DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INTRODUCCIN1
Los principales criterios que primaron durante mucho tiempo en las relaciones entre los proveedores y los compradores estuvieron impregnados de tensiones y ventajas unilaterales, encaminadas a sacar el mejor provecho del oponente, dando lugar a engaos, quiebras inducidas y a pleitos que en ningn caso beneficiaban a las partes. El patrn de comportamiento estaba regido fundamentalmente por el precio del producto comprado o el servicio contratado, considerando las dems variables superfluas y de poca monta, las cuales tenan que supeditarse a sus caprichos; as, si el seor don precio determinaba que para descender deba arrastrar en su cada la calidad, inmisericordemente, lo haca. El principal damnificado de este enfrentamiento era el consumidor final, quien tena que soportar deficiencias en la calidad de las adquisiciones, o a pagar precios por encima de lo normal, como resultado de la ineficiencia del sistema. Afortunadamente las partes hicieron un acuerdo, de lo fundamental, es decir, de la cooperacin, que deba existir para lograr los objetivos comunes como son: consolidar las empresas como resultado de unas relaciones basadas en la confianza, los beneficios bilaterales en las acciones comerciales, el sostenimiento o crecimiento del mercado y la satisfaccin del consumidor. Para lograr los anteriores objetivos es indispensable definir un sistema cuyos parmetros estn enmarcados dentro del mbito de un proceso de Aseguramiento de Calidad en Compras y especialmente dirigido al Desarrollo de Proveedores, con el fin de integrar los esfuerzos de las partes y mejorar la calidad de las relaciones y la productividad del flujo de suministros. Para ello es necesario tener en cuenta las diferentes etapas que van desde la planeacin del sistema de compras hasta el desarrollo de los proveedores.

Aseguramiento de calidad en compras. Eduardo Gmez Saavedra. Editorial Legis. Bogot Colombia.

1. Estructura de compras
Como una respuesta funcional al sistema de compras de una empresa, surge la estructura de compras, cuyo objetivo fundamental es el de lograr una coordinacin armnica entre las diferentes actividades interfuncionales de la empresa y el contribuir con el mejoramiento de la productividad total. Por ende, la cooperacin de compras es fundamental para el xito de la produccin y la comercializacin de Ion productos, pues de la calidad, el precio y el tiempo de entrega de los insumos, depende en alto grado (hasta en un ochenta por ciento), el cumplimiento de los objetivos y metas de las dems funciones de la empresa. Esta relacin de dependencia, ha obligado a profesionalizar la funcin de compras, mediante el manejo de criterios tcnicos y econmicos, de tal forma que le permitan a la empresa lograr una maximizacin de los recursos asignados y el aseguramiento de la calidad de los insumos adquiridos. En trminos generales la funcin de compras cumple con una serie de actividades administrativas y operativas, desarrolladas por medio de la estructura orgnica y a travs del rea de materiales.

1.1 Poltica de compras

La empresa debe considerarse como un todo orgnico, con una responsabilidad social hacia los consumidores, sobre todo en el medio turstico, adems de sus empleados, y la economa interna y externa, por ello es necesario establecer una relacin de confianza y colaboracin con los proveedores o personas que le abastecen de productos o servicios, logrando de esta manera el cumplimiento integral de los requisitos de calidad, cantidad y precio.

1.2 Objetivos de compras

Los objetivos de la funcin de compras son el resultado de la planeacin estratgica de la empresa y deben concentrarse en los siguientes puntos: a. Lograr la satisfaccin de sus clientes internos, mediante la entrega oportuna de los productos o servicios solicitados, en las calidades requeridas y al valor justo. b. Adelantar las negociaciones pertinentes con los proveedores, de tal forma que se logre un beneficio econmico entre las partes. c. Investigar las fuentes de suministro ms confiables en el mercado y llevar a cabo programas de desarrollo con los proveedores seleccionados

d. Planear, programar y controlar las compras de la compaa, de tal forma que se cuente con los suministros necesarios, cuidando los inventarios y su rotacin. e. Administrar adecuadamente el sistema de compras, con el fin de maximizar la productividad de la funcin de compras, sin afectar negativamente las dems funciones de la empresa. f. Adelantar programas relacionados con anlisis de valor, evaluacin econmica de la compra y costos de los suministros, con el propsito de tomar decisiones sobre datos y valores reales.

1.3 Funciones de compras

La funcin principal de compras es la de adquirir los bienes y servicios de acuerdo con las especificaciones tcnicas exigidas, en las fechas, cantidades y precios correctos, logrando de esta manera un beneficio equilibrado entre la empresa y el proveedor. Las funciones complementarias son las siguientes: a. Investigar las fuentes de suministro y mantener al dia un sistema de informacin y registro de proveedores. b. Seleccionar y desarrollar proveedores confiables, con el fin de conseguir un respaldo efectivo al proceso productivo de la empresa. c. Negociar los contratos teniendo en cuenta: las especificaciones tcnicas y la certificacin y garanta de calidad de los productos d. Administrar el proceso de compras, de tal forma que se cumpla con los objetivos de eficiencia y eficacia. d. Definir y coordinar un sistema estadstico de informacin, el cual incluya: cumplimi9ento, calidad, quejas y reclamos. f. Respaldar las funciones asignadas, mediante el conocimiento, la capacitacin y la tica de las personas involucradas en el sistema de compras. g. Establecer unas relaciones basadas en la confianza y el largo plazo.

2. Planeacin de las compras

Una compaa como tal, es el resultado de las fuerzas del mercado y en especial de las necesidades expresas o tcitas de un segmento de consumidores, quienes al requerir un bien o un servicio, dan origen a la formacin de una organizacin productiva, encaminada a satisfacer sus necesidades y cuyo fundamento o razn de existir es el cliente externo. Bajo tales circunstancias nace una empresa, como un sistema formado por una serie de partes interactuantes e interdependientes, todas ellas dirigidas a cumplir una funcin determinada y una serie de objetivos corporativos hacia los cuales debe dirigirse toda la organizacin. Uno de los objetivos corporativos tiene que ver con la cuantificacin de la demanda esperada, surgida de la tendencia histrica del mercado, as como de las proyecciones estratgicas surgidas del manejo de ciertas variables endgenas (producto, precio, promocin, plaza y servicio) y de las variables exgenas (plan de desarrollo, producto interno bruto, inflacin, tributacin, comercio, crecimiento de la poblacin, competencia y, en general, poltica econmica). El clculo de la demanda, le permite a la empresa dimensionar la estructura productiva y conocer cules van a ser sus requerimientos en un perodo de tiempo determinado; es importante tener en cuenta que el anterior clculo est basado en una serie de supuestos y por ende el modelo es probabilstico, lo cual supone un margen de error y la necesidad de hacer las correcciones pertinentes, en la medida que cambien los supuestos y se vaya desarrollando el programa de ventas y produccin. La empresa as conceba est formada por una serie de subsistemas dentro de los cuales, el sistema de compras forma parte integral del proceso productivo de la misma y se inicia con el pronstico de la demanda, surgido de la investigacin de mercados, cuyo clculo estima la cantidad que se va a vender de un producto en un perodo de tiempo futuro. Si bien el pronstico se basa en una conjetura, el empleo de tcnicas matemticas o estadsticas permite predecir con un margen mnimo de error, las unidades que se van a vender y sus tendencias de variacin a travs del tiempo. As el pronstico de la demanda da origen al plan de produccin o el de administracin, dependiendo de si se trata de una empresa de produccin de bienes o servicios comen el caso hotelero; en la elaboracin del plan de produccin es necesario tener en cuenta los factores tecnolgicos y las polticas de la organizacin. El siguiente paso consiste en desdoblar el plan en los elementos constitutivos del proceso productivo como son materiales, mano de obra, equipo y la informacin necesaria para llevar a cabo la planeacin administrativa, financiera, de produccin o prestacin del servicio y de compras, as como para elaborar los programas especficos en cada una de las reas.

La planeacin de las compras es por lo tanto el resultado de las necesidades presupuestadas de las dems funciones de la empresa y su propsito fundamental, es el de obtener los suministros adecuados, en el momento oportuno y al precio justo, teniendo como perspectiva el desarrollo de la empresa y el bienestar del sistema general, al cual le presta su servicio.

2.1 Sistema de compras

El sistema de compras forma parte del proceso global de una empresa y su gestin est encaminada a la adquisicin y entrega de los materiales o insumos indispensables para el adecuado funcionamiento de la organizacin, de tal forma que se obtenga la calidad, la cantidad y el precio justo, logrando un beneficio equilibrado entre la empresa y el proveedor, y permitiendo el desarrollo de las partes en cuestin. Para lograr el anterior propsito es necesario que la empresa, a travs de la funcin de compras, establezca unas relaciones estables, con sus proveedores, basadas en la confianza mutua, el respeto y el beneficio econmico derivado de las negociaciones; considerando de esta forma al proveedor como parte de la empresa. En la figura se muestra la interdependencia e interaccin del sistema integral de compras, as como las relaciones internas y externas de la empresa con sus proveedores y consumidores; el sistema genera informacin para los centros de decisin y debe tener como resultado el flujo del pedido, la entrega de los bienes y la prestacin del servicio; todo ello tomando como base las necesidades reales de los usuarios y la satisfaccin del consumidor. Tambin es importante tener en cuenta que el sistema general de compras debe formar parte del plan estratgico de la empresa, el cual est enmarcado dentro de la misin, polticas y objetivos corporativos, y responde a las necesidades de las funciones operativas y de apoyo de la empresa y cuyo principal compromiso lo constituye la interdependencia e interaccin de todas y cada una de las actividades, para alcanzar los objetivos y lograr que las actividades y las personas aporten un valor agregado al bien o servicio prestado.

Para lograr una coordinacin armnica de la funcin de compras con los proveedores, es necesario contar con un proceso de compras que respalde efectivamente las negociaciones; las cuatro etapas fundamentales de este proceso son: A. El plan de compras Usualmente un plan de compras se elabora tomando como base los planes de las otras funciones de la empresa, y debe contemplar la sumatoria de las necesidades discriminadas por material y la valoracin econmica presupuestada. En este presupuesto deben contemplarse los factores de correccin econmica, la inflacin y devaluacin, as como todos los costos relacionados con la compra y el manejo de los inventarios; hoy en da es de especial relevancia el hecho de trabajar con inventarios mnimos en razn de costos tales como el financiero, de almacenamiento, de obsolescencia y deterioro de los productos. Indudablemente, el plan valorizado de compras se convierte en el presupuesto de compras, el cual forma parte del presupuesto general de la empresa y sirve de base para la definicin de los estndares de costos y de las metas especficas de la funcin de compras B. Programa de compras El programa de compras corresponde al desarrollo del plan de compras, discriminado por cada uno de los tems solicitados, con los ajustes peridicos segn consumos reales y las existencias mnimas requeridas. Un elemento bsico de la programacin consiste en lograr un equilibrio entre el lote econmico de compra y los mximos y mnimos, indispensables para que el abastecimiento no perjudique la produccin o administracin y no aumente excesivamente los costos. Hace algunos aos el modelo de lote econmico y de existencias pretenda lograr la dinmica del equilibrio mediante lotes muy grandes y almacenamientos excesivos; hoy en da se proyectan entregas que cubran las necesidades diarias e inclusive de tamao unitario y almacenamiento tendiendo a cero. C. Procedimiento de compras El procedimiento de compras es la mecnica utilizada por la empresa que va desde el establecimiento de las especificaciones tcnicas, de los materiales a comprar y la evaluacin y seleccin de los proveedores; hasta la colocacin de la orden de compra y la obtencin del material a satisfaccin completa y el pago oportuno. La compilacin de los procedimientos de compras, constituye una parte fundamental del Manual de Compras;

su aplicacin permite asegurar la calidad del proceso general de compras y fijar de una manera clara e inequvoca la poltica de la empresa con sus proveedores. Ver figura. AREAS COMPRAS

ACTIVIDADES 1. Definicin de especificaciones 2. Solicitud de oferta a proveedores 3. Evaluacin de las ofertas 4. Aprobacin de la compra 5. Elaboracin de la orden de compra 6. Colocacin del pedido 7. Recepcin del pedido 8. Autorizacin de pago 9. Realizacin del pago 10. Estadstica de proveedores 11. Anlisis del sistema de compras

CALIDAD

PRODUCCION SERVICIOS

D. Manejo de materiales El manejo de materiales, corresponde a la parte pertinente desde la ubicacin de las elementos y componentes comprados, hasta su almacenamiento y entrega al proceso productivo o administrativo; indudablemente el principal objetivo de las compras es lograr la satisfaccin del cliente y hacer que el proceso fluya eficientemente, de tal manera que los costos totales sean mnimos. Normas y procedimientos En este caso es necesario tener en cuenta los sistemas de almacenamiento, las normas sobre seguridad, rotacin de inventarios y todos aquellos procedimientos indispensables para asegurar la calidad de los materiales y por ende de las compras. El proceso de compras debe verse como un sistema global e interdependiente en el cual participan los protagonistas del mismo como son: los clientes internos de compras, la funcin de compras y los proveedores.

3. Relaciones de compras con otras funciones

Indudablemente compras tiene estrechas relaciones con todas las actividades que se desarrollan en la empresa, sin embargo, son de especial relevancia aquellas que tienen que ver con el proceso integral de- produccin, as como el apoyo que se tiene que brindar a las dems actividades de la organizacin. A continuacin se muestran las principales relaciones, con cada una de las funciones enunciadas: a. Mercadeo De las necesidades del mercado y de las ventas pronosticadas y reales, se desprenden los programas de suministros; as el mercado es el que hala el flujo de materiales. Por lo tanto le corresponde a compras conocer la demanda y con base en sta, proporcionar los elementos indispensables para que se cumplan las metas propuestas y se cuente con los inventarios mnimos; estos ltimos no deben sobrepasar un lmite acordado; de tal forma que no se vaya a afectar negativamente la rentabilidad, en detrimento de los costos totales, debido a la inmovilizacin de los inventarios y a su almacenamiento inadecuado. b. Produccin o servicio Normalmente el volumen ms elevado de transacciones se sucede entre compras y produccin, debido a que en sta ltima se encuentran funciones donde se concentra el sistema productivo y por ende se requieren las materias primas indispensables para la fabricacin de los bienes y los insumos necesarios para el funcionamiento de la tecnologa apropiada. Produccin es la funcin en donde se conjugan "los materiales correctos, en el lugar correcto, en la fecha correcta, en la cantidad correcta y al precio correcto". Tomado de Messner. De la calidad de las materias primas, los insumos y la tecnologa (mquinas, mantenimiento y medios de control), depende el alto grado de calidad de los bienes y servicios ofrecidos; bajo estas circunstancias, a produccin le corresponde dar exactamente las especificaciones tcnicas de los requerimientos en trminos de caractersticas crticas, parmetros, tolerancias y mtodos de comprobacin, y a compras respetar, sin excepcin, los anteriores criterios. As la calidad debe primar sobre cualquier otra consideracin, desterrando de esta manera un antiguo vicio, el de comprar lo ms barato, pues estas falsas economas posteriormente repercuten en los costos de la mala calidad y en las improductividades que estn enterrando a las empresas. Cuando se trata de empresas de servicios como hoteles, bancos, hospitales y otras, tambin existe un aparato productivo interno y por ende las anteriores consideraciones,

siguen siendo vlidas, o cambio se sucede en la relacin directa que existe entre el cliente y el sistema total; bajo tales consideraciones, la calidad est expuesta al anlisis crtico del usuario y por lo tanto deben cuidarse, con mayor nfasis, todos los detalles que representen situaciones de insatisfaccin o molestia. c. Administracin Dentro del trmino administracin se involucran fundamentalmente las funciones relacionadas con el manejo estructural, tanto formal como informal, de la empresa; indudablemente en este caso el recurso humano constituye la esencia de este concepto y el manejo de las condiciones sociales, econmicas y ambientales son primordiales para el bienestar y la calidad humana. As, compras debe proveer los elementos y medios adecuados, para que los empleados puedan cumplir con las responsabilidades asignadas, sin menoscabo de la calidad de los bienes o servicios que producen; inclusive cuidando la calidad del entorno y sus condiciones ambientales. d. Finanzas Las finanzas tienen que ver con la situacin econmica y especialmente los presupuestos globales de la empresa y su control; as la ejecucin del presupuesto de compras le corresponde a compras y su control a finanzas. Bajo estas circunstancias, compras debe velar porque cada peso comprado sea altamente productivo y corresponda a una inversin rentable en toda su magnitud. Segn Pooler, un tres por ciento de reduccin en el costo de los artculos comprados, es la utilidad equivalente al 18% de aumento en las ventas; ello implica indudablemente una ventaja y un objetivo a cumplir en la empresa. Por otro lado es importante que, as como la funcin de compras compromete a la empresa en gastos, finanzas lo respalde en el pago oportuno a los proveedores, lgicamente el pago debe estar sujeto al cumplimento de los trminos comerciales y contractuales. e. Planeacin Bajo el trmino de planeacin, se involucra la planeacin de perspectiva o estratgica, as como la de produccin, su programacin y control. En el primer caso, la planeacin estratgica ofrece la visin futurista de la empresa y compras le proporciona la proyeccin de la oferta en cuanto a los cambios tecnolgicos y en la direccin comercial del mercado. En relacin con el plan y programa de produccin, el problema es inmediato, pues de un

lado tiene que producirse una informacin confiable en cantidad y tiempo, y compras debe responder con entregas justo a tiempo; cualquier ineficiencia en las relaciones, da como resultado un incremento en los costos y un desequilibrio en la armona del sistema. f. Investigacin y desarrollo La ventaja competitiva de las empresas modernas est cimentada en el nivel de su investigacin y en el desarrollo de su tecnologa; los anteriores criterios deben estar apoyados por los hechos que se suceden en empresas similares o complementarias verticalmente. El mundo est cambiando a velocidades vertiginosas; la microelectrnica, los nuevos materiales y la rebotica, por mencionar algunos casos, estn cambiando todos los das los sistemas de administracin y produccin. Por lo tanto, de la agilidad de las comunicaciones entre compras e investigacin, depende que la empresa se encuentre a la vanguardia del desarrollo; en otras palabras compras, es el odo que permite escuchar los cambios en el entorno de la organizacin, g. Calidad Calidad entendida como el sistema que permite el cumplimiento de los requisitos exigidos por el cliente, debe estar presente dentro del proceso de compras; le corresponde a los diferentes estamentos del sistema de calidad asesorar y apoyar a compras con el fin de asegurar la poltica y los objetivos corporativos, as como las estrategias que conduzcan a mantener un estado de armona econmica y tcnica, entre las necesidades exigidas y los productos o servicios entregados. Un resultado prctico de estas relaciones es la certificacin de conformidad con normas y la garanta de calidad, las cuales permiten acelerar las entregas, reducir los inventarios y disminuir al mximo los controles de recepcin. h. Materiales Si bien compras es parte de la logstica de consecucin, manejo y entrega de los materiales, un elemento importante es el proceso rocremtico integral de una empresa, lo constituye el sistema de inventarios en todas las etapas de la organizacin. Por ende es necesario establecer un flujo continuo y gil, de tal forma que los usuarios de las materias primas e insumes puedan disponer de stos en el momento oportuno, sin los excesos que ocasionen sobrecosto por almacenamiento, inmovilizacin de capital y daos en la calidad de las partes, componentes y productos terminados.

Un aporte en este tema, lo dio la teora de la dinmica industrial de Forrester, la cual plante la necesidad de estudiar los ciclos de la demanda, y como respuesta a estos, el planeamiento organizado y la realimentacin de la informacin. Bajo las anteriores consideraciones, la organizacin del sistema de produccin, o de prestacin de servicios, y distribucin, debe analizarse como un todo integrado, el cual agiliza el flujo de materiales y nivela los inventarios.

4. El Manual de Compras
Generalmente las empresas deben reunir la informacin administrativa, comercial y tcnica, en un documento que sirva de gua en las actuaciones, y de consulta interna o externa para los usuarios del servicio de compras. Los procedimientos normalizados, se consignan en los siguientes captulos del Manual de Compras. a) Administracin de compras Comprende: poltica, objetivos, estructura, funciones, relaciones, procedimientos y documentos utilizados. b) Sistema de compras Comprende: relaciones internas y externas, planeacin, programacin, ejecucin y control. c) Relacin con proveedores Comprende: investigacin, seleccin, evaluacin, calificacin, desarrollo, contratacin y auditora. d) Economa de compras Comprende: evaluacin econmica, precios, costos, valor agregado, anlisis del valor y anlisis de tendencia. e) Informacin tcnica Comprende: investigacin, documentacin, red de informacin y sistema de apoyo. f) Control de recepcin Comprende: definicin de especificaciones, sistema de muestreo, control de proveedores y mtodos de ensayo.

5. Investigacin de la oferta
Uno de los objetivos ms importantes que desarrolla compras es el de investigar la demanda y la informacin del mercado, con el propsito de contar con los datos adecuados para negociar con los proveedores y ofrecer posibilidades de una amplia gama de materiales a sus clientes; as mismo es importante conocer los costos comparados de la oferta y la demanda, los ndices de precios, sus tendencias y el anlisis del valor de los productos, partes y componentes. La investigacin de compras debe ocuparse de la aparicin de nuevos materiales y tecnologas, de manera que mantenga informada a la funcin de investigacin, desarrollo e ingeniera sobre los adelantos existentes, para que involucren los descubrimientos en los productos y procesos actuales, de tal forma que se logre un mejoramiento continuo y auto sostenido. Hoy en da la interaccin con las fuentes de informaciones nacionales e internacionales tales como: Organismos de normalizacin, institutos de investigacin, redes de datos, fuentes de materiales y revistas especializadas entre otros, constituyen el verdadero acervo de conocimientos, que le permiten a las empresas estar a la vanguardia del desarrollo. El estudio y la contrastacin de los anlisis de precio y costo, as como las nuevas oportunidades de materiales y tecnologas, le permiten a las compaas tomar mejores decisiones sobre si recurren a comprar productos o componentes existentes en el mercado, o se someten a desarrollarlos y fabricarlos internamente; estas decisiones deben de tener en cuenta otros factores adicionales como son: Flexibilidad del sistema de produccin. Exclusividad del producto. Grado de integracin deseado. Normalizacin y variables exigidas. Capacidad cualitativa de los procesos. Capacidad instalada y ocupada. Especializacin y manejo tecnolgico. Estrategia de comercializacin.

Sin lugar a dudas la funcin de compras, a travs de su sistema de investigacin, debe ofrecer un aporte sustancial a estos y otros interrogantes, convirtindose en una actividad asesora de la empresa en su conjunto y el eslabn de entrada, con el medio externo. Para lograr este propsito, no slo debe basarse en las fuentes existentes de informacin, vistas anteriormente, sino que es necesario recurrir a dos tipos de investigacin; en primer

trmino a la establecida mediante el equipo de compradores especializados con que cuente la compaa, y en segundo trmino por medio de estudios especiales, contratados con compaas especializadas, las cuales a travs de investigaciones exploratorias o dirigidas evalan la oferta del mercado potencial y el grado de confiabilidad de los requisitos tcnicos y comerciales de los productos o insumos ofrecidos. Entre otros mtodos pueden emplearse los siguientes: Referndum postal. Llamadas telefnicas. Entrevistas personales. Observacin directa. Ensayo o experimento. Panel o gua de consumidores. Inventario de empresas.

Con stos mtodos se obtiene informacin sobre la solvencia de los proveedores, el tamao de la oferta, la segmentacin del mercado y la diferenciacin del producto, as como las caractersticas del producto, sus precios y los canales de comercializacin empleados; tambin se puede emplear la informacin suministrada por otras compaas compradoras o por ndices de empresas especializadas. En trminos generales la investigacin de compras se encarga de recopilar la informacin suministrada y de manejar las fuentes estadsticas de la oferta, as como los datos extractados de revistas, catlogos, libros especializados y otras fuentes; creando de esta forma un banco de datos y un sistema integrado de informacin, con el fin de ofrecer oportunidades de documentacin interna y de unirse a centros de informacin de otras empresas o pases.