UAGRM.

BIBLIOTECA FACULTAD DE TECNOLOGIA

UNIVERSIDAD AUTONOMA GABRIEL RENE MORENO BIBLIOTECA FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS Y TECNOLOGIA 1. ANTECEDENTES La Biblioteca de la Facultad de Tecnologa es parte de la Universidad Autnoma Gabriel Ren Moreno, lo que la constituye en el instrumento al servicio de la cultura, conocimiento, educacin, investigacin y preservacin del acervo bibliogrfico que posee. Su manejo tecnolgico y bibliotecolgico se constituye en el sostn complementario junto a la prestacin de servicios de apoyo, asesoramiento, asistencia tcnica y servicios de informacin especializada a todos los usuarios, investigadores, tesistas, que asisten.1 2003 Traslado al edificio facultativo (nuevos mdulos) El 24 de junio del 2003 la Facultad de Tecnologa se traslad a los nuevos mdulos y con ella su Biblioteca ocupando un espacio de la planta baja del edificio administrativo.2 2007 Preparacin para la modernizacin Autoridades facultativas, orientadas a modernizar la Biblioteca para mejorar los servicios a usuarios de la Facultad, planifican la construccin del nuevo edificio y la transicin hacia la nueva biblioteca(.) actualizacin del acervo bibliogrfico adecuando los sistemas de procesamiento de la informacin a normas ampliando la atencin a los sbados por la maana.3 La Biblioteca de la Facultad de Ciencias Exactas y Tecnologa (BT) funciona en buenas condiciones, es una construccin nueva con amplias salas de lectura en dos niveles, cmodas mesas y sillas, con buena iluminacin, con aire acondicionado, con ambientes para realizar: reuniones, consultas, trabajos en equipos, investigaciones, adems de tener salas de lecturas, estantera abierta, reas de circulacin que ofrecen una comunidad al estudiantes de la carrera y Facultad. Se cuenta con mecanismos que aseguran la calidad, cantidad, pertinencia y actualizacin del acervo en relacin con los objetivos de la carrera y la demanda de los usuarios. La bibliografa es especializada, con libros originales de editoriales reconocidas (Mc-Graw-Hill, Pearson, Tomson, Limusa) ediciones actuales que son coherentes con los planes de estudio que utilizan los docentes. En cuanto a las materias bsicas (matemticas, clculo, algebra) se cuenta con libros producidos por docentes de reconocidos prestigio de la Facultad de Ciencias Exactas y Tecnologa, que se encuentran disponibles juntos con otros autores en la estantera abierta. Tambin la Biblioteca ofrece a sus usuarios libros digitales, textos completos a travs de E-libros en un convenio de la UAGRM con esta editorial. El acceso a la consulta de los libros de la biblioteca se realiza por terminales, el usuario ingresa y tiene opciones de consultas que son: Libros, Tesis y Publicaciones Peridicas, disponindose a la fecha de tres terminales para la consulta de libros las cuales se encuentra disponibles de 08:00 a 21:00 horas. Para cualquier consulta de libros se cuenta con la web http://biblio.fcet.uagrm.edu.bo con la posibilidad de hacer reservas de los libros para el prstamo en Sala o Domicilio. 1.1. Adquisicin e incorporacin de material bibliogrfico. Pgina 1

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La BT a travs de Vice decanato enva a principio de ao a los jefes de carrera una carta con un formulario donde los docentes anotan los libros que utilizarn en su materia sealando el porcentaje que utilizarn del contenido de la materia. En el proceso de seleccin estndar para la adquisicin de libros, se realiza mediante la solicitud de docentes y estudiantes de la facultad a travs de las diferentes Direcciones de Carrera o en forma directa a la jefatura de la biblioteca para que en coordinacin con la autoridad acadmica, se canalicen los mecanismos de adquisicin y se analice las ofertas de los proveedores, para efectivizarla La jefatura de la biblioteca tambin debe canalizar otras formas de adquisicin adems de la compra a libreras y editoriales y para ello debe tomando en cuenta estas otras formas: Canje de bibliografa entre instituciones afines. Donacin hecha por instituciones o personas interesadas en apoyar a la biblioteca. Transferencia de bibliografa que se recibe de unidades de la misma institucin 1.2. Sobre el procesamiento de la Informacin

Una vez la bibliografa ha sido adquirida se debe tomar en cuenta los procesos normalizados para su almacenaje en las bases de datos y en las estanteras, para poner al servicio de los usuarios tomando en cuenta los siguientes pasos obligatorios. Revisin de la bibliografa adquirida en busca de fallas de origen para procurar su devolucin o reposicin. A continuacin se procede al sellado y registro en el inventario de los activos bibliogrficos. Pasar a la seccin de procesos tcnicos donde se realizarn las tareas de clasificacin, catalogacin, colocado de marbetes. Alimentar la base de datos Actualizacin permanente de la pgina web.

2. METODOLOGIA Para la realizacin del presente trabajo de investigacin se ha utilizado las siguientes tcnicas de investigacin: 2.1 Investigacin Observacional: La misma que implica reunir datos primarios observando personas, acciones y situaciones diversas. Esta tcnica ha ayudado a recabar informacin que la gente no desea proporcionar o no puede hacerlo. 2.2 Investigacin por Entrevista: La entrevista que se ha realizado ha sido de tipo individual, para la cual previamente se ha formulado preguntas sobre el tema a conocer. Esta tcnica a ayudado a recabar informacin especfica sobre la Biblioteca de Tecnologa.

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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Con el propsito de una mejora en el apoyo de investigacin en esta unidad acadmica y ayuda en la formacin profesional de muchos estudiantes; para el cumplimiento de la misin de las carreras que atiende la BT de tecnologa, es que se propone el siguiente trabajo. Tomando encuentra los siguientes problemas detectados. 3.1. DEL CAMBIO DE FUNCIONES DE PLANTAS

MODIFICAR LA PLANTA ALTA CON LA PLANTA BAJA DEL EDIFICIO PARA COMODIDAD DE MUCHOS USUARIOS QUE SE ENCUENTRAN EN LA ETAPA FINAL DE SU FORMACION PROFESIONAL. Se ha observado que el pblico acude masivamente y despus abandona pronto sus ambientes, haciendo notar la falta de espacio en el mismo; esto a consecuencia de que existen otras facultades de la universidad que no cuentan con un servicio bibliotecario es as que los usuarios de la BT FACULTAD DE TECNOLOGIA (universitarios de 5 semestre en adelante) se ven afectados, ya que ellos hacen uso de la planta baja del mismo edificio 3.2. DEL CONTROL DE INGRESO DE LOS USUARIOS

Despus de realizado el anlisis de todos los procesos que involucran los sistemas de informacin de la Biblioteca de Tecnologa se ha detectado las siguientes fallas: FALTA DE UN SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO DE INGRESO (planta baja) Este proceso consiste en el registro de los alumnos de la facultad, que necesiten del servicio de la BT; para ser reconocidos como usuarios permitidos dentro de la biblioteca. 4. OBJETIVO 4.1. OBJETIVO GENERAL Desarrollar planes de accin para la posible correccin de las falencias en el control, que permita brindar un mejor servicio y comodidad al usuario. 4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar qu porcentaje de alumnos de otras facultades visitan la biblioteca. Determinar el nmero de estudiantes (5 semestre en adelante) hacen uso de la BT. Determinar la cantidad promedio de alumnos multigrupos que visitan la biblioteca.

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5. ORGANIZACIN Para desarrollar las actividades propias del que hacer bibliotecolgico cuenta con los siguientes niveles: Administracin Direccin oficina de procesos tcnicos Taller de conservacin y restauracin Circulacin y prstamo (ventanilla) Terminales para bsqueda bibliogrfica Sistema computarizado de prstamo y devolucin en base de datos electrnico. Sistema de seguridad para libro

6. NIVELES DE SISTEMAS DE INFORMACION 6.1. Los procesos existentes en los Sistemas de Procesamiento Operativos (SPO) son: Consulta y prstamo en la sala de lectura. Servicio de referencia. Acceso a la informacin a travs de la biblioteca virtual. Asesoramiento en bsqueda especializada para investigadores. Reservas bibliogrficas en lneas Prestamos a domicilio. Cuento con directorio para distintas actividades. 6.2.

Los procesos existentes en los Sistemas de Informacin Administrativa (SIA) son: Ejecuta el procesamiento de datos en la base de datos Seleccin Clasificacin Catalogacin Actualizacin de la pg. web de la biblioteca Desarrollo de todas las actividades de extensin bibliotecaria, Difusin Formacin de usuarios Capacitacin de los funcionarios Elaboracin estadsticas de prstamos Presentacin del informe anual de las actividades de la biblioteca. 6.3. El proceso existente en el Sistema de Apoyo a Decisiones (SAD) son:

Toma de Decisiones por parte del Decano de la Facultad de Ciencias Exactas y Tecnologa.

7. MISION Satisfacer en forma eficiente, oportuna y pertinente las necesidades de informacin de sus usuarios, en concordancia con la misin de la Facultad de Ciencias Exactas y Tecnologa y la Universidad, para lo cual se dispone de un conjunto de recursos humanos, bibliogrficos y computacionales. Procesos de datos 1 Pgina 4

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8. MACROENTORNO La Universidad Autnoma Gabriel Ren Moreno cuenta con 12 Facultades y 5 unidades provinciales. Solo algunas facultades cuentan con biblioteca propia que en total sumarian aproximadamente 13 bibliotecas en todo el campus universitario incluyendo los nuevos mdulos. 9. MICROENTORNO El microentorno de la biblioteca de la Facultad de tecnologa est constituido por las siguientes facultades: Humanidades, Medicina, Tecnologa, Cs. Veterinaria, Agrimensura,etc. de las cuales solo 7 cuentan con su propia biblioteca situada dentro de microentorno. 10. ANALISIS FODA FORTALEZAS Infraestructura adecuada y un ambiente agradable en cuanto a mobiliario y climatizacin; desde el ao 2008. Cuenta con Internet en todo el edificio bibliotecario para uso de los usuarios. Servicio de Catalogo electrnico y catlogo en lnea. Sistema Informtico Integrado de administracin de procesos de circulacin e inventario. Su servicio en Gral. es prcticamente automatizado. Incorporacin de alarma digital para evitar las prdidas de libros.

DEBILIDADES Carencia de programas de formacin para usuarios. Carencia de programas de evaluacin de desempeo a los funcionarios. Carencia de programas de evaluacin de servicios. Contar con miembros del personal bibliotecario poco motivados para la capacitacin, especializacin y actualizacin. Falta de control de orden y respeto a las normas de la BT.

OPORTUNIDADES Oportunidad de mantener buenas relaciones personales entre el personal de la biblioteca con otras unidades de informacin acadmicas Creacin del programa de Mejora Continua, para implementar la documentacin de los procesos internos y programas de capacitacin. Acreditaciones nacionales e Internacionales. Convenios interinstitucionales con instituciones y empresas del medio. Apertura de la carrera de bibliotecologa en la ciudad. Falta de control automatizado de ingreso en planta baja. Captacin de donaciones de organismos nacionales e internacionales. Es uno de los factores importantes para lograr la acreditacin ARCU-SUR para carreras de ingeniera. Capacitacin del personal para el uso del programa PERI. Pgina 5

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AMENAZAS Inexistencia de poltica de recursos humanos y de mecanismos de evaluacin del desempeo. Disminucin del presupuesto para compras de material bibliogrfico o para proyectos de actualizacin. Inestabilidad laboral debido al cambio en la direccin Universitaria y a los cambios econmicos y polticos del pas. Personal no profesional del rea de cargo de Unidades de Informacin. Aparicin en nuestro medio, de medios virtuales, web, Internet que prestan servicios. Mayores exigencias de tecnologa en computacin por los estudiantes Altos costos y obsolescencia rpida de las nuevas tecnologa.

11. CONCLUSIONES DEL DIAGNOTICO INTERNO La estructura de la biblioteca requiere de nuevos cargos en el nivel operacional de su organizacin ya que existen fallas en el control de ingreso a la biblioteca. Los sistemas que utiliza son adecuados, tanto para la prestacin, devolucin de libros, as como tambin los sistemas de alarmas para evitar las prdidas de los mismos. Observando asi que la principal falla y las quejas de los mismos estudiantes es la falta de espacio en planta baja; que como dijimos anteriormente se debe a las faltas de bibliotecas en otras facultades; donde los grandes afectados son los estudiantes de 5 semestre en delante de la facultad de tecnologa, ya que ellos solo acceden al servicio de planta baja. 12. RECOMENDACIONES Recomendamos a la biblioteca poder hacer los cambios anteriormente propuestos; informarse sobre sistemas de ms fcil control, para los ingresos de los alumnos de otras facultades en el cual no se tenga que hacer entrada de informacin a la base de datos cada semestre, evitando molestias y demoras de tiempos.

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PROPOSITO DEL PROYECTO 1. PROPOSITO DEL PROYECTO El propsito del proyecto es de fortalecer los servicios de atencin, haciendo ms efectivo el acceso a la informacin. 2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO La facultad de CIENCIAS EXACTAS Y TECNOLOGIA es una de las ms numerosas dentro de la universidad y busca formar profesionales con alto nivel acadmico, uno de los factores para cumplir dicho objetivo es a biblioteca de la misma facultad que brinda sus servicios a estudiantes de diferentes carreras como ser: Ing. Quimica, Ing. Civil, Ing. Industrial, Ing. Ambiental, Control de proceso, Ing. Informtica, Redes y telecomunicaciones e Ing. en sistemas; como tambin a Tesistas y estudiantes de diferentes universidades. La biblioteca con la que cuenta la FACULTAD DE TECNOLOGIA es la ms controlada, de todas las bibliotecas desde el punto de vista de su micro entorno, pero dentro de ella se encontraron algunas pequeas falencias en su atencin por la cual genera deficiencias en la educacin y desercin de sus usuarios. 3. BREVE DESCRIPCION DEL PROYECTO Los recursos de informacin que se utilizaran para el presente proyecto son: Contratacin de personal que se haga cargo de controlar el ingreso del usuario de forma automatizada con los requisitos establecidos por la biblioteca (uno de ellos es pertenecer a la facultad; si en caso fuese un usuario externo deber presentar el carnet y registro de dicha universidad u otra documentacin que avale su ingreso) Modificacin de los servicios de planta alta a planta baja y viceversa. 4. DESARROLLO DEL PROYECTO La implementacin del proyecto mediante la adquisicin de equipo de fotocopiado; lectores de huellas dactilares y personal capacitado, brindara un eficiente atencin en la prestacin de servicios. Convirtindose en el centro de actividades de mayor importancia en la vida acadmica de los estudiantes de nuestra facultad. 5. ANALISIS DE FACTIBILIDAD Factibilidad Tcnica

Las propuestas de mejoramiento a los sistemas de control de la biblioteca de la facultad de ciencias exactas y tecnologa, se pueden llevar a cabo desde una factibilidad tecnolgica debido a que el sistema de registro ya se lo tiene en funcionamiento. Factibilidad Operativa

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Las propuestas de mejoramiento a los sistemas de control de la biblioteca de la facultad de ciencias exactas y tecnologa, se pueden llevar a cabo desde una factibilidad operativa debido a que se pueden estimular u modificar los sistemas ya existentes. Factibilidad Econmica Las propuestas de mejoramiento a los sistemas de informacin de la biblioteca de la facultad de ciencias exactas y tecnologa, se pueden llevar a cabo desde una factibilidad econmica; se realizarn nuevas contrataciones de personal de la biblioteca.

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ANEXOS DIAGNOSTICO ORGANIGRAMA BT.
NIVEL ESTRATEGICO
Decano

NIVEL DE CONOCIMIENTO

Jefe de Biblioteca Secretaria y adquisicion

NIVEL OPERATIVO
Bibliotecario Virtual Circulacion Procesos Tecnicos PERSONAL DE SERVICIO

USUARIO

PROCESO DE PRESTAMO

4
VERIFICA QUE EL USUARIO Y EL LIBRO SON CORRECTOS Y PROCEDE A GUARDAR EL PRSTAMO (SI ES OTRO EJEMPLAR SE MODIICA EL EJEMPLAR Y SE GUARDA)

3 LLAMA POR EL NOMBRE AL USUARIO Y LE PIDE QUE COLOQUE SU HUELLA

5 ENTREGA EL LIBRO A CAMBIO DE SU CARNET, ADJUNTA LA BOLETA IMPRESA Y MODIFICA LA BOLETA MANUAL SI ES NECESARIO

2 EL BIBLIOTECARIO TOMA LAS FICHAS IMPRESAS Y VA A BUSCAR EL LIBRO

1 BUSQUEDA SELECCIONA EL LIBRO O TESIS QUE NECESITA INCOPORA SU REGISTRO Y SU PASWORD Y HACE CLIK EN VALIDAR (LA FICHA SE IMPRIME AUTOMATICAMENTE, NO NECESITA ESCRIBIRLA MANUAL) Y VA A LA VENTANILLA DE PRSTAMOS.

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PROCESO DE DEVOLUCION

Devolucin

Coloca la huella o lo busca por listado

Guarda la devolucin

devuelve el carnet

INTERRELACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

SSG. DEECANO DE LA FACULTD.

STC. JEFE DE BIBLIOTECA

SPO. NIVEL OPERATIVO

ADQUISICIONES E INCORPORACION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

RECOPILACIN DE LISTAS

SELECCIN

PROVEEDORES

ADQUISICIN

Compra Librera

Canje

Donacin

Transferencia

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PROCESAMIENTO DE INFORMACION

PROCESO FISICO

Revisin Sellado Registro

PROCESOS TCNICOS O SECCIN LIBROS

Clasificacin Catalogacin Colocado de marbetes Elaboracin de catlogos Fsicos o electrnicos

Estantera Bases de datos Catlogos en lnea

Pgina Web

BIBLIOTECA VIRTUAL

USUARIOS

SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION

ENTRADA

PROCESO
Control de actividades de los subsistemas, reportes e inventarios

SALIDA

Solicitud de informes de RRHH

Informe de RRHH

Evaluacin de empleados

Elaborar informes de RRHH

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SUBISTEMAS DE SELECCIN ENTRADA PROCESO SALIDA

Solicitud de nuevo mat. Bibliogrfico

Verificar Inventario

Respuesta a la solicitud de mat. Bibliogrfico

Control de la solicitud

SUBSISTEMAS DE PROCESOS TECNICOS ENTRADA PROCESO SALIDA Base de datos bibliogrfica actualizada

Material bibliograf. nuevo

Procesar Base datos bibliogrficos

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MARCO CONCEPTUAL 1. DEFINICION DE SISTESMA La palabra sistema tiene muchos significados (incluso el American College Dictionary enumera 13 definiciones).La primera definicin en el Websters Unabridged se aproxima a nuestra intencin Una unidad compleja, formada por muchas partes, a menudo diversas sujetas a un plan, o sirviendo a un fin, comunes.4 2. SISTEMAS Y PROCESOS Es importante distinguir entre sistemas y procesos . Un sistema facilita un proceso; es el medio que da lugar al proceso. Se trata de una distincin similar a la de anatoma y fisiologa. La anatoma se refiere a la estructura: que es; la fisiologa, en cambio, abarca el proceso: como funciona. El sistema digestivo facilita el proceso de la digestin.5 3. ESTRUCTURA Un sistema de control operacional es racional; esto significa que, por lo general, la medida por tomar es decidida de acuerdo con una serie de reglas lgicas. Estos podrn cubrir o no todos los aspectos de un problema. En principio las reglas pueden programarse para ser introducidas en una computadora y la eleccin entre el empleo de una computadora o una persona depende, sobre todo, del costo relativo de cada mtodo.6 4. IMPORTANCIA RELATIVA DE SISTEMA Y PROCESO El sistema formal de control administrativo no es si no uno de los aspectos del proceso de dicho control y en realidad, relativamente poco importante. El sistema puede ayudar al gerente en el sentido de motivarlo para que adopte aquellas decisiones que mejor cuiden los intereses de la organizacin y asimismo proporcione informacin que facilita al administrador tomar esas decisiones pero muchos otros estmulos tambin lo motivan.7 5. CONTROL OPERACIONAL Control operacional es el proceso consiste en asegurar que las tareas especificas se cumplan en forma eficaz y eficiente. 8 6. CORRESPONDENCIA ENTRE CONTROL OPERACIONAL Y CONTROL PROGRAMADO Como control operacional y control programado no son sinnimos, la estricta lgica requerira que examinarnos por separado el control operacional programado, el control operacional no programado, el control administrativo programado. control administrativo programado es casi una expresin contradictoria en si misma, pues las actividades programadas no requieren el juicio de los gerentes que caracteriza el proceso de control administrativo.9

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7. NATURALEZA DE LA INFORMACION Un sistema de control administrativo suele construirse alrededor de un ncleo financiero, ya que el dinero es el nico denominador comn para los heterogneos elementos de insumos y productos. Los datos de control operacional no son siempre monetarios. Pueden expresarse hombre-horas, numero de tem, kilos de desperdicios, etc. 10 8. JUICIO Y COMPRENSION Otro modo de describir esa diferencia entre control administrativo y operacional consiste en sealar que en el primero se llega a las decisiones de una manera subjetiva, mientras que en el ultimo la forma de llegar es objetiva.11 NOTAS
1,2 www.uagrm.edu.com 3 www.bibliofcet.com 4 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONYROL Pagina 4. 5 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 5. 6 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 77. 7 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 79. 8 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 69. 9 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 75. 10 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 78. 11 Anthony Robert N. SISTEMAS DE PLANTAMIENTO Y CONTROL Pagina 80.

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