10 lies que todo CIO precisa conhecer sobre ERP

Samuel Gonsales // quarta-feira, 27/06/2012 12:34

Se h um processo que tira o sono de muitos CIOs e equipes encarregadas pelo ERP nas mais diversas organizaes o paradigma em torno das atualizaes de sistemas ERPs. O que os CIOs esperam de atualizaes do ERP que as mesmas sejam situaes de tranqilidade, mas comumente no isso que acontece, e esse cenrio precisa ser muito bem analisado para que se possa ter uma boa noo dos potenciais problemas que podem ocorrer em decorrncia de uma atualizao mal sucedida. Esse artigo tem o intuito de fornecer algumas preciosas lies aos leitores sobre melhores prticas de mercado para atualizaes bem sucedidas de seus sistemas ERP. Lio #1 Conhea os reais motivadores e a relevncia da atualizao. muito comum clientes de sistemas ERP realizarem atualizaes sem conhecer os reais motivadores de tal atualizao. Alguns o fazem por mero desconhecimento, outros o fazem porque acham coerente estar com o release mais atual e no h nenhum problema nisso, mas a recomendao antes de atualizar sempre considerar mais um fator: qual a relevncia da atualizao?

Se o CIO observar, por exemplo, que uma determinada atualizao d a cobertura de um novo processo de negcio, ou atende uma nova obrigao fiscal/legal, com certeza encontrou relevncia para a atualizao. fundamental, tambm, que o CIO ou equipe encarregada pelo ERP comunique em sua organizao os benefcios que sero alcanados com a atualizao, de forma que os usurios do ERP entendam a relevncia e os motivadores e apiem a equipe do ERP durante os processos necessrios para que a atualizao seja bem sucedida.

Melhores prticas de mercado indicam, ainda, que no se deve proceder com a atualizao se o CIO e a equipe encarregada pelo ERP no encontrarem o verdadeiro valor da atualizao. Lio #2 Conhea detalhadamente os processos de negcio de sua empresa que so cobertos pelo ERP. O CIO ou a equipe encarregada pelo ERP na organizao deve conhecer detalhadamente os processos de negcio que so cobertos pelo ERP, pois essa ao determinar os testes que precisaro ser realizados para garantir o xito da atualizao. Devem conhecer tambm quem so os usurios-chave que tero a misso de ajudar nos testes da nova verso. O que comumente ocorre que h diversos processos de negcio que no so formalmente conhecidos, processos que so utilizados pouqussimas vezes e vez por outra aps uma determinada atualizao necessrio usar esse processo e nessa hora a equipe descobre que em decorrncia da atualizao esse processo sofreu mudanas ou depende de uma nova parametrizao ou depende de um novo treinamento ou no est funcionando corretamente. Melhores prticas de mercado indicam que diante desse cenrio comum, preciso que CIO e equipe encarregada pelo ERP na organizao criem uma rotina formal que esteja bem detalhada e documentada de todos os processos de negcio, sejam eles processos corriqueiros ou espordicos, que so cobertos pelo ERP de forma que ao receber uma nova atualizao do ERP possa verificar que processos de negcio vo requerer ateno especial para garantir sucesso na atualizao. Quando a ao de manter formalmente o conhecimento de seus processos no se aplicar em sua organizao, CIO e equipe encarregada pelo ERP devem assumir maiores riscos na atualizao e que eventualmente algum processo desconhecido ou pouco utilizado poder no funcionar adequadamente em decorrncia de uma atualizao. A ateno deve ser redobrada quando seu ERP tem algum tipo de integrao com outros sistemas, pois o processo de integrao pode ser afetado por atualizaes no ERP e tambm por alteraes no outro sistema que est integrado ao ERP.

fundamental conhecer detalhadamente os processos para poder ter essa viso holstica. Lio #3 Exija que seu fornecedor informe detalhadamente alteraes do ERP que deram origem a atualizao. Na lio #1 aprendemos que os motivadores e a relevncia da atualizao precisam ser verificados, contudo essa lio s se aplica quando seu fornecedor informa detalhadamente que alteraes deram origem a tal atualizao. Infelizmente comum encontrarmos fornecedores de ERP que lanam atualizaes que no tem todos os detalhes das mudanas e alteraes que esto sendo entregues e esta situao absolutamente preocupante, pois sem saber exatamente o que foi alterado impossvel garantir que uma atualizao seja aplicada sem maiores dores de cabea para o CIO e equipe encarregada pelo ERP na organizao. Outro infortnio quando h documentao pertinente s mudanas entregues na atualizao, mas a qualidade das informaes precria e no envolve todos os temas e processos tangenciais que deveria. Muito do que gerado de documentao pelos fornecedores de ERP trata das caractersticas tcnicas e no dos processos de negcio afetados na organizao e preciso um exerccio por parte do CIO e equipe encarregada pelo ERP na traduo dessas informaes precrias para o seu dia-a-dia. Desta forma preciso que como clientes, as organizaes exijam de seus fornecedores a transparncia de identificar claramente as mudanas e em caso de haver uma mudana no comunicada que cause problemas aps uma atualizao, os clientes devem procurar o fornecedor do ERP para que este melhore seus processos de forma a garantir que isso no volte a acontecer no futuro. Se a situao for recorrente o CIO e equipe encarregada pelo ERP deve reportar a questo ao board para que sejam tomadas as providncias cabveis. fundamental, ainda, que seu fornecedor de ERP tenha um recurso de auditoria da atualizao, que permita claramente evidenciar todas as mudanas que ocorreram ao longo do tempo, pois se no futuro sua empresa precisar rever o que foi alterado nas ltimas 4 ou 5 atualizaes ter essas informaes facilmente.

Lio #4 Mantenha um ambiente para homologao das atualizaes. Inicialmente esse parece um investimento desnecessrio, mas no longo prazo ter ou no ter um ambiente para homologao da atualizao pode ser um grande fator de sucesso. Imagine uma empresa de varejo com mais de uma centena de lojas espalhadas pelo pas, utilizando um ERP para gerir toda a companhia. Durante uma determinada atualizao a empresa no faz testes pertinentes compatibilidade da nova verso com suas impressoras fiscais e utiliza um simulador para aferir que as operaes do ponto de venda (PDV) esto OK. Ao implantar a nova verso em ambiente de produo todas as impressoras fiscais deixam de funcionar. Todas as operaes de venda da organizao falham e certamente para o board a responsabilidade pelos prejuzos resultantes da atualizao devem ser alocados no centro de custos da TI, pois houve a deciso de colocar em produo uma atualizao que impedia a empresa de vender. Desta forma, a sugesto que se tenha um ambiente de homologao das atualizaes com as mesmas caractersticas da operao, de forma que seja possvel simular todo e qualquer processo de negcio da organizao que coberto pelo ERP. Lio #5 Crie um plano de homologao das atualizaes que envolva todas as reas de negcio que utilizam o ERP. H um erro clssico nas organizaes de sinalizar que o ERP de responsabilidade exclusiva do departamento de TI, pois a TI embora suporte o ERP como um de seus servios prestados aos usurios das organizaes, no domina todos os processos de negcio que so cobertos pelo ERP e por esse motivo no tem condies de sozinha testar todos os processos, validar os benefcios entregues em novas verses e se eles so aderentes ao negcio e, ainda, garantir que todo o escopo do ERP utilizado na organizao est atendido na nova verso. Dessa forma, melhores prticas de mercado, sinalizam que sempre que houver uma nova atualizao do ERP o CIO e as equipes encarregadas pelo ERP nas organizaes devem convocar usurios-chave para que com base nos conhecimentos

especficos dos processos de negcio da companhia e munidos das informaes que o fornecedor do ERP enviou informando as mudanas que ocorreram no ERP, seja criado um plano de homologao das atualizaes. Uma vez que o plano esteja montado, as tarefas so distribudas a cada usuriochave, de forma que este esteja encarregado de verificar as mudanas que ocorreram no ERP que impactam seu dia-a-dia e tambm de discutir com sua equipe eventuais melhorias que possam ser implementadas. Ao final dos testes de cada rea, deve-se fazer um teste integrado (piloto) das operaes conjuntas para determinar todos os impactos e ganhos. Se sua organizao no dispe de um plano de homologao, certamente os riscos decorrentes da atualizao sero maiores e devem ser comunicados internamente, de forma que no haja expectativas diferentes. Lio #6 Conhea os custos envolvidos na atualizao. Os custos envolvidos na atualizao de verses de ERP so os mais diversos possveis, por isso importante que o CIO e as equipes encarregadas pelo ERP nas organizaes conheam muito bem como seus fornecedores aplicam esses custos. Os custos tambm no ficam muito explcitos quando da contratao do ERP e dificilmente as organizaes se atentam para esse custo no momento da adoo da ferramenta, contudo, preciso ter cincia de que numa atualizao do ERP sua organizao sempre ter investimentos significativos. Outra questo que precisa ser desmistificada a freqncia das atualizaes, pois conhecendo os custos envolvidos e tambm a freqncia das atualizaes possvel planejar os investimentos no curto prazo e at mesmo considerar esses valores no oramento anual de TI. Alm da freqncia das atualizaes preciso ter cincia tambm do suporte que prestado pelo fornecedor do ERP, pois em muitos casos, os fornecedores descontinuam determinadas verses de seus produtos o que fora a organizao a atualizar o ERP mesmo a contragosto. Para se ter uma idia da vastido de diferentes custos envolvidos, podemos citar:

- Custos com consultores especialistas em atualizaes especficas; - Custos com deslocamentos; - Custos adicionais para fazer a atualizao fora do horrio de expediente; - Custos com treinamentos decorrentes de novas funcionalidades liberadas nas atualizaes; - Custos com mo-de-obra especfica para compatibilizao das bases de dados; - Custos com aquisies de hardware e outros softwares decorrentes de atualizaes (novo sistema operacional, mais memria, mais unidades de armazenamento, nova verso do banco de dados, etc); - Custos internos com pessoal para realizao de testes (tempo dedicado para os testes, horas extras, etc). Esses so s alguns exemplos, mas seria possvel ampliar a lista significativamente. Lio #7 Conhea os tipos de atualizaes disponibilizados por seu fornecedor ERP. Alguns fornecedores de ERP tm polticas de atualizao e at mesmo tipos de atualizao de seus produtos muito bem definidos e estruturados. Para citar um exemplo, um grande player nacional de ERP dispe de pelo menos 3 tipos de atualizaes do seu produto. O primeiro tipo trata de atualizaes bem pontuais, onde o fornecedor de ERP trata de um problema especificamente. freqentemente utilizada para a correo de um bug, por exemplo. Esse tipo de atualizao to simples que pode ser aplicada pela prpria equipe encarregada pelo ERP na organizao. Pode ser liberada e implementada semanalmente. O segundo tipo trata de atualizaes mais abrangentes e uniformes, onde so criados pacotes de correes e novas funcionalidades, semelhante a um Service Pack do seu Windows. O nvel de criticidade moderado e no exige aes de terceiros. Pode ser liberada e implementada a cada bimestre. O terceiro tipo bem mais consistente, altera caractersticas do banco de dados, implementa novos mdulos e recursos, semelhante troca de uma verso do Windows (por exemplo da verso XP para 7). Exige compatibilizao da base de

dados e conhecimentos tcnicos mais avanados, quando se faz necessrio envolver o fornecedor ou um terceiro por ele autorizado / homologado. Pode ser liberada semestralmente, anualmente ou at a cada dois anos. Obviamente que o player que destacamos acima, tem clientes de todos os tamanhos, inclusive clientes onde no h muitas janelas de atualizao disponveis, inclusive cliente que esperam respostas rpidas especialmente para a correo de bugs. Existem, no entanto, sistemas ERP bem mais simples e menores e esses fornecedores no tm toda a estrutura e arquitetura citada acima, portanto suas atualizaes so bem amadoras. Existe, contudo, uma tendncia de mercado que busca criar tipos de atualizaes mais simples que no dependam tanto do fornecedor e que possam ser realizadas com sucesso pelo CIO e equipe encarregada pelo ERP na organizao. Como estamos falando cada dia mais em ERP na nuvem e SaaS, essa tendncia de criar atualizaes com mais simples est se acentuando a cada dia. Lio #8 No implante novas funcionalidades disponibilizadas nas atualizaes, sem o acompanhamento do fornecedor para garantir aderncia aos processos de negcio. Muitos clientes de ERP tentam sempre adotar ao mximo as novas funcionalidades que so disponibilizadas pelo fornecedor. Com essa atitude esses clientes esto sempre muito alinhados com as novidades recm-lanadas pelo fornecedor e essa atitude muito boa para os negcios se a implementao das novas funcionalidades ocorrer da forma correta. preciso contudo que os clientes de ERP estejam cientes dos impactos demandados pela implementao de novas funcionalidades e mdulos em relao a funcionalidades e mdulos que j estavam funcionando anteriormente. bem como, por exemplo, ouvir algum cliente pedir ao fornecedor que sejam habilitadas determinadas funcionalidades, ainda que essas funcionalidades no tenham sido corretamente entendidas, testadas e homologadas em relao sua aderncia aos processos de negcio adotados pela organizao.

Quando isso ocorre, bem comum depois de um determinado tempo o cliente descobrir que ao habilitar determinada funcionalidade ele deixou de ter acesso a outras funcionalidades, uma vez que tratava-se de funcionalidades excludentes. Como exemplo, podemos citar uma empresa que no tinha integrao bancria para pagamentos (Pagfor, Sispag, etc) e com a nova funcionalidade disponibilizada pelo fornecedor do ERP deseja implement-la. Ao fazer a implementao sem o devido acompanhamento e homologao do fornecedor, o CIO e equipe encarregada pelo ERP na organizao no testam todos os cenrios e implementam a nova funcionalidade em ambiente de produo. Depois de um tempo, um dos usurios do financeiro percebe que um relatrio gerencial que emitido quinzenalmente no est mais funcionando como antes e ao contatar o fornecedor do ERP descobre-se que esse relatrio deixa de funcionar para ttulos que so pagos atravs da integrao bancria. Esse um exemplo bem comum. Para evitar esse tipo de ocorrncia e minimizar o stress decorrente dela fundamental a participao do fornecedor do ERP sempre que houver a implementao de novas funcionalidades. Lio #9 Tenha ateno redobrada aos impactos da atualizao sobre eventuais customizaes. No passado sempre que uma organizao fazia uma customizao no ERP havia uma dvida gigantesca se essa customizao poderia ser aproveitada quando fosse necessrio atualizar o ERP. Essa preocupao dos clientes levou os fornecedores a criarem novas e consistentes formas de atualizar o ERP minimizando grande parte dos impactos dessa atualizao sobre as customizaes do produto. No passado se falava em reconstruir toda a customizao do zero, refazer 100% do que foi customizado, mas recentemente os fornecedores criam condies em que no h mais essa necessidade e em grande parte basta re-compilar as customizaes para que estas voltem a funcionar normalmente. Em alguns casos, a customizao impactada, por exemplo, pela alterao do formato ou tamanho de um campo da base de dados que utilizado na

customizao, mas mesmo nesse cenrio o impacto tornou-se pequeno, pois basta um pequeno ajuste na customizao e tudo voltar ao normal. O que no podemos perder de vista que o core do ERP no contempla as customizaes nativamente e, portanto precisamos ter uma ateno redobrada para no perder de vista que os testes em ambiente de homologao precisam obrigatoriamente passar pelas customizaes de forma a evitar que em ambiente de produo algo saia do controle. Ateno redobrada tambm se seu ERP incorpora as customizaes dentro do prprio ERP, sem uma camada especfica para isso, pois nesse caso as chances de ocorrerem problemas maior, especialmente porque vrios clientes do fornecedor fazem as mais diversas customizaes nos mesmos mdulos e funcionalidades e a chance de uma customizao de um cliente invalidar a customizao de outro grande e em alguns casos de pequenos fornecedores ERP essa situao bem freqente. Fique atento tambm para os fornecedores que sempre enviam suas atualizaes parametrizadas para o default do ERP, pois nesses casos, uma customizao que voc fez no passado pode vir desabilitada. Lio #10 Defina uma janela para a atualizao em ambiente de produo que impacte minimamente seus processos de negcio. Essa uma rdua tarefa para o CIO e a equipe encarregada pelo ERP, pois deve-se encontrar uma janela de atualizao com vistas a minimizar consideravelmente o tempo de parada do ERP na organizao. Algumas organizaes, contudo tem operao 24 horas 7 dias por semana e para esses casos encontrar uma janela de atualizao quase impossvel. Se sua empresa depender de seu fornecedor para que a atualizao do ERP seja executada, voc precisa ficar atento aos horrios disponveis para as atualizaes, pois h fornecedores que s realizam atualizaes durante o horrio comercial o que, portanto causar impactos em sua organizao. Outra questo importante que o CIO e a equipe encarregada pelo ERP na organizao precisam saber para definir a melhor janela para a atualizao quanto

tempo tal atualizao demandar. possvel, inclusive que essa informao seja aferida com o acompanhamento detalhado da atualizao do ambiente de homologao, contudo deve-se ficar alerta e se possvel manter um tempo extra para eventualidades no programadas, pois imprevistos podem acontecer. preciso ficar especialmente atento aos impactos das atualizaes sobre os processos de negcio, pois h dias em que no possvel paralisar determinadas atividades do negcio, como por exemplo perodos mensais de fechamentos, perodos em que a empresa est divulgando promoes na mdia, perodos em que processos vitais tais como vendas ou produo sero muito impactados e conhecer detalhadamente essas informaes pode ser fundamental para o sucesso ou fracasso da atualizao de seu ERP. * Samuel Gonsales diretor da Kayros IT Consultoria, especializada em modelos de gesto para empresas de moda e vesturio.

ERP - Sistema Integrado de Gesto Empresarial

Arquitetura de software, o ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gesto Empresarial) facilita o fluxo de informaes entre todas as atividades da empresa como fabricao, logstica, finanas e recursos humanos. O ERP um sistema amplo de solues einformaes. Um banco de dados nico, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicaes, consolidando todas as operaes do negcio em um simples ambiente computacional. Idealmente, a vantagem de um sistema ERP a habilidade de necessitar a entrada de informaes uma nica vez. Por exemplo, um representante de vendas grava um pedido de compra no sistema ERP da empresa. Quando a fbrica comea a processar a ordem, o faturamento e a a expedio podem checar o status da ordem de produo e estimar a data de embarque. O estoque pode checar se a ordem pode ser suprida pelo saldo e podem ento notificar a produo com uma ordem que apenas complemente a quantidade

de itens requisitados. Uma vez expedida, a informao vai direto a relatrio de vendas para gerenciamento superior. O ERP emprega a tecnologia cliente/servidor. Isto significa que o usurio do sistema (cliente) roda uma aplicao (rotina de um mdulo do sistema) que acessa as informaes de um sistema de gerenciamento de uma base de dados nica (servidor). Isto, ao contrrio do antigo sistema de main-frame, reflete o conceito de computao descentralizada. O sistema opera ento com uma base de dados comum, no corao do sistema. O banco de dados interage com todos o aplicativos do sistema, desta forma, elimina-se a redundncia e redigitao de dados, o que assegura a integridade das informaes obtidas. Cada sistema de ERP oferece um conjunto de mdulos (aplicativos) para aquisio. Estes so os pacotes funcionais, individualizados para cada unidade de negcio dentro da organizao (financeiro, engenharia, PCP, administrao de materiais, contabilidade, etc.).

Muitos sistemas ERP so comercializados em um pacote com os mdulos bsicos para a gesto do negcio e ento oferecem mdulos adicionais que podem ser adquiridos individualmente em funo do interesse e estratgia da empresa. Todos esses aplicativos so completamente integrados a fim de propiciar consistncia e visibilidade para todas as atividades inerentes ao processo da organizao. Entretanto, o sistema ERP requer do usurio o cumprimento dos procedimentos e processos como descrito pelo aplicativo. Os vendedores de ERP tambm oferecem aplicativos especializados em gerir processos diferenciados de atividades especficas. Tais mdulos atendem a mercados verticais assim como reparties pblicas, planos de sade, financeiras, etc. Por exemplo empresa SAP, oferece um mdulo especfico para o gerenciamento de planos de sade e convnios, que apiam processos

orientados ao paciente dentro do hospital. A tendncia atual mostra as vendas movendo-se mais ainda para reas especficas assim como gerenciamento do cho-de-fbrica, logstica e automao de marketing direto.

O que se espera do ERP

As empresas em geral, possuem alta expectativa em relao a um sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote de software entrelaado que cubra todos os aspectos do negcio, o que uma percepo distorcida do ERP.

O que o ERP realmente faz

O ERP a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a empresa padronize seu sistema de informaes. Dependendo das aplicaes, o ERP pode gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos nveis de fabricao em balanceamento com a carteira de pedidos ou previso de vendas. O resultado uma organizao com um fluxo de dados consistente que flui entre as diferentes interfaces do negcio. Na essncia, o ERP propicia a informao correta, para a pessoa correta e no momento correto.

Benefcios do Sistema ERP

Tradicionalmente, as empresas proliferaram-se com a utilizao de sistemas incompatveis, como CAD e sistemas MRP, os quais armazenavam dados vitais, sem mecanismos de busca e acesso a tais dados ou transferncia entre sistemas. Sistemas ERP funcionam com a utilizao de uma base de dados comum. Assim, decises que envolvem anlise de custos, por exemplo, podem ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor performance do que com o levantamento parcial em cada unidade. Alm de evitar a conciliao manual das informaes obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de relatrios, fidelidade de dados, consistncia e comparao de dados, devido utilizao de um critrio nico em todas as atividades da empresa. Impulsionado pelo processo de re-engenharia do negcio, a implementao do ERP reduz redundncia de atividades na organizao. Com departamentos utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados, no existe a necessidade de repetio de atividades tais como reentrada de

dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas no integrados, uma informao pode residir em at 6 diferentes lugares [John H. Sheridan]. O sistema ERP identifica o tempo como uma varivel crtica de restrio, a informao que norteia a tecnologia dos negcios e a tecnologia da informao. A reduo do tempo de ciclo obtida via minimizao na obteno e disseminao das informaes. Decises ao longo dos processos da empresa tambm so possveis graas ao ERP. Isto resulta em economia de tempo, domnio sobre as operaes e tambm a eliminao daquelas suprfluas, as quais o cliente no paga. Elaine L. Appleton em seu livro "How to survive ERP" cita o caso das indstrias PAR na cidade de Moline (Illinois) em em um ano de implementao de ERP conseguiram reduzir o lead time com o cliente de 6 para 2 semanas, as entregas na data da programao aumentaram de 60% para 95%, os nveis de reserva de materiais e inventrios caiu em quase 60% e a tramitao dos documentos de uma ordem de produo no cho de fbrica caiu de semanas para horas. Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e servios, os sistemas ERP so desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades no previstas. As operaes podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Da, o tempo para desdobrar e otimizar os processos severamente reduzido. As empresas esto sempre buscando novos nichos de mercado. Um negcio no envolver necessariamente, sempre o mesmo produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, ento devemos estar preparados para tanto. Um aspecto importante atualmente o Bug do ano 2.000. Devido a ser um sistema de ltima gerao, a base de dados relacional dos sistemas ERP suporta ano com 4 dgitos, o que no acontece em antigos sistemas ainda remanescentes dos main-frames. Parece um fato de pouca importncia, mas muitas empresas tero surpresas desagradveis com emisso de ttulos, faturas, boletos, etc. na virada do ano. Outro detalhe importante o surgimento de novas moedas, assim como o Euro. Em um sistema ERP, a simples ao de converter a moeda na base de dados atualizar todo o sistema e documentos derivados. O mesmo pode significar uma atividade com semanas de durao em sistemas no integrados. Muitos sistemas de ERP j possuem dualidade de moeda como ferramenta inerente ao sistema, isto pode gerar uma transio confortvel e automtica em

uma situao de mudana de moeda. Quem administra o CPD de uma grande corporao, sabe contabilizar as horas ou dias de desespero que podero ser evitados.

Como obter sucesso na implantao do ERP

Manter o programa de implantao de acordo com o cronograma freqentemente muito difcil. Ningum afirmaria que este um processo elementar. mas independentemente do sistema ou do projeto, existem alguns pontos chave para o sucesso. * Total comprometimento da alta direo no projeto: Sem comprometimento de recursos (dinheiro, tempo, educao) da administrao, o projeto se estender por um grande tempo. O gerenciamento do projeto deve ser visvel a todos * Intercomunicabilidade com o mundo exterior: Certifique-se de que o desenvolvimento do projeto est prontamente disponvel a todos os colaboradores da organizao. Envolva e mantenha envolvidos os futuros usurios, o consultor no conhece as excees, o usurio sim. * Gerencie as expectativas: Dependendo do grau de evoluo da empresa, at possvel que o sistema ERP no tenha performance superior ao sistema em uso. Lembre-se que outras vantagens do ERP so a habilidade de integrar aplicativos, reduzir tempo de ciclos e reorganizar mtodos, no apenas funcionalidade. * No condicione o projeto a uma data especfica: Libere o sistema para uso apenas quando os usurios estiverem aptos. comum que a implementao absorva mais tempo que o estimado, inclusive pelas surpresas no meio do percurso. Alm disso, desfazer uma operao inadequada de um usurio pode at ser uma atividade complexa do que reter o programa para uso por alguns dias. * No altere o programa fonte: Utilize o programa da maneira que foi concebido. se existirem funes inadequadas, estas devem ser resolvidas pela softerhouse via novo release. O risco de alterao dos cdigos fonte um risco muito alto e pode comprometer a imagem de um consultor. * Um bom sistema no conserta dados errados: Lembre-se que o sistema processa as informaes que recebe, no existe mgica. O sistema ser to preciso quanto forem s informaes fornecidas. Ningum pode sonegar informaes por julgar que competem apenas a seu departamento. A diretoria deve decidir quem ter acesso a quais dados. Assim, a mentalidade das

pessoas deve mudar e surgir uma nova mentalidade de trabalho onde o "todo" a soma de todos.

O futuro do ERP
Atualmente, o grande desafio entre as empresas a expanso do ERP, integrando-se com o cho-de-fbrica e mercado externo. Estas empresas procuram na verdade estabelecer um elo de ligao entre clientes e fornecedores, obtendo com isso um tempo de resposta menor ao mercado e uma vantagem competitiva nos negcios. Os vendedores de ERP esto mudando o foco que possuam nas atividades internas da empresa e voltando as caractersticas dos sistema ao gerenciamento das interfaces do negcio. Outra mudana que tambm comea a ser percebida o interesse crescente no mercado de pequenas empresas. Isto um processo lgico quando considerado que as maiores organizaes j implantaram ou j esto implantados seus sistemas ERP. Tambm obvio que o custo do desenvolvimento destes pacotes j est amortizado, assim possvel que comece a ocorrer uma queda significativa no valor de comercializao do ERP e assim uma maior absoro por empresas de mdio e pequeno porte. Servios A presena empresarial na Web est deixando de ser institucional e est passando a agregar servios. Atravs destes servios, as empresas esto conseguindo melhorar o relacionamento com seus clientes, agilizar seus processos internos, integrando suas informaes e fazendo mais negcios. Como exemplo, citamos algumas possibilidades de servios j existentes na Web. E-commerce Muitas pessoas associam o termo e-commerce s lojas virtuais, to comuns na Internet. O e-commerce uma nova forma de relacionamento entre Business Partners, independente de ser pessoa fsica ou jurdica. Os servios mais freqentes neste segmento so: Online store a iniciativa e-commerce mais comum atualmente. O Business to Consumer hoje um dos segmentos que mais cresce na Internet. Vender atravs da rede significa, para alguns segmentos de mercado, manter-se vivo no negcio ou perder para a concorrncia. Existem previses de todos os tamanhos e gostos, mas existe um fator em comum a todas elas, que o forte crescimento de volume de negcios para os prximos dois anos.

E-banking O e-banking a evoluo do home banking, que exigia programas locais nos computadores que o acessavam. Apresenta uma variedade de funes financeiras, operadas diretamente pelo internauta. A presena macia dos bancos na Internet demonstra que os riscos com segurana dos sistemas abertos esto, no mnimo, controlados. Electronic purchasing and catalog Este servio tem ganhado muitos adeptos e fora pela agilidade que agrega e tambm pela sua economia. Atravs da Web, empresas esto se relacionando com empresas fazendo o Business to Business (B2B) e integrando suas cadeias produtivas de forma automtica. Quando a cadeia produtiva da empresa "A" percebe que vai faltar determinado material, o sistema imediatamente prepara, via Web, uma solicitao de compra, via catlogo eletrnico ou no, para a empresa "B", que toma conhecimento deste pedido j na sua cadeia de produo e faz a programao de entrega. Este evento gera um retorno automtico de informao com a previso de entrega, que passa a ser monitorado pela empresa "A" at seu efetivo recebimento. WebEDI O EDI hoje uma das mais eficazes ferramentas de relacionamento eletrnico entre empresas. Porm, os custos envolvidos impedem parte do mercado se relacionar nesta modalidade. De olho neste mercado, algumas empresas desenvolvedoras tradicionais de ferramentas para EDI esto criando Web sites de relacionamento entre empresas, com toda a tecnologia EDI, porm com os custos de comunicao de Web. Isso possibilita a empresas de qualquer tamanho se relacionarem atravs do padro EDI, com segurana, utilizando os WebEDI sites de relacionamento. Atendimento a clientes A expresso "Sua excelncia o cliente" nunca foi to evidenciada quanto na Internet. Tudo gira em torno do usurio da Web, desde aes que o ajudem a navegar melhor at atos para ganhar sua simpatia. Este segmento tem ganhado muita fora, principalmente pela alta disponibilidade da Web, sete dias por semana, vinte e quatro horas por dia. Alguns exemplos de servios: FAQ O FAQ tem crescido em volume e sofisticao nos Web sites que fazem algum tipo de atendimento. muito til para resolver aquelas dvidas primrias, sem necessitar do atendimento telefnico, que funciona em horrio comercial. Qualquer dvida esclarecida pelo FAQ motiva o cliente a retornar ao site outras vezes.

News Manter o cliente atualizado sobre a empresa e seus produtos e servios fundamental para manter a fidelidade. O servio de notcias um forte aliado nesta linha, pois permite a renovao peridica de informaes no site, mantendo-o vivo. Acompanhamento, status de pedido, ocorrncias Este um servio que traz informao diretamente do sistema ERP para o cliente. Tem sido um grande fator de aumento de satisfao do cliente poder acompanhar um pedido, uma compra ou o andamento de uma soluo para um determinado problema. Suporte online Um problema constante para usurios de tecnologia so as dificuldades de uso e/ou os problemas que surgem. Um servio que est ganhando fora o suporte online, que comea com um FAQ inteligente e pode at cair num chat com um especialista. Em alguns sites, pode-se abrir chamados online, com protocolo e possibilidade de fazer acompanhamento. Call Center Algumas empresas tm estendido seus Call Centers at a Web, oferecendo os servios bsicos que o Call Center tradicional atende, sem a barreira de horrio ou de telefone ocupado. Este servio, se implantado diretamente no ERP, pode disparar aes diretamente, agilizando o processo de atendimento ao cliente, bem como representando um fator de racionalizao. Muitas companhias esto implementando intranets para compartilhar informaes de forma mais eficiente. Tm seus web sites fornecendo informaes atualizadas sobre as direes da empresa, produtos e novidades, atingindo clientes potenciais, clientes existentes, parceiros e investidores. Outras empresas transformam seus web sites em extranets de relacionamento, onde fornecedores e parceiros acessam informaes privilegiadas, pertinentes ao relacionamento. Algumas outras criaram sites de comrcio, com muita diversidade de sofisticao, permitindo compras online. Como resultado, muitas empresas j esto utilizando a tecnologia Web para encadear seus processos de negcios e expandir informaes para empregados, clientes e fornecedores.

Concluso
Um sistema de informaes deve ser criado para descrever um processo genrico aos quais um determinado negcio deve se adaptar ou deve ser criado para descrever um processo especfico de uma empresa? Este um assunto que acalora o debate de um sistema de gesto empresarial. O Sistema Integrado de Gesto Empresarial - ERP responde esta questo. Economizar dinheiro, aumentar a eficincia e continuar competitivo. Os vendedores afirma que as operaes da empresa devem estar em conformidade com os processos e procedimentos prescritos nos mdulos, mas esto eles certos? Inmeras empresas que implementaram o ERP forma capazes de economizar milhes em reduo de custos de produtos e processos, downsizing, aumento de eficincia e reduo de tempo de ciclo. Contudo, suponha que voc seja a segunda maior empresa de um determinado segmento. Como voc se diferenciaria do lider de mercado seu concorrente se ambos utilizam o mesmo sistema ERP? Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade prpria. claro que o ERP deve ser aplicado, mas devemos lembrar que o cachorro quem balana a cauda e no o oposto. O sucesso de uma empresa, alm de toda sua competitividade, vem tambm de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O sistema existe para incrementar a empresa e a razo de ser do negcio jamais ser satisfazer os requisitos de um sistema. Sem dvida, a integrao da empresa a arma que garantir sua sobrevivncia, mas no necessariamente o que a far a vencedora. A competio entre as empresas que desenvolvem o ERP com certeza tratar deste assunto, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negcio. A total integrao tambm um assunto terico pois, por maiores que sejam os esforos neste sentido, bem remota a possibilidade de que um sistema consiga suprir em 100% as necessidades de uma empresa. Ainda mais nesses tempos de rpidas mudanas onde at as necessidades mudam. Por: Renan Bardine