MS Access (Mt.3.11.3-E104-07)

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Cdigo: MT.3.11.3-E104/07 Edicin 01
Guatemala, julio 2007
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NDICE
Objetivo del manual Presentacin 5 7
Captulo 1
FUNDAMENTOS Y MANIPULACIN DE BASES DE DATOS Objetivos del captulo 1.1 1.2 1.3 Introduccin a las bases de datos Planificacin y diseo Crear una base de datos 1.3.1 Usando un asistente 1.3.2 En blanco 1.3.3 Abrir y guardar una base de datos Tablas 1.4.1 Tipos de datos 1.4.2 Propiedades de los campos 1.4.3 La clave principal 1.4.4 Crear tabla en diferentes vistas Copiar y eliminar tablas Aadir y editar registros en una tabla Crear un ndice Relaciones 1.8.1 Tipos de relaciones en Access 1.8.2 Integridad referencial 1.8.3 Establecer relacin Resumen Evaluacin 8 9 11 15 16 17 18 19 20 21 21 23 29 30 34 35 38 40 41 48 49
1.4
1.5 1.6 1.7 1.8
Captulo 2
CONSULTAS O QUERIES Objetivos del captulo 2.1 2.2 2.3 2.4 Introduccin Crear una consulta sencilla Criterios, condiciones y campos calculados Agrupar registros y obtener totales 2.4.1 Referencia cruzada 2.4.2 Bsqueda de duplicados 2.4.3 Bsqueda de no coincidentes Consultas con parmetros 52 53 55 56 62 64 64 65 65
2.5
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2.6
Consultas avanzadas 2.6.1 Actualizacin 2.6.2 Consulta de creacin de una tabla 2.6.3 Eliminacin Resumen Evaluacin
67 68 69 69 75 76
Captulo 3
FORMULARIOS Objetivos del captulo 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Introduccin a formularios 3.1.1 Tipos de formularios 3.1.2 Autoformularios Crear formulario de columna Crear formulario tabular Crear formulario de hoja de datos Asistente para formulario Crear formulario sin asistente (desde cero) 3.6.1 Personalizacin bsica 3.6.2 Controles bsicos Establecer propiedades Resumen Evaluacin 78 79 79 81 81 83 84 85 87 87 92 102 106 107
Captulo 4
INFORMES Objetivos del captulo 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Introduccin a los informes Crear un autoinforme Crear un informe de columna Crear un informe tabular Crear un informe de etiquetas Asistente para informes Crear un informe desde cero 4.7.1 Personalizacin bsica 4.7.2 Formato Establecer propiedades Resumen Evaluacin Glosario Bibliografa 109 110 111 112 114 119 122 125 126 128 130 133 134 136 138
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OBJETIVO DEL MANUAL

El estudio del contenido de este manual, contribuir a que usted adquiera las competencias para manejar las herramientas de MS Access, de acuerdo a procedimientos tcnicos.
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PRESENTACIN
Este manual est dirigido a personas que pertenezcan a empresas de los tres sectores econmicos del pas y que utilicen en su puesto de trabajo una computadora como herramienta de apoyo, para manejar bases de datos relacionales. Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos. As, usted puede utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de una coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Este manual trata sobre el manejo de Ms Access, el cual tiene como prioridad capacitar al participante para utilizar las herramientas de este programa, en la organizacin, procesamiento y control de la informacin. El manual est dividido en cuatro captulos. El primer captulo trata sobre los fundamentos y manipulacin de bases de datos y tablas; el segundo captulo describe las herramientas y procedimientos tcnicos bsicos en la elaboracin de consultas o queries; el tercero aborda las herramientas bsicas de Access y procedimientos tcnicos para la apertura y elaboracin de formularios utilizando el asistente y definidos por el usuario; el cuarto captulo presenta herramientas y procedimientos bsicos, para el diseo de reportes y elaboracin de macros. Es importante destacar que para afianzar las competencias se han programado actividades durante el desarrollo de cada captulo en donde el participante aplicar dichos procedimientos. En el mbito competitivo, es esencial ver las ventajas que las bases de datos proporcionan para presentar, almacenar y aumentar la rapidez de la difusin de la informacin, reduciendo costos de esta manera.
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FUNDAMENTOSYMANIPULACINDEBASEDEDATOS
CAPTULO 1
FUNDAMENTOS Y MANIPULACIN DE BASE DE DATOS

Objetivos del captulo El estudio del contenido de este captulo, contribuir a que usted adquiera las competencias para: Aplicar el procedimiento de creacin de una base de datos y tablas, de acuerdo a teora. Utilizar las herramientas de MS Access para introducir y modificar informacin en las tablas, de acuerdo a procedimiento tcnico. Modificar la estructura de tablas, de acuerdo a procedimiento tcnico. Crear relaciones entre tablas de una base de datos, de acuerdo a procedimiento tcnico.
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1.1
INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS
Por tanto, se podra imprimir rpidamente una lista con los voluntarios que se han ofrecido a reciclar peridicos este sbado junto con sus direcciones y nmeros de telfono actualizados. Los dos conjuntos de datos son relacionales, por lo que la informacin que se encuentra en un conjunto de datos, como el nombre Susan Gonzlez en la lista de reciclaje, est asociada a la informacin correspondiente del otro conjunto de datos, o la reconoce, como los datos de contacto de Susan Gonzlez. Para sacar el mayor partido de una base de datos, puede configurar las tablas de datos de manera que reflejen los asuntos y las tareas asociados a los mismos. Al disear la base de datos, tenga en cuenta las situaciones en las que la gente va a especificar datos, buscar datos o generar informes de datos. Un poco de previsin puede valer mucho.
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos. As, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de una coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Microsoft Access es un potente sistema de administracin de bases de datos relacionales. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: Introducir datos Almacenar datos Recuperar datos y trabajar con ellos
Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos especializados. As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra las tablas Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la base de datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. Access crea bases de datos relacionales, es decir, los datos se almacenan en distintas tablas por asunto o tarea, pero estn relacionados y se pueden combinar de la manera que se especifique. Aunque la base de datos de un club almacene por separado la informacin de contacto de sus socios y sus listas de voluntarios de reciclaje o sus datos de planes de vacaciones, se puede extraer y unir toda esta informacin siempre que se desee.
Figura 1 Las relaciones vinculan los datos de las distintas tablas para que sean ms tiles
Microsoft Office Access 2003 es el programa de administracin de bases de datos que proporciona una experiencia mejorada al usuario, as como mayor capacidad para importar y exportar archivos de datos XML, y trabajar con los mismos.
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Trabajar con Access 2003 es ms fcil porque los errores comunes se identifican ms fcilmente y se marcan al usuario con opciones para que pueda corregirlos. Adems, existe una nueva funcin en Access 2003 que ayuda a los programadores de bases de datos a ver la informacin sobre las dependencias entre objetos de bases de datos. Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar informacin. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .mdb, pueden existir elementos llamados objetos de hasta siete tipos o naturalezas diferentes:

forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas vindolos a travs de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Informes: crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre) Las posibilidades para ello son inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin. Pginas: creacin y diseo de pginas web con acceso a datos desde Internet. Macros: son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola accin, sin necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro) Se integran en aplicaciones Access. Mdulos: conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es necesario saber programar.
Tablas: son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las mismas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las tablas, que se puede hacer? Consultas: permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar nicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta. Formularios: se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de
1.2
PLANIFICACIN Y DISEO
En ocasiones, este anlisis ser una tarea sencilla y en otras el resultado de muchsimas reflexiones. Los pasos secuenciales a realizar para definir correctamente una base de datos bien podran ser los siguientes:
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1. Anlisis de la situacin real de trabajo: realizar un buen anlisis de la situacin real de trabajo que se desea automatizar mediante Microsoft Access. Slo si se conocen a fondo los mecanismos de gestin, formas de trabajo, archivos de informacin, documentos aplicables a las tareas (hojas de factura, talonarios de albaranes), as como listados (resmenes diarios, semanales o mensuales) y formatos utilizados en ese determinado mbito a automatizar, es posible trasladar a un entorno informtico dicha operativa. Qu se hace y qu se pretende hacer. En programacin informtica, esta misin la llevan a cabo los llamados analistas de aplicaciones, los cuales se sumergen fsicamente en dicha actividad de la empresa o entidad correspondiente hasta que conocen a fondo su mecnica de trabajo en el da a da.
Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta que se desempea en la empresa. Qu gestiones se realizan normalmente bajo dicha actividad: se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una relacin (un censo) de las actividades o tareas que conforman la gestin a informatizar. Es preferible un buen planteamiento desde el principio, que mltiples replanteamientos posteriores que, a veces, tienen difcil solucin. 3. Disear un diagrama de bloques reflejando las dependencias entre las partes: confeccionar un diagrama de bloques (un esquema) en el que se representa cada una de las tareas definidas en el paso anterior, enlazando mediante flechas qu tarea depende de cul y cul no depende de ninguna otra. En el ejemplo de gestin de almacn, el diagrama de bloques podra ser el siguiente:
Figura 2 Procesos que la empresa maneja
Figura 3 Observe como la gestin de proveedores no incide directamente sobre la gestin de pedidos sino sobre la de artculos
2. Separar en partes o fases los procesos o tareas: organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se deseen trasladar a Access.
Identificar los grupos de datos o bolsas de informacin y los archivos de datos: una vez definidas las tareas a realizar, tenerlas enumeradas, y debidamente plasmadas en un diagrama de bloques (es decir, un esquema de dependencias que refleje en bloques lo que se hace
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cotidianamente en ese trabajo): identificar con que elementos, grupos de datos o bloques de informacin se trabaja para poder realizar dichas tareas: clientes, proveedores, artculos, agencias de transporte, pedidos, vendedores, etc. Estos bloques de datos, archivos y almacenes de informacin que posteriormente en Access constituirn las tablas. Definicin de las tablas: a partir de los bloques de informacin ya identificados como ficheros de datos en el punto anterior. Lo que tradicionalmente han sido siempre los archivos de datos (pequeos o grandes cajones metlicos generalmente que contienen fichas de cartulina), en
Access y en la mayora de los programas gestores de bases de datos se denominan tablas. Dichas tablas, son estructuras de filas y columnas que albergan datos referidos a un mismo tema. Cada fila llamada ahora registro contiene la informacin que antes estaba plasmada en una ficha del fichero. Cada columna de una tabla representa un campo. En la celda de la tabla en la que intersecta una fila con una columna tendremos un determinado campo dentro del cual normalmente se albergar un dato. En el ejemplo de gestin de pedidos las tablas a definir y crear en la base de datos desde Access sern:
Para el archivo de... Clientes Artculos Pedidos Proveedores Agencias de transporte Vendedores de la empresa
Se definir en Access...
La Tabla... Clientes Productos Pedidos Proveedores Agencias Vendedores
Tabla 1 Definicin de tablas para la base de datos.
Definicin de la estructura y diseo de campos de las tablas: el siguiente paso es confeccionar un censo de las informaciones o datos que se albergarn en cada tabla: definicin de campos para las tablas de la aplicacin. Definir las informaciones necesarias y de utilidad para la gestin que cada tabla deber albergar. Definir los campos que va a tener cada tabla, as como su tipo y propiedades ms indicadas. A ste proceso se le reconoce tambin, de forma ms tcnica, como normalizacin de datos.
D una reflexin de sobre qu informaciones interesa gestionar sobre cada una de las fases o tareas, es decir, de cada uno de los ficheros contemplados, es decir de cada una de las tablas previstas, se obtienen, por ejemplo, las siguientes conclusiones que se va a plasmar en un modelo de documento denominado ficha de tareas (una para la gestin de pedidos, otra para productos, para clientes, para agencias, vendedores, proveedores, etc.)
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Ficha de tareas Nombre de la tarea: introduccin y gestin de pedidos. Nombre de la tabla: pedidos. Descripcin: en cada pedido quedar recogida toda la informacin necesaria para posteriormente poder facturar (datos del cliente), qu volumen de facturacin se aplica a cada vendedor (datos del vendedor), cuntos pedidos se tramitan a travs de tal compaa de envo (agencia de transporte) Por lo tanto, inicialmente, constarn datos referidos a todos estos elementos. Campos necesarios para llevar a cabo la tarea DESCRIPCIN Identificador nico para el pedido. IdPedido Fecha en la que se realiza el pedido. FechaPedido Fecha en la que se entrega el pedido al cliente. FechaEntrega Fecha en la que sale el pedido del almacn. FechaEnvo Trabajamos con diferentes empresas para realizar los envos de los Forma Envo artculos. Cargo Precio que nos cuesta mandar el envo. IdCliente Identificador nico del cliente. Nombre Compaa Nombre de la compaa o empresa que nos hace el pedido. Nombre Contacto Nombre de la persona que nos ha hecho el pedido. Direccin Direccin del cliente. Ciudad Ciudad del cliente. Regin Ciudad del cliente. CdPostal Cdigo Postal del cliente. Pas Pas del cliente. Empresa que va a recibir el pedido. Aunque no es frecuente puede Destinatario ser otra en la que entregar el pedido, otra sede. Direccin dnde el cliente quiere que vaya el pedido. Direccin Destinatario Ciudad a la que va a ir el pedido. Ciudad Destinatario Regin a la que va a ir el pedido. Regin Destinatario Cdigo postal del lugar a dnde va el pedido. CdPostal Destinatario Pas a la que va a ir el pedido. Pais Destinatario IdProducto Identificador del producto. NombreProducto Nombre del producto. PrecioUnidad Precio que se negocia en el momento de hacer cada pedido. CAMPO Cantidad Descuento IdEmpleado Nombre Empleado Nmero de unidades que vamos a servir al cliente del producto. Descuento que se aplica y que se negocia en el momento de hacer el pedido. Identificador del empleado que recoge el pedido. Nombre del empleado que recoge el pedido.
Tabla 2 Descripcin de los campos en la ficha de tareas para la tabla pedidos.
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Como usted puede ver, aparecen datos sobre el propio pedido, sobre el cliente que hace el pedido, sobre la agencia de transportes que realiza en envo de ese pedido, sobre el artculo que se pide, y tambin sobre el comercial o empleado vendedor de la empresa que genera ese pedido. Para que en un pedido consten todas las informaciones que se consideran necesarias, en principio se podra pensar que seran necesarios tantos campos en la estructura de la tabla como los expuestos en la relacin anterior, en la ficha de tareas. Sin embargo, gracias a que se trabaja con Access que es un sistema gestor de bases de datos relacional con que, por ejemplo, en cada pedido se almacene, adems de la informacin propia del pedido, el cdigo del cliente que hace el pedido (el IdCliente), con ese cdigo o Id, podr acceder al registro de ese cliente en la tabla maestra de clientes (que es otra tabla en la misma base de datos y debe de estar aparte) Codificacin de los elementos: como ya se ha comentado es muy importante codificar los elementos que se encuentran en una tabla. Asignar a cada uno un cdigo. Para la aplicacin, cada elemento de cada tabla (cada registro) deber poseer un cdigo, y en aquella tabla en la que se desee tener acceso a informacin de otro elemento o registro de otra tabla (vinculada con sta primera segn nuestro diagrama de bloques) tambin deber tener un campo cdigo que enlace o se relacione con el primero.
Establecer las relaciones entre las tablas definidas: deber relacionar las tablas de la base de datos con respecto al anlisis de lo anterior como se ver ms detenidamente en este manual.
1.3
CREAR UNA BASE DE DATOS
Access cuenta con dos mtodos bsicos para crear una base de datos: Puede utilizar el asistente para bases de datos con el fin de crear en una operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos seleccionado; ste es el mtodo ms fcil para iniciar la creacin de una base de datos. Las opciones de personalizacin de base de datos que ofrece el asistente son limitadas. Crear una base de datos en blanco y agregarle ms tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos. Este es el mtodo ms flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido por separado.
Figura 4 Mtodos para crear una base de datos en el panel de tareas nuevo
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1.3.1
USANDO UN ASISTENTE
Al iniciar Microsoft Access aparece automticamente un cuadro de dilogo del panel de tareas con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Para crear una base de datos usando un asistente, siga estos pasos: 1. Haga clic en el botn nuevo de la barra de herramientas estndar. 2. Haga clic en Mi Pc en plantillas del panel de tareas nuevo archivo. 3. Haga clic en la pestaa base de datos. 4. Haga clic en el icono correspondiente al tipo de base de datos que desea crear. 5. Seleccione aceptar. 6. Especifique un nombre y ubicacin para la base de datos. 7. Haga clic en crear. 8. Siga las instrucciones del asistente de base de datos.
1. Haga clic en Mi Pc en plantillas del panel de tareas nuevo archivo. 2. Seleccione la platilla introduccin de pedidos de la pestaa de base de datos. 3. Guarde la base de datos con el nombre de Pedidos. 4. Elija el estilo en la opcin mostrar en pantalla e informes. 5. Escriba el ttulo de la base de datos. 6. Finalice el asistente. 7. Introduzca informacin inicial para la base de datos.
Figura 5 Informacin inicial requerida por la base de datos creada.
8. Introduzca un pedido utilizando el panel de control principal.
Actividad 1
Crear una base de datos utilizando el asistente Instrucciones: cree una nueva base de datos utilizando la plantilla pedidos de Access,y realice cada uno de los siguientes pasos:
Figura 6 Panel con control principal de la base de datos creada.
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1.3.2
EN BLANCO
1.3.3
Puede crear una base de datos en blanco sin usar el asistente utilizando el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en el botn nuevo de la barra de herramientas. 2. Seleccione base de datos en blanco del panel de tareas nuevo archivo. 3. Especifique nombre y ubicacin de la base de datos. 4. Haga clic en crear. Despus de crear la base de datos, puede realizar una o varias de las tareas siguientes: Agregar tablas y datos a la base de datos. Importarla o vincularla a un origen de datos, como una hoja de clculo Excel u otra base de datos Access. Personalizar objetos de la base de datos.
ABRIR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS
Este es un buen momento para recordar cul es el procedimiento general para abrir y guardar una base de datos. Despus de todo, tanto si decide utilizar una de las bases de datos de ejemplo incluidas en Access para realizar sus primeras prcticas como si usa el asistente para bases de datos, se encontrar con archivos que necesitar abrir y guardar en lo sucesivo. Siga estos pasos: 1. Pulse en abrir base de datos en la barra de herramientas. 2. Seleccione la unidad que contiene el documento en el cuadro Buscar en. 3. Pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la base de datos. Si no encuentra la base de datos que desea abrir, puede buscarla. Introduzca informacin especfica acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de dilogo y, a continuacin, elija buscar ahora. Para utilizar criterios de bsqueda ms avanzados, elija avanzada.
Actividad 2
Crear una base de datos en blanco sin asistente Instrucciones: cree una base de datos nueva realizando cada uno de los siguientes pasos: 1. Seleccione base de datos en blanco del panel de tareas nuevo archivo. 2. Guarde la base de datos con el nombre de Empresa X. 3. Haga clic en el botn crear.
4. Decida si abrir la base de datos para acceso exclusivo o compartido. Para abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde varios usuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultneamente), mantenga desactivada la casilla de verificacin exclusivo.
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Para abrir la base de datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir la base de datos), active la casilla de verificacin exclusivo.
1.4
TABLAS
Utilice el botn (guardar) de la barra de herramientas estndar para guardar los cambios realizados en la base de datos.
Las tablas almacenan datos, por lo que son los pilares esenciales de cualquier base de datos. Una base de datos debera tener una tabla distinta para cada asunto principal, como registros de empleados, pedidos de clientes, mtodos de entrega o proveedores. No deben duplicarse los datos en varias tablas. Esto es un error comn fcil de evitar si se estructuran bien las tablas. Cada tabla contiene filas, denominadas registros y columnas, denominadas campos. De manera tal que la informacin contenida en una tabla "Directorio Telefnico", podra tener la siguiente estructura:
Nombre del usuario Josu Marroqun Julio Medina Marvin Zelaya Denis Martnez
Numero telefnico 58655622 55559878 69999856 59992564

Tabla 3 Ejemplo de una tabla de datos.
Direccin Zona 1 Zona 10 Zona 21 Zona 12
Un registro es un conjunto de hechos acerca de una persona, evento o CD concreto, u otro elemento de inters. Por ejemplo, Susan Gonzlez y los detalles de su puesto de trabajo constituyen un registro en una tabla Empleados. Speedy Express y su informacin de contacto son un registro en la base de datos Transportistas.
Un campo es una sola clase de hecho que se puede aplicar a cada persona, evento o registro. Por ejemplo, Cdigo postal puede ser un campo de una tabla Empleados. Telfono puede ser un campo de una tabla Transportistas.
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Almacena nmeros 2. Numrico: destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaos: Byte: para almacenar el rango de 0 a 255 Entero: para el rango entre -32768 y 32767 Entero Largo: para el rango entre2.147.483.648 y 2.147.483.647 Simple: para nmeros decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales Doble: para nmeros entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales. 3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta. 4. Autonumrico: Es un valor numrico que Access incrementa de modo automtico cada vez que se aade un registro. No se puede modificar manualmente. 5. Si/No: Para almacenar datos que slo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro, etc. 6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes. 7. Moneda: Para almacenar valores de moneda. 8. Objeto OLE: Son objetos tales como grficos, texto, imgenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.
Figura 7 La fila que contiene informacin acerca de United Package es un registro.
Figura 8 La columna que contiene nmeros de telfono es un campo.
1.4.1
TIPOS DE DATOS
Para crear los campos de una manera ms completa es necesario profundizar en cada una de las caractersticas de un campo. En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un mximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiracin, los acentos graves ni los corchetes. Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. El nombre del campo debe ser descriptivo de la informacin que el campo va a contener para no crear confusin a la hora de trabajar con los datos. A continuacin se describen los tipos de datos que utiliza Access: 1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean nmeros (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier smbolo.
1.4.2
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Los campos de la base de datos tienen valores que determinan el tipo de datos que pueden almacenar, cmo se muestran los datos y qu se puede hacer con ellos. Por ejemplo, puede utilizar los valores de campo para asegurarse de que todos los usuarios especifican las fechas de entrega con dos nmeros para el mes, dos nmeros para el da, cuatro
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nmeros para el ao, separados por barras diagonales: 03/09/2008. Tambin puede hacer que la fecha de entrega sea al menos dos das posterior a la fecha de entrada. Un valor importante para los campos es el tipo de datos, que incluye nmero, texto, moneda (dinero) y fecha/hora (que se muestran como un solo tipo en Access) El tipo de datos limita y describe la clase de informacin del campo. Tambin determina las acciones que se pueden realizar en el campo y cunta memoria utiliza los datos. Los campos tambin tienen propiedades que controlan los detalles de la informacin que contienen, incluida la longitud de caracteres, un valor predeterminado y una regla de validacin que comprueba que los datos satisfacen ciertos criterios. Las propiedades simplifican la entrada y administracin de los datos.
registros idnticos acerca de Nancy Davolio en la misma base de datos. Pero qu sucede si hay dos empleados cuyo nombre es Nancy Davolio? Para distinguir un registro de otro, las tablas pueden incluir un campo de clave principal. La clave principal es un identificador, como un nmero de pieza, un cdigo de producto o el id de un empleado, que es nico para cada registro. La clave principal (llave primaria) debe ser una informacin que no cambie con frecuencia. Si lo desea, Access puede asignar una clave principal numrica que aumente en 1 cada vez que se agregue un registro a una tabla. Este nmero seguir estando asociado al registro aunque se agreguen o eliminen los registros anteriores en la base de datos. Si la clave principal es un nmero cmo reconocern los usuarios el registro? No hay por qu preocuparse; la base de datos puede asociar cada clave principal a un nombre descriptivo, como un nombre de empleado. De esta forma, se puede trabajar con informacin con la que el usuario est familiarizado aunque la tabla subyacente almacene un nmero.
Figura 9 Las propiedades de campo son un conjunto de caractersticas que proporcionan control adicional sobre los datos.
1.4.3
LA CLAVE PRINCIPAL
Figura 10 Un empleado y los detalles de su puesto forman un registro de la tabla Empleados. Esta informacin no debera repetirse en otras tablas o registros.
Posiblemente haya odo alguna vez que no hay dos cosas idnticas. Esta caracterstica es aplicable tambin a los registros de una base de datos bien estructurada. Cada uno de los registros de cada tabla debe ser nico, es decir, no puede haber dos
Una clave principal separa informacin similar y hace que cada registro sea nico, pero tambin asocia informacin. Para relacionar dos tablas se utiliza una clave principal. De esta forma las tablas comparten datos sin que se repita la informacin en ambas.
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Las claves principales permiten explotar la eficacia de una base de datos relacional en lugar de trabajar con numerosas listas repetitivas que son difciles de mantener y no se relacionan entre s. Cuando las tablas estn relacionadas, la clave principal de una tabla pasa a ser una clave externa de la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que tiene una tabla Empleados y una tabla Pedidos. El nmero del id de empleado es la clave principal de la tabla Empleados y es una clave externa para la tabla Pedidos. La tabla Pedidos tiene su propia clave principal, el nmero del id. de pedido. Cuando Nancy Davolio toma un pedido, su id. de empleado se introduce en la tabla Pedidos. Este nmero de id hace referencia a los detalles de Nancy de la tabla Empleados, por lo que no es necesario repetir los datos de Nancy (como la extensin del nmero de telfono) en la tabla Pedidos.
Existen tres tipos de clave principal en Access: Autonumrico: puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Campo simple: si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Claves principales de campos mltiples: en situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios.
1.4.4
CREAR TABLA EN DIFERENTES VISTAS
Figura 11 El id de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de un directorio telefnico necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesite ms de una.
Como ya se haba visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitar la duplicacin de datos, al tiempo que reducir el riesgo de errores de la entrada de datos. La organizacin de filas (registros) y columnas (campos) queda siempre patente en Access. Antes de crear una tabla se debe abrir o crear una base de datos nueva en la cual se crear la nueva tabla.
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Ms Access permite crear una tabla en tres formas: Vista de diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. Desde esta vista se disean los campos pero no se pueden introducir datos. El aspecto es parecido a una hoja de clculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro. Utilizando el asistente: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera automticamente. Introduciendo datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. Desde esta vista no se puede modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripcin.
Haga clic en la columna Nombre de campo y escriba un nombre exclusivo para ste. En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien haga clic en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione el tipo de datos que desee.
Figura 12 Seleccin de tipo de datos.
Si desea crear una tabla en vista de diseo puede utilizar el siguiente procedimiento: 1. Presiones F11 para pasar a la ventana base de datos. 2. Seleccione el objeto tablas del panel principal de la base de datos. 3. Haga doble clic en crear una tabla en vista de diseo. 4. Defina cada uno de los campos de la tabla. Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada debajo del lugar donde desea agregar el campo y, a continuacin, haga clic en insertar filas en la barra de herramientas. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco, haciendo lo siguiente:
En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que contendr este campo. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo y se incluye en la definicin del objeto de la tabla. La descripcin es opcional.
5. Defina un campo de clave principal tomando en cuenta lo siguiente: Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.
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6. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuacin, escriba un nombre exclusivo para la tabla.
Figura 13 Vista de diseo en la cual se ingresan los campos necesarios y se configuran sus propiedades.
En la figura anterior, en la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes caractersticas del campo como se mencion anteriormente:
Nombre del campo: los nombres de los campos.
Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE. Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
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Propiedad Tamao del campo
Descripcin Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numrico como los de texto. En los campos de texto el tamao del campo indica el nmero de caracteres que puede contener. El valor mximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato slo afecta a la presentacin de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los nmeros y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos. Puede utilizar la propiedad Mscara de entrada (InputMask) para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos. Especifica la etiqueta que se utilizar en la presentacin del campo cuando se crean tablas, formularios e informes. Especifica un valor String que aparece automticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en una tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado para el campo Ciudad en Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o especificar el nombre de una ciudad diferente. Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE. Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan; si los datos no cumplen las condiciones Access no admitir ese dato. Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validacin no aparece ningn mensaje que explique por qu no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validacin. Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador. Si se encuentra activado "Si" no dejar que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado. Esta propiedad es til para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma. Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas (""). Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE. Esta propiedad crea un ndice de ese campo.
Formato
Mscara de entrada Ttulo Valor predeterminado
Regla de validacin
Texto de validacin Requerido Permitir longitud cero
Indexado
Tabla 4 Descripcin de las propiedades de los campos
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Puede utilizar los siguientes botones de la barra de herramientas estndar para la construccin de los campos: Botn Descripcin Insertar clave o llave primaria. Insertar fila. Eliminar fila. Propiedades del seleccionado. Crear un ndice.
Tabla 5 Botones de la barra de herramientas estndar
Para crea una tabla utilizando el asistente, siga estos pasos: 1. Presiones F11 para pasar a la ventana base de datos. 2. Haga clic en el objeto tablas. 3. Haga doble clic en crear una tabla utilizando el asistente. 4. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del asistente para tablas.
objeto
Figura 14 La primera pgina del asistente para tabla le muestra una lista de tablas de ejemplo con sus respectivos campos. Usted podr escoger los campos que crea convenientes para su nueva tabla
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Si desea modificar o ampliar la tabla obtenida, puede hacerlo en la vista diseo cuando haya terminado de utilizar el asistente para tablas. Para crear una tabla introduciendo datos, siga este procedimiento: 1. Presiones F11 para pasar a la ventana base de datos. 2. Seleccione el objeto tablas del panel principal de la base de datos. 3. Haga doble clic en crear una tabla introduciendo datos. Aparecer una hoja de datos vaca. Los nombres de columna predeterminados son Campo1, Campo2, etc. 4. Cambie el nombre de cada columna que vaya a utilizar: haga doble clic en el nombre de la columna, escriba un nombre y, a continuacin, presione ENTER. 5. Puede insertar ms columnas cuando lo desee. Para ello, haga clic en la columna situada a la derecha del lugar donde desea insertar una columna nueva y, a continuacin, haga clic en Columna en el men Insertar. 6. Escriba los datos en la hoja de datos. Introduzca cada tipo de datos en su propia columna (cada columna se denomina campo en Microsoft Access) Por ejemplo, si est introduciendo nombres, introduzca el nombre en su propia columna y el apellido en una columna independiente. Si est introduciendo fechas, horas o nmeros, introdzcalos en un formato consistente de modo que Microsoft Access pueda crear un tipo de datos y un formato de visualizacin apropiado para la columna. Las columnas que queden en blanco se eliminarn al guardar la hoja de datos.
en la barra de 7. Haga clic en Guardar herramientas para guardar la hoja de datos.
Figura 15 En la vista de introduccin de datos en la hoja, aparecer una hoja de datos en blanco con 10 columnas (campos) y 22 (registros) En ese momento los campos tendrn nombres predeterminados como: Campo1, Campo2, Campo3, etc.
Actividad 3
Crear tabla de datos Instrucciones: a partir de la base de datos EmpresaX, realice los siguientes pasos: 1. Cree dos tablas nuevas como se muestra en la siguiente figura:
Figura 16 Vista de diseo de tablas a crear
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2. Defina cada uno de los campos. 3. Defina como llave primaria los campos en negritas de la figura anterior. 4. Guarde cada tabla con sus respectivos nombres.
6. Seleccione la opcin de pegado: Estructura solamente: para pegar slo la estructura de la tabla. Estructura y datos: para pegar la estructura de la tabla y sus datos. Anexar datos a la tabla existente: para anexar los datos a una tabla existente.
1.5
COPIAR Y ELIMINAR TABLAS
Usted puede crear una copia de una tabla creada en Access, tambin si desea puede copiar hacia otra base de datos. Utilice el siguiente procedimiento si desea copiar una tabla: 1. Seleccione el objeto tablas de la ventana de base de datos. 2. Haga clic sobre la tabla que desea copiar. 3. Haga clic en el botn copiar 4. Haga clic en el botn pegar . .
7. Haga clic en aceptar. Si necesita eliminar una tabla siga estos pasos: 1. Seleccione el objeto tablas de la ventana de base de datos. 2. Haga clic sobre la tabla que desea eliminar. 3. Presione la tecla suprimir.
1.6
5. Escriba un nuevo nombre a la copia de la tabla.
AADIR Y EDITAR REGISTROS EN UNA TABLA
Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con mltiples pestaas. Se elige la pestaa tablas y se hace doble clic sobre la tabla que se desea abrir. Se pulsa el botn abrir, si se desea introducir datos, o diseo si se desea aadir un campo o variar las propiedades de los campos. Una vez se encuentra dentro de la tabla siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botn cambiar de vistas .
Figura 17 Cuadro de dilogo que permite ingresar nombre y configurar opciones en la estructura de la copia de la tabla
A continuacin se presenta el procedimiento a introducir datos a una tabla creada: 1. Elija el objeto tablas de la ventana de base de datos.
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2. Haga doble clic sobre la tabla que desea insertar informacin. 3. Introduzca datos correspondientes a la fila. En el primer registro slo aparecer una fila. Haga clic sobre ella y escriba los datos en los campos.
En el momento en que empiece a escribir se aadir una fila ms. En la primera columna de la fila sobre la que est escribiendo aparecer un lpiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse la tecla Enter o tabulador.
Figura 18 Cuando se quiere aadir otro registro slo se tiene que seleccionar sobre la fila o botn con el asterisco
Para editar o modificar los datos de algn registro introducido en una tabla, puede utilizar el siguiente procedimiento: 1. Elija el objeto tablas de la ventana de base de datos. 2. Haga doble clic sobre la tabla que desea editar informacin.
3. Seleccione el campo de la fila que desea modificar o editar. 4. Realice los cambios que desee como si fuese una hoja de Excel.
Figura 19 Por ejemplo si se desea modificar la descripcin de la categora Carnes
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5. Haga clic en el botn guardar. Si desea agregar un campo adicional a la tabla, utilice el siguiente procedimiento: 1. Elija el objeto tablas de la ventana de base de datos. 2. Seleccione la tabla que desea modificar. 3. Haga clic en el botn vista de diseo. 4. Haga clic en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y pulse en la opcin filas del men insertar. Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco que est al final de la lista de campos. 5. Haga clic en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo. 6. En la columna Tipo de datos seleccione el tipo de campo que establecer para el campo, o bien conserve el valor predeterminado (Texto) 7. En la columna Descripcin puede introducir una breve descripcin opcionalmente. Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la seccin Propiedades del campo. 8. Haga clic en guardar. Para cambiar el nombre de un campo siga estos pasos: 1. Abra la tabla en la vista diseo. 2. Haga doble clic en el nombre del campo que desee cambiar. 3. Escriba el nuevo nombre del campo. 4. Pulse en la opcin guardar del men archivo.
Elimine un campo con este procedimiento: 1. Abra la tabla en la vista diseo. 2. Seleccione el campo o los campos que desee eliminar usando el selector de filas. 3. Pulse en la opcin Eliminar filas del men Edicin o en la barra de herramientas. Para redimensionar el ancho de las columnas en la vista de hoja de datos siga estos pasos: 1. Abra la tabla en vista de datos. 2. Ubique el cursor en lnea en la lnea de interseccin en el encabezado de los campos como se muestra en la siguiente figura:
Figura 20 Cursor para redimensionar en ancho de la columna
3. Arrastre el cursor a la medida de ancho necesaria. En la siguiente tabla se presentan conos de las barras de herramientas estndar que permiten realizar distintas operaciones en una tabla en vista de hoja de datos: Botn Descripcin Permite ordenar la tabla en orden ascendente o descendente por el registro seleccionado. Permite aplicar filtro por seleccin y por formulario. Buscar un registro. Agregar y eliminar un registro.
Tabla 6 Descripcin de botones para realizar operaciones en una tabla en vista de datos
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Actividad 4
Crear tabla de datos Instrucciones: A partir de la base de datos EmpresaX, realice los siguientes pasos:
1. Abra la base de datos EmpresaX. 2. Introduzca los siguientes registros a la tabla Departamentos.
Figura 21 Registros de la tabla Departamentos
3. Introduzca los siguientes registros a la tabla Empleados:
Figura 22 Registros de la tabla Empleados
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4. Guarde las tablas de la base de datos. 5. Cierre la base de datos.
4. Establezca las propiedades del nuevo campo (texto) 5. Cambie el nombre del campo Nmero del Empleado por Num_Emp. 6. Guarde los cambios en la tabla. 7. Cambie la vista para introducir datos a la tabla. 8. Agregue un nuevo registro y rellene todos los campos de telfono vacos como se muestra en la siguiente figura:
Actividad 5
Modificar estructura de tabla de datos Instrucciones: a partir de la base de datos EmpresaX, realice los siguientes pasos: 1. Abra la base de datos EmpresaX. 2. Abra en vista de diseo la tabla empleados. 3. Agregue un nuevo campo llamado Telfono.
Figura 23 Tabla empleados con nuevo campo y registro
9. Guarde los cambios.
1.7
CREAR UN NDICE
rpida. Access utiliza los ndices de una tabla como se utiliza un ndice de un libro: para encontrar los datos, busca la posicin de los datos en el ndice. Microsoft Access permite crear ndices basados en un campo nico o en campos mltiples.
Los ndices son una caracterstica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma ms
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La diferencia principal entre estos dos casos radica principalmente en que los ndices de campo nico no permiten entradas duplicadas en el campo indexado; mientras que los ndices de campos mltiples permiten distinguir entre los registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor. Un ndice se define estableciendo en Si (sin duplicados) la propiedad indexado de un campo. Esto se puede hacer en el momento que se est creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista de diseo. Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervnculo u Objeto OLE no pueden indexarse. Al establecer un campo como clave principal, se designa a ese campo como ndice (de campo nico). Para crear un ndice de campo nico, siga estos pasos: 1. 2. Abra la tabla en la vista diseo. En la parte superior, seleccione el campo en el que desee crear un ndice haciendo clic en el nombre de dicho campo. En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione en la opcin Si (con duplicados) o Si (sin duplicados)
Seleccione Si (sin duplicados) si desea asegurarse que no existan dos registros con los mismos datos en este campo. Cuando piense que va a necesitar realizar bsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o ms campos a la vez, puede crear un ndice para esa combinacin de campos. Por ejemplo, si suele ordenar los registros de una tabla para los campos apellidos y nombres, tiene sentido crear un ndice de campos mltiples en ambos campos. Al ordenar una tabla por un ndice de campos mltiples, Microsoft Access, ordena primero el primer campo definido para el ndice. De manera tal que podemos ordenar una tabla en orden ascendente o descendente por mas de un campo. El procedimiento a seguir para crear un ndice de campo mltiple es el siguiente:
1. Abra la tabla en la vista diseo. 2. Pulse en el botn ndices de la barra de herramientas, o seleccione la opcin ndices del men Ver para acceder a la ventana ndices, como se muestra en la siguiente figura:
3.
Figura 24 Propiedades del ndice
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3. Escriba el nombre para el ndice en la primera fila en blanco de la columna Nombre del ndice; el nombre que asigne al ndice es arbitrario, lo puede nombrar segn el nombre de uno de
los campos, o utilizar algn otro nombre que estime conveniente.
Figura 25 Los registros pueden ordenarse de forma ascendente o descendente
4. Pulse en la flecha que le aparecer a la derecha y seleccione el campo para el primer ndice, en la columna Nombre del campo. El orden predeterminado para el ndice es Ascendente, sin embargo puede seleccionar la opcin descendente en la columna orden para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente. 5. Seleccione el segundo campo que va a formar parte del ndice en la siguiente fila de la columna del campo. En ese momento debe dejar en blanco la columna Nombre del ndice, puesto que el segundo campo seleccionado corresponde al mismo ndice. Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este ndice.
1.8
RELACIONES
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de un directorio telefnico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesite ms de una. Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de sus pacientes. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital.
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Hospital Fecha
6-12-95 5-5-95 12-1-96
Nombre
Cabrera Pedro Garca Ana Santos Luis Cabrera Pedro
Direccin Telfono
Ortz, C/Mayor 12 4D 55873221
Diagnstico Tratamiento
Apendicitis Gripe Sarampin Ciruga Frenadol Augmentine
Mdico
Dr. Nuez Dr. Prez Dr. Prez
Garca, Avda. 23345678 Arroyos, 54 Gemio, c/ 23345678 Berruguete, 74 Ortiz, C/Mayor 12 4D 59543476
12-1-96
Sinusitis
Sinus
Dr. Fernando
Tabla 7 Informacin relacionada con una base de datos de un hospital en una sola tabla
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces.
Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se relacionarn por un campo comn en ambas.
Figura 26 Se establece una relacin ente el mdico y las visitas
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De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el gestor de base de datos sepa de qu paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del mdico) A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla se habla de una base de datos plana. La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos slo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. Una base de datos relacional son un conjunto de tablas y registros que se relacionan entre s mediante un campo nico y principal que se denomina clave primaria. Cuando se dispone a realizar un planteamiento de la estructura de los datos y relaciones entre ellos en una aplicacin, es cuando toma sentido el modelo Entidad/Relacin. Los elementos del modelo Entidad/Relacin son: Entidad: es un objeto acerca del cual se recoge informacin de inters para la base de datos. Existen dos tipos de entidades: Entidades fuertes: las que no dependen de otras entidades para existir. Por ejemplo: empleado, alumno, etc. Entidades dbiles: las que para su existencia dependen de otra entidad. Por ejemplo: hijo de empleado, etc.
Relacin: es una asociacin entre dos o ms entidades. Puede haber diferentes grados de relaciones segn el nmero de entidades que participan en ella. Existen tres grados de relacin: Grado 1: relacin de una entidad consigo misma.
Figura 27 Un jefe pertenece a la categora empleado
Grado 2: relacin de una entidad con otra.
Figura 28 Un empleado pertenece a un departamento
Grado N: relacin de ms de dos entidades. El tipo de correspondencia entre dos entidades puede ser de tres tipos: 1 a 1[1:1], 1 a varios [1:N], varios a varios [N:N]
Atributo: es una de las propiedades o caractersticas de una relacin. El atributo o conjunto de atributos que identifica a una entidad es lo que se conoce como identificador principal.
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En la siguiente imagen se presenta un ejemplo sencillo de diagrama Entidad/Relacin:
Figura 29 Un empleado que puede ser jefe de otros empleados, pero esos empleados no pueden tener ms de un jefe. Un empleado pertenece a un solo departamento, pero un departamento puede tener varios empleados
Cualquier modificacin slo hay que realizarla una sola vez y automticamente se realizar en todas las dems tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarn actualizados independientemente de la tabla en la que est.
1.8.1
TIPOS DE RELACIONES EN ACCESS
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a ste cmo debe volver a combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye informacin de cuatro tablas:
1. 2. 3. 4.
La tabla Clientes La tabla Pedidos La tabla Productos La tabla Detalles de pedidos
Figura 30 Formulario que se relaciona con varias tablas de la base de datos
El nombre del cliente del cuadro Facturar a se recupera de la tabla Clientes, Id de pedido y Fecha de pedido de la tabla Pedidos, Producto de la tabla Productos, y Precio unidad y Cantidad de la tabla Detalles de pedido. Estas tablas estn vinculadas entre s de varias formas para proporcionar al formulario la informacin de cada una.
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Existen tres tipos de relaciones en Microsoft Access, que se explican a continuacin: Relacin uno a uno: cada registro de la tabla A se relaciona slo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona slo con un registro de la tabla A.
Relacin varios a varios: cada registro de la tabla A puede estar relacionado con ms de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con ms de un registro de la tabla A.
Figura 31 Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin
Figura 33 Un mdico puede tener varios pacientes y un paciente puede tener varios mdicos
Relacin uno a varios: cada registro de la tabla A est relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B est relacionado con un slo un registro de la tabla A.
Si existiera una base de datos con dos tablas: mdicos y pacientes, con una relacin directa entre ellos, un mdico atendera muchos pacientes y un mismo paciente podra ser atendido por varios mdicos. Varios registros de la tabla de mdicos se relacionaran con varios registros de la tabla de pacientes. Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita mdica, etc.
Figura 32 Un mdico puede tener varios pacientes
Una relacin de este tipo se dara entre la tabla pacientes y la tabla mdicos, ya que el mismo mdico se har cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de mdicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. Pero un registro de la tabla de pacientes slo se relaciona con un registro de la tabla mdicos.
El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados. Una relacin de uno a varios se crea si slo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un ndice nico. Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen ndices nicos.
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Una relacin de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
Tambin se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos que contiene. Esto es til en situaciones en que deba realizar una bsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relacin entre los campos Id. de empleado y jefe, por lo que el campo jefe puede mostrar datos de empleado que procedan de un Id. de empleado coincidente.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que estn almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.
Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes: No puede introducir un valor en el campo de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor nulo en la clave externa, especificando que los registros no estn relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introduccin de un valor nulo en el campo Id. de cliente. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.
1.8.2
INTEGRIDAD REFERENCIAL
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes: El campo coincidente de la principal o tiene un ndice nico. tabla
Los campos relacionados tienen el mismo. Hay dos excepciones. Un campo autonumrico puede estar relacionado con un campo numrico con la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Entero Largo , y un campo autonumrico con la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de rplica puede estar relacionado con un campo numrico con la propiedad Tamao DelCampo (FieldSize) establecida en Id. de rplica .
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2. Haga clic en el botn mostrar tabla
1.8.3
ESTABLECER RELACIN
Si usted desea crear una relacin entre dos tablas a partir de una base de datos abierta siga estos pasos:
3. Seleccione las tablas o consultas que desee relacionar. 4. Haga clic en agregar y cierra la ventana. 5. Arrastre el campo de llave primaria de una tabla hacia el mismo campo de la otra tabla.
1. Haga clic en el botn relaciones de la barra de herramientas estndar.
Figura 34 Tablas a relacionar
6. Active la casilla exigir integridad referencial, actualizar y eliminar en cascada en la nueva ventana:
Figura 35 Dentro de la ventana hay dos columnas; en las dos debe estar un campo con un contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Departamentos es la tabla primaria en esta relacin (es la que contiene los datos) y Empleados es la tabla secundaria (tomar los datos de departamentos a travs del campo comn)
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Actividad 6
Insertar una tabla en una base de datos existente Instrucciones: inserte una tabla nueva en la base de datos EmpresaX, de acuerdo a los siguientes pasos: 1. Abra la base de datos EmpresaX. 2. Seleccione el objeto tablas de la ventana de base de datos. 3. Cree en vista de diseo como se muestra en la siguiente figura:
Actividad 7
Establecer relaciones entre tablas Instrucciones: realice los siguientes pasos para crear relaciones entre tablas a partir de una base de datos existente: 1. Abra la base de datos EmpresaX. 2. Haga clic en el botn relaciones barra de herramientas. de la
3. Seleccione el icono mostrar tablas y seleccione todas.
Figura 36 Nueva tabla en vista de diseo
4. Asigne llave primaria (clave primaria) a los campos. 5. Configure la propiedad del campo Salario del Cargo a 2 decimales el tipo de datos moneda. 6. Guarde la tabla con el nombre de Cargo_salarios. 7. Inserte registros como se muestra en la siguiente figura:
Figura 38 Panel de objetos para mostrar las tablas a relacionar
4. Haga clic en agregar. 5. Cree la relacin uno a varios entre Departamentos y Empleados. Exija integridad referencial y actualizar y eliminar los campos y registros en cascada. 6. Cree la relacin uno a varios entre Cargo_salarios y Empleados. Exija integridad referencial y actualizar y eliminar los campos y registros en cascada. 7. Configure las tablas relacione, tal y como se muestran en la siguiente figura:
Figura 37 Insercin de registros nuevos
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Figura 39 Relaciones entre tablas de una base de datos
Actividad 8
Crear nueva base de datos y tablas Instrucciones: cree una nueva base de datos y tablas de acuerdo a los siguientes pasos: 1. Cree una base de datos nueva y gurdela con el nombre de CursoAccess01.
Nombre del campo CODCLIENTE NOMBRECLI DIRECCIN CODPOSTAL DEPARTAMENTO TELFONO FAX DESCUENTO Tipo de datos Numrico Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numrico Tamao Entero largo 25 50 5 25 11 11 Simple Poner una Mscara de entrada. Ttulo: CDIGO POSTAL Valor predeterminado: Guatemala. Propiedades Ttulo: CDIGO CLIENTE Ttulo: NOMBRE CLIENTE
2. Cree una nueva tabla para registrar la informacin de clientes. Gurdela con el nombre de CLIENTES y debe estar compuesta por los siguientes campos:
Formato porcentual decimales. Regla de <0.25 Ttulo: ZONA Requerido. DE
con 2 validacin: VENTAS
ZONAVENTAS
Numrico
Byte
Tabla 8 Descripcin de los campos de la tabla Clientes
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3. Asignar como llave primaria el CODCLIENTE y guarde los cambios.
campo
4. Cree una nueva tabla para registrar la informacin de los artculos. Gurdela con el nombre de ARTICULOS y debe estar compuesta por los siguientes campos:
Nombre del campo CODARTIC DESCRIPCIN PRECIO Tipo de datos Numrico Texto Numrico Tamao Entero largo 30 Simple Propiedades Ttulo: CDIGO ARTCULO Formato estndar con 2 decimales
8. Cree una nueva tabla para registrar la informacin de las zonas de ventas. Debe guardar la tabla con el nombre de ZONAS, la cual debe de estar compuesta por los siguientes campos:
Nombre del campo ZONA DESCRIPCIN Tipo de datos Numrico Texto Tamao Byte 25 Propiedades Ttulo: NOMBRE DE LA ZONA
Tabla 11 Descripcin de los campos de la tabla Zonas
Tabla 9 Descripcin de los campos de la tabla Articulos
9. Asigne como llave primaria el campo ZONA, y guarde los cambios.
5. Asigne como llave primaria el CODARTIC y guarde los cambios.
campo
Actividad 9
Crear consultas de accin del tipo de actualizacin Instrucciones: a continuacin se le presenta una serie de pasos que debe realizar para crear una consulta de actualizacin de la informacin de una base de datos: 1. Abra la base de datos CursoAccess01. 2. Abra la tabla ARTICULOS, e ingrese 7 registros, tomando en consideracin lo siguiente: Para los precios indique diversas cantidades entre 100 y 500 (esto ser til para algunos de los ejercicios posteriores) Invntese los datos, pero utilice nmeros consecutivos para el campo CODARTIC, para facilitar ms adelante la introduccin de datos en PEDIDOS.
6. Cree una nueva tabla para registrar la informacin de pedidos. Debe guardar la tabla con el nombre de PEDIDOS, la cual debe de estar compuesta por los siguientes campos:
Nombre del campo NUMPEDIDO CODCLIENTE CODARTIC UNIDADES FECHAPED Tipo de datos Autonumrico Numrico Numrico Numrico Fecha Tamao Entero largo Entero largo Entero largo Simple Propiedades Ttulo: NMERO DE PEDIDO
Formato estndar con 0 decimales. Formato fecha corta.
Tabla 10 Descripcin de los campos de la tabla Pedidos
campo
7. Asigne como llave primaria el NUMPEDIDO y guarde los cambios.
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3. Abra la tabla ZONAS, e ingrese 5 registros. Como sugerencia puede insertar: zonas norte, sur, este y oeste. 4. Abra la tabla CLIENTES, e ingrese al menos 10 registros, tomando en consideracin lo siguiente: No es preciso ingresar todos los campos, pero necesariamente debe rellenar CODCLIENTE, NOMBRECLI, CODPOSTAL, POBLACION, DESCUENTO y ZONAVENTAS, dado que estos datos se utilizarn en otras actividades. En el campo ZONVENTAS utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo ZONA de la tabla ZONAS. Varios clientes debern ser de las zonas de Guatemala ciudad y Escuintla. Invntese los datos, pero utilice nmeros consecutivos para el campo CODCLIENTE, para facilitar ms adelante la introduccin de datos en PEDIDOS. la tabla CLIENTES lo
Actividad 10
Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la integridad referencial Instrucciones: a continuacin se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para relacionar las tablas de la base de datos CusroAccess01: 1. Abra la ventana de relaciones. 2. Agregue las tablas CLIENTES, ARTICULOS, PEDIDOS y ZONAS para crear las relaciones entre las mismas. 3. Cree las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes, como se muestra en la siguiente figura:
5. Realice con siguiente:
Redimensione el tamao de las columnas a las necesidades de su contenido. Ordene todos sus registros en base a los datos de la columna NOMBRECLI .
Figura 40 Relacin entre tablas de la base de datos
6. Cree un nuevo registro con la particularidad que el contenido del campo CODCLIENTE ya exista en otro registro. Observe la reaccin del sistema (bloqueo frente la violacin de la clave principal)
4. Abra la tabla PEDIDOS y llene 15 registros. Recuerde que debido a la relacin establecida de integridad referencial en los campos CODCLIENTE y CODARTIC slo se admitirn aquellos cdigos existentes de la tabla CLIENTES y ARTICULOS respectivamente.
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5. Observe 2 mas registros en PEDIDOS con el mismo cdigo de cliente (si no tiene registros que cumplan esta caracterstica, crelos) 6. Cierre la tabla PEDIDOS. 7. Abra la tabla CLIENTES, localice el registro correspondiente al cliente que observ anteriormente y modifique el CODCLIENTE por otro cdigo no existente. 8. Cierre la tabla CLIENTES. 9. Abra la tabla PEDIDOS y compruebe como los dos pedidos introducidos en el ejercicio 6 han modificado su Cdigo de Cliente. 10. Cierre la tabla PEDIDOS. 11. Abra la tabla CLIENTES, localice el registro del cual se ha cambiado el cdigo y borrarlo. 12. Cierre la tabla CLIENTES. 13. Abra la tabla PEDIDOS y compruebe que los registros relacionados de esta tabla con el mismo cdigo de cliente eliminado, se han borrado tambin de la tabla. 14. Cierre la tabla PEDIDOS.
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RESUMEN
Este captulo trat sobre los fundamentos de base de datos, tablas, registros y campos. Microsoft Access es un potente sistema de administracin de bases de datos relacionales. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Una base de datos relacional son un conjunto de tablas y registros que se relacionan entre s mediante un campo nico y principal que se denomina clave primaria. Cuando se dispone a realizar un planteamiento de la estructura de los datos y relaciones entre ellos en una aplicacin, es cuando toma sentido el modelo Entidad/Relacin. Ms Access cuenta con dos mtodos bsicos para crear una base de datos: utilizar el asistente para bases de datos con el fin de crear en una operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos seleccionado y crear una base de datos en blanco y agregarle ms tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos. Este programa permite crear una tabla en tres formas: Vista de diseo, utilizando el asistente e introduciendo datos. Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con mltiples pestaas. Se elige la pestaa tablas y se hace doble clic sobre la tabla que se desea abrir. Los ndices son una caracterstica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma ms rpida. Access utiliza los ndices de una tabla como se utiliza un ndice de un libro: para encontrar los datos,se busca la posicin de los datos en el ndice. Microsoft Access permite crear ndices basados en un campo nico o en campos mltiples.
As tambin se abord las relaciones entre tablas. Ms Access permite crear tres tipos de relaciones: uno a uno, uno a varios y varios a varios. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: a continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta. subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados. Vea el ejemplo 0. Conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos: A) B) C) D) Hoja de clculo Base de datos Campo Registro
4. Propiedad de un campo que permite facilitar la entrada de datos y controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto: A) B) C) D) Tamao del campo Formato Mscara de entrada Regla de validacin
5. Tipo de campo que almacena exclusivamente nmeros secuenciales (en incrementos de uno), o nmeros aleatorios insertados automticamente por Access cuando se agrega un registro: A) B) C) D) Numrico Moneda Autonumrico Texto
1. Elementos principales de las bases de datos encargados de almacenar informacin: A) B) C) D) Consultas Formularios Informes Tablas
2. Caracterstica de un campo que puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto datos: A) B) C) D) Tipo de datos Nombre Propiedades Descripcin
6. Propiedad de una campo que si se encuentra activado en valor "Si" no dejar que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado: A) B) C) D) Indexado Texto de validacin Requerido Formato
3. Elemento de una tabla que permite separar informacin similar y hace que cada registro sea nico: A) B) C) D) Llave secundaria Llave primaria Campo Dato
7. Tipo de relacin en Ms Access donde cada registro de la tabla A se relaciona slo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona slo con un registro de la tabla A de los archivos: A) B) C) D) Uno a uno Varios a varios Uno a varios Varios a uno
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8. Tipo de campo que permite almacenar texto o combinaciones de texto y nmeros, as como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de telfono o cdigos postales: A) B) C) D) Memo Texto Fecha Numrico
9. Parte de una tabla que est compuesta por todos los campos y que corresponde a las filas: A) B) C) D) Dato Campo Tabla Registro
10. Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos: A) B) C) D) Macros Mdulos Informes Formularios
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CAPTULO 2
CONSULTAS O QUERIES
Objetivos del captulo El estudio del contenido de este captulo, contribuir a que usted adquiera las competencias para: Identificar los elementos que conforman la interfaz de Ms Access en la creacin de consultas, de acuerdo a teora. Aplicar el procedimiento de creacin de consultas con o sin asistentes, de acuerdo a herramientas del programa. Utilizar las herramientas de Ms Access para modificar la estructura de una consulta, de acuerdo a procedimiento tcnico.
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2.1 INTRODUCCIN
La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin. La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados. Con las consultas se pueden realizar las siguientes tareas: Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas. Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver. Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro. Realizar clculos: se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales.
Existen diferentes tipos de consulta, entre ellas se encuentran: Consulta de seleccin: es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella. Consulta de tablas de referencias cruzadas: presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara. Consulta de acciones: es una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o aadir registros, modificarlos, etc. Consulta de unin: combina campos que coinciden en ms de una tabla. Consulta de paso a travs: enva instrucciones a una base de datos SQL. Consulta de definicin de datos: se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL.
Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaa de la ventana de la base de datos. Si no se est en la ventana de base de datos, para volver a ella se pulsa el botn base de datos . Para crear una consulta nueva pulse el botn Nuevo. Aparecer una ventana como se muestra en la siguiente figura:
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Figura 41 Opciones que ofrece Access para crear una consulta
A continuacin se describen cada una de las opciones para crear una consulta: Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automticamente, segn los campos seleccionados. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo. Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. Asistentes para consultas destinados a buscar no coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
utilizarse incluso para actualizar los datos de las tablas originales. Microsoft Access permite crear fcilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e informes. Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo bsico automticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas o criterios. Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros especficos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compaa, puede ver solamente los proveedores de algn pas en particular. Para ello, especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo pas contenga el valor que desea consultar.
El tipo de consulta ms comn es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una tabla usando los criterios de seleccin especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede
2.2 CREAR UNA CONSULTA SENCILLA

El asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o ms tablas o consultas.
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Si lo desea, el asistente tambin puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mnimo o mximo de un campo. No obstante, no se puede limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para crear una consulta sencilla usando el asistente siga estos pasos: 1. Abra la base de datos donde crear la nueva consulta. 2. Seleccione el objeto consultas de la ventana de base de datos.
3. Haga clic en el botn nuevo. 4. Seleccione de la ventana nueva consulta el asistente para consultas sencillas. 5. Haga clic en aceptar. 6. Elija el nombre de la tabla o consulta (asumiendo que ya exista una), en la que desea basar la nueva consulta, en la lista desplegable Tablas/Consultas. A continuacin seleccione los campos que va a incluir en la consulta en la seccin Campos disponibles. Utilice los botones agregar un campo o agregar todos los campos, si as lo desea.
Figura 42 Ventana del asistente que le permite seleccionar campos de las tablas que desee consultar
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7. Seleccione una tabla adicional, si desea incluir campos de otra tabla e inserte los campos que desee de la misma manera. 8. Haga clic en siguiente. 9. Seleccione si desea visualizar la consulta en detalle o resumen y haga clic en siguiente. 10. Establezca un nombre para la consulta. Adems, podr elegir Abrir la consulta para ver la informacin, o modificar el diseo de la consulta. 11. Haga clic en finalizar.
En este ejemplo se va a elegir la tabla Cargo_salarios. Tras seleccionar la tabla se pulsa agregar. Se pueden seleccionar ms tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa cerrar. Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar tablas se pulsa el botn o se selecciona el men Consultamostrar tabla.
2.3 CRITERIOS, CONDICIONES Y CAMPOS CALCULADOS

Dentro de la ventana de Nueva consulta se selecciona la opcin vista diseo y se pulsa aceptar. Automticamente se abrir la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla (s) se va a realizar la consulta.
Figura 44 Aspecto de la ventana de una consulta
Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones: Superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta. Inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.
A continuacin se describen los criterios y condiciones que se pueden establecer para generar una consulta en la seccin inferior de la ventana consulta de seleccin:
Figura 43 Ventana que permite agregar las tablas que estn involucradas la consulta
Campo: en esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla (con el carcter *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.
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La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es: Arrastrar el nombre del campo desde la seccin superior. Hacer doble clic en la tabla de la seccin superior. Hacer clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegar una lista de los campos para seleccionar.
Tabla: en esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas. Orden: ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicar a los registros que se obtengan en la consulta segn la columna en la que se est indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en funcin del campo que se quiera. Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla orden, aparecer una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un men con los tipos de orden aplicables a la consulta. Mostrar: esta casilla tiene un pequeo cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se est indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio
ms para restringir la bsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la bsqueda. Si la casilla est activada este criterio aparecer. Si no est activada no aparecer. Criterios: en esta casilla se introduce la condicin (es) que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o ms campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo.
No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa. Una forma ms sencilla de ver una bsqueda es un ejemplo. Con la tabla de Cargo_salarios se va a realizar el siguiente ejemplo: buscar los cargos que tengan un salario > 1000. En este ejemplo slo se establece un criterio en un campo: "Salario del cargo", y el criterio ">1000". De todos aquellos registros en los cuales el campo Salario del cargo sea >1000 se le pide que muestre: el nombre del cargo y el cdigo del cargo, adems del criterio, que no est oculto. Si no se le aaden ms campos no mostrar ms datos del registro que cumple el criterio.
Figura 45 Condiciones y criterios establecidos en la consulta
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Para ejecutar la consulta se pulsa el botn o se selecciona Consultaejecutar. el men
Para mostrar los resultados se abrir la Hoja de respuesta dinmica en la vista de diseo. En esta hoja aparecern nicamente los datos solicitados en la Consulta.
El programa devolver el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay.
Figura 46 Resultados que se muestra al ejecutar la consulta
Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la vista de diseo. Haga clic en el botn guardar si desea guardar la consulta. Al establecer los criterios de una consulta o ejecutarla usted puede guardarla al presionar el guardar de la barra de herramientas. botn Escribe un nombre a la tabla y selecciona aceptar. Si desea modificar la estructura de una consulta puede utilizar los siguientes pasos: 1. Seleccione el objeto consultas de la ventana de la base de datos. 2. Seleccione la consulta que desea modificar. 3. Haga clic en el botn .
6. Cierre o ejecute la consulta para verificar los cambios hechos. Para eliminar una consulta utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el objeto consultas de la ventana de la base de datos. 2. Seleccione la consulta que desea eliminar. 3. Presione la tecla suprimir (DELETE) 4. Haga clic en el botn si para confirmar la eliminacin. Dentro de la casilla criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o numrica con operadores. Si no se incluye ningn operador con la expresin (texto o nmero) el programa acta como si el operador fuera "=", y slo habr resultado en la bsqueda si existe un registro idntico a la expresin del criterio. Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las bsquedas dentro de los registros, como se describen a continuacin:
4. Realice los cambios que desee. Por ejemplo si desea agregar o quitar un campo que se muestre, o algn criterio o condicin. 5. Haga clic en el botn guardar de la barra de herramientas.
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Rangos de valores: para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores, por ejemplo, para seleccionar los salarios mayores a 900 pero menores de 1500. En la casilla criterios se debe de escribir: Entre 900 Y 1500. Entre los operadores de comparacin se encuentran: <,>,>=,<= y <>. Lista de valores se puede colocar ms de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redaccin de esta expresin deber ser de la siguiente forma: el operador En seguido de una lista de valores entre parntesis, separando los valores con el punto y coma. Por ejemplo para seleccionar todos los empleados de tres
departamentos, en el campo departamentos se utilizara este criterio: En ("Finanzas";"Marketin"; "Produccin") De esta forma el programa seleccionar todos aquellos registros que en el campo departamento tengan uno de estos tres valores. Varios criterios: en diferentes campos se puede utilizar el criterio Y, cuando se escriben varios criterios en el mismo rengln el programa buscar un registro que cumpla todos los criterios.
Figura 47 Establecer criterios en diferentes campos
En un mismo campo (criterio O): cuando se coloca un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla O, y si se
quiere ms criterios en las filas de debajo. El programa buscar un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
Figura 48 Varios criterios en un mismo campo
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Figura 49 Seleccionar los registros que o el campo Sigla del departamento sea fin, o bien el campo edad sea mayor de 30
Comodines: se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra. El smbolo * representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio como: *Luis* o * + Luis + *. Access agregar las comillas. A continuacin se muestra otros comodines: ? : representa un solo carcter, por ejemplo jimnez o Gimenez (?imenez) #: representa cualquier dgito en la posicin especificada. Por ejemplo: 12#45, el programa buscar un registro en el cual los dos primeros dgitos sean 12 y los dos ltimos 45. Al introducir una expresin con uno de
estos tres operadores, Access aadir automticamente el operador "Como". Fecha actual : se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese da. En criterios se escribe Fecha (). Condicin variable: para hacer una condicin variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar. Criterios con clculo: dentro de un criterio se puede realizar un clculo haciendo referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construccin se va a consultar:
Figura 50 Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10
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Se ha creado el campo importe ya que no exista, que es un campo calculado. Los campos van siempre entre corchetes. Campos calculados: Se puede crear un campo que realice una operacin con varios campos de una misma tabla. En el ejemplo de la empresa de venta de materiales de construccin se ha creado el campo calculado "Importe". Si desea crear un campo calculado siga estos pasos: 1. Seleccione una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos. "Importe:" 2. Escriba la operacin, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ]. "Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] Si slo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al aadir un smbolo de operacin: /*-+ el programa aadir el corchete al campo y pondr un nombre al nuevo campo. El nombre ser Expr, Expr1, etc. Al cambiar el nombre de un campo en la cuadrcula de diseo de la consulta, cambia el ttulo de la columna en la vista Hoja de datos de la consulta. Adems, si crea un nuevo objeto, como un nuevo formulario, informe o pgina de acceso a datos, basado en la consulta, el nuevo objeto utilizar el nuevo nombre del campo. Por ejemplo, si crea un control para mostrar el campo al que ha cambiado el nombre, el nuevo nombre del campo se utilizar en el nombre del control y en su ttulo de etiqueta. Sin embargo, el nombre del campo en la tabla base no cambia, como tampoco cambia en los formularios e informes que estuvieron basados en la consulta antes de cambiar el nombre del campo.
Puede cambiar el nombre de un campo de una consulta para describir los datos del campo de forma ms precisa. Esto es particularmente til cuando define un nuevo campo calculado o calcula una suma, un contador, u otro tipo de total en un campo existente. En tales casos, a menos que introduzca un nombre, Microsoft Access asigna nombres tales como Expr1 o Cantidad Sumaderdenes. El cambio del nombre de un campo en la cuadrcula de diseo de la consulta actual no afecta a la vista Hoja de datos de la consulta si la propiedad Ttulo del campo se ha establecido en la tabla o consulta base. Utilice el siguiente procedimiento para cambiar nombre a los campos en una consulta: 1. Abra una consulta en la vista de diseo. 2. Coloque el punto de insercin a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrcula de diseo. 3. Escriba el nuevo nombre seguido de dos puntos.
Figura 51 Nuevo nombre que se muestra del campo en la consulta Promedio de Edad por Edad
2.4 AGRUPAR REGISTROS Y OBTENER TOTALES

Es posible agrupar registros segn el valor de un determinado campo y resumir dichos grupos mediante clculos tales como sumar, contar o bien calcular el promedio de los valores almacenados en cada campo.
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Para realizar esta operacin es necesario seleccionar la opcin Totales del men Ver o hacer clic sobre el botn Totales de la barra de herramientas. En ambos casos en la ventana de diseo de la consulta se muestra una nueva fila Total. Para volver a establecer el estado normal de la consulta hay que volver a seleccionar la opcin totales ("soltando" el botn )
DesvEst: calcula la desviacin tpica (funcin estadstica) Var: calcula estadstica) la varianza (funcin
Por ejemplo: desea calcular el promedio de todos los empleados. La consulta en su modo Vista diseo queda como se muestra en la siguiente figura:
El siguiente procedimiento permite calcular los totales sobre todos los registros: 1. Establezca una consulta en visualizacin Vista Diseo. 2. Agregue "bajando" en la lnea Campo, situada en la parte inferior de la hoja de diseo, aquellos campos sobre los que se va a realizar el clculo. 3. Seleccione la opcin Totales .
Figura 52 Consulta en vista de diseo
4. Site el cursor en cada una de las celdas correspondiente al campo Total y seleccionar una de las opciones que se presentan en la lista desplegable:
El resultado al ejecutar la consulta se muestra en la siguiente figura:
Suma: calcula la suma total de los valores almacenados en el campo (en este caso para toda la tabla) Promedio: calcula la media aritmtica de los valores de ese campo en la tabla. Mn: establece el valor ms pequeo para ese campo en la tabla. Mx: establece el valor mayor para ese campo en la tabla. Cuenta: cuenta el nmero de registros que contienen un valor no Nulo (con datos) en el campo dentro de la tabla.
Figura 53 Resultado de la consulta
Es posible establecer la opcin anterior pero agrupando los resultados en funcin de algn campo. Los pasos a seguir son similares a los descritos anteriormente, estableciendo en el campo por el cual se quiere agrupar la opcin Agrupar por, de la lista desplegable de la celda correspondiente a la fila Total. La opcin Agrupar por permite que los clculos indicados en las otras columnas se realicen sobre cada uno de los grupos de registros que se forman a partir de los diferentes valores almacenados en el campo de la columna Agrupar por.
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Es posible establecer ms de un campo por el cual agrupar, teniendo en cuenta que stos deben situarse en orden creciente de prioridad, de izquierda a derecha, esto es, primero se agrupa segn el campo ms a la izquierda y los registros con igual dato en este campo se agrupan a su vez segn el campo especificado a la derecha del anterior, y as sucesivamente. Por ejemplo: se desea calcular el promedio de edad por departamento. La consulta en su modo Vista diseo queda como se muestra en la siguiente figura:
registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior. Abra una base de datos y siga estos pasos para crear una consulta de referencia cruzada: 1. Haga clic en Consultas , bajo Objetos, y, a continuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 2. Haga clic en la opcin Asistente para consultas de referencias cruzadas y, a continuacin, haga clic en aceptar. 3. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista de diseo. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista de diseo.
2.4.2
Figura 54 Consulta en vista de diseo en agrupacin de registros
BSQUEDA DE DUPLICADOS
El resultado de ejecutar la consulta se muestra en la siguiente figura:
Con el asistente para consultas de buscar duplicados se puede crear una consulta de seleccin para determinar si una tabla contiene registros duplicados. Por ejemplo, puede buscar valores duplicados en un campo direccin para determinar si existen registros duplicados para el mismo proveedor o puede buscar valores duplicados en un campo ciudad para ver qu proveedores se encuentran en la misma ciudad. Para crear una consulta de bsqueda de duplicados utilice el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en Consultas , bajo Objetos y, a continuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
Figura 55 Resultado de la consulta de aguzamiento
2.4.1
REFERENCIA CRUZADA
Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basndose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los
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2. Haga clic en la opcin Asistente para consultas de buscar duplicados y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. Si no selecciona que se muestren los dems campos adems de los que tienen valores duplicados, el resultado de la consulta sumar las apariciones de cada valor duplicado. En el ltimo cuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver su estructura en la vista de diseo. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista de diseo.
consulta o ver su estructura en la vista de diseo. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista de diseo.
2.5 CONSULTAS CON PARMETROS

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la tabla. Por ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres de los mdicos que trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendr que hacer una consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza una consulta diseada con parmetros se podr decir qu especialidad se busca cada vez que se ejecute una nueva consulta. El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios. En este caso se va a utilizar la tabla de empleados. Despus de crear una consulta normal se selecciona el men Consultaparmetros. Se abrir una ventana como se muestra en la siguiente figura:
2.4.3
BSQUEDA DE NO COINCIDENTES
Mediante el Asistente para consultas de buscar no coincidentes, puede crear una consulta de seleccin para buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar clientes que no tienen pedidos. Usted podr crear una consulta para buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla con el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en Consultas , bajo Objetos de la ventana de base de datos y, a continuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana base de datos. 2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en la opcin Asistente para consultas de buscar no-coincidentes y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la
Figura 56 Parmetro: no debe tener el mismo nombre que el campo. Tipo de campo: debe corresponder con el del campo
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Se crean los parmetros deseados, cada parmetro tiene un nombre y un tipo de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.
En el campo por el que se va a buscar hay que aadir el criterio. En este caso el criterio es el nombre del parmetro entre corchetes:
Figura 57 Insertar entre corchetes el parmetro creado
Cuando se ejecute la consulta aparecer una ventana que pide el valor del parmetro.
2.6 CONSULTAS AVANZADAS

Dentro de las consultas avanzadas son las consultas basadas en ms de una tabla. Se crean de la misma forma que las anteriores, slo que a la hora de agregar tablas se puede agregar ms de una. De esta manera es posible reflejar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas. De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrndolos y pegndolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla. En la siguiente figura se disea la consulta de todos los salarios mayores a 1000 y despliega su respectivo nombre de empleado y departamento de esa base de datos:
Figura 58 Dentro del recuadro en blanco se escribe las siglas del departamento sobre la que se desea obtener la lista de empleados que trabajan all
Despus de escribir el valor debe seleccionar aceptar y aparecern los datos de la consulta como se muestra en la siguiente figura:
Figura 59 Esta ser la hoja de respuestas dinmica
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Figura 60 En la consulta se muestra 3 tablas de la base de datos
2.6.1 ACTUALIZACIN
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente. A continuacin se describe el procedimiento para crear una consulta de actualizacin: 1. Cree una consulta, para lo cual deber seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla. 2. Seleccione la consulta en vista de diseo. 3. Haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta en la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Consulta de actualizacin .
4. Arrastre los campos que desea actualizar o para los que desea especificar criterios desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta. 5. Especifique los criterios si es necesario en la celda Criterios. 6. Escriba la expresin o el valor que desea utilizar para cambiar los campos, en la celda Actualizar a de los campos que desea actualizar.
Figura 61 Expresin o valor a utilizar para cambiar los campos.
7. Haga clic en Vista en la barra de herramientas, para ver una lista de los registros que se actualizarn.
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Esta lista no mostrar los nuevos valores. Para regresar a la vista de diseo de la consulta, haga clic de nuevo en Vista en la barra de herramientas. Realice los cambios que desee en la vista de diseo. 8. Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para actualizar los registros.
acceso a la base de datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base de datos. 6. Haga clic en aceptar. 7. Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta los campos que desea incluir en la tabla nueva. 8. Escriba los criterios en la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula. 9. Haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas, para obtener una vista previa de la tabla nueva antes de crearla. Para volver a la vista de diseo y realizar cambios o ejecutar la consulta, haga clic de nuevo en el botn Vista de herramientas. de la barra
2.6.2 CONSULTA DE CREACIN DE UNA TABLA

Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredar las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. Utilice los siguientes pasos para crear una tabla a partir de una consulta: 1. Cree una consulta, para lo cual deber seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla. 2. Seleccione en vista de diseo la consulta. 3. Haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta en la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Crear tabla. 4. Escriba el nombre de la tabla que desea crear o reemplazar, en el cuadro Nombre de tabla. 5. Siga una de estas opciones: Haga clic en Base de datos activa. Haga clic en Otra base de datos y, a continuacin, escriba la ruta de
en la barra de 10. Haga clic en Ejecutar herramientas para crear la tabla nueva.
2.6.3 ELIMINACIN
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta. Una consulta de eliminacin elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Se puede utilizar una consulta de eliminacin para eliminar registros de una sola tabla, de varias tablas en una relacin uno a uno o de varias tablas en una relacin uno a varios, si est activada la eliminacin en cascada.
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Por ejemplo, se podra utilizar una consulta de eliminacin para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. No obstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar criterios, deber ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo. Para distinguir una relacin uno a varios en la vista de Diseo de la consulta, observe las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinacin est marcado con el smbolo de infinito , se trata de una relacin uno a varios. Si ambos extremos estn marcados con un 1, se trata de una relacin uno a uno.
3. Modifique la consulta para que muestre los registros de la ZONVENTAS nmero 3. 4. Guarde la consulta con el nombre de Seleccin de zonas de ventas. 5. Modifique la consulta para que cada vez que se ejecute solicite la zona de ventas (ZONAVENTAS) que se desea ver (consultas por parmetros) 6. Ejecute la consulta probando en diferentes zonas de ventas. 7. Modifique la consulta para que en lugar de solicitar el cdigo de la zona de ventas, solicite el nombre de la zona (campo DESCRIPCION) 8. Modifique la consulta para que aparezcan solamente aquellos registros de la tabla CLIENTES con las condiciones actuales de la consulta pero adems solamente debern salir aquellos que hayan realizado alguna venta. 9. Guarde la consulta. 10. Cree una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES en la cual aparezcan los campos NOMBRECLI, CODPOSTAL y DEPARTAMENTO, debiendo aparecer solamente los registros que pertenezcan al departamento de Guatemala.
Actividad 11
Crear consulta de seleccin Instrucciones: utilice la base de datos CursoAcces01, y realice los siguientes pasos: 1. Cree una consulta que devuelva todos los clientes que pertenezcan a la ZONAVENTAS de ventas nmero 1. 2. Configure la consulta para que muestre los campos CODCLIENTE y NOMBRECLI, sin mostrar el campo ZONAVENTAS.
Figura 62 Configuracin de la consulta requerida.
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11. Guardar la consulta con el nombre de Clientes de Guatemala.
1. Abra la base de datos CursoAccess01. 2. Haga una copia de seguridad de la tabla ARTICULOS . 3. Disee una consulta del tipo actualizacin capaz de modificar todos los valores del campo PRECIO , de la tabla ARTICULOS , incremente el valor de los mismos en un 12%, pero solamente a aquellos artculos cuyo valor sea menor a Q 250.
Actividad 12
Crear consulta de accin del tipo de Actualizacin Instrucciones: a continuacin se le presenta una serie de pasos que debe de realizar para crear una consulta de actualizacin de la informacin de una base de datos:
Figura 63 Configuracin de la consulta de actualizacin
Actividad 13
4. Guardar la consulta con el nombre de AUMENTO DE PRECIO . 5. Ejecute la consulta y observe los cambios realizados en la tabla ARTICULOS . Puede comparar con la copia de seguridad que realiz en el paso 2. Crear consulta de accin del tipo de Creacin de una tabla Instrucciones: a continuacin se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear una consulta que le permita crear tablas en la base de datos CursoAccess01:
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1. Disee una consulta del tipo creacin de tablas, capaz de generar una copia de los campos NUMPEDIDO, CODARTIC, CODCLIENTE, ARTICULO,
DESCRIPCION, FECHAPED y UNIDADES, pero solamente aquellos clientes cuyo departamento sea Guatemala.
Figura 64 Configuracin en vista de diseo para una consulta del tipo crear tabla
2. Guardar la tabla con el nombre de TABLA NUEVA DE PEDIDOS. 3. Guardar la consulta como CREAR NUEVA TABLA DE PEDIDOS. 4. Abra la nueva y observe el contenido de la misma. 5. Cierre la tabla. 6. Ejecute de nuevo la consulta y explique por qu despliega ese mensaje de advertencia.
1. Abra la base de datos CursoAcess01. 2. Disee una consulta del tipo Eliminacin capaz de eliminar de la tabla TABLA NUEVA DE PEDIDOS slo aquellos registros comprendidos entre dos fechas lmite y que deber preguntar cada vez que se ejecute la consulta (consulta por parmetros) 3. Guarde la consulta con el nombre de BORRAR NUEVOS PEDIDOS ENTRE FECHAS . 4. Ejecute la consulta. 5. Abra la tabla TABLA NUEVA DE PEDIDOS y observe el efecto de la consulta.
Actividad 14
Crear consulta del tipo Eliminacin Instrucciones: utilice una consulta para la eliminacin de informacin de una base de datos; realice lo que se le solicita en cada uno de los siguientes pasos:
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Actividad 15
Crear consulta del tipo Referencias cruzadas Instrucciones : realice los siguientes pasos para crear una consulta del tipo de referencias cruzadas utilizando la base de datos CursoAccess01: 1. Disee una consulta del tipo de referencias cruzada, capaz de desplegar en su ejecucin una lista completa del NOMBRE DEL CLIENTE en las filas con algn pedido, mostrando el nombre de los ARTICULOS en las columnas y en la interseccin de cada CLIENTE y ARTICULO que presente la SUMA de unidades. 2. Guardar la consulta con el nombre de RESUMEN PEDIDOS CLIENTE . 3. Realice los cambios necesarios en esta consulta para invertir la salida de CLIENTES y ARTICULOS , es decir, en sentido vertical represente los ARTICULOS (filas) y en sentido horizontal los CLIENTES (columnas), adems en la interseccin de los mismos en lugar de figurar la suma de unidades de los pedidos recibidos, debe figurar el nmero de pedidos recibidos por cada CLIENTE y ARTICULO . 4. Guarde la consulta.
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RESUMEN
En este captulo se abord las consultas como solicitudes de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. Existen diferentes tipos de consultas como los son las de seleccin, referencia cruzada, de accin, unin, definicin de datos, etc. La consulta de seleccin es la que ms se utiliza, es la ms sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la hoja de respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Microsoft Access permite crear fcilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e informes. Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo bsico automticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas o criterios. As tambin se trat sobre las formas de crear una consulta: utilizando el asistente y en vista de diseo. Dentro de las consultas con asistentes se encuentra las consultas de referencia cruzada, bsqueda de registros duplicados, bsqueda de no coincidentes y consultas sencillas. Existe otro tipo de consultas interesante llamado consultas con parmetro; se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn ese dato. Una consulta que tiene uno o varios parmetros necesitar que stos se indiquen para buscar datos en la tabla.
Access permite realizar un tipo de consulta avanzada la cual puede estar basada en ms de una tabla. Se crean de la misma forma que las anteriores, slo que a la hora de agregar tablas se puede agregar ms de una. Se pueden usara para actualizar, crear una tabla y eliminar informacin (tabla)
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: a continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta, Subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados. 1. Elemento de una base de datos que permite solicitar informacin: A) B) C) D) Consulta Formulario Informe Tabla
5. Restriccin impuesta en una consulta para identificar los registros especficos con los que se desea trabajar: A) B) C) D) Validacin Operador Criterio Parmetro
6. Tipos de criterio que se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra y que terminan con otra: A) B) C) D) Campos Comodines Lista de valores Rango de valores
2. Tipo de consulta que presenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de clculo: A) B) C) D) Seleccin Referencia cruzada Acciones Unin
7. Tipo de consulta avanzada que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar segn ese dato: A) B) C) D) Actualizacin Eliminacin Con parmetros Creacin de tablas
3. Tipo de consulta sencilla que permite indicar los criterios para ver slo lo que interesa de una tabla: A) B) C) D) Acciones Definicin de datos Referencia cruzada Seleccin
8. Tipo de consulta que se usa cuando se quiera aadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos: A) B) C) D) Datos anexados Actualizacin Eliminacin Creacin de tabla
4. Opcin del asistente para crear una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo: A) B) C) D) Consulta sencilla Buscar no coincidente Buscar duplicado Referencia cruzada
9. Botn que se utiliza para crear una consulta de actualizacin: A) B) C) D)
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10. Consulta de seleccin para buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla: A) B) C) D) Bsqueda de no coincidentes Bsqueda de duplicados Referencia cruzada Con parmetros
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CAPTULO 3
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Objetivos del captulo El estudio del contenido de este captulo, contribuir a que usted adquiera las competencias para: Aplicar el procedimiento de creacin de formularios con o sin asistentes, de acuerdo a herramientas del programa. Utilizar las herramientas de Ms Access para modificar la estructura de un formulario, de acuerdo a procedimiento tcnico.
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3.1 INTRODUCIN A FORMULARIOS

Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creacin de diseos personalizados para la entrada y visualizacin de datos de las tablas. La mayor parte de la informacin de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseo mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseo. Es el caso, por ejemplo, de elementos grficos o de texto que hayan sido aadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, lneas y dems objetos de dibujo, etc. El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos grficos denominados controles. El tipo ms comn de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edicin (tambin denominado cuadro de texto), aunque, como se ver, ste es tan slo uno de los muchos tipos de controles existentes.
orgenes de registros, campos, diseo y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas. En la vista de diseo, de manera personalizada. En este caso, se crea un formulario bsico y se personaliza en la vista de diseo para ajustarlo a las necesidades.
El asistente acelera el proceso de creacin de un formulario, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para formularios, Microsoft Access solicita informacin al usuario acerca del tipo de formulario que desea conseguir y crea un diseo basado en dicha informacin. Aunque tenga experiencia en la creacin de formularios, puede que desee utilizar un asistente para formularios para organizar rpidamente todos los controles en el formulario y proceder despus a cambiar a la vista de diseo para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseo bsico creado. Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaa de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecer la siguiente ventana:
3.1.1
TIPOS DE FORMULARIOS
Un formulario puede crearse de tres formas: Con autoformulario, basndose en una sola tabla o consulta. La funcin autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta base. Si el origen de registros seleccionado tiene tablas o consultas relacionadas, el formulario tambin incluir todos los campos y registros de dichos orgenes de recursos. Con un asistente, basndose en una o varias tablas o consultas. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los
Figura 65 Men de opciones para crear un formulario
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A continuacin se describen las opciones de la ventana anterior para crear un formulario: Vista diseo: seleccionando esta opcin se puede crear un formulario totalmente personalizado. Asistente para formularios: Access crea automticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. Autoformulario (columnas): Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna. Autoformulario (tabla): Cea automticamente un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido. Autoformulario (hoja de datos): esta opcin crea automticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. Autoformulario (tabla dinmica): el formulario se abre en la vista tabla dinmica. Para agregar campos, arrstrelos desde la lista de campos a las distintas reas de la vista. Autoformulario (grfico dinmico): el formulario se abre en la vista grfico dinmico. Para agregar campos, arrstrelos desde la lista de campos a las distintas reas de la vista. Asistente para grficos: crea un formulario con un grfico, muestra los datos en formato grfico. Asistente para tablas dinmicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de clculo que se elijan.
Aunque los formularios suelen utilizarse para escribir o ver datos, tambin tienen otros usos muy valiosos. Puesto que los formularios desempean una funcin, hay un tipo de formulario para cada uno de los usos como se describen a continuacin: Paneles de control: puede crear un formulario que aparezca como un panel de control cuando un usuario abra una base de datos concreta. El panel de control proporciona un modo sencillo y controlado de abrir formularios, informes y otros objetos. Gua a los usuarios a las acciones que desea que realicen y a las zonas de la pantalla de la base de datos que contienen informacin relevante que no se debe pasar por alto. Mensajes: los formularios pueden mostrar mensajes sobre una base de datos. Un formulario puede proporcionar instrucciones para utilizar la base de datos o ayuda para solucionar cualquier problema. Subformularios: un subformulario es parecido a una parte de otro formulario. De hecho, mientras que el formulario principal mayor est conectado a una tabla, el subformulario se conecta a una tabla diferente. Un usuario puede escribir datos en un formulario y ver los datos relacionados en otro sin ni tan siquiera saber que en realidad son independientes pero iguales.
3.1.2
AUTOFORMULARIOS
Existe una frmula an ms rpida y cmoda incluso que el asistente para crear un formulario predeterminado. Se trata de la caracterstica autoformulario. Autoformulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una lnea diferente, con la correspondiente etiqueta a la izquierda.
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Para utilizar la caracterstica autoformulario, siga estos pasos: 1. Active el objeto Tablas o Consultas en la ventana base de datos. 2. Seleccione la tabla o consulta en la que desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta en cualquier de las vistas disponibles. 3. Pulse en la flecha situada junto al botn Nuevo en la barra de herramientas y pulse en autoformulario .
3.2 CREAR FORMULARIO DE COLUMNA

Adems del diseo de autoformulario que est disponible a travs del botn de la barra de herramientas, Access dispone de otros diseos alternativos que permiten igualmente crear formularios predeterminados de forma totalmente automtica. El formulario de columna permite que cada registro aparezca de forma independiente con los campos ordenados en una columna. El procedimiento para crear este tipo de formulario es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Active la pestaa formularios. Seleccione Nuevo. Seleccione Autofomulario en columnas. Elija la tabla o la consulta de donde proceden los datos del objeto.
4. Guarde el formulario con un nombre.
Figura 66 Ventana para la creacin de un nuevo formulario, la cual permite seleccionar el tipo de formulario y la tabla o la consulta de donde proceden los datos
5. Haga clic en aceptar. 6. Guarde el formulario nombre.
con
un
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Figura 67 Vista del formulario final tipo columnas
3.3 CREAR FORMULARIO TABULAR

Los formularios tipo tabular, permiten en tabla mostrar todos los registros a la vez, con los campos de los registros y las etiquetas de campo en la parte superior del formulario.
El procedimiento para crear este tipo de formulario es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Active la pestaa formularios. Seleccione Nuevo. Seleccione Autofomulario en tabla. Elija la tabla o la consulta de donde proceden los datos del objeto.
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5. Haga clic en aceptar.
6. Guarde el formulario con un nombre.
Figura 69 Vista del formulario final tipo tabular o tabla
3.4 CREAR FORMULARIO DE HOJA DE DATOS

Mediante este tipo de formulario le permite ingresar informacin con el formato de una hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos en Access.
El procedimiento para crear este tipo de formulario es el siguiente: 1. Active la pestaa formularios. 2. Seleccione Nuevo. 3. Seleccione Autofomulario hoja de datos. 4. Elija la tabla o la consulta de donde proceden los datos del objeto.
5. Haga clic en aceptar. 6. Guarde el formulario con un nombre.
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Figura 71 Vista del formulario final tipo hoja de datos
3.5 ASISTENTE PARA FORMULARIO

Utilizar el asistente para formularios es la forma ms simple y rpida de crear un formulario que combine datos de ms de una tabla. Como se dijo anteriormente, el asistente para formularios acelera el proceso de creacin de un formulario porque realiza automticamente todo el trabajo bsico. En la primera pantalla del asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas. Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, ya sea en formato formulario plano, o formulario jerrquico. El formulario jerrquico se diferencia del formulario plano o tradicional en que consta de uno o ms subformularios.
Los subformularios son tiles si desea mostrar datos de tablas que contienen una relacin uno a varios. A continuacin se describe el procedimiento para crear un formulario utilizando un asistente: 1. Seleccione la pestaa formulario de la ventana de base de datos. 2. Haga clic en el botn Nuevo. 3. Seleccione de la ventana nuevo formulario el Asistente para formularios. 4. Seleccione la tabla donde procedan los datos del objeto. 5. Haga clic en aceptar. 6. Seleccione qu campos desea incluir en el formulario y haga clic en siguiente.
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Figura 72 Ventana que permite seleccionar los campos de las tablas que desea incluir en el formulario
7. Seleccione la distribucin que desee aplicar al formulario, y haga clic en siguiente.
8. Seleccione estilo que desea aplicar, y haga clic en siguiente.
Figura 73 Ventana que permite seleccionar un estilo de formulario (aplica colores, tamaos, etc., automticamente)
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9. Escriba un ttulo al formulario y elija la forma de visualizar el formulario. 10. Haga clic en finalizar.
8. Guarde el formulario con el nombre de INGRESO DE PEDIDOS.
Actividad 16
Crear un asistente formulario utilizando un
3.6 CREAR FORMULARIO SIN ASISTENTE (DESDE CERO)

Si ninguna de las opciones para la creacin automtica de formularios le resulta suficiente, o bien desea acudir a la ventana de diseo para modificar la estructura u organizacin de formularios creados por el asistente o de autoformulario, siga estos pasos. 1. Active el objeto formularios en la ventana de base de datos. 2. Pulse en el botn Nuevo. 3. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario elija la opcin en vista de diseo. 4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de formulario que se dispone a crear: Seleccione el nombre de la tabla o consulta individual que contiene los datos en los que desea basar el formulario. Si desea crear un formulario que utilice datos de ms de una tabla, base el formulario en una consulta que incluya las tablas que desee utilizar. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o infrmese o si desea crear un cuadro de dilogo personalizado), no seleccione nada en la lista.
Instrucciones: a continuacin se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear un formulario de la tabla Pedidos de la base de datos CursoAccess01, utilizando el asistente para formularios: 1. Abra la base de datos CursoAccess01. 2. Elija la pestaa formularios de la ventana de base de datos. 3. Seleccione nuevo. 4. Seleccione el asistente para formularios y elija la tabla Pedidos. 5. Incluya todos los campos en el formulario.
Figura 74 Campos incluidos en el formulario
6. Seleccione la distribucin Tabular que se aplicar al formulario. 7. Seleccione el estilo Internacional.
5. Pulse en aceptar.
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Microsoft Access mostrar entonces la ventana Formulario en la vista Diseo, junto con el cuadro de herramientas de formulario.
3.6.1 PERSONALIZACIN BSICA

Una vez diseada la estructura bsica del formulario, puede utilizar la vista de diseo para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos. Tambin puede utilizar las herramientas de la ventana de diseo para construir un formulario desde el principio. La ventana de diseo es slo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son vista formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas no tiene ms que pulsar en el botn vista de la barra de herramientas. En la vista hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, y as puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista formularios puede ver los registros de uno en uno. Utilice los botones de desplazamiento en las vistas formulario y hoja de datos para desplazarse rpidamente entre los registros. En general, la tarea de diseo de un formulario se basa en las siguientes acciones: Utilizar la barra de herramientas y el men Formato para cambiar las fuentes, alinear
texto, cambiar el ancho de bordes o lneas, y aplicar colores o efectos especiales. Alinear los controles con las reglas. Situar los controles en la seccin Detalle o en cualquier otra seccin del formulario. Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edicin, etiquetas, casillas de verificacin, etc.
El nmero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseo general y los controles especficos de un formulario es realmente impresionante. A. VISTA DE DISEO Como su nombre lo indica en esta vista fundamentalmente se vara el diseo del formulario. La vista de diseo es la mejor opcin para crear un formulario si desea disponer de un control y una flexibilidad totales. Para desplegar el formulario en vista de diseo utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione de la ventana de base de datos el objeto formularios. 2. Haga clic en formulario que desea abrir en vista de diseo. 3. Seleccione el botn .
Figura 75 Formulario en vista de diseo
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La barra de herramientas que se muestra en la siguiente figura provee componentes en el diseo de formularios.
Puede aparecer integrada debajo del men o de forma independiente tal como aparece en el grfico de debajo:
Figura 76 Barra de herramientas diseo de formulario
En la siguiente tabla se describen algunos de los botones de la barra de herramientas diseo de formulario: Botn Descripcin Permite seleccionar la vista del formulario. Sirve para abrir o cerrar el cuadro de controles. Insertar un autoformato al formulario.
Tabla 12 Descripcin de botones de la barra de diseo de formularios
La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.
Figura 77 Barra de herramientas formato para un formulario o informe
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En la siguiente tabla se describen algunos de los botones de la barra de herramientas diseo de formulario: Botn Descripcin Dentro del marco aparecer el objeto seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha aparecern todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionar y se le podrn aplicar todas las caractersticas de formato que se quiera. Seleccionando a travs de este men los objetos slo se pueden seleccionar de uno en uno. Al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario. Sirve para dar mayor nmero de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamao. Pulsando sobre este botn se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicar al objeto que est seleccionado. Hay seis grosores diferentes adems del que viene por defecto. Hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.
Tabla 13 Descripcin de los botones de la barra de herramientas formato para un formulario o informe
B. VISTA DE FORMULARIO Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la
misma que la de vista hoja de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros como se muestra en la siguiente figura:
Figura 78 Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos
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Para desplegar el formulario en vista de formulario utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione de la ventana de base de datos el objeto formularios. 2. Haga clic en formulario que desea abrir en vista de diseo. 3. Seleccione el botn .
nica diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas. Para desplegar el formulario en vista de hoja de datos utilice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione de la ventana de base de datos el objeto formularios. 2. Haga clic en formulario que desea abrir en vista de diseo. 3. Seleccione el botn .
4. Haga clic en la flecha hacia abajo del botn de la barra de herramientas diseo de formularios. 5. Seleccione la opcin vista formulario. C. VISTA DE HOJA DE DATOS En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de clculo. Esta vista es comn con la vista hoja de datos de las tablas, la
4. Haga clic en la flecha hacia abajo del botn de la barra de herramientas diseo de formularios. 5. Seleccione la opcin vista hoja de datos.
Figura 79 Vista de hoja de datos del formulario
El formulario creado automticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones.
Para mejorar la presentacin se pulsa el botn vista de la barra de herramientas, y se cambia a vista de diseo, el aspecto del formulario ser como se muestra en la siguiente figura:
Figura 80 Para modificar la posicin, el tamao y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qu es cada elemento, como se mueven, modifican o aaden nuevos elementos. Los elementos que componen un formulario se llaman controles
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Actividad 17
Modificar la estructura de un formulario Instrucciones: utilice el formulario creado anteriormente para efectuar cambios a su estructura, realice lo que se le solicita en cada uno de los siguientes pasos: 1. Abra la base de datos CursoAccess01.
2. Abra el formulario creado anteriormente con el nombre de INGRESO DE PEDIDOS en vista de diseo. 3. Active la barra de herramientas formato (formulario o informe) 4. Modifique el texto de la etiquetas de los campos, tipo de letra, color y ajuste de controles, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 81 Vista de formulario modificado
3.6.2 CONTROLES BSICOS

Los controles son elementos de los formularios que la mayora de los usuarios ven y con los que trabajan. Pueden mostrar datos o admitir la especificacin de datos. Permiten realizar clculos con los datos y pueden mostrar mensajes. Tambin pueden tener efectos visuales, como lneas o imgenes, para que el uso de los formularios sea ms sencillo e interesante. Toda la informacin de un formulario est contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles tambin son elementos del informe. Los controles pueden ser: Control dependiente: est unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para
mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes, independientemente de que estos existan en la tabla. Control calculado: el origen de los datos es una expresin, no un campo. Una expresin es una combinacin de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. La expresin puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.
A los controles se tiene acceso a travs del cuadro de herramientas de la vista de diseo. En la si guiente tabla se describen cada uno de ellos:
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Botn
Descripcin Cuadro de texto: sirven para mostrar o introducir datos. Etiqueta: crea una etiqueta. Grupo de opciones: formado por un grupo de casillas de verificacin o botones de opcin. Slo permite que se active una opcin. Botn de opcin: para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Casilla de verificacin: para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Botn de alternar: para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista. Botn de comando: inserta un botn que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Imagen: inserta un marco para incluir una imagen. Marco de objeto independiente. Permite introducir un formulario dentro de otro. Cuando el formulario tiene ms de una pgina, as se indica dnde empieza cada una.
Tabla 14 Descripcin de los botones del cuadro de herramientas
Al abrir un formulario en la vista de diseo, puede ver las secciones en las que est organizado el formulario. Todas las secciones de un formulario pueden contener controles. A continuacin se describen las secciones de un formulario: Detalle: aparece en todos los formularios y normalmente contiene la mayora de los controles. Los controles en los que los usuarios ven o escriben datos, como los cuadros de texto y de lista, estn normalmente aqu. Esta seccin tambin puede contener controles que no cambian, como etiquetas e instrucciones.
Encabezado del formulario: situada en la parte superior del formulario, es un lugar idneo para insertar el ttulo del formulario, el logotipo de la empresa o un mensaje general sobre el formulario. Pie del formulario: en la parte inferior del formulario, suele contener informacin de exploracin o texto de aviso. Encabezado de pgina y pie de pgina: son tiles para organizar formularios complejos diseados para aparecer como varias pginas. Los encabezados y pies de pgina aparecen en todas las pginas de un formulario, pero slo al imprimir u obtener una vista previa del formulario.
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Figura 82 Secciones de un formulario
Hay tres formas de seleccionar una seccin de un formulario en la vista de diseo: Puede hacer clic en el selector de seccin, el cuadro situado en la regla vertical que est a la izquierda del nombre de seccin. Puede hacer clic en la barra de seccin, el rectngulo que contiene el nombre de la seccin que est situado en la parte superior de la seccin. Puede hacer clic en cualquier lugar del fondo de la seccin.
relevante en el men contextual para agregar las secciones de encabezado y pie de pgina a la pgina o al formulario. Posteriormente, puede agregar controles (por ejemplo, etiquetas o cuadros de texto) a las secciones de encabezado y pie de pgina.
Puede que vea que el formulario en el que est trabajando no tiene las secciones de encabezado y pie de pgina. El formulario incluso puede no tener las secciones de encabezado y pie de pgina de formulario. Para agregar las secciones de encabezado y pie de pgina en determinadas pginas o en todo el formulario, el formulario tiene que estar abierto en la vista de diseo. Despus de hacer clic con el botn secundario del Mouse en alguno de los puntos que se pueden usar para seleccionar una seccin, elija el comando
Figura 83 Mediante una secuencia de acciones, se agrega o elimina un encabezado o pie de pgina
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A.
MANEJO DE LOS CONTROLES
Hay controles que muestran informacin que slo est en el formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las lneas y los rectngulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran informacin contenida en la tabla o consulta adyacente. Para realizar cualquier modificacin en un control se hace clic sobre l. Si desea modificar el tamao de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta del control como se muestra en la siguiente figura:
Modificar el tamao: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeos de las esquinas se modifica el tamao del objeto seleccionado. El ratn se convertir en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variar el tamao. Modificar la posicin: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el Mouse se convertir en una mano con el dedo ndice apuntando hacia arriba.
Figura 85 Modificar posicin del campo
Figura 84 Campo Descripcin seleccionado para su modificacin
A continuacin se describen las operaciones que se pueden realizar sobre cada campo o control: Seleccionar: para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Maysculas o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocacin se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Maysculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. Tambin se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratn. Para realizar esta operacin se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el Mouse en diagonal sin soltar el botn, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botn del Mouse.
Haciendo clic se podr mover la etiqueta o el campo de forma independiente. Sin embargo si pasa el Mouse sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor ser una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se mover tanto el campo como la etiqueta.
Figura 86 Mover la posicin del campo y etiqueta
Alinear: para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir el men Formatoalinear y se desplegar un men para seleccionar respecto a qu lado se deben alinear esos campos. En vista diseo tambin se pueden aadir ms elementos a la presentacin de formularios que se vern ms adelante. Cambiar el orden de tabulacin: algunos usuarios utilizan la tecla TAB para moverse por un formulario y pasar de un control a otro mientras escriben o ven los datos. Cuando disee o personalice un formulario, puede cambiar el orden
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preestablecido para moverse de un control a otro. Puede cambiar el orden de tabulacin en la vista de diseo. Haga clic en cualquier lugar del formulario y, a continuacin, seleccione el men Ver y elija Orden de tabulacin para abrir el cuadro de dilogo correspondiente.
En Seccin, haga clic en el nombre de la seccin del formulario para la que desea cambiar el orden de tabulacin. Al arrastrar los nombres de los controles arriba o abajo en la lista orden personalizada, se establece un nuevo orden de tabulacin.
Figura 87 El orden de tabulacin determina cmo se mueven los usuarios por un formulario si presionan la tecla TAB
Una vez creado un formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario como se muestra en la siguiente figura:
Figura 88 Botones de control del formulario
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Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botn crear un nuevo registro. Para pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratn, la tecla tabulador o la tecla Enter. Una vez se han introducido todos los datos de un registro si se vuelve a pulsar Enter se crea un nuevo registro en blanco. Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto) puede utilizar estos pasos: 1. Pulse en el control para seleccionarlo. 2. Seleccione en la barra de herramientas Formato la fuente, tamao de fuente y otra opcin de formato. Para agregar una imagen de fondo a un formulario: 1. Active la hoja de propiedades del formulario. 2. Utilice para ello cualquiera de estos dos opciones: Pulse dos veces en el selector del formulario (esquina superior izquierda, interseccin de las dos reglas) Pulse con el botn derecho en el selector o la barra de ttulo del formulario y elija Propiedades en el men contextual.
Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos: 1. Abra el formulario en la vista de diseo. 2. Realice uno de estas opciones: Para formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario. Si desea dar formato a una seccin individual, pulse en el selector de seccin (por ejemplo: encabezado o pie) Si desea dar formato a uno o ms controles, seleccione los controles.
3. Pulse en el botn autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de dilogo autoformato. 4. Pulse en uno predefinidos. de los formatos
5. Para aplicar atributos especficos. (fuente, color o borde), pulse en opciones. B. AGREGAR UN CAMPO O UN CONTROL La tarea principal en el diseo de formularios se basa en aadir los campos y controles necesarios a las distintas secciones de la ventana. Para agregar campos del origen de registros del formulario: 1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros. 2. Pulse en el campo en la lista y arrstrelo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.
3. Active la pestaa Formato y especifique el nombre del archivo grfico en el cuadro de la propiedad imagen, o bien pulse en el botn Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadro de dilogo inserta imagen.
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Tambin pude agregar controles, tales como rtulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas. Existen aqu dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente. Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y despus pulse o arrastre el puntero en el formulario. Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegrese de que se encuentra pulsada la herramienta asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear.
Con un control ficha, todas las pginas independientes se incorporan a un control Para cambiar de pgina, no tiene ms que hacer clic, en la ficha correspondiente. El control de saldo de pgina se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de un formulario. Al pulsar las teclas Re Pg o Av Pg. se desplaza la visualizacin a la pgina anterior o posterior al control de saldo de pgina.
Para crear un formulario de varias pginas aadiendo un control de ficha puede utilizar lo siguiente: Pulse en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuacin en el formulario. Access agregar un control de ficha con dos pginas. La primera pgina se encuentra en la parte superior. Para agregar controles al control ficha, pulse en la ficha de la pgina apropiada, y utilice los procedimientos descritos anteriormente. Para cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la pgina que desea cambiar para abrir su hoja de propiedades y especifique un nuevo nombre en la propiedad Ttulo. Si no especifica un nombre en la propiedad. Access utilizar el valor de la propiedad Nombre. Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el botn secundario del ratn y elija insertar pgina. Eliminar pgina y Orden de las pginas. Para cambiar el nombre de la fuente, el tamao de la fuente, etc. de las pginas, pulse dos veces en el borde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades correspondientes. No es posible especificar configuraciones diferentes para cada pgina.
Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente despus de haberlo creado. Por ejemplo, puede cambiar un botn de opcin a una casilla de verificacin. Para cambiar un control a otro tipo: 1. Pulse en el seleccionarlo. control para
2. Elija cambiar en el men formato. 3. Pulse en el nuevo tipo de control. C. CREAR UN FORMULARIO CON VARIAS PGINAS O FICHAS Existen dos formas de crear un formulario con ms de una pgina o ficha (al estilo de los cuadros de dilogo multipgina); puede utilizar un control ficha o un control de saldo de pgina. Un control ficha es la forma ms efectiva y sencilla de crear un formulario de varias pginas.
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Puede ajustar el tamao del control ficha segn las necesidades. Pulse en cada ficha para asegurarse de que todos los controles tienen cabida en ella.
formulario de la tabla Zonas de la base de datos CursoAccess01: 1. Abra la base de datos. 2. Seleccione la pestaa Formularios, y haga clic en Nuevo. 3. Seleccione de la ventana nuevo formulario en vista de diseo y la tabla donde procedan los datos (Zonas)
Actividad 18
Crear un formulario sin asistente Instrucciones: a continuacin se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear un
Figura 89 Vista de diseo del formulario en blanco con los campos de la tabla Zonas para agregar
4. Ubique los campos de la tabla arrastrndolos de la tabla Zonas a la posicin del rea de diseo del formulario.
5. Modifique el tamao y posicin de las etiquetas y campos como se muestra en la siguiente figura:
Figura 90 Diseo final del formulario
6. Guarde el formulario con el nombre de INGRESO DE ZONAS.
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Actividad 19
Seleccionar y cambiar el tamao de una seccin del formulario Instrucciones: modifique el formulario INGRESO DE ZONAS de la base de datos CursoAccess01, de acuerdo a los siguientes pasos: 1. Haga clic en Formularios de la ventana de base de datos. 2. Haga doble clic en el formulario INGRESO DE ZONAS. 3. Haga clic en el botn Vista en la barra de herramientas Vista Formulario para cambiar a la vista de diseo. 4. Haga clic en la barra de seccin Detalle para seleccionar la seccin. Observe que se resalta al seleccionarla. 5. Mueva el cursor a la parte superior de esa barra de seccin hasta que el puntero cambie a una cruz con flechas arriba y abajo. 6. Arrastre la barra de seccin ligeramente hacia abajo. As es cmo se cambia el tamao de una seccin. 7. Haga clic en el control Zona para seleccionarlo. Observe que aparecen asas cuadradas de color negro alrededor del control. (La etiqueta tambin est seleccionada porque tanto la etiqueta como el control se mueven a la vez, excepto si se arrastra uno de ellos por separado con el asa cuadrada ms grande) 8. Haga clic en el fondo del formulario para cambiar la seleccin del control a una seccin.
Actividad 20
Cambiar el orden de tabulacin de los controles Instrucciones: realice los siguientes pasos para cambiar el orden de tabulacin de los controles de un formulario: 1. Abra el formulario ARTCULOS en vista de hoja, de la base de de dato CursoAcces01. 2. Presione la tecla TAB para moverse por el formulario. 3. Haga clic en el botn Vista en la barra de herramientas Vista Formulario para cambiar a la vista de diseo. 4. Seleccione el men Ver, haga clic en Orden de tabulacin. 5. Asegrese de que est seleccionada la opcin Detalle en Seccin. En Orden personalizado, haga clic en la casilla de color gris que est situada a la izquierda de Precio para activarla. Vuelva a hacer clic en la casilla y arrastre el nombre del control arriba de Descripcin. 6. Haga clic en aceptar. 7. Haga clic en el botn en la barra de Vista herramientas Diseo del formulario para cambiar a la vista Formulario. Presione la tecla TAB para ver cmo ha cambiado el orden de tabulacin.
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Actividad 21
Cambiar el tamao de una seccin y el color de fondo Instrucciones: suponga que desea eliminar parte del espacio adicional que hay en la parte superior de un formulario. Tambin desea agregar algn color a esa seccin, realice estos pasos para hacerlo: 1. Abra la base de datos CursoAcces01. 2. Haga clic en Formularios y, a continuacin, haga doble clic en el formulario Artculos. 3. Haga clic en el botn Vista en la barra de herramientas Vista Formulario para cambiar a la vista Diseo. 4. Mueva el cursor a la parte superior de la barra de seccin Detalle hasta que el puntero cambie a una cruz con flechas arriba y abajo. 5. Arrastre hacia abajo la barra de seccin Detalle hasta que est situada junto a la barra de seccin Pie del formulario. del cuadro 6. Inserta una etiqueta de herramientas, y escriba dentro el texto ARTCULOS QUE MANEJA LA EMPRESA. 7. Haga clic en el fondo del formulario para cambiar la seleccin, y seleccione de nuevo la etiqueta para aplicar el siguiente formato utilizando la barra de formato de informe o formulario:
Subrayado Efecto especial sombreado Centrado el texto
8. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la seccin Detalle del formulario y, a continuacin, elija Propiedades. 9. Haga clic derecho sobre el fondo de la seccin detalle. 10. Seleccione color de fondo o relleno del men contextual, y seleccione el color que prefiera. 11. Haga clic en el botn Vista en la barra de herramientas Diseo del formulario para ver los resultados.
3.7 ESTABLECER PROPIEDADES

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las caractersticas de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene tambin propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, as como las caractersticas del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades. Por ejemplo, puede decidir si el formulario tiene botones al final para retroceder y avanzar por los registros. Tiene el formulario botones en la parte superior para minimizarlo, maximizarlo o cerrarlo? Puede el usuario cambiar el tamao de los botones? Todo esto depende de usted.
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Para establecer o cambiar las propiedades, abra el formulario en la vista de diseo y haga doble clic en el selector de formulario, el cuadro en el que hacen interseccin las reglas. Aparece un cuadro de dilogo con opciones que puede seleccionar.
Para ver los detalles de cualquier propiedad, haga clic en el cuadro situado a la derecha del nombre de la propiedad y, a continuacin, presione F1.
Figura 91 Al hacer doble clic en el selector de formulario y se abre un cuadro de dilogo en el que puede determinar la apariencia y el comportamiento general del formulario
Aunque ya se ha visto algunos ejemplos concretos de cmo establecer propiedades de distintos elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a continuacin se describe cual es el procedimiento general a seguir para modificar propiedades. Para establecer las propiedades formulario, seccin o control. de un
Para establecer las propiedades de un control asegrese de que el control est seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas. Tambin puede pulsar dos veces directamente en un control.
1. Abra un formulario en la vista de diseo. 2. Realice una de las siguientes acciones: Para establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario. Para establecer las propiedades de una seccin de un formulario, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.
3. En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuacin, realice una de las siguientes operaciones: Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista. Escriba un valor o expresin en el cuadro de la propiedad. Si aparece un botn Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en l para presentar un generador o un
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cuadro de dilogo que contiene una lista de generadores. Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseo de la consulta base de un formulario. 4. Si necesita ms espacio para introducir o modificar una configuracin de propiedades, pulse Mays+F2 (o pulse con el botn secundario del ratn y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom. 5. Para obtener ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y despus F1. Se puede cambiar el tamao de un formulario y conseguir que se ajuste al contenido, siguiendo estos pasos: 1. Abra un formulario formulario. en la vista de
Propiedad Selectores de registros. Estilo de bordes. Barra de desplazamiento. Botn de maximizar y minimizar.
Condicin No. Fino. Slo horizontal. Ninguno.
Tabla 15 Propiedades del formulario
4. Cierra la ventana de propiedades 5. Guarde cambios.
Actividad 23
Crear formularios para consultas Instrucciones: disee formularios para consultas aplicando cada uno de los siguientes pasos: 1. Disee una consulta de seleccin que presente de la tabla Artculos todos sus campos de aquellos que el articulo sea el 00001. 2. Guarde la consulta con el nombre IDENTIFICACIN DEL ARTCULO. 3. Cree un formulario de tipo simple para la consulta anterior. 4. Modifique el aspecto del ttulo del formulario aadiendo colores, bordes y cambiando el tipo de letra. 5. Aada 2 registros a la tabla Artculos a travs del formulario. 6. Guarde el formulario con el nombre IDENTIFICACIN DEL ARTCULO.
2. Elija ajustar al formulario en el men ventana. 3. Pulse en guardar en la barra de herramientas para guardar el tamao del formulario.
Actividad 22
Configurar propiedades de un formulario Instrucciones: utilizando ARTCULOS, configure las acuerdo a los siguientes pasos: el formulario propiedades, de
1. Abra el formulario en vista de diseo. 2. Seleccione el men Verpropiedades. 3. Configurar las propiedades del formulario como se muestra en la siguiente tabla:
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7. Compruebe que los registros que ha aadido se encuentran en la tabla. 8. Modifique la consulta que haba creado para que pregunte cada vez entre el primer y el ltimo artculo que desea ver. 9. Abra el formulario y comprueba que muestra los cdigos de artculos que se est pidiendo. 10. Ordene dentro del formulario los registros por la descripcin. 11. Ordene los registros por el Precio. 12. Cierra el formulario.
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RESUMEN
Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creacin de diseos personalizados para la entrada y visualizacin de datos de las tablas. Un formulario puede crearse de tres formas: autoformulario, utilizando un asistente basndose en una o varias tablas o consultas y en la vista de diseo. El asistente acelera el proceso de creacin de un formulario, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. La ventana de diseo es slo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son: vista de formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas no tiene ms que pulsar en el botn vista de la barra de herramientas. En la vista hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, y as puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista formularios puede ver los registros de uno en uno. En general, la tarea de diseo de un formulario se basa en las siguientes acciones: utilizar la barra de herramientas y el men Formato, alinear los controles con las reglas, situar los controles en la seccin Detalle o en cualquier otra seccin del formulario y utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edicin, etiquetas, casillas de verificacin, etc. Los controles son elementos de los formularios que la mayora de los usuarios ven y con los que trabajan. Pueden mostrar datos o admitir la especificacin de datos. Permiten realizar clculos con los datos y pueden mostrar mensajes. Microsoft Access se utiliza las propiedades para determinar las caractersticas de las tablas, consultas, campos, formularios e informes.
Cada control de un formulario o informe tiene tambin propiedades. En este captulo tambin se abordo los filtros como seleccin de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Existen tres clases de filtros: seleccin, por formulario y orden avanzado. Los comandos o botones de buscar, reemplazar y ordenar de la barra de herramienta o mens resultan prcticos para la bsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: A continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta, subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados. 1. Tipo de objeto que permite recuperar un subconjunto de registros de una tabla o consulta para visualizar o modificar dichos datos: A) B) C) D) Macro Filtro Formulario Informe
5. Objeto grfico que se utiliza como vnculo entre un formulario y su origen de registros: A) B) C) D) Botn Control Icono objeto
6. Seccin de un formulario situado en la parte superior: A) B) C) D) Detalle Encabezado del formulario Encabezado de pgina Pie del formulario
2. Tipo de objeto que permite la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y ms limpia: A) B) C) D) Consulta Informe Formulario Macro
7. Propiedad del formulario que especifica si se muestra o no un pequeo cuadro o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para desplazarse entre registros: A) B) C) D) Barra de desplazamiento Separadores de registro Botones de desplazamiento Cuadro de control
3. Tipo de autoformulario que agrega campos, arrastrndolos desde la lista de campos a las distintas reas de la vista: A) B) C) D) Hoja de datos Tabla dinmica Columnas Grfico dinmico
8. Propiedad de un formulario donde se especifica si aparecen o no las barras de desplazamiento: A) B) C) D) Cuadro de control Actualizacin Barra de mens Barras de desplazamiento
4. Vista de formulario donde se introducen datos como si se tratara de una hoja de clculo. A) B) C) D) Diseo Formulario Hoja de datos Edicin
9. Botn que se utiliza para crear un formulario en vista de diseo: A) B) C) D)
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10. Men donde se encuentra la opcin para crear un filtro u orden avanzado: A) B) C) D) Herramientas Formato Edicin Registros
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CAPTULO 4
INFORMES
Objetivos del captulo El estudio del contenido de este captulo, contribuir a que usted adquiera las competencias para: Crear informes en una base de datos con o sin asistente, de acuerdo a procedimiento tcnico. Personalizar un informe en vista de diseo de acuerdo a procedimiento tcnico y herramientas del programa. Crear informes para impresin, de acuerdo a procedimiento tcnico.
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4.1 INTRODUCCIN A LOS INFORMES

Access dispone de una potente herramienta, los formularios, que permiten obtener presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introduccin o examen de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen mtodos eficaces para realizar la impresin de la informacin en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la informacin en pantalla o en las pginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes, agrupar registros en categoras, calcular totales o incluso representar dichos totales en un grfico. La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe. El resto de la informacin es esttica, no variable y se almacena como parte del diseo del mismo. Los informes son una manera excelente de organizar y presentar los datos de una base de datos de Microsoft Access. Los informes permiten aplicar formato a los datos dando lugar a un diseo atractivo e informativo en la pantalla o en las copias impresas.
Figura 92 Los informes pueden proporcionar mayor utilidad a los datos
Un informe se compone de controles. Algunos controles, como los cuadros de texto, muestran datos. Otros son elementos decorativos, como las lneas de separacin o los logotipos de las compaas. Un informe puede componerse de pginas y ttulos. Una pgina puede contener varios ttulos que agrupan datos, o un ttulo puede incluir datos que ocupan varias pginas. Un informe contiene datos. Los datos de una base de datos se componen de campos y registros. Un campo, que se muestra en las tablas como una columna, es una solo categora de hechos que pueden aplicarse a cada registro. Un registro, que se muestra en las tablas como una fila, es un conjunto de hechos acerca de una persona determinada o un elemento en particular. Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseo.
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Figura 93 Existen numerosas maneras de crear un informe
El asistente acelera el proceso de creacin de un informe, ya que realiza automticamente todo el trabajo bsico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Microsoft Access solicita informacin al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseo basado en dicha informacin. Aunque tenga experiencia en la creacin de informes, puede que desee utilizar un asistente para informes para organizar rpidamente todos los controles en el informe y proceder despus a cambiar a la vista de diseo para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseo bsico creado.
Siga estos pasos para utilizar la caracterstica autoinforme: 1. Seleccione un objeto de la base de datos al cual desee crear un autoinforme. Por ejemplo puede seleccionar una tabla. 2. Haga clic en el botn autoinforme de la barra de herramientas estndar, como se muestra en la siguiente figura:
4.2 CREAR UN AUTOINFORME

Existe una frmula an ms rpida y cmoda incluso que el asistente para crear un informe predeterminado. Se trata de la caracterstica autoinforme. Autoinforme crea un informe en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.
Figura 94 Seleccin de Autoinforme
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4.3 CREAR UN INFORME DE COLUMNA

En el informe tipo columna cada campo aparece en una lnea distinta con una etiqueta a su izquierda. Siga estos pasos para utilizar la caracterstica autoinforme: 1. Active el objeto Informes en la ventana base de datos.
2. Pulse en nuevo, para acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe. 3. Seleccione el tipo de informe columnas. 4. Seleccione en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe.
Figura 95 Ventana que le permite seleccionar el tipo de informe y el objeto de donde proceden los datos
5. Pulse en aceptar. A continuacin se desplegar el informe en vista previa y una barra de herramientas como se muestra en la siguiente figura:
Figura 96 Barra de herramientas vista preliminar
Si desea imprimir el informe presione un clic en el icono de la impresora, as tambin puede cerrar la vista preliminar seleccionando el botn cerrar.
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En la siguiente figura se muestra el informe creado:
Los informes creados con este mtodo slo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado de informe ni encabezado de pgina ni pie de pgina.
4.4 CREAR UN INFORME TABULAR

En un informe tabular los campos de cada registro aparecen en una lnea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada pgina. Siga estos pasos para utilizar la caracterstica autoinforme:
Figura 97 Vista de columna del informe
1. Active el objeto Informes en la ventana base de datos. 2. Pulse en nuevo, para acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe. 3. Seleccione el tipo de informe tablas. 4. Seleccione en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe.
Si desea guardar el informe haga clic en el icono de guardar una vez cerrado la vista preliminar.
Tambin se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana base de datos. Elija autoinforme en el men insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del botn Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.
Figura 98 Ventana que le permite seleccionar el tipo de informe y el objeto de donde proceden los datos
6. Pulse en aceptar.
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En la siguiente figura se muestra el informe creado:
Figura 99 Vista tipo tabla del informe
Actividad 24
Crear base de datos Instrucciones: Disee una base de datos para el manejo de informes, de acuerdo a los siguientes pasos: 1. Cree una base de datos nueva y gurdela con el nombre de CursoAccess02. 2. Cree la siguiente tabla de datos e ingrese 8 registros:
Id. de producto Nombre de producto Proveedor Exotic Liquids Exotic Liquids Exotic Liquids New Orleans Cajun Delights New Orleans Cajun Delights Categora Bebidas Bebidas Condimentos Condimentos Condimentos
Nombre del producto IdProducto NombreProducto IdCategora PrecioUnidad UnidadesEnExistencia UnidadesEnPedido Suspendido
Tipo de datos Autonumrico Texto Nmero Modena Nmero Nmero S/No
Tabla 16 Campos y tipos de datos de tabla Productos Precio Unidades Unidades Suspendido por en pedidas unidad existencia Q18.00 Q19.00 Q10.00 Q22.00 Q21.35 Q25.00 39 17 13 53 0 120 15 6 0 40 70 0 0 0 0 0 No No No No S No No No
1 T Dharamsala 2 Cerveza tibetana Barley 3 Sirope de regaliz 4 Especias Cajun del chef Anton 5 Mezcla Gumbo del chef Anton
6 Mermelada de grosellas de la abuela Grandma Kelly's Condimentos Homestead 7 Peras secas orgnicas del to Bob 8 Salsa de arndanos Northwoods
Grandma Kelly's Frutas/Verduras Q30.00 Homestead Grandma Kelly's Condimentos Homestead Tabla 17 Registros de la tabla Productos Q40.00
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3. Cree la siguiente tabla de datos e ingrese 8 registros:

Nombre del campo IdProveedor NombreCompaa NombreContacto Direccin Ciudad Pas Telfono Tipo de datos Autonumrico Texto Texto Texto Texto Texto Texto
Tabla 18 Campos y tipos de datos de tabla Proveedores
Id. de proveedor
Nombre de compaa 1 Exotic Liquids 2 New Orleans Cajun Delights 3 Grandma Kelly's Homestead 4 Tokyo Traders 5 Cooperativa de Quesos 'Las Cabras' 6 Mayumi's 7 Pavlova, Ltd. 8 Specialty Biscuits, Ltd.
Nombre del contacto Charlotte Cooper Shelley Burke Regina Murphy Yoshi Nagase Antonio del Valle Saavedra Mayumi Ohno Ian Devling Peter Wilson
Direccin 49 Gilbert St. P.O. Box 78934 707 Oxford Rd. 9-8 Sekimai Musashinoshi Calle del Rosal 4 92 Setsuko Chuo-ku 74 Rose St. Moonie Ponds 29 King's Way
Ciudad Londres New Orleans Ann Arbor Tokyo Oviedo Osaka Melbourne Manchester
Pas Reino Unido Estados Unidos Estados Unidos Japn Espaa Japn Australia Reino Unido
Telfono (171) 5552222 (100) 5554822 (313) 5555735 (03) 35555011 (98) 598 76 54 (06) 431-7877 (03) 444-2343 (161) 5554448
Tabla 19 Registros de la tabla Proveedores

Nombre del campo IdCategora NombreCategora Descripcin Imagen Tipo de datos Autonumrico Texto Memo Objeto OLE Campos y tipos de datos de tabla Categoras. Tabla 20
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INFORMES
Id. de categora
Nombre de categora
Descripcin Gaseosas, caf, t, cervezas y maltas Salsas dulces y picantes, delicias, comida para untar y aderezos Postres, dulces y pan dulce Quesos Pan, galletas, pasta y cereales Carnes preparadas Frutas secas y queso de soja Pescados, mariscos y algas
Imagen
1 Bebidas 2 Condimentos 3 Repostera 4 Lcteos 5 Granos/Cereales 6 Carnes 7 Frutas/Verduras 8 Pescado/Marisco
Tabla 21 Registros de la tabla Categoras

Nombre del campo IdCliente NombreCompaa NombreContacto Direccin Ciudad Pas Telfono Tipo de datos Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Tabla 22 Campos y tipos de datos de la tabla Clientes
Id. de cliente ALFKI ANATR ANTON AROUT BERGS BLAUS BLONP BOLID
Nombre de compaa Alfreds Futterkiste Antonio Moreno Taquera Around the Horn Berglunds snabbkp Blauer See Delikatessen Blondel pre et fils Blido Comidas preparadas
Nombre del contacto Maria Anders Antonio Moreno Thomas Hardy Christina Berglund Hanna Moos Frdrique Citeaux Martn Sommer
Direccin Obere Str. 57 Mataderos 2312 120 Hanover Sq. Berguvsvgen 8 Forsterstr. 57 24, place Klber C/ Araquil, 67
Ciudad Berln
Pas Alemania
Telfono 030-0074321 (5) 555-4729 (5) 555-3932
Ana Trujillo Emparedados y helados Ana Trujillo
Avda. de la Constitucin 2222 Mxico D.F. Mxico Mxico D.F. Mxico Londres Lule Mannheim
Reino Unido (71) 555-7788 Suecia Alemania 0921-12 34 65 0621-08460 88.60.15.31 (91) 555 22 82
Estrasburgo Francia Madrid Espaa
Tabla 23 Registros de la tabla Clientes
6. Establezca las relaciones como se muestra en la siguiente figura:
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INFORMES
Figura 100 Relaciones de las tablas de la base de datos CursoAccess02
7. Cree una consulta que despliegue los productos por categora, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 101 Vista de diseo de la consulta
8. Guarde la consulta con el nombre Consulta de productos por categora.
1. Haga clic en el objeto Informes de la base de datos CursoAccess02. 2. Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas base de datos y, a continuacin, haga clic en Autoinforme: en columnas. 3. Elija la tabla Categoras como origen de datos del informe en la lista desplegable y, a continuacin, haga clic en aceptar.
Actividad 25
Crear un informe Instrucciones: a continuacin se le presentan una serie de pasos que debe de realizar para crear un informe en columnas y en tablas con los mismos datos:
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4. Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del informe para desplazarse por sus pginas cuando aparezca el informe.
F i Figura 102 Observe la forma en que est estructurado el informe. Los nombres de campo (como Id. de categora y descripcin) se repiten para cada categora.
En el informe en tablas, los nombres de campo aparecen como ttulos en la parte superior de cada pgina. 7. Guarde este informe como Informe en tablas de categoras y cirrelo cuando haya terminado.
4.5 CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS

Una de las aplicaciones tpicas de los informes es crear etiquetas de correo y de otros tipos. Siga estos pasos para disear un informe de esas caractersticas: 1. Active la ficha Informes en la ventana de base de datos. 2. Pulse en el botn nuevo para acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe. 3. Elija Asistente para etiquetas en el cuadro de dilogo nuevo informe.
5. Haga clic en el men Archivoguardar. Asigne al informe el nombre Autoinforme en columnas de categoras de modo que pueda referirse a l ms adelante. Cuando haya terminado, cierre el informe. 6. Repita los pasos 1 a 4, pero esta vez seleccione Autoinforme: en tablas. Observe el informe que aparece y fjese en las diferencias entre las estructuras de los dos tipos de autoinforme.
Figura 103 Ventana que permite seleccionar el tipo de informe
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INFORMES
4. Seleccione en la parte inferior del cuadro de dilogo la tabla o consulta que contiene los datos en las etiquetas y pulse en aceptar. Esto har aparecer la primera pgina del asistente para etiquetas.
5. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente.
Figura 104 Seleccin del tamao de etiqueta
6. Seleccione el formato de las etiquetas, los atributos de las fuentes utilizadas y haga clic en siguiente.
Figura 105 Formato de etiquetas
7. Defina la configuracin de los campos en la etiqueta prototipo.
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Figura 106 Seleccione los campos que desea incluir
8. Selecciones el tipo de ordenacin para los registros en base a uno o varios campos.
9. Asigne un nombre al informe para etiquetas y elija entre obtener una vista previa de las mismas, o bien ir directamente a la ventana de diseo para modificar su estructura.
Figura 107 Escribar nombre al informe
10. Haga clic en finalizar.
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4.6 ASISTENTE PARA INFORMES

Utilizar el asistente para informes es la forma ms simple y rpida de crear un informe que combine datos de ms de una tabla. Como se dijo anteriormente, el asistente para informes acelera el proceso de creacin de un informe porque realiza automticamente todo el trabajo bsico. En la primera pantalla del asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas. Vea a continuacin cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente: 1. Active el objeto Informes en la ventana base de datos. 2. Pulse en el botn nuevo para acceder al cuadro de dilogo Nuevo informe. 3. En el cuadro de dilogo nuevo informe, elija la opcin Asistente para informes. 4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas. 5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de dilogo del asistente. 6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Ver en la lista campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones agregar (>), agregar todos (>>), quitar (<) y quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista campos seleccionados.
Figura 108 El asistente le hace preguntas y acta en funcin de sus respuestas
7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse despus en el botn siguiente. 8. Elija un tipo de ordenacin para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo bsico de diseo (en columnas, tabular o justificado), orientacin (vertical u horizontal), as como un estilo de presentacin, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qu corresponde cada una de las opciones) en las siguientes pginas del asistente. 9. Especifique el nombre que desea asignar al informe, as como determine si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseo para modificar la estructura creada por el asistente. 10. Elija la opcin apropiada y pulse en Terminar.
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4.
Haga clic en las flechas dobles >> para mover todos los campos desde la columna Campos disponibles hasta la columna Campos seleccionados. (Si no desea incluir todos los campos, puede usar la flecha simple > para agregar slo los que desee. Puede usar la flecha simple < para quitar campos de Campos seleccionados) Haga clic en siguiente. Haga clic en siguiente, en la pantalla en la que se le pregunta por los niveles de agrupamiento. Seleccione NombreCategora en el nmero de cuadro 1, en la pantalla de ordenacin (deber hacer clic en la flecha para verlo), a fin de ordenar las categoras por orden alfabtico. El botn ascendente debe mostrarse de manera predeterminada. Si aparece descendente, haga clic en dicho botn para cambiar al orden ascendente. Haga clic en siguiente. Haga clic En columnas debajo de distribucin. A continuacin, haga clic en Tabular en la pantalla de distribucin. Observe las diferencias entre estos dos estilos, que se parecen a las opciones de distribucin de los autoinformes. Haga clic en Justificado bajo distribucin. La distribucin justificada organiza los datos en bloques. Haga clic en siguiente. Haga clic en los diversos estilos para obtener una vista previa de los ejemplos y, a continuacin, haga clic en el estilo Casual en la pantalla de estilos. Haga clic en siguiente.
5.
6.
Figura 109 Vista previa del informe creado
Actividad 26
Utilizar el asistente para informes Instrucciones : cree un informe a partir de la tabla categoras de la base de datos CursoAccess02, de modo que podr ver cmo el asistente para informes le proporciona mayor control sobre la organizacin y el formato del informe, siga estos pasos: 1. Haga clic en el objeto Informes de la ventana base de datos. Haga doble clic en Crear un informe utilizando el asistente. Asegrese de que est seleccionada la opcin Tabla: Categoras, en el cuadro Tablas/Consultas.
7.
8.
9.
2.
3.
10. Asigne al informe el nombre Informe del asistente Categoras y, a continuacin, haga clic en finalizar. Observe el informe y cirrelo cuando haya terminado.
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Actividad 27
Crear informe Instrucciones: cree un informe utilizado el asistente para las tablas Productos y Categoras de la base de datos CursoAccess02, realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Abra el asistente para formularios. 2. Seleccione de las tabla Productos y Categoras los campos como se muestra en la siguiente figura:
4.7 CREAR UN INFORME DESDE CERO

Si bien el autoinforme y el asistente para informes son dos formas excelentes de crear un informe, quizs desee personalizar los informes que crean para ajustarlos a sus necesidades y preferencias. La vista de diseo permite realizar cambios, desde cambios en el origen de datos subyacente hasta cambios en el color del texto. Si desea tener libertad y control totales desde el inicio, quizs le guste coser sin patrn o cocinar sin receta; le gustar crear los informes en la vista de diseo. La vista de diseo incluye un cuadro de herramientas desde el cual se arrastran los controles seleccionados, que se organizan en una cuadrcula. Los controles pueden estar enlazados a los datos de una base de datos, mostrndolos directamente. O bien, puede tratarse de controles no enlazados; es decir, sin vnculo al origen de datos. Los controles de texto descriptivo, lneas de divisin, logotipos de productos y otros controles decorativos suelen ser controles no enlazados.
Figura 110 Campos seleccionado para informe
3. Seleccione que desea ver los datos por categora. 4. Ordene los registros NombreProducto ascendente. por el de campo forma
5. Seleccione la distribucin en alinear a la izquierda 1. 6. Aplique el estilo corporativo. 7. Guarde el formulario con el nombre de Productos por categora.
Figura 111 Cuadro de herramientas y vista de diseo del informe
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Si ninguna de las opciones para la creacin automtica de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseo para modificar la estructura u organizacin de informes creados por el asistente o de autoinforme, siga estos pasos: 1. Active el objeto Informes en la ventana base de datos. 2. Pulse en el botn nuevo para acceder al cuadro de dilogo Nuevo Informe. 3. Elija vista diseo en el cuadro de dilogo nuevo informe. 4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear: Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. Si desea crear un informe que utilice datos de ms de una tabla, base su informe en una consulta. Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.
Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan informacin, slo son una presentacin grfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentacin grfica est orientada a la impresin de los datos. El diseo puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. En general, la tarea de diseo de un informe se basa en las siguientes acciones: Utilizar la barra de herramientas y el men formato para cambiar las fuentes, alinear el texto, cambiar el ancho de bordes o lneas y aplicar diferentes colores o efectos especiales. Alinear los controles con las reglas. Situar los controles en la seccin detalle o en cualquier otra seccin del informe. Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edicin, etiquetas, casillas de verificacin, etc. En lo referente al cambio de aspecto de un informe existen las siguientes reglas bsicas: Puede cambiar la apariencia de un informe completo o simplemente de alguna de sus partes. Para cambiar la fuente, el tamao de fuente y el grosor de lnea para todo el texto y lneas del informe al mismo tiempo, haga clic en autoformato en la barra de herramientas. Para cambiar la apariencia de un control, como por ejemplo un rtulo, pulse en el control para seleccionarlo. A continuacin, seleccione una fuente distinta, otro tamao de fuente u otras opciones de formato en la barra de herramientas formato. Para cambiar el formato de presentacin de los datos en un control, por ejemplo una caja de texto, seleccione el control y pulse en el botn Propiedades de la barra de herramientas para acceder a la correspondiente hoja de propiedades.
5. Pulse en aceptar. Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista de diseo, junto con el cuadro de herramientas.
4.7.1
PERSONALIZACIN BSICA
Una vez diseada la estructura bsica del informe, puede utilizar la vista de diseo para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos. Tambin puede utilizar las herramientas de la ventana de diseo para construir un informe desde el principio.
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El nmero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseo general y los controles especficos de un informe es realmente impresionante. El control ltimo sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana de diseo se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos (el propio informe es un objeto ms) Quizs desee cambiar la estructura del informe, por ejemplo, para agrupar los datos por ttulo o separar
las distintas partes del informe. O quizs desee que tenga otra apariencia, ms casual o compacto, o con nuevos colores o letras. Es en la vista de diseo donde se agregan secciones, se agrupan los datos, se establecen las propiedades del informe para controlar la apariencia y el comportamiento, se cambia el tamao de las distintas partes de un informe o se modifica el formato del informe.
Figura 112 Cambie la apariencia de los ttulos y otro tipo de texto (1). Agregue, quite o cambie el tamao de las secciones (2)
Los informes tienen varios tipos de seccin: Secciones de encabezado. Las secciones de encabezado contienen informacin que aparece en la parte superior del informe o en la parte superior de cada pgina del informe. El encabezado del informe. Aparece una sola vez, al principio del informe. El contenido que va a aparecer en la parte superior del informe (como el nombre de la compaa, la direccin y el logotipo) debe formar parte del encabezado del informe. El encabezado de pgina. Aparece en cada pgina del informe. El contenido que va a aparecer en la parte superior de cada
pgina, como los nombres de las columnas, debe formar parte del encabezado de pgina. Detalle. La seccin de detalle contiene la mayor parte de la informacin de un informe. Por ejemplo, la seccin de detalle de una factura muestra todos los elementos individuales adquiridos y su precio. Pie de pgina. El pie de pgina aparece en cada pgina. El pie del informe aparece una sola vez, al final del informe. La seccin del pie de pgina puede contener el nmero de pgina; la seccin del pie del informe puede contener la conclusin, como un total.
Para dar formato a un informe o control utilizando formatos predefinidos se utiliza el siguiente procedimiento:
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1. Asegrese de estar en la vista de diseo. 2. Realice uno de estas opciones: Si desea dar formato al informe completo, pulse en el selector del informe. Si desea dar formato a una seccin individual, pulse en el selector de seccin (por ejemplo, encabezado o pie) Si desea dar formato a uno o ms controles, selecciones los controles. 3. Pulse en el botn autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de dilogo autoformato. 4. Pulse en uno predefinidos. de los formatos
Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y despus pulse o arrastre el puntero en el informe. Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegrese de que se encuentra pulsada la herramienta asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear. Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente despus de haberlo creado. Por ejemplo, puede cambiar un botn de opcin a una casilla de verificacin. Para cambiar un control a otro tipo: 1. Pulse en el control para seleccionarlo. 2. Elija cambiar en el men formato. 3. Pulse en el nuevo tipo de control.
5. Para aplicar atributos especficos (fuente, color o borde), pulse en Opciones. La tarea principal en el diseo de informes se basa en aadir campos y controles a las distintas secciones que aparecen en la ventana. Para agregar campos del origen de registros del informe: 1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas, para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros. 2. Pulse en el campo en la lista y arrstrelo directamente al informe para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo. Tambin puede agregar controles, tales como rtulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas. Existen dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.
4.7.2 FORMATO
Para ahorrar tiempo, se puede aplicar un formato previamente definido, denominado autoformato, a todo o parte de un informe. Asimismo se pueden aplicar diferentes autoformatos a distintas partes de un informe. Un autoformato establece el estilo y el color del texto, los ttulos y las lneas de divisin (por ejemplo, lneas entre secciones) El autoformato puede aplicarse a todo el informe, una seccin seleccionada o un solo control. Las opciones de autoformato son las mismas opciones de formato presentadas en el asistente para informes. Si aplica un autoformato a un informe, dicho autoformato tambin se utilizar para aplicar formato a todos los nuevos autoinformes hasta que realice otro cambio en autoformato.
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Figura 113 Se pueden aplicar rpidamente varios formatos mediante autoformato
Si un autoformato no genera los resultados deseados, podr adaptarlo aplicando un formato personalizado al informe en la vista de diseo. O bien, si crea un informe desde cero, podr establecer las opciones de formato a medida que vaya crendolo.
Se pueden seleccionar el tamao y la apariencia de las secciones y los controles de un informe. Es el usuario el que elige los colores de fondo, los bordes y los estilos de texto. Para ello, seleccione la seccin o el control y, a continuacin, haga clic en los botones deseados de la barra de herramientas formato (formulario o informe)
Figura 114 Haga clic en el botn negrita de la barra de herramientas formato de formulario o informe (1) Para aplicar formato al texto seleccionado en el informe (2)
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4.8 ESTABLECER PROPIEDADES

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las caractersticas de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene tambin propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, as como las caractersticas del texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.
de informes para abrir la hoja de propiedades del informe. Para establecer las propiedades de una seccin de un informe, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades de la seccin. Para establecer las propiedades de un control, asegrese de que el control est seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas. Tambin puede pulsar dos veces directamente en un control. 3. Seleccione la propiedad que desea establecer en la hoja de propiedades y, a continuacin, realice una de las siguientes operaciones: Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista. Escriba un valor o expresin en el cuadro de la propiedad. Si aparece un botn Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en l para presentar un generador o un cuadro de dilogo que contienen una lista de generadores. Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseo de la consulta base de un informe. 4. Pulse MAY+F2 (o pulse con el botn secundario del ratn y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom, si necesita ms espacio para introducir o modificar una configuracin de propiedades. 5. Para obtener ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y despus F1.
Figura 115 Se pueden establecer numerosas propiedades para un informe, con el fin de cambiar cmo se ve o se imprime
Cada seccin y cada control (por ejemplo, un cuadro de texto) de un informe tambin tienen propiedades. Para ver las propiedades de una seccin, haga doble clic en el nombre de la seccin o en el selector de secciones. Para establecer las propiedades informe, seccin o control: de un
1. Abra un informe en la vista de diseo. 2. Realice una de las siguientes acciones: Para establecer las propiedades de un informe, pulse dos veces en el selector
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Actividad 28
Crear un informe desde cero Instrucciones: cree un informe utilizado el asistente para las tablas Productos y Categoras de la base de datos CursoAccess02, realice cada uno de los siguientes pasos: 1. Abra el asistente para formularios.
Actividad 29
Modificar un informe Instrucciones: modifique el diseo del informe creado en la actividad anterior con el nombre de Productos por categora, realice cada una de las operaciones que se describen en los siguientes pasos: 1. Abra el formulario en vista de diseo.
2. Seleccione de las tabla Productos y Categoras los campos como se muestra en la siguiente figura:
2. Seleccione la etiqueta y control Nombre de categora, y arrstrela hacia el centro de la hoja. 3. Aumente el tamao horizontal de la etiqueta y control Nombre de categora para que se visualice por completo el nombre. 4. Aplique el siguiente formato a la etiqueta y control Nombre de categora: Tipo de letra Arial Black. Tamao 10. Desactivar cursiva.
Figura 116 Campos seleccionado para informe
3. Seleccione que desea ver los datos por categora. 4. Ordene los registros NombreProducto ascendente. por el de campo forma
5. Seleccione el control Unidades En Existencia en la seccin detalle, y aplique negrita y subrayado. 6. Aplique un relleno de color a la etiqueta del encabezado del informe. 7. Haga clic en la seccin detalle. 8. Haga clic en el botn ordenar y agrupar . 9. Seleccione el orden descendente en el campo NombreProducto, como se muestra en la siguiente figura:
5. Seleccione la distribucin en alinear a la izquierda 1. 6. Aplique el estilo corporativo. 7. Guarde el formulario con el nombre de Productos por categora.
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Figura 117 Campos por los cuales se desea ordenar
Figura 118 Vista de diseo final del informe
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RESUMEN
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informes se puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la informacin en pantalla o en las pginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imgenes, agrupar registros en categoras, calcular totales o incluso representar dichos totales en un grfico. En Access existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseo. Utilizar el asistente para informes es la forma ms simple y rpida de crear un informe que combine datos de ms de una tabla. Los informes tienen varios tipos de seccin: secciones de encabezado, encabezado del informe, encabezado de pgina, detalle y pie de pgina. En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las caractersticas de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene tambin propiedades. Una macro es un conjunto de una o ms acciones que realiza una operacin determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
Una macro puede ser: enviar a impresin un informe de forma automtica, abrir automticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automticamente una consulta.
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EVALUACIN
INSTRUCCIONES: A continuacin encontrar una serie de enunciados con cuatro opciones de repuesta, subraye la correcta de acuerdo a los contenidos estudiados. 1. Tipo de objeto en Access que ofrece mtodos eficaces para realizar la impresin de la informacin en papel: A) B) C) D) Macro Filtro Formulario Informe
5. Seccin del informe que aparece una sola vez, al principio del informe: A) B) C) D) Encabezado del informe Encabezado de pgina Detalle Pie de pgina
6. Seccin del informe que contiene la mayor parte de la informacin: A) B) C) D) Encabezado del formulario Encabezado de pgina Detalle Pie del formulario
2. Elementos que se utilizan para determinar las caractersticas de las tablas, consultas, campos, formularios e informes: A) B) C) D) Datos Evento Control Propiedades
7. Argumento de accin de un macro que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta: A) B) C) D) Nombre del filtro Vista Modo de la ventana Condicin WHERE
3. Conjunto de una o ms acciones que realiza una operacin determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe: A) B) C) D) Macros Informe Tabla Formulario
8. Propiedad de un formulario donde se especifica si aparecen o no las barras de desplazamiento: A) B) C) D) Cuadro de control Actualizacin Barra de mens Barras de desplazamiento
4. Diseo de informe en donde cada campo aparece en una lnea independiente con un rtulo situado a la izquierda: A) B) C) D) Autoinforme en tablas Asistente para etiquetas Autoinforme en columnas Asistente para grficos
9. Botn que se utiliza para ordenar y agrupar los datos de un informe: A) B) C) D)
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10. Men donde se encuentra la opcin para convertir un macro a Visual Basic: A) B) C) D) Formato Edicin Herramientas Registros
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GLOSARIO
Asistentes para controles: Activa y desactiva los asistentes para controles. Utilice los asistentes para controles para que le ayuden a crear un control, como un botn de comando o un cuadro de lista. En un formulario, existen asistentes adicionales para un cuadro combinado, un grupo de opciones, un subinforme o un subformulario.
Cuadro de herramientas: Muestra u oculta el cuadro de herramientas. Utilice el cuadro de herramientas para crear controles en un formulario, informe o pgina de acceso a datos. Cuadro combinado: Combina las caractersticas de un cuadro de lista y un cuadro de texto. Se puede escribir en el cuadro de texto o seleccionar un elemento en el cuadro de lista para agregar un valor a un campo base. Etiqueta: Control que muestra texto descriptivo, como un ttulo o las instrucciones de un formulario, informe o pgina de acceso a datos. Las etiquetas de los formularios e informes pueden contener hipervnculos, pero si stos se encuentran en un informe, no se vern en Microsoft Access.
Autoformato: Aplica su eleccin de formatos predefinidos a un formulario o informe, como la imagen de fondo y las fuentes para los controles. Botn generar: Presenta un generador para el elemento o la propiedad seleccionados. Microsoft Access slo habilita este botn si hay un generador disponible para un elemento seleccionado (por ejemplo un nombre de campo en la vista Diseo de tabla) o una propiedad (como una propiedad de mscara de entrada o una propiedad establecida con una expresin).
P R S
Propiedades: Muestra la hoja de propiedades del elemento seleccionado, como un campo de una tabla o un control de un formulario. Relaciones: Muestra la ventana Relaciones de forma que pueda ver, modificar o definir relaciones entre tablas y consultas.
Botn de comando: Se utiliza para realizar acciones; como encontrar o imprimir un registro o aplicar un filtro de formulario. Casilla de verificacin: Se utiliza como control independiente enlazado a un campo S/No de una base de datos de Microsoft Access o una columna Bit de un proyecto de Microsoft Access.
Cuadro de lista: Muestra una lista de valores desplazable. Cuando se abre un formulario en la vista Formulario o cuando se abre una pgina de acceso a datos en la vista Pgina o en Microsoft Internet Explorer, se puede seleccionar de la lista para introducir un valor en un nuevo registro o para cambiar un valor de un registro existente.
Selector de campos: Cambia el tamao de un campo o selecciona un campo de forma que se pueda, por ejemplo, copiar o mover. Para cambiar el tamao de un campo, haga clic en el borde derecho del selector de campos y arrstrelo hacia la izquierda o hacia la derecha. Subformulario subinforme: Se utiliza para mostrar los datos procedentes de ms de una tabla en un formulario o informe.
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Tamao bases de datos: Cada base de datos dispone de un tamao para el volumen de datos y los ficheros asociados, necesarios para el uso del motor y los registros. El tamao de cada base de datos, independientemente del tipo est limitado a 40 Mbytes.
Ventana Base de datos: Muestra la ventana Base de datos, que enumera todos los objetos de la base de datos o proyecto de Microsoft Access actual.
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INFORMES
BIBLIOGRAFA
GARCA ALEGRA, Pedro. Office XP. 2001. Anaya Multimedia, Espaa. SOBRINO IBAEZ, Juan Jos. Access 2003. (Gua de iniciacin). Anaya Multimedia, Espaa. 2004. ONLINE TRAINING SOLUTIONS INC. Microsoft Office Access 2003 paso a paso. McGrawhill/Interamericana. 2004. Microsoft Office Access 2003. http://www.conocimientosweb.net Windows y Office 2003.2007. http://www.microsoft.com Access. http://www.lawebdelprogramador.com
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Guatemala, julio 2007

1.5 1.6 1.7 1.8

OBJETIVO DEL MANUAL

FUNDAMENTOS Y MANIPULACIN DE BASE DE DATOS

INTRODUCCIN A LAS BASES DE DATOS

Figura 2 Procesos que la empresa maneja

La Tabla... Clientes Productos Pedidos Proveedores Agencias Vendedores

Tabla 1 Definicin de tablas para la base de datos.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Figura 5 Informacin inicial requerida por la base de datos creada.

8. Introduzca un pedido utilizando el panel de control principal.

Figura 6 Panel con control principal de la base de datos creada.

ABRIR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS

Numero telefnico 58655622 55559878 69999856 59992564

Direccin Zona 1 Zona 10 Zona 21 Zona 12

Figura 7 La fila que contiene informacin acerca de United Package es un registro.

Figura 8 La columna que contiene nmeros de telfono es un campo.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

CREAR TABLA EN DIFERENTES VISTAS

Figura 11 El id de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal

Figura 12 Seleccin de tipo de datos.

Nombre del campo: los nombres de los campos.

Propiedad Tamao del campo

Mscara de entrada Ttulo Valor predeterminado

Texto de validacin Requerido Permitir longitud cero

Tabla 4 Descripcin de las propiedades de los campos

en la barra de 7. Haga clic en Guardar herramientas para guardar la hoja de datos.

Figura 16 Vista de diseo de tablas a crear

COPIAR Y ELIMINAR TABLAS

5. Escriba un nuevo nombre a la copia de la tabla.

AADIR Y EDITAR REGISTROS EN UNA TABLA

Figura 19 Por ejemplo si se desea modificar la descripcin de la categora Carnes

Figura 20 Cursor para redimensionar en ancho de la columna

Figura 21 Registros de la tabla Departamentos

3. Introduzca los siguientes registros a la tabla Empleados:

Figura 22 Registros de la tabla Empleados

4. Guarde las tablas de la base de datos. 5. Cierre la base de datos.

Figura 23 Tabla empleados con nuevo campo y registro

9. Guarde los cambios.

Figura 24 Propiedades del ndice

los campos, o utilizar algn otro nombre que estime conveniente.

Figura 25 Los registros pueden ordenarse de forma ascendente o descendente

Figura 26 Se establece una relacin ente el mdico y las visitas

Figura 27 Un jefe pertenece a la categora empleado

Grado 2: relacin de una entidad con otra.

Figura 28 Un empleado pertenece a un departamento

En la siguiente imagen se presenta un ejemplo sencillo de diagrama Entidad/Relacin:

TIPOS DE RELACIONES EN ACCESS

La tabla Clientes La tabla Pedidos La tabla Productos La tabla Detalles de pedidos

Figura 30 Formulario que se relaciona con varias tablas de la base de datos

Figura 32 Un mdico puede tener varios pacientes

2. Haga clic en el botn mostrar tabla

1. Haga clic en el botn relaciones de la barra de herramientas estndar.

Figura 34 Tablas a relacionar

3. Seleccione el icono mostrar tablas y seleccione todas.

Figura 36 Nueva tabla en vista de diseo

Figura 37 Insercin de registros nuevos

8. Guarde los cambios.

Figura 39 Relaciones entre tablas de una base de datos

Formato porcentual decimales. Regla de <0.25 Ttulo: ZONA Requerido. DE

con 2 validacin: VENTAS