de acceso. Log de operaciones. Firma digital con trazabilidad.

Digitalizacin certificada.
Arquitectura segura.

COMO ES DOCSHARE
Gestor documental

COMO ES DOCSHARE
Interfaz configurable

COMO ES DOCSHARE
Propiedades de documento

COMO ES DOCSHARE
Firma Digital

COMO ES DOCSHARE
Integracin con Outlook y Word

EJEMPLO DE PROCESO COMPLETO


Creamos una plantilla de formulario

EJEMPLO DE PROCESO COMPLETO


Escaneamos un documento o lote

EJEMPLO DE PROCESO COMPLETO


Comprobamos el resultado

EJEMPLO DE PROCESO COMPLETO


Resolucin de conflictos

FIN DE LA PRESENTACION

Alguna pregunta ?
Muchas Gracias
Alex Hidalgo Arapachi Director Tcnico Desarrollo DocShare ahidalgo@grupomeridian.com

Caso de Exito Suministros Jarama - Madrid


DocShare, la pieza que faltaba en la PYME

SELECCIN DE LA IMPLANTACIN

Por qu Suministros Jarama?


- Reciente.

- Escalable.
- Rpida implantacin y resolucin de problemas. - Gran volumen de informacin. - Poca configuracin. - Uso de gran variedad de mdulos.

- ROI de ocho meses.

ESCENARIO INICIAL
Tras la toma de requisitos se detectan los siguientes requerimientos principales.

1 2
3

60.000 Albaranes firmados por ao. 40.000 Albaranes de compra.


26.000 Facturas de compra.

4 5 6
7 8

Pedidos de cliente en diversos formatos. (Fax, email, telfono ) 3 sedes con un servidor local en cada sede. Consultas puntuales entre sedes.
Necesidad de reducir el archivo en papel. Relaccionar documentos fisicos con documentos lgicos.

ESCENARIO INICIAL
Tras la toma de requisitos se detectan los siguientes requerimientos principales.

9 10 11

Comunicaciones masivas a clientes. Centralizar archivo digital. Optimizar bsqueda de documentos.

12

Compartir informacin con trabajadores y clientes.

PROBLEMTICA PRINCIPAL
Derivada de la toma de requisitos inicial y el escenario presentado anteriormente, se derivaron los siguientes problemas. Imposibilidad de encontrar muchos de los pedidos originales de los clientes.

Dificultad del departamento financiero para conciliar albaranes y facturas.


Gran cantidad de espacio destinado para archivo de papel (histricos). Documentos distribuidos por bandejas de correo, discos duros locales, pendrives, Acceso descentralizado a documentos. Seguimiento de versiones. Backups incompletos.

LA SOLUCION
Implementacin en fases

Debido a la envergadura del proyecto se decide segmentarlo en 3 fases.


PRIMERA FASE SEGUNDA FASE

TERCERA FASE Implantacin en la tercera sede.


Digitalizacin certificada Reduccin del archivo en papel.

Implantacin en la sede principal.


Digitalizacin de albaranes y facturas. Digitalizacin de pedidos de cliente. Indexacin de documentos completos. Relacin de documentos escaneados con documentos del ERP a travs de metadatos. Conciliacin de facturas.

Implantacin en la segunda sede.


Instalacin de DAWE sobre IIS. Centralizacin de todos los documentos digitales. Bsqueda de documentos centralizada. Versiones unificadas. Backups completos. Compartir informacin con clientes.

Firma Digital.
Adaptacin ISO 9001.

LA SOLUCION Mdulos necesarios en cada fase


Segn la funcionalidad implementada en cada fase se requerir:

Mdulo digitalizacin certificada.


Mdulo de firma digital.

FASE 3

Mdulo acceso web.

FASE 2
Gestor documental. Mdulo de Digitalizacin. Mdulo de formularios.

FASE 1

Beneficios
Los documentos gestionados proporcionan un valor aadido para todos.
FASE 1 FASE 2
FASE 3

Ahora encuentran TODOS los pedidos, albaranes y facturas Reduccin drastico del tiempo de busqueda de documentos escaneados. (> ROI). Control de las acciones sobre documentos. (> Seguridad). Ahorro de espacio de archivo en papel. Capacidad de buscar por codigos del ERP.

Compartir todos los documentos que genera cada usuario. (> Efi ciencia) Facilidad para encontrarlos y versionado. (> ROI). Acceso a documentos de otras sedes. (> ROI)

Ahorro significativo de archivo en papel. (> ROI) Asegurar autenticidad de documentos firmados. (> Seguridad) Apoyo para cumplir ISO 9001. (> Eficiencia).

FIN DE LA PRESENTACION

Alguna pregunta ?
Muchas Gracias
Alex Hidalgo Arapachi Director Tcnico Desarrollo DocShare ahidalgo@grupomeridian.com