GESTIN DE PROYECTOS INFORMTICOS 1 INTRODUCCIN A PROYECTOS

PROYECTOS Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Los dos elementos bsicos que incluye esta definicin son: las actividades y los recursos. LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar informacin; realizar diagnsticos; confeccionar un diseo global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lgica de las actividades se debe establecer el mtodo, el tiempo y el costo de cada operacin. LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecucin de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicacin, discos de almacenamiento, energa, servicios, inversiones de capital, personal, informacin, dinero y tiempo. Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma econmicamente ptima. Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad. En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir mltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo. Pero independientemente de su complejidad, caractersticamente todo proyecto rene la mayora de los siguientes criterios: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tener un principio y un fin Tener un calendario definido de ejecucin Plantearse de una sola vez Constar de una sucesin de actividades o de fases Agrupar personas en funcin de las necesidades especficas de cada actividad Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades

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QU ES UN PROYECTO INFORMTICO De la definicin de proyectos, vista en el punto anterior, podemos aplicarla a los proyectos informticos; y decir que: un proyecto informtico es un sistema de cursos de accin simultneos y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o ms resultados deseables sobre un sistema de informacin. El inicio de un proyecto informtico generalmente est dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Informacin abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Informacin segn sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos. Los recursos ms frecuentemente utilizados que caracterizan a un sistema de informacin, son los componentes de la Tecnologa de la Informacin ( TI ) como ser el uso de Hardware, Software y Comunicaciones. En cuanto a estos elementos de la Tecnologa de la Informacin, podemos considerar que ya han llegado a un desarrollo ms que suficiente para la aplicacin en una operacin informtica. Lo que nos lleva a que la gestin de un hecho informtico como un proyecto integral, tanto sea en su entorno de diseo, como en su planificacin y control, definen una nueva etapa; una mayora de edad en el tratamiento informtico. Es as que hoy dada la evolucin en la Tecnologa de la Informacin, los proyectos de aplicacin tpicamente administrativos, desarrollados principalmente en pequeas y medianas empresas, y que desarrollan su planeamiento informtico basado en el uso de las microcomputadoras; puedan ser administrados por un nico profesional Es por todo esto que, los conceptos de Proyecto y de Metodologa de diseo que, hasta hace poco tiempo, eran solamente aplicados a grandes emprendimientos; hoy tambin deben ser aplicados a medianos y pequeos emprendimientos. Considerando entonces, la importancia que la informtica tiene en los planes estratgicos de cualquier empresa moderna; no solamente se debe tener en cuenta la evolucin de los recursos de la tecnologa de la informacin, sino tambin las distintas metodologas para el desarrollo de los sistemas de informacin. As es que, el solo hecho de considerar a un asunto informtico como un proyecto al que se asocian tcnicas y procedimientos de diseo, supone un paso importante.

FRACASOS EN LOS PROYECTOS INFORMTICOS La informtica es una ingeniera que sufre un cncer. El cncer de la ingenuidad en la planificacin de proyectos.

Cuando se empieza a construir un edificio, no se abandona a la mitad porque no satisfaca los requisitos de los usuarios, cuando se acomete una obra hidrulica no se

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acaba diciendo que fall en el objetivo de transportar agua a las zonas designadas. O, al menos, si sucede, hay un montn de gente que se mete en autnticos problemas. La informtica, sin embargo, es diferente, cada ao se cancelan miles de proyectos fallidos. El razonamiento comn de los programadores es que si se hacen unas buenas especificaciones y un buen diseo y una buena implementacin y un buen control de calidad entonces el proyecto funcionar, pero esto es falso , porque un proyecto es justamente eso: un proyecto. No es unas especificaciones, no es una arquitectura, un proyecto es una misin compartida de un grupo de personas. Recorte de los recursos. La mayora de proyectos grandes que fracasan lo hacen porque se reducen sutilmente todos los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Cualquier albail sabe que hay una proporcin correcta entre cal y cemento Portland y que no se puede quitar un 5% de hierro a un edificio porque los precios del acero se hayan disparado. En informtica, en cambio, es normal contratar un profesional de 3 aos en experiencia en el puesto de uno de 5 (a veces ya puestos no hace falta ni siquiera que sea informtico). No importa convertir 9 meses en 8 o 100.000 euros del presupuesto en 90.000. Se van metiendo pequeos rejones por todas partes, un poco de cada lado hasta que se arruina cualquier posibilidad de xito. Imposibilidad de coordinar esfuerzos. El segundo motivo no escrito es la dificultad para coordinar a un gran nmero de partes independientes y con intereses enfrentados. Esencialmente cuantos ms miembros en el grupo menores las probabilidades de que funcione. Esto es especialmente cierto en el caso de los proveedores externos que son de naturaleza fagocitaria y buscan la venta por dominio del cliente eliminando a cualquier competidor potencial. El resultado de esta pugna suele ser la destruccin del ecosistema de trabajo y la muerte del proyecto. Obstculos artificiales. El tercer motivo es el bloqueo a las iniciativas que podran salvar el proyecto en un momento dado. Puede ser por razones polticas o porque alguien ha empeado su orgullo en que las cosas se hagan de una determinada manera. La cuestin es que no dejan a los informticos trabajar, les imponen restricciones absurdas y demenciales.

CUANDO FRACASA UN PROYECTO No se han alcanzado los objetivos o resultados previstos. Se han sobrepasado los tiempos asignados. Se han sobrepasado los recursos o costes previstos. No se han alcanzado los estndares de calidad deseados.

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POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS Falta de compromiso de la Direccin. Los usuarios no se involucran. Falta de conocimiento tcnico por parte del equipo. Falta de madurez o estabilidad de la tecnologa. Malas Pocas Plazos relaciones con otras partes o departamentos interesados en el proyecto. Mala gestin administrativa y econmica del trabajo. Falta de supervisin sobre el equipo de proyecto. Falta de dedicacin del gerente y supervisores. reuniones de seguimiento y control. Documentacin insuficiente de progreso y seguimiento. Psima planificacin. Venta y contratacin por debajo de las necesidades de tiempo y recursos. de ejecucin no realistas. Mala definicin de autoridad y roles dentro del equipo de proyecto. Mal ambiente de trabajo y falta de comunicacin en el equipo. Asignacin inadecuada de personal en cantidad o en los perfiles. No se identificaron los riesgos.

FACTORES CRTICOS DE XITO Condiciones necesarias individualmente y en conjunto suficientes para que ocurra el xito del proyecto. Equilibran los aspectos tcnicos, organizativos y de gestin o direccin del proyecto. Un proyecto tiene xito cuando: Estn claramente establecidos el valor y los beneficios de negocio (aumento de ingresos, reduccin de costos, etc.) que se obtienen al realizarlo. Se establecen claramente los objetivos, resultados y productos que hay que obtener. Se establecen claramente el alcance y las limitaciones del trabajo. Se realizan, controlan y actualizan planes detallados, en los cuales los hitos y actividades aparecen bien especificados en el tiempo. Se asegura constantemente el apoyo de la Direccin, en trminos de autoridad, consistencia de los objetivos y provisin de recursos. Se escuchan e interpretan las expectativas de todos los usuarios y partes involucradas y se planifican y gestionan adecuadamente. Se asignan los recursos adecuados, con las habilidades necesarias, tanto tcnicas como de gestin de proyectos. Se monitoriza, evala y se obtiene retroalimentacin a lo largo de toda la ejecucin del proyecto. Existen tecnologas maduras y personal formado y disponible para dar el servicio. Se identifican a tiempo y se gestionan las incidencias, crisis y desviaciones.

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EJEMPLOS 10 proyectos de google que fracasaron Decir Google parece sinnimo de decir xito. Sin embargo, en el debe del gigante de Mountain View tambin se cuentan algunos proyectos estrellados, que Google justifica por su poltica de investigar y desarrollar todo tipo de iniciativas. Sin embargo, no hay que olvidar que son proyectos que llegaron al pblico, por lo que tuvieron que pasar meses de pruebas y desarrollo . Los productos que triunfan en Google son aquellos que encuentran el equilibrio entre la generacin de ingresos y la utilidad para los usuarios. Por tanto, en sus proyectos frustrados, uno de estos elementos deba estar mal concebido. En la revista eWeek encontramos una recopilacin con los diez fracasos ms sonoros de Google: 1. Lively: un universo tridimensional en el que los usuarios podan crear un avatar con el que interactuar con otros avatares. No encontr buena acogida ni entre las empresas ni entre particulares, por lo que Google lo cerr a comienzos de ao. 2. SearchMash: una aplicacin que permita reordenar los resultados de una bsqueda, entre otras funciones. El problema es que Google lo coloc en una web independiente, sin publicidad. Cerr el servicio en otoo de 2008, sustituyndolo por SearchWijki, donde tambin se pueden modificar los resultados de la bsqueda. 3. Google Notebook: una especie de bloc de notas que permita recopilar y organizar informacin en un documento accesible a travs de Internet. Ms que suprimirlo, Google ha abandonado este proyecto, apostando por herramientas de funcionamiento similar pero ms avanzadas, como Docs, Sites o Tasks. 4. Google Video: un servicio que dej de tener sentido en el momento de comprar YouTube, aunque sigue operativo. Google estudia darle otros usos, como ofrecer pelculas en streaming. 5. Mashup Editor: una herramienta que tambin ha quedado obsoleta por otro proyecto de la casa, App Engine. De todas formas, hay mucha competencia en el sector de las plataformas para la creacin de aplicaciones, por ejemplo, Amazon Web Services o las ofrecidas por Salesforce.com. 6. Google Catalogs: a quin se le ocurrira buscar folletos publicitarios en la Red? Sobre todo, cuando Google tiene entre manos una tarea mucho ms importante: escanear los libros de todo el mundo. 7. Dodgeball: una red social para mviles que Google compr en mayo de 2005, que utilizaba la posicin geogrfica del usuario para localizar amigos cercanos y enviarles mensajes. Junto a Orkut y Zingku, demuestra que las redes sociales no son el fuerte de Google. 8. Google Print Ads: el proyecto de imprimir anuncios en diarios en papel naufrag como un pez fuera del agua. 9. Google Radio Ads: ms de lo mismo: Google sobrestim su capacidad tecnolgica fuera de su ecosistema habitual (Internet), o bien se top con la incredulidad o el rechazo de los medios tradicionales.

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10. Shared Staff: un intento de adentrarse en el campo de los marcadores sociales, al estilo Delicious. Su baja aceptacin ha llegado a incorporar el concepto al servicio Google Reader. Las empresas que fracasaron en su apuesta online Algunos portales o sitios web fueron de gran importancia para que la web se popularizase entre los consumidores junto a estos "nacieron" otras propuestas que si bien eran del todo innovadoras no consiguieron atraer la atencin y sucumbieron ante la presin del mercado que exiga mejores resultados y menos ideas vagas Webvan, verduras a domicilio: El xito mat a Webvan, que bsicamente era una tienda de productos importados en Internet. Se extendi a ocho ciudades de Estados Unidos tras obtener 375 millones de dlares en su salida a bolsa. Pero los mrgenes en las verduras son muy pequeos, y cuantos ms clientes llegaban, mayores eran sus prdidas. Cerr en 2001 despidiendo a 2,000 personas. Boo.com: El lujo en la red Vender ropa y calzado de diseo a travs de Internet no es una idea tan terrible, incluso con un nombre tan malo (boom significa abucheo en ingls). Hacerlo con un mal plan de negocio s lo es. Boo.com se estableci en el Reino Unido y es un ejemplo de mala administracin. En un tiempo en el que no haba casi banda ancha, las pginas web de su sitio utilizaban Flash y JavaScript, y tardaban mucho en cargarse. Invirtieron grandes sumas en hacer una tienda global, en varios idiomas y con varias monedas. Las ventas eran mnimas, y la empresa haba gastado ms de 160 millones de dlares. Cerr en el 2000. Pets.com, el reino de las mascotas online Esta compaa probablemente tena uno de los nombres ms atractivos de Internet, y una publicidad fantstica, con una marioneta de un perro como protagonista. Pero siquiera eso puede salvar a una mala idea. Vender comida de perro o tierra de gato por Internet no funciona, ms an si se est perdiendo dinero en las entregas y se demora un par de das. Cerr en el 2000, nueve meses despus de salir a bolsa. Junto a su defuncin, decenas de web similares cerraron en todo el mundo. Haban surgido imitando a un modelo y cayeron cuando este fracaso eToys... el dinero no era problema Hoy en da Amazon.com y otras muchas tiendas venden juguetes por Internet con xito, as que la idea no estaba tan descabellada. Sin embargo, la juguetera online eToys fue un desastre. Demasiado dinero en publicidad, marketing y tecnologa, para las pocas ventas que tenan. Para colmo entregaban tarde. Lleg a valer en bolsa ms que la cadena de tiendas ToysRus, pero cerr en 2001. Ahora est intentndolo de nuevo.