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SERIE DE DOCUMENTOS TCNICOS DE LA OMS SOBRE DISPOSITIVOS MDICOS: GARANTIZAR UN MEJOR ACCESO, CALIDAD Y USO DE LOS DISPOSITIVOS MDICOS
Investigacin y desarrollo
Investigacin y desarrollo
Dispositivos mdicos
Reglamentacin
Gestin
Reglamentacin
Evaluacin
Dispositivos mdicos
Gestin
Evaluacin
Catalogacin por la Biblioteca de la OMS: Introduccin a la gestin de inventarios de equipo mdico. (Serie de documentos tcnicos de la OMS sobre dispositivos mdicos) 1.Tecnologa apropriada. 2.Equipos y suministros. 3.Tecnologa biomdica. I.Organizacin Mundial de la Salud. ISBN 978 92 4 350139 0 (Clasificacin NLM: WX 147)
Organizacin Mundial de la Salud, 2012 Se reservan todos los derechos. Las publicaciones de la Organizacin Mundial de la Salud estn disponibles en el sitio web de la OMS (www.who.int) o pueden comprarse a Ediciones de la OMS, Organizacin Mundial de la Salud, 20 Avenue Appia, 1211 Ginebra 27, Suiza (tel.: +41 22 791 3264; fax: +41 22 791 4857; correo electrnico: bookorders@who.int). Las solicitudes de autorizacin para reproducir o traducir las publicaciones de la OMS - ya sea para la venta o para la distribucin sin fines comerciales - deben dirigirse a Ediciones de la OMS a travs del sitio web de la OMS (http://www.who.int/about/licensing/copyright_form/en/index.html). Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implican, por parte de la Organizacin Mundial de la Salud, juicio alguno sobre la condicin jurdica de pases, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto del trazado de sus fronteras o lmites. Las lneas discontinuas en los mapas representan de manera aproximada fronteras respecto de las cuales puede que no haya pleno acuerdo. La mencin de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la Organizacin Mundial de la Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros anlogos. Salvo error u omisin, las denominaciones de productos patentados llevan letra inicial mayscula. La Organizacin Mundial de la Salud ha adoptado todas las precauciones razonables para verificar la informacin que figura en la presente publicacin, no obstante lo cual, el material publicado se distribuye sin garanta de ningn tipo, ni explcita ni implcita. El lector es responsable de la interpretacin y el uso que haga de ese material, y en ningn caso la Organizacin Mundial de la Salud podr ser considerada responsable de dao alguno causado por su utilizacin.
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ndice
Prlogo
2 Serie de documentos sobre el mantenimiento y orientacin externa 3 Metodologa 3 Definiciones 4 Declaracin de conflicto de intereses 5 5 6 7 8 9 10 11 13 15 15 18 19 20 20 20 20 21 21 21 22 22 22 23 23 23 23 24 25 27 30
Nota de agradecimiento Acrnimos y abreviaturas Resumen de orientacin 1 Introduccin 2 Finalidad 3 Definicin de inventario 4 Tipos de inventarios 5 Artculos que han de incluirse en un inventario 6 Informacin que ha de incluirse en un inventario
6.1 Nmero de identificacin de inventario
7 Gestin del inventario 8 Sistemas computarizados de gestin de inventarios 9 El inventario como herramienta
9.1 Previsin y elaboracin de presupuesto 9.2 Planificacin y equipamiento de un taller tcnico 9.3 Determinacin del personal necesario 9.4 Determinacin de las necesidades de capacitacin 9.5 Gestin de los contratos de servicio tcnico 9.6 Aplicacin de un programa eficaz de gestin de equipo mdico 9.7 Planificacin de pedidos de refacciones y material fungible 9.8 Evaluacin de las necesidades 9.9 Establecimiento de polticas y objetivos de sustitucin y eliminacin 9.10 Establecimiento de objetivos de adquisicin y donacin 9.11 Anlisis, gestin y mitigacin de riesgos 9.12 Planificacin para catstrofes y situaciones de emergencia 9.13 Fomento de la estandarizacin de los equipos
Apndice B
Formulario de recopilacin de datos para el inventario
Prlogo
Las tecnologas sanitarias son fundamentales en un sistema de salud operativo. Los dispositivos mdicos, en concreto, son cruciales para la prevencin, el diagnstico, el tratamiento y la rehabilitacin de enfermedades. Reconociendo esta importante funcin de las tecnologas sanitarias, la Asamblea Mundial de la Salud adopt, en mayo de 2007, la resolucin WHA60.29, que trata cuestiones derivadas de la instalacin y el uso inadecuados de tecnologas sanitarias, as como la necesidad de establecer prioridades en la seleccin y la gestin de tecnologas sanitarias y, en particular, de los dispositivos mdicos. Mediante la adopcin de esta resolucin, las delegaciones de los Estados Miembros reconocieron la importancia de las tecnologas sanitarias para la consecucin de los objetivos de desarrollo relacionados con la salud, instaron a la ampliacin de los conocimientos especializados en materia de tecnologas sanitarias, en particular dispositivos mdicos, y solicitaron a la Organizacin Mundial de la Salud (OMS) que emprendiera acciones especficas para apoyar a los Estados Miembros. Uno de los objetivos estratgicos de la OMS es asegurar la mejora del acceso, la calidad y el uso de productos mdicos y tecnologas sanitarias. Este objetivo, junto con la resolucin de la Asamblea Mundial de la Salud, sirvi de base para el establecimiento de la Iniciativa mundial sobre tecnologas sanitarias (GIHT), financiada por la Fundacin Bill y Melinda Gates, que aspira a lograr que las tecnologas sanitarias bsicas estn disponibles a precios asequibles, en particular para las comunidades de entornos con pocos recursos, para luchar eficazmente contra problemas de salud importantes. Tiene dos objetivos especficos: alentar a la comunidad internacional a establecer un marco para el desarrollo de programas nacionales de tecnologa sanitaria bsica que tengan efectos positivos sobre la carga de morbilidad y garanticen un uso eficaz de los recursos; instar a las comunidades empresarial y cientfica a seleccionar y adaptar tecnologas innovadoras que puedan ejercer un efecto significativo sobre la salud pblica. Para lograr estos objetivos, la OMS y sus asociados han colaborado en el desarrollo de un programa, un plan de accin, instrumentos y directrices para mejorar el acceso a dispositivos mdicos adecuados. El presente documento forma parte de una serie de documentos de referencia que se estn elaborando para su utilizacin por los pases, en la que se abordarn los siguientes temas: marco normativo de la tecnologa sanitaria regulacin de los dispositivos mdicos evaluacin de tecnologas para la salud gestin de tecnologas sanitarias evaluacin de las necesidades de dispositivos mdicos adquisicin de dispositivos mdicos donaciones de dispositivos mdicos gestin de los inventarios de equipo mdico mantenimiento de los equipos mdicos sistemas computarizados de gestin del mantenimiento informacin relativa a los dispositivos mdicos nomenclatura de dispositivos mdicos dispositivos mdicos por establecimiento de atencin de salud dispositivos mdicos por procedimiento clnico innovacin, investigacin y desarrollo de dispositivos mdicos.
2 Introduccin a la gestin de inventarios de equipo mdico
Estos documentos estn dirigidos a ingenieros biomdicos, administradores sanitarios, donantes, organizaciones no gubernamentales e instituciones cientficas implicados en la tecnologa sanitaria a nivel de distrito, nacional, regional o mundial.
Metodologa
Los documentos de esta serie han sido redactados por expertos internacionales en sus campos respectivos y revisados por miembros del Grupo Consultivo Tcnico sobre Tecnologa Sanitaria (GCTTS), fundado en 2009 como foro para que los profesionales con experiencia y los representantes en los pases elaboren y apliquen los instrumentos y documentos pertinentes para cumplir los objetivos de la GIHT. El grupo se ha reunido en tres ocasiones. La primera reunin se celebr en Ginebra, en abril de 2009, para establecer qu instrumentos y temas deban actualizarse o desarrollarse con carcter prioritario. En noviembre de 2009 tuvo lugar una segunda reunin, en Ro de Janeiro, para compartir informacin sobre los progresos relativos a los instrumentos de gestin de tecnologas sanitarias que se estaban desarrollando desde abril de 2009, revisar las estrategias y los retos a los que se enfrentan actualmente los pases piloto, y celebrar una sesin interactiva en la que el grupo present propuestas de instrumentos nuevos, basndose en la informacin obtenida en las presentaciones y debates previos. La ltima reunin tuvo lugar en El Cairo, en junio de 2010, para ultimar los documentos y ayudar a los pases a elaborar planes de accin para su puesta en prctica. Adems de estas reuniones, se ha contado con la colaboracin, mediante una comunidad en Internet, de expertos y asesores que han aportado observaciones sobre la elaboracin de los documentos. Los conceptos se debatieron una vez ms durante el Primer Foro Mundial sobre Dispositivos Mdicos, en septiembre de 2010, en el que interesados de 106 pases formularon recomendaciones sobre el modo de aplicar la informacin tratada en esta serie de documentos en los pases.2
1 Disponible en http://www.healthpartners-int.co.uk/our_expertise/how_to_manage_series.html 2 Primer Foro Mundial de la OMS sobre Dispositivos Mdicos: contexto, resultados y medidas futuras (disponible en: http://www.who.int/medical_devices/gfmd_report_final. pdf, consultado en marzo de 2011)
Se solicit a todas las personas que participaron en las reuniones y a las que contribuyeron a la elaboracin de estos documentos que cumplimentasen un formulario de declaracin de intereses, y no se detectaron conflictos de intereses.
Definiciones
Si bien se reconoce que cabe contemplar mltiples interpretaciones de las expresiones siguientes, para los fines de la presente serie de documentos tcnicos se definen como sigue. Tecnologa sanitaria: la aplicacin de conocimientos tericos y prcticos estructurados en forma de dispositivos, medicamentos, vacunas, procedimientos y sistemas elaborados para resolver problemas sanitarios y mejorar la calidad de vida.3 Es equivalente a la expresin tecnologa para la salud, que se utiliza indistintamente. Dispositivo mdico: un artculo, instrumento, aparato o mquina que se utiliza para la prevencin, el diagnstico o el tratamiento de una enfermedad, o para detectar, medir, restablecer, corregir o modificar la estructura o la funcionalidad del organismo con algn propsito mdico o sanitario. Generalmente, un dispositivo mdico no acta a travs de mecanismos farmacolgicos, inmunitarios ni metablicos.4 Equipo mdico: un dispositivo mdico que requiere calibracin, mantenimiento, reparacin, capacitacin de los usuarios y retirada del servicio, actividades gestionadas normalmente por ingenieros clnicos. El equipo mdico se usa especficamente para el diagnstico, el tratamiento o la rehabilitacin de una enfermedad o lesin, ya sea solo o junto con accesorios, material fungible (tambin conocido como material consumible) u otros equipos mdicos. No se consideran equipos mdicos los dispositivos mdicos implantables, desechables o de un solo uso.
3 Resolucin WHA60.29 de la Asamblea Mundial de la Salud, mayo de 2007 (http://www.who.int/medical_devices/resolution_wha60_29-en1.pdf, consultada en marzo de 2011). 4 Information document concerning the definition of the term medical device. Global Harmonization Task Force, 2005 (http://www.ghtf.org/documents/sg1/sg1n29r162005. pdf, consultado en marzo de 2011).
Nota de agradecimiento
La autora principal de la presente Introduccin a la gestin de inventarios de equipo mdico ha sido Tania OConnor, bajo la direccin general de Adriana VelzquezBerumen, de la Sede de la OMS en Ginebra (Suiza), como parte de la Iniciativa mundial sobre tecnologas sanitarias (GIHT), financiada por la Fundacin Bill y Melinda Gates. Tania OConnor trabaja actualmente como consultora y anteriormente trabaj como empleada de Johns Hopkins University-TSEHAI y Black Lion Hospital en Addis Abeba (Etiopa). Jennifer Barragn (OMS), Ismael Cordero (ORBIS International), Yadin David (Biomedical Engineering Consultants), Bjorn Fahlgren (OMS), Geeta Mehta (OMS), Iyad Mobarek (OMS), Paul Rogers (OMS) y Binseng Wang (ARAMARK Healthcare LLC) revisaron el borrador, y lo corrigi Inis Communication. Agradecemos a Donald Quiones por la traduccin al espaol*, a Maria Eugenia Moreno Carbajal, Nataly Mercado, Tatiana Molina, y Monica Perez Bravo por su ayuda en la correccin de pruebas, y a Gudrun Ingolfsdottir por su apoyo administrativo durante la elaboracin del presente documento.
Acrnimos y abreviaturas
AAMI CMMS GCTTS GIHT GMDN GTS OMS UMDNS Association for the Advancement of Medical Instrumentation (Asociacin para el avance de la instrumentacin mdica) Computerized maintenance management system (Sistema computarizado de gestin del mantenimiento) Grupo Consultivo Tcnico sobre Tecnologa Sanitaria Global Initiative on Health Technologies (Iniciativa Mundial sobre Tecnologas Sanitarias) Global Medical Device Nomenclature (Nomenclatura mundial de dispositivos mdicos) Gestin de tecnologas sanitarias Organizacin Mundial de la Salud Universal Medical Device Nomenclature System (Sistema universal de nomenclatura de dispositivos mdicos)
Resumen de orientacin
El inventario de equipo mdico es parte esencial de un sistema eficaz de gestin de tecnologas en salud (GTS). Para que resulte til en las diferentes actividades de GTS, el inventario se debe actualizar de forma continua, de modo que ofrezca en todo momento un reflejo fiel de la situacin de los equipos mdicos en el centro de atencin sanitaria. El inventario se actualiza en tres tipos de ocasiones: en la obtencin inicial de datos, cuando se modifica alguna informacin (por ejemplo, al recibir un equipo nuevo o al retirar del servicio uno usado) y en las auditoras anuales del inventario. El inventario de equipos mdicos se utiliza en combinacin con inventarios de otros activos complementarios como material fungible, repuestos, e instrumentos y equipos de anlisis y seguridad. La inclusin de un equipo en el inventario se decide a partir de un anlisis basado en los riesgos, a fin de garantizar una asignacin adecuada de tiempo y recursos y de evitar trabajo innecesario. El centro de atencin sanitaria decide el nivel de detalle de los datos que desea incluir en su inventario, de modo que se satisfagan las necesidades y teniendo en cuenta las capacidades del centro. La gestin de inventarios puede realizarse en papel o mediante un sistema computarizado, en funcin de los recursos disponibles. Una vez creado, el inventario se utiliza como base para impulsar el sistema de GTS y garantizar la seguridad y eficacia de los equipos mdicos. El inventario puede utilizarse para las funciones siguientes: la elaboracin de presupuestos para la adquisicin, mantenimiento y operacin de activos fijos; el establecimiento y apoyo a un departamento eficaz de ingeniera clnica, facilitando la planificacin de talleres, la contratacin y formacin de personal de mantenimiento tcnico y la elaboracin y administracin de contratos de servicio tcnico; el apoyo a un programa eficaz de gestin de equipos mdicos, por ejemplo planificando las actividades de mantenimiento preventivo y realizando un seguimiento de las rdenes de trabajo; y la planificacin de las existencias de repuestos y material fungible. El inventario tambin puede emplearse para facilitar la valoracin de las necesidades de equipos en el centro de atencin sanitaria y para registrar la compra, recepcin, baja y eliminacin de equipos. Un inventario tambin resulta til para el anlisis y la mitigacin de los riesgos del centro y en la planificacin para catstrofes y situaciones de emergencia.
1 Introduccin
La tecnologa sanitaria se ha convertido en un elemento crucial de la atencin para la salud, que permite a los proveedores de atencin sanitaria diagnosticar, atender, monitorear y tratar a los pacientes en un entorno de atencin adecuado. La gestin de calidad de la tecnologa de atencin sanitaria ayuda a garantizar que estos servicios se proporcionen de forma segura y eficaz. El primer paso en la gestin de tecnologas sanitarias es determinar qu artculos deben gestionarse y crear el inventario de tecnologas sanitarias, un documento de trabajo que se comprueba y actualiza peridicamente para que refleje correctamente la situacin de los activos de tecnologas sanitarias. Cuando se usa adecuadamente, el inventario es un instrumento muy til para mejorar la gestin de muchos aspectos clave de las tecnologas sanitarias.
2 Finalidad
La finalidad del presente documento es exponer aspectos generales de los inventarios de tecnologas sanitarias que ayuden a las personas interesadas que trabajan en este sector a conocer mejor esta disciplina. Los lectores podrn conocer los distintos tipos de inventarios y los datos que comprenden. Adems, el documento pretende ilustrar la funcin de un inventario exacto y detallado en la GTS y la importancia de asegurarse de que el inventario ofrezca informacin til para tomar decisiones fundamentadas. Es importante comprender que mantener un inventario exacto no es la finalidad del proceso de GTS, sino que el inventario es una aportacin para las numerosas actividades del ciclo de GTS (figura 1). Se comentar la funcin del inventario de los equipos en cada paso del ciclo, a fin de subrayar su importancia en todas las facetas de la GTS.
Mantenimiento y reparacin
Operacin y seguridad
Adquisicin, y logstica
3 Definicin de inventario
Un inventario es una relacin detallada de los activos que posee una organizacin o institucin. Para ser til, un inventario debe mantenerse y actualizarse continuamente de modo que refleje la situacin actual de cada activo. Segn la naturaleza de la organizacin y de sus activos asociados, se controlan y actualizan diferentes datos cuando se producen cambios. El objetivo es disponer de un registro exacto y actualizado de todos los activos que posee la organizacin, en el que se refleje la situacin actual en cada momento. En el marco de la GTS, un inventario es el primer instrumento, y el ms importante, para lograr una serie de metas generales: Un inventario de equipos mdicos ofrece una evaluacin tcnica de la tecnologa disponible, con informacin sobre el tipo de su cantidad, y sobre su situacin operativa actual. El inventario proporciona la base para una gestin eficaz de los activos, facilitando la programacin del mantenimiento preventivo y el seguimiento de las tareas de mantenimiento, reparaciones, alertas y rdenes de baja de equipos. El inventario puede aportar informacin financiera para respaldar evaluaciones econmicas y presupuestarias. El inventario es la base imprescindible para organizar un departamento eficaz de GTS. En el marco general del inventario de equipos se crean, gestionan y mantienen elementos como historiales y cuadernos de uso de los equipos, manuales de uso y reparacin, y procedimientos e indicadores de anlisis y aseguramiento de la calidad. Por otra parte, los inventarios de accesorios, material fungible y repuestos se vinculan directamente con el inventario principal de equipo mdico.
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4 Tipos de inventarios
Pueden mantenerse inventarios de equipos mdicos en distintos niveles de la estructura de atencin sanitaria de un pas. A escala nacional, el ministerio de salud u otro organismo de supervisin puede llevar un inventario de equipos muy complejos o controlados rigurosamente, como los dispositivos empleados en medicina nuclear o los que emiten radiaciones ionizantes. Estos inventarios pueden utilizarse para garantizar un servicio adecuado que proteja grandes inversiones en equipos de alta tecnologa y vigile posibles riesgos como la exposicin radiactiva y nuclear. Si los activos son de propiedad pblica, puede mantenerse un inventario de mbito nacional o regional/provincial. Sin embargo, la mayora de los inventarios de equipos se mantienen en los distintos centros de atencin sanitaria. En organizaciones de pequeo tamao, como un consultorio local, el inventario puede constar de unos pocos artculos sencillos y actualizarse con muy poca frecuencia si es que se actualiza. En cambio, los hospitales especializados de alto nivel pueden tener inventarios de miles de artculos con actualizaciones continuas. Cada inventario es nico, adaptado al registro de los activos del centro, y su tamao y complejidad depender del tipo de inventario de que se trate y de su finalidad, as como de la escala de la actividad. Muchos tipos de equipos mdicos requieren material fungible y accesorios. Por ello, adems del inventario de equipo mdico, el centro de atencin sanitaria deber mantener por separado un inventario del material fungible necesario para utilizar los equipos mdicos (2), que abarca artculos como tubos para venoclisis, electrodos, papel electrocardiogrfico, gel conductor o reactivos. El inventario incluye un sistema de control de existencias que permite un seguimiento de la informacin sobre cantidades y fechas de caducidad a fin de disponer siempre de las existencias necesarias y utilizar los artculos antes de su caducidad. Un control eficaz de las existencias de material fungible evita quedarse sin reserves y permite que las estimaciones presupuestarias cubran el costo de este material. Mantener un inventario de refacciones es tambin un componente importante para garantizar el funcionamiento seguro y eficaz de los equipos mdicos. Para cada dispositivo mdico es importante disponer de existencias de los tipos de artculos que se desgastan con el tiempo o deben ser sustituidos peridicamente, como filtros, juntas y otras piezas recomendadas por el fabricante. Adems, mediante el uso del inventario debe garantizarse la disponibilidad de materiales de mantenimiento generales como fusibles, tornillos o cables elctricos. Un inventario de refacciones puede ayudar a estimar los costos anuales de mantenimiento de los equipos mdicos existentes. Tambin pueden resultar tiles los siguientes inventarios auxiliares o complementarios relacionados con la tecnologas sanitarias: Herramientas de taller y equipos de medicin. Un inventario de estos artculos ayuda al equipo de mantenimiento de equipos mdicos a mantener sus instrumentos y equipos de medicin organizados, en buen estado de funcionamiento y calibrados. Equipos industriales y hospitalarios. Los artculos como calderas, autoclaves, equipos de lavandera, generadores elctricos o sistemas de distribucin de aire comprimido, vaco y gases mdicos son necesarios para el buen funcionamiento del hospital y exigen mantenimiento.
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Un inventario de estos equipos es til para gestionar su mantenimiento. Equipos de seguridad. Mantener un inventario de artculos como extintores, mangueras de incendios, alarmas o lavaojos y efectuar verificaciones peridicas para verificar su buen estado garantizar que funcionen cuando se necesiten. Materiales y residuos radiactivos y peligrosos. Mantener un inventario de estos materiales ayuda a garantizar
su gestin y eliminacin adecuada y evitar contaminaciones innecesarias. El presente documento se centra en los inventarios de equipo mdico, material fungible, refaccione, instrumentos de taller y equipos de medicin. No contempla los inventarios de equipos industriales y hospitalarios, equipos de seguridad ni materiales y residuos radiactivos o peligrosos.
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ser un desfibrilador). En el Apndice A se describe este algoritmo ms a detalle. Wang et al. (2006) (7) describen otras estrategias distintas para determinar la inclusin de equipos en un inventario y en un programa de gestin de equipos mdicos. Cada centro de atencin sanitaria tiene diferentes necesidades y tasas de uso de equipos, y el departamento responsable del inventario
de equipo mdico debe tener en cuenta todos estos factores para determinar qu equipos se deben incluir y cules no. Independientemente del mtodo empleado para determinar la inclusin de los equipos en el inventario, es importante que el departamento responsable reevale frecuentemente dicha inclusin, especialmente cuando haya cambios en laprioridad o la tasa de uso.
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cdigo de barras para leer el nmero de identificacin de inventario y programas computarizados para asociar el cdigo de barras a la informacin detallada sobre el aparato. Esto puede ser til si se utiliza un sistema computarizado de gestin de inventario, pero exige un suministro permanente de adhesivos adems del lector de
Tabla 1. Datos de inventario Elemento Nmero de identificacin de inventario Tipo de equipo/ artculo Breve descripcin / finalidad Identificador nico para cada equipo
cdigos y el programa informtico adecuado. Para facilitar el uso y evitar confusiones si en un momento determinado no se dispone de un lector de cdigo de barras, conviene que el nmero de identificacin de inventario asociado al cdigo de barras tambin figure en la etiqueta de inventario.
Informa sobre la naturaleza del artculo, utilizando una nomenclatura uniforme y Todos estndar, por ejemplo el Universal Medical Device Nomenclature System (sistema universal de nomenclatura de dispositivos mdicos, UMDNS) o la Global Medical Device Nomenclature (nomenclatura mundial de dispositivos mdicos, GMDN) Breve descripcin del Describe el artculo y su funcin o finalidad Todos equipo/artculo Fabricante Identifica la empresa que fabrica el artculo, indicando su nombre, direccin y Todos datos de contacto Modelo / nmero de Identificador nico de la lnea de productos (asignado por el fabricante) Todos catlogo Nmero de serie Identificador nico del artculo (asignado por el fabricante) Todos Ubicacin fsica en el centro de atencin sanitaria Estado / estatus operativo Incluye el nmero de habitacin, o rea; permite localizar el equipo mdico cuando deba someterse a mantenimiento preventivo; puede incluir informacin sobre el lugar de almacenamiento del material fungible y las refacciones. Indica si el equipo est en servicio o fuera de servicio, y en el segundo caso indica el motivo: por ejemplo, pendiente de calibracin o de mantenimiento preventivo, en reparacin, en espera de refacciones o daado sin posibilidad de reparacin. Alimentacin elctrica Indica la alimentacin elctrica necesaria para el equipo, por ejemplo de 110 V, 220 V, 380 V o trifsica; puede ser til para sealar los equipos que necesiten transformadores u otras medidas especiales. Describe cualquier requisito especial necesario para el funcionamiento o el Requisitos de mantenimiento del equipo. funcionamiento y mantenimiento Fecha inicial de Fecha en la que se registr el equipo en el inventario y fecha de la actualizacin registro en el ms reciente de la informacin inventario y de actualizacin Proveedor del servicio Proporciona informacin sobre el proveedor incluyendo el nombre, contacto de mantenimiento y, en caso de contar con una empresa o taller externo para el mantenimiento del equipo, incluir detalles del contrato (incluyendo vigencia de la garanta); informacin que indique fecha en que se realiz el mantenimiento. Proveedor de compra Se usa como contacto para compras, pedidos de reposicin, sustituciones en garanta, etc. Todos Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos Todos
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Informacin adicional Nmero de lote Nmeros de la versin actual del software y firmware Datos del departamento propietario Costo de compra Suele asignarse al material fungible o los reactivos fabricados en un mismo lote o partida; puede ayudar a detectar defectos; til para los sistemas de control de existencias de material fungible. Usados para equipos que funcionan con programas informticos (software) o circuitos electrnicos (firmware); pueden facilitar la deteccin de problemas asociados al software o el firmware. Designa el contacto para notificar retrasos en el servicio tcnico y programar el mantenimiento preventivo. Material fungible Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos Todos Todos
Dato de inters para el clculo de los valores de inventario de activos fijos y para fines presupuestarios. Fecha de compra En el caso de activos fijos, se usa para calcular los valores de depreciacin o determinar la sustitucin/obsolescencia En el caso de material fungible o refacciones, puede emplearse para determinar las tasas de uso, las necesidades de pedidos de reposicin y las fechas de caducidad Fecha de vencimiento til para el seguimiento de la validez y vencimiento de las garantas. de la garanta Fecha de instalacin Sirve como base para la documentacin del historial de mantenimiento y se usa e informacin y como referencia cuando deba solucionarse un problema. resultados sobre las pruebas de aceptacin Evaluacin/ Incluye la evaluacin de riesgos realizada (u otra justificacin en caso necesario) clasificacin en que determin la inclusin del equipo en el inventario; tambin puede servir materia de seguridad para determinar la prioridad asignada al equipo en lo que respecta a su y riesgos reparacin y pruebas. Calendario y Resume la frecuencia del mantenimiento preventivo, as como los procedimientos procedimientos de de mantenimiento. mantenimiento preventivo Fecha y resultado Sirve como referencia al solucionar problemas del equipo y permite asegurarse de las calibraciones de que se cumplen los plazos de calibracin. realizadas; fecha de las prximas calibraciones necesarias y procedimientos Cantided de Cuando se usa en sistemas de control de existencias, sirve como indicador para refacciones realizar un pedido de reposicin cuando la cantidad en existencias alcanza un nivel determinado. Dispositivos, sistemas, Seala equipos complementarios importantes, entre ellos cualquier dispositivo o accesorios, material accesorio necesario para el funcionamiento de un equipo. Resulta til disponer de fungible o refacciones los nmeros de catlogo de los accesorios, las refacciones y el material fungible. asociada Ao de fabricacin Se emplea para calcular la antigedad del equipo; en combinacin con la vida til prevista del equipo, sirve para determinar cundo debe ser sustituido, retirado o eliminado. Vida til prevista del Indica el tiempo esperado (tpicamente, expresado en aos) durante el cual el equipo equipo puede funcionar de forma segura y eficaz; puede usarse como dato para determinar cundo debe ser sustituido, retirado o eliminado. Historial de Puede incluir cuadernos de uso o de mantenimiento (para el funcionamiento o funcionamiento y el servicio tcnico), rdenes de trabajo o informes de servicio tcnico, informes mantenimiento de mantenimiento preventivo y otra informacin sobre el funcionamiento y mantenimiento del equipo; puede usarse en el diagnstico de averas, para evaluar posibles compras de equipos nuevos similares y para determinar cundo debe ser sustituido, retirado o eliminado un artculo. Historial de rdenes Se usa para detectar y controlar posibles peligros asociados al uso del aparato. de retirada y peligros notificados Cualquier otra Un inventario solo es til para un centro de atencin sanitaria si contiene la informacin que se informacin importante que necesita el centro; por consiguiente, pueden aadirse desee todos los campos de datos que se consideren necesarios
Refacciones, material fungible Equipos mdicos, equipos de medicin Equipos mdicos, equipos de medicin Todos Equipos mdicos, equipos de medicin
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las capacidades necesarias para utilizar eficazmente los equipos. En la mayora de los casos, el personal clnico tambin ser responsable de diferentes tareas de mantenimiento, por ejemplo la calibracin, la limpieza y el almacenamiento, as como tareas sencillas como el cambio de filtros o lmparas. En entornos con recursos limitados, los usuarios de los equipos tambin podrn participar ms activamente en la gestin del inventario.
para todo el personal. Si el hospital o centro de atencin sanitaria aplica algn tipo de sistema de gestin de calidad, es posible que dicho sistema incluya el seguimiento y la documentacin de todas las actividades de capacitacin realizadas (tanto relacionadas con los equipos como de otro tipo) y restrinja el uso y mantenimiento de los equipos al personal que haya sido debidamente capacitado. En ese caso, la capacitacin sobre los equipos y su uso se gestionar en combinacin con dicho sistema.
equipo mdico deber disponer de un inventario de equipos y mantenerlo. El inventario constituye la base del programa. Los intervalos de inspeccin, pruebas y mantenimiento se definen a partir del anlisis inicial de riesgos que determina la inclusin de un equipo en el inventario. Una organizacin puede tambin decidir incluir en el inventario, elementos para fines de seguimiento, elaboracin de presupuestos, etc., o artculos que no requieran un mantenimiento peridico. El centro deber decidir qu artculos inventariados deben incluirse en el programa de gestin de equipo mdico basndose en los recursos y necesidades especficos del centro. La organizacin adecuada de la documentacin tcnica (incluidos los manuales de usuario y manuales de mantenimiento) se realiza en el marco del inventario de equipos y de los historiales de mantenimiento, dentro de un programa ms amplio de aseguramiento de la calidad. Los calendarios y procedimientos de mantenimiento se conservan junto con la documentacin del equipo para consultarlos fcilmente cuando deban llevarse a cabo dichos procedimientos. Una buena organizacin y documentacin de la informacin del inventario permite evaluar y garantizar la calidad y la eficacia de los servicios tcnicos.
ecer polticas relativas a la sustitucin o eliminacin de equipos. Posteriormente, dicha informacin puede emplearse en la elaboracin de presupuestos para nuevas compras de activos fijos, contratacin de servicios de reparacin, etc.
10 Observaciones finales
Aunque atendiendo a su definicin bsica un inventario es simplemente una lista de activos, por lo expuesto anteriormente queda claro que un inventario puede ser un instrumento mucho ms til y potente. En el caso de la GTS, el inventario sirve como base de todo el ciclo de gestin y cada eslabn del ciclo depende de que la informacin sea completa y exacta. Todo centro de atencin sanitaria que quiera aplicar un programa de GTS de alta calidad, el primer paso y el ms importante es perfeccionar el inventario de equipos.
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Referencias
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Apndice A
Criterios para la inclusin de equipos mdicos en el inventario Modelo de Fennigkoh y Smith
Cada categora incluye subcategoras especficas a las que se asigna un determinado nmero de puntos; al sumarlos, segn la frmula que figura ms adelante, se obtiene una puntuacin total que puede ir de tres (3) a veinte (20). Los equipos se asignan a diferentes niveles de prioridad en funcin de dicha puntuacin.
Categoras y puntuaciones
Funcin del equipo
Comprende diversas reas en las que se usan los equipos teraputicos, diagnsticos, analticos y de otro tipo.
Categora Terapetico Funcin del equipo Soporte de vida Ciruga y cuidados intensivos Terapia fisica y tratamiento Monitoreo quirrgico y de cuidados intensivos Diagnstico Otros equipos para el monitoreo de variables fisiolgicas y el diagnstico Laboratorio analitico Analtico Varios Accesorios de laboratorio Sistema de cmputo y equipos asociados Equipos relacionados con los pacientes y otros equipos Puntos 10 9 8 7 6 5 4 3 2
Refleja las posibles consecuencies para el paciente, usuarios y/o el equipo durante el uso.
Descripcin del riesgo de uso Posible muerte del paciente Posible lesin del paciente o el usuario Terapia inepropiada o falso diagnstico Daos en el equipo No se detectan riesgos significativos Puntos 5 4 3 2 1
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Requerimientos de mantenimiento
Describe el grado y frecuencia del mantenimiento necesario en base a las indicaciones del fabricante o de la experiencia.
Requerimientos de mantenimiento Extensivo: calibracin de rutina y reemplazo de partes Superiores al promedio Promedio:verificacin del desempee y pruebas de seguridad Inferiores al promedio Minimos: inspeccin visual Puntos 5 4 3 2 1
Frmula
La frmula utilizada para calcular el nmero (GE) de gestin del equipo es: GE = funcin + riesgo + mantenimiento requrido
Resultados
Los dispositivos con un nmero GE de 12 o ms se incluyen en el inventario. Los dispositivos con un nmero GE inferior a 12 no se incluyen en el inventario.
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Apndice B
Formulario de recopilacin de datos para el inventario
Nm. de inventario Tipo de equipo: Fabricante: Modelo: Pas de origen: Alimentacin elctrica: 220V 110V Nm. de serie: Ao de fabricacin:
Operativo y fuera de servicio Necesita mantenimiento No reparable Requiere un procedimiento de eliminacin especial? S No No
Usuarios del equipo: Mdicos Estudiantes Propietario del equipo (servicio), en su caso: Conterto Ubicacin actual del equipo: Va a trasladarse? No S
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Departamento de Tecnologas Sanitarias Esenciales Organizacin Mundial de la Salud 20 Avenue Appia CH-1211 Genve 27 Suiza Tel.: +41 22 791 21 11 E-mail: medicaldevices@who.int http://www.who.int/medical_devices/es/