CENTRO DE CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES =========================================

Manual de Procedimiento para escanear a carpeta compartida.

Centro de Ciencias Humanas y Sociales. CAU Albasanz, 26-28

Ajustes del PC para escanear a carpeta V 1.2 ndice 1. 2.

25 de mayo de 2009

Objetivo........................................................................................................................................3 Pasos previos................................................................................................................................3 2.1. Crear carpeta compartida para almacenar la informacin escaneada. .................................3 2.2. Comprobar la direccin IP de nuestro equipo......................................................................5 3. Ajustes del Escner ......................................................................................................................6 3.1. Establecer ruta de destino. ...................................................................................................6 3.2. Ajustes adicionales...............................................................................................................7 4. Escanear documentos...................................................................................................................8

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Ajustes del PC para escanear a carpeta V 1.2

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1. Objetivo
Preparar el entorno para que el usuario pueda transferir documentos escaneados desde un escner de planta Ricoh Aficio MP 4500 a una carpeta compartida de su PC. Para obtener instrucciones detalladas sobre el manejo del escner, consultar la gua rpida del fabricante http://www.cchs.csic.es/descargas/GuiaEscaner.pdf y el manual de referencia http://www.cchs.csic.es/descargas/ManualEscaner.pdf

2. Pasos previos.
Para enviar documentos escaneados a nuestro PC tenemos que proporcionar al escner la siguiente informacin: Direccin IP de nuestro equipo. Nombre de la carpeta compartida en la que se almacenarn los trabajos enviados por el escner. Usuario y contrasea de inicio de sesin en nuestro PC. En los siguientes puntos se indica cmo obtener esta informacin. Todos los pasos previos se realizarn desde nuestro PC.

2.1. Crear carpeta compartida para almacenar la informacin escaneada.

2.1.1. Crear una carpeta en el disco duro (unidad C: ). 2.1.2. Situndose en la carpeta recin creada, pulsar el botn derecho del ratn. 2.1.3. Acceder a propiedades.

2.1.4. Dentro de propiedades, acceder a la ficha compartir.

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2.1.5. Nota: si en lugar de la ventana anterior aparece la siguiente ser necesario crear una peticin de asistencia al CAU para que configure la comparticin de carpetas.

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Ajustes del PC para escanear a carpeta V 1.2 2.1.6. Hacer clic en el botn Permisos.

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2.1.7. Hacer clic en la casilla Cambiar, de este modo nos damos permiso para escribir en la carpeta desde el escner. 2.1.8. Hacer clic en el botn Aceptar dos veces. De este modo queda compartida la carpeta con permiso de escritura. NOTA: De los permisos especificados en la fichas Compartir y Seguridad, Windows aplica los ms restrictivos, por lo que slo tendrn acceso a la carpeta los usuarios especificados incluidos en ambas fichas.

2.2.

Comprobar la direccin IP de nuestro equipo.

Para conectar desde el escner a nuestro PC, es necesario que conozcamos la direccin IP de nuestro equipo. Podemos averiguar nuestra direccin IP de dos modos: 2.2.1. Situando el puntero del ratn sobre el icono de WinVNC, situado en la parte inferior derecha del escritorio.

2.2.2. Anotamos el nmero que nos aparece en pantalla, que comenzar por 161.111. 2.2.3. Tomamos nota de la direccin IP, que necesitaremos posteriormente para acceder a nuestro PC desde el escner.

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3. Ajustes del Escner

Una vez obtenida la informacin necesaria para que el escner conecte con nuestro PC, ser necesario introducir esta informacin en el propio escner. En los siguientes apartados se explica cmo configurarlo.

3.1.

Establecer ruta de destino.

Establecer la ruta a la que acceder el escner para almacenar la informacin escaneada. Para ello primeramente estableceremos la mquina en modo escner pulsando el botn escner situado en la parte inferior izquierda de la mquina 3.1.1. Pulsando el botn: conmutamos entre modo email y modo carpeta. 3.1.2. Tenemos que asegurarnos de que en el recuadro de destino aparece un icono que representa una carpeta.

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1.3. A continuacin, en la pantalla tctil, pulsamos el botn Introducir destino.

3.1.5

3.1.10

3.1.4. Seleccionar el protocolo SMB si no est seleccionado. 3.1.5. En el campo ruta, pulsar el botn Entrad. Manu. 3.1.6. Introducir la ruta de destino segn el siguiente formato: \\x.x.x.x\carpeta, donde x.x.x.x es nuestra direccin IP y carpeta, el nombre de la carpeta compartida que creamos en el punto 2.1. Por ejemplo, si nuestra direccin IP es 161.111.73.65 y la

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carpeta compartida se llama escaner, entonces la ruta de destino ser: \\161.111.73.65\escaner. Una vez introducida la informacin pulsamos la tecla OK. 3.1.7. En nombre de usuario, hacer clic en el botn Entrad. Manu. 3.1.8. Teclear el usuario con el que iniciamos la sesin en nuestro PC segn el formato usuario@cchs.csic.es, donde usuario es el NIF, NIE o nmero de pasaporte con el que iniciamos la sesin. Por ejemplo, si nuestro NIF es 70729802B el usuario ser 70729802B@cchs.csic.es. Despus de introducir los parmetros pulsar la tecla OK 3.1.9. Teclear el campo contrasea pulsando el botn Entrad. Manu. Tecleamos la contrasea con la que iniciamos sesin en el PC. Pulsar la tecla OK. 3.1.10. Podemos hacer clic en el botn Conexin de prueba para comprobar que el escner conecta con nuestro PC. Si la prueba de conexin devuelve un mensaje de error, tendremos que revisar los parmetros introducidos en esta pantalla: ruta, nombre de usuario, contrasea. 3.1.11. Una vez introducidos los parmetros y realizada la conexin de prueba satisfactoriamente, pulsamos el botn OK, regresando a la pantalla anterior.

SMB \\161.111.73.65\escaner

3.2.1 3.2.3 3.2.2

3.2.

Ajustes adicionales.

3.2.1. Ajustes de escaneo. Permite establecer la resolucin de escaneo. 3.2.2. Se determina si se escanear una cara del original o dos caras. 3.2.3. Nombre/Tipo de archivo. Establecer el nombre con el que se guardar el archivo en el disco duro y el tipo de archivo: TIFF o PDF. Esta opcin tambin permite establecer si se enviarn varios originales como un nico archivo de mltiples pginas o cada original como un archivo. Para obtener ms informacin sobre ajustes adicionales consultar el manual de referencia del escner http://www.cchs.csic.es/descargas/ManualEscaner.pdf

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3.2.1

3.2.2

3.2.3

4. Escanear documentos
Consultar la gua rpida del escner http://www.cchs.csic.es/descargas/GuiaEscaner.pdf

Pulsar el botn de inicio de la mquina para empezar a escanear

Para terminar de escanear pulsar el botn Para borrar los parmetros referentes al destino y dejar la mquina libre para otro usuario pulsar el botn

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