MANEJO DE UNA HOJA ELECTRONICA MODULO I: INFORMATICA

INDICE Pagina I. II. Introduccin.. 1 Contenido curricular 2 II.1 Unidad didctica II.2 Aprendizaje II.3 Tema II.4 Objetivo principal II.5 Objetivos secundarios Balotario . 3 - 23 Referencia bibliogrfica ... 24

III. IV.

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MANEJO DE UNA HOJA ELECTRONICA II.- CONTENIDO CURRICULAR

II.1 UNIDAD DIDCTICA: Reconocimiento y uso de una hoja electrnica II.2 APRENDIZAJE: Uso y manejo de una hoja electrnica II.3 TEMA: Excel II.4 OBJETIVO PRINCIPAL: Conocer una Herramienta de Anlisis eficaz para mejorar el proceso de toma de decisiones II.5 OBJETIVO SECUNDARIOS: Conocer el entorno grafico de una hoja electrnica Utilizar eficientemente el dispositivo mouse en el ingreso de datos Conocimiento de formatos y funciones en el manejo de una hoja electrnica

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MANEJO DE UNA HOJA ELECTRONICA III.- BALOTARIO

1.- Qu es el Excel? Excel es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est basado en el concepto de hojas (con filas y columnas) para resolver todo tipo de operaciones. As la manipulacin de listas, tablas, base de datos y grficos se hace de manera rpida y efectiva. Independientemente de la versin de Excel que usted maneje, las operaciones bsicas de uso y manejo de la aplicacin son estndar. 2. Qu es una celda? Es la interseccin de una columna con una fila. Cada celda puede contener texto, numero o formula. Ejemplo: B3 3. Qu es el puntero o selector de celda? Es aquella celda que se encuentra marcada con doble lnea en el borde e identifica la posicin actual de la celda activa.

Puntero de Celda 3. Qu es el cuadro de relleno? Llamado tambin controlador, se encuentra situado en la parte inferior de una celda u objeto seleccionado. Permite ejecutar acciones como desplazamiento, copia, etc. Cuadro de Relleno 4. Qu formas toma el puntero del mouse en el Excel?
Cuando esta sobre las celdas, permite seleccionar celdas [<CTRL> + Click] o [<SHIFT> + Click] Con la tecla <CTRL> para copiar seleccin Para mover seleccin Sobre el cuadro de relleno para copiar series Para modificar el ancho de una columna Para visualizar columna oculta

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5. Cmo se mueve el contenido de una celda? Sealar la celda que contenga un dato Arrastrar (mantener presionado el botn izquierdo) Ubicar el puntero del mouse en la celda deseada Soltar el botn del mouse

6. Cmo se mueve el contenido de un rango de celdas? Seleccionar el rango (realizar un arrastre) Sealar el rango por cualquier borde de la seleccin Arrastrar el mouse hasta la posicin de celda a mover Soltar el botn del mouse

7. Cmo se copia una seleccin de rango de celdas? Seleccionar el rango Pulsar <CTRL> + Clic (no soltar ninguno) Arrastrar el mouse hasta la posicin de celda a copiar Soltar el botn del mouse, luego <CTRL>

+
8. Cmo se modifica el ancho de columna? Sealar con el mouse el encabezado de dos columnas En el ejemplo se modificara la columna C

Arrastrar el mouse hasta el ancho deseado Soltar el botn del mouse

9. Cmo se modifica el ancho de varias columnas? Seleccionar varias columnas (en el encabezado) Ubicar el puntero entre el encabezado de dos columnas

Arrastrar el mouse hasta el ancho deseado Soltar el botn del mouse Pgina 4

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10. Cmo se realiza la modificacin automtica de una columna? Ubicar el mouse entre el encabezado de dos columnas En el ejemplo se modificara la columna C

Hacer DOBLE CLIC

11. Cmo se oculta una columna? Ubicar el puntero en el borde derecho del encabezado de una columna Arrastrar el mouse hasta ocultar dicha columna

12. Cmo se ocultan varias columnas? Seleccionar varias columnas Ubicar el puntero entre el encabezado de dos columnas Arrastrar la izquierda hasta ocultar una columna.

13. Cmo se restablecen columnas ocultas? Seleccionar varias columnas Ubicar el puntero entre el encabezado de dos columnas Arrastrar a la derecha hasta visualizar las columnas.

14. Cules son los tipos de datos que se maneja en el Excel? Excel reconoce los siguientes tipos de datos: NUMERICO Se pueden ingresar cualquier valor numrico con los dgitos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 O con los smbolos especiales + - ( ) / $ % e TEXTO Se puede ingresar cualquier grupo de caracteres entre letras y nmeros que no sean interpretados como un nmero, formula, fecha, hora, valor lgico o error. Una celda puede contener hasta 255 caracteres. FECHA Y HORA Una fecha u hora se ingresa como texto entre comillas Excel convierte a un numero cuando calcula una formula. LOGICO Excel trabaja con valores lgicos que son resultado de condiciones, estas expresiones pueden ser VERDADERO o FALSO I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 5

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ERROR Existe un grupo de valores llamado de error el cual se refiere al tipo de error que Excel detecta.

#N/A

15. Cmo es el ingreso de datos en Excel? En una Celda En una Seleccin Hacer clic dentro de una Seleccionar bloque o rango de celdas celda Escribir dato Escribir el dato Presionar ENTER Presionar ENTER NOTA: El puntero se desplaza solo por la seleccin

16. Cmo se seleccionan bloques mltiples? Seleccionar rango o bloque de celdas Pulsar <CTRL> + CLIC

17. Cmo se ingresan un dato a todas las celdas de bloques mltiples? Seleccionar rangos o bloques mltiples de celdas Ingresar dato a repetir Presionar <CTRL> + <ENTER>

18. Eliminar contenidos de celdas? Seleccionar el bloque Presionar la tecla DEL o SUPR

19. Cmo se realiza la creacin de series de datos? Ingresar primer dato Sealar con el mouse en el cuadro de relleno Arrastrar mouse seleccionando rango de la serie. Pgina 6

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20. Cmo es la creacin de series numricas? Ingresar primer nmero de la serie Ubicar mouse en el cuadro de relleno Presionar <CTRL> + CLIC (no soltar) Arrastrar seleccionando la serie Soltar MOUSE, luego CTRL

21. Cmo es la creacin de series con incrementos definidos? Ingresar los dos primeros datos numricos de la serie Seleccionar las dos celdas Ubicar mouse en el cuadro de relleno

NOTA: La generacin de series no son aplicables a bloques rectangulares. Solo se generan en bloques horizontales o verticales. 22. Cmo se realiza el ingreso de formulas en Excel? Excel tiene una particularidad para cualquier frmula en la hoja de clculo. Estas formulas debern estar precedidas por el smbolo = Ejemplo:

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= C3 * D3

= SUMA(C3: C8) 23. Cmo se realiza la copia de formula? Ubicar el mouse en el cuadro de relleno de la celda que contiene la formula Presionar CLIC y arrastrar hasta seleccionar el bloque necesario NOTA: Para el ingreso de formulas Excel presenta una serie de recursos o tcnicas que se encuentra en una barra especial para formulas. Cuando usted ingresa el smbolo = Excel muestra en la barra las herramientas Elimina la frmula establecida en la formula Confirma el ingreso de la formula en la celda activa Es el asistente de funciones. Permite mostrar las categoras de funciones con su sintaxis 24. Cules son los operadores que se utiliza Excel para la construccin de sus formulas? Las formulas requieren de operadores para determinar la operacin que realizaran. Los operadores son de cuatro tipos: Aritmticos Para realizar operaciones aritmticas Operador % ^ * / + Operacin Porcentaje Menos o resta Potencia Multiplicacin Divisin Suma

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Ejemplo 1: Calcular el valor de J = (1 F) (1 + K) X =(1-B2)*(1+B3)-B4

Ejemplo 2: Calcular el valor de S = P (1 + i ) n =B5*(1+B7) ^B6

De Texto Para concatenar caracteres & Ejemplo: = A1& &A2& &A3

De Comparacin Para verificar el estado lgico de una expresin Operador Significado = > < >= <= <> Ejemplo: =3<1 Igual a Mayor que Menor que Mayor igual Menor igual Diferente Uso A1 = B1 A1 > B1 A1 < B1 A1 > = B1 A1 < = B1 A1 < > B1

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De Referencia Operador : (dos puntos) Significado Uso Operador de rango, que genera una B5:B15 referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas y Operador de unin, que combina SUMA varias referencias en una sola (B5:B15;D5:D15)

; (punto coma)

25. Qu son Formato de Celdas? Una de las caractersticas de Excel es su gran versatilidad para el manejo de la hoja de clculo para obtener presentaciones diversas. La opcin del men flotante Formato de Celdas es una forma ms directa para aplicar formatos a rangos seleccionados/

Numero Alineacin Fuente Bordes Relleno Proteger

Formato numrico Formato de alineacin Formato para tipos, tamao, estilos de letras, etc. Formato para crear recuadros, lneas, etc. Formato para relleno de rango seleccionado Formato de Quitar y Proteccin, etc. Pgina 10

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26. En qu consiste el formato numrico y como se puede establecerlo? Excel permite cambiar la apariencia de datos y resultados numricos. Existen 12 categoras de las cuales las ms usadas son: Numero, Fecha, Hora, Moneda, Personalizada, etc. PROCEDIMIENTO Seleccionar bloque de celdas Hacer Clic derecho sobre el rango Del men flotante escoger la opcin Formato de celdas Seleccionar la ficha Nmero Seleccionar el cdigo de formato Clic en Aceptar

Ejemplos de Cdigo de Formato:

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27. Qu son las funciones? Las funciones son formulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PROMEDIO calcula el promedio aritmtico de un rango de celdas I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 12

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Nombre de la funcin argumentos

= Sumar. Si(rango; condicin; rango_suma)

En el ejemplo la funcin Sumar.Si posee 3 argumentos separados por ( ; ). Estos argumentos deben respetar un orden establecido (sintaxis). As:

=Sumar.Si(A10:A40; Per; C10:C40)

28. Cules son las funciones bsicas? =SUMA(rango) Suma todos los valores de un rango de celdas. As se podr especificar por ejemplo: =Suma(B2:B4)

=PROMEDIO(rango) Obtiene el promedio aritmtico de los valores de un rango de celdas =MAX(rango) Muestra el valor ms alto de un rango =MIN(rango) Muestra el valor ms bajo de un rango =CONTAR(rango) Cuenta las celdas de un rango especfico. Considera solo las celdas que contienen nmeros. Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, as se puede completar las notas con las formulas propuestas:

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La formula de la celda obtiene el promedio de las tres mejores notas. Mientras que la formula de la celda F9 calcula el promedio global del aula. =ALEATORIO( ) Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Este nmero se actualizara automticamente al producirse algn clculo. Ejemplos:
=Aleatorio( ) genera un numero entre 0 y 1 0,3844063 =Entero(Aleatorio( ) * 10) genera un numero entre 0 y 10 3 =Entero(Aleatorio( )*(100 10) + 10) genera un numero aleatorio entre 10 y 100 25

=FACT(numero) Devuelve el factorial de un nmero. El factorial de un numero es igual a 1*2*3* hasta el numero. Ejemplo: =FACT(2) es igual a 2 =FACT(1,9) es igual a 1 =FACT(-1) es igual a =FACT(50) es igual a 120 =POTENCIA(numero, potencia) Eleva un numero a la potencia especificada

=PRODUCTO(numero1; numero2; ) Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto Ejemplo: Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30 I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 14

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=PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2250 =PRODUCTO(A2:C2; 2) es igual a 4500 =RAIZ(numero) Devuelve la raz cuadrada de un numero Ejemplo: =RAIZ(16) es igual a 4 =RAIZ(-16) es igual a =REDONDEAR(numero; pos_decimales) A diferencia de aplicar formato que solo redondea para la vista, el resultado de esta funcin ser un numero solo con las posiciones decimales que se especifiquen. Ejemplo: Numero Funcion Resultado 3,1416 =Redondear(B5; 3) 3,142 15,63 =Redondear(B6; 0) 16 19,6 =Redondear(B7; 2) 19,6 =SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma) Suma las celdas numricas de rango_suma si rango cumple el criterio En el ejemplo se desea calcular el total de ventas por categora. As:

Si se desea calcular el total de las ventas de la categora A, use:

29. Cules son las funciones lgicas? Estas funciones evalan una expresin, dando como resultado valores lgicos Verdadero, Falso. Alguna de ellas son = SI, = O, etc. = SI(prueba_logica; expr1; expr2) I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 15

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Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y formulas. El resultado de la prueba_logica da un valor lgico, si es verdadero se realiza expr1 y si es falso expr2. Ejemplo: En la siguiente tabla:

El Bsico se determina de acuerdo al Tipo. Bajo Contrato tendrn un bsico fijo de 190 mientras que Destajo se pagara 0.5 por unidad producida. La Bonificacin se dar a todo trabajador que tenga una produccin por encima de las 400 unidades y ser del 10% del Bsico Las pruebas lgicas para hallar el pago Bsico y la Bonificacin son: Bsico Tipo = Contrato 190 Produccin * 0.5 Bonificacin Produccin > 400 Bsico * 10% 0

Prueba Lgica Valor Verdadero Valor Falso

Entonces las formulas sern:

=SI(B4 = Contrato; 190; C4 * 0.5) =SI(C4 > 400; D4 * 10%; 0)

No se olvide de copiar sus formulas para las otras celdas. Puede usar la funcin =SI con otras funciones, la funcin para hallar el estado ser

=SI(PROMEDIO(C4:C11)>350;"Normal";"Reprogramar")

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La tabla debe quedar como:

Si en la funcin necesita evaluar o asignar algn valor de tipo texto, use las comillas para delimitarlos. Funcin Y(prueba_log1; prueba_log2; ) Devuelve Verdadero si todas las pruebas En otro caso devuelve Falso. Ejemplo:

lgicas

son

verdaderas.

El IES se aplica solo si no presento formulario 509 y adems el monto excede de 1633. Se aplica el exceso.

=SI(Y(B6 = N;C6 > 1633);(C6 - 1633) * 5%;0)

En el ejemplo se usa la funcin Y para evaluar las 2 condiciones que se deben cumplir (B6 = N y C6 > 1633). La expresin (C6 -1633) * 5% permite aplicar el impuesto al exceso.

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Funcin O(prueba_log1; prueba_log2; ) Devuelve Verdadero si alguna prueba lgica es Verdadera. Si todas son falsas devuelve Falso. Ejemplo:

La asignacin equivale a 90 si el empleado es casado o tiene hijos

En el ejemplo la formula que calcula la asignacin ser:

=SI(O(B6 = C; C6 > 0); 90; 0)

30. Qu es referencia relativa y absoluta? Cuando se crea una formula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin relativa respecto a la celda que contiene la formula. En el ejemplo la celda C5 contiene la formula = B5 * 2%

Al copiar la formula, la referencia de las celdas cambian automticamente

Note en la figura que al copiar la formula las referencias cambian. A este mtodo se denomina referencia relativa. Si no se desea que cambien las referencias cuando se copie una formula en una celda diferente, utilice referencia absoluta. Puede crear una referencia absoluta colocando un signo de dlar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia.

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Veamos el siguiente ejemplo:

Al definir celdas absolutas, la referencia a la celda no cambia

31. Cmo es la referencia a las celdas de otras hojas de un mismo archivo en Excel? Si la celda se encuentra en otra hoja del mismo libro (archivo), indique el nombre de la hoja:

= Hoja1! A5 = Resumen ! B10 = Ingresos Varios ! A5

Si le cambio el nombre a la hoja por Resumen

Si el nombre de la hoja tiene espacios

Si la celda se encuentra en otro libro, indique el nombre del libro y de la hoja

= [Licitaciones.xls]Resumen!$A$5
32. Qu es un hipervnculo y cmo se crea en Excel? Se utiliza para obtener acceso rpido a informacin relacionada en otro archivo o en una pgina Web (hipervnculo: texto con color y subrayado o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicacin en un archivo, una pgina Web en World Wide Web o una pgina Web en una intranet. Los hipervnculos tambin pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP) en una celda de la hoja de clculo. PASOS PARA ESTABLECER HIPERVINCULO a) En una hoja de clculo del libro de origen haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo b) En la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo

c) En Vincular, siga uno de los procedimientos siguientes: I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 19

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Para establecer un vinculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este documento

Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin, haga clic en Marcador

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d) Haga clic en la hoja con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, escriba la referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar. 33. Excel maneja funciones de bsqueda de informacin? Tenemos dos funciones que permiten buscar informacin en tablas BUSCARH Busca en tablas horizontales BUSCARV Busca en tablas verticales La tabla horizontal o vertical debe estar ordenada =BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado) =BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado) valor_buscado valor o cadena a buscar matriz_buscar_en Rango de valores que se van a comparar con el argumento valor_buscado. Puede ser una referencia a un rango de celdas o a un rango con nombres. indicador_filas Indica en que fila o columna de la tabla se debe extraer el valor. Debe ser mayor o igual a 1, pero siempre debe ser menor o igual que el nmero de filas o columnas que tenga la tabla.

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Ejemplo 1:

=BUSCARV(4; A1: C3; 2) Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente. Ejemplo 2:

=BUSCARH(4; A1: C3; 2) Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada. Ejemplo 3: Utilizaremos la siguiente tabla:

Considerando la tabla se desea hacer la siguiente consulta: a) El Cdigo y las Unidades a producir son ingresados por teclado b) La descripcin y el Porcentaje deben ser buscados en la tabla

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As las formulas empleadas sern:

=BUSCARV(B5;A14:D23;2) =BUSCARV(B5;A14:D23;3) 34. Cmo se realiza una impresin de una hoja de trabajo? Una vez terminada su tabla y definido un formato adecuado para las mismas, es natural que desee imprimir el resultado. Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel detecta las detecta automticamente. Adems, usted podr modificar las caractersticas de su hoja (tamao, orientacin, mrgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora. As usted puede imprimir sus tablas con diferentes configuraciones.
Clientes Cod. ----------------------------------------------------Apellidos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Area ------------------------------------------------------------------------------Sueldo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Clientes Cod. ------------------------------------Apellidos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Area ------------------------------------------------------Sueldo -------------------------------------------------------------------------

Vista Preliminar

Excel muestra su tabla antes de imprimir. As usted podr controlar las opciones y caractersticas de la impresin. Para tener una vista previa de lo que usted va a imprimir, use: Elija el Botn de Office de la opcin Imprimir escoja Vista Preliminar o

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Haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de acceso rpido

Excel muestra la hoja con las opciones de impresin por defecto. Si la tabla ocupa ms de una pgina, use las teclas Av pg. y Ret pg. para cambiar entre ellas.

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35. Cmo definimos el rea de Impresin? Excel detecta automticamente el rea de la hoja a imprimir y adems inserta Saltos de Pagina si la tabla ocupa ms de una pgina Definir el rea de Impresin Si usted desea personalizar el rea de impresin: Seleccione el rango de celdas que desea imprimir Haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de acceso rpido En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir En la ventana Imprimir seleccione el boton de opcion Seleccin Finalmente de un clic sobre el boton Vista previa.

Vista Previa del Salto de Pagina Para establecer el rea de Impresin puede usar tambin: El botn Vista previa de salto de pgina de la opcin Vista en la categora Vistas de libro.

El cuadro muestra el rango a imprimir

Arrastre los bordes para recortar o ampliar el rea de impresin

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36. Cmo se realiza la configuracin de pgina para imprimir en Excel? Por defecto Excel usa una pgina predeterminada para imprimir su tabla: tamao de la hoja (A4), encabezados y pies, etc. Puede controlar la apariencia o diseo de las hojas de clculo impresas si cambia opciones del cuadro de dialogo Configurar pagina. Las hojas de clculo pueden imprimirse en orientacin vertical u horizontal tambin puede usarse diferentes tamaos de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los mrgenes izquierdo y derecho o superior e inferior, etc. Haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de acceso rpido En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en Configurar pagina

Ficha Pgina: Esta ficha permite modificar: la orientacin, escala y tamao del papel a usar. As usted podr controlar: Orientacin: permite elegir entre la pgina vertical y horizontal

Escala: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en la caja Ajustar al. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor. En el cuadro Ajustar en, usted podr reducir una tabla que ocupa 4 pginas a solo 2 o una tabla que ocupa 2 pginas a solo 1.

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Ficha Mrgenes: Esta ficha permite controlar los mrgenes de su hoja, as como establecer los mrgenes de sus Encabezados y Pies. Si desea que Excel centre automticamente su tabla en la hoja active las casillas Centrar Verticalmente y Centrar Horizontalmente.

Escriba los mrgenes para su hoja

Centre su tabla en la pgina

37. Cmo realizo una impresin rpida? Si desea imprimir rpidamente su tabla, use: Elija el Botn de Office de la opcin Imprimir escoja Imprimir o

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2 La combinacin de teclas CTRL + P En cualquiera de los dos casos, Excel muestra la siguiente caja de dialogo: I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 27

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En el cuadro impresora: Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: tamao de hoja, si la impresin ser a color o blanco y negro, la calidad de impresin, etc. En el cuadro Intervalo de pginas: Indique si desea imprimir todas las pginas de su tabla o solo alguna pagina en particular. En el cuadro Imprimir: Seleccione la opcin Hojas Activas para imprimir su rea de impresin o las hojas seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opcin Todo el Libro. Si elige la opcin Seleccin, Excel ignora el rea de impresin e imprime el rango de celdas seleccionadas.. En el cuadro Copias: Indique la cantidad de copias que necesite 38. Cmo realizo la impresin de grficos? Al imprimir un grafico se usan las mismas opciones que para imprimir una tabla de la hoja de clculo: Seleccione el grafico Haga clic en el botn Vista Preliminar en la barra de acceso rpido. Note que este tipo de hojas, el grafico se imprime en toda la pgina.

39. Qu es un grafico? Un grafico facilita la lectura de datos, permite representar en forma clara y ms interesante los valores de una tabla, permite evaluar, comparar y observar el comportamiento de los mismos. Los grficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y actualizan cuando se cambian estos. Puede crear grficos a partir de celdas o rangos no contiguos. I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 28

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Un grafico representa valores de un rango de celdas

38. Qu considera Excel en la elaboracin de un grafico? Excel considera dos conceptos: Serie de Datos y Categora Serie de Datos: es un conjunto de valores que deseamos representar grficamente o dibujar. Estos se pueden representar en columnas, puntos de una lnea o sectores de un crculo. Categora: son los encabezados de filas o columnas que se utilizan para ordenar u organizar los valores de las series de datos.

Series de datos

Categorias

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39. Cules son los criterios para definir un tipo de grafico? Considere los siguientes criterios para elegir el tipo de grafico: Para representar valores o comparar series de datos use un grafico de Columnas. Las variantes de este tipo de grficos son Barras, Cilindros, Cnico y Piramidal Use un grafico de Lneas para mostrar comportamientos, conductas y tendencias de una serie de datos en un mismo periodo. Una variante es el tipo rea. El grafico Circular es til para mostrar distribuciones o proporciones de un valor en un conjunto de valores. Use tambin el de Anillos.

40. Cules son los pasos para crear un grafico? Se desea representar en forma grafica la comparacin mensual entre las exportaciones hacia Espaa y Estados Unidos de calzados Paso 1: Debe seleccionar el rango de celdas a representar. Los valores sern usados como Series de Datos. Incluya encabezados y columnas. Al seleccionar incluya encabezados de filas y columnas

Paso 2: Seleccione el Tipo y Subtipo de grafico a usar. Daremos clic en el botn Columna de la opcin Insertar en la categora Grficos. En el subtipo escogeremos Columna agrupada 3D

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Paso 3: Para establecer las opciones del grafico, como ttulos, posicin de las leyendas cambiaremos la presentacin. Para esto se selecciona el grafico y de la opcin Presentacin trabajaremos con la categora Etiquetas. En ella observaremos los botones Titulo del grafico, Rtulos del eje En Titulo del grafico: Encima del grafico En Rtulos del eje: Titulo de eje horizontal primario Titulo bajo el eje Titulo de eje vertical primario Titulo girado

Ttulo de la categora Z Ttulo del Grfico

Ttulo de la categora X

41. Qu es una Base de Datos? Una base de datos es una serie etiquetada de filas de hoja de clculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmero de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna. Ejemplo:

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Cada rengln es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos. 42. Cmo se ordena una Base de Datos? Para ordenar datos no es necesario que estn agrupados en la misma forma en que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos ms comunes para las opciones que ordenan los datos es en las bases de datos. Ascendente Descendente Para utilizar la opcin de los iconos es necesario colocarse en los registros que se desea tomar como criterio y presionar el icono respectivo 43. Excel puede ordenar usando ms de un criterio? Excel permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. Elija el botn Ordenar de la categora Ordenar y filtrar de la opcin Datos.

En Ordenar por seleccione el nombre del campo y el criterio de ordenacin, si desea agregar otro criterio de orden de clic en Agregar nivel. 44. Se puede aplicar filtros para seleccionar registros? Una de las operaciones ms comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 32

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que coincidan con algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son una de ellas. Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione el botn Filtro de la categora Ordenar y filtrar de la opcin Datos

El comando AutoFiltro, aplica flechas para abrir mens colgantes en el encabezado de la base de datos. Con estos mens colgantes, se pueden elegir las opciones de consulta.

Segn el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden buscar. La opcin (Seleccionar todo), va a mostrar todos los registros sin importar ningn criterio. I.S.T.P. ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA Pgina 33

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45. Excel permite crear un filtro personalizado? Al seleccionar Filtro de texto aparece el siguiente men:

A continuacin escogiendo Filtro personalizado visualizaremos la siguiente caja de dialogo:

Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamente se estn buscando. Se pueden utilizar operadores de comparacin que ya se encuentran en la lista: Operador > < >= <= <> = Comparacin es mayor que es menor que es mayor o igual a es menor o igual a no es igual a es igual a

Excel permite utilizar comodines como son: (?) para representar un carcter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo: Criterio F* Encuentra Fermn Fernando Fulgencio Federico Pgina 34

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Fe* Fermn Fernando Federico Fernando Fermn Fernando Fermn

Fer* F?r* ?er*

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es decir que se tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la opcin O va a buscar cualesquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir ambas. En el ejemplo, se ha establecido los siguientes filtros: APaterno: Puesto: Merino Asistente

Ya que se estableci un filtro la pantalla puede ser similar a esta:

Los botones de los campos donde se establecieron filtros cambian de forma. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en este caso se suman los criterios, es decir se debe cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en los filtros de ambos. Para deshabilitar todos los filtros, seleccione de la opcin Datos el botn Filtros. 46. Puedo agregar subtotales a una Base de Datos? Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es de los Subtotales. Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como una operacin general de toda la bsqueda. Para realizar esta operacin, se selecciona el botn Subtotal de la opcin Datos y categora Esquema apareciendo la siguiente caja de dialogo:

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Esta opcin va a insertar Subtotales en cada cambio de registro segn se le indique, y al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opcin es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. Tambin es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione. En la lista Para cada cambio en se determina cuando inserta el Subtotal, es decir que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar. Funcin Descripcin Suma Suma de los elementos Cuenta Cantidad de valores que no son blancos Promedio Promedio de los elementos en el grupo del Subtotal Max Valor numrico ms grande en el grupo del Subtotal Min Valor numrico ms pequeo en el grupo del Subtotal Producto Producto de todos los valores del grupo del Subtotal Contar num Cantidad de registros o filas que contienen datos numricos Desvest Estimacin de la desviacin estndar Desvestp Estimacin de la varianza Varp Varianza de una poblacin

En la lista Agregar Subtotal a se determina que campos van a contar con Subtotal. Se pueden seleccionar todos si as desea pero el cambio se va realizar segn lo determinado en la lista Para cada cambio en.

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Reemplazar Subotales actuales, cambia los Subtotales anteriores e inserta los nuevos. Salto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pagina cada vez que termina un Subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada Subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los Subtotales, utilice el botn Quitar todos.

A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Ntese que del lado izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o smbolos del esquema con la forma de y , que sirve para esconder o aparecer las fila que contienen la informacin y dejar solo las de los Subtotales. Con los botones primero al tercero. se puede abrir o cerrar automticamente todo un nivel del

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